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ARCNA
Formation à la comptabilité
de la copropriété
Journées des 13 et 27 novembre 2015
1
Objectifs de la formation
Comprendre le nouveau plan comptable adaptéaux copropriétés, et ce qui a changé
Connaître les règles comptables et leurapplication pour mieux contrôler les comptes devotre copropriété
Savoir mettre en place la comptabilité de sacopropriété (syndics bénévoles)
Accéder au contrôle de la gestion
2
Plan de la formation
Première demi-journée ( 13 novembre 2015 ) :
– Initiation à la comptabilité et au vocabulaire comptable,
dans le cadre du décret n° 2005 – 240 du 14 mars 2005
relatifs aux comptes des syndicats de copropriétaires
Deuxième demi-journée (27 novembre 2015) :
– Présentation et analyse détaillée des documents
comptables joints à la convocation de l’assemblée
générale :
Relevé générale des dépenses
Répartition des charges en fin d’exercice
Annexes 1 à 5
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1 ) Ouvrages et guides recommandés :
ARC - « Copropriété : la comptabilité pour tous »
ARC - « Les Comptes de la Copropriété »
ARC - « Savoir lire et interpréter les 5 annexes
comptables »
ARC - « Cahier d’assistance au contrôle des comptes »
FORMATION A LA COMPTABILITE
DE LA COPROPRIETE
4
A quoi sert la comptabilité ? (1)
La comptabilité consiste à enregistrer un certainnombre d’évènements de nature « financière »permettant d’obtenir une image fidèle de la situationfinancière de la copropriété.
Ces évènements peuvent être :
– Les appels de fonds sur budget ou sur travaux votés en AG
– Le paiement, par les copropriétaires des appels de fonds
– La réception de factures
– Le paiement de factures
– Etc ……
5
A quoi sert la comptabilité ? (2)
De connaître, à tout moment et en fin d’exercice :
– les dettes (ce que doit la copropriété ) et les
créances (ce qui est du à la copropriété) du
syndicat de copropriétaires
– la vraie situation financière de la copropriété de
manière exhaustive et normalisée.
6
A quoi sert la comptabilité ? (3)
– Si la trésorerie disponible (en banque) de la
copropriété est de 3 000 €, mais que la
copropriété doit 15 000 € à des fournisseurs ,
cela veut dire qu’elle est dans une situation très
grave
Si elle ne doit rien à personne, la situation
financière est normale
d’où l’intérêt d’une analyse financière
7
Décret n°2005 - 240 du 14 mars 2005
relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires
La tenue d’une comptabilité d’engagement
Le respect d’une nomenclature comptable
La tenue d’une comptabilité en partie double
Des procédures de clôture d’exercice
L’édition de certains documents comptables
– Les 5 annexes
– Le grand-livre
– La balance générale des comptes
– Les journaux des différentes écritures
Dispositions imposées par le décret du 14 mars 2005
8
De la comptabilité de « trésorerie » à la
comptabilité « d’engagement » (1)
Finie la comptabilité simple dite « de trésorerie »
– ‘Charges’ (dépenses) enregistrées uniquement
lors du paiement
– ‘Produits’ (recettes) enregistrés uniquement
lors de leur encaissement
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De la comptabilité de « trésorerie » à la
comptabilité « d’engagement » (2)
Passage à la comptabilité dite « d’engagement »
– ‘Charges’ (ce que l’on consomme) enregistrées lorsque
la dépense est « engagée » Électricité / Espaces verts / Honoraires syndic / …
Maintenance : ascenseurs / chaudières / …
……..
– ‘Produits’ (les moyens de financement) enregistrés
lorsque la recette est « appelée » Appels de fonds sur budget , ou sur travaux votés en A.G
Produits financiers
Indemnités d’assurances
…….. 10
La comptabilité « d’engagement » (3)
Le décret du 14 mars 2005 (art. 3 et 4) parle :
– De l’enregistrement des « produits » à la date
d’exigibilité
– De la comptabilisation des charges au fur et à
mesure de la réalisation des travaux et de la
fourniture des prestations
– La comptabilisation des charges doit constater une
charge effective de l’exercice et non une charge à
« venir »
11
La comptabilité « d’engagement » (4)
Les charges pour travaux votés en A.G ou opérationsexceptionnelles doivent être comptabilisées par lesyndicat :
– Au fur et à mesure de la réalisation des travaux ou
de la fourniture de prestations
– Au titre de l’exercice au cours duquel les travaux
ou prestations sont réalisés
12
Décret n°2005 - 240 du 14 mars 2005
relatif aux comptes du syndicat des copropriétaires
La loi allège les obligations comptables des petites
copropriétés de :
moins de 10 lots
dont le budget prévisionnel moyen sur une
période de 3 exercices consécutifs est inférieur
à 15 000 €
Ces copropriétés ne sont pas tenues à une
comptabilité en partie double et peuvent constater
leurs engagements en fin d’exercice .
13
Comptabilité - Notions de base (1)
Avant de dire comment fonctionne une comptabilité en « partie double », il faut expliquer ce que sont :
La nomenclature des comptes (plan comptable)
Les comptes et les numéros de compte
Une écriture comptable
Les soldes d’un compte
14
Plan comptable de la copropriété
..\Docs compta Logia\Plan_comptable
SCHNEPF.pdf
15
Notions de base – Les comptes (1)
Les comptes
– Le compte permet d’enregistrer tous les
évènements financiers qui concernent, par
exemple :
un fournisseur ou un copropriétaire
des opérations précises telles que les appels de
fonds sur budget ou sur appels de fonds travaux
16
Notions de base – Les comptes (2)
Prenons 2 exemples :
1er exemple
Le syndic vous adresse un appel de charges :
il faudra donc créer une fois pour toutes un compte qui
corresponde à vous, copropriétaire
Dans ce compte, on enregistrera l’événement : « le syndic a
appelé 50 € auprès de ‘ Monsieur X’ ».
Lorsque vous payez , on enregistre dans ce compte
l’événement: « ‘Monsieur X’ a payé 50 € »
17
Notions de base – Les comptes (3)
2ème exemple :
Le syndic reçoit une facture d’un fournisseur :
il faudra donc créer un compte pour ce fournisseur
Dans ce compte, on enregistrera l’événement : nous recevons
une facture à payer de la société ‘Y’ .
Lorsque ce fournisseur sera payé, cet évènement sera
enregistré dans ce compte : ’ le syndic a payé la société ‘Y’
18
La nomenclature des comptes
Plan comptable (1)
La nomenclature des comptes (ou plan comptable ou
nomenclature comptable) est constituée par la liste des
comptes classés, numérotés et définis par une terminologie et
des règles de fonctionnement
Pour la copropriété il existe désormais (avec le décret et l’arrêté
comptable du 14 mars 2005) un plan comptable spécifique,
adapté à la copropriété
Cette nomenclature se décompose en 5 classes
19
La nomenclature des comptes
Plan comptable (1)
20
Classe 1 : Capitaux (provisions, avances, ….)
Classe 4 : Tiers (copropriétaires et fournisseurs)
Classe 5 : Banque
Classe 6 : Charges
Classe 7 : Produits
Le plan comptable se décompose en 5 classes
Notions de base - N° de compte (9)
Le 1er chiffre (en partant de la gauche) correspond à la « classe »
Classe 1 : Capitaux (provisions, avances, ….)
Classe 4 : Tiers (copropriétaires et fournisseurs)
Classe 5 : Banque
Classe 6 : Charges
Classe 7 : Produits
Structure du n° de compte 4 5 0 1 0 0
Le 2ème chiffre permet de créer des sous-catégories; ainsi en classe 4
on aura les comptes 40 pour les fournisseurs et les comptes 45 pour les copropriétaires
Le 3ème chiffre et les suivants permettent d’identifier les différents comptes au sein des sous-catégories
Exemples :
601000 : Eau
602000 : Electricité
605000 : Matériel 21
CLASSE 1(Provisions, Avances, Subventions et Emprunts)
10 – Provisions et avances
102 Provisions pour travaux décidés (votés en A.G)
1031 Avances de trésorerie
1032 Avances travaux au titre de l'article 18
1033 Autres avances
12 - Solde en attente sur travaux ou opérations exceptionnelles.
13 - Subventions
131 Subventions accordées en instance de
versement
22
DIFFERENCE ENTRE
LES AVANCES ET LES PROVISIONS
(article 45-1 du décret du 11 Mars 1967)
Les « AVANCES » sont des fonds destinés à constituer desréserves de trésorerie , qui doivent être :
– Prévues dans le règlement de copropriété, …. ou
– Votées en A.G
Les «AVANCES » représentent UN EMPRUNT DUSYNDICAT AUPRES DES COPROPRIETAIRES
Les « AVANCES » sont remboursables aux copropriétaireslors de la vente d’un ou plusieurs lots
23
DISTINCTION ENTRE
AVANCE S ET RECETTES
AVANCE RECETTE
EST UN ENRICHISSEMENT
VIRTUEL DE LA COPROPRIÉTÉ.
ON COMPTABILISE L’AVANCE
AVANT MEME QUE LE
PAIEMENT DE CELLE-CI AIT ÉTÉ
EFFECTUE
EST UNE RENTREE
EFFECTIVE D’ARGENT
PAR EXEMPLE, LE DEPOT
EN BANQUE D’UN CHEQUE
EMIS PAR UN
COPROPRIETAIRE EN
REGLEMENT D’ UN APPEL
DE FONDS
24
IDENTIFIONS LE BON COMPTE
LA COPROPRIETE FAIT UN APPEL DE FONDS DE
50 000 € POUR LES TRAVAUX D’ASCENSEUR
LA COPROPRIETE FAIT UN APPEL DE FONDS DE
10 000 € AU TITRE D’AVANCES TRAVAUX
LA COPROPRIETE FAIT UN APPEL DE FONDS DE
6 000 € AU TITRE D’AVANCES DE TRESORERIE
102
1032
1031
25
CLASSE 4 (Copropriétaires et Tiers) - (1ére série)
40 - Fournisseurs :
401 - Factures parvenues
408 - Factures non parvenues
409 - Fournisseurs débiteurs
42 - Personnel
421 - Rémunérations dues
43 – Sécurité sociale et autres organismes sociaux
431 - Sécurité sociale
432 - Autres organismes
26
CLASSE 4 (Copropriétaires et tiers) - (2ème série)
44 – Etat et collectivités locales
441 – Etat et autres organismes – subventions à recevoir
442 – Etat – impôts et versements assimilés
443 – Collectivités territoriales
45 – Collectivités des copropriétaires
450 – Copropriétaire individualisé
459 – Copropriétaire – créances douteuses
46 – Débiteurs et créditeurs divers
461 – Débiteurs divers
462 – Créditeurs divers
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CLASSE 4 (Copropriétaires et tiers) - (3ème série)
47 – Compte d’attente
471 – Compte en attente d’imputation débiteur
442 – Compte en attente d’imputation créditeur
48 – Compte de régularisation
486 – Charges constatées d’avance
487 – Produits encaissés d’avance
49 – Dépréciation de comptes de tiers
491 – Copropriétaires
492 – Personnes autres que les copropriétaires
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CLASSE 5 ( Comptes financiers )
50 - Fonds Placés
501 - Compte à terme
502 - Autre compte
51 - Banque ou fonds disponibles en banque
512 - Banques
514 - Chèques postaux
53 - Caisse
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CLASSE 6 ( CHARGES ) - (1ère série)
60 - Achat de matières et de fournitures
601 - Eau
602 - Électricité
603 - Chauffage, énergie et combustibles
604 - Achats produits d’entretien et petits équipements
605 - Matériel
606 - Fournitures
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CLASSE 6 ( CHARGES ) - (2ème série)
61 – Services extérieurs
611 - Nettoyage des locaux
612 - Locations immobilières
613 - Locations mobilières
614 - Contrats de maintenance
615 - Entretien et petites réparations
616 - Primes d’assurances
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CLASSE 6 ( CHARGES ) - (3ème série)
62 – Frais d’administration et honoraires
– 621 .. Rémunération du syndic sur gestion copropriété
6211 - Rémunération du syndic
6212 - Débours
6213 - Frais postaux
– 622 - Autres honoraires du syndic
6221 - Honoraires travaux
6222 - Prestations particulières
6223 - Autres honoraires
– 623 - Rémunération de tiers intervenants
– 624 - Frais du conseil syndical
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CLASSE 6 ( CHARGES ) - ( 4ème série)
63 – Impôts - Taxes et versements assimilés
632 - Taxe de balayage
633 - Taxe foncière
634 - Autres impôts et taxes
64 – Frais de personnel
641 - Salaires
642 - Charges sociales et organismes sociaux
643 - Taxe sur les salaires
644 - Autres (médecine du travail, mutuelle, etc… )
33
CLASSE 6 ( CHARGES ) - ( 5ème série)
66 – Charges financières des emprunts, agios ,…
661 - Remboursement d’annuités d’emprunt
662 - Autres charges financières et agios
67 – Charges pour travaux et opérations exceptionnelles
671 - Travaux décidés par l’assemblée générale
672 - Travaux urgents
673 - Etudes techniques, diagnostics, consultations
677 - Pertes sur créances irrécouvrables
678 - Charges exceptionnelles
68 – Dotations aux dépréciations sur créances douteuses
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IDENTIFIONS LES BONS
COMPTES DE CHARGES (1)
RECEPTION DE LA FACTURE RELATIVE
A L’ASSURANCE ( 3 000 EUROS )
RECEPTION DE LA FACTURE D’EAU
( 1 500 EUROS )
RECEPTION DE LA FACTURE DE MAINTENANCE
DE L’INSTALLATION DE CHAUFFAGE ( 4 700 EUROS )
616
601
614
35
IDENTIFIONS LES BONS
COMPTES DE CHARGES (2)
RECEPTION DE LA FACTURE D’HONORAIRES
DU SYNDIC - GESTION COURANTE - ( 800 EUROS )
BULLETIN DE PAIE DU MOIS DE MARS
DE LA FEMME DE MENAGE - ( 350 EUROS )
COTISATIONS SOCIALES SUR PAIE
DU MOIS DE MARS - ( 160 EUROS )
6211
641
642
RECEPTION DE LA FACTURE RELATIVE
A L’ETABLISSEMENT DU DIAGNOSTIC
TECHNIQUE AMIANTE - ( 500 EUROS )
623 673
36
CLASSE 7 ( PRODUITS ) - (1ère série)
70 – Appels de fonds
701 - Provisions sur opérations courantes
702 - Provisions sur travaux de l’article 14-2 et
opérations exceptionnelles
703 - Avances
704 - Remboursements d’annuités d’emprunts
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CLASSE 7 ( PRODUITS ) - (2ème série)
71 – Autres produits
711 - Subventions
712 - Emprunts
713 - Indemnités d’assurances
714 - Produits divers (dont intérêts légaux dus par les
copropriétaires)
716 - Produits financiers
718 - Produits execptionnels
78 – Reprises de dépréciation sur créances douteuses
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DISTINCTION ENTRE
PRODUIT ET RECETTE
PRODUIT RECETTE
EST UN ENRICHISSEMENT
VIRTUEL DE LA
COPROPRIÉTÉ.
ON COMPTABILISE LE
PRODUIT AVANT MEME QUE
LE PAIEMENT DE CELUI-CI AIT
ÉTÉ EFFECTUE
EST UNE RENTREE
EFFECTIVE D’ARGENT
PAR EXEMPLE, LE DEPOT
EN BANQUE D’UN CHEQUE
EMIS PAR UN
COPROPRIETAIRE EN
REGLEMENT D’ UN APPEL
DE FONDS
39
IDENTIFIONS LES BONS COMPTES
DE PRODUITS
APPEL DU 1er TRIMESTRE DES CHARGES
COURANTES POUR 8000 EUROS
LA COPROPRIÉTÉ PERCOIT UNE INDEMNITÉ
D’ASSURANCE DE 12000 EUROS
LA COPROPRIÉTÉ A PERÇU 352.86 EUROS
D’INTERETS BANCAIRE
701
713
716
LA COPRO A PERÇU UN LOYER DE 235 EUROS
POUR LA LOCATION DE LA LOGE DU GARDIEN 714 714140
Notions de base – Les comptes (a)
Débit , Crédit , Compte en ‘T’
– Dans un compte on enregistre des évènements de nature
opposée :
par exemple, un jour un fournisseur adresse sa facture ( il
demande de l’argent ) et un jour il est payé ( il reçoit de de
l’argent )
Ou encore, un copropriétaire doit de l’argent lorsqu’il reçoit
un appel de fonds, puis il paye cet appel de fonds en
envoyant un chèque au syndic
– Les comptes ont donc 2 parties : débit et crédit
41
Notions de base – Les comptes (b)
Débit , Crédit , Compte en ‘T’
– Par convention internationale , les crédits sont toujours à
droite , les débits à gauche . La forme « manuscrite » la
plus simple d’un compte est la suivante :
Débit Crédit
42
Notions de base – Les comptes (c)
Les comptes
– Dans un livre comptable, le compte aura la forme suivante (on
verra plus tard qu’elle peut être plus complexe)
Copropriétaire DUPONT - Compte 45…….
Date Libellé des opérations Débit Crédit
25/12/2008 Appel de fonds du 1er trimestre 2009 100 €
20/01/2009 Paiement de l’appel de fonds du 1er trim. 09 100 €
Fournisseur DURAND – Compte 40……
Date Libellé des opérations Débit Crédit
28/07/2009 Facture DURAND n° 2009-252 du 25/07/2009 2 350 €
12/08/2009 Paiement facture DURAND n°2009-252 2 350 €
43
Notions de base – Les comptes (d)
Le solde d’un compte
– Le compte est une « histoire » dans le sens où il enregistre des
évènements (débit / crédit) qui y sont imputés chronologiquement.
– Cette « histoire » peut être intéressante mais parfois il suffit de
connaître seulement la situation présente : c’est ce que l’on appelle le
solde (différence entre les cumuls des débits et crédits)
Copropriétaire DURAND – Cpte 45…….
Date Libellé des opérations Débit Crédit
25/12/2008 Appel de fonds du 1er trimestre 2009 350 €
20/01/2009 Règlement partiel de l’appel de fonds 250 €
Totaux 350 € 250 €
Solde 100 €
Le solde du compte de DURAND est débiteur de 100 €
Il doit encore 100 € au syndicat de copropriétaires44
Notions de base – Ecriture comptable
Qu’est-ce qu’une « écriture » comptable ?
– C’est une ligne comptable qui regroupe les différentes
informations relatives à une opération; soit au moins :
La date
Le numéro du compte
Le libellé de l’opération
Le montant à débiter ou à créditer
– Exemple : Enregistrement du règlement d’un appel de fonds de 250 € ,
par Mr DUPONT (compte N° 450 101 ) , et dépôt en banque (compte
n° 512 000) du chèque de 250 € émis par Mr DUPONT.
N° compte Date Libellé Débit Crédit
450 101 06/01/2010 Règlt. A.F 1er trim.2010 – 450 101 250 €
512 000 06/01/2010 Règlt. A.F 1er trim.2010 – 450 101 250 €
45
Notions de base – Comptabilité en partie double (1)
Les écritures comptables sont passées selon le système dit
« en partie double ».
– Dans ce système, tout mouvement enregistré dans la
comptabilité est représenté par une écriture qui établit une
équivalence entre ce qui est porté au « débit » et ce qui
est porté au « crédit » des différents comptes affectés par
cette écriture.
– Cette équivalence est la « contrepartie »
Tout mouvement doit être équilibré
DEBIT = CREDIT46
Notions de base – Comptabilité en partie double (2)
Prenons l’exemple d’un appel de fonds de 325 €
Compte MARTIN
450 001
Compte de produits
701…
Débit DébitCrédit Crédit
325 € 325 €
Quand Monsieur MARTIN paye l’appel de fonds
Compte MARTIN
450 001
Compte Banque
512…
Débit Crédit
325 €
325 €
Débit Crédit
325 €
0 €
47
Notions de base – Comptabilité en partie double (3)
A NOTER
Pourquoi le compte « banque » est-il débité quand il reçoit
de l’argent, ce qui semble le contraire de ce qui est normal ?
Parce que, lorsqu’un « tiers » doit de l’argent à la
copropriété, son compte est débiteur dans la comptabilité de
celle-ci.
En l’occurrence, la « banque » doit à la copropriété l’argent
qui se trouve sur le compte ‘banque’
Son compte est donc débiteur dans la comptabilité de la
copropriété
48
Notions de base – Comptabilité en partie double (4)
Enregistrement d’une facture d’eau (VEOLIA) d’un montant de 415 €
Compte de charges
601 001
Compte VEOLIA
401 026
Débit DébitCrédit Crédit
415 € 415 €
Paiement de la facture VEOLIA
Compte Banque
512 …
Compte VEOLIA
401 026
Débit Crédit
415 €415 €
Débit Crédit
0 €
415 €
49
LA PRÉSENTATION SOMMAIRE
DE LA NOMENCLATURE COMPTABLE
Classe 1 = Capitaux
Classe 4 = Tiers
Classe 5 = Trésorerie
Classe 6 = Charges
Classe 7 = Produits
LES DETTES ET LES CREANCES DE LA COPROPRIETE
LES CAUSES DE VARIATIONS DES
CLASSES 1 A 5
50
LA NOTION DE DÉBIT ET CRÉDIT
Les classes 1 à 5
1 => Capitaux
4 => Tiers
5 => Trésorerie
Les classes 6 et 7
6 => Charges
7 => Produits
Les sommes portées au
« DEBIT » des différents
comptes correspondent à des
sommes dues à la copropriété
Ce sont les « CREANCES »
Les sommes portées au
« CREDIT » des différents
comptes correspondent à des
sommes dues par la copropriété
Ce sont les « DETTES »
DEBIT = CHARGES
à supporter
par la copropriété
CREDIT = PRODUITS
en faveur
de la copropriété
51
LES DIFFERENTS DOCUMENTS COMPTABLES
GRAND LIVRE
JOURNAUX 5 ANNEXES
COMPTABLES
BALANCE
GENERALE
SALAIRES
OPERATIONS
DIVERSES
BANQUE
ACHATS
APPELS DE
FONDS
EXTRAITS
DE COMPTE
52
LE JOURNAL (1)
Pour ‘tenir’ une comptabilité on tient d’abord un « journal »
Le journal comptable est le livre où s’effectue l’enregistrementchronologique des « évènements » comptables (appels de fonds, réceptionde factures, paiements de factures, etc ..) sous formes d’écriturescomptables
On peut avoir un seul journal, mais généralement plusieurs journaux :
Journal des achats
Journal de banque
Journal des appels de fonds
Journal des opérations diverses
Compte Date Pièce Libellé Débit Crédit
431000 11/03/2009 Avis prélèvement Cotisations sociales – Février 2009 167,00 €
642000 11/03/2009 Avis prélèvement Cotisations sociales – Février 2009 167,00 €
400019 13/03/2009 Fact. 810908105 KONE – Maintenance 2009 porte garage 330,40 €
614200 13/03/2009 Fact. 810908105 KONE – Maintenance 2009 porte garage 330,40 €
Extrait du Journal des ACHATS
53
Journal des ACHATS
..\Docs compta Logia\Jnal AC-LF
03.11.2015.pdf
54
LE JOURNAL (2)
Compte Date Pièce Libellé Débit Crédit
512000 28/08/2009 Virt. N°26371917 Règlt. Fact. SVR 7011774 du 31.07.2009 438.43
400006 28/08/2009 Virt. N°26371917 Règlt. Fact. SVR 7011774 du 31.07.2009 438,43 €
512000 01/09/2009 CH CE 0000204 Règlt. Fact. SIRE n° 1082 du 06.08.2009 776,84 €
400045 01/09/2009 CH CE 0000204 Règlt. Fact. SIRE n° 1082 du 06.08.2009 776,84 €
512000 02/09/2009 CH BNP 3200614 Règlt. Appel de Fonds exigible au 01.07.09 129,40 €
45010013 02/09/2009 CH BNP 3200614 Règlt. Appel de Fonds exigible au 01.07.09 129,40 €
Extrait du Journal de BANQUE
55
Journal de BANQUE
..\Docs compta Logia\Jnal BQ-LF
03.11.2015.pdf
56
LE GRAND-LIVRE COMPTABLE (1)
Le « grand-livre » récapitule la liste de tous les comptes dansl’ordre chronologique de leurs numéros, en donnant pour chacund’eux les informations suivantes :
Numéro de compte / Libellé du compte
– et dans l’ordre chronologique des opérations effectuées, les
informations suivantes :
Date
Le nom du journal ( … AC / AP / BQ / OD / …….. )
N° de pièce comptable ( n° de la facture / ….. )
N° du compte de la contrepartie
Libellé de l’écriture
La clé de charges
Le montant ( débit ou crédit )
57
LE GRAND-LIVRE COMPTABLE (2)
N° 400005 - PISCINES OCEANES
13/08/2009 AC Fact. n° 2009/224 604600 Balai fairlocks – (Piscines Océane) 3 218,86
13/08/2009 AC Fact. n° 2009/224 604500 Stabilisant – 5 kgs – (Piscines Océane) 3 52,27
17/08/2009 BQ CH CE n° 000203 512000 Règlt. Fact. Piscin. Océane 2009/24 du 13.08.09 3 271,13
18/11/2009 AC Fact. N° 2009/358 671001 Piscine – Couverture automatique (Piscines
Océane )3 9197,84
18/12/2009 BQ CH CE n°000216 512000 Règlt. Fact. Pisci.Océane 2009/358 du 13.08.09 3 9197,84
TOTAL 9468,97 9468,97
SOLDE
Date Jnal PièceContre
partieLibellé Clé Débit Crédit
Extrait du grand-livre – Exercice du 01.01.2009 au 31.12.2009
58
LE GRAND-LIVRE COMPTABLE (3)
N° 400019 - KONE
01/01/2009 SOLDE PRECEDENT
13/02/2009 AC Fact. 810908105 614200 Maintenance 2009 – Porte garage (Koné) 2 330,40
30/06/2009 AC Fact. 680507081 615400 Réglage porte garage (Koné) 2 56,21
10/11/2009 AC Fact. 680223495 615400 Réglage temporisation porte garage (Koné) 2 101,66
10/11/2009 AC Fact. 680104226 615400 Pose d’un récepteur sur porte garage (Koné) 2 266,71
26/11/2009 BQ CH CE n°0000213 512000 Règlt. Fact. Koné n° 680507081 et 810908105 2 386,61
TOTAL 386,61 754,98
SOLDE 368,37
Date Jnal PièceContre
partieLibellé Clé Débit Crédit
Extrait du grand-livre – Exercice du 01.01.2009 au 31.12.2009
59
GRAND LIVRE
..\Docs compta Logia\Grand Livre-LF
03.11.2015.pdf
60
BALANCE GENERALEExemple simplifié (1)
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances
40 Fournisseurs
45 Copropriétaires
51 Banque
60 Charges
70 Provisions
Total 0 0
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs
45 Copropriétaires 1000
51 Banque
60 Charges
70 Provisions
Total 1000 1000
N° Cpte Date Libelle Débit Crédit
450 001 01/07/09 Copro. A - Avance 250
450 002 01/07/09 Copro. B - Avance 200
450 003 01/07/09 Copro. C - Avance 400
450 004 01/07/09 Copro. D - Avance 150
1031 01/07/09 Avance trésorerie 1000
1) Appel de fonds pour avance trésorerie de 1000 €
Date d’exigibilité
votée en A.G
61
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs
45 Copropriétaires 1000
51 Banque
60 Charges
70 Provisions
Total 1000 1000
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs
45 Copropriétaires 1000 850
51 Banque 850
60 Charges
70 Provisions
Total 1850 1850
N° Cpte Date Libelle Débit Crédit
450 001 15/07/09 Copro. A - Règlt. avance 250
450 002 16/07/09 Copro. B – Règlt. avance 200
450 003 18/07/09 Copro. C – Règlt. avance 250
450 004 18/07/09 Copro. D – Règlt. avance 150
512 … 20/07/09 Avance trésorerie 850
2) Règlement partiel de l’avance de trésorerie de 900 €
Rappel des quotes-parts dus par chaque copropriétaire
Copro. A - 450001 : 250 € Copro. B - 450002 : 200 €
Copro. C - 450003 : 400 € Copro. D -450004 : 150 €
BALANCE GENERALEExemple simplifié (2)
62
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs
45 Copropriétaires 1000 850
51 Banque 850
60 Charges
70 Provisions
Total 1850 1850
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs
45 Copropriétaires 3000 850
51 Banque 850
60 Charges
70 Provisions 2000
Total 3850 3850
N° Cpte Date Libelle Débit Crédit
450 001 01/09/09 Copro. A - AF 3è trim.09 500
450 002 01/09/09 Copro. B – AF 3è trim.09 400
450 003 01/09/09 Copro. C – AF 3è trim.09 800
450 004 01/09/09 Copro. D – AF 3è trim.09 300
701… 01/09/09 A.Fonds – 3è trim. 2009 2000
3) Appel de fonds sur charges courantes – 2000 €
Quotes-parts dus par chaque copropriétaire
Copro. 450001 : 500 € Copro. 450002 : 400 €
Copro. 450003 : 800 € Copro.450004 : 300 €
BALANCE GENERALEExemple simplifié (3)
63
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs
45 Copropriétaires 3000 850
51 Banque 850
60 Charges
70 Provisions 2000
Total 3850 3850
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs
45 Copropriétaires 3000 2550
51 Banque 2550
60 Charges
70 Provisions 2000
Total 5550 5550
N° Cpte Date Libelle Débit Crédit
450 001 15/09/09 Copro. A - Règlt.AF 300
450 002 15/09/09 Copro. B - Règlt.AF 400
450 003 17/09/09 Copro. C - Règlt.AF 800
450 004 20/09/09 Copro. D - Règlt.AF 200
512… 22/09/09 Règlt. A.F 3è trim. 2009 1700
4) Règlement partiel de l’appel de fonds
( charges courantes ) -> soit 1700 € pour 2000 €
Quotes-parts dus par chaque copropriétaire
Copro.A 450001 : 500 € Copro.B 450002 : 400 €
Copro.C 450003 : 800 € Copro.D 450004 : 300 €
BALANCE GENERALEExemple simplifié (4)
64
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs
45 Copropriétaires 3000 2550
51 Banque 2550
60 Charges
70 Provisions 2000
Total 5550 5550
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs 620
45 Copropriétaires 3000 2550
51 Banque 2550
60 Charges 620
70 Provisions 2000
Total 6170 6170
N° Cpte Date Libelle Débit Crédit
602… 23/09/09 Fact. Véolia du 20.09.09 620
401 010 23/09/09 Fact. Véolia du 20.09.09 620
5) Réception d’une facture d’eau ( 620 €)
BALANCE GENERALEExemple simplifié (5)
65
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs 620
45 Copropriétaires 3000 2550
51 Banque 2550
60 Charges 620
70 Provisions 2000
Total 6170 6170
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs 500 620
45 Copropriétaires 3000 2550
51 Banque 2550 500
60 Charges 620
70 Provisions 2000
Total 6670 6670
N° Cpte Date Libelle Débit Crédit
401 010 26/09/09 Règlement partiel fact.
Véolia du 20.09.09500
512… 26/09/09 Virtement – Règlt.fact.
Véolia du 20.09.09500
6) Règlement partiel de la facture Véolia du 20.09.09
BALANCE GENERALEExemple simplifié (6)
66
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs 500 620
45 Copropriétaires 3000 2550
51 Banque 2550 500
60 Charges 620
70 Provisions 2000
Total 6670 6670
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs 500 1670
45 Copropriétaires 3000 2550
51 Banque 2550 500
60 Charges 1670
70 Provisions 2000
Total 7720 7720
N° Cpte Date Libelle Débit Crédit
614 010 02/11/09 Fact. Koné du 28.10.09 1050
401 015 02/11/09 Fact. Koné du 28.10.09 1050
7 ) Réception facture - Maintenance ascenseur ( 1050 €)
BALANCE GENERALEExemple simplifié (7)
67
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs 500 1670
45 Copropriétaires 3000 2550
51 Banque 2550 500
60 Charges 1670
70 Provisions 2000
Total 7720 7720
Cpte Libellé Débit Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs 1550 1670
45 Copropriétaires 3000 2550
51 Banque 2550 1550
60 Charges 1670
70 Provisions 2000
Total 8770 8770
N° Cpte Date Libelle Débit Crédit
401 015 17/11/09 Règlement facture Koné
du 28.10.20091050
512 … 17/11/09 Virement – Règlt.fact.
Koné du 28.10.091050
8) Règlement de la facture Koné du 28/10/2009
BALANCE GENERALEExemple simplifié (8)
68
Exemple simplifié (9) – BALANCE GENERALE
Cpte Libellé Total
Débit
Total
Crédit
10 Avances 1000
40 Fournisseurs 1550 1670
45 Copropriétaires 3000 2550
51 Banque 2550 1550
60 Charges 1670
70 Provisions 2000
Total 8770 8770
Cpte Libellé Total
Débit
Total
Crédit
Solde
débiteur
Solde
créditeur
10 Avances 1000 1000
40 Fournisseurs 1550 1670 120
45 Copropriétaires 3000 2550 450
51 Banque 2550 1550 1000
60 Charges 1670 1670
70 Provisions 2000 2000
Total 8770 8770 3120 3120
Ce tableau, appelé
« Balance générale » est la synthèse de
tous les comptes du Grand-livre,
regroupant tous les totaux des ‘débits’
et ‘crédits’ de ces comptes, et par
différence tous les ‘soldes débiteurs’ et
les ‘soldes créditeurs’
69
Exemple simplifié (10) – BALANCE GENERALE (synthèse)
3) Que sur les appels de fonds (avance de trésorerie + appel de fonds ) ,
il y a encore 450 € de non réglés par les copropriétaires
2) Que la copropriété doit 120 € aux fournisseurs
4 ) Que la copropriété dispose de 1000 € en banque
5) Que la copropriété n’a engagé à ce jour, que 1670 € de dépenses , au
titre de l’exercice en cours, pour un budget de gestion courante de 2000 €
Cpte Libellé Total
Débit
Total
Crédit
Solde
débiteur
Solde
créditeur
10 Avances 1000 1000
40 Fournisseurs 1550 1670 120
45 Copropriétaires 3000 2550 450
51 Banque 2550 1550 1000
60 Charges 1670 1670
70 Provisions 2000 2000
Total 8770 8770 3120 3120
Cette « balance générale »
apporte différentes
informations ,
en particulier :
1) Que la copropriété dispose de 1000 € au titre des avances
70
BALANCE GENERALE Exercice en cours 2011 (du 01/01/2011 au 31/12/2011)
..\Docs compta Logia\Balance
Générale AV REP-LF
03.11.2015.pdf
71
Comptes financiers – Comptes de dettes et créances
Comptes de gestion
Comptes Libellé Débit Crédit
1 Provisions – Avances - Subventions 1000
5 Comptes financiers (dont banque) 1000
4 Comptes de tiers (dont fournisseurs) 120
45 Comptes de tiers (Copropriétaires) 450
6 Comptes de charges 1670
7 Comptes de produits 2000
Total 3120 3120
Comptes
financiers
Comptes de
créances et de dettes
Comptes
de gestion
Exemple simplifié - (11)
72
EAU
Débit Crédit
Cpte 601 xxx
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
450 450
Exemples - (1)
450 €
1) Enregistrement de la facture
1Clé:
2) Paiement de la facture
1
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
Débit Crédit
Cpte 512 xxx
450 450
ELECTRICITE
Débit Crédit
Cpte 602 xxx
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
450 450
Exemples - (1)
450 €
1) Enregistrement de la facture
1Clé:
2) Paiement de la facture
2
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
Débit Crédit
Cpte 512 xxx
450 450
PRODUITS ENTRETIEN
Débit Crédit
Cpte 604 xxx
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
450 450
Exemples - (1)
450 €
1) Enregistrement de la facture
1Clé:
2) Paiement de la facture
3
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
Débit Crédit
Cpte 512 xxx
450 450
NETTOYAGE DES LOCAUX
Débit Crédit
Cpte 611 xxx
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
450 450
Exemples - (1)
450 €
1) Enregistrement de la facture
1Clé:
2) Paiement de la facture
4
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
Débit Crédit
Cpte 512 xxx
450 450
MAINTENANCE ASCENCEURS
Débit Crédit
Cpte 614 010
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
700 700
Exemples - (1)
700 €
1) Enregistrement de la facture
2Clé:
2) Paiement de la facture
5
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
Débit Crédit
Cpte 512 xxx
700 700
MAINTENANCE PORTE AUTOMATIQUE DE GARAGE
Débit Crédit
Cpte 614 020
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
400 400
Exemples - (1)
400
1) Enregistrement de la facture
3Clé:
2) Paiement de la facture
6
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
Débit Crédit
Cpte 512 xxx
400 400
HONORAIRES SYNDIC
Débit Crédit
Cpte 6211 xx
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
1250 1250
Exemples - (1)
1 250 €
1) Enregistrement de la facture
1Clé:
2) Paiement de la facture
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
Débit Crédit
1250 1250
Cpte 512 xxx
7
DEBOURS – PHOTOCOPIES A.G
Débit Crédit
Cpte 6212 xx
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
325 325
Exemples - (1)
325 €
1) Enregistrement de la facture
1Clé:
2) Paiement de la facture
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
Débit Crédit
325 325
Cpte 512 xxx
8
FRAIS POSTAUX CONVOCATION A.G
Débit Crédit
Cpte 6213 xx
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
270 270
270 €
1) Enregistrement de la facture
1Clé:
2) Paiement de la facture
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
Débit Crédit
270 270
Cpte 512 xxx
9
COTISATION ARCNA
Débit Crédit
Cpte 624 xxx
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
450 450
450 €
1) Enregistrement de la facture
1Clé:
2) Paiement de la facture
10
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
Débit Crédit
Cpte 512 xxx
450 450
TAXES FONCIERES
Débit Crédit
Cpte 633 xxx
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
500 500
500 €
1) Enregistrement de la facture
1Clé:
2) Paiement de la facture
11
Débit Crédit
Cpte 401 xxx
Débit Crédit
Cpte 512 xxx
500 500
APPEL DE FONDS / BUDGETdu 01/04/9999
Débit Crédit
Cpte 701 xxx
Débit Crédit Débit Crédit
Cpte 450 001 Cpte 450 002
4000 2500 1500
REGLEMENT DE L’ APPEL DE FONDS PAR LES COPROPRIETAIRES
Débit Crédit
Cpte 512 …
Débit Crédit
Cpte 450 001
2500 2500
Débit Crédit
Cpte 512…
Débit Crédit
Cpte 450 002
1500 1500
12
4 000 €
Fournisseurs – Factures non parvenues – Cpte 408 …
Débit Crédit
Cpte 615 …
Débit Crédit
Cpte 408 …
380 380
Exemple : Travaux réalisés conformément à une commande d’un montant de 380 €
pour lesquels l’entreprise n’a pas adressé sa facture à la date de clôture de
l’exercice N
Engagement dépense
Exercice N
Débit Crédit
Cpte 615 …
Débit Crédit
Cpte 401 …
380 380
Réception et enregistrement
de la facture de 380 €
Exercice N+1
Débit Crédit
Cpte 401 ……
Débit Crédit
Cpte 512 …
380 380
Règlement de la facture
13
Débit Crédit
Cpte 408 ……
Débit Crédit
Cpte 615 …
380 380
Cas où le montant de la facture est identique à celui de la commande
Fournisseurs – Factures non parvenues – Cpte 408 …
Débit Crédit
Cpte 615 …
Débit Crédit
Cpte 408 …
380 380
Exemple : Travaux réalisés conformément à une commande d’un montant de 380 €
pour lesquels l’entreprise n’a pas adressé sa facture à la date de clôture de
l’exercice N
Engagement dépense
Exercice N
Débit Crédit
Cpte 615 …
Débit Crédit
Cpte 401 …
450 450 Réception et enregistrement de
la facture de 450 € - Exercice N+1
Débit Crédit
Cpte 401 ……
Débit Crédit
Cpte 512 …
450 450
Règlement de la facture
14
Débit Crédit
Cpte 408 ……
Débit Crédit
Cpte 615 …
380 380
Cas où le montant de la facture est différent de celui de la commande
Débit Crédit
Cpte 615 …
450
Débit Crédit
Cpte 615 …
70380
Fournisseurs débiteurs – Compte 409 - (1)
Débit Crédit
Cpte 409 250
Débit Crédit
Cpte 512…
1500 1500
Paiement de l’acompte
(1 500 €) au fournisseur
L’arrêté précise que ce compte est utilisé pour enregistrer les avances et acomptes
versés aux fournisseurs lors de la commande. (exemple d’un acompte de 1500 € versé
au fournisseur compte 401 250 , sur une commande de 6000 €)
Débit Crédit
Cpte 615 …
Débit Crédit
Cpte 401 250
6000 6000Enregistrement de la
facture du fournisseur
d’un montant de 6 000 €
Débit Crédit
Cpte 409 250
Débit Crédit
Cpte 401 250
1500 1500
Débit Crédit
Cpte 401 250
Débit Crédit
Cpte 512 …
4500 4500
Règlement au fournisseur du
solde : (6000 – 1500) = 4500 €
15
Débiteurs divers – Compte 461 - (1)
Débit Crédit
Cpte 461 …
Débit Crédit
Cpte 716 …
250 250
Exemples - (8)
Enregistrement des intérêts à percevoir
Il s’agit de sommes dues par des tiers au syndicat . Par exemple , les intérêts de
placement de trésorerie non encore versés en fin d’exercice, mais aussi des sommes
dues par des fournisseurs.
Ainsi il est possible d’enregistrer une indemnité d’assurance après sinistre dont le
montant a été fixé mais qui n’a pas encore été payée par l’assureur .
Débit Crédit
Cpte 461 …
Débit Crédit
Cpte 512 …
250 250
Règlement par la banque des intérêts dus
Exemple 1:
Intérêts de placement de trésorerie non encore versés en fin d’exercice
16
Débiteurs divers – Compte 461 - (2)
Débit Crédit
Cpte 461 …
Débit Crédit
Cpte 713 …
2600 2600
Exemples - (9)
Enregistrement de l’indemnité d’assurance
à percevoir
Exemple 2 : indemnité d’assurance après sinistre dont le montant a été fixé mais qui n’a
pas encore été payée par l’assureur .
Débit Crédit
Cpte 461 ……
Débit Crédit
Cpte 512 …
2600 2600
Règlement par l’assureur de l’indemnité due
Tout comme pour l’enregistrement d’un acompte versé à un fournisseur , il est
possible (et plus simple .. ) de ne pas passer par le compte 461
Débit Crédit
Cpte 401xxx (assureur)
Débit Crédit
Cpte 713 …
2600 2600
Enregistrement de l’indemnité d’assurance
à percevoir
Débit Crédit
Cpte 401xxx (assureur)
Débit Crédit
Cpte 512 …
2600 2600
Règlement par l’assureur de l’indemnité due
17
Créditeurs divers – Compte 462 … (1)
Débit Crédit
Cpte 462 …
Débit Crédit
Cpte 512 …
250 250
Enregistrement sur le
compte banque (512 …)des intérêts versés
Il s’agit des sommes dues par la copropriété aux copropriétaires (ou autres),
telles que les intérêts capitalisés de placements de trésorerie acquis
en fin d’exercice , …. en attente d’affectation
Débit Crédit
Cpte 462 …
Débit Crédit
Cpte 716 …
250 250
Affectation des intérêts
perçus .. au compte 716(produits financiers)
Décision votée en A.G
18
Comptes d’attente – Comptes 471… et 472..
Les comptes d’attente sont des comptes transitoires sur lesquels sont
imputés, tant au débit qu’au crédit, des opérations nécessitant un certain
temps pour pouvoir être soldées, telles que :
- les procédures judiciaires
- les sinistres
- les stocks
- les copropriétaires vendeurs
Pour respecter le principe de la correspondance entre les charges et les
produits d’un même exercice, il est recommandé d’utiliser le moins
possible ce type de compte. Cependant, il est parfois impossible d’y
échapper.
L’arrêté comptable dispose que : « le compte 47 – dit compte
d’attente – doit être soldé à la fin de l’exercice ou à défaut être
justifié ligne à ligne »
19
Compte d’attente 471…
Exemple 1 : Gestion des sinistres (1)
L’utilisation d’un compte d’attente permet de rendre compte des sommes
attendues par la copropriété en cas de sinistre au titre des garanties souscrites.
3 étapes peuvent être distinguées :
1) le sinistre a lieu
2) règlement aux fournisseurs
3) réception de l’indemnité d’assurance
20
Compte d’attente 471…
Exemple 1 : Gestion des sinistres (2)
21
Débit Crédit
Cpte 471 …
Débit Crédit
Cpte 401 …
1 050
1 200
Débit Crédit
Cpte 678 …
150
1) Comptabilisation du sinistre au cours de l’exercice N
Enregistrement de la facture de 1200 €
du prestataire 401…(Fournisseur)
Franchise de 150 €
Le compte de charges 678… n’est débité que du montant de la franchise, soit : 150 €
Le solde de la dépense : 1200 € - 150 € = 1050 € n’a pas à être réparti entre les
copropriétaires puisqu’il ne s’agit pas d’une charge pour la copropriété
C’est le compte d’attente 471… qui est débité à sa place
Compte d’attente 471…
Exemple 1 : Gestion des sinistres (3)
22
Débit Crédit
Cpte 512…
1200
Débit Crédit
Cpte 401…
1200
2) Règlement du prestataire ( exercice N …. ou N+1 )
Débit Crédit
Cpte 471…
1050
Débit Crédit
Cpte 512…
1050
3) Enregistrement du règlement de l’indemnité d’assurance ( exercice N …. ou N+1 )
Comptes d’attente 471…
Exemple 2 : Gestion des stocks (1)
Les comptes d’attente permettent de rendre compte de l’état des stocks
inventoriés par le syndicat à la date de clôture de l’exercice.
Il s’agit fréquemment du fuel (cas du remplissage de la citerne quelques jours
avant la fin de l’exercice), badges, télécommandes, clés ….
Les montants de stocks peuvent être très élevés dans le cas des grandes
copropriétés.
23
Prenons l’exemple d’un achat de badges, pour lequel on peut distinguer 5 étapes:
1) réception des badges et de la facture correspondante
2) paiement au fournisseur
3) achat d’un badge par un copropriétaire
4) règlement du badge par le copropriétaire
5) régularisation d’inventaire physique
Compte d’attente 471 010
Exemple 2 : Gestion des badges (2)
24
Débit Crédit
Cpte 401…
300
Débit Crédit
Cpte 471 010
300
1) Enregistrement de la facture des badges
Débit Crédit
Cpte 512…
300
Débit Crédit
Cpte 401…
300
2) Paiement de la facture fournisseur
10 badges à 30 € l’unité
Débit Crédit
Cpte 471 010
30
Débit Crédit
Cpte 450 …
30
3) Achat d’un badge par un copropriétaire
Compte d’attente 471 010
Exemple 2 : Gestion des badges (3)
25
Débit Crédit
Cpte 512 …
30
Débit Crédit
Cpte 450 …
30
4) Règlement du badge par le copropriétaire
Débit Crédit
Cpte 471 010
60
Débit Crédit
Cpte 678 …
60
5) Régularisation suite à inventaire physique Inventaire :
Il manque 2 badges
6) Situation du compte 471 010
Débit Crédit
Cpte 471 010
300
Débit Crédit
Cpte 471 010
30
Débit Crédit
Cpte 471 010
60
Débit Crédit
Cpte 471 010
210
Achat 10 badges à 30 € l’unité
Vente 1 badge à 30 €à un copropriétaire
Inventaire ( – 2 badges) Régularisation
Compte d’attente 471 010
Exemple 2 : Gestion des BADGES (4)
N° 471 010 - COMPTE D’ATTENTE DEBITEUR - BADGES
13/05/2009 ACFact. n°2009/021
401 … Facture fournisseur des badges 1 300 €
13/08/2009 OD Facture n° …… 450…Vente d’un badge à copropriétaire Compte n° 450 …
1 30 €
31/12/2009 ODFicheinventaire
678…Régularisation inventairephysique des badges
–> 2 badges manquants1 60 €
TOTAL 300 € 90 €
SOLDE 210 €
Date JNAL PièceContre
partieLibellé Clé Débit Crédit
26
Extrait du grand-livre – Exercice du 01.01.2009 au 31.12.2009
Soit l’équivalent de 7 badges à 30 € l’unité
Le compte d’attente 471 010 reste débiteur tant qu’il y a des badges en stock
Analyse des comptes de régularisation – Comptes 486 et 487
Les comptes de régularisation (comptes 486 et 487) servent à ne
conserver en charges ou en produits de l’exercice en cours que la
quote-part des sommes qui concerne cet exercice.
Il existe 2 comptes de régularisation, l’un à l’actif, l’autre au passif.
Ce sont :
- Les « charges constatées d’avance » (compte 486...) avec
contrepartie en classe 6
- Les « produits constatés d’avance » (compte 487…) avec
contrepartie en classe 7
Remarquons que les comptes de la classe 4 qui vont être imputés dans cesopérations sont des comptes de bilan. Ils seront donc repris dans les « ànouveau » sur l’exercice suivant.Ce qui implique de ‘contre-passer’ ces écritures en réouverture de l’exercicesuivant .
27
« Charges payées d’avance » ou« Charges constatées d’avance » - Compte 486… (1)
Exemple: Cotisation annuelle d’assurance de 2400 € pour la période du :
01/10/N au : 30/09/N+1 , alors que l’exercice en cours N se termine le31/12/ N
Nous aurons (2400 € / 12 ) x 9 = 1800 € qui sont constatés sur l’exercice
en cours , alors que cette charge concerne l’exercice suivant
La régularisation consiste à créditer le compte de charges 616…
de la quote-part de cotisation imputable à l’exercice N+1
Soit : (2400 € / 12) x 9 = 1800 € à reporter sur l’exercice suivant N+1
28
Charges constatées d’avance – Compte 486 ….
Exemple : Prime d’assurance à échéance du 1er octobre N (1)
29
Débit Crédit
Cpte 401 …
2400
Débit Crédit
Cpte 616 …
2400
1) Enregistrement de la facture - 2400 €
Débit Crédit
Cpte 616 …
1800
Débit Crédit
Cpte 486 … …
1800
2) Régularisation quote-part prime assurance constatée d’avanceANNEE N
Débit Crédit
Cpte 486 …
1800
Débit Crédit
Cpte 616 …
1800
3) Contre-passation le 01/01/ N+1 de l’écriture passée en N
ANNEE N+1
« Produits encaissés d’avance » ou« Produits constatés d’avance » - Compte 487… (1)
Exemple: d’un loyer payé terme à échoir (payable d’avance) de 2000 €
versés en totalité sur la fin de l’exercice en cours N , pour la location
d’espaces publicitaires, concernant le 1er trimestre de l’exercice suivantN+1.
Le principe de correspondance des charges aux produits nous impose
de reporter le montant de ce loyer sur l’exercice suivant N+1
Mais il faudra d’abord constater le loyer perçu en fin d’exercice N
30
Produits constatés d’avance – Compte 487 ….
Exemple : Loyer payé d’avance (terme à échoir) (1)
31
Débit Crédit
Cpte 718 …
2000
Débit Crédit
Cpte 461 …
2000
1) Constatation du loyer ( 2000 € ) sur exercice N
Débit Crédit
Cpte 487 …
2000
Débit Crédit
Cpte 718 …
2000
3) Régularisation loyer constaté d’avance
ANNEE NDébit Crédit
Cpte 512 …
2000
Débit Crédit
Cpte 461 …
2000
2) Encaissement du loyer sur exercice N
Produits constatés d’avance – Compte 487 ….
Exemple : Loyer payé d’avance (terme à échoir) (2)
32
Débit Crédit
Cpte 718 …
2000
Débit Crédit
Cpte 487…
2000
1) Contre-passation le 01/01/ N+1 de l’écriture passée en N
ANNEE N+1
Appel de fonds pour travaux votés en A.G – Cpte 102 001
Débit Crédit
Cpte 102 001
Débit Crédit Débit Crédit
Cpte 450 001 Cpte 450 002
4 500 3 000 1 500
Règlement de l’appel de fonds par les copropriétaires
Débit Crédit
Cpte 512…
Débit Crédit
Cpte 450 001
3 000 3 000
Exemples - (1)
Travaux votés en A.Gpour un montant
de 4 500 €
Débit Crédit
Cpte 512…
Débit Crédit
1 500 1 500
Cpte 450 002
2Clé:
Travaux votés en A.G – Facture fournisseur 401 002 -> 4 350 €
Débit Crédit
Cpte 671 001
Débit Crédit
Cpte 401 025
4 350 4 350
Débit Crédit
Cpte 102 001
Débit Crédit
Cpte 702 001
4 500 4 500
Débit Crédit
Cpte 512 …
Débit Crédit
1 350 1 350
Cpte 401 025
Enregistrement dela facture reçue
Paiement de la facture
2
Transfert du compte 102 001 vers compte 702 001
2
Clé:
Appel de fonds ( 3 000 € ) pour travaux futurs – Cpte 1032
Débit Crédit
Cpte 1032
Débit Crédit Débit Crédit
Cpte 450 001 Cpte 450 002
3 000 2 000 1 000
Débit Crédit
Cpte 512…
Débit Crédit
Cpte 450 001
2 000 2 000
Utilisation d’une provision sur travaux futurs pour financer des travaux votés en A.G
Débit Crédit
Cpte 1032
Débit Crédit
Cpte 102 001
1 000 1 000
Exemples - (1)
Travaux votés en A.Gpour un montant de 1 000 €
Débit Crédit
Cpte 512…
Débit Crédit
Cpte 450 001
1 000 1 000
N
Clé:
1
Clé:
Règlement de l’appel de fonds par les copropriétaires
Travaux votés en A.G – Facture fournisseur n°1 de 600 €
Débit Crédit
Cpte 671 001
Débit Crédit
Cpte 401 001
600 600
Débit Crédit
Cpte 102 001
Débit Crédit
Cpte 702 001
600 600
Exemples - (2)
Débit Crédit
Cpte 512…
Débit Crédit
600 600
Cpte 401 001
Enregistrement dela facture reçue
Paiement de la facture n°1
Transfert du compte 102 vers le compte 702 au fur et à
mesure de l’avancement des travaux
Solde en attente sur travaux votés en A.G – Compte 12
Débit Crédit
Cpte 671 001
Débit Crédit
Cpte 102 001
600 400
Exemples - (3)
Le compte 12 est utilisé en fin d’exercice pour établir la situation des travaux et opérations
exceptionnelles non achevés à la clôture de l’exercice . Il reçoit le solde des opérations sur
travaux ou opérations exceptionnelles qui ne peuvent pas être clôturés en fin d’exercice
Soldes des comptes en fin d’exercice (N)
Débit Crédit
Cpte 702 001
600
Débit Crédit
Cpte 120 000
Débit Crédit
Cpte 102 001
400
Débit Crédit
Cpte 702 001
600
Au 31/12/ N , le compte 12 est mouvementé comme suit :
Débit Crédit
Cpte 671 001
600
600 1 000
Le solde du compte 12 (soit dans le cas présent 400 € ) et son détail apparaissent dans
l’annexe 5 – « Etat des travaux et opérations exceptionnelles votés non encore clôtures en
fin d’exercice » - Ce solde est repris dans l’annexe 1 – « Etat financier »
Solde en attente sur travaux votés en A.G – Compte 12
Ecritures à passer en début d’exercice N+1
Exemples - (4)
Le compte 12 est repris en début de l’exercice N+1. Son solde est annulé par passation
d’écritures inverses.
Débit Crédit
Cpte 120 000
Débit Crédit
Cpte 102 001
400
Débit Crédit
Cpte 702 001
600
Au 31/12/ N , le compte 12 avait été mouvementé comme suit :
Débit Crédit
Cpte 671 001
600
600 1000
Débit Crédit
Cpte 120 000
Débit Crédit
Cpte 102 001
400
Débit Crédit
Cpte 702 001
600
Au 01/01/ N+1 , le compte 12 doit être mouvementé comme suit :
1000 600
Débit Crédit
Cpte 671 001
600
Vérification des comptes de l’exercice clos
Pour faire une vérification complète des comptes , il est
indispensable de disposer des pièces suivantes :
- Relevé général des dépenses
- Original des factures- Relevés bancaires (si compte bancaire séparé)
Et , si nécessaire, pour approfondir certains contrôles,
il faut pouvoir disposer des documents comptables
suivants :
- Balance générale après répartition
- Grand Livre ( …. ou extraits )
- Les 5 annexes comptables
30/10/2015 1L.Fontaine (Arcna) le 30/10/2015
Relevé Général des Dépenses
Période du : 01/01/2014 au : 31/12/2014
30/10/2015 2L.Fontaine (Arcna) le 30/10/2015
Relevé des dépenses 2014-LF 03.11.2015.pdf
BALANCE GENERALEExercice 2014 – Avant répartition
30/10/2015 3L.Fontaine (Arcna) le 30/10/2015
Balance Générale AV REP-LF 03.11.2015.pdf
BALANCE GENERALEExercice 2014 – Après répartition
Balance Générale AP REP-LF 03.11.2015.pdf
30/10/2015 4L.Fontaine (Arcna) le 30/10/2015
GRAND LIVRE (extraits) du 01/01/2014 au 31/12/2014
Grand Livre-LF 03.11.2015.pdf
30/10/2015 5L.Fontaine (Arcna) le 30/10/2015
Vérification des comptes de l’exercice clos
Les comptes doivent être présentés après « répartition » du « résultat » de l’exercice
(article 8 du décret)
Le « RESULTAT » est la différence entre :
- la somme des PRODUITS (appels de fonds, produits financiers, indemnités d’assurances, subventions) de l’exercice
- et la somme des CHARGES (dépenses de gestion courante + travaux votés en A.G + dépenses exceptionnelles) de l’exercice
30/10/2015 6L.Fontaine (Arcna) le 30/10/2015
Vérification des comptes de l’exercice clos
Les PRODUITS correspondent aux écritures de la CLASSE 7
Les CHARGES correspondent aux écritures de la CLASSE 6
Le RESULTAT est donc :
- nul si les PRODUITS et les CHARGES sont identiques
- excédentaire si les PRODUITS sont supérieurs aux
CHARGES
- déficitaire si les CHARGES sont supérieures aux
PRODUITS
30/10/2015 7L.Fontaine (Arcna) le 30/10/2015
Vérification des comptes de l’exercice clos
Répartition du résultat
La « répartition » du résultat a pour objet de solder les comptes
de gestion en répartissant le résultat entre les copropriétaires.
Ces comptes de gestion (classes 6 et 7) sont remis à zéro
(soldés) chaque année, alors que les comptes de bilan (classes
1, 4 et 5) sont reportés sur l’exercice suivant (report à nouveau)
30/10/2015 8L.Fontaine (Arcna) le 30/10/2015
REPARTITION DE FIN D’EXERCICE
Clés de charges A.Fonds Dépenses Ecarts
Charges communes 4 700 € 4 200 € 500 €
Charges ascenseur 1 300 € 1 400 € - 100 €
Total -> 6 000 € 5 600 € 400€
Tantièmes 450 001 450 002 Total
Charges communes 600 400 1000
Charges ascenseur 700 300 1000
Copropr. 450 001 Ecarts Totaux Base Quotes-parts
Charges communes 500 € 1000 600 300 €
Charges ascenseur - 100 € 1000 700 - 70 €
Copropr. 450 002 Ecarts Totaux Base Quotes-parts
Charges communes 500 € 1000 400 200 €
Charges ascenseur - 100 € 1000 300 - 30 €
230 €
170 €
400 €
30/10/2015 9L.Fontaine (Arcna) le 30/10/2015
LES TABLEAUX DE SYNTHESE – ANNEXES 1 à 5
Ces 5 annexes sont :
L’état financier ( ANNEXE 1 )
Le compte de gestion général ( ANNEXE 2 )
Le compte de gestion pour charges et produits
courants (ANNEXE 3)
Le compte de gestion pour travaux et opérations
exceptionnelles réalisés (ANNEXE 4)
Les travaux et opérations exceptionnelles en cours
(ANNEXE 5)
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 1
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1AVANT REPARTITION
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015
Annexe1-AV REP-LF 03.11.2015.pdf
2
ANNEXE 1 APRES REPARTITION
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015
Annexe1-AP REP-LF 03.11.2015.pdf
3
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1
L’annexe 1 est un document comptable important à exploiter : il
permet de connaître la situation financière de la copropriété, en
distinguant :
la situation financière et de trésorerie
l’état des dettes et créances
La situation financière et de trésorerie (sous-tableau supérieur)
Cette situation se présente avec :
1) à gauche, les fonds liquides dont la copropriété dispose
- les fonds placés
- les fonds disponibles en banque
- les fonds disponibles en caisse
2) à droite, les fonds théoriques (correspondant aux capitaux
d’une entreprise)
L’état des dettes et créances (sous-tableau inférieur)
Cet état présente en détail les « créances » et les « dettes » de la
copropriété
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 4
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 La situation financière et de trésorerie (1)
1) Trésorerie
Compte 50 : Fonds placés
- sommes d’argent placées sur un compte bancaire, ou en SICAV
ou sur un compte d’épargne (Livret A) afin de générer des intérêts
au bénéfice du syndicat des copropriétaires
Compte 51 : Banque ou fonds disponibles en banque
- ce montant correspond au solde bancaire si vous avez un compte
séparé ou à votre trésorerie disponible, si vous n’avez pas de
compte séparé (dans ce cas les sommes sont déposées sur le compte
unique du syndic)
Compte 53 : Caisse
- liquidités mises à disposition du gardien ou du conseil syndical
pour effectuer des menus dépenses
18 594,00 €
872,53 €
0, 00 €
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 5
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 La situation financière et de trésorerie (2)
2) Provisions et Avances
Compte 102 : Provisions pour travaux
- il s’agit des montants appelés auprès des copropriétaires pour
réalisés des travaux « précis » votés en A.G
- les sommes sont comptabilisées dans le compte 102 tant que les
travaux correspondants n’ont pas été réalisés
Compte 1031 : Avances de trésorerie
- ce montant correspond à une somme d’argent permettant à la
copropriété de faire face à une insuffisance éventuelle de trésorerie
ou à un budget déficitaire
- ATTENTION !! … « l’avance de trésorerie » doit être votée en
A.G ou bien prévue dans le règlement de copropriété.
- cette avance ne peut dépasser 1/6 ème du budget prévisionnel
RAPPEL : En cas de mutation, les avances de trésorerie
sont remboursables au copropriétaire vendeur
10 270, 00 € 0, 00 €
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 6
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 La situation financière et de trésorerie (3)
2) Provisions et Avances
Compte 1032 : Avances travaux
Ce montant correspond à des sommes appelées pour provisionner des
travaux futurs non encore décidés ni votés
- il est indispensable que ces fonds soient placés au profit de la
copropriété.
- une diminution de la somme par rapport à l’exercice précédent
approuvé signifiera que ce compte a été utilisé pour la réalisation
de travaux.
si tel est le cas, il faudra vérifier qu’une résolution a
été votée en A.G
RAPPEL : En cas de mutation, les avances travaux sont
remboursables au copropriétaire vendeur
4 805, 84 €
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 7
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 La situation financière et de trésorerie (4)
2) Provisions et Avances
Compte 1033 : Autres avances
- il peut s’agir d’avances de types différents comme celles
destinées à faire face aux impayés
- il est cependant important de ne pas multiplier inutilement les
comptes d’avances qui seront une charge supplémentaire pour les
copropriétaires et assureront parfois, simplement une trésorerie
supplémentaire au syndic
Compte 12 : Solde en attente sur travaux ou opérations exceptionnelles
- Ce compte sera étudié en détail lors de l’analyse de l’ANNEXE 5
10 270, 00 €0, 00 €
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 8
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 L’état des Dettes et Créances (1)
Les copropriétaires sont souvent plus intéressés par le problème des
« charges » (sont-elles justifiées ? Peut-on faire des économies ? …..), que par
celui de la réelle situation financière de la copropriété, qui passe par l’étude
de « l’état des dettes et de créances ».
Or l’analyse de cet état permet de :
- savoir si la copropriété est bien gérée
- savoir si la situation financière est saine
- de repérer certains dysfonctionnements (anciens ou récents)
QUI doit de l’argent à la copropriété ?
A QUI la copropriété doit de l’argent ?
CREANCES
DETTES
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 9
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 L’état des Dettes et Créances (2)
Compte 450 : Copropriétaires – sommes exigibles restant à recevoir
il s’agit de toutes les avances et provisions dont la date d’exigibilité est
passée, et pour lesquelles le règlement par les copropriétaires
concernés n’est pas effectif à la date de la clôture
1) Les Créances
Le syndic doit désormais fournir la liste des copropriétaires débiteurs
Ce qui permet au Conseil Syndical de lui demander ce qu’il a fait
concrètement, copropriétaire par copropriétaire,
pour récupérer les sommes dues
A NOTER
132, 00 € 0, 00 €
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 10
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 L’état des Dettes et Créances (3)
Compte 459 : Copropriétaires – créances douteuses
- ce compte correspond aux montants des charges non réglées par
les copropriétaires en fin d’exercice, et qui font généralement l’objet
d’un recouvrement judiciaire
- c’est dans ce compte 459 que l’on retrouve les soldes débiteurs des
copropriétaires les plus endettés en lieu et place des comptes 450.
- ce compte reprend donc la totalité des créances douteuses des tiers
(copropriétaires et fournisseurs ). Le montant de la créance
douteuse est ajusté en fonction des résultats des procédures
lancées par le syndicat
1) Les Créances
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 11
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 L’état des Dettes et Créances (4)
Comptes 42 à 44 – Autres créances
Ces comptes correspondent à des créances que la copropriété détient auprès
de tiers extérieurs à la copropriété, telles que :
Compte 42
- organismes sociaux ayant reçu un trop- perçu de cotisations
- trop-perçu sur rémunération du personnel
Compte 44
- subventions à venir de l’Etat (441)
- les avoirs sur les impôts et versements assimilés (442)
- ….
1) Les Créances
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 12
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 (8) L’état des Dettes et Créances (5)
Compte 46 – Débiteurs divers
Il s’agit des sommes dues par des tiers au syndicat telles que:
- les intérêts de placements de trésorerie non encore versés en fin
d’exercice
- il peut s’agir également d’un prestataire faisant appel aux services
de la copropriété (encart publicitaire, relais antenne, …), et qui doit
un loyer
1) Les Créances
Le conseil syndical exigera la liste et les explications du syndic concernant
ces sommes dues, et éventuellement, pourra lui demander (à l’amiable ou
non) de prendre en charge ses erreurs si les sommes dues ne sont pas versées
ou restituées
Exemple : absence de remboursement d’un trop versé à une entreprise
EN PRATIQUE
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 13
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 (9) L’état des Dettes et Créances (6)
1) Les Créances
Compte 47 – Compte d’attente
- il s’agit de sommes provisoirement indisponibles , dues à la
copropriété, mais dont la perception est dépendante d’un évènement
attendu.
Par exemples :
- les procédures judiciaires / les sinistres / …
- les stocks (de badges, de clés, de télécommandes, …)
- les soldes débiteurs des copropriétaires vendeurs
Pour respecter le principe de la correspondance entre les charges et les
produits d’un même exercice, il est recommandé d’utiliser le moins possible
ce type de compte. Cependant, il est parfois impossible d’y échapper.
L’arrêté comptable dispose que : « le compte 47 – dit compte d’attente – doit
être soldé à la fin de l’exercice ou à défaut être justifié ligne à ligne »
478, 54 €
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 14
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 (10) L’état des Dettes et Créances (7)
Compte 48 – Compte de régularisation Il ne peut s’agir que d’un compte 486 « charges payées d’avance » qui
correspond aux charges constatées ou réglées en fin d’exercice, mais qui se
rapportent à l’exercice suivant.
1) Les Créances
3 088, 25 €
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 15
Dans l’exemple, il s’agit de :
• 6/12ème du montant annuel (01/07/2014 au 30/06/2015) du contrat de
maintenance de la porte de garage.
• Soit : 198 € x 6 mois / 12 mois = 99 €• 11/12ème de la prime annuelle d’assurance (01/12/2014 au 30/11/2015)
• Soit : 3 261 € x 11 mois / 12 mois = 2 989, 25 €
Au total : ( 99 € + 2 989,25 € ) = 3 088, 25 €
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 L’état des Dettes et Créances (8)
Compte 450 – Copropriétaires – excédents versés
Ce compte correspond à des sommes d’argent que la copropriété doit à un
ou à des copropriétaires, à la suite, par exemple, d’un règlement plus
important que l’appel de fonds ou bien à la suite d’un résultat excédentaire
en fin d’exercice (dépenses réelles moins importantes que les appels de fonds
appelés au titre du budget)
1) Les Dettes
Depuis le 1er septembre 2004, le syndic doit obligatoirement solder les
comptes des copropriétaires vendeurs lors de la vente .
Il ne peut donc plus y avoir, dans ce compte 450,
de « copropriétaires vendeurs créditeurs » …. (en principe )
A NOTER
71, 06 € 5 727, 77 €
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L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 L’état des Dettes et Créances (9)
Comptes 40 – Fournisseurs
Il s’agit de dettes du syndicat envers les fournisseurs
Le compte 40 se décline en plusieurs sous-comptes
Compte 401 – Factures parvenues
- il s’agit de factures enregistrées mais non réglées en fin
d’exercice, ce que l’on appelle les « factures à payer »
Compte 408 – Factures non parvenues
- il s’agit de factures non parvenues bien que concernant
l’exercice en cours
1) Les Dettes
Il faut vérifier que le syndic n’a pas oublié de comptabiliser des factures non
parvenues, ce qui minorerait artificiellement les charges de l’exercice en cours
A TTENTION ..!
884, 91 €
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 17
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 L’état des Dettes et Créances (10)
Comptes 42 à 44 – Autres dettes
- Ces comptes correspondent à des dettes relatives :
- à la rémunération du personnel ( comptes 42)
- aux cotisations sociales (comptes 43)
- aux impôts , aux subventions à recevoir (comptes 44)
1) Les Dettes
Compte 46 – Créditeurs divers
- il s’agit des sommes dues (aux copropriétaires ou autres), telles
que, par exemple, les intérêts capitalisés de placement de trésorerie
acquis en fin d’exercice.
1 344,73 €
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 18
Dans l’exemple (voir Balance Générale au 31/12/2014) :
• Compte 421000 – Rémunérations dues : 561, 73 €
• Compte 431000 – Sécurité sociale : 783, 00 €
Au total : 561,73 € + 783, 00 € = 1 344,73 €
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 L’état des Dettes et Créances (11)
1) Les Dettes
Compte 47 – Compte d’attente
- il ne peut s’agir que du compte 472 « compte en attente
d’imputation créditeur » .
- ce compte correspond à des sommes en attente d’affectation, qui, si
elle était effectuée, permettrait de créditer un compte de charges ou
d’abonder un compte de « travaux »
N° Montant Justification Affectation en cas de non paiement
1 250 € Solde ancien d’un copropriétaire vendeur dont on a perdu la trace
Au crédit d’un compte de produits (718) ou d’un compte de travaux (1032)
2 300 € Solde d’un précédent syndic non expliqué
Rien ne justifie que ce montant reste en compte d’attente
L’arrêté comptable dispose que : « le compte 47 – dit compte d’attente – doit
être soldé à la fin de l’exercice ou à défaut être justifié ligne à ligne »
0, 00 €
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 19
L’ETAT FINANCIER - ANNEXE 1 L’état des Dettes et Créances (12)
1) Les Dettes
Compte 48 – Compte de régularisation
Il ne peut s’agir que du compte 487 « produits encaissés d’avance » ou
« produits constatés d’avance ». C’est-à-dire un « produit » perçu sur
l’exercice en cours mais qui en fait concerne l’exercice suivant .
Exemple : Loyer trimestriel payé terme à échoir (c’est-à-dire payable
d’avance) de 1000 € versés entièrement sur la fin de l’exercice en
cours pour la location à une association d’une salle de réunion de la
copropriété , concernant en fait le 1er trimestre de l’exercice suivant
Le principe de correspondance des charges aux produits impose de
reporter le montant de ce loyer sur l’exercice suivant
0, 00 €
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 20
ANNEXE 2Compte de gestion de l’exercice clos réalisé N
et budget prévisionnel de l’exercice N+1
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015
Annexe2-LF 03.11.2015.pdf
21
ANNEXE 2
L’annexe 2 permet de visualiser l’ensemble des charges de la copropriété et les
produits.
Cette annexe se veut être comparative, puisque que sont présentés les postes de
charges et de produits de l’année (N) dont les comptes sont à approuver, ceux de
l’année précédente (N-1), plus l’année en cours (N+1) et l’année à venir (N+2) .
Exemple : assemblée générale de 2015, convoquée le 18 avril 2015, pour
approbation des comptes de l’exercice 2014 (01/01/2014 au 31/12/2014)
N-1 N N N+1 N+2
Exercice précédent approuvé
Exercice clos budget voté
Exercice clos réalisé à
approuver
Budget prévisionnel en
cours voté
Budget prévisionnel à
voter
2013 2014 2014 2015 2016
Budget 2015 voté lors de l’AG 2014
( à réajuster éventuellement et à faire voter)
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 22
ANNEXE 2
Cette annexe 2 est scindée en 2 parties :
charges et produits pour « opérations courantes »
charges et produits pour « travaux et opérations
exceptionnelles »
Pour mesurer les évolutions des différentes charges, cette Annexe 2 est
très peu utile, car celles-ci sont présentées non pas par clé de répartition
(charges communes, charges d’ascenseur, charges bâtiment, etc ..) mais
par nature (électricité, eau, contrats de maintenance, etc .. ).
Par exemple, tous les contrats de maintenance
(chaudière, ascenseurs, VMC, etc .. ) sont regroupés
sur le compte 614
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 23
ANNEXE 3
L’annexe 3 est l’un des documents les plus intéressants à exploiter ; elle
permet :
1) d’analyser les montants et les évolutions des charges sur 4
exercices : l’exercice (N-1) précédent l’exercice à approuver,
l’exercice à approuver (N) , l’exercice en cours (N+1) et l’exercice
suivant (N+2)
2) de distinguer les différents types de charges courantes par clé de
charges (charges communes, charges d’ascenseur, ……)
3) d’identifier et de prendre en compte les différents produits de
l’exercice qui ont été affectés à un poste de charges
4) de connaitre les charges réelles que la copropriété supportera après
affectation des produits en déduction des charges
5) donc de connaitre la situation réelle (excédentaire ou déficitaire) de
l’exercice
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 24
ANNEXE 3 Compte de gestion pour les opérations courantes
de l’exercice clos réalisé ( N )
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015
Annexe3-LF 03.11.2015.pdf
25
ANNEXE 4
L’annexe 4 permet :
1) d’analyser de façon distincte des dépenses courantes, la
réalisation, dans l’année, de travaux importants votés en A.G et
celle des opérations dites exceptionnelles
2) de distinguer les différents types de travaux ou opérations
exceptionnelles par clé de charges en comparant ce qui a été appelé
et ce qui a été dépensé pour en déduire le solde
3) d’identifier et de prendre en compte les produits qui ont été
affectés à telle ou telle dépense afin d’en diminuer le coût.
Exemple : Supposons que des travaux de peinture aient été réalisés suite à
un sinistre pour un montant de 15 000 €, et que l’indemnité
d’assurance s’élève à 12 000 €. Le syndic devra proposer de
l’affecter au coût total des travaux pour en diminuer la charge totale
supportée par la copropriété
C’est ce qu’on appelle des « produits affectés »
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 26
ANNEXE 4 Compte de gestion pour travaux de l’article 14-2
et opérations exceptionnelleshors budget prévisionnel de l’exercice clos (N)
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015
Annexe4-LF 03.11.2015.pdf
27
Annexe 4 -2014 (Coprolib)-LF 02.03.2015.pdf
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015
ANNEXE 5 Etat des travaux de l’article 14-2 et opérations exceptionnelles votés,
non encore clôturés à la fin de l’exercice N (1)
Annexe 5 -2014 (Coprolib)-LF 02.03.2015.pdf
28
ANNEXE 5
L’annexe 5 a pour fonction de permettre de suivre les travaux ou
opérations exceptionnelles votés en A.G et non encore achevés ou non
encore engagés en fin d’exercice
Ce tableau présente 6 colonnes :
- travaux votés
- travaux payés
- travaux réalisés
- appels travaux, emprunts et subventions reçues
- solde en attente sur travaux
- subventions et emprunts à recevoir
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 29
ANNEXE 5
1ère colonne – travaux votés
Cette colonne doit mentionner le montant des travaux votés en A.G,
ainsi que la date de cette A.G
2ème colonne – travaux payés
Cette colonne doit renseigner sur les différents paiements
concernant les travaux, en précisant la date de règlement. Il faudra
vérifier que les règlements correspondent bien avec l’avancement
des travaux
3ème colonne – travaux réalisés
Cette colonne permet de connaître quelles sont les factures ou
mémoires reçus non encore réglés par le syndic.
Cette colonne indique donc quelle est l’avancée réelle des travaux à
la différence de la 2ème colonne qui n’indique que les travaux payés
04/11/2015 L.Fontaine (Arcna) le 04/11/2015 30
ANNEXE 5
4ème colonne – appels travaux, emprunts et subventions reçues
Cette colonne doit mentionner les montants des appels de fonds
adressés aux copropriétaires pour la réalisation des travaux, ainsi
que les dates d’exigibilité de ces appels
Il faudra aussi indiquer, le cas échéant, les différentes subventions
reçues dans le cadre d’opérations spécifiques ou emprunts
contractés pour la réalisation des travaux.
5ème colonne – solde en attente sur travaux
Cette colonne correspond à la différence entre la 4ème colonne et
la 3ème colonne
6ème colonne – subventions et emprunts à recevoir
Cette colonne doit indiquer le montant des subventions ou
emprunts que la copropriété est susceptible de recevoir pour la
réalisation des travaux ou opérations exceptionnelles
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