archfile inhaltsverzeichnis - · denaufwand-modell vorschreibt. dabei erhält der architekt zwar...

So arbeiten Architekten heute1.1 Unternehmensorganisation und Bauprozess 1.11.2 Das bietet archfile 1.3

So schaffe ich Qualität im Architekturbüro2.1 Qualitätsmanagement im Architekturbüro 2.12.2 Unternehmenshandbuch 2.32.3 Dokumentationskonzept 2.42.4 Projektablage 2.52.5 Lenkung Dokumente und Daten 2.132.6 Prozesse 2.14

So installiere ich archfile3.1 Installation Einzelarbeitsplatz 3.13.2 Installation Mehrplatzversion 3.2

So richte ich mein Büro mit archfile ein 4.1 Freischaltcode 4.14.2 Vorgaben 4.24.3 Sollstunden 4.94.4 Drucklayouts 4.104.5 Textbausteine 4.124.6 BKP-Liste 4.134.7 Updates 4.14

So funktioniert archfile

Grundlagen5.00 Grundbefehle 5.15.01 Startseite 5.6

Korrespondenz5.10 Adressen 5.85.11 Lieferschein 5.125.12 Fax 5.155.13 Brief 5.175.14 Serienbrief 5.19

Mitarbeiter5.20 Mitarbeiter 5.215.21 Aufgaben 5.325.22 Rapporte 5.335.23 Spesen/Nebenkosten 5.38

Projekt5.30 Projekt 5.395.31 Objekt 5.435.32 Ordner/Register 5.455.33 Kopierkosten 5.475.34 Protokoll 5.485.35 Bauadministration 5.51

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Inhaltsverzeichnis

0.1

© Ragonesi · Strobel & Partner GmbH, Handbuch archfile 6.1

archfile

1

2

3

4

5

Auftrag5.40 Prozesse/Auswertung 5.525.41 Honorarberechnung 5.555.42 Offerte 5.565.43 Vertrag 5.585.44 Zahlungsplan 5.605.45 Rechnungen 5.61

Unternehmensleitung5.50 Liquiditätsplan 5.655.51 Qualitätsplan 5.685.52 Lenkung Dokumente und Daten 5.70

Kostenrechnung5.60 Selbstkostenberechnung 5.715.61 Produktivität/Berechnung Stundenansätze 5.73

Dokumentation5.70 Archiv-Liste 5.755.71 CD-Liste 5.76

So arbeite ich mit archfile6.1 Projektablauf 6.16.2 Mitarbeiter führen 6.326.3 Aufgaben zum Jahreswechsel 6.35

Ausbildung

Projektteam und Support8.1 Entwicklung von archfile 8.18.2 Beratende Architekten 8.28.3 Unternehmensberatung/Qualitätsmanagement 8.38.4 Support 8.4

Softwarelizenzen9.1 Lizenzvertrag 9.1

Stichwortverzeichnis10.1 Stichwortverzeichnis 10.1

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Inhaltsverzeichnis

0.2


archfile

6

7

8

9

10

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1.1 Unternehmensorganisation und Bauprozess

1.1

1


archfile

Veränderung des beruflichen Umfeldes des Architekten

Das Berufsbild des Architekten hat sich in den letzten Jahren stark gewandelt. Die Anforde-rungen an die Architekten haben sich entscheidend verändert. Der Termin- und Kosten-druck hat sich massiv verschärft. Auch haben sich die Baumethoden verändert, die Arbeits-teilung bei den Unternehmern und die Spezialisierung im Baubereich nehmen zu. Haustech-nik, Bauphysik, energetische und ökologische Probleme sowie die Denkmalpflege stellenweitere Herausforderungen dar. All dies äussert sich schliesslich in immer komplexer wer-denden Baugesetzen und Vorschriften, die beim Planen und Bauen zu berücksichtigensind.1

Neue Ordnung für Leistung und Honorare

Für den Schweizer Architekten hat sich das juristische und kaufmännische Umfeld seinerBerufstätigkeit vollumfänglich verändert. Die 2001 überarbeitete Ordnung SIA 102/2001«Ordnung für Leistung und Honorare der Architektinnen und Architekten» wurde bereits imfolgenden Jahr für ungültig erklärt. Im Herbst 2003 wurde die entstandene Lücke mit derOrdnung SIA 102/2003 geschlossen, die für die Honorarberechnung das sogenannte Stun-denaufwand-Modell vorschreibt. Dabei erhält der Architekt zwar noch eine gewisse Hilfe-stellung in Form von Richtwerten, die Selbstkosten pro Mitarbeiter und die Honorarhöhemuss er jedoch künftig selber berechnen.2

Ermittlung der büroeigenen Stundenansätze

Damit die firmeneigenen Stundenansätze berechnet werden können, wird es unumgänglichsein, eigene Kostenrechnungen zu entwickeln. Künftig muss sich jedes Büro auf seineeigenen Bürokennwerte abstützen können.

Architekt und Unternehmer

Das Führen eines zukunftsorientierten Architekturbüros gleicht dem Navigieren eines Schif-fes. Der Kapitän auf der Kommandobrücke kennt das Ziel, den Kurs, die Mannschaft unddie Ladung. Er weiss um die Treibstoffvorräte und den Verbrauch Bescheid und kann ver-bindlich und genau, unter Berücksichtigung der vorherrschenden Winde und Strömungen,das Eintreffen im nächsten Hafen voraus berechnen.Die Metapher des Schiffes umschreibt die Anforderungen an den Architekten als Unterneh-mensleiter. Die erfolgreiche Geschäftsführung eines Architekturbüros setzt neben denberuflichen Qualifikationen auch betriebswirtschaftliche Kenntnisse hinsichtlich Finanz- undBetriebsbuchhaltung, Kalkulation und Interpretation von Kenndaten voraus.

Bauen – ein Prozess

Der Bauprozess beschränkt sich nicht auf den für jedermann einsehbaren Ablauf auf derBaustelle, sondern er beginnt mit dem Auftrag, den Wünschen und Vorstellungen einesbauwilligen Bauherrn, sowie einer Idee und führt über das Projekt und die Ausführung zuden Unterhalts- oder Umbaumassnahmen und endet mit dem Rückbau eines Bauwerkes1.Prozess heisst im eigentlichen Sinn nach Duden3 «Verlauf, Ablauf, Handlungsweise» odergemäss dem zugrunde liegenden Verb procedere so viel wie «fortschreiten, verlaufen, sichentwickeln».

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1.1 Unternehmensorganisation und Bauprozess

1.2

1


archfile

Architekt als Gesamtleiter

Neben der Fähigkeit gute Bauten zu entwerfen, ist im Gesamtprozess des Bauens ebensoder gute Koordinator oder Gesamtleiter gesucht, der es versteht, mit einem Projektteamzusammen zu arbeiten, beziehungsweise ein solches zu führen.Als Gesamtleiter setzt in der Regel der Architekt die Zielvorstellungen des Bauherrn in denEntwurf um und koordiniert das Projekt auf Grund planungsrechtlicher und baupolizeilicherGesetzmässigkeiten sowie Kosten- und Terminvorgaben. Er führt als Auftragnehmer alle amProjekt beteiligten Fachleute effizient und widerspruchsarm durch den Bauprozess.Die dabei auftretenden Risiken, insbesondere die Nahtstellen, sind durch ein sinnvollesQualitätsmanagement, angemessene Sicherheitsleistungen und klare Haftungsregelungenzwischen Bauherren, Architekten, Ingenieuren und Unternehmern abzudecken.

U03Wohnen (3)

FOAMGLAS Perinsul

FOAMGLAS Perinsul

+1.00

+0.60

-1.85-1.88

+3.70+3.84

+3.48

+6.54+6.68

+6.32

+9.38+9.52

+9.16

+12.22+12.36

+12.00

+15.21+15.35

+14.84

+18.51

+18.05

+20.81

+21.01

+21.30

2.84

2.84

2.84

2.84

2.99

3.21

2.35

2.66

222.

6222

2.62

222.

6222

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372.

8424

35

2.35

3518

2.48

2214

2.48

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2.48

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2.48

2214

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2413

142.

7024

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2.74

1.18

+22.48

3030

±0.00

2.88

-2.32 -2.18-2.46

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2.48

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1814

+0.82

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2.99

2.62 2.48

272424

+1.00

+0.64

+0.86

-2.02-1.84 50

801.

051.

211.

1926

571.

7926

571.

7926

571.

7926

571.

7926

2519

Deckenranddämmung

4.82

563

51.

131.

53

1.22

757

+18.27

80

3.22

+15.08

+15.35

2224

2029

2.30

2.54

204Wohnen/Essen

103Wohnen/Essen

E03Wohnen (1)

303Wohnen/Essen

304Dusche/WC

404Dusche/WC

303Wohnen/Essen

305Eingang/Gang

405Eingang/Gang

306Schlafen

406Schlafen

206Schlafen

105Schlafen

E05Schlafen

E04Eingang/Gang

U04Dusche/WC

U05Gang

U06Schutzraum/Keller

D02Technik

Eisinger EPX 614

211 613342 000

342

000

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20292920

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1915

4.88

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2.17

2.44

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4.7534 1.48

4.55 20 1.60 18 16

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6215

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1576

5

10 1.75 10

1.95

3.735

2.44 2.31

15

8.135

3.35

210Schlafen16.9 m2F.B. +6.68 R.B. +6.54B. Megapark, werkgeöltW. Weissputz, gestrichenD. Beton, gestrichenH.i. L. 2.48 m


209Dusche/WC

203Abstellraum

Balkon22.6 m2

205Eingang/Schrank

1.48275

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2.10

2.44

4.54

204Wohnen/Essen38.3 m2F.B. +6.68 R.B. +6.54B. Megapark, werkgeöltW. Weissputz, gestrichenD. Beton, gestrichenH.i. L. 2.48 m

205Eingang/Schrank4.2 m2F.B. +6.68 R.B. +6.54B. Megapark, werkgeöltW. Weissputz, gestrichenD. Beton, gestrichenH.i. L. 2.48 m


15

3.35

202Küche/Essen17.5 m2F.B. +6.68 R.B. +6.54B. Megapark, werkgeöltW. Weissp., gestr.D. Beton, gestrichenH.i. L. 2.48 m

1816

201Treppenhaus10.1 m2F.B. +6.71 R.B. +6.71B. Fertigbeton, geöltW. Bruchstein, roh/Weissp., gestr.D. Beton, gestrichen

34

15

3.59

5

8.48

34

1915

815 3.655

1.635 15 3.165

1.04

3.57

Einb

ausc

hran

k (S

chie

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ren)

Einbauschrank (Schiebetüren)

Einb

ausc

hran

k (S

chie

betü

ren)

151.

04

15

4.55

75

34

208Dusche/WC

Einbauschrank (Schiebetüren)Einbauschrank (Schiebetüren)

291.

10

26

2.592.53

2.01

2.03 2.04

2.06

2.02

2.05

19

Aufzug 500 kgelektrohydraulisch

2844

88

Überström-durchlassOK = UKD

DW

DW DW

DW

DW

12 70

12.6

6

1 50

2.60

2 60

Lamellenstoren im Sturzbereich

2.09

70127 88 5.845

2.0978 8

2.09

888

233.

4223

8840

981.

452.

062.

092.

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1.635

3.735153

Zuluft

Zuluft Zuluft

Zuluft

15 19

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8 7

87

15

15

2006

2001

2007

2002

20052003

2004

8 7

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781.

952.

09

150

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5

120

8013

5

K

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725 76Glasabschluss, raumhoch Glasabschluss, raumhoch

7699

3.35

Einbauleuchte1 x 26W




552 55 55 55 55 55 552 2 55 2

Zuluft

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Schiebetüre



15

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1345

Überström-durchlassOK = UKD

151345

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12

2.78

57

So

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1.2 Das bietet archfile

1.3

1


archfile

archfile für Architekten von Architekten

archfile ist ein umfassendes und auf die Bedürfnisse eines Architekturbüros abgestimmtesArbeitswerkzeug. Die Software erfüllt die in der Einleitung beschriebenen Anforderungenan ein zukunftsorientiertes Architekturbüro. Die Software wurde von Architekten und einemTeam von Spezialisten aus den Bereichen Bau und Qualitätsmanagement entwickelt undbietet eine integrale Lösung für alle Aufgabenbereiche des gesamten Planungs- und Bau-prozesses.

Programmstruktur

Lieferschein

Adressen

Fax

Brief

Serienbrief

Korrespondenz

Aufgaben

Mitarbeiter

Rapporte

Spesen/Nebenkosten

Mitarbeiter

Objekt

Projekt

Ordner/Register

Kopierkosten

Protokoll

(Bauadministration)

Projekt

Honorarberechnung

Prozesse/Auswertung

Offerte

Verträge

Zahlungsplan

Rechnungen

Auftrag

Qualitätsplan

Liquiditätsplan

Dokumente/Daten

Unternehmensleitung

Produktivität

Selbstkostenberechnung

Stundenansätze

Kostenrechnung

CD-Liste (Backup)

Archiv-Liste

Dokumentation

archfile – neues Werkzeug für die Büroadministration

archfile dient als Dreh- und Angelpunkt für eine effiziente Büroadministration; transparenteOrganisationsstrukturen, optimierte Planungsabläufe und durchgängige Controllingwerk-zeuge unterstützen den Architekten in hohem Masse bei der Realisierung von Bauprojektenund bei der Führung des gesamten Architekturbüros.

Als Ergänzung zur herkömmlichen Bauadministration sind in archfile wichtige Module wieAuftrag (Adressen, Projektabwicklung, Honorar, Spesen, Rechnungen), Personal (Verträge,Ausbildung, Stellenprofile, Betreuung usw.) und Controlling (Finanzen, Produktivität,Stunden usw.) integriert.

Die Inhalte von archfile orientieren sich an den Grundlagen der Ordnung SIA 1024, bezie-hungsweise 1125 (Leistungen und Honorare der Architekten), der zurückgezogenen SIA-Norm 1040 «Standard Organisation im Planungsbüro» von 19756 und im Bereich desQualitätsmanagements an der ISO-Norm 9001/20007.

Mit der Einführung der neuen SIA Honorarordnungen gewinnt auch die Nachkalkulation imPlanungsbüro an Bedeutung. Leistungsorientierte Honorargestaltung und Angebote kön-nen nur mit einer Kalkulation, welche auf bürospezifischen Kennwerten basiert, kompetentund fachgerecht erfolgen.

Das Auswerten der gesammelten Stunden und Spesen auf verschiedenen Stufenermöglicht den transparenten Vergleich zwischen Vorgabe und Leistung. Die Strukturen undGliederungen von archfile ermöglichen eine sichere Kalkulation von Architekturleistungen,basierend auf bürospezifischen Kennwerten.

siaOrdnung SIA 1122001

schweizerischer

ingenieur- und

architektenverein

société suisse

des ingénieurs

et des architectes

società svizzera

degli ingegneri

e degli architetti

swiss society

of engineers

and architects

selnaustrasse 16

ch 8039 zürich

www.sia.ch

Leistungsmodell

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1.4

1


archfile

archfile setzt neue Massstäbe für eine bedürfnisgerechte Abwicklung der administrativenArbeiten im modernen Architekturbüro und für eine effiziente Umsetzung eines Bau- undProjektmanagements.

Entwicklung von archfile

Mit der Entwicklung von archfile wurde das Ziel verfolgt, eine umfassende, bedürfnisge-rechte und anwenderfreundliche Software für Architektur- und Planungsbüros zu schaffen.In enger Zusammenarbeit mit Architekten, Ingenieuren, Spezialisten und Programmierern istein Produkt entstanden, welches das grosse Knowhow aller Beteiligten und die vielseitigenErfahrungen aus zahlreichen Projekten in sich vereinigt.

Mit der Integration eines umfassenden Qualitätsmanagementsystems in archfile wurdenVoraussetzungen geschaffen, welche es jedem Architekturbüro ermöglichen, eine erfolgrei-che ISO-Zertifizierung nach ISO 9001/2000 in Angriff zu nehmen.

Schwerpunkte von archfile

Bei der Entwicklung von archfile wurden neben der Abdeckung der grundlegenden Bedürf-nisse eines jeden Planungsbüros folgende Schwerpunkte gesetzt:1. Plattformübergreifende Datenbank für die Bereiche Auftrag, Personal und Controlling. 2. Prozess- und projektbezogenes Qualitätsmanagement im Architekturbüro

nach der ISO-Norm 9001/2000.3. Anbindung an die neue Ordnung SIA 102/2003 «Ordnung für Leistungen und

Honorare der Architektinnen und Architekten».

Fachlicher und theoretischer Hintergrund von Archfile

archfile stützt sich neben der Anbindung an die neue Ordnung SIA 102/2003 «Ordnung fürLeistungen und Honorare der Architektinnen und Architekten» vor allem auf zwei aktuelleFachbücher.

Paul Meyer-Meierling, Gesamtleitung von Bauten, vdf, Zürich 2003Diese Publikation ist ein umfassendes Standardwerk für den gesamten Bauprozess, einideales Lehrbuch und Nachschlagewerk für Architektinnen und Ingenieure in Ausbildungund Praxis1.

Jürg Bühler, Handbuch für Architekten, Niggli AG, Zürich 2004Das neu erschienene Handbuch für Architekten2 ist eine Aufarbeitung der Büroorganisationund eine Antwort auf die vorherrschenden Verunsicherungen bezüglich der neuen OrdnungSIA 102/2003.

Beide Bücher zusammen bilden den theoretischen und praktischen Hintergrund, auf welchem archfile aufbaut. Für ein besseres Verständnis der Funktionsweise und der Anwen-dungsmöglichkeiten von archfile empfehlen wir die Lektüre dieser Werke.

Das Handbuch von archfile

Das Handbuch von archfile ist eine Anleitung für die gelebte Praxis.Anhand von zahlreichen Beispielen aus dem «Architekturbüro Master» werden die vielseiti-gen Möglichkeiten von archfile für alle Anwender verständlich erklärt und dokumentiert.Das Handbuch ist aber nicht nur eine Anleitung zum Gebrauch der Software, sondern einhilfreicher Leitfaden für die organisatorischen und projektbezogenen Abläufe in einemzeitgemässen Architekturbüro.

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1.5

1


archfile

1 Paul Meyer-Meierling, Gesamtleitung von Bauten, vdf, Zürich 2003

2 Jürg Bühler, Handbuch für Architekten, Niggli AG, Zürich 2004

3 Duden, Herkunftswörterbuch, Dudenverlag, Mannheim

4 Ordnung SIA 102/2003, Ordnung für Leistungen und Honorare der Architektinnen und Architekten

5 Ordnung SIA 112/2003, Leistungsmodell

6 SIA Norm 1040, SIA, 1975

7 Schweizer Norm SN EN ISO 9001/2000, Qualitätsmanagementsysteme – Anforderungen

So

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5.20 Mitarbeiter

5.23

5


archfile

Abb. 5.20.4Einen neuen Mitar-beiter einführen

Abb. 5.20.5Austritt einesneuen Mitarbei-ters

1 Import aller Zeilen eines anderen Mitarbeiters (z.B. Vorlage Mitarbeiter Büro Master)2 Nur eine einzelne neue Zeile erstellen3 Auswahl / Eingabe des Titels4 Eingabe / Ändern des Textes5 Datum eingeben, bis wann die Aufgabe zu erledigen ist; sobald die Aufgabe erledigt ist

(Punkt 8) erscheint das Erledigungsdatum6 Durch das Ankreuzen einer Zeile wird eine Aufgabe generiert, die nun im Aufgaben-

pool erscheint7 Verantwortlichkeit angeben8 Kästchen zum Ankreuzen, falls Aufgabenzeile erledigt ist9 Zusätzliche Angaben/Bemerkungen zur Aufgabe sowie Anschlussdokumente lassen

sich hier hinterlegen (falls etwas hinterlegt ist, erscheint das Dreieck ausgefüllt)

1 Import aller Zeilen eines anderen Mitarbeiters (z.B. Vorlage Mitarbeiter Büro Master)2 Nur eine einzelne neue Zeile erstellen3 Auswahl / Eingabe des Titels4 Eingabe / Ändern des Textes5 Datum eingeben, bis wann die Aufgabe zu erledigen ist; sobald die Aufgabe erledigt ist




1

23 4 765

8

9

1

23 4 765

8

9

Abb. 4.1.1Freischaltcodeeinstellen

So

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ich

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mit

arch

fil

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in

4.1 Freischaltcode

4.1

4


archfile

1

2

1 Kaufdatum eintragen (muss mit Kaufdatum, das der Seriennummer beigelegt wurde,übereinstimmen; ansonsten ist die Seriennummer ungültig)

2 Auf der entsprechenden Zeile die gültige Seriennummer eintragen3 Firmennamen, Strasse und Ort eintragen (muss mit den Angaben, die gemacht wurden

um den Freischaltcode zu erhalten, übereinstimmen, ansonsten ist die Seriennummerungültig)

4 Start drücken, um den Freischaltcode zu aktivieren5 Daten bei einem Update von archfile importieren (vgl. Kap. 4.7)

3

4

5

So

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mit

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in

4.2 Vorgaben

4.2

4


archfile

Abb. 4.2.1Allgemeine Vorgaben

Einstieg über ErweitertIn diesem Menu werden vom Büroadministrator, nach der Installation von archfile, die fürviele Anwendungen erforderlichen Einstellungen vorgenommen.

1 Berechnungsjahr eingeben: Über das hier definierte Berechnungsjahr können dann z.B.die Stundenrapporte o.ä. ausgewertet werden

2 Währung eingeben (wird in archfile als Standardwährung verwendet) 3 Angaben von Prozentsätzen für die MwSt., die MwSt.-Nr. der Firma und Angaben zur

Firma4 Eingabe der Z-Werte für die Honorarberechnung (vgl. Abb. 5.41.1):

Anmerkung: die Z-Werte für des Jahr 2005 betragen Z1 = 0,057 und Z2 = 9,695 Mittlerer Honoraransatz für die Kalkulation des Honorars (vgl. Abb. 5.40.3)6 Angabe des Risiko-/Gewinnzuschlages für die Berechnung der externen

Stundenansätze (vgl. Abb. 5.61.1)7 Buttons und andere Software-Elemente, die teilweise nicht verändert werden können8 Farbpalette, z.B. für die Gestaltung von Ordnerbeschriftungen

12

34

56

7

8

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11

Abb. 4.2.2Zugriffsrechte

So

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fil

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in

4.2 Vorgaben

4.3

4


archfile

9 Firmenlogo für die Kopfzeile der Layouts (das Logo muss mit den Abmessungen 16,5 x1,95 cm mit dem Menubefehl «Grafik einfügen» übernommen werden; es eignen sichFormate wie pict, tiff, jpeg und bmp)Anmerkung: Bei einer Mehrplatzversion muss das Logo auf dem Server eingefügtwerden

10 Registerbeschriftung, die beim Erstellen eines neuen Ordners übernommen wird11 Drucklayout bezeichnen (vgl. Kap. 4.4)

1 Personen angeben, die auf archfile zugreifen können; die eigentlichen Zugriffsrechtekönnen nach dem Drücken des Pfeils den Mitarbeitern vergeben werden (vgl. Abb.4.2.3)Anmerkung: In der Praxis bewährt es sich, für das «Büro Allgemein» die Nr. 10 und fürden ersten Mitarbeiter die Nr. 11 zu wählen; bei grossen Büros empfiehlt es sich, mitdreistelligen Nummern zu beginnen

1

So

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4.2 Vorgaben

4.4

4


archfile

Abb. 4.2.3Vergabe vonZugriffsrechten

Anmerkungen: – Zugriff nur für Büroadministrator– Für jeden Benutzer muss ein separater Datensatz erfasst werden1 Eingabe von Mitarbeiter-Nr., Name und Vorname2 Eingabe von Strasse und Ort (Büroadresse)3 Auswahl Drucklayout (1 Standard; vgl. Kap 4.4 Layouts bearbeiten)4 Eingabe von Tel., E-Mail und Signatur

Anmerkung: Signatur wird bei archfile Version 6.1 noch nicht benötigt5 Passwort eingeben6 Auswahl Zugriff (je nach Auswahl des Zugriffrechts muss archfile mit dem richtigen

Startfile gestartet werden; vgl. auch Kap. 3.1/3.2):• Startfile des Büroadministrators: Start_BüroAdmin.fp5• Startfile des Projektleiters: Start_Projektleiter.fp5• Startfile des Mitarbeiters: Start_Mitarbeiter.fp5

Einschränkung der Zugriffsrechte für den Büroadministrator:• Bearbeitung von Eingabelayouts ist nicht möglich

Einschränkung der Zugriffsrechte für den Projektleiter:• Bearbeitung von Scripts und Eingabelayouts ist nicht möglich• Bearbeitung von Voreinstellungen und Wertelisten ist nicht möglich• Bearbeitung von abgeschlossen Objekten, Projekten, Offerten, Verträgen und Rechnun-

gen ist nicht möglich• Objekte und Projekte können nicht gelöscht werden • Rapporte, die älter als einen Monat sind, können nicht gelöscht oder geändert werden• Keine Einsicht in Mitarbeiterdaten wie Verträge, Löhne, Korrespondenz und Mitarbeiter-

gespräche• Kein Zugriff auf den Liquiditätsplan (Kap. 5.50) sowie die Kostenrechnung (Kap. 5.60 und

5.61)

Einschränkung der Zugriffsrechte für den Mitarbeiter:• Identische Zugriffsrechte wie der Projektleiter, jedoch keine Ansicht von Zahlen und Prei-

sen• Verschiedene Datensätze können aus Sicherheitsgründen nicht gelöscht werden, so z.B.

die Prozesse

1

23

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Abb. 4.2.4Offerte, Vertrag,Rechnung

Abb. 4.2.5Einzahlungs-scheine

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4.2 Vorgaben

4.5

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archfile

Hier können Textvorgaben für das Erstellen von Offerten, Verträgen und Rechnungen erfasstwerden (vgl. Kap. 5.42, 5.43 und 5.45)1 Standard-Begleittext für Offerte, Vertrag, Rechnung u.ä. eingeben, z.B.:

«Wir hoffen, Ihnen mit dieser Offerte zu dienen; einer einwandfreien und terminge-rechten Arbeit werden wir unsere ganze Aufmerksamkeit schenken.»«Für den erhaltenen Auftrag danken wir herzlich und …»«Herzlichen Dank für den Auftrag, wir würden uns freuen …»

2 Standard-Währung für Offerte, Vertrag, Rechnung u.ä. eingeben, z.B. «Fr.»3 Standard-Konditionen eingeben und evtl. die MwSt.-Nr. angeben

1

2 3

1 Entsprechende Angaben erfassen, damit zusammen mit der Rechnung auch ein Einzah-lungsschein bedruckt werden kann

1

Abb. 4.2.6Korrespondenz

Abb. 4.2.7Spesen

Abb. 4.2.8Mitarbeiter

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4.2 Vorgaben

4.6

4


archfile

1 Standard-Grussform für Brief und Lieferschein/Fax eingeben2 Standard-Titel für Lieferschein bei Planversand eingeben3 Einheiten für Planversand eingeben, z.B. Anzahl, Stück o.ä.

123

1 Spesen-Ansatz für Auto-km eingeben (Währung wie unter Offerte, Auftrag und Rech-nung definiert, vgl. Abb. 4.2.3)

2 Stichtag eingeben, an dem jeweils die Spesenabrechnung gemacht werden soll

1

1 Geltende Prozent-Werte für AHV, IV, EO und ALV eingeben. Diese werden für die Lohn-abrechnung verwendet. Bei Veränderung der Ansätze gelten die neuen Werte fürzukünftige Lohnberechnungen; für bereits erstellte Lohnabrechnungen von Vorjahrenbleiben die damals gültigen Prozent-Werte erhalten. Diese %-Ansätze sind für alleMitarbeiter gleich hoch.

2 Standard-Texte für Protokollierung der Mitarbeitergespräche (vgl. Abb. 5.20.12)3 Standard-Texte für Protokollierung der Mitarbeiterzufriedenheit (vgl. Abb. 5.20.13)

1

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3

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Abb. 4.2.9Wertelisten

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4.2 Vorgaben

4.7

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archfile

In diesem Layout «Wertelisten» sind alle für archfile relevanten Kriterienlisten bzw. Attributezusammengefasst. Änderungen der Attribute erfolgen in der Regel direkt in demjenigenLayout, in welchem die Eingaben erfolgen, z.B. bei den Adressen (vgl. Kap. 5.10) und wer-den hier angezeigt. 1 In Kästchen drücken, damit das Einblendmenu bearbeitet werden kann2 In Eingabefeld drücken, um die Werteliste bearbeiten zu können

1

2

Abb. 4.2.10Pfade

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4.2 Vorgaben

4.8

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archfile

In diesem Layout «Pfade» werden vom Büroadministrator die Pfade definiert, welche dieVerbindung zwischen der Unternehmens- bzw. Ablagestruktur in archfile und der Ordner-struktur auf dem Finder bzw. Explorer sicher stellt (damit Änderungen aktiviert werden, istjeweils ein Neustart von archfile erforderlich).1 Hauptpfad zum Server definieren2 Unternehmensstruktur eingeben (wird in Startseite übernommen, vgl. Abb. 5.01.1)3 Startpfad zur Unternehmensstruktur

Anmerkung: Dieser Begriff muss mit der Unternehmensstruktur nicht unbedingt übereinstimmen und soll wenn möglich nicht verändert werden

4 Aus Hauptpfad und Startpfad berechneter Zugriffspfad5 Zur Ablage der Dokumente für die Bauadministration (vgl. Kap. 5.35) dienen der

Pfadteil 1 (Startpfad zum jeweiligen Projekt) und der Pfadteil 2 (Startpfad zur Ablage derDokumente)

Anmerkung:Wird die Unternehmens- bzw. Ablagestruktur verändert, muss auch die Werteliste «Prozess-zuordnung» angepasst werden (vgl. Abb. 4.2.9).

1

2 3 4

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4.3 Sollstunden

4.9

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Abb. 4.3.1Sollstunden erfassen

Einstieg über SollstundenJedes Jahr sind die Sollstunden für jeden Mitarbeiter einzeln zu erfassen. Damit wird dieBasis für die Kontrolle von Arbeitszeit, Überzeit und Ferienguthaben gelegt.

1 Entweder neuen Datensatz erstellen oder ausgewählten Datensatz duplizieren2 Mitarbeiter-Nr. eingeben: Der Mitarbeiter wird automatisch eingetragen 3 Jahr, Pensum, Tages-Sollstunden, Ferienanspruch (Basis 100 %) eingeben4 Überzeit aus Vorjahr eintragen5 Im Feld Bemerkungen kann z.B. dokumentiert werden, dass Überstunden aus dem

Vorjahr ausbezahlt oder übertragen wurden6 Für jeden Monat die zu leistenden Arbeitstage eintragen7 Durch drücken der Taste «Neu Rechnen» wird der Datensatz neu berechnet8 Die effektiv zu leistenden Arbeitsstunden (Sollstunden) werden je Monat und Jahr

ausgewiesen

1

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35

4

6

7

8

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4.4 Drucklayouts überarbeiten

4.10

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Abb. 4.4.1Drucklayout auswählen

Vom Büroadministrator können Ausgabelayouts bearbeitet und so an das Erscheinungsbildder bürospezifischen Briefschaft angepasst werden. Folgende Ausgabelayouts könnenindividuell angepasst werden:• Drucken Lieferschein bzw. Lieferschein mit Planzeilen• Drucken Fax• Drucken Brief• Drucken Serienbrief bzw. Serienbrief Sachbearbeiter• Drucken Einladung • Drucken Protokoll• Drucken Offerte• Drucken Vertrag• Drucken Rechnung• Drucken Etiketten• Drucken Couverts• Drucken CD Cover• Drucken Lohnblatt Monat bzw. Lohnblatt Jahr

Neben dem Standard-Drucklayout Nr. 1 (Büro Master) können für alle vor aufgeführtenDrucklayouts bis zu neun zusätzliche Layouts eingerichtet werden (vgl. Abb. 4.2.1), welchedann jeweils beim Ausdruck mit der entsprechenden Nummer oder über die Textbezeich-nung ausgewählt werden können (vgl. Abb. 4.4.1).

1 Über Einblendmenü das Drucklayout auswählenAnmerkung: Standardmässig wird dasjenige Drucklayout ausgewählt, welches demMitarbeiter bei den Zugriffsrechten zugewiesen wurde (vgl. Abb. 4.2.3)

1

Abb. 4.4.2Drucklayout bearbeiten

Bearbeiten von Drucklayouts im FileMaker

Drucklayouts, welche bearbeitet werden können, sind alle in der Datei «Drucken» abgelegt.Bevor diese Drucklayouts überarbeitet werden, sollte eine Sicherheitskopie der Datei«Drucken» erstellt werden!Für die Anpassung der Drucklayouts werden Grundkenntnisse des Programms «FileMaker»vorausgesetzt. Im Modus «Layout» lassen sich die Drucklayouts bearbeiten. Jedes Druck-layout besteht aus verschiedenen Bereichen wie z.B. Kopf 1. Seite, Kopfteil, Datenteil,Fussteil. Die einzelnen Felder dürfen nur innerhalb eines Bereiches verschoben werden.

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4.4 Drucklayouts überarbeiten

4.11

4


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1 Bereich Kopfteil (erscheint als Kopfzeile auf jeder folgenden Seite)2 Bereich Datenteil3 Felder4 Bereich Kopf 1. Seite5 Felder, die benötigt jedoch nicht gedruckt werden (bitte nicht löschen)

1

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3

3

3

3

3

5

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4.5 Textbausteine

4.12

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Abb. 4.5.1Textbausteineerfassen

1 Positionsnummer (4.xx sind reserviert für die Grundleistungen bzw. die Prozesse)2 Auswahl, ob Textbaustein angezeigt werden soll3 Eingabe/Auswahl Textbausteingruppe (TBG); z.B. Honorarkategorien4 Name des Textbausteins (TB)5 Text des Textbausteins6 MwSt.-Tarif7 Zuteilung der Zeile zu Honorar (Ho), Spesen/NK (NK), oder Kopierkosten (Ko)8 Einheit der Position (Fr., Std., km)9 Preis pro Einheit

1 23

4

65

78

9

Einstieg über TextbausteineMit diesem Modul bietet archfile die Möglichkeit, Offert-, Vertrags- und Rechnungszeilen alsVorlagen abzuspeichern (vgl. Kap. 5.42, 5.43 und 5.45), die dann in den Offerten, Verträ-gen und Rechnungen übernommen werden können.

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4.6 BKP-Liste

4.13

4


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Abb. 4.6.1BKP-Positionen

Auflistung aller Standard BKP-Positionen. Die Liste kann unterschiedlich sortiert und ausge-druckt werden. Die Adressen lassen sich einer oder mehreren BKP-Positionen dieser Listezuweisen (vgl. Abb. 5.10.5). Die BKP-Liste kann auch bürospezifisch geändert werden. Überden Menubefehl «Datensatz/Neuer Datensatz» kann man eine zusätzliche BKP-Positioneinfügen.

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4.7 Updates

4.14

4


archfile

Abb. 4.7.1Daten aus beste-hender archfile-Version für Updatebereit stellen

Abb. 4.7.2Daten in neuearchfile-Versionimportieren

1 Kopie erstellen: Erstellt in der bestehenden archfile-Version eine Kopie aller Filemaker-Files (Endung .fp5) in den Ordner «Kopie»

2 Ordner mit den kopierten Filemaker-Files3 Alle Filemaker-Files aus dem Ordner «Kopie» in den Ordner der neuen archfile-Version

ablegen4 Auch die Datei «Drucken.fp5» und die Datei «Vorgaben.fp5» in den Ordner der neuen

archfile-Version ablegen5 Die neue archfile-Version mit dem File «Start_BüroAdmin.fp5» öffnen

2

Bevor ein Update installiert wird, ist unbedingt ein Backup des gesamtenOrdners archfile zu erstellen (am besten auf eine CD). Dies erlaubt es, bei einemFehler auf die bestehende archfile-Version und die Daten zurückzugreifen.Anmerkung: Bei einer Mehrplatzversion muss das Update auf dem Server erfolgen.

Neue archfile-Version Bestehende archfile-Version

1

3

1 Daten importieren2 Kaufdatum und Serien-Nr. müssen neu erfasst werden (vgl. Abb. 4.1.1)

4

5

1

2

Abb. 5.00.1Grundbefehle

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5.00 Grundbefehle

5.1

5


archfile

1 TastenDurch das Drücken der Tasten werden Aktionen ausgelöst oder die entsprechendenarchfile-Layouts aufgerufen.

2 FileMaker-StatusbereichZoom-Funktion (100 oder 150 %) und Einblendknopf zur Anzeige des Statusbereichs(Blättern, Suchen, Layout , Seitenansicht).

3 archfile-ModuleZugriff auf die einzelnen archfile-Module, das blau Hinterlegte ist jeweils aktiv.

4 BefehleÜber unterstrichene Texte werden Befehle bzw. Aktionen ausgelöst.

5 Einblendmenu/KontrollkästchenMit dem Einblendmenu kann eine Begriffsliste erstellt und bearbeitet werden. Über dieKontrollkästchen können einzelne oder mehrere Begriffe zugeordnet bzw. angekreuztwerden.

6 Neue ZeileDurch das Drücken der -Taste wird eine neue Zeile aktiviert bzw. es kann ein neuerDateneintrag generiert werden.

7 PapierkorbDurch das Anklicken des Papierkorb-Symbols wird der in der entsprechenden Zeileangezeigte Datensatz gelöscht.

8 E-Mail sendenDurch Drücken des Brief-Symbols wird die E-Mail-Software geöffnet, damit ein E-Mailan die ausgewählte Adresse versendet werden kann.Anmerkung: diese Funktion steht nur ab FileMaker Version 6.0 zur Verfügung.

1

2

3

4

6

5

7

8

Mit den nachfolgend aufgeführten Grundbefehlen kann archfile bedient werden. Überweitergehende Funktionen, der auf Filemaker basieren Software, geben Hand- und Fach-bücher über Filemaker Auskunft.In archfile muss nicht gesichert werden, jeder Eintrag wird automatisch gesichert. Mit demBefehl « -S» bzw. «ctrl-S» wird die Sortierfunktion aufgerufen, die in archfile aber nichtbenötigt wird.

Abb. 5.00.2Navigation/Datenzugriff

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5.00 Grundbefehle

5.2

5


archfile

1 OrdnersymboleOrdnersymbole zeigen die Verlinkung mit der Finder- bzw. der Explorer-Struktur an.Über die Ordner kann direkt auf die abgelegten Dokumente zugegriffen werden.

2 Eintrag öffnenDurch das Drücken des Pfeils wird der in der entsprechenden Zeile aufgeführte Daten-satz (z.B. Projekt, Brief, Lieferschein o.ä.) geöffnet, damit er bearbeitet werden kann.

1 2


Abb. 5.00.4Suchfunktionen

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5.00 Grundbefehle

5.3

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archfile

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3

4

1 Aktiver DatensatzGibt es mehrere Datensätze innerhalb eines Fensters, ist der momentan aktive Datenatzauf der linken Seite schwarz markiert.

2 DuplizierenAktiver Datensatz wird dupliziert und zur Weiterbearbeitung bereit gestellt.

3 Aktuelles Datum einfügenMit dem Befehl « -(–)» bzw. «ctrl-(–)» wird das aktuelle Datum eingetragen.

4 LupeDurch Drücken der Lupe kann gesucht werden (z.B. Adresse); die ausgewählte Adressewird direkt eingefügt.

1

2

3

1 SuchenMit dem Befehl « -F» bzw. «ctrl-F» wird die Suchfunktion aufgerufen. Es kann in denEingabefeldern nach entsprechenden Einträgen gesucht werden und es stehen zusätz-lich Symbole für Suchkriterien zur Verfügung.

2 BlätternBlättern innerhalb der aufgerufenen Datensätze. Auch nach einer Datensuche kanninnerhalb der gefundenen Datensätze geblättert werden.

3 AnzeigeAnzeige der insgesamt vorhanden Datensätze (9) und der gefundenen Datensätze (4).

1 OptionsfelderBei Optionsfeldern kann jeweils nur ein Begriff bzw. ein Kriterium zugeordnet oderausgewählt werden.

2 EinblendlisteÜber Einblendlisten können Begriffe ausgewählt und wenn erforderlich angepasstwerden. Einblendlisten lassen sich durch «Bearbeiten…» ergänzen und verändern.

3 Pfeil ohne FüllungDer Pfeil ohne Füllung (nur Kontur) öffnet eine leere Eingabemaske. Nach der Eingabevon Daten verändert sich der Pfeil zum «ausgefüllten Pfeil».

4 Bezugsdatensatz bzw. Hauptdatensatz löschenWenn z.B. im Adresso der Hauptdatensatz gelöscht wird, ist die gesamte Adresse(Firmenadresse und sämtliche Sachbearbeiter) gemeint. Beim in Abb. 5.00.5 gezeigtenBeispiel würde z.B. das gesamte Projekt gelöscht! Mit dieser Löschfunktion ist deshalbvorsichtig umzugehen!Wenn der Bezugsdatensatz gelöscht wird, ist dadurch nur die aktivierte Zeile, z.B. einSachbearbeiter, gemeint; im Zweifelsfall soll deshalb immer nur ein Bezugsdatensatzgelöscht werden.

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5.00 Grundbefehle

5.4

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4

Abb. 5.00.6Textformate

1 Text einfügenWerden von einem anderen Programm Texte in ein Textfeld eingefügt (z.B. beim Liefer-schein, Protokoll usw.), werden auch die entsprechenden Textauszeichnungen(Schriftart, Schriftgrösse) mit übernommen.

2 Text formatierenUm beim Ausdruck die korrekte Standardschrift zu erhalten, muss der eingefügte Textauf die Schriftart «Verdana», mit der jeweiligen Schriftgrösse (z.B. 10 Punkt), umforma-tiert werden.

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5.00 Grundbefehle

5.5

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1

2

Abb. 5.01.1Startseite, Projekterfassen

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5.01 Startseite

5.6

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1 Tasten: – Adressen (vgl. Kap. 5.10)– Projekte (vgl. Kap. 5.30)– Aufgaben (vgl. Kap. 5.21)– Rapporte (vgl. Kap. 5.22)– Spesen / Nebenkosten (vgl. Kap. 5.23)– Offerten (vgl. Kap. 5.42)– Verträge (vgl. Kap. 5.43)– Rechnungen (vgl. Kap. 5.45)– Erweitert (vgl. Abb. 5.01.3)– Beenden: archfile wird beendet

2 Unternehmensstruktur• A1 Unternehmensleitung: – Liquiditätsplan (vgl. Kap. 5.50)

– Qualitätsplan (vgl. Kap. 5.51)• A2 Managementsystem: – Lenkung Dokumente und Daten (vgl. Kap. 5.52)• B1 Mitarbeiter: Erfassen von Mitarbeitern (vgl. Abb. 5.01.2)• B2 Eigene Vorlagen: Jeder Benutzer hat die Möglichkeit eigene Vorlagen zu verlinken• C1 Architekturauftrag: Anzeige aller aktiver Architekturaufträge• C2 bis C4: analog C1 für Architekturwettbewerb, Spezialauftrag, Planungsauftrag• D1 Marketing & Akquisition: Anzeige aller aktiver Akquisitionsprojekte• D2 Administration: – Kostenrechnung (vgl. Kap. 5.60 und 5.61)• D3 und D4: Erfassen von Projekten mit Partnern und Infrastrukturprojekte • D5 Dokumentation & Archiv: – Archiv-Liste (vgl. Kap. 5.70)

– CD-Liste (vgl. Kap. 5.71)3 Struktur von Projekten

Anmerkung: Anzeige aller Projekte, bei denen die Anzeige auf «Ja» steht und dieProzesszuordnung (vgl. Abb. 5.30.1) mit derjenigen der ausgewählten Unternehmens-struktur (2) übereinstimmt. Alle Projekte, bei denen der eingeloggte Benutzer aslsSachbearbeiter definiert ist, erscheinen gelb markiert (vgl. Abb. 5.30.4).

4 Über das -Zeichen können neue Projekte eingefügt werden5 Über das Ordnersymbol hat man direkten Zugriff auf die Projektstruktur im Finder bzw.

Explorer

4

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5.01 Startseite

5.7

5


archfile

Abb. 5.01.2Mitarbeiter erfassen

Abb. 5.01.3Erweitert

1

3

2

1 Ferien Projekt: Für jedes Jahr ist ein Projekt «Ferien» einzurichten, als Projekt-Nummerwird in der Regel das Kalenderjahr eingegeben; auf dieses Projekt rapportieren alleMitarbeiter ihre FerienAnmerkung: Ende Jahr wird das alte Projekt «Ferien» als «Abgeschlossen» gekenn-zeichnet und die Anzeige auf «Nein» gestellt

2 Mitarbeiter Projekt: Ordnerstruktur und Prozesse für Rapportierung3 Anzeige aller aktiver Mitarbeiter4 Erfassen neuer Mitarbeiter

1 Vorgaben: (vgl. Kap. 4.2)2 Sollstunden: (vgl. Kap. 4.3)3 Drucklayouts überarbeiten: (vgl. Kap. 4.4)4 Textbausteine: (vgl. Kap. 4.5)5 BKP: (vgl. Kap. 4.6)6 Kopie erstellen/Daten import: (vgl. Kap. 4.7)7 Freischaltcode: (vgl. Kap. 4.1)

12

3

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6

5

7

Abb. 5.10.1Adressen-Menu

Einstieg über StartseiteEin korrekt aufgebautes Adresso bildet die Grundlage für verschiedene Anwendungen.Adressen werden nicht nur im Bereich der Korrespondenz verwendet, sie werden auchProjekten, Projektgruppen u.ä. zugewiesen. Damit die Adressen vielfältig genutzt werdenkönnen sind einige grundlegende Faktoren zu beachten:– Die Adresse besteht aus einer Firmenadresse ohne Personifizierung.– Die einzelnen Personen werden als Sachbearbeiter erfasst.– Bei Privatadressen werden Anrede, Name und Vorname als Sachbearbeiter erfasst.– Für Serienbriefe, Mailings u.ä. ist wichtig, dass auf Adressgruppen zugegriffen werden

kann. Hierfür sind vor der Erfassung von Adressen entsprechende Gruppen einzurich-ten, damit den jeweiligen Adressen die entsprechenden Attribute zugewiesen werdenkönnen. Die Gruppenzuteilung kann aber auch später ergänzt und verändert werden.

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5.10 Adressen

5.8

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1 Allgemeine Funktionsknöpfe• Start: Zurück zum Hauptmenu von archfile• Suchen: Adressen suchen bzw. auswählen, z.B. für Serienbriefe o.ä.• Neu: Leere Maske aufrufen, damit eine neue Adresse erfasst werden kann• Drucken: Adressetiketten und Couverts drucken

2 Aus Adressen Briefe, Rechnungen u.ä. erstellen, Adressen zuweisen, Listen erstellen• Korrespondenz: Lieferscheine, Fax-Formulare, Briefe, Serienbriefe erstellen• Rechnungen: Offerte, Vertrag, Rechnung z.H. der aufgerufenen Adresse erstellen• Zuweisen: Beziehung Adresse/Projekt, BKP, erweiterte Attribute und Adressspezifika-

tionen• Liste: Adresslisten erstellen, anzeigen und ausdrucken

3 Firmen- oder Privatadresse erfassen (vgl. Abb. 5.10.2)4 Sachbearbeiter oder Privatadresse erfassen (vgl. Abb. 5.10.3)5 Berechnete Adresse6 Zuteilung der Adresse zu Zielgruppen o.ä. (vgl. Abb. 5.10.2)

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5.10 Adressen

5.9

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1 Firmenname eingeben2 Erweiterte Bezeichnung der Firma3 Strasse, Strassen-Nr. und Postleitzahl eingeben; Ortschaft wird automatisch eingetragen4 Sprache wählen (D, E, F, I, S, P)5 Feld für Bemerkungen zur Firma bzw. zur Adresse6 Telefon- und Fax-Nr. der Firma eingeben (Hauptnummer)7 E-Mail- und Internetadresse

• E-Mail: An diese aktive Adresse ein E-Mail senden• Alle: An allle aufgerufenenen Adressen ein E-Mail senden• Internetadresse: Eingetragene Internetseite wird geöffnet

8 Zuteilung der Adresse zu Zielgruppen o.ä.• Ankreuzen von Zielgruppen oder Attributen• über Einblendliste Zielgruppen oder Attribute ändern bzw. ergänzen

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3 7

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4 6

8

1 Aufrufen von Lieferschein (vgl. Kap. 5.11), Fax (vgl. Kap. 5.12), Brief (vgl. Kap. 5.13)und Serienbrief (vgl. Kap. 5.14)

2 Sachbearbeiter eingeben; der mit einem Kreuz ausgewählte Sachbearbeiter ist derHauptadressat einer Firma• Anrede über Einblendliste auswählen• Name und Vorname eingeben• Persönliche Adressdaten eingeben

3 E-Mail: an den ausgewählten Sachbearbeiter ein E-Mail senden4 Über das Einblendmenu die Liste bearbeiten und für den angekreuzten Sachbearbeiter

die entsprechenden Attribute wählen5 Feld für Bemerkungen zum Sachbearbeiter bzw. der Privatperson

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Abb. 5.10.2Geschäftsadresse

Abb. 5.10.3Sachbearbeiterund Privatadresse

5

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5.10 Adressen

5.10

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Abb. 5.10.4Projekte

Abb. 5.10.5BKP

Abb. 5.10.6Attributte

1

2

1 Aufrufen von zugewiesenen BKP-Nummern, Attribute, Definierung2 Es werden alle Projekte angezeigt, in welche die aufgerufene Adresse involviert ist

• Projekt, Projektname, Sachbearbeiter, Arbeitsgattung3 Innerhalb dieser Tabelle kann, z.B. nach Projekten, gesucht werden; es kann so auf alle

Adressen zugegriffen werden, die in ein gesuchtes Projekt involviert sindAnmerkung: Projekte werden den Adressen im Modul «Projekt» zugewiesen (vgl. Abb.5.30.7)

1 Zuweisen von neuen BKP-Nummern (vgl. Kap. 4.6)• BKP-Nummer über Arbeitsgattung oder BKP-Nummer suchen und auswählen

1 Bearbeiten von EinblendmenusAnmerkungen: Es macht Sinn, je Attributliste ein übergeordnetes Kriterium zu verwen-den, z.B:• Aufteilung nach Fachgruppen, Zielpublikum o.ä.• Klassierung der Adressen nach A-, B-, C-Kunde o.ä.

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3

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5.10 Adressen

5.11

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1 MwSt.-Nummer des Kunden und evtl. eine Kundennummer eingeben2 Adresspreis eingeben

Anmerkung: für Architekten kaum relevant, der Adresspreis definiert, zu welchem Preisder Kunde (die Adresse) ein Produkt erhält

3 Prozentsatz für Rabatt und Provisionsrückvergütung definieren4 Adressnummer, Erstellungsdatum und Änderungsdatum werden automatisch erzeugt5 Es lassen sich variable Feldbezeichnungen definieren, die dann jedoch für alle Adressen

gleich bleiben müssen. Für jede Adresse können entsprechende Dateneinträge gemachtwerden

6 Freies Datenfeld für weitere Bemerkungen und Informationen zur Adresse7 Mit diesen beiden Feldern können «identische Adressen», die mehrmals vorhanden

sind, vereinigt und überzählige Adressen gelöscht werden; unterschiedliche Informatio-nen, wie z.B. betreffend die Sachbearbeiter, werden abgeglichen:• Aktive Adresse• auf Adresse mit zu definierender Adress-Nummer übertragen• die aktive Adresse kann anschliessend gelöscht werden

1 Die aufgerufenen (gesuchten) Adressen können als Liste dargestellt und ausgedrucktwerden• Die Liste kann verändert werden (Spaltenbreite, Spaltenposition)• Durch das Anklicken einer Spalte können die Adressen entsprechend sortiert werden• Die Organisation der Adressliste bleibt bis zur nächsten Veränderung erhalten

Abb. 5.10.7Definierung

Abb. 5.10.8Adresslisten

1

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3

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4

5

7

Abb. 5.11.1Lieferschein

Lieferscheine werden entweder über die Adresse (Empfangsadresse suchen bzw.auswählen) oder über das Projekt (Adresse via Lieferschein suchen und einfügen) erzeugt.

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5.11 Lieferschein

5.12

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archfile

1 Adresse suchen und einfügen (falls Lieferschein über das Projekt erzeugt wird; vgl. Abb. 5.11.3)

2 Projekt suchen und einfügen (falls Lieferschein über die Adresse erzeugt wird; vgl. Abb. 5.11.4)

3 Auswählen von Layouts, Sachbearbeiter, Grussform und Beilagen aufführen4 Adressfeld, mit Sachbearbeiter ergänzen bzw. Adresse suchen

• Standardmässig erscheint die Anrede «Sehr geehrter Herr …)• über das rechte, quadratische Feld evtl. wechseln auf «Hallo … »

5 Eingabe Titel (bei Verwendung von Normtext wird Titel automatisch eingefügt) 6 Projekt mit Prozess ergänzen bzw. Projekt suchen7 Auswahl von Hinweisen zum Lieferschein (die Einblendliste kann bearbeitet werden)8 Erfassen und Bearbeiten von Normtexten (vgl. Abb. 5.11.2)9 Planversandliste erstellen (Pläne können von Projekt/Planzeilen (vgl. Abb. 5.30.3) einge-

lesen werden)10 Auswahl von Normtexten11 Erfassen von Fliesstext bzw. anpassen des ausgewählten Normtextes12 Ausdrucken des definierten Lieferscheins (vgl. Abb. 5.11.5)

1

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2

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Abb. 5.11.2Normtext

Abb. 5.11.3Adressen suchen

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5.11 Lieferschein

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1 Neuen Normtext erstellten mit der -Taste2 Liste der verfügbaren Normtexte3 Auswahl des zu bearbeitenden Normtextes4 Titel des zum Normtext gehörenden Lieferscheines eingeben5 Zum Normtext bzw. Lieferschein gehörende Beilagen auflisten6 Normtext eingeben

1

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5

1 Beliebige Eingabe von Suchkriterien für die Adresse2 Fortsetzen: Löst Suche aus, gefundene Adresse kann übernommen werden

Anmerkung: Wenn keine Adresse gefunden wird, kann mit «Abbrechen» die Sucheabgebrochen werden; über «Neue Adresse» kann die nicht gefundene, fehlendeAdresse erfasst und übernommen werden

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Abb. 5.11.4Projekt suchen

Abb. 5.11.5Ausdruck des Lieferscheins

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5.11 Lieferschein

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1 Beliebige Eingabe von Suchkriterien für die Projekte2 Fortsetzen: Löst Suche aus, gefundenes Projekt kann übernommen werden3 Abbrechen: Ermöglicht Ausstieg über Projekte

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Bieger GmbhBauingenieureHerr Hans BiegerZürichstrasse 11CH - 6000 Luzern

28. Oktober 2004

Planlieferung

Sehr geehrter Herr Bieger

C1 04.02 Luzern, Neuweg 20

• Gemäss Tel Absprache

Vorprojektspläne

31.00 VP 31.00 VP Situation 1:500 10 Stk

31.01 VP 31.01 VP Grundrisse 1:200 2 Stk

31.02 VP 31.02 VP Grunriss OG1, OG2 1:100 2 Stk

Als Beilage erhalten Sie oben aufgelistete Pläne für die Überprüfung des statischen Konzeptes.

Mit freundlichen Grüssen

Marco Master

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5.12 Fax

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Abb. 5.12.1Faxformular

Faxformulare werden entweder über die Adresse (Empfangsadresse suchen bzw.auswählen) oder über das Projekt (Adresse via Fax suchen und einfügen) erzeugt.

1 Adresse suchen und einfügen (falls Fax über das Projekt erzeugt wird; vgl. Abb. 5.11.3)

2 Projekt suchen und einfügen (falls Fax über die Adresse erzeugt wird; vgl. Abb. 5.11.4)

3 Auswählen von Layouts, Sachbearbeiter und Grussform4 Adressfeld, mit Sachbearbeiter ergänzen bzw. Adresse suchen

• Standardmässig erscheint die Anrede «Sehr geehrter Herr …)• über das rechte Feld evtl. wechseln auf «Hallo … »

5 Projekt mit Prozess ergänzen bzw. Projekt suchen6 Auswahl von Hinweisen zum Fax (die Einblendliste kann bearbeitet werden)7 Erfassen und Bearbeiten von Normtexten (vgl. Abb. 5.11.2)8 Auswahl von Normtexten9 Erfassen von Fliesstext bzw. anpassen des ausgewählten Normtextes10 Ausdrucken des definierten Faxformulars (vgl. Abb. 5.12.2)

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Abb. 5.12.2Ausdruck desFaxformulars

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5.12 Fax

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C1 04.02 Luzern, Neuweg 20

Als Beilage erhalten Sie den gewünschten Grundrissplan 1. OG.

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

• Gemäss Tel Absprache

02. November 2004

1 + 1

Bieger Gmbh

Bauingenieure

Herr Hans Bieger

Zürichstrasse 11

CH - 6000 Luzern

Sehr geehrter Herr Bieger


Marco Master

Seiten

Projekt

Datum

041 210 10 11Fax Nr

C1 04.02 Luzern, Neuweg 20 / Fax MMa / Seite 1

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5.13 Brief

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Abb. 5.13.1Brief

Briefe werden entweder über die Adresse (Empfangsadresse suchen bzw. auswählen) oderüber das Projekt (Adresse via Brief suchen und einfügen) erzeugt.

1 Adresse suchen und einfügen (falls Brief über das Projekt erzeugt wird; vgl. Abb. 5.11.3)

2 Projekt suchen und einfügen (falls Brief über die Adresse erzeugt wird; vgl. Abb. 5.11.4)

3 Auswählen von Layouts, Sachbearbeiter, Grussform und Beilagen aufführen4 Adressfeld, mit Sachbearbeiter ergänzen bzw. Adresse suchen

• Standardmässig erscheint die Anrede «Sehr geehrter Herr …)• über das rechte Feld evtl. wechseln auf «Hallo … »

5 Eingabe Titel (bei Verwendung von Normtext wird Titel automatisch eingefügt) 6 Projekt mit Prozess ergänzen bzw. Projekt suchen7 Erfassen und Bearbeiten von Normtexten (vgl. Abb. 5.11.2)8 Auswahl von Normtexten9 Erfassen von Fliesstext bzw. anpassen des ausgewählten Normtextes10 Ausdrucken des definierten Briefes (vgl. Abb. 5.13.2)

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5.13 Brief

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Abb. 5.13.2Ausdruck desBriefes

02. November 2004

Sehr geehrte Damen und Herren

Familie

Isabelle & Daniel Hauser

Zürcherstrasse 2

CH - 6000 Luzern

Ihre Anfrage vom 30.10.2004

Besten Dank für Ihr Interesse an unseren Arbeiten.

Wir würden uns freuen, Sie in den nächsten Tagen in unserem Büro begrüssen zu dürfen.


Marco Master

C1 04.02 Luzern, Neuweg 20 / Brief MMa / Seite 1

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5.14 Serienbrief

5.19

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Abb. 5.14.1Serienbrief

Serienbriefe werden über die Adresse bzw. den Sachbearbeiter erzeugt. Entscheidend fürdie effiziente Erzeugung von Serienbriefen ist ein entsprechend aufgebautes Adresso, mitAttributen, welche der Adresse und den Sachbearbeitern zugewiesen werden. Nur so kannauf die Adressen einer gewissen Zielgruppe zugegriffen und ein Serienbrief erzeugt werden.

1 Mit der Taste «Suchen» Adressen suchen, an welche der Serienbrief gesendet werdensoll (vgl. Abb. 5.14.2). Alternativ kann auch über «Adressen» gesucht (z.B. über«Zuweisen/Projekte» die zum Projekt gehörenden Adressen) und die gefundenenAdressen können für einen Serienbrief verwendet werden. Beim Verzweigen zumSerienbrief bleiben die so ausgewählten Adressen verfügbar.

2 Die erste der gefundenen Adressen wird hier angezeigt3 Neuen Serienbrief erstellten ( ) bzw. Liste der verfügbaren Serienbriefe4 Serienbrief auswählen5 Auswählen des Drucklayouts6 Datum manuell eingeben7 Eingabe Titel bzw. Überschrift des Serienbriefs8 Erfassen von Fliesstext bzw. Anpassen des ausgewählten Textes9 Exportfunktionen:

• Export: Exportiert die ausgewählten Adressen als Text mit Tabulator zur Weiterver-wendung

• Export zu Ab: Exportiert die ausgewählten Adressen zum Adressbuch des Betriebs-systems Mac-OSX. Im Ordner Programme muss der Ordner «FM2AB» installiert sein. Damit stehen die Daten für die Synchronisation mit ausgewählten Handys und elektronischen Taschenagenden zur Verfügung

10 An alle aufgerufenen Adressen kann ein E-Mail versendet werden11 Ausdrucken des definierten Serienbriefes (vgl. Abb. 5.14.3)

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Abb. 5.14.2Adressen suchen

Abb. 5.14.3Ausdruck desSerienbriefes

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5.14 Serienbrief

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1 Beliebige Eingabe von Suchkriterien für die Adresse2 Suchen über die der Firma zugewiesenen Attribute3 Beliebige Eingabe von Suchkriterien für den Sachbearbeiter4 Suchen über die dem Sachbearbeiter zugewiesenen Attribute5 Suchen nach Projekten bzw. den dem Projekt zugeordneten Adressen/BKP-Nummern6 Suchen über die erweiterten Attribute der Firma7 Fortsetzen: Löst Suche aus und stellt die gefundenen Adressen für den Serienbrief zur

Verfügung; archfile kehrt zum Serienbrief zurück

Sehr geehrter Herr Hölzli

Hölzli AG

Schreinerei

Herr Andreas Hölzli

Lerchenstarsse 7

CH - 6000 Luzern

21.07.2004

Büroeröffnung

Zu unserer neuen Büroeröffnung an der Zentralstrasse in Luzern laden wir Sie ganz herzlich zum

Apéro ein.


Architekturbüro Master

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5.20 Mitarbeiter

5.21

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Abb. 5.20.1Startseite Mitarbeiter

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1 Allgemeine Tasten2 Mitarbeiter verwalten und steuern

• Daten: Aufgaben, Spesen, Rapporte Nur für den Administrator zugänglich sind die folgenden Eingabemasken(vgl. Zugriffsrechte in Abb. 4.2.3):• Ein-, Austritt: Checklisten Eintritt, Einführung, Austritt• Stellenbeschrieb• Vertrag: Arbeitsvertrag• Lohn: Lohndatenblätter• Korrespondenz: Briefe (z.B.: Arbeitszeugnis, Kündigung, usw.)• Mitarbeitergespräch: Mitarbeitergespräche, Mitarbeiterzufriedenheit, Zielverein-

barung• Weiterbildung: Weiterbildungsnachweise

3 Angaben über MitarbeiterÜber Suchen nach «Anzeige Nein» lassen sich auch alle nicht mehr sichtbaren Mitarbei-ter aufrufen. Mitarbeiter, die ein Unternehmen verlassen, werden also nicht einfachgelöscht, sondern in der Regel nicht mehr angezeigt

4 Angaben über den Zivilstand und die Kinder des Mitarbeiters5 Liste aller noch nicht erledigten Aufgaben des ausgewählten Mitarbeiters (vgl. Abb.

5.20.2)

4

Einstieg über StartseiteÜber die Startseite gelangt man in den Bereich Mitarbeiter. Mit Unterstützung der Mit-arbeiterprozesse werden transparente Strukturen und Regelungen geschaffen, welche eineoptimale Zusammenarbeit aller Mitarbeitenden ermöglichen. Einer weitsichtigen und team-orientierten Mitarbeiterbetreuung – vom Anstellungsgespräch bis zum Mitarbeiteraustritt –tragen die in in archfile integrierten Werkzeuge Rechnung (vgl. auch Kap.6.2).

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5.20 Mitarbeiter

5.22

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Abb. 5.20.2Aufgaben vonMitarbeitern

Abb. 5.20.3Eintritt einesneuen Mitarbei-ters

1

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1 Aufrufen von Spesen- oder Arbeitsrapporten2 Liste aller noch nicht erledigten Aufgaben3 Erledigte Aufgaben können hier abgebucht werden und erscheinen danach nicht mehr4 Über die -Taste können direkt Aufgaben erstellt werden

1

23 4

1 Import aller Zeilen eines anderen Mitarbeiters (z.B. Vorlage Mitarbeiter Büro Master)2 Nur eine einzelne neue Zeile erstellen3 Auswahl/Eingabe des Titels4 Eingabe/Ändern des Textes5 Datum eingeben, bis wann die Aufgabe zu erledigen ist; sobald die Aufgabe erledigt ist




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5.20 Mitarbeiter

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Abb. 5.20.4Einen neuen Mitar-beiter einführen

Abb. 5.20.5Austritt eines Mitarbeiters









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5.20 Mitarbeiter

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Abb. 5.20.6Stellenbeschrieb

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1 Erfassen und Bearbeiten von Normtexten (vgl. Abb. 5.11.2)2 Angabe der Vertretung sowie der vorgesetzten Stelle3 Auswahl eines Stellenbeschriebes4 Stellenbeschrieb

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5.20 Mitarbeiter

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Abb. 5.20.7Arbeitsvertrag

1 Erfassen und Bearbeiten von Normtexten (vgl. Abb. 5.11.2)2 Angabe der Vertretung sowie der vorgesetzten Stelle3 Auswahl eines Arbeitsvertrages4 Arbeitsvertrag

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5.20 Mitarbeiter

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Abb. 5.20.8Mitarbeiterlohn

1 Berechnungsjahr und Berechnungsmonat eingeben, bei welchem der Lohn berechnetwerden soll (vgl. Punkte 9 und 10)

2 Diverse Angaben wie Lehrberuf, Sprachkenntnisse, Lohnkonto usw.3 Auswahl: Feste Anstellung oder im Stundenlohn angestellt4 Eingabe von Bruttolohn, Kinderzulagen, BVG, UVG, Krankentaggeld (Abzüge von AHV,

IV, IO, ALV werden in den Vorgaben definiert, vgl. Abb. 4.2.8)Anmerkung: Der totale BVG-Betrag jedes Mitarbeiters wird durch 12 Monatsanteiledividiert; bei der Auszahlung eines 13. Monatslohnes entfällt dieser Abzug

5 Eingabe des internen und externen Stundenansatzes, des Arbeitspensums und derArbeitskategorie (A, B, C oder D)

6 Falls Quellensteuerpflichtig: %-Ansatz eingeben7 Sollstunden erfassen8 Geänderte Stundenansätze (interne und externe) auf alle Raporte des ausgewählten

Mitarbeiters übertragen: Von Datum … Datum 9 Für den ausgewählten Mitarbeiter und Monat (vgl. Punkt 1) den Lohn berechnen10 Für alle aktiven Mitarbeiter den Lohn berechnen11 Gehe zum Lohndattenblatt des entsprechenden Mitarbeiters (vgl. Abb. 5.20.9)

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Abb. 5.20.9Lohnabrechnung

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5.20 Mitarbeiter

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1 Der Brottolohn wird automatisch übertragen2 Monatsspesen werden aus «Spesen/Nebenkosten» übernommen (die Monatsabrech-

nungsperiode (Stichtag) wird bei den Vorgaben definiert, vgl. Abb. 4.2.7)3 Guthaben, wie pauschale Spesen und Kinder-/Familienzulagen, werden automatisch

übertragen 4 Lohnabzüge (falls der Mitarbeiter Quellensteuerpflichtig ist, wird dieser Betrag ebenfalls

automatisch vom Lohn abgezogen)5 Möglichkeit, zusätzliche Guthaben und Abzüge zu erfassen6 Neu Rechnen: Wenn zusätzliche Guthaben oder Abzüge erfasst werden, muss der Lohn

neu berechnet werden7 Lohndatenblatt für den entsprechenden Monat drucken; falls Spesen erfasst wurden,

wird die Spesenliste ebenfalls ausgedruckt8 Jahresübersicht aller Bruttolöhne, Abzüge und Nettolöhne drucken (z.B. als Lohndekla-

ration z.H. der AHV)

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Abb. 5.20.10Korrespondenz mitMitarbeitern

Abb. 5.20.11Mitarbeiterge-spräche

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5.20 Mitarbeiter

5.28

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1 Hier lassen sich verschiedene, den Mitarbeiter betreffende Briefe erstellen, wie z.B. dasArbeitszeugnis, das Kündigungsschreiben, das Dankesschreiben usw. (Verfassen einesBriefes vgl. Kap. 5.13). Anmerkung: Auf diese den Mitarbeiter betreffenden Briefe kann auch über die Adressedes Mitarbeiters (Rubrik «Brief») zugegriffen werden; zugänglich sind diese Briefejedoch nur dem Büroadministrator (Geheimhaltung).

1 Periodisch stattfindende Mitarbeitergespräche werden hier erfasst bzw. verwaltet2 Gehe zu Mitarbeitergespräch (vgl. Abb. 5.20.12), Mitarbeiterzufriedenheit (vgl. Abb.

5.20.13) sowie Zielvereinbarungen (vgl. Abb. 5.20.14)

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5.20 Mitarbeiter

5.29

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Abb. 5.20.12Mitarbeiterge-spräch

2

Die Liste wird ausgedruckt und vom Mitarbeiter sowie der Geschäftsleitung separat beur-teilt. Nach der Besprechung werden die entsprechenden Werte eingetragen und der neuerstellte Ausdruck wird vom Mitarbeiter und der Geschäftsleitung unterschrieben.1 Die Beurteilungskriterien können im Kapitel Vorgaben/Mitarbeiter geändert werden

(vgl. Abb. 4.2.8)2 Selbsteinschätzung durch den Mitarbeiter (MA); Eingabe von «x»3 Stand des Mitarbeiters aus der Sicht der Geschäftsleitung bzw. des Vorgesetzten (GL)4 Auswertung

± 0.0 Leistung entspricht den Erwartungen gemäss Stellenbeschreibung< 0.0 Leistung entspricht nicht den Erwartungen> 0.0 Leistung übertrifft die Erwartungen

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5.20 Mitarbeiter

5.30

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Abb. 5.20.13Mitarbeiterzufrie-denheit

Abb. 5.20.14Zielvereinbarung

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1 Zielvereinbarungen können hier erfasst und Verantwortlichkeiten/Termine zugewiesenwerden

1

Die Liste wird ausgedruckt und vom Mitarbeiter sowie der Geschäftsleitung separat beur-teilt. Nach der Besprechung werden die entsprechenden Werte eingetragen und der neuerstellte Ausdruck wird vom Mitarbeiter und der Geschäftsleitung unterschrieben.1 Die Beurteilungskriterien können im Kapitel Vorgaben/Mitarbeiter geändert werden

(vgl. Abb. 4.2.8)2 Bewertung durch den Mitarbeiter (MA); Eingabe von «x»3 Auswertung

± 0.0 entspricht den Erwartungen< 0.0 entspricht nicht den Erwartungen> 0.0 übertrifft die Erwartungen

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5.20 Mitarbeiter

5.31

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Abb. 5.20.15Weiterbildung

Abb. 5.20.16Angaben zur Weiterbildung

2

1 Angaben zum besuchten Kurs2 Lerninhalt und Kommentar zum Kurs erfassen (Kursbeurteilung)

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1

1 Besuchte Kurse/Schulungen können hier erfasst werden2 Zusätzliche Angaben lassen sich hier hinterlegen (vgl. Abb. 5.20.16)

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5.21 Aufgaben

5.32

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Abb. 5.21.1Aufgaben erfassen

12

Wenn die Aufgaben aufgerufen werden, erscheinen alle noch nicht erledigten Aufgabendes Mitarbeiters, welcher sich in archfile eingeloggt hat.1 Erteiler auswählen (archfile übernimmt standardmässig denjenigen Mitarbeiter, der sich

in archfile eingeloggt hat)2 Erlediger bestimmen3 Projekt-Nr. suchen und auswählen4 Datum eingeben, bis wann die Aufgabe zu erledigen ist5 Auswahl Aufgabe (Standardmässig (A)) oder Beschluss (wechseln auf (B))6 Wenn die Aufgabe erledigt ist, Datum eingeben bzw. Aufgabe auf «Ja» stellen (es wird

automatisch das aktuelle Datum eingetragen); ein Beschluss wird automatisch alserledigt betrachtet

7 Text der Aufgabe bzw. des Beschlusses eingeben8 Zur Aufgabe einen Arbeitsrapport erstellen9 Zur Aufgabe eine Adresse anfügen10 Drucken der ausgewählten Aufgaben, sortiert nach:

• Projekt/Erlediger• Erlediger/Projekt• Büro (sortiert alle Aufgaben nach dem Erledigungsdatum)

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10

Einstieg über StartseiteMittels Aufgaben und Pendenzen kann ein Architekturbüro, mit seinen Mitarbeitern undProjekten, effizient geführt werden. Der so entstehende Aufgabenpool ist ein zentralesFührungsinstrument und ein wertvolles Hilfsmittel für ein gutes Projektmanagement. Aufgaben und Pendenzen können in archfile aus den verschiedensten Modulen generiertund dem Aufgabenpool zugewiesen werden, so z.B. mit der Checkliste aus dem Mudul«Prozesse/Auswertung» (vgl. Abb. 5.40.1).Bewährt hat sich die Nutzung des Moduls «Aufgaben» für wöchentliche Bürobesprechun-gen. Auch Mängellisten können über dieses Modul verwaltet werden.

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5.22 Rapporte

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Abb. 5.22.1Rapporte erfassen

12

Es erscheinen jeweils alle am Eingabetag erstellten Rapporte desjenigen Mitarbeiters, der inarchfile eingeloggt ist.1 Eingabe Rapportdatum (archfile setzt standardmässig das aktuelle Datum ein)2 Mitarbeiternummer (archfile fügt standardmässig den aktiven Mitarbeiter ein)3 Arbeitskategorie (archfile setzt standardmässig diejenige Kategorie ein, welche dem

Mitarbeiter in «Mitarbeiter/Lohn» zugewiesen wurde (vgl. Abb. 5.20.8)Falls dem Projekt ebenfalls Kategorien zugewiesen wurden, können die entsprechendenKategorien hier ausgewählt werden (vgl. Abb. 5.30.6)

4 Eingabe der geleisteten Stunden5 Auswahl/Suche der Projekt-Nr. und der Prozess-Nr.6 Arbeitsbeschrieb, der als Rechnungstext übernommen wird 7 Zusätzliche Möglichkeit für präzisere Arbeitsbeschriebe, Notizen u.ä. (für Dritte unsicht-

bar, wird nicht als Rechnungstext übernommen)8 Zum Arbeitsrapport gehörende Spesen (z.B. Reisespesen) oder Aufgaben erfassen

( bei entsprechender Erfassung erscheint bei «gehe zu» ein Link)9 Anzeige, ob Rapport abgerechnet ist (Rapport wird beim Import in Rechnung automa-

tisch auf «Ja» gestellt, kann aber manuell wieder auf «Nein» gesetzt werden)10 Tg: Anzeige aller Rapporte des gleichen Tages (*)

Wo: Anzeige aller Rapporte der gleichen Woche (*)Mt: Anzeige aller Rapporte des gleichen Monats (*)He: Anzeige aller Rapporte von heute.(*) Tag, Woche oder Monat entsprechend dem aktiven Rapport bzw. Datensatz

11 Suchen (vgl. Abb. 5.22.2)12 Drucken (vgl. Abb. 5.22.3)13 Aufsummierte Stunden aller ausgewählten Rapporte

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Einstieg über StartseiteStundenrapporte werden vom jeweiligen Mitarbeiter im Idealfall laufend, direkt nach Erledigung einer Arbeit, erstellt. Die Rapporte können am Monatsende kontrolliert undausgewertet werden. Den Rapporten und deren Kontrolle ist eine grosse Bedeutung beizu-messen, weil diese eine unabdingbare Grundlage für die Projektauswertung, die Rech-nungsstellung, die Berechung des büroeigenen Stundenansatzes sowie für die Auswertungder durch die Mitarbeiter geleisteten Arbeitsstunden bilden.

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5.22 Rapporte

5.34

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Abb. 5.22.2Rapporte suchen

Abb. 5.22.3Rapporte auswerten unddrucken

12

1 Rapporte suchen nach Datum:• Nach einem bestimmten Datum: Datum eingeben• Nach einer Zeitperiode: Anfangsdatum ... Enddatum eingeben

(die 3 Punkte bedeuten in FileMaker «bis»)2 Rapporte suchen nach Mitarbeiter (archfile setzt standardmässig den aktiven Mitarbeiter

ein)3 Rapporte suchen nach Projekt-Nr. / Prozess-Nr.

3

1

2

Ohne dass man vorgängig nach Rapporten suchen muss, kann man mit archfile effizientRapporte nach verschiedensten Kriterien auswerten. 1 Ausdruck Monatsübersicht Mitarbeiterrapporte (vgl. Abb. 5.22.4 und 5.22.5)2 Ausdruck Jahresübersicht Mitarbeiterrapporte (vgl. Abb. 5.22.6 bis 5.22.8)3 Rapporte, die ausgewertet und ausgedruckt werden sollen, zuerst suchen (vgl. Abb.

5.22.2), dann den Titel als Überschrift der Rapportauswertung eingeben und diegewünschte Auswertungs- bzw. Druckart (Punkt 4) auswählen

4 Entsprechendes Druckmenü wählen: Je nach Menü werden die Rapporte unterschied-lich sortiert und dargestellt (Beispiel einer Rapportübersicht, sortiert nach Projekt/Mitar-beiter (vgl. Abb. 6.1.24))

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5.22 Rapporte

5.35

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Abb. 5.22.4MonatsübersichtMitarbeiter-Rap-porte erstellen

Abb. 5.22.5AusdruckMonatsübersichtder Mitarbeiter-Rapporte

12

1 Mitarbeiter auswählen (falls man alle Mitarbeiter auswählen möchte: Feld leer lassen)2 Jahr auswählen3 Monat auswählen4 Fortsetzen drücken

3

Die Wochenendtage sind jeweils grau markiert. Bei allen Monaten erscheinen 31 Kalender-tage, auch wenn der Monat nur 30 oder 28 Tage hat.1 Anzeige der produktiven Arbeitsstunden je Tag und als Monatstotal2 Anzeige der unproduktiven Arbeitsstunden je Tag und als Monatstotal

Anmerkung: Ob ein Projekt und somit die darauf rapportierten Stunden produktiv oderunproduktiv sind, kann man im Modul «Projekt» definieren (vgl. Abb. 5.30.5)

3 Anzeige der Ferienrapporte4 Vergleich zwischen den geleisteten Arbeitsstunden (inkl. bezogene Ferienstunden) und

den Sollstunden

Arbeitsrapporte Marco Master Oktober 2004

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 311. Produktiv

C1 04.01 Luzern, Neuhushof 8 10 18

C1 04.01-01 Luzern, Neuhushof 1 8.5 6 8.5 8.5 1 32.5

C1 04.02 Luzern, Neuweg 20 8.5 8.5 10 27

C1 04.05 Sursee, Dorfplatz 1 6 4 10

8 6 8.5 4 6 8.5 8.5 11 8.5 8.5 10 87.5

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 312. Unproduktiv

A1 Unternehmensleitung 3 7 1 11

A2 Managementsystem 10 4 14

B1 Mitarbeiter 4 4

C2 04.01 Luzern, Neubühl 8 10 3 8 29

D1 Akquisition & Marketing 2 2

D2 Administration 4 2 6 2 14

D5 Dokumentation & Archiv 3 3

8 10 2 4 2 7 9 10 7 7 2 9 77

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 313. Ferien

2004 Ferien 8.5 8.5 17

8.5 8.5 17

8 8 6 10 8.5 10.5 8.5 8 8 8.5 8.5 7 9 10 11 7 7 10.5 8.5 9 10

181.50

178.50

Total gearbeitete Stunden

Sollstunden

181.5

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5.22 Rapporte

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Abb. 5.22.6JahresübersichtMitarbeiter-Rapporte erstellen

1

2

1 Mitarbeiter auswählen (falls man alle Mitarbeiter auswählen möchte: Feld leer lassen)2 Fortsetzen drücken3 Berechnungsjahr angeben4 Abrechnungsmonate auswählen5 Drucken

Anmerkung: Wenn viele Rapporte auszuwerten sind, kann dies einige Minuten dauern

3

4

5

Abb. 5.22.7Ausdruck Jahresü-bersicht Mitarbei-ter-Rapporte

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5.22 Rapporte

5.37

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Arbeitsrapporte und Spesen pro Monat 2004

Jan Feb April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov DezMärz

12 Fr. 6 Fr. 60 Fr. 112 Fr. 57 Fr. 74.4 Fr. 44.2 Fr.

Jan Feb

343.50h 172.00h 189.00h 201.00h 201.00h 174.00h 184.00h 186.00h 220.00h 181.50h 64.00h

April Mai Juni Juli Aug Sept Okt Nov DezMärz

170.00h 170.00h 195.50h 170.00h 161.50h 178.50h 187.00h 170.00h 187.00h 178.50h 170.00h 195.50h

173.50h 2.00h -6.50h 31.00h 39.50h -4.50h -3.00h 16.00h 33.00h 3.00h 284.00h

Std

Soll

Saldo

1'768.00h

2'052.00h

Total

170.00 h

11 Marco Master

Spesen pro Monat

h pro Monat

Ferien

17.00 h

153.00 h

Ferienguthaben

Ferienverbrauch

Restliches Ferienguthaben

D2 Administration / Arbeitsrapporte 21.12.2004 / MMa / Seite 1

1 2

1 Geleistete Arbeitsstunden2 Sollstunden (Eingabe vgl. Kap. 4.3 Sollstunden)3 Ferienguthaben für das ausgewählte Jahr4 Bereits bezogene Ferien5 Verbleibende Ferien für das laufende Jahr oder als Übertrag für das Folgejahr6 Spesenguthaben pro Monat7 Nur die bei Abb. 5.22.6, Punkt 4, ausgewählten Monate werden beim Total zusam-

mengerechnet. Angezeigt werden aber alle geleisteten Arbeitsstunden (z.B. angefan-gene Monate) und die zu leistenden Sollstunden. Damit hat man jederzeit einenÜberblick betreffend Über- oder Minderstunden über die ausgewählten Monate.

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5.23 Spesen/Nebenkosten

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Abb. 5.23.1Spesen/Neben-kosten erfassen

Abb. 5.23.2Spesen/Neben-kosten drucken

12

1 Eingabe Datum (archfile setzt standardmässig das aktuelle Datum ein)2 Mitarbeiternummer (archfile setzt standardmässig den aktivierten Mitarbeiter ein)

Anmerkung: Es muss immer ein Mitarbeiter ausgewählt werden; falls es sich um allge-meine Nebenkosten handelt, ist das «Büro allgemein» als Mitarbeiter auszuwählen

3 Kontierung (für Buchhaltung)4 Betrag oder gefahrene km einsetzen5 Voreinstellung Preis pro km (wird bei Erweitert/Vorgaben/Spesen erfasst (vgl. Abb.

4.2.7)), kann aber auch hier je Position angepasst werden6 Auswahl/Suche der Projekt-Nr. oder der Prozess-Nr.7 Beschrieb der erbrachten Spesen/Nebenkosten8 Anzeige aller Spesen des gleichen Projektes sowie des gleichen Mitarbeiters9 Drucken (vgl. Abb. 5.23.2)

2

13

1 Spesen/Nebenkosten, die ausgewertet und ausgedruckt werden sollen, zuerst suchen,dann den Titel als Überschrift der Auswertung eingeben und die gewünschte Auswer-tungs- bzw. Druckart (Punkte 2 und 3) wählen

2 Spesen/Nebenkosten drucken für Mitarbeitermonatsabrechnung: Datum eingeben, allein dieser Zeitperiode erfassten Spesen/Nebenkosten werden für jeden Mitarbeiter sepa-rat aufgelistetAnmerkung: Die monatliche Spesenabrechnung wird auch beim Ausdrucken derMonats-Lohnabrechnung direkt mitausgedruckt (vgl. Abb. 5.20.9)

3 Spesen/Nebenkosten sortiert nach Projekten auswerten und drucken

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Einstieg über StartseiteSpesenangaben der Mitarbeiter sowie allgemeine Nebenkosten (z.B. Drittleistungen) wer-den hier erfasst und falls verrechenbar den einzelnen Projekten zugewiesen. Die entspre-chenden Beträge werden für die monatliche Mitarbeiterspesenabrechnung (vgl. Abb.5.20.9) sowie für die Projektauswertung (vgl. Abb. 5.40.1) verwendet. Für Drittleistungen istals «Mitarbeiter» das Büro zu definieren bzw. auszuwählen.

Einstieg über StartseiteEin Projekt wird auf der Startseite, direkt beim entsprechenden Prozess (z.B. C1 Architektur-auftrag) erfasst (vgl. Abb. 5.01.1). Mehrere Projekte können einem Objekt und somit einemAuftraggeber zugewiesen werden (vgl. Kap. 5.31 Objekt).

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5.30 Projekt

5.39

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archfile

1 Allgemeine Funktionsknöpfe• Start: Zurück zum Hauptmenu von archfile• Suchen: Projekt suchen und auswählen

2 Ein Projekt verwalten und steuern• Steuerung: Prozesse, Honorarberechnung, Offerte, Rechnungen u.ä.• Daten: Ordner und Register beschriften, Planliste erstellen, Kopierkosten erfassen, am

Projekt beteiligte Sachbearbeiter zuweisen, projektspezifische Stundenansätze und Nebenkosten festlegen

• Korrespondenz: Projektadressen zuweisen; Lieferschein, Fax, Brief und Protokollerstellen

• Bauadministration: Auf Baukosten kann direkt zugegriffen werden, Schnittstellen sind z.B. zur Software «Deltabauad» vorhanden (vgl. Kap. 5.35)

3 Evtl. Objekt auswählen oder mit ein neues Objekt erstellen (vgl. Abb. 5.31.1)4 Projekt-Nr., Projekt-Kennwort, Prozesszuordnung und Projektleiter eingeben

Vorsicht: Wenn die Projekt-Nr. geändert wird, erscheinen auch alle dazugehörigenRapporte, Aufgaben, Protokolle usw. nicht mehr! Damit dies verhindert werden kann,muss die Projekt-Nr., wie in Abb. 5.30.5 beschrieben, durch eine neue ersetzt werden.

5 Projektstatus definieren6 Liste der dem Projekt zugeordneten, ausstehenden Aufgaben (vgl. Abb. 5.30.2)

Abb. 5.30.1Projekt

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5.30 Projekt

5.40

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archfile

1 Aufrufen von Prozessen (vgl. Kap. 5.40), Honorarberechnung (vgl. Kap. 5.41), Offerten(vgl. Kap. 5.42), Verträge (vgl. Kap. 5.43), Zahlungsplan (vgl. Kap. 5.44), Spesen/NK (vgl.Kap. 5.23), Rapporte (vgl. Kap. 5.22) und Rechnungen (vgl. Kap. 5.45)

2 Hier erscheinen alle für dieses Projekt noch zu erledigenden Aufgaben (die am drin-gendsten zu erledigenden Aufgaben erscheinen zuoberst (vgl. Kap. 5.21)

3 Erledigte Aufgaben können hier abgebucht werden und erscheinen nicht mehr4 Die entsprechende Aufgabe wird durch Drücken des Pfeils aufgerufen5 Mit dem -Zeichen kann auch direkt eine neue Aufgabe erstellt werden

1

2 3

Abb. 5.30.2Aufgaben

Abb. 5.30.3Planliste

Abb. 5.30.4Sachbearbeiter

1 Aufrufen von Ordner/Register (vgl. Kap. 5.32), Kopierkosten (vgl. Kap. 5.33), Sachbear-beiter (vgl. Abb. 5.30.4), Definierung (vgl. Abb. 5.30.5) und Ansätze (vgl. Abb. 5.30.6)

2 Erfassen von Planzeilen: Die Planzeilen können beim Erstellen eines Lieferscheines (vgl.Abb. 5.11.1) und der Kopierkostenabrechnung (vgl. 5.33.2) übernommen werden

3 Duplizieren der Planzeile

1 Projektleiter eingeben2 Mitarbeiter definieren: Name und Funktion im Projekt

Anmerkung: Für alle hier definierten Mitarbeiter erscheint das Projekt auf der Startseitegelb markiert (vgl. Abb. 5.01.1)

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Abb. 5.30.5Definierung

Abb. 5.30.6Ansätze

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5.30 Projekt

5.41

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archfile

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1 Eingaben: Art der Dienstleistung2 Über Einblendliste definieren: Produktiv, Unproduktiv, Ferien, Vorlage

Anmerkung: Alle C1/C3-Projekte werden automatisch als produktiv erfasst, alle anderenals unproduktiv. Die produktiven Projekte werden mit dem externen Stunden-Ansatzausgewertet (sofern kein anderer definiert ist, vgl. Abb. 5.30.6), die unproduktivenProjekte werden mit den internen Stundenansätzen berücksichtigt (interne und exter-nen Stundenansätze definieren vgl. Abb. 5.20.8)

3 Wenn ein Projekt vom Status «Produktiv» auf «Unproduktiv» gewechselt wird (oderumgekehrt), muss diese Information auf alle bereits erfassten Rapporte übertragenwerden (kann nur vom Büroadministrator ausgeführt werden)

4 Projektjahr eingeben5 Die bestehende Projekt-Nr. kann durch eine neue Nr. ersetzt werden, ohne dass der

Bezug zu Rapporte, Aufgaben, Protokoll usw. «verloren geht» (kann nur vom Büroad-ministrator ausgeführt werden)

6 Archivstatus «Ja» oder «Nein» (vgl. Kap. 5.70)7 Zuteilung: Neubau, Umbau …

1 Stundenansätze von einem anderen Projekt übernehmen2 Anzeige/Eingabe der projektbezogenen Stundenansätze

Anmerkung: Die hier erfassten Kategorien für Stundenansätze können bei der Eingabeder Rapporte ausgewählt werden; die hier projektspezifisch festgelegten Stunden-ansätze haben Priorität gegenüber den für den Mitarbeiter standardmässig definiertenStundenansätzen (vgl. Abb. 5.20.8)

3 Geänderte Stundenansätze auf alle projektbezogenen Stundenrapporte übertragen4 Preise von Kopierkosten von einem anderen Projekt übernehmen5 Anzeige/Eingabe von projektbezogenen Kopierkosten

Anmerkung: Die hier erfassten Kategorien für Kopierkosten können bei der Eingabevon Kopierkosten-Zeilen ausgewählt werden (vgl. Kap. 5.33)

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Abb. 5.30.7Projekt-Adressen

Abb. 5.30.8Etiketten

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5.30 Projekt

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1 Aufrufen von Lieferschein (vgl. Kap. 5.11), Fax (vgl. Kap. 5.12), Brief (vgl. Kap. 5.13),Protokoll (vgl. Kap. 5.34) und Etiketten (vgl. Abb. 5.30.8)

2 Neue Adresse suchen und einfügen3 Aufrufen der entsprechenden Adresse4 Adress-Nr.5 Über Einblendliste Arbeitsgattung zuweisen6 Sachbearbeiter auswählen7 An alle Adresszeilen ein E-Mail versenden bzw. an die einzelnen Sachbearbeiter8 Auswahl, ob Adresse gedruckt werden soll

1 Alle Adressetiketten leeren bzw. löschen2 Adresse suchen3 Aufgerufene Adresse bei der entsprechenden Etikette einfügen4 Anzeige, ob Etikette bereits ausgedruckt ist (diese Etikette fehlt dann auf dem Etiketten-

Selbstklebebogen)

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5.31 Objekt

5.43

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Abb. 5.31.1Aus Projekt einObjekt generieren

Abb. 5.31.2Objekt steuern

12

1 Erstellen eines neuen Objektes (sobald dem Projekt ein Objekt zugewiesen wurdeverschwindet das « -Symbol».

2 Auswahl eines bestehenden Objektes3 Gehe zum Modul Objekt

3

1 2

1 Liste aller einem Objekt zugewiesenen Projekte2 Liste aller den Projekten zugewiesenen Offerten3 Liste aller den Projekten zugewiesenen Verträge4 Liste aller den Projekten zugewiesenen Spesen5 Liste aller den Projekten zugewiesenen Rapporte6 Liste aller den Projekten zugewiesenen Rechnungen

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Einstieg über ein bestehendes ProjektBei einem Bauvorhaben mit mehreren Projekten (z.B. bei einer Siedlung mit mehrerenHäusern) gibt es die Möglichkeit diese Projekte zu einem Objekt zusammenzufügen.

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5.31 Objekt

5.44

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Abb. 5.31.3Einem Objektzugeordnete Kor-respondenz

1 2

1 Liste aller den Projekten zugewiesenen Adressen2 Liste aller den Projekten zugewiesenen Lieferscheine3 Liste aller den Projekten zugewiesenen Faxe4 Liste aller den Projekten zugewiesenen Briefe

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5.32 Ordner/Register

5.45

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archfile

Abb. 5.32.1Ordner und Register

Eine gute Projektablage ist entscheidend für eine gute Auffindbarkeit der Daten und Doku-mente und erleichtert so die tägliche Arbeit. In Anlehnung an das Dokumentationskonzeptund basierend auf der Prozessstruktur des «Architekturbüro Master» zeigen wir hier einbeispielhaftes Ablagekonzept (vgl. Kap. 2.4), das als Vorlage importiert werden kann. DieVorlagen für Register, Ordner-Rücken oder das Deckblatt können in archfile den Bedürfnis-sen entsprechend verändert werden.

1 Ordnerstruktur importieren von Vorlage-Projekt (vgl. Kap. 2.4 Projektablage):• Vorprojekt• Projekt

2 Auswahl der Farben für die Ordnerrücken3 Liste der zu einem Projekt gehörenden Ordner

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5.32 Ordner/Register

5.46

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Abb. 5.32.2Ordner und Register erstellen

Abb. 5.32.3Ordnerrücken

1 Anzeige von Objekt und Projekt2 Einblendmenu zur Auswahl der Arbeitsgattung3 Einblendmenu zur Auswahl des Ordnernamens4 Ordnernummer eingeben5 Registernamen eingeben

Anmerkung: Die Register-Nummern werden beim Erstellen eines neuen Ordners vonden Vorgaben übernommen (vgl. Abb. 4.2.1)

6 Drucken:• Register drucken• Ordnerrücken drucken• Deckblatt A4 drucken

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5.33 Kopierkosten

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Abb. 5.33.1Kopierkosten-Abrechnung

Abb. 5.33.2Kopierkosten-Liste

Die in einem Büro auflaufenden Kopier- und Plotkosten können mit archfile projektspezi-fisch erfasst und periodisch in Rechnung gestellt werden.

1 Letztes Änderungsdatum der Kopierkostenabrechnung2 Status: Sobald die Kopierkosten verrechnet sind, ist der Status auf «Abgeschlossen» zu

ändernAnmerkung: Kopierkostenabrechnungen, die abgeschlosssen sind, können nur nochvom Büroadministrator bearbeitet werden

1 Anzeige Objekt/Projekt2 Sachbearbeiter3 Über Einblendliste definieren, ob die Kopierkosten abgerechnet (Abgeschlossen) oder

noch nicht abgerechnet sind (in Bearbeitung)4 Über Einblendliste den kopierten Plan auswählen (entspricht den Plannamen der Planli-

ste (vgl. Abb. 5.30.3)), die Papierqualität definieren, die Anzahl der Kopien und dasFormat eingeben

5 Die Kopier- und Plotpreise werden aus «Projekt/Daten/Ansätze» (vgl. Abb. 5.30.6)übernommen bzw. berechnet

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5.34 Protokoll

5.48

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5.48

Abb. 5.34.1Text erfassen

Das Protokollmodul ist ein wichtiges Projektleitungswerkzeug. Mit diesem können diewesentlichen Beschlüsse festgehalten sowie die einzelnen Aufgaben verteilt und späterwieder kontrolliert werden. Die anstehenden Aufgaben lassen sich mittels Protokoll denexternen und internen Beteiligten zuweisen, es entsteht ein Aufgabenpool bzw. eine Aufga-benliste. Protokolle werden direkt im jeweiligen Projekt erstellt (vgl. Abb. 5.30.7), die Einladung zurBesprechung dient als Grundlage für das Protokoll.

1 Datum, Zeit und Ort der Besprechung eingeben2 Über Einblendliste angeben, ob es sich um eine Einladung oder um ein Protokoll han-

delt3 Titel eingeben und Ziel der Besprechung definieren4 Aufrufen/Erstellen von Teilnehmern (vgl. Abb. 5.34.2), Aufgaben und Beschlüssen (vgl.

Abb. 5.34.3)5 Text eingeben6 Beilagen aufführen7 Erstellt für alle Teilnehmer mit E-Mail-Adresse ein E-Mail; damit kann das Protokoll, z.B.

als PDF, gemailt werden8 Das gesamte Protokoll wird, inklusive Teilnehmer, Aufgaben und Beschlüssen, mit neuer

Protokoll-Nr. und neuem Datum dupliziertAnmerkung: Ein Protokoll kann mit allen Teilnehmern, jedoch ohne Aufgaben undBeschlüssen dupliziert werden über das FileMaker-Menü «Datensätze, Datensatz dupli-zieren»

9 Ausdrucken des definierten Protokolls (vgl. Abb. 5.34.4)

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Abb. 5.34.2Teilnehmer auswählen

Abb. 5.34.3Aufgaben undBeschlüsse

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5.34 Protokoll

5.49

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1 Adresse suchen2 Adresse einfügen

Anmerkung: Die dem Projekt zugewiesenen Adressen (vgl. Abb. 5.30.7) können bei derAdress-Nr. auch direkt ausgewählt werden

3 Über Einblendliste Sachbearbeiter auswählen4 Über Einblendliste angeben, ob anwesend oder entschuldigt

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1 Mit der -Taste eine neue Aufgabe oder einen neuen Beschluss erzeugen; es wirdautomatisch eine Nr. zugeordnet

2 Adresse suchen und einfügen oder über die beiden Einblendlisten die internen Sachbe-arbeiter und die Sitzungsteilnehmer auswählen

3 Datensätze können gelöscht oder dupliziert werden4 Definieren, ob es sich um eine Aufgabe oder um einen Beschluss handelt5 Daten eingeben: Aufgabe/Beschluss erledigen bis … bzw. erledigt am …6 Aufgabe bzw. Beschluss als Text eingeben

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Abb. 5.34.4Ausdruck desProtokolls

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5.34 Protokoll

5.50

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archfile

1. Begrüssung

2. Präsentation Architekturbüro Master

Marco Master zeigt der Bauherrschfaft die Bürodokumentation und erläutert kurz die wichtigstenBauten und Konzepte.

3. Vorstellungen/Pflichtenheft Bauherrschaft

Herr Hauser erläutert die Bedürfnisse und das Raumprogramm (Wunschliste).

4. Fragen/Diskussion

5. Termine/weiteres Vorgehen

Vergleiche Aufgaben und Beschlüsse

20. Oktober 2004Datum

Zentralstrasse 1, 6000 LuzernOrt

Teilnehmer EntschuldigtAnwesendAnwesendAnwesend

10:00 - 12:00

Besprechung Vorprojekt

Ziel Definition Grundlagen Vorprojekt

Isabelle HauserDaniel HauserMarco MasterBeni Leiter

Architekturbüro Master Architekturbüro Master

Protokoll / C1 04.02 Luzern, Neuweg 20

A Aufgaben Datum

Beni Leiter

Erstellen eines Terminplanes. 08.11.043174

Marco Master

Erstellen der Offerte für das Vorprojekt. 28.10.043172

B Beschlüsse Datum

Daniel Hauser

Korrekturen/Abklärungen für das Pflichtenheft erfassen. 28.10.043173

Anstelle eines Schrägdaches soll das Gebäude ein Flachdach haben. 02.11.043175

C1 04.02 Luzern, Neuweg 20 / Protokoll 80 21.12.2004 / MMa / Seite 1

Abb. 5.35.1Bauadministration

Abb. 5.35.2OrdnerstrukturProjekt

Daten wie Adressen und Projektkennwerte können aus archfile direkt in eine Bauadministra-tions-Software importiert werden. Die in der Ablagestruktur abgelegten Dokumente(Kostenvoranschlag, Baukosten, Devis) erscheinen hier und können direkt ausgewähltwerden.

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5.35 Bauadministration

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Alle in der Ablagestruktur, im Ordner «0.6 Kostenplaner –> 04 Kostenvoranschlag», abge-legten Dokumente (vgl. Abb. 5.35.2) werden angezeigt und können direkt geöffnet wer-den. Dies erlaubt einen optimalen Überblick und einen schnellen Zugriff auf die wichtigstenBauadministrationsdokumente. Falls eine andere Ablagestruktur bevorzugt wird, als diejenige welche archfile vorschlägt,können die entsprechenden Zugriffspfade auch angepasst werden (vgl. Abb. 4.2.10).

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5.40 Prozesse/Auswertung

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Abb. 5.40.1Prozesse/Checkliste

1 Kontrollstand Projekt:• 1. Zeile: Vertraglich festgelegtes Honorar, Spesen/NK sowie Kopierkosten

(vgl. Kap. 5.43)Anmerkung: Die vorkalkulierte Stunden (vgl. Abb. 5.40.3) erscheinen grau; sie sind nicht Bestandteil des Vertrages, dienen jedoch als Vergleich zu den aufgelaufenen Stunden

• 2. Zeile: Aufgelaufene Beträge aus Rapporten, Spesen/NK sowie KopierkostenFalls für das Projekt keine Kategorien für die Stundenansätze festgelegt sind (vgl. Abb. 5.30.6), übernimmt archfile zur Berechnung des Betrages der aufgelaufenen Stunden den externen Stundenansatz (produktive Projekte)bzw. den internen Stundenansatz (unproduktive Projekte) (vgl. Abb. 5.20.8)

• 3. Zeile: Bereits verrechnete/bezahlte Beträge (vgl. Kap. 5.45)

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Ein Architekturprojekt wird mittels Prozessen in verschiedene Bestandteile gegliedert:– C1 00.01 Vorlage, Vorprojekt • 4.31 Vorprojekt– C1 00.02 Vorlage, Projekt • 4.32 Bauprojekt

• 4.33 Bewilligungsverfahren• 4.41 Ausschreibung• 4.51 Ausführungsplanung• 4.52 Ausführung• 4.53 Inbetriebnahme, Abschluss

Die Standard-Prozessabläufe können in archfile als Vorlagen definiert und beim Erstelleneines neuen Projektes importiert werden. Neben diesen Standard-Prozessabläufen könnenin archfile beliebige andere erstellt werden, z.B. für einen Architekturwettbewerb. Die Prozessabläufe dienen gleichzeitig als Checkliste für einen reibungslosen Projektablaufsowie zur Kalkulation der Honorarofferte. Mit den in diesem Modul angezeigten Projekt-kennwerten ermöglicht archfile jederzeit eine Kostenkontrolle und Projektauswertung.

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Abb. 5.40.2Informationen zurTätigkeit

• 4. Zeile: Differenz zwischen der bereits geleisteten, aufgelaufenen Arbeit und derjenigen, welche bereits verrechnet wurde

• 5.Zeile: Differenz zwischen dem vertraglich festgelegten Betrag und dem bereits verrechneten Betrag

2 Aus den Vorlagen-Projekten einen Standard-Prozess auswählen (vgl. Kap. 2.6) und fallserforderlich ergänzen oder einen neuen Prozess erstellen

3 Auswahl des Prozesses: Der mit einem Kreuz markierte Prozess erscheint in der Checkli-ste und in der Kalkulation

4 Kontrollstand ausgewählter Prozess5 Checkliste: Ausgewählter Prozess mit Tätigkeiten (beim Importieren von Vorlagen (z.B.

4.31 Vorprojekt ) werden die entsprechenden Tätigkeiten mitimportiert; mit der -Taste wird eine neue Tätigkeit erstellt)

6 Falls der Tätigkeit zusätzliche Informationen hinterlegt wurden, erscheint das Dreieckausgefüllt (vgl. Abb. 5.40.2)

7 Erledigte Positionen können hier abgehakt werden8 Nummerierung der Zeilen (alle «0-Zeilen» erscheinen als Titel, welche die einzelnen

Tätigkeiten zu einer Gruppe zusammenfassen)Anmerkung: Damit beim Drucken keine Fehler passieren, muss jede Zeile mit einerNummer versehen werden und zu jedem Titel gehört mindestens eine Zeile/Tätigkeit

9 Titel/Text der Tätigkeiten10 Export der Zeile zum Aufgabenpool (falls eine Aufgabe generiert wurde, erscheint ein x)11 Mitarbeiter (Erlediger) und Datum der Erledigung12 Druckauswahl13 Kalkulation der Tätigkeiten für die Offertstellung (vgl. Abb. 5.40.3)14 Mit dem Knopf «Neu Rechnen» werden die Zahlen aktualisiert15 Auswerten (vgl. Abb. 5.40.4)

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5.53

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1 Zusätzlicher Beschrieb zur Tätigkeit2 Anschlussdokumente oder vorhandene Vorlagen können hier verlinkt werden (z.B.

Terminplan)

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5.54

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archfile

Abb. 5.40.3Kalkulation

Abb. 5.40.4Auswerten

Es ist dasjenige Projekt aktiv, in dem man sich beim Aufrufen dieses Moduls befindet.1 Projekt- bzw. Prozessauswertung drucken (vgl. Abb. 6.1.36)2 Man kann auch nach anderen Projekten suchen (z.B. alle Projekte, die mehr als 10

offene Stunden haben: bei offene Stunden > 10 eingeben)3 Projektauswertung drucken4 Rechnungen für die ausgewählten Projekte drucken

1

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4

Die Tätigkeiten können hier für die Offerte vorkalkuliert und mit Hilfe der Honorarberech-nung (vgl. Kap. 5.41) überprüft werden.1 Die Tätigkeiten entsprechen derjenigen der Checkliste (vgl. Abb. 5.40.1)2 Eingabe des geschätzten Stundenaufwandes, entweder für die gesamte Tätigkeits-

gruppe (grau hinterlegte Zeile) oder für einzelne Tätigkeiten (weisse Zeilen)Anmerkungen: – Gibt man innerhalb einer Tätigkeitsgruppe Zahlen sowohl in der Titelzeile (grau

hinterlegt) als auch in den weissen Prozesszeilen ein, entsteht nach «Neu rechnen» ein Fehler

– Die Zahlen in der Zitelzeile oder in den Prozesszeilen müssen wieder gelöscht werden und durch «Neu rechnen» wird der Prozess neu kalkuliert

– Nach der Kalkulation werden die aufsummierten Beträge der Prozesszeilen in der Titelzeile rot eingetragen

3 Stundenansatz: Der bei den Vorgaben definierte mittlere Honoraransatz (vgl. Abb.4.2.1) kann hier auch manuell geändert werden

4 Summe/Total5 Angabe des Leistungsanteils (bei den Vorlagenprojekten wurde der Standard-Prozent-

anteil der Ordnung SIA 102/2003 übernommen)6 Nach Erstellung der Honorarberechnung (vgl. Kap. 5.41) berechnet archfile den zum

Leistungsanteil entsprechenden Honorarbetrag gemäss der Ordnung SIA 102/2003

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5.41 Honorarberechnung

5.55

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Abb. 5.41.1Honorarberech-nung

Honorarberechnung entsprechend der Ordnung SIA 102/20031 Angabe der aufwandbestimmenden Baukosten exkl. MwSt. (vgl. Abb. 4.2.1)2 Die Koeffizienten Z1/Z2 werden bei den Vorgaben erfasst (vgl. Kap. 4.2) 3 Bestimmung der Bauwerksart und der Baukategorie4 Allenfalls Bestimmung des Anpassungsfaktors r (Standard 1.0)5 Der Leistungsanteil q entspricht der Summe aller den einzelnen Prozesse und Tätigkei-

ten zugewiesen Leistungsanteilen (vgl. Kap. 5.40 Prozesse, Abb. 5.40.3) 6 Der durchschnittliche Zeitaufwand Tm wird berechnet7 Mit Hilfe des Teamfaktors i (Standard 1.0) wird der prognostizierte Zeitaufwand Tp

berechnet8 Mit Hilfe des Faktors für Sonderleistungen s (Standard 1.0) sowie dem mittleren

Honorarsatz h wird das Gesamthonorar H berechnet; der mittlere Honorarsatz h wirdbei den Vorgaben definiert (vgl. Abb. 4.2.1). Das berechnete Gesamthonorar H wird für die Überprüfung der Kalkulation, den Tätig-keiten entsprechend, dem Leistungsanteil zugewiesen (vgl. Kap. 5.40 Prozesse, Abb.5.40.3).

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Mit Hilfe der Honorarberechnung wird der Stundenaufwand für das entsprechende Projektermittelt. Das berechnete Gesamthonorar wird, entsprechend dem Leistungsanteil q, denjeweiligen Tätigkeiten zugewiesen und dient als Gegenüberstellung der geschätzten Stun-denaufwendungen (vgl. Abb. 5.40.3).

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5.42 Offerte

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Abb. 5.42.1Offerten erstellen

1 Angabe/Auswahl des Empfängers (wird bei Projekt/Adressen ein Rechnungsempfängerdefiniert, erscheint automatisch dieser als Adressat)

2 Auswahl Offerte, Kostenschätzung o.ä. und Offertnummer3 Angabe/Auswahl des Projektes und des Prozesses (bei einer Offerte für mehrere Pro-

zesse kann für die Offerte ein Titel gewählt werden)4 Angabe/Auswahl des internen Sachbearbeiters (Verfasser der Offerte), der Währung

sowie des Drucklayouts5 Angabe/Auswahl ob inkl. oder exkl. MwSt., Konditionen, Rabatt und Skonto.6 Angabe des Status der Offerte:

– Es besteht die Möglichkeit eine Offerte als Standardofferte zu definieren und über «Suchen» sowie «Duplizieren» die Standardofferte weiterzubearbeiten

– Sobald aus der Offerte ein Vertag erstellt wird (Punkt 17) wechselt der Status von Offerte auf Vertrag und es erscheint eine von archfile generierte Vertragsnummer

7 Über «Daten» lassen sich die vorkalkulierten Tätigkeiten (vgl. Abb. 5.42.2) direkt impor-tieren

8 Auswahl von vordefinierten Textbausteinen (TBG: Textbausteingruppe; TB: Textbau-steine): Z.B. Nebenkostenbedingungen oder Honorarkategorien (vgl. Kap. 4.5 Textbau-steine)

9 Auswahl, ob Offertzeile ein Titel sein soll: Die dazugehörigen Offertzeilen werdendadurch zur «Titel-Offertzeile» aufsummiert (roter Betrag)

10 Position/Text der Offertzeile11 MwSt.-Ansatz (der Standard-Ansatz für die MwSt. und ein zweiter MwSt.-Ansatz lassen

sich in den Vorgaben ändern (vgl. Abb. 4.2.1))12 Zuteilung der Zeile zu Honorar (Ho), Spesen/NK (NK), oder Kopierkosten (Ko)

Anmerkung: Der berechneten Titel-Offertzeile (rotes Total) muss «Ho», «NK» oder«Ko» nicht zugewiesen werden

13 Eingabe von Einheit, Anzahl und Rabatten14 Kalkulation des Bruttobetrags, der Rabatte sowie des Totals15 Bemerkung zur Offerte (übernimmt in Vorgaben definierten Text (vgl. Abb. 4.2.4))16 Anschlussdokumente können hier verlinkt werden17 Aus der Offerte wird ein Vertrag erstellt18 Zahlen neu berechnen (Positionen der Offertzeilen werden zur Titel-Offertzeile aufsum-

miert)

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Offerten werden in der Regel über das Projekt erstellt. Es gibt aber auch die Möglichkeit,direkt von der Startseite aus oder über eine Adresse zum Modul Offerte zu gelangen.

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5.42 Offerte

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Abb. 5.42.2Offertdaten importieren

1 Die vorkalkulierten Tätigkeiten (vgl. Abb. 5.40.3) können prozessweise importiert wer-den; die Tätigkeiten erscheinen in Gruppen zusammengefasst als Offertzeile, inklusiveden vorkalkulierten Beträgen

2 Der hier definierte Haupt-MwSt.-Satz wird jeweils nicht ausgedruckt; jeder andere, derOfferte zugewiesene MwSt.-Satz, wird jedoch auf den Ausdrucken ausgewiesen

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5.43 Vertrag

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Abb. 5.43.1Vertrag erstellen

Beim Erstellen des Vertrages aus der Offerte werden die Punkte 1 bis 11 sowie 19 bis 20übernommen; sie können jedoch hier nochmals geändert werden.1 Angabe/Auswahl des Empfängers (wird bei Projekt/Adressen ein Rechnungsempfänger

definiert, erscheint automatisch dieser als Adressat)2 Auswahl über Einblendliste von Vertrag, Auftragsbestätigung o.ä. und Vertragsnummer3 Angabe/Auswahl des Projektes und des Prozess (bei einem Vertrag für mehrere Prozesse

kann für den Vertrag ein Titel gewählt werden)4 Angabe/Auswahl des internen Sachbearbeiters (Verfasser des Vertrages), der Währung

und des Drucklayouts5 Angabe/Auswahl ob inkl. oder exkl. MwSt., Konditionen, Rabatt und Skonto6 Auswahl von vordefinierten Textbausteinen (TBG: Textbausteingruppe; TB: Textbau-

steine): Z.B. Nebenkostenbedingungen oder Honorarkategorien (vgl. Kap. 4.5 Textbau-steine)

7 Auswahl ob Vertragszeile ein Titel sein soll: Die dazugehörigen Vertragszeilen werdendadurch zur «Titel-Vertragszeile» aufsummiert (roter Betrag)

8 Position/Text der Vertragszeile9 MwSt.-Ansatz (der Standard-Ansatz für die MwSt. und ein zweiter MwSt.-Ansatz lassen

sich in den Vorgaben ändern (vgl. Abb. 4.2.1))10 Zuteilung der Zeile zu Honorar (Ho), Spesen/NK (NK), oder Kopierkosten (Ko)11 Eingabe von Einheit, Anzahl und Rabatten12 Angabe des Status des Vertrages13 Anzeige der aus dem Vertrag erstellten Rechnungen/Teilrechnungen (vgl. Abb. 5.43.2)14 Zum Vertrag gehörende Offerte15 Verrechnen: vgl. Abb. 5.43.216 Liste: Darstellung aller Verträge des Projektes in Form einer Liste17 Daten: Angabe des Haupt-MWSt.-Satzes, welcher jeweils nicht ausgedruckt wird18 Kalkulation des Bruttobetrages, der Rabatte sowie des Totals19 Bemerkungen zum Vertrag (übernimmt in Vorgaben definierten Text (vgl. Abb. 4.2.4))20 Anschlussdokumente können hier verlinkt werden

Der Vertrag wird direkt aus der Offerte erstellt. In das Modul Vertrag gelangt man in derRegel direkt über das jeweilige Projekt. Es gibt aber auch die Möglichkeit, direkt von derStartseite oder über eine Adresse zum Vertrag zu gelangen.

1

23

4

6

5

78 9 10

11

12 13

14

15 16 17

1819

20

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5.43 Vertrag

5.59

5


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Abb. 5.43.2TeilleistungenVerrechnen

1 2 3 4 65

7

Alle Positionszeilen des Vertrages können hier entsprechend dem Arbeitsfortschritt verrech-net werden.1 Position/Text der Vertragszeile2 Einheit/Anzahl gemäss Vertrag3 Betrag gemäss Vertrag4 Bereits verrechneter Betrag5 Ausstehender Betrag6 Zu verrechnender Betrag7 Pfeil, um alle Positionen auf einmal verrechnen zu können8 Rechnung der ausgewählten Positionen/Beträge erstellen

8

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5.44 Zahlungsplan

5.60

5


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Abb. 5.44.1Zahlungsplanerstellen

Abb. 5.44.2AusdruckZahlungsplan

1 Feld markieren, wenn die Rechnung bezahlt wurde2 Falls «dieselbe Zahlung» mehrmals erfolgt (z.B. mehrere Akontozahlungen) kann dies

durch drücken der Dreieckstaste «automatisiert» werden (vgl. Abb. 5.50.3)3 Auswahl des Prozesses4 Ereignis, welches eine Zahlung auslöst5 Voraussichtliches Datum, an dem die Arbeit in Rechnung gestellt werden kann6 Voraussichtlicher Zahlungseingang7 Betrag des Teilhonorars (inkl. MwSt)

Der Zahlungsplan legt fest, wann ein Teilhonorar in Rechnung gestellt werden kann. DerZahlungsplan und der Liquiditätsplan (vgl. Kap. 5.50) sind miteinander verknüpft.

1

2

3 4 65 7

Zahlungsplan C1 04.02 Luzern, Neuweg 20

16'450.00

Bez Prozess Re Datum Za Datum Fr.

Total

genehmigtes Vorprojekt 28.12.04 16'450.004.31 Vorprojekt 28.11.04

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5.45 Rechnungen

5.61

5


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Abb. 5.45.1Rechnungenerstellen

1

2

1 Angabe/Auswahl des Empfängers (wird bei Projekt/Adressen ein Rechnungsempfängerdefiniert, erscheint automatisch dieser als Adressat)

2 Status der Rechnung (erscheint automatisch, vgl. Punkt 7) sowie Eingabe der Einzah-lungsschein-Nr. (entspricht standardmässig der Rechnungs-Nr., kann aber geändertwerden)

3 Angabe/Auswahl des Projektes und des Prozesses (bei einer Rechnung für mehrereProzesse kann für die Rechnung ein Titel gewählt werden)

4 Angabe/Auswahl des internen Sachbearbeiters (Verfasser der Offerte), der Währungsowie des Drucklayouts

5 Angabe/Auswahl ob inkl. oder exkl. MwSt., Konditionen, Rabatt und Skonto6 Die zur Rechnung gehörenden Offerten/Verträge werden hier angezeigt7 Rechnungsdatum

Anmerkung: Falls eine Erinnerung/Mahnung erforderlich wird, ist beim entsprechendenFeld das Datum einzusetzen; der Status der Rechnung (vgl. Punkt 2) ändert je nachEingabe auf Erinnerung bzw. Mahnung

8 Monatsrechnung (vgl. Abb. 5.45.2), Auswerten (vgl. Abb. 5.45.3), Liste (Darstellungaller Rechnungen in Form einer Liste), Import Rapporte Spesen/NK (vgl. Abb. 5.45.4)und Daten (vgl. Abb. 5.45.5)

9 Auswahl von vordefinierten Textbausteinen (TBG: Textbausteingruppe; TB: Textbau-steine): Z.B. Nebenkostenbedingungen oder Honorarkategorien (vgl. Kap. 4.5 Textbau-steine)

10 Position/Text der Rechnungszeile11 MwSt.-Ansatz (der Standard-Ansatz für die MwSt. und ein zweiter MwSt.-Ansatz lassen

sich in den Vorgaben ändern (vgl. Abb. 4.2.1))12 Zuteilung der Zeile zu Honorar (Ho), Spesen/NK (NK), oder Kopierkosten (Ko)

Anmerkung: Der berechneten Titel-Offertzeile (rotes Total) muss «Ho», «NK» oder«Ko» nicht zugewiesen werden

13 Eingabe von Einheit, Anzahl und Rabatten14 Kalkulation des Bruttobetrags, der Rabatte sowie des Totals15 Bemerkung zur Rechnung (übernimmt in Vorgaben definierten Text (vgl. Abb. 4.2.4))16 Anschlussdokumente können hier verlinkt werden17 Drucken der Rechnung, des Einzahlungsscheins sowie der Debitorenliste (vgl. Abb.

5.45.6)

3

4

6

5

7

8

9 10 11 12 13

14

15

16

17

Rechnungen werden in der Regel über das Projekt erstellt. Es gibt aber auch die Möglichkeit,direkt von der Startseite aus oder über eine Adresse zum Modul Rechnung zu gelangen.

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5.45 Rechnungen

5.62

5


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Abb. 5.45.2WiderkehrendeRechnungen

Abb. 5.45.3Rechnungen auswerten

1

2

1 Betrag der bezahlten Rechnungen für ausgewähltes Projekt2 Betrag der unbezahlten Rechnungen für ausgewähltes Projekt3 Betrag der abgebuchten Rechnungen für ausgewähltes Projekt

3

1

2

1 Suchmodus aktivieren2 Ankreuzen der Monate, von welchen eine Rechnung erzeugt werden soll3 Ausgewählte Rechnungen duplizieren und damit neue generieren4 Ausgewählte Rechnungen/Einzahlungsscheine drucken

3

Rechnungen, welche periodisch gestellt werden müssen (z.B. Untermieten), können inarchfile markiert (Punkt 2) und dadurch effizient verarbeitet werden. Diese Rechnungenkönnen miteinander gesucht, ausgewählt und ausgedruckt werden.

4

Abb. 5.45.4Rapporte undSpesen importieren

Abb. 5.45.5Abbuchen vonbezahlten Zahlungen

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5.45 Rechnungen

5.63

5


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12

Bei Projekten, die nach Aufwand verrechnet werden, können in archfile alle noch nichtverrechneten Rapporte sowie Spesen/Nebenkosten importiert werden. Bei Projekten mitwenigen Rapportpositionen bewährt sich dieses Vorgehen; bei Projekten mit vielen Stun-den- und Spesenrapporten druckt man hingegen die Rapportzusammenstellung direkt ausden entsprechenden Modulen aus (vgl. Kap. 5.22 Rapporte und 5.23 Spesen/Nebenkosten)und stellt dann entsprechend aufsummierte Honorare und Spesen in Rechnung.1 Auswahl des Projektes, von dem die Daten importiert und eine Rechnung erstellt wer-

den soll2 Import aller offenen Rapporte3 Import aller offenen Spesen/Nebenkosten

1

1 Angabe des Haupt-MwSt.-Satzes, der beim Ausdruck nicht erscheint2 Die im Zahlungsplan vermerkten Zahlungen können auch hier als bezahlt (erledigt)

markiert werden

3

2

Abb. 5.45.6Debitorenliste

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5.45 Rechnungen

5.64

5


59'505.6016'465.60 21'520.00 21'520.00

30 tg Fr. 60 tg Fr. 90 tg Fr. total Fr.

Debitorenliste

tg

Total

Datum EZNr

106 Familie Isabelle & Daniel Hauser 16'465.6016'465.60

16'465.602222.11.04 289 16'465.60RE

116 Baugenossenschaft Dorf / 43'040.0021'520.00 21'520.00

21'520.00-3130.9.04 291 21'520.00RE

21'520.00-130.10.04 291 21'520.00RE

D2 Administration / Debitorenliste 30.11.2004 / MMa / Seite 1

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1 2

1 Rechnungsadresse2 Status von Rechnung (RE), Zahlungserinnerung (ER) und Mahnung (MA)3 Anzahl Tage, bis die Zahlung fällig ist (+) oder bereits hätte bezahlt werden müssen (–)4 Summe aller offenen Rechnungen, welche älter als 30, 60 oder 90 Tage ab Rechnungs-

datum sind

3 4

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5.50 Liquiditätsplan

5.65

5


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Abb. 5.50.1Liquiditätsplan

Der Liquiditätsplan ist ein fortlaufendes Dokument, wobei der Anwender durch das Einge-ben von Monaten (über wird der nächste Monat generiert) selber entscheiden kann,über welche Zeitperiode er seine Liquidität beurteilen bzw. verfolgen will.Alle während desselben Monats anstehenden und erfassten Erträge und Ausgaben (–)erscheinen automatisch in der entsprechenden Monatsliste (vgl. Abb. 5.50.2).1 Gehe zur Monatsübersicht (Abb. 5.50.2)2 Jede Zeile entspricht einem Monat3 Der Ausgabenüberschuss oder Gewinn eines Monates erscheint in der Spalte Total4 Der Saldo ist die fortlaufende Aufsummierung des Ausgabenüberschusses/Gewinnes

Einstieg über Projekt A1 Unternehmensleitung (nur für Büroadministrator)Der Liquiditätsplan gibt Aufschluss über die aktuelle Liquidität der Unternehmung. Die zuerwartenden Zahlungseingänge sind im Zahlungsplan (vgl. Kap. 5.44), basierend auf denentsprechenden Abmachungen, festgehalten.

1 2 3 4

Abb. 5.50.2LiquiditätsplanMonatsübersicht

Abb. 5.50.3Liquiditätsplanzei-len vervielfältigen

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5.66

5


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1 Bei Zahlungen, die periodisch ausgelöst werden (z.B. Löhne oder Mieten) bereits imVoraus als erledigt markieren

2 Auswahl von Projekt, Prozess, Ereignis3 Eingabe von Datum und Betrag4 Angabe, wie oft diese Zahlung ab demjenigen Datum, welches in der Zahlungszeile

aufgeführt ist, ausgelöst bzw. berücksichtigt werden soll5 Duplizieren drücken: Die Datensätze werden automatisch generiert und erscheinen mit

dem analogen Datumstag im jeweiligen Monat

1 2 3

45

Aus dem Zahlungsplan (vgl. Kap. 5.44) werden die Erträge und Ausgaben in den Liquiditäts-plan übertragen und können hier verbucht werden. Es können auch neue Zahlungen erfasstwerden, welche dann automatisch auch im Zahlungsplan des entsprechenden Projekteserscheinen.1 Feld markieren, wenn Rechnung bezahlt wurde; wenn die Rechnung bis zum heutigen

Datum nicht bezahlt wurde und somit nicht markiert ist, wird der voraussichtlicheZahlungstermin automatisch erhöht und die Position erscheint nun im aktuellen Monat

2 Falls dieselbe Zahlung mehrmals erfolgt (z.B. Mitarbeiterlöhne) können diese Beträgeauch «automatisch» generiert werden (vgl. Abb. 5.50.3)

3 Auswahl des Projektes4 Ereignis, welches eine Zahlung auslöst5 Voraussichtliches Datum, an dem die Rechnung gestellt werden kann6 Voraussichtlicher Zahlungseingang7 Betrag der Zahlung8 Monats-Total sowie fortlaufender Saldo

1 2 3 4 65 7

8

Abb. 5.50.4Ausdruck Liquiditätsplan

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5.67

5


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Liquiditätsplan 8.2004 bis 12.2004

2004 12 450.00

Erl Pnr Prozess Re Datum Za Datum Fr. Fr. laufend

109'450.00

Ereignis

genehmigtes Vorprojekt 28.12.04 16'450.00Luzern, Neuweg 20C1 04.02 4.31 Vorprojekt 28.11.04 109'450.00

Löhne 28.12.04 -19'000.00MitarbeiterB1 93'000.00

Allgemeinkosten 28.12.04 -12'000.00AdministrationD2 112'000.00

1. Akontozahlung 01.12.04 15'000.00Luzern, Neuhushof 1C1 04.01-01 4.41 26.10.04 124'000.00

2004 11 6'000.00


109'000.00

Ereignis



13. Monatslohn 28.11.04 -14'000.00MitarbeiterB1 140'000.00

Baubewilligung 23.11.04 40'000.00Luzern, NeuhushofC1 04.01 4.33 154'000.00

genehmigtes Vorprojekt 23.11.04 11'000.00Sursee, Dorfplatz 1C1 04.05 4.31 Vorprojekt 21.12.04 114'000.00

2004 10 -3'000.00


103'000.00

Ereignis



Abschluss 28.10.04 28'000.00Luzern,C1 02.01 4.53 134'000.00

2004 9 6'000.00


106'000.00

Ereignis

Bauprojektspläne 30.09.04 25'000.00Luzern, NeuhushofC1 04.01 4.32 Bauprojekt 106'000.00



Ertrag Studienauftrag 28.09.04 12'000.00Sursee, Dorfplatz 1C1 04.05 112'000.00

2004 8 100'000.00Start


100'000.00

Ereignis

Kontostand 31.8.04 31.08.04 100'000.00AdministrationD2 100'000.00

A1 Unternehmensleitung / Liquiditätsplan 21.12.2004 / MMa / Seite 1

1 Jahr und Monat2 Monats-Total3 Fortlaufender Saldo

1 2 3

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5.51 Qualitätsplan

5.68

5


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Abb. 5.51.1Qualitätsplanerstellen

1 Auswahl/Eingabe des für den Qualitätsplan gültigen Kalenderjahres2 Import der Qualitätskriterien eines anderen Jahres3 Markieren, ob Kriterium erledigt ist4 Eingabe Prozessnummer (zweistellig = Titel, dreistellig = Untertitel)5 Inhalt/Aufgabe des Qualitätskriteriums6 Angabe, wie oft diese Qualitätsmassnahme pro Jahr ausgeführt werden sollte, damit

das Kriterium erfüllt ist7 Angabe des verantwortlichen Sachbearbeiters sowie des Zeitpunktes8 Eine Aufgabe generieren; bei vorhandener Markierung wurde bereits eine Aufgabe

erzeugt

Einstieg über Projekt A1 UnternehmensleitungIn Anlehnung an die Unternehmensstruktur werden jährlich die entsprechenden Ziele derUnternehmung festgelegt (z.B. Anzahl Wettbewerbe, Umsatz, Produktivität usw.). Anhandvon quantifizierbaren Messgrössen (z.B. Verhältnis von produktiven zu unproduktiven Stun-den) werden Ziele festgesetzt und bewertet. Die Verwaltung der Ziele und Massnahmenüber den Aufgabenpool ermöglicht eine einfache Erfolgskontrolle.

1 2

3 4 65 7 8

Abb. 5.51.2AusdruckQualitätsplan

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5.51 Qualitätsplan

5.69

5


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Qualitätsplan 2004

SachbErfüllt Nr Titel ZeitpunktInhalte Kriterium erfüllt

A1 Unternehmensleitung

A1.1 Qualitätsplanung 1x MMaFestlegen der jährlichen Unternehmensziele undProzessmessgrössen

A1.2 Liquiditätsplanung MMa

A1.3 Businessplan 1x MMa DezemberLangfristige Unternehmensentwicklung

A1.4 Budgetplanung 1x MMa DezemberJährliche Festlegung der Budgetzahlen

A2 Managementsystem

A2.1 Verbesserungsprozess Anzahl umgesetzter Verbesserungsvorschläge aus Hinweise undAnregungen

A2.2 Internes Audit Überprüfung des Managementsystems

A2.3 Externes Audit Erfolgreiche Zertifizierung nach ISO 9001:2000

A2.4 Systembewertung

B1 Mitarbeiter

B1.1 Mitarbeitergespräch 2x MMaMitarbeitergespräch halbjährlich

B1.2 Mitarbeiteranlass Durchführung / Förderung Teamgeist durch gemeinsame Aktivitätenund Diskussionen über Architektur (z.B. Vortrag)

B1.3 Produktivität 65 %Verhältnis anrechenbare/nicht anrechenbare Stunden

B1.4 Interne Qualität Arbeitsvorbereitung

B1.5 Interne Weiterbildung Erfahrungsaustausch / Weiterbildung Anwenderprogramme

B1.6 Externe Weiterbildung Aufgrund Mitarbeitergespräch (frühzeitige Planung)

B1.7 Systembewertung Wichtigstes Ziel ist die Mitarbeiterzufriedenheit. Nur ein Mitarbeiterdem es wohl ist, kann sich entfalten und seine Leistung erbringen.Die Mitarbeitergespräche und deren Umsetzung in Form vonWeiterbildung oder anderer konkreter Massnahmen(Architekturdiskussionen) bildet dazu eine wertvolle Basis.

C1 Architekturauftrag

C1.1 Allgemein Markttauglichkeit für das Büro steigern

C1.2 Allgemein Termingerechte und qualitativ hochstehende Arbeit

C1.3 Laufende Aufträge

C1.4 Neue Aufträge

C1.5 Systembewertung

C2 Architekturwettbewerb

C2.1 Lokale Wettbewerbe

C2.2 Studienaufträge

C3 Spezialauftrag

C3.1 Laufende Aufträge

C3.2 Neue Aufträge

D1 Akquisition & Marketing

D1.1 Akquisition laufend

D1.2 Marketing Mailing / Tag der offenen Tür

A1 Unternehmensleitung / Qualitätsplan 21.12.2004 / MMa / Seite 1

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5.52 Lenkung Dokumente und Daten

5.70

5


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Abb. 5.52.1Dokumente undDaten verwalten

1 2

1 Angabe von Prozessnummer, Titel (T) und Untertitel (UT)2 Bürointerne Vorlagen können hier verlinkt ( -Taste) und anschliessend direkt geöffnet

werden (durch Drücken auf Icon)3 Titel/Dokumentname4 Dateiart (Datenbank, Text, Tabelle, Layout, …)5 Verweis, wo der entsprechende Output im Handbuch zu finden ist6 Markierung, ob es sich um ein von archfile mitgeliefertes Dokument handelt (archfile),

ob das Dokument-Layout veränderbar ist (Änd), oder ob es sich um ein internes Doku-ment handelt (Int)

7 Versionsnummer8 Hier können weitere Anschlussdokumente verlinkt werden

3 4 65

Einstieg über das Projekt A2 ManagementsystemSämtliche Dokumente des Managementsystems werden in der Liste «Dokumente undDaten» verwaltet und über die Intranetplattform von archfile den Mitarbeitern zur Verfü-gung gestellt. Die Liste gibt einen Überblick über sämtliche im Architekturbüro verwendetenVorlagendokumente und deren Versionsnummer. Die meisten Dokumente bzw. Vorlagensind in archfile bereits vorhanden. Eigene, nicht in archfile enthaltene Vorlagen, können inder Liste aufgeführt und entsprechend verlinkt werden. Eine ständige Aktualisierung dervorhandenen Dokumente ist integraler Bestandteil des QM.

7

8

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5.60 Selbstkostenberechnung

5.71

5


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Abb. 5.60.1Einstieg in Selbst-kostenberechnung

1 Für jedes Jahr wird eine separate Kostenrechnung gemacht2 Die Kostenberechnung besteht aus den Modulen Selbstkostenberechnung (Kap. 5.60)

und Produktivität/Stundenansätze (Kap. 5.61)

Einstieg über D2 Administration, Kostenrechnung (nur für Büroadministrator)Die Stundenansätze für die Offertstellung berechnet man zu Beginn jedes Geschäftsjahresneu, sobald die Erfolgsrechnung des alten Jahres vorliegt. Die neuen Ansätze verwendetman für die Honorarofferten und die Auftragsüberwachung, in der Regel ohne Veränderun-gen während des gesamten Geschäftsjahres.Nach dem Erstellen der Abgrenzungen zur Finanzbuchhaltung werden die Gemein- undSelbstkostentotale des ganzen Unternehmens in die Selbstkosten-Tabelle (vgl. Abb. 5.60.2)übertragen. Der resultierende Gemeinkostenzuschlag ist ein wesentlicher Bestandteil für dieBerechnung der Stundenansätze (vgl. Kap. 5.61).

1

2

Abb. 5.60.2Selbstkostenberechnen

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5.60 Selbstkostenberechnung

5.72

5


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1

2

3

4

1 Die Lohnkosten entsprechen den für die Mitarbeiter festgelegten Bruttolöhnen (vgl. Abb. 5.20.9); die Lohnkosten entsprechen 100%

2 Erfassen der restlichen Personalkosten3 Erfassen der Gemeinkosten4 Der Selbstkostenbetrag ist die Summe von Personalkosten und Gemeinkosten; der

Prozentsatz gibt an, um wie viel höher der Selbstkostenanteil gegenüber den Lohnko-sten (= 100 %) ist; dieser Prozentsatz minus den Lohnkosten-Prozentsatz (im Beispiel160,9 % – 100 % = 60,9 %) entspricht dem Gemeinkostenzuschlag (GKZ), welcher fürdie Berechnung der Stundenansätze benötigt wird (vgl. Kap. 5.61)

Abb. 5.61.1Stundenansätze individuell(Methode 1)

Einstieg über D2 Administration Kostenrechnung (nur für Büroadministrator)Es gibt zwei Arten, die Stundenansätze zu berechnen. Man kann den Selbstkosten-Jahres-lohn jedes Mitarbeiters durch seine individuellen produktiven Stunden teilen (Methode 1)oder durch das Unternehmens-Mittel (Methode 2). Bei der Methode 1 erhalten Mitarbeiter mit wenig produktiven Stunden (Chefs oder Wett-bewerbsteam) einen hohen Stundenlohn. Rechnet man jedoch den Selbstkosten-Stunden-ansatz nach der Methode 2, werden die unproduktiven Stunden gleichmässig über dasgesamte Büro verteilt. Archfile bietet beide Möglichkeiten, wodurch die beiden Methodeneffizient einander gegenüber gestellt werden können. Die Stundenansätze müssen für die einzelnen Mitarbeiter auf das Lohnblatt übertragenwerden (vgl. Abb. 5.20.8). Der resultierende Stundenansatz h ist für beide Varianten gleichhoch und dient als Basis für die Vorkalkulation von neuen Projekten (mittlerer Honoraransatzvgl. Abb. 5.40.3).

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5.61 Produktivität/Berechnung Stundenansätze

5.73

5


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1 Aktualisieren aller Mitarbeiter, die im entsprechenden Jahr gearbeitet haben. Zur Vorkal-kulation können auch zusätzliche Mitarbeiter erfasst werden ( )

2 Aktualisieren der Präsenzzeit durch drücken auf «Präsenz-h»3 Aktualisieren der produktiven Stunden durch drücken auf «Prod-h»:

– Wenn ein Arbeitsrapport einem produktiven Projekt zugeordnet wurde, ist der Rapport automatisch produktiv

– Wird ein zuerst unproduktives Projekt produktiv, lässt sich dies beim Projekt einfach umschalten (vgl. Abb. 5.30.5), womit auch alle auf das Projekt rapportierten Stunden produktiv werden (oder umgekehrt)

4 Der Bruttolohn jedes einzelnen Mitarbeiters entspricht in der Regel den bei den Mitar-beitern festgelegten Löhnen (vgl. Abb. 5.20.9), kann aber auch different sein und mussdeshalb hier erfasst werden

5 Der Gemeinkostenzuschlag erfolgt aus der Berechnung der Selbstkosten (vgl. Kap.5.60)

6 Der Risiko-/Gewinnzuschlag wird bei den Vorgaben vordefiniert (vgl Abb. 4.2.1), kannaber hier jederzeit geändert werden

7 Für jeden Mitarbeiter berechneter Stundenansatz gemäss Methode 1 bzw. Methode 2Anmerkung: Einer der beiden Stundenansätze (oder ein Mittelwert o.ä.) ergibt denexternen Stundenansatz, der beim jeweiligen Mitarbeiter einzugeben ist (vgl. Abb.5.20.8)

8 Berechnung des anzubietenden Stundenansatzes h

1 2 3 4 65 7

8

Abb. 5.61.2StundenansätzeMittelwert(Methode 2)

Abb. 5.61.3Stundenansätzeintern

Die Handhabung der Tabelle funktioniert identisch wie in der Abb. 5.61.1 für die Methode1 beschrieben. Im Gegensatz zur Berechnung des Stundenansatzes mit den individuellenproduktiven Stunden (vgl. Abb. 5.61.1) wird hier der Selbstkostenjahreslohn durch denMittelwert der produktiven Stunden dividiert und anschliessend mit einem Korrekturfaktor(KF) korrigiert.

Die Handhabung der Tabelle funktioniert identisch wie in der Abb. 5.61.1 beschrieben.Als internen Stundenansatz wird derjenige Betrag bezeichnet, den eine Stunde eines ent-Mitarbeiters mindestens kostet ((Bruttolohn + GKZ) : Präsenzzeit); der interne Stundenan-satz wird beim entsprechenden Mitarbeiter eingegeben (vgl. Abb. 5.20.8). Wird ein unpro-duktives Projekt ausgewertet (vgl. Abb. 5.40.4), wird dieser interne Stundenansatz berück-sichtigt.

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5.61 Produktivität/Berechnung Stundenansätze

5.74

5


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5.70 Archiv-Liste

5.75

5


archfile

Abb. 5.70.1Archiv-Liste erstellen

Einstieg über Projekt D5 Dokumentation & ArchivNach Abschluss eines Projektes werden dessen Ordner archiviert (vgl. Abb. 5.30.5) und dieProjektanzeige sowie der Projektstatus (Abgeschlossen Ja, Nein) umgeschaltet (vgl. Abb.5.30.1). Die Archivliste bietet einen schnellen und übersichtlichen Zugriff auf alle archiviertenProjekte und deren Ordner. Die einzelnen Projekte können auch direkt hier als «archiviert»erfasst werden (vgl. Abb. 5.70.1).

1 Auswahl aller archivierten Projekte bzw. der noch nicht archivierten Projekte2 Direkter Zugriff auf alle Ordner/Register des Projektes3 Umschaltknopf: Ein nicht archiviertes Projekt archivieren oder umgekehrt4 Anzeige Projektnummer/Projektkennwort5 Anzeige Anzahl Ordner6 Archivierungsdatum7 Angabe Archivraum und Gestellnummer

Ein Projekt kann auch direkt über «Daten/Definierung» (vgl. Abb. 5.30.5) archiviert werdenund erscheint in der Archiv-Liste automatisch als archiviert.

1

2 3 4 65 7

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5.71 CD-Liste

5.76

5


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Abb. 5.71.1Archivierung vonDaten auf CD

Abb. 5.71.2CD-Cover erstellen

12

1 Auswahl zwischen interner CD und zu versendender CD (externer Gebrauch)2 Über ( ) neue CD erstellen, evtl. anpassen der CD-Nummer3 Gehe zur Eingabe (vgl. Abb. 5.71.2)

Einstieg über das Projekt Projekt D5 Dokumentation & ArchivDie Archivierung von Daten auf CD lässt sich mit archfile gut organisieren und verwalten.Ein digitales Archiv sollte aus Sicherheitsgründen immer mindest doppelt geführt werdenund an zwei verschiedenen Orten gelagert werden. Zusätzlich können hier auch CD-Coverfür den Versand von Daten erfasst bzw. erstellt und ausgedruckt werden.

1 Eingabe/Auswahl Projekt2 CD-Nummer3 Inhaltszeilen

1

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3

3

Ragonesi · Strobel & Partner bietet seit 1991 Dienstleistungen, vornehmlich im Baubereich an.Schützenstrasse 8CH-6003 Luzernwww.rsp-bauphysik.ch [email protected]: +41 41 420 60 68 F: +41 41 420 60 39

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Baukonstruktion• Beratung bei Renovationen und Umnutzungen, z.B. Beurteilung der bestehenden Bau-

substanz, als Basis für die Planung• Bauphysikalische Berechnungen, z.B. Wärmeschutz/Energie, Schallschutz und Raumaku-

stik, Feuchteschutz• Messungen, z.B. im Bereich Lärm- und Schallschutz (Qualitätskontrolle)• Gutachten bei Baumängeln und Bauschäden

Kommunikation und Informatik• Fachbücher und Schulungsunterlagen im Baubereich• Technische Dokumentationen• Verarbeitungsleitfäden und Betriebsanleitungen• Fachaufsätze• Elektronische Informationssysteme• Kundenspezifische Datenbanklösungen• EDV-Beratung und EDV-Support• Standard-Software für Büro- und Bauorganisation sowie QM im Baubereich

An Entwicklung von archfile beteiligte Mitarbeiter

Andreas Peter, dipl. Architekt HTL/Techniker ACSE• Abschluss am ATIS Luzern als Architekt HTL• Sachbearbeiter in Architekturbüros• Weiterbildung/Sachbearbeitung im EDV-Bereich• Entwicklung der Software «McHandel» als Basis von archfile• Support und Schulung von archfile• Beratung betreffend Systemevaluation, Netzwerklösungen, CAD u.ä.• Entwicklung von kundenspezifischen Datenbanklösungen• Entwicklung und Programmierung von archfile

Marco Ragonesi, dipl. Architekt HTL/Bauphysiker• Abschluss am ZTL Luzern als Architekt HTL• Nachdiplomstudium Informatik an WIS/HWV Luzern• Weiterbildung/Sachbearbeitung im Bereich Bauphysik/Bautechnologie• Technischer Redaktor in Bauindustrie• Diverse Lehraufträge im Bereich Bauphysik und Baukonstruktion• Beratung und Schulung im Bereich Bauphysik/Baukonstruktion• Produktion von technischen Dokumentationen und Schulungsunterlagen• Entwicklung und Programmierung von archfile

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8.1 Entwicklung von archfile

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Problemtypen

Konstruktionstypen FlachdachDachranddetail

Attikadetail

Konstruktionstypen Aussenwand

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Nutzen/Schützen

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4 Bauteilübergänge

4.2 Schnittstelle mehrerer Bauteile

Übergang Flachdach/Aussenwand

Kriterien für die Detailausbildung

Wasserdichtigkeit/Entwässerung/Feuchteschutz– Dichtigkeit der Flachbedachung in der Fläche und insbesondere bei

den An- und Abschlüssen (Höhe der oben offenen Begrenzungen)– Regenwasserabläufe und Notüberläufe (Anzahl, Querschnitte)

Wärmeschutz– Wärmedämmschicht lückenlos, in gleicher Dicke– Durchdringung der Wärmedämmschicht mit besser wärmeleitenden

Bauteilen– Wechsel in der Wärmedämmebene (z.B. Flachdach aussen, Aussen-

wand innen oder als Kerndämmung)

Luftdichtigkeit– Luftdichte An- oder Zusammenschlüsse der Luftdichtigkeits-

schicht(en) bei Leichtbaukonstruktionen (Holz- und Stahlbauten)

Schallschutz– Luftschalldämmvermögen durch hohe Flächengewichte– Trittschalldämmung bei genutzten (begehbaren) Dachflächen

Statik– Übertragung der Lasten auf die Aussenwand bzw. von der Aussen-

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8.2 Beratende Architekten

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Lischer Partner Architekten Planer AGProjekt- und Ausführungsplanung, Raumplanung, Projektentwicklung, BeratungenBruchstrasse 5CH-6003 Luzernwww.lischer-partner.ch [email protected]: +41 41 211 12 02 F: +41 41 211 12 04

Kriens, Sentihäuser (1998-2001)9 DEFH im Passivhaus-Standard

Oerlikon, Affolternstrasse (1996-1998)Einfamilienhaus A.+L. Kuster-Huber

Luzern, Oberrebstock (2001-2003)Zwei Doppeleinfamilienhäuser

Horw Zentrum Teil Ost (2001-2004)Zentrumsüberbauung

An Entwicklung von archfile beteiligte Mitarbeiter

Daniel Lischer, dipl. Architekt ETH/SIA• Mitarbeit im Büro Obrist und Partner, St. Moritz• Mitarbeit im Büro Cruz und Ortiz, Sevilla• Mitarbeit im Büro Jean Nouvel, Paris• Assistent am Lehrstuhl für Arch. und Städtebau, Prof.F. Oswald• ab 2000 Lischer Partner Architekten Planer AG, Luzern• Konzeption/Beratung/Mitentwicklung von archfile

Christian Meyer, dipl. Architekt ETH• Einjähriges Praktikum bei A. Gigon / M. Guyer, Zürich • Hilfsassistent für CAD bei Prof. A. Rüegg• Mitarbeit im Büro Schärli Architekten, Luzern• ab 2003 Mitarbeit im Büro Lischer Partner Architekten Planer AG, Luzern• Konzeption/Beratung/Mitentwicklung von archfile• Programmierung von archfile

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8.3 Unternehmensberatung/Qualitätsmanagement

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Lötscher & Renggli AG ist seit 15 Jahren in der Unternehmensberatung tätig.St. Georgstrasse 2aCH-6210 [email protected]: +41 41 980 56 10F: +41 41 980 56 01

Lötscher & Renggli AG bietet folgende Dienstleistungen an:• Büroorganisation und Entwicklung• Aufbau von Managementsystemen nach ISO 9001/2000• Aufbau von Umweltmanagementsystemen nach ISO 14000• Weiterentwicklung bestehender Managementsysteme• Begleitung zur ISO-Zertifizierung• Begleitung zur EDUQA-Zertifizierung• Begleitung zur FSC-Zertifizierung• Integration EKAS (Arbeitssicherheit)• Durchführung interner und externer Audits• Unternehmens- und Prozessentwicklung

An Entwicklung von archfile beteiligter Mitarbeiter

Pius Renggli, QM-Auditor SAQ, Wirtschaftsinformatiker WIS HWV Luzern• Geschäftsleiter und Firmenteilhaber Lötscher & Renggli AG• Dozent für Informatik an der Fachhochschule Zentralschweiz• Begleitung diverser Architektur- und Ingenieurbüros zur ISO-Zertifizierung• Aufbau diverser Managementsysteme in der Baubranche• Sekundarlehrer lic. phil II/Turn- und Sportlehrer• HostCenter Spezialist Swisscom• NDSI Nachdiplomstudium Internet Enabler• Mitentwicklung von archfile, insbesondere bezüglich Qualitätsmanagement

In den Lizenzgebühren ist der übliche Support inbegriffenMit vorliegendem Handbuch zu archfile und der angebotenen Schulung ist gewährleistet,dass die funktionale Software archfile optimal genutzt werden kann. Für archfile betref-fende Fragen stehen wir den Kunden gerne zur Verfügung.

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8.4 Support

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Gerne bieten wir Ihnen auch einen weitergehenden Support anDie an der Entwicklung von archfile beteiligten Unternehmen und Mitarbeiter sind gernebereit, in ihren Fachgebieten eine Unterstützung zu bieten, die über die üblichen Support-leistungen hinaus geht. Kontaktieren Sie die betreffenden Unternehmen bitte direkt undholen Sie entsprechende Offerten ein:

– Ragonesi · Strobel & Partner GmbH (vgl. 8.1 «Entwicklung von archfile»)• generelle EDV-Beratung und EDV-Support• kundenspezifische Anpassung der StandardsoftwareKontaktadresse: Ragonesi · Strobel & Partner GmbH

Schützenstrasse 8 CH-6003 Luzernwww.rsp-bauphysik.ch [email protected]: +41 41 420 60 68 F: +41 41 420 60 39

– Lischer Partner Architekten Planer AG (vgl. 8.2 «Beratende Architekten»)• Organisation von Büro- und Bauprozess• Einführung von archfile bzw. anpassen der Layouts an CI• kundenspezifische Schulung von archfileKontaktadresse: Lischer Partner Architekten Planer AG

Bruchstrasse 5 CH-6003 Luzernwww.lischer-partner.ch [email protected]: +41 41 211 12 02 F: +41 41 211 12 04

– Lötscher und Renggli AG (vgl. 8.3 «Unternehmensberatung/Qualitätsmanagement)• Unterstützung bei Unternehmens- und Büroorganisation• Aufbau von Managementsystemen nach ISO 9001:2000• Weiterentwicklung bestehender Managementsysteme• Begleitung zur ISO-Zertifizierung• Durchführung interner und externer Audits• Unternehmens- und ProzessentwicklungKontaktadresse: Lötscher und Renggli AG

St. Georgstrasse 2a CH-6210 Surseewww.loetscher-renggli.ch [email protected]: +41 41 980 56 10 F: +41 41 980 56 01

IGrundsätzliches

IIARCHFILE-Lizenzzeitlich begrenzt

IIIARCHFILE-Funktionnach Ablauf derLizenzberechtigung

IVBerechtigungenals Lizenznehmer

VBeschränkungen

Lesen Sie diesen Lizenzvertrag bitte sorgfältig, bevor Sie ARCHFILE verwenden. Wenn Sie ARCHFILE installieren und mit dem von der Ragonesi · Strobel & Partner GmbH(nachfolgend als RSP GmbH bezeichnet) gelieferten Code frei schalten, anerkennen Sie dieLizenzenbestimmungen.Sind Sie mit den Lizenzenbestimmungen nicht einverstanden, dürfen Sie ARCHFILE nichtinstallieren.Die RSP GmbH behält sich alle Rechte vor, die dem Lizenznehmer nicht ausdrücklich einge-räumt werden. Beim Produkt ARCHFILE handelt es sich um ein rechtlich geschütztes Produktbzw. eine rechtlich geschützte Marke.

Die Software ARCHFILE inkl. schriftliche Begleitmaterialien, welche Gegenstand dieserSoftwarelinzenz sind, wird dem Lizenznehmer von der RSP GmbH zeitlich begrenzt zumGebrauch überlassen, jedoch nicht verkauft. Pro Arbeitsplatz muss eine ARCHFILE-Lizenzgelöst werden. Das Nutzungsrecht ist auf eine Abrechnungsperiode von 12 Monatenbeschränkt. Nach dieser Zeit muss der Lizenznehmer eine weitere Gebühr pro Lizenz ent-richten (Lizenzgebühren vgl. ARCHFILE-Preisliste). Durch Bezahlung der jährlichen Lizenzge-bühr sichert sich der Lizenznehmer den Gebrauch von ARCHFILE für ein weiteres Jahr. DerLizenznehmer erhält den hiefür erforderlichen Freischaltcode jeweils nach Bezahlung derLizenzgebühr. Das Weitergeben von ARCHFILE an Dritte ist nicht gestattet. Die RSP GmbHbleibt als Lizenzgeberin Inhaberin aller Rechte an ARCHFILE.

Wenn Sie auf den Gebrauch von ARCHFILE inkl. Handbuch durch das «Nichtbezahlen derLizenzgebühren» verzichten, können die Daten mit ARCHFILE noch angeschaut und ausge-druckt werden. Die Funktion «Daten exportieren» funktioniert z.B. nur dann, wenn ARCH-FILE frei geschaltet ist.Dem Nutzer von ARCHFILE ist eine Weiterverwendung von ARCHFILE inkl. Handbuch, ohneBezahlung der Lizenzgebühr und dem entsprechenden Freischaltcode, z.B. durch Manipula-tionen an der Software, nicht gestattet.

Sie dürfen ARCHFILE während der Lizenzzeit nur entsprechend der Anzahl erworbenerLizenzen auf ihren Computern benutzen. Als «Benutzung» von ARCHFILE gilt das Laden derSoftware in einen Arbeitsspeicher (z.B. RAM) oder in den Festspeicher eines Computers (z.B.Festplatte).Sämtliche Urheberrechts- und sonstige Schutzrechtshinweise verbleiben bei der RSP GmbH.ARCHFILE darf von mehreren Nutzern geteilt oder gleichzeitig auf verschiedenen Compu-tern genutzt werden, sofern die erworbenen Lizenzen dies ermöglichen (es können maximalso viele Nutzer gleichzeitig mit ARCHFILE arbeiten, wie Lizenzen erworben bzw. freigeschal-tet sind).

Die Software ARCHFILE sowie die dazugehörigen schriftlichen Begleitmaterialien enthaltenBetriebsgeheimnisse, zu deren Schutz Sie sich verpflichten. Die Software darf nicht dekom-piliert, disassembliert oder auf andere Weise in eine allgemein lesbare Form umgewandeltwerden; ARCHFILE darf nicht geändert, angepasst, übersetzt, vermietet, verleast oder verlie-hen werden. Es ist nicht zulässig, von ARCHFILE oder einem Teil von ARCHFILE abgeleitete Werke herzu-stellen.Die Software ARCHFILE ist nur für den Einsatz in Planungsbüros vorgesehen.

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9.1 Lizenzvertrag

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VIGarantie und Haftung

VIISoftware-BasisFileMaker*/System-voraussetzungen

VIIIGerichtsstand/anwendbaresRecht

Die Übertragung der erworbenen Lizenzen (Unterlizenzen) auf einen Dritten ist nur mitvorheriger schriftlicher Zustimmung der RSP GmbH zulässig.Die Laufzeit von ARCHFILE ist zeitlich begrenzt (vgl. II). Die Lizenz erlischt jedoch unmittelbar(d.h. ohne dass es einer Kündigung oder Aufhebung bedarf), wenn Sie eine Bestimmungdieses Lizenzvertrages verletzen. Die Laufzeit von ARCHFILE endet insbesondere dann, wenndie Lizenzgebühren nicht mehr bezahlt werden.

Die Software ARCHFILE wird in dem im Zeitpunkt der Lieferung vorhandenen Zustand inLizenz zum Gebrauch überlassen. Die Gewährleistung wird mit Ausnahme der Unver-sehrtheit für den gelieferten Datenträger ausdrücklich wegbedungen. Der Gewährleis-tungsausschluss gilt insbesondere auch für allfällige seit dem Zeitpunkt der ersten Publi-kation modifizierte schriftliche Begleitmaterialien.

ARCHFILE basiert auf der Software FileMaker*, welche bei Mehrplatz-Versionen Grundvor-aussetzung für den Betrieb von ARCHFILE ist. Die Software FileMaker ist nicht Gegen-stand dieser Softwarelizenz; FileMaker ist zudem in der Lieferung von ARCHFILEnicht enthalten und muss separat erworben werden. Die Hard- und Softwareanforde-rungen richten sich nach den jeweils gültigen Systemvoraussetzungen von FileMaker*.

Für allfällige Streitigkeiten aus diesem Vertrag sind die Gerichte am Geschäftssitz der RSPGmbH zuständig. Anwendbar ist schweizerisches Recht.

* FileMaker ist eine Datenbank der Firma FileMaker, Inc., Santa Clara, USA

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9.1 Lizenzvertrag

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Stichwortverzeichnis

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Ablagekonzept 2.5, 5.45Ablagesystematik 2.4Administration 2.11Adressen 5.8, 6.2Adressen suchen 5.13, 5.20Adresslisten 5.11Adresso 5.8AHV, IV, EO und ALV Prozente 6.35Akquisition & Marketing 2.11Aktiver Datensatz 5.3Aktuelles Datum einfügen 5.3Ansätze 5.41, 6.35Anschlussdokumente 2.3Anzeige 5.3Arbeiten mit archfile 6.1Arbeitstage, zu leistende 4.9Arbeitsteilung 1.1Arbeitsvertrag 5.25Arbeitsweise 6.1Archfile-Module 5.1Archivierung von Daten 5.76Archiv-Liste 5.75Attributte 5.10Aufbau von Managementsystemen 8.3Aufgaben 5.32, 5.40, 6.9Aufgaben erfassen 5.32, 6.9Aufgaben und Beschlüsse 5.49Aufgaben von Mitarbeitern 5.22Aufgaben zum Jahreswechsel 6.35Aufgabenliste 5.48Aufgabenpool 2.14, 5.32, 5.48Auftraggeber 5.39Auftragsüberwachung 5.71Austritt eines Mitarbeiters 5.23Auswerten 5.54

Backup 4.14Bauadministration 5.51Baumethoden 1.1Bauphysik 8.1Bauprozess 1.1Befehle 5.1Beratende Architekten 8.2Berechnungsjahr 4.2Berufsbild 1.1Bezugsdatensatz löschen 5.4BKP 5.10BKP-Liste 4.13BKP-Nummern 5.10BKP-Positionen 4.13Blättern 5.3

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archfile

Brief 5.17Bruttolohn 5.26Büroadministration 1.2Bürobesprechungen 5.32Bürokennwerte 1.1Büroorganisation und Entwicklung 8.3BVG 5.26

CD-Cover 5.76CD-Liste 5.76Controlling 2.14Controllingwerkzeug 1.2

Debitorenliste 5.64Deckblatt 2.5Deckblatt A4 drucken 5.46Definierung 5.11, 5.41Dokumentation & Archiv 2.12Dokumentationskonzept 2.4Drittleistungen 5.38Drucklayout 4.3, 4.10Duplizieren 5.3

Einblendliste 5.4Einblendmenu/Kontrollkästchen 5.1Einladung zur Besprechung 5.48, 6.5Einstellungen, erforderliche 4.2Eintrag öffnen 5.2Eintritt eines neuehn Mitarbeiters 5.22Einzahlungsscheine 4.5E-Mail senden 5.1Energie 8.1Entwicklung von archfile 8.1Erfassen von Aufgaben und Beschlüssen 6.7Erfolgskontrolle 5.68Erfolgsrechnung 5.71Erweitert 5.7Etiketten 5.42

Fachbücher und Schulungsunterlagen 8.1Farbpalette 4.2Fax 5.15Faxformular 5.15Ferien 6.35Ferienanspruch 4.9FileMaker-Statusbereich 5.1Firmenlogo 4.3Freischaltcode 4.1

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Führungs- und Steuerungselement 2.3

Gemeinkostentotal 5.71Gemeinkostenzuschläge 5.71Gesamthonorar 5.55Gesamtleitung von Bauten 1.3Geschäftsadresse 5.9Grundbefehle 5.1Gutachten bei Baumängeln 8.1

Handbuch für Architekten 1.3Hauptdeatensatz löschen 5.4Haupt-MwSt.-Satz 5.63Hauptpfad zum Server 4.8Honoraransatz 6.35Honorarberechnung 1.1, 5.55, 6.13Honorarhöhe 1.1Honorarofferten 5.71

Informatik 8.1Infrastruktur 2.12Installation Einzelarbeitsplatz 3.1Installation Mehrplatzversion 3.2Intranetplattform 5.70ISO-Norm 9001/2000 1.2, 2.1, 2.14ISO-Zertifizierung 1.3

Jahresübersicht Mitarbeiter-Rapporte 5.36

Kalkulation 5.54Kaufdatum 4.1, 4.14Kinderzulagen 5.26Km-Ansatz 6.35Kopierkosten 5.41, 5.47, 6.26Korrespondenz 4.6Korrespondenz mit Mitarbeitern 5.28Kostendruck 1.1Kostenkontrolle 5.52Kostenrechnungen 1.1Krankentaggeld 5.26

Leistungsanteil q 5.55Leistungserbringung 2.7Lenkung Dokumente und Daten 2.13, 5.70Lieferschein 5.12, 6.21Liquiditätsplan 5.65Liquiditätsplan Monatsübersicht 5.66

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Liquiditätsplanzeilen vervielfältigen 5.66Lischer Partner Architekten Planer AG 8.2Lizenzvertrag 9.1Lohn 6.35Lohnabrechnung 5.27, 6.35Lohnabzüge 6.35Lohnblatt 5.73Lohndatenblatt 5.27Lötscher & Renggli AG 8.3Lupe 5.3

Managementsystem 2.1, 2.6, 2.14Mängellisten 5.32Mitarbeiter 2.6, 4.6, 5.21Mitarbeiter einführen 5.23Mitarbeiter erfassen 5.7Mitarbeiter führen 6.32Mitarbeiter: Vertragliche Bestandteile 6.33Mitarbeiterbetreuung 5.21, 6.34Mitarbeitergespräch 5.28Mitarbeiterlohn 5.26, 6.35Mitarbeiterprozesse 6.32Mitarbeiterspesenabrechnung 5.38Mitarbeiterzufriedenheit 5.30Mittlerer Honoraransatz 4.2Monatsübersicht Mitarbeiter-Rapporte 5.35MwSt.-Prozent 6.35

Nachweisdokumente 2.4Neue Zeile 5.1Norm SIA 1040 1.2Norm SIA 118 2.1Normtext 5.13

Objekt 5.39, 5.43Offertdaten importieren 5.57Offerte 5.56, 6.16Offerte erstellen 5.56Offertkalkulation 6.15Optionsfelder 5.4Ordner 2.5Ordner/Register 5.45, 6.4Ordner-Rücken 2.5Ordnerrücken drucken 5.46Ordnersymbole 5.2Ordnung SIA 102/2001 1.1Ordnung SIA 102/2003 1.1, 1.2, 6.1Ordnung SIA 112 1.2Organisationsstruktur 1.2

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Papierkorb 5.1Partner 2.11Pendenzen 5.32Pfade 4.8Pfeil ohne Füllung 5.4Planliste 5.40Planliste erstellen 6.20Planungsabläufe 1.2Plotkosten 5.47Privatadresse 5.9Produktive Stunden 5.73Produktivität 5.73Programmstruktur 1.2, 6.1Projekt 5.10, 5.39, 6.2Projekt auswerten 6.30Projekt erfassen 5.6Projekt suchen 5.14Projektablage 2.5, 5.45Projektablauf 6.1Projekt-Adressen 5.42Projektanzeige 5.75Projektauswertung 5.52Projektkennwerte 5.52Projektstatus 5.75Projektsteuerung 6.30Protokoll 5.48, 6.5Protokoll erstellen 6.7Prozentsätze 4.2Prozent-Werte für AHV, IV, EO, ALV 4.6Prozess einrichten 6.11Prozesse 2.14Prozesse/Auswertung 5.52, 6.11, 6.30Prozesse/Checkliste 5.52

Qualität 2.1Qualitätsmanagement 1.2, 2.1Qualitätsplan 5.68Quellensteuerpflichtig 5.26

Ragonesi · Strobel & Partner 8.1Rapporte 5.33, 6.18Rapporte auswerten und drucken 5.34Rapporte erfassen 5.33Rapporte suchen 5.34Rapporte und Spesen importieren 5.63Raumakustik 8.1Rechnungen 5.61, 6.28Rechnungen auswerten 5.62Rechnungen erstellen 5.61Rechnungen, widerkehrende 5.62

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10.6

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archfile

Register 2.5Register drucken 5.46Registerbeschriftung 4.3Ressourcen 2.6Richtwerte 1.1Risiko-/Gewinnzuschlag 4.2, 6.35

Sachbearbeiter 5.9, 5.40Schallschutz 8.1Selbstkosten pro Mitarbeiter 1.1Selbstkostenberechnung 5.71Selbstkostenberechnung 5.72, 5.73Selbstkosten-Tabelle 5.71Selbstkostentotal 5.71Serienbrief 5.19Seriennummer 4.1, 4.14SIA Merkblatt 2007 2.1Sollstunden 4.9, 5.26, 6.35Sortierfunktion 5.1Spesen 4.6Spesen/Nebenkosten 5.38, 6.24Spesen/Nebenkosten drucken 5.38Spesen/Nebenkosten erfassen 5.38Spesen-Ansatz 4.6Spesenliste 5.27Standard-Drucklayout 4.11Standard-Grussform 4.6Standard-Prozessabläufe 5.52Standardschrift 5.5Standard-Texte für Protokollierung Mitarbeitergespräche 4.6Standard-Texte für Protokollierung Mitarbeiterzufriedenheit 4.6Standard-Titel 4.6Startpfad zur Unternehmensstruktur 4.8Startseite 5.6Stellenbeschrieb 5.24Stichtag für Spesenabrechnung 4.6Stichwortverzeichnis 10.1Stundenansätze 5.41, 5.71, 6.35Stundenansätze Individuell 5.73Stundenansätze intern 5.74Stundenansätze Mittelwert 5.74Stundenansätze, Berechnung 5.73Stundenansätze, externe 5.26Stundenansätze, interne 5.26Stundenaufwand-Modell 1.1Stundenrapporte 5.33Suchen 5.3Suchfunktionen 5.3Support 8.4

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archfile

Tages-Sollstunden 4.9Tasten 5.1Technische Dokumentationen 8.1Technische Kommunikation 8.1Teilleistungen verrechnen 5.59Teilnehmer erfassen 6.5Termindruck 1.1Text einfügen 5.5Text formatieren 5.5Textauszeichnungen 5.5Textbausteine 4.12Textformate 5.5Textvorgaben für Offerte, Vergräge, Rechnungen 4.5

Überzeit 4.9Unternehmen 2.6Unternehmensberatung/Qualitätsmanagement 8.3Unternehmenshandbuch 2.3Unternehmensleitung 2.6Unternehmensorganisation 1.1Unternehmensstruktur 2.1, 4.8, 6.1Unterstützung 2.11Updates 4.14UVG 5.26

Verantwortlichkeiten 2.14Versionsnummer 5.70Vertrag 5.58, 6.16Vorgaben 4.2Vorlage Planunasauftrag 2.9Vorlage Projekt 2.7Vorlage Spezialauftrag 2.8Vorlage Vorprojekt 2.7Vorlage Wettbewerb 2.8Vorlagendokumente 2.4, 5.70

Währung 4.2Wärmeschutz 8.1Weiterbildung 5.31Wertelisten 4.7

Zahlungsplan 5.60Zielvereinbarung 5.30Zugriffsrechte 4.3Z-Wert für Honorarberechnung 4.2

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archfile inhaltsverzeichnis - · denaufwand-modell vorschreibt. dabei erhält der architekt zwar...

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