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ARC Services

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Inhaltsverzeichnis

Teil I Allgemein 3

Teil II Installation 5

Teil III Einrichtung der Dienste 10121 Der Guardian

132 Der AutoImport-Service

183 Der Mail-Service

204 Der Termin Fahrer/Führerschein-Service

295 Der Backup-Service

326 Die Report-Services

32Einstellungen im ARC Programm

41Einstellungen im Servie Manager

Index 45

3


1 Allgemein

Erläuterung der eingesetzten Icons in dieser Dokumentation:

Hilfe Hinweis Support Links Erinnerung

Was können die neuen ARC Services?Die neuen Windows-Dienste der Softwarebüro Zauner GmbH & Co. KG bieten Ihnen die Möglichkeit,regelmäßige Arbeiten zu automatisieren. Neben dem bereits bekannten Sicherungsdienst ARC Backup unddem automatischen Dateiimport ARC AIS haben Sie mit dem Termin-Fahrerkarte/Führerschein-Service TFSdie Möglichkeit, wichtige Termine per E-Mail an zuständige Mitarbeiter zu versenden. Neben Terminen fürdie Archivierung von digitalen Daten können Sie mit dem neuen Dienst auch Führerschein-Termineüberwachen.

Wichtige Hinweise:/ Voraussetzung für den Einsatz der neuen Dienste ist das ARC Programm in der Version 4.1/ Der "alte" AutoImport-Dienst (AIS) und der "alte" Backup-Dienst können nicht parallel zu den neuen Dienstenlaufen. Im Bedarfsfall müssen die alten Dienste vor der Installation der neuen Dienste deinstalliert werden. / Der Guardian und der Super-Service werden grundsätzlich benötigt/installiert.

Information zum Einsatz des Backup-Dienstes:Möchten Sie den neuen Backup-Dienst für die Sicherung Ihrer Firebird-Datenbank nutzten, muss zunächstgeprüft werden, ob bereits der alte Backup-Dienst installiert ist.

Ob der Backup-Dienst installiert ist, erkennen Sie in der Übersicht der Windows-Dienste. Hier wird derBackup-Dienst mit der Bezeichnung ZAARC BackupService angezeigt, falls installiert. Ist der Backup-Dienst installiert, haben Sie zwei Möglichkeiten: 1. Sie deinstallieren den alten Backup-Dienst und können den neuen Dienst installieren2. Sie nutzen weiterhin den alten Dienst, der neue kann in diesem Fall nicht genutzt werden

Bitte beachten Sie beim Einsatz des alten Backup-Dienstes folgende Hinweise:/ Der Backup-Dienst erstellt zum Zeitpunkt der Sicherung nur eine Kopie der Datenbank/ Beim Einsatz von einer Firebird-Datenbank sollte sichergestellt sein, dass kein Anwender während derSicherung im Programm angemeldet ist. / Wird eine Sicherung bei geöffneter Datenbank durchgeführt, kann es zu Problemen mit der gesicherteDatenbank kommen. Daher wird der Einsatz des alten Backup-Dienstes unter Firebird nicht empfohlen.Wir empfehlen beim Einsatz einer Firebird Datenbank den neuen Backup-Service.

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Systemvoraussetzungen

ARC ist lokal auf einer Arbeitsstation installiert (Einzelplatzlizenz)

Betriebssystem Windows 7, 8.1 Pro , 10 (32- und 64 Bit)

Prozessor mind. 1.5 GHz

Arbeitsspeicher mind. 1024 Mb

Bildschirm 17‘‘ Auflösung 1024 * 768

Festplatte mind. 2 GB Speicherplatz

LAN/WAN min. 10 Mbit | Protokoll: TCP/IP

ARC ist lokal auf einer Arbeitsstation installiert (Einzelplatzlizenz)

Betriebssystem Windows Server 2008 (R2), 2012 (R2)

Prozessor mind. 2 GHz

Arbeitsspeicher mind. 1 GB

Festplatte mind. 2 GB Speicherplatz

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2 Installation

Die Installation der Dienste erfolgt in der Regel über ein Setup. In Ausnahmefällen können die Dienste jedochauch manuell installiert werden. Das ist notwendig, wenn z.B.: die Standard-Ports, die von den Dienstenverwendet werden, nicht genutzt werden können. Bei der manuellen Installation kann der Port eingestelltwerden. Bei der Installation der Dienste über das Setup wird automatisch der Port 50815 verwendet (fallsfrei).

Jeder Dienst arbeitet über einen eigenen Port. Somit erhält der erste aktive Dienst die Port-Nummer 50815,der nächste aktivierte Dienst erhält die Port-Nummer 50816 etc.

Checkliste für der Installation der Dienste

Sind alle ARC-Benutzer aus der Datenbank abgemeldet? Wir empfehlen die Installation der Dienstbei einer geschlossenen Datenbank. d.h.: Kein Anwender ist im ARC Programm angemeldet.

Sind die "alten" Dienste ARC AIS oder ARC Backup-Server installiert? Ist der alte ARC AIS installiert,muss dieser vor der Installation der neuen Dienste deinstalliert werden. Beim "alten" Backup-Service beachten Sie bitte die Informationen unter Allgemein.

Hat der Windows-Benutzer, mit dem das Setup durchgeführt werden soll, alle notwendigenRechte für die Installation von Anwendungen? Das Setup muss grundsätzlich von einemAdministrator durchgeführt werden. Nur so ist sichergestellt, dass die Installation erfolgreichdurchgeführt werden kann.

Wird das Setup auf der Arbeitsstation installiert, auf der das ARC-Programm installiert ist? Wirempfehlen die Installation der Dienste auf der Arbeitsstation / Server, auf dem das ARC-Programm installiert wurde. Eine Installation auf einer anderen Arbeitsstation / Server istgrundsätzlich auch möglich. Beachten Sie dazu die Informationen weiter unten in dieserDokumentation.

Installation der Dienste über das SetupDas Setup für die Installation der Dienste finden Sie auf der Installations-CD vom ARC-Programm. Bei älterenInstallations-CD`s (Versionen unter 4 von ARC) ist das Setup nicht auf der CD enthalten. In diesem Fall laden

Sie es sich über unserer Homepage herunter www.zamik.de .

Liegt das Setup vor, kann die Installation gestartet werden:

/ Rechtsklick auf die Setup-Datei

/ Als Administrator ausführen

http://www.zamik.de/za-arc.107.html

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/ Mit Weiter Bestätigen

/ Mit Weiter Bestätigen

/ Im nächsten Schritt wird geprüft, ob auf der Arbeitsstation das ARC Programm installiert ist. Ist das der Fall,wird das Installationsverzeichnis für die Dienste automatisch ermittelt (Das ARC Installationsverzeichnis). Eine Änderung des Verzeichnisses ist nicht möglich.

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Wird die im blauen Rahmen hinterlegte Meldung (siehe Grafik oben) angezeigt, ist das ARC Programm aufder Arbeitsstation installiert. Somit ist die Auswahl des Installationsverzeichnis (über dem Hinweis) nichtmöglich.

Die Änderung des Installationsverzeichnis ist nur möglich, wenn die Dienste auf einer Arbeitsstation installiertwerden, auf der das ARC Programm nicht installiert ist. In diesem Fall können Sie über den Button Wählenein Verzeichnis festlegen.

/ Über den Button Installieren wird das Setup gestartet.

/ Nach erfolgreicher Installation erscheint folgender Hinweis:

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Über die Datei SzpSuperService.ini werden die Dienste konfiguriert. Die Konfigurationsdatei wird nach demFertigstellen der Installation in das Installationsverzeichnis der Dienste gespeichert. Die Datei beinhaltet allenotwendigen Informationen für den Zugriff der Dienste auf die ARC Datenbank (ähnlich der Datei zaarc.ini).

Haben Sie die Dienste auf der Arbeitsstation / Server installiert, auf dem auch das ARC-Programm installiert ist,wird die Konfiguration automatisch übernommen (aus der Datei zaarc.ini). Somit ist bei dieser Konstellationdie Installation und Konfiguration der Dienste abgeschlossen, nachdem Sie auf den Button Fertigstellengeklickt haben.

Wurden die Dienste auf einer Arbeitsstation / Server installiert, auf dem das ARC Programm nicht installiert ist,muss die Konfiguration nach dem Fertigstellen manuell vorgenommen werden. Wir empfehlen folgendeVorgehensweise:

/ Suchen Sie auf der Arbeitsstation / Server auf dem das ARC Programm installiert ist die Datei zaarc.ini (in derRegel im Installationsverzeichnis vom ARC Programm) / Öffnen Sie diese Datei mit einem Texteditor (z.B.: Notepad)./ Kopieren Sie den kompletten Inhalt der Datei in die Zwischenablage/ Öffnen Sie anschließend die Datei SzpSuperService.ini auf der Arbeitsstation / Server auf dem die Diensteinstalliert wurden./ Fügen Sie den Inhalt der Zwischenablage in die Datei ein und speichern Sie diese.

Wenn der Haken SzpSuperService.ini konfigurieren aktiv ist, öffnet sich nach dem Fertigstellen des Setupsdie Datei automatisch. So können Sie überprüfen, ob die korrekten Angaben gespeichert wurden. Ist dasnicht der Fall (z.B.: aufgrund fehlender Schreibrechte des Windows-Benutzers) können Sie die Konfigurationwie oben beschrieben manuell vornehmen.

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Prüfung der InstallationNach Installation und Konfiguration der Dienste muss folgendes passiert sein:

/ Unter den Windows-Diensten müssen sieben neue Dienste vorliegen und gestartet sein

Die Windows-Dienste finden Sie in der Systemsteuerung vom Betriebssystem. In der Verwaltungfinden Sie u.a. auch die Dienste.

/ Auf dem Desktop der Arbeitsstation / Server wurde eine neue Verknüpfung angelegt

Über diese Verknüpfung öffnen Sie Verwaltungskonsole der Dienste. Details finden Sie unter DerSuperservice

/ Im Installationsverzeichnis der Dienste liegen folgende Dateien vor: Anwendungsdateien- SzpGuardian.exe- SzpServiceManager.exe- SzpMailService.exe- SzpSuperService.exe- SzpFBBackupService.exe- SzpFSTerminService.exe- SzpAutoimportService.exe- SzpReportService.exe

Konfigurationsdateien- SzpSuperService.ini- SzpServiceManager.cfg

Beide Konfigurationsdateien lassen sich über einen Texteditor (z.B.: Notepad) aufrufen.

Nicht benötigte Dienste abschaltenNach erfolgreicher Installation werden alle vorhandenen Dienste installiert und gestartet. Falls Sie nicht alleDienste im Einsatz haben (erworben haben), können Sie die nicht benötigten Dienste deaktivieren. Dazu sindzwei Arbeitsschritte notwendig: / Deaktivieren Sie die nicht benötigten Dienste über die Windows-Dienste / Machen Sie die Dienste im ServiceManager über die Datei SzpServiceManager.cfg unsichtbar. Siehe hier

manuelle Installation der Dienste Eine manuelle Installation der Dienste ist in Ausnahmefällen möglich. Ist eine manuelle Installation notwendig,wenden Sie sich bitte an Ihren Softwarelieferanten.

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3 Einrichtung der Dienste

Die Konfiguration der Dienste erfolgt über den ZAARC Servicemanager. Nach erfolgreicher Installation derDienste finden Sie auf dem Desktop eine Verknüpfung zu dieser Datei:

Bevor Sie mit der Konfiguration der Dienste beginnen, sollten die Dateien SzpSuperService.ini undSzpServiceManager.cfg kontrolliert und angepasst werden. Beide Dateien finden Sie imInstallationsverzeichnis der Dienste (Standard-Verzeichnis: C:\Program Files (x86)\szp\zaarc)

SzpSuperService.iniIn dieser Datei sind die Parameter für die Datenbankanbindung hinterlegt. Der Inhalt dieser Datei sollteidentisch sein mit dem Inhalt der Datei zaarc.ini.

Die zaarc.ini wird für das ARC Programm benötigt. Bei Einzelplatzlizenzen vom ARC finden Sie die Datei inder Regel unter C:\ProgramData\szp\zaarc. Bei einer Serverinstallation finden Sie die Datei unter C:\ProgramFiles (x86)\szp\zaarc. Ist der Inhalt der zaarc.ini identisch mit dem Inhalt der Datei SzpSuperService.ini ist dieVerbindung zur Datenbank gewährleistet.

SzpServiceManager.cfgÜber diese Datei wird festgelegt, welche Dienste über den ZAARC Servicemanager sichtbar bzw.konfigurierbar sind. Nicht eingesetzte Dienste können hier unsichtbar gemacht werden. Nach dem Öffnendieser Datei (z.B.: über Notepad) finden Sie folgende Einstellungsmöglichkeiten:

[Services]

General Übersicht aller installierten Dienste.

Autoimport Dienst für den automatischen Dateiimport.

Mail Dienst für den Versand von E-Mails

Führerschein Dienst für die Führerschein Terminerinnerungen

Backup Dienst für die automatische Datensicherung von Firebird Datenbanken

Report Dienst für die automatische Erstellung von Reports

Soll ein Dienst im ServiceManager nicht angezeigt werden (weil nicht im Einsatz), fügen Sie einen Punkt vorden Namen des Dienstes ein.

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Beispiel:

Alle Dienste sichtbar Nur die Übersicht und der AutoImport sichtbar

[Services]GeneralAutoimportMailFührerscheinBackupReport

[Services]GeneralAutoimport

.Mail

.Führerschein

.Backup

.Report

Der Eintrag History gibt an, wie viele Log-Dateien erstellt werden, bevor die erste überschrieben wird (0verhindert nicht das Logdateien erstellt werden!)Unter Size wird die Größe je Datei in MB angegeben.

Sind die Angaben in der SzpSuperService.ini und SzpServiceManager.cfg korrekt, starten Sie für dieEinrichtung der Dienste den ServiceManager über die Verknüpfung auf dem Desktop:

Es werden alle Dienste angezeigt, die über die Datei SzpServiceManager.cfg als sichtbar eingestellt wurden.

Sollte der ServiceManager die Dienste nicht anzeigen, fehlt möglicherweise die Angabe des Baseports in derVerknüpfung zur Service Manager. Öffnen Sie die Eigenschaften der Verknüpfung und tragen Sie unter Zielden gewünschten Port ein:

Prüfen Sie vorab, ob der Port der verwendet werden soll frei ist und von der Firewall bzw. Anti-VirusProgrammen nicht blockiert wird.

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3.1 Der Guardian

Der Guardian-Service dient als Wächter für alle anderen Dienste. Dieser Dienst ist zwingend erforderlich, umeinen der anderen Dienste nutzen zu können. Nach erfolgreicher Installation des Dienstes kontrolliert dieserdie Kommunikation zwischen den installierten Diensten.

Im Servicemanager finden Sie den Guardian in der Regel ganz oben an erster Stelle. Über den Reiter Übersicht finden Sie eine Zusammenfassung aller Dienste mit den aktuellen Status. Darüber hinaus finden Sieeine Auflistung aller Dienste, die auf der Arbeitsstation/Server installiert sind.

Neben der Bezeichnung des Dienstes finden Sie in Klammern die Information, auf welcher Arbeitsstation/Server der Dienst installiert worden ist und mit welchem Port der Dienst läuft. Im Bild oben ist der Dienstsomit auf der Arbeitsstation HEUSUPWS012 installiert und läuft über den Port 50815)

Sind die ARC Dienste auf mehreren Arbeitsstationen/Servern im internen Netzwerk installiert und laufen überdie Standardports, dann werden Ihnen im Guardian alle Arbeitsstationen/Servern angezeigt (zusätzlicheReiter neben der Übersicht) Somit können auch die Dienste, welche auf anderen Arbeitsstationen/Servernlaufen über den Guardian gestartet bzw. gestoppt werden. Wir empfehlen die Dienste auf nur einerArbeitsstation/Server zu installieren. Sind mehrere Dienste mit den gleichen Ports im Einsatz, kannes zu Problemen kommen.

Neben der Übersicht finden Sie einen weiteren Reiter. Wechseln Sie in diesen Reiter, können Sie die Diensteverwalten:

Der Guardian 13


Ähnlich wie die Dienste-Verwaltung von Windows können Sie hier die einzelnen Dienste starten, anhaltenoder stoppen. Darüber hinaus können Sie festlegen, ob die Dienste beim Booten der Arbeitsstation/Serverautomatisch gestartet werden sollen (empfohlen).

3.2 Der AutoImport-Service

Mit dem AIS können Sie die Archivierung Ihrer Daten voll automatisiert organisieren. Der Service prüft inregelmäßigen Zeitabständen, ob neue Dateien für die Archivierung vorliegen. Ist das der Fall, werden dieseüber den Service automatisch verarbeitet. Mit welcher Hardware die Fahrerkarten und die digitalenTachopgraphen ausgelesen werden, spielt hierbei keine Rolle.

WichtigBitte achten Sie vor der Installation dieses Services darauf, dass (falls vorhanden) der alte AIS-Service vonder Arbeitsstation/Server deinstalliert wird. Es dürfen nicht beide Importservices gleichzeitig auf einerArbeitsstation/Server laufen.

Für den AIS-Dienst stehen im Servicemanager drei Reiter zur Verfügung.

ÜbersichtIm Reiter Übersicht können Sie den aktuellen Status vom AIS Dienst überwachen. Falls aktuell Daten archiviertwerden, sehen Sie die Auflistung der archivierten Daten. Darüber hinaus können Sie den Dienst kurzzeitigdeaktivieren, ohne diesen Dienst beenden zu müssen.

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Zum Deaktivieren des Dienstes ziehen Sie die Schaltfläche von rechts nach links:

Soll der Dienst wieder aktiviert werden, ziehen Sie die Schaltfläche von links wieder zurück nach rechts.

Weiter Schaltflächen:

Über diesen Button können Sie den automatischen Dateiimport sofort starten. (Start des Importunabhängig von den eingestellten Import-Intervallen)

Über diesen Button können Sie die Ansicht aktualisieren.

EinstellungenIm Reiter Einstellungen legen Sie fest, in welchen Zeitintervallen der automatische Dateiimport starten soll.Darüber hinaus wird hier festgelegt, welches AutoImport-Verzeichnis verwendet werden soll:

Der AutoImport-Service 15


Das Prinzip vom automatischen Dateiimport ist einfach: Alle zu archivierenden Dateien werden zentral in einVerzeichnis gespeichert. Dabei spielt es keine Rolle, wie die Dateien erzeugt wurde*. Dieses zentraleVerzeichnis (häufig als AutoImport-Ordner bezeichnet) wird im ARC Programm eingestellt (Wichtig: dieseEinstellung ist benutzer-, mandantenbezogen). In den Einstellungen vom AIS wählen Sie den Benutzer undMandanten aus, dessen Einstellung (bezogen auf den AutoImport-Ordner) verwendet werden sollen.

* Es gibt zwei Formate für Archivdateien. Das Format *.ZAC ist ein Format, dass von ARC Modulen generiertwird. Dateien mit diesem Format werden direkt verarbeitet. Liegen die Dateien im *.DDD-Format vor, wirddas Zusatzmodul AutoImport von unverschlüsselten Dateien benötigt, damit die Dateien verarbeitetwerden können.

Hier legen Sie fest, in welchen Zeitintervallen der AIS neue Dateien archivieren soll.

Hier wählen Sie den ARC Benutzer aus, dessen Einstellungen für den AutoImport-Ordner verwendet werden sollen. In der Auswahlliste werden Ihnen alle Benutzer zurAuswahl angeboten, die im ARC Programm als Benutzer angelegt wurden.

Hier wählen Sie den Mandanten aus. Da die Einstellung vom AutoImport-Ordner imARC eine benutzer,-mandantenbezogene Einstellung ist, muss neben dem Benutzerauch der gewünschte Mandant eingestellt werden.

In der Regel ist die Einstellung für alle Mandanten identisch. Nur wenn eine manuelleÄnderung der Standard-Einstellungen vorgenommen wird, können sich dieEinstellungen für den AutoImport-Ordner unterscheiden.

Falls Sie Änderungen in den Einstellungen vornehmen, vergessen Sie nicht diese vor dem Verlassen des

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Fensters zu speichern. Dafür steht Ihnen der Button zur Verfügung.

Ermittlung des AutoImport-Verzeichnisses und des Archiv-Ordners

Die Angaben zum AutoImport-Verzeichnis und zum Archiv-Ordner sind hier nur informativ. Änderungenkönnen nicht über den Reiter Einstellungen vom AIS vorgenommen werden.

Beispiel für die Einstellung des AutoImport-Verzeichnisses

Vorgabe: Das AutoImport-Verzeichnis soll für den automatischen Dateiimport auf C:\Program Files (x86)\szp\zaarc\AutoImport eingestellt werden.

Umsetzung: / Starten Sie das ARC Programm. Über das Menü Einstellungen rufen Sie die Allgemeinen Einstellungen auf:

/ Wählen Sie zunächst über Für Benutzer den gewünschten Benutzer aus:

/ Haben Sie mehrere Mandanten im ARC, ist es möglich, dass für den ausgewählten Benutzer in deneinzelnen Mandanten unterschiedliche AutoImport-Verzeichnisse eingestellt sind. Haben Sie nur einenMandanten bzw. die Einstellung für das AutoImport-Verzeichnis ist bei allen Mandanten identisch, dann mussder Haken unter Mandant nicht aktiviert werden. Haben Sie jedoch pro Mandant unterschiedlicheAutoImport-Verzeichnisse, aktivieren Sie die Schaltfläche unter Mandant und wählen den gewünschtenMandanten aus:

/ Klicken Sie nun auf den Button um die Einstellungen des ausgewählten Benutzers/Mandanten zu laden

Der AutoImport-Service 17


/ Unter Verzeichnis für autom. Dateiimport wird das aktuell eingestellte AutoImport-Verzeichnisangezeigt:

Über das -Symbol können Sie den Windows-Explorer aufrufen und ein neues Verzeichnis einstellen. Inunserem Fall ist das gewünschte Verzeichnis bereits eingestellt, so dass keine Änderungen vorgenommenwerden müssen.

/ Falls Änderungen vorgenommen wurden, müssen diese über den Button gesichertwerden.

/ Ist im ARC für den gewünschten Benutzer das korrekte AutoImort-Verzeichnis eingestellt, wechseln Sie inden Reiter Einstellungen vom AIS-Dienst. Wählen Sie den Benutzer und den Mandanten aus und klicken Sie

anschließend auf den Button . Die Angabe zum AutoImport Ordner wird aktualisiert.

Die Ermittlung des Archivverzeichnisses erfolgt automatisch anhand der vorliegenden Konstellation.

I. Zunächst wird das Archivverzeichnis aus den Einstellungen in der Mandantenverwaltung vom ARCermittelt. Falls hier keine vollständige Laufwerksangabe vorliegt (z.B.: nur archiv\m0001) wird dieErmittlung des Verzeichnisses erweitert.

II. Das Archiv wird aus dem Basis-Pfad1 und dem Archiv-Verzeichnis-(siehe Punkt 1) Eintragzusammengesetzt.(z.B. "C:\ProgramData\szp\Zaarc\" + "archiv\m0003")

1 Basis-Pfad: a) DBPfad aus ZAARC.INI lesen, alles Ok --> Basis-Pfad = DBPfad (z.B. "C:\ProgramData\Szp\Zaarc\")

Kann kein DBPfad ermittelt werden, folgt Punkt b)b) Anwendungsdatenpfad aus der Registry lesen, alles Ok --> Basis-Pfad = AnwendungsdatenPfad (z.B. "C:

\ProgramData\Szp\Zaarc\")Wenn auch kein Anwendungsdatenpfad ermittlet werden kann, folgt Punkt C

c) Basis-Pfad wird mit Hilfe einer älteren Routine ermittelt

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3.3 Der Mail-Service

Der Mail-Service stellt die E-Mail Funktionalität zentral für die anderen Dienste bereit. Haben Sie andereDienste zum Versand einer E-Mail konfiguriert, wie z.B. den Backup-, Termin- oder Report-Service, wird derMail-Service vom jeweiligen Dienst genutzt, um eine E-Mail zu versenden.

WichtigZur Konfiguration des Dienstes benötigen Sie ein E-Mail Konto und alle zur Einrichtung eines Postfachs unter Einstellungen beschriebenen Informationen. Erfragen Sie diese Informationen gegebenenfalls bei IhremSystemadministrator.

ÜbersichtIm Reiter Übersicht können Sie den Status aller E-Mail Versandaufträge einsehen.

Sie sehen ob und wann eine E-Mail versendet wurde, an welchen Empfänger, mit welchem Betreff undInhalt, als auch die Absenderadresse der E-Mail.Über einen Rechtsklick auf eine gelistete E-Mail ist es möglich den Versandauftrag zu löschen oder neuauszuführen.

Sie haben außerdem die Möglichkeit diese Übersicht über die Filterfunktion bedarfsgerecht anzupassen undauch zu leeren:

Aktivieren oder Deaktivieren Sie den Filter durch Setzen/Entfernen des Hakens bei anzeigen für derjeweiligen Kategorie:/ anstehende Mail(s) zeigen Ihnen noch nicht versendete E-Mails an./ gesendete Mail(s) zeigt Ihnen nur die tatsächlich versendeten E-Mails an./ fehlerhafte Mail(s) zeigt ihnen alle EMails an, deren Versand aufgrund eines Fehlers fehlgeschlagen ist.

Über die Schaltfläche können Sie alle E-Mails einer Kategorie löschen.

Der Mail-Service 19


EinstellungenIm Reiter Einstellungen werden die Mail-Server Einstellungen hinterlegt, die zum Versand von E-Mailsnotwendig sind.

Server-EinstellungenUnter Beschreibung können Sie eine Bezeichnung für den Mailserver angeben. Sie können auch dieStandardbezeichnung Mailserver belassen.Server: Tragen Sie hier den DNS-Namen oder die IP Adresse ihres E-Mailservers ein.Port: Unter Port geben Sie den Port an unter dem ihr E-Mail Server zu erreichen ist. Als Standard ist der Port587 vorgegeben, der gängige Standard zum Versand von E-Mails mit Authentifizierung.

Sicherheit und AuthentifizierungGeben Sie unter Verbindungssicherheit die entsprechend für ihren Mailserver zulässige Einstellung an. Siekönnen aus den verschiedenen Vorgaben wählen.

Geben Sie unter Authentifizierungsmethode die für Ihren Mailserver gültige Einstellung an. Sie können ausden verschiedenen Vorgaben wählen.

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Benutzer: Geben Sie hier Ihren Benutzernamen für die Anmeldung am Mailserver an.Passwort: Geben Sie hier das zugehörige Passwort für den oben angegebenen Benutzernamen an. Siekönnen durch Entfernen des Hakens vor verdeckt anzeigen das Passwort lesbar anzeigen lassen um ihreEingabe zu überprüfen.Absender: Geben Sie hier die Absenderadresse an, mit der die E-Mails versendet werden. DieAbsenderadresse erscheint dem Empfänger als "von". Beachten Sie bitte das viele E-Mailserver nur einengültige Absenderadresse für den Versand von E-Mails akzeptieren, d.h. die angegebene Adresse dem Serverbekannt sein muss.

VerbindungstestSie können die Erreichbarkeit ihres Mailservers über den Verbindungstest durch einen Klick auf jetzt prüfentesten. Beachten Sie dabei bitte, dass die eingegebenen Zugangsdaten dabei nicht überprüft werden.

AnzeigebeschränkungenUnter Anzeigebeschränkungen können Sie verschiedene Parameter für den Reiter Übersicht konfigurieren.Wenn Sie regelmäßig eine große Anzahl E-Mails über den Dienst versenden, haben Sie hier erweiterteMöglichkeiten um die Übersichtsseite weiter auszufiltern.

3.4 Der Termin Fahrer/Führerschein-Service

Mit dem Termin Fahrer/Führerschein-Service (TFS) können Sie zeitgesteuerte Terminerinnerungen einstellen.Diese werden automatisch per E-Mail an die eingestellten E-Mail-Adressen versandt. Voraussetzung für denautomatischen Versand der Termine ist der Einsatz des Mail-Services .

Der TFS hat Zugriff auf die Terminliste vom ARC Programm. Alle Fahrer-bezogenen Termine können somit automatisch überwacht werden. Die Führerschein-Termine (Ablaufdatum von Führerschein-Klassen und dieZuordnen von RFID-Labels zum Fahrer) für die Fahrer werden direkt im ARC -Programm eingestellt.

Der Termin Fahrer/Führerschein-Service 21


Einrichtung von Terminen Einige Termine werden im ARC Programm automatisch angelegt, andere Termine müssen einmalig manuellim Programm eingestellt werden..

Terminüberwachung Anlage des Termins

Ablauf einer Fahrerkarte automatisch durch die Archivierung der Fahrerkarte

Archivierungserinnerung automatisch durch die Archivierung der Fahrerkarte

Ablauf vonFührerscheinklassen

manuelle Anlage der Termine in den Stammdaten der Fahrer (ReiterFührerschein)

Führerschein-Sichtkontrollemanuelle Zuweisung des Labels zum Fahrer in den Stammdaten (ReiterFührerschein) und Festlegung der Intervalle für eine Sichtkontrolle

Termine werden nur per E-Mail versendet, wenn im ARC Programm bei den Stammdaten der Fahrerim Reiter Führerschein folgende Haken gesetzt sind:

Für die Überwachung der Ablauftermine setzen Sie folgenden Haken:

Für die Überwachung der Führerschein-Sichtkontrollen setzen Sie folgenden Haken:

An welche E-Mail Adresse die Terminerinnerungen versendet werden sollen, legen Sie im ReiterOrganisation der Stammdaten Fahrer fest:

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Darüber hinaus muss im Reiter Basisdaten folgender Haken gesetzt werden:

Eine detaillierte Anleitung zum Anlegen von Terminen finden Sie im Benutzerhandbuch vom ARCProgramm.

Konfiguration des TFS über den ServicemanagerIm Servicemanager stehen Ihnen für den TFS vier Reiter zur Verfügung (Übersicht / Ausführungstermine /Vorgaben / Protokoll). Für die Einrichtung des Dienstes wechseln Sie zunächst in den Reiter Vorgaben. Hierlegen Sie fest, wann eine Erinnerungs-Mail versendet werden soll:

VorgabenIm Reiter Vorgaben legen Sie für die einzelnen Überwachungsarten fest, wann genau eine E-Mail versendetwerden soll. Dabei stehen Ihnen pro Überwachungsart drei Parameter zur Verfügung:



Vorlauftage Über die Vorlauftage legen Sie fest, wie viele Tage vor dem tatsächlichen Termineine E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter versendet werden soll.

Beispiel:Für einen Fahrer ist die Archivierung der Fahrerkarte laut Terminliste im ARC am 15.07fällig. In den Vorgaben haben Sie als Vorlauftage 7 festgelegt. Mit dieser Einstellungwürde eine E-Mail am 08.07 an die zuständigen Mitarbeiter versandt mit demHinweis, dass die Fahrerkarte in spätestens 7 Tagen ausgelesen werden muss.

Nachlauftage Über die Nachlauftage legen Sie fest, wie viele Tage nach dem fälligen Termin eineErinnerung per E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter versendet werden soll.

Beispiel: Für einen Fahrer ist die Sichtkontrolle am 07.05.2017 fällig gewesen. In den Vorgabenhaben Sie als Nachlauftage 3 festgelegt. Mit dieser Einstellung würde am 10.05.2017eine E-Mail an die zuständigen Mitarbeiter versandt mit dem Hinweis, dass dieSichtkontrolle nicht durchgeführt wurde.

ToleranztageMahnung

Die Toleranztage Mahnung sind eine vorab Warnung. Diese wird vor dem Termin derNachlauftage versandt. Daher müssen die Toleranztage Mahnung einen geringerenWert haben als die Nachlauftage.

Weitere Einstellungsmöglichkeiten

Protokoll-umfang

Der TFS-Dienst versendet nicht nur Terminerinnerungen per Mail, sondern optional auchein Protokoll. Das Protokoll kann dabei an eine andere E-Mail Adresse (z.B. einesAdministrators) versendet werden als die Terminerinnerungen. An welche E-Mail Adressedas Protokoll geschickt werden soll, legen Sie im Reiter Protokoll fest. Den Inhalt derProtokoll-Mail legen Sie über den Protokollumfang fest. Folgende Informationen stehen zur

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Verfügung:

Beispiel einer Protokolldatei nach dem erfolgreichen Versand einer E-Mail Erinnerung

Der blau markierte Bereich gibt den Start und das Ende des E-Mail Versandes an. Hier wirddokumentiert, welche Überwachungsart geprüft wurde (im Beispiel oben der FSSKTermine= FührerscheinSichtkontrolTermine), welcher Benutzer die E-Mai verschickt hat , anwelchem Datum die Mail versendet wurde und die eingestellten Prüfintervalle. Der grünmarkierte Bereich gibt an, welche E-Mails versendet wurden und ob der Versanderfolgreich war (Email versandt).

Zusatzinformationen zu den Statusmeldungen

FührerscheintermineTermine Führerschein-Sichtkontrolle

FDL Termine

TermintypenADR Bescheinigung = 0KZ95 = 1FS Klasse = 2FS Klasse KZ95 = 3

VerarbeitungsstatusTermin unrelevant = 0Termin wird fällig = 1Termin ist fällig = 2Termin war fällig = 3



ErgebnisResult + Format('/Stat:%d/%d/%d/%d/%d/%d/%d/%d/%d',)

Statistik.Anz KartenStatistik.Anz FSKlassenStatistik.Anz wird fälligStatistik.Anz ist fälligStatistik.Anz war fälligStatistik.Anz WarningStatistik.Anz ErrorStatistik.Anz EMail ErrorStatistik.Anz EMail

Format('/Stat:%d/%d/%d/%d/%d/%d/%d/%d/%d',)

Statistik.Anz KartenStatistik.Anz FSKlassenStatistik.Anz wird fälligStatistik.Anz ist fälligStatistik.Anz war fälligStatistik.Anz WarningStatistik.Anz ErrorStatistik.Anz EMail ErrorStatistik.AnzEMail

Abschlusssatz -StatuszahlenFormat( '/Stat:%d/%d/%d/%d/%d/%d/%d/%d/%d',

Statistik.Anz. KartenStatistik.Anz. FSKlassenStatistik.Anz. wird fälligStatistik.Anz. ist fälligStatistik.Anz war fälligStatistik.Anz WarningStatistik.Anz Error,Statistik.Anz EMailErrorStatistik.Anz Email

E-MailHinweis

Über die E-Mail Hinweise können Sie zusätzliche Informationen zu den E-MailBenachrichtigungen einfügen. Im Bild oben wurde der E-Mail Hinweis ARC



Terminerinnerung hinterlegt. Dieser Text wird bei den E-Mail Benachrichtigungen alsInformation mit angezeigt.

Beispiel:

Haben Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf den Button

.

AusführungstermineIm Reiter Ausführungstermine legen Sie fest, wann der Dienst prüfen soll, ob Termine fällig sind. Es mussfestgelegt werden, in welchen Zeitabständen die Prüfung erfolgen soll, welche Termine geprüft werdensollen und von welchem ARC Mandanten die Prüfung erfolgen soll.

Einstellungsmöglichkeiten:

Einstellung Einstellungsmöglichkeiten

Abrufintervalle

Sie können eine tägliche Prüfung einstellen oder die Prüfung an einembestimmten Wochentag festlegen. Wählen Sie neben dem Intervall auch diegewünschte Uhrzeit aus.

Wir empfehlen die Prüfung auf fällige Termine täglich einzustellen.

Überwachtungsart

Hier legen Sie fest, welcher Termin überwacht werden soll. ProÜberwachungsart muss ein Abruftermin eingestellt werden, wenn alleTermine überwacht werden sollen.

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Einstellung Einstellungsmöglichkeiten

Mandant

Neben der Überwachungsart legen Sie fest, für welchen Mandanten diePrüfung erfolgen soll.

Sollen alle Mandanten für die Prüfung berücksichtigt werden, wählenSie die Wert 0 aus.

Um einen neuen Ausführungstermin zu speichern, klicken Sie auf den Button . DerTermin wird in der Gesamtübersicht hinzugefügt.

Soll für alle Überwachungsarten täglich eine Prüfung erfolgen, muss die Übersicht aussehen wie das Bildoben.

Wählen Sie die tägliche Prüfung aus, erstellt der Dienst automatisch für jeden Wochentag einen Eintrag inder Übersicht. Pro Überwachungsart muss eine andere Uhrzeit ausgewählt werden. Im Beispiel oben wird dieSichtkontrolle täglich um 12:00 Uhr, die Führerscheinkontrolle um 12:01 Uhr und die Kartentermine um 12:02Uhr durchgeführt. Da die Mandanten Einstellung auf 0 gesetzt ist, werden alle Mandanten für die Prüfungberücksichtigt.

Haben Sie die gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf den Button

.



ÜbersichtIm Reiter Übersicht werden alle Prüfungen gemäß den eingestellten Ausführungsterminen dargestellt.Darüber hinaus haben Sie hier die Möglichkeit einer Sofortprüfung der einzelnen Überwachungsarten.

SofortprüfungDie Prüfung auf fällige Termine erfolgt über die eingestellten Ausführungstermine. Möchten Sie eine Prüfungsofort durchführen, können Sie dies über die Sofortprüfung erledigen. Dafür stehen Ihnen drei Buttons zurVerfügung:

Möchten Sie z.B. die Führerschein-Sichtkontrollen sofort durchführen (ohne auf den Ausführungstermine zuwarten), klicken Sie im Bereich Sofortprüfung auf den entsprechenden Button. Nach der Prüfung wird in derÜbersicht ein neuer Eintrag erstellt. Dieser Eintrag zeigt, ob die Prüfung erfolgreich war und wie vieleTermine aktuell vorliegen.

Informationen im Reiter Übersicht: Folgende Informationen stehen Ihnen in der Übersicht zur Verfügung:

Information Erläuterung

Prüfung am Gibt an, wann die Prüfung durchgeführt wurde

Typ Gibt an, welche Überwachungsart geprüft wurde

FC Gibt an, ob die Prüfung erfolgreich durchgeführt werden konnte.

Mand Gibt an, für welchen Mandanten die Prüfung durchgeführt wurde (0= alle Mandanten)

Karten Gibt an, wie viele Karten Ablauftermine bei dieser Prüfung vorlagen

FS-Klasse Gibt an, wie viele Führerschein-Klasse-Termine (Ablauf einer Führerscheinklasse) beidieser Prüfung vorlagen

wird fällig Gibt an, wie viele Termine mit Vorlauftagen vorlagen

ist fällig Gibt an, wie viele Termine aktuell vorlagen

war fällig Gibt an, wie viele Termine mit Nachlauftagen vorlagen

Warn Gib an, ob Warnungen beim E-Mail Versand aufgetreten sind (Protokolle)

Fehler Gib an, ob Fehler beim E-Mail Versand aufgetreten sind (Protokolle)

ung. Mail Gibt an, ob ungültige E-Mail Adresse beim Versand vorhanden waren (somit kein E-Mail Versand möglich)

E-Mails Gibt an, wie viele E-Mail bei der Prüfung versendet wurden

Version Angabe zur Version

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ProtokollIm Reiter Protokoll können Sie eine Protokolldatei der einzelnen Prüfungen erzeugen lassen. DieseProtokolldatei kann optional per E-Mail an einen zuständigen Mitarbeiter versendet werden. So kann dieFunktionalität der Dienste überwacht werden, ohne den Servicemanager aufzurufen.

Möchten Sie eine Protokolldatei auf der Arbeitsstation speichern, aktivieren Sie den Haken unter

Protokolldatei erzeugen in Verzeichnis. Wählen Sie über das Symbol ein Verzeichnis aus, wo die

Protokolldatei gespeichert werden soll. Über das Symbol können Sie prüfen, ob das ausgewählteVerzeichnis vom Dienst erreichbar ist. Hat das ausgewählte Verzeichnis einen grünen Hintergrund, ist einSpeichern möglich. Ist der Hintergrund rot, muss ein anderes Verzeichnis ausgewählt werden.

Soll die Protokolldatei per Mail an einen verantwortlichen Mitarbeiter geschickt werden, setzten Sie denHaken unter Versenden an. Geben Sie eine oder mehrere E-Mail Adressen an und prüfen Sie über den

Button ob die Mailadressen korrekt geschrieben wurden (Keine Prüfung auf Erreichbarkeit dereingestellten E-Mail Adressen).

Möchten Sie die erstellten Protokolldateien nicht dauerhaft speichern, können Sie diese nach einerbestimmten Anzahl von Tagen wieder löschen lassen. Setzen Sie dabei den Haken unter Protokolldatei imProtokollverzeichnis löschen und stellen Sie die gewünschten Tage ein. Nach Ablauf der eingestelltenTage werden die Protokolldateien vom Dienst wieder gelöscht.

Über den Button Protokolldatei anzeigen können Sie sich die gespeicherten Protokolldateien über einenEditor anzeigen lassen.



3.5 Der Backup-Service

Mit dem Firebird Backup Service (FBS) können Sie die Sicherung der ARC Datenbank automatisieren. DerService erstellt zeitgesteuert Sicherungsdateien der ARC Datenbank, welche Sie bei der Konfiguration derDienste angegeben haben. Sie können sich optional über den Sicherungsvorgang per E-Mail informierenlassen.

WichtigBitte achten Sie vor Inbetriebnahme dieses Services darauf, dass (falls vorhanden) der alte Backup-Servicevon der Arbeitsstation/Server deinstalliert wird. Ein gleichzeitiger Betrieb beider Sicherungsdienste kann dieFunktionsweise des Dienstes beeinträchtigen und wird nicht empfohlen.

Für den Backup-Dienst stehen im Servicemanager zwei Reiter zur Verfügung.

ÜbersichtIm Reiter Übersicht können Sie Informationen über die Datenbank einsehen, welche gesichert wird:

Der Datenbanktyp gibt den Typ der Datenbank anDatebank-Server gibt den Namen oder die IP-Adresse des Datenbank-Servers anUnter Datenbank können Sie den Pfad zur Datenbankdatei einsehen.Die Datenbankversion ist die interne Versionsnummer ihrer ARC Datenbank.

Außerdem können Sie über die Schaltfläche Datenbanksicherung starten den Sicherungsvorgang sofortstarten.

Ausführungstermine/VorgabenIm Reiter Ausführungstermine/Vorgaben wird die Konfiguration für den Dienst vorgenommen. Zuerst solltenSie damit beginnen, die Felder auf der rechten Seite zu konfigurieren.

Im Feld GBAK-Datei wird der Pfad zur Datei gbak.exe angegeben. Die gbak.exe ist das von Firebirdbereitgestellte Programm zur Sicherung der Datenbank. Diese Datei befindet sich im Installationsordner vonFirebird im Unterordner "bin". Bei einer Firebird Standardinstallation lautet dieser Pfad C:\Program Files(x86)\Firebird\Firebird_2_5\bin\gbak.exe

ARC Services30


Betätigen Sie zur Konfiguration die Schaltfläche und navigieren Sie zum entsprechenden Pfad, der diegbak.exe Datei enthält und markieren die Datei gbak.exe und klicken auf Öffnen.

Durch einen Klick auf die Schaltfläche können Sie ihre Eingabe direkt prüfen. Ist der Pfad korrekt, färbtsich das zugehörige Feld, welches ihre Eingabe enthält, grün.

Sollte ihre Eingabe nicht korrekt sein, färbt sich dieses Feld rot. Überprüfen Sie in diesem Fall ihre Eingabeund korrigieren Sie diese.

Im Feld Sicherungsverzeichnis wird das Verzeichnis angegeben, in welchem die Sicherung gespeichert

werden soll. Betätigen Sie zur Konfiguration die Schaltfläche und navigieren Sie zum entsprechendenOrdner und klicken auf OK.

Im Feld Dateierweiterung wird die Dateiendung der Sicherungsdatei angegeben. Wir empfehlen dies aufdie Endung fgb einzustellen. Sie können auch eine andere Dateiendung verwenden, diese ist frei wählbar.

Sicherung überprüfen (verify) ist standardmäßig aktiv und bewirkt, dass Dateiinformationen des Backups indie Protokolldatei geschrieben werden.

Unter Prüfsumme ignorieren können Sie einstellen, ob die Prüfsumme der Sicherungsdatei ignoriertwerden soll. Wir empfehlen diesen Haken grundsätzlich nicht zu setzen.

Unter Backup-Protokolldatei erstellen können Sie die Erstellung einer Protokolldatei, durch Setzen desHakens vor dieser Einstellung, aktivieren. Ist diese Funktion aktiviert, müssen Sie im darunterliegenden Feldden Pfad und Dateinamen, inklusive Dateiendung, für die Protokolldatei angeben. Analog zu den vorher

eingestellten Pfaden wählen Sie hier wieder über die entsprechenden Schaltfläche den Speicherort aus

und geben einen Dateinamen unter Dateiname an. Durch einen Klick auf die Schaltfläche können Sieihre Eingabe direkt prüfen.

Unter Sicherungsdatei packen (ZIP) können Sie einstellen, ob die Sicherungsdatei als zip-Containerkomprimiert werden soll, um die Dateigröße der Sicherungsdatei zu reduzieren. Beachten Sie bitte dabei,dass zuerst eine unkomprimierte Datei erstellt, und diese anschließend komprimiert wird, d.h. während desSicherungsvorgangs zusätzlicher Speicherplatz beansprucht wird. Sobald der Sicherungsvorgangsabgeschlossen ist, wird der Speicherplatz der unkomprimierten Datei wieder freigegeben.Als Zusatzoption können Sie durch Setzen eines Hakens vor Dateien im Verzeichnis inkl.Unterverzeichnisse in ZIP-Datei mit aufnehmen veranlassen, dass alle Unterverzeichnisse imSicherungsverzeichnis mit in die zip-Datei aufgenommen werden.

Unter Kopie der Sicherungsdatei erstellen in können Sie, analog zur Sicherungsfunktion im ARCProgramm, ein zweites Sicherungsverzeichnis angeben um eine Kopie der Sicherung an einem weiterenSpeicherort abzulegen.

Als weitere Grundeinstellung können Sie unter Protokoll per EMail versenden an eine EMail Adresseangeben, an die das Sicherungsprotokoll per EMail versendet werden soll. Vorraussetzung für den Versandeiner EMail ist ein konfigurierter Mail-Service.

Die Ausführungstermine für den Sicherungsvorgang geben Sie auf der linken Seite des Fensters imService-Manager an.

Der Backup-Service 31


Zur Konfiguration gibt es drei Parameter:Den Tag, die Uhrzeit und die Generation. Über die Generation können Sie steuern, wievieleunterschiedliche Kopien von Sicherungen Sie vorhalten wollen. Ausführungstermine der gleichen Generationüberschreiben die vorangegangene Sicherung. Um beispielsweise 3 unterschiedliche Sicherungsständevorzuhalten, sollten Sie einen Ausführungstermin mit Generation 1 konfigurieren, einen Zweiten mitGeneration 2 und einen Dritten mit Generation 3. Wird der jeweilige Ausführungstermin erneut erreicht, wirddie vorherige Sicherungsdatei ersetzt.

Zum Setzen eines Ausführungstermins wählen Sie einen Tag, eine Uhrzeit und eine Generation aus. KlickenSie danach auf die Schaltfläche Es ist ebenfalls möglich statt einem konkreten Wochentag täglich anzugeben, dadurch werden automatisch7 Abruftermine (Montag - Sonntag) angelegt.

Speichern Sie nun ihre Konfiguration über die Schaltfläche ab. BeimSpeichern der Konfiguration werden alle ihre Eingaben erneut auf gültige Pfadangaben und Dateinamengeprüft. Bei erfolgreicher Prüfung werden die betroffenen Felder, wie bereits beschrieben, grün und beifehlgeschlagener Prüfung rot markiert.

ARC Services32


3.6 Die Report-Services

Mit den Report-Service können Auswertungen vollautomatisch vom ARC Programm erstellt undweitergeleitet werden. Neben der Speicherung der Reports in ein frei wählbares Verzeichnis (als PDF-Dokument) können diese auch an E-Mail Adresse versendet werden. So erhalten zuständige Mitarbeiter ohnemanuellen Aufwand zur gewünschten Zeit die gewünschten Auswertungen.

Folgende Auswertungen können über den Report Service erstellt werden: / Tages-und Tätigkeitsprotokolle für Fahrer/ Tages-und Tätigkeitsprotokolle für Fahrzeuge/ Arbeitszeitprüfung für Fahrer (mit Fahrerbelehrung und Arbeitszeitübersicht)/ Terminlisten für Fahrer und Fahrzeuge

Sollen Auswertungen per E-Mail versendet werden, muss der ARC Mail-Service eingerichtet und gestartetsein.

Die Einrichtung und Kontrolle des Dienstes erfolgt im ARC Programm und im Service Manager.

3.6.1 Einstellungen im ARC Programm

Die Einrichtung des Reports-Services im ARC Programm

Starten Sie das ARC Programm und melden Sie sich mit mit Ihrem Benutzer an. Im Menü Einstellungenfinden Sie unter Allgemein die Berichtsvorgaben. Hier richten Sie Ihre Bericht ein.

Es öffnet sich das Formular Verwaltung Vorgaben Berichtsservice. Hier werden neue Berichte erstellt bzw.vorhanden Berichte bearbeitet.

Beim ersten Aufruf des Formulars sind die Berichtsvorgaben leer. Über den Button können Sie eine neue Berichtsvorgabe erstellen.

Der angemeldete Benutzer sieht nur die Berichtsvorgaben, die er selbst erstellt hat. Einzige Ausnahme ist ein Admin-Benutzer vom ARC. Dieser kann alle Berichtsvorgaben verwalten.

Erstellung einer neuen Berichtsvorgaben

/ Öffnen Sie eine neue Berichtsvorgaben über den Button / Wählen Sie zunächst auf der rechten Seite unter Typ den gewünschten Bericht aus (z.B. FahrerTätigkeitsprotokoll)

Die Report-Services 33


/ Füllen Sie die Eingabefelder Bezeichnung und Beschreibung mit einem Text, der diesen Berichteindeutig beschreibt. Beispiel:

/ Nun legen Sie fest, wann der Bericht erstellt werden soll. Dazu stehen Ihnen diverse Auswahlmöglichkeitenzur Verfügung:

Die Bezeichnung wird im Namen der erzeugten Reportdatei übernommen

Ausführungstyp Beschreibung

Tag x im Monat Erstellt an einen bestimmten Tag im Monat die Berichte. Wird dieserAusführungstyp ausgewählt, aktiviert sich die Einstellung Tag im Monat. Hiertragen Sie den gewünschten Tag ein, an dem die Berichte erstellt werdensollen. Bitte achten Sie hier auf die Anzahl von Tagen der einzelnen Monate(Februar hat z.B.. nur 28 Tage). Neben den Tag können Sie auch die Uhrzeitfestlegen. Tagen Sie unter Startzeit die gewünschte Uhrzeit ein.

Tag x in der Woche (1= Montag; 7 =Sonntag)

Erstellt an einen bestimmten Tag in der Woche die Berichte. Bei dieser Variantewählen Sie unter Wochentag aus, an welchem Tag in der Woche die Berichteerstellt werden sollen. Auch bei dieser Variante können Sie unter Startzeitfestlegen, wann genau die Berichte erstellt werden sollen.

ARC Services34


Tag x im Jahr Erstellt an einen bestimmten Tag im Jahr die Berichte. Wird dieserAusführungstyp ausgewählt, aktiviert sich die Einstellung Tag im Jahr. Hiertragen Sie den gewünschten Tag ein, an dem die Berichte erstellt werdensollen. Neben den Tag können Sie auch die Uhrzeit festlegen. Tagen Sie unterStartzeit die gewünschte Uhrzeit ein.

Jeden Tag Erstellt an jedem Tag die Berichte. Bei diesem Ausführungstyp muss lediglichdie Startzeit eingestellt werden.

Jeden Werktag(Mo-Sa)

Erstellt jeden Werktag (Montag bis Samstag) die Berichte. Bei diesemAusführungstyp muss lediglich die Startzeit eingestellt werden (Mo - So).

Archivierung neuerDaten

Erstellt einen Bericht, sobald neue Dateien im ARC Programm archiviert werden.Bei diesem Aufführungstyp müssen keine weiteren Vorgaben eingestelltwerden. Sobald neue Dateien archiviert werden, erstellt der Report-Service dieBerichte. Dabei spielt es keine Rolle, wie die Dateien archiviert werden. Füreinen vollautomatischen Ablauf empfehlen wir den automatischen DateiimportService (AIS) in Verbindung mit dem Report-Service. So werden nicht nur dieDateien automatisch archiviert, sondern nach der Archivierung auchautomatisch die gewünschten Berichte erstellt und an die zuständigenMitarbeiter versendet.



/ Nach der Auswahl des Ausführungstyps legen Sie fest, welche Stammdaten für die Berichte berücksichtigtwerden sollen. Dazu steht Ihnen der Bereich Datenauswahl zur Verfügung.

Auswahl der Stammdaten für alle Ausführungstypen bis auf Archivierung neuer Daten

Haben Sie unter Datenauswahl keinen Haken gesetzt, werden grundsätzlich alle Stammdaten für die Berichteberücksichtigt. Die Maske sieht dann folgendermaßen aus:

Möchten Sie nur bestimmte Stammdaten für die Berichte berücksichtigen, setzten Sie den Haken unterFahrer (oder Fahrzeug bei Berichten für die Fahrzeuge). Über den Button Auswahl können Sie anschließenddie Stammdaten selektieren, die für die Berichte berücksichtigt werden sollen.

Zusätzlich können Sie die Stammdaten über die Gruppen selektieren. Diese Funktion ist nur sinnvoll, wennSie vorab Ihren Stammdaten eine Gruppe zugewiesen haben. Details zur Gruppierung von Stammdatenfinden Sie im Handbuch der ARC Software.

Auswahl der Stammdaten für den Ausführungstyp Archivierung neuer Daten

Beim Ausführungstyp Archivierung neuer Daten muss grundsätzlich der Haken unter Fahrer gesetztwerden. Ist dieser Haken nicht gesetzt, werden keine Berichte erstellt. Möchten Sie alle Stammdaten für die Berichte berücksichtigen, setzten Sie den Haken unter Fahrer, klicken

Sie anschließend auf den Button Auswahl und klicken Sie auf den Button .

Sollen die Berichte nur bei bestimmten Stammdaten erzeugt werden, wählen Sie die gewünschtenStammdaten über den Button Auswahl aus.

Wird eine neue Fahrerkarte im ARC Programm archiviert, ist dieser neue Fahrer nicht automatisch im Report enthalten. d.h der Fahrer muss über die Auswahl für den Report aktiviert werden.

/ Nach der Datenauswahl muss noch die Zeitauswahl festgelegt werden. Dafür stehen Ihnen folgendeAuswahlmöglichkeiten zur Verfügung:

ARC Services36


Wählen Sie hier die gewünschte Variante aus und tragen Sie die Anzahl von Tagen, Wochen oder Monatenein, die für den Report berücksichtigt werden sollen.

Für die Einstellung der Zeitauswahl sollte der Ausführungstyp berücksichtigt werden. Beispiel: Sie erstellen Ihre Reports einmal im Monat. Als Ausführungstyp haben Sie folgendes ausgewählt:

Mit dieser Einstellung wird am 15ten jedes Monats der Report durchgeführt. Damit der Report nicht zu vieleTage auswertet, sind folgende Zeitauswahl-Möglichkeiten zu empfehlen:

oder

oder

zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten für die Berichte

Für jeden Dienst stehen Ihnen zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten zur Verfügung. So können Sie dieBerichte nach Ihren individuellen Vorgaben erstellen. Grundsätzlich stehen alle Einstellungen zur Verfügung,die Sie auch aus den Auswertungen vom ARC-Programm kennen. Die Einstellungsmöglichkeiten sindabhängig vom ausgewählten Berichtstyp. Folgende drei Einstellungsreiter stehen für alle Berichtstypen zurVerfügung:

Reiter Erläuterung

Report/Versand

Alle erstellten Berichte werden als PDF-Dokument in ein vorgegebenes Verzeichnisgespeichert. Zusätzlich können Sie diese Berichte auch per E-Mail versenden. Dazu müssenSie im Reiter Report/Versand den Haken setzen unter Berichtsdateien versenden(wenn



Reiter Erläuterung

nicht zu groß). Unter an EMail-Adresse(n) können Sie die Mailadressen eintragen, anwelche die Berichte versendet werden sollen.

mehrere Mailadressen werden durch ein Semikolon getrennt.

Optional haben Sie die Möglichkeit die Berichte als gepackte ZIP-Datei zu versenden.Diese Dateien können auch mit einem Passwort geschützt werden.(Passwortschutz nur bei ZIP-Dateien, nicht bei PDF`s)

Die Daten sollten gepackt werden, wenn sehr viele Stammdaten für die Berichteberücksichtigt werden. Möchten Sie die Berichte packen, stellen Sie unter Bericht komprimieren (ZIP) dieEinstellung auf Ja. Soll das Dokument mit einem Passwort gesichert werden, wählen Sie dieVariante Ja mit Kennwortschutz.

Status Der Reiter Status ist ein rein informativer Bereich. Hier finden Sie alle relevantenInformationen zum ausgewählten Bericht:

Sie erhalten Informationen, wann und von welchem ARC Benutzer dieser Bericht erstelltwurde, wann ggf. Änderungen an den Vorgaben des Berichtes vorgenommen wurden undwie viele Berichte bereits erstellt wurden.

Report-aufträge

Hier finden Sie eine Auflistung aller anstehenden Reportaufträge eines Berichttyps:

nächsterTermin

Gibt den Termin für die nächste Durchführung dieses Berichtes an

Art Gib den Ausführungstyp an. Plan = ein regelmäßiger TerminEreignis = Ausführungstyp Archivierung neuer Daten (sieheEinstellung Ausführungstyp)

ARC Services38


Reiter Erläuterung

Status Gibt den aktuellen Status des Berichtes an.

Bei Änderungen eines bestehenden Reports werden die anstehenden Aufträge gelöscht und mit den neuenEinstellungen wieder aktiviert.

Einstellungsmöglichkeiten der einzelnen Berichtstypen

Neben den allgemeinen Einstellungsmöglichkeiten können Sie je nach Berichtstyp weitere Einstellungenvornehmen.

Berichtstyp Einstellungsmöglichkeiten

Fahrer Tätigkeitsprotokoll

Für den Berichtstyp Fahrer Tätigkeitsprotokoll stehen Ihnen zwei zusätzlicheEinstellungsreiter zur Verfügung:

Die Einstellungen im Reiter Zusatzdaten 1 sind identisch zu den Optionen vomTätigkeitsprotokoll Fahrer im ARC Programm. Hier legen Sie fest, welcheTätigkeiten für das Protokoll berücksichtigt werden sollen. Eine detaillierteBeschreibung der einzelnen Einstellungsmöglichkeiten finden Sie im Handbuchvom ARC Programm.

Über die Einstellungen im Reiter Zusatzdaten 2 können Sie einen Filter derTätigkeiten festlegen. Möchten Sie z.B nur Lenkzeiten auswerten, setzten Sie denHaken unter Filter Tätigkeiten. Jetzt können Sie die Tätigkeiten aktivieren,welche für den Bericht berücksichtigt werden sollen. Zusätzlich können Sie denZeitraum eingrenzen. Möchten Sie nur Lenkzeiten für den Zeitraum von 08:00 Uhrbis 16:00 Uhr auswerten, muss folgendes eingestellt werden:




FahrerTagesprotokoll

Für diesen Berichtstyp stehen Ihnen im Reiter Zusatzdaten 1 die gleichenEinstellungsmöglichkeiten zur Verfügung, wie beim Berichtstyp FahrerTätigkeitsprotokoll. Zusätzlich kommen noch folgende Einstellungsmöglichkeitenzur Verfügung:

Genutzte Fahrzeugedrucken

Wenn aktiv, werden die Kennzeichen der Fahrzeuge inder Auswertung mit ausgegeben

Neue Seite beiFahrerwechsel

Wenn aktiv, enthält ein DIN A4 Blatt niemals mehrereFahrer.. Findet auf einer Seite ein Fahrerwechsel statt,wird der neue Fahrer automatisch auf einer neuen Seiteangezeigt.

Der Reiter Zusatzdaten 2 enthält hier die gleichen Einstellungen wie das FahrerTätigkeitsprotokoll

Fahrer Terminliste Für diesen Berichtstyp steht Ihnen ein zusätzlicher Reiter zu Verfügung. Überdiesen können Sie Vor- und Nachlauftage definieren. Darüber hinaus legen Siehier fest, welche Termine geprüft werden sollen:

Vorlauftage Über die Vorlauftage legen Sie fest, wie viele Tage vorFälligkeit eines Termins die Terminerinnerung übermitteltwerden soll. Beispiel: Ein Fahrer muss zum 15.09. eines Monats seineFahrerkarte laut Terminliste auslesen. Als Vorlauftage habenSie 5 Tage eingestellt. In dieser Konstellation erhalten Sie am10.09. eine Erinnerung, dass der Fahrer am 15.09. seineFahrerkarte auslesen muss.

Nachlauftage Über die Nachlauftage legen Sie fest, wie viele Tage nachFälligkeit eines Termins die Terminerinnerung übermitteltwerden soll. Beispiel: Ein Fahrer muss zum 07.10. eines Monats seinenFührerschein vorhalten. Als Nachlauftage haben Sie 3 Tageeingestellt. In dieser Konstellation erhalten Sie am 10.10. eine

ARC Services40



Erinnerung, dass der Fahrer am 07.10. seinen Führerscheinvorhalten musste, dies bisher jedoch nicht getan hat.

UmfangFahrer/Karte

Über den Umfang legen Sie fest, welche Termine überwachtwerden sollen. Neben den Termine für die Archivierung,können Sie auch Führerscheintermine automatischüberwachen. Bitte beachten Sie, dass eine Führerschein-Sichtkontrolle nur überwacht werden kann, wenn Sie dienötigen RFID-Labels und die dazugehörigen Softwaremoduleerworben haben.

UmfangFahrzeug

Über den Umfang Fahrzeug legen Sie fest, welcheFahrzeugtermine überwacht werden sollen.

alleMandanten

Ein ARC-Benutzer kann mehreren Mandanten zugewiesenwerden. Über die Einstellung alle Mandanten legen Sie fest,ob nur die Stammdaten des aktuellen Mandanten überwachtwerden sollen, oder alle Mandanten denen der Benutzerzugewiesen ist.

Weitere Informationen hierzu finden Sie im ARCBenutzerhandbuch im Bereich Benutzerverwaltung.

PrüfungSozialvorschriften

Für den Berichtstyp Prüfung Sozialvorschriften stehen Ihnen zwei zusätzlicheEinstellungsreiter zur Verfügung:

Die beiden Reiter sind identisch der Einstellungen und Optionen vom ModulPrüfung EG Sozialvorschriften im ARC Programm. Im Reiter Zusatzdaten 1 legen Sie allgemeine Einstellungen zur Verstoßprüfung




fest, im Reiter Zusatzdaten 2 die Einstellungen zur Fahrerbelehrung(Fahrerinformation).

Eine detaillierte Beschreibung der einzelnen Optionen finden Sie im Handbuchvom ARC Programm.

FahrerArbeitszeitübersicht

Für diesen Berichtstyp stehen Ihnen folgender Einstellungsreiter zur Verfügung:

Der Reiter ist identisch der Einstellungen und Optionen vom ModulArbeitszeitüberischt im ARC Programm.

Ist die Option Tagessummen drucken aktiv, erhalten Sie in der Auswertung proTag einen Eintrag mit den Summen der Tätigkeiten. Wird für die Auswertung eingroßer Zeitraum gewählt (siehe Zeitauswahl) können sehr viele Seitenzusammenkommen. Daher empfehlen wir diese Option nicht zu aktivieren.

Ist die Einstellung nicht gesetzt, erhalten Sie pro Fahrer und Monat diegewünschte Auswertung.

3.6.2 Einstellungen im Servie Manager

Im Servicemanager stehen Ihnen für den Report-Service drei Reiter zu Verfügung:

/ Im Reiter Allgemeine Parameter legen Sie fest, in welchem Verzeichnis die Berichte als PDF gespeichertwerden sollen -> Ausgabeverzeichnis für Bericht.

Wird nach dem Einstellen des Verzeichnisses das Feld grün, kann der Bericht dort gespeichert werden. Ist die

ARC Services42


Anzeige hingegen rot, dann kann keine Verbindung zu dem gewünschten Verzeichnis hergestellt werden.

/ Über den Button können Sie das ausgewählte Verzeichnisaufrufen.

/ Sie können ältere Berichte aus dem Verzeichnis automatisch löschen, indem Sie den Haken unterBerichtsdateien löschen älter als xx Tage aktivieren. Legen Sie anschließend fest, wie lange Berichte indem gewählten Verzeichnis gespeichert werden sollen. Ältere Berichte werden vom Dienst automatischgelöscht. Im Bild oben würden somit alle Berichte gelöscht, die älter als 90 Tage sind.

/ Unter Max. Größe Berichte für EMail-Versandt legen Sie fest, wie groß die PDF-Datei höchsten sein darf,um noch per E-Mail versendet zu werden. Ist die Datei größer als der eingestellt Wert, wird nur die PDF-Dateiin das Verzeichnis gespeichert. In der E-Mail ist nur ein Link angehängt, der zum Verzeichnis des erstelltenReports (PDF) führt.

/ Optional können Sie unter Mail-Hinweis einen zusätzlichen Text eintragen. Dieser wird bei der versendetenE-Mail mit angezeigt.

Wird der Report-Service nicht im Servicemanager angezeigt, kontrollieren Sie bitte die Einträge in der SzpServiceManager.cfg.

/ Im Reiter Anstehende Berichtsaufträge erhalten Sie einen Überblick aller aktiven Berichtsvorgaben.

Reiter Erläuterung

ID Berichts-Nummer. Jeder neue Berichtstyp erhält eine neue, fortlaufende ID-Nummer

Art Gibt die Art des Berichts an. Man unterscheidet zwischen Plan, Ereignis und man.

Plan: entspricht den Ausführungstypen 1,2,3,4 und 6. siehe Ausführungstypen

Ereignis: entspricht den Ausführungstyp Archivierung neuer Daten (5)

Status Zeigt den aktuellen Status des Berichtstypen.

Warten: Der Berichtstyp wartet auf den nächsten Ausführungstermin

in Arbeit: Der Berichtstyp wird momentan ausgeführt



Reiter Erläuterung

Md Gibt den Mandanten an, unter dem die Berichtsvorgabe im ARC Programm angelegtwurde.

Berichtstyp Zeigt an, um welchen Berichtstyp es sich handelt. siehe auch Typ.

Bezeichnung Zeigt die Bezeichnung an, die für diesen Berichtstyp in den Berichtsvorgabeneingestellt wurde.

Info Bei Einzellisten wird hier die Information zum Fahrer bzw. Fahrzeug angezeigt.

NächsterTermin

Zeigt den Zeitpunkt an, wann dieser Bericht das nächste mal erstellt wird. siehe auchAusführungstypen

ltz.Ausführung

Zeigt den Zeitpunkt an, wann dieser Bericht letztmalig erstellt wurde.

/ Über den Button Aktualisieren können Sie die Ansicht im Service Manager neu laden

/ Geplante und Ereignis-Aufträge können wieder gelöscht werden. Dafür stehen unter Löschen von... zweiButtons zur Verfügung:

/ Werden Änderungen an den Einstellungen vorgenommen, können Sie diese über den ButtonEinstellungen speichern sichern. Gesicherte Einstellungen können über den Button Einstellungen ladenwiederhergestellt werden.

/ Im Reiter Übersicht Berichte finden Sie alle Berichtsvorgaben, die Sie im ARC Programm angelegt haben(siehe Einstellungen im ARC Programm)

/ Änderungen an den Berichtsvorgaben können hier nicht vorgenommen werden. Sie können jedoch dieAnsicht aktualisieren (Button Aktualisieren) und einen geplanten Bericht sofort erstellen. Dazu markieren Sieden gewünschten Bericht (mit der linken Maustaste auf den Berichtstyp klicken) und klicken Sie auf denButton jetzt erstellen. Ist kein Bericht markiert, ist dieser Button inaktiv (siehe Bild oben)

ARC Services44


Index 45


Index- A -Ausfuehrungstyp 33

Ausführungstermine/Vorgaben (Backup-Service) 29

Auswertungen vom Report-Service 32

- B -Backup-Dienst alt oder neue 3

Berichtstyp 32

- D -Der AutoImport-Service 13

Der Backup-Service 29

Der Guardian 12

Der Mail-Service 18



Dienstkonfiguration 10

- E -Einrichtung des Reports-Services im ARC Programm 32

Einrichtung von Terminen 20

Einstellungen AIS 13

Einstellungen im Servie Manager (Report-Service) 41

Einstellungen Mail-Service 18

Einstellungsmöglichkeiten der einzelnenBerichtstypen (Report-Service) 32

Ermittlung des AutoImport-Verzeichnisses 13

Erstellung einer neuen Berichtsvorgaben 32

- I -Installation der Dienste über das Setup 5

- K -Konfiguration des TFS über den Servicemanager 20

Konfiguration ServiceManager 10

- N -Nicht benötigte Dienste abschalten 5

- P -Prüfung der Installation 5

- S -Server-Einstellungen Mail-Service 18

Systemvoraussetzungen 3

SzpServiceManager.cfg 10

SzpSuperService.ini 10

- V -Verbindungstest Mail-Service 18

- Z -Zeitauswahl 35

zusätzliche Einstellungsmöglichkeiten für die Berichte(Report-Service) 32

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