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ÓRGANO INFORMATIVO OFICIAL
DEL H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE CHALCO 2016-2018
VOLUMEN IAÑO 2017
Los Reglamentos, Acuerdos, Circulares y demás disposiciones son de observancia obligatoria por el solo hecho de publicarse en este órgano, en términos de lo dispuesto en los artículos 30, 31 fracción XXXVI, 48 fracción III, 91 fracción VIII y XIII, 165 y demás relativos y aplicables de la Ley Orgánica Municipal del Estado de México, así como los artículos 9 y 11 fracción X del Reglamento Interior de la Secretaría del Ayuntamiento de Chalco, Estado de México.
MUNICIPALSUMARIO
Nº
Chalco, Estado de México. 22 de Junio de 2017.
36
APROBACIÓN DE DIECINUEVE MANUALES DEORGANIZACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL 2016-2018
ÓRGANO INFORMATIVO OFICIALDEL H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE CHALCO
2016-2018
Juan Manuel Carbajal Hernández
A SUS HABITANTES HACE SABER:
LO SIGUIENTE:
Presidente Municipal Constitucional de Chalco,Estado de México.
Que con fundamento en lo dispuesto por el Artículo 115 Fracciones I y II de la Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos; 112, 113, 122, 123 y 138 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México; 27, 28, 31 Fracción I y XXXVI, 48 Fracciones II, III, 91 Fracciones VIII y XIII de la Ley Orgánica Municipal del Estado de México;
MUNICIPAL
Chalco, Estado de México. 22 de Junio de 2017. Nº 36, Volumen I, Año 2017
APROBACIÓN DE DIECINUEVE MANUALES DEORGANIZACIÓN DE LAS DEPENDENCIAS DE LA
ADMINISTRACIÓN PÚBLICA MUNICIPAL 2016-2018
ÓRGANO INFORMATIVO OFICIALDEL H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE CHALCO
2016-2018
MUNICIPAL
Túrnese a la Secretaría delAyuntamiento para su publicación
en la Gaceta Municipaly su debido cumplimiento
En cumplimiento de lo dispuesto por los artículos 128 de la Constitución Política del Estado Libre y Soberano de México; 48 fracción III, 91 fracción VIII, XIII y 165 de la Ley Orgánica Municipal del Estado de México, y para su debida publicación y observancia, promulgo el presente Acuerdo dado en la Septuagésimo Novena Sesión Ordinaria de Cabildo, en el Salón de Expresidentes del Palacio Municipal de Chalco, Estado de México, a los veintidós días de junio de dos mil diecisiete. -----------------------------------
Cúmplase.- El C. Presidente Municipal Constitucional, Juan Manuel Carbajal Hernández.- Rúbrica. La C. Secretaria del Ayuntamiento Lic. T.S. Verónica Trujano Zúñiga.- Rúbrica.
Chalco, Estado de México. 22 de Junio de 2017. Nº 36, Volumen I, Año 2017
JUAN MANUEL CARBAJAL HERNÁNDEZPresidente Municipal Constitucional
LIC. MARINA CARMONA GARCÍA Síndico Municipal
M.A.P. LEÓN OCTAVIO TÉLLEZ XIMÉNEZ Primer Regidor
C. TALÍA PAVÓN GARCÍA Segunda Regidora
PROFR. JAIME AGUILAR GALINDEZ Tercer Regidor
C. CLAUDIA MÉNDEZ CORTES Cuarta Regidora
LIC. IVÁN DE JESÚS REGALADO SALAZARQuinto Regidor
C. LETICIA ROJAS MARTÍNEZSexta Regidora
LIC. FELIPE MEDINA ANDRADE Séptimo Regidor
C. MIGUEL ÁNGEL MUNGUÍA CONTRERASOctavo Regidor
C. RAMONA PADILLA GONZÁLEZNovena Regidora
C. CHRISTIAN ARTURO HERNÁNDEZ DE LA ROSA Décimo Regidor
C. JORGE ALEJANDRO VIRRUETA NARANJODécimo Primer Regidor
C. GUILLERMO ROMERO POZOSDécimo Segundo Regidor
C. SONIA ELVIRA RESÉNDIZ BECERRILDécima Tercera Regidora
LIC. T.S. VERÓNICA TRUJANO ZÚÑIGASecretaria del Ayuntamiento
MANUAL DE ORGANIZACIÓN DESECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
ÓRGANO INFORMATIVO OFICIALDEL H. AYUNTAMIENTO CONSTITUCIONAL DE CHALCO
2016-2018
MUNICIPAL
CONTENIDO
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Chalco, Estado de México. 22 de Junio de 2017. Nº 36, Volumen I, Año 2017
SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO
DIRECTORIO INSTITUCIONAL
Juan Manuel Carbajal Hernández Presidente Municipal Constitucional
Marina Carmona García
Síndica Municipal
León Octavio Téllez Ximénez Primer Regidor
Talia Pavón García Segunda Regidora
Jaime Aguilar Galíndez
Tercer Regidor
Claudia Méndez Cortes Cuarta Regidora
Iván de Jesús Regalado Salazar
Quinto Regidor
Leticia Rojas Martínez Sexta Regidora
Felipe Medina Andrade
Séptimo Regidor
Miguel Ángel Munguía Contreras Octavo Regidor
Ramona Padilla González
Novena Regidora
Christian Arturo Hernández de la Rosa Décimo Regidor
Jorge Alejandro Virrueta Naranjo
Décimo Primer Regidor
Guillermo Romero Pozos Décimo Segundo Regidor
Sonia Elvira Reséndiz Becerril
Décima Tercera Regidora
Verónica Trujano Zúñiga Secretaria del Ayuntamiento
DIRECTORIO INTERNO
Verónica Trujano Zúñiga
Secretaría del Ayuntamiento
Oficialía de Partes
Miriam Adriana Escalona Aguirre
Coordinación Administrativa
Alejandra González Ramírez
Coordinación Técnica
Mariana Chávez Reyes
Coordinación de Normatividad y Reglamentación
Martín Rivera Aguilar
Oficialías del Registro Civil
José Luis Tapia Altamirano
Archivo General Municipal
Francisco Pérez Toríz
Sistemas de Información y Bienes Patrimoniales
Ma. Isabel Páez Carmona
Junta Municipal de Reclutamiento
Jaime Rene Noyola Rocha
Cronista Municipal
CONTENIDO
I. Presentación
II. Antecedentes
III. Fundamento Legal
IV. Misión
V. Visión
VI. Objetivo General
VII. Estructura Orgánica
VIII. Organigrama
IX. Objetivo y funciones por unidad administrativa
• Secretaría del Ayuntamiento
o Oficialía de Partes
o Coordinación Administrativa
o Coordinación Técnica
o Coordinación de Normatividad y Reglamentación
o Oficialías del Registro Civil
o Archivo General Municipal
o Sistemas de Información y Bienes Patrimoniales
o Junta Municipal de Reclutamiento
o Cronista Municipal
X. Glosario
XI. Firmas de Autorización
XII. Aprobación
XIII. Actualización
I. PRESENTACIÓN
El presente Manual de Organización expone de una manera clara y objetiva la estructura
orgánica de la Secretaría del Ayuntamiento, señalando los diferentes niveles jerárquicos y
puestos que conforman esta dependencia administrativa. De igual forma permite
identificar las tareas y responsabilidades de cada componente, con el propósito
fundamental de evitar la duplicidad de funciones, detectar omisiones en las tareas
encomendadas, distribuir la carga de trabajo y definir los procesos administrativos.
Conocer la línea de acción, proporciona los elementos necesarios para agilizar tareas y
hacer eficientes las actividades, logrando con ello coadyuvar con la Presidencia Municipal,
el Cuerpo Edilicio y las dependencias administrativas que conforman esta Administración
Municipal, a elevar la calidad y eficiencia en la prestación de servicios y en solución a las
problemáticas sociales.
Este documento es de observancia general y es útil como instrumento de información y
consulta, todas las áreas que conforman esta Secretaría, como lo son la Oficialía de
Partes, la Coordinación Administrativa, la Coordinación Técnica, la Coordinación de
Normatividad y Reglamentación, las Oficialías del Registro Civil, el Archivo General
Municipal, el Sistema de Información de Bienes Patrimoniales, la Junta Municipal de
Reclutamiento y el Cronista Municipal.
Por ser un documento de consulta frecuente, este manual deberá ser actualizado cada
año o en su caso, cuando exista algún cambio orgánico funcional al interior de esta
unidad administrativa, por lo que cada una de las áreas que la integran, deberán aportar
la información necesaria para este propósito.
Por último, es importante hacer hincapié, lo indispensable de que el Secretario o la
Secretaria del Ayuntamiento tenga un amplio conocimiento del territorio municipal, que
conozca las necesidades, las oportunidades y sus fortalezas; que tenga amplio manejo de
sus facultades, atribuciones administrativas y legales, juicio que le permitirá agilizar los
estudios y soluciones a los requerimientos básicos de la comunidad. Y coadyuvar con las
unidades de la administración municipal, autoridades estatales y federales con miras a
lograr una gestión pública de vanguardia.
Verónica Trujano Zúñiga.Secretaria del Ayuntamiento
II. ANTECEDENTES
Si bien no podemos deslindar a la Secretaría del Ayuntamiento con la aparición y creación
del propio Ayuntamiento, es menester considerar algunos puntos importantes, entre
muchos que existen para nuestro municipio, he aquí algunos que se consideran
relevantes para poder ubicar a nuestra Unidad Administrativa.
Al culminar la caída del imperio Azteca se inicia la repartición de tierras entre los
españoles. Chalco viene a ser promulgada Provincia Real de Chalco. Se confirma como
generadora de tribus para la orden dominica y el marquesado de Cortés quien toma
posesión de la provincia y después pasa a manos de Nuño de Guzmán.
Durante el siglo XIX, los hechos más sobresalientes son: al consumarse la
Independencia, se promulga la Constitución de 1824 formándose el Estado Libre y
Soberano de México con los distritos de Acapulco, Cuernavaca, Huejutla, México,
Apaxco, Toluca, Tula y Tulancingo; a la vez los pueblos de Chalco, Coyoacán, Cuautitlán,
Ecatepec, Mexicaltzingo, México, Tacuba, Teotihuacán, Texcoco, Xochimilco y
Zumpango.
Después de la Independencia del Gobierno español y luego de la caída del imperio de
Iturbide, gracias a la proclamación de la Constitución de 1824, el estado de México deja
de ser Provincia y se convierte en el Estado de México, y el 31 de enero del mismo año,
Chalco se convierte en Municipio, casi tres décadas después recibe sus apellidos “Díaz
Covarrubias” en honor al poeta militar estudiante de medicina Juan Díaz Covarrubias,
fusilado en Tacubaya.
En 1890 el Presidente de la República Mexicana, el Gral. Porfirio Díaz colocó la primera
piedra para el primer Palacio Municipal y en 1893 fue inaugurado por el mismo
mandatario.
En cuanto al movimiento revolucionario de 1910, el municipio de Chalco tuvo algunos
enfrentamientos entre zapatistas y carrancistas, los cuales toman la iglesia de Ayotzingo,
la incendian en dos ocasiones, fusilan a varios hombres y ultrajan mujeres; en Chalco los
zapatistas destruyen los archivos parroquiales, parte de la iglesia y algunas casas.
Para 1979 en los terrenos desecados del lago de Chalco da comienzo el asentamiento
humano más grande de Latinoamérica conocido como Valle de Chalco con más de
500,000 habitantes en la primera etapa. Es por eso que la cabecera municipal es elevada
a la categoría de ciudad, en marzo de 1989; después del 30 de noviembre de 1994 los
habitantes de la región del Valle de Chalco luchan por su separación en busca de una
identidad y mejores condiciones de vida, para ello se creó el municipio 122 denominado
Valle de Chalco Solidaridad.
A lo largo de su fundación, creación y cambios del propio Municipio, la Secretaría del
Ayuntamiento ha sido parte fundamental, pues en el marco jurídico se contempla como
directriz de los asuntos políticos, sociales y administrativos que aquejan a la sociedad
Chalquense.
En la actualidad la Secretaría del Ayuntamiento ha evolucionado a tal grado que la Ley
Orgánica la coloca como pilar en la toma de decisiones propias del Ayuntamiento, y si
bien no forma parte del Cabildo, es pieza importante en este rubro, pues como señalamos
al principio, el Secretario o la Secretaria del Ayuntamiento debe conocer su propio
territorio, sus carencias, necesidades y también sus fortalezas, todo con miras a un mejor
desarrollo y progreso de la sociedad Chalquense.
Por lo anterior, actualmente se ha solicitado que el Secretario o la Secretaria del
Ayuntamiento tenga la certificación en la materia, la cual debe ser acreditada a través del
Instituto Hacendario del Estado de México, Instituto que está a la vanguardia de los
cambios y proyectos de la Administración Pública en general.
III. FUNDAMENTO LEGAL
• Constitución Política de los Estados Unidos Mexicanos.
• Constitución del Estado Libre y Soberano de México.
• Ley Orgánica de la Administración Pública del Estado de México.
• Ley Orgánica Municipal del Estado de México.
• Ley de Planeación del Estado de México y Municipios.
• Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública del Estado de México y
Municipios.
• Ley de Documentos Administrativos e Históricos del Estado de México.
• Ley del Servicio Militar.
• Código Financiero del Estado de México.
• Código de Procedimientos Administrativos del Estado de México.
• Reglamento de la Ley de Planeación del Estado de México y Municipios.
• Reglamento de la Ley del Servicio Militar.
• Reglamento de Sesiones de Cabildo del Ayuntamiento de Chalco Administración
2016-2018.
• Plan de Desarrollo Municipal 2016-2018.
• Bando Municipal 2017.
IV. MISIÓN
Llevar a cabo el cumplimento de sus atribuciones y tareas tendientes a coadyuvar con la
Administración Pública Municipal, ajustándose estrictamente a las disposiciones legales
enmarcadas en su ámbito de competencia y en apego a lo establecido en al Plan de
Desarrollo Municipal, con la finalidad de ofrecer un servicio eficaz y eficiente con calidez
humana y cercano a la gente.
V. VISIÓN
Lograr que sea una Dependencia de primer nivel, sólida con bases firmes para llevar a
cabo el cumplimiento a sus tareas que por ley le corresponden, con el propósito de ser un
área honesta y transparente en la prestación de sus servicios, digna de confianza y
credibilidad, brindando una respuesta en tiempo y forma a las demandas de la
ciudadanía.
VI. OBJETIVO GENERAL
Brindar un servicio de calidad, eficiente y eficaz, sin perder de vista el trato humano,
coadyuvando a el establecimiento de una cultura de legalidad en el ámbito municipal,
mediante el análisis, reforma y expedición del Bando Municipal, Gacetas de Gobierno y
Reglamentos aplicables al Municipio.
VII. ESTRUCTURA ORGÁNICA
1. Secretaría del Ayuntamiento
1.1. Oficialía de Partes
1.2. Coordinación Administrativa
1.3. Coordinación Técnica
1.4. Coordinación de Normatividad y Reglamentación
1.5. Oficialías del Registro Civil
1.6. Archivo General Municipal
1.7. Sistemas de Información y Bienes Patrimoniales
1.8. Junta Municipal de Reclutamiento
1.9. Cronista Municipal
VIII. ORGANIGRAMA
IX. OBJETIVO Y FUNCIONES POR UNIDAD ADMINISTRATIVA
Las atribuciones se encuentran enmarcadas en el Artículo 91 de la Ley Orgánica
Municipal del Estado de México y son las siguientes:
1. Secretaría del Ayuntamiento
Objetivo:
Desarrollar políticas, estrategias y acciones que garanticen la coordinación de las áreas
de la Administración Pública y la gobernabilidad en el Municipio.
Funciones:
1. Asistir a las sesiones del ayuntamiento y levantar las actas correspondientes;
2. Emitir los citatorios para la celebración de las sesiones de cabildo, convocadas
legalmente;
3. Dar cuenta en la primera sesión de cada mes, del número y contenido de los
expedientes pasados a comisión, con mención de los que hayan sido resueltos y
de los pendientes;
4. Llevar y conservar los libros de actas de cabildo, obteniendo las firmas de los
asistentes a las sesiones;
5. Validar con su firma, los documentos oficiales emanados del ayuntamiento o de
cualquiera de sus miembros;
6. Tener a su cargo el archivo general del ayuntamiento;
7. Controlar y distribuir la correspondencia oficial del ayuntamiento, dando cuenta
diaria a la Presidenta o Presidente Municipal para acordar su trámite;
8. Publicar los reglamentos, circulares y demás disposiciones municipales de
observancia general;
9. Compilar leyes, decretos, reglamentos, periódicos oficiales del estado, circulares y
órdenes relativas a los distintos sectores de la Administración Pública Municipal;
10. Expedir las constancias de vecindad, de identidad o de última residencia que
soliciten los habitantes del municipio, en un plazo no mayor de 24 horas, así como
las certificaciones y demás documentos públicos que legalmente procedan, o los
que acuerde el Ayuntamiento;
11. Elaborar con la intervención de la Síndica o el Síndico el inventario general de los
bienes muebles e inmuebles municipales, así como la integración del sistema de
información inmobiliaria, que contemple los bienes del dominio público y privado,
en un término que no exceda de un año contado a partir de la instalación del
ayuntamiento y presentarlo al cabildo para su conocimiento y opinión. En el caso
de que el ayuntamiento adquiera por cualquier concepto bienes muebles o
inmuebles durante su ejercicio, deberá realizar la actualización del inventario
general de los bienes muebles e inmuebles y del sistema de información
inmobiliaria en un plazo de ciento veinte días hábiles a partir de su adquisición y
presentar un informe trimestral al cabildo para su conocimiento y opinión;
12. Integrar un sistema de información que contenga datos de los aspectos
socioeconómicos básicos del municipio;
13. Ser responsable de la publicación de la Gaceta Municipal, así como de las
publicaciones en los estrados de los Ayuntamientos;
14. Las demás que le confieran esta Ley y disposiciones aplicables.
1.1. Oficialía de Partes Objetivo:
Prestar la atención debida a las peticiones de la ciudadanía de una forma eficaz, con
sensibilidad y generando la confianza de una solución conforme a Derecho.
Funciones:
1. Recepción de peticiones ciudadanas y demás asuntos, de una forma eficaz y con
sensibilidad, demostrando la certeza de una solución óptima;
2. Elaborar los oficios de remisión de peticiones y demás asuntos, para su atención a
las y los Titulares de las Dependencias, Organismos Municipales
Descentralizados, Direcciones y demás Unidades Administrativas;
3. Entregar a su destinatario correspondiente, los oficios de remisión de peticiones y
demás asuntos, para su atención;
4. Dar seguimiento a las peticiones y demás asuntos remitidos para su atención; y
5. Las demás que le confieren las disposiciones aplicables y la Secretaria o el
Secretario del Ayuntamiento en el ámbito de sus atribuciones.
1.2. Coordinación Administrativa
Objetivo:
Garantizar una gestión administrativa eficiente, eficaz y de calidad, que los programas,
metas y proyectos a responsabilidad de la Secretaría se realicen en las mejores
condiciones posibles, coadyuvando de manera decisiva en su eficiencia y eficacia.
Funciones:
1. Coordinar, organizar y supervisar las actividades de los departamentos de
Oficialías del Registro Civil, Archivo General Municipal, Sistemas de información y
Bienes Patrimoniales, Junta Municipal del Reclutamiento y al Cronista Municipal;
2. Supervisar y coordinar los recursos materiales a efecto de optimizar el gasto
corriente de la Secretaría;
3. Apoyar la capacitación y asesoría técnica del personal administrativo en los
programas y áreas, que permitan que el trabajo sea más eficiente, eficaz y con
calidad;
4. Coadyuvar en forma total al buen funcionamiento administrativo de la Secretaría,
mediante la adecuada coordinación de las áreas administrativas que integran la
Secretaría;
5. Coordinar las actividades a efecto de que sean aplicados los lineamientos,
reglamentos y políticas para la asignación, control y resguardo de los bienes
muebles e inmuebles propiedades del municipio;
6. Supervisar, coordinar y planear las funciones de la Junta Municipal de
Reclutamiento, así como la actualización de los inventarios de los bienes muebles
e inmuebles;
7. Formular y proponer a la Secretaria o al Secretario los proyectos de programas
anuales de actividades y presupuestos que le correspondan;
8. Representar a la Secretaría del Ayuntamiento en reuniones y asuntos que la
Secretaria o el Secretario le encomiende;
9. Someter a consideración del Secretario o Secretaria los estudios, proyectos y
acuerdos internos relacionados con las áreas administrativas bajo su
responsabilidad; y
10. Las demás actividades que le sean solicitadas por la Secretaria o el Secretario del
Ayuntamiento.
1.3. Coordinación Técnica
Objetivo:
Coordinar y supervisar que la prestación de los servicios que se otorgan se atiendan de
manera pronta y expedita, tal y como lo establece la normatividad; así como el de atender
las demandas de la población en relación a la correspondencia que se recibe y los
trámites que se realizan en esta Secretaría.
Funciones:
1. Acordar con la Secretaria o el Secretario el despacho de los asuntos que le sean
encomendados e informarle de las actividades que realicen;
2. Disponer de lo necesario en coordinación con Normatividad y Reglamentación
para la realización de las sesiones de cabildo y en su caso de las comisiones
edilicias;
3. Supervisar y coordinar la expedición de las constancias de domicilio, identidad,
origen y no afectación de bienes patrimoniales en coordinación con la Dirección de
Desarrollo Urbano Municipal;
4. Supervisar la emisión de las Certificaciones de los documentos emanadas de la
administración pública municipal;
5. Agendar el salón de ex presidentes a las áreas que lo soliciten;
6. Disponer de lo necesario para la celebración de actos cívicos;
7. Coordinar con las áreas administrativas adscritas a la Secretaría las acciones
necesarias para brindar respuesta en tiempo y forma a la ciudadanía;
8. Apoyo en la elaboración de la nueva reglamentación municipal y en la adecuación
de la reglamentación vigente;
9. Emitir los dictámenes, opiniones e informes que le sean solicitados por la
Secretaria o el Secretario;
10. Suscribir los documentos relativos a sus atribuciones y aquellos que le sean
asignados;
11. Custodiar y manejar el archivo de la correspondencia dirigida a la Secretaría del
Ayuntamiento, particularmente aquellas que requieran cumplimiento de términos;
12. Desempeñar las comisiones que la Secretaria o el Secretario le encomiende e
informar su desarrollo; y
13. Las demás que le confieren las disposiciones aplicables y la Secretaria o el
Secretario del Ayuntamiento en el ámbito de sus atribuciones.
1.4. Coordinación de Normatividad y Reglamentación
Objetivo: Realizar la compilación de todas las leyes y reglamentos vigentes en el municipio de
Chalco, así como verificar los ordenamientos estatales o federales con la aplicación en el
Municipio.
Funciones:
1. Coordinar la organización, preparación y seguimiento de las sesiones de cabildo;
2. Coordinar la elaboración de las actas de cabildo, su impresión y su integración en
los libros de las actas de cabildo;
3. Supervisar la debida integración del archivo de apéndices de las sesiones de
Cabildo;
4. Supervisar y coordinar las certificaciones de acuerdos, actas, documentos
derivados de las actividades del Ayuntamiento en sesiones de Cabildo;
5. Coordinar la integración elaboración y seguimiento del informe mensual que
presenta la Secretaria o el Secretario del Ayuntamiento;
6. Coordinar la elaboración, publicación y distribución de la Gaceta Municipal,
reglamentos, circulares y demás disposiciones de observancia general; 7. Verificar y coordinar la compilación de leyes, decretos, reglamentos, periódicos
oficiales del estado y circulares relativas a los diferentes sectores de la
administración pública municipal;
8. Apoyar en la elaboración de la nueva reglamentación municipal y en la adecuación
de la reglamentación vigente;
9. Asesorar a la Secretaria o al Secretario del Ayuntamiento, Regidurías y a las
distintas dependencias de la administración pública municipal que lo requieran;
10. Representar a la Secretaría del Ayuntamiento en sesiones y asuntos que la
Secretaria o el Secretario le encomiende;
11. Llevar a cabo la compilación de las leyes y reglamentos vigentes en el Municipio
de Chalco, así como verificar los ordenamientos estatales y federales con relación
al Municipio;
12. Organizar toda ley y reglamento de forma física e impresa, a efecto de difundirla
en todas las áreas pertenecientes a la Presidencia Municipal;
13. Coordinar la elaboración y corrección de la Gaceta Municipal;
14. Supervisar que la información vertida en la Gaceta Municipal, sea la correcta y
emitida por el Cabildo o el área responsable;
15. Coordinar la depuración del acervo normativo y reglamentario del Ayuntamiento;
16. Coordinar y apoyar con el análisis jurídico de la documentación remitida a la
Secretaría del Ayuntamiento;
17. Asesorar y apoyar a los integrantes de la Administración Pública a la correcta
interpretación de los ordenamientos jurídicos;
18. Coordinar el acervo y archivo de las Gacetas publicadas que tengan injerencia con
el Municipio;
19. Coordinar todo lo concerniente a la organización de las sesiones de cabildo;
20. Coordinar y supervisar la entrega oportuna de la documentación necesaria a los
integrantes del Cuerpo Edilicio, para la celebración de las sesiones de Cabildo;
21. Supervisar y corregir el contenido de las actas de Cabildo previa impresión e
integración en los Libros de Cabildo;
22. Recabar todas y cada una de las firmas de los integrantes del Cuerpo Edilicio en
las actas correspondientes;
23. Responsable de la Integración de los apéndices de cada sesión de cabildo;
24. Informar a las áreas involucradas sobre los acuerdos de cabildo tomados
previamente, con el propósito de cumplirlos, previa autorización de la Secretaria o
del Secretario del Ayuntamiento;
25. Coordinar y emitir las certificaciones de acuerdos, actas y documentos derivados
de las sesiones de Cabildo;
26. Asesorar a la Secretaria o al Secretario del Ayuntamiento para llevar a cabo el
cumplimiento de las atribuciones relacionadas al Cabildo;
27. Integrar y coordinar la información mensual que se envía a la Contraloría del
Poder Legislativo, relacionada a las sesiones de Cabildo ordinarias y
extraordinarias llevadas a cabo;
28. Remitir la respuesta correspondiente al área solicitante sobre la actividad del
Cabildo;
29. Coordinar con Normatividad y Reglamentación lo concerniente a la publicación de
la Gaceta Municipal;
30. Custodiar y archivar los libros de Cabildo;
31. Control y Archivo de los oficios de Cabildo;
32. Elaboración y seguimiento del informe que se presenta al Cabildo relativo a los
asuntos turnados a las Comisiones Edilicias; y
33. Las demás que determine la Secretaria o el Secretario del Ayuntamiento.
1.5. Oficialía del Registro Civil
Objetivo:
Dar certeza jurídica de los actos y hechos relativos al estado civil de las personas,
mediante el registro, resguardo y certificación de los actos que en términos de
normatividad establece el Gobierno del Estado de México.
Funciones:
1. Registrar los actos y hechos del estado civil, tales como: nacimientos,
matrimonios, defunciones, divorcios, rectificación de actas y reconocimientos;
2. Celebrar matrimonios, conforme a los requisitos establecidos por Ley;
3. Registrar notas complementarias en libros original y duplicado en el momento de
registrar la partida, para subsanar errores mecanográficos y alteraciones;
4. Emitir certificados de partidas registradas en libros que se encuentran bajo su
custodia o en la base de datos de Registro Civil;
5. Emitir informes y certificaciones sobre los registros que tienen bajo su custodia o
que se encuentran en la base de datos, atendiendo el requerimiento de
autoridad competente o los inscritos;
6. Recibir trámites administrativos de inscripción o corrección de partidas, para su
remisión a la Dirección de Registro Civil;
7. Cumplir las normas que regulan las condiciones y requisitos para el registro de
nacimiento, reconocimiento, matrimonio, divorcios y defunciones;
8. Cumplir las disposiciones administrativas emitidas por autoridades superiores;
9. Registrar las partidas conforme a la solicitud y pruebas presentadas en los libros
creados para este objeto, revisando, exhibiendo y leyendo su contenido antes
de firmarlas;
10. Fijar la identificación de la oficialía de forma permanente en el frontis de su
oficina e informar el horario de atención;
11. Fijar en lugar visible de su oficina el arancel establecido y cumplirlo
estrictamente;
12. Entregar a la Dirección de Registro Civil los libros debidamente organizados en
un plazo no mayor de 15 días de efectuado el último registro del libro;
13. Conservar en buen estado los libros a su cargo y administrar la base de datos
de forma correcta;
14. Atender a los usuarios de forma respetuosa, oportuna y responsable;
15. Mantener limpia su oficina;
16. Asistir a su Oficialía en los días laborales y cumplir el horario;
17. Utilizar el material valorado cumpliendo las normas e informar sobre el destino
de los certificados que emita;
18. Atender y gestionar en su oportunidad la compra de papelería oficial
correspondiente al papel seguridad y los formatos para el asentamiento de los
actos y hechos del estado civil de las personas;
19. Atender de manera oportuna y gestionar el trámite sobre la encuadernación de
libros correspondiente al tanto de oficialía y que estarán dentro del inmueble de
la misma oficialía;
20. Asistir a reuniones de trabajo en la que sean convocados a la Oficina Regional
y/o a la Subdirección del Registro Civil y/o a la Dirección General del Registro
Civil, según sea el caso;
21. Asistir a los cursos de capacitación en los que sean convocados a la Oficina
Regional y/o a la Subdirección del Registro Civil y/o a la Dirección General del
Registro Civil, según sea el caso;
22. Asumir el costo que demande la solución de problemas originados por sus
errores;
23. Orientar al público usuario sobre los requisitos exigidos para cada registro e
informar para solucionar cada problema;
24. Mantener actualizado el inventario de los libros a su cargo y los documentos de
prueba;
25. Emitir los certificados requeridos por personas con interés legal o autoridades
administrativas o judiciales;
26. Recibir trámites administrativos y efectuar el seguimiento de los mismos hasta
su conclusión;
27. Informar a las personas sobre el derecho a la identidad;
28. Informar a la Dirección de Registro Civil sobre las estadísticas de inscripciones
de nacimiento, reconocimiento, matrimonios y defunción;
29. Exhibir su credencial;
30. Ejercer las funciones de notarios electorales cuando el Organismo Electoral los
designe; y
31. Presentar a la Secretaría del Ayuntamiento informe mensual de Actividades,
expresando claramente mediante estadísticas los actos y hechos registrados.
1.6. Archivo General Municipal
Objetivo:
Salvaguardar y proteger los documentos de carácter histórico generados por el
Ayuntamiento de Chalco, que puedan ayudar a reconstruir la historia del municipio,
Asimismo difundir el material con el que cuenta su acervo, hacerlo disponible al público en
general y participar en todo lo que pueda para crear una auténtica conciencia de
protección y conservación del patrimonio documental de Chalco.
Funciones:
1. Organizar, conservar, custodiar y difundir el acervo del archivo municipal;
2. Ofrecer los servicios de biblioteca, hemeroteca, fototeca, planoteca y mapoteca;
3. Promover acciones para enriquecer el archivo histórico;
4. Asesorar y apoyar a las dependencias o unidades administrativas en el diseño de
procedimientos internos, para el manejo y administración del Archivo de Trámite;
5. Formar parte del Sistema Estatal de Archivos;
6. Formar parte del Comité de Archivos Municipales de México;
7. Planear, programar, organizar, dirigir, controlar y evaluar el desarrollo de las
funciones correspondientes al Archivo;
8. Formular los dictámenes, opiniones e informes que le sean solicitados por
autoridades superiores;
9. Presentar a la Secretaría del Ayuntamiento los proyectos de programas y
presupuestos necesarios para el desempeño de las funciones que tiene
encomendadas el Archivo Municipal;
10. Asesorar técnicamente, en asuntos de su especialidad, a los servidores públicos
de la Administración Municipal;
11. Comunicar a los y las titulares de las dependencias o unidades administrativas que
le envían documentación, de las irregularidades que detecte y las
recomendaciones sobre su manejo;
12. Vigilar para efectos de préstamo y consulta de documentos administrativos, que su
trámite sea realizado directamente por el o la titular de la Dependencia o Unidad
Administrativa solicitante, y en el caso de documentos históricos, exclusivamente
para efectos de consulta por la parte interesada;
13. Hacer constatar el ingreso de documentos conforme al procedimiento
determinado;
14. Autorizar el préstamo de documentos, así como la salida de los mismos;
15. Realizar periódicamente la depuración del Archivo Administrativo, previa
valoración documental y autorización del Consejo;
16. Indicar a los titulares de las dependencias o unidades administrativas, por medio
de una circular, el procedimiento de transferencia de los documentos al Archivo
Municipal;
17. Autorizar la expedición de copias simples de la documentación que sea
susceptible de préstamo y de acuerdo a la normatividad que se tenga o se
establezca; y
18. Proponer a la Secretaría del Ayuntamiento la capacitación del personal asignado.
1.7. Sistemas de Información y Bienes Patrimoniales
Objetivo: Realizar el inventario de bienes muebles e inmuebles y coordinarse con las áreas
involucradas para el adecuado control de bienes patrimoniales, asimismo participar en la
formación de comités y reuniones que coordina la Secretaría del Ayuntamiento y en las
constancias al patrimonio municipal.
Funciones:
1. Llevar a cabo el inventario de bienes muebles e inmuebles, a fin de coordinarse
con las áreas involucradas en el control patrimonial;
2. Ser responsable directo en las sesiones del Comité del patrimonio inmobiliario
Municipal, así como la elaboración de las actas respectivas;
3. Coordinar las actividades inherentes al patrimonio municipal con las áreas
correspondientes;
4. Elaborar, actualizar y depurar el inventario de bienes muebles e inmuebles
municipales;
5. Coordinar con las áreas respectivas a efecto de actualizar la cuenta pública
municipal; y
6. Desarrollar las demás funciones inherentes al ámbito de su competencia.
1.8. Junta Municipal de Reclutamiento (SMN) Objetivo: Efectuar el empadronamiento de los individuos en edad militar y tramitar ante la 37ª B.
Zona Militar de la Secretaría de la Defensa Nacional, cartillas de conscriptos del Servicio
Militar Nacional, en el Municipio de Chalco, a anticipados, remisos y la clase.
Funciones:
1. Coordinar y programar ante la 37 B Zona Militar con sede en el Municipio de
Temamatla, todo lo concerniente a la expedición de cartillas y trámites relativos al
Servicio Militar Nacional;
2. Promover y difundir la información necesaria a la población a efecto de que lleven
a cabo los trámites para el Servicio Militar Nacional de la Clase que corresponda;
3. Coordinar con la 37 B Zona Militar los informes mensuales respectivos, que
detallen los trámites llevados a cabo con respecto al Servicio Militar Nacional;
4. Coordinar y establecer el procedimiento enmarcado en la reglamentación legal
para la tramitación de documentos para el desarrollo del SMN;
5. Llevar a cabo el control de expedientes personales, así como el registro en los
libros respectivos de las personas que solicitan realizar el Servicio Militar Nacional;
6. Coordinar con la 37 B Zona Militar el Sorteo Anual de los conscriptos de la clase
respectiva, anticipados, remisos y mujeres voluntarias, para determinar su
situación a efecto de llevar a cabo el Servicio Militar Nacional;
7. Coordinar el apoyo correspondiente a la 37 B Zona Militar, para la entrega de las
Cartillas Liberadas de la clase a que corresponda a los conscriptos que cumplieron
con el Servicio Militar Nacional; y
8. Desarrollar las demás funciones inherentes al área de su competencia.
1.9. Cronista Municipal
Objetivo:
Desarrollar trabajos de investigación sobre la historia, tradiciones y perfil del municipio,
con el fin de ampliar la información histórica y sociológica existente, además de difundir
dicha información a través de libros, revistas, conferencias, entrevistas y consultas
directas con la población en general.
Funciones:
1. Investigar hechos históricos en diferentes épocas de Chalco;
2. Asesor cultural en todas las áreas del Ayuntamiento;
3. Coadyuvar en el rescate y conservación del patrimonio cultural tanto tangible e inta
ngible de Chalco;
4. Creación de un fondo editorial del Ayuntamiento para publicaciones diversas; y
5. Participar en ferias y eventos culturales estatales y nacionales.
X. GLOSARIO
Cabildo.- Órgano máximo de autoridad en el Municipio, al que le corresponde la
definición de las políticas de la Administración Pública, referente a leyes y reglamentos
aplicables al Municipio.
Decreto.- Resolución o decisión que toma una persona o un organismo con autoridad
para ello.
Estrados.- Un lugar alto dentro de un salón de actos o de audiencias, para destacar lo
que allí sucederá y pueda ser visto por todos los presentes.
Gaceta.- Documento Oficial encargado de divulgar los decretos emitidos por la autoridad.
Provincia.- Lugar de un edificio público donde se fijan ciertos edictos para ser
consultados por los interesados.
Villa.- Localidades entre cinco mil y quince mil habitantes, servicios públicos, servicios
médicos, equipamiento urbano; hospital, mercado, cárcel y panteón; y centros educativos
de enseñanza primaria y media superior.
XI. FIRMA DE AUTORIZACIÓN
____________________ RÚBRICA
Verónica Trujano Zúñiga Secretaria del Ayuntamiento
____________________ RÚBRICA
Roberto Carlos Aguilar Reyes Encargado de la Dirección de Innovación Gubernamental
_____________________ RÚBRICA
José Alfredo Shomar Reyes Director de Administración
XII. APROBACIÓN
________________________ RÚBRICA
Juan Manuel Carbajal Hernández Presidente Municipal de Chalco
_______________________ RÚBRICA
Verónica Trujano Zúñiga Secretaria del Ayuntamiento
ACTA DE CABILDO NO. FECHA DE APROBACIÓN:
XIII. ACTUALIZACIÓN
Manual de Organización de la Secretaría del Ayuntamiento de Chalco, Estado de México; Marzo del 2017. Segunda Edición.
SECRETARÍA DEL AYUNTAMIENTO Verónica Trujano Zúñiga Secretaria del Ayuntamiento Serie Manuales Administrativos HISTORIAL DE CAMBIOS
NP. # Acta de
Cabildo Fecha Acuerdo
1. 17 punto 5 17/04/2013 Aprobación del Manual de Organización
2. Actualización
3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10.
