ap monografia familias propias v4!2!20111018
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Monografía
FAMILIAS PROPIAS. COMPARACIÓN CON FAMILIAS DE SISTEMA EN V 4.2
(18 Octubre 2011)
FAMILIAS PROPIAS. COMPARACIÓN CON FAMILIAS DE SISTEMA EN V 4.2 Página 2 de 26
Departamento de Consultoría
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Documento Confidencial –Fecha de Impresión: 16 Octubre 2011
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ÍNDICE
FAMILIAS PROPIAS EN AURAPORTAL ..................................................................................................................... 5
1. CONCLUSIONES .............................................................................................................................................. 5
2. DIFERENCIAS ENTRE FAMILIAS ................................................................................................................... 8
2.1. BASE DE DATOS ............................................................................................................................................. 8 2.1.1. Familias de Sistema .......................................................................................................................... 8 2.1.2. Familias Propias ................................................................................................................................ 8
2.2. CREACIÓN FAMILIAS ...................................................................................................................................... 8 2.2.1. Familias de Sistema .......................................................................................................................... 8 2.2.2. Familias Propias ................................................................................................................................ 9
2.3. DISEÑO FORMULARIOS ............................................................................................................................... 10 2.3.1. Familias de Sistema ........................................................................................................................ 10 2.3.2. Familias Propias .............................................................................................................................. 10
2.4. DISEÑO GRIDS ............................................................................................................................................... 12 2.4.1. Familias de Sistema ........................................................................................................................ 12 2.4.2. Familias Propias .............................................................................................................................. 12
2.5. CAMPOS EXCLUSIVOS ................................................................................................................................. 13 2.5.1. Familias de Sistema ........................................................................................................................ 13 2.5.2. Familias Propias .............................................................................................................................. 13
2.6. CREACIÓN ELEMENTOS .............................................................................................................................. 14 2.6.1. CREACIÓN MANUAL ..................................................................................................................... 14
2.6.1.1. Familias de Sistema ................................................................................................................... 14 2.6.1.2. Familias Propias ......................................................................................................................... 14
2.6.2. TAREAS DE SISTEMA ................................................................................................................... 15 2.6.2.1. Familias de Sistema ................................................................................................................... 15 2.6.2.2. Familias Propias ......................................................................................................................... 15
2.6.3. SERVICIOS WEB ........................................................................................................................... 15 2.6.3.1. Familias de Sistema ................................................................................................................... 15 2.6.3.2. Familias Propias ......................................................................................................................... 16
2.7. PERMISOS ...................................................................................................................................................... 17 2.7.1. Familias de Sistema ........................................................................................................................ 17 2.7.2. Familias Propias .............................................................................................................................. 19
2.8. RELACIONES ENTRE FAMILIAS .................................................................................................................. 20 2.8.1. Familias de Sistema ........................................................................................................................ 20
2.8.1.1. Enlaces ....................................................................................................................................... 20 2.8.1.2. Empleados ................................................................................................................................. 20 2.8.1.3. Cuentas Indirectas ..................................................................................................................... 20 2.8.1.4. Roles De Cuentas ...................................................................................................................... 21 2.8.1.5. Cuenta – Proyecto ...................................................................................................................... 21 2.8.1.6. Costes / Ingresos ....................................................................................................................... 21
2.8.2. Familias Propias .............................................................................................................................. 21
2.9. INTEGRACIÓN CON PROCESOS BPM ........................................................................................................ 22 2.9.1. Familia Prefijo/Sufijo ....................................................................................................................... 22
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2.9.1.1. Visor ........................................................................................................................................... 24 2.9.1.2. Tarea de Sistema INGRESADOR .............................................................................................. 24
2.9.2. Familia General ............................................................................................................................... 25 2.9.3. Grupos de Campos ......................................................................................................................... 25
2.9.3.1. Visor ........................................................................................................................................... 25 2.9.3.2. Tarea de Sistema INGRESADOR .............................................................................................. 25
2.9.4. Documentos .................................................................................................................................... 26
3. PLANNING ...................................................................................................................................................... 26
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FAMILIAS PROPIAS. COMPARACIÓN CON FAMILIAS DE SISTEMA EN V4.2
El presente documento compara las características de las Familias Propias de AuraPortal con las Familias de Sistema en la versión 4.2 de AuraPortal, para ayudar a los diseñadores y usuarios a elegir cuál es la más adecuada en cada escenario.
Las Familias de Sistema son aquellas que incorpora la Estructura Inicial de AuraPortal cuando se instala. Son 9:
- Empleados
- Cuentas
- Ítems
- Proyectos
- Áreas
- Documentos
- Procesos
- Reglas y
- Tareas Libres
Nota. Aunque las Familias de Sistema son las nueve de la lista anterior, este documento hace especial referencia a las cinco primeras (Empleados, Cuentas, Ítems, Pro-yectos y Áreas). Las otras cuatro (Documentos, Procesos, Reglas y Tareas Libres), se tratan en otros documentos porque tienen un comportamiento específico indepen-diente de la comparación que se realiza en este.
Las Familias Propias se crean y diseñan en AuraPortal según las necesidades particulares de cada orga-nización. Son por lo tanto Propias de cada instalación, de ahí su nombre, y se pueden crear el número que se desee, ilimitadamente.
1. CONCLUSIONES
Las conclusiones más relevantes tras la lectura de este documento son que, en general, es preferible utilizar Familias Propias, tanto por sus funcionalidades presentes como por su proyección futura.
Hay tres excepciones a esta conclusión genérica:
- Cuentas. Tiene funcionalidades muy específicas que no están en las Familias Propias, como son:
Roles de Cuentas. A través de ellos el personal humano de las Cuentas puede recibir y gestionar Tareas y Mensajes de Proceso.
Portales Externos. Toda la gestión de los Portales Externos está basada en Clases de Cuentas y sus Roles.
Nota. En versiones futuras está previsto que las Cuentas dispongan de todas las funciona-lidades de las Familias Propias (Formularios Dinámicos, Grids configurables, Base de Datos SQL, …), conservando las actuales.
- Empleados. La Familia de Empleados tiene mecánicas exclusivas que no están en las Familias Propias, como son:
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Login. A través del cual se identifica a cada empleado que inicia sesión en AuraPortal para que tenga las opciones y funcionalidades que le correspondan y no otras.
Organigrama. Representación de la estructura jerárquica de la empresa con aplicación en Procesos, Tareas Libres y otros elementos.
Grupos de Empleados y Roles. Diferentes niveles de organización de los empleados con funciones importantes en el workflow de Procesos, Recintos Seguros y permisos.
- Anexos. Las Familias Propias no disponen del concepto Anexo que tienen las Familias de Siste-ma, pero en su lugar se pueden utilizar las funcionalidades de los Formularios Dinámicos, con-cretamente:
Campos y Divisiones. Se pueden agregar campos basados en todo tipo de Términos de Diccionario, que sustituyen a los Anexos Mono-Registro basados en Listas de Share-Point.
Documentos. El nuevo término Biblioteca En Diccionario sustituye a los Anexos Multi-Registro basados en Bibliotecas de SharePoint.
Grupos de Campos. Los Anexos Multi-Registro basados en Listas de SharePoint pueden sustituirse por Grupos de Campos.
Nota. Está en desarrollo un sistema de Relaciones entre Familias, de gran potencia, con el que se podrán establecer redes de relaciones entre todas las Familias a nivel 1:1, 1:N y N:N. Estará disponible en próximas versiones.
En la siguiente tabla se muestra un resumen de las principales diferencias entre ambos tipos de Fami-lias. Posteriormente se comentan con más detalle:
Familias De Sistema Familias Propias
Base de Datos SharePoint. Directamente en SQL.
Creación Familia Fijas en la Estructura Inicial. Particular en cada instalación. Se pueden crear las que se necesi-ten, sin límite.
Diseño Formularios Formulario Fijo, no configurable.
Para añadir campos hay que utili-zar los Anexos.
Formularios Dinámicos y persona-lizables.
No dispone de Anexos, pero los formularios Dinámicos permiten añadir cualquier tipo de campo del Diccionario.
Diseño Grids Grids con Filtros y Columnas fijos, no configurables.
Grid con Filtros y Columnas confi-gurables, en cantidad, orden y tamaño.
Campos Exclusivos No disponible. Se pueden elegir qué campos tendrán un valor exclusivo para que no se repita en otros elemen-tos de la misma Familia.
Creación Elementos Manual, Tareas de Sistema, Ser- Manual, Tareas de Sistema, Ser-
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vicios Web e Importación. vicios Web e Importación.
Permisos Grupos de Empleados en Clases. Recintos Seguros.
Relaciones entre Familias Las relaciones entre Familias de Sistema solo se establecen en algunos puntos concretos que se comentan en las siguientes líneas de esta tabla (Enlaces, Emplea-dos, Cuentas Indirectas, Roles de Cuentas, Cuenta de Proyecto, Costes/Ingresos y Planning).
Las relaciones entre Familias Propias se pueden establecer con diversos campos, como Familia General, Familia Prefijo y Grupos de Campos.
Está en preparación un sistema mucho más potente llamado Re-laciones entre Familias.
Enlaces Los formularios de Familia de Sistema tienen un campo con Enlaces a otras Familias.
Las relaciones entre Familias Propias se pueden establecer con campos de tipo Familia General, Familia Prefijo y Grupos de Cam-pos.
Empleados Login. Identificación del usuario que inicia sesión en AuraPortal.
Responsable. Campo fijo en el formulario con mecánicas especí-ficas (Ejecutor de Tareas de Pro-ceso, Prefiltros y Permisos).
Las Familias Propias no tienen la mecánica de Login, por lo que para iniciar sesión en AuraPortal hay que utilizar la familia de Sis-tema Empleados.
Con campos Prefijo de Empleados en Familias Propias se pueden conseguir más funcionalidades que con el campo Responsable en las fichas de las Familias de Sis-tema (Ejecutor de Tareas de Pro-ceso a través de la TS-INGRESADOR, Prefiltros, Permi-sos por Recintos Seguros).
Cuentas Indirectas La Familia Cuenta incluye mecá-nicas específicas ya preparadas que relaciona Cuentas entre sí.
Las relaciones se pueden estable-cer con campos de tipo Familia General, Familia Prefijo y Grupos de Campos.
Roles De Cuentas La Familia Cuenta tiene como Sufijo los Roles Personales e Im-personales con mecánicas muy importantes relacionadas con la ejecución de los Procesos con Usuarios Externos e Invitados.
No existe una mecánica parecida en las Familias Propias. Para que los Usuarios Externos e Invitados reciban Tareas y Emails hay que utilizar la familia de Sistema Cuentas.
Cuenta - Proyecto La Familia Proyecto permite la relación con una Cuenta.
Permite añadir campos Prefijo de cualquier Familia.
Costes / Ingresos Las Familias de Sistema incluyen un mecanismo de Costes e Ingre-sos basados en Ítems.
No existe una mecánica específica pero se puede realizar con Gru-pos de Campos, y próximamente con el nuevo desarrollo de Rela-ciones entre Familias.
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Integración con Procesos Términos de Familia General y Prefijos/Sufijos.
Términos de Familia General, Familia Prefijo/Sufijos, Grupos de Campos y Documentos.
Planning Las Familias de Sistema tienen el mecanismo de Planning con Tare-as Libres (no de Proceso).
Las Familias Propias no tienen enlaces con las Tareas Libres, y consecuentemente tampoco con el Planning.
2. DIFERENCIAS ENTRE FAMILIAS
En este Capítulo de detallan las diferencias entre las Familias de Sistema y Propias.
2.1. BASE DE DATOS
En la versión 4.2, vigente en el momento de redactar esta Monografía, hay una diferencia importante en la base de datos utilizada para las Familias de Sistema y Propias.
2.1.1. Familias de Sistema
El almacenamiento de sus datos se realiza en Listas de SharePoint (que a su vez se guardan en MS-SQL).
2.1.2. Familias Propias
Se almacenan directamente en MS-SQL sin pasar por SharePoint, lo cual permite una mayor potencia y flexibilidad en su desarrollo, y capacidad de almacenamiento.
2.2. CREACIÓN FAMILIAS
La principal diferencia entre ambas Familias es que las de Sistema ya están creadas en la Estructura Inicial de la instalación de AuraPortal, mientras que las Familias Propias se crean posteriormente a me-
dida de las necesidades de cada instalación de AuraPortal.
2.2.1. Familias de Sistema
Aunque las Familias de Sistema están ya creadas en la Estructura Inicial que realiza la instalación de AuraPortal, pueden personalizarse desde las opciones de Estructura, en el Panel FAMILIAS:
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Desde estas opciones se pueden realizar las siguientes acciones:
- Crear Clases y ubicarlas en Ramas del Árbol,
- Diseñar Páginas de Entrada personalizadas para Empleados,
- Diseñar Formularios de Roles Personales de las Cuentas,
- Crear Anexos (ampliación de las Fichas, tanto Mono-Registro como Multi-Registro).
Para más detalles dirigirse al Manual de Administrador Delegado.
2.2.2. Familias Propias
Las Familias Propias se crean y personalizan a la medida de cada instalación de AuraPortal, desde la opción de Estructura – FAMILIAS – Familias Propias – Árbol y Clases:
Las opciones de configuración son:
- Árbol y Clases. De forma muy similar a las Familias de Sistema.
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- Campos en Ficha. Permite agregar campos del Diccionario a la Ficha, que es el almacén de da-
tos de los elementos de la Familia.
- Formularios. Permite diseñar múltiples Formularios Dinámicos con campos de la Ficha para ser
utilizados desde las diferentes opciones de AuraPortal. Ver apartado correspondiente más ade-lante en este documento.
- Configuración Grid. Permite diseñar los Filtros y Columnas del Grid para buscar elementos de la
Familia. Ver apartado correspondiente más adelante en este documento.
- Campos con contenido exclusivo. Permite determinar qué campos de la Ficha tendrán un valor
exclusivo que no se pueda repetir en otros elementos de la misma Familia. Ver apartado co-rrespondiente más adelante en este documento.
2.3. DISEÑO FORMULARIOS
Una de las diferencias más importantes entre las Familias de Sistema y las Propias es la posibilidad que tienen estas últimas de personalizar sus formularios.
2.3.1. Familias de Sistema
El diseño de los formularios de los elementos de las Familias de Sistema es fijo, tal como se proporciona en la Estructura Inicial de la instalación y no se puede modificar. La manera de ampliar sus datos es a través de Anexos, tanto del tipo Mono-Registro como Multi-registro.
Aunque sea fijo, cada Familia de Sistema tiene su propio formulario diseñado según su objetivo.
El Visor de Prefijos de Familias de Sistema en Procesos (Tareas y Mensajes), están disponibles con las siguientes características:
- Posibilidad de decidir si se muestra o no el Visor, pero siempre se mostrará el mismo formula-rio, que es una representación reducida del completo y no se puede modificar.
- A través del Visor, los Empleados con permisos podrán Ver y/o Modificar datos de los elemen-tos. Ver permisos basados en Grupos de Empleados-Clases más adelante en este documento.
- Los Empleados con permisos también podrán Crear elementos nuevos desde el Grid de selección de Prefijos.
- Los Usuarios Externos e Invitados solo verán el formulario del Visor, pero no podrán modificar ni crear nuevos elementos.
2.3.2. Familias Propias
Los formularios de elementos de Familias Propias son personalizables con el sistema de Formularios Dinámicos ya conocido para las Tareas y Mensajes de los Procesos.
Un ejemplo de formulario podría ser el siguiente:
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Resumen de Características:
- Permite añadir cualquier tipo de Término del Diccionario como campo en el formulario. Notar que esto quiere decir que se pueden añadir Grupos de Campos, Documentos (Bibliotecas En Dic-cionario) y también Prefijos/Sufijos de otras Familias.
- Creación personalizada de Formularios por Clase. Cada Clase puede tener su formulario especí-fico.
- Presentación dinámica de Divisiones (Presencia/No Presencia y Lectura/Edición) según Condi-ciones. Entre las Condiciones posibles cabe resaltar que se puede diferenciar el usuario que ac-cede al formulario, de forma que el mismo formulario se presente diferente según cada usuario.
- Con respecto al Visor de Prefijos de Familias de Propias en Procesos (Tareas y Mensajes), están disponibles las siguientes características:
Posibilidad de decidir si se muestra o no el Visor, y además elegir el formulario que se desee entre los diseñados a medida.
A través del Visor, cualquier usuario (Empleado, Externo o Invitado) podrá Ver y/o Mo-dificar elementos si tiene permisos en el Recinto Seguro correspondiente (ver permisos en Recintos Seguros más adelante en este documento).
Cualquier usuario con permisos también podrá Crear elementos nuevos desde el Grid de selección de Prefijos.
Pueden verse más detalles en la Monografía general sobre Formularios Dinámicos.
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2.4. DISEÑO GRIDS
De forma similar a los formularios, una de las diferencias entre las Familias de Sistema y las Propias es la posibilidad que tienen estas últimas de diseñar los filtros y columnas del Grid para buscar elementos.
2.4.1. Familias de Sistema
El Grid para buscar elementos de las Familias de Sistema es fijo, tal como se proporciona en la Estructu-ra Inicial de la instalación. No se puede modificar.
2.4.2. Familias Propias
En cambio, en las Familias Propias sí se pueden personalizar los filtros y columnas del Grid de búsqueda de elementos.
La personalización se realiza desde la opción Configuración Grid de cada Familia Propia, en Estructura – FAMILIAS - Familias Propias – Árbol y Clases:
Desde esta ventana se puede configurar lo siguiente:
- Nombre para mostrar. Es el nombre que se mostrará en la cabecera del Grid.
- Ancho Ventana. Ancho en píxeles que ocupará el Grid cuando lo utilicen los usuarios en ejecu-ción.
- FILTROS. Selección de campos de filtrado con los siguientes detalles:
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Orden. Orden en el que se presentarán en ejecución.
Título Mostrado. Nombre que se mostrará en cada campo de filtrado.
Ancho. Ancho del campo de filtrado.
I. Opción para configurar Multi-Idioma, de forma que cada usuario vea el nombre del filtro en su idioma.
- COLUMNAS. De forma muy parecida a los FILTROS, se puede determinar qué columnas apare-cerán en el grid, en qué Orden, su Título Mostrado en la cabecera, el Ancho de la columna y Multi-Idioma para el Título Mostrado.
El resultado de este ejemplo, que verían los usuarios al acceder al Grid, sería el siguiente:
2.5. CAMPOS EXCLUSIVOS
2.5.1. Familias de Sistema
La funcionalidad de campos exclusivos no está disponible para las familias de Sistema. Se pueden repetir elementos con datos iguales en el mismo campo.
2.5.2. Familias Propias
Se puede elegir qué campos tendrán un valor exclusivo para que no se repita en otros elementos de la misma Familia.
Se configura desde la opción Campos con contenido exclusivo de Estructura – FAMILIAS – Familias Pro-pias – Campos con contenido exclusivo:
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Pulsando sobre el OJO de Campos con contenido exclusivo se abrirá la ventana de selección de campos que se desea tengan un valor exclusivo:
2.6. CREACIÓN ELEMENTOS
Ambos tipos de Familias disponen de opciones similares para la creación de elementos, con algunas diferencias:
2.6.1. CREACIÓN MANUAL
Hay alguna diferencia en la creación manual de elementos de Familia de Sistema y Propias:
2.6.1.1. Familias de Sistema
La creación manual de elementos de Familia de Sistema se puede realizar desde dos sitios:
- Botonera vertical izquierda del Portal de Empleados,
- Los Empleados también podrán crear elementos desde el campo Prefijo de Tareas y Mensajes de Proceso, según permisos de Grupos de Empleados en Clases de Familias.
2.6.1.2. Familias Propias
La creación manual de elementos de Familias Propias es más completa:
- Botonera vertical izquierda del Portal de Empleados,
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- Cualquier usuario (Empleado, Externo o Invitado) puede crear elementos desde el campo Prefijo de Tareas y Mensajes de Procesos, según permisos en Recintos Seguros.
El formulario utilizado para la creación y edición de elementos de Familia Propia puede ser dis-tinto según la Clase de cada elemento.
- Adicionalmente, cualquier usuario puede rellenar campos en Tareas y Mensajes de Procesos, con los que posteriormente una Tarea de Sistema creará un elemento de Familia Propia. Ver más detalles en la monografía de Tareas de Sistema correspondiente.
2.6.2. TAREAS DE SISTEMA
Las Tareas de Sistema para la creación de elementos de Familia de Sistema y Propias son diferentes:
2.6.2.1. Familias de Sistema
Las Familias de Sistema no tienen Tareas de Sistema específicas para la creación de elementos, pero se puede utilizar la TS-INVOCADOR (Invoca Servicio Web Externo) invocando los Servicios Web de AuraPortal para la creación de elementos. Ver apartado correspondiente a Servicios Web.
2.6.2.2. Familias Propias
Para la creación de elementos de Familia Propia están disponibles los siguientes Servicios Web:
- Tarea de Sistema CREADOR (Crea elemento de Familia Propia) que crea elementos con datos del Panel del proceso,
- Tarea de Sistema LIMPIADOR (Elimina elementos de Familia Propia) que elimina elementos según condiciones.
Ver más detalles en la monografía de Tareas de Sistema correspondiente.
2.6.3. SERVICIOS WEB
Los Servicios Web disponibles para la creación de elementos de Familia de Sistema y Propias son dife-rentes:
2.6.3.1. Familias de Sistema
Para la creación y modificación de elementos de Familia de Sistema están disponibles los siguientes métodos del Servicio Web AuraPortalFamilias:
Para crear elementos a partir de campos sueltos:
- CreateFichaAreaCampos
- CreateFichaCuentaCampos
- CreateFichaEmpleadoCampos
- CreateFichaItemCampos
- CreateFichaProyectosCampos
Para crear elementos a partir de fichero XML:
- CreateFichaAmbito
- CreateFichaCuenta
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- CreateFichaEmpleado
- CreateFichaItem
- CreateFichaProyectos
Para eliminar elementos:
- DeleteFichaAmbito
- DeleteFichaCuenta
- DeleteFichaEmpleado
- DeleteFichaItem
- DeleteFichaProyectos
Para actualizar elementos:
- UpdateFichaAmbito
- UpdateFichaCuenta
- UpdateFichaEmpleado
- UpdateFichaItem
- UpdateFichaProyectos
Hay más métodos disponibles para gestiones accesorias con las Familias de Sistema. Consultar la Mono-grafía de Servicios Web correspondiente para más información.
2.6.3.2. Familias Propias
Para la creación de elementos de Familia Propia están disponibles los siguientes métodos del Servicio Web AuraPortalFamilias:
- GetUserFamily. No tiene parámetros. Devuelve la lista de Familias Propias existentes con los va-lores UserFamily_ID y UserFamily_Name.
- GetUserFamilyClass. Introduciendo el parámetro UserFamily_ID devuelve la lista de Clases de esa Familia con los valores Class_ID y Class_Name.
Código de devolución:
-1 = Parámetros incorrectos (el parámetro está en blanco o no es un valor numérico).
- GetUserFamilyElementList. Introduciendo los parámetros UserFamily_ID y Class_ID (éste último opcional), devuelve la lista de Elementos de esa Familia, con los valores Element_ID, Ele-ment_Name y Class_ID de cada uno.
Código de devolución:
-1 = Parámetros incorrectos (el parámetro está en blanco o no es un valor numérico).
- GetUserFamily_Terms. Introduciendo el parámetro UserFamily_ID, devuelve la lista de Nombres Internos de los Términos de Diccionario de esa Familia que se pueden utilizar para crear nuevos elementos.
- CreateUserFamilyElement. Introduciendo los parámetros UserFamily_ID, Class_ID y Data se cre-an nuevos elementos dentro de la Familia indicada.
El parámetro Data utiliza la estructura habitual en otros métodos, con nombres internos de términos con separadores especiales, por ejemplo:
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[[[_Family_Class:::Noticias]]][[[_Name:::Congreso en Ma-
drid]]][[[3_Description:::Se ha celebrado el XXII Congreso In-
ternacional ... ]]][[[3_Published:::Sí]]]
Códigos de devolución:
ID = Si se crea correctamente devuelve el ID del nuevo elemento.
-1 = Parámetros incorrectos (alguno de los parámetros está en blanco o es incorrecto).
-2 = No existe la Familia indicada.
-3 = No existe la Clase indicada.
-4 = La Clase indicada existe pero no pertenece a esta Familia.
- DeleteUserFamilyElement. Introduciendo los parámetros UserFamily_ID y Element_ID se elimina
el elemento.
Códigos de devolución:
ID = Si se elimina correctamente devuelve su ID.
-1 = Parámetros incorrectos (alguno de los parámetros está en blanco o no es un valor
numérico).
-2 = No existe la Familia indicada.
-3 = No existe el elemento indicado.
- UpdateUserFamilyElement. Introduciendo los parámetros UserFamily_ID, Element_ID y Data se
actualizan los datos del elemento indicado.
Códigos de devolución:
ID = Si se actualiza correctamente devuelve su ID.
-1 = Parámetros incorrectos (algún parámetro está vacío o no es un valor numérico).
-2 = No existe la Familia indicada.
-3 = No existe el Elemento indicado.
- GetUserFamilyElement. Introduciendo los parámetros UserFamily_ID y Element_ID se obtienen
los datos de la ficha de ese elemento.
Código de devolución:
-1 = Parámetros incorrectos (algún parámetros está vacío o no es un valor numérico).
2.7. PERMISOS
La gestión de permisos de acceso es radicalmente distinta para las Familias de Sistema y Propias:
2.7.1. Familias de Sistema
Los permisos de los elementos de Familias de Sistema se basan en Clases de elementos asociados a Grupos de Empleados.
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Los permisos para crear, editar (modificar) y/o ver las fichas de los elementos de las Familias de Cuen-tas, Ítems, Proyectos y Áreas se otorgan desde la opción Grupos de Empleados situado en la barra de acciones de Estructura – FAMILIAS – Empleados.
Una vez se ha creado un Grupo de Empleados, pulsar sobre la opción Autorizados en Clases situada en la barra de acciones:
Se abrirá la siguiente ventana desde donde se adjudican los permisos en Clases que tiene este Grupo de Empleados:
El procedimiento es el siguiente:
1. Seleccionar la pestaña correspondiente a la Familia de Sistema a la que se desea otorgar permisos,
2. Pulsar el botón Proceder para listar las Clases,
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3. Seleccionar el marcador correspondiente al permiso deseado:
- Ver. Los Empleados pertenecientes a este Grupo podrán ver los elementos de la Clase indicada.
- Editar. Podrán Editar las fichas de los Elementos.
- Crear. Podrán Crear Elementos.
Nota.
Los Permisos Ver y Editar de los Grupos de Empleados no se aplican a los elementos que
estén marcados como Confidenciales. A estos sólo podrán acceder los empleados que estén
seleccionados en la opción Autorizados de cada Elemento, que además también tendrán
permiso de Edición.
Hay tres Familias con algunos detalles diferentes:
- Tareas Libres. Sólo se puede determinar el permiso de Crear tareas de las Clases indicadas. El resto de permisos son automáticos según el workflow de las mismas.
- Cuentas. Se puede determinar si el Grupo de Empleados tendrá permisos para Crear/Editar Ro-les de Cuenta.
- Empleados. Los Empleados no tienen Clases, por lo que los permisos se aplican a todos ellos, pero tienen las siguientes particularidades:
Todos los Empleados tienen Permiso para Ver la ficha de cualquier Empleado, lo cual no incluye Ver Enlaces y Planning, que es un permiso que se especifica aparte.
También podrán ver los Enlaces y Planning de los empleados los siguientes usuarios:
- AdminPortal
- Administradores Delegados
- Autorizados en ficha del empleado
- Un empleado podrá ver los enlaces de los empleados que estén por debajo de su nivel en el árbol de empleados
- El propio empleado en su Ficha
La creación de Empleados solo la realizan los Administradores Delegados desde las op-ciones correspondientes de Estructura.
Para más detalles consultar el Manual del Administrador Delegado.
2.7.2. Familias Propias
Los Permisos en Familias Propias son radicalmente distintos, utilizan el sistema de Recintos Seguros, mucho más potente y flexible.
Los Recintos Seguros determinan los usuarios que pueden ver, modificar, crear o eliminar elementos de las Familias Propias, y se establecen a tres niveles:
- Familia
- Clase
- Elemento
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El orden de aplicación de los permisos es Familia > Clase > Elemento. Esto quiere decir que para acce-der a nivel de Clase, también hay que tener permiso a nivel de Familia, por lo menos de lectura. Y para acceder a un Elemento, también hay que tener permiso a nivel de su Clase y Familia.
Ver todos los detalles en la Monografía de Recintos Seguros correspondiente.
2.8. RELACIONES ENTRE FAMILIAS
Las Familias de AuraPortal pueden relacionarse entre sí a diferentes niveles.
2.8.1. Familias de Sistema
Las Familias de Sistema tienen varios mecanismos fijos para relacionarse entre sí.
2.8.1.1. Enlaces
En las fichas de cada Familia hay una sección de Enlaces, en donde se pueden enlazar elementos de otras Familias. La funcionalidad de estos enlaces normalmente se limita a la visualización en la Ficha, aunque hay algunos casos más funcionales como por ejemplo la relación de las Familias con Tareas Li-bres y Planning.
Ver Manual del Administrador Delegado para más detalles.
2.8.1.2. Empleados
En todas las fichas de las Familias de Sistema hay un campo Responsable en donde se puede elegir un Empleado, que proporciona las siguientes funcionalidades:
- El Empleado indicado como Responsable puede Ver, Editar y Eliminar el Elemento aunque no tenga permisos específicos en su Clase.
- Puede ser Ejecutor de tareas de Procesos a través del campo Sufijo Responsable del Panel del Proceso.
- Prefiltros de Prefijos. Se puede aplicar un Prefiltro en Prefijos de Familias de Sistema en formu-larios de Tareas y Mensajes de Proceso para que sólo muestre los elementos en donde un em-pleado determinado es el Responsable. El empleado en cuestión puede obtenerse de:
El Ejecutor de una Tarea o Mensaje
El Creador del Mensaje de Inicio
El Campo de Panel
2.8.1.3. Cuentas Indirectas
En las fichas de la Familia Cuentas hay un campo destinado a elegir la Cuenta a través de la cual existe una relación con la empresa. Es el campo Indirecta, a través de. En definitiva, las Cuentas Indirectas son cuentas que dependen de otras cuentas, como por ejemplo, clientes que dependen de un distribuidor.
Esta relación se aplica en las siguientes funcionalidades de AuraPortal:
- Prefiltros de Prefijos de Cuentas. Se puede aplicar un Prefiltro en Prefijos de la Familia Cuentas en formularios de Tareas y Mensajes de Proceso para que sólo muestre las Cuentas Indirectas de otro Prefijo Cuenta del Panel.
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- Prefijo automático. Los campos Prefijo de la Familia Cuenta en formularios de Tareas y Mensajes de Proceso, pueden ser configurados para rellenarse automáticamente con la Cuenta Propietaria de la Cuenta que se seleccione en otro campo de Panel. Dicho de manera práctica, en ejecución se selecciona un Cliente, y su Distribuidor se rellenará automáticamente.
2.8.1.4. Roles De Cuentas
La Familia de Cuentas incluye los Roles de Cuentas, que representan los cargos o funciones con los que se establecen relaciones, ya sean telefónicas o a través de Tareas y Emails.
La funcionalidad de los Roles de Cuentas es importantísima en la ejecución de los Procesos de AuraPor-tal, ya que a través de ellos los Usuarios Externos e Invitados pueden recibir Tareas y Mensajes.
2.8.1.5. Cuenta – Proyecto
La Familia de Proyectos tiene un campo donde seleccionar una Cuenta. La única funcionalidad de esta opción radica en la posibilidad de utilizarlo en los buscadores.
2.8.1.6. Costes / Ingresos
Existe una funcionalidad de control de Costes e Ingresos basada en Tareas Libres e Ítems que se aplica a las Familias de Sistema.
Ver Manual del Administrador Delegado para más detalles.
2.8.2. Familias Propias
En las fichas de las Familias Propias no hay campos fijos para establecer relaciones, sino que se pueden establecer como se desee en cada caso añadiendo los siguientes tipos de campos de otras Familias:
- Familia Prefijos/Sufijos
- Familia General
- Grupos de Campos
- Documentos
Nota. Está en desarrollo un sistema de Relaciones entre Familias, de gran potencia, con el que se podrán establecer redes de relaciones entre todas las Familias a nivel 1:1, 1:N y N:N. Estará disponible en próximas versiones.
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2.9. INTEGRACIÓN CON PROCESOS BPM
Con respecto a la integración de los dos tipos de familias con los Procesos BPM, hay diferencias significa-tivas.
2.9.1. Familia Prefijo/Sufijo
Los campos más importantes para relacionar elementos de Familias con Procesos son los Prefijos y Sufi-jos, y se pueden utilizar tanto en las Familias de Sistema como en las Propias.
Como es sabido, el funcionamiento de los Prefijos/Sufijos en los Procesos consiste en que, una vez se ha introducido el valor de un Prefijo en el Panel de un Proceso (ya sea manualmente por el usuario o a través de Tareas de Sistema o Servicios Web), automáticamente se obtienen los valores de los campos de sus Sufijos y se graban en el Panel. Así, todos los objetos de los Procesos podrán actuar con ellos, por ejemplo Compuertas, Tareas de Sistema, cálculos, etc.
Los elementos de ambos tipos de Familias (Sistema y Propias) pueden ser seleccionados como Prefijos en Procesos y consecuentemente obtenerse sus Sufijos para grabarlos en el Panel del Proceso.
La diferencia entre ambos tipos de Familia radica en que solo las fichas de las Familias Propias pue-den tener Prefijos y Sufijos de otras Familias. Las de Sistema no pueden.
Sin embargo, en los Procesos no es posible utilizar Prefijos/Sufijos con elementos que ya son en sí mismos Prefijos/Sufijos.
Para ello hay dos posibilidades:
- Visor. Permite Ver y Modificar todos los datos de Prefijo seleccionado en el Proceso, incluidos Grupos de Campos, directamente en su ficha a través del formulario que se desee, y que además estará controlado por Recintos Seguros.
- Tarea de Sistema INGRESADOR. Permite traer todos los datos del Prefijo (excepto Grupos de Campos, pero sí sus Pies) al Panel del Proceso para que todos los objetos puedan actuar con ellos (Compuertas, Tareas de Sistema, cálculos, etc.).
Ver esquema en la página siguiente para mejor comprensión:
Nota. Está en desarrollo un nuevo sistema de relacionar las familias de AuraPortal entre sí, que aportará nuevas funcionalidades a las comentadas en este documento.
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Centro de Coste
Centro de Coste
País
Presupuesto
Empleado
* EmpleadoApellido 1Apellido 2
* TeléfonoExtensión
Movil* Email
Fich
a Fa
mili
aD
icci
onar
ioPa
nel P
roce
so
Empleado
Teléfono
Email€
- País- Presupuesto
- Centro de CostePrefijo
Sufijos
Familia Propia: Centro de Coste Sistema: Empleados
- Teléfono- Email
- Empleado
Prefijo / Sufijos:
Para poder utilizar elementos de cualquier Familia (Propias o de Sistema) en formularios de Familias Propias y de Procesos, antes hay que crear sus correspondientes Prefijos y Sufijos en el Diccionario. En el ejemplo de la imagen, con la Familia Empleados se crea el Prefijo Empleado y Sufijos Teléfono y Email, y con la Familia Propia Centro de Coste se crea el Prefijo Centro de Coste y Sufijos País y Presupuesto. Ver las flechas numeradas con el en el dibujo.
Una vez están creados los Prefijos/Sufijos en el Diccionario, se pueden ubicar en formularios de Familias Propias y Procesos.
Todos los campos de tipo General que están ubicados en las Fichas de Familias Propias pueden convertirse a Sufijos en el Diccionario (incluidos los Pies de Grupos de Campos), pero NO los que ya son en sí mismo Prefijos. En el ejemplo, vemos como el Prefijo Empleado y sus Sufijos Teléfono y Email no pueden volver al Diccionario como Sufijos del Prefijo Centro de Coste aunque estén en la ficha Centro de Coste (tampoco podrán ser Sufijos los Grupos de Campos, pero sí sus Pies).
Nota. Esta limitación estará resuelta en próximas versiones.
Centro de Coste
Centro de Coste
País
Presupuesto
Empleado
Teléfono
Email€
Prefijo / Sufijos:
INGRESADORTS.7
Esta Tarea de Sistema obtendrá los valores del Empleado de la Ficha del Prefijo Centro de Coste que ha sido seleccionado
en el Proceso, y los copiará a los campos correspondientes del Panel del Proceso.
El resultado es que, cuando en el Proceso se elija el Prefijo Centro de Coste, se obtendrán los valores de sus Sufijos País y Presupuesto, pero no los del Prefijo Empleado ni sus Sufijos Teléfono, Email. Éstos datos, podrán verse y modificarse desde el Visor del Prefijo, pero si se desea que estén grabados en el Panel del Procesos, por ejemplo para que sea ejecutor de una Tarea posterior, hay que utilizar la Tarea de Sistema INGRESADOR (Ingresa en Panel información o valor calculado).
2
1
11
2
TS
3
33
3
1
TS
TS
Como se explica en el esquema, para trabajar en Procesos con Prefijos/Sufijos de Prefijos/Sufijos, hay dos posibilidades:
- Visor
- Tarea de Sistema INGRESADOR
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2.9.1.1. Visor
Tal como se explica en el apartado correspondiente de este documento, desde el Visor de los Prefijos se pueden ver y editar todos los datos de la ficha del Prefijo seleccionado, incluidos los Prefijos/Sufijos que pueda tener de otras Familias.
El Visor se muestra con un OJO lateral junto al nombre del Prefijo:
Al pulsar sobre Visor, se abrirá la ficha del Centro de Coste con el formulario que se haya elegido, que será de Lectura o Edición según se haya diseñado:
Con el Visor se pueden ver y modificar los datos, pero estos no están en el Panel sino en la ficha del elemento. Si se desea que estos datos estén en el Panel del Proceso para poder interactuar con ellos a través de todos los objetos (Compuertas, Cálculos, …), se debe utilizar la función Ingreso Directo de la Tarea de Sistema INGRESADOR (Ingresa en Panel información o valor calculado), tal como se explica a continuación.
2.9.1.2. Tarea de Sistema INGRESADOR
Con la función Ingreso Directo de la Tarea de Sistema INGRESADOR (Ingresa en Panel información o valor calculado), se puede traer al Panel cualquier Sufijo de los campos de la Ficha (ver restricciones de los Grupos de Campos en su apartado correspondiente más adelante en este documento). Con esta funcionalidad será posible grabar en el Panel datos de la Ficha Propia que de otra manera no podrían llegar al mismo, como por ejemplo un Prefijo de empleado, y así, una vez en el panel, poder ser ejecutor de tareas, condicionar una Compuerta, etc. Para ello, la configuración del Ingreso en la Tarea de Sistema se realiza así:
1. En la opción Guardar en (1 en la imagen siguiente), hay que seleccionar el campo del Panel donde se desea guardar el dato, en este ejemplo en un Prefijo de Empleado.
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2. En la opción Origen (2) elegir el campo Prefijo de la Familia Propia y aparecerá una nueva op-
ción llamada Campo de Familia (3) donde se puede seleccionar cualquier campo de la ficha de
esa Familia que sea compatible con el seleccionado en la opción Guardar en (1).
Nota. Se podrá dejar el Campo de Familia (3) vacío cuando el tipo campo seleccionado en Guardar en (1) sea compatible con el Prefijo seleccionado en Origen (2).
El mismo ejemplo comentado para que un Prefijo de Empleado de una ficha de Familia Propia sea Ejecu-tor de Tareas de Proceso, se puede aplicar a los Roles Singulares utilizando el Término de Diccionario correspondiente.
2.9.2. Familia General
En ambos tipos de Familias se pueden utilizar Términos de Diccionario Familia General en los Procesos de manera similar.
2.9.3. Grupos de Campos
Las fichas de Familias Propias pueden tener Grupos de Campos, mientras que las de Sistema no.
Hay dos maneras de utilizar los Grupos de Campos de fichas de Familia Propia en los Procesos:
2.9.3.1. Visor
Tal como se ha explicado anteriormente, desde el Visor de los Prefijos se pueden ver y editar todos los datos de las fichas del Prefijo seleccionado, incluidos los Grupos de Campos.
2.9.3.2. Tarea de Sistema INGRESADOR
Los únicos datos de los Grupos de Campos de las fichas de Familia Propia que se pueden llevar al Panel de los Procesos, son sus Pies.
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Para ello hay que utilizar la función Ingreso Directo de la Tarea de Sistema INGRESADOR (Ingresa en Panel información o valor calculado), tal como ha sido explicado anteriormente.
2.9.4. Documentos
Otra ventaja que tienen las Familias Propias sobre las de Sistema es que se pueden utilizar sus docu-mentos (Término de Diccionario Bibliotecas En Diccionario) como Sufijos en los Procesos.
3. PLANNING
El sistema de Planning de AuraPortal proporciona una manera gráfica (Gantt) de ver la organización de las Tareas según su Fecha de Previsión y/o Realización, tanto las Libres como las de Proceso.
Así mismo, desde la Ficha de cada elemento de Familia de Sistema, es posible ver el Planning de las Tareas Libres (no de Proceso) que han sido asociadas a ella en la sección Enlaces de la Tarea Libre.
Resumiendo:
- El Planning muestra las Tareas Libres y de Proceso en vista gráfica (Gantt)
- Las Familias de Sistema tienen relación con el Planning de Tareas Libres, pero no de Proceso.
- Las Familias Propias no tienen relación con Tareas Libres.