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Año CVIII Panamá, R. de Panamá martes 07 de febrero de 2012 Nº 26968

CONTENIDO

MINISTERIO DE ECONOMÍA Y FINANZASResolución Nº 201-942

(De viernes 20 de enero de 2012)

MEDIANTE LA CUAL SE ESTABLECE PLAZO A LOS PROVEEDORES DE EQUIPOS FISCALES POR LAENTREGA DE LOS MISMOS.

MINISTERIO DE COMERCIO E INDUSTRIASResolución Nº 15

(De lunes 6 de febrero de 2012)

POR LA CUAL SE INCORPORA AL RÉGIMEN DE CONCESIONES MINERAS, UNA ZONA TOTAL DE 27.2HECTÁREAS LOCALIZADAS EN EL CORREGIMIENTO DEL HIGO, DISTRITO DE SAN CARLOS, PROVINCIADE PANAMÁ.

MINISTERIO DE EDUCACIÓNResolución Nº S/N

(De jueves 20 de octubre de 2011)

POR LA CUAL SE SOLICITA AL ÓRGANO EJECUTIVO QUE, A TRAVÉS DE DECRETO EJECUTIVO, ORDENELA CANCELACIÓN DEFINITIVA DE LA AUTORIZACIÓN DE FUNCIONAMIENTO OTORGADA A LAUNIVERSIDAD DE LA PAZ, MEDIANTE RESOLUCIÓN 11 DEL 13 DE ABRIL DE 1994.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADecreto Nº 788-2011-DMySC

(De lunes 19 de diciembre de 2011)

POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LARECAUDACIÓN EN LA DIRECCIÓN DE RECREACIÓN Y DEPORTE “PARQUE OMAR” DESPACHO DE LAPRIMERA DAMA (DPD).

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICADecreto Nº 789-2011-DMySC

(De lunes 19 de diciembre de 2011)

POR EL CUAL SE APRUEBA EL DOCUMENTO TITULADO “MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA USO YMANEJO DE LOS FONDOS DE LAS CAJAS MENUDAS, EN EL AEROPUERTO INTERNACIONAL DETOCUMEN, S.A. (AITSA), TERCERA VERSIÓN”.

COMISION NACIONAL PARA EL ESTUDIO Y LA PREVENCION DE LOS DELITOS RELACIONADOSCON DROGAS CONAPRED

Acuerdo Nº 04-2011(De jueves 15 de diciembre de 2011)

POR EL CUAL LA COMISIÓN NACIONAL PARA EL ESTUDIO Y LA PREVENCIÓN DE LOS DELITOSRELACIONADOS CON DROGAS (CONAPRED), ACUERDAN IMPLEMENTAR LAS “NORMAS YPROCEDIMIENTOS PARA LA CREACIÓN Y FUNCIONAMIENTO DE CENTROS O PROGRAMAS DETRATAMIENTO Y REHABILITACIÓN DE DROGAS”.

1No 26968 Gaceta Oficial Digital, martes 07 de febrero de 2012

CONSEJO MUNICIPAL DE SANTA MARÍA / HERRERAAcuerdo Municipal Nº 86

(De miércoles 14 de diciembre de 2011)

POR EL CUAL SE DECRETA LA VENTA DE UN TERRENO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA.



POR EL CUAL DE DEROGA CUALQUIER ACUERDO MUNICIPAL O RESOLUCIÓN DE RESTAURACIÓN,REORGANIZACIÓN Y DONACIÓN DE LA EMPRESA MUNICIPAL JUCOMSAMA AL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA.



POR EL CUAL SE DECRETA LA VENTA DE UN TERRENO PROPIEDAD DEL MUNICIPIO DE SANTA MARÍA.

CONSEJO MUNICIPAL DE POCRÍ / LOS SANTOSAcuerdo Municipal Nº 12-2010

(De jueves 25 de noviembre de 2010)

POR MEDIO DEL CUAL SE MODIFICA EL NUMERAL 2 DEL ACUERDO MUNICIPAL NÚMERO 7-2009 DEL 11DE SEPTIEMBRE DE 2009.

AVISOS / EDICTOS


No 26968 Gaceta Oficial Digital, martes 07 de febrero de 2012 12

REPÚBLICA DE PANAMÁ Contraloría General de la República

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECAUDACIÓN EN LA DIRECCIÓN DE RECREACIÓN Y DEPORTE “PARQUE OMAR” DESPACHO

DE LA PRIMERA DAMA (DPD)

DICIEMBRE 2011


REPÚBLICA DE PANAMÁ

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN SUPERIOR

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G. Director

CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C.

Jefe

LEÓN A. WONG Supervisor

ABRAHAM I. MUÑIZ S. Analista administrativo


DIRECCIÓN NACIONAL DE ASESORÍA LEGAL

ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ Director

CECILIA G. TUÑON P. Asesora Jurídica

DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL

ROGER CERRUD G. Director

ALCIBIADES MURILLO SANJUR Jefe de Fiscalización en la Presidencia

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL

MARGOT E. FUENTES P. Directora



SECRETARÍA DE COORDINACIÓN DE ASUNTOS COMUNITARIOS

DESPACHO SUPERIOR

MARTA LINARES DE MARTINELLI

Primera Dama

DIRECCIÓN DE RECREACIÓN Y DEPORTE “PARQUE OMAR”

YOLA PARSONS Directora

DIRECCIÓN DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS

MARIA DEL PILAR MONCADA Directora

ONEIDA VALLESTER C. Subdirectora


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN I. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivo del Documento B. Base Legal C. Ámbito de Aplicación

II. CONTROLES INTERNOS A. Controles Generales B. Controles Específicos

1. Para la Prestación de los Servicios 2. Para el Arrendatario que Solicita las Instalaciones Temporalmente 3. Para la Confección de Contratos de Arrendamientos Fijos 4. Para el Arrendatario de Contratos Fijos 5. En la Taquilla 6. La Unidad de Caja 7. Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores 8. Depósito Oportuno en la Cuenta Bancaria 9. Uso de Formularios para Movimientos de Fondos 10. Documentos Sustentadores y Archivos

III. PROCEDIMIENTOS A. Solicitud y Pago del Contrato de Arrendamiento Fijo B. Solicitud y Pago del Contrato de Arrendamiento Temporal C. Devolución del Depósito de Garantía D. Solicitud y Pago por la Confección de Carné E. Pago por el Uso de las Piscinas F. Depósito y Registro de las Recaudaciones

FORMULARIOS INFORMES ANEXOS


INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad y en coordinación con las diferentes Unidades Administrativas de la Secretaría de Coordinación de Asuntos Comunitarios, han desarrollado el documento titulado Manual de Procedimientos para la Recaudación en la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar” Despacho de la Primera Dama (DPD). Este documento contiene procedimientos orientados a establecer la metodología de registros y recaudación, de los mecanismos para mantener la administración, operación y control de los ingresos recibidos en la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”, producto del uso de las instalaciones. El presente documento comprende tres capítulos y un apéndice referente al régimen de formularios, informes y anexos, que deben ser de uso obligatorio para la recaudación de las diferentes oficinas que conforman la Dirección de Recreación de Deporte “Parque Omar”. El primer capítulo se refiere a los Aspectos Generales que incluyen los temas inherentes al objetivo del documento, la base legal, que corresponde a los conceptos normativos en su ámbito de aplicación. El segundo capítulo trata sobre los controles internos de utilidad en las actividades de recaudación. El tercer capítulo aborda los temas sobre la descripción de los procedimientos para realizar las recaudaciones, producto del uso de las instalaciones, de manera eficiente y transparente. Como práctica establecida en nuestra Dirección, estos procedimientos no pretenden fijar pautas inflexibles, por consiguiente, estamos anuentes a considerar las recomendaciones que surjan de su aplicación, las que pedimos tengan a bien presentarlas a la Contraloría General de la República, para su evaluación y análisis oportuno.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad


I. ASPECTOS GENERALES A. Objetivo del Documento Proveer a la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”, de los mecanismos

de control en la recaudación, registro, depósito y manejo, de dineros producto del uso de las instalaciones, para garantizar la eficiencia, eficacia y transparencia en las Oficinas y cumplir con la responsabilidad de rendir cuentas de acuerdo a las normas establecidas.

B. Base Legal

Constitución Política de la República de Panamá. Ley Núm.15 de 28 de enero de 1958, por la cual se crea el Ministerio de la

Presidencia.

Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

Ley Núm.38 de 31 de julio de 2000, que aprueba el estatuto orgánico de la

Procuraduría de la Administración, regula el procedimiento administrativo general y dicta disposiciones especiales.

Texto Único de la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006, que regula la

Contratación Pública.

Ley Núm.67 de 14 de noviembre de 2008, que desarrolla la jurisdicción de cuentas y reforma la Ley Núm.32 de 8 de noviembre de 1984, por la cual se adopta la Ley Orgánica de la Contraloría General de la República.

Decreto Ejecutivo Núm.73 de 10 de junio de 1983, por el cual se crea una

Secretaría y se adopta otras medidas.

Decreto Ejecutivo Núm.303 del 16 de noviembre de 1998, por el cual se modifican algunas disposiciones del Decreto Ejecutivo No.73 de 10 de junio de 1983, por la cual se crea una Secretaría y se adoptan otras medidas.

Decreto Ejecutivo Núm.147 de 29 de mayo de 1998, Por el cual se adopta el

reglamento de Operaciones del Parque Recreativo y Cultural Omar.

Decreto Núm.214-DGA de 8 de octubre de 1999, por el que se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá.

Decreto Núm.211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, que crea el

Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos.


Decreto Ejecutivo Núm.153 de 8 de octubre de 2008, por medio del cual se aprueba la Estructura Orgánica de la Presidencia de la República y del Ministerio de la Presidencia, dirigido a establecer los diferentes niveles de competencia, para cumplir con la misión institucional.

Decreto Ejecutivo Núm.936 de 5 de octubre de 2010, que adopta la estructura

organizacional de la Secretaría de Coordinación de Asuntos Comunitarios del Ministerio de la Presidencia.

Resolución Núm.5 de 25 de enero de 2008. Reglamento interno de la Presidencia.

Nota Núm. DPD-DS-C11-08-003969 de 25 de agosto de 2011.

Nota Núm. DPD-DA-C11-09-004116 de 9 de septiembre de 2011.

C. Ámbito de Aplicación

Este documento es de uso en las Unidades Recaudadoras de la Dirección de

Recreación y Deporte “Parque Omar” y en las Unidades Administrativas de la Presidencia involucradas en el proceso.


II. CONTROLES INTERNOS A. Controles Generales

a. La Primera Dama de la República es la representante legal de la Secretaría de

Coordinación de Asuntos Comunitarios la cual es una dependencia del Ministerio de la Presidencia.

b. El Despacho de la Primera Dama a través de la Dirección de Recreación y

Deporte “Parque Omar”, será responsable del establecimiento, desarrollo, revisión y actualización de una adecuada estructura de control interno. La aplicación de los métodos y procedimientos, al igual que la calidad, eficiencia y eficacia del control interno, también serán responsabilidad de cada uno de los servidores públicos según sus funciones.

c. Le corresponde al Despacho de la Primera Dama, a través de la Dirección de

Recreación y Deporte “Parque Omar”, velar por el cumplimiento del presente documento y a la vez aplicar las medidas correctivas para aquellos casos que se incumpla la aplicación del presente manual, según lo establece el Reglamento Interno Institucional.

d. La Contraloría General ejercerá el control previo y posterior a través de los

funcionarios que para tales fines designe, mediante una revisión, sin perjuicio de los controles concurrentes que el Despacho implemente.

e. Las transacciones deberán ser autorizadas por aquellas personas que actúan dentro

del ámbito de su competencia. Las autorizaciones deben estar documentadas y ser comunicadas al titular de la Secretaría de Coordinación de Asuntos Comunitarios, incluyendo los términos y condiciones específicos.

f. La tarifa por el uso de las instalaciones serán autorizadas por la Secretaría de

Coordinación de Asuntos Comunitarios. Dichos precios serán establecidos después del avalúo realizado por el Ministerio de Economía y Finanzas y la Contraloría General de la República.

g. Se debe remitir a través de una Resolución los costos para el uso de las diferentes

instalaciones, a la Dirección de Ingeniería de la Contraloría General de la República y cada vez que se cambien los mismos.

h. La Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar” debe remitir Informes

Mensuales de Ingresos recaudados, tales como el Informe Núm.2 Consecutivo de Depósito de Recaudación, Informe Núm.3 Informe de Contratos de Alquiler Temporales, Informe Núm.4 Informe Diarios de Ingresos a la Dirección Administrativa y a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General de la República en la Presidencia.


i. La Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar” debe entregar al Solicitante el Reglamento para el uso de las instalaciones del Parque.

j. La Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”, debe implementar

medidas de seguridad adecuadas para los cheques, custodio de fondos, valores, cartas-fianza y otros, así como la seguridad física de fondos, documentos y otros valores bajo custodia.

B. Controles Específicos

1. Para la Prestación de los Servicios

a. El responsable del evento debe entregar una Nota a la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”, la cual debe detallar:

Nombre de la personería jurídica o natural. Finalidad de la actividad. Dónde se realizará la actividad (local o espacio libre). Día del evento. Hora de inicio y finalización. Cantidad y el tipo de personas que participarán. El tiempo que durará. Los insumos que utilizarán. Teléfonos, correos electrónicos.

b. Los contratos temporales deben estar firmados por el Titular de la Dirección de Recreación “Parque Omar”.

2. Para el Arrendatario que Solicita las Instalaciones Temporalmente

Se considera arrendatario a aquellas que alquilen el espacio físico dentro del perímetro del parque, para realizar alguna actividad temporal ya sea para: eventos privados en un local, sesión de fotos, modelajes, taller de cuerdas, entre otros.

a. Para hacer efectiva la reserva de la fecha de la actividad, se debe consignar un

abono del 50% del costo del alquiler, en concepto de garantías, y completar el formulario de Reserva de la Instalación y Contrato de Alquiler.

b. Cancelar el alquiler quince (15) días antes de la actividad. De ser el pago por

medio de cheque se debe emitir a favor del Tesoro Nacional.

c. Los pagos hechos en concepto de alquiler NO serán reembolsables por cambio de fechas o la cancelación del evento.

d. La administración sólo podrá coordinar el cambio de la fecha del evento de

acuerdo a la disponibilidad de las tareas, en término no mayor de 30 días hábiles.


e. Los contratos temporales serán firmados por la Secretaría de Coordinación de

Asuntos Comunitarios a través de la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar.

f. Después de terminado un evento en las instalaciones alquiladas, el Arrendatario

debe presentar una Nota de Devolución de Garantías solicitando la devolución.

g. La Nota de Devolución de Garantías debe contener lo siguiente: la fecha de la

solicitud de devolución de la garantía, nombre y cédula del Solicitante, teléfonos para localizarlo, día y lugar donde se realizó la actividad, número de control de los Recibos de Ingresos, la cantidad de dinero en garantía; además debe adjuntar copia de los Recibos, Reserva de la Instalación y el Contrato. La Nota debe estar firmada por el solicitante.

h. Si los bienes del Parque sufrieran menoscabo por negligencia del responsable de

la actividad, éste se obliga a cubrir los gastos de reparación o reemplazo de los bienes, para lo cual la administración cobrará el 50% de la tarifa consignada (como garantía) para cada instalación en concepto de depósito, cuyo reembolso estará sujeto a la cobertura de los costos de limpieza, reemplazo de bienes-mobiliarios y por los daños que presente el local, mobiliario y conexiones eléctricas.

i. De ser el costo de daños superior al 50% consignado como garantía, el

Responsable del Evento se responsabilizará del costo; de no asumirlo se realizará las denuncias pertinentes ante las autoridades respectivas.

j. En el caso de encontrarse la instalación desordenada y sucia se deducirá del

depósito consignado los costos de limpieza, cuyo descuento será como mínimo la suma de B/.50.00 (cincuenta balboas) y hasta un máximo de B/.150.00 (ciento cincuenta balboas), dependiendo de la instalación reservada.

k. Dependiendo del tipo de actividad la Dirección de Recreación y Deporte

“Parque Omar solicitará al Responsable del evento las pólizas de seguro por daños a la propiedad y responsabilidad civil que considere conveniente, de acuerdo al tipo de actividad a realizar en las instalaciones del Parque.

l. A las Entidades gubernamentales y a los servidores públicos se les aplicará un

precio especial correspondiente al 50% de la tarifa establecida.

m. La Primera Dama de la República podrá autorizar la exoneración del pago de alquiler temporal, aquellas instituciones que lo soliciten para realizar actividades con fines benéficos, sólo se le cobrará B/.150.00 (ciento cincuenta balboas) en concepto de depósito de garantía, y cuya devolución está sujeta a la entrega de las instalaciones en igual condiciones en las que se proporcionaron antes de la actividad o evento. En caso que hubiese algún daño, y supere el monto del


depósito, la persona responsable de la actividad tendrá que cubrir la suma adicional que ascienda el mismo.

n. El Responsable del evento perderá automáticamente el depósito de garantía consignado, por haber incumplido el horario establecido en el contrato, es decir por haber utilizado de más el tiempo otorgado para la actividad.

o. Las personas que utilicen las instalaciones del parque Omar deben acatar las

órdenes de la Guardia Encargada de la seguridad en el área.

p. Cumplir con el horario contratado, cada evento tendrá hora límite de tiempo, en el caso de eventos nocturnos en el Salón Farallón, no podrán extenderse después de la 1:30 a.m. del siguiente día.

q. En caso de utilizar mobiliarios propios de la Dirección, los mismos serán

entregados según lo estipulado en el formulario Reserva de la Instalación a la persona responsable del evento y una vez terminada la actividad reportar el mobiliario a la Sala de Guardia.

r. En caso de traer el mobiliario alquilado se debe reportar su incorporación en la

Sala de Guardia, a la entrada y salida.

s. Los estacionamientos son de uso público y no podrán reservarse a una actividad en particular. La Administración no se hace responsable por daños, sustracciones o cualquier anomalía que sufran los vehículos estacionados.

t. Está prohibido la utilización de las conexiones eléctricas del Parque, las

instalaciones de cualquier equipo que requerirá suministro eléctrico deberá ser coordinado con el personal idóneo del Parque.

u. El responsable del evento coordinará con la Administración, cualquier tipo de

planta eléctrica o servicio temporal con Unión FENOSA para las instalaciones eléctricas especiales que requiera el evento.

v. La seguridad de todo equipo instalado será responsabilidad del arrendatario

encargadas del evento, cualquier seguridad especial que se requiera deberá coordinarse directamente con los miembros de la Garita de la Servicio de Protección Institucional.

w. El arrendatario debe traer artículos de aseo a utilizarse durante el evento (papel

toalla, servilletas, papel higiénico, entre otros).

x. De realizarse la actividad en áreas verde, se deberá contratar el alquiler y limpieza de baños portátiles.

y. No se debe fumar, o usar velas decorativas, antorchas, o artículos pirotécnicos,

entre otros.


z. No se puede hacer perforaciones en paredes, usar clavos, cintas adhesivas, pegamentos o similar en los vidrios fijos y molduras de las instalaciones. Además se prohíbe colocar guirnaldas en las lámparas colgantes.

aa. Queda prohibido la instalación de cualquier equipo (asadores y tanque de gas),

mobiliario (tarima, toldas) o transporte dentro de cualquiera de las áreas verdes del Parque, sin el consentimiento expreso de la Administración.

bb. Las unidades del Servicio de Protección Institucional pueden intervenir en

cualquier actividad en las siguientes situaciones: Cuando se vean afectadas o en peligro los bienes del Parque. Ante cualquier alteración del orden público. Ante la comisión de algún hecho punible.

3. Para la Confección de Contratos de Arrendamientos Fijos a. Nota del solicitante que contenga: el nombre completo del solicitante, el

objetivo o finalidad por el cual se desea utilizar el local, el nombre del negocio, teléfonos, correo electrónico, el logo, el slogan, los productos o servicios que ofrecerán, la cantidad de empleados en el local, monto que se invertirá. Además de la copia de cédula de identidad personal, copia de la certificación vigente del Registro Público, en caso de que sea persona jurídica, copia de la licencia comercial o aviso de operación, fianza de cumplimiento respectiva, paz y salvo nacional, paz y salvo de la Caja del Seguro Social y cualquier otra documentación que considere necesaria. Las mismas serán archivadas en la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”.

b. El contrato debe contener ciertos requisitos, tales como: fecha de inicio y

finalización del contrato, precio del alquiler, forma de pago, condiciones en que debe quedar la instalación finalizado el evento y además de las multas que se impondrán a las partes de no cumplir con los requisitos o prohibiciones señaladas en el contrato.

c. Los contratos deben estar avalados por la Dirección de Recreación y Deporte

“Parque Omar”.

d. El término máximo de duración de los contratos será de un año y le corresponde al representante legal del Ministerio de la Presidencia a través de la Secretaría de coordinación de Asuntos Comunitarios o al que éste designe firmar los mismos.

e. Serán causales de la resolución administrativa del contrato, las contenidas en

el artículo 113 del Texto Único que comprende la Ley Núm.22 de 27 de junio de 2006.


4. Para el Arrendatario de Contratos Fijos

a. El arrendatario con el permiso previo y por escrito del arrendador, podrá efectuar en el bien arrendado las mejoras o cambios que se requieran en el futuro, no obstante, reconoce que todas las mejoras que se efectúen en el mismo quedarán a beneficio del arrendador, salvo pactado en contrario, sin que tenga que pagar suma adicional a excepción de aquellas mejoras que puedan ser removidas por el arrendatario, y cuya remoción no ocasione daños al bien arrendado.

b. Pagar al Estado dentro de los primeros cinco (5) días de cada mes, en concepto

de canon de arrendamiento, la suma establecida. En caso de incumplimiento del pago dentro del plazo convenido, se le aplicará un recargo del diez por ciento (10%) sobre la suma adeudada.

c. Devolver el bien arrendado al arrendador al térmico del presente contrato en las

condiciones en que lo ha recibido, salvo la normal depreciación.

d. No subarrendar el bien arrendado ni destinarlo a uso distinto para el cual fue arrendado, sin el permiso previo y expreso del arrendador.

e. Comunicar a el arrendador, en el menor tiempo posible cualquier perturbación,

usurpación o daños que se den en el bien arrendado. f. Realizar reparaciones urgentes o necesarias de los daños causados al bien

arrendado cuando estos sean imputables al arrendatario. g. Pagar el monto de arrendamiento pactado hasta el último día de la ocupación del

bien arrendado, en caso de haber vencido el término y continúe en uso del mismo.

h. El equipo, enseres o electrodoméstico debe permanecer dentro del local. i. No se puede rotular el local, ni colocar propagandas fuera del local, solamente

con la previa autorización de la administración del Parque. j. Es responsable único y exclusivo de la seguridad de los productos, equipos y

mobiliarios del bien arrendado. k. Debe entregar el bien de la misma forma que fue entregado al arrendador

(limpio, pintado, en perfectas condiciones). l. Debe presentar una fianza de cumplimiento que representa el 10% del total del

arrendamiento anual.


5. Para la Taquilla de la Piscina

a. La Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar” a través e la Secretaría de Coordinación de Asuntos Comunitarios fijará el horario para el uso de la piscina.

b. Para utilizar el uso de la piscina familiar, las personas deben contar con un carné

de usuario de identificación personal, entregado por la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”.

c. El carné que se emita para el uso de la piscina familiar debe estar firmado por la

máxima autoridad de la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”.

d. El costo por el uso de la piscina lo determinará la Administración del parque.

e. El responsable del cobro en la taquilla deben entregar el efectivo recaudado, además de los Formulario Núm.4 Recibo de Ingresos -Piscina y el Informe Núm.1 Control de Ingreso de Piscina (de su turno), a la Unidad de Caja en la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”, una vez haya cambio de cobrador.

6. Para la Unidad de Caja

a. La Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar” a través de la Unidad

de Caja, será la responsable de centralizar los recursos financieros que ingresen por el uso de las instalaciones del Parque, indistintamente que actividad se esté realizando.

b. El servidor público encargado de las recaudaciones en la Unidad de Caja debe

realizar un arqueo diario y completar el Informe Núm.5 Control de Ingresos al finalizar el día.

c. El servidor público cotejará diariamente el dinero entregado con la

información en la documentación (Control de Ingresos Piscina y Recibos de Ingreso-Piscina) emitida por la Taquilla de la Piscina y la emitida por el responsable de la recaudación en la caja. Además al final de la jornada debe completar el Informe Núm.5 Informe Diario de Ingresos.

d. El dinero producto de las recaudaciones, debe guardarse en una caja con llave,

la cual custodiará el responsable de la Unidad de Caja, hasta que se realice el depósito respectivo.

e. El depósito lo podrá realizar algún empleado de la Unidad de Caja o al que la

Directora del Parque autorice para tal acción.

f. Al día siguiente de haber realizado el depósito de las recaudaciones, el empleado encargado de la Unidad de Caja debe confeccionar el Informe


Núm.2 “Consecutivo de Depósitos de Recaudación”. La suma total del Resumen de Ingresos coincidirá con el importe total de la suma de los ingresos percibidos, detallados en el Control de Ingresos y Control de Ingresos de Piscina y en la Boleta de Recaudación no Tributaria (Anexo Núm.3).

g. La Unidad de Caja debe presentar mensualmente los Informes de Ingresos, el

Consolidado mostrando los resultados obtenidos en la recaudación y la documentación sustentadora (recibos de ingresos y control de Ingresos de piscina) mensualmente a la Dirección Administrativa (Contabilidad) de la Presidencia para los respectivos registros.

h. La Dirección Administrativa del Ministerio de la Presidencia remitirá copias

de la documentación que considere conveniente a solicitud de la Dirección de Administración y Finanzas del Despacho de la Primera Dama, para que esta pueda realizar las funciones de tipo administrativo y financiero, según las normas y disposiciones vigentes.

7. Medidas de Seguridad para Cheques, Efectivo y Valores

a. Cuando se amerite anular un Recibo de Ingresos o Ingresos Piscina, el

original y las copias serán completas con la leyenda "ANULADO"; además, permanecerán en la Libreta de Recibos con el propósito de mantener la secuencia numérica y preservar las evidencias del caso para futuras auditorias.

b. La Dirección tiene responsabilidad sobre la custodia del dinero recaudado; por

ello es conveniente que las instalaciones físicas tengan ambientes con llave, muebles especiales, caja fuerte, buzones de seguridad, según la necesidad de cada situación.

c. Las recaudaciones se realizarán en el horario que haya autorizado la Secretaría

de Coordinación de Asuntos Comunitarios según la actividad.

d. La recaudación de ingresos, producto del uso de las instalaciones, debe registrarse en los Formularios Núm.1 y 4 “Recibo de Ingresos” y el “Recibo de Ingresos-Piscina”, respectivamente.

e. El empleado responsable de la recaudación debe verificar que el dinero

entregado sea verdadero y no falso, aplicando las normas de seguridad a los diferentes billetes. Además, si la cancelación es entregada en cheque, éste debe ser certificado para asegurar que el mismo cuente con los fondos.

f. La Dirección designará al empleado que realizará el depósito de las

recaudaciones, producto del uso de las instalaciones. Y notifica al Jefe del Servicio de Protección Institucional y al conductor para que realicen la logística, de la ruta a seguir, para el depósito de forma segura en el Banco Nacional de Panamá, dicha custodia estará a cargo de miembros del Servicio de Protección Institucional.


g. De presentarse alguna anomalía o incidente en el depósito del dinero o de ocurrir algún robo o hurto, se notificará a la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar” y este al Jefe del Servicio de Protección Institucional y este a las autoridades respectivas de seguridad, tales como Dirección de Investigación Judicial (DIJ), Fiscalías, Corregidurías y Policía Nacional. Además a la Oficina de Auditoría Interna de la Presidencia.

h. Si en el transcurso del viaje, para realizar el depósito, fueran víctima de robo,

el empleado responsable del depósito deberá cumplir los siguientes pasos:

Llamar a la estación de policía más cercana para que realice la persecución de los delincuentes.

Esperar la llegada de los agentes policiales y de la asistencia médica, de ser afectado físicamente en el robo.

Reportar el acto delictivo al Jefe del Departamento para que anuncie a las autoridades de la Secretaría de Coordinación de Asuntos Comunitarios.

Presentar denuncia del atraco del que fue víctima, ante las autoridades pertinentes Dirección de Investigación Judicial (DIJ), Fiscalía, Corregiduría, Policía Nacional.

Completar un informe en el cual indica la razón por la cual no pudo depositar el dinero en el banco.

i. El Cheque que se confeccione para la Devolución de Garantía debe venir a

nombre del Responsable del Evento. El mismo se genera en el Ministerio de la Presidencia.

j. En caso de hurto, robo o vandalismo a las instalaciones del parque, se aplicará

el reglamento interno de la Secretaría de Coordinación de Asuntos Comunitarios y comunicará a las instancias administrativas superiores correspondientes, además presentará la Denuncia ante las autoridades competentes (Servicio de Protección Institucional).

8. Depósito Oportuno en la Cuenta Bancaria

a. Los ingresos que por todo concepto perciba la Dirección, deben ser depositados en la cuenta bancaria nominativa núm.210 “Tesoro Nacional” en el Banco Nacional de Panamá.

b. Los servidores públicos de la Dirección de Recreación y Deporte “Parque

Omar” a cargo de las recaudaciones de los ingresos generados por el uso de las instalaciones del parque, tienen la obligación de depositar todo el dinero (efectivo o cheque) en forma intacta e inmediata (24 horas) a su recepción. Se exceptúa las recaudaciones realizadas los fines de semana por el área de la piscina y los eventos especiales, que se realizarán el primer día hábil después de la recaudación.


c. Para el depósito se utilizará la Boleta de Recaudación no Tributaria (Anexo Núm.3), para la Cuenta Núm.210 del Tesoro Nacional.

d. Debe evitarse en lo posible recibir ingresos directamente en efectivo, con el

objeto de los riesgos inherentes a pérdida, hurto o robo. e. Debe verificarse la correcta preparación de las Boletas en cuanto al efectivo,

cheques, etc.

9. Uso de Formularios para Movimientos de Fondos

a. Los documentos (Recibo de Ingresos, Recibo de Ingresos-Piscina y el Recibo de Cobro / Patrocinio) empleados en las operaciones de recaudación, deben estar membreteados con los nombres Despacho de la Primera Dama y el de la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”, además prenumerados antes de su utilización.

b. El mecanismo de poner en el documento, el membrete de la Dirección de

Recreación y Deporte “Parque Omar” y la prenumeración, está orientado a reducir el riesgo de mal uso, en caso de pérdida o sustracción de formularios en blanco (sustitución, uso indiscriminado, etc.) obligando además a un mayor cuidado en su custodia.

c. Los documentos prenumerados deben ser utilizados en orden correlativo y

cronológicamente de acuerdo a la Dirección, lo cual posibilita su adecuado control. Los documentos prenumerados no utilizados o completados incorrectamente deben anularse, archivándose el original y las copias respectivas como evidencia de su anulación.

d. La documentación, de todas las transacciones, debe ser completa, exacta y

adecuada para proporcionar una garantía razonable, que todas las operaciones están registradas.

e. El formulario Recibo de Ingreso debe prepararse en original y dos copias, el

original es para el solicitante, la primera copia se adjunta al archivo informe diario de depósito, se envía a la Dirección Administrativa de la Presidencia (Contabilidad y Tesorería) y la segunda copia permanece en la libreta.

f. El formulario Recibo de Ingreso – Piscina se desglosará de la siguiente

forma: el original para el usuario, la primera copia se adjunta al archivo informe diario de depósito para la Dirección Administrativa de la Presidencia (Contabilidad y de Tesorería) y la segunda copia permanece en la libreta del Control de Ingresos de Piscina, además el Informe Control de Ingresos de Piscina.

g. El formulario debe tener el detalle del solicitante, el documento que sustenta la

recaudación, la fecha en que se recibe y el monto recaudado. Además debe


estar firmado por las personas autorizadas ante la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”.

h. La Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar” debe llevar un Auxiliar

para el control de los pagos realizados por el Arrendatario.

10. Documentos Sustentadores y Archivos

a. La Dirección Administrativa (Contabilidad) del Ministerio de la Presidencia, será responsable de archivar y salvaguardar en forma ordenada la documentación original y la documentación sustentadora que remita la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”. Esta documentación debe estar disponible para su verificación por parte del personal autorizado: auditores, fiscalizadores de la Contraloría General de la República en el Ministerio de la Presidencia, o cualquiera que ésta delegue.

b. Los documentos involucrados en la recaudación deben ser originales. c. Estos documentos deben cumplir con las disposiciones fiscales vigentes y

estar registrados y archivados en forma ordenada e identificable, de acuerdo con los sistemas de archivos actualizados.

III. PROCEDIMIENTOS

A. Solicitud y Pago del Contrato de Arrendamiento Fijo

1. Solicitante

Confecciona Nota solicitando alquilar un local fijo para la comercialización de productos o servicios, dirigida a la Director(a) de la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”. Entrega en la Recepción de la Dirección.

2. Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”

Recepción Recibe la Nota, sella y firma como constancia de recibido, devuelve la copia

al Solicitante (de entregar original y copia) y remite el original a la Asistente Administrativa de la Dirección.

3. Dirección

Recibe, evalúa y verifica la disponibilidad de locales desocupados y

ocupados.


De no contar con locales desocupados, notifica al solicitante la no disponibilidad en ese momento.

De contar con algún local disponible, notifica al solicitante la disponibilidad

e indicándole la documentación restante para hacer el Contrato fijo, como lo es la fianza de cumplimiento respectiva, copia de la certificación vigente del Registro Público en casos de que sea personal jurídica, copia de licencia comercial o aviso de operación y copia de la cédula de identidad personal por ambos lados y de arrendamiento a pagar mensual según la tabla de precios de la Entidad.

Una vez recibida la confirmación de aceptación y la documentación restante,

completa memorando para el alquiler de un local, el cual incluye el monto a pagar mensual y anual, la ubicación, dimensiones del local; adjunta la Nota y la documentación sustentadora y firma el memo autorizando y remite al Departamento de Asesoría Legal del Ministerio de la Presidencia.

4. Ministerio de la Presidencia

Departamento de Asesoría Legal Recibe el memorando y la documentación sustentadora, revisa la

información y confecciona el Anexo Núm.1 Contrato de Arrendamiento. Remite el Contrato a la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”.


Dirección Recibe, revisa el Contrato de Arrendamiento y la documentación

sustentadora, notifica al solicitante para que se apersone a revisar y firmar el Contrato. Luego se remite al Departamento de Asesoría Legal.

6. Ministerio de la Presidencia

Departamento de Asesoría Legal Recibe el Contrato de Arrendamiento y la documentación sustentadora,

revisa que contenga la firma del solicitante. Remite al Despacho del Ministro.

7. Despacho del Ministro Recibe el contrato y la documentación, revisa, firma y remite a la Oficina de

Fiscalización de la Contraloría General de la República en el Ministerio de la Presidencia.


8. Oficina de Fiscalización General en la Presidencia

Recibe el Contrato de Arrendamiento y la documentación sustentadora, revisa y de cumplir con los requisitos de fiscalización, refrenda el Contrato. Remite al Departamento de Asesoría Legal.

9. Departamento de Asesoría Legal Recibe el Contrato de Arrendamiento y la documentación sustentadora,

revisa que contenga la firma y remite a la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”. Archiva el original del Contrato y la documentación sustentadora.


Dirección Recibe copias del original Contrato, entrega una al solicitante y archiva la

otra. 11. Solicitante Según lo establecido en el Contrato de Arrendamiento, al cumplirse el periodo

mensual de pago, el solicitante debe entregar la suma de dinero en efectivo o cheque en la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”.

Nota: El Cheque debe estar a nombre del Tesoro Nacional.


Unidad de Caja Recibe el cheque, de ser efectivo realiza la revisión del mismo para confirmar

que es la cantidad exacta, completa el Formulario Núm.1 Recibo de Ingresos, entrega el original al Arrendatario, la primera copia se adjunta al dinero y la segunda copia que queda en la libreta archivada.


DIRECCIÓN DE RECREACIÓN Y DEPORTE

SECRETARÍA DE COORDINACIÓN DE ASUNTOS COMUNITARIOSMINISTERIO DE LA PRESIDENCIA

1

1

SOLICITUD Y PAGO DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO FIJO

DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

SOLICITANTERecepción

CONFECCIONA NOTA SOLICITANDO ALQUILAR UN LOCAL FIJO PARA LA COMERCIALIZACIÓN DE PRODUCTOS O SERVICIOS.

Dirección

SELLA Y FIRMA COMO CONSTANCIA DE RECIBIDO, DEVUELVE LA COPIA AL SOLICITANTE.

2 3 4

2

3

4

Asesoría Legal Despacho del Ministro

Oficina de Fiscalización

5 6 7 8

5

6

7

8

REVISA LA INFORMACIÓN Y CONFECCIONA EL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO ENTRE LA SECRETARÍA DE COORDINACIÓN DE ASUNTOS COMUNITARIOS Y EL SOLICITANTE.

NOTIFICA AL SOLICITANTE PARA QUE FIRME EL CONTRATO.

REVISA LA FIRMA DEL SOLICITANTE .

REVISA Y FIRMA EL CONTRATO.

9

9

REVISA Y REFRENDA EL CONTRATO.

Unidad deCaja

10

10

REVISA LAS FIRMAS Y ARCHIVA ORIGINAL DEL CONTRATO.

11

12

ENTREGA COPIA AL SOLICITANTE Y ARCHIVA COPIA ORIGINAL DEL CONTRATO.

11

12

ENTREGA EL DINERO CONVENIDO EN EL CONTRATO.

RECIBE EL DINERO Y COMPLETA EL RECIBO DE INGRESOS ENTREGA EL ORIGINAL AL ARRENDATARIO Y ARCHIVA LAS OTRAS.

EVALÚA LA DISPONIBILIDAD DE LOCALES DESOCUPADOS Y OCUPADOS, NOTIFICA AL SOLICITANTE LA DISPONIBILIDAD O NO EN ESE MOMENTO.E INDICÁNDOLE LA DOCUMENTACIÓN RESTANTE PARA HACER EL CONTRATO. ADJUNTA LA NOTA, LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA Y FIRMA EL MEMO AUTORIZANDO.

B. Solicitud y Pago del Contrato de Arrendamiento Temporal

1. Solicitante

Entrega la Nota solicitando el uso de las instalaciones del Parque, en la

recepción de la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”.

2. Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar” Recepción

Recibe la Nota, sella y firma como constancia de recibido, devuelve la copia al Solicitante (de entregar original y copia) y remite la nota a la Dirección.

3. Dirección

Recibe y evalúa la Nota. Verifica la disponibilidad de locales desocupados y ocupados.

De no contar con locales desocupados, notifica al solicitante la no disponibilidad de locales para el día señalado.


De contar con algún local disponible, notifica al solicitante la disponibilidad, el costo de local según la tabla establecida vigente, le indica la fecha que debe presentarse para completar la documentación restante y para que realice el abono del alquiler.

Nota: Se debe notificar al solicitante además, de las disposiciones establecidas para el uso de la instalación a solicitar.

4. Solicitante

Completa el Formulario Núm.2 Reserva de la Instalación. Entrega el abono del 50% de la tarifa asignada como garantía para cada

instalación en la Unidad de Caja.

5. Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar” Unidad de Caja

Confecciona el Formulario Núm.1 Recibo de Ingresos y entrega original al

Solicitante. Remite la Reserva de la Instalación a la Unidad Responsable de los

Registros de Alquiler.

6. Unidad Responsable de los Registros de Alquiler

Recibe, revisa y registra la fecha de la reserva para el uso de la instalación según el formulario de Reserva de la Instalación. Elabora el Anexo Núm.2 Contrato de Alquiler en borrador.

Remite el Contrato de Alquiler en borrador a la Dirección.

7. Dirección Recibe, revisa y firma el Contrato de Alquiler y la Reserva de la

Instalación.

Remite la documentación a la Unidad Responsable de los Registros de Alquiler.

8. Unidad Responsable de los Registros de Alquiler

Recibe el Contrato de Alquiler y la documentación sustentadora, verifica

las firmas y se archiva. Cuando se apersone el Solicitante a cancelar el monto pendiente, se

coordinará con la Unidad de Caja.


9. Unidad de Caja

Recibe el dinero y completa el Formulario Núm.1 Recibo de Ingresos,

entregando el original del Recibo y el Contrato como constancia del mismo.

ENTREGA NOTA SOLICITANDO EL USO DE LAS INSTALACIONES DEL PARQUE OMAR.

Descripción del Procedimiento



SOLICITANTERecepción Dirección Unidad de Caja

1 2 3

4 5 6

78

1

2

3

4

5

6

7

8

SELLA Y FIRMA LA NOTA COMO CONSTANCIA DE RECIBIDO.

COMPLETAR LA RESERVA DE LA INSTALACIÓN, EL CONTRATO DE ALQUILER Y ENTREGA EL ABONO DEL 50% DE LA TARIFA ASIGNADA.

CONFECCIONA EL RECIBO DE INGRESOS Y ENTREGA ORIGINAL AL SOLICITANTE.

SOLICITUD Y PAGO DEL CONTRATO DE ARRENDAMIENTO TEMPORAL

EVALÚA LA NOTA. VERIFICA LA DISPONIBILIDAD DE LOCALES DESOCUPADOS Y OCUPADOS.NOTIFICA AL SOLICITANTE LA DISPONIBILIDAD Y LA FECHA QUE DEBE APERSONE PARA COMPLETAR LA DOCUMENTACIÓN RESTANTE.

Unidad Responsable de Registro de Alquiler

9

9

REVISA Y REGISTRA LA FECHA DE LA RESERVA PARA EL USO DE LA INSTALACIÓN SEGÚN EL FORMULARIO DE RESERVA DE LA INSTALACIÓN. ELABORA CONTRATO DE ALQUILER EN BORRADOR.

REVISA Y FIRMA EL CONTRATO DE ALQUILER Y LA RESERVA DE LA INSTALACIÓN.

VERIFICA LAS FIRMAS Y SE ARCHIVA.CUANDO SE APERSONE EL SOLICITANTE A CANCELAR EL MONTO PENDIENTE, SE COORDINARÁ CON LA UNIDAD DE CAJA.

RECIBE EL DINERO Y COMPLETA EL RECIBO DE INGRESOS, ENTREGANDO EL ORIGINAL DEL RECIBO Y EL CONTRATO COMO CONSTANCIA DEL MISMO.

C. Procedimiento para la Devolución del Depósito de Garantía

1.1. Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”

Unidad de Mantenimiento Revisa el estado de las instalaciones que fueron alquiladas con respecto al

aseo, reemplazo de bienes –mobiliarios, daños en el local, conexiones eléctricas entre otros; de notar que todo en orden o de notar alguna anomalía notifica a la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”.

1.2. Responsable del Evento Debe presentar a la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”, la

Nota de Devolución de Garantías, copia del Recibo de Ingresos para la devolución del 50% de consignación.


2. Dirección

Recibe la Nota de Devolución de Garantías y la notificación de la Unidad

de Mantenimiento. De afectarse la propiedad del parque, notificará los costos a pagar, ya sea por mantenimiento o por daños al Responsable del Evento.

Si el Responsable del Evento no se hace responsable de los daños que sufriere en la actividad el parque, se le cobrará el 50% de la tarifa asignada para cada instalación en concepto de depósito; en el caso de encontrarse las instalaciones desordenadas y sucias se deducirá el depósito consignado la suma de B/.50.00 para cubrir los costos de limpieza.

De los gastos ser igual al porcentaje consignado, notifica al responsable del

evento de la situación, sella la Nota y adjunta el Informe de Evaluación y facturas de las reparaciones (de ser necesario) de las Instalaciones y archiva. De ser el costo de daños superior al 50% consignado como garantía, el Responsable del Evento se responsabilizará del costo; de no asumir la responsabilidad se realizará las denuncias pertinentes ante las autoridades respectivas.

Si el Responsable del Evento se hace responsable del mantenimiento o daños

se devolverá el 50% consignado. Se completa el Memorando (Anexo Núm.6) firmada por la directora(a), adjuntado la Nota de Devolución de Garantías, la copia del Recibo de Ingresos, copia de la boleta de depósitos del alquiler (Dirección General de Ingresos), copia del Contrato. Remite al Ministerio de la Presidencia.

3. Ministerio de la Presidencia Recibe, revisa la Requisición de Cheques y la documentación sustentadora.

Genera, registra, y firma el Cheque. Archiva la documentación y remite a la Oficina de Fiscalización.

4. Oficina de Fiscalización General en la Presidencia

Recibe el Cheque y la documentación sustentadora, verifica la información y

refrenda el Cheque y lo remite a la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”.


Dirección Recibe el Cheque con las firmas respectivas y notifica al Responsable del

Evento para que se apersone a retirar el mismo.


6. Responsable del Evento

Entrega el Recibo de Ingreso original por el pago del depósito de garantía y firma la copia del Cheque como constancia de haberlo recibido.

7. Dirección

Archiva copia de la entrega del Cheque y remite la documentación original a

la Dirección Administrativa del Ministerio de la Presidencia.


DIRECCIÓN


RESPONSABLE DEL EVENTO

UNIDAD DE MANTENIMIENTO

1.1

1.2

2

1.1

1.2

2

REVISA EL ESTADO DE LAS INSTALACIONES QUE FUERON ALQUILADAS DE NOTAR ALGUNA ANOMALÍA NOTIFICA A LA DIRECCIÓN.

DEVOLUCIÓN DEL DEPÓSITO DE GARANTÍA

PRESENTA NOTA DE DEVOLUCIÓN DE GARANTÍAS Y COPIA DEL RECIBO DE INGRESO.

MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA


3 4

56

DE AFECTARSE LA PROPIEDAD DEL PARQUE, NOTIFICARÁ LOS COSTOS A PAGAR, SI EL RESPONSABLE DEL EVENTO NO SE HACE RESPONSABLE DE LOS DAÑOS, SE LE COBRARÁ EL 50% DE LA TARIFA ASIGNADA COMO GARANTÍA; DE ENCONTRARSE LAS INSTALACIONES DESORDENADAS Y SUCIAS SE DEDUCIRÁ EL DEPÓSITO CONSIGNADO LA SUMA DE B/.50.00 PARA CUBRIR LOS COSTOS DE LIMPIEZA. DE NO HABER SOBRANTES NOTIFICA AL RESPONSABLE DEL EVENTO, SELLA LA NOTA Y ADJUNTA EL INFORME DE EVALUACIÓN Y FACTURAS DE LAS REPARACIONES DE LAS INSTALACIONES Y ARCHIVA. DE SER EL COSTO DE DAÑOS SUPERIOR A LA 50% CONSIGNADO, EL RESPONSABLE DEL EVENTO SE RESPONSABILIZARÁ DEL COSTO; DE NO ASUMIR LA RESPONSABILIDAD SE REALIZARÁ LAS DENUNCIAS ANTE LAS AUTORIDADES. SI EL RESPONSABLE DEL EVENTO SE HACE RESPONSABLE, SE DEVOLVERÁ EL 50% CONSIGNADO. SE COMPLETA REQUISICIÓN DE CHEQUES FIRMADA POR LA DIRECTORA.

REVISA LA REQUISICIÓN DE CHEQUES Y LA DOCUMENTACIÓN SUSTENTADORA. GENERA, REGISTRA Y FIRMA EL CHEQUE. ARCHIVA LADOCUMENTACIÓN.

3

4

NOTIFICA AL RESPONSABLE DEL EVENTO PARA QUE SE APERSONE A RETIRAR EL CHEQUE.5

ENTREGA EL RECIBO DE INGRESO ORIGINAL Y FIRMA LA COPIA DEL CHEQUE COMO CONSTANCIA DE HABERLO RECIBIDO.6

ARCHIVA COPIA DE LA ENTREGA DEL CHEQUE.

OFICINA DEFISCALIZACIÓN

7

VERIFICA LA INFORMACIÓN Y REFRENDA EL CHEQUE.

7


D. Solicitud y Pago por la Confección de Carné

1. Solicitante

Completa y firma el Formulario Núm.3 Solicitud de Carné para Uso de las Piscinas, además presenta y entrega dos fotos tamaño carné, certificado de salud vigente y el efectivo por el costo de carné a la Recepción de la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”.


Recepción Revisa la documentación y firma la Solicitud de Carné que esté

debidamente completa, remite a la Unidad de Caja. 3. Unidad de Caja

Recibe y revisa la Solicitud y el resto de la documentación. Completa el Formulario Núm.1 Recibo de Ingresos y entrega el original al

Solicitante archivando la copia original. Remite la Solicitud a la Unidad de Producción de Carné.

4. Unidad de Producción de Carné

Recibe la Solicitud de Carné para Uso de las Piscinas y completa los campos

(Nombre, apellido, cédula, Número de seguro social, fecha de nacimiento, tipo de sangre, expedición, expiración) y coloca el número de control en el carné. Remite a la Dirección el carné adjuntando la Solicitud.

5. Dirección

Recibe y verifica el Carné y la Solicitud, de estar de acuerdo firma el Carné

y devuelve a la Unidad de Producción de Carné.

6. Unidad de Producción de Carné

Recibe el Carné y la Solicitud, plastifica el carné, firma la Solicitud como responsable del procesamiento, archiva la documentación y remite el carné a la Recepción.

7. Recepción Recibe el carné y archiva hasta que se apersone el Solicitante a retirarlo.


8. Solicitante

Retira el carné y firma el libro de control como constancia de recibir el carné.




SOLICITANTERecepción DirecciónUnidad de Producción

de Carné

1 2 3 4 5

67

1

2

3

4

5

6

7

SOLICITUD Y PAGO POR LA CONFECCIÓN DE CARNÉ

Unidad de Caja

COMPLETA Y FIRMA LA SOLICITUD DE CARNÉ, ENTREGA LA DOCUMENTACIÓN RESTANTE Y EL EFECTIVO.

REVISA LA DOCUMENTACIÓN Y FIRMA LA SOLICITUD.

COMPLETA LOS CAMPOS (NOMBRE, APELLIDO, CÉDULA, NÚMERO DE SEGURO SOCIAL, FECHA DE NACIMIENTO, TIPO DE SANGRE, EXPEDICIÓN, EXPIRACIÓN) Y COLOCA EL NÚMERO DE CONTROL EN EL CARNÉ.

VERIFICA EL CARNÉ Y FIRMA EL MISMO.

PLASTIFICA EL CARNÉ, FIRMA LA SOLICITUD COMO RESPONSABLE DEL PROCESAMIENTO Y ARCHIVA LA DOCUMENTACIÓN.

ARCHIVA EL CARNÉ HASTA QUE LO RETIRE EL SOLICITANTE.

RETIRA EL CARNÉ Y FIRMA EL LIBRO DE CONTROL COMO CONSTANCIA DE RECIBIR EL CARNÉ.

COMPLETA RECIBO DE INGRESOS Y ENTREGA EL ORIGINAL AL SOLICITANTE ARCHIVANDO LA COPIA ORIGINAL.

8

8

E. Pago por el Uso de las Piscinas

1. Solicitante

Presenta el Carné para el uso de la piscina y el efectivo para pagar en la

Taquilla.

2. Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar” Taquilla

Recibe y revisa el Carné y el efectivo, completa el Formulario Núm.4

Recibo de Ingreso - Piscina. Entrega al Solicitante para que firme el Recibo además, del carné

quedándose con el original y guarda el efectivo en el lugar establecido por la Dirección.


Al final del día completa y firma el Informe Núm.1 Control de Ingreso de

Piscina y lo remite con el dinero exacto y las copias de los recibos a la Unidad de Caja de la Dirección.

3. Unidad de Caja

Recibe el Control de Ingresos de Piscina y dinero con los documentos

sustentadores. Verifica y firma de recibido el Control de Ingresos de Piscina.




TaquillaSOLICITANTE

1 2 3

1

2

3

PAGO POR EL USO DE LAS PISCINAS

Unidad de Caja

PRESENTA EL CARNÉ PARA EL USO DE LA PISCINA Y EL EFECTIVO CORRESPONDIENTE.

REVISA EL CARNÉ Y EL EFECTIVO, COMPLETA EL RECIBO DE INGRESO (PISCINA). ENTREGA AL SOLICITANTE PARA QUE FIRME EL RECIBO QUEDÁNDOSE CON EL ORIGINAL. GUARDA EL EFECTIVO. AL FINAL DEL DÍA COMPLETA Y FIRMA EL CONTROL DE INGRESO DE PISCINA.

VERIFICA Y FIRMA EL CONTROL DE INGRESOS DE PISCINA Y EL EFECTIVO. ARCHIVA LA DOCUMENTACIÓN.

F. Depósito y Registro de las Recaudaciones


Unidad de Caja Al finalizar la jornada, el funcionario cuenta y verifica que la cantidad de

dinero (efectivo y cheques) ingresado en el día concuerde con el total de dinero que indica en los Recibos de Ingresos de las recaudaciones.

Realiza el depósito de la recaudación por el sistema (web) de la Dirección

General de Ingresos en la sección de Anexo Núm3. Boleta de Recaudación no Tributaria, donde debe registrar los números de los recibos que haya cobrado ese día, separando las cantidades de dinero en efectivo y cheque que van dirigidas a la cuenta del Tesoro Nacional- 210.


Imprime la transacción adjuntándola con la sumatoria de dinero.

El funcionario designado por la Dirección verifica que estén debidamente

completadas la Boleta de Recaudación no Tributaria.

Lleva los registros de los depósitos efectuados de las cantidades de dinero (efectivo y cheques) enviadas al Banco Nacional. Entrega la documentación a la Asistente Administrativa.

2. Asistente Administrativa

Recibe la documentación y notifica a la Unidad de Seguridad para que

acompañe al funcionario de la Unidad de Transporte para que realice el depósito.

2.1. Unidad del Servicio de Protección Institucional (SPI)

Recibe la notificación, el Jefe realiza la logística de la trayectoria de ida,

regreso y custodia para el depósito del dinero en el Banco Nacional de Panamá.

Designa al (los) funcionario(s) que acompañará en el depósito de las

recaudaciones en el Banco Nacional de Panamá.

3. Unidad de Transporte El Jefe designa al funcionario responsable de realizar el depósito en el Banco

Nacional de Panamá, el mismo irá acompañado de la Unidad de Seguridad. Realiza el depósito en el Banco Nacional de Panamá. Regresa de la misión con el comprobante del depósito entregándola a la

Unidad de Caja y notifica al Asistente Administrativa el resultado en la misma.

4. Unidad de Caja

Confecciona el Informe Núm.2 Consecutivo de Depósitos de

Recaudación correspondiente a los depósitos realizados. Al final del mes genera el informe adjuntando los Recibos de Cobro con sus

respectivos sustentos de la transacción realizada. Remite al Asistente Administrativa de la Dirección.


5. Asistente Administrativa Revisa y firma el Consecutivo de Depósitos de Recaudación y lo remite a

la Dirección.

6. Dirección Verifica la documentación y firma el Informe Consecutivo de Depósito

Recaudado y remite la documentación a la Dirección Administrativa del Ministerio de la Presidencia para su registro respectivo.

7. Dirección Administrativa de la Presidencia

Recibe, verifica y registra contablemente la documentación de las

recaudaciones diarias, firma como constancia del registro y archiva el mismo.




Unidad de CajaAsistente

AdministrativaDirecciónUnidad de

Transporte

1 2 2.1

3

4 5 6

1

2.1

3

5

6

4

SPI

DEPÓSITO Y REGISTRO DE LAS RECAUDACIONES

MINISTERIO DE LA PRESIDENCIA

VERIFICA QUE LA CANTIDAD DE DINERO INGRESADO EN EL DÍA CONCUERDE CON EL TOTAL DE DINERO QUE INDICA EN LOS RECIBOS DE INGRESOS.DEPOSITA LAS RECAUDACIONES POR EL SISTEMA (WEB) DE LA DGI, DONDE REGISTRAR LOS NÚMEROS DE LOS RECIBOS DE INGRESOS, SEPARANDO LAS CANTIDADES DE DINERO EN EFECTIVO Y CHEQUE QUE VAN DIRIGIDAS A LA CUENTA DEL TESORO NACIONAL. IMPRIME LA TRANSACCIÓN. VERIFICA QUE ESTÉN DEBIDAMENTE COMPLETADAS LA BOLETA DE RECAUDACIÓN NO TRIBUTARIA. REGISTROS DE LOS DEPÓSITOS EFECTUADOS.

2 NOTIFICA A LA UNIDAD DE SEGURIDAD PARA QUE CUSTODIE A AL FUNCIONARIO DESIGNADO PARA QUE REALICE EL DEPÓSITO.

REALIZA LA LOGÍSTICA DE LA TRAYECTORIA PARA EL DEPÓSITO DEL DINERO EN EL BANCO NACIONAL DE PANAMÁ.

EL JEFE DESIGNA AL RESPONSABLE DE REALIZAR EL DEPÓSITO, EL MISMO IRÁ ACOMPAÑADO DE LA UNIDAD DE SEGURIDAD.ENTREGA LA CONSTANCIA DEL DEPÓSITO A LA UNIDAD DE CAJA.

CONFECCIONA EL CONSECUTIVO REGISTRANDO LOS DEPÓSITOS, AL FINAL DEL MES ADJUNTA LOS RECIBOS DE INGRESOS.

REVISA, FIRMA EL CONSECUTIVO.

VERIFICA LA DOCUMENTACIÓN Y FIRMA EL INFORME CONSECUTIVO MENSUAL.

7

7

RECIBE, VERIFICA Y REGISTRA CONTABLEMENTE LA DOCUMENTACIÓN DE LAS RECAUDACIONES DIARIAS, FIRMA COMO CONSTANCIA DEL REGISTRO Y ARCHIVA EL MISMO.


FORMULARIOS


Formulario Núm.1

REPÚBLICA DE PANAMÁ DESPACHO DE LA PRIMERA DAMA


RECIBO DE INGRESOS Núm. ___________

Fecha: ________________________________________ Recibido de: _______________________________________________________________ ______________________________________________________________ La suma de: ________________________________________________ B/._____________

Efectivo Cheque Núm._____________________________

EN CONCEPTO DE: Cantidad en balboas (B/.)

ALQUILERES Pista de Patinaje Salón Farallón Salón Coclesito Salón Cerro Martha Bohío Otros Fijos PISCINA Carné Bohío Otros OTROS INGRESOS

TOTAL Cajero: ___________________________________ __________________________

Nombre Firma


Formulario Núm.1

RECIBO DE INGRESOS A. OBJETIVO: Registrar el recaudo proveniente del uso de las instalaciones del Parque. B. ORIGEN: Unidad de Caja. C. CONTENIDO

1. Núm.:

Número de control secuencial del recibo de ingreso.

2. Fecha: Día, mes y año cuando se prepara el recibo.

3. Recibido de:

Nombre de la persona que utiliza las instalaciones del Parque.

4.

La Suma de: Cantidad de dinero en letra imprenta.

5. B/: Cantidad de dinero en números.

6. Efectivo o Cheque: Seleccione la forma como está pagando, de ser cheque coloque el número de control del mismo.

7. En Concepto de:

Alquileres, uso de las instalaciones de la piscina u otros.

8. Cantidad en Balboas: Suma de dinero que se cobro por el servicio.

9. Total: Sumatoria de los ingresos que se pagan por diferentes conceptos.

10. Cajero: Nombre y Firma

Coloca el nombre y firma del empleado encargado de realizar los ingresos.

D. DISTRIBUCIÓN

Original: Personas que utilizan las instalaciones. 1ra. Copia: Departamento de Contabilidad en la Presidencia. 2da. Copia: Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”.


Formulario Núm.2 REPÚBLICA DE PANAMÁ

DESPACHO DE LA PRIMERA DAMA DIRECCIÓN DE RECREACIÓN Y DEPORTE “PARQUE OMAR”

RESERVA DE LA INSTALACIÓN

Recibos de Ingresos Núm. Reservado a: __________________________ Núm. de Ruc.: ___________________ Responsable: __________________________ Núm. Cédula: ___________________ Teléfonos: ______________/ ______________/ _______________ Fecha del evento: /____/____/____/ Horario: ______________________________ Fecha de Montaje: /____/____/____/ Horario: ______________________________

TIPO DE EVENTO

Desayuno Almuerzo Cena Reuniones Licor Sin licor Otros _________________________________________ Cantidad de Personas _________

ÁREA DE RESERVA

Farallón Coclesito Cerro Marta Bohio Casa Club Pista de Patinaje Bohío Piscina Anfiteatro Merenderos Gazebos Otros ____________________________________________

MOBILIARIO RESERVADO AL PARQUE OMAR Sillas Mesas Redondas Mesas Rectangulares Otros _____________________________________________________________

MOBILIARIO CONTRATADO

Sillas Mesas Redondas Mesas Rectangulares Otros _____________________________________________________________

____________________________ _______________________________

Responsable del Evento Dirección


Formulario Núm.2

RESERVA DE LA INSTALACIÓN A. OBJETIVO: Reservar las instalaciones que se utilizarán en el evento solicitado. B. ORIGEN: Solicitante. C. CONTENIDO

1. Recibo de Ingresos:

Número de control de los recibos.

2. Reservado a: Nombre de la institución o de la empresa.

3. Núm. de Ruc.:

Numeración otorgado por el MEF.

4.

Responsable: Nombre completo del responsable del evento.

5. Núm. de Cédula: Número de identidad personal del responsable.

6. Teléfonos: Números telefónicos, ya sea residencial, de trabajo o personal.

7. Fecha del Evento:

Día, mes y año cuando se realizará la actividad.

8. Horario: Momento que se desarrollará la actividad (diurno, vespertino o nocturno).

9. Fecha del Montaje: Día, mes y año cuando se realizará el montaje.

10. Horario: Momento que se desarrollará el montaje (diurno, vespertino o nocturno).

11. Tipo de Evento: Seleccione si el evento es un: desayuno, almuerzo, cena, reunión u otro (en que no se mencione en las anteriores), además y si el mismo se consumirá licor.

12. Áreas de Reserva: Seleccione el lugar que se está reservando para el evento.

13. Mobiliario Reservado al Parque Omar:

Seleccione el mobiliario que se le va alquilar al parque para el evento.

14. Mobiliario Contratado:

Seleccione el mobiliario que se ha alquilado a un proveedor distinto del parque.


15. Responsable del Evento:

Firma de la persona responsable del evento.

16. Dirección: Firma de la Directora del Parque Omar.

D. DISTRIBUCIÓN

Original: Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”. Copia: Solicitante.


Formulario Núm.3



SOLICITUD DE CARNÉ PARA USO DE LA PISCINA

Formulario Núm._____________ Fecha: /____/____/____/ Favor completar en letra imprenta

Datos Personales Nombre(s) Apellidos(s) Núm. de Cédula o Pasaporte Núm. de Seguro Social Fecha de Nacimiento Tipo de Sangre

EN CASO DE URGENCIA CONTACTAR A:

Nombre Teléfonos Firma del Solicitante: ______________________ Verificado por: ____________________ -------------------------------------------------------------------------------------------------------------

PARA LA ADMINISTRACIÓN

Fecha: /_____/____/_____/ Núm. de Carné Procesado por: ____________________________________


Formulario Núm.3

SOLICITUD DE CARNÉ PARA USO DE LA PISCINA

A. OBJETIVO: Controlar la expedición de los carné para el uso de la piscina familiar. B. ORIGEN: Solicitante. C. CONTENIDO

1. Formulario Núm.:

Número de control secuencial del formulario.

2. Fecha: Día, mes y año cuando se confecciona el formulario.

3. Datos Personales:

Nombres, apellidos, núm. de cédula o de pasaporte, núm. del S.S., fecha de nacimiento y tipo de sangre.

4.

En caso de Urgencia Contactar a:

Nombre y teléfonos de comunicarse con la persona.

5. Firma del Solicitante: Firma de la persona que hace la solicitud del carné.

6. Verificado por: Nombre del empleado que realiza la verificación de la documentación.

7. Fecha:

Día, mes y año cuando se procesan los datos para la confección del carné.

8. Núm. de Carné: Numeración de control secuencial para el usuario de la piscina familiar.

9. Procesado por: Firma del empleado que realiza la actividad.

D. DISTRIBUCIÓN

Original: Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”.


Formulario Núm.4



RECIBO DE INGRESOS -PISCINA Fecha: /____/____/____/ Núm. de Carné: ________________ Núm. ___________ Recibí de: __________________________________________ En concepto de: Piscina La suma de: ________________________________________________ B/._____________

(Escriba la cantidad en letra imprenta) (Cantidad en números) Pagado por: ___________________________ _________________

Firma Cédula Responsable del Cobro: _____________________________ ____________________

Nombre Firma


Formulario Núm.4

RECIBO DE INGRESOS – PISCINA

A. OBJETIVO: Registrar el recaudo proveniente del uso de las instalaciones de la piscina. B. ORIGEN: Taquilla. C. CONTENIDO

1. Fecha:

Día, mes y año cuando se prepara el recibo.

2. Núm. de Carné: Número de control del carné del usuario.

3. Núm.: Número de control secuencial del recibo de ingreso.

4. Recibí de:

Nombre del usuario de las instalaciones de la piscina.

En Concepto de:

Piscina.

5.

La Suma de: Cantidad de dinero en letra imprenta.

6. B/: Cantidad de dinero en números.

7. Pagado por: Firma y cédula del usuario.

8. Responsable del Cobro:

Nombre completo y firma del empleado público que realiza la recaudación.

D. DISTRIBUCIÓN

Original: Usuario de la piscina. 1ra. Copia: Departamento de Contabilidad en la Presidencia. 2da.Copia: Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”

(Taquilla).


Formulario Núm.5



PERMISO PARA REALIZAR MODIFICACIONES AL KIOSCO UBICADOS EN LAS INSTALACIONES DEL “PARQUE OMAR”

Fecha: _______ de ___________________ de 20___

Yo _________________________________________________________ con cédula núm. ___________________________ solicito permiso al titular de la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”, para realizar modificaciones al establecimiento que tiene por nombre ____________________________________________________________________ que se encuentra ubicado dentro de las instalaciones del “Parque Omar”. Tales modificaciones se describen a continuación:

Externamente Internamente Pintar el local Pintar el local Mejoras de infraestructura Mejoras de infraestructura Abrir huecos en la pared Abrir huecos en la pared Agregar un anexo Colocar una tolda Observación: ______________________________________________________________ Solicitante: _________________________ Directora: _________________________

Firma Firma

SELLO


Formulario Núm.5

PERMISO PARA REALIZAR MEJORAS A LAS INSTALACIONES DEL “PARQUE OMAR”

Objetivo: Autorizar al Solicitante realizar mejoras al establecimiento. Origen: Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”. Contenido: Fecha: Día, mes y año cuando se confeccionó el documento.

Yo: Nombre completo del solicitante. Cédula Núm.: Número de control de las identidad personal del solicitante. Nombre del kiosco: Nombre del kiosco según el contrato. Establecimiento: Nombre completo del establecimiento. Modificaciones: Marca con un gancho la(s) mejora(s) que se realizarán en el

establecimiento ya se ha interna o externa. Observación: Indicar más detalles sobre la modificación a realizar. Solicitante: Firma de la persona que solicita la autorización. Directora: Firma de la titular de la Dirección del Parque Omar. Sello: Sello de la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”. Distribución: Original: Solicitante.

Copia 1era.: Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”.


INFORMES


Informes Núm.1



CONTROL DE INGRESO DE PISCINA Fecha: __________________

INGRESOS DE ENTRADAS A LA PISCINA

Entrada de Adultos Entrada de Niños y

Jubilados Del

Recibo Núm.

Hasta el Recibo Núm.

Cantidad de

Recibos

Recibos Anulados

Cantidad Ingreso

(B/.) Cantidad Ingresos

(B/.)

TOTAL (B/.)

ARQUEO DE TAQUILLA

Billetes Cantidad Subtotal

B/. 20.00 B/. 10.00 B/. 5.00 B/. 1.00

Total

B/._____________

Monedas Cantidad Subtotal B/. 1.00 B/. 0.50 B/. 0.25 B/. 0.10 B/. 0.05 B/. 0.01

Total

B/. __________

TOTAL B/.___________

Entregado por: _____________________ Firma: _____________________ Revisado por: ______________________ Firma: _____________________


Informe Núm.1

CONTROL DE INGRESOS DE PISCINA A. OBJETIVO: Recaudar el dinero proveniente del uso de las instalaciones de la piscina familiar. B. ORIGEN: Taquilla. C. CONTENIDO


2. Del Recibo Núm.:

Numeración de control del primer recibo de ingreso.

3. Hasta el Recibo Núm.:

Numeración de control del último recibo de ingreso.

4. Cantidad de Recibos: Cantidad de recibos que se utilizaron en el uso de la piscina.

5. Recibos Anulado: Cantidad de recibos de ingresos que se anularon.

6. Entrada de Adultos: Cantidad de adultos que ingresaron a la piscina y la recaudación en balboas.

7. Entrada de Niños y Jubilados:

Cantidad de niños y jubilados que ingresaron la piscina y la recaudación en balboas.

8. Total: Sumatoria de dinero que se recaudó por el uso de la piscina.

9. Billetes:

Desglose de los diferentes billetes recibidos por el uso de la piscina.

10.

Monedas: Desglose de las diferentes monedas recibidas por el uso de la piscina.

11. Sub. Total: Sumatoria de las diferentes denominaciones de los billetes y monedas recaudadas.

12. Total: Sumatoria de los Sub Totales de los billetes y monedas.

13. Total: Sumatoria de los totales del arqueo y deben coincidir con el total de los ingresos de los recibos arriba descrito.


14. Entregado por: Coloca el nombre y firma del empleado encargado de completar el formulario.

15. Recibido por: Coloca el nombre y firma del empleado encargado de recibir el formulario Unidad de Caja.

D. DISTRIBUCIÓN

Original: Departamento de Contabilidad en la Presidencia. 1ra. Copia: Taquilla. 2da. Copia: Dirección de Recreación y Deporte “Parque

Omar”.


Informe Núm.2 REPÚBLICA DE PANAMÁ


CONSECUTIVO DE DEPÓSITOS DE RECAUDACIÓN

Del ___ de __________________ al _____ de ___________________ del 20____

FECHA TRANSACCIÓN DESCRIPCIÓN DÉBITO CRÉDITO

TOTAL Preparado por: ______________________________ __________________________

Nombre Firma

Revisado por: _______________________________ __________________________ Nombre Firma


Informe Núm.2

CONSECUTIVO DE DEPÓSITOS DE RECAUDACIÓN A. OBJETIVO: Proveer información sobre los depósitos realizados. B. ORIGEN: Unidad de Caja. C. CONTENIDO

1. Del ___: Periodo de la confección del informe.

2. Fecha:

Día, mes y año del depósito realizado.

3. Transacción: Número de la boleta utilizada para realizar el depósito.

4.

Descripción: Numeración de control de los recibos de ingresos.

5. Débito: Cantidad de dinero que se le debe.

6. Crédito:

Cantidad de dinero que deposita en la cuenta del tesoro.

7. Total: Sumatoria del débito y crédito.

8. Preparado por:

Nombre y firma del funcionario que hace el informe.

9. Revisado por: Nombre y firma del funcionario que revisa el informe.

D. DISTRIBUCIÓN

Original: Departamento de Contabilidad de la Presidencia. 1ra. Copia: Dirección de Recreación y Deporte “Parque

Omar”. 2da. Copia: Dirección de Administración y Finanzas.


Informe Núm.3 REPÚBLICA DE PANAMÁ


INFORME DE CONTRATOS DE ALQUILERES TEMPORALES

Del ___ de __________________ al _____ de ___________________ del 20____

Fecha Responsable del

Evento Núm.

Cédula Institución o

Empresa

Monto de Garantía

(B/.)

Monto del Alquiler

(B/.)

Núm. de Recibos de Ingresos

Núm. de Boletas de Depósito

Garantía a Devolver

(B/.) Observación

TOTAL

Preparado por: ___________________________________ __________________________

Nombre Firma

Revisado por: ____________________________________ __________________________ Nombre Firma


Informe Núm.3

INFORME DE CONTRATOS DE ALQUILERES TEMPORALES A. OBJETIVO: Proveer información sobre los contratos de alquileres temporales que realiza la Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”. B. ORIGEN: Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”. C. CONTENIDO

1. Del ___: Periodo de la confección del informe.

2. Fecha:

Día, mes y año del evento realizado.

3. Responsable del Evento:

Empleado público, funcionario o empleado privado que asume la responsabilidad del evento.

4.

Núm. de Cédula:

Cédula de identidad personal del responsable del evento.

5. Institución o Empresa:

Nombre completo de la institución o empresa que solicita el uso de la instalación del Parque.

6. Monto de Garantía (B/.):

Cantidad de dinero en balboas que se paga como garantía del contrato.

7. Monto del Alquiler (B/.):

Cantidad de dinero en balboas que se paga por el uso de la instalación.

8. Núm. de Recibos de Ingresos:

Número de control de los recibos de ingresos involucrados en la cancelación del contrato.

9. Núm. de Boletas de Depósito:

Número de control de las boletas de depósitos involucradas en el contrato.

10 Garantía a Devolver (B/.):

Monto de la garantía devuelta al responsable del evento.

11 Observación: Anotación de la justificando la devolución o no del depósito de garantía.

12 Total: Sumatoria de los montos de garantía, monto de alquiler y garantía a devolver.


13 Preparado por: Nombre y firma del servidor público encargado de

elaborar el informe.

14 Verificado por: Nombre y firma del responsable de la verificación del informe.

D. DISTRIBUCIÓN

Original: Oficina de Fiscalización en la Presidencia. Copia: Dirección de Recreación y Deporte “Parque

Omar”.


Informe Núm.4



INFORME DIARIO DE INGRESOS

Fecha: /____/____/____/ Recibo de Ingresos – Piscina Turno: A B/. _________________ Turno: B B/. _________________

Subtotal Recaudado B/. __________________

Recibo de Ingresos Turno: A B/. _________________

Subtotal Recaudado B/. _________________

TOTAL B/._________________



Informe Núm.4

INFORME DIARIO DE INGRESOS A. OBJETIVO: Resumir las ingresos recaudados diariamente a través de los recibos de ingresos y los recibos de ingresos – piscina. B. ORIGEN: Dirección de Recreación y Deporte “Parque Omar”. C. CONTENIDO

1. Fecha:

Día, mes y año de la confección del informe.

2. Turno: Horarios establecidos para realizar la recaudación.

3.

B/.:

Cantidad de dinero recaudado en el turno.

4. Subtotal Recaudado:

Suma de la cantidad de dinero recaudado en los turnos.

5. Total: Sumatoria de los subtotales.


7. Verificado por: Coloca el nombre y firma del empleado encargado de realizar la revisión del informe.

D. DISTRIBUCIÓN

Original: Dirección Administrativa de la Presidencia. Copia1era.: Dirección de Recreación y Deporte “Parque

Omar”. Copia2da.: Dirección de Administración y Finanzas.


Informes Núm.5 REPÚBLICA DE PANAMÁ


CONTROL DE INGRESOS

Fecha: __________________

INGRESOS

Del Recibo Núm.

Hasta el Recibo Núm.

Cantidad de Recibos

Recibos Anulados

TOTAL (B/.)

ARQUEO

Billetes Cantidad Subtotal

B/. 20.00 B/. 10.00 B/. 5.00 B/. 1.00

Total

B/._____________

Monedas Cantidad Subtotal B/. 1.00 B/. 0.50 B/. 0.25 B/. 0.10 B/. 0.05 B/. 0.01

Total

B/. __________

Total de recaudación a través de Cheques: B/._____________

TOTAL B/.___________



Informe Núm.5

CONTROL DE INGRESOS

A. OBJETIVO: Resumir los ingresos provenientes del uso de las instalaciones. B. ORIGEN: Caja. C. CONTENIDO


2. Del Recibo Núm.:

Numeración de control del primer recibo de ingreso.

3. Hasta el Recibo Núm.:

Numeración de control del último recibo de ingreso.

4. Cantidad de Recibos: Cantidad de recibos que se utilizaron en el uso de la piscina.

5. Recibos Anulado: Cantidad de recibos de ingresos que se anularon.

6. Entrada de Adultos: Cantidad de adultos que ingresaron a la piscina y la recaudación en balboas.

7. Total: Sumatoria de dinero que se recaudó durante el día.

8. Billetes:

Desglose de los diferentes billetes recibidos por el uso de la piscina.

9. Monedas: Desglose de las diferentes monedas recibidas por el uso de la piscina.

10.

Sub. Total: Sumatoria de las diferentes denominaciones de los billetes y monedas recaudadas.

11. Total: Sumatoria de los Sub Totales de los billetes y monedas.

12. Total de Recaudación en Cheques:

Sumatoria de las recaudaciones que ingresaron a través de cheques.

13. Total: Sumatoria de los totales del arqueo y del total de recaudación en cheques. La cantidad debe coincidir con el total de los ingresos de los recibos arriba descrito.



15. Recibido por: Coloca el nombre y firma del empleado encargado de recibir el formulario Unidad de Caja.

D. DISTRIBUCIÓN

Original: Departamento de Contabilidad en la Presidencia. 1ra. Copia: Unidad de Caja.


ANEXOS


Anexo Núm.1


Anexo Núm.2


Anexo Núm. 3 Boleta de Recaudación no Tributaria


Anexo Núm.4 Reporte del Depósito


Anexo Núm.5 Detalle de Consulta


Anexo Núm.6 Modelo


REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA USO Y MANEJO DE LOS FONDOS DE LAS CAJAS MENUDAS, EN EL AEROPUERTO

INTERNACIONAL DE TOCUMEN, S.A. (AITSA) TERCERA VERSIÓN

P.34.12.11

Diciembre de 2011


REPÚBLICA DE PANAMÁ CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DIRECCIÓN SUPERIOR

GIOCONDA TORRES DE BIANCHINI

Contralora General

LUIS FELIPE ICAZA

Subcontralor General

EDWIN RAÚL HERRERA

Secretario General

DIRECCIÓN DE MÉTODOS Y SISTEMAS DE CONTABILIDAD

HARMODIO MADRID G.

Director

CÉSAR G. CASTRO T. Subdirector

GEONIS BORRERO ARMANDO ÁLVAREZ G.

Asistentes Ejecutivos

DEPARTAMENTO DE PROCEDIMIENTOS DE FONDOS Y BIENES PÚBLICOS

PRÓSPERO ROSAS C.

Jefe

LEÓN WONG Supervisor

ROMELIO A. NÚÑEZ S.

Apoyo


DIRECCIÓN DE ASESORÍA JURÍDICA

ELOY ÁLVAREZ DE LA CRUZ

Director

CECILIA G. TUÑÓN P. Asesora Jurídica

DIRECCIÓN DE AUDITORÍA GENERAL

MARGOT E. FUENTES P.

Directora

DIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN GENERAL

ROGER ALEXIS CERRUD G. Director

FERNANDO ARCIA Subdirector



AEROPUERTO INTERNACIONAL DE TOCUMEN, S.A.

JUAN CARLOS PINO

Gerente General

EDGAR IGLESIAS Gerente de Asesoría Legal

JORGE CORREA

Gerente de Planificación y Gestión Estratégica

RICARDO MORCILLO Gerente de Administración y Finanzas

GINA DE ALVARADO Gerente de Auditoría Interna

IDELKA ARZA V. Apoyo Técnico


ÍNDICE

INTRODUCCIÓN

I. GENERALIDADES A. Concepto del Fondo de la Caja Menuda B. Objetivo del Fondo de la Caja Menuda C. Objetivo de los Procedimientos D. Características de los Fondos de Cajas Menudas E. Base Legal

II. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO A. Objetivo B. Disposiciones de Control Interno

III. GASTOS APLICABLES

IV. PROCEDIMIENTOS PARA LAS CAJAS MENUDAS DE AITSA A. Apertura del Fondo de Caja Menuda Mapa de Proceso Número 1 B. Desembolso del Fondo de Caja Menuda Mapa de Proceso Número 2 C. Reembolso del Fondo de Caja Menuda Mapa de Proceso Número 3 D. Aumento del Fondo de Caja Menuda Mapa de Proceso Número 4 E. Disminución del Fondo de Caja Menuda Mapa de Proceso Número 5 F. Traspaso del Fondo de Caja Menuda Mapa de Proceso Número 6 G. Cierre del Fondo de Caja Menuda Mapa de Proceso Número 7

RÉGIMEN DE FORMULARIOS Núm.1 Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo de Caja Menuda Núm.2 Solicitud de Caja Menuda Núm.3 Comprobante de Caja Menuda Núm.4 Cuadro de Cotizaciones Núm.5 Comprobante de Caja Menuda Especial para el Pago de Viáticos Núm.6 Solicitud de Reembolso de Caja Menuda Núm.7 Recapitulación de Caja Menuda Núm.8 Orden de Pago Núm.9 Acta de Arqueo/Traspaso de Caja Menuda Núm.10 Acta de Cierre de Caja Menuda


RÉGIMEN DE INFORMES Núm.1 Informe de Reembolsos en Trámite Núm.2 Informe de Comprobantes en Cartera Núm.3 Informe de Anticipos de Caja ANEXOS

Anexo Núm.1

Normas Legales Relativas al Manejo de los Fondos, Libro V de la Administración y Fiscalización del Tesoro Nacional, Título I de la Dirección del Tesoro Nacional, Capítulo IV -. Código Fiscal

GLOSARIO BIBLIOGRAFÍA


INTRODUCCIÓN La Contraloría General de la República, a través de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos, en coordinación con las Unidades Administrativas del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A., han desarrollo esta herramienta de control, con el propósito de reglamentar y permitir las particularidades que los fondos de Cajas Menudas en el Aeropuerto requieren, producto de sus operaciones internacionales, a fin que los recursos sean utilizados con corrección y según lo establecido en las normas jurídicas respectivas, garantizando su eficiencia, eficacia y transparencia. En esta tercera versión, se actualizan las normas jurídicas de la base legal, reordenando los procesos en el documento, proporcionando mayor claridad didáctica a la parte normativa, incluyendo los mapas de procesos para cada uno de los procedimientos establecidos. Por otra parte, se agregan nuevos objetos de gastos, se refuerzan las medidas de control interno, como el establecimiento de nuevos formularios de uso y se introduce una sección exclusivamente para informes de la Caja Menuda. Los procedimientos detallados en este documento, constituyen la reglamentación básica contra la cual se examinarán en forma previa y posterior, las actuaciones de los colaboradores del Aeropuerto Internacional de Tocumen S.A. que participen en este proceso. Corresponde a las autoridades superiores de la empresa estatal, velar por el cumplimiento de estos procedimientos, sin perjuicio de la fiscalización y control que le corresponden a la Contraloría General de la República. La aplicación de este manual operativo no exime del cumplimiento de cualquiera otra reglamentación vigente no presentada en el texto, pero relacionada con la materia tratada. Este Manual de Procedimientos podrá actualizarse por revisiones periódicas que realice la Contraloría General, por modificaciones de las leyes que lo sustentan o debido a necesidades de la empresa debidamente presentadas y sustentadas.

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad


I. GENERALIDADES

A. Concepto del Fondo de la Caja Menuda

Son sumas de dinero fijas, en efectivo, provistas en este caso al Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. (AITSA). Se reembolsan del Fondo General. No obstante, los procesos de desembolso y reembolso, requieren de la afectación presupuestaria y financiera (afectación contable) para su ejecución. B. Objetivo del Fondo de la Caja Menuda

Facilitar la gestión administrativa y financiera de las operaciones del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. (AITSA), a través de adquisiciones o compras de cuantías menores, permitiendo la atención de manera inmediata de las necesidades imprevistas y ocasionales (de difícil anticipación o programación), que surjan del desarrollo de las actividades inherentes al funcionamiento de la empresa, en la que el Estado es dueño del 100% de las acciones. C. Objetivo de los Procedimientos

Establecer las pautas para regular la administración de los Fondos de Caja Menuda, dentro de un adecuado ambiente de control que asegure una gestión oportuna, eficiente, económica, y transparente de los recursos autorizados.

D. Características de los Fondos de Cajas Menudas 1. En el caso presente, se originan y reembolsan del Fondo General, siempre y cuando no superen

los montos asignados para Cajas Menudas; estos recursos estarán sujetos a las necesidades operativas de crecimiento del Aeropuerto, por consiguiente los incrementos de dichas Cajas Menudas, se ajustarán a los requerimientos y normativas que regulen la materia.

2. Los montos destinados para las Cajas Menudas serán montos fijos de dinero, que se reembolsan del Fondo General, según se vaya utilizando.

3. Están sujetos a la duración de la o las actividades para las cuales fueron solicitados o para los programas o proyectos que motivaron su creación.

4. Se destinan para compras de bienes y pagos de servicios requeridos para satisfacer necesidades imprevistas y ocasionales, inclusive aquellas que ocurran fuera del horario rutinario, toda vez que el Aeropuerto opera las 24 horas del día y dispone de recursos de la Caja Menuda asignados a un Gerente de Turno, para atender eventualidades fuera del horario rutinario de oficina.


E. Base Legal 1. Código Fiscal de la República de Panamá. 2. Ley Núm.32, de 8 de noviembre de 1984; por la cual se adopta la Ley Orgánica de la

Contraloría General de la República. 3. Ley Núm.59 de 29 de diciembre de 1999, que reglamenta el Artículo 299 de la Constitución

Política y dicta otras disposiciones contra la Corrupción Administrativa, modificada por la Ley Núm. 67 de 14 de noviembre de 2008”.

4. Ley Núm.6 de 2 de febrero de 2005, “por la cual se Implementa un Programa de Equidad Fiscal”.

5. Ley Núm.23 de 29 de enero de 2003, “que dicta el marco regulatorio para la Administración de los Aeropuertos y Aeródromos de Panamá”.

6. Ley 6 del 22 de enero de 2002, que dicta normas para la transparencia en la gestión pública, establece la acción de Hábeas Data y dicta otras disposiciones.

7. Decreto Núm.455-2010-DMySC de 14 de diciembre de 2010, Por el cual se aprueba el documento titulado “Manual de Procedimientos para el uso y manejo de los fondos de las cajas menudas en las entidades públicas, Quinta Versión”.

8. Decreto Núm. 214 DGA de 8 de octubre de 1999, “Por el cual se emiten las Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá”.

9. Decreto Ejecutivo Núm.53 de 16 de junio de 2010, “Por el cual se establecen las normas relativas a la adopción de equipos fiscales para la emisión de comprobantes fiscales y otros documentos.

10. Decreto Número 420-2005 DMySC de 26 de septiembre de 2005, por el cual se actualiza el documento titulado Manual General de Contabilidad Gubernamental.

11. Decreto Número 116-2007-DMySC de 12 de abril de 2007, por el cual se aprueba el documento titulado “Procedimientos Administrativos y Fiscales para el uso de la caja menuda del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. Segunda Versión.

12. Decreto Número 211-2007-DMySC de 26 de junio de 2007, Por el cual se crea el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos en la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad.

13. Decreto Núm.444-DFG de 7 de diciembre de 2010, por el cual se asignan las funciones de coordinación y fortalecimiento de las Oficinas de Auditoría Interna del Sector Público a la Dirección de Fiscalización General.

14. Normas Generales de Administración Presupuestaria vigentes. 15. Resolución Núm.001-GG de 27 octubre de 2008, para Regular el Monto a Pagar en Concepto

de Viáticos. 16. Convención Colectiva de Trabajo Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. (AITSA) y

Unión de Trabajadores Aeroportuarios de Panamá, S.A. (UTAP). Vigente. 17. Circular Núm.5-2009-DFG de 24 de julio de 2009, donde se confiere a la Subdirección de

Fiscalización General, la verificación de probidad de funcionarios. 18. DIPRENA/Circular/11 de 22 de diciembre de 2010, sobre la Modificación de Tabla General

de Viáticos al Interior. 19. Circular Núm.DGCP-DJ-03-2011 de 6 de junio de 2011, referente a las Contrataciones

Menores hasta B/. 3,000.00.


II. MEDIDAS DE CONTROL INTERNO

A. Objetivo Las normas y requerimientos desarrollados en este punto, tienen el propósito de brindar seguridad razonable sobre el buen uso y manejo de los fondos provistos a través de las Cajas Menudas del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. (AITSA), de manera que se realice con corrección y conforme a las disposiciones legales vigentes. B. Disposiciones de Control Interno 1. La Solicitud para la Apertura de la Caja Menuda debe contener lo siguiente:

Objetivo de las Cajas Menudas del Aeropuerto, sustentado de manera precisa y

concisa. Monto de las Cajas Menudas.

Nombre de los funcionarios asignados para autorizar y custodiar el fondo, cargos que

desempeñan y condición de nombramiento y demás requisitos establecidos en el Código Fiscal, para el presente caso aplica para las Cajas Menudas del Aeropuerto.

Fotocopias legibles de las cédulas de identidad del Custodio y autorizadores de

desembolsos.

Nombre del Fondo y número de la Cuenta Bancaria de donde se reembolsará éste.

Nombre y ubicación de la oficina en donde estará físicamente la Caja Menuda.

Todo funcionario que autorice los desembolsos o que custodie fondos de Caja Menuda, deberá desempeñarse como servidor público; los autorizantes, deben estar con cargos a las partidas 001 (Personal Fijo) y 004 (Personal Transitorio para Inversiones).

2. El Custodio y el o los autorizantes de Fondos de Cajas Menudas en AITSA, deben cumplir

lo establecido en el Artículo 1,088 del Capitulo IV del Código Fiscal, relativo a la probidad de los Empleados y Agentes de Manejo (Anexo 1).

3. En el caso del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A., se cuenta con las siguientes las

Cajas Menudas: 3.1. Operaciones B/. 8,000.00 3.2. Viáticos B/. 4,500.00 3.3. Asesoría Legal B/. 3,500.00 3.4. Gerencia General B/. 2,500.00


4. La Caja Menuda de Operaciones, se utiliza para la adquisición de bienes y servicios para todo el Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A., a excepción de aquellas adquisiciones de la Gerencia General, de Asesoría Legal y las actividades relativas al pago de viáticos.

5. Por lo que describe el control anterior, se desprende que los desembolsos efectuados para

satisfacer una necesidad imprevista y ocasional en cada Caja Menuda de AITSA, corresponden a necesidades surgidas en dicha área administrativa dónde opera la Caja, por lo que los recursos de cada una de éstas, se destinan para sus operaciones. En tal sentido, no podrán ser tramitadas adquisiciones correspondientes a otras áreas. En caso de una urgencia comprobada y que la Caja Menuda no disponga de los recursos en ese momento, se requiere la autorización del Gerente General o Gerente de Administración y Finanzas, para permitir desembolsar éstos de alguna de las otras cajas, se exceptúa de esta medida la Caja Menuda para Viáticos.

6. La responsabilidad administrativa y operativa de las Cajas Menudas del Aeropuerto

Internacional de Tocumen, S.A. (AITSA), recaen en la Gerencia de Administración y Finanzas, sujetas a las directrices que provengan de la Gerencia General, por consiguiente las instrucciones que ésta impartan son de aplicación para todas las Cajas Menudas.

7. Por lo anterior, es la Gerencia de Administración y Finanzas, la responsable de hacer

cumplir la presente herramienta de control, al igual que la implementación de cualquiera medida que contribuya con un manejo eficiente, eficaz, transparente y con una cultura hacia la rendición de cuentas, por ser la administración, la responsable directa que se cumpla con las medidas de control.

8. La empresa, podrá solicitar un monto mayor al indicado, en cada caso, deberá detallar con

precisión, las razones que la obligan a solicitar la suma en cuestión. Igualmente, de ser necesario se puede solicitar nuevas Cajas Menudas o requerir el cierre de cualquiera de las actuales.

9. Se podrán solicitar Cajas Menudas para operaciones específicas, cuando la entidad

desarrolle alguna actividad que requiera una respuesta financiera rápida y menos burocrática. Por ejemplo, en el caso de AITSA, los recursos destinados para cubrir la Gerencia de Turno, actividad dirigida por colaboradores del Aeropuerto, los que contaran con una asignación de B/.500.00 semanalmente, para atender cualquiera situación urgente en la Terminal Aérea, fuera del horario habitual de trabajo, los recursos en referencia provienen de la Caja Menuda de Operaciones.

10. En el caso de los Colaboradores que se desempeñan como Gerente de Turno, la Gerencia de

Administración y Finanzas de AITSA le suministrará a la Contraloría General de la República el o los nombres de aquellos que se desempeñen en calidad de Gerentes de Turno.

11. Las autorizaciones para la apertura de las Cajas Menudas por parte de la Contraloría

General, las provisiones iniciales de fondos se realizan como una acción financiera sin


imputación presupuestaria. Sin embargo, en el Aeropuerto se tomarán las provisiones del caso para tener disponibilidad en las partidas que se usarán al momento de comprometer los reembolsos.

12. Estas Cajas Menudas son utilizadas para adquirir bienes, servicios o pago de alimentación y

transporte, propios de los códigos de gastos detallados en el Capítulo III de este Manual. 13. La Caja Menuda que habiendo incurrido en desembolsos, no se le confeccione Solicitud de

Reembolso, en el transcurso de dos meses, se le juzgará inactiva y por ello, la Administración será la responsable de ordenar su cierre inmediato. Esta acción será ejecutada por la Oficina de Auditoría Interna o de Fiscalización General de la Contraloría en AITSA.

14. Para alimentar los fondos de Cajas Menudas en AITSA, se hace necesario recurrir al

mecanismo de reembolso a través del proceso de la afectación presupuestaria y financiera, reponiendo los recursos utilizados en la adquisición de bienes o servicios.

15. Todo Colaborador que custodie fondos de Caja Menuda, deberá desempeñarse como

servidor público; los autorizantes, deben estar con cargos de las partidas 001 (Personal Fijo) y 004 (Personal Transitorio para Inversiones).

16. Se recomienda que los Custodios presenten solicitudes de reembolso, cuando se haya usado

del 20% al 40% de los recursos o de acuerdo a la velocidad de rotación de fondos; lo que resulte mejor para asegurarse que la Unidad cuente con recursos suficientes, mientras se cumple el trámite. En este control particular, los Custodios de las diferentes Cajas Menudas, deben velar por el cumplimiento de la presente disposición, para evitar que se queden sin recursos, en especial si la Caja Menuda tiene un nivel de uso muy elevado.

17. Los Custodios de Cajas Menudas tendrán hasta diez (10) días calendarios, a partir de la

fecha de recibo de los comprobantes de gastos, para documentar la compra e incluirla en el reembolso respectivo; transcurrido este período, sólo se aceptarán tales documentos en las solicitud de reembolsos, si los justifica el Gerente de Administración y Finanzas o en quien se delegue dicha responsabilidad.

18. Las facturas de compras realizadas a proveedores formales, deben cumplir con ciertas

especificaciones: “La documentación se remitirá en formularios de numeración corrida y por lo menos, con una copia que debe quedar en los archivos de quien la expida, la copia puede reposar en archivos magnéticos, digitales u otro método tecnológico, siempre que lo solicite el contribuyente y así lo autorice la Dirección General de Ingresos. En los formularios siempre debe figurar preimpreso el número de Registro Único de Contribuyente, en adelante RUC, así como el nombre, razón social o nombre comercial, la individualización en el margen inferior de la empresa impresora o de cualquiera persona que imprima su propia factura, o de terceros, indicando su RUC, la fecha de impresión y descripción de tiraje realizado mencionando la numeración inicial como la final”1.

1 Gaceta Oficial No.25,232, de jueves 3 de febrero, Ley No.6 de 2 de febrero de 2005, Artículo 72, Parágrafo 1.


19. Las facturas deben tener adheridos los timbres a razón de B/0.10, por cada B/.100.00 o fracción, o en su lugar, la leyenda impresa: “Los timbres son pagados por Declaración Jurada”. Si se realizaran compras en abarroterías, deberá presentarse el comprobante de la caja registradora o un documento con la información del comercio o persona responsable del mismo. Para el uso de las estampillas, apegarse a la Ley Núm.8 de 15 de marzo de 2010, sobre impuestos de timbre.

20. Están exceptuadas de la imputación de timbres, las facturas en concepto de bienes o servicios

por B/.9.99 o cifras inferiores a la misma, igual ocurre con las que registran ITBMS.

21. Cuando las facturas sean impresas a través de mecanismos tecnológicos (computadora, impresoras, otros), la casa comercial respectiva debe tener autorización a través de Resolución emitida por la Dirección General de Ingresos del Ministerio de Economía y Finanzas, el número de la misma, debe ser colocado en la parte inferior de dicho documento. Es indispensable que los custodios hagan cumplir con la presente disposición.

22. Las facturas o recibos deben ser originales, expedidas a nombre del Aeropuerto Internacional

de Tocumen, S.A. que efectuó el gasto; no a nombre del funcionario que adquiere el bien o servicio y deben indicar con claridad, lo adquirido.

23. En caso de no contar con las facturas o recibos originales, se debe presentar copia autenticada

por la casa proveedora, adjunta la Nota de Aceptación del superior jerárquico de la Gerencia o Unidad Administrativa que adquirió el bien o servicio.

24. Todo documento sustentador de adquisiciones debe estar exento de borrones, tachones,

adiciones u otras alteraciones. Además, toda factura o recibo debe tener impreso el membrete del Proveedor, el Código de Registro Único del Contribuyente (R.U.C.) y el Dígito Verificador (D.V.).

25. Cuando se compren accesorios o repuestos, en el Comprobante de Caja Menuda, se deberá

especificar el equipo (descripción y número de inventario), dónde se utilizarán dichos accesorios o repuestos.

26. Para el caso del pago de los Corredores, le corresponde a los Gerentes de cada área donde

opera la Caja Menuda, autorizar esta, previa aprobación del Jefe de la Unidad Administrativa. Esta medida no permite la autorización para el pago en días no laborables, días feriados o nacionales y cuando estos estén de viaje.

En todos los casos se tiene que presentar la constancia o recibo de su utilización. Se podrán realizar compras de Tarjetas para uso de los Corredores (recargas), siempre y cuando cuenten con la autorización del Gerente General.

Cuando se trata de Colaboradores, los Gerentes de cada área podrán autorizar el uso de los

Corredores (Objeto de Gasto 151), siempre y cuando esta no sea de manera repetitiva. En


aquellos casos, que el Colaborador haya recibido B/.10.00 en concepto de movilización y requiera utilizar los Corredores, se le reconocerá el pago del mismo, siempre y cuando la Misión Oficial sea de interés especial o particular de la Empresa y ésta haya sido autorizada de manera previa, por el Gerente del Área (Resolución Núm.001-GG, Artículo Cuarto, Acápite 2).

En el caso de los Gerentes de Turno, estos podrán utilizar los Corredores, en cualquier tipo de horario, siempre que exista una urgencia comprobada, para el uso de estas vías.

27. Igualmente, cuando se tenga que utilizar Estacionómetros, o áreas que brinden el servicio de

estacionamiento vehicular, se reconocerá el pago, siempre y cuando en el primer caso se tenga la autorización correspondiente y en el segundo caso, se presente la constancia (recibo o factura) y se indique el lugar y fecha de la misión realizada (Objeto de Gasto 169).

28. Cada vez que se realice la compra de un bien, a través de los recursos de los fondos de las

diferentes Cajas Menudas del Aeropuerto y el mismo se considere de uso rutinario o común en la empresa, se consultará su existencia, en el almacén. En el reembolso de estas compras, las facturas de las mismas, deben tener el sello de “no existencia” por parte de la Sección de Almacén.

29. Las compras iguales o menores a trescientos balboas (B/.300.00), podrán realizarse sin

cotización, indicando solamente el bien o servicio a adquirirse. Las compras superiores a trescientos balboas (B/.300.00) que no excedan los mil balboas (B/.1,000.00), se les debe adjuntar un mínimo de una cotización. Las compras de más de mil balboas en adelante (B/.1,000.01), deben tener por lo menos, dos cotizaciones.

30. Los Activos Fijos adquiridos por estos fondos no se destinarán a existencias de almacenes,

pero se le dará la “entrada y salida” simultáneamente y coordinarán con la Sección de Bienes Patrimoniales de la empresa, para la inclusión en el inventario institucional y la colocación de la identificación del bien patrimonial (placa de control, código de barras, entre otros autorizados). Igualmente, los colaboradores de la Sección de Almacén, verificarán y sellarán la documentación sustentadora. Cuando se den estas situaciones, se les sacará copias, tanto al documento de Recepción como al de Despacho de Almacén, y se adjuntarán al Comprobante de Pago de Caja Menuda que será incluido en el reembolso correspondiente, para evitar duplicidad en los registros contables.

31. Los bienes adquiridos con los recursos de las cajas menudas, deben utilizarse en forma

inmediata en el área en que es necesario satisfacer la necesidad imprevista y ocasional. En caso que no se encuentre el almacén en el área, el reconocimiento de estos bienes debe ser realizado por los encargados de la Gerencia o Unidad Administrativa Solicitante, previa coordinación con los responsables de la Sección de Almacén de AITSA.

32. Cuando se trate de servicios, la respectiva unidad técnica responsable, hará la recepción y

salida de los mismos, verificando y sellando la documentación sustentadora.


33. Los documentos sustentadores en original deben reposar en los archivos de la Sección de Contabilidad.

34. Para las erogaciones de alimentación (Objeto de Gasto 201) y transporte (Objeto de Gasto

151) dentro del área de trabajo, se utilizará solamente el formulario de Comprobante de Caja Menuda.

35. Cuando se pague alimentación y transporte por laborar en horas extraordinarias, debe mediar

una autorización del Jefe inmediato (correo electrónico, memorando o cualquiera otra forma), la cual debe ir adjunta al formulario Comprobante de Caja Menuda Especial para el Pago de Viáticos. Para que este comprobante pueda ser reembolsado, deberá adjuntarse una copia del registro de la marcación, avalado con la firma del jefe inmediato o por el funcionario delegado. Para el caso del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A., se adjuntarán los informes que generen la información correspondiente del sistema electrónico de registro de asistencia de la empresa, que justifica el tiempo extraordinario.

36. Se podrán pagar viáticos nacionales (Objeto de Gasto 141), sujeto a las disposiciones

internas que mantenga el Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. 37. Una vez se haya entregado dinero para realizar una adquisición, las facturas o recibos deben

ser presentados al Custodio en un lapso no mayor de un (1) día laborable, si la Caja Menuda está en la misma Unidad Administrativa, cuando no lo esté, entonces el lapso podrá ser de dos (2) días laborables y en el caso de viáticos, los funcionarios que no realicen la misión deben devolver el dinero de inmediato.

38. Se prohíbe la entrega de dinero para realizar adquisiciones fuera del horario regular de trabajo

(fines de semana, días festivos). Se exceptúa la medida, en el caso de los Gerentes de Turnos o por otra situación de índole mayor, cuando se trata de una urgencia en la Terminal de Pasajeros y los recursos disponibles por el Gerente de Turno no son suficientes para atender la urgencia, la acción debe ser autorizada por el Gerente de Administración y Finanzas o Gerente General.

39. El Custodio no entregará efectivo alguno a funcionarios que habiendo recibido efectivo antes,

no hubieran presentado la respectiva factura o recibo al cumplirse el término establecido. 40. En casos de devoluciones de dinero con posterioridad al reembolso respectivo, dicho monto

debe ser depositado al fondo o cuenta bancaria de donde provino el reembolso. 41. La afectación presupuestaria correspondiente a los gastos realizados, se hará al momento de

tramitar el Reembolso. Sin embargo, la empresa debe tomar las provisiones adecuadas para tener disponibilidad en las partidas presupuestarias que se usarán al comprometer los reembolsos.


42. La Gerencia General a través de la Gerencia de Administración y Finanzas, proporciona a la Gerencia de Auditoría Interna, la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en AITSA y al Custodio, un listado con los nombres y firmas de los funcionarios facultados para autorizar los desembolsos.

43. Los recursos de las Cajas Menudas deben mantenerse en cajas de seguridad, guardadas en

escritorios con cerraduras confiables o archivadores que tengan llave. Antes de solicitar la apertura y asignación de una Caja Menuda, la Gerencia de Administración y Finanzas debe considerar las condiciones de seguridad física de las oficinas a la que se le asigne la misma.

44. La Gerencia de Administración y Finanzas proveerá a los Custodios de estos fondos, una caja

de seguridad con llave para que guarde el efectivo y los comprobantes de Caja Menuda. 45. En caso de pérdidas, robo o hurto de recursos de la Caja Menuda, el mismo debe ser

notificado formalmente a la Contraloría General de la República, por el Gerente General o Representante Legal de la Empresa; igualmente, deberá adjuntar copia de la denuncia interpuesta ante las autoridades competentes (Corregiduría, Fiscalía, DIJ, o cualquiera otra) que documente el hecho.

En este caso, le corresponde a la Sección de Tesorería generar el cheque de los recursos del fondo general, del cual se nutre dicha Caja Menuda, por la cantidad a reponer y tanto esta Unidad como en la Sección de Contabilidad realizarán los registros necesarios.

La Oficina de Fiscalización en AITSA, realizarán arqueos de comprobación a las Cajas Menudas asignadas en cada unidades administrativas, una vez los custodios hayan hecho efectivo dicho cheque.

46. El Custodio debe mantener dos archivos. Un archivo temporal para los comprobantes de

dinero entregado, pendientes de factura o recibo, y otro archivo para guardar los comprobantes tramitados con sus documentos sustentadores.

47. Los Custodios deben llevar un registro actualizado de las operaciones de las Cajas Menudas,

mediante la Tarjeta de Control de Movimiento del Efectivo de Caja Menuda (Formulario Número 1). La Gerencia de Administración y Finanzas velará porque se cumpla este requisito, para lo cual ordenará los controles que considere adecuados.

48. Los documentos originales sustentadores de los reembolsos, deben reposar en los archivos de

la empresa, específicamente en la Sección de Contabilidad.

49. El Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A., a través de la Gerencia de Auditoría Interna, deberá practicar arqueos sorpresivos y frecuentes sobre la totalidad de las Cajas Menudas a su cuidado. Esto sin perjuicio del control que puede ejercer la Contraloría General.


50. Los arqueos por traspasos de fondos de Caja Menuda, podrán ser realizados por funcionarios designados por la Gerencia de Administración y Finanzas, Gerencia de Auditoría Interna (Norma de Control Interno Número 3.3.2.12 sobre Arqueos de Fondos y Valores, Normas de Control Interno Gubernamental para la República de Panamá).

51. Los Fiscalizadores de la Contraloría General, ejercerán el control sobre el uso y manejo de

las Cajas Menudas, al momento de revisar y verificar los comprobantes de gastos realizados y sus respectivos documentos sustentadores, incluidos en la solicitud de reembolso, sin perjuicio de la práctica de fiscalizaciones concomitantes, arqueos de fondos u otros controles que puedan realizar la Dirección Nacional de Auditoría General de la Contraloría u otros organismos de fiscalización y control de la propia entidad.

52. El Custodio así como el o los autorizantes presentarán ante la Oficina de Fiscalización de

AITSA, constancia que la Declaración Jurada del Estado Patrimonial, fue entregada en la Sede de la Contraloría General de la República, según se desprende de la Ley Número 59 de 29 de diciembre de 1999, “que Reglamenta el Artículo 299 de la Constitución Política y dicta otras Disposiciones contra la Corrupción Administrativa, modificada por la Ley Núm. 67 de 14 de noviembre de 2008”.

53. En el caso de AITSA el Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de los Fondos de

las Cajas Menudas en las Entidades Públicas (Quinta Versión), se utilizará de manera supletoria.

III. GASTOS APLICABLES

A manera de introducción, resulta importante dejar establecidos los criterios utilizados para determinar los códigos presupuestarios aplicables a través del mecanismo de Cajas Menudas. En tal sentido, tres fueron las bases que sirvieron para discriminar los códigos en cuestión.

1. En primer lugar, la característica principal de la Caja Menuda, que la identifica como una

suma de dinero en efectivo, provista para satisfacer de manera inmediata necesidades imprevistas y ocasionales, surgidas del desarrollo cotidiano de las actividades inherentes a la Gerencia o Unidad Administrativa a la que pertenece. Debido a esto se está permitiendo el uso de la mayor parte de las partidas de Servicios No Personales, de Materiales y Suministros.

2. En segunda instancia, la limitante impuesta a las Cajas Menudas en cuanto a sus montos y

por ende, al acceder a los procedimientos de compras que pueden realizarse con cargo a estos recursos, determina que las Cajas Menudas sólo puedan usarse para realizar compras de menor cuantía.

Por lo anterior, se excluyen los servicios personales, las inversiones financieras, las construcciones por contratos, las transferencias corrientes (con excepción de Donativos a


Personas y Capacitaciones y Estudio) y de capital, el Servicio de la Deuda Pública y las Asignaciones Globales.

3. Por último, debido al vínculo que hay entre Cajas Menudas y el Fondo General (que en su

mayoría son reembolsadas), se ha permitido la inclusión de algunos objetos del gasto relativos al grupo Maquinarias y Equipos, siempre y cuando su uso cumpla con los dos criterios precedentes: reposición urgente por daño mayor, vandalismo o robo, y hasta un máximo de B/.300.00 (trescientos balboas).

4. La Contraloría General de la República, a través de sus oficinas de la Dirección de

Fiscalización General y el Departamento de Procedimientos de Fondos y Bienes Públicos de la Dirección de Métodos y Sistemas de Contabilidad, darán seguimiento al uso y manejo de las Cajas Menudas, por lo que en el momento que lo juzgue oportuno, podrá actualizar la presente tabla de Gastos Aplicables, de modo que la misma se mantenga dentro de adecuados límites de control.

5. Sin perjuicio de lo antes mencionado, el Aeropuerto Internacional de Tocumen S.A. por

intermedio de sus oficinas administrativas, financieras y de control interno, también podrán solicitar a la Contraloría General, actualizaciones de este catálogo de partidas, en función de sus particularidades operativas.

1. Servicios No Personales

101 Alquileres de edificios y locales (no mayor de 5 días)

102 Alquiler de equipo electrónico. Se refiere a equipo de procesamiento de datos

103 Alquiler de Equipo de Oficina

109 Otros Alquileres

111 Agua. Para el pago a organismos locales, legalmente constituidos, que proveen el servicio

112 Aseo. Para el pago a empresas locales, legalmente constituidas, que proveen el servicio

113 Correo

114 Energía Eléctrica. Para el pago a empresas locales, legalmente constituidas que proveen el servicio

115 Telecomunicaciones

116 Servicios de Transmisión de Datos

119 Otros Servicios Básicos

120 Impresión, Encuadernación y Otros


131 Anuncios y Avisos

141 Viáticos dentro del País

143 Viáticos a otras personas

151 Transporte de Personas y Bienes dentro del País

153 Transporte de otras personas

161 Almacenaje

162 Comisiones y Gastos Bancarios

165 Servicios Aduaneros

169 Otros Servicios

181 Mantenimiento y Reparación de Edificios

182 Mantenimiento y Reparación de Maquinaria y Otros Equipos

183 Mantenimiento y Reparación de Mobiliario y Equipo de Oficina

184 Mantenimiento y Reparación de Obras. Sólo en caso de construcciones menores temporales destinadas a desarmarse por tratarse de servicios transitorios (p.ej., tribunas, casetas, tarimas)

185 Mantenimiento y Reparación de Equipo Computacional

189 Otros Mantenimientos y Reparaciones

2. Materiales y Suministros

201 Alimentos para Consumo Humano

202 Alimentos para Animales

203 Bebidas No Alcohólicas

211 Acabado Textil

212 Calzado

213 Hilados y Telas

214 Prendas de Vestir

219 Otros Textiles y Vestuarios

221 Diesel

222 Gas

223 Gasolina


224 Lubricantes

229 Otros Combustibles. Excepto Bunker (225)

231 Impresos

232 Papelería

233 Textos de Enseñanzas

239 Otros Productos de Papel y Cartón

241 Abonos y Fertilizantes

242 Insecticidas, Fumigantes y Otros

243 Pinturas, Colorantes y Tintes

244 Productos Medicinales y Farmacéuticos

245 Oxígeno médico. Compras Urgentes

249 Otros Productos Químicos

252 Cemento

253 Madera

254 Material de Plomería

255 Material Eléctrico

256 Material Metálico

257 Piedra y Arena

258 Tuberías y sus accesorios

259 Otros Materiales de Construcción

261 Artículos o Productos para eventos oficiales

262 Herramientas e Instrumentos

263 Material y Artículo de Seguridad Pública

265 Materiales, Accesorios y Suministros de Computación

269 Otros Productos Varios

271 Útiles de Cocina y Comedor

272 Útiles Deportivos y Recreativos

273 Útiles de Aseo y Limpieza


274 Útiles y Materiales Médicos, de Laboratorio y Farmacéutico

275 Útiles y Materiales de Oficina

277 Instrumental Médico y Quirúrgico. Ejemplo: estetoscopios, espéculos, bisturís, termómetros, etc.

279 Otros Útiles y Materiales

280 Repuestos

3. Maquinaria y Equipo

Solamente en casos de reposición urgente por daño mayor, vandalismo o robo, hasta un máximo de B/.300.00 (trescientos balboas)

320 Equipo Educacional y Recreativo

330 Equipo Médico, de Laboratorio y Sanitario

340 Equipo de Oficina

350 Mobiliario de Oficina

360 Semovientes: Comprende los desembolsos por adquisición de animales usados para trabajo, transporte o para reproducción, tales como: bueyes, caballos, burros, ovejas, cerdos, aves

370 Maquinaria y Equipos Varios

380 Equipo de Computación

6. Transferencias Corrientes

611 Donativos a Personas. Autorizados por la máxima autoridad de la institución responsable de la Caja Menuda, hasta un máximo de B/.30.00 (Treinta balboas) por solicitud. (Hospitales, Centros de Salud, Ministerio de Desarrollo Social, Caja de Seguro Social, Municipios y cualquiera otra institución que tenga debidamente reglamentado este rubro).

624 Capacitaciones y Estudios

678 Asistencia Social


IV. PROCEDIMIENTOS PARA LAS CAJAS MENUDAS DE AITSA

A. Apertura del Fondo de Caja Menuda 1. Gerencia General

Solicita a través de nota al Contralor(a) o Subcontralor(a) General, la Apertura de Caja Menuda.

Remite la nota a la Oficina de Fiscalización General en AITSA.

2. Oficina de Fiscalización General en AITSA

Recibe la nota de Solicitud de Apertura de Caja Menuda.

Efectúa el análisis de la misma, prepara opinión por escrito, verifica que se incluyan las fotocopias de las cédulas de los funcionarios que se van a encargar del manejo del Fondo de Caja Menuda (custodio y autorizantes). Asigna número de registro del Sistema de Correspondencia y Archivo y envía la documentación a la sede de la Contraloría General.

3. Contraloría General Departamento de Correspondencia y Archivo

Recibe la documentación, le da entrada en el sistema electrónico de control y envía a la Subdirección de Fiscalización General.

4. Subdirección de Fiscalización General

Recibe la documentación, verifica la nota de opinión del Fiscalizador y las fotocopias de cédulas de los funcionarios que se van a encargar del manejo del Fondo de Caja Menuda (custodio y el o los que autorizan).

Verifica la probidad de los funcionarios, coordina con las Direcciones de la Contraloría General en caso que se requiera y prepara nota sobre el resultado de la investigación.

Envía la documentación al Despacho del Contralor(a) o Subcontralor(a).

5. Despacho del Contralor(a) o Subcontralor(a)

Recibe la documentación con la opinión del Jefe de Fiscalización y nota de la Subdirección de Fiscalización General.


Evalúa la solicitud de apertura; de considerarlo necesario, solicitará estudios adicionales que le permitan contar con elementos de juicio suficientes para decidir.

Procede a aprobar o no, la solicitud de apertura, prepara nota dirigida al titular de AITSA, con copia a la Oficina de Fiscalización General informándole lo decidido.

Envía a la Oficina de Fiscalización General de AITSA, a través del Departamento de Correspondencia y Archivo.

6. Departamento de Correspondencia y Archivo

Envía la documentación a la Oficina de Fiscalización General de AITSA, físicamente y a través del Sistema Electrónico.


Recibe nota con la aprobación o no de la apertura del Fondo de Caja Menuda, y envía a la Gerencia General de AITSA.

8. Gerencia General

Recibe la nota de aprobación o no de la Apertura del Fondo de Caja Menuda, si es positiva procede a autorizar y coordina con la Sección de Tesorería para que se elabore el cheque por el monto asignado.

9. Sección de Tesorería

Recibe autorización, confecciona la Orden de Pago, genera Cheque, con la siguiente identificación: “Nombre del Custodio/Caja Menuda”; adjunta copia de la nota de autorización de apertura y envía los documentos a la Sección de Contabilidad.

10. Sección de Contabilidad

Recibe Cheque, realiza los registros contables correspondientes. Envía a la Gerencia de

Administración y Finanzas. 11. Gerencia de Administración y Finanzas

Recibe Cheque y Orden de Pago, firma ambos documentos, autorizándolos.

Envía a la Oficina de Fiscalización General en AITSA.


12. Oficina de Fiscalización General en AITSA Recibe Cheque y sustentos, realiza los registros correspondientes, aplica el proceso de

fiscalización, de estar correcto, firma el Cheque.

Envía a la Sección de Tesorería. 13. Sección de Tesorería

Recibe, registra en el libro control y hace entrega del Cheque al Custodio de la Caja. 14. Custodio de Caja Recibe el Cheque, registra como primer asiento en la Tarjeta de Control de

Movimiento del Efectivo de Caja Menuda (Formulario Núm.1) y procede a cambiarlo para iniciar las operaciones del fondo.

Nota: En el caso del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. (AITSA), las cuatro

Cajas Menudas pasaron este proceso, el que aplicaría para la apertura de las nuevas.


Mapa de Proceso Número 1

PROCEDIMIENTO DE APERTURA DEL FONDO DE CAJA MENUDA EN AITSA

SECCIÓN DECONTABILIDAD

1

SOLICITA AL CONTRALOR O SUBCONTRALOR GENERAL LA APERTURA DE CAJA MENUDA. REMITE NOTA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL EN AITSA.

7

2

8

GERENCIAGENERAL

AITSA-01

CORRESPONDENCIA Y ARCHIVO

1

2

3

4

6

RECIBE LA SOLICITUD. ANALIZA, PREPARA OPINIÓN ESCRITA, VERIFICA QUE SE INCLUYAN LAS FOTOCOPIAS DE LAS CÉDULAS DE LOS FUNCIONARIOS (CUSTODIO Y AUTORIZANTES). ASIGNA NÚMERO DE REGISTRO DEL SISTEMA Y ENVÍA LA DOCUMENTACIÓN A LA CONTRALORÍA.

ENVÍA LA DOCUMENTACIÓN A FISCALIZACIÓN EN AITSA, FÍSICA Y ELECTRÓNICAMENTE.

3

RECIBE NOTA CON LA APROBACIÓN O NO DE LA APERTURA DEL FONDO Y ENVÍA A LA GERENCIA GENERAL DE AITSA.

RECIBE LA DOCUMENTACIÓN, LE DA ENTRADA EN EL SISTEMA DE CONTROL Y ENVÍA A LA SUBDIRECCIÓN DE FISCALIZACIÓN.

OICINA DE FISCALIZACIÒN

7

CUSTODIO DE CAJA

RECIBE, VERIFICA LA NOTA DE OPINIÓN. COMPRUEBA PROBIDAD, COORDINA CON LAS DIRECCIONES DE LA CONTRALORÍA, EN CASO QUE SE REQUIERA Y PREPARA NOTA SOBRE RESULTADO DE LA INVESTIGACIÓN. ENVÍA LA DOCUMENTACIÓN AL DESPACHO DEL CONTRALOR O SUBCONTRALOR.

SUBDIRECCIÓN DEFISCALIZACIÓN

GENERAL

RECIBE LA NOTA, SI ES POSITIVA PROCEDE A AUTORIZAR, Y COORDINA

CON TESORERÍA.8

9

CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA

DESPACHO DELSUBCONTRALOR

4 5

6

SECCIÓN DE TESORERÍA

10

11 1213

14

5RECIBE LA DOCUMENTACIÓN CON OPINIÓN DE FFISCALIZACIÓN Y NOTA DE LA SUBDIRECCIÓN. EVALÚA LA SOLICITUD DE APERTURA. APRUEBA O NO, LA SOLICITUD, PREPARA NOTA DIRIGIDA AL TITULAR DE AITSA, CON COPIA A FISCALIZACIÓN INFORMÁNDOLE LO DECIDIDO. ENVÍA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN A TRAVÉS DE CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS.

9RECIBE AUTORIZACIÓN, CONFECCIONA ORDEN DE PAGO, GENERA CHEQUE, CON EL “NOMBRE DEL CUSTODIO/CAJA MENUDA”; ADJUNTA COPIA DE LA NOTA DE AUTORIZACIÓN DE APERTURA. REMITE.

10 RECIBE CHEQUE, REALIZA LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES. ENVÍA A LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

11 RECIBE CHEQUE Y ORDEN DE PAGO, FIRMA AMBOS DOCUMENTOS, ENVÍA A FISCALIZACIÓN EN AITSA.

12RECIBE CHEQUE Y SUSTENTOS, REALIZA LOS REGISTROS CORRESPONDIENTES, APLICA EL PROCESO DE FISCALIZACIÓN, DE ESTAR CORRECTO, FIRMA EL CHEQUE Y ENVÍA A TESORERÍA.

13RECIBE, REGISTRA EN EL LIBRO CONTROL Y HACE ENTREGA DEL CHEQUE AL CUSTODIO DE LA CAJA.

14RECIBE EL CHEQUE, REGISTRA COMO PRIMER ASIENTO EN LA TARJETA DE CONTROL Y PROCEDE A CAMBIARLO PARA INICIAR LAS OPERACIONES DEL FONDO.


B. Desembolso del Fondo de Caja Menuda

1. Funcionario Solicitante

Genera la Solicitud de Caja Menuda (Formulario Núm.2) y remite al Jefe del Área.

2. Jefe del Área

Recibe la Solicitud de Caja Menuda, verifica, de estar correcto firma en calidad de aprobar la solicitud y remite a la Gerencia del Área.

3. Gerente del Área

Recibe la Solicitud de Caja Menuda, verifica, de estar correcto firma en calidad de autorizar la solicitud y remite al Custodio de Caja Menuda.

4. Custodio de Caja Menuda

Recibe la Solicitud de Caja Menuda, confirma que cuente con las autorizaciones respectivas, de estar correcto, completa el Comprobante de Caja Menuda (Formulario Núm.3), procede a corroborar el contenido del documento, verifica la existencia de fondos (presupuestario y financiero), con la Unidad de Presupuesto y el estatus del servidor para quien se le pide entregar dinero y remite a la Gerencia de Administración y Finanzas.

En caso que la adquisición supere los B/1,000.00, será realizada por la Sección de Compras de AITSA, éste lleva a cabo las cotizaciones pertinentes y al tener la adjudicación autorizada, solicita al Custodio de la Caja Menuda para que entregue la suma requerida para adquirir el bien o servicio, remitiendo el Cuadro de Cotizaciones (Formulario Núm. 4) como constancia.

5. Gerente de Administración y Finanzas

Recibe la Solicitud y el Comprobante de Caja Menuda, verifica que los documentos estén correctos, firma el comprobante autorizando el desembolso y remite al Custodio de Caja Menuda.

6. Custodio de Caja Menuda

Recibe el Comprobante de Caja Menuda, verifica que cuente con la autorización, contacta al funcionario solicitante.


Cumplida la verificación y autorización, el Custodio firma el Comprobante de Caja Menuda conjuntamente con el funcionario que recibe el dinero, como constancia de la entrega/recibo del dinero.

7. Funcionario Solicitante

Recibe el dinero, realiza la compra para lo cual exige el original de la factura o recibo del proveedor, expedido a nombre del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A., anota su propio nombre y firma en la misma (en forma que no altere y cubra el contenido), como constancia de haber recibido a satisfacción. Nota: En el caso del pago de viáticos (transporte y alimentación), se tiene que cumplir con la medida de control interno número 35; además, utilizar el Comprobante de Caja Menuda Especial para el Pago de Viáticos (Formulario Núm.5).



PROCEDIMIENTO DE DESEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA MENUDA

FUNCIONARIOSOLICITANTE

1

GENERA LA SOLICITUD DE CAJA MENUDA Y REMITE AL JEFE DEL ÁREA.

2

AITSA-02

1

2

3

RECIBE LA SOLICITUD Y EL COMPROBANTE DE CAJA MENUDA, VERIFICA QUE LOS DOCUMENTOS ESTÉN CORRECTOS, FIRMA EL COMPROBANTE AUTORIZANDO EL DESEMBOLSO Y REMITE AL CUSTODIO DE CAJA MENUDA.

RECIBE LA SOLICITUD DE CAJA MENUDA, VERIFICA, DE ESTAR CORRECTO FIRMA EN CALIDAD DE APROBAR LA SOLICITUD Y REMITE A LA GERENCIA DEL ÁREA.

5

GERENTE DEÁDMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

RECIBE LA SOLICITUD DE CAJA MENUDA, VERIFICA, DE ESTAR CORRECTO FIRMA EN CALIDAD DE AUTORIZAR LA SOLICITUD Y REMITE AL CUSTODIO DE CAJA MENUDA.

3

CUSTODIO DE CAJA MENUDA

4

JEFE DEÁREA

FUNCIONARIOSOLICITANTE

6

7

6 RECIBE EL COMPROBANTE DE CAJA MENUDA, VERIFICA QUE CUENTE CON LA AUTORIZACIÓN, CONTACTA AL FUNCIONARIO SOLICITANTE.CUMPLIDA LA VERIFICACIÓN Y AUTORIZACIÓN, EL CUSTODIO FIRMA EL COMPROBANTE DE CAJA MENUDA CONJUNTAMENTE CON EL FUNCIONARIO QUE RECIBE EL DINERO, COMO CONSTANCIA DE LA ENTREGA/RECIBO DEL DINERO.

7 RECIBE EL DINERO, REALIZA LA COMPRA PARA LO CUAL EXIGE EL ORIGINAL DE LA FACTURA O RECIBO DEL PROVEEDOR, EXPEDIDO A NOMBRE DEL AEROPUERTO INTERNACIONAL DE TOCUMEN, S.A., ANOTA SU PROPIO NOMBRE Y FIRMA EN LA MISMA (EN FORMA QUE NO ALTERE Y CUBRA EL CONTENIDO), COMO CONSTANCIA DE HABER RECIBIDO A SATISFACCIÓN.

GERENTE DEÁREA

5

4 RECIBE LA SOLICITUD DE CAJA MENUDA, CONFIRMA QUE CUENTE CON LAS AUTORIZACIONES RESPECTIVAS, DE ESTAR CORRECTO, COMPLETA EL COMPROBANTE DE CAJA MENUDA, PROCEDE A CORROBORA EL CONTENIDO DEL DOCUMENTO, CONSTATA LA EXISTENCIA DE FONDOS (PRESUPUESTARIO Y FINANCIERO), Y EL ESTATUS DEL FUNCIONARIO PARA QUIEN SE LE PIDE ENTREGAR DINERO Y REMITE A LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.


C. Reembolso del Fondo de Caja Menuda 1. Custodio de la Caja Menuda

Ordena cronológicamente los comprobantes en cartera.

Completa y firma la Solicitud de Reembolso de Caja Menuda (Formulario Núm. 6) y genera la Recapitulación de Caja Menuda (Formulario 7).

Adjunta los formularios antes mencionados a la recapitulación, con sus facturas y recibos correspondientes.

Verifica que los comprobantes estén sellados por la Sección de Almacén en los casos

aplicables, así como el cumplimiento de los demás requisitos normativos.

Ingresa la información en el Sistema y envía dicha documentación a la Sección de Presupuesto física y electrónicamente.

2. Sección de Presupuesto

Recibe la Solicitud de Reembolso con los documentos sustentadores. Registra la afectación presupuestaria.

Envía la documentación completa a la Sección de Tesorería. 3. Sección de Tesorería

Recibe la Solicitud de Reembolso de Caja Menuda con los documentos sustentadores, verifica todo el expediente para asegurar que esté correcto.

Genera la Orden de Pago (Formulario Núm.8), el Jefe firma, autoriza confeccionar el Cheque, firma éste y remite con los sustentos a la Sección de Contabilidad.

4. Sección de Contabilidad

Recibe Cheque, Solicitud de Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores. Realiza el registro contable pertinentes e imprime el Comprobante Diario. Firma como constancia del registro Contable.

Envía Cheque y documentos sustentadores a la Gerencia de Administración y Finanzas.


5. Gerencia de Administración y Finanzas

Recibe el Cheque y el Reembolso del Fondo con la documentación sustentadora, verifica, de estar correcto, firma el Cheque autorizando el reembolso.

Nota: En caso de la ausencia del Gerente de Administración y Finanzas, el Cheque lo firmará el Gerente General.

Envía a la Oficina de Fiscalización de AITSA.


Secretaria, recibe y verifica la documentación (Cheque, Solicitud de Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores).

Registra el Cheque, Solicitud de Reembolso de Caja Menuda y documentos sustentadores, en la plataforma informática que maneja lo relativo a archivos y correspondencia.

Entrega al equipo de fiscalización, para su verificación, de estar todo en orden, entrega al Jefe para la firma del Cheque. De lo contrario, se devuelve para subsanar el o los errores. Una vez subsanado procede a firmar el Cheque.

Remite Cheque firmado con la documentación adjunta a la Sección de Tesorería.

7. Sección de Tesorería

Recibe el Cheque firmado y documentos sustentadores, archiva temporalmente la documentación.

Notifica al Custodio de la Caja Menuda para que retire el cheque.

Las Solicitudes de Reembolso serán presentadas en original, a nombre de “Nombre del Custodio /Caja Menuda” y deberá reflejar la información concerniente al período en que se realizaron los gastos, la descripción del código presupuestario y respectivos cargos, codificación contable y total del reembolso solicitado.



PROCEDIMIENTO DE REEMBOLSO DEL FONDO DE CAJA MENUDA

CUSTODIO

1

ORDENA CRONOLÓGICAMENTE LOS COMPROBANTES EN CARTERA.COMPLETA Y FIRMA LA SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA MENUDA Y GENERA LA RECAPITULACIÓN DE CAJA MENUDA.ADJUNTA LOS FORMULARIOS ANTES MENCIONADOS A LA RECAPITULACIÓN, CON SUS FACTURAS Y RECIBOS CORRESPONDIENTES.

VERIFICA QUE LOS COMPROBANTES ESTÉN SELLADOS POR EL ALMACÉN, EN LOS CASOS APLICABLES, ASÍ COMO EL CUMPLIMIENTO DE LOS DEMÁS REQUISITOS NORMATIVOS.INGRESA LA INFORMACIÓN EN EL SISTEMA Y ENVÍA DICHA DOCUMENTACIÓN A LA SECCIÓN DE PRESUPUESTO FÍSICA Y ELECTRÓNICAMENTE.

2

AITSA-03

1

2

3

RECIBE CHEQUE, SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA MENUDA Y DOCUMENTOS SUSTENTADORES.REALIZA EL REGISTRO CONTABLE PERTINENTES E IMPRIME EL COMPROBANTE DE DIARIO.

FIRMA COMO CONSTANCIA DEL REGISTRO CONTABLE.ENVÍA CHEQUE Y DOCUMENTOS SUSTENTADORES A LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS.

RECIBE LA SOLICITUD DE REEMBOLSO CON LOS DOCUMENTOS SUSTENTADORES. REGISTRA LA AFECTACIÓN PRESUPUESTARIA.ENVÍA LA DOCUMENTACIÓN COMPLETA A LA SECCIÓN DE TESORERÍA

4

SECCIÓN DETESORERÍA

3

SECCIÓN DEPRESUPUESTO

4

SECCIÓN DECONTABILIDAD

GERENCIA DEADMINISTRACIÓN Y

FINANZAS

RECIBE LA SOLICITUD CON LOS SUSTENTOS. VERIFICA TODO EL EXPEDIENTE PARA ASEGURAR QUE TODO ESTÉCORRECTO.

GENERA LA ORDEN DE PAGO , FIRMA EL JEFE, AUTORIZA CONFECCIONAR EL CHEQUE, FIRMA EL CHEQUE Y REMITE CON LOS SUSTENTOS A LA SECCIÓN DE CONTABILIDAD.

5RECIBE EL CHEQUE Y EL REEMBOLSO CON LOS SUSTENTOS, VERIFICA, DE ESTAR CORRECTO FIRMA EL CHEQUE AUTORIZANDO EL REEMBOLSO. ENVÍA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN DE AITSA.

6

SECRETARIA, VERIFICA LA DOCUMENTACIÓN. RECIBE Y REGISTRA EL CHEQUE, SOLICITUD DE REEMBOLSO Y SUSTENTOS. ENTREGA AL FISCALIZADOR, PARA SU VERIFICACIÓN, DE ESTAR TODO EN ORDEN, ENTREGA AL JEFE PARA LA FIRMA DEL CHEQUE. DE LO CONTRARIO SE DEVUELVE PARA SUBSANAR EL O LOS ERRORES.

SUBSANADO PROCEDE A FIRMAR EL CHEQUE. REMITE CHEQUE FIRMADO CON LA DOCUMENTACIÓN ADJUNTA A TESORERÍA.

7RECIBE EL CHEQUE FIRMADO Y DOCUMENTOS SUSTENTADORES, ARCHIVA TEMPORALMENTE LA DOCUMENTACIÓN.NOTIFICA AL CUSTODIO DE LA CAJA MENUDA PARA QUE RETIRE EL CHEQUE.

5 6

7


D. Aumento del Fondo de Caja Menuda Proceso mediante el cual se incrementa el monto de cualquiera de los Fondos de Cajas Menudas de AITSA.

1. Gerencia General

Genera nota solicitando el aumento del monto de la Caja Menuda, firma y remite a la Oficina de Fiscalización de la Contraloría General en AITSA.

Nota: La correspondencia debe dirigirse al Contralor(a) General o Subcontralor(a)

solicitando dicho aumento. Sustentando de manera precisa y concisa, la causa del aumento.


El Jefe analiza la solicitud, de estar debidamente sustentada avala y prepara nota, para enviarla a la Contraloría General sede.

3. Contraloría General

Departamento de Correspondencia y Archivo Recibe la documentación, le da entrada en el sistema electrónico de archivo y correspondencia y envía al Despacho del Contralor(a) o Subcontralor(a).

4. Despacho del Contralor(a) o Subcontralor(a)

Recibe la documentación con la opinión del Jefe de Fiscalización para la consideración y aprobación del Contralor(a) General o Subcontralor(a), quien podrá solicitar de estimarlo conveniente, estudios adicionales que le permitan contar con elementos de juicio suficientes para decidir.

Procede a aprobar o no, la solicitud de aumento, prepara nota dirigida al titular del Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A., con copia a la Oficina de Fiscalización General de la empresa, informándole lo decidido. Envía a la Oficina de Fiscalización en AITSA, a través del Departamento de Correspondencia y Archivo.


Recibe nota con la aprobación o no del aumento del fondo, y envía a la Gerencia General.



PROCEDIMIENTO DE AUMENTO DEL FONDO DE CAJA MENUDA

GERENCIA GENERAL

1

GENERA NOTA SOLICITANDO EL AUMENTO DEL MONTO DE LA CAJA MENUDA, FIRMA Y REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL EN AITSA.

2

AITSA-04

1

2

3

RECIBE LA DOCUMENTACIÓN CON LA OPINIÓN DEL JEFE DE FISCALIZACIÓN PARA LA CONSIDERACIÓN Y APROBACIÓN DEL CONTRALOR(A) GENERAL O SUBCONTRALOR(A), QUIEN PODRÁSOLICITAR DE ESTIMARLO CONVENIENTE, ESTUDIOS ADICIONALES QUE LE PERMITAN CONTAR CON ELEMENTOS DE JUICIO SUFICIENTES PARA DECIDIR.

PROCEDE A APROBAR O NO, LA SOLICITUD DE AUMENTO, PREPARA NOTA DIRIGIDA AL TITULAR DEL AEROPUERTO INTERNACIONAL DE TOCUMEN, CON COPIA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL DE LA EMPRESA ESTATAL, INFORMÁNDOLE LO DECIDIDO. ENVÍA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN EN AITSA, A TRAVÉS DE ARCHIVOS Y CORRESPONDENCIA.

ANALIZA LA SOLICITUD EL JEFE DE LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL EN AITSA, DE ESTAR DEBIDAMENTE SUSTENTADA AVALA Y PREPARA NOTA, PARA ENVIARLA A LA CONTRALORÍA GENERAL SEDE.

4

CORRESPONDENCIA Y ARCHIVOS

RECIBE LA DOCUMENTACIÓN, LE DA ENTRADA EN EL SISTEMA ELECTRÓNICO DE ARCHIVO Y CORRESPONDENCIA Y ENVÍA AL DESPACHO DEL CONTRALOR(A) O SUBCONTRALOR(A).

3

OFICINA DE FISCALIZACIÓN

GENERAL

4

CONTRALORÍA GENERAL

DESPACHO DEL CONTRALOR(A) /SUBCONTRALOR(A)

5

5 RECIBE NOTA CON LA APROBACIÓN O NO DEL AUMENTO DEL FONDO, Y ENVÍA A LA GERENCIA GENERAL.


E. Disminución del Fondo de Caja Menuda Proceso mediante el cual se disminuye el monto de los Fondos de Cajas Menudas en AITSA. 1. Gerencia General

Genera nota dirigida al Contralor(a) General o Subcontralor(a), expone el motivo de la disminución del Fondo de Caja Menuda, firma y remite a la Oficina de Fiscalización General en AITSA.

Nota: En la Contraloría General de la República se recibe la solicitud, se imparten las

instrucciones respectivas y se remite a la Oficina de Fiscalización en AITSA.


Recibe nota solicitando la disminución el Fondo de Caja Menuda, procede a efectuar arqueo al Fondo de la Caja Menuda.

Coordina con la Gerencia de Administración y Finanzas el reintegro del dinero al Fondo General.

Prepara Expediente de la disminución del fondo y le adjunta copia de la Boleta de Depósito.

Nota: También podrán realizarse rebajas con base a pérdidas, robos o hurtos, debidamente documentados, conforme a los procedimientos generales para este tipo de casos, con la nota o certificación formal del Gerente General. En tales casos, se seguirá el mismo procedimiento de control establecido con la participación de la Contraloría General y según como se describe en este documento (control interno número 45).



PROCEDIMIENTO DE DISMINUCIÓN DEL FONDO DE CAJA MENUDA

GERENCIA GENERAL

1

GENERA NOTA DIRIGIDA AL CONTRALOR(A) GENERAL O SUBCONTRALOR(A), EXPONE EL MOTIVO DE LA DISMINUCIÓN DEL FONDO DE CAJA MENUDA, FIRMA Y REMITE A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN GENERAL EN AITSA.

AITSA-05

1 RECIBE NOTA SOLICITANDO LA DISMINUCIÓN EL FONDO DE CAJA MENUDA, PROCEDE A EFECTUAR ARQUEO AL FONDO DE LA CAJA MENUDA.

COORDINA CON LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS EL REINTEGRO DEL DINERO AL FONDO GENERAL.

PREPARA EXPEDIENTE DE LA DISMINUCIÓN DEL FONDO Y LE ADJUNTA COPIA DE LA BOLETA DE DEPÓSITO.

2


2


F. Traspaso del Fondo de Caja Menuda Es la acción mediante la cual se transfiere la responsabilidad de autorización o custodia del Fondo de Caja Menuda.

1. Gerencia General

Notifica a través de nota del Contralor(a) General o Subcontralor(a), el motivo del traspaso, del Fondo de Caja Menuda.



Recibe nota solicitando el traspaso del Fondo de Caja Menuda, procede a efectuar arqueo respectivo.

Luego de efectuado el Arqueo, coordina con la Administración para confeccionar el Acta de Arqueo/Traspaso de Caja Menuda (Formulario Núm.9).

Nota: Cuando el motivo del traspaso sea temporal, la comprobación de probidad del

nuevo custodio o funcionarios que autorizan el desembolso de los recursos, se hará en forma expedita por parte del Jefe de Fiscalización asignado en la empresa. La temporalidad se considera hasta sesenta (60) días calendarios. Si el traspaso es permanente, se procederá como si fuese una autorización nueva (solicitud al Contralor(a) General).



PROCEDIMIENTO DE TRASPASO DEL FONDO DE CAJA MENUDA

GERENCIA GENERAL

1

AITSA-06

1 RECIBE NOTA SOLICITANDO EL TRASPASO DEL FONDO DE CAJA MENUDA, PROCEDE A EFECTUAR ARQUEO AL FONDO DE LA CAJA MENUDA.

LUEGO DE EFECTUADO EL ARQUEO, COORDINA CON LA ADMINISTRACIÓN PARA CONFECCIONAR EL ACTA DE TRASPASO DEL FONDO.

2


2

NOTIFICA A TRAVÉS DE NOTA DEL CONTRALOR(A) GENERAL O SUBCONTRALOR(A), EL MOTIVO DEL TRASPASO, DEL FONDO DE CAJA MENUDA.

ENVÍA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN EN AITSA.


G. Cierre del Fondo de Caja Menuda Es la acción mediante la cual se solicita el cierre de un Fondo de Caja Menuda.

1. Gerencia General Confecciona nota dirigida al Contralor(a) General o Subcontralor(a), solicitándole el cierre formal del Fondo de Caja Menuda.


Nota: En la Contraloría General de la República se recibe la solicitud, se imparten las instrucciones respectivas y se remite a la Oficina de Fiscalización en AITSA. 2. Oficina de Fiscalización General en AITSA

Recibe nota solicitando el cierre del Fondo de Caja Menuda, procede a efectuar arqueo al Fondo de la Caja Menuda. Luego de efectuado el Arqueo, coordina con la Gerencia de Administración y Finanzas para confeccionar el Acta de Cierre de Caja Menuda (Formulario Núm. 10), documento que debe ser firmado por el Custodio y refrendado por el Fiscalizador y el Auditor interno. De existir remanentes, se confecciona la Boleta de Depósito para ingresarlos al Fondo General, que dio origen a la Caja Menuda.

El acta se remitirá a la Gerencia de Administración y Finanzas y Custodio, acompañada de la Solicitud de Cierre, Arqueo de Caja Menuda y la Boleta de Depósito, sellada por el Banco.



PROCEDIMIENTO DE CIERRE DEL FONDO DE CAJA MENUDA

GERENCIA GENERAL

1

AITSA-07

1 RECIBE NOTA SOLICITANDO EL CIERRE DEL FONDO DE CAJA MENUDA, PROCEDE A EFECTUAR ARQUEO AL FONDO DE LA CAJA MENUDA.

LUEGO DE EFECTUADO EL ARQUEO, COORDINA CON LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS PARA CONFECCIONAR EL ACTA DE TRASPASO DE CIERRE FINAL, DOCUMENTO QUE DEBE SER FIRMADO POR EL CUSTODIO Y REFRENDADO POR EL FISCALIZADOR Y EL AUDITOR INTERNO.

DE EXISTIR REMANENTES, SE CONFECCIONA LA BOLETA DE DEPÓSITO PARA INGRESARLOS AL FONDO GENERAL, QUE DIO ORIGEN A LA CAJA MENUDA.EL ACTA SE REMITIRÁ A LA GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN Y FINANZAS Y CUSTODIO, ACOMPAÑADA DE LA SOLICITUD DE CIERRE Y ARQUEO DE CAJA MENUDA Y DE LA BOLETA DE DEPÓSITO, SELLADA POR EL BANCO.

2


2

CONFECCIONA NOTA DIRIGIDA AL CONTRALOR(A) GENERAL O SUBCONTRALOR(A) SOLICITÁNDOLE EL CIERRE DEL FONDO DE CAJA MENUDA.

ENVÍA A LA OFICINA DE FISCALIZACIÓN EN LA EMPRESA ESTATAL.


RÉGIMEN DE FORMULARIOS


Formulario Núm. 1

REPÚBLICA DE PANAMÁ AEROPUERTO INTERNACIONAL DE TOCUMEN, S.A.

Gerencia de Administración y Finanzas

TARJETA DE CONTROL DE MOVIMIENTO DEL EFECTIVO DE CAJA MENUDA GERENCIA O UNIDAD ADMINISTRATIVA: __________ ASIGNACIÓN:___________ CUSTODIO: _________________________________________________________________

FECHA DETALLE COMPROBANTENÚM.

INGRESO EGRESO SALDO


TARJETA DE CONTROL DE MOVIMIENTO DEL

EFECTIVO DE CAJA MENUDA A. OBJETIVO: Llevar el registro continuo de las operaciones de las

Cajas Menudas, para conocer rápida y oportunamente el saldo o disponibilidad de recursos.

B. ORIGEN: Custodios de Cajas Menudas. C. CONTENIDO:

1. Gerencia /Unidad Administrativa: Anote el nombre de la gerencia o unidad administrativa

responsable del fondo. 2. Asignación: Indique la cantidad autorizada para la caja menuda. 3. Custodio: Nombre del funcionario encargado del fondo. 4. Fecha: Día, mes y año de cada registro. 5. Detalle: Breve explicación de la transacción realizada. 6. Comprobante Núm.: Indique el número de comprobante registrado. 7. Ingreso: Para registrar el importe del efectivo recibido. 8. Egreso: Para registrar las erogaciones efectuadas. 9. Saldo: Resultado de la operación Ingresos - Egresos.

D. DISTRIBUCIÓN: Sólo se prepara en original. Observaciones: Se recomienda que el documento contenga las siguientes dimensiones: 8 1/2 x 11 (pulgadas). Dependiendo del movimiento de la Caja Menuda, se usará una hoja por cada mes. Las hojas correspondientes a los meses transcurridos, se deben mantener en los archivos de la oficina, donde opera la Caja Menuda. El documento debe mantenerse al día y disponible para revisión y control por parte de la Administración; sin perjuicio de la fiscalización que puede ejercer la Contraloría General.


Formulario Núm.2



SOLICITUD DE CAJA MENUDA

Panamá _________________________ de _____________ de ___________________________ Gerencia o Unidad Administrativa Solicitante: ______________________________________ Entréguese a: __________________________________________________________________ La suma de: ____________________________________________________ B/.____________ En Concepto de : _______________________________________________________________ ______________________________________________________________________________

Solicitado por: __________________________

Nombre ___________________________

Firma

Autorizado por: _________________________

Nombre __________________________

Firma


SOLICITUD DE CAJA MENUDA

A. OBJETIVO: Autorizar la Solicitud al funcionario para la

adquisición de recursos, para adquirir bienes y servicios que serán utilizados por la Empresa, cuando las Gerencias Solicitantes se encuentren físicamente alejadas tanto del que autoriza como del Custodio.

B. ORIGEN: Gerencias Solicitantes.

C. CONTENIDO: 1. Fecha: Día, mes y año en que se prepara el documento. 2. Gerencia: Nombre de la oficina que elabora la solicitud.

3. Entréguese a: Nombre completo del funcionario quien va a realizar

la compra o a realizar la misión oficial. 4. La suma de B/.: Suma entregada, escrita en letras y números. 5. En concepto de: Explicación, precisa y concisa de la labor o el gasto a

realizar. 6. Solicitado por: Nombre y Firma del Jefe asignado por el Gerente de

Área, para autorizar la entrega de fondos. 7. Autorizado por: Nombre y Firma del Gerente de Área o funcionario

que autoriza.

D. DISTRIBUCIÓN:

Original: Custodio del Fondo Copia: Archivo de la Gerencia o Unidad Administrativa

Solicitante. Nota: Esta Solicitud puede ser recibida a través de sistemas de correspondencia interna (INTRANET), bajo responsabilidad del funcionario que autoriza dicha solicitud (password y nombre del usuario) o cualquier otro sistema informático.


Formulario Núm. 3


AEROPUERTO INTERNACIONAL DE TOCUMEN, S.A. Gerencia de Administración y Finanzas

COMPROBANTE DE CAJA MENUDA

Núm. _________ Panamá __________ de ______________ de ______ Gerencia Solicitante:_____________________________________________ Entréguese a: ______________________________________________________________ La suma de: __________________________________________________ B/. __________ En concepto de:_____________________________________________________________ __________________________________________________________________________

PARA USO DEL CUSTODIO DE CAJA

Adelanto: ________________________________________________ B/. __________ Importe de Factura:________________________________________ __________ Diferencia: ________________________________________________ __________ Proveedor:_______________________________________________________________

CÓDIGO PRESUPUESTARIO CÓDIGO FINANCIERO VALOR

B/.

___________________ __________________ ______________________________ Autorizado por (firma) Entregado por (firma) Nombre del que recibe (letra Imprenta)

Firma: _________________________ Cédula: ________________________


COMPROBANTE DE CAJA MENUDA

A. OBJETIVO: Formalizar la autorización de desembolso de los recursos y su entrega subsiguiente, para adquirir bienes y servicios que serán utilizados por AITSA.

B. ORIGEN: Custodios de Fondos de Cajas Menudas.

C. CONTENIDO: 1. Núm.: Numeración secuencial establecida por la oficina. 2. Fecha: Día, mes y año en que se prepara el documento. 3. Gerencia Solicitante: Nombre de la Gerencia que elabora la solicitud.

4. Entréguese a: Nombre completo del funcionario a quien se le entrega

el dinero. 5. La suma de B/.: Suma entregada, escrita en letras y números. 6. En concepto de: Explicación, precisa y concisa del gasto a realizar. PARA USO DEL CUSTODIO 7. Adelanto: Suma entregada por el custodio. 8. Importe de la Factura:

Suma efectivamente pagada, según la factura sustentadora.

9. Diferencia: Diferencia entre el adelanto entregado y el importe del desembolso, según factura.

10. Proveedor: Nombre de la persona natural o jurídica que proporcionó el bien o servicio.

11. Códigos Presupuestario Financiero:

Lo indicado, con los importes respectivos.

12. Valor: Monto en balboas que corresponde al gasto. 13. Firmas

Autorizado por: Entregado por: Nombre del que recibe:

Firma de los funcionarios que respectivamente, autoriza el desembolso, entrega el dinero y el que recibe (en este último caso, nombre, firma y número de cédula). La firma de autorizado le corresponde al Gerente de Administración y Finanzas.

D DISTRIBUCIÓN: Original Custodio del Fondo – Para utilizarlo en el reembolso

(Al momento de confeccionar el reembolso. El original queda en archivo en la Sección de Contabilidad, Norma de Control Interno 3.3.46).

Copia Custodio del Fondo – Archivo Consecutivo. Copia Gerencia o Unidad Administrativa Solicitante.


Observaciones. Para una mejor conservación y manejo del documento, se recomienda que el mismo tenga las siguientes dimensiones: 7 x 71/2 (pulgadas). Dependiendo de los costos, se recomienda que las copias sean de distintos colores. Por efectos de control, no se permite el uso de marquillas mecánicas para suplantar las firmas autógrafas de los funcionarios.


Formulario Núm. 4 REPÚBLICA DE PANAMÁ


Solicitud Núm. ___________CUADRO DE COTIZACIONES

Día Mes Año Núm. 1 2 3 Proveedor Teléfo no Fax

PRECIOS 1 2 3

Cantidad Descripción

Unitario Total Unitario Total Unitario Total

Subtotal I.T.B.M.S.

Total

Firmas Autorizadas _______________ _____________ Cotizador Fecha ___________________ ______________ Jefe de Compras Fecha

Observaciones: ____________________________________________________________ _________________________________________________________________________


CUADRO DE COTIZACIONES A. OBJETIVO: Dejar constancia escrita sobre las ofertas del precio, cantidad y calidad de los

bienes o servicios requeridos, a efecto que se seleccione al proveedor que presenta las mejores condiciones para AITSA.

B. ORIGEN: Sección de Compras. C. CONTENIDO: 1. Solicitud Núm.: Número de la solicitud de bienes o servicios que origina las cotizaciones. 2. Fecha: Día, mes y año en que se hacen las cotizaciones. 3. Renglón: Número de renglón utilizado por cada bien o servicio cotizado. 4. Cantidad: Número de bienes o servicios que se cotizan. 5. Descripción: Detalle de las características de los bienes o servicios cotizados. 6. Proveedores: Nombre o razón social de los proveedores que participan en las

cotizaciones. 7. Precios: Precio Unitario: Valor de cada unidad de los bienes o servicios cotizados. Precio Total: Resultado de la multiplicación del precio unitario por la cantidad de bienes

o servicios cotizados. 8. Observaciones: Breve explicación que permita ampliar la información que contiene el documento. 9. Jefe de Compras: Nombre y firma del funcionario responsable de la Sección de Compras.

10. Cotizador: Nombre y firma del funcionario que efectuó las cotizaciones. D. DISTRIBUCIÓN:

Original Se adjunta el Comprobante de Caja Menuda con el resto de los documentos sustentadores.


Formulario Núm. 5



COMPROBANTE DE CAJA MENUDA ESPECIAL PARA EL PAGO DE VIÁTICOS

No:__________

Fecha________________________ PARA: _______________________________ DE: _______________________________ DEPTO. DE: _______________________________ TRABAJO A REALIZAR:______________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________ __________________________________________________________________________________

HORA ALIMENTACION FECHA De Hasta Desayuno Almuerzo Cena

TRANSPORTE

TOTAL

Total (En letras) _______________________ _________________________ Jefe Inmediato Gerente de Área

Código Presupuestario Valor 1. 2.

_____________________________________________________________________ __________________________ ___________________________ Entregado por: Recibido por: ___________________ No. Cédula:


COMPROBANTE DE CAJA MENUDA ESPECIAL PARA EL PAGO DE VIÁTICO

A. OBJETIVO: Formalizar la autorización de desembolso de los

recursos y su entrega subsiguiente, para el pago de viáticos.

B. ORIGEN: Gerencia o Unidad Administrativa solicitante.

C. CONTENIDO: 1. Núm.: Numeración secuencial establecida por la oficina. 2. Fecha: Día, mes y año en que se prepara el documento. 3. Para: Dirigido a la Gerencia de Administración y Finanzas.

4. De: Nombre del funcionario a quien se le entregará los

recursos. 5. Depto. de: A qué Gerencia o Unidad Administrativa pertenece el

solicitante 6. Trabajo a realizar Breve descripción justificando el pago del viático 7. Fecha: Día, mes y año en que realizó la misión. 8. Hora: De: Hora de inicio de la misión Hasta: Hora de culminación del trabajo. 9. Alimentación: Desayuno: Registrar importe a pagar, en concepto de desayuno. Almuerzo: Registrar importe a pagar, en concepto de almuerzo. Cena: Registrar importe a pagar, en concepto de cena. 10. Transporte: Registrar importe a pagar, en concepto de transporte. 11. Total: Sumatoria de los montos a pagar. 12. Jefe inmediato: Rúbrica del jefe del departamento. 13. Gerente de Área: Rúbrica del gerente de área 14. Código presupuestario: Partida presupuestaria asignada 15. Valor: Indicar el monto 16. Entregado por: Rúbrica del Custodio que entrega el dinero 17. Recibido por: Rúbrica del Colaborador que recibe el dinero. Ním. de Cédula: Número de identificación personal del que recibe el

dinero.

D. DISTRIBUCION Original Custodio del Fondo – Para utilizarlo en el reembolso

(Al momento de confeccionar el reembolso. El original queda en archivo en la Sección de Contabilidad, Norma de Control Interno 3.3.46).

Copia Custodio del Fondo – Archivo Consecutivo. Copia Gerencia o Unidad Administrativa Solicitante.


Observaciones. Para una mejor conservación y manejo del documento, se recomienda que el mismo tenga las siguientes dimensiones: 7 x 71/2 (pulgadas). Dependiendo de los costos, se recomienda que las copias sean de distintos colores. Por efectos de control, no se permite el uso de marquillas mecánicas para suplantar las firmas autógrafas de los funcionarios.


Formulario Núm. 6



SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA MENUDA

Fecha: _______________ Reembolso Núm._______ GERENCIA O UNIDAD ADMINISTRATIVA SOLICITANTE:__________________________________________________________________ Comprobante

Núm. Fecha Pagado a Explicación del Gasto Codificación Valor B/.

Preparado por Custodio/ Caja MenudaNombre y Firma:

Total del Reembolso

_________________

___________________


SOLICITUD DE REEMBOLSO DE CAJA MENUDA

A. OBJETIVO: Detallar los desembolsos efectuados, para

solicitar su restitución. B.

ORIGEN: Custodio del Fondo.

C.

CONTENIDO:

1. Fecha: Día, mes y años en que se confecciona el documento.

2. Reembolso Núm.: Número secuencial del reembolso. 3. Gerencia o Unidad Administrativa

Solicitante Nombre de la Gerencia o Unidad Administrativa donde se prepara el reembolso

4. Comprobante: Núm.: Número del Comprobante que se incluye en el

reembolso. Fecha: Día, mes y año cuando se genera el

comprobante. 5. Pagado a: Nombre de la persona a quien se le dio el

efectivo. 6. Explicación del Gasto: Detalle del concepto utilizado. 7. Codificación: Indicar los objetos de gastos 8. Valor B/.: Valor de cada renglón 9.

10. Total del Reembolso: Preparado por:

Sumatoria de los valores de cada renglón. Nombre y firma del custodio

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Sección de Tesorería. Copia: Sección de Contabilidad.

Observaciones. Se recomienda que el documento tenga las siguientes dimensiones: 8 1/2 x 11 (pulgadas). El original de esta solicitud debe ir acompañada de los comprobantes originales, sustentadores de los desembolsos realizados. No es necesario que las copias de este documento lleven colores diferentes.


Formulario Núm.7



RECAPITULACIÓN DE CAJA MENUDA

PRESUPUESTARIO FINANCIERO VALOR

Total del Reembolso B/. _______________ Comprobante en Cartera B/._______________ Reembolso en Trámite B/._______________ Efectivo en Caja B/._______________ Total del Fondo B/._______________

Preparado por Custodio/ Caja Menuda

(Nombre y Firma) ____________________ ____________________

Revisado por:

(Nombre y Firma) ______________________________________________

Gerencia Solicitante:

__________________


RECAPITULACIÓN DE CAJA MENUDA

A. OBJETIVO: Resumir las operaciones del Fondo de Caja Menuda

B.

ORIGEN: Custodio del Fondo.

C.

CONTENIDO:

1. Código Presupuestario Espacios para resumir los conceptos de objeto de gastos con sus respectivos códigos presupuestarios.

2. Código Financiero: Espacios para resumir los conceptos de objeto de gastos con sus respectivos códigos financiero.

3. Valor: Valor de cada renglón. 4. Total del Reembolso: Sumatoria de los valores de cada renglón 5. Comprobante en Cartera: Comprobantes que se encuentran pendientes

de reembolso. 6. Reembolso en Trámite: Documento que se encuentran pendientes de

pago. 7. Efectivo en Caja:: Saldo real del efectivo en caja a la fecha de la

presentación del reembolso. 8. Total del Fondo: Debe ser igual al total del Fondo Autorizado. 9. Nombres y Firmas Nombres y Firmas de las personas que prepara

y revisa la recapitulación. 10. Gerencia Solicitante: Nombre de la Gerencia Solicitante que

prepara la Recapitulación.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Sección de Tesorería. Copia: Sección de Contabilidad.


Formulario Núm.8



ORDEN DE PAGO Número:________________ Fecha:_____________ Páguese a la Orden de:_________________________________________________________ La suma de:__________________________________________________________________

CÓDIGO OBSERVACIONES PRESUPUESTO FINANCIERO

BALBOAS

Detalle del Pago

TOTAL

Adjunto los documentos que justifican este pago

Preparado por:___________________ Aprobado por:____________________ _______________________________ ________________________________ Fecha Fecha _______________________________ _______________________________ Gerente de Administración y Finanzas Jefe de Recursos Financieros _______________________________ ______________________________ Fecha Fecha


ORDEN DE PAGO

A. OBJETIVO: Formalizar la solicitud para generar cheque. B.

ORIGEN: Sección de Tesorería.

C.

CONTENIDO:

1. Número: Anotar el número de control secuencial del formulario.

2. Fecha: Anotar día, mes y año cuando se confecciona el formulario.

3. Páguese a la orden de: Registrar el nombre de la Casa Comercial o Persona a nombre de quien se generará el cheque.

4. La suma de: Anotar la cantidad en letras y número del monto del cheque a confeccionar.

5. Observaciones: Anotar información relativa a la razón o motivo por el que se solicita confeccionar el cheque.

6. Código: Registrar los códigos de afectación presupuestaria y financiera.

7. Balboas: Anotar la cantidad o monto total por el que se debe confeccionar el cheque.

8. Detalle del Pago: Registrar el detalle de la cuenta de gasto. 9. Total: Registrar el total por el cual se confecciona el

cheque. 10. Preparado por / Aprobado por: Rúbrica de los funcionarios responsables de

la preparación y aprobación de la Orden de Pago.

11. Gerente de Administración y Finanzas:

Rúbrica del Gerente de Administración y Finanzas.

12. Jefe de Recursos Financieros: Rúbrica del Jefe de Recursos Financieros. 13. Fecha: Día, mes y año cuando firman los cuatro

funcionarios responsables.

D. DISTRIBUCIÓN: Original: Sección de Contabilidad.


Formulario Núm.9



ACTA DE ARQUEO/ TRASPASO DE CAJA MENUDA ________________________________

DENOMINACIÓN DE LA CAJA MENUDA En las Oficinas de _______________________________, se ha llevado a cabo la verificación de valores a cargo de _______________________ hoy ________ de ____________, a las __________, con el resultado siguiente:

Cantidad Billetes Denominación

Subtotal TOTAL

1.00 2.00 5.00 10.00 20.00 50.00 100.00 Monedas 0.01 0.05 0.10 0.25 0.50 1.00

Total del Efectivo ________________ Comprobantes en Cartera (ANEXO ) ________________ Cuentas Pendientes de Reembolso (ANEXO ) ________________ Total Verificado ________________ Saldo Según Libros ________________ Diferencia Sobrante o Faltante ________________ Se hace constar que después de verificado el efectivo y demás valores arriba descritos fueron recibidos intactos por ______________________________ quien firmará conforme. Observaciones: ___________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________________ Recibido por: Entregado por: Fiscalizador/ Auditor Interno: Colaborador Responsable _____________________ _______________________ _____________________ _____________________ _______________________ _____________________


ACTA DE ARQUEO/ TRASPASO DE CAJA MENUDA

A. OBJETIVO:

Presentar en detalle el resultado de las verificaciones selectivas para comprobar a una fecha determinada el control y manejo de fondos para Caja Menuda debidamente autorizada, así como para el traspaso de custodio de la misma.

B. ORIGEN:

Funcionario asignado.

C. CONTENIDO: 1. Denominación de la

Caja Menuda: Nombre que identifica la caja menuda.

2. En las Oficinas de: Anotar el nombre de la oficina donde está ubicada la caja menuda.

3. A cargo de: Anotar el nombre del custodio responsable de esa caja menuda.

4. Hoy: Día, mes y año en que se lleva a cabo el arqueo. 5. A las: Hora en que se firma el acta de arqueo. 6. Cantidad: Recuento por denominación del dinero en papel

moneda 7. Billetes Denominación: Descripción de los billetes recabados en el arqueo. 8. Monedas: Descripción de las monedas recabadas en el

arqueo. 9. Subtotal: Sumatoria por cada denominación que se evidencia

en el arqueo. 10. Total: Sumatoria general de los billetes de todas las

denominaciones. 11. Total de efectivo: Cantidad de dinero total en custodia del

responsable de la caja menuda. 12. Comprobante en cartera: Comprobantes de caja menuda expedidos para

pagos, los cuales se encuentran pendientes de recepción de factura o documentos sustentadores.

13. Cuenta pendiente de reembolso:

Reembolso de caja menuda con su respectiva documentación que se encuentra en trámite.

14. Total verificado: Suma total de efectivo, comprobantes en cartera y cuentas pendientes de reembolso que conforman la totalidad de la caja arqueada.

15. Saldo según libro: De acuerdo a registros de libros, es la suma autorizada para la apertura de la caja menuda.

16. Diferencia sobrante o faltante: Diferencia resultante entre la cifra total verificada en el arqueo y la registrada en libros como autorizada.

17. Recibidos intactos por: Nombre del funcionario que recibe los valores recibidos del arqueo.

18. Observaciones: Hechos relevantes del arqueo que deben ser anotados como resultado del arqueo.


19. Recibido por: Firma legal y cédula de identidad personal del

funcionario encargado de la caja menuda (en caso de arqueo sorpresivo) o quien recibe la caja en caso de traspaso.

20. Entregado por: Firma legal y cédula de identidad personal del funcionario que entrega la caja menuda en el caso de traspaso.

21. Fiscalizador/Auditor Interno/ Colaborador Responsable

Nombre completo del Fiscalizador, Auditor Interno o Colaborador a cargo de arqueo.

D. DISTRIBUCIÓN Original Copia

Custodio del Fondo. Gerencia o Unidad Administrativa que recibe el Informe.


Formulario Núm.10



ACTA DE CIERRE DE CAJA MENUDA DENOMINACIÓN DE LA CAJA MENUDA

____________________

En las Oficinas de _______________________________, se ha llevado a cabo la verificación de valores a cargo de ____________________ hoy _________ de ____________, a las __________, con el resultado siguiente:

Cantidad Billetes Denominación

Subtotal TOTAL

1.00 2.00 5.00 10.00 20.00 50.00 100.00 B/. Monedas 0.01 0.05 0.10 0.25 0.50 1.00 B/.

Total del Efectivo Comprobantes en Cartera Cuentas Pendientes de Reembolso Total Verificado Saldo según libros Diferencia Sobrante o Faltante El efectivo debe ser depositado integro al Fondo respectivo, que dio origen a la Caja Menuda. Observaciones: _________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________ ______________________________________________________________________________

Custodio del Fondo Auditor Interno Fiscalizador

Adjuntar: Informe de Reembolsos en trámite, Informe de Comprobantes en Cartera.


ACTA DE CIERRE DE CAJA MENUDA

A. OBJETIVO:

Presentar en detalle el resultado de las verificaciones selectivas para comprobar a una fecha determinada el control y manejo de fondos para Caja Menuda debidamente autorizada, así como para el cierre de la Caja Menuda.

B. ORIGEN:

Funcionario asignado.

C. CONTENIDO: 1. Denominación de la

Caja Menuda: Nombre que identifica la caja menuda.

2. En las Oficinas de: Anotar el nombre de la oficina donde está ubicada la caja menuda.

3. A cargo de: Anotar el nombre del custodio responsable de esa caja menuda.

4. Hoy: Día, mes y año en que se lleva a cabo el cierre. 5. A las : Hora en que se firma el acta de cierre. 6. Cantidad: Recuento por denominación del dinero en papel

moneda. 7. Billetes Denominación: Descripción de los billetes recabados en el cierre. 8. Monedas: Descripción de las monedas recabadas en el cierre. 9. Subtotal: Sumatoria por cada denominación evidencia en el

cierre. 10. Total: Sumatoria general de los billetes de todas las

denominaciones. 11. Total de efectivo: Cantidad de dinero total en custodia del

responsable de la caja menuda. 12. Comprobante en cartera Comprobantes de caja menuda expedidos para

pagos, los cuales se encuentran pendientes de recepción de factura o documentos sustentadores.

13. Cuenta pendiente de reembolso:

Reembolso de caja menuda con su respectiva documentación que se encuentra en trámite.

14. Total verificado: Suma total de efectivo, comprobantes en cartera y cuentas pendientes de reembolso que conforman la totalidad de la caja arqueada.

15. Saldo según libro: De acuerdo a registros de libros, es la suma autorizada para la apertura de la caja menuda.

16. Diferencia sobrante o faltante: Diferencia resultante entre la cifra total verificada en el arqueo y la registrada en libros como autorizada.

17. Recibidos intactos por: Nombre del funcionario que recibe los valores recibidos del cierre.

18. Observaciones: Hechos relevantes del arqueo que deben ser anotados como resultado del cierre.


19. Recibido por: Firma legal y cédula de identidad personal del funcionario encargado de la caja menuda (en caso de arqueo sorpresivo) o quien recibe la caja en caso del cierre.

20. Entregado por: Firma legal y cédula de identidad personal del funcionario que entrega la caja menuda en el caso del cierre.

21. Fiscalizador/Auditor Interno: Nombre completo del Fiscalizador o Auditor Interno a cargo de arqueo.


Custodio del Fondo. Gerencia que recibe el Informe.


RÉGIMEN DE INFORMES


RÉGIMEN DE INFORMES

(Comentario)

El presente régimen de informes, se establece como elemento de aporte opcional para el monitoreo y evaluación de las transacciones realizadas con los Fondos de las Cajas Menudas en el Aeropuerto Internacional de Tocumen, S.A. (AITSA), en un periodo determinado, sujeto a los resultados y evaluaciones que determine la Gerencia de Administración y Finanzas. Los informes aquí presentados buscan darle a la administración de la empresa una visión mucho más integral de los procesos y operaciones contenidas en este manual, lo cual le permitirá tomar decisiones gerenciales que logren hacer más efectivo, eficiente, oportuna y transparente la utilización de estos recursos, puestos a su disposición en las diferentes Cajas Menudas de la empresa. Igualmente, estos informes estarán a disposición de los órganos de control interno institucionales y de la Contraloría General, para materia de evaluación cuando éstos los consideren necesarios.


INFORME NÚM. 1



INFORME DE REEMBOLSOS EN TRÁMITE

Del ________ de __________ al ______ de ___________ de ______________ Custodio del Fondo____________________ Monto Autorizado _____________ Funcionario que Autoriza ____________________Monto a Rembolsar ____________

Reembolsos Núm. Fecha

Valor

Certificamos que los datos del presente informe son veraces y los documentos que la sustentan reposan en los archivos de la Sección de Contabilidad de la empresa. PREPARADO POR: _____________________ VERIFICADO POR: __________________ (Nombre Completo) (Nombre Completo) _____________________ ____________________ (Cédula) (Cédula) _____________________ ____________________ (Firma) (Firma)


INFORME DE REEMBOLSOS EN TRÁMITE

A. OBJETIVO:

Detallar los desembolsos efectuados

B. ORIGEN:

Gerencia que administra el Fondo.

C. CONTENIDO: 1. Del: Período que cubre el informe. 2. Custodio del Fondo: Nombre completo del funcionario

responsable del fondo. 3. Monto Autorizado: Monto de la Caja Menuda. 4. Funcionario que Autoriza: Superior responsable de la Administración

del Fondo. 5. Monto a Rembolsar: Monto correspondiente a la cantidad de

dinero expresada mediante comprobantes objetos de reembolsos en el periodo.

6. Reembolsos Detalle de los distintos reembolsos que contiene el informe.

Núm.: Identificación numérica de cada reembolso Fecha: Día, mes y año de cada reembolso anexado

al informe.

7. Valor: Valor monetario de cada reembolso expresado en el informe.

8. Preparado por: Indicar el nombre completo, número de cédula y firma del funcionario que prepara el Informe de Reembolso en Trámite.

9. Verificado por: Indicar el nombre completo, número de cédula y firma del funcionario que verifica el Informe de Reembolso en Trámite

D. Distribución: Original: Copia:

Custodio del Fondo Gerencia o Unidad Administrativa que recibe el informe.


INFORME NÚM. 2



INFORME DE COMPROBANTES EN CARTERA

Del __________ de _____________ al ___________ de _________de______ Custodio del Fondo: _______________________________________ Funcionario que Autoriza: ________________________ Monto a Reembolsar ___________

Comp. en Cartera Núm. Fecha

Pagado a

Concepto

Valor



INFORME DE COMPROBANTES EN CARTERA A. OBJETIVO:

Detallar los comprobantes en cartera que se encuentran en trámite.

B. ORIGEN:


C. CONTENIDO: 1. Del: Período que cubre el Informe. 2. Custodio del Fondo: Nombre completo del funcionario

responsable del fondo. 3. Funcionario que autoriza: Superior responsable de la Administración

del Fondo 4 Monto a reembolsar: Monto correspondiente a la cantidad de

dinero expresada mediante comprobantes objetos de reembolsos en el periodo.

5. Comprobantes en Cartera Detalle de los distintos comprobantes que tiene el informe.

Núm.: Identificación numérica de cada reembolso.

Fecha: Día, mes y año de cada reembolso anexado al informe.

6. Pagado a: Nombre de la Personal natural o jurídica a quien se le hizo la compra.

7. Concepto Descripción del bien o servicio adquirido. 8. Valor: Valor monetario de cada reembolso

expresado en el informe. 9. Preparado por: Indicar el nombre completo, número de

cédula y firma del funcionario que prepara el Informe de Reembolso en Trámite.

11 Verificado por: Indicar el nombre completo, número de cédula y firma del funcionario que verifica el Informe de Reembolso en Trámite

D. DISTRIBUCIÓN: Original Copia

Custodio del Fondo. Gerencia o Unidad Administrativa que recibe el Informe.


INFORME NÚM. 3



INFORME DE ANTICIPO DE CAJA

Del __________ de _____________ al ___________ de _____________ Custodio del Fondo: ____________________________________ Funcionario que Autoriza: _______________________________ Monto a Reembolsar: _______________

Anticipos Núm. Fecha

Pagado a

Concepto

Valor



INFORME DE ANTICIPO DE CAJA

A. OBJETIVO:

Detallar los anticipos en caja en trámite pendiente de justificación o sustento.

B. ORIGEN:


C. CONTENIDO: 1. Del: Período que cubre el informe. 2. Custodio del Fondo: Nombre completo del funcionario responsable del

fondo. 3. Funcionario que Autoriza: Superior responsable de la Administración del

Fondo 4. Monto a Reembolsar: Monto correspondiente a la cantidad de dinero

expresada mediante comprobantes objetos de reembolsos en el periodo.

5. Anticipos: Detalles de los distintos comprobantes por concepto de anticipo que contiene el informe.

Núm.: Numeración que distingue o identifica cada comprobante de anticipo anexado al informe.

Fecha: Día, mes y año de cada reembolso anexado al informe.

6. Pagado a: Nombre de la Personal Natural o Jurídica a quien se le hizo la compra.

7. Concepto: Descripción del bien o servicio adquirido. 8. Valor: Valor monetario de cada reembolso expresado en

el informe. 9. Preparado por: Indicar el nombre completo, número de cédula y

firma del funcionario que prepara el Informe de Reembolso en Trámite.

10. Verificado por: Indicar el nombre completo, número de cédula y firma del funcionario que verifica el Informe de Reembolso en Trámite


Custodio del Fondo. Gerencia que recibe el informe.


ANEXOS


Anexo Número 1

NORMAS LEGALES RELATIVAS AL MANEJO DE LOS FONDOS LIBRO V DE LA ADMINISTRACIÓN Y FISCALIZACIÓN DEL TESORO NACIONAL

TÍTULO I DE LA DIRECCIÓN DEL TESORO NACIONAL CAPITULO IV - CÓDIGO FISCAL

De los Empleados y Agentes de Manejo ARTÍCULO 1.088 Para ser Empleado o Agente de Manejo es preciso gozar de buena reputación, no haber sido condenado a pena corporal por delitos de falsedad o contra la propiedad, no haber sido calificado por sentencia ejecutoriada como quebrado fraudulento o culpable y no ser deudor moroso del Tesoro. Tampoco puede ser Empleado o Agente de Manejo quien, habiéndolo sido en otro tiempo, resultó alcanzado en sus cuentas, aun cuando los alcances hayan sido condonados o declarados prescritos, o cuando no haya rendido sus cuentas oportunamente, aunque de esa responsabilidad hubiera sido eximido. Los nombramientos hechos en contravención de este artículo son nulos y cualquier persona puede demandar su nulidad. ARTÍCULO 1.089 Los Empleados o Agentes de Manejo que reciban o paguen o tengan bajo su cuidado, custodia o control, fondos del Tesoro Nacional, rendirán cuentas de conformidad con las reglas que establezca la Contraloría General de la República. ARTÍCULO 1.090 Todas las personas que tengan a su cuidado, o bajo su custodia o control, fondos del Tesoro Nacional, serán responsables de ellos y de todas las pérdidas que ocurran a causa de su negligencia o uso ilegal de tales fondos. ARTÍCULO 1.091 Ningún Empleado o Agente de Manejo será eximido de responsabilidad porque alegue haber actuado por orden superior al hacer el pago o disponer de fondos por cuyo manejo sea directamente responsable. El empleador superior que haya ordenado el pago o disposición de fondos será solidariamente responsable de la pérdida que el Estado hubiere sufrido a causa de su orden. ARTÍCULO 1.092 Ningún Empleado o Agente de Manejo que reciba o pague, o tenga bajo su cuidado, custodia o control de fondos del Tesoro Nacional, será relevado de responsabilidad por su actuación en el manejo de tales fondos, sino mediante finiquito expedido por la Contraloría General de la República. PARÁGRAFO: No podrán ser autorizados, permitidos, o admitidos los actos o contratos que se enumeran a continuación, a las personas que ejerzan o hayan ejercido algunos de los cargos que se mencionan en el presente Capítulo si no presentan del finiquito expedido por la Contraloría General de la República.


1. La celebración de los contratos con el Estado, con los Municipios y con las Instituciones Autónomas y Semiautónomas, excluidas las bancarias.

2. Los pagos que deba efectuar el Tesoro Nacional o Municipal y las Entidades Autónomas, y Semiautónomas, incluyendo salarios y remuneraciones por servicios prestados.

3. Las inscripciones de las escrituras públicas sujetas al pago del impuesto de registro. 4. La venta de pasajes al exterior y la obtención de permisos de salida para viajar fuera del país. Para los efectos pertinentes la Contraloría General de la República enviará a la Sección de Paz y Salvo del Ministerio de Hacienda y Tesoro el detalle de las personas a que se refiere el presente Capítulo, que tengan saldos pendientes con el Tesoro Nacional, a fin de que no se les entregue el Paz y Salvo, en concepto de Impuestos sobre la Renta, a menos que presente el finiquito expedido por la Contraloría General de la República.

Fianzas de Manejo y Cumplimiento ARTÍCULO 1.093 Todo Empleado o Agente de Manejo está obligado a prestar fianza que garantice las responsabilidades que le incumban, de manera que queden ampliamente protegidos los intereses del Estado. No obstante lo dispuesto en el inciso anterior no estarán obligados a prestar estas fianzas los Agentes de Manejo en los casos en que la Contraloría General de la República, las estime innecesarias.

ARTÍCULO 1.094 La forma y cuantía de las fianzas de manejo no señaladas por la Ley las determinará la Contraloría General de la República. En ningún caso serán admisibles las fianzas personales, ni hipotecarias, ni las prendarias. ARTÍCULO 1.095 Toda persona natural o jurídica que de acuerdo con este Código o Ley especial deba prestar fianza de cumplimiento, lo hará por la suma y en la forma prevista en la respectiva disposición legal y de acuerdo con las reglamentaciones que establezca la Contraloría General de la República. ARTÍCULO 1.096 Hasta tanto que las fianzas de que tratan los dos artículos anteriores hayan sido aprobadas y aceptadas por la Contraloría General de la República, la persona que deba prestar la fianza, si se trata de Empleados de Manejo, no podrá entrar en el ejercicio de sus funciones, y si se trata de un particular, no podrá asumir la obligación ni comenzar a prestar el servicio que deba garantizar la fianza. ARTÍCULO 1.097 Contraviene lo dispuesto en el artículo anterior, el funcionario público del Órgano Ejecutivo que de posesión a la persona nombrada para desempeñar un cargo público de manejo o que permita actuar a un Agente de Manejo sin que haya constituido las fianzas correspondientes. También contraviene lo dispuesto en dicho artículo el funcionario público del Órgano Ejecutivo que permita a un particular asumir obligaciones o prestar servicios sin haber constituido la respectiva fianza.


ARTÍCULO 1.098 Las fianzas constituidas de acuerdo con el Artículo 1.095, serán registradas y archivadas en la Contraloría General de la República. ARTICULO 1.099 Las fianzas de los Empleados o Agentes de Manejo contribuirán la responsabilidad que se derive del desempeño de sus deberes específicos. ARTÍCULO 1.102 Mientras el Empleado o Agente de Manejo no haya cesado en el ejercicio de su cargo o actuación y obtenido el finiquito de sus cuentas, no podrá cancelarse la fianza que hubiere prestado. Tampoco podrá cancelarse la fianza prestada por un particular hasta que haya cumplido totalmente las obligaciones contraídas. Los funcionarios públicos que contravengan las disposiciones de los incisos anteriores incurrirán en las responsabilidades establecidas en el Artículo 1.097 de este Código.


GLOSARIO

1. Fondo de Caja Menuda: Son sumas de dinero fijas, en efectivo, provistas a oficinas públicas a solicitud de éstas. Se

reembolsan de fondos bancarios institucionales. No obstante, el proceso de desembolso y reembolso, requieren de la afectación presupuestaria y financiera (afectación contable) para su ejecución.

2. Custodio: Funcionario responsable directo del manejo de fondos.

3. Autorizante: Funcionario encargado de autorizar el uso de los recursos del fondo, responsable conjuntamente con el custodio en la administración de los mismos.

4. Firma Autorizada: Firma que coloca en el “Comprobante de Caja Menuda”, el funcionario asignado para ordenar pagos de este fondo.

5. Adelanto de Caja:

Cantidad de dinero entregado a un funcionario para tramitar la compra de un bien o servicio, cuyo valor definitivo se desconoce.

6. Comprobante de Caja:

Documento contentivo de todos los detalles, incidencias y responsabilidades inherentes a un pago o desembolsos.

7. Comprobante en Cartera:

Documentos sustentadores de pagos o desembolsos de dinero, que se encuentran en poder del custodio, pendientes de reembolsos.

8. Reembolso en Trámite:

Grupo de documentos sustentadores de pagos o desembolsos de dinero en proceso de reembolso.


BIBLIOGRAFÍA Acta Memoria, del 21 de junio de 1994, Ministerio de Hacienda y Tesoro, Contraloría General de la República. Código Fiscal. Licdos. JOSÉ MARTÍN MORENO PUJOL Y RINNA MIZRACHI LALO, Editorial Mizrachi & Pujol, S.A., 1994. Manual de Procedimientos para la Reglamentación, Apertura y Manejo de Fondos Rotativos y Cajas Menudas - Dirección de Sistemas y Procedimientos, Contraloría General de la República, 1980. Manual de Procedimientos para la Reglamentación, Apertura y Manejo de Fondos Rotativos (Daniel Rivera - Nuria Ávila de Sáenz) - Dirección de Sistemas y Procedimientos, Contraloría General de la República, 1991. Resolución Núm.812 del 9 de septiembre de l996, del Ministerio de Hacienda y Tesoro. Manual de Procedimientos para el Uso y Manejo de las Cajas Menudas en las entidades públicas Cuarta Versión.


AVISO. Panamá, 27 de enero de 2012. Acogido al artículo 777 del Código de Comercio yo, WUI KION CHENG CHONG, en nombre y representación del establecimiento denominado MINI SUPER DRAGÓN DE ORO, con cédulade identidad personal No.PE-9-719, certifico el traspaso del nuevo propietario de este negocio al señor DANIELAQUILES RIVERA GONZALEZ, con cédula de identidad personal No.8-793-1738, ubicado en Perejil, corregimientode Calidonia, dedicada a Mini Super, compra y venta al por menor de víveres, carnes, especias, frutas, verduras,legumbres, embutidos, refrescos, golosinas, artículos de tocador, de ferretería, de plomería, útiles escolares y expendio debebidas alcohólicas al por menor en recipientes cerrados, gas licuado, cigarrillos, copias de llaves y medicamentospopulares al despacho sin receta médica. Tercera publicación. L.201-370327.

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AVISO. Para dar cumplimiento con el artículo 777 del Código de Comercio, se informa que el establecimiento comercialdenominado FROG BAR, negocio amparado bajo el registro No.105-2007, ubicado en calle Pablo Arosemena,corregimiento de Aguadulce, distrito de Aguadulce, provincia de Coclé y propiedad de RAFAEL ERNESTO ORTIZ JAEN, con cédula 2-704-1127, ha sido traspasado a FILIBERTO ENRIQUE OBALDIA DIAZ , con cédula 2-99-1923y el mismo funcionará en vía al Salado, corregimiento de Barrios Unidos, distrito de Aguadulce, provincia de Coclé,



donde funcionaba la cantina La Coqueñita y cambiará su nombre a BAR LA CAPONERA. Segunda publicación. L.201-370209.

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AVISO DE DISOLUCION. Por medio de la Escritura Pública No. 11,232 de 29 de diciembre de 2011, de la NotariaOctava del Circuito de Panamá, registrada el 4 de enero de 2012, a la Ficha No. 471131, Documento Redi No.2101813del Departamento de Mercantil del Registro Público de Panamá, ha sido disuelta la Sociedad SOUTHWEST FUNDING S.A. Única Publicación. L.201-370329.

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AVISO DE DISOLUCION. Por medio de la Escritura Pública No. 11,234 de 29 de diciembre de 2011, de la NotariaOctava del Circuito de Panamá, registrada el 11 de enero de 2012, a la Ficha No. 518892, Documento Redi No.2105245del Departamento de Mercantil del Registro Público de Panamá, ha sido disuelta la Sociedad BUENA PACIFICA, S.A.Única Publicación. L.201-370332.

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AVISO DE DISOLUCION. Por medio de la Escritura Pública No. 11,233 de 29 de diciembre de 2011, de la NotariaOctava del Circuito de Panamá, registrada el 4 de enero de 2012, a la Ficha No. 625766, Documento Redi No.2101816del Departamento de Mercantil del Registro Público de Panamá, ha sido disuelta la Sociedad CALDERON ALMENGOR, S.A. Única Publicación. L.201-370331.

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La Chorrera, 27 de enero de 2012. La presente es para informarles que el establecimiento comercial denominado BARJORON HNOS. CEDEÑO, está ubicado en la provincia de Panamá, distrito de Chame, corregimiento de Sajalices,urbanización Vía Interamericana, El Espavé, casa 32. Sus actividades son: venta de licores en recipientes abiertos,comidas preparadas, bailes ocasionales, mesas de billar y otras actividades asociadas, cuyo representante legal es el sr. AQUILES CEDEÑO , con cédula de identidad personal Nº8-324-447, el cual tiene a bien traspasar la patente de dichoestablecimiento comercial a la sra. SANTA ENCARNACIÓN BELTRES , con cédula de identidad personalNºE-8-77548, acogiéndose al artículo 777, del Código de Comercio. Atentamente Aquiles Cedeño. Céd.8-324-447.Primera publicación. L.201-370206.

EDICTO No. 073 DEPARTAMENTO DE CATASTRO ALCALDÍA DEL DISTRITO DE LA CHORRERA. ELSUSCRITO ALCALDE DEL DISTRITO DE LA CHORRERA, HACE SABER: QUE EL SEÑOR (A) DIONEL JULIASELEDONIO DE BELLIDO , mujer, extranjera, mayor de edad, residente en Altos de San Francisco, casa No.4568,teléfono No.244-5077, portadora de la cédula de identidad personal No. E-8-59986, en su propio nombre enrepresentación de su propia persona, ha solicitado a este Despacho que se le adjudique a título de plena propiedad, enconcepto de venta de un lote de terreno Municipal Urbano, localizado en el lugar denominado calle La Estrella, de labarriada Altos de San Francisco, Corregimiento Guadalupe, donde hay una casa distinguida con el número ___, y cuyoslinderos y medidas son los siguientes: Norte: Vereda con: 28.82 Mts. Sur: Finca 9535, folio 472, tomo 297 propiedad delMunicipio de La Chorrera con: 22.15 Mts. Este: Calle La Estrella con: 18.95 Mts. Oeste: Finca 9535 folio 472, tomo 297propiedad del Municipio de La Chorrera con: 13.96 Mts. Área total del terreno trescientos ochenta y nueve metroscuadrados con ochocientos sesenta decímetros cuadrados (389.0860 Mts.2). Con base a lo que dispone el Artículo 14 delAcuerdo Municipal No. 11-A del 6 de marzo de 1969, se fija el presente Edicto en un lugar visible al lote de terrenosolicitado, por el término de diez (10) días, para que dentro de dicho plazo o término pueda oponerse la (s) que seencuentran afectadas. Entréguesele sendas copias del presente Edicto al interesado, para su publicación por una sola vezen un periódico de gran circulación y en la Gaceta Oficial. La Chorrera, 25 de mayo de dos mil once. Alcalde: SR.TEMISTOCLES JAVIER HERRERA. Jefa de la Sección de Catastro. SRTA. IRISCELYS DIAZ G. Es fiel copia de suoriginal. La Chorrera, veinticinco (25) de mayo de dos mil once. (Fdo.) SRTA. IRISCELYS DIAZ G. Jefa de la Secciónde Catastro Municipal. L. 201-370470.

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EDICTO No. 308 DIRECCIÓN DE INGENIERÍA MUNICIPAL DE LA CHORRERA.- SECCIÓN DE CATASTROALCALDÍA MUNICIPAL DEL DISTRITO DE LA CHORRERA. EL SUSCRITO ALCALDE DEL DISTRITO DE LACHORRERA, HACE SABER: QUE EL SEÑOR (A) MILENI MITZILE VALDES MENDIETA , mujer, panameña,mayor de edad, con residencia en Cerro Cama, casa 3716, teléfono 244-9024, con cédula de identidad personal No.



8-789-293, en su propio nombre en representación de su propia persona, ha solicitado a este Despacho que se le adjudiquea título de plena propiedad, en concepto de venta de un lote de terreno Municipal Urbano, localizado en el lugardenominado Calle Los González, de la Barriada Cerro Cama, Corregimiento Amador, donde se llevará a cabo unaconstrucción distingue con el número ___, y cuyos linderos y medidas son los siguientes: Norte: Calle Los González con:25.00 Mts. Sur: Finca 85949, Rollo 1004, Doc.11 propiedad del Municipio de La Chorrera con: 25.00 Mts. Este: Calle LaJusticia con 20.00 mts. Oeste: Finca 85949, Rollo 1004, Doc. 11 propiedad del Municipio de La Chorrera con: 20.00 Mts.Área total del terreno quinientos metros cuadrados (500.00 Mts.2). Con base a lo que dispone el Artículo 14 del AcuerdoMunicipal No. 11-A del 6 de marzo de 1969, se fija el presente Edicto en un lugar visible al lote de terreno solicitado, porel término de diez (10) días, para que dentro de dicho plazo o término pueda oponerse la (s) que se encuentran afectadas.Entréguesele sendas copias del presente Edicto al interesado, para su publicación por una sola vez en un periódico de grancirculación y en la Gaceta Oficial. La Chorrera, 9 de noviembre de dos mil once. Alcalde: SR. TEMISTOCLES JAVIERHERRERA. Jefa de la Sección de Catastro. SRTA. IRISCELYS DIAZ G. Es fiel copia de su original. La Chorrera, nueve(9) de noviembre de dos mil once. (Fdo.) SRTA. IRISCELYS DIAZ G. Jefa de la Sección de Catastro Municipal. L. 201-370100.

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REPÚBLICA DE PANAMÁ AUTORIDAD NACIONAL DE ADMINISTRACIÓN DE TIERRAS REGIÓN No. 5,PANAMÁ OESTE. EDICTO No. 067-ANATI-2011. El Suscrito Funcionario Sustanciador de la Autoridad Nacional deAdministración de Tierras, en la provincia de Panamá al público. HACE CONSTAR: Que el señor (a) FATIMABELLIDO RUÍZ , vecino (a) de Agua Mina, corregimiento Las Lajas, del Distrito de Chame, provincia de Panamá,portador de la cédula de identidad personal No. 8-338-318, ha solicitado a la Dirección Nacional de Reforma Agraria,mediante solicitud No. 8-5-366-2007 del 10 de julio de 2007, según plano aprobado No. 804-07-23080, la adjudicacióndel título oneroso de una parcela de tierra patrimonial adjudicable, con una superficie total de 0 Has. + 705.15 M2 queserá segregado de la No. Finca Nº5862 inscrita al tomo 188, folio 104, propiedad del Ministerio de DesarrolloAgropecuario. El terreno está ubicado en la localidad Agua Mina, corregimiento La Lajas, distrito de Chame, provincia dePanamá, comprendido dentro de los siguientes linderos: Norte: Finca 5862, tomo 188, folio 104 terrenos nacionalocupado por María Isabel Samaniego Bernal. Sur: Finca 5862, tomo 188, folio 104 terrenos nacional ocupado por PaulaMaría Valdespino Torres. Este: Finca 5862, tomo 188, folio 104 terrenos nacional ocupado por Esther María Samaniego.Oeste: Calle de 10.80 mts. de tierra a la C.I.A. y a otros lotes. Para los efectos legales se fija el presente Edicto en lugarvisible de este Despacho, en la Alcaldía del distrito de Chame o en la corregiduría de Las Lajas, copia del mismo se leentregará al interesado para que lo haga publicar en los órganos de publicidad correspondientes, tal como lo ordena elartículo 108 del Código Agrario. Este Edicto tendrá una vigencia de quince (15) días a partir de la última publicación.Dado en Capira a los 23 días del mes de diciembre de 2011. (fdo.) SR. JORGE RAMOS. Funcionario Sustanciador. (fdo.)SRA. ELBA DE JAÉN. Secretaria Ad-Hoc. L.201-369405.

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MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO DIRECCION NACIONAL DE REFORMA AGRARIA REGIÓNNo. 8, LOS SANTOS EDICTO No. 056-11. EL SUSCRITO FUNCIONARIO SUSTANCIADOR DE LA DIRECCIÓNNACIONAL DE REFORMA AGRARIA DEL MINISTERIO DE DESARROLLO AGROPECUARIO, EN LAPROVINCIA DE LOS SANTOS, HACE SABER: Que el señor (a) PRUDENCIA PEREZ PEREZ, con cédulaNº7-44-153, residente en el corregimiento de Las Guabas, distrito de Los Santos, BRICEIDA DEL CARMENESCOBAR PEREZ, con portador de la cédula de identidad personal No. 7-105-631, residente en el corregimiento de LasGuabas, distrito de Los Santos, LUIS HUMBERTO ESCOBAR PEREZ, con cédula Nº6-86-14, residente de LasGuabas, distrito de Los Santos ha solicitado a la Dirección de Reforma Agraria, mediante solicitud de Adjudicación No.7-119-08, según plano aprobado No. 703-06-8788, la adjudicación a Título Oneroso de una parcela de tierra BaldíaNacional adjudicable, con una superficie de 1 Has. + 4380.04 m2, ubicado en Las Guabas, corregimiento Las Guabas,corregimiento Las Guabas, distrito de Los Santos, el cual se encuentra comprendida dentro de los siguientes linderos.Norte: Terreno de Juan Escobar Pérez, Francisco Pérez. Sur: Terreno de Mercedes Pérez Alonso. Este: Camino La Mina aEl Nancecillo. Oeste: Quebrada El Hato, Mercedes Pérez Alonso. Para efectos legales se fija el presente Edicto en lugarvisible de este Departamento, en la Alcaldía de Los Santos o en la corregiduría de Las Guabas y copias del mismo seentregarán al interesado para que las haga publicar en los órganos de publicidad correspondientes, tal como lo ordena elartículo 108 del Código Agrario. Este Edicto tendrá una vigencia de quince (15) días a partir de su última publicación.Dado en la ciudad de Las Tablas, a los veintiún días del mes de junio de 2011. (fdo.) AGR. JUAN PIMENTEL.Funcionario Sustanciador. (fdo.) TEC. IRMA L. AGUILAR. Secretaria Ad-Hoc. L.201-359815.



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