análisis - icanh

El profesional de la información, v. 14, n. 6, noviembre-diciembre 2005 423

LOS LENGUAJES DEMARCAS, y en concreto xml,han acaparado una notable aten-ción en los últimos años. La des-cripción archivística es el áreadonde ha sido más evidente el im-pacto de estos formatos.

De las tres disciplinas conoci-das como “ciencias de la documen-tación” (biblioteconomía, archivís-tica y documentación), la archivís-tica ha sufrido un mayor retraso enla adopción de normas para la des-cripción de documentos y su trans-ferencia en formato electrónico.

En el área de la bibliotecono-mía, el formato marc y las reglas decatalogación cuentan con más decuarenta años de vida y han sidoadoptadas por la práctica totalidadde centros dedicados al tratamientode datos bibliográficos y por los fa-bricantes de sistemas automatiza-dos. La aceptación del marc es talque, a día de hoy, no podemos con-cebir un sistema informático degestión bibliotecaria que no ofrezcasoporte a este formato para el inter-cambio y transferencia de datos bi-bliográficos.

Por el contrario, en el caso de laarchivística (a pesar de tratarse de

una actividad tan antigua como lapropia sociedad) no ha sucedido lomismo. En este caso, la primeranorma reconocida internacional-mente, la ISAD(G) (internationalstandard for archival descrip-tion–general) no se publicó hasta ladécada de los noventa, y tan sólodesde hace unos pocos años dispo-nemos de un estándar para la codi-ficación y transferencia de descrip-ciones en formato electrónico, laEAD (encoding archival descrip-tion).

«EAD es unvocabulario xml para

codificarinstrumentos dedescripción de

archivo en formatoelectrónico»

Entre los posibles motivos deesta situación suele señalarse que,en el caso de la archivística, la ne-cesidad de intercambiar descripcio-nes de materiales nunca ha sido tanevidente como en la práctica biblio-tecaria, dado el carácter único y lo-cal de los documentos de archivo.Las motivaciones económicas queen la década de los sesenta promo-

vieron la normalización de forma-tos de intercambio de datos biblio-gráficos y el desarrollo de políticascooperativas en bibliotecas no tu-vieron su equivalente en la prácticaarchivística.

Tendríamos que esperar a la lle-gada de internet y la posibilidad deacceder a repositorios de informa-ción remotos, disponibles en cual-quier lugar del mundo, para que sesuscitase el interés por disponer deherramientas comunes para la pu-blicación de descripciones de losfondos de archivo en formato elec-

AnálisisLenguajes de marcado y archivos digitales

Por Ricardo Eito Brun

Resumen: Se presentan las principales características de los vocabularios basados en xml,EAD y EAC, utilizados para la codificación de descripciones de documentos de archivo y re-gistros de autoridad en formato electrónico. Se ha definido la relación existente entre ambos ylas normas ISAD(G) e Isaar(CPF).

Palabras clave: Documentos de archivo, xml, EAD, EAC, EAG, ISAD(G), Isaar(CPF).

Title: Markup languages and digital archives

Abstract: The article introduces the main characteristics of vocabularies based on xml, EADand EAC, used for encoding the descriptions of archive documents and authority records inelectronic format. The relation between both and the ISAD (G) and Isaar (CPF) standards isexplained.

Keywords: Archive documents, xml, EAD, EAC, EAG, ISAD(G), Isaar(CPF).

A parte del Repertorio deetiquetas y de las Directrices de apli-cación..., la principal fuente de infor-mación sobre EAD son dos númeromonográficos de la revista Americanarchivist publicados en 1997 (volu-men 60, números 3 y 4). El primernúmero recoge seis artículos en losque se presenta el estándar; el se-gundo contiene seis casos prácticosde aplicación.

El contenido de ambos se ree-ditó en 1998 bajo la dirección deJackie M. Dooley por la Societyof American Archivists con el títuloEncoded Archival Description: context,theory and case studies.

Ricardo Eito Brun

Ricardo Eito Brun

El profesional de la información, v. 14, n. 6, noviembre-diciembre 2005424

trónico. Las principales iniciativasdesarrolladas en esta área son la yacitada EAD y EAC (encoded archi-val context), que describiremos enlos siguientes apartados. Otra ini-ciativa a la que haremos referenciaes la EAG (encoded archival guide,guía de archivo codificada), pro-puesta por la Subdirección Generalde Archivos Estatales de Españapara la codificación de guías.

EAD

Se trata de un vocabulario xml,mantenido por la Society of Ameri-can Archivists y la Library of Con-gress para codificar instrumentosde descripción en formato electró-nico. Su objetivo es normalizar elformato utilizado para crear, codifi-car e intercambiar descripciones dedocumentos de archivo en formatoelectrónico, facilitar su publicaciónen la Red y su posterior procesa-miento por medios automatizados.

Se basa en los lenguajes demarcas descriptivos (inicialmentesgml y posteriormente xml), funda-mentados en la inclusión de unas

marcas o etiquetas en los documen-tos que se intercalan en el texto pa-ra diferenciar su estructura de losdatos que contienen. Uno de losprincipios de los lenguajes de mar-cas es que todos los documentos deun mismo tipo se basan en una es-tructura común; de esta forma, to-dos ellos se podrán codificar o eti-quetar usando el mismo conjuntode etiquetas o vocabulario. Las eti-

quetas válidas para los documentosde un mismo tipo se declaran en unarchivo que recibe el nombre deDTD (document type definition).De esta manera se indicará qué eti-quetas pueden usarse en la codifica-ción, su orden, cómo deben anidar-se unas dentro de otras, cuáles sonobligatorias y/o opcionales, etc.

EAD consiste en una DTD váli-da para sgml y xml, que nos dicequé estructura deben tener las des-cripciones de documentos de archi-vo, y las etiquetas que podemos uti-lizar en su redacción. Además, seacompaña de un Repertorio de eti-quetas EAD (EAD tag library) en elque se describen los elementos de-finidos en la DTD, y el documentoDirectrices de aplicación EAD, conrecomendaciones sobre cómo apli-carla en la descripción archivística.En este documento también se des-criben las herramientas necesariaspara crear descripciones EAD. Es-tos materiales están disponiblestanto en versión electrónica comoimpresa.

http://www.loc.gov/ead

Origen y versiones

El desarrollo de EAD se inicióen 1993 con un proyecto de la bi-blioteca de la Universidad de Ber-keley bajo la dirección de DanielPitti: el Berkely Finding Aid Pro-

Delimitar fondos

Los criterios para delimitar qué constituye un fondo fueron ex-puestos por Duchein, que estableció unos criterios para determi-nar si una agrupación de documentos lo compone o no. Los repro-ducimos a continuación:

—El organismo público o privado debe poseer un nombre y unaexistencia jurídica propios, establecidos por un acto de ley, decreto,ordenanza, etc., preciso y fechado.

—El organismo debe poseer atribuciones precisas estables, defi-nidas por un texto legal o reglamentario.

—Su posición dentro de la jerarquía administrativa debe estar de-finida con precisión por el acto que le dio origen. Su subordinación aotro organismo de nivel más elevado debe estar claramente estable-cida.

—Debe tener un jefe responsable con poder de decisión en sunivel jerárquico.

—Su organización interna debe ser conocida y señalada en un or-ganigrama.

Para la descripción archivística, la delimitación y el concepto defondo resultan clave, ya que en las descripciones se debe dar a co-nocer cómo se han organizado estas “agrupaciones documentales”,la historia de la persona o institución que las generó, etc.

Descripciones codificadas en EAD de los archivos de la Durham Cathedral Library. Laestructura de las descripciones y su organización jerárquica muestran los elementos definidos

en EAD.

Lenguajes de marcado y archivos digitales


ject. La primera DTD que se diseñórecibió el nombre de Findaid DTDy se publicó en marzo de 1995. Pos-teriormente, tras una reunión cele-brada en Ann Arbor bajo la coordi-nación del Bentley Library Rese-arch Fellowship Program for theStudy of Modern Archives se propu-so el nombre EAD (Delgado Gó-mez, p. 50).

«La DTD de EAD seacompaña de un

repertorio deetiquetas EAD (EADtag library) en el que

se describen loselementos definidos

en la DTD en lasdirectrices deaplicación con

recomendacionessobre cómo aplicar

EAD en la descripciónarchivística»

En 1998 se publicó su versión1.0, mientras que la actual es la2002. En el sitio web de la Libraryof Congress se puede descargar ladocumentación relativa a ambas,así como utilidades para la conver-sión de descripciones basadas en laversión 1.0 a la 2002. En España, laFundación Tavera publicó la tra-ducción del Repertorio de etiquetasy de las Directrices de aplicacióncorrespondientes a la versión 1.0 enel año 2000.

http://www.loc.gov/ead

Aunque surgió en los EUA, ensu redacción se tuvieron en cuentadistintas reglas y normas nacionalese internacionales como ISAD(G),RAD, APPM, etc. De esta forma sefundamenta en los principios bási-cos de la descripción archivísticaexpuestos en estos estándares, y en-tre ellos la descripción multinivel.También se ha propuesto una co-rrespondencia entre los elementospropuestos en EAD y los compo-nentes descriptivos utilizados en

Componentes EAD

El siguiente texto (reproducido de las Directrices de aplicación) muestra un mode-lo de descripción con varios niveles anidados y su codificación con componentesno numerados y numerados:

ARCHIVO LITERARIO, 1943–1970, n.d.Artículos, 1951–1966Libros

Raising Demons (1957)Críticas, 1956–1957, n.d.Derechos de propiedad, 1956–1969

The Road Through the Wall (1948), 1947–1970, n.d.Cuentos cortos y otros escritos

“The Lottery”Adaptaciones dramáticasDerechos de propiedad, 1950–1953, 1964–1970

“Lover’s meeting”, n.d.ÁLBUM DE RECORTES, 1933–1937

Obras de College, 193–1937“The Lottery”, 1949–1952

La representación de la jerarquía anterior mediante componentes no numerados(elementos <c>) es la siguiente:

<c>ARCHIVO LITERARIO, 1943–1970, n.d.<c>Artículos, 1951–1966</c><c>Libros

<c>Raising Demons (1957)<c>Críticas, 1956–1957, n.d.</c><c>Derechos de propiedad, 1956–1969</c></c>

<c>The Road Through the Wall (1948), 1947–1970,n.d.</c></c>

<c>Cuentos cortos y otros escritos<c>“The Lottery”

<c>Adaptaciones dramáticas</c><c>Derechos de propiedad, 1950–1953,

1964–1970</c></c><c>“Lover’s meeting”, n.d.</c></c>

<c>ÁLBUM DE RECORTES, 1933–1937<c>Obras de College, 193–1937</c><c>“The Lottery”, 1949–1952</c>

Esta sería la misma representación utilizando componentes numerados. Se utili-zan los elementos <c01>, <c02>, <c03> y <c04>, dado que la jerarquía tienecuatro niveles:

<c01>ARCHIVO LITERARIO, 1943–1970, n.d.<c02>Artículos, 1951–1966</c><c02>Libros

<c03>Raising Demons (1957)<c04>Críticas, 1956–1957, n.d.</c04><c04>Derechos de propiedad,

1956–1969</c04></c03><c03>The Road Through the Wall (1948), 1947–1970, n.d.</c03></c02>

<c02>Cuentos cortos y otros escritos<c03>“The Lottery”

<c04>Adaptaciones dramáticas</c04><c04>Derechos de propiedad, 1950–1953, 1964–1970</c04></c03>

<c03>“Lover’s meeting”, n.d.</c03></c02><c01>ÁLBUM DE RECORTES, 1933–1937

<c02>Obras de College, 193–1937</c02><c02>“The Lottery”, 1949–1952</c02></c01>

Ricardo Eito Brun


ElementosISAD(G)

Descripción Elemento EAD

3.1.1. Código dereferencia

Permite localizar físicamente la unidad de descripción en elfondo.Debe incluir el código del país codificado según la normaISO 3166, seguido del código del archivo (indicado segúnlas normas nacionales) y la signatura de la unidaddocumental propiamente dicha.

<repository><physloc><unitid>

3.1.2. Título Título descriptivo que identifica a la unidad de descripción. <unittitle>

3.1.3. FechasFecha de creación del documento o de la unidad dedescripción (fechas de constitución de la unidad dedescripción o acumulación).

<unitdate>

3.1.4. Nivel dedescripción

Indica si estamos describiendo una serie, expediente, fondo,subfondo o unidad documental.

<archdesc level=“ “>

3.1.5. Extensión ysoporte

Número de unidades físicas o alternativamente, el espaciolineal o cúbico de la unidad de descripción.

<physdesc>

3.2.1. ProductorNombre de la institución, organización, familia o personaque produjo la unidad de descripción..

<origination>

3.2.2. Historiainstitucional/Reseñabibliográfica

Datos biográficos o históricos sobre el productor. Permitecontextualizar a la unidad de descripción.

<bioghist>

3.2.3. Historiaarchivística

Información sobre los cambios de propiedad y custodia de launidad de descripción, siempre que estos sean significativos.

<custodhist>

3.2.4. Fuenteinmediata deadquisición/Formade ingreso

Procedencia, método y forma de ingreso de la unidad dedescripción en el archivo. Se indicará la fuente inmediata deadquisición o transferencia.

<acqinfo>

3.3.1. Alcance ycontenido

Se refiere al contenido propiamente dicho de la unidad dedescripción.

<scopecontent>

3.3.2. Valoración,selección y expurgo

Indicaciones sobre la valoración de los fondos, y lasoperaciones de selección y eliminación de documentos quese hayan realizado o que estén programadas.

<appraisal>

3.3.3. Nuevosingresos

Transferencias de documentos o ingresos previstos. <accruals>

3.3.4. OrganizaciónOrganización u ordenación de la unidad, sistema declasificación.

<organization>

3.4.1. Condicionesde acceso

Información sobre condiciones de acceso y utilización de losdocumentos desde los puntos de vista legal, físico ointelectual.

<accessrestrict>

3.4.2. Condicionesde reproducción

Restricciones relativas a la reproducción de los documentos. <userrestrict>

3.4.3.Lengua/escriturasdel material

Idiomas en los que se encuentra la documentación.También se utiliza este elemento para indicar tipos de letraso símbolos utilizados.

<langmaterial>langmaterial=“ “>

3.4.4.Característicasfísicas yrequerimientostécnicos

Indican si la unidad de descripción presenta característicasfísicas que pueden afectar a la accesibilidad y utilización, asícomo la necesidad de utilizar alguna herramienta odispositivo para leerla..

<phystech>

3.4.5. Instrumentosde descripción

Se enumeran los instrumentos de descripción que ofrezcaninformación sobre la unidad de descripción: inventarios,índices, etc.

<otherfindaid>

3.5.1. Existencia ylocalización de losoriginales

En aquellos casos en los que la unidad de descripción seauna copia, este elemento indicará dónde se encuentran losdocumentos originales..

<originalsloc>

3.5.2. Existencia ylocalización decopias

Recogerá información sobre la existencia de copias de ladocumentación que se describe, cualquiera que sea susoporte físico.

<altformavail>

3.5.3. Unidades dedescripciónasociadas

Establece relaciones con otras unidades de descripción.<relatedmaterial><separatedmaterial>

3.5.4. Nota depublicación

Recoge referencias bibliográficas de publicaciones en lasque se haya utilizado o analizado la unidad de descripción.

<bibliography>

3.6.1. NotaCualquier información adicional sobre la unidad dedescripción que no tenga cabida en el resto de elementos.

<odd>

Area 7. Control dela descripción

Nombre del archivero autor de la descripción, fecha decreación y normas en las que se basó.

Se corresponde conelementos de lacabecera<eadheader>

Equivalencias entre elementos ISAD(G) y EAD



ISAD(G) y en otras normas de des-cripción archivística.

EAD y los principios de ladescripción archivística

Como hemos señalado, el obje-tivo es facilitar la codificación deinstrumentos de descripción (queson el resultado de la actividad dedescripción) en formato electrónicode manera uniforme, para que éstosse puedan publicar e intercambiarcon facilidad.

«Su desarrollo seinició en 1993 con un

proyecto de laUniversidad deBerkeley bajo la

dirección de DanielPitti. La primera DTDrecibió el nombre deFindaid y se publicóen marzo de 1995»

La descripción archivística esuna actividad que consiste en crearunas descripciones breves de losmateriales disponibles en un archi-vo que permitirán a los usuarios einvestigadores conocer cuáles estándisponibles sin necesidad de acce-der a los originales. Además, sirvetambién para la recuperación, puesde su contenido se podrán extraerpalabras clave que servirán como

puntos de acceso para la posteriorrecuperación de los documentosdescritos.

Una definición formal de ladescripción archivística la encon-tramos en la norma ISAD(G), dondehabla de “la creación de una repre-sentación precisa de los fondos ysus partes componentes mediante elproceso de captar, componer y or-ganizar la información que sirvepara identificar el material archivís-tico y explicar el contexto y siste-mas archivísticos que lo produje-ron” (Heredia, p. 49). Esta mismaautora propone su propia defini-

ción: “proceso de análisis de los do-cumentos de archivo o de sus agru-paciones materializado en represen-taciones que permitan su identifica-ción, localización y la recuperaciónde su información para la gestión yla investigación”.

Esta actividad generará instru-mentos de descripción, definidos enel glosario de la norma ISAD(G) co-mo “cualquier descripción o mediode información hecho o recibido porun archivo en el proceso de estable-cimiento de control administrativo ointelectual sobre la documentaciónarchivística”. Éstos serán los docu-mentos que contienen la descripciónde los documentos o agrupacionesdocumentales disponibles en el ar-chivo, así como información sobresu origen, actual organización, e in-formación sobre la persona o insti-tución que los generó o reunió. Me-dian entre el usuario–investigadorque necesita acceder a la informa-ción y los documentos originales, dela misma forma que un asiento bi-bliográfico ISBD actúa de mediadorentre un libro y los lectores de unabiblioteca.

Debemos señalar la importan-cia de la descripción archivística,ya que su resultado nos permite lo-calizar y recuperar los documentosdisponibles en los archivos. Si-

Como muestra este documento EAD publicado por la Library of Congreso, una descripciónEAD permite incluir en la descripción, distintos tipos de puntos de acceso o descriptores:

nombres de persona, instituciones, materias, lugares, etc.

El Online Archive of California, otro de los proyectos pioneros en la adopción de EAD. En laimagen, podemos ver cómo la descripción está vinculada a representaciones digitalizadas de

la documentación.

Ricardo Eito Brun


guiendo a Cruz Mundet sería “laparte culminante del trabajo archi-vístico [...] encaminada a poner losdocumentos en servicio, es decir,hacer de ellos un útil disponible pa-ra la sociedad” (Cruz Mundet, p.255).

La normalización de ladescripción archivística

Hasta la publicación de la nor-ma ISAD(G), uno de los problemasmás citados en los manuales de ar-chivística era la falta de unas pautascomunes que guiasen la creación dedescripciones. Incluso dentro de lasprácticas seguidas en un mismo pa-ís (referidas normalmente como tra-dición archivística nacional) resul-taba difícil encontrar reglas común-mente aceptadas, y era habitual quedistintos autores promulgasen eluso de prácticas y niveles de detallediferentes.

«La descripciónarchivística consiste

en crear unasdescripciones de los

materialesdisponibles en un

archivo, quepermitirán a los

usuarios conocer quédocumentos están

disponibles sinnecesidad de acceder

a los originales»

Entre las causas a las que se haachacado esta falta de normaliza-ción se han señalado el carácter es-pecializado de los usuarios de losarchivos, el interés local de los fon-dos, así como las actitudes de losarchiveros (más preocupados por laconservación y custodia de los fon-dos que por facilitar el acceso a losmismos).

Sin embargo, en la década de1990 se produjeron importantesavances en la normalización de laspautas que deben guiar la descrip-ción archivística. Estos esfuerzos

tuvieron su principal logro en la pu-blicación del estándar ISAD(G) queactualmente es la especificaciónmás importante sobre cómo deberealizarse esta labor documental.Pero no ha sido el único ni el primerestándar diseñado con esta finali-dad. Así, en su excelente obra dedi-cada a la normalización de la des-cripción archivística, Bonal Zazodescribe otros modelos previos co-mo son APPM, RAD y el MAD, y suinfluencia decisiva en la redacciónde la norma ISAD(G).

—APPM (Archives, personalpapers and manuscripts) es una

norma redactada por Steven Hen-sen para adaptar las Anglo–Ameri-can Cataloguing Rules 2 (AACR2) alas necesidades de la descripción ar-chivística. Estas reglas tuvieron ungran impacto en los EUA y sirvie-ron como estándar de contenido pa-ra el marc AMC (archives and ma-nuscripts control), el cual se sigueplanteando aún hoy en día como uncomplemento a las descripcionesbasadas en EAD (Hensen, p. 75).

APPM fue reemplazado porDACS (Describing archives: a con-tent standard), norma publicada en2004 por la Society of American Ar-

Desde el censo–guía se pueden consultar descripciones de fondos y autoridades, así como versu codificación en EAD.

En Archives Hub se facilitan formularios html para que los archiveros autorizados puedangenerar descripciones EAD con facilidad, sin necesidad de usar editores especializados.

http://www.archiveshub.ac.uk



chivists, que combina APPM conISAD(G), establece los elementosque deben usarse en la redacción dedescripciones e incluye ejemplos desu utilización en descripciones co-dificadas mediante EAD y marc.

—RAD (Rules of archival des-cription) es el estándar utilizado enCanadá y también puede describir-se como una adaptación de lasAACR2 al mundo de los archivos.

—MAD (Manual of archivaldescription) redactado por MichaelCook y Margaret Procter es utili-zado en el Reino Unido. Se desa-rrolló en el marco del Archival des-cription project, y en su redacciónparticiparon la British Library, laSociety of Archivists y la LiverpoolUniversity. Actualmente parece en-contrarse en desuso (Delgado, p.15). La tercera edición que hemospodido consultar está fechada en elaño 2000.

EAD y la normalizaciónde las descripciones

Al tratarse de un vocabularioxml, establece las etiquetas o mar-cas que podemos utilizar en la crea-ción de una descripción. Recoger latotalidad de las etiquetas declaradasen EAD queda fuera del alcance deeste texto aunque citamos algunosde ellos como aproximación paralos lectores no familiarizados con lanorma.

«Hasta la publicaciónde la norma ISAD(G),uno de los problemas

más citados en losmanuales de

archivística era lafalta de unas pautas

comunes que guiasenla creación dedescripciones»

Un documento EAD siemprecontará con un elemento <ead> quecontiene a todos los demás. Se tratade una característica de todo docu-mento xml: cualquiera que sea el

vocabulario en el que esté basado,debe contar con un elemento raíz.

Dentro del elemento raíz se in-cluirá una cabecera entre la etique-ta <eadheader> que recogerá me-tadatos sobre la propia descripción:quién la ha realizado, cuándo, su tí-tulo, quién y cuándo la ha codifica-do en formato EAD, historia de lasmodificaciones realizadas en ladescripción, etc. Estos metadatos sebasan en los utilizados en otro co-nocido vocabulario sgml/xml: TEI(text encoding initiative) diseñadopara la codificación de obras litera-rias en texto completo.http://www.tei–c.org

Junto a la cabecera, una des-cripción EAD constará de un ele-mento <archdesc> que contendrálas principales etiquetas, entre ellas,y a modo de ejemplo:

—<did>: agrupa distintos ele-mentos como: <repository>, nom-bre del archivo dónde se custodia ladocumentación; <unittitle>, títulode la documentación; <unitdates>fechas de la documentación;<physdesc>, descripción física;<origination>, nombre de la perso-na, familia o institución que generóla documentación, etc.

—<bioghist>: recoge la histo-ria de la institución o los datos bio-gráficos de la persona, familia oinstitución que generó la documen-tación que se describe.

—<scopecontent>: codificauna descripción de la documenta-ción.

—<controlaccess>: codificanombres de personas, instituciones,materias, profesiones, lugares, etc.,que servirán como puntos de accesopara facilitar la posterior recupera-ción de la descripción.

—<dao> y <daogrp>: vincu-lan la descripción a representacio-nes en formato electrónico de la do-cumentación que se describe (imá-genes escaneadas, por ejemplo).

—<originalsloc>: incluye in-formación relativa a la ubicación delos originales, su destrucción, etc.

—<custodhist>: historia de lacustodia, cambios en la misma quepuedan afectar a su integridad, etc.

—<accessrestrict> y <userres-trict>: informan respectivamentesobre restricciones en el acceso a ladocumentación, o de las limitacio-nes para citar la documentación opublicar su contenido.

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—<bibliography>: bibliografíarelacionada con la documentaciónque se describe.

—<relatedmaterial> y <sepa-ratedmaterial>: para codificar refe-rencias a otras agrupaciones docu-mentales relacionadas con la que sedescribe.

«Por fondoentendemos el

conjunto dedocumentosgenerados o

recibidos por unapersona, familia uorganización en eldesarrollo de las

actividades que leson propias»

De esta forma se establece unestándar para la creación de des-cripciones homogéneas al definirlos distintos elementos que la con-formarán, así como el significadopreciso de cada uno de ellos. LaDTD de EAD también indica el or-den en el que deben codificarse es-tas etiquetas o elementos, cuálesson repetibles, etc., definiendo laestructura de los documentos xmlresultantes.

El carácter jerárquico delos fondos. Su influencia

en la descripción

Un archivo custodia uno o másfondos. Por fondo entendemos elconjunto de documentos generadoso recibidos por una persona, familiau organización en el desarrollo delas actividades que le son propias.Decimos que es una agrupación“orgánica” de documentos, frente aotras de naturaleza más artificial o“colecciones” que resultan de lareunión de documentos que no hansido generados en el desarrollo delas actividades vinculadas a una or-ganización, familia o persona, sinoque se han juntado atendiendo aotro tipo de criterios (temática, for-matos, o características físicas).

Una de las peculiaridades de losdocumentos que forman un fondoes que se organizan en distintosgrupos, divisiones y subdivisiones,formando un entramado jerárquicoque puede tener un número variablede niveles.

En relación al número de nive-les, se han propuesto distintos enfo-ques, aunque normalmente se hablade cinco niveles básicos: archivo,fondo y subfondo, serie, expedientey documento o unidad documentalsimple; todos ellos parten del hechode que un archivo puede contenervarios fondos. Además, cada unodeberá tratarse de forma separadade acuerdo con el principio de pro-cedencia, formulado en 1841 por elarchivero e historiador francés Na-talis de Wally, y que constituyeuno de los pilares de la práctica ar-chivística: los documentos debenser agrupados en fondos, de maneraque se reunan todos los que proven-gan de un cuerpo, establecimiento,familia o individuo. “Los documen-tos acumulados por una persona, fa-milia o persona jurídica a causa desus funciones y actividades no de-ben mezclarse o combinarse condocumentos de otro individuo opersona jurídica” (Heredia, p. 57).

Cada fondo se organizaría entres niveles jerárquicos básicos:

—Sección: primera divisiónque se establecería a partir de las di-visiones funcionales de la institu-ción.

—Subsección: como subdivi-sión de la anterior.

—Series: reúnen documentosproducidos de manera continuadacomo resultado de una misma acti-vidad. Constarán de expedientesque reunirán documentos indivi-duales.

La organización jerárquica delos fondos nos interesa especial-mente porque debe plasmarse en lasdescripciones. Concretamente, lanaturaleza jerárquica de los fondos

(y la de sus descripciones) es unode los motivos que impulsó el desa-rrollo de EAD y por los cuales sebasó en los lenguajes de marcasdescriptivos sgml y xml.

EAD y la descripciónmultinivel

Según lo expuesto en el apar-tado anterior, la descripción de unfondo será el resultado de la sumade las descripciones de las distin-tas partes que lo constituyen. Cadauna de ellas (y el fondo en sí mis-mo) conforma una unidad de des-cripción, que puede definirse co-mo la “unidad archivística para lacual se crea una representacióndescriptiva” y también como “do-cumento o conjunto de documen-tos de cualquier naturaleza trata-dos como un todo para ser la basede una descripción” (Heredia, p.62). Así, las unidades de descrip-ción serán los documentos y lasagrupaciones documentales objetode la descripción.

La principal razón para adoptarsgml (y posteriormente xml) comobase de EAD fue la capacidad queofrece este lenguaje para represen-tar estructuras jerárquicas. En losdocumentos sgml y xml, las eti-quetas se pueden anidar unas den-tro de otras formando una jerar-quía que suele representarse me-diante un árbol. Esto es similar a laorganización de una descripciónarchivística multinivel, donde ladescripción de unas unidades que-dará anidada dentro de otras. Re-sultaba evidente que el uso de len-guajes de marcas permitiría repre-sentar estas anidaciones y manifes-tar de forma precisa la organiza-ción jerárquica de los fondos y sudivisión en secciones, subseccio-nes, series, expedientes, etc.

Inicialmente, un documentoEAD se puede crear para codificarla descripción de cualquier unidadde descripción, se encuentre en unou otro nivel. El vocabulario EADincorpora distintos mecanismos pa-



ra representar esta organización je-rárquica. Por ejemplo, todo docu-mento debe contener un elemento<archdesc> (descripción de archi-vo) que irá acompañado por un atri-buto level que indicará qué nivel seestá describiendo (fondo, serie, ex-pediente, etc.).

Otro mecanismo para represen-tar esta jerarquía son los compo-nentes, que hacen referencia a cadauna de las “partes” que se puedendescribir y que, juntas, formarán ladescripción en su totalidad. Literal-mente, en la traducción de las Di-rectrices de aplicación de la ver-sión 1.0 se define un componentecomo “bien una entidad archivísticafácilmente reconocible, tal comouna serie, subserie, archivo o uni-dad documental, o bien simplemen-te un nivel o etapa dentro de la je-rarquía descriptiva”.

En EAD los componentes se re-presentan anidados dentro del ele-mento genérico <archdesc> que,como hemos señalado, recoge ladescripción del nivel más general.Para representar la organización je-rárquica de los fondos, pueden ani-darse unos dentro de otros, sin queexista a priori ninguna limitaciónen cuanto al número de componen-tes que pueden anidarse ya que nose establece un número máximo enrelación a este punto.

Los componentes se pueden co-dificar en EAD de dos formas:

—No numerados: representa-dos mediante elementos <c>.

—Numerados: identificadoscomo <c01>, <c02>, <c03>,...,<c12>, hasta un máximo de doceniveles anidados. Este tipo es el quese suele recomendar, ya que permi-te ver más fácilmente la organiza-ción jerárquica de los niveles dedescripción y la inclusión de unoscomponentes dentro de otros.

EAD y el intercambio dedatos

En los apartados anteriores sehan descrito dos de las ventajas deEAD: la definición de una serie deelementos o etiquetas para estructu-

rar las descripciones y la forma derepresentar la organización jerárqui-ca de los documentos de archivo.

Las descripciones EAD, al estarbasadas en xml, permiten delimitarclaramente la estructura y los con-tenidos informativos. Esto hace queun documento EAD sea fácilmenteprocesable por un sistema informá-tico con cualquier finalidad (porejemplo, para importar su conteni-do a una base de datos, indexar al-gunas de sus secciones, etc.) utili-zando herramientas y lenguajes deprogramación estándares.

«La organizaciónjerárquica de los

fondos debeplasmarse en las

descripciones. Estees uno de los motivospor los cuales EAD se

basó en sgml»

A parte de las ventajas inheren-tes al uso de xml, incorpora un me-canismo para asegurar la compati-bilidad entre distintos sistemas demetadatos. Se trata de los llamadosanálogos de codificación. Consis-ten en un atributo que puede acom-pañar a las distintas etiquetas EADpara indicar con qué elemento ometadato de un sistema de codifica-ción alternativo (es decir, diferentea EAD) se corresponde el elemento

Documento EAC de ejemplo, con un registro de autoridad para “Toro Sentado”.

Documento EAD de ejemplo, relativo a unos fondos de la Universidad de Sigüenza.

Ricardo Eito Brun


EAD en cuestión. Así, se podría es-tablecer una equivalencia entre lasetiquetas EAD y elementos marc(de hecho, éste es el uso más habi-tual de los análogos de codifica-ción).

EAD e ISAD(G)

ISAD(G) es el principal logroen la normalización internacionalde la archivística y su origen datade la década de 1990. En 1992, enuna reunión del CIA (Consejo In-ternacional de Archivos) celebradaen Madrid se preparó y aceptó unaDeclaración de principios sobre ladescripción archivística y se inicióel proyecto encaminado a su redac-ción. La versión definitiva se apro-bó en 1993 y se dio un período deprueba de cinco años para que lacomunidad de archiveros pudieseprobar sus beneficios y sugerircambios. Tras este primer paso, seaprobó la versión definitiva en sep-tiembre del año 2000 en el XIVCongreso internacional de archivoscelebrado en Sevilla (Cruz Mun-det, p. 259).

«Cualquierdescripción EAD sería

compatible conISAD(G), en cuanto

existe unacorrespondenciadirecta entre los

elementos definidosen estos dossistemas dedescripción»

ISAD(G) establece una serie deelementos descriptivos que se pue-den utilizar en la creación de instru-mentos de descripción. La normatambién recoge un glosario de tér-minos y unas recomendaciones oprincipios que deben guiar la activi-dad de descripción. También esta-blece un modelo de descripción je-rárquica o multinivel que se adecuaa la organización jerárquica de losarchivos.

En distintos documentos se se-ñala cómo ISAD(G) ofrece un mar-co general, aplicable internacional-mente, si bien es necesario hacer al-gunas adaptaciones para satisfacerlos requerimientos particulares decada país y acomodarla a las tradi-ciones archivísticas nacionales. Es-ta opinión la encontramos en loscomentarios que Antonia Herediahizo a la traducción de la norma, ytambién en la tercera edición delMAD de Cook y Procter.

La organización jerárquica delos archivos (de lo general a lo par-ticular) nos obliga a decidir a quénivel se va a realizar la descripción.Será posible hacerla a nivel de fon-do, serie, expediente o incluso deunidad documental.

En este sentido, ISAD(G) pro-pone un modelo de descripciónaplicable en cualquiera de los nive-les en los que se organiza un archi-vo. Así, los elementos no están vin-culados a un nivel específico (fon-do, serie, expediente, etc.) sino quese podrán utilizar en la descripciónde cualquier unidad de descripción,cualquiera que sea el nivel de ésta.

En relación a los elementosdescriptivos que establece la nor-ma, son veintiséis, agrupados ensiete áreas: 1. Identificación; 2.Contexto; 3. Contenido y estructu-ra; 4. Condiciones de acceso y utili-zación; 5. Documentación asocia-da; 6. Notas y 7. Control de la des-cripción. De todos los elementos,sólo seis se consideran “esenciales”para la descripción: 1.1. Código dereferencia o signatura; 1.2. Título;1.3. Fechas; 1.4. Nivel de descrip-ción; 1.5. Volumen y soporte de launidad de descripción y 2.1. Nom-bre del productor.

Se han establecido equivalen-cias entre los elementos definidosen ISAD(G) y los de EAD para ga-rantizar que cualquier descripcióncreada en ésta sea compatible conaquélla, en cuanto existe una co-rrespondencia directa entre los ele-

mentos definidos en ambas. De he-cho, en la versión 2002 de EAD serealizaron algunos cambios (comola inclusión de ciertos elementos)con el fin de garantizar una compa-tibilidad plena con la normaISAD(G).

EAC

Tras la anterior, es la segundaaplicación en importancia del len-guaje xml en el área de los archivosy tiene como objetivo codificar enformato xml los registros de autori-dad ya que establece las etiquetasque deben utilizarse. De la mismaforma que hay una clara correspon-dencia entre EAD y la normaISAD(G), existe un paralelismo en-tre EAC e Isaar(CPF).

«De la misma formaque existe una clara

correspondenciaentre EAD y la norma

ISAD(G), existe unparalelismo entreEAC y la norma

Isaar(CPF)»

En EAC se utiliza el término“contexto” en lugar de “autorida-des”. Esto es así porque no sólo sepersigue la normalización de lasdistintas formas disponibles para unnombre (como sucede en el controlde autoridades tradicional en el ám-bito bibliográfico), sino que tam-bién se pretende describir las cir-cunstancias bajo las cuales se gene-raron los distintos fondos. Si en elmodelo EAD (siguiendo la aproxi-mación tradicional en la creaciónde descripciones de documentos dearchivo) la información contextualha sido parte integrante de las pro-pias descripciones, EAC propone lacreación de registros contextualesseparados, que posteriormente sevincularán a las descripcionesEAD. La utilización de una sintaxiscomún, xml, y la posibilidad de cre-ar enlaces hipertexto para relacio-nar los documentos xml, permiteestructurar un sistema de informa-



ción donde descripciones de docu-mentos y registros de autori-dad/contexto quedan vinculados ypermiten la navegación a través delsistema.

Su origen se remonta al año2001, con una reunión celebrada enToronto donde se definieron susprincipios básicos. Sin embargo, nose encuentra tan desarrollada comoEAD; concretamente todavía se tra-ta de una versión “beta”, no defini-tiva, que puede consultarse en laweb (donde también está disponibleuna traducción al castellano realiza-da por Alejandro Delgado).http://www.iath.virginia.edu/eac/

EAC e Isaar(CPF)

EAC se diseñó como una imple-mentación basada en xml de la nor-ma Isaar(CPF). y se corresponde ala Norma internacional sobre regis-tros de autoridad de archivos, rela-tivos a instituciones, personas y fa-milias. La primera edición fue pu-blicada en 1996 por el CIA, mien-tras que la segunda salió a la luz enel año 2004 tras un período de revi-sión de cuatro años.

«EAC no sólopersigue la

normalización de lasdistintas formas

disponibles para unnombre (como

sucede en el controlde autoridades

bibliográfico), sinotambién describir lascircunstancias bajo

las cuales segeneraron los

distintos fondos»

Isaar(CPF) establece las pautaspara la redacción de registros de au-toridad. Consta de cuatro áreas: 1.Identificación; 2. Descripción; 3.Relaciones y 4. Control, donde secodifican, mediante distintos ele-mentos, los nombres normalizadosy los no autorizados, información

sobre la historia, biografía, funcio-nes y actividades de la persona, fa-milia o institución a la que se refie-re el registro, y las relaciones queexisten con otras personas, familiaso instituciones que estarán repre-sentadas por otros registros de auto-ridad. El área de control recogerádatos relativos al propio registro deautoridad (quién lo creó, cuándo yqué reglas se tomaron como basepara su redacción). De todos loselementos definidos enIsaar(CPF), se consideran “esen-ciales”: 5.1.1. Tipo de entidad;5.1.2. Forma autorizada del nom-bre; 5.2.1. Fechas de existencia y5.4.1. Identificador del registro deautoridad.

Isaar(CPF) se ideó para serusada junto a descripciones basadasen ISAD(G), y éstas contienen refe-rencias a registros de autoridadIsaar(CPF) en los elementos 3.2.1.Nombre del producto y 3.2.2 Histo-ria instituciones/Reseña bibliográfi-ca. En el capítulo 6 de la normaIsaar(CPF) se incluyen unas reco-mendaciones genéricas sobre cómorealizar enlaces entre ambas.

En el texto de Isaar(CPF) seseñala que la norma sólo incluyeparte de los requisitos necesariospara implementar el intercambioautomatizado de registros de autori-dades, y se hace una referencia ex-plícita a EAC como formato detransferencia complementario almodelo propuesto por Isaar(CPF).

Estructura de un registroEAC

Tiene un elemento raíz <eac>,que contiene dos elementos obliga-torios:

—<eacheader>: con datos parael control de la descripción, su au-tor, fechas de creación, modifica-ción, etc.

—<condesc>: incluye infor-mación sobre la entidad a la que serefiere el registro de autoridad: des-cripción, nombres autorizados y al-

ternativos, relación con otros regis-tros EAC y con otros recursos.

La raíz va acompañada de unatributo type que recoge los valorescorporatebody, person o family pa-ra indicar si el registro hace refe-rencia a una institución, persona ofamilia.

Por otro lado, <condesc> cons-tituye la base del registro de autori-dad y contiene los siguientes ele-mentos hijos:

—<identity>: recoge los nom-bres usados por la entidad, tanto losautorizados como los que no lo es-tán.

—<desc>: descripción de laentidad, su historia/biografía, con-texto, funciones, etc.

—<eacrels>: referencias aotros registros de autoridad EACpara personas, familias u organiza-ciones relacionadas.

—<resourcerels>: referenciasa recursos archivísticos, bibliográ-ficos o museográficos relacionados.

—<funactrels>: descripcionesde funciones o actividades relacio-nadas con la persona, familia o ins-titución en un formato normalizado(procedente de la lista de autorida-des).Estos elementos contienen a suvez a otros mediante los cuales sedetalla la información que contie-nen. Existe una equivalencia entrelos elementos definidos en laIsaar(CPF) y las etiquetas EAC.

EAG

Para concluir este resumen delas aplicaciones del lenguaje xml enla descripción de materiales de ar-chivo, debemos mencionar la DTDEAG. Fue publicada como versiónprovisional (alfa 0.2) por la Subdi-rección General de los ArchivosEstatales de España en octubre delaño 2002. Se trata de una DTD queestablece las etiquetas que debenaplicarse en la redacción de guíasde archivo en formato electrónico.Está estrechamente vinculada a los

Ricardo Eito Brun


electrónica comerciales. Debemosdestacar que se han publicado dis-tintas utilidades y herramientas pa-ra facilitar los procesos de publica-ción de descripciones EAD. Porejemplo, como parte del llamadoEAD cookbook 2002, se puedendescargar hojas de estilo para lapresentación de estos documentos.http://www.archivists.org/saagroups/ead/ead2002cookbookhelp.html

En la obra de Alejandro Delga-do citada en la bibliografía se des-criben algunas herramientas y apli-caciones que pueden usarse en lacreación de descripciones basadasen este vocabulario.

Conclusiones

En los apartados anteriores sehan descrito las principales caracte-rísticas de los vocabularios basadosen xml, EAD y EAC, utilizados pa-ra la codificación de descripcionesde documentos de archivo y regis-tros de autoridad en formato elec-trónico. Se ha definido la relaciónexistente entre ambos y las normasISAD(G) e Isaar(CPF). EAD ha lo-grado una mayor aceptación y po-demos encontrar numerosos ejem-plos y experiencias que demuestransu viabilidad como un mecanismopara publicar e intercambiar des-cripciones en internet. Entre estasiniciativas debemos destacar el Ar-chives Hub desarrollado en el Rei-no Unido, que demuestra la posibi-lidad de usarlo como un mecanismopara facilitar la creación de reposi-torios centralizados donde se reú-nen y gestionan las descripcionescodificadas por distintos archivos.En este portal, los archiveros auto-rizados pueden acceder a un formu-lario html desde el que crear des-cripciones, asignar puntos de acce-so tomados de listas de autoridad ygenerar documentos EAD válidosque posteriormente se volcarán auna base de datos centralizada. Es-te, junto con otros ejemplos, sonuna buena muestra de las ventajasque pueden aportar la aplicación delos lenguajes de marcas en la crea-

ción y difusión de bienes culturales.Retomando una idea expuesta porCharles Goldfarb (creador del len-guaje sgml) podemos decir que “nomerecería la pena recorrer las auto-pistas de la información si el paisa-je está dominado por parques in-dustriales, oficinas y centros co-merciales [...]” gracias al TEI (yaquí añadiríamos EAD) también en-contraremos museos, bibliotecas y,por qué no, archivos1.

Nota

1. «The vaunted ‘information superhighway’would hardly be worth travelling if the landsca-pe were dominated by industrial parks, officebuildings and shopping malls. Thanks to theText Encoding Initiative, there will be mu-seums, libraries, theatres and universities aswell”. Tomado de: Ide, Nancy; Véronis, J.(eds). Text encoding initiative: background andcontext. Kluwer, 1995.

Bibliografía

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Procter, Margaret; Cook, Michael. Manual ofarchival description. 3rd ed. Aldershot: Gower,2000. Isbn 0 566 08258 6, xx, 300 pp.

Society of American Archivists, Encoded Archi-val Description Working Group. EAD: Descrip-ción Archivística Codificada: directrices deaplicación versión 1.0. Traducción de la Funda-ción Histórica Tavera. [S.l.]: Fundación Históri-ca Tavera, 2000, xx, 313 pp.

Ricardo Eito Brun, Universidad Car-los III de Madrid.

[email protected]

proyectos Censo–Guía y ArchivosEspañoles en Red, y fue discutidaen foros de discusión internaciona-les como un complemento a laEAD.

Podemos decir que viene a su-plir algunas de las limitaciones deEAD a la hora de codificar las tradi-cionales guías de archivo, donde sefacilita información no sobre unfondo en concreto, sino sobre losservicios que ofrece un archivo, suorganización interna, ubicación ge-ográfica, horarios de apertura, etc.Por ejemplo, incluye elementos co-mo: <firstdem> y <seconddem>,para las denominaciones principal ysecundaria de los archivos; <telep-hone>, <fax>, <webpage> paradatos de contacto; <timetable>, pa-ra el horario de apertura; <respre-positor> para indicar quién es elresponsable del centro, etc.

EAD en la práctica

Es posible encontrar numerososcasos de descripciones basadas enEAD. Por ejemplo, desde el sitiooficial hospedado por la Library ofCongress podemos acceder a unalista de “sitios EAD”.http://www.loc.gov/ead/eadsites.html

«EAG es una DTD queestablece las

etiquetas que debenaplicarse en la

redacción de guías dearchivo en formato

electrónico»

Además, desde esa página sepuede obtener un breve resumen delos procedimientos que se siguieronpara crear y publicar estas descrip-ciones. Encontramos distintas apro-ximaciones: centros que han optadopor convertir a formato xml la in-formación disponible en bases dedatos relacionales, institucionesque decidieron crear directamentesus descripciones usando editoresxml especializados, u otros queadoptaron sistemas de publicación

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