analisis dan perancangan sistemxa.yimg.com/kq/groups/22985771/1212339583/name/rpl3.doc · web...

Click here to load reader

Post on 27-May-2018

216 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

Analisis dan Perancangan Sistem

70 BAGIAN II: PENGEMBANGAN PERANGKAT LUNAK

BAB 3: ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM 69

Pemilik

Kepala Toko

Pemasaran &

Penjualan

Akuntansi &

Keuangan

Kepegawaian &

Umum

Akuntansi

Keuangan

Pemasaran

Penjualan

Pengadaan

Kepegawaian

Umum

ANALISIS DAN

PERANCANGAN SISTEM

Tujuan

Bagian ini menjelaskan tentang analisis dan perancangan sistem sebagai bagian dari pelaksanaan pengembangan perangkat lunak. Setelah mempelajari bagian ini dengan baik, pembaca diharapkan dapat:

(Memahami apa yang disebut sistem, khususnya sistem berbasis komputer.

(Memahami analisis dan perancangan sistem meliputi pengertian, cakupan, dan tahap pelaksanaannya.

(Memahami bagaimana melaksanakan dan memodelkan hasil analisis dan perancangan sistem.

(Mengetahui arti, fungsi, dan tata letak dokumen Spesifikasi Kebutuhan Sistem (SKS) dan Deskripsi Perancangan Sistem (DPS).

Pokok Bahasan

Pokok bahasan pada bagian ini meliputi:

(Sistem

(Analisis Kebutuhan Sistem

(Perancangan Sistem

(Contoh Pelaksanaan Analisis dan Perancangan Sistem

(Spesifikasi Kebutuhan dan Deskripsi Perancangan Sistem

Perangkat lunak adalah bagian dari suatu sistem yang lebih besar. Sistem tersebut dapat berupa sistem informasi, sistem perangkat keras, atau sistem berbasis komputer lainnya. Sebelum perangkat lunak dibuat, terlebih dahulu harus disiapkan sistem yang akan menjadi lingkungan perangkat lunak tersebut.

3.1 Sistem

3.1.1 Pengertian Sistem

Banyak definisi tentang sistem yang sebenarnya saling melengkapi. Menurut Kamus Besar Bahasa Indonesia [BAP99] sistem adalah:

perangkat unsur yang secara teratur saling berkaitan sehingga membentuk suatu totalitas.

Atau menurut The American Heritage Dictionary seperti dikutip oleh Martin E. Model [MOD87], sistem adalah:

a group of interacting, interrelated, or interdependent (business function, processes, activities or) elements forming a complex wholea functionally related group of (business function, processes, activities or) elements, for instance, a network of stuctures and channels, as for communications, travel, or distribution.

Sementara James A. OBrien [OBR90] mendefinisikan sistem sebagai:

a group of interrelated components working together toward a common goal by accepting inputs and producing outputs in an organized tranformation process.

Dari tiga definisi mengenai sistem di atas dapat disimpulkan bahwa sebuah sistem merupakan kumpulan dari elemen-elemen yang saling berkaitan dan bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu melalui aktivitas atau proses yang terorganisasi.

3.1.2 Karakteristik Sistem

Selain dari definisi, pemahaman tentang sistem dapat diperoleh dengan mempelajari sifat atau karakteristiknya. Secara umum ada delapan ciri yang menjadi karakteristik sistem, yaitu: [SAY84]

1.Komponen sistem

Bagian-bagian dari sistem, dan dapat berupa sub-sistem, fungsi, objek (orang, barang atau material, bagian organisasi, dan lain-lain), dan prosedur.

2.Batas sistem

Daerah yang membatasi suatu sistem dengan sistem lainnya atau dengan lingkungannya.

3.Lingkungan luar sistem

Tempat dimana sistem berada atau segala sesuatu yang ada di luar batas sistem yang mempengaruhi operasional sistem.

4.Penghubung sistem

Media atau antarmuka (interface) yang menghubungkan satu sistem dengan sistem lainnya (atau antar sub-sistem).

5.Masukan sistem

Variabel yang nilai-nilainya mempengaruhi sistem, dan berasal dari lingkungan luar atau sistem lain.

6.Keluaran sistem

Merupakan variabel yang keluar dari sistem dan kembali ke lingkungannya atau sistem lain.

7.Operator sistem

Bagian sistem yang menghubungkan dan mengubah (transformasi) variabel masukan menjadi variabel keluaran.

8.Sasaran sistem

Tujuan (goal) dan sasaran (objective) dari sistem.

3.1.3 Sistem Berbasis Komputer

Sistem berbasis komputer dapat didefinisikan sebagai kumpulan atau susunan elemen-elemen yang diorganisasi untuk mengerjakan berbagai tujuan yang sudah didefinisikan sebelumnya dengan menggunakan komputer sebagai perangkat utamanya. Suatu sistem berbasis komputer tersusun dari elemen-elemen sebagai berikut: [PRE01]

(Perangkat lunak, yaitu program komputer, struktur data, dan dokumentasi terkait.

(Perangkat keras, yaitu perangkat elektronik yang menyediakan kemampuan komputasi dan perangkat elektromekanik (misalnya: sensor, motor, pompa) yang menyediakan fungsi dunia luar.

(Manusia, yaitu pemakai dan operator perangkat keras dan perangkat lunak.

(Basis data, yaitu kumpulan informasi yang besar dan terorganisasi yang diakses melalui perangkat lunak.

(Dokumentasi, yaitu buku-buku manual, formulir, dan informasi deskriptif lainnya yang menggambarkan penggunaan dan atau operasional sistem.

(Prosedur, yaitu langkah-langkah yang menjelaskan pemakaian spesifik dari setiap elemen sistem.

Beberapa contoh sistem berbasis komputer:

(Sistem informasi, yaitu sistem yang akan mengolah data dari dalam atau luar organisasi menjadi informasi untuk mendukung proses operasional dan manajerial.

(Sistem kendali proses, yaitu sistem yang mengendalikan proses-proses fisis dengan bantuan perangkat elektromekanik dan sensor tertentu.

(Sistem pakar, yaitu sistem yang mengaplikasikan metodologi penalaran pengetahuan untuk ranah tertentu sehingga dapat memberikan saran atau rekomendasi layaknya seorang pakar.

3.2 Analisis Kebutuhan Sistem

3.2.1 Pengertian Analisis Kebutuhan Sistem

Sebelum mendefinisikan apa yang dimaksud dengan analisis kebutuhan sistem, marilah kita pahami terlebih dahulu pengertian tentang analisis dan kebutuhan sistem. Secara umum analisis dapat diartikan sebagai:

(Penguraian suatu pokok menjadi bagian-bagiannya, penelaahan terhadap bagian itu sendiri, dan hubungan diantaranya untuk memperoleh pengertian yang tepat dan pemahaman arti keseluruhan.

(Studi dari suatu permasalahan dengan cara memilah-milah permasalahan tersebut sehingga dapat dipahami dan dievaluasi, sebelum diambil tindakan-tindakan tertentu.

Sebagai contoh, untuk memahami cara kerja komputer, kita bisa mengurai komputer tersebut, misalnya menjadi alat masukan, tempat penyimpanan, alat pemroses, dan alat keluaran. Selanjutnya dipelajari fungsi dan mekanisme kerja dari masing-masing alat dan tempat penyimpanan tersebut untuk kemudian dicari hubungan diantaranya. Bagaimana hubungan antara alat masukan dengan alat pemroses, dengan tempat penyimpanan, dan seterusnya sampai didapat pengertian tentang cara kerja komputer secara keseluruhan.

Menurut Kamus Webster seperti dikutip oleh Davis [DAV93], kebutuhan adalah sesuatu yang disyaratkan; sesuatu yang diinginkan atau diperlukan. Sedangkan menurut IEEE [IEE93] kebutuhan adalah:

(Kondisi atau kemampuan yang diinginkan oleh pemakai untuk menyelesaikan suatu persoalan, atau untuk mencapai tujuan.

(Kondisi atau kemampuan yang harus dimiliki atau dipunyai oleh sistem atau komponen sistem untuk memenuhi kontrak, standar, spesifikasi, atau dokumen formal lainnya.

Dengan mengadopsi pengertian-pengertian di atas, dapat didefinisikan bahwa kebutuhan sistem adalah kondisi atau kemampuan yang harus dimiliki oleh sistem untuk memenuhi apa yang disyaratkan atau diinginkan pemakai.

Dalam konteks pengembangan perangkat lunak, analisis sistem dilaksanakan untuk:

1.Memahami permasalahan (dari sistem) secara menyeluruh.

2.Menentukan proses-proses apa saja yang ada dalam sistem yang dapat dibuat perangkat lunaknya (biasanya berdasarkan masukan dan keinginan dari pemakai).

3.Mengetahui fungsi, ruang lingkup penggunaan, dan pemakai yang akan menggunakan sistem.

4.Mendefinisikan kebutuhan sistem yang akan menjadi lingkungan operasional perangkat lunak.

3.2.2 Jenis-jenis Kebutuhan Sistem

Mengacu pada IEEE Std 1233-1998 Guide for Developing System Requirements Specifications (SyRS) dan MIL-STD-498 System Requirements Specifications (SSS), ada lima buah jenis kebutuhan sistem yaitu:

(kebutuhan lingkungan operasional

(kebutuhan fungsional sistem

(kebutuhan informasi

(kebutuhan antarmuka sistem

(kebutuhan lain

3.2.2.1 Kebutuhan Lingkungan Operasional

Kebutuhan lingkungan operasional adalah kebutuhan yang berkaitan dengan tempat dimana sistem akan beroperasi yang meliputi:

1.Kebutuhan perangkat keras

Perangkat keras komputer yang akan digunakan oleh sistem, atau yang harus diintegrasikan kedalam sistem, meliputi:

(jenis perangkat keras, ukuran, dan kapasitas

(karakteristik pemroses, memory, dan tempat penyimpanan sekunder

(spesifikasi perangkat masukan dan keluaran

(bentuk peralatan komunikasi/jaringan

2.Kebutuhan perangkat lunak sistem

Perangkat lunak sistem yang dibutuhkan oleh sistem supaya dapat beroperasi, seperti sistem operasi, sistem manajemen basis data, perangkat lunak untuk komunikasi data (jaringan), aplikasi perkantoran, utility software, dan perangkat lunak sistem lainnya.

3.Kebutuhan komunikasi data

Perangkat keras komputer yang dibutuhkan oleh sistem untuk keperluan komunikasi data, seperti perangkat komunikasi data, routers, gateways, atau proxy server.

4.Kebutuhan fasilitas fisik

Fasilitas-fasilitas fisik yang menjadi prasarana sistem diluar perangkat keras yang menunjang operasional sistem, seperti gedung atau ruangan, air conditioner, UPS, dan lain-lain.

3.2.2.2 Kebutuhan Fungsional Sistem

Kebutuhan fungsional sistem adalah kebutuhan yang berkaitan dengan kemampuan atau perilaku sistem untuk memenuhi fungsi-fungsi tertentu, berikut parameter-parameter yang dapat dipakai untuk mengukurnya:

(Waktu tanggap

Waktu yang dibutuhkan oleh sistem untuk menanggapi atau menjawab masukan yang diterimanya.

(Waktu penyelesaian pekerjaan

Waktu yang dibutuhkan oleh sistem untuk menyelesaikan satu proses atau pekerjaan tertentu.

(Keterurutan

Keterurutan fungsi yang harus dipenuhi oleh sistem, misalnya perencanaan produksi pengadaan produksi - pemasaran.

(Keakuratan

Seberapa tepat sistem dapat memenuhi fungsi yang harus dikerjakannya dilihat dari sisi banyaknya kesalahan, waktu, atau peruntukan.

(Kapasitas

Berapa banyak fungsi atau produk yang dapat dipenuhi oleh sistem dalam satu satuan waktu tertentu.

(Prioritas

Fungsi mana yang harus dipenuhi lebih dahulu oleh sistem, kemudian setelah itu fungsi apa lagi.

(Operasi berkesinambungan

Bagaimana sistem menangani operasi dari satu fungsi ke fungsi lainnya secara berkesinambungan.

(Penyimpangan

Berapa persen penyimpangan-penyimpangan yang diperbolehkan dilakukan oleh sistem berdasarkan kondisi operasi yang ada.

Untuk beberapa sistem tertentu, tidak semua kebutuhan fungsional ini harus didefinisikan.

3.2.2.3 Kebutuhan Informasi

Kebutuhan informasi berkaitan dengan data atau informasi yang harus dihasilkan untuk pemakai, baik saat ini atau di waktu mendatang berikut alur penyampaian atau pendistribusiannya. Selain itu, kebutuhan ini pun berkaitan dengan kebutuhan data internal sistem (misalnya basis data yang harus disertakan kedalam sistem), atau dokumen-dokumen yang menjadi bukti transaksi yang dibutuhkan oleh fungsi-fungsi bisnis tertentu.

Jika kebutuhan informasi diperuntukan bagi elemen atau komponen sistem tertentu, misalnya perangkat lunak, maka pendefinisiannya dapat dinyatakan saat tahap perancangan perangkat lunak tersebut.

3.2.2.4 Kebutuhan Antarmuka Sistem

Kebutuhan antarmuka sistem meliputi antarmuka eksternal dan internal. Kebutuhan antarmuka eksternal adalah kebutuhan yang akan menjamin sistem terhubung dengan baik ke komponen-komponen eksternal. Pendefinisian kebutuhan antarmuka eksternal biasanya mengacu ke satu atau beberapa Dokumen Kebutuhan Antarmuka (Interface Requirements Documents) atau dokumen-dokumen lain yang berisi rincian kebutuhan ini (misalnya Spesifikasi Kebutuhan Perangkat Lunak). Jadi pada bagian ini hanya dinyatakan bagaimana interfacing sistem dengan komponen-komponen eksternalnya, berikut gambaran karakteristik untuk masing-masing antarmukanya seperti:

(jenis antarmuka

(metode komunikasi

(protokol yang dibutuhkan sistem

(kompatibilitas fisis

Kebutuhan antarmuka internal adalah kebutuhan antarmuka untuk menghubungkan komponen-komponen yang ada didalam sistem, misalnya antara perangkat lunak dengan basis data atau modul aplikasi dengan modul aplikasi lainnya. Pada umumnya pendefinisian antarmuka internal ini dinyatakan saat tahap analisis kebutuhan atau perancangan komponen sistem tersebut.

3.2.2.5 Kebutuhan Lain

Kebutuhan lain adalah kebutuhan yang tidak berkaitan dengan fungsionalitas dari sistem, yaitu:

1.Kebutuhan unjuk kerja

Kebutuhan yang menyatakan unjuk kerja sistem seperti kecepatan operasi (seperti waktu tanggap sistem), kapasitas, ketersediaan, serta kemampuan back up dan pemulihan.

2.Kebutuhan keselamatan

Kebutuhan yang berkaitan dengan pencegahan atau minimasi kecelakaan sistem terhadap orang dan lingkungan sekitarnya.

3.Kebutuhan keamanan

Kebutuhan yang berkaitan dengan keamanan sistem dari hal-hal yang tidak diinginkan, seperti penggunaan sistem oleh pemakai yang tidak berhak.

4.Atribut-atribut kualitas sistem

Kebutuhan yang berkaitan dengan ketahanan uji, kemampuan dipelihara, kemudahan distribusi, kemudahan penggunaan, kemudahan melatih pemakai untuk menggunakan, dan nilai ekonomis sistem.

5.Aturan bisnis

Kebutuhan yang berkaitan dengan prinsip-prinsip pengoperasian sistem, misalnya sistem tidak akan dapat digunakan jika fungsi bisnis tertentu belum dipenuhi.

6.Kebutuhan yang berkaitan dengan logistik

Kebutuhan yang berkaitan dengan logistik seperti pengadaan dan penyediaan pasokan kebutuhan sistem, perawatan sistem, pemeliharaan perangkat lunak, serta dampak terhadap fasilitas dan peralatan yang ada.

3.2.3 Pelaksanaan Analisis Sistem

Seperti telah dijelaskan sebelumnya, analisis sistem adalah aktivitas untuk menetapkan kebutuhan-kebutuhan pada tingkat sistem. Beberapa bagian dari kebutuhan-kebutuhan tersebut kemudian akan diimplementasi menjadi satu atau beberapa perangkat lunak.

Pelaksanaan aktivitas untuk mendefinisikan kebutuhan sistem ini tergantung sepenuhnya kepada konteks dari sistem, jenis persoalan, dan metode teknis atau pendekatan yang digunakan. Tetapi secara umum, aktivitas yang harus dilakukan adalah:

1.Mempelajari dan memahami persoalan (analisis masalah):

(Mempelajari lingkungan dari sistem, misalnya organisasi (untuk sistem informasi), berikut struktur dan bagian-bagiannya.

(Mengidentifikasi dan mempelajari mekanisme kerja sistem, misalnya prosedur kerja atau proses bisnis (untuk sistem informasi), sesuai dengan ruang lingkup yang sudah disampaikan oleh pelanggan.

(Mengumpulkan data.

(Mengidentifikasi calon pemakai dari sistem yang akan dibangun dan apa yang diinginkannya.

2.Menganalisis komponen-komponen sistem dan mengalokasikan fungsi-fungsinya untuk perangkat keras, perangkat lunak, orang, basis data, dan komponen sistem lainnya:

(Menentukan lingkungan operasional sistem, meliputi perangkat keras, perangkat lunak, dan perangkat komunikasi.

(Menentukan kebutuhan fungsional sistem.

(Menentukan informasi yang dibutuhkan oleh pemakai berikut sumber datanya.

(Menetapkan aplikasi yang harus dibuat untuk menghasilkan informasi yang dibutuhkan.

(Menentukan kebutuhan antarmuka sistem.

(Menentukan kebutuhan lain.

3.Mendokumentasikan hasil analisis sistem dan menuliskannya dalam dokumen Spesifikasi Kebutuhan Sistem (SKS) atau System Requirements Specifications (SyRS).

Pada praktiknya, tidak semua tahap analisis yang disebutkan di atas dikerjakan. Semuanya tergantung kepada besar kecilnya organisasi, luas sempitnya cakupan permasalahan, sistem dan teknologi yang dipunyai pelanggan, serta kejelasan kebutuhan pemakai. Contoh pelaksanaan analisis sistem untuk sistem informasi akan dijelaskan pada bagian 3.4 dari bab ini.

3.3 Perancangan Sistem

3.3.1 Pengertian Perancangan Sistem

Menurut arti kamus [BAP99], perancangan adalah proses untuk merencanakan atau mengatur segala sesuatu menurut tahapan tertentu sebelum bertindak, mengerjakan, atau melakukan sesuatu tersebut. Dengan mengadopsi pengertian itu, perancangan sistem dapat didefinisikan sebagai proses untuk merencanakan atau mengatur sistem yang akan dibangun menurut tahapan tertentu sebelum sistem tersebut diwujudkan.

Pengertian lain yang lebih teknis dari perancangan sistem adalah:

(Pembuatan solusi untuk menyelesaikan masalah-masalah yang menyangkut sebuah sistem berikut rencana implementasinya.

(Pembuatan solusi logis atau cara bagaimana sistem yang diusulkan memenuhi kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai yang sudah didefinisikan.

(Proses untuk menerjemahkan model analisis menjadi model implementasi yang spesifik yang dapat direalisasi pada sistem berbasis komputer dalam bentuk arsitektur data, arsitektur aplikasi, dan infrastruktur teknologi.

(Aktivitas untuk merancang struktur dan keterkaitan antar komponen-komponen sistem sesuai kriteria yang sudah ditetapkan, termasuk antarmuka dengan lingkungan operasionalnya.

Perancangan sistem dilaksanakan untuk tujuan:

1.Membuat solusi yang dapat memenuhi kebutuhan-kebutuhan informasi pemakai dan menyelesaikan masalah-masalah yang menyangkut sebuah sistem.

2.Menghasilkan suatu model implementasi atau penggambaran dari entitas yang akan dibangun kemudian.

Sementara objek perancangan sistem pada umumnya meliputi:

1.Prosedur (atau konsep eksekusi sistem)

Rancangan yang berkaitan dengan cara bagaimana sistem nanti akan beroperasi dilihat dari sudut pandang pemakai:

(bagaimana sistem menerima masukan dan menghasilkan keluaran, termasuk interaksi dengan pemakai dan sistem lainnya.

(bagaimana perilaku sistem untuk menanggapi semua masukan atau kondisi-kondisi.

(bagaimana sistem menyajikan informasi dari basis data atau file data kepada pemakai.

(bagaimana pendekatan yang dipilih untuk memenuhi keselamatan, keamanan, dan kerahasiaan pribadi.

2.Arsitektur sistem

Rancangan bagaimana sistem akan dibentuk atau disusun berikut keterkaitan antar komponen-komponen penyusunnya:

(konfigurasi perangkat keras dan teknologi komunikasi data, berikut platform sistem operasi dan perangkat lunak sistem lainnnya.

(basis data, berikut platform sistem manajemen basis datanya.

(formasi penempatan data dan perangkat lunak aplikasi.

(keterkaitan antar komponen selama sistem beroperasi, seperti aliran kendali eksekusi, konkurensi, atau penggunaan sumber daya secara bersamaan.

3.Antarmuka

Rancangan karakteristik antarmuka dari komponen-komponen sistem, misalnya modul-modul penghubung sistem dengan komponen eksternal, data antar aplikasi, dan media dan perangkat komunikasi.

4.Data dan informasi.

Rancangan yang berkaitan dengan data dan informasi, yaitu basis data, dokumen sumber untuk basis data (misalnya formulir isian), dan informasi yang dihasilkan (misalnya laporan-laporan).

Seperti halnya analisis, tidak semua objek perancangan di atas harus dirancang. Semua tergantung kepada jenis sistem yang akan dikembangkan. Dan untuk beberapa kondisi tertentu, misalnya sistem informasi pada organisasi yang sistemnya sudah mapan, objek perancangan mungkin hanya arsitektur sistem perangkat lunak aplikasinya saja. Mengapa? Karena prosedur, perangkat keras, sistem basis data, dan komponen sistem lainnya biasanya sudah ada (sudah baku), tinggal digunakan saja. Jadi tidak perlu dirancang lagi.

3.3.2 Pelaksanaan Perancangan Sistem

Urut-urutan pelaksanaan perancangan tergantung sepenuhnya kepada teknik atau pendekatan yang akan digunakan. Secara umum (berdasarkan pertimbangan kemudahan teknis), tahap perancangan meliputi:

1.Merancang prosedur kerja atau konsep bagaimana sistem akan beroperasi, seperti prosedur pengumpulan dan pencatatan data, prosedur pengolahan data, dan prosedur penyampaian informasi.

2.Merancang arsitektur sistem.

3.Menentukan karakteristik antarmuka eksternal sistem.

4.Merancang model konseptual basis data corporate yang akan digunakan oleh sistem.

5.Merancang dokumen masukan dan keluaran, dan sistem pengkodean untuk atribut-atribut data tertentu (jika diperlukan).

Perlu dicatat, pada praktiknya kadang-kadang ada sebagian aktivitas dari tahap perancangan di atas yang sudah merupakan aktivitas perancangan perangkat lunak, seperti perancangan basis data misalnya.

3.4 Contoh Pelaksanaan Analisis dan Perancangan

Misalkan akan dikembangkan suatu perangkat lunak untuk perusahaan retail, katakan saja Toko XYZ. Perangkat lunak ini dibangun selaras dengan perkembangan usaha yang semakin meningkat. Selama ini, proses pengolahan data sudah dilaksanakan dengan bantuan komputer, tetapi masih menggunakan perangkat lunak spreadsheet dan word processor.

Toko XYZ menjual berbagai jenis barang untuk dikonsumsi (consumer goods). Barang yang dijual tersebut sebagian besar adalah barang konsinyasi (titipan) dari beberapa pemasok. Toko XYZ sudah mempunyai jumlah pelanggan yang cukup banyak dengan rata-rata transaksi penjualan per hari sekitar 1000. Keluhan (complain) dari pelanggan maupun pemasok jarang terjadi. Keuntungan yang didapat relatif tetap untuk setiap bulan. Kegiatan usaha Toko XYZ dilaksanakan oleh beberapa bagian organisasi dengan struktur organisasi seperti ditunjukkan Gambar 3.1.

Dari sekian banyak bagian organisasi yang ada, Divisi Pemasaran dan Penjualan merupakan ujung tombak Toko XYZ. Secara ringkas deskripsi kerja untuk bagian-bagian pada divisi ini adalah:

Perencanaan Penjualan

Pemesanan dan

Penjualan

Pengelolaan

Stok Barang

Pemilihan

Pemasok

Pengadaan

Barang

Pengolahan Data Keuangan

Gambar 3.1 Struktur Organisasi Toko XYZ

1.Bagian Pemasaran

Tugas utama Bagian Pemasaran adalah melaksanakan promosi penjualan, meningkatkan dan membuka pangsa pasar baru, dan melaksanakan intelijen pemasaran. Bagian Pemasaran dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang membawahi beberapa orang staf.

2.Bagian Penjualan

Tugas utama Bagian Penjualan adalah merencanakan penjualan, melaksanakan transaksi penjualan, dan mengelola pelanggan. Bagian Penjualan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang membawahi beberapa orang staf, yaitu petugas penjualan, administrasi penjualan, dan petugas ekspedisi pengiriman barang.

3.Bagian Pengadaan

Tugas utama Bagian Pengadaan adalah mengadakan dan menyeleksi barang-barang yang akan dijual dari pemasok-pemasok tertentu, serta membantu menyiapkan barang yang dipesan pelanggan sebelum dikirimkan oleh petugas ekspedisi. Bagian Pengadaan dipimpin oleh seorang Kepala Bagian yang membawahi beberapa orang staf, yaitu administrasi pengadaan barang dan petugas gudang.

Tujuan yang diinginkan Kepala Toko sebagai pemilik sistem dari pengembangan perangkat lunak ini adalah untuk membantu aktivitas penjualan sehari-hari, sehingga proses penjualan dapat dilaksanakan dengan baik. Selain itu, Kepala Toko pun menginginkan informasi-informasi yang dapat digunakan untuk merencanakan barang apa yang harus lebih banyak dijual bulan berikutnya, dan barang apa yang harus diretur (dikembalikan ke pemasok).

Supaya perangkat lunak yang dibuat sesuai dengan apa yang diinginkan oleh Kepala Toko, sistem yang akan menjadi lingkungan perangkat lunak tersebut harus didefinisikan dan dirancang lebih dahulu, yaitu sistem informasi penjualan.

3.4.2 Analisis Masalah

Analisis masalah dilaksanakan untuk memahami persoalan, dalam hal ini yaitu penjualan. Penjualan adalah transaksi atau kegiatan perusahaan berupa penyerahan barang atau jasa kepada konsumen yang mengakibatkan timbulnya penerimaan uang atau piutang dagang.

Transaksi penjualan pada umumnya diawali dengan pemesanan barang oleh pelanggan. Pelaksanaannya dapat dilakukan melalui telepon, fax, atau datang secara langsung. Selanjutnya barang yang dipesan tersebut disiapkan, kemudian dikirim (atau dibawa langsung oleh pelanggan). Apabila barang yang dipesan tidak ada, maka barang tersebut dapat diadakan lebih dahulu ke pemasok. Transaksi penjualan berakhir apabila barang sudah diterima dengan baik oleh pelanggan, dan penjual menerima pembayarannya secara kas ataupun kredit. Pembayaran dapat dilakukan saat pemesanan atau setelah penerimaan barang.

3.4.2.1 Definisi dan Ruang Lingkup Masalah

Definisi dan ruang lingkup masalah ditetapkan berdasarkan penjelasan dari pelanggan setelah masalahnya dipahami. Untuk kasus ini, masalah yang harus diselesaikan adalah pengembangan perangkat lunak untuk membantu proses penjualan yang mampu memberikan informasi untuk merencanakan penjualan. Cakupan perangkat lunak meliputi (disusun sesuai kronologis di Toko XYZ):

(pemesanan barang:

melalui telepon atau fax

datang langsung

(pembayaran (untuk pemesanan secara langsung)

(pengadaan barang

(penyiapan barang

(pengiriman barang (atau pengambilan barang jika akan dibawa sendiri)

(penerimaan barang (atau retur jika barang tidak sesuai dengan yang dipesan)

(pembayaran (untuk pemesanan melalui telepon atau fax)

(penagihan (untuk pembayaran kredit)

(pembayaran ke pemasok

3.4.2.2 Prosedur Kerja atau Proses Bisnis

Prosedur kerja adalah urut-urutan aktivitas yang harus dilakukan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan. Proses bisnis adalah aktivitas-aktivitas yang dibutuhkan untuk menghasilkan produk yang nilainya terukur bagi pelaku bisnis (misalnya uang atau barang). Prosedur kerja atau proses bisnis diidentifikasi berdasarkan hasil wawancara dengan pelanggan atau calon pemakai, atau melalui suatu pengamatan.

Anggap saja berdasarkan hasil wawancara dan pengamatan di Toko XYZ, ada enam prosedur kerja yang berkaitan dengan penjualan, yaitu:

(pemesanan barang

(pengadaan barang

(penyiapan dan pengiriman barang

(pembayaran

(penagihan

(pembayaran ke pemasok

Gambar 3.2 berikut menunjukkan keenam prosedur kerja yang terkait dengan penjualan:

Pelanggan

Penjualan

Pengadaan

Keuangan

Pemasok

pemesanan

permintaan

barang

penagihan

pengadaan

barang

barang yang

diadakan

pembayaran

bukti

pemesanan

barang yang dipesan

pembayaran

penagihan

bukti

pengadaan

Gambar 3.2 Prosedur Kerja Penjualan

A. Prosedur Pemesanan Barang

1.Bagian Penjualan menerima pesanan (order) dari pelanggan, baik melalui telepon, fax, atau secara langsung.

2.Bagian Penjualan mencatat pesanan pada Surat Pesanan.

3.Jika pesanan dilakukan langsung oleh pelanggan, Bagian Penjualan akan menyerahkan lembar asli Surat Pesanan ke pelanggan.

4.Bagian Penjualan memberikan salinan Surat Pesanan ke Bagian Pengadaan dan Bagian Keuangan.

B. Prosedur Pengadaan Barang

1.Bagian Pengadaan memeriksa ketersediaan barang yang dipesan pelanggan berdasarkan salinan Surat Pesanan yang diterimanya dari Bagian Penjualan.

2.Jika barang tidak tersedia, Bagian Pengadaan akan mengadakan barang yang tidak tersedia tersebut ke pemasok setelah disetujui oleh atasannya, dan memberikan salinan dokumen transaksinya ke Bagian Keuangan.

3.Bagian Pengadaan menginformasikan ketidaktersediaan barang ke Bagian Penjualan sehingga Bagian Penjualan dapat segera membuat back order.

4.Bagian Pengadaan menerima barang dari pemasok, memutakhirkan stok (update), dan menyerahkan bukti pengadaan barang ke Bagian Keuangan.

C. Prosedur Penyiapan dan Pengiriman Barang

1.Bagian Pengadaan meminta petugas gudang untuk menyiapkan barang yang dipesan pelanggan.

2.Petugas gudang memuat barang ke kendaraan, atau mengepaknya jika akan dibawa sendiri oleh pelanggan.

3.Petugas ekspedisi mengirimkan barang ke pelanggan setelah menerima Nota Penjualan dari Bagian Penjualan.

4.Bagian Pengadaan memutakhirkan data stok barang.

D. Prosedur Pembayaran

1.Bagian Keuangan menerima pembayaran dari pelanggan secara langsung, atau melalui petugas ekspedisi.

2.Jika pembayaran diterima langsung dari pelanggan, Bagian Keuangan akan membuat Bukti Penerimaan Kas sebagai tanda bukti pembayaran dan menyerahkan lembar aslinya ke pelanggan.

3.Bagian Keuangan mencatat pembayaran yang diterimanya di buku penerimaan kas (untuk pembayaran tunai) dan buku piutang (untuk pembayaran kredit).

E. Prosedur Penagihan

1.Bagian Keuangan membuat Surat Tagihan untuk piutang pembayaran yang sudah jatuh tempo, dan memberikannya ke petugas penagihan.

2.Bagian Keuangan penerima pembayaran atau Kontra Bon dari petugas penagihan.

3.Bagian Keuangan mengubah status dan jumlah piutang pelanggan.

F. Prosedur Pembayaran ke Pemasok

1.Setiap awal bulan, pemasok menemui Bagian Keuangan untuk menagih pembayaran dari penjualan barang yang dititipkannya.

2.Dari arsip pemesanan dan Nota Penjualan, Bagian Keuangan menghitung berapa banyak barang yang dititipkan pemasok laku terjual dan kemudian membuat Bukti Pengeluaran Kas sebagai tanda bukti pembayaran.

3.Pemasok menerima pembayaran dari Bagian Keuangan setelah menandatangani bukti pembayaran.

4.Bagian Keuangan mengarsipkan bukti pembayaran.

3.4.2.3 Deskripsi Data dan Dokumen

Menjelaskan dokumen dan data apa saja yang digunakan dalam sistem yang berhasil didapat dan dikumpulkan. Merujuk pada penjelasan prosedur kerja, dokumen dan data yang digunakan dalam proses penjualan di Toko XYZ adalah:

Tabel 3.1 Deskripsi Data dan Dokumen

No

Nama Dokumen/Data

Deskripsi

Sumber

Tujuan

1

Pesanan

Data pemesanan barang

Pelanggan

Penjualan

2

Pelanggan

Data identitas pelanggan

Pelanggan

Penjualan

3

Surat Pesanan

Dokumen transaksi pemesanan

Penjualan

Pelanggan, Pengadaan, Keuangan

4

Barang

Data identitas barang

Pengadaan

-

5

Pemasok

Data identitas pemasok

Pengadaan

-

6

Surat Pengadaan Barang

Dokumen transaksi pengadaan barang

Pengadaan

Pemasok, Keuangan

7

Nota Penjualan

Dokumen transaksi penjualan barang

Penjualan

Pelanggan

8

Bukti Penerimaan Kas

Dokumen transaksi pembayaran

Keuangan

Pelanggan

9

Buku Penerimaan Kas

Data penerimaan kas

Keuangan

-

10

Buku Piutang

Data piutang pelanggan

Keuangan

-

11

Surat Tagihan

Dokumen tagihan pembayaran

Keuangan

Pelanggan

12

Kontra Bon

Dokumen pembayaran kredit

Pelanggan

Keuangan

13

Tagihan

Data tagihan dari pemasok

Pemasok

Keuangan

14

Bukti Pengeluaran Kas

Dokumen transaksi pembayaran

Keuangan

Pemasok

Perlu diketahui, dalam prakteknya tidak semua dokumen atau data dapat kita peroleh berdasarkan pelaksanaan suatu prosedur. Beberapa data (atau informasi), misalnya laporan-laporan, kadang diperoleh dari kebutuhan informasi pemakai, baik yang disampaikan secara lisan maupun dalam bentuk contoh laporan.

3.4.2.4 Identifikasi Pemakai

Setelah mengetahui prosedur kerja dan data yang digunakannya, tahap selanjutnya adalah mengetahui siapa pemakai yang akan menggunakan sistem. Jika berangkat dari deskripsi persoalan, pemakai dari sistem adalah Divisi Pemasaran dan Penjualan, tepatnya Bagian Penjualan dan Bagian Pengadaan, serta Bagian Keuangan. Secara lengkap pemakai dari sistem adalah:

(Kepala Bagian Penjualan

(Staf Bagian Penjualan

(Kepala Bagian Pengadaan

(Staf Bagian Pengadaan

(Staf Bagian Keuangan

Tabel 3.2 berikut menunjukkan peruntukan fungsi sistem bagi masing-masing pemakai.

Tabel 3.2 Peruntukan Fungsi Sistem untuk Pemakai

No.

Pemakai

Fungsi Sistem

1

Kepala Bagian Penjualan

Memberikan informasi untuk perencanaan penjualan.

2

Staf Bagian Penjualan

Menangani transaksi penjualan, mulai dari pemesanan sampai pengiriman barang.

3

Kepala Bagian Pengadaan

Menangani persetujuan pengadaan barang, termasuk pemilihan pemasoknya.

4

Staf Bagian Pengadaan

Menangani transaksi pengadaan barang.

5

Staf Bagian Keuangan

Menangani transaksi pembayaran dari pelanggan, piutang dan penagihannya, serta pembayaran ke pemasok.

3.4.2.5 Identifikasi Kebutuhan Pemakai

Kebutuhan pemakai menjelaskan apa-apa yang dinginkan oleh pemakai dari sistem yang akan dibangun. Pada prakteknya, kebutuhan ini disampaikan oleh pemakai bersamaan dengan penjelasan prosedur saat wawancara, berikut alasan, harapan, dan keluhan-keluhannya. Pada contoh ini, kebutuhan-kebutuhan yang diinginkan pemakai ditunjukkan oleh Tabel 3.3 berikut:

Tabel 3.3 Kebutuhan-kebutuhan Pemakai dari Hasil Wawancara

No.

Pemakai

Deskripsi Kebutuhan

1

Kepala Bagian Penjualan

(Sistem harus dapat dioperasikan dengan otoritas yang berbeda sesuai bagiannya.

(Data yang menjadi masukan untuk sistem harus di-entry langsung dari sumber datanya, dan hasilnya harus dapat dibaca oleh bagian lain yang membutuhkannya.

(Semua data disimpan terpusat.

(Ada informasi untuk melihat barang yang paling laku dan tidak laku terjual.

(Ada informasi statistik untuk memperkirakan penjualan barang untuk waktu mendatang.

(Semua aplikasi harus terintegrasi dalam satu sistem komputer.

2

Staf Bagian Penjualan

(Ada fasilitas untuk menyajikan informasi daftar harga.

(Pemeriksaan stok dapat dilakukan secara otomatis tanpa harus bertanya ke Bagian Pengadaan.

(Pengolahan transaksi pemesanan dapat dibantu secara otomatis, mulai dari pencatatan sampai pengiriman.

(Ada fasilitas untuk memeriksa piutang pelanggan saat pemesanan.

(Ada fasilitas untuk membuat back order.

(Ada informasi untuk melihat jadwal pengiriman barang.

3

Kepala Bagian Pengadaan

(Sistem harus mampu menyimpan data barang milik dan barang konsinyasi berikut nama pemasoknya.

(Pengadaan barang yang harus disetujui harus dapat diinformasikan setiap saat.

(Ada fasilitas untuk memilih pemasok, dan alternatifnya.

(Ada informasi dari sistem yang mengingatkan jika stok sudah mencapai batas minimum.

4

Staf Bagian Pengadaan

(Pemeriksaan posisi stok secara otomatis.

(Pembuatan surat pesanan (purchase order) dapat dilakukan secara otomatis.

(Ada informasi mengenai barang apa saja yang harus disiapkan dan dikirim.

(Ada laporan posisi stok.

Tabel 3.3 Kebutuhan-kebutuhan Pemakai dari Hasil Wawancara (lanjutan)

No.

Pemakai

Deskripsi Kebutuhan Pemakai

5

Staf Bagian Keuangan

(Bukti pembayaran tunai dapat dicetak otomatis tanpa harus meng-entry lagi data pemesanan.

(Ada informasi rekapitulasi penjualan barang konsinyasi bulanan untuk keperluan pembayaran ke pemasok.

(Ada laporan harian dan bulanan untuk penerimaan dan pengeluatan kas.

(Ada fasilitas untuk membuat surat tagihan secara otomatis

3.4.3 Analisis Kebutuhan Sistem

Seperti telah dinyatakan sebelumnya, analisis kebutuhan sistem bertujuan untuk mendefinisikan kondisi atau kemampuan yang harus dipenuhi oleh sistem sesuai dengan apa yang diinginkan oleh pemakai. Pendefinisian kebutuhan tersebut ditentukan melalui hasil penelaahan dan pengkajian keinginan pemakai, dan evaluasi terhadap sistem yang sedang berjalan. Berikut adalah penjelasan tentang kebutuhan sistem untuk contoh kasus yang diberikan.

3.4.3.1 Kebutuhan Lingkungan Operasional

Kebutuhan lingkungan operasional adalah kebutuhan yang berkaitan dengan lingkungan dimana sistem akan beroperasi, meliputi perangkat keras, perangkat lunak sistem, dan komunikasi data.

A. Kebutuhan Perangkat Keras

Perangkat keras yang dibutuhkan sebagai lingkungan operasional sistem biasanya ditetapkan oleh pemakai sesuai keandalan sistem atau platform yang diinginkan. Merujuk ke daftar kebutuhan pada Tabel 3.3, lingkungan operasional untuk sistem pada contoh kasus ini adalah jaringan lokal (LAN). Jaringan komputer ini akan menghubungkan komputer Bagian Penjualan, Bagian Pengadaan, dan Bagian Keuangan. Tabel 3.4 berikut menunjukkan daftar perangkat keras yang dibutuhkan.

B. Perangkat Lunak Sistem

Kebutuhan perangkat lunak sistem ditentukan sesuai lingkungan operasional sistem yang sudah ditetapkan. Tabel 3.5 berikut memperlihatkan contoh daftar kebutuhan perangkat lunak sistem untuk sistem informasi penjualan yang akan dibangun.

Tabel 3.4 Daftar Kebutuhan Perangkat Keras

No.

Jenis Perangkat Keras

Fungsi dan Karakteristik

1

Server

(Merupakan sistem komputer yang khusus diperuntukan sebagai server.

(Menyimpan perangkat lunak sistem dan perangkat lunak aplikasi.

(Menyimpan semua data yang diolah sistem dalam sebuah basis data.

(Mempunyai memory dan tempat penyimpanan sekunder yang cukup besar.

2

Workstation

(Komputer pribadi (PC) sebagai terminal kerja Staf Bagian Penjualan, Kepala Bagian Penjualan, Staf Bagian Pengadaan, Kepala Bagian Pengadaan, dan Staf Bagian Akuntansi.

(Konfigurasi standar dan masing-masing dilengkapi dengan sebuah printer.

3

UPS (Uninterrupted Power Supply)

(Catu daya (power supply) bagi server untuk mengantisipasi jika listrik mati.

4

Tape Drive

(Perangkat untuk keperluan pembuatan cadangan (backup) data yang disimpan di server.

Tabel 3.5 Daftar Kebutuhan Perangkat Lunak Sistem

No.

Perangkat Lunak Sistem

Server

Workstation

1

Sistem operasi

Windows 2000 Server

Windows 9x atau yang lebih tinggi

2

DBMS

Paradox

3

Antarmuka basis data

ODBC

C. Komunikasi Data

Seperti halnya perangkat lunak sistem, kebutuhan komunikasi data ditentukan berdasarkan lingkungan operasional sistem. Pada kasus ini, kebutuhan komunikasi data hanya dibutuhkan untuk transfer data dari server ke workstation saja, sehingga kebutuhannya adalah:

(Network Interface Card (NIC)

(Kabel UTP atau coaxial

(Repeater

(Active hub atau passive hub (jika menggunakan topologi tree atau star)

3.4.3.2 Kebutuhan Fungsional Sistem

Sesuai hasil analisis masalah, ruang lingkup dari sistem informasi penjualan adalah semua pekerjaan yang berkaitan dengan penjualan barang, mulai dari pencatatan transaksi penjualan sampai pembayaran ke pemasok. Berangkat dari cakupan tersebut, maka kebutuhan fungsional untuk sistem informasi penjualan adalah:

A. Perencanaan Penjualan

Merupakan kebutuhan untuk memenuhi fungsi perencanaan penjualan periode berikutnya berdasarkan informasi:

(barang yang paling laku dan tidak laku terjual.

(perkiraan (forecasting) penjualan barang.

(perhitungan statistika.

B. Pemesananan dan Penjualan

Merupakan kebutuhan untuk memenuhi fungsi pemesanan dan penjualan, yang meliputi transaksi:

(pemesanan

(penyiapan barang

(pengiriman (atau retur)

C. Pemilihan Pemasok

Merupakan kebutuhan untuk memenuhi fungsi pra pengadaan, yaitu:

(mengevaluasi rencana pengadaan barang

(menetapkan jenis dan jumlah barang yang diadakan

(memilih pemasok

D. Pengadaan Barang

Merupakan kebutuhan untuk memenuhi fungsi pengadaan, yaitu:

(membuat surat pesanan (purchase order)

(mengadakan barang

(memeriksa dan menerima barang

E. Pengelolaan Stok

Merupakan kebutuhan untuk memenuhi fungsi pengelolaan stok sebagai bagian dari fungsi persediaan, yaitu:

(menyimpan barang

(menyiapkan dan mengeluarkan barang

(memeriksa posisi stok

F. Keuangan

Merupakan kebutuhan untuk memenuhi fungsi keuangan, dalam hal ini yang berkaitan dengan administrasi keuangan:

(memutuskan pemberian kredit kepada pelanggan

(menerima pembayaran dari pelanggan

(menagih piutang

(membayar ke pemasok

pesan

Pelanggan

Barang

punya

Pemasok

realisasi

Penjualan

dilunasi

Pembayaran

punya

Piutang

timbulkan

dari

buat

Pengadaan

timbulkan

Kas Keluar

Kas Masuk

hasilkan

Historis

Penjualan

n

1

n

n

1

1

n

n

1

n

n

1

1

1

n

1

1

n

1

1

1

1

Kebutuhan fungsional sistem nantinya akan menjadi dasar untuk menetapkan perangkat lunak aplikasi yang harus dibuat. Gambar 3.3 berikut menunjukkan hubungan keenam kebutuhan fungsional dari sistem informasi penjualan.

Gambar 3.3 Diagram Blok Kebutuhan Fungsional Sistem

3.4.3.3 Kebutuhan Informasi

Kebutuhan informasi ditetapkan untuk mendukung pekerjaan-pekerjaan operasional maupun manajerial yang ada pada fungsi bisnis. Sebagai contoh,

(laporan apa yang harus disediakan Staf Bagian Penjualan supaya Kepala Bagian Penjualan dapat menentukan berapa banyak barang yang harus disediakan di periode penjualan berikutnya?

(informasi apa yang dibutuhkan Staf Bagian Penjualan untuk dapat memutuskan pemberian kredit kepada pelanggan?

(supaya pembayaran ke pemasok dapat dilaksanakan dengan cepat, informasi apa yang dibutuhkan Staf Bagian Keuangan?

Kebutuhan informasi biasanya ditetapkan dalam bentuk laporan atau informasi lain yang sifatnya instan yang berupa tampilan di layar. Tabel 3.6 menunjukkan contoh daftar kebutuhan informasi untuk sistem informasi penjualan.

Tabel 3.6 Contoh Daftar Kebutuhan Informasi Sistem Informasi Penjualan

No.

Informasi

Tujuan

Frekuensi

1

Laporan Rekapitulasi Penjualan

Kepala Bagian Penjualan

Setiap bulan, atau periode tertentu

2

Status piutang pelanggan

Bagian Penjualan, Bagian Keuangan

Setiap transaksi

3

Laporan Rekapitulasi Penjualan Konsinyasi

Bagian Keuangan

Setiap bulan

Untuk informasi yang lain, silahkan pembaca melengkapinya.

3.4.3.4 Kebutuhan Antarmuka Sistem

A. Antarmuka Eksternal

Kebutuhan antarmuka eksternal adalah kebutuhan yang akan menghubungkan sistem dengan komponen-komponen eksternal. Karena sistem yang akan dikembangkan adalah sistem informasi, maka kebutuhan antarmuka yang harus dipenuhi meliputi:

(sistem dengan individu atau organisasi luar

(sistem dengan sistem lain yang ada di dalam organisasi

Untuk sistem informasi penjualan yang akan dikembangkan pada contoh kasus ini, antarmuka eksternal yang dibutuhkan adalah antarmuka untuk menghubungkan sistem dengan individu atau organisasi luar. Antarmuka tersebut adalah dokumen dan prosedur.

B. Antarmuka Internal

Kebutuhan antarmuka internal adalah kebutuhan yang akan menghubungkan antar komponen internal sistem, yaitu:

(pemakai dengan perangkat lunak

(perangkat lunak dengan basis data

(perangkat keras dengan perangkat keras lain

(pemakai dengan pemakai lain

Rincian kebutuhan antarmuka internal akan dibahas pada analisis kebutuhan perangkat lunak.

3.4.4 Perancangan Sistem

3.4.4.1 Prosedur Kerja

Perancangan prosedur kerja dilaksanakan sebagai konsekuensi penggunaan komputer untuk membantu pelaksaanaan pekerjaan pada sistem yang baru. Pada contoh ini, prosedur kerja baru tidak mengalami perubahan, hanya disesuaikan saja seperti ditunjukkan oleh Gambar 3.4. Penjelasan untuk masing-masing prosedur adalah:

A. Prosedur Pemesanan Barang

1.Bagian Penjualan menerima pesanan (order) dari pelanggan, baik melalui telepon, fax, atau secara langsung.

2.Bagian Penjualan mencatat data pesanan ke komputer.

3.Jika pesanan dilakukan langsung oleh pelanggan, Bagian Penjualan akan mencetak Surat Pesanan dan menyerahkannya ke pelanggan.

Client Side

Server Side

Paradox

DBMS

Client Application

Perencanaan

Penjualan

Pemesanan

dan

Penjualan

Pengelolaan

Stok

Pemilihan

Pemasok

Pengadaan

Barang

Pengolahan

Data

Keuangan

Corporate

Database

Windows 2000 Server

ODBC

Client

Workstation

Windows 9x

Gambar 3.4 Prosedur Kerja Baru Sistem Penjualan

B. Prosedur Pengadaan Barang

1.Bagian Pengadaan memeriksa ketersediaan barang yang dipesan pelanggan berdasarkan data pesanan yang dimasukkan Bagian Penjualan.

2.Jika barang tidak tersedia, Bagian Pengadaan akan mengadakan barang yang tidak tersedia tersebut ke pemasok setelah disetujui oleh atasannya melalui fasilitas pemilihan pemasok.

3.Bagian Pengadaan menginformasikan ketidaktersediaan barang ke Bagian Penjualan sehingga Bagian Penjualan dapat segera membuat back order.

C. Prosedur Penyiapan dan Pengiriman Barang

1.Bagian Pengadaan mencetak daftar barang yang dipesan pelanggan.

2.Bagian Pengadaan meminta petugas gudang untuk menyiapkan barang sesuai yang tercantum pada daftar barang pesanan.

3.Petugas gudang memuat barang ke kendaraan, atau mengepaknya jika akan dibawa sendiri oleh pelanggan.

4.Petugas ekspedisi mengirimkan barang ke pelanggan setelah menerima Nota Penjualan dari Bagian Penjualan.

D. Prosedur Pembayaran

1.Bagian Keuangan menerima pembayaran dari pelanggan secara langsung, atau melalui petugas ekspedisi.

2.Jika pembayaran diterima langsung dari pelanggan, Bagian Keuangan akan mencatat data pembayarannya ke ke komputer, mencetak Bukti Penerimaan Kas sebagai tanda bukti pembayaran, dan menyerahkannya ke pelanggan.

3.Jika pembayaran diterima dari petugas ekspedisi, Bagian Keuangan akan mencatat data pembayaran yang diterimanya ke komputer.

E. Prosedur Penagihan

1.Bagian Keuangan mencetak Surat Tagihan untuk piutang pembayaran yang sudah jatuh tempo, dan memberikannya ke petugas penagihan.

2.Bagian Keuangan penerima pembayaran atau Kontra Bon dari petugas penagihan.

3.Bagian Keuangan mengubah status dan jumlah piutang pelanggan.

F. Prosedur Pembayaran ke Pemasok

1.Setiap awal bulan, pemasok menemui Bagian Keuangan untuk menagih pembayaran dari penjualan barang yang dititipkannya.

2.Bagian Keuangan mencetak Rekapitulasi Penjualan Konsinyasi dan Bukti Pengeluaran Kas.

3.Pemasok menerima pembayaran dari Bagian Keuangan setelah menandatangani bukti pembayaran.

3.3.4.3 Arsitektur Sistem

Rancangan arsitektur sistem menggambarkan bagaimana sistem akan dibentuk atau disusun berikut keterkaitan antar komponen-komponennya. Gambar 3.5 berikut menunjukkan hasil rancangan arsitektur sistem informasi penjualan.

Pelanggan

Penjualan

Pengadaan

Workstation

Workstation

Server

Keuangan

Workstation

pemesanan

pembayaran

pengadaan

barang

penagihan

pemesanan

Pemasok

barang yang

diadakan

pengadaan

barang

Pemesanan dan Penjualan

Administrasi Keuangan

Pengadaan Barang

penagihan

pembayaran

Kepala Bagian

Penjualan

Workstation

rencana

penjualan

Workstation

daftar

pemasok

pemasok

terpilih

penagihan

pembayaran

Perencanaan Penjualan

Pemilihan Pemasok

Kepala Bagian

Pengadaan

Gambar 3.5 Arsitektur Sistem Perangkat Lunak Penjualan

3.3.4.3 Konfigurasi Perangkat Keras

Konfigurasi perangkat keras untuk sistem yang dirancang adalah jaringan komputer lokal dengan topologi tree atau star seperti ditunjukkan Gambar 3.6.

Keuangan

Pengadaan

Server

Penjualan

Kepala Bagian

Penjualan

Kepala Bagian

Pengadaan

Hub

Gambar 3.6 Konfigurasi Perangkat Keras

Spesifikasi untuk masing-masing bagian adalah:

1.Server

(Pemroses dengan kecepatan minimal 1.7 GHz

(RAM dengan kapasitas minimal 256 MB

(Harddisk dengan kapasitas minimal 20 GB

(Network Interface Card dengan USB dan RG slots

(CD ROM 52x

(Color monitor 15

(Keyboard dan mouse

(Tape Drive

(UPS CP 600 T

2.Workstation

(Pemroses dengan kecepatan minimal 400 MHz

(RAM dengan kapasitas minimal 128 MB

(Network Interface Card dengan USB dan UTP slots

(Harddisk dengan kapasitas minimal 540 MB

(1.44 floppy disk drive

(Color monitor 15

(Keyboard dan mouse

(Dot matrix printer 132 columns

3.Active hub 8 port

4.Konektor lainnya

(Kabel UTP

(External repeater

3.3.4.4 Model Konseptual Basis Data Corporate

Model konseptual basis data corporate menggambarkan keterkaitan antar data yang menjadi sumber untuk basis data corporate, yaitu basis data yang akan digunakan oleh semua pemakai sistem. Gambar 3.7 menunjukkan hasil rancangan model konseptual basis data corporate.

Gambar 3.7 Model Konseptual Basis Data Corporate

3.5Spesifikasi Kebutuhan dan Deskripsi Perancangan Sistem

3.5.1 Spesifikasi Kebutuhan Sistem

Spesifikasi Kebutuhan Sistem (SKS) atau System Requirements Specifications (SyRS) adalah dokumen yang menjelaskan lingkungan operasional, fungsi, dan unjuk kerja yang harus dipenuhi oleh sistem berikut kendala-kendala yang mempengaruhi proses pengembangannya. Dokumen SKS ini nantinya akan menjadi dasar untuk melaksanakan rekayasa perangkat keras, perangkat lunak, basis data, dan personal.

Ada banyak tata letak atau format dokumen SKS, tetapi pada umumnya ditentukan berdasarkan kesepakatan antar pemakai dan pengembang. Namun demikian, ada beberapa standar yang sering dijadikan acuan, misalnya IEEE Std 1233-1998 [IEE98] dan System/Subsystem Specification (SSS) dari MIL-STD-498 [DOD94]. Berikut adalah tata letak SKS yang merupakan hasil kompilasi dari kedua standar tersebut.

1.PENDAHULUAN

1.1Identifikasi

1.2Tinjauan Umum Sistem

1.2.1Deskripsi Sistem

1.2.2Kegunaan Sistem

1.2.3Pemakai Sistem

1.3Ikhtisar Dokumen

2.DOKUMEN-DOKUMEN RUJUKAN

3.KEBUTUHAN SISTEM

3.1Lingkungan Operasional Sistem

3.1.1Perangkat Keras

3.1.2Perangkat Lunak

3.1.3Komunikasi Data

3.2Kebutuhan Fungsional Sistem

3.2.1Kebutuhan Fungsional 1

.

.

3.2.nKebutuhan Fungsional n

3.3Kebutuhan Informasi

3.4Kebutuhan Data Internal Sistem

3.5Kebutuhan Antarmuka Eksternal Sistem

3.6Kebutuhan Antarmuka Internal Sistem

3.7Kebutuhan Lain

3.8Batasan Perancangan dan Implementasi

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Untuk penjelasan yang lebih rinci mengenai cara bagaimana menulis SKS, khususnya untuk sistem informasi, pembaca dapat melihatnya di buku Memahami Sistem Informasi karangan Witarto [WIT04].

3.5.2 Deskripsi Perancangan Sistem

Deskripsi Perancangan Sistem (DPS) atau System/Sub-system Design Descriptions (SSDD) adalah dokumen yang menjelaskan rancangan sistem atau sub-sistem, meliputi arsitektur sistem, antarmuka, dan data. Seperti halnya SKS, dokumen ini pun mempunyai standar yang dapat dijadikan acuan. Berikut adalah tata letak DPS yang diadopsi dari SSDD dari MIL-STD-498 [DOD94]:

1.PENDAHULUAN

1.1Identifikasi

1.2Tinjauan Umum Sistem

1.2.1Deskripsi Sistem

1.2.2Kegunaan Sistem

1.2.3Pemakai Sistem

1.3Ikhtisar Dokumen

2.DOKUMEN-DOKUMEN RUJUKAN

3.HASIL RANCANGAN SISTEM

3.1Prosedur Operasi

3.1.1Prosedur Operasi 1

.

.

3.1.nProsedur Operasi n

3.2Arsitektur Sistem

3.3Konfigurasi dan Spesifikasi Perangkat Keras

3.4Rancangan Antarmuka

3.5Rancangan Data

4.KETERUNUTAN KEBUTUHAN

LAMPIRAN-LAMPIRAN

Rangkuman

1.Sistem adalah kumpulan dari elemen-elemen yang saling berkaitan dan bekerja bersama-sama untuk mencapai tujuan tertentu melalui aktivitas atau proses yang terorganisasi. Suatu sistem mempunyai ciri atau karakteristik tersendiri yang membedakannya dengan sistem lain.

Sistem berbasis komputer adalah kumpulan atau susunan elemen-elemen yang diorganisasi untuk mengerjakan berbagai tujuan yang sudah didefinisikan sebelumnya dengan menggunakan komputer sebagai perangkat utamanya. Suatu sistem berbasis komputer tersusun dari elemen-elemen perangkat lunak, perangkat keras, manusia, basis data, dokumentasi, dan prosedur.

2.Proses pengembangan perangkat lunak diawali oleh aktivitas analisis dan perancangan sistem. Analisis sistem adalah proses untuk mendefinisikan kondisi atau kemampuan yang harus dimiliki oleh sistem. Perancangan sistem adalah proses untuk merencanakan atau mengatur sistem yang akan dibangun untuk memenuhi kebutuhan yang sudah didefinisikan sebelumnya. Ada serangkaian tahap yang harus dikerjakan, tujuan yang harus dicapai, dan objek yang harus dianalisis dan dirancang saat pelaksanaan analisis dan perancangan sistem.

3.Tahap pelaksanaan analisis dan perancangan sistem tergantung kepada jenis sistem yang akan dibangun. Tetapi pada umumnya diawali dengan analisis masalah, dilanjutkan dengan pendefinisian kebutuhan sistem (lingkungan operasional, fungsional, informasi, dan antarmuka), dan diakhiri dengan membuat rancangan prosedur operasi, arsitektur sistem, antarmuka, dan data.

4.Untuk dokumentasi, hasil analisis dan perancangan sistem dinyatakan dalam dokumen Spesifikasi Kebutuhan Sistem (SKS) dan Deskripsi Perancangan Sistem (DPS). Fungsi kedua dokumen ini adalah untuk menjelaskan kebutuhan dan rancangan sistem sebagai dasar untuk melaksanakan proses pengembangan berikutnya, yaitu rekayasa perangkat keras, perangkat lunak, basis data, dan personal.

Latihan

Jawablah pertanyaan-pertanyaan berikut secara ringkas dan tepat.

1.Tuliskan kembali pengertian dari sistem berbasis komputer, dan berikan beberapa contoh berikut penjelasan ringkasnya!

2.Apakah semua jenis kebutuhan sistem akan selalu sama untuk sistem-sistem yang berbeda? Jelaskan dan berikan alasannya!

3.Sebutkan urut-urutan pelaksanaan analisis kebutuhan dan perancangan sistem!

4.Contoh yang diberikan pada bagian ini hanya membahas bagaimana pelaksanaan analisis dan perancangan sistem dalam rangka pengembangan perangkat lunak aplikasi untuk sistem informasi. Jika perangkat lunak yang akan dikembangkan bukan untuk sistem informasi, misalnya perangkat lunak untuk mengatur lampu lalu lintas secara otomatis, bagaimana tahap-tahap pelaksanaan analisis dan perancangannya? Jelaskan!

5.Ubahlah bentuk arsitektur sistem perangkat lunak (lihat Gambar 3.5) jika proses pemesanan barang dapat juga dilakukan melalui web! Berikan beberapa asumsi sebelumnya.

6.Apa manfaat dokumen SKS dan DPS? Bisakah penulisan kedua dokumen ini disatukan? Jelaskan!

Daftar Pustaka

[BAP99]Balai Pustaka Departemen Pendidikan dan Kebudayaan, Kamus Besar Bahasa Indonesia, 1999.

[DAV93]Davis, Alan M., Software Requirements: Objects, Functions and States, Prentice-Hall International Editions, Englewood Cliffs, New Jersey, 1993.

[DOD94]US Department of Defense, MIL-STD-498 Software Development and Documentation, 1994.

[IEE93]The Institute of Electrical and Electronics Engineers, IEEE Std 610.12-1993 Standard Glossary of SW Engineering Terminology, 1993.

[IEE98]The Institute of Electrical and Electronics Engineers, IIEEE Std 1233-1998 Guide for Developing System Requirements Specification (SyRS), 1998.

[MOD87]Model, Martin E., A Professionals Guide to System Analysis, 1987.

[OBR90]OBrien, James A., Management Information Systems A Managerial End User Perspective, Richard D. Irwin, Inc., 1990.

[PRE01]Pressman, Roger S., Software Engineering: A Practioners Approach, Fifth Edition, MacGraw-Hill International Editions, 2001.

[SAY84]Sayid Budiseno, Pengantar Sistem Informasi, PAT Komputer ITB, Bandung, 1984.

[WIT04]Witarto, Memahami Sistem Informasi, Penerbit Informatika, Bandung, 2004.

3

39