ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SMK BINA KARYA 2 KARANGANYAR KEBUMEN BERBASIS WEB

NASKAH PUBLIKASI

diajukan oleh:

Ricky Chandra Kusuma 09.12.3555

kepada SEKOLAH TINGGI MANAJEMEN INFORMATIKA DAN KOMPUTER

AMIKOM YOGYAKARTA YOGYAKARTA

2013

INFORMATION SYSTEMS ANALYSIS AND DESIGN OF ACADEMIC IN SMK BINA KARYA 2 KARANGANYAR KEBUMEN WEB-BASED

ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM INFORMASI AKADEMIK PADA SMK BINA

KARYA 2 KARANGANYAR KEBUMEN BERBASIS WEB

Ricky Chandra Kusuma Ema Utami

Jurusan Sistem Informasi STMIK AMIKOM YOGYAKARTA

ABSTRACT

SMK Bina Karya 2 Karanganyar Kebumen is Vocational School contained in Karanganyar district, Kebumen. These schools include schools that are being developed at this time, but the school has not been able to apply computerized information systems into the school environment. Therefore, needs to make a web-based information system to support academic activities and the delivery of information to the public schools to be more effective. By utilizing phpMyAdmin and software supported MySQL as to make this system. This system has been successfully applied as a media school academic information to the students and parents of students. Keywords: Information, System Information, Vocational School, Karanganyar District,

1. Pendahuluan

1.1 Latar Belakang Masalah

Teknologi informasi yang semakin berkembang pesat, telah melahirkan perangkat

komputer sebagai salah satu alat untuk mengatasi suatu permasalahan dalam suatu

perusahaan. Keberadaan komputer sebagai pengolah data dapat memberikan suatu

informasi dengan kemampuan kerja yang cepat dan terorganisir sehingga dapat membantu

mengatasi masalah yang sedang dihadapi oleh suatu instansi.

Dengan disediakannya berbagai fasilitas yang dimiliki oleh komputer, akan dapat

dengan cepat mengakses data/informasi yang diperlukan. Yang lebih sering dimanfaatkan

sebagai media informasi akademik pada suatu instansi pendidikan.

SMK Bina Karya 2 Karanganyar adalah termasuk sekolah yang sedang

berkembang. Akan tetapi sekolah ini belum bisa mengaplikasikan teknologi komputerisasi ke

dalam area sekolah, sehingga sekolah mengalami kemunduran dalam segi pelayanan

publik. Oleh karena itu dengan dibangunnya media Web dapat menjadi solusi dari masalah-

masalah dalam menyampaikan informasi dan pembelajaran bagi siswanya.

Berdasarkan uraian diatas penulis merasa tertarik dan bermaksud

mengimplementasikan metode pembelajaran didalam dunia pendidikan. Dengan membuat

Website sebagai sarana informasi dan pembelajaran bagi para siswa yang interaktif dan

dinamis pada SMK Bina Karya 2 Karanganyar Kebumen.

1.2 Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang masalah diatas dapat dibuat rumusan masalah, yaitu :

1. Bagaimana membuat website sebagai sarana informasi akademik dan pembelajaran yang

lebih efektif untuk SMK Bina Karya 2 Karanganyar Kebumen.

2. Seberapa jauhkah keefektifan yang didapat menggunakan media internet dengan

penggunaan website di SMK Bina Karya 2 Karanganyar Kebumen.

1.3 Batasan Masalah

a. Sistem informasi ini hanya akan menampilkan informasi yang berhubungan dengan SMK

Bina Karya 2 Karanganyar Kebumen yang meliputi:

1. Data Guru

2. Data Siswa

3. Informasi Nilai Siswa

4. Mata Pelajaran

5. Materi Pelajaran

b. Sistem informasi ini hanya memiliki 2 output laporan, yaitu:

1. Laporan Data Siswa

2. Laporan Data Guru

c. Sistem informasi ini hanya bisa diakses melalui media internet.

1.4 Maksud dan Tujuan Penelitian

a. Maksud penelitian

Maksud dari pembuatan Skripsi dengan judul Analisis Dan Perancangan Sistem

Informasi Akademik Pada SMK Bina Karya 2 Karanganyar Kebumen Berbasis Web,

sebagai syarat kelulusan jenjang pendidikan S1 pada sekolah tinggi manajemen

informatika dan komputer “STMIK AMIKOM” Yogyakarta.

b. Tujuan pembuatan website ini adalah

Untuk mengetahui bahwa website memegang peranan penting dalam menyampaikan

informasi di era teknologi pada saat ini.

1.5 Manfaat Penelitian

1. Bagi SMK Bina Karya 2 Karanganyar Kebumen

Untuk mempermudah didalam memberikan informasi mengenai sekolah tersebut. Baik

informasi umum maupun informasi akademik kepada para siswanya.

2. Bagi akademik

a. Sebagai proses pengabdian yang nyata pada masyarakat pada umumnya dan pada para

siswa pada khususnya, dengan memberikan suatu kemudahan didalam memberikan

informasi dibidang pendidikan.

b. Untuk memperkenalkan “STMIK AMIKOM” Yogyakarta kepada masyarakat umum bahwa

“STMIK AMIKOM” Yogyakarta mampu mencetak professional professional muda

khususnya dibidang teknologi informasi seperti halnya media website.

3. Bagi mahasiswa

a. Menerapkan dan mengembangkan ilmu teori dan praktek selama mengikuti pendidikan

kedalam aplikasi atau sebuah sistem nyata guna mendukung kemampuan teraktualisasi

dalam penerapan ilmu dikalayak umum.

b. Mengembangkan pola keilmuan dan membuka wawasan pengetahuan baru dibidang

teknologi informasi khususnya internet yang berkaitan dengan dunia informasi.

1.6 Sistematika Penulisan

1. BAB I PENDAHULUAN

Memaparkan gambaran secara lengkap mengenai latar belakang masalah, rumusan

masalah, batasan masalah, tujuan penelitian, manfaat penelitian, metode dan sistematika

penulisan laporan penelitian skripsi.

2. BAB II LANDASAN TEORI

Pada bab ini akan diuraikan mengenai pengenalan sistem secara umum dan perangkat

lunak (software) yang digunakan beserta detail spesifikasi (hardware) yang dibutuhkan

untuk menunjang sistem ini.

3. BAB III ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

Berisi pembahasan tentang deskripsi sekolah, analisis masalah, perancangan sistem

secara umum dan perancangan tampilan.

4. BAB IV IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

Dalam bab ini membahas tentang cara kerja atau keterangan dari database,

implementasi sistem, pembahasan program dan hasil akhir perancangan sistem yang

akan dibuat.

5. BAB V PENUTUP

Bab ini menguraikan tentang kesimpulan dari pelaksanaan seluruh kegiatan dan

beberapa saran dari penulis baik kepada sekolah maupun kepada pihak yang akan

melakukan penelitian dengan tema yang sama di masa yang akan datang.

2. LANDASAN TEORI

2.1 Pengenalan Sistem Secara Umum

2.1.1 Pengertian Sistem

Sistem adalah sekumpulan unsur / elemen yang saling berkaitan dan saling

mempengaruhi dalam melakukan kegiatan bersama untuk mencapai suatu tujuan. (Andrew

Ananda Samuel, 2010).

2.2 Konsep Dasar Informasi

2.2.1 Pengertian Informasi

Informasi adalah kumpulan data yang diolah menjadi bentuk yang berguna dan

lebih berarti bagi penerimanya. (Kristanto Andri, 2003 : 6)

2.2.2 Manfaat Informasi

Suatu informasi dapat dikatakan memiliki manfaat dalam proses pengambilan

keputusan apabila informasi tersebut mempunyai kualitas dan nilai. Informasi yang

memiliki kualitas baik akan menentukan efektifitas dalam pengambilan keputusan pada

suatu organisasi.

2.2.3 Kualitas Informasi

Informasi yang berkualitas tentu akan membantu fungsionalitas manajemen

dalam pengambilan keputusan organisasi. Informasi internal dan eksternal harus

berkualitas sebagai ukuran kualitas sebuah informasi. Kualitas informasi menurut

Jogiyanto dapat dilihat dari tiga hal sebagai berikut :

1. Akurat

2. Tepat Waktu

3. Relevan

2.3 Konsep Dasar Sistem Informasi

Informasi merupakan hal yang sangat penting bagi manajemen di dalam

pengambilan keputusan. Informasi dapat diperoleh dari sistem informasi (information

system). Sistem informasi didefinisikan oleh Robert A. Leitch dan K. Roscoe Davis sebagai

berikut:

“Suatu sistem di dalam organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan

transaksi harian, mendukung operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu

organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan”.

2.3.1 Komponen Sistem Informasi

Stair (1992) menjelaskan bahwa sistem informasi berbasis komputer (CBIS)

dalam suatu organisasi terdiri dari komponen-komponen berikut :

1. Perangkat keras

2. Perangkat lunak

3. Database

4. Telekomunikasi

5. Manusia

2.4 Konsep Dasar Internet

2.4.1 Pengertian Internet

Internet adalah jaringan global komputer dunia, besar dan sangat luas sekali

dimana setiap komputer saling terhubung satu sama lainnya dari Negara ke Negara

lainnya diseluruh dunia dan berisi berbagai macam informasi, mulai dari text, gambar,

audio, video, dan lainnya.

2.4.2 Sejarah Internet

Pada mulanya internet merupakan suatu jaringan yang dibentuk oleh

Departemen Pertahanan Amerika Serikat pada awal tahun 60-an. Melalui proyek ARPA

(Advanced Research Project Agency). Mereka membuat jaringan komputer yang tersebar

untuk menghindari terjadinya informasi terpusat, yang apabila terjadi perang akan mudah

dihancurkan. Bila satu bagian dari sambungan network terganggu serangan musuh, jalur

yang melalui sambungan itu secara otomatis dipindahkan ke sambungan lainnya.

Setelah itu internet digunakan oleh kalangan akademi untuk kepentingan

penelitian dan pengembangan teknologi. Selanjutnya, pemerintah Amerika Serikat

memberikan izin komersial pada awal tahun 1990.

2.4.3 Fasilitas Internet

Internet merupakan jaringan komputer terbesar di dunia. Jaringan komputer

saling terhubung sehingga terbentuklah sebuah internet. Internet adalah milik masyarakat

dunia. Komputer boleh diisi informasi atau program apa saja yang dapat diakses oleh

pengguna lain, misalnya:

1. Email (Electronic Mail)

2. Telnet (Telecommunication Network)

3. Trans File (File Transfer Protocol/FTP)

4. Mailing List

5. World Wide Web (WWW)

2.5 Konsep Dasar Web

2.5.1 Definisi Web

Web pada dasarnya adalah database dari jaringan komputer di dunia, yang

menggunakan sebuah arsitektur pengambilan informasi yang umum dan berisi tentang

kumpulan informasi pada beberapa server komputer yang terhubung satu sama lain

dalam jaringan internet.

2.5.2 Komponen Web

Untuk membangun website diperlukan beberapa unsur yang harus agar

website dapat berjalan dengan baik dan sesuai yang diharapkan. Unsur-unsur yang

harus ada dalam web menurut Saputro (2007:1-2), antara lain:

1. Domain Web

2. Hosting

3. Bahasa Program (Scripts Program)

4. Desain Website

5. Program Transfer Data ke Pusat Data

6. Publlikasi Website

2.6 Kriteria Web Yang Baik

1. Usability

2. Sistem Navigasi (struktur)

3. Graphic Design (design Grafis)

4. Contents

5. Loading Time

6. Functionally

7. Compability

2.7 Konsep Dasar Database

2.7.1 Pengertian Database

Menurut Gordon C. Everest, database adalah koleksi atau sekumpulan data

yang mekanis, terbagi, terdefinisi secara formal dan dikontrol terpusat pada organisasi.

Dengan sistem tersebut data yang terhimpun dalam suatu database dapat menghasilkan

informasi yang berguna. Database memiliki bagian-bagian penting, misalnya tabel yang

digunakan untuk menyimpan data sedangkan tabel itu sendiri memiliki bagian field atau

kolom dan record atau data per baris.

Berikut ini bagian-bagian dasar database menurut Andi Sunyoto:

1. Tabel

2. Field

3. Record

4. Mengakses database

5. Primary Key dan Foreign Key

3. ANALISIS DAN PERANCANGAN SISTEM

3.1 Analisis Sistem

Analisis sistem didefinisikan sebagai penguraian suatu sistem informasi yang utuh

ke dalam bagian-bagian komponennya dengan maksud mengidentifikasi dan mengevaluasi

permasalahan, kesempatan-kesempatan, hambatan yang terjadi dan kebutuhan-kebutuhan

yang diharapkan sehingga diusulkan sebuah sistem yang lebih baik..

3.1.1 Analisis Kelemahan Sistem

Aanalisis kelemahan sistem dilakukan untuk mengetahui kelemahan sistem

yang sedang berjalan. Dari hasil analisis ini, ditemukan beberapa masalah yang

menyebabkan sistem bekerja tidak optimal, sehingga perlu mencari solusi

permasalahannya. Analisis ini dilakukan dari tinjauan beberapa faktor, diantaranya

pengukuran pekerjaan, kehandalan teknologi, laporan, dan dokumentasi.

3.1.2 Analisis PIECES

Analisis PIECES (Performance, Information, Economic, Control, Efficiency, Services)

bertujuan untuk mengetahui kelayakan sistem yang sedang berjalan. Langkah yang perlu

diambil dalam menganalisis sistem yang sudah yaitu memahami permasalahan-

permasalahan, kelemahan-kelemahan dan kebutuhan-kebutuhan dari pemakai sistem untuk

dapat memberikan solusi pemecahannya.

3.1.3 Analisis Kelayakan Sistem

3.1.3.1 Kelayakan Teknologi

Kelayakan teknologi digunakan untuk mengetahui apakah sistem informasi

ini nantinya dapat diterapkan dalam teknologi yang ada. Sistem informasi ini dibuat

sesuai dengan kebutuhan pengguna, sehingga memudahkan pengoperasiannya. Dan

diadakan sedikit pelatihan, pengguna dapat menggunakan sistem informasi akademik

ini dengan baik. Ketersediaan alat dipasaran dan kemudahan pengoperasian sistem

membuat sistem ini layak digunakan dari sisi teknologi.

3.1.3.2 Kelayakan Operasional

Dalam mengoperasikan sistem informasi akademik ini tidak dibutuhkan

ketrampilan khusus dibidang komputer. Kemampuan yang diperlukan hanya

kemampuan dasar pengoperasian komputer dan pengoperasian aplikasi sistem

akademik. Karena sistem ini sudah meliputi kegiatan kegiatan yang dibutuhkan dalam

hal pencatatan data akademik dan pencetakan raport siswa. Sistem ini dirancang agar

penyampaian informasi data akademik menjadi lebih mudah.

3.1.3.3 Kelayakan Hukum

Sistem dapat dikatakan layak secara hukum apabila tidak melanggar

peraturan dan hukum yang berlaku. Karena belum adanya undang-undang yang

mengatur tentang pembuatan aplikasi komputer untuk pengolahan data akademik di

Indonesia, sehingga dipastikan bahwa sistem ini tidak melanggar hukum dikemudian

hari yang berkaitan dengan legalitas dan izin.

3.1.4 Analisis Kebutuhan Sistem

3.1.4.1 Kebutuhan Fungsional

Analisis kebutuhan fungsional merupakan analisis terhadap layanan apa

saja yang dapat diberikan sistem kepada pengguna.

3.1.4.2 Kebutuhan Non Fungsional

Perancangan dan pengembangan sistem memiliki tujuan dapat memperoleh

informasi uang lebih cepat dan tepat serta meningkatkan kualitas kerja. Kebutuhan

teknologi atau peralatan yang diperlukan dalam sistem terdiri dari :

1. Kebutuhan Perangkat Keras (hardware)

2. Kebutuhan Perangkat Lunak (software)

3. Kebutuhan Perangkat Manusia (brainware

3.2 Perancangan Sistem

Perancangan sistem adalah tahapan setelah analisis dari siklus pengembangan

sistem. Dan perancangan sistem adalah sebagai penggambaran perencanaan, dan

pembuatan sketsa atau pengaturan dari beberapa elemen yang terpisah kedalam satuan

yang utuh dan dapat berfungsi, termasuk mengkonfigurasi dari komponen-komponen

perangkat lunak dan perangkat keras dalam suatu sistem. Tujuan dari perancangan sistem

yaitu untuk emenuhi kebutuhan pada pemakai sistem dan juga untuk memberikan gambaran

atau rancang bangun yang lengkap sehingga pembuatan program menjadi lebih terarah.

3.2.1 Flowchart

Gambar 3.1 Flowchart Sistem

Data Siswa

Data Guru

Data Kelas

Data Mata Pelajaran

Jadwal Pelajaran

Tahun Ajaran

Data Siswa Data Guru Data Kelas Data Mata Pelajaran Jadwal Pelajaran Tahun Ajaran

Biodata Data Nilai Artikel Guru Daftar Materi

Biodata Artikel Siswa Data Nilai Daftar Materi Jadwal Pelajaran

Biodata Artikel Siswa Voting

Biodata Data Nilai Artikel Guru Daftar Materi Jadwal Mengajar

Laporan Siswa Laporan Guru

3.2.2 Data Flow Diagram

Data Flow Diagram (DFD) adalah suatu gambaran arus data dari sebuah

sistem dengan menggunakan sejumlah bentuk-bentuk simbol.

1. Diagram Konteks

Gambar 3.2 Diagram Konteks

Admin Siswa

Sistem Informasi Akademik SMK BINA KARYA 2 Karanganyar

Guru

Kepala Sekolah

Gambar 3.3 DFD Level 1

3.3 Perancangan Basis Data

3.3.1 Normalisasi

Normalisasi merupakan proses konversi dokumen atau laporan kedalam struktur

tabel dengan menghilangkan elemen yang sama, dan data yang berulang-ulang.

Perancangan normalisasi bertujuan agar tidak terjadi redudansi data. Jika kondisi tabel

tidak terdapat redudansi maka tabel normal.

3.2.2 Relasi Antar Tabel

Relasi antartabel menunjukan hubungan antartabel yang ditandai dengan

adanya foreign key.

4. IMPLEMENTASI DAN PEMBAHASAN

4.1 Pengertian Implementasi

Tahap implementasi merupakan tahapan penerapan dan instalasi sistem supaya

siap dioperasikan. Implementasi sistem bertujuan untuk mengetahui apakah sistem tersebut

siap digunakan atau belum. Ini adalah langkah awal untuk menentukan jangka waktu yang

diperlukan dalam tahap implementasi. Diharapkan website yang dipasang memiliki fungsi

dan kegunaan yang sesuai dengan tujuan yang direncanakan.

4.2 Manual Program

Sistem Informasi Akademik SMK Bina Karya 2 Karanganyar terdapat 3 hak akses,

yaitu hak akses administrator, hak akses guru, dan hak akses siswa.

1. Untuk mengakses sistem akademik sebagai admin, maka harus login terlebih

dahulu

Gambar 4.1 Halaman Admin

2. Untuk mengakses sistem akademik sebagai guru, maka harus login terlebih dahulu

menggunakan nip dan password. Setelah login maka sistem akan memberi hak

akses seperti berikut :

Gambar 4.2 Halaman Panel Guru

3. Untuk mengakses sistem akademik sebagai siswa, maka harus login terlebih

dahulu menggunakan NIS dan password. Setelah login maka sistem akan

memberi hak akses seperti berikut :

Gambar 4.3 Halaman Panel Siswa

4. Laporan Data Guru, pada halaman ini, menampilkan data guru pengajar di SMK

Bina Karya 2 Karanganyar dengan periodisasi per tahun ajaran.

Gambar 4.4 Laporan Data Guru

5. Laporan Data Siswa, pada halaman ini, terdapat laporan data siswa per kelas pada

periodisasi tahun ajaran 2013-2014.

Gambar 4.29 Gambar Laporan Data Siswa

5. PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Berdasarkan uraian-uraian yang telah penulis jelaskan pad bab-bab terdahulu, dan

berdasarkan penelitian, perancangan, pengujian, dan implementasi, maka dapat diambil

kesimpulan:

1. Untuk merancang sistem informasi akademik SMK Bina Karya 2 Karanganyar

digunakan metode Flowchart dan DFD serta menggunakan bahasa pemrograman

PHP dan database MySQL.

2. Berdasarkan hasil polling siswa, maka dapat disimpulkan bahwa Sistem Informasi

Akademik pada SMK Bina Karya 2 dapat dikatakan efektif guna menunjang proses

pembelajaran dan media informasi akademik bagi para siswanya.

5.2 Saran

1. Diharapkan kepada SMK Bina Karya 2 Karanganyar agar dapat memanfaatkan dan

menggunakan sistem informasi ini secara optimal sebagai penunjang kegiatan

belajar mengajar disekolah.

2. Untuk pengembangan kedepannya diharapkan adanya penambahan fasilitas untuk

bisa mengelola data keuangan biaya sarana dan prasarana siswa.

3. Keamanan sistem informasi akademik ini harus terjamin, sehingga isinya dapat

dipertanggungjawabkan.

4. Isi situs web sebaiknya diupdate secara berkala agar informasi yang disampaikan

bisa up to date.

Daftar Pustaka

Arief, M. Rudyanto. 2005. Pemograman Basis Data Menggunakan Transact-SQL dengan

Microsoft SQL Server 2000. Yogyakarta; Andi.

Azis, M. Farid. 2002. Pemrograman PHP 4 Bagi Web Programer. Jakarta. Gramedia.

Jogiyanto,HM. 2005. Analisis dan Desain Sistem Informasi: Pendekatan Terstruktur Teori

dan Praktek Aplikasi Bisnis. Yogyakarta; Andi Offset .

Jogiyanto. 2003. Sistem Teknologi Informasi. Yogyakarta. Andi Offset.

Nugroho, Bunafit.2004. PHP & MySQL dengan Editor Dreamweaver. Yogyakarta ; Andi

Offset.