analisis dan desain sistem informasi pengarsipan surat ...€¦ · pengelolaan surat yang dikelola...
TRANSCRIPT
Analisis dan Desain Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Salatiga
Artikel Ilmiah
Peneliti :
Puji Rahayu
NIM :682013052
Program Studi Sistem Informasi
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana
Salatiga
2017
2
3
4
5
6
7
Analisis dan Desain Sistem Informasi Pengarsipan Surat Masuk dan Surat Keluar
di Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Kota Salatiga 1)
Puji Rahayu, 2)
Rudy Latuperissa 3)
Hanna Prillysca Chernovita
Fakultas Teknologi Informasi
Universitas Kristen Satya Wacana Jalan Diponegoro 52-60, Salatiga 50711, Indonesia
Email : 1)
Abstract
PDAM Salatiga is a Regional-Owned Enterprise that provides services and benefits towards
society in the field of drinkable water. In a company, any activities of information exchange can
not be separated from the activities of correspondences. Letters are used by PDAM as a means of
communication in a partnership with individuals or other companies. The letters archiving
system in PDAM still uses conventional paper as the main archives so admin often facer
difficulties in finding data, errors in data writing and loss of data. The purpose of this research is
to develop information system of incoming and outgoing letters archiving at PDAM Salatiga.
This research uses Waterfall method, where the user needs become the core concept in creating
the system. The results of this study is an information system that can facilitate the archiving
system of incoming and outgoing mail in the PDAM, and minimizes the risks that will occur.
Keyword : Analysis, Archive, Design, Information System, Waterfall
Abstrak
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) Salatiga merupakan Badan Usaha Milik Daerah
(BUMD) yang memberikan jasa pelayanan dan menyelenggarakan kemanfaatan di bidang air
minum. Pada sebuah perusahaan kegiatan pertukaran informasi tidak bisa dilepaskan dari
aktivitas surat-menyurat. Surat digunakan PDAM sebagai sarana komunikasi dalam suatu
kerjasama dengan perseorangan atau perusahaan lainnya. Sistem pengarsipan surat di PDAM
masih menggunakan media kertas sebagai arsip utama sehingga sering mengalami kesulitan
dalam pencarian data, kesalahan dalam penulisan data, dan kehilangan data. Tujuan penelitian ini
adalah menghasilkan sistem informasi pengarsipan surat masuk dan surat keluar di PDAM
Salatiga. Penelitian ini menggunakan metode Waterfall, dimana kebutuhan user menjadi pokok
utama dalam pembuatan sistem. Hasil penelitian ini adalah sebuah sistem informasi yang dapat
mempermudah sistem kearsipan surat masuk dan surat keluar yang sedang berjalan di PDAM
dan meminimalis resiko-resiko yang akan terjadi.
Kata kunci : Analisis, Pengarsipan, Desain, Sistem Informasi, Waterfall
8
1. Pendahuluan
Surat merupakan suatu alat komunikasi untuk penyampaian sebuah informasi secara
tertulis dari satu pihak kepada pihak lainnya. Surat dikatakan sebagai helai kertas yang
ditulis atas nama pribadi penulis, atau atas nama kedudukannya dalam organisasi, yang
ditunjukkan kepada suatu alamat tertentu yang memuat suatu bahan komunikasi. Bahan
komunikasi surat merupakan keterangan-keterangan yang meliputi keputusan,
pernyataan, pemberitahuan, dan permintaan [1].
Perusahaan Daerah Air Minum (PDAM) kota Salatiga merupakan Badan Usaha Milik
Daerah (BUMD) yang memberikan jasa pelayanan dan menyelenggarakan kemanfaatan
di bidang air minum. Aktivitas PDAM antara lain mengumpulkan, mengolah dan
menjernihkan sampai mendistribusikan air ke masyarakat atau pelanggan [2]. PDAM
Salatiga menggunakan surat sebagai bukti otentik dan sarana komunikasi dalam suatu
kerja sama dengan perseorangan atau perusahaan lainnya. Pengarsipan surat di PDAM
Salatiga masih mempunyai kendala. Kendala yang sering terjadi yaitu sering terjadi
kesalahan dalam pencatatan (human error), kehilangan surat, rusaknya kertas surat,
membutuhkan waktu yang cukup lama dalam melakukan pencarian surat, serta surat
keluar hanya dilakukan dalam pencatatan saja sehingga tidak ada duplikasi dokumen.
Kendala yang sering terjadi membuat kinerja dalam pengarsipan surat menjadi tidak
efektif dan efisien.
Aktivitas sistem yang akan dibuat nantinya dapat membantu admin dalam
pengarsipan surat dan pencarian surat. Adanya masalah yang terjadi dalam pengarsipan
surat di PDAM Salatiga maka dibutuhkan suatu sistem informasi yang nantinya mampu
membantu dan mempermudah operasional kerja. Sistem baru nantinya dapat membantu
kegiatan pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Operasional kerja dalam pengarsipan
surat dapat dilakukan secara efektif dan juga efisien. Resiko-resiko yang mungkin nanti
akan terjadi dalam pengarsipan surat dapat diminimalisir dengan sistem baru.
Metode pengembangan sistem yang dipilih untuk sistem informasi pengarsipan surat
masuk dan surat keluar di PDAM Salatiga yaitu menggunakan metode Waterfall.
Pembuatan sistem nantinya dilakukan secara bertahap dan disesuaikan dengan kebutuhan
pengguna. Berdasarkan hasil wawancara dan observasi, admin membutuhkan sebuah
sistem yang mampu membantunya dalam operasional kerja. Kebutuhan pengguna
merupakan pokok utama dari pembuatan sistem ini. Sistem yang dibangun nanti dapat
menyimpan data dan membantu pengguna dalam pencarian data agar lebih efisien. Setiap
tahap yang dilakukan diperlukan tingkat kematangan, hal ini bertujuan untuk
meminimalisir kesalahan yang mungkin nanti akan terjadi.
2. Tinjauan Pustaka
Penelitian terdahulu yang dapat mendukung penelitian ini berjudul “Pengembangan
Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Di Dinas
Sosial Tenaga Kerja dan Transmigrasi Kabupaten Garut Menggunakan Framework Php”.
Tujuan dari penelitian tersebut adalah untuk menyediakan sistem pengelolaan surat
berbasis komputer yang terdiri dari proses pengelolaan surat masuk dan surat keluar serta
pembuatan laporan surat lebih efektif dan efisien. Penelitian tersebut menggunakan
9
metode pengumpulan data dan pengembangan sistem Unified Software Development
Process (USDP). Hasil dari penelitian tersebut adalah sistem informasi yang
dikembangkan untuk pengelolaan surat agar menjadi lebih efektif [3].
Perbedaan dengan penelitian tersebut dengan penelitian ini adalah penelitian
sebelumnya menggunakan metode USDP. Metode ini digunakan untuk membangun
sebuah kerangka kerja (framework) yang bisa dikustomisasikan untuk kepentingan
organisasi dan proyek yang lebih spesifik, sedangkan untuk penelitian ini menggunakan
metode Waterfall dimana proses yang dicakup lebih sederhana yaitu sistem yang
dibangun merupakan sistem yang kecil atau yang sudah mempunyai prosedur teknis
tetap. Metode USDP diawali dengan pembuatan diagram usecase yang pada prinsipnya
dibuat untuk mendapatkan spesifikasi kebutuhan pengguna, dengan begitu
pengembangan rekayasa perangkat lunak ini menggunakan metode UML sebagai alat
bantu utama dalam analisis dan perancangan perangkat lunak. Tahap USDP
menggunakan pendekatan iterative yang menekankan pada setiap kegiatan penting dalam
pengembangan sistem, tahap-tahap tersebut digambarkan dalam bentuk aliran kerja
dimana aliran tersebut merupakan serangkaian aktifitas.
Penelitian kedua yaitu berjudul “Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan
Surat Pada Universitas Cokroaminoto Palopo” yang membahas tentang sistem kerja
pengelolaan surat yang dikelola di dalam sebuah website lokal yang diakses
menggunakan jaringan intranet sebagai sistem keamanan protokol. Tujuan dari penelitian
ini adalah untuk mengetahui sistem informasi pengelolaan dan pengarsipan surat serta
hambatan-hambatannya yang dirancang menggunakan web server dengan bahasa
pemrograman PHP dengan sistem jaringan internet. Penelitian di atas menggunakan
metode deskriptif dengan pendekatan kualitatif. Teknik pengumpulan data yang
digunakan adalah observasi, wawancara, dan dokumentasi. Hasil dari penelitian tersebut
adalah membuat aplikasi pengelolaan surat untuk meningkatkan efektifitas dan efisiensi
dalam hal pencatatan data pada proses penerimaan surat masuk dan surat keluar,
sehingga mempermudah dekan dan staf dalam hal penanganan surat masuk dan surat
keluar serta pendisposisian surat[4].
Perbedaan penelitian tersebut dengan penelitian sekarang ini yaitu penelitian diatas
dilakukan untuk mengetahui sistem informasi yang sedang berjalan. Sistem informasi
tersebut mengenai pengelolaan surat, pengarsipan surat dan hambatan-hambatan yang
dirancang menggunakan web server dan platform PHP dengan menggunakan sistem
jaringan internet dimana web tesebut dapat dioperasikan oleh beberapa aktor, sedangkan
pada penelitian ini untuk mengembangkan sistem pengarsipan surat berbasis desktop
dengan menggunakan PHPMyAdmin dan C#. Sistem yang akan dibuat nantinya hanya
dapat digunakan oleh satu orang saja yaitu pihak yang bertanggung jawab di bagian arsip
surat.
Penelitian ketiga berjudul “Sistem Informasi Pengelolaan Surat Masuk Dan Surat
Keluar Di STMIK AUB Surakarta”. Tujuan dari penelitian ini adalah membangun suatu
aplikasi untuk mengelola surat masuk dan surat keluar untuk memberikan kemudahan
pada BAU STMIK AUB Surakarta. Metode yang digunakan pada penelitian ini adalah
melakukan analisis kelemahan sistem yang terdiri dari analisis kinerja (performance),
informasi (Information), ekonomi (Economic), pengendalian (Control), efisiensi
(Effisiency), dan pelayanan (Services). Hasil dari penelitian di atas adalah sistem yang
dibuat dalam pencatatan surat masuk dan disposisi dibuat dengan desain dan tata letak
10
serta urutan memasukkan data yang sudah diatur sedemikian rupa sehingga user
dipermudah dalam penggunaan sistem ini [5].
Perbedaan penelitian tersebut dengan penelitian sekarang ini yaitu metode yang
digunakan. Penelitian diatas menggunakan metode analisis pada kelemahan sistem yang
sedang berjalan yang meliputi analisis kinerja, informasi, ekonomi, pengendalian,
efisiensi, dan pelayanan sedangkan pada penelitian ini menggunakan metode Waterfall
dimana kebutuhan admin menjadi faktor utama untuk membangun sistem pengarsipan
surat masuk dan surat keluar yang akan berjalan.
Penelitian-penelitian sebelumnya dapat menjadi acuan dalam penulisan penelitian ini
yaitu untuk membangun sebuah sistem pengarsipan surat masuk dan surat keluar di
PDAM Salatiga dengan menggunakan metode Waterfall. Metode Waterfall merupakan
metode yang memiliki pendekatan yang sistematis dan berurutan. Tahap metode
Waterfall terdiri dari analisis kebutuhan (Requirement Analysis), desain sistem (System
Design), pengkodean (Coding), pengujian (Testing), operasi & pemeliharaan (Operation
& Maintenance). Tahap yang berurutan akan menjadikan proses lebih teratur, untuk user
juga lebih menguntungkan karena dapat merencanakan dan menyiapkan seluruh
kebutuhan. Tahap Waterfall dapat ditunjukkan pada gambar Gambar 1 [6].
Gambar 1 Tahapan Metode Waterfall [6]
Tahap analisis kebutuhan dilakukan konsultasi dengan user terkait mengenai
kebutuhan apa yang akan digunakan dalam sistem, dimana user dalam penelitian ini
adalah admin yang mengelola surat masuk dan surat keluar di Bagian Umum. Informasi
yang didapatkan dari hasil observasi secara langsung dan melakukan wawancara dengan
pihak terkait. Tahap desain sistem akan menerjemahkan syarat kebutuhan ke sebuah
perancangan perangkat lunak yang dapat diperkirakan sebelum dibuat menjadi koding.
Desain sistem membantu menentukan perangkat keras (hardware), sistem persyaratan,
dan juga membantu dalam mendefinisikan arsitektur sistem secara keseluruhan.
Perancangan sistem ini akan dibuat menggunakan Unified Modeling Language
(UML), yaitu dengan membuat Use Case Diagram, Activity Diagram, dan Class
Diagram. Use Case Diagram merupakan gambaran interaksi yang terjadi antara actor
dengan sistem, dan juga gambaran fungsionalitas yang dimiliki oleh sistem. Actor
ditentukan berdasarkan perannya (role) pada program atau aplikasi yang sedang
dikembangkan, bukan sebagai objek-objek secara mandiri. Activity Diagram merupakan
gambaran alur aktivitas dalam sistem yang sedang dirancang, yaitu bagaimana masing-
masing alur berawal, decision yang mungkin terjadi dan bagaimana mereka akan
berakhir. Class Diagram yaitu sebuah kelas yang menggambarkan struktur dan relasi
antar tabel serta mendefinisikan kelas-kelas yang akan dibangun dalam sistem
pendefinisian kelas-kelas yang akan dibangun. Diagram kelas juga menunjukkan properti
11
dan operasi sebuah kelas serta batasan-batasan yang ada dalam hubungan-hubungan
objek tersebut. Kelas memiliki tiga bagian utama yaitu atribut, operation, dan name.
Atribut merupakan variabel-variabel yang dimiliki oleh suatu kelas. Operation adalah
fungsi-fungsi yang dimiliki oleh suatu kelas. Name merupakan objek dari sebuah kelas
[7].
Tahap ketiga adalah coding yaitu implementasi dan pengujian unit perancangan
perangkat lunak yang direalisasikan sebagai serangkain program. Tahap selanjutnya
yaitu testing yaitu pengujian sistem program yang diintegrasikan atau diuji sebagai
sistem yang lengkap untuk menjamin bahwa persyaratan sistem yang telah terpenuhi.
Pengujian yang akan digunakan yaitu dengan black-box testing. Pengujian black-box
berfokus pada persyaratan fungsional perangkat lunak. Pengujian black-box berusaha
menemukan kesalahan dalam fungsi-fungsi yang tidak benar atau hilang, kesalahan
interface, kesalahan dalam struktur data atau akses database eksternal, kesalahan kinerja,
inisialisasi dan kesalahan terminasi [8]. Tahap terakhir yaitu operasi dan pemeliharaan,
pada tahap ini sofware yang sudah dibangun akan dijalankan serta dilakukan
pemeliharaan. Pemeliharaan tersebut termasuk dalam perbaikan kesalahan yang tidak
ditemukan pada langkah sebelumnya.
3. Metode Penelitian
Penelitian ini dilakukan dengan beberapa tahapan yang saling berkaitan. Berikut
merupakan tahapan yang dilakukan pada penelitian ini.
Gambar 2 Tahapan Penelitian
Gambar 2 dapat dilihat bahwa tahap awal dimulai dengan mengidentifikasi masalah.
Tahap ini bertujuan untuk melihat sasaran dalam penelitian, sehingga tujuan yang
didapat sesuai dengan sasaran yang diharapkan. Tahap selanjutnya yaitu perumusan
masalah. Perumusan masalah dilakukan dengan memberikan beberapa pertanyaan
kepada pihak terkait yaitu mengenai kendala yang sering terjadi pada kegiatan
pengarsipan surat masuk dan surat keluar, sehingga penelitian dapat memperoleh
petunjuk bahwa identifikasi masalah yang dilakukan dapat dilanjutkan ke tahap
berikutnya. Perumusan masalah juga dapat memberikan gambaran tentang metode apa
yang akan digunakan dalam penelitian ini. Setelah melakukan perumusan masalah
dilakukan pencarian pustaka yang berkaitan dengan penelitian. Pencarian pustaka
dilakukan untuk memahami materi yang terkait serta dapat membantu menyelesaikan
masalah dalam penelitian. Tahap berikutnya adalah pengumpulan data. Pengumpulan
12
data yang dilakukan melalui kegiatan wawancara oleh pihak terkait yaitu dengan
mengajukan beberapa pertanyaan dan melakukan observasi di PDAM Salatiga. Data
yang didapatkan berupa kendala-kendala yang sering terjadi dalam kegiatan pengelolaan
surat seperti kesulitan dalam pencarian data, sering terjadi kesalahan dalam penulisan
data dan kehilangan data. Data-data yang diperoleh dapat dijadikan acuan penelitian
dalam pemecahan masalah. Semua data yang dihasilkan pada tahap pengumpulan data
akan diolah secara sistematis. Tahap ini menggambarkan apa saja yang menjadi
kebutuhan pengguna. Hasil dari tahap ini nantinya akan memberikan gambaran
rekomendasi masalah yang ada.
Tahap selanjutnya yaitu menyusun rekomendasi masalah. Rekomendasi masalah
merupakan jawaban tentang apa yang dibutuhkan oleh pengguna, dimana permasalahan
yang ada dapat diminimalisir atau terselesaikan. Tahap sebelumnya telah didapatkan data
yang dapat dijadikan acuan untuk pembuatan sistem yang akan dibangun, sehingga
sistem tersebut akan menjawab semua kebutuhan pengguna.
Kesimpulan, berdasarkan dari data yang didapatkan dan tahap rekomendasi masalah,
maka apa yang dihasilkan dari penelitian ini dapat diberikan kepada PDAM Salatiga.
Sistem yang di bangun diharapkan dapat membantu operasional kerja yaitu dalam
pengarsipan surat masuk dan surat keluar.
4. Hasil dan Pembahasan
Dua kegiatan utama yang terjadi di bagian umum dan personalia adalah surat masuk
dan surat keluar. Jenis surat masuk yang ada di PDAM kota Salatiga meliputi surat
undangan, surat dana pensiun milik bersama (dapenma), surat perintah, surat keputusan,
surat BPJS kesehatan, surat permohonan bantuan dana, dan surat jamsostek. Proses
pencatatan ke dalam buku besar meliputi pencatatan nomor surat, tanggal surat, tanggal
agenda, lampiran, perihal, dari atau kepada, dan keterangan. Kendala yang sering terjadi
yaitu pencatatan data surat di buku besar sering mengalami kekeliruan dalam penulisan,
status pendisposisian surat yang belum diketahui sehingga surat belum bisa untuk
ditindak lanjuti, pencarian surat yang dibutuhkan harus dilakukan berulang kali untuk
mendapatkan surat tersebut.
Kegiatan wawancara mendapatkan informasi tentang proses surat masuk di
perusahaan dan proses surat keluar dari perusahaan. Berikut merupakan flowchart surat
masuk (Gambar 3) dan surat keluar (Gambar 4) di PDAM Salatiga.
13
Gambar 3 Flowchart Surat Masuk
Setiap surat yang masuk di PDAM kota Salatiga di mulai dari pihak luar yang
mengirimkan surat berbentuk hardcopy baik melalui jasa pengiriman atau berupa softcopy
yang dikirim melalui media elektronik. Bagian umum mencatat di buku agenda surat
masuk dan memberikan kertas disposisi di atas surat, kemudian surat tersebut diserahkan
kepada direktur. Direktur akan membaca isi surat dan mengisi lembar disposisi yang
nantinya akan ditindak lanjuti. Surat dikembalikan lagi ke bagian umum untuk difotokopi
sebagai duplikat surat. Surat asli berada dibagian umum dan yang bukan asli diserahkan
kepada yang bersangkutan untuk di tindak lanjuti.
Gambar 4 Flowchart Surat Keluar
Proses surat keluar di PDAM Salatiga dimulai dari bagian umum membuat surat
dengan format yang sudah ada di perusahaan. Surat diserahkan ke pihak direktur untuk
diperiksa, apabila terdapat kesalahan dalam penulisan maka bagian umum harus
membuat kembali surat tersebut, apabila surat tersebut sudah benar, maka direktur akan
mengembalikan ke bagian umum untuk diberikan penomoran surat. Surat dicatat di buku
agenda dan diberikan kembali ke direktur untuk ditandatangani. Surat yang siap dikirim
akan diberikan ke bagian umum untuk dikirim melalui jasa pengiriman atau melalui
media elektronik. Jenis surat keluar yang ada di PDAM kota Salatiga meliputi surat
undangan, surat dapenma, surat perintah, surat keputusan, surat BPJS kesehatan, surat
permohonan bantuan dana, surat jamsostek, dan surat umum dimana surat umum ini
merupakan surat balasan dari surat yang masuk di PDAM. Pencatatan di dalam buku
besar meliputi pencatatan no surat, tanggal surat, tanggal agenda, lampiran, perihal, dari
atau kepada, dan keterangan. Kendala yang sering terjadi yaitu pencatatan data surat
14
sering mengalami kekeliruan, pencarian dilakukan berulang kali untuk mendapatkan
surat yang diinginkan, tidak adanya duplikasi surat keluar sehingga dalam melihat data
hanya dilakukan di catatan buku agenda surat keluar.
Proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar di PDAM seperti yang dijelaskan di
atas terbukti memperlambat kinerja PDAM dalam pengiriman dan pendataan surat, oleh
karena itu dibutuhkan sistem informasi pengarsipan yang mampu membantu dan
mempermudah dalam pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Sistem ini hanya
mencakup pada kegiatan proses pencatatan data surat dan penyimpanan file digital,
dengan adanya sistem ini maka dalam pencarian data surat akan lebih dipermudah yaitu
tidak memakan waktu yang lama, serta kehilangan surat dapat diatasi karena sistem ini
dapat mencetak kembali surat yang diinginkan.
Perancangan sistem dilakukan dengan menggunakan Unified Modeling Language
(UML), yaitu membuat diagram Use Case Diagram, Activity Diagram, dan Class
Diagram. Use Case Diagram yang akan dibangun dapat dilihat pada Gambar 5.
Gambar 5 Use Case Diagram Sistem
Sistem hanya dapat diakses oleh 1 aktor yaitu admin. Admin dapat mengakses
beberapa fungsi di dalam sistem yaitu mengelola data surat masuk dan mengelola data
surat keluar. Fungsi mengelola surat masuk memiliki beberapa pilihan yaitu create,
delete, update, print, search. Create digunakan untuk menambah data surat masuk,
delete digunakan untuk menghapus surat masuk, update hanya digunakan untuk
mengubah status disposisi surat masuk, print digunakan untuk mencetak dokumen surat
apabila dibutuhkan, dan search digunakan untuk mencari surat yang bersangkutan.
Pilihan pada pengelolaan surat keluar, aktor dapat melakukan beberapa fungsi yaitu
create, delete, update, print, search. Create digunakan untuk menambah data surat
keluar, delete digunakan untuk menghapus surat keluar, update hanya digunakan untuk
mengubah 2 data yaitu kepada siapa surat dikirim dan jenis apakah surat tersebut, print
digunakan untuk mencetak dokumen surat apabila dibutuhkan, dan search digunakan
untuk mencari surat yang bersangkutan. Fungsi create surat masuk dapat dilihat pada
gambar 6.
15
Gambar 6 Activity Diagram Create Surat Masuk
Activity Diagram pada gambar 6 menggambarkan admin dapat melakukan
penambahan data dengan memilih menu surat masuk. Sistem akan menampilkan menu
surat masuk dimana admin harus mengisi data surat dengan benar kemudian pilih create,
secara otomatis sistem akan memeriksa kebenaran data surat dan akan menyimpan data.
Data yang telah terisi dengan benar selanjutnya akan disimpan secara otomatis oleh
sistem, apabila data surat salah maka sistem akan memberi peringatan untuk mengisi
kembali data surat.
Gambar 7 Activity Diagram Delete Surat Masuk
Gambar 7 menggambarkan admin dapat melakukan delete surat. Proses delete surat
dimulai dari memilih menu surat masuk, kemudian admin memasukkan nomor surat di
textbox pencarian kemudian memilih search. Sistem akan mencari data sesuai nomor
surat yang telah dituliskan, apabila data yang diiginkan tidak ditampilkan dalam tabel,
maka admin harus melakukan pencarian kembali. Sistem akan menampilkan data di
dalam tabel sesuai pencarian, selanjutnya admin memilih tombol delete untuk melakukan
penghapusan data dan data akan dihapus secara otomatis oleh sistem.
16
Gambar 8 Activity Diagram Update Surat Masuk
Gambar 8 menggambarkan admin dapat melakukan update data surat. Update data
dimulai dari admin memilih menu surat masuk. Sistem akan menampilkan menu surat
masuk, selanjutnya admin mengisikan nomor surat yang akan diperbaharui datanya
kemudian pilih search. Sistem akan melakukan pencarian surat, apabila surat tidak
ditemukan maka admin melakukan pencarian kembali. Surat yang ditampilkan pada tabel
adalah surat yang ditemukan sesuai pencarian. Admin melakukan klik pada data yang
ada di dalam tabel, secara otomatis sistem akan menampilkan data surat tersebut. Admin
hanya dapat melakukan satu pembaharuan data yaitu pembaharuan pada status disposisi,
kemudian pilih tombol update. Sistem akan menyimpan data baru secara otomatis.
Gambar 9 Activity Diagram Print Surat Keluar
Activity Diagram pada gambar 9 menggambarkan admin dapat melakukan print surat.
Proses print surat dimulai dari memilih menu surat masuk kemudian sistem akan
menampilkan menu, selanjutnya admin mengisi nomor surat untuk dilakukan pencarian
yaitu dengan memilih tombol search. Sistem akan melakukan pencarian data yang
diinginkan, apabila data tidak tersedia maka admin harus melakukan pencarian kembali,
apabila data ditemukan maka data akan ditampilkan dalam tabel. Admin memilih surat
yang diinginkan pada tabel sehingga sistem menampilkan data surat, selanjutnya admin
memilih tombol print maka sistem akan mencetak surat yang diinginkan.
17
Gambar 10 Activity Diagram Update Surat Keluar
Gambar 10 menggambarkan admin dapat melakukan update data surat keluar. Update
data dimulai dari memilih menu surat keluar, maka sistem akan menampilkan menu surat
keluar, selanjutnya mengisikan nomor surat di textbox pencarian dan pilih search. Sistem
akan melakukan pencarian surat, apabila surat tidak ditemukan maka admin harus
melakukan pencarian kembali. Surat yang ditemukan akan ditampilkan didalam tabel,
selanjutnya admin melakukan klik data surat. Sistem akan menampilkaan data lama,
kemudian admin dapat memperbarui dua data yaitu kepada siapa surat dikirim dan jenis
surat kemudian pilih tombol update. Data yang telah diperbarui akan di simpan secara
otomatis oleh sistem.
Gambar 11 Activity Diagram Search Surat Keluar
Gambar 11 menunjukkan proses pencarian surat keluar. Proses ini dimulai dari
memilih menu surat keluar dan sistem akan menampilkan menu surat keluar. Admin
memasukkan nomor surat pada textbox pencarian dan memilih tombol search. Sistem
akan melakukan pencarian data dan menampilkannya dalam tabel, apabila data tidak
ditemukan maka admin harus mengisi kembali nomor surat untuk melakukan pencarian
data.
Tahap berikutnya yaitu pembuatan class diagram yaitu untuk menggambarkan
struktur dan relasi antar tabel serta mendefinisikan kelas-kelas yang akan dibangun
dalam sistem. Class diagram dapat ditunjukkan pada gambar 12.
18
Gambar 12 Class Diagram
Pada gambar 12 menunjukkan bahwa class diagram terdiri dari 2 boundary, 2
controller, dan 3 entity. Boundary yang ada terdiri dari boundary surat masuk dan
boundary surat keluar. Controller yang dibuat yaitu controller surat masuk dan
controller surat keluar. Sedangkan untuk entity terdiri dari entity surat masuk, entity
surat, dan entity surat keluar.
Tahap pembuatan use case diagram, activity diagram, dan class diagram telah selesai
selanjutnya adalah aplikasi. Interface yang dibuat hanya terdiri dari 4 tampilan yaitu
form login, pemilihan menu surat, tampilan menu surat masuk dan tampilan menu surat
keluar. Tampilan aplikasi yang akan dibangun dapat dilihat di bawah ini.
Gambar 13 Tampilan Surat Masuk
Gambar 13 merupakan tampilan surat masuk. Gambar tersebut terdapat tabel untuk
menampikan data, beberapa textbox untuk pengisian data surat masuk, serta fungsi yang
digunakan di dalam tampilan surat masuk yaitu create, update, delete, search, dan print.
Gambar 14 Tampilan Surat Keluar
19
Gambar 14 merupakan tampilan surat keluar. Gambar tersebut terdapat tabel untuk
menampikan data, beberapa textbox untuk pengisian data surat masuk, serta fungsi yang
digunakan di dalam tampilan surat masuk yaitu create, update, delete, search, dan print.
Gambar 15 Create Data Surat Masuk
Gambar 15 menampilkan data yang telah dilengkapi oleh admin. Data tersebut
meliputi nomor surat, pengirim surat, jenis surat, tanggal, status disposisi surat dan
lampiran surat. Data yang telah diisi dengan benar akan disimpan oleh sistem setelah
admin memilih tombol create. Data yang berhasil ditambahkan akan ditampikan di
dalam tabel.
Kode Program 1 kode program create data surat masuk
1. private void TambahSM_Click(object sender, System.EventArgs e){ 2. using (MySqlConnection connn = new koneksi().getConnectionDatabase()){ // koneksi database 3. MemoryStream iii = new MemoryStream(); 4. LampiranSM.Image.Save(iii, LampiranSM.Image.RawFormat); 5. byte[] img = iii.ToArray(); 6. connn.Open(); // membuka koneksi 7. string InsertQuery = "insert into dbsurat.tbsuratmasuk (No_Surat,Pengirim, Jenis_Surat,
Tanggal, Status_Disposisi ,Lampiran) value (@No_Surat, @Pengirim, @Jenis_Surat,@Tanggal,@Status_Disposisi, @Lampiran)"; // query untuk menambahkan data
8. MySqlCommand SD = new MySqlCommand(InsertQuery, connn); // melaksanakan perintah query 9. SD.Parameters.Add("@No_Surat", MySqlDbType.VarChar, 100); 10. SD.Parameters.Add("@Pengirim", MySqlDbType.VarChar, 300); 11. SD.Parameters.Add("@Jenis_Surat", MySqlDbType.VarChar, 100); 12. SD.Parameters.Add("@Status_Disposisi", MySqlDbType.VarChar, 100); 13. SD.Parameters.Add("@Tanggal", MySqlDbType.Date); 14. SD.Parameters.Add("@Lampiran", MySqlDbType.LongBlob); 15. SD.Parameters["@No_Surat"].Value = NoSM.Text; 16. SD.Parameters["@Pengirim"].Value = PengirimSM.Text; 17. SD.Parameters["@Jenis_Surat"].Value = JenisSM.Text; 18. SD.Parameters["@Status_Disposisi"].Value = StatusSM.Text; 19. SD.Parameters["@Tanggal"].Value = TanggalSM.Value.Date; 20. SD.Parameters["@Lampiran"].Value = img; 21. if (SD.ExecuteNonQuery() == 1){ // perintah primarykey tidak boleh sama 22. MessageBox.Show("Data Telah Sukses di Tambahkan...!!!"); 23. DisplayData(); // menampilkan data yang telah ditambahkan 24. connn.Close(); // menutup koneksi 25. }}}
Kode program 1 merupakan kode program yang terdapat pada fungsi create di pilihan
menu surat masuk untuk menambahkan data. Pada kode ini tidak hanya menuliskan kode
untuk menambahkan data tetapi juga untuk menampilkan data pada tabel. Data yang
telah berhasil ditambahkan akan ditampilkan pada tabel.
20
Gambar 18 Update Surat Masuk
Gambar 18 merupakan tampilan aplikasi saat update data. Data akan ditampilkan sesuai
pencarian admin sesuai nomor yang diinginkan. admin melakukan pembaruan data yaitu
pembaruan status disposisi dan memilih tombol update. Sistem akan mengubah data dan
menyimpan data baru secara otomatis.
Kode Program 2 kode program update data surat masuk 1. private void UpdateSM_Click_1(object sender, System.EventArgs e){ 2. using (MySqlConnection connn = new koneksi().getConnectionDatabase()) // koneksi database 3. { 4. connn.Open(); // membuka koneksi 5. MySqlDataAdapter SS = new MySqlDataAdapter("UPDATE tbsuratmasuk SET Status_Disposisi='" +
StatusSM.Text + "' WHERE No_Surat='" + NoSM.Text + "'", connn); // query update status disposisi
6. SS.SelectCommand.ExecuteNonQuery(); // untuk melakukan query update 7. connn.Close(); // menutup koneksi 8. MessageBox.Show("Update Data Sukses");
9. }}
Kode program 2 merupakan kode program yang terdapat pada fungsi update di
pilihan menu surat masuk untuk memperbarui data. Kode ini menuliskan kode untuk
mengubah data status disposisi pada data surat masuk.
Gambar 19 Delete Surat Keluar
Gambar 19 merupakan tampilan aplikasi saat admin melakukan delete data pada data
surat keluar. Data akan dihapus sesuai keinginan admin yaitu sesuai nomor yang
diinginkan. Admin memilih tombol delete dan sistem akan menghapus data secara
otomatis.
Kode Program 3 kode program delete data surat keluar
1. private void deleteSK_Click(object sender, EventArgs e){ 2. using (MySqlConnection conn = new koneksi().getConnectionDatabase())//koneksi database 3. { 4. conn.Open(); // untuk membuka koneksi
21
5. MySqlDataAdapter SD = new MySqlDataAdapter("delete from tbsuratkeluar where No_Surat ='" + NoSK.Text + "'", conn); // query untuk menghapus data di tabel surat keluar
6. SD.SelectCommand.ExecuteNonQuery(); // untuk melaksanakan perintah query 7. MessageBox.Show("Delete Sukses"); 8. MySqlDataAdapter pret = new MySqlDataAdapter("Select * from tbsuratkeluar", conn); 9. DataTable ciaa = new DataTable(); 10. pret.Fill(ciaa); untuk menampilkan data baru 11. dataGridViewSK.DataSource = ciaa; di dalam tabel 12. conn.Close(); // menutup koneksi 13. }}
Kode program 3 merupakan kode program yang terdapat pada fungsi delete di pilihan
menu surat keluar. Kode ini menuliskan kode untuk penghapusan data di surat keluar.
Data yang telah berhasil dihapus tidak ditampilkan ketika admin telah memilih tombol
refresh.
Pengujian aplikasi dilakukan dengan menggunakan black-box testing. Pengujian ini
dilakukan untuk memastikan apakah sistem yang dibuat dapat berjalan sesuai yang
diharapkan dan dapat memenuhi kebutuhan admin. Berikut merupakan hasil dari
pengujian aplikasi.
No Komponen Skenario Pengujian Hasil yang diharapkan Status
1. Tampilan login
Tombol login Masuk tampilan pilih surat Berhasil
2. Tampilan
pilih surat
Tombol surat masuk
Masuk tampilan surat masuk Berhasil
Tombol surat keluar Masuk tampilan surat keluar Berhasil
3. Tampilan
surat masuk
Tombol create Data tersimpan dan tampil di tabel
surat masuk
Berhasil
Tombol delete Data terhapus dari tabel surat masuk Berhasil
Tombol update Mempebaharui data surat masuk Berhasil
Tombol search Mencari data surat masuk dan
menampilkan dalam tabel
Berhasil
Tombol refresh Memperbaharui data atau memuat
kembali data surat masuk setelah
terjadi perubahan
Berhasil
Tombol print Mencetak surat Berhasil
Tombol browse Mengunggah file berupa gambar Berhasil
Tombol exit Keluar dari aplikasi Berhasil
Tombol back Kembali ke tampilan pilih surat Berhasil
4. Tampilan
surat keluar
Tombol create Data tersimpan dan ditampilkan di
tabel surat keluar
Berhasil
Tombol delete Data terhapus dari tabel surat keluar Berhasil
22
Tombol update Mempebaharui data surat keluar Berhasil
Tombol search Mencari data surat keluar dan
menampilkan di dalam tabel
Berhasil
Tombol browse Mengunggah file berupa gambar Berhasil
Tombol refresh Memperbaharui data atau memuat
kembali data surat keluar setelah
terjadi perubahan
Berhasil
Tombol print Mencetak surat Berhasil
Tombol exit Keluar dari aplikasi Berhasil
Tombol back Kembali ke tampilan pilih surat Berhasil
5. Kesimpulan
Kegiatan utama yang terjadi di bagian umum dan personalia di PDAM Salatiga adalah
mengelola surat masuk dan surat keluar. Data yang didapatkan dari hasil identifikasi
masalah yaitu pengelolaan surat masuk dan surat keluar masih mengalami kendala.
Kendala tersebut meliputi kesalahan dalam pencatatan (human error), kehilangan surat,
rusaknya kertas surat, membutuhkan waktu yang cukup lama dalam melakukan
pencarian surat, serta surat keluar hanya dilakukan dalam pencatatan saja dan tidak ada
duplikasi dokumen sehingga membutuhkan sistem yang mampu membantu dan
mempermudah kegiatan pengarsipan surat. Pembangunan sistem menggunakan metode
Waterfall menghasikan sistem informasi surat masuk dan surat keluar yang akan
digunakan oleh Bagian Umum untuk membantu meningkatkan efektifitas dan efesiensi
dalam proses pengarsipan surat masuk dan surat keluar. Pencarian surat yang dilakukan
berulang-ulang dapat dipermudah dengan menggunakan aplikasi ini. Penyimpanan data
dengan dukungan teknologi juga dapat menampung data lebih banyak dan ringkas serta
dalam melakukan pencarian data lebih cepat, dengan begitu proses pengarsipan surat
akan banyak mengalami peningkatan dalam hal kecepatan pengarsipan dan keamanan
data.
6. Daftar Pustaka :
[1] Wursanto, I. 2003. Kearsipan I. Yogyakarta : Andi
[2] , 2015. Info Perusahaan, Struktur Organisasi PDAM Kota Salatiga.
http://pdamsalatiga.com. Diakses tanggal 10 Januari 2017
[3] Syaban, M. R., & Bunyamin. 2015. Pengembangan Sistem Informasi Pengelolaan
Surat Masuk Dan Surat Keluar Berbasis Web Di Dinas Sosiala Tenaga Kerja Dan
Trannsmigrasi Kabupaten Garut Menggunakan Framework PHP. Jurnal Algoritma
Vol. 12 No. 1, 1 -11.
23
[4] Syafriadi. 2015. Analisis Dan Perancangan Sistem Informasi Pengelolaan Surat Pada
Universitas Cokroaminoto Palopo. Journal Speed – Sentra Penelitian Engineering
vol 7 No.4 , 19 - 27.
[5] Prabowo, J. A., & Pamungkas, A. R. 2015. Sistem Informasi Pengelolaan Surat
Masuk Dan Surat Keluar Di Stmik Aub Surakarta. Informatika vol 2 No.1 , 26 - 33.
[6] Pressman, Roger S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak – Buku Satu, Pendekatan
Praktisi (Edisi 7). Yogyakarta : Andi
[7] Nugroho, A. 2009. Rekayasa Perangkat Lunak Menggunakan UML dan
Java.Yogyakarta : Andi
[8] Pressman, Roger S. 2002. Rekayasa Perangkat Lunak – Buku I, Pendekatan Praktisi
(Edisi 2). Yogyakarta : Andi