zaman ve toplanti yÖnet İmİ asuman uĞur - dso.org.tr · • Örgütsel ve kişisel anlamda uzun...

ZAMAN VE TOPLANTI YÖNETİMİ

Asuman UĞUR

2010

Sunum İçeriği• Zaman ve zaman yönetimi nedir, neden önemlidir?

• Zaman ve biz.

• Zaman baskısı ve stres.

• Zaman yönetimi için yapılması gerekenler.

• Amaç ve hedef belirleme.• Önceliklerini belirleme.• Plan yapma.• Acil durum değerlendirmesi.

• Zaman yönetimini engelleyen nedenler.

• Kişisel nedenler.• Kurumsal nedenler.• Dışarıdan kaynaklanan nedenler.• Teknolojik nedenler.

Zaman Nedir?

Başarılı bir zaman yönetimi uygulaması için

tek bir araçgerekli ve yeterlidir !

SSİİZ !Z !

ZAMAN YÖNETİMİ ÇALIŞMALARININ ORTAYA ÇIKIŞI

Bir günü harcama biçimimiz

Süre (saat) 8 saat ���� 8 saat ���� 1 saat ���� 1 saat ���� 6 saat ����

Yapılan İş Uyumak Çalışmak İşe gidiş-dönüş Öğle tatili Kendi özel yaşantımız (işe hazırlık, sabah kahvaltısı, akşam yemeği, hobiler, ziyaretler gibi...)

60 yıl böyle yaşayan birisi 60 yaşına geldiğinde

Yapılan İş Uyumak için���� Çalışmak için����

İşe gidiş-dönüş için���� Öğle tatili için����

Kendi özel yaşantımız için���� (işe hazırlık, sabah kahvaltısı,

akşam yemeği, hobiler, ziyaretler gibi...)

Süre (Yıl) 1/3*60 = 20 yıl 1/3*60 = 20 yıl 1/24*60 = 2.5 yıl 1/24*60 = 2.5 yıl ¼ * 60 = 15 yıl

Zaman Yönetimi Neden Önemlidir?

• Başarı ve mutluluk için

• İş ve özel yaşam arasında denge kurmak için

• Kişisel gelişim için

• Stresi azaltmak için

• Daha verimli olmak için

• Motivasyon için

Zaman- Biyolojik Ritim İlişkisi

Sabah tipleri,

Öğleden sonra tipleri,

Her zaman hazır tipler.

Zaman Kullanımı ve Davranış Biçimleri

B tipi davranış biçimiA Tipi Davranış Biçimi

A tipi davranış biçimi B tipi davranış biçimi

ZAMAN BASKISI

ST

RE

S

Zaman ve Stres Zaman ve Stres İİlilişşkisikisi

Stresle Mücadeleyi Zorlaştıran Faktörler

• Düşmanlık duyguları baskın olan kişiler,

• Kendilerini her konuda suçlayanlar,

• Aşırı duyarlı ve duygusal olanlar,

• Ben merkezciler,

• Olayları çok kötü ya da çok iyi bulanlar,

• Olgunlaşmamış çocuk kişilikliler,

• Çevresi ile ilişki kuramayanlar.

Stresle Kolay Mücadele Edebilenler

• İş ve sosyal hayata daha aktif katılanlar,• Mücadele ve değişiklikten hoşlananlar,• Hayatı ve çevresini kontrol ettiklerine inananlar,• Gelecekten beklentisi olanlar,• Hoşgörülü ve esnek kişilikte olanlar,• Yakın çevresiyle olumlu duygusal ilişki kurabilenler.

Zaman Yönetimi Açısından Stresle Başa Çıkmak İçin

• İşleri ertelememek, bir an önce yapmak,

• Mükemmellik peşinde koşmamak,

• Akşam geç vakitlere kadar çalışmamak, zamanı iyi planlamak,

• Hedefleri, öncelikleri ve işle ilgili görevleri gerçekçi belirlemek.

• İşe yoğunlaşmışken, bu durumu önemsiz şeylerle kesintiye uğratmamak,

Zaman Yönetimi Açısından Stresle Başa Çıkmak İçin

• Esnek olmayan plan ve programlar yapmamak,

• İş bitirme tarihlerini gerçekçi olarak belirlemek,

• Gerektiğinde “HAYIR” diyebilmek,

• Aşırı iş yükünden kaçınmak, zamanında yetiştiremeyecek işleri yüklenmemek,

• Yerine getirilemeyecek sözler vermemek

• Kendine her gün 10 dakika ayırmak .

Zamanın Yönetimi İçin

• Amaç ve hedeflerin belirgin olması,

• Önceliklerin belirlenmiş olması ,

• Planlama yapılması,

• Acil durum değerlendirilmesi gerekir.

Amaç Nedir?

• Ne?

• Neden?

• Nasıl?

Hedef• Belirli,

• Ölçülebilir,

• Ulaşılabilir,

• Sonuca yönelik,

• Zamanlı olmalıdır.

Önceliklerin Belirlenmesi

Öncelikleri bilmek demek

• Önce önemli işlerle uğraşmak, • Belli bir zaman diliminde tek bir işe konsantre olmak,• Amaçların rehberliğinden ayrılmamak,• Başkaları tarafında yapılabilecek işleri belirlemek ve devretmek,

• Bilgi ve becerilerimizi sürekli geliştirmek,

demektir.

Ancak Çoğumuz

• Hoşlanmadıklarımız yerine hoşlandıklarımızı,

• Uzun sürecek olan yerine çabuk bitecek olanı,

• Zor olan yerine kolay olanı,

• Bilmediğimiz yerine bildiğimizi,

• Karmaşık olan yerine rutin olanı,

• Önemli olan yerine acil olanı,

• Kendi seçtiğimiz yerine başkalarının istediğini,

yapma eğilimindeyizdir

Önemlilik Değerlendirmesi

Önem Derecesi Amaç için Öncelik Derecesi

Çok Önemli Mutlaka yapılmalı 1. Öncelik

Oldukça Önemli Yapılması gerekli 2. Öncelik

Önemli Yapılması faydalı 3. Öncelik

ÖnemsizYapılması gerekli

değilÖnceliği yok

(2)Çabuk kazanımlar (1)Büyük projeler

(3)Araya sıkıştırmalar (4)Değersiz görevler

Öncelik MatrisiYÜKSEK

DÜŞÜK

ÇÇABAABADDÜÜŞŞÜÜKK YYÜÜKSEKKSEK

ABC Analizi

Bu analiz önceliklerin tespitinde kullanılan bir metottur. ABC analizi zaman kullanımında değer analizi yapılması ile olur. Yapılması gereken tüm işler aynı öneme sahip değillerdir. İşimizi taşıdıkları değerlere göre belli kategorilere ayırmak mümkündür. Örneğin:A grubundaki işler çok önemli,B grubundaki işleri önemli,C grubundaki işleri daha az önemli. rutin v.s.olarak sınıflandırabiliriz.

ABC Analizi

FAALİYETİN DEĞERİ

%65Yoğunlaşın

%20Devredin

%15Az zaman

%15 %20 %65

KULLANILAN ZAMAN

B GÖREVLERİÖNEMLİ

C GÖREVLERİRUTİN

A GÖREVLERİÇOK ÖNEMLİ

• Görüldüğü gibi zamanın büyük bölümü C grubundaki işleri halletmekle geçiyor.

• A- Bu Gruptaki işler en önemli işlerdir. Bunlar yalnızca o işin sahibi sorumlu kişi ya da grup tarafından yapılır, bir başka kişi ya da gruba devredilemez.

• B- Bu Gruptaki işlerin önemi orta ya da vasat düzeydedir. Bir başka elemana devredilebilir.

• C- En az değere sahip işler bu grupta bulunmaktadır. ( Rutin işler, okumak, telefon, haberleşme, günlük idari işler, önemsiz toplanı, ani ziyaretler vs..)

•• ABC analiziABC analizi yalnızca A şıkkındaki işlerin halledilmesini ve C şıkkındaki işlerin de bir kenara bırakılmasını öngörmüyor. Aksine tüm bu işleri taşıdıkları öneme göre belirli bir öncelik sırasına koyarak bir işgünü içinde en verimli şekilde halledilmeleri için gerekli ortamı hazırlamayı öngörüyor.

Plan Yapmak

Plan Yapmanın Önündeki Engeller• Önemini bilmemek,

• Amaç ve hedeflerin belirsizliği,

• Sıkılmak,

• Günlük ve acil olaylara önem verme,

Plan Yapmanın Önemi

• Örgütsel ve kişisel anlamda uzun süreli düşünmeyi sağlar,

• Kişiyi geleceğe yöneltir,

• Zaman kaybını önler,

• Kişiyi amacına yoğunlaştırır ve motive eder,

• Mesleki ve özel hedeflere daha sağlam ve çabuk ulaşmayısağlar,

• Önemli işler ve hedefler için zaman kazanmayı sağlar,

• Daha az telaş ve stres, günlük iş akışına sağlıklı bakmayısağlar,

Plan Yaparken Neler Yapılmalı?

• Amaca uygun hedefleri saptamak.

• Mevcut durumun analizini yapmak.

• Olası gelişme ve değişimleri incelemek.

• Bu hedeflere ulaşmak için diğer yolları bulmak.

• Karar vermek ve uygulamak.

• Denetleme ve kontrol etmek .

PLAN

• Kısa dönemli,

• Orta dönemli,

• Uzun dönemli.

Günlük plan örneği

Saat Yapılacaklar Saat Toplantılar

Saat Telefon

Saat Kişisel Saat Yazışma

Günün Sonunda

• O günün planını gerçekleşen ile karşılaştırın,

• Tamamlanmayanları analiz edin,

• Ertesi günün planını yapın.

Acil Durum Değerlendirmesi;

Acil Durum Kriterleri

• Çok Acil(Hemen yapılması gerekli)

• Acil (Kısa zaman içinde yapılmalı)

• Aciliyeti yok(Zaman olduğunda yapılmalı)

• Zaman önemli değil

ACİL ACİL DEĞİL

1 2

3 4

Zaman Yönetimi MatrisiÖNEMLİ

ÖNEMLİDEĞİL

Zaman Yönetimi Tuzakları

• Kişilerden kaynaklanan tuzaklar

• Kurumlardan kaynaklanan tuzaklar

• Dışarıdan kaynaklanan tuzaklar

• Teknolojik tuzaklar

Kişisel Tuzaklar

• Öz disiplin yokluğu ve organize olamamak,

• Ertelemek,

• Sürüncemede bırakma,

• Kendim yapacağım tutkusu,

• Hayır diyememek,

• Masa düzeninin olmayışı.

Öz Disiplin Yokluğu ve Organize Olamamak

• Konsantrasyon sorunu varsa

• Hiperaktif yapıya sahipse

Ertelemenin Nedenleri

• Planlamaya zaman ayırmamak.• Başarısızlık ve “Hata yapacağım” korkusu .• Alışkanlıklar.• Hoş olmayan bir iş yaptığını düşünmek. • İşe konsantre olamamak.• Verilmesi güç kararlar.• Takıntılı şekilde mükemmellik tutkusu.

Ertelemeden Kurtulmak İçin

• Hemen işe başlamak.

• Ertelenebilecek işleri parçalara ayırmak.

• Sıkıcı ve sevimsiz işleri başkalarına devretmek.

• Tarih saptamak.

• İş bitiminde kendini ödüllendirmek.

Sürüncemede Bırakmak

• İşe başladıktan sonra sıkılmak.

• Daha cazip bir işe başlama isteği.

• Takıntılı şekilde mükemmellik tutkusu.

Sürüncemede Bırakmamak İçin

• Zaman sınırlaması koymak.

• Zor ve sıkıcı olandan korkmamak.

• Öz disiplin ve kararlılık.

• İşi bitirdikten sonra kendini ödüllendirmek.

“Kendim Yapacağım” Tutkusu

• Yetki devri konusunda isteksiz.

• A tipi davranış özellikleri.

• Takıntılı şekilde mükemmeliyetçilik.

• Astlarına güvensiz.

“Hayır” Diyememenin Nedenleri

• Sevilmeme korkusu,

• Kendine güvensizlik,

• Bencillik etme korkusu,

• Yalnız kalma korkusu,

• Kabul edilmemek,

• Önemsenmeme korkusu,

“Hayır” Demenin Adımları

• Dinlemek,

• “Hayır” demek,

• Nedenlerini açıklamak,

• Alternatifler sunmak.

Masa Düzeninin Olmayışı

• Çalışanlar iş üzerinde hakimiyetini kaybederler,

• Üretkenlikleri azalır,

• Dikkat dağınıklığı olur,

• Sürekli gergin ve yorgun olurlar,

• Diğer çalışanların gözünde imaj zedelenir.

Masa Düzeninin Kalıcı Olabilmesi İçin

• Lüzumsuz her şey çöp kutusuna atılmalı.

• ABC sistemi uygulanmalı.

• Üzerinde çalışılan dosyanın dışında her şey masadan kaldırılmalı.

• Etkili bir dosyalama sistemi kurulmalı.

• Masanın kenarına ikinci bir masa eklenmeli.

Kurumsal Tuzaklar

• Yetki ve görev devrinin olmayışı,

• Karar verememek,

• Verimsiz toplantılar,

• Çalışma ortamının koşulları,

• Kuralsız yazışmalar,

• Hızlı okuma tekniklerinin olmayışı,

• Öğle yemeği ve dinlenme aralarının uzaması,

• Sekreterlerin verimsizliği,

• İş gezileri.

Yetki Devri

• Yönettiklerinizden fazla çalışıyorsanız,

• Eve iş götürüyorsanız,

• Planlama ve gözetime az vakit ayırıyorsanız,

• Ayrıntılarla çok fazla uğraşıyorsanız.

EvetYetki devri gerekiyor

• Önemli işlere vakit ayırmak için,

• Birlikte çalıştıklarınızın bilgisini daha iyi kullanmak için,

• Beraber çalıştıklarınızı geliştirmek için,

• Karar verme yetkisinin en alt düzeyde kalması için,

• Motivasyonu sağlamak için

Yetki Devredin.

Yetkiyi devredeceğiniz kişiyi bulun ve eğitin.

• Sizin işiniz

• Siz yapın

• Onun işi

• O gözlesin (Eleştirsin)

• Sizin işiniz

• Siz gözleyin (Yönlendirin)

• Onun işi

• O yapsın

• Sizin işiniz

• Sadece cevap verin, karışmayın

• Onun işi

• O yapsın, soru sorabilir.

• Sizin işiniz

• Soru sormasına izin vermeyin.

• Onun işi

• O yapsın, soru sormaz

İşi tamamıyla ona bırakın ama kontrol edin.

• Yetki veren açısından,

• Yetki verilen açısından,

• Kurumlar açısından.

Yetki Devrinin Önündeki Engeller

Yetki Veren Açısından Engeller

• Hatalara hoşgörüyle yaklaşmamak,

• İşte ya da yetki devri konusunda deneyimsiz olmak,

• Güvensizlik,

• Astların yetkinliğinden çekinmek,

• Ayrıntılarla uğraşmak ve bizzat uygulamayı istemek,

• “En iyi ben yaparım” düşüncesinde olmak,

• Takıntılı şekilde mükemmellik tutkusu,

• Denetimi yitirme korkusu.

Yetki Verilen Açısından Engeller

• Karar vermek için gerekli bilginin ve otoritenin yetersizliği,

• Risk almak istememek,

• Kendine güvensizlik,

• Deneyim yetersizliği,

• Yetenekli olmamak,

• Üstlere bağımlılık,

• İlgi eksikliği.

Kurumsal Engeller

• Görev tanımlarının belirli olmayışı,

• İç iletişimde yetersizlik,

• Kararların isabetsizliği,

• Yönetsel başarısızlık,

• Yetki ve sorumluluk sınırlarının belli olmayışı,

• Yetki devrini engelleyen yasal nedenler,

• Personel sayısının yetersizliği,

• İşin özelliği ve müşteri memnuniyeti,

• Kriz yönetimi.

Ters Yönde Yetki Devri

• “Haberiniz var mı? Bir problemim var……”

• “Masanıza bıraktığım evrakı kontrol ettiniz mi?”

• “Bu konuda bana fikir verebilir misiniz?”

Ters Yönde Yetki Devrinin Nedenleri

• Astların kendine güveni olmayışı,

• Bilgi yetersizliği,

• Riskten kaçmak,

• Eleştirilmekten korkmak,

• Bağımsız karar verememek.

Yetki Devri Kuralları

•Ne yapılacak ? İçerik

•Kim yapacak ? Kişi

•Niçin yapılacak ? Amaç

•Nasıl yapılacak ? Detay

•Ne zamana kadar tamamlanacak ? Süre

Karar Vermek

Seçenekler kümesinden, en az bir amaç doğrultusunda ve bir ölçüte dayanarak en uygun, mümkün bir ya da birkaçseçeneği seçme sürecidir.

Karar Verememenin Nedenleri

• Bilgi eksikliği,

• Amaç ve hedeflerin net olmaması,

• Yetersiz alternatif,

• Belirsiz kriterler ve tercih güçlüğü,

• Yetkisizlik.

• Kararı uygulama güçlüğü,

• Yenilgi ve hata yapma korkusu,

• Takıntılı şekilde mükemmellik tutkusu.

Toplantılar

Neden Toplantı Yapıyoruz?

• Karar almak,• Bilgi alışverişinde bulunmak,• Sorun çözmek,• Değişiklikleri duyurmak,• Görevlendirmek,• İkna etmek,• İletişimi sağlamak,• Motivasyonu yükseltmek.

Toplantıya İhtiyaç Duyulan Durumlar

• Pek çok kişiye kısa zamanda bilgi aktarmak gerekiyorsa,• Bir karar almak için “organizasyonu çalıştırmaya zaman”

yoksa (acil durum),• Aynı konuyla ilgili farklı görüşlere gereksinim varsa,• Sinerjiye ihtiyaç duyuluyorsa,• Hata yapma maliyeti ve riski yüksekse,• Belirsizlik riski varsa,• Çok sayıda seçenek olup çok azı tespit edilebiliyorsa,• Motivasyon azalmışsa.

Toplantı Sayısını Artıran Etkenler

• Proje merkezli çalışmalar,

• Çapraz faaliyet gösteren ekipler,

• Önemli müşteriler ile yapılan ortaklıklar,

• Pazar ilişkileri,

• Kaynak bulma faaliyetleri,

• Kurumların kendi içindeki yoğun ilişkiler.

Toplantılara İhtiyaç Duyulmayan Durumlar

• Verilerin yetersiz olduğu ve iyi hazırlık yapılmadığıdurumlarda,

• Sonuçlardan pek bir şey çıkmayacağı biliniyorsa,

• Diğer bireyleri işin içine çekmek, konuyu bulanık hale getirecekse,

• Konu bire bir görüşmeyi ele alınmayı gerektiriyorsa,

• Başka bir iletişim yöntemi (not, e-posta, telefon) daha yararlıolacaksa ,

• Mesele zaten karara bağlanmışsa,

• Konu herkesin zamanın almaya değecek kadar önemli değilse,

• Sonuçta liderin dediği kabul edilecekse.

• Toplantı, yönetimin eşgüdüm (haberleşme, koordinasyon)kaynağıdır,

• Karar alınmasını sağlar, rasyonel kararların alınması ancak toplantıyönetimiyle sağlanır ve toplantı kararları grubun kararıdır,

• Sorunların çözümünü sağlar,

• Toplantılar personeli yönetim etrafında birleştirir ve bütünleştirir,

• Toplantı bir grubu, birimi, tanımlayan en kolay yoldur,

• Bir toplantı bilgi ve deneyimlerin paylaşıldığı yerdir,

• Toplantılar statü çekişmesinin ortaya çıktığı yerdir.

Toplantının İşlevleri

EEĞİĞİTTİİM VE BM VE BİİLGLGİİ

İŞİŞLEVLERLEVLERİİNE GNE GÖÖRE TOPLANTILAR RE TOPLANTILAR

KARAR VERMEKARAR VERME SORUN SORUN ÇÖÇÖZMEZME EMEMİİR TOPLANTISIR TOPLANTISI

(G(GÖÖREVLENDREVLENDİİRME)RME)

KOORDKOORDİİNASYONNASYON

SEMSEMİİNERNER

PANELPANEL

KONFERANSKONFERANS

KOMKOMİİSYONSYON

KURULKURUL

TOPLANTILARITOPLANTILARI

SEMPOZYUMSEMPOZYUM

FORUM FORUM

(A(Aççıık Oturum)k Oturum)

BRBRİİFFİİNGNG

KONGREKONGRE KALKALİİTETE

ÇÇEMBERLEREMBERLERİİ

BBİİLGLGİİLENDLENDİİRMERME

ODAK GRUP ODAK GRUP TOPLANTISITOPLANTISI

Toplantı Türü Gerekli Süre Amaç ve Biçim Başarının SırrıGünlük Yoklama 5-10 dakika Günlük program ve

faaliyetlerin paylaşılması

İdari konuların dışına çıkmayın

Haftalık Taktik 45-90 dakika Haftalık çalışmaların irdelenmesi ve taktik engel ve sorunların çözülmesi

Stratejik tartışmalarıengelleyin

Aylık Strateji 2-4 saat Uzun vadede başarıyı etkileyecek kritik sorunların tartışılması, analiz edilmesi ve karara bağlanması

• Bir ya da iki konuyu sınırlayın

• Hazırlık ve araştırma yapın

Dönem Değerlendirme

1-2 gün Alandaki/ sektördeki gelişmeler, kilit personel, ekip ve proje geliştirme gibi konuların gözden geçirilmesi

• İş konularına odaklanın

• Aşırı bir yapı ve aşırı bir gündem oluşturmayın

ZamanZamanıına Gna Gööre Toplantre Toplantıı TTüürlerirleri

HazHazıırlrlııkk

GGüündemndem

MaliyetMaliyet

KatKatııllıımmıı sasağğlamalama

AnlaAnlaşşmazlmazlııklara yaklaklara yaklaşışımm Eylem planEylem planıı hazhazıırlamarlama

YerleYerleşşim dim düüzenizeni

Yer, araYer, araçç, gere, gereçç

KatKatııllıımcmcıılarlar

ZamanlamaZamanlama ToplantToplantıı sonrassonrasıı takiptakip

NotalmaNotalma

TOPLANTI SIRASINDATOPLANTI SIRASINDA TOPLANTI SONRASINDATOPLANTI SONRASINDATOPLANTI TOPLANTI ÖÖNCESNCESİİNDENDE

VERVERİİMLMLİİ BBİİR TOPLANTININ YAPILANDIRILMASIR TOPLANTININ YAPILANDIRILMASI

ToplantToplantıı bildirimibildirimi

ToplantToplantıı zamanzamanıı, yap, yapıılmak istenen ilmak istenen işş iiççininharcanacak zamanharcanacak zamanıın %20n %20’’sini asini aşşmamalmamalııddıırr

Toplantı Öncesi Hazırlık

• Amaç belirlemek,

• Gündem oluşturma,

• Toplantıya kimler katılmalı,

• Toplantı maliyeti,

• Toplantı yeri ve araç gereçler,

• Yerleşim düzeni.

Toplantı Amacı

• Toplantı organizasyonunun hazırlık aşamasında bilinmesi gereken cevaplardan biri de niçin toplantı yapılacağıdır.

• Uygulamanın başarısındaki en önemli faktör hedefi açık olarak belirmektedir.

• Hedef gerçekçi, ulaşılabilir, teşvik edici ve ulaşmaya değer olmalıdır.

Toplantı Gündemi

• Amacı ve belli hedefleri gösterir,

• Başlama ve bitiş saatini belirtir,

• Kimin hangi konuyla ilgilendiğini gösterir,

• Hazırlanma imkanı sağlar,

• Toplantı sonuç odaklı olur.

Karar Toplantılarına

• Kilit noktadaki kişilerin,

• Karar mekanizmasında aktif rol oynayanların,

• Uzman kişilerin katılımı sağlanmalıdır.

Sorun Çözme Toplantılarına

• Çözüme ulaşmak için kimlere ihtiyaç duyuluyorsa çağırılmalıdır,

• Ayrıca sorunun yaşandığı bölümün çalışanları da bu tür toplantılarda hazır bulunmalıdır.

Bilgi Toplantılarına

• Kimin bilgilendirilmeye ihtiyacı var ?

• Kimden bilgi edinebilirim ?

Katılımcılar• “Sanki ben orada değildim”

• “Benimle hiç ilgisi yoktu”

• “Bu toplantıya ne gerek vardı?”

• “Orada sadece yeter sayıyı tamamlamak için bulundum”

Şeklinde düşünüyorlarsa, toplantıya ilgisiz kişiler çağırılmışdemektir.

Toplantı Maliyeti

• Maddi faktör,

• Moral faktörü.

Yerleşim Düzeni

• Sinema stili,

• U, L veya V şekli,

• Karatahta stili.

“Sinema” Stili

Katılımcı sayısının çok olduğu, bir kişinin sunuş yaptığıtoplantılar için uygundur.

“U” “L” veya “V” Şekli

• En fazla 20 kişiye kadar olan toplantılar için uygundur,

• Bu düzende kişisel katılım ve karşılıklı tartışma mümkündür.

“Karatahta” Stili

Katılımcıların yuvarlak ya da dörtgen masa etrafında toplandıkları az sayıda kişiyle yapılan toplantılar için uygundur. Ancak görsel malzeme

kullanmak zordur.

Toplantı Zamanı

• Toplantı 90 dakikayı aşmamalıdır. Eğer bu vaktin aşılmasızorunluysa, yemek ve çay-kahve molaları için kısa aralar verecek şekilde bir program yapılmalıdır.

• Uzun süren toplantılarda, ara verildiğinde katılanların dinlenmesi, ihtiyaçlarının giderilmesi yolundaki ek olanakların teminini sağlamak önemlidir.

Zaman Kayıpları

• Toplantıya geç başlamak,

• Gündemde konularla ilgili zaman sınırlaması olmayışı,

• Daha az önemli konulara daha fazla zaman ayırmak,

• Toplantıyı geç bitirmek.

Toplantı Bildirimi

Katılımcıların hazırlık yapabilmeleri için, toplantı konusu ve amacı yazılı toplantı programı her katılımcıya gönderilmelidir.

Toplantıda en az üç değişik rolde kişilere ihtiyaç vardır;

• Başkan,

• Katılımcılar,

• Raportör.

Toplantı Başkanı

• Toplantıya zamanında gelmeli toplantıyı zamanında başlatmalıdır,

• Toplantıya güler yüzle başlamalı,• Toplantının amacı ve hedefini açıkça belirtmeli,• Toplantıya hazırlıklı gelmeli ve herkesin hazırlıklıgelmesini sağlamalı,

• Değişik bakış açılarını destekleyip, yapıcı katkılarıyüreklendirmeli,

• Katılımcılar arasında dengeyi sağlamalı, herkesi dinlemeli,

• Herkesin katkıda bulunmasını sağlamalı,

• Tartışmaları denetim altında tutmalı konudan uzaklaşmamalı,

• Gerektiğinde sorular sorarak, konulara açıklık getirmeli,

• Konuyu özetleyerek sonuca bağlamalıdır,

• Tutanak tutulmasını sağlamalıdır.

Başkan 2 temel görevi

• Meseleyle uğraşma

• Katılımcılarla uğraşma� Çok konuşanları frenleyebilme

� Sessizleri konuşturabilme

� Değişik fikirlerin ortaya atılmasına özendirme

Başarılı Bir Yönetici İle

• Katılımcılar hedeflerine daha kolay ulaşacaklardır,

• Tartışma ve görüşmeler daha yapıcı olacaktır,

• Ele alınan konu bütün yönleriyle incelenecektir,

• Daha az zaman kaybı olacaktır,

• Karışıklık ve yanlış anlamalar önlenecektir.

.

Katılımcıların Toplantı Öncesi Görevleri

• Bir önceki toplantının tutanakları okunup görevlerin neler olduğu ve ne kadarının yapıldığı belirlenmelidir,

• Misafir ve telefon görüşmeleri nedeniyle toplantıdan çağrılmamak için gerekli önlemler alınmalıdır,

• Toplantıya zamanında katılabilmek için yapılan işler düzenlenmelidir,

Toplantıya Önem Vermemek

• Toplantının fazla önemli olmadığı düşünülerek konuya ilişkin olmayan bir vekil göndermek,

• Zaman kaybı olduğunu düşünerek toplantıya katılmamak,• Toplantıdan önce yapılması gerekenleri yapmamış olmak,• Toplantı sırasında cep telefonuyla konuşmalar yapmak,• Toplantıya gerekli bilgi ve notları getirmemiş olmak,

Toplantıya Katılanların Oynadıkları Roller

Toplantıyı Engelleyen Roller

SALDIRGAN : Eleştirir ve başkalarını küçük görür.ENGELLEYİCİ : İnatçı ve itirazcı, diğer görüşleri de reddederÇEKİMSER : Tartışmaya katılmaz ancak not alır.İHTİRASLI : Gurur ve kibirli tavırlar sergilerUÇARI . Konuyu sürekli değiştirir.DESPOT : Söz alır baskı yaparak konuşur.BENCİL : Kendi görüşlerinde ısrarlı olurŞEYTAN : Sürekli tartışma yaratır.

Toplantıyı Destekleyen Roller

GİRİŞİMCİ : Yeni fikirler öne sürer.ÖNERİCİ : Kendi görüşlerini ve başkalarının görüşlerini

bildirir.

AYRINTICI : Başkalarının fikirlerinden hareketle ayrıntıya iner.

AÇIKLAYICI : Örnekleme yapan

SINAYICI : Guruba sorular sorar.

ÖZETLEYİCİ : Tartışmayı gözden geçirir.

Toplantıyı Kaynaştıran Roller

RAHATLATICI : Olumsuzlukları gidermeye çalışır.

UZLAŞMACI : Gelişme için taviz verir.

UYUM SAĞLAYICI : Arabulucu rolleri üstlenir.MORAL VERİCİ : Dostça davranır katılımı arttırır.

Toplantıda Oynanan Oyunlar

• “Ne müthiş bir insanım” oyunu,

• Suçlama oyunu,

• Acındırma oyunu

Etkin Katılım

Toplantıya katılan herkesin amaca ulaşmada katkı payının olması gerekir.

Ama• Toplantılarda bazı katılımcılar kendilerini küçük düşürmekten çekinirler,

• Düşüncelerini ortaya koymaktan utanırlar ve grup baskısını üzerlerinde hissederler.

Toplantılarda Etkin Katılım İçin;

• Güçlü hazırlık,

• Başarılı idare,

• Etkili iletişim.

İletişim

Duygu, düşünce veya bilgilerin alıcıya aktarılmasıdır.

GGöönderici / nderici / KaynakKaynak AlAlııccıı / Hedef/ HedefKanalKanal

Kişilerarası İletişim Çatışmalarının Nedenleri

• Biliş• Algı• Duygu• Bilinçaltı• İhtiyaçlar• Kişisel faktörler• Roller• İletişim becerileri• Kültürel faktörler• Sosyal ve fiziksel çevre• Mesajın niteliği

Nasıl Algılanıyoruz ?

Ne ve nasıl gördüğümüz•Grafikler•Fotoğraflar•Giyiniş•Beden dili •Duruş•Tavır•Yüz ifadesi•Göz kontağı

Nasıl duyduğumuz

•Ses tonu

•Ses açıklığı

•Sözel ifade

Ne duyduğumuz•Kelimeler

Kişilerarası Çatışma Türleri

• Aktif çatışma

• Pasif çatışma

• Varoluş çatışması

• Tümden reddetme

• Önyargılı çatışma

• Yoğunluk çatışması

• Kısmi algılama çatışması

• Alıkoyma çatışması

Daha Az Çatışma İçin

Kendini tanımak

Karşıdakini olduğu gibi kabul etmek

Anlamak için dinlemek

Düşünceleri açık ve net ifade etmek

Göz teması kurmak

Önyargıdan kurtulmak gerekir

İletişimde dinlemek önemlidir. Dinleyen;

• Göz iletişimi kurar,• Jest ve mimiklerle dikkatle dinlediğini belli eder,• Başka bir şey düşünmez, başka bir şeyle meşgul olmaz,• Müdahale etmez,

• Konuşanın cümlelerini tamamlamaz,

• İfadelerin satır aralarını kavramaya çalışır,

• Sorular sorar konuya açıklık getirir,

• Konuşmacıya saygı gösterir ve yargılamaz

Görüşmeler Şu Durumda Kesilmelidir

• Daha ileriye gidilebilmesi için daha fazla olguya gereksinim duyulduğunda,

• O anda bulunmayan katılımcıların görüşüne ihtiyaçduyulduğunda,

• Katılımcılar konu üzerine düşünmek için zamana ihtiyaçduyduklarında,

• Zamanın yetmediği durumlarda,

• Sorunu birkaç kişinin halledeceği durumlarda.

• Toplantının son bölümünde amaçlanan hedef ulaşıp ulaşılmadığı, organizasyonla ilgili beğenilen ve beğenilmeyen hususlar gibi noktaları saptamak, değerlendirme yapabilmek için katılımcılara anket veya formlar dağıtılabilir,

• Toplantıda alınan kararlar ne kadar isabetli ve yararlı olursa olsun, gerçekleştirilemezlerse, toplantı sonuçsuz kalmışdemektir.

Toplantı Kapanışı

Toplantı Tutanağı

• Toplantının zamanı tarihi,

• Toplantının nerede yapıldığı ve kimin yönettiği,

• Katılımcıların adı ve gelemeyenlerin katılmama nedenleri,

• Tartışılan ve verilen tüm kararlar,

• Toplantının sona erdiği zaman,

• Gelecek toplantının yeri, zamanı ve tarihi.

Çalışma Ortamının Koşulları

• Nem

• Havalandırma

• Aydınlatma

• Gürültü

• Sıcaklık

Öğle Yemeği ve Dinlenme Araları

• Yasa ile saptanmış aralar,

• İş akışına bağlı dinlenme araları,

• İsteğe bağlı aralar.

Okunabilir Yazılar

• Açık, net ve anlaşılır olmalı,

• Sayfa düzeni kenarda beyaz boşluk bırakacak şekilde yapılmalı,

• Kelime dağarcığı bilgiyi mümkün olan en kısa zamanda vermeli,

• Yazım kuralları anlamı vurgulamak ve netlik sağlamak için doğru kullanılmalıdır.

Hızlı Okuma Teknikleri

• Okurken başı sağdan sola hareket ettirmemek,

• Yüksek sesle okumamak,

• Okumaya her satırın ikinci yada üçüncü sözcüğü ile başlamak,

• Okunanları tekrar etmemek,

• Okurken dudakları oynatmamak.

Başarılı Sekreterler İçin

• Sekreterinizi bilgilendirin.

• Bazı basit kararları vermesine izin verin.

• Öncelikli işleri beraber planlayın.

• Rutin işleri sekreterinize devredin.

• Randevularınıza sadık olun.

• Başarıyı ve övüncü paylaşın.

• Kendisini geliştirmesine imkan verin.

• Hatalara karşı anlayışlı olun.

• Sorunları özel olarak bildirin.

İş Gezisine Katılmanız Gerekli İse;

• Yanınıza alacaklarınızın listesini yapın ve kontrol edin.• Görüşülecek kişilerin telefon, faks vb. bilgilerini listeleyin.• Gidilecek yere ait bilgileri edinin.• Düzgün ve kullanışlı bir çanta zaman kazandırır.

Dışarıdan Kaynaklanan Tuzaklar

• Ziyaretçiler

Ziyaretçilerin Çalışmayı Kesmemesi İçin

• Randevu alışkanlığının kazanılması gerekir,

• Görüşme saatleri saptanabilir,

• Zaman limiti olmalı ve buna uyulmalıdır,

• Ziyaretçi ile başkası ilgilenebilir,

• Görüşme salonları oluşturulabilir,

• Ziyaretçiler daha uygun bir zamana yönlendirilebilir,

• İkramda bulunmak süreyi uzatabilir.

Teknolojik Tuzaklar

• Telefon,

• Televizyon,

• Bilgisayar.

Zaman Kaybına Neden Olan Telefon Alışkanlıkları

• Fazla gevezelik,

• Mesajları yazmak için kağıt ve kalem bulundurmamak,

• Söyleyeceklerimizi önceden hazırlamamak,

• Kesin ve açık cevap vermemek,

• Gelen bütün telefonlara cevap vermek zorunda kalmak,

• Zor insanlarla konuşmak zorunda kalmak,

• Acil ve önemli bir iş sırasında telefona cevap vermek zorunda kalmak,

• İyi dinlememek.

Bilgisayar

• Sohbet odalarında dolaşmak,

• Oyun oynamak,

• Sitelerde gezinmek.

Televizyon

Seyredilecek programlar ve zamanlama konusunda seçici

olunmalıdır.

“ZAMAN” SÖZÜNÜ BİR SINIRLILIK BİR YÜK OLARAK DEĞİL; BİR İŞİ YAPMAK İÇİN “FIRSAT” OLARAK DÜŞÜNMEYİ DENEYİN.

YAPTIĞIMIZ ŞEYLER İÇİN PİŞMANLIK ZAMANLA GEÇER, NE VAR Kİ, YAPMADIĞIMIZ ŞEYLERE PİŞMANLIĞIN ÇARESİ YOKTUR.

STDNEY J. HARRİS

Teşekkür ederim.Asuman Uğur

augur@mpm.org.tr0312-4675590/247