văn phòng Ảo thực trạng và giải pháp

Tiu lun: Vn phng o thc trng v gii php GVHD: TS. Nguyn Nam H

Trong xu th kinh t ha ton cu nh hin nay c rt nhiu cng ty c thnh lp phc v nhu cu kinh doanh sn xut. Tuy nhin trong iu kin kinh t kh khn nh hin nay th vic m vn phng lm vic thc hin giao dch vi i tc ang l vn kh khn i vi cc nh u t, bi nhng yu t nh chn a im, gi thu mt bng, cc trang thit b ni tht ca vn phng v.v Do dch v vn phng o ang l phng n kh thi i vi cc doanh nghip va v nh, bi v vn phng o c th p ng cc yu cu cn thit ca mt vn phng lm vic thc s v ng thi khc phc c nhng kh khn khi doanh nghip m vn phng lm vic thc s.

Dch v vn phng o c pht trin kh rm r trn th gii, cn Vit Nam vn cn kh mi m, do vy nhm chng ti quyt nh tm hiu ti Vn phng o thc trng v gii php c th hiu r hn nguyn tc lm vic cng nh nhng u th m dch v ny mang n cho khch hng so vi vn phng lm vic thc s hin nay. Hi vng sau ti ny s gip cc bn c thm nhng hiu bit mi v vn phng o, mt dch v kh mi l nhng y tin ch.

Trong qu trnh lm tiu lun nhm chng ti cng khng th khng trnh khi nhng thiu st nht nh. Rt mong nhn c s ng gp chn thnh ca qu thy, c cng nh tt c cc bn cho bi tiu lun c hon thin hn.

Xin chn thnh cm n!

Chng 1

C S L LUN V VN PHNG O1.1. Khi nim vn phng.

Vn phng l b my iu hnh tng hp ca c quan, n v; l ni thu thp, x l thng tin h tr cho hot ng qun l; l ni chm lo mi lnh vc dch v hu cn m bo cc iu kin vt cht cho hot ng ca mi c quan, t chc.1.2. Khi nim vn phng o.Vn phng o l vn phng dng cho cc ch cng ty, doanh nghip, t chc hay l mt c nhn thu m cng ty hoc lm ni giao dch nhng ngi thu khng phi l ch s hu m trong cng ty kinh doanh vn phng o s trao cho ngi thu quyn s dng ton b vn phng lm vic theo thi gian tha thun.

1.3. Nhng dch v v li ch ca vn phng o.

1.3.1. Dch v.

S dng s in thoi ring v tng i tr li vi tn cng ty bn.

S dng a ch kinh doanh.

Khu vc Tip tn. Chuyn tip fax, email, tin nhn hoc gi thng bo theo yu cu ca bn.

S dng h thng phng hp.

Vn phng lm vic vi trang thit b hin i c s dng ph hp nhu cu kinh doanh.

S dng khu vc lm vic, khu vc tip khch v th gin.

1.3.2. Li ch. Gip ngi thu tit kim c chi ph ti a. Khng mt nhiu thi gian thit lp mt vn phng.

1.4. Nguyn tc hot ng ca vn phng o. Share office (vn phng chia s): Ch dch v khng ch cho mt ngi thu s dng m cn cho nhiu ngi thu s dng ti cng mt a im. Share cost (chi ph chia s): nhiu ngi thu ti cng mt a im nn chi ph c chia ra cho nhiu ngi vi nhng gi cc tng ng gip ngi thu tit kim c ti a chi ph.1.5. i tng thu vn phng o.

C 3 i tng chnh:

Nhng ngi mi lp nghip.

Cc cng ty m vn phng i din.

Cc cng ty m vn phng giao dch loi va v nh.

1.6. L thuyt v ma trn SWOT.M hnh phn tch SWOT l mt cng c rt hu dng cho vic nm bt v ra quyt nh trong mi tnh hung i vi bt c t chc kinh doanh no. Vit tt ca 4 ch Strengths (im mnh), Weaknesses (im yu), Opportunities (c hi) v Threats (nguy c), SWOT cung cp mt cng c phn tch chin lc, r sot v nh gi v tr, nh hng ca mt cng ty hay ca mt n kinh doanh.

SWOT ph hp vi lm vic v phn tch theo nhm, c s dng trong vic lp k hoch kinh doanh, xy dng chin lc, nh gi i th cnh tranh, tip th, pht trin sn phm v dch v... Strengths: Li th ca mnh l g? Cng vic no mnh lm tt nht? Ngun lc no mnh cn, c th s dng? u th m ngi khc thy c mnh l g? Phi xem xt vn t trn phng din bn thn v ca ngi khc. Cn thc t ch khng khim tn. Cc u th thng c hnh thnh khi so snh vi i th cnh tranh. Chng hn, nu tt c cc i th cnh tranh u cung cp cc sn phm cht lng cao th mt quy trnh sn xut vi cht lng nh vy khng phi l u th m l iu cn thit phi c tn ti trn th trng.

Weaknesses: C th ci thin iu g? Cng vic no mnh lm ti nht? Cn trnh lm g? Phi xem xt vn trn c s bn trong v c bn ngoi. Ngi khc c th nhn thy yu im m bn thn mnh khng thy. V sao i th cnh tranh c th lm tt hn mnh? Lc ny phi nhn nh mt cch thc t v i mt vi s tht.

Opportunities: C hi tt ang u? Xu hng ng quan tm no mnh bit? C hi c th xut pht t s thay i cng ngh v th trng d l quc t hay trong phm vi hp, t s thay i trong chnh sch ca nh nc c lin quan ti lnh vc hot ng ca cng ty, t s thay i khun mu x hi, cu trc dn s hay cu trc thi trang..., t cc s kin din ra trong khu vc. Phng thc tm kim hu ch nht l r sot li cc u th ca mnh v t t cu hi liu cc u th y c m ra c hi mi no khng. Cng c th lm ngc li, r sot cc yu im ca mnh v t t cu hi liu c c hi no xut hin nu loi b c chng.

Threats: Nhng tr ngi ang gp phi? Cc i th cnh tranh ang lm g? Nhng i hi c th v cng vic, v sn phm hay dch v c thay i g khng? Thay i cng ngh c nguy c g vi cng ty hay khng? C vn g v n qu hn hay dng tin? Liu c yu im no ang e do cng ty? Cc phn tch ny thng gip tm ra nhng vic cn phi lm v bin yu im thnh trin vng.

M hnh phn tch SWOT thch hp cho vic nh gi hin trng ca cng ty thng qua vic phn tch tnh hnh bn trong (Strengths v Weaknesses) v bn ngoi (Opportunities v Threats) cng ty. SWOT thc hin lc thng tin theo mt trt t d hiu v d x l hn.Chng 2

THC TRNG V DCH V VN PHNG O TI VIT NAM2.1. Mt s nt v vn phng o nc ta.Hin nay, do nhp pht trin kinh t, nhu cu thu vn phng ngy cng tng. Do lng cung khng cu y mc gi thu vn phng ln kh cao v tr thnh chi ph rt ng lo ngi cho cc doanh nghip. Theo mt s chuyn gia nhn xt, sau chi ph v nhn s th chi ph thu vn phng c khuynh hng l chi ph ln th hai trong kinh doanh. V vy, vi mc gi cao nh hin nay s lm cc doanh nghip cn nhc vic m vn phng ti Vit Nam hoc chn mt quc gia khc c chi ph v gi thu cnh tranh hn. Vi ch trng tit kim chi ph, thu hp hot ng tn ti ca nhiu doanh nghip khi nn kinh t ri vo tnh trng suy thoi em n c hi cho lnh vc kinh doanh vn phng o.

Vn phng o (Vitual office) l m hnh kinh doanh kh ph bin trn th gii v pht trin t rt lu. Tuy nhin, n nm 2000 khi nim ny mi bt u xut hin ti Vit Nam, khi mt s cng ty a c nc ngoi vo Vit Nam v m ra hng kinh doanh mi trong lnh vc ny. c bit trong nhng nm gn y, loi hnh dch v ny thc s gy c s ch . Nm 2009 l nm nn kinh t gp nhiu kh khn nhng li l nm th trng vn phng o pht trin tt nht t trc ti nay. Doanh thu ca nhiu cng ty kinh doanh vn phng o tng gp 3 ln so vi hi trc khi suy thoi. Theo thng k ch trong 2 thng u nm 2009 s vn phng o c cung cp tng ln 150% so vi nm 2008.

Hin nay, vi mc gi t 50 300 USD/thng ty theo gi nhu cu ca khch hng, cc doanh nghip c th s hu mt vn phng o vi nhng tin nghi, trang thit b hin i. Vit Nam hin ang c mt s n v khai thc dch v hot ng c quy m v c nhiu doanh nghip la chn l Regus, G-Office, Vn phng trn gi, cng ty TNHH Gii Php Thng Minh, cng ty Hub Business

Hnh thc kinh doanh ny cha gp s cnh tranh nhiu v vn cn rt t cng ty kinh doanh dch v vn phng o, hot ng ch yu Tp. H Ch Minh v H Ni. t doanh nghip bit n dch v ny do n cn qu mi Vt Nam. Mt khc, cc doanh nghip kinh doanh dch v ny hu nh t qung b, khch hng t tm n dch v v ng k. Nhn chung, th trng Vit Nam ang rt rng m vi nhiu c hi cho s pht trin ca loi hnh dch v ny.2.2. Thc trng v dch v vn phng o Vit Nam.2.2.1. im mnh. Tit kim chi ph: Chi ph thu vn phng lm vic cho cng ty lun l mt khon chi ph gy au u cho cc nh qun l, c bit l cc cng ty va v nh, tm mt v tr m vn phng l khng d vi nhng v tr t a trung tm thnh ph th cc cng ty phi b ra t 20 40 USD/m2 cha tnh cc khon chi ph lp t trang thit b, trang tr li vn phng, tin thu nhn vin, thit b an ninh, v sinh, bo v, cng ht cc khon ny li hng thng doanh nghip mt c trong triu duy tr hot ng ca vn phng. Trong khi vi chn la dch v vn phng o doanh nghip ch mt t 50 179 USD/thng ty theo gi thu v v tr ca vn phng, vi khon chi ph ny doanh nghip c ni lm vic vi y trang thit b hin i, y tin nghi phc v cho cng vic kinh doanh: in thoi, my Fax, my photo, kt ni Internet, trang web, a ch E-mail, phng hp tin nghi, my chius la chn ny tit kim cho doanh nghip 80% chi ph, qu l mt s tin khng nh i vi cc cng ty va v nh Vit Nam hin nay.

To cho doanh nghip c c hi qung b: Hu ht cc vn phng o u c t nhng v tr thun li trong thnh ph - nhng cao c vn phng, c c s vt cht c trang b ng b, hin i, khi cc doanh nghip n ng k m vn phng y th bng hiu ca cng ty s c mt trn nhng ta nh ny, to iu kin cho doanh nghip c c hi m rng tn tui, c hi tip xc vi nhng i tc ln t mang li nhng hp ng c gi tr, tng doanh thu cho doanh nghip. Khng ch dng li nhng li ch k trn ngoi ra khi tip khch, k kt hp ng, hay t chc nhng cuc hp, nhng bui hi tho vi khch hng ca cng ty l iu kin cho doanh nghip nng tm trong mt khch hng ca mnh, iu ny rt c ngha vi nhng doanh nghip khng c iu kin xy dng cho mnh mt vn phng lm vic hin i v chuyn nghip.

Tit kim thi gian.Vi vn phng o doanh nghip ch mt t 45 60 pht c c mt vn phng lm vic hon ho, va tit kim c thi gian th tc li nhanh gn v n gin. Trong khi thi gian doanh nghip xy dng mt vn phng theo li truyn thng khng phi l t: cng ty phi tm a im, m phn thu mt bng, trang tr li vn phng, tuyn nhn s,

Tnh n nh cao.Tm c mt a im thun li m vn phng khng d, nhiu doanh nghip u t my mc thit b, thu nhn vin c vi thng ch cho thu i li nh khin cho cc doanh nghip ny phi lao ao, tm mt ch mi. Nhng khi n vn phng o cc doanh nghip hon ton yn tm v vn ny, doanh nghip s c mt a ch lm vic n nh, vi phong cch phc v ht sc chuyn nghip.

2.2.2. im yu.

G b v mt thi gian.

Cc dch v cho thu vn phng o ca cc cng ty hin nay cung cp i hi doanh nghip mun thu phng hp, t chc gp i tc phi hn trc, thi gian l bao lu iu ny gy kh khn do doanh nghip trong cng tc t chc v iu hnh nh hng n cht lng ca cc cuc gp mt hay cuc hp.

Vn php l Hin ti dch v vn phng o ti Vit Nam l mt dch v rt mi, ch c pht trin nc ta c 3 nm gn y, chnh v th trong cc vn bn lut khi nim vn phng o khng tn ti, cha c ch ti, c s php l qun l loi hnh ny, chnh v th c nhiu lo ngi t pha doanh nghip kinh doanh cng nh t pha nhng ngi i thu vn phng.

Kh khn trong cng tc qun l.V hnh thc cc doanh nghip cung cp dch v vn phng o s dng a ch ca mnh cho cc cng ty thu lm a ch giao dch ca h, theo lut doanh nghip th: doanh nghip ch cn ng k a ch l c trong khi vn mt a ch c th cho thu nhiu cng ty khc nhau th trong tt c cc vn bn lut iu cha cp n vn ny gy rt nhiu kh khn cho cng tc qun l ca nh nc, c bit l cng tc qun l k khai thu v kim tra thu, c quan thu kh tip xc vi doanh nghip bi v a ch doanh nghip ng k kinh doanh ch l ni doanh nghip thu khi cn thit tip xc vi khch hng th doanh nghip mi c mt a ch ny, cn ngoi ra h lm vic a im khc. y l cng l mt c hi cho cc trng hp gian di trong kinh doanh ln vo.

Vn phng o:

Tm l con ngi ni chung v ngi Vit Nam ni ring, o l mt ci g khng c tht, vn phng o vn phng khng c tht ca doanh nghip, doanh nghip ch i thu ca ngi khc, c im ny cng thm tm l ngi o ca khch hng, loi hnh ny kh mang li s tin tng cho khch hng trong quan h kinh doanh.

Quy m nh. Hin ti vn phng o ch ph bin ti hai thnh ph ln H Ni v TP. H Ch Minh nhng ch vi quy m nh v cha pht trin ra cc tnh thnh khc trong khi nhu cu ca th trng li rt ln.2.2.3. C hi. Khng hong kinh t

Khng hong kinh t l mi lo ngi rt ln i vi hu ht cc doanh nghip, n ng ngha vi vic doanh nghip gp nhiu kh khn trong kinh doanh, doanh s st gim dn n li nhun cng tt dc, mt s doanh nghip khng tr ni phi ph sn nhng vi cc doanh nghip kinh doanh loi hnh vn phng o ny th khng hong kinh t qu tht l mt c hi rt ln do cc doanh nghip trong lnh vc ny n nn lm ra. Bi v khi i din vi khng hong doanh nghip tm mi cch ct gim chi ph n mc thp nht c th vt qua c giai on kh khn, trong chi ph duy tr hot ng ca vn phng vt l l mt khon chi ph khng nh trong cc khon chi ph ca doanh nghip. Do la chn vn phng o lc ny l mt gii php ti u cho cc doanh nghip. Gi vn phng cho thu.

Hin ti v k c trong tng lai mt xu hng r rng m chng ta c th nhn thy c l chi ph thu vn phng kh cao, c bit l cc thnh ph ln H Ni v TP. H Ch Minh, trong khi chi ph doanh nghip phi b ra cho vn phng o ch khon t 50 179 USD/thng l mt c hi cho loi hnh dch v ny pht trin hn na trong tng lai. Nn kinh t Vit Nam hi nhp.

Bc vo cnh ca WTO nn kinh t Vit Nam ang dn ha nhp cng th gii, l iu kin tt cho nhiu cng ty ra i (ch ring ti TP. H Ch Minh, theo thng k ca S K hoch v u t, tnh n ht thng 12/2008, c khong hn 300.000 doanh nghip ng k hot ng, phn tn khp ni, l cha k n cc tnh, thnh khc trn c nc) v cng l iu kin thun li cho cc cng ty nc ngoi thm nhp tm hiu th trng trong nc. y l qu tht l mt th trng tm nng cho loi hnh dch v ny pht trin.2.2.4. Thch thc. C s h tng. duy tr v pht trin loi hnh vn phng o ny i hi doanh nghip kinh doanh cn c mt i ng nhn vin c trnh v cng ngh thng tin cao, p dng nhng tin b khoa hc v qun l, i hi mt c s h tng mng tt, d liu phi c bo mt,tuy nhin nhng iu kin ny Vit Nam vn cha c m bo, l thch thc rt ln loi hnh ny c th ph bin rng v pht trin trong tng lai.Chng 3GII PHP NNG CAO CHT LNG VN PHNG O TI VIT NAM Sp xp thi gian hp lKhch hng mun gp i tc phi hn trc v thi gian tip khch b b buc theo s gi ng k. Do v pha ch vn phng cho thu cn sp xp li thi gian cho khch hng hp l v linh hot hn, qua m bo hn nhu cu cng vic ca khch hng. Th tc php l

Mt s doanh nghip cng lo ngi vn php l, c bit l th tc ng k kinh doanh cho vn phng o. V vy, php lut cn quan tm hn n loi hnh kinh doanh ny nhm gip cc doanh nghip yn tm hot ng, ng thi nh nc c th qun l c tt hn. M rng quy mDo hot ng vn phng o ch ch yu tp trung 2 thnh ph ln l H Ni v TP.H Ch Minh nn n khng thu ht c khch hng hot ng cc tnh thnh khc. Chnh v vy vic m rng vn phng o ra khp cc tnh thnh l rt cn thit nhm p ng nhiu hn nhu cu ngy cng tng ca cc doanh nghip, qua gp phn ci thin bc tranh m m ca nn kinh t do suy thoi em li. y mnh vic qung bCc doanh nghip hin nay hu nh cha bit n dch v ny do cn qu mi ti Vit Nam. Mt khc, cc doanh nghip kinh doanh dch v ny hu nh t qung b. Khch hng t tm hiu v dch v v n ng k l chnh. Chnh v vy cc doanh nghip kinh doanh v dch v ny cn qung b nhiu hn na c th gip cho khch hng hiu r v n.

Nng cao cht lng vn phng cho thu, ng thi gim gi cho thu thu ht khch hng.

Qua bi tiu lun gip chng ta thy c nhng tin ch m dch v vn phng o mang li cho khch hng, chng hn nh khch hng khng cn phi c mt i ng nhn vin ng o nhng vn hon thnh cng vic tt p ng thi c th tit kim thi gian n vn phng v khon tin thu mt bng ng k. Khi s dng dch v ny, khch hng khng phi chuyn c, trang thit b n m ch t bin hiu, logo ca cng ty mnh ti . T gip cc nh u t c th d dng m mt vn phng c y chc nng v tin dng cn thit trong hot ng giao dch vi khch hng m khng phi tn thm cc khon chi ph ph nh khi m vn phng lm vic thc s.

Dch v vn phng o ang l mt dch v v cng tin ch v l mt la chn sng sut i vi cc doanh nghip va v nh, v n gip ch rt nhiu trong vn tit kim thi gian v chi ph trong qa trnh thnh lp v hot ng kinh doanh, lm tng hiu sut lm vic v nng cao kt qu kinh doanh ca cc doanh nghip.PH LC GII THIU V DCH V VN PHNG O G OFFICE 1. Mt s hnh nh v dch v vn phng o G OFFICE:

2. Nhng dch v v gi cc G OFFICE cung cp:

STTDch vStandardClassEconomyClassBusinessClassFirstClass

Chi ph3.220.000VND

/nm900.000VND

/thng1.450.000VND

/thng2.200.000VND

/thng

1t bng tn cng ty

2S dng a ch kinh doanh

3L tn/tip khch

4Tip nhn th/bu phm

5Chuyn tip th/bu phm trong thng u tin

6Chuyn tip th/bu phm

7S dng khu vc tip khch

8Nc ung/phc v

9Min ph web hosting (50MB) v Email

10Min ph s dng Phng hp tiu chun2 gi/6 thng3 gi/6 thng5 gi/ 6 thng

11S dng phng hp gi u i (min ph ph v 5USD/gi)

12S in thoi ring v tng i ring

13Hp th thoi - truy xut 24/24

14S Fax ring (Fax-to-Email)

15in thoi vin tr li cuc gi

TI LIU THAM KHO1. Gio trnh Qun Tr Vn Phng ( Trng i hc Cng Nghip)2.Trang web : www.google.com3. Trang web : www.tuoitre.com4. Trang web : www.wikipedia.com5. Trang web :.www.thanhnien.com.vn6. Trang web : www.vanphongao.vnIndochina Park Tower-goffice

Bn v tr G-Office

Bng tn Cng ty-goffice

Snh tip khch A-goffice

Phng hp B-goffice

Ch ngi lm vic - goffice

Thc hin: Nhm 3 17