uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

Uusi tila, uusi tapa tehdä työtäKonserniesikunnan monitilatoimisto 2014

Konserniesikunnan monitilatoimistoon kaupungin pilottikohde

• 35 konserniesikunnan työntekijää luopui maaliskuussa 2014 työhuoneistaan ja siirtyi monitilatoimistoon.

• Monitilatoimistossa on 22 nimeämätöntä työpistettä.

• Lisäksi on erilaisia työskentelyyn sopivia tiloja mm. piipahduspisteet (neuvottelusohvat- ja tuolit), hiljaisen työn tila sekä neuvotteluhuoneita.

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

2

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

3

Tilankäyttö tehostuu

• Tavoitteena taloudellinen tehokkuus ja energian säästö

• Luovutaan tarpeettomista tiloista• Tilat muuntojoustaviksi ja tehokkaampaan käyttöön• Edustavampi - enemmän Espoon kaupungin

imagon näköinen• Pilotti toimii esimerkkinä kaupungin

tilakehittämiselle

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

4

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

5

Konserniesikunnan työskentely uudistuu

• Kehitetään uusia työtapoja• Kannustetaan yhdessä

tekemiseen• Monipuoliset mahdollisuudet työn

tekemiseen• Liikkuva työ• Lisää työn laatua ja mielekkyyttä• Yhdessä tehdyt pelisäännöt

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

6

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

7

Aikataulu

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

8

Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokuu2013 2014

Suunnittelu

Remontti

Kalustaminen

Pelisääntöjen luominen Pelisääntöjen tarkentaminen

Viestintä (työpajat, infot, yksikkökokoukset, työtila, Yammer…)

Väistö-muutto

Muutto

Kaluste-, tekstiili- ja AV-laitekilpailutukset

Työskentelytapakysely

• Suunnittelu käynnistyi syksyllä 2012. • Lokakuussa 2012 toteutettiin työtapakysely sekä tilojen käyttöastemittaus.• Henkilöstön toiveita suunnitteluun kartoitettiin työpajassa keväällä 2013.• Työskentelytapakyselyä toteutetaan kuukausittain ainakin vuoden 2014 loppuun. Tuloksia käydään läpi yhteisissä infoissa.

Kustannukset 545 000 euroa

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

9

330 000110 000

65 00020 000

20 000

Remontti

Kalusteet ja tekstiilit

Suunnittelu

AV-laitteet

Muut (muutot,valmennus jne.)

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

10

Miten kustannukset hoidetaan?

• Citycon maksoi remontin (330 000 euroa) ja me maksamme sen korotettuna vuokrana takaisin seuraavan 4 vuoden kuluessa

• Neljännestä kerroksesta vapautunut tila 410 m² vuokrataan edelleen kaupungin muille yksiköille mm. Vanhuspalvelujen kotihoidolle

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

11

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

12

Omat resurssit

• Projektiryhmä• Työmäärä• Työskentelytapa

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

13

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

14

Uudistus on kokonaisuus

Tilat

Ihmiset

Työvälineet

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

15

Uusi tapa tehdä työtä –avainasioita

Pelisäännöt• Luotu yhdessä• Pidetään ajan

tasalla

Työvälineet• Paperiton ja

liikkuva työskentely mahdollista

Liikkuva työ• Liikkuvan työn

sopimukset kaikille

• Tavoitettavuus säilyy

Yhteisöllisyys• Osallistuminen• Tiedon

jakaminen

Osaaminen• Työvälineiden

käytön tehokkuuteen panostettu

• Koulutusta kaikille yksiköille

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

16

Tätä teemme konserniesikunnassa

17

Konserniesikunta johtaa, ohjaa ja valvoo kaupunkikonsernia kaupunginjohtajan johdolla

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

18

Konserniesikunnan yksiköt ja ryhmät vastaavat konserniesikunnan tehtävistä

monialaisella asiantuntijuudella ja esikunnan ja koko konsernin edustajista koostuvilla asialähtöisillä tiimeillä sekä

verkostomaisella toimintatavalla.

Konserniesikunta edistää

• hyvää hallintoa • päätöksentekoa • yhtenäisiä

toimintatapoja • kaupungin

elinvoimaisuutta • kestävää kehitystä.

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

19

Konsernihallinnon organisaatio

2014

20

Kon

sern

ihal

linto Konserni-

esikunta(kaupungin-

johtaja)

Strategia ja talous -yksikkö

Strategia ja kehittäminen

Tietohallintoryhmä

Hankinnan ohjaus

Taloussuunnittelu

Rahoitus

Konserniohjaus

Hallinto- ja lakiasiat -yksikkö

Henkilöstöyksikkö

Kaupunkikehitys-yksikkö

Palvelut ja laatu –yksikkö

Viestintäyksikkö

Sisäinen tarkastus

(tarkastus-johtaja)

Tutustu uuteen tilaan videolla

2014Uusi tila, uusi tapa tehdä työtä

21

Espoon kaupunkimonitilatoimisto