unit kompetensi 08 - lkpp
Post on 11-Nov-2021
9 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Memilih Penyedia
Barang/Jasa
Unit Kompetensi 08
Program Pelatihan Diklat Fungsional Pengelola Pengadaan Barang/Jasa
Jenjang Pertama
Unit Kompetensi 08 – Memilih Penyedia Barang/Jasa
Penulis Win Sukardi
Media Pembelajaran Tim Materi Pelatihan Direktorat Pelatihan Kompetensi LKPP
Tanggal Versi 2
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
PENDAHULUAN
Tujuan Khusus
Mampu melakukan proses pemilihan (shortlisting) penyediabarang/jasa (Penyedia), dengan menganalisis potensi kinerjaPenyedia dan menentukan Penyedia yang tepat, sesuaidengan jenis barang/jasa yang diperlukan, untuk kemudiandiikutsertakan pada proses pengadaan (seleksi Penyedia).
Memahami dan dapat melakukan proses menganalisis potensikinerja Penyedia.
Mampu memilih Penyedia dan menyusun Daftar PenyediaMampu (DPM).
Tujuan Umum
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
DPM
Gambaran Umum
Proses pemilihan adalah proses memilih para Penyedia barang/jasatertentu untuk dimasukkan ke dalam Daftar Penyedia Mampu (DPM)
dan siap diundang untuk proses seleksi/pengadaan.
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Penyedia
Daftar Penyedia Mampu (DPM)
Disusun berdasarkan jenisbarang/jasa tertentu atauberdasarkan kelompokbarang/jasa sejenis.
Dimutakhirkan berkala, berdasarkanperkembangan pasardan/atau berdasarkankinerja nyata para Penyedia(yang telah melaksanakankontrak).
Penggunaan aplikasi danInternet dalampengelolaan DPM lebihefektif dan efisien.
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
VMS
Perubahan Paradigma
Melakukan pemilihan danmenyusun DPM
Melakukan seleksimenggunakan data DPM
Memutakhirkan DPM
Mengumumkan
Melakukan pemilihan
Menentukan Penyedia
Melakukan seleksi
Proses A Proses B
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Waktu proses seleksi/pengadaanlebih cepat.
Hubungan bisnisdengan Penyedialebih baik.
Mengakses data Penyedia secara cepat, lengkap, terkini dan akurat.
Mengalokasikan waktu staf Pembeli untukkegiatan strategis lainnya
Menurunkan Total Cost of Ownership.
Risiko potensiPenyedia lebih kecil.
MenjangkauPenyedia di luardaerah operasihingga luar negeri.
Keuntungan Proses B
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Tahapan proses pemilihan Penyedia
Spend Analysis
MengelompokanBarang/Jasa
Mapping B/J dalamSupply Positioning
Model
Memilih Jenis B/J yang akan di
evaluasiPenyedianya
Penilaian PotensiKienerja
Kriteria PenilaianPotensi Kinerja
Informasi PotensiKinerja
Strategi Pengadaan Proses Kualifikasi
MenentukanPenyedia & DPM
Pemutakhiran DPM
Supply
Positioning
Model
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Expenditure
Mapping Barang/Jasa di Supply Positioning Model
Impact/
supply
opportunity/
risk rating
H
M
L
N
Item B
Item G
Item F
Item K
Item C
Item L Item H
Item E
Item D
Item J
Item M
Item A
80% of items = 20% of value 20% of items = 80% of value
M
H
N
L
UK 08
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
MENGANALISIS POTENSI
KINERJA PENYEDIA
BARANG/JASA
Potensi kinerja Penyedia
Ukuran/nilai terhadap kemampuan dan tingkatmotivasi Penyedia dalam melaksanakankewajibannya sesuai dengan kontrak.
Mengutamakan Penyedia yang mempunyai nilaiTinggi-Tinggi, yaitu kemampuan Tinggi dan tingkatmotivasi Tinggi untuk masuk ke dalam DPM.
Agar Pembeli dapat memenuhitarget pengadaan.
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Kemampuan dan Motivasi
K e m a m p u a nTingkat kemampuan Penyedia untukmenyediakan barang/jasa yang diperlukanPembeli sesuai dengan target pengadaan.
M o t i v a s i :Tingkat ketertarikan Penyedia untuk menjual
barang/jasanya kepada Pembeli dan komitmenPenyedia terhadap target pengadaan Pembeli.
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Potensi Kinerja Penyedia
Capability
High
Low HighMotivation
• To be avoided
• Capable but uncommitted
• “Middle of the road”
• Willing but incapable
•Ideal
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Kemampuan
Penyedia
Administrasi Teknis umum
K3LL Keuangan
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Motivasi Penyedia
KetertarikanPenyedia untuk
menjual barang/jasakepada Pembeli.
KomitmenPenyedia terhadaptarget pengadaanPenyedia.
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Informasi Ketersediaan Penyedia
Informasi pokokPenyedia
Rujukan dalammenggaliinformasi
Metode yang dipakai dalam
penggalianinformasi
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Informasi Pokok Penyedia
Nama direksi, organisasi, dan jumlah karyawan
Kepemilikan.
Tanggal dibuatnya perusahaan
Lokasi, tempat kedudukan, ijin-ijinkantor dan usaha.
Jenis barang/jasa yang dijual.
Data penjualan.
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
DPM Pembeli.
Buku petunjuk perdagangan danindustri.
Buku telepon.
Jurnal perdagangan dan industri.
Pameran perdagangan dan industri.
Brosur barang/jasa.
Kamar dagang industri.
Asosiasi di bidang pengadaan.
Perwakilan resmi perdagangan luarnegeri.
Koran dan majalah.
Situs Penyedia, situs pemerintah, atau situs yang lain.
Kontak bisnis anda.
Informasi atau referensi dariperusahaan Pembeli lainnya.
Rujukan dalam Menggali Informasi
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Metode untuk
penggalian
informasi
Wait and See:
Pembeli pasif menunggu untuk dihubungiatau ditemui oleh Penyedia. Pembeliberasumsi bahwa setiap Penyedia akanberkompetisi dalam memasarkanbarang/jasa-nya sehingga Penyedia akandengan sendirinya akan aktif.
Wait and See
Attract and See
Seek and Find
Sumber : Health Forum
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Metode untuk
penggalian
informasi
Attract and See
Seek and Find
Attract and See:
Pembeli secara aktif melakukan promosi. Media yang dipakai untuk promosi dapatmelalui telepon, email, pengumuman di koran, majalah, Internet, dan website Pembeli.
Digunakan untuk jumlah pembelian yang kecil, tidak standar, jumlah Penyedia tidak banyak.
Wait and SeeSumber : LiveAdmins
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Metode untuk
penggalian
informasi
Attract and See
Wait and See
Seek and Find:
Melakukan analisis terhadap pasar(supply market analysis).
Dapat melalui segmentasi pasar(negara, teknologi, jalur distribusi).
Digunakan untuk tingkat DKR tinggi.
Seek and Find
Sumber : Purchasing and Procurement Center
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Informasi Potensi Kinerja Penyedia
Sumber yang sudah diterbitkan
Kuesioner
Kunjungan dan audit
Referensi dari pembeli lain
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Informasi Potensi
Kinerja Penyedia
Sumber yang sudahditerbitkan
Kuesioner
Kunjungan dan audit
Referensi dari pembeli lain
Informasi administrasi
Informasi teknis umum dan K3LL
Informasi keuangan
Informasi kasus hukum
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Informasi Potensi
Kinerja Penyedia
Sumber yang sudahditerbitkan
Kuesioner
Kunjungan dan audit
Referensi dari pembeli lain
Informasi administrasi
DPM Pembeli
Website Penyedia
Laporan keuangan Penyedia
Brosur Penyedia
Jurnal perdagangan dan industri
Majalah keuangan
Bursa efek
Buku petunjuk perdagangan dan industri
Kamar dagang industri
Asosiasi industri
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Informasi Potensi
Kinerja Penyedia
Sumber yang sudahditerbitkan
Kuesioner
Kunjungan dan audit
Referensi dari pembeli lain
Informasi Teknis Umum dan K3L
• DPM Pembeli
• Brosur Penyedia
• Manual atau SOP pemeliharaan barang/peralatan
• Petunjuk untuk pelanggan
• Database untuk hak kekayaan atas intelektual
• Kantor yang menerbitkan sertifikasi seperti ISO 9000, ISO 14000, atau yang lain
• Manual K3LL Penyedia
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Informasi Potensi
Kinerja Penyedia
Sumber yang sudahditerbitkan
Kuesioner
Kunjungan dan audit
Referensi dari pembeli lain
Informasi Keuangan & Kasus Hukum
Kasus hukum:
• DPM Pembeli
• Situs pengadilan, mahkamah agung, badan arbitrase
• Majalah dan koran
Keuangan:
• DPM Pembeli
• Laporan keuangan Penyedia
• Buku atau situs tentang credit ratings
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Informasi Potensi
Kinerja Penyedia
Sumber yang sudahditerbitkan
Kuesioner
Kunjungan dan audit
Referensi dari pembeli lain
• Isi menyesuaikan dengan letakbarang/jasa yang akan dibeli padakuadran SPOM.
• Dapat memperoleh informasi yang lebih lengkap dan lebih khusus.
• Memerlukan waktu dan usaha yang lebih banyak
• Jawaban yang diperoleh mungkinmerupakan jawaban yang kurangsesuai.
• Jawaban dipakai untuk penilaiankemampuan dan motivasi Penyedia.
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Informasi Potensi
Kinerja Penyedia
Sumber yang sudahditerbitkan
Kuesioner
Kunjungan dan audit
Referensi dari pembeli lain
• Merupakan cara yang sangat baik yang memberikan hasil yang aktual, lengkap, dankhusus.
• Memerlukan waktu dan tenaga dalam persiapandan saat kunjungan dan auditnya.
• Diutamakan untuk barang/jasa dengan tingkatDKR tinggi dan nilai besar.
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Sumber informasi independen yang sangat berguna.
Minta kontak dari Penyedia / mencari sendiri.
Kecenderungan Penyedia memberikan yang baikkepada pembeli, sehingga akan memberikan kesan daninformasi yang baik kepada Pembeli.
Percakapan langsung dengan bertemu pembeli lain tersebutmerupakan cara untuk mitigasi terhadap informasi yang tidak tepat.
Informasi Potensi
Kinerja Penyedia
Sumber yang sudahditerbitkan
Kuesioner
Kunjungan dan audit
Referensi dari pembeli lain
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
PEM dan PotensiKinerja Penyedia
Kemampuan
Tingkat motivasi
Preferensi: tinggi-tinggi
MempertimbangkanContract Continuum
Capability
High
Low HighMotivation
• To be avoided
• Capable but uncommitted
• “Middle of the road”
• Willing but incapable
•Ideal
Performance Equation Model (PEM)
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Impact/supply opportunity/risk rating
Expenditure
80% of items = 20% of value 20% of items = 80% of value
M
H
N
L
Bottleneck
Routine
Critical
Leverage
Membantumenentukan skalaprioritas dalampenilaian Penyedia.
Membantumenentukan fokuspenilaian Penyedia.
Supply Positioning Model (SPOM)
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Hukum Pareto
20% dari total jumlah item pembelian barang/jasabernilai 80% dari total nilai pembelian per tahun.
80% dari total jumlah item pembelian barang/jasabernilai 20% dari total nilai pembelian per tahun.
Hukum Pareto dan Sistem ABC Untuk skala prioritas analisis potensi kinerja Penyedia
Sistem ABC
Barang/jasa A: 60-70% nilai total pembelian per tahun.
Barang/jasa B: 20-30% nilai total pembelian per tahun.
Barang/jasa C: 10-15% nilai total pembelian per tahun.
Dua Model
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Hubungan bisnis Pembeli dan Penyedia
Spot purchase
Regular trading
Call-off contracts
Fixed contracts
Partner-ship
Joint ventures
Internal provision
Contract Continuum
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Pertimbangan dan Jenis dalam menentukan kriteria
Kriteria Kemampuan dan Motivasi
Skala prioritas
Strategi pengadaan
Pertim-bangan Kriteria berdasarkan
target pengadaan
Kriteria berdasarkanletak barang/jasa
pada SPOM
Jenis
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Dua jenis dipakai sebagai pertimbangan untuk menentukan kriteria
Pembeli mempunyai banyak ragam barang/jasa; Routine, Bottleneck, Critical, dan Leverage.
Semakin tinggi tingkat DKR, semakin sulit Pembelidapat mencapai target pengadaan.
Penilaian difokuskan kepada barang/jasa denganDKR yang tinggi, sehingga mendapatkan paraPenyedia mampu terlebih dahulu. Risiko dapatditurunkan sebelum mulai proses seleksi/pengadaan.
Pertimbangan
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Jenis – Berdasarkan target pengadaan
Kuantitas
Kualitas
Ketersediaan
Biaya
Pelayanan dan Daya Tanggap (responsiveness)
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Jenis – Berdasarkan target pengadaan
Kuantitas
Kualitas
Ketersediaan
Biaya
Pelayanan danDaya Tanggap
(responsiveness)
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Kemampuanterkini
Kemampuanyang akan
datang
Motivasi
• Apakah Penyedia mempunyai kuantitas yang cukup.• Kapasitas produksi sekarang dan yang akan datang.• Pelanggan yang dilayani apakah masih dalam batas
kemampuan mensuplai kuantitas yang di perlukan.
Dilihat dari rencana investasi
• Kemauan untuk memberikan pasokan dengan kuantitas yang cukup.
• Keinginan untuk menyelesaikan target pekerjaan dengan kuantitas yang diinginkan.
• Fleksibilitas dalam memenuhi fluktuasi demand.
Jenis – Berdasarkan target pengadaan
Kuantitas
Kualitas
Ketersediaan
Biaya
Pelayanan danDaya Tanggap
(responsiveness)
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Kemampuanterkini
Kemampuanyang akan
datang
Motivasi
• Item standar: spesifikasi, fleksibilitas, durabilitas, failure time.
• Item non-standar: kriteria untuk item standarditambah dengan investasi R&D, jumlah hakpaten, pengalaman personil dalam bidang disaindan pengelolaan produksi, peralatan untuk disaindan produksi, manajemen mutu dan lingkungan, pengalaman, visi, misi, dan tujuan Penyedia.
Dilihat dari rencana investasi
• Kemauan memberikan informasi yang benar.• Keikutsertaan dalam VA/VE.• Inspeksi bersama, transfer teknologi.
Jenis – Berdasarkan target pengadaan
Kuantitas
Kualitas
Ketersediaan
Biaya
Pelayanan danDaya Tanggap
(responsiveness)
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Kemampuanterkini
Kemampuanyang akan
datang
Motivasi
• Segmen pasar Penyedia, tidak menjual ke pesaing, kapasitas produksi, tingkat persediaan, produk yang dibelioleh Pembeli apakah produk standar Penyedia.
• Pengalaman ekspor, komitmen jangka panjang, waktupengiriman, presentase keterlamatan pengiriman, sistemorder tracking, sistem manajemen mutu, sistem danprogram pemasaran, sistem distribusi, kondisi hubunganindustrial, tahapan produk dalam life cycle stage.
Dilihat tren-nya.
Investasi dalam product development barang/jasa yang dibeli, sharing demand forecasting, fleksibilitas dalamspesifikasi, ikut serta dalam program pengurangan biaya, komitmen suplai jangka panjang, pengalaman ekspor.
Jenis – Berdasarkan target pengadaan
Kuantitas
Kualitas
Ketersediaan
Biaya
Pelayanan danDaya Tanggap
(responsiveness)
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Kemampuanterkini
Kemampuanyang akan
datang
Motivasi
• Daftar harga, tingkat diskon, termin dankondisi pembayaran, supplier credit.
• Biaya penanganan dan pengiriman, life-cycle cost untuk peralatan.
• Sistem e-procurement, e-commerce, proc-card
Sistem atau program peningkatan efisiensiproses dan penurunan biaya produksi
Memberikan data perhitungan biaya, ikut sertadalam program pengurangan biaya, pemberiandiskon, tidak ada uang muka, supplier credit.
Jenis – Berdasarkan target pengadaan
Kuantitas
Kualitas
Ketersediaan
Biaya
Pelayanan danDaya Tanggap
(responsiveness)
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Kemampuanterkini
Kemampuanyang akan
datang
Motivasi
Customer improvement program, personil dansistem pelaporan dan penanganan keluhanpelanggan, tim untuk pelanggan, program pelatihankepada Pembeli, daya dukung IT, KPI penilaiankinerja Penyedia, sistem manajemen mutu.
Dilihat tren-nya.
Tingkat keterbukaan terhadap pertanyaan, komitmen produksi atau pengiriman lebih awal, pelatihan kepada pelanggan, tim khusus untukpelanggan tertentu, kemauan untuk terlibat dalamproses perencanaan.
Jenis –
Berdasarkan target pengadaan –
kemampuan umum dan sikap (tambahan)
Kemampuanterkini
Reputasi, kesan di antara Penyedia, fairness, upayaeksploitasi terhadap Pembeli, budaya korporasi, kesesuaian arah dan tujuan antara Penyedia danPembeli, kesesuaian kebijakan mutu, etika, kesesuaianlindungan lingkungan dengan kebijakan Pembeli, dayadukung IT, kesesuaian syarat dan ketentuan kontrakdengan Pembeli.
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Product range
Presentase produk yang bisa disediakan
Komitmen jangka panjang
Kemauan membuat kontrak jangka panjang
Respon terhadap Pembeli
Ketepatan dan kehandalan pengiriman
Sistem e-procurement, e-commerce, proc-card, consolidated billing
Tingkat persediaan
Tim untuk pelanggan
Jenis –
Berdasarkan letak kuadran - Routine
Impact/supply opportunity/risk rating
Expenditure
80% of items = 20% of value 20% of items = 80% of value
M
H
N
L
Bottleneck
Routine
Critical
Leverage
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Kemampuan keuangan
Posisi dan keberlangsungan market share
Status barang/jasa dalam life cycle product
Barang/jasa merupakan core business
Komitmen kontrak jangka panjang
Perencanaan dan persiapan produksibersama dengan Pembeli
Keterlibatan dalam peningkatan kualitas danperencanaan kondisi darurat
Sistem order tracking
Tim khusus untuk pelanggan
Daya dukung IT
Jenis –
Berdasarkan letak kuadran - Bottleneck
Impact/supply opportunity/risk rating
Expenditure
80% of items = 20% of value 20% of items = 80% of value
M
H
N
L
Bottleneck
Routine
Critical
Leverage
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Komitmen kontrak jangka panjang
Kesesuaian strategi bisnis
Merupakan Penyedia berbiaya yang rendah dalam jangka panjang
Keterbukaan terhadap biaya
Komitmen dan keterlibatan dalam upayapengurangan biaya
Jenis –
Berdasarkan letak kuadran - Critical
Impact/supply opportunity/risk rating
Expenditure
80% of items = 20% of value 20% of items = 80% of value
M
H
N
L
Bottleneck
Routine
Critical
Leverage
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Komitmen kontrak jangka panjang.
Penyedia berbiaya yang rendah dalam jangkapanjang.
Keterbukaan terhadap biaya.
Komitmen dan keterlibatan dalam upayapengurangan biaya.
Komitmen tidak mengeksploitasi Pembeli bilaswitching cost tinggi.
Jenis –
Berdasarkan letak kuadran - Leverage
Impact/supply opportunity/risk rating
Expenditure
80% of items = 20% of value 20% of items = 80% of value
M
H
N
L
Bottleneck
Routine
Critical
Leverage
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Level ofattractiveness
Value ofbusiness
H
M
L
N
N L M H
N = Negligible = DiabaikanL = Low = RendahM = Medium = SedangH = High = Tinggi
Supplier Perception Model (SPEM)
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
SPEM
Nilai bisnis Pembeli terhadapkeseluruhan bisnis Penyedia.
Nilai ketertarikan Penyediaterhadap bisnis Pembeli.
Ukuran nilai bisnis:
⁻ Diabaikan < 0.8%
⁻ Rendah 0.8-5%
⁻ Sedang 5-15%
⁻ Tinggi > 15%
Supplier Perception Model (SPEM)
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
• Pendekatan Penyedia ke Pembeli, apakahterencana dan merupakan strategi marketing.
• Respon Penyedia, apakah lengkap dan akuratterhadap pertanyaan Pembeli.
• Pemberian laporan keuangan tahunanPenyedia, katalog barang/jasa, brosur, dan lain-lain, ketika diminta oleh Pembeli.
• Bahasa dan intonasi yang dipakai olehPenyedia dalam komunikasi.
Tingkat Ketertarikan Penyedia
Sumber : microlistics
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
MENENTUKAN
PENYEDIA BARANG/JASA
DPM
Menentukan Penyedia
PemilihanPenyedia
DPM(Tujuan Akhir)
Konsep pemilihan dapat dipakai untuk semua jenis barang/jasa, namun diprioritaskan untuk barang/jasa dengan tingkat DKR tinggi.
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Kriteria
Subkriteria
Subkriteria
Kriteria
Subkriteria
Subkriteria
Kriteria
Subkriteria
Subkriteria
Tahapan Penentuan Kriteria
UK 08E v a l u a s i K i n e r j a P e n y e d i a
Kriteria penilaian Total BobotTarget
Pengadaan1. Kinerja teknis barang/alat
Besaran debit yang sesuai dengan spesifikasi (10) 10 Kualitas
2. Kehandalan Mean Time Between Failures/MBTF yang rendah (3) Outage rate yang rendah (3) Daya tahan peralatan (4)
10Kualitas
3. Waktu pengiriman Waktu pengiriman yang tepat waktu (10) 10 Ketersediaan
4. Ketersediaan suku cadang Jaminan ketersediaan suku cadang (3) Kestabilan keuangan perusahaan (3) Produk merupakan core business-nya (2) Pangsa pasar yang sama atau meningkat (2)
10Ketersediaan
UK 08E v a l u a s i K i n e r j a P e n y e d i a
Kriteria Potensi Kemampuan
Kriteria penilaian Total Bobot Target Pengadaan
5. Dukungan teknis Dukungan pada saat testing, installation, dan
commisioning (4) Kesiapan untuk memberikan pelatihan kepada
pembeli (2) Response time terhadap pertanyaan pembeli (2) Response time terhadap kerusakan (2)
10Layanan dan daya
tanggap
5. Biaya selama umur ekonomis Harga dalam daftar (2) Diskon (1) Harga suku cadang (1) Biaya pelatihan dan dukungan pemeliharaan (2)
6 Harga
Total 56
UK 08E v a l u a s i K i n e r j a P e n y e d i a
Kriteria Potensi Kemampuan
NamaPenyedia
Tidak dapat diterima (Tidak
memenuhisyarat
minimum)
Mungkin dapat
diterima (Memenuhi
syaratminimum)
Dapat diterima
(baseline)
Dapat diterima
(memenuhisemua
syarat dan melebihi
sebagian)
Dapat diterima(semuamelebihisyarat)
Syarat
R. Kriteria
0 1 2 3 4
Rata2 < 200 hari
Rata2 200-220 hari
Rata2 220-240 hari
Rata2 240-260 hari
Rata2 > 260 hari
Penyedia AX
Penyedia BX
Penyedia CX
Rentang Kriteria Potensi Kemampuan
UK 08E v a l u a s i K i n e r j a P e n y e d i a
Kriteria PenilaianPenyedia A Penyedia B Penyedia C
Nilai Nilai x Bobot
Nilai Nilai x Bobot
Nilai Nilai x Bobot
1. Kinerja teknis barang/alat Besaran debit yang sesuai
dengan spesifikasi (10)4 40 1 10 2 20
2. Kehandalan Mean Time Between
Failures/MTBF yang rendah (3) Outage rate yang rendah (3) Daya tahan peralatan (4)
3
34
9
912
2
22
6
68
3
23
9
612
3. Waktu pengiriman Waktu pengiriman yang tepat
waktu (10)2 20 4 40 3 30
Penilaian Potensi Kemampuan Penyedia
Hasil pengukuran lengkap kinerja Penyedia B yang telah menyelesaikan pekerjaan.
UK 08
Kriteria Penilaian Penyedia A Penyedia B Penyedia C
Nilai Nilai x Bobot
Nilai Nilai x Bobot
Nilai Nilaix
Bobot4. Ketersediaan suku cadang
• Jaminan ketersediaan suku cadang (3)• Kestabilan keuangan perusahaan (3)• Produk merupakan core business-nya (2)• Pangsa pasar yang sama atau meningkat (2)
3344
9988
3322
9966
4130
9966
5. Dukungan teknis• Dukungan pada saat testing, installation, dan commissioning
(4)• Kesiapan untuk memberikan pelatihan kepada pembeli (2)• Response time terhadap pertanyaan pembeli (2)• Response time terhadap kerusakan (2)
2
233
8
466
3
434
12
868
3
322
12
644
6. Biaya selama umur ekonomis• Harga dalam daftar (2)• Diskon (1)• Harga suku cadang (1)• Biaya pelatihan dan dukungan pemeliharaan (2)
1211
6236
3233
6236
4312
8314
Nilai total (nilai x bobot) maksimum yang mungkin = 224 129 147 140
Penilaian Potensi Kemampuan Penyedia
UK 08
Peringkat Penyedia dalam hal kemampuan adalah sebagaiberikut:
1. Penyedia A: 129 / 224 = 58% (peringkat 3)
2. Penyedia B: 147 / 224 = 66% (peringkat 1)
3. Penyedia C: 140 / 224 = 63% (peringkat 2)
UK 08
Potensi Kemampuan
Sebagai contoh, di bawah ini adalah hasil pengukuran motivasi:
Penyedia Nilai Bisnis Nilai Ketertarikan Nilai Gabungan
A 10% (Sedang) Sedang Sedang
B 20% (Tinggi) Tinggi Tinggi
C 4% (Rendah) Rendah Rendah
UK 08
Potensi Motivasi
Sebagai contoh, di bawah ini adalah hasil penggabungankemampuan dan motivasi (potensi kinerja):
Penyedia Nilai Kemampuan Nilai Motivasi Peringkat
A 58% Sedang 2
B 66% Tinggi 1
C 63% Rendah 3
UK 08
Penggabungan Nilai
• Sumber informasi yang dijadikan rujukan adalah:– Laporan neraca keuangan (balance sheet statement)
– Laporan rugi laba (profit & loss statement)
• Metode analisis keuangan dengan menghitung :– Rasio keuntungan (profitability ratios),
– Rasio solvabilitas (solvency ratios),
UK 08
Kemampuan Keuangan
Contoh neraca keuangan perusahaan PT. ABC (dalam USD):
ASSETSItem At the end of the year Description
201X 201Y 201ZFixed AssetsInvestment 400 845 1,325 Plany and equipment 1,200 1,350 2,050 TOTAL 1,600 2,195 3,375 Current AssetsStocks 1,000 1,050 1,250 Goods in stock or inventoryDebtors 1,400 1,300 1,850 Money owed by customers
(Account Receivables)Cash at bank and in hand 50 250 -TOTAL 2,450 2,600 3,100
TOTAL ASSETS 4,050 4,795 6,475
UK 08
Kemampuan Keuangan
Contoh neraca keuangan perusahaan PT. ABC (dalam USD):LIABILITIES
Item At the end of the year Description201X 201Y 201Z
Current LiabilitiesCreditors 1,100 1,400 1,780 Loan payable within 1 year.Tax owing 270 250 230 Dividends owing 100 120 60 Bank overdrafts - - 90 Short term bank loan.TOTAL 1,470 1,770 2,160 Long Term LiabilitiesLong term loans 400 500 630 Loan of more than 1 year.Shareholders' equityShare capital 800 1,000 1,300 Money owed to shareholders for their initial
investment.Reserves 1,380 1,525 1,685 Money owed to shareholders for added reserves
from the balance on profit and loss account. TOTAL 2,180 2,525 2,985
TOTAL LIABILITIES 4,050 4,795 5,775
UK 08
Kemampuan Keuangan
Contoh neraca laba rugi perusahaan PT. ABC (dalam USD):
Item For the period ending Description201X 201Y 201Z
Turnover 6,100 6,500 6,750 Cost of sales (5,400) (5,850) (6,025) Production costGross profit 700 650 725 Net operating expenses (60) (75) (95)Net profit before interest & taxation 640 575 630
Net interest payable / receivable (45) (68) (76) Net balance between paid and received
Net profit before taxation 595 507 554
Tax payable (270) (250) (230)Net profit after taxation 325 257 324 Dividends (125) (112) (164)Retained profit for the year / added to reserves
200 145 160
UK 08
Kemampuan Keuangan
Contoh analisa keuangan perusahaan PT. ABC dengan menggunakan Rasio Keuangan:
INDICATOR RATIO YEAR CRITERIA ANALYSIS201
X201Y 201Z
Profitability Gross Profit Margin (%)
11.5 10.0 10.7 Higher and increasing trend are better.
Healthy in overall.
Net Profit Margin (%)
10.5 8.8 9.3 Higher and increasing trend are better.
Healthy in overall.
Net Assest Turnover (%)
236.4
214.9 186.7 Increasing trend is better.
Decreasing, more money has to be employed to sustain the turnover.
Return on Capital Employed (ROCE) (%)
24.8 19.0 17.4 Increasing trend is better.
Decreasing, more money has to be employed but with decreasing turnover. The company is having problem and dying.
Return on Total Assets (ROTA) (%)
15.8 12.0 9.7 Increasing trend is better.
Decreasing, more money is being invested but with decreasing return. The company has problem and dying.
UK 08
Kemampuan Keuangan
Contoh analisa keuangan perusahaan PT. ABC dengan menggunakan Rasio Keuangan:
INDICATOR RATIO YEAR CRITERIA ANALYSIS201X 201Y 201Z
Solvency Current Ratio 1.7 1.5 1.4 If greater than 1, company can cover its short term loan. Suggested to have CA twice of CL.
Downward trend is not favourable sign; becoming insolvency.
Quick Ratio / Acid Ratio
0.99 0.88 0.86 At least 1 for sufficient liquidity.
Worsening trend.
Gearing 15.5 16.5 17.4 More than 40% is high, less than 20% is low.
Too low eventhough is increasing.
Stock Turnover
N/A 5.7 5.2 Higher and increasing trend are better.
N/A = no data before 201X. Somewhat low and decreasing (stock and its cost increase).
Debtor Collection Period
83.8 73.0 100.0 Lower and decreasing trend are better.
High and increase in 201Z showing difficulty in getting the payment.
UK 08
Kemampuan Keuangan
Contoh analisa keuangan perusahaan PT. ABC dengan menggunakan Rasio Keuangan:
Ratio Penyedia A
(3 tahun)
Penyedia B
(3 tahun)
Penyedia C
(3 tahun)
Profitability
Gross Profit Margin (%) 11.5, 10.2, 10.8 (Baik) 12.0, 12.4, 12.7 (Baik) 10.5, 10.8, 11.2 (Baik)
Net Profit Margin (%) 10.3, 10.3, 10.2 (Baik) 10.8, 10.9, 11.2 (Baik) 9.6, 9.8, 9.9 (Baik)
Net Assest Turnover (%) 250, 256, 260 (Baik) 270, 278, 286 (Baik) 260, 258, 265 (Baik)
Return on Capital
Employed (ROCE) (%)
21, 22, 24 (Baik) 25, 27, 29 (Baik) 21, 22, 22 (Baik)
Return on Total Assets
(ROTA) (%)
14, 13, 16 (Baik) 17, 19, 22 (Baik) 12, 11, 14 (Baik)
UK 08
Kemampuan Keuangan
Contoh analisa keuangan perusahaan PT. ABC dengan menggunakan Rasio Keuangan:
Ratio Penyedia A
(3 tahun)
Penyedia B
(3 tahun)
Penyedia C
(3 tahun)
Solvency
Current Ratio 1.8, 1.7, 1.9 (Baik) 2.0, 2.1, 2.1 (Baik) 1.6, 1.5, 1.7 (Baik)
Quick Ratio /
Acid Ratio
1.0, 1.1, 1.2 (Baik) 1.2, 1.3, 1.5 (Baik) 1.1, 1.2, 1.1 (Baik)
Gearing 22, 24, 26 (Baik) 30, 35, 34 (Baik) 23, 25, 24 (Baik)
Stock Turnover 5.5, 6.0, 6.5 (Baik) 6.0, 6.3, 6.4 (Baik) 5.3, 5.4, 5.6 (Baik)
Debtor
Collection Period
70, 65, 63 (Baik) 65, 64, 62 (Baik) 69, 65, 66 (Baik)
UK 08
Kemampuan Keuangan
Apabila nilai ambang batas lulus Kemampuan adalah 50%, maka:
Penyedia Nilai
Kemampuan
Nilai
Motivasi
Peringkat Analisis
Keuangan
Hasil Akhir
A 58% Sedang 2 Sehat Lulus – Peringkat 2
B 66% Tinggi 1 Sehat Lulus – Peringkat 1
C 63% Rendah 3 Sehat Lulus – Peringkat 3
UK 08
Hasil Akhir Penilaian
Proses Kualifikasi
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Lihat UK-11 untuk proses kualifikasi
Disusun berdasarkan hasil peringkat penilaian potensi kinerja dan hasil kualifikasi.
Mempertimbangkan penilaian kuesioner.
Jumlah Penyedia harus cukup dan sesuai dengan strategi menurut SPOM; 5-6 Penyedia kecuali untuk kuadran Bottleneck.
Kategori Penyedia: Approved Supplier, Preferred Supplier, atau Emergency Supplier.
Penyedia di DPM diundang dan seleksi sesuai dengan jenis barang/jasanya.
DPM dikelola dan dimutakhirkan secara berkala.
DPM diperbaharui apabila ada Penyedia baru dan/atau ada Penyedia yang sudahdiukur kinerja nyatanya.
Penyusunan DPM
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Pemutakhiran DPM
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Proses pemutakhiran DPM dapat dilakukan karena :
Pembeli perlu menambahkan Penyedia baru, dan/atau
Pembeli perlu memasukkan nilai kinerja nyata Penyedia yangtelah melaksanakan pekerjaan sesuai dengan kontrak/order.Untuk melakukan penilaian kinerja nyata, lihat UK-12.
• Pemakaian aplikasi dan Internet menjadikan sistem lebih lengkap, akurat, terkini, user-friendly, dan menjangkau wilayah yang lebih luas.
• Menjadi bagian dari Supplier Management System (SMS) atau Vendor Management System (VMS).
• Banyak aplikasi yang dijual di pasar.
• Bagian dari proses dan bisnis inti ERP provider.
• Menjadi salah satu kriteria menjadi world-class organization.
Pengembangan DPM
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Supplier Management System (SMS)
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
World-class Organization
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
Kesimpulan
World-class Organization
• Tujuan akhir pemilihan Penyedia adalah menyusun DPM
• Penyedia mampu dihasilkan dari penilaian potensi kinerja.
• Potensi kinerja dinilai dari kemampuan dan motivasi.
• Jika diperlukan, dibuat kategori jenis Penyedia.
• DPM diperbaharui secara berkala.
• Penggunaan aplikasi dan Internet menjadikan sistem DPM lebih baik
• DPM menjadi bagian dari SPM atau VMS dan menjadi salah satu kriteriamenjadi world-class organization
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
UK 08M e m i l i h P e n y e d i a B a r a n g / J a s a
top related