styr gennem kaos

1

BestBrains

Styr gennem KaosSven Bertelsen

www.bertelsen.org

©

2

De ustyrlige projekter

• Hvornår har du sidst oplevet et projekt, der bare kørte efter planen?– Ikke blot færdigt til tiden og budgettet– Men hele vejen igennem?

• Nej vel?• Det sker i alle projekter

– Også i byggeriet• Så I er ikke alene

– Selv om I er ganske gode til det!

3

Vi ved det godt

• Vi ved det altid sker, – men erkender det ikke– Derfor sker det igen og igen

• Planer holder ikke– Kvalitet og økonomi skrider, og der laves fejl

Hvorfor?• Vores forståelse af projekter er forkert• Vi tror projekter er forudsigelige

– Men det er de ikke

De er nemlig komplekse systemer!

4

Komplekse systemer!

• Kompleksitet er en ‘ny’ videnskab– Baseret på viden vi har haft i mere end 100

år– Men ignoreret, fordi det var for svært

• ‘Genopdaget’ med computeren– Og nu en blomstrende videnskab

• Newton gav os simple ligninger– Men de var for simple

• De tager ikke højde for feed-back,• Som vi finder i komplekse systemer

• Men vi tror stadig på Newton!

5

Et udsagn om ordnede systemer

The present state of the system of nature is evidently a consequence of what it was in the proceeding moment.

If we conceive of an intelligence which at a given instant comprehends all the relations of the entities in this universe, it could state the respective positions, motions and general effects of all these entities at any time in the past or future.

Piérre Simon de Laplace (1749-1829)

6

Simpelt, Kompliceret, Komplekst

• Simpelt– Enkelt at gøre– Let at gentage, når det er gjort én gang

• At bage en kage

• Kompliceret– Svært at gøre– Let at gentage, når det én gang er gjort

• Fremstille en bil

• Komplekst– Svært at gøre– Svært at gentage

• At opdrage et barn

Eller at gennemføre et projekt!

7

Et udsagn om komplekse systemer

It may happen that small differences in the initial conditions produce very great ones in the final phenomenon.

A small error in the former produces enormous errors in the latter.

Prediction becomes impossible.

Henri Poincaré (1882)

8

Projekter er komplekse systemer

• Projekter er altid komplekse• Men Kompleksiteten ignoreres som

regel– Vi forenkler bare problemet

• Gør det kompliceret i stedet for• For komplicerede problemer kan vi styre

– Og under tiden gør vi problemet simpelt• Og så går det grueligt galt

• Vi tror at små usikkerheder forbliver små– Men det gør de ikke

Og derfor ender vi i kaos!

9

Kaos

• Et begreb der er fyldt med følelser– Men her en videnskabelig term:

• ‘Uforudsigeligt med den nøjagtighed vi ønsker, i det tidsperspektiv vi har brug for’– Og det er jo netop situationen, når vi lægger

planer• Planer er profetier, noget vi håber vil

komme til at ske– Men som aldrig sker helt som vi håber

Planer holder ikke

Fordi de ikke kan holde!

10

7 forudsætninger for forudsigelighed- en sund opgave

Plads

Mandskab Materiel

Information Materialer

Følgende arbejderForegående arbejder

Ydre forhold

Opgave

11

Something

Something else

Something more

And even more

Then this

Then that

Something different

And quite a task

And even more

Finally

Plus a bit more

En plan viser en række opgaver

?

?

12

Hvad kan man stille op med kaos?

• Tre muligheder– Reducere usikkerhederne

• Skabe orden og forudsigelighed– Reducere tidshorisonten

• Skabe sikrere forudsigelser– Reducere behovet for nøjagtighed

• Gøre processen robust.

13

Det lyder jo smukt

• Men kan man det?– Ja, det kan man– Og det er ganske enkelt

• Ikke nye systemer– Ingen Aps, LAN eller tablets– Bare sund fornuft

• Starter du i morgen– Ser du resultaterne senest om en måned

• Og investeringen er kun en mental omstilling– Men den kan også være vanskelig!

Hvor lang tid behøver et projekt at tage?

14

• 13 måneder fra byggestart

• 21 måneder fra projektstart

• En måned før tiden• Under budgettet• Færre ulykker

Hvordan?

15

Tænk lige over den!

Nu er der Pause!

16

Svaret er ‘Pull Logistik’

• Og hvad menes der så med det?• Pull er naturens måde at styre på

– Lad processen selv trække forudsætningerne

– Træet der gror• Vi sørger for forudsætningerne

– Vand, gødning, lys …• Men det er træet selv, der vokser

• Alle moderne virksomheder gør det– Toyota, Danfoss, Walmart, Netto, …– Det er et effektivt flow, der er nøglen

Og pull giver effektivt flow uden spild

17

Last Planner – et pull system

• I projekter er svaret Last Planner™– Det er dem tættest på processen der

‘trækker’ flowet af opgaver til udførelse– Mens baglandet sørger for at der hele tiden er

‘sunde’ opgaver parat• Sunde opgaver?

– Opgaver hvor alle forudsætninger er til stede– I byggeriet de syv slags forudsætninger

• Find selv jeres egne forudsætninger– og deres flaskehalse

• Flaskehalsen bestemmer nemlig flowet.

18

Fem trin

• Skab et pålideligt samarbejde– Uden sammenhold farer vi vild i kaos

• Planlæg hele processen fra start– i fællesskab

• Etabler en pålidelig logstik – Fokus på flaskehalsen og dens mindre

brødre– Altid sunde aktiviteter

• Lad processen styre sig selv– Som træet

• Opsøg og lær af fejlene– Fejl er for nyttige til at blive skubbet til side.

19

1a: Skab samarbejde

• Sørg for en leder af processen– Der koordinerer på tværs af alle fag og

grupper• Løser problemer

– Finder og fjerner flaskehalse• Motiverer

– Får alle til at samarbejde• Uden suboptimeringer

• Sikrer en pålidelig proces– uden unødige stop-go situationer.

20

1b: Brug PPU alle steder hvor muligt

• Procent af det Planlagte der blev Udført• Registreres alle steder, hvor der laves

aftaler• Ikke en karakterbog!

– Men en metode til at afdække problemer– Ofte flaskehalse– Eller upålidelighed

• Find årsagen og grib ind– Straks – Så processen hele tiden bliver mere

pålidelig.

21

2: Planlæg processen

• Lav en samlet plan for hele processen– Den bedst mulige proces

• Lav den som et samarbejde– For eksempel som en PostIt plan

• Sørg for at alle accepterer planen– Uden pres

• Fastfrys planen– Den er stadig den bedste proces– Det vi burde gøre.

22

3: Styr logistikken

• En rullende plan der sikrer sunde opgaver– Look Ahead - Make Ready

• Et samarbejde: Hvem sikrer hvad?– Hver uge– 3 – 5 ugers horisont

• Tjek pålidelighed– PPU 100%– Følg op på alle svigt.

23

4: Rullende arbejdsplanlægning

• Lad deltagerne nærmest processen planlægge næste uges arbejder– I fællesskab

• Se yderligere en uge frem– For at sikre sunde opgaver

• Registrer pålideligheden– PPU 80 – 90%– For at sikre alle har noget at lave hele tiden– Og for at finde de svage led i kæden

• Følg op alle svigt.

24

5: Stadig forbedring

• Systematisk eliminering af fejlkilder– Fem gange Hvorfor?

• Gemba– Gå ud og se

• Johnny– Den yngste mand’s oplevelser

• Time out– Tid til refleksion og læring

Og udbyg samarbejdet

25

Vide mere?

• Foreningen Lean Construction – DK– Møder– Tanker– Netværk

• Bøger– Louise; Semiramis– Håndbog i Trimmet Byggeri– Bedre Byggeprocesser

• Coaching• Skriv til mig.

Hov, den glemte jeg

26

Hvordan?• Svaret var et

forenklet byggesystem

• Med et effektivt flow - logistik

• Og et robust pull system, der kunne tackle afvigelser.