1

BestBrains

Styr gennem KaosSven Bertelsen

www.bertelsen.org

©

2

De ustyrlige projekter

• Hvornår har du sidst oplevet et projekt, der bare kørte efter planen?– Ikke blot færdigt til tiden og budgettet– Men hele vejen igennem?– Og i alle detaljer som planlagt

• Nej vel?• Det sker aldrig i projekter

– Heller ikke i byggeriet• Så I er ikke alene

– Selv om I er ganske gode til det!

3

Vi ved det godt

• Vi ved det altid sker, – men erkender det ikke

• Planer holder ikke– Kvalitet og økonomi skrider, og der laves fejl

Hvorfor?• Vores forståelse af projekter er forkert• Vi tror projekter er forudsigelige

– Men det er de ikke

De er nemlig komplekse systemer!

4

Komplekse systemer?

• Kompleksitet er en ‘ny’ videnskab– Baseret på viden vi har haft i mere end 100

år– Men ignoreret, fordi det var for svært

• ‘Genopdaget’ med computeren– Og nu en blomstrende videnskab

• Newton gav os simple ligninger– Men de var for simple

• De tager ikke højde for feed-back,• Som vi finder i alle virkelige systemer

• Men vi tror stadig på Newton!

5

Et udsagn om ordnede systemer

The present state of the system of nature is evidently a consequence of what it was in the proceeding moment.

If we conceive of an intelligence which at a given instant comprehends all the relations of the entities in this universe, it could state the respective positions, motions and general effects of all these entities at any time in the past or future.

Piérre Simon de Laplace (1749-1829)

6

Havde han så ret?

• Det lyder rigtigt– Verden er forudsigelig

• Vi kan planlægge vores projekter– Og planerne kan holde– Blot vi er omhyggelige nok

• Men der tager vi fejl

Hvorfor?• Fordi verden slet ikke er forudsigelig• Men kompleks og ikke-lineær

Der er feed back i skidtet!

7

Et udsagn om komplekse systemer

It may happen that small differences in the initial conditions produce very great ones in the final phenomenon.

A small error in the former produces enormous errors in the latter.

Prediction becomes impossible.

Henri Poincaré (1882)

8

Projekter er komplekse systemer

• Projekter er altid komplekse• Men Kompleksiteten ignoreres som

regel– Vi forenkler bare problemet

• Gør det kompliceret i stedet for• For komplicerede problemer kan vi styre

• Det er let nok at planlægge projektet– Problemet er, at projektet ikke kan følge

planen• Vi tror at små usikkerheder forbliver

små– Men sådan ser projektet ikke på det

Og derfor ender vi i kaos!

9

Kaos?

• Et begreb der er fyldt med følelser– Men her en videnskabelig term:

• ‘Uforudsigeligt med den nøjagtighed vi ønsker, i det tidsperspektiv vi har brug for’– Og det er jo netop situationen, når vi lægger

planer• Planer er profetier, noget vi håber vil

komme til at ske– Men som aldrig sker helt som vi håber

Planer holder ikke

Fordi de ikke kan holde!

10

7 forudsætninger for forudsigelighed- en sund opgave

Plads

Mandskab Materiel

Information Materialer

Følgende arbejderForegående arbejder

Ydre forhold

Opgave

Byggeriets hverdag

• Hver forudsætninger har sin usikkerhed:– 5% - en virkelig trimmet byggeplads

– 10% - en almindelig god byggeplads

– 20% - en byfornyelse

– og hva’ så?• 5% bliver til 30%

• 10% bliver til ca 50%

• 20% bliver til ca 80%

• Derfor bliver det hurtigt til kaos!

Lad os lige prøve

12

Små usikkerheder bliver store

Antal1 3 5 7 10 20 50

1 1% 3% 5% 7% 10% 18% 39%2 2% 6% 10% 13% 18% 33% 64%3 3% 9% 14% 19% 26% 46% 78%5 5% 14% 23% 30% 40% 64% 92%

10 10% 27% 41% 52% 65% 88% 99%17 17% 42% 60% 72% 84% 97% 100%20 20% 49% 67% 79% 89% 99% 100%

Usi

kker

hed

%

13

Something

Something else

Something more

And even more

Then this

Then that

Something different

And quite a task

And even more

Finally

Plus a bit more

En plan viser en række opgaver

?

?

14

Det var problemet

Tænk lige over det

Nu er der pause!

15

Hvad kan man stille op med kaos?

• Tre muligheder– Reducere usikkerhederne

• Skabe orden og forudsigelighed– Reducere tidshorisonten

• Skabe sikrere forudsigelser– Reducere behovet for nøjagtighed

• Gøre processen robust.

16

Det lyder jo smukt

• Men kan man det?– Ja, det kan man– Og det er ganske enkelt

• Ikke nye systemer– Ingen Aps, LAN eller tablets– Bare sund fornuft

• Starter du i morgen– Ser du resultaterne senest om en måned

• Og investeringen er kun en mental omstilling– Men den kan også være vanskelig!

17

Svaret er ‘Pull-styring’

• Og hvad menes der så med det?• Pull er naturens måde at styre på

– Processen trækker selv sine forudsætninger– Træet der gror

• Vi sørger for forudsætningerne er parat– Vand, gødning, lys …

• Men det er træet selv, der bruger dem til at vokse.

18

Pull i projektet?

• En plan for hvor vi skal hen– Men kun som rettesnor

• Handling i nuet– Ud fra den aktuelle situation

• Mens planen alene er sigtepunktet

• Et effektivt flow af alle forudsætninger– Det skaber sunde opgaver– Og pull giver et effektivt flow uden spild

• Læring og forbedring hele tiden.

19

Last Planner – et pull system

• I byggeri projekter er svaret Last Planner™– Det er dem tættest på processen der

‘trækker’ flowet af opgaver til udførelse– Mens baglandet sørger for at der hele tiden er

‘sunde’ opgaver parat.• Find projektets egne forudsætninger

– og deres flaskehalse• Udvid flaskehalse nu og her

– Flaskehalsene bestemmer nemlig flowet

20

Fem trin

• Skab et godt samarbejde og deleger– Uden sammenhold farer vi vild i kaos

• Planlæg hele processen fra start– i fællesskab

• Etabler en pålidelig logstik – Fokus på flaskehalsen og dens mindre

brødre– Altid sunde aktiviteter

• Lad processen styre sig selv– Som træet

• Opsøg og lær af fejlene– Fejl er for nyttige til at blive skubbet til side.

21

1a: Skab samarbejde

• Sørg for en leder af processen– Der koordinerer på tværs af alle fag og

grupper• Løser problemer

– Finder og fjerner flaskehalse• Motiverer

– Får alle til at samarbejde• Uden suboptimeringer

• Sikrer en pålidelig proces– uden unødige stop-go situationer.

22

1b: Brug PPU alle steder hvor muligt

• Procent af det Planlagte der blev Udført• Registreres alle steder, hvor der laves

aftaler• Ikke en karakterbog!

– Men en metode til at afdække problemer– Ofte flaskehalse– Eller upålidelighed

• Find årsagen og grib ind– Straks – Så processen hele tiden bliver mere

pålidelig.

23

2: Planlæg processen

• Lav en samlet plan for hele processen– Den bedst mulige proces

• Lav den som et samarbejde– For eksempel som en PostIt plan

• Sørg for at alle accepterer planen– Uden pres

• Fastfrys planen– Den er stadig den bedste proces– Det vi burde gøre

• Men husk fra start, at den ikke holder!

24

3: Styr logistikken

• En rullende plan der sikrer sunde opgaver– Look Ahead - Make Ready

• Et samarbejde: Hvem sikrer hvad?– Hver uge– 3 – 5 ugers horisont

• Tjek pålidelighed– PPU 100%– Følg op på alle svigt.

25

4: Rullende arbejdsplanlægning

• Lad deltagerne nærmest processen selv planlægge næste uges arbejder– I fællesskab

• Se yderligere en uge frem– For at sikre sunde opgaver

• Registrer pålideligheden– PPU 80 – 90%– For at sikre alle har noget at lave hele tiden– Og for at finde de svage led i kæden

• Følg op på alle svigt.

26

5: Stadig forbedring

• Systematisk eliminering af fejlkilder– Fem gange Hvorfor?

• Gemba– Gå ud og se

• Time out– Tid til refleksion og læring

Og udbyg samarbejdet

27

Til slut

• Kaos er kommet for at blive– Det må vi lære at leve med

• Styre efter situationen– Ikke planen

• Reagere hurtigt– Delegere og benytte pull-logistik

• Undgå bureaukrati og rapporter– Holde fokus på fremdrift

• Lære omgående af fejlene

God fornøjelse

28

Vide mere?

• Seminar• Bøger

– Louise; Semiramis– Håndbog i Trimmet Byggeri– Bedre Byggeprocesser– McGraw-Hill rapport

• Coaching• Skriv til mig:

sven@bertelsen.org