proyecto transformaciÓn organizacional

PROYECTO TRANSFORMACIÓN ORGANIZACIONAL

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

Marzo 10 de 2.014

PROCESO: «GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO DE BIENES Y SERVICIOS» (FTC-GOP-GAB-001)

Agenda

• Introducción

• Acuerdos

• Objetivos

• Temas a tratar: • Metodología de Trabajo • Cadena de valor • Documentación • Roles

• Conoce tu proceso

Agenda

• Introducción

• Acuerdos

• Objetivos

Introducción

Se indica a la audiencia que elabore una figura de la última compra personal significativa que ha realizado y de a conocer como la planeó y ejecutó.

Agenda

• Introducción

• Acuerdos

• Objetivos

Acuerdos

• Puntualidad, respetando el tiempo destinado para la capacitación. •Mantener una comunicación abierta, sincera y respetuosa.

• Divertirse aprendiendo, con actitud positiva.

• Dar y recibir retroalimentación abiertamente.

• Participación activa, enfocada y constructiva.

• Estar aquí y ahora: Concentrarse en la capacitación y evitar hacer otras actividades simultáneas. • Todas las preguntas son bienvenidas.

• Celulares y equipos electrónicos apagados. • ¿Alguna otra regla que debamos acordar?

Agenda

• Introducción

• Acuerdos

• Objetivos

Objetivos

Al final del curso usted podrá

Conocer los conceptos básicos del proceso «Gestión de aprovisionamiento de bienes y servicios» Identificar su rol y participación dentro de su proceso

Agenda

• Introducción

• Acuerdos

• Objetivos

Marco Metodológico

El planteamiento de mejoras al proceso obedeció a la aplicación de la siguiente metodología:

Levantamiento del Proceso y

Subproceso

Matrices Causa /Efecto

Comités de Mejoramiento Rediseño del Proceso

Desarrollo de

material

Implementación

de los procesos

Capacitación / Implementación

Gestión Actual Clasificación de las oportunidades de

mejora

Revisión de la problemática de

manera interdisciplinaria

Reconocimiento de otros Modelos

de Gestión

Mejores prácticas - De acuerdo con

PHVA con la participación de

líder.

Cadena de Valor

Cadena de valor UJTL

¿En dónde está usted?

¿Cómo podemos generar valor desde los procesos?

Valor Efectividad y Eficiencia

Gestión del conocimiento y trazabilidad

Mejora clima laboral

Estandarización Competitividad

Trabajo en equipo

Visión compartida

Satisfacción de

comunidad educativa

Mapa del Proceso

Gestión de Personas

Gestión de las Operaciones

Gestión de las Finanzas

Gestión del Mercadeo

Gestión de la Comunicación

Desarrollo del

Conocimiento

Enseñanza y Formación Estudiantil

Asuntos

Estudiantiles

Relación con el Medio

Planeación y Aseguramiento

de Calidad

Cadena de Valor UJTL

Gestión de Aprovisionamiento

de Bienes y Servicios

Macroproceso Gestión de las Operaciones Involucra los procesos de carácter jurídico, tecnológico y administrativo necesarios para garantizar la continuidad operacional de la Universidad, dentro de un marco de eficiencia.

SUBPROCESOS

Planeación de Bienes y Servicios

Ejecución de compras de Bienes y Servicios

Administración de Activos e Insumos

Gestión de Pólizas (Administración de servicios)

Mapa del Proceso

Desarrollo del

Conocimiento

Asuntos

Estudiantiles

de Calidad

SUBPROCESOS

Planeación de Bienes y Servicios

Ejecución de compras de Bienes y Servicios

Gestión de Pólizas (Administración de servicios)

Mapa del Proceso

Desarrollo del

Conocimiento

Asuntos

Estudiantiles

de Calidad

Procedimientos Administración de Activos

Recepción de bienes y servicios

Ingresar - alta - crear y asignar activos

VU Novedades de activos

VU Toma de inventarios VU Operaciones

periódicas Retiro - Baja de activos

Ejecución de Compras Creación de

elementos Compras material

bibliográfico y publicaciones

Compras de TIC Evaluación de

Proveedores Gestión de Pólizas

Gestión de pólizas tomador UJTL

Objetivo del Proceso

Asegurar que la adquisición, administración y control de los bienes y servicios, consideren la mejor opción de compra del

mercado, para suplir las necesidades de los procesos de la Universidad dentro de los tiempos y calidades establecidos,

de acuerdo con la estrategia institucional.

Alcance del Proceso

Comprende:

Análisis de los requerimientos de los procesos UJTL,

Planeación de compras y su ejecución,

Administración de activos e insumos,

Prestación de servicios en lo relacionado con pólizas y la evaluación de la prestación del servicio.

Definiciones y siglas

Área Técnica: Es la dependencia que elabora un concepto técnico del estado y/o ubicación del activo, como por ej.: Jefatura Desarrollo Físico, quien da el concepto técnico del mobiliario; Jefatura Infraestructura Tecnológica da el concepto de equipos de tecnología ( dependencia - concepto técnico activo).

Compras Planificadas: Son aquellas que generan una sola una orden compra y se acuerda con el proveedor varios despachos. son ej.: papel higiénico, café, vasos, entre otros. Estas solicitudes se conoce el consumo de la compra (compra una orden - despachos).

Compras con Acuerdo: Son aquellas en la que se establece un contrato con el proveedor del bien o servicio y el sistema Oracle EBS trae los datos del acuerdo para facilitar la generación de la orden de compra. En estas solicitudes se conoce el consumo estimado de la compra y se solicita al proveedor que oferte el bien o servicio por rangos (compra con contrato/acuerdo - consumo estimado).

Compras Estándar: Son aquellas comunes u ordinarias.

Definiciones y siglas

Compras con Prioridad Alta: son las que requieren de cuatro (4) días hábiles para su adquisición o ejecución, el analista de compras una vez reciba la asignación debe iniciar el trámite de esta modalidad, son: las de proyectos de investigación, de consultoría, eventos institucionales (compra 4 días h.- investigación y consultoría).

Compras con Prioridad Baja: Son las asociadas al funcionamiento regular de la Universidad y según el tipo puede ir de diez y seis (16) a sesenta (60) días calendario.

Compras con Prioridad Media: son las que requieren de cinco (5) a quince (15) días hábiles para su adquisición o ejecución. Son ejemplos los insumos que se requieren para el normal desarrollo de las actividades (compra entre 5 - 15 d.h.).

Modulo Issuplier: Módulo del sistema de información Oracle EBS en donde los proveedores pueden consultar el estado de las órdenes de compra que les han generado.

Lineamientos y Políticas

Toda solicitud de compra de un bien o servicio debe contar con presupuesto asignado, el sistema Oracle EBS en el módulo Iprocurement esta parametrizado para restringir las solicitudes de compras sin disponibilidad presupuestal.

La Jefatura de Compras establece los tiempos de respuesta (días hábiles) para los grupos de compras desde la solicitud de la dependencia hasta la entrega de elemento al usuario final.

En caso de incumplimiento en los tiempos la Jefatura de Compras y la Dirección Administrativa debe definir la revisión de los mismos y tomar acciones de mejora en el proceso.

• Se encuentran en la ficha del proceso (FTC-GOP-GAB-001)

Conoce el proceso

Modelo Conceptual

Dirección Administrativa

Planeación de Compras de

Ejecución de Compras de

Administración de Activos e

Insumos

Gestión de pólizas (admón. de servicios)

Gestión Contratos y Convenios

Gestión Documental

Subproceso Elaboración del

presupuesto

Dir. Planeación y Finanzas

Dir. Jurídica Dir. Administrativa

Todas las dependencias Jefes de Dependencias Ordenadores de Gasto Proveedores

Insumos Presupuesto Lineamientos Directrices Normatividad (Todas las áreas

académicas y administrativas)

Gestión Contratos de Prestación de

Servicios

Dir. Gestión Humana

Insumos Presupuesto Lineamientos Directrices Normatividad Todas las áreas

Administración de Activos e

Insumos

Gestión de pólizas (admón.

de servicios)

Gestión Contrataciones y

Convenios

Gestión Documental

Subproceso Elaboración del

presupuesto

Elaborar Matriz de Compras

Análisis de adquisiciones

necesarias para flujo de la operación

Plan Anual Operativo de Compras 6

Modalidad ejecución de adquisiciones

necesarias para flujo de la operación

PAOC Lineamientos Directrices

Servicios

Al Oracle EBS se cargan los tiempos estimados de respuesta por grupos de compras (Ferretería, medicamentos, papelería)

Modelo Conceptual Todas las dependencias Jefes de Dependencias Ordenadores de Gasto Proveedores Comunidad educativa

Insumos Presupuesto Lineamientos Directrices Normatividad Formato Matriz de

Compras FOR- GOP-GAB-001 (Todas las áreas académicas y administrativas)

Gestión de

pólizas (admón de servicios)

Gestión Documental

Subproceso Elaboración

del presupuesto

Elaborar Matriz de Compras

Análisis de adquisiciones que

garanticen la operación

Plan Anual Operativo Compras

Modalidad ejecución

adquisiciones que garanticen la

operación

Servicios

Al Oracle EBS se cargan los tiempos por grupos de compras (Ferretería, medicamentos, papelería)

Insumos Presupuesto Lineamientos Directrices Normatividad Formato Matriz de

Compras FOR- GOP-GAB-01 (Todas las áreas académicas y administrativas)

Servicios

Dir. RRHH

Administración de Activos Fijos

Gestión de pólizas (Admón.

de servicios)

Gestión Documental

Proc. Propuesta Presupuesto Unidades de

Negocios

Evaluación de necesidad /

solicitud desde cada área

(Académica – administrativa)

La realiza cada área (académica y administrativa)

Se valida viabilidad presupuestal 6

Cumplimiento de requisitos Catálogo de elementos/tienda

/proveedores 6

Evaluación del tipo de compra y análisis de prioridad

Asignación de un analista Tipo de compra (Planificada,

Acuerdo o estándar, TC, Moneda Extranjera, pagos directos)

Prioridad de la compra (alta, media, baja)

Acuerdos de Nivel de Servicio Orden de Compra

/ Despacho

Seguimiento y Cierre de la Orden

de compra

Estatus de la compra (abierta/cerrada)

Evaluación del proceso y proveedor

Reportes del Sistema Indicadores

Insumos Presupuesto Lineamientos Directrices Normatividad (Todas las áreas

Servicios

Dir. RRHH

Modelo Conceptual

Gestión Estratégica de

Compras

Administración de Activos Fijos

Gestión de pólizas (Admón.

de servicios)

Gestión Documental

Proc. Propuesta Presupuesto Unidades de

Negocios

Todas las dependencias Jefes de Dependencias Ordenadores de Gasto Proveedores

Evaluación de necesidad /

solicitud desde cada área

(Académica – administrativa) 6

La realiza cada área (académica y administrativa)

Se valida viabilidad presupuestal 6

Cumplimiento de requisitos Catálogo de elementos

/proveedores6

Evaluación del tipo de compra y

análisis de prioridad 6

Asignación de un analista Tipo de compra (Planificada,

Acuerdo o estándar, TC, Moneda Extranjera, pagos directos)

Prioridad de la compra (alta, media, baja)

Acuerdos de Nivel de Servicio

Orden de Compra / Despacho 6

Seguimiento y Cierre de la

Orden de compra 6

Estatus de la compra (abierta/cerrada)

Evaluación del proceso y proveedor

Reportes del Sistema Indicadores

Subproceso Planeación de Compras B/S (Actual)

• Enviar presupuesto a las dependencias

• Analizar presupuesto aprobado de la Dirección

Director Administrativo - Jefe de Compras

• Convocar a las áreas para construir/ ajustar la matriz de compras

Je fe de Compras

• Elaborar /ajustar el plan operativo de compras

Jefe de Compras

• Revisar matriz de compras y plan anual operativo e iniciar el subproceso de «Ejecución de compras»

Director Administrativo

Subproceso Planeación de compras b/s (nuevo diseño)

• Divulgar que el presupuesto sea aprobado en la primera semana de nov. c/año.

Subproceso Elaborar el presupuesto

• Analizar variaciones para las compras que garantizan el flujo de la operación (ferretería, dotación , papelería, elementos de aseo) del área.

Jefes de Áreas

• Elaborar / ajustar la matriz de las compras (FOR-GOP-GAB-001) en reunión con las dependencias.

• Elaborar /ajustar el plan anual operativo de compras (FOR-GOP-GAB-014)/ seguimiento/compromisos de evaluación de desempeño.

Jefe de Compras

• Revisar las matriz de compras /el plan de compras

• Divulgar el plan operativo

• Realizar invitación privada a proveedores, de acuerdo con las directrices del proceso gestión de contrataciones y convenios (FTC-GOP-GCC-001)

• Consulta la invitación, elaborar y entregar propuesta

Proveedor

Subproceso Planeación de compras b/s (nuevo diseño)

• Recepcionar ofertas de proveedores

• Apertura de ofertas Direcciones Administrativa y de Auditoria

•Realizar análisis de las ofertas en sus especialidades (formato analisis de ofertas)

Analista de Compras/Dirección Planeación y Finanzas/ Dirección Jurídica

•Revisar análisis de ofertas Jefe de Compras

•Revisar análisis para presentar al ordenador del gasto

•Aprobar o rechazar las propuestas e indicar las causales en acta

Ordenador del gasto en máx. Cuantía.

Subproceso Planeación de compras B/S (Nuevo diseño)

•Notificar a proveedores

•Elaborar acuerdo , considerando directrices del proceso Gestión de contratos y convenios.

• Solicitar firma al proveedor

Jefe de Compras

•Realizar el proceso Gestión de contrataciones y convenios y solicitar firma al proveedor en el contrato

Director Jurídica

•Cargar en el sistema el acuerdo o contrato una vez legalizado.

Jefe de Compras

Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (actual)

• Revisar solicitud de compras en el plan anual y solicitar invitación.

Dir. Administrativo - Jefe de Compras

• Realizar cotización y entregar

Proveedor

• Recibir, analizar y presentar ofertas al ordenador del gasto

• Aprobar o rechazar compra de elementos

Ordenador del Gasto

• Validar creación de elementos

• Elaborar orden de compra

Analista de Compras

• Elaborar acuerdo o solicitar contrato

Director Administrativo _ Jefe de Compras

• Realizar proceso «Gestión de Contrataciones y convenios» y entregar contrato

Dirección Jurídica

• Recibir acuerdo o contrato firmado

• Informar al área solicitante para elaborar solicitud de compra

• Realizar solicitud de compra

Área Solicitante

• Asignar solicitud de compra a responsable

• Verificar que solicitud cumple requisitos

• Elaborar orden de compras, si hay acuerdo o contrato o solicitar cotizaciones

Analista de Compras

• Aceptar orden de compra, despacho y entrega elementos al Almacén

Proveedor

• Realizar proceso Generar egresos para pago al proveedor

Tesorería

• Realizar proceso de Admón. de activos para identificar , alta y novedad de activos

Activos

Proceso Ejecución de compras de bienes y servicios (diseño)

• Identificar necesidad de compra y validar existencia del elemento en catálogo/tienda

• Realizar solicitud de compra en el módulo Iprocurement

Responsable de la dependencia

• Aprobar/rechazar solicitud de compra

Responsable de la dependencia

• Revisar y asignar solicitud de compra (alta prioridad, media y baja).

• Revisar y devolver la solicitud de compra indicando causal

Jefe de Compras

• Consultar órdenes de compras frecuentemente y validar existencia proveedor

• Solicitud por acuerdo: Elaborar orden de compra/módulo Purchasing considerando lo definido en el acuerdo y hacer seguimiento a la aprobación (prioridad).

• Solicitud planificada: Elaborar la orden de compra en el módulo Purchasing indicando la programación de despachos y hacer seguimiento de aprobación (prioridad).

• Solicitud compra estándar (común) : Solicitar cotizaciones al proveedor (prioridad).

Analista de Compras

• Solicitar cotizaciones a los proveedores de acuerdo con normatividad UJTL

Proveedor

• Recibir invitación, elaborar oferta y entregar

Proveedor

• Realizar análisis de ofertas

Analista de Compras

• Revisar análisis de ofertas

Jefe de Compras

• Revisar análisis para presentar al Ordenador del Gasto máxima cuantía.

•Aprobar/rechazar orden de compra (acta de reuniones) /módulo Purchasing

Ordenador del Gasto (máxima cuantía)

• Solicitar pólizas para órdenes de compra con anticipo

Analista de compras

• Realizar procedimiento «Gestión de contrataciones y convenios» para tramite de pólizas.

Dirección Jurídica

• Consolidar órdenes de compra por proveedor

Analista de Compras

• Consultar órdenes de compra, realizar despacho de acuerdo con las condiciones pactadas y facturar

Proveedor

• Realizar seguimiento a la respuesta de solicitudes y ordenes de compras (cumplimiento de proveedor: criterios éticos, de calidad, de capacidad operativa, de cumplimiento, de precio y de servicio) .

• Informar novedades de las órdenes de compras .

Analista de Compras

• Aplica directrices a las solicitudes y órdenes de compra

Jefe de Compras

• Medir indicadores del proceso.

Analista de Compras

• Generar reportes del sistema para seguimiento y análisis .

Jefe de Compras - Analistas

• Realizar proceso «Gestión del Mejoramiento Organizacional» y recibir seguimientos.

Proceso Mejoramiento Organizacional

• Realizar archivo de acuerdo con el proceso «Gestión Documental» con el aplicativo Docuware.

Jefatura de Compras

• Solicitar vía correo para la creación del elemento

Responsable área

• Verificar la existencia del elemento

• Crear el elemento en catálogo

• Verificar la creación correcta

• Informar la creación al área solicitante vía e-mail

Analista de Compras/Jefe de Compras

Procedimiento Creación de elementos (actual)

Procedimiento Creación de elementos (nuevo diseño)

• Solicitar vía correo la creación del elemento

Responsable del área

• Verificar la existencia del elemento

• Crear el elemento en el catálogo /tienda con evidencias

• Verificar la creación correcta

• Informar la creación al área solicitante via e-mail.

Analista de compras (rol maestro)

• Depurar el catálogo /tienda por trimestre

Jefe de Compras

Documentación del Proceso

• Caracterización

• % Ordenes de compras tramitadas dentro de los tiempos estándar de respuesta: No. ordenes de compras del mes dentro de los tiempos de respuesta por Analista de Compras y grupo de compras / No. ordenes de compras del mes por Analista de Compras y grupo de compras

Indicador

• Satisfacción de procesos UJTL: No. Calificaciones dadas por los procesos a la gestión de aprovisionamiento de bienes y servicios superiores a 80 puntos / No. de calificaciones recibidas de los procesos por periodo.

Indicador

• % de cumplimiento de plan anual operativo de compras: Plan de compras ejecutado en el mes/ Plan de compras proyectado en el mes

• Verificar que el plan de compras cumple requisitos: considera los lineamientos de operación de la Universidad, se proyecta de acuerdo con la matriz de compras y el comportamiento histórico analizado.

Punto de control

• Verificar que las compras realizadas cumplan con los requisitos: las especificaciones dadas, los acuerdos de niveles de servicio, las cantidades requeridas, a precios convenientes y puestas a disposición de los procesos y proyectos en los lugares y momentos requeridos.

Punto de control • Verificar que los proveedores analizados cumplen con

los lineamientos definidos por la Universidad y que ofertan la mejor opción de compras para la institución.

• Probabilidad de que se compren elementos que no cumplan con las especificaciones y/o condiciones dadas por procesos

Riesgo

• Probabilidad de que las solicitudes de compras presenten rubros presupuestales errados.

Riesgo • Probabilidad de que existan demoras en la entrega de

los elementos solicitados.

Caracterización

Diagrama de flujo

Ficha Técnica

Procedimientos

Formatos

Instructivo

H.V. Indicador

Gestión Documental

Beneficios y mejoras

Principales cambios

Los procesos conocerán los tiempos de respuesta de las solicitudes por grupos de compras.

Elemento

Tiempo de respuesta de

la compra

(días hábiles)

Material Bibliográfico Nacional 17 días *

Material Bibliográfico

Internacional 17 días *

Papelería 24 días

Insumos de Laboratorio 20 días

Insumos de Mantenimiento 20 días

Equipos (cómputo de oficina, de

mantenimiento, de investigación

y audiovisuales 14 días *

Software 14 días *

Elementos Aseo y Desinfección

General 17 días

Elementos de Promoción Tienda

Tadeista 8 días

Tiquetes, Alojamiento en Hoteles 5 días

Insumos de Medicamentos 19 días

OPS 3 días

* Más (+) el tiempo de entrega promedio del proveedor

Principales cambios

Planeación de compras de B/S: Planeación adecuada de las compras desde todas las áreas y gestión

centralizada en la Dirección administrativa

Aplicación de lineamientos y directrices para todas las sedes

Creación de un Plan Anual Operativo de Compras y seguimiento Análisis de compras que permiten generar eficiencias en términos de tiempo

y dinero.

La aprobación de órdenes de compra impresas se elimina y se aprueban en el sistema Oracle EBS.

Principales cambios

Ejecución de Compras de Bienes y Servicios: Trazabilidad del proceso, impacto en reducción de tiempos de respuesta, con

aplicación de Acuerdos de Nivel de Servicio y Flujos de aprobación Eliminación de actividades manuales remplazadas por el uso adecuado del

Oracle EBS (Iprocurement, Isupplier, Inventory)

Catálogo de elementos por tienda y Proveedores - Evaluación de proveedores

Alertas para aprobación por parte de los ordenadores del gasto (flujos de aprobación de Oracle EBS).

Uso de reportes del sistema Oracle EBS e indicadores de gestión (Cumplimiento ANS, Satisfacción del proceso)

Mejoras y beneficios

Solicitudes no catalogadas para libros y servicios

agilizar órdenes (no doble digitación y completitud)

Reportes estándar del sistema para seguimiento y control del proceso

Proveedor consulta cotizaciones, devoluciones en el sistema y pagos en el sistema Oracle módulo Issuplier

Acuerdo y contratos cargado en sistema facilitando la elaboración y seguimiento de ordenes de compra

Aprobación de servicios en el sistema Oracle agilizando trámites de aprobación y pago

Mejoras y beneficios

Medición de proceso con indicadores claves

Seguimiento al plan operativo y presentación

de resultados a Vicerrectoría

Divulgación Plan operativo objetivos, metas, actividad, productos y cumplimiento, asocia a los compromisos de evaluación desempeño

Matriz compras construye con las dependencias

(clientes internos)

Evaluación de proveedores conjunta analista, Coordinador

Almacén y jefe de compras

Estructura

Vicerrectoría

Administrativa

Dirección

Administrativa

Jefatura Oficina

Compras y

Dotaciones

Jefatura

Desarrollo Físico

Coordinación

Activos Fijos

Coordinación Archivo

y Correspondencia

Jefatura

Mantenimiento

Tienda Tadeísta

Vicerrectoría

Administrativa

Dirección

Administrativa

Jefatura

Mantenimiento y

Servicios Generales Coordinación

Servicios

Universitarios

Jefatura Compras Coordinación

Almacén y Activos

Jefatura Desarrollo

Físico

Tienda Tadeísta

Dirección de

Mercadeo

Coordinación

Almacén

Preguntas

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Cualquier inquietud escríbenos a: creser@utadeo.edu.co

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