norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars

Norrtälje kommun och digital ärendehantering

Jonas Vallgårda

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

2

Vad är digital ärendehantering?

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

3

Inte digitalt

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

4

Digitalt

●

PC●

Skanna

●

E-post●

Mobil

●

Läsplattor●

Internet

●

etc

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

5

Ärendehantering (nämndadministration)

●

Postöppning och registrering●

Beredning, remittering och beslutsunderlag

●

Kallelser och sammanträdeshandlingar●

Sammanträde

●

Protokoll och justering●

Beslutsregistrering och expediering

●

Arkivering och gallring

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

6

Utveckling pågår 2011

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

7

Digital Vision”Vår vision är enkel. Vi vill ersätta dagens pappersflöden i kommunen och istället utnyttja den digitala tekniken. Vi vill återanvända information som redan finns i våra databaser och på

så

sätt undvika dubbelarbete. Vi vill tydliggöra ansvaret för

ett ärende. Vi vill förbättra sökbarhet, överblick och tillgänglighet till våra handlingar för såväl ledning, medarbetare, förtroendevalda och medborgare. Vi vill värna vår miljö

genom att minska mängden papper och transporter.

Vi vill spara pengar genom effektivare administration och färre fysiska försändelser. Vi ska inte bli papperslösa, den som önskar kan fortfarande skriva ut för eget behov, men vi ska inte belasta våra kollegor med sådant som kan ordnas digitalt. Vi vill skapa förståelse för ledarskapets avgörande betydelse för en framgångsrik utveckling mot e-förvaltning.”

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

8

Ledstjärnor

●

Ökad effektivitet●

Ökad rättssäkerhet

●

Fördjupad demokrati●

Minskad miljöpåverkan

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

9

Vad gör ni med alla bokhyllor?Patrik Oja, kommunchef i Haparanda, är upprorsmakaren som slängt ut papperen från kommunhuset.

– Jag menar att man bara behöver en mobil och en dator för att klara av sitt uppdrag. Jag har heller inga postit-

lappar

på

mitt kontor, däremot elektroniskt i datorn, och fördelen är att man kan mejla dem. Vi har fortfarande toalettpapper i kommunhuset, men det finns lösningar på

det området också.

Källa: http://www.svd.se/naringsliv/nyheter/vad-gor-ni-med-alla-bokhyllor_5973101.svd#

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

10

Process -

digital ärendehantering

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

11

Digitalt för förtroendevalda 2011

●

De flesta nämnder bör kunna erbjuda kallelser och handlingar via e-post

●

Kallelser, protokoll och handlingar ska göras tillgängliga via norrtalje.se

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

12

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

13

Din e-postadress

●

förnamn.efternamn@norrtalje.se

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

14

Hur kommer jag åt min e-post?

●

https://epost.norrtalje.se

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

15

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

16

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

17

Inloggningsuppgifter

●

Kontakta din nämndsekreterare för inloggningsuppgifter

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

18

Din e-post kan vara allmän handling?

●

Allmänna handlingar ska normalt diarieföras●

Sekretess handlingar ska alltid diarieföras.

●

Allmänheten har i princip samma rätt att ta del av allmänna elektroniska handlingar som pappershandlingar.

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

19

Allmän handling

●

Inkommen post är allmän handling och ska hanteras så

att allmänheten ”genast eller så

snart det är möjligt”

kan ta del av den.●

En handling anses som inkommen då

den

kommit förvaltningen eller representant för myndigheten tillhanda

●

Representant = tjänsteman eller förtroendevald

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

20

Representant för myndigheten, men …

●

En förtroendevald har inte på

grund av sin ställning som ledamot i nämnd befogenhet att ta del av handling som inte

är allmän.

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

21

Jag är inte bara representant för myndigheten …

●

Jag är politiker också!

●

E-post som du får tillsänd till dig i egenskap av politiker är inte att anse som allmän handling.

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

22

Loggar över e-posttrafiken

●

Är dock allmän handling, även om e-posten endast innehåller privata meddelanden.

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

23

Att göra!

●

Regelbundet kontrollera din @norrtalje.se brevlåda

●

Vidarebefordra e-posten till annan e-post brevlåda som du kollar dagligen.

●

Hjälp med vidarebefordran –

kontakta IT- support på

telefon 74646

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

24

Klimatnämnden testar

●

Kallelser och handlingar via e-post●

Ipad

som läsplatta på

sammanträdet

●

En jämförelse -

7 möten med papper kostade 24 000 kronor

www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret

25

Tips för pdf:er

!

●

Adobe Reader

X har en anteckningsfunktion