dokument- och ärendehantering
DESCRIPTION
Dokument- och ärendehantering. Välkomna. Dokument- och ärendehantering. A G E N D A Inledning Presentation Genomgång/diskussioner kravspecen Genomgång Janne Dicander Så här kan vi gå vidare Avslutning. Dokument- och ärendehantering. Kravspecarbete December 94- mars 05 - PowerPoint PPT PresentationTRANSCRIPT
Dokument- och ärendehantering
Välkomna
Dokument- och ärendehantering A G E N D A
Inledning Presentation Genomgång/diskussioner kravspecen Genomgång Janne Dicander Så här kan vi gå vidare Avslutning
Dokument- och ärendehanteringKravspecarbete December 94- mars 05Skapa avropsunderlag April 05Avrop Maj-juni 05Utvärdering Augusti -
Dokument- och ärendehanteringKravspec och avrop Storuman, Skellefteå, Eskilstuna, Mjölby,
Jönköping och Kungälv Extern konsultEnbart kravspec Uppsala och Uddevalla
Dokument- och ärendehanteringVision (Lång sikt) Vår vision är att dokument- och
ärendehanteringsfunktionen ska stödja alla ärenden och dokument som hanteras inom kommunen.
Dokument- och ärendehantering Vår ambition är att information från
ärende- och dokumentfunktionen ska kunna utväxlas inte enbart inom kommunens olika verksamhetsområden utan även mellan kommuner och även till och från andra myndigheter.
Dokument- och ärendehantering Vårt syfte är att skapa en webbplats
(Portal) för våra medborgare som gör att de därifrån på ett säkert sätt ska kunna initiera och följa sina ärenden oberoende av vilken myndighet (kommunal eller statlig) som äger ärendet (ett ärende – en kontakt).
Dokument- och ärendehantering Vår vision är att i stort sett all hantering
av dokument och ärenden i kommunen ska vara elektroniska/digitaliserade. Dokumentfunktionen ska hantera dokumentens hela livscykel från skapande till arkivering.
Dokument- och ärendehanteringMål (Kortare sikt) Ärendefunktion ska stödja hela
kommunens dokumentproduktion och alla kommunens behov av att hantera olika filtyper.
Dokument- och ärendehantering Vårt initiala mål är en dokument- och
ärendefunktion som stödjer dokumenthantering och innehåller nämndsadministration och har stöd för ett processorienterat arbetssätt. Dokumentfunktionen ska dessutom stödja hela kommunens dokumentproduktion av alla kommunens behov av filtyper. Alla dokument ska lagras på ett och samma ställe.
Dokument- och ärendehantering Inkommande handlingar oberoende av
filtyp ska kunna tas emot elektroniskt. Inkommande handlingar i icke elektronisk form ska kunna skannas in och därefter erhålla samma stöd som övriga elektroniska dokument. Dokument och ärenden ska kunna förberedas för att senare kunna långtidsarkiveras.
Dokument- och ärendehantering Funktionen ska underlätta det interna
arbetet i kommunen och även underlätta för medborgarna att erhålla information från ärende och dokumentfunktionen.
Dokument- och ärendehantering Dokument och ärenden ska kunna
publiceras på kommunens webbportal. Medborgaren skall kunna logga in och komma åt sitt personliga engagemang hos kommunen. Detta kan till exempel vara att initiera ett ärende, följa ett pågående ärende eller ta del av ett beslut i ett eget ärende
Dokument- och ärendehantering Den kommunala organisationen är
geografisk spridd, vilket gör att vi eftersträvar full funktionalitet via webbläsare
Dokument- och ärendehantering Den kommunala organisationen är
geografisk spridd, vilket gör att vi eftersträvar full funktionalitet via webbläsare
Dokument- och ärendehanteringEffektmål-Internt Kortare handläggningstider för kommunens
personal Frigöra tid för kvalificerad handläggning Öka effektivitet genom direkt tillgång till all
elektronisk information, som man har rättighet till
Dokument- och ärendehantering Minska distributionskostnaderna Minska personberoendet
Bättre kvalitet på beslut genom bättre tillgänglighet på underlag
Dokument- och ärendehanteringEffektmål- Externt Ökad insyn i kommunens arbete Bättre service för medborgare genom bl a:
Elektronisk ansökning och uppföljning av ärende
Ett ärende - En kontakt Tillgång på service oberoende av tid och
plats
Dokument- och ärendehanteringHuvudområden i kravspecen Funktionella krav Ickefunktionella krav Genomförandekrav Krav på leverantör
Dokument- och ärendehanteringFunktionella krav Indatahantering Ärendehantering Dokumenthantering Utdatahantering Sökmotorer och Sökverktyg
Dokument- och ärendehanteringIckefunktionella krav Administration Användarvänlighet Behörighetssystem E-identifiering och E-signatur Integration Prestanda
Dokument- och ärendehanteringIckefunktionella krav (forts.) Skalbarhet Systemplattform Säkerhet/sekretess Förändringsbarhet
Dokument- och ärendehanteringGenomförandekrav Konvertering Dokumentation Metoder Utbildning
Dokument- och ärendehanteringKrav på leverantör
Dokument- och ärendehanteringAvrop via statskontorsavtalet Avropsunderlag Ja/Nej/Delvis
Dokument- och ärendehanteringUtvärdering Inkomna anbud Visningar Utvärdering pågår ännu
Dokument- och ärendehanteringUpphandlingsförfarande Sambruk skriver ett grundavtal Varje kommun tecknar eget avtal baserat
på grundavtalet Nuvarande informationsförsörjningsavtal
utgår 20/1-06 Nytt avtal klart mitten av december, träder
i kraft 21/1-06
Dokument- och ärendehantering
Slut