norrtälje kommun och digital ärendehantering 15mars
DESCRIPTION
Norrtälje kommun digital ärendehanteringsprojektTRANSCRIPT
Norrtälje kommun och digital ärendehantering
Jonas Vallgårda
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
2
Vad är digital ärendehantering?
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
3
Inte digitalt
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
4
Digitalt
●
PC●
Skanna
●
E-post●
Mobil
●
Läsplattor●
Internet
●
etc
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
5
Ärendehantering (nämndadministration)
●
Postöppning och registrering●
Beredning, remittering och beslutsunderlag
●
Kallelser och sammanträdeshandlingar●
Sammanträde
●
Protokoll och justering●
Beslutsregistrering och expediering
●
Arkivering och gallring
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
6
Utveckling pågår 2011
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
7
Digital Vision”Vår vision är enkel. Vi vill ersätta dagens pappersflöden i kommunen och istället utnyttja den digitala tekniken. Vi vill återanvända information som redan finns i våra databaser och på
så
sätt undvika dubbelarbete. Vi vill tydliggöra ansvaret för
ett ärende. Vi vill förbättra sökbarhet, överblick och tillgänglighet till våra handlingar för såväl ledning, medarbetare, förtroendevalda och medborgare. Vi vill värna vår miljö
genom att minska mängden papper och transporter.
Vi vill spara pengar genom effektivare administration och färre fysiska försändelser. Vi ska inte bli papperslösa, den som önskar kan fortfarande skriva ut för eget behov, men vi ska inte belasta våra kollegor med sådant som kan ordnas digitalt. Vi vill skapa förståelse för ledarskapets avgörande betydelse för en framgångsrik utveckling mot e-förvaltning.”
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
8
Ledstjärnor
●
Ökad effektivitet●
Ökad rättssäkerhet
●
Fördjupad demokrati●
Minskad miljöpåverkan
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
9
Vad gör ni med alla bokhyllor?Patrik Oja, kommunchef i Haparanda, är upprorsmakaren som slängt ut papperen från kommunhuset.
– Jag menar att man bara behöver en mobil och en dator för att klara av sitt uppdrag. Jag har heller inga postit-
lappar
på
mitt kontor, däremot elektroniskt i datorn, och fördelen är att man kan mejla dem. Vi har fortfarande toalettpapper i kommunhuset, men det finns lösningar på
det området också.
Källa: http://www.svd.se/naringsliv/nyheter/vad-gor-ni-med-alla-bokhyllor_5973101.svd#
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
10
Process -
digital ärendehantering
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
11
Digitalt för förtroendevalda 2011
●
De flesta nämnder bör kunna erbjuda kallelser och handlingar via e-post
●
Kallelser, protokoll och handlingar ska göras tillgängliga via norrtalje.se
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
12
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
13
Din e-postadress
●
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
14
Hur kommer jag åt min e-post?
●
https://epost.norrtalje.se
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
15
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
16
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
17
Inloggningsuppgifter
●
Kontakta din nämndsekreterare för inloggningsuppgifter
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
18
Din e-post kan vara allmän handling?
●
Allmänna handlingar ska normalt diarieföras●
Sekretess handlingar ska alltid diarieföras.
●
Allmänheten har i princip samma rätt att ta del av allmänna elektroniska handlingar som pappershandlingar.
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
19
Allmän handling
●
Inkommen post är allmän handling och ska hanteras så
att allmänheten ”genast eller så
snart det är möjligt”
kan ta del av den.●
En handling anses som inkommen då
den
kommit förvaltningen eller representant för myndigheten tillhanda
●
Representant = tjänsteman eller förtroendevald
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
20
Representant för myndigheten, men …
●
En förtroendevald har inte på
grund av sin ställning som ledamot i nämnd befogenhet att ta del av handling som inte
är allmän.
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
21
Jag är inte bara representant för myndigheten …
●
Jag är politiker också!
●
E-post som du får tillsänd till dig i egenskap av politiker är inte att anse som allmän handling.
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
22
Loggar över e-posttrafiken
●
Är dock allmän handling, även om e-posten endast innehåller privata meddelanden.
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
23
Att göra!
●
Regelbundet kontrollera din @norrtalje.se brevlåda
●
Vidarebefordra e-posten till annan e-post brevlåda som du kollar dagligen.
●
Hjälp med vidarebefordran –
kontakta IT- support på
telefon 74646
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
24
Klimatnämnden testar
●
Kallelser och handlingar via e-post●
Ipad
som läsplatta på
sammanträdet
●
En jämförelse -
7 möten med papper kostade 24 000 kronor
www.norrtalje.se Administration & IT/Kommunstyrelsekontoret
25
Tips för pdf:er
!
●
Adobe Reader
X har en anteckningsfunktion