luisa fernanda laverde saldaña
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I
II
Diseño de un manual de control interno para el área contable de la compañía Florida Inversiones
Ltda.
Luisa Fernanda Laverde Saldaña
Yaneth Hernández Vera
Franci Paola Sánchez Galindez
Fundación Universitaria Panamericana
Facultad de Ciencias Empresariales
Contaduría Pública
Bogotá, Colombia
2016
III
Diseño de un manual de control interno para el área contable de la compañía Florida Inversiones
Ltda.
Luisa Fernanda Laverde Saldaña
Yaneth Hernández Vera
Franci Paola Sánchez Galindez
Proyecto de trabajo de grado presentado como requisito para optar al título de Contador
Público.
Director (a):
Yibeth Rincón Salazar
Línea de Investigación:
Control Interno y Revisoría Fiscal
Fundación Universitaria Panamericana
Facultad de Ciencias Empresariales
Contaduría Pública
Bogotá, Colombia
2016
IV
Nota de Aceptación
Aprobado por el comité de grado en el cumplimiento
de los requisitos exigidos por la Fundación
Universitaria Unipanamericana para optar al título de
Contador Público.
____________________________________________
JOSÉ JACOBO PARDO ALONSO
Firma del Jurado
____________________________________________
YIBETH RINCÓN SALAZAR
Firma del Jurado
V
Dedicatoria
A Dios por estar constantemente en mi camino, por darme la fuerza y empeño para seguir
y llevar a feliz término mis propósitos, a mis padres que día a día me apoyan en cada meta que
fijo, a mi esposo quién ha estado ahí siempre para darme aliento y ánimo cada día.
Luisa Fernanda Laverde Saldaña.
Este trabajo lo dedico en especial a Dios que iluminó y fortaleció mi camino para lograr
mis metas y a mis padres por ser el apoyo permanente en mi vida y en mis estudios, por ser mi
ejemplo de vida, constancia y superación. A mi novio por ser mi amigo, mi confidente, mi
consejero, por el apoyo que me ha dado en cada situación que la vida nos ha puesto en frente.
Finalmente les dedico a mis familiares que siempre han estado en el momento preciso para
darme su apoyo.
Yaneth Hernández Vera.
Todos mis esfuerzos y los frutos de la elaboración de este trabajo son dedicados a mis
padres, hermanos y amigos, en especial a Dios que iluminó mi camino para lograr esta meta.
Franci Paola Sánchez Galindez
VI
Agradecimientos
Queremos expresar nuestro más sincero agradecimiento a todas aquellas personas que de
una u otra forma colaboraron y participaron en la realización de este proyecto. Gracias a la empresa
Florida Inversiones Ltda., y al gerente el doctor José Ariel Plazas Barrero, quienes nos brindaron
la información necesaria para el desarrollo de la investigación de este proyecto, de la misma
manera agradecemos el apoyo a los Docentes y Directivos de la Unipanamericana quienes siempre
estuvieron prestos a brindarnos y compartirnos sus conocimientos, prestándonos asesorías y
orientaciones pertinentes para el desarrollo de nuestra investigación.
VII
Declaración
Los autores certifican que el presente trabajo es de su autoría, para su elaboración se han
respetado las normas de citación tipo APA, de fuentes textuales y de parafraseo de la misma
forma que las cita de citas y se declara que ninguna copia textual supera las 400 palabras. Por
tanto, no se ha incurrido en ninguna forma de plagio, ni por similitud ni por identidad. Los
autores son responsables del contenido y de los juicios y opiniones emitidas.
Se autoriza a los interesados a consultar y reproducir parcialmente el contenido del
trabajo de investigación titulado Diseño de un manual de control interno para el área contable de
la compañía Florida Inversiones Ltda., siempre que se haga la respectiva cita bibliográfica que dé
crédito al trabajo, sus autores y otros.
Franci Paola Sánchez Galindez
Luisa Fernanda Laverde Saldaña
Yaneth Hernández Vera
VIII
Resumen
La compañía Florida Inversiones Ltda., dedicada al servicio de alojamiento y hospedaje, con
sede principal en la ciudad de Bogotá, permitio el desarrollo de la presente investigación, en la
cual se evidencio la ausencia de un manual de control interno para los departamentos de
contabilidad, cuya consecuencia se ven reflejada en los informes financieros. Además de no
contar con una estructura organizacional definida, su personal es insuficiente y no tiene claro su
rol y funciones para el desarrollo adecuado de las actividades operacionales de la compañía. Los
procesos son manejados de manera empírica debido a que no cuenta con los procedimientos
contables que permitan detectar las debilidades entorno a la prestación de los servicios de
alojamientos y hospedaje, conllevando a la desviación de los recursos y a la toma inadecuada de
decisiones por parte de esta. Por otro lado para el desarrollo del trabajo de grado titulado “Diseño
de un manual de control interno para el área contable de la compañía Florida Inversiones Ltda”,
se utilizó como metodología, la investigación descriptiva toda vez que permite el análisis e
interpretación de un fenómeno en un periodo especifico, esta conlleva a construir una hipótesis
de relación causa-efecto entre variables, puesto que se pretende identificar las debilidades y
fortalezas tanto internas como externas de la organización objeto de estudio, cuyo enfoque será
mixto (cualitativo- cuantitativo) debido a que se toma como instrumentos de recolección de
información la matriz DOFA, las entrevistas, la observación directa y el cuestionario aplicado en
la compañía Florida Inversiones Ltda., que será la población estudio, tomando como muestra el
departamento contable. El impacto que generará la investigación en cuanto a la parte económica
IX
y organizacional, será positivo, lo cual mediante un manual de control interno se logrará detectar
las deficiencias y proponer mejoras significativas en los procesos, optimizando la gestión
administrativa y financiera. Este estudio tiene la finalidad de mejorar el proceso contable de la
compañía y que a su vez sirva de apoyo a las empresas que se dedican a actividades similares.
Palabras claves:
Control interno.
Procedimiento.
Proceso.
Contabilidad.
Cultura organizacional.
X
Abstract
Florida company Investments Ltda., Dedicated to hosting and accommodations service whose
principal headquartered is located in the city of Bogota. Allowed the development of this
research, in which the absence of a manual of internal control for accounting departments was
evident, the consequence of which are reflected in the financial reports. In addition to not having
a defined and organize structure, it was noticeable as well that the staff was insufficient and they
did not had their role very well define for the proper development of the operational activities of
the company. The processes are handled empirically because it does not have the accounting
procedures to detect weaknesses environment for the services of accommodation and lodging,
leading to the diversion of resources and inadequate decision-making. In addition to the
development of the thesis entitled "Design of a manual of internal control for the accounting
department of the company Florida Investment Ltd", was used as methodology, descriptive
research since it allows the analysis and interpretation of a phenomenon in a specific period, this
leads to construct a hypothesis of cause-effect relationship between variables, since it is intended
to identify weaknesses on both internal and external strengths of the organization under study,
the focus will be mixed (quantitative -qualitative) given that they were taken as tools for
collecting information on DOFA matrix. Interviews, direct observation and questionnaire will be
applied in Florida Investment Ltd, who will be the study population, taking as example the
accounting department. The impact that will be generated by the research regarding the
economic and organizational part, would be positive, which means that a manual of internal
XI
control will be good on identify gaps and it will propose significant improvements in processes,
optimizing administrative and financial management. This study aims to improve the accounting
process of the company and which in turn will support companies engaged in similar activities.
Keywords
Internal control.
Processes.
Procedure.
Accounting.
Organizational culture.
XII
Indice
Dedicatoria ..................................................................................................................................... V
Agradecimientos ........................................................................................................................... VI
Declaración ................................................................................................................................. VII
Resumen .................................................................................................................................... VIII
Abstract ........................................................................................................................................... X
Introducción ........................................................................................................................... XVIII
Titulo.......................................................................................................................................... XXI
Planteamiento del problema ................................................................................................ XXI
Formulación de la pregunta .............................................................................................. XXII
Objetivos ............................................................................................................................ XXIII
Objetivos generales ........................................................................................................... XXIII
Objetivos específicos ........................................................................................................ XXIII
Justificación ....................................................................................................................... XXIV
Capitulo I. ..................................................................................................................................... 15
Marco referencial. .................................................................................................................. 15
1.1 Antecedentes. ................................................................................................................... 15
1.2 Marco teórico. .................................................................................................................. 16
1.2.1 Objetivos del control interno .................................................................................... 18
1.2.2 Características del control interno ............................................................................ 19
1.2.3 Elementos del control interno. .................................................................................. 20
1.2.4 Control interno con base al informe coso. ................................................................ 22
1.2.5 Componentes del coso III. ........................................................................................ 23
1.2.5.1 Entorno de control .............................................................................................. 23
1.2.5.2 Evaluación del riesgo ......................................................................................... 24
1.2.5.3 Actividades de control ........................................................................................ 26
1.2.5.4 Información y comunicación .............................................................................. 26
1.2.5.5 Actividades de monitoreo - supervisión ............................................................. 27
1.2.6 Principios del coso III ............................................................................................... 29
1.2.7 Clasificación del control interno ............................................................................... 31
1.2.7.1 Control interno administrativo ........................................................................... 31
1.2.7.2 Control interno contable ..................................................................................... 32
1.2.8 Evaluación del riesgo y control interno .................................................................... 32
XIII
1.2.8.1 Riesgo inherente ................................................................................................. 33
1.2.8.2 Riesgo de control ................................................................................................ 34
1.2.8.3 Riesgo de detención ........................................................................................... 34
1.3 Marco legal ...................................................................................................................... 35
1.3.1 Decreto 2649 de 1993 ............................................................................................... 35
1.3.2 Decreto 2650 de 1993 ............................................................................................... 35
1.3.3 Ley 87 de 1993.......................................................................................................... 36
1.3.4 Ley 1314 de 2009...................................................................................................... 36
1.4 Marco contextual ............................................................................................................. 36
1.4.1 Sede administrativa ................................................................................................... 37
1.4.2 Objeto social ............................................................................................................. 37
1.4.3 Estructura legal ......................................................................................................... 38
1.4.4 Estatuto de la organización: ...................................................................................... 39
1.4.4.1 El capital social y aportes ................................................................................... 39
1.4.4.2 Revisoría fiscal ................................................................................................... 39
1.4.4.3 Balance general .................................................................................................. 39
Capitulo II .................................................................................................................................... 40
Diseño metodología ................................................................................................................. 40
2.1 Delimitación del problema .............................................................................................. 40
2.1.1 Espacio. ..................................................................................................................... 40
2.1.2 Universo. ................................................................................................................... 40
2.2 Tipo de investigación....................................................................................................... 41
2.3 Métodos de investigación ................................................................................................ 42
2.3.1 Enfoque mixto. .......................................................................................................... 42
2.3.1.1 Enfoque cualitativo ............................................................................................ 42
2.3.1.2 Enfoque cuantitativo .......................................................................................... 42
2.4 Fuentes y técnicas de recolección de información. ......................................................... 43
2.4.1 Fuentes primarias. ..................................................................................................... 43
2.4.2 Fuentes secundarias. ................................................................................................. 44
2.4.3 Técnicas de recolección de información. .................................................................. 44
2.5 Procesamiento de los datos. ............................................................................................. 45
2.5.1 Captura de datos. ....................................................................................................... 45
2.5.2 Procesamiento datos.................................................................................................. 45
2.5.3 Presentación de los datos. ......................................................................................... 45
2.6 Sistema de hipótesis y variables. ..................................................................................... 46
2.7 Población y muestra......................................................................................................... 46
2.8 Recursos disponibles. ...................................................................................................... 46
2.8.1 Recursos humanos. ................................................................................................... 46
2.8.2 Recursos materiales. ................................................................................................. 46
2.8.3 Recursos Institucionales. ........................................................................................... 47
2.8.4 Recursos financieros. ................................................................................................ 47
Capítulo III ................................................................................................................................... 48
Generalidades de la empresa .................................................................................................. 48
XIV
3.1 Gerencia. .......................................................................................................................... 48
3.2 Departamento contable. ................................................................................................... 48
3.2 Departamento administrativo. ......................................................................................... 49
Resultados ................................................................................................................................ 49
4.1 Análisis matriz DOFA. .................................................................................................... 50
4.2 Análisis cuestionario........................................................................................................ 50
4.3 Análisis entrevista............................................................................................................ 54
4.4 Análisis de resultados. ..................................................................................................... 55
4.5 Descripción de los procesos del área contable e identificación de puntos críticos para
mitigar los riesgos. ............................................................................................................ 56
4.5.1 Arqueo de caja. ......................................................................................................... 56
4.5.1.1 Situación crítico del arqueo de caja................................................................... 57
4.5.2 Egresos. ................................................................................................................... 57
4.5.1.1 Situación crítico de los egresos .......................................................................... 57
4.5.3 Recibos de caja. ........................................................................................................ 57
4.5.3.1 Situación crítico recibos de caja ......................................................................... 58
4.5.4 Conciliación bancaria. ............................................................................................... 58
4.5.4.1 Situación crítico conciliación bancaria .............................................................. 58
4.6 Diseño de manual de control interno para el área contable. ............................................ 58
Conclusiones. ............................................................................................................................... 86
Recomendaciones. ........................................................................................................................ 88
Bibliografía................................................................................................................................... 90
Glosario. ....................................................................................................................................... 93
Siglas y Abreviaturas ................................................................................................................... 97
Anexos. ......................................................................................................................................... 98
XV
Indice de graficas
Grafico 1. Elementos del control interno. ..................................................................................... 21
Grafico 2. Factores del entorno de control.................................................................................... 24
Grafico 3. Factores de evaluación del riesgo. ............................................................................... 25
Grafico 4. Factores de actividades de control. .............................................................................. 26
Grafico 5. Factores de información y comunicaciones. ................................................................ 27
Grafico 6. Factores de actividades de monitoreo y supervisión. .................................................. 28
Grafico 7. Cubo de control interno. .............................................................................................. 29
Grafico 8. Componentes y principios de control interno. ............................................................. 30
Grafico 9. Clasificación del control interno. ................................................................................. 31
XVI
Indice de tablas
Tabla 1. Recursos financieros ....................................................................................................... 47
Tabla 2. Cuestionario - Pregunta 1. .............................................................................................. 51
Tabla 3. Cuestionario - Pregunta 2. .............................................................................................. 51
Tabla 4. Cuestionario - Pregunta 3. .............................................................................................. 52
Tabla 5. Cuestionario - Pregunta 4. .............................................................................................. 52
Tabla 6. Cuestionario - Pregunta 5. .............................................................................................. 53
Tabla 7. Cuestionario - Pregunta 6. .............................................................................................. 53
Tabla 8. Entrevista aplica a un directivo ....................................................................................... 54
XVII
Anexos
Anexo 1. Cuestionario dirigido al área de contabilidad. ............................................................... 98
Anexo 2. Entrevista a un directivo. ............................................................................................... 99
XVIII
Introducción
En las compañías la contabilidad es fundamental, ya que nos brinda las herramientas
financieras para la toma de decisiones de futuros negocios o inversiones, razon por la cual se ve
necesario que las organizaciones conozcan y entiendan los conceptos de control, asi como la
importancia de su implementación y el adecuado seguimiento de los procesos que no están
adaptados a los cambios en el entorno social, económico y financiero que demandan la
renovación en las entidades.
Por consiguiente el presente proyecto de grado relacionado con el Diseño de un manual
de control interno para el área contable de la compañía Florida Inversiones Ltda., se realiza con
el objetivo de elaborar y proporcionar una herramienta útil para la toma de decisiones de la
gerencia; así como de crear una cultura de aplicación y seguimiento de los procesos operativos
realizados por sus empleados y colaboradores.
Debido a los constantes problemas derivados de los procesos contables tales como la falta
de politicas en el manejo de caja menor y cartera, las diferencias presentadas en el programa
contable con el programa de nomina y la falta de personal, generados en su mayoria por la
carencia de aplicación de controles internos en el departamento conllevando a la desviacion de
los recursos y a la toma inadecuada de decisiones, resulta imperativo establecer controles
XIX
internos con el animo que dichos cambios tengan la capacidad de salvaguardar los recursos de la
compañía evitando crisis operativas con consecuencias directas en los resultados de la misma,
Para de desarrollo del tema denominado Diseño de un manual de control interno para el
área contable de la compañía Florida Inversiones Ltda., se ha clasificado en tres capítulos
siguiendo una secuencia lógica.
El primer capítulo contiene el marco teórico el cual abarca el concepto, objetivos,
características, elementos y clasificación del control interno, se describen los componentes,
principios y evaluación del control, basado en el informe coso III. Así mismo en el marco legal
se menciona las leyes reglamentarias del control interno, para concluir en el marco contextual se
presenta la reseña histórica de la compañía Florida Inversiones Ltda.
El segundo capítulo se enfoca en la metodología basado en el tipo de investigación
descriptiva toda vez que permite realizar el análisis e interpretación de un fenómeno en un
periodo especifico, esta conlleva a construir una hipótesis de relación causa-efecto entre
variables, cuyo enfoque será mixto (cualitativo- cuantitativo) debido a que se tomando como
instrumentos de recolección de información la matriz DOFA, la entrevistas, la observación
directa y el cuestionario aplicado en la compañía Florida Inversiones Ltda., que será la población
estudio, tomando como muestra el departamento contable, de la cual se obtendrá la información
necesaria para el desarrollo de la investigación, dando continuidad con el capítulo se exponen los
recursos utilizados para el desarrollo de la investigación. Finalmente el capítulo tres se analiza y
XX
presenta los resultados obtenidos durante la investigación junto con las conclusiones y
recomendaciones propias de un trabajo de grado.
Este trabajo pretende dar un aporte a la empresa Florida Inversiones Ltda., la cual no
cuenta con un manual de control interno en el departamente contable. El control se maxima
cuando el mismo consituye un instrumento para que la compañía aumente la efectividad de los
procesos y procedimientos en aras de consolidarse como una empresa solida en el mercado.
XXI
Titulo
Diseño de un manual de control interno para el área contable de la compañía Florida
Inversiones Ltda.
Planteamiento del problema
Este proyecto surge a partir de la necesidad que presenta la empresa en el mejoramiento
de sus procesos contables para obtener operaciones eficaces y eficientes, lo anterior se muestra
de mayor interés cuando se evidencia que la empresa está enfocada en el sector tanto económico
como financiero.
La empresa no genera demasiada confiabilidad en sus clientes debido a que no cuenta con
un sistema de control que lo genere. Por tal motivo se propone la elaboración de un manual de
control interno en el área de contabilidad y con ello brindar controles necesarios que mitige los
riesgos de fraude existentes para este tipo de empresas. Mejorar el manejo de los clientes,
proveedores, caja menor, cuentas por pagar, cuentas por cobrar, producción de informes
financieros que sean confiables para la toma de decisiones y políticas de direccionamiento.
El problema observado en esta investigación es la ausencia del control interno en la
empresa Florida Inversiones Ltda., identificando las causas y consecuencias durante el proceso
financiero de la organización. Actualmente el ente no cuenta con un adecuado control contable y
XXII
financiero, que permita conocer la razonabilidad de las cuentas de los estados financieros
presentados por los deficientes procesos y la falta de control.
Las principales causantes que vienen generando el problema son:
No existe un valor establecido para la caja menor, sino que es un valor que varía
dependiendo de los gastos de gerencia incluyendo la administración, es decir no hay
un control en los recursos. Además los soportes no son acordes ni coherentes.
Se ha identificado una contabilización atrasada con muchas inconsistencias en los
diferentes años, donde no se cuenta en algunos casos con información real contable
que sea razonable con las operaciones.
Las provisiones no son coherentes con la información existente en el programa de
nómina ni en el módulo de contabilidad ya que se identifica que en el registro de las
operaciones se han realizado ajustes por saldos diferentes.
En el área de cartera no se cuenta con un procedimiento idóneo en cuanto a los
recibos de caja ni en el momento de que los clientes realizan los pagos, lo cual genera
en contabilidad diferencias al conciliar bancos.
Formulación de la pregunta
¿Qué beneficios generaría para la empresa Florida Inversiones Ltda., la existencia de un
manual de control interno en el área de contabilidad?
XXIII
Objetivos
Objetivos generales
Diseñar un manual de control interno en el area contable de la compañía Florida
Inversiones Ltda., con el propósito de contribuir en el mejoramiento de los procesos y a la
efectividad de la operación.
Objetivos específicos
Realizar un diagnóstico del proceso contables de la compañía Florida Inversiones
Ltda., con el fin de identificar las debilidades, fortalezas, oportunidades y amenazas
tanto internas como externas.
Elaborar los procedimientos acorde a para el desarrollo de las actividades contables,
dando respuesta a los hallazgos encontrados en el diagnóstico del proceso analizado.
Identificar y reconocer las actividades críticas en el área contable, con el fin de
construir los mecanismos necesarios que permitan mitigar los riesgos asociados a
cada actividad del área contable.
XXIV
Justificación
En la actualidad las empresas se ven enfrentadas a los retos que exige la globalización de
la economía, es por estos motivos que estas deben desarrollar mecanismos al interior de ellas,
que permitan enfocar sus esfuerzos, con el objetivo de ser más eficientes en todos sus
departamentos para alcanzar la competitividad en el mercado. Es por eso, que el sistema de
control interno, ha tenido un auge en los últimos años, siendo este él encarga de la organización
de los procedimientos y necesidades del ente económico, así como de resguardar y proteger los
recursos, verificar la productividad y el buen desarrollo de las operaciones.
Es importante aclarar que la mayoría de los procedimientos generan un riesgo de fraude y
debido a esto, empresas reconocidas se han visto involucradas en investigaciones conllevándolas
al cierre, por no contar con un adecuado sistema de evaluación y seguimiento el cual permita a la
organización gestionar y reducir los riesgos que se encuentren inmersos en ellas.
Es por esta razón, que el control interno es la herramienta con la que la administración
cuenta para mitigar el riesgo inherente en el desarrollo de su objeto social, reflejando la
razonabilidad para alcanzar los objetivos trazados y permitiendo que esté protegido de posibles
actos de fraude, lo cual genera confianza a la organización. Dada la responsabilidad que tiene, el
control se convierte en un elemento intrínseco para cumplir con objetivos esenciales que brinden
XXV
seguridad y permitan el cumplimiento de las metas propuesta o se revalué con el propósito de
alcanzar las expectativas de la organización.
Considerando la inexistencia de un sistema de control interno en el área contable que
dirija a la compañía hacia la estandarización de los procedimientos; y la optimización de los
recursos utilizados encaminados a controlar los procesos financieros, el objetivo de esta trabajo
de grado en la empresa Florida Inversiones Ltda., es diseñar un manual de control interno donde
se integren todos las procesos contables y que ofrezca seguridad razonable para la toma de
decisión de la alta gerencia.
Se considera importante aportar nuestros conocimientos y estrategias contables en
cualquiera de los problemas que se presenten en el entorno, siendo esta una de las
responsabilidades éticas del contador.
15
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Capitulo I.
La investigación se desarrollara teniendo como base el método deductivo, es así como
partiendo de aspectos generales se pretende llegar a unos específicos entendiéndose el control
interno como un mecanismo idóneo para contribuir a la seguridad del sistema contable que se
utiliza en las empresas, el cual permite la evaluación de los procedimientos y ayuda a cumplir los
objetivos de Florida Inversiones Ltda.
Marco referencial.
1.1 Antecedentes.
Los primeros vestigios del control son tan remotos que surgen desde el mismo momento
en que es creado el ser humano, ello debido a la necesidad de tener custodia sobre sus
pertenencias y las de su grupo familiar con el fin de evitar desfalcos o perdidas sobre las mismas,
sin embargo su evolución y reconocimiento profesional se da hasta 1862 cuando la Ley Británica
de Sociedades Anónimas establecen la profesión de Auditor con el fin de controlar los fraudes.
A comienzos del siglo XX se expande por el resto del mundo comenzando por Estados
Unidos, aunque con principios diferentes toda vez que centraba su objetivo en la revisión de los
movimientos financiero y en los resultados de las operaciones, esto permite que la auditoria
16
Diseño de un manual de control interno para el área contable
interna se vuelva un proceso integral y asesor en el interior de las empresas para tener pleno
control de ellas.
En Colombia desde la colonización se evidencian los primeros tipos de control cuando
los reyes católicos designaban a funcionarios con la misión de llevar registro sobre los fondos y
los bienes de la expedición y desde allí con el trasegar del tiempo se crean normas, consejos,
organismos y tribunales que ejercían las veces de administradores con funciones fiscales, todos
ellos poco ortodoxos y eficientes; Sin embargo es hasta 1958 donde se reglamenta la Oficina
Nacional de Contadores la cual introduce la figura fiscal del contador y de ahí en adelante a
través de leyes y actos administrativos se reglamentan sus funciones y alcances, y finalmente en
1975 con la Ley 20 se extiende el control fiscal de la contraloría a las entidades públicos y a las
empresas del sector industriales y comerciales del estado.
1.2 Marco teórico.
Regularmente los conceptos nos suministran ideas precisas del significado de las palabras
a que se refieren, para este caso el control interno no es ajeno a ello, en la mayoría de casos
adquiere un significado distinto y crea confusión en su interpretación entre los profesionales y
empresarios, es por tal motivo que es importante mencionar algunos conceptos que nos describen
el control interno, todos ellos de igual importancia.
Concepto 1: “El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administración,
la dirección y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un
grado de seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las siguientes
17
Diseño de un manual de control interno para el área contable
categorías: a) eficiencia y eficacia de las operaciones, b) fiabilidad de la información financiera,
c) cumplimiento de las normas y leyes aplicables”. (Coopers & Lybrand, 1997, pág. 16).
Concepto 2: Según la Lay 87, “se entiende por control interno el sistema integrado por el
esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin
de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de
la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales
vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos”. (Congreso de Colombia, 1993).
Concepto 3: “Un sistema de control interno es aquel que descansa, básicamente, en una
planeación y organización de actividades y funciones, de acuerdo con la índole de la empresa y
requiere para su correcta operación de personal eficiente, dirigido y coordinado en forma
adecuada”. (Escobar, 2009, pág. 215).
Concepto 4: Según la guía del Instituto Canadiense de Contadores Autorizados Sigla
CICA, en su guía Coco define el Control interno como “El conjunto de elementos que incluyen:
recursos, sistemas, procesos, cultura, estructura y tareas, que se adoptan para respaldar a las
personas en el logro de los objetivos de la entidad” (Fonseca, 2011, pág. 20).
Concepto 5: De acuerdo a la NIA 6, sección 400, el término “Sistema de control interno”
significa todas las políticas y procedimientos (controles internos) adaptados por la
18
Diseño de un manual de control interno para el área contable
administración de una compañía para ayudar a lograr el objetivo de la administración de
asegurar, tanto como sea factible, la conducción ordenada y eficiente de su negocio, incluyendo
adhesión a las políticas de administración, la salvaguarda de activos, la prevención y detección
de fraude y error, la precisión e integralidad de los registros contables, y la oportuna preparación
de información financiera confiable”. (IFAC, 2002, pág. 3).
Finalmente se entenderá que el control interno es un proceso ejecutado por la
administración y el personal de la entidad, cuya misión es salvaguardar los activos y la fidelidad
de los registros contables y financieros, dicha actividad de control es, por lo tanto la más
importante y clave, toda vez que se convierte en una herramienta estratégica que permite
eliminar la subjetividad de aplicar los controles a conveniencia, dejando de lado la objetividad y
sus interrelaciones.
1.2.1 Objetivos del control interno.
El control interno tiene como objetivo establecer las políticas, los métodos, los
procedimientos y mecanismos de control, estos permiten evaluar, prevenir y efectuar el
mejoramiento continuo en la compañía garantizado la eficiencia y el cumplimiento de los
principios constitucionales, las normas y leyes que la regulan.
En el artículo 2 de la Ley 87 (1993) se establecidos los siguientes objetivos
fundamentales:
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante
posibles riesgos que los afecten.
19
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo
y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el
logro de la misión institucional.
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidas al
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus
objetivos.
Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de
verificación y evaluación.
Velar porque la organización disponga de procesos de planeación y mecanismos
adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y
características.
1.2.2 Características del control interno.
El sistema de control interno se convierte en la herramienta esencial la cual constituye
parte integral de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y
operacionales que conforman una organización, ya que esta manera permite salvaguardar los
activos y confiar en sus registros. No obstante, la máxima autoridad de la entidad, tiene la
responsabilidad de establecer y mantener el sistema de control interno, el cual debe establecer
una estructura adecuada para minimizar errores y omisiones.
20
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Sin embargo, el control interno debe ser ejecutado tanto por los funcionarios como por
los servidores que ejerzan su labor en la organización, constituyéndose estos, como el elemento
más importante para su funcionamiento, ya pueden conocer e identificar todos los riesgos
actuales a los que estan expuestos en el desarrollo de sus funciones y desarrollar inmediatamente
controles para combatirlos, es por esto, que es necesario crear conciencia del control interno con
enfasis en el autocontrol, el cual contribuye a la consolidación de una cultura organizacional
basada en la planeación, evaluando y propendiendo porque el control interno sea una herramienta
fundamental sobre la cual la administración puede cumplir con efectividad sus metas y objetivos
institucionales.
1.2.3 Elementos del control interno.
Los elementos del control interno son los mecanismo con lo que cuenta la organización
para satisfacer el cumplimiento de los objetivos establecidos. Entre ellos encontramos:
Estructura organizacional.
Políticas, procedimientos y manuales.
Asignación de roles, funciones y responsabilidades.
Administración del talento humano.
Normas administrativas y financieras.
Establecimiento de mecanismos de control.
Métodos confiables de evaluación y seguimiento.
Mejora continua de los procesos y procedimientos.
21
Diseño de un manual de control interno para el área contable
A continuación en la gráfica 1 se muestra la correlación entre los elementos de control
interno lo cual es importante entender para su importancia.
Grafico 1. Elementos del control interno.
Fuente: Elaboración propia
Es preciso que los directivos de la organización implementen los siguientes aspectos que
indica la Ley 87 en su artículo 4.
Establecimiento de objetivos y metas tanto generales como específicas, así como la
formulación de los planes operativos que sean necesarios.
Definición de políticas como guías de acción y procedimientos para la ejecución de
los procesos.
Estructura
organizacional
.
Políticas,
procedimiento
s y manuales.
Asignación de
roles, funciones y
responsabilidades
.
Administración
del talento
humano.
Normas
administrativas y
financieras.
Establecimientos
de mecanismo de
control.
Métodos
confiables de
evaluación.
Mejora
Continua
22
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Adopción de un sistema de organización adecuado para ejecutar los planes.
Delimitación precisa de la autoridad y los niveles de responsabilidad.
Adopción de normas para la protección y utilización racional de los recursos.
Dirección y administración del personal conforme a un sistema de méritos y
sanciones.
Aplicación de las recomendaciones resultantes de las evaluaciones del control interno.
Establecimiento de mecanismos que faciliten el control ciudadano a la gestión de las
entidades.
Establecimiento de sistemas modernos de información que faciliten la gestión y el
control.
Organización de métodos confiables para la evaluación de la gestión.
Establecimiento de programas de inducción, capacitación y actualización de
directivos y demás personal de la entidad.
Simplificación y actualización de normas y procedimientos.
1.2.4 Control interno con base al informe coso.
En la actualidad existen diversas guías cuyo objetivo ha sido estandarizar los conceptos,
siendo la más importante el informe coso (Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway) es considerado el punto de referencia del control interno, tanto en la práctica de las
empresas, en los gobierno, y finalmente en las universidades y centros de investigación.
Esta guía ha emitido tres documentos: coso I, coso II ERM y coso III, estos estándares
tienen como objetivo prevenir el fraude que se genera por las fallas en el control interno de las
23
Diseño de un manual de control interno para el área contable
compañías. En 1992 fue publicado el documento coso I en este define el control interno y los
elementos que la componen, los cuales son:
Entorno de control.
Evaluación de riesgos.
Actividades de control.
Información y comunicación.
Monitoreo.
En el 2004 fue publicado el coso II ERM con el objetivo de ser actualizado bajo la Ley
Sarbanes Oxley y se aumentaron a ocho (8) componentes. Finalmente, en el año 2013 se emitió
el coso III, que se ajusta al desarrollo tecnológico y los cambios globales, manteniendo la
definición de control interno de 1992, así como los respectivos componentes del coso I. Sin
embargo, aumentó a 17 principios, e incrementó la expectativa anti-fraude.
1.2.5 Componentes del coso III.
De acuerdo al informe coso, el control interno está compuesto de cinco componentes
relacionados entre ellos, los cuales están integrados en los procesos directivos y son iguales para
todas las compañías. A continuación se describen los componentes a partir del marco integrado
de control interno del informe coso 2013.
1.2.5.1 Entorno de control. De acuerdo a la organización Coopers & Lybrand (1997) el
entorno de control “Marcas las pautas de comportamiento en una organización, tiene una
influencia directa en el nivel de conciencia del personal respecto al control. Constituye la
24
Diseño de un manual de control interno para el área contable
base de todos los demás elementos del control, aportando disciplina y estructura” (pág.
27). Es por tal motivo que este componente es uno de los más importantes debido ejerce
influencia en el desarrollo de las funciones y genera una cultura de autocontrol, la cual
permite la evaluación diaria de los riesgos inherentes en el desarrollo de cada labor. En la
gráfico 2 se relaciona cada uno de los elementos que hacen parte del entorno de control.
Grafico 2. Factores del entorno de control.
Fuente: Elaboración propia.
1.2.5.2 Evaluación del riesgo. Según el autor Fonseca (2011) “El riesgo es definido como
la probabilidad de que un evento afecten la entidad, por lo que su evaluación implica la
identificación, análisis y manejo del riesgos involucrados que podrían afectar el logro de
los objetivos del control interno” (pág. 77). La evaluación del riesgo debe convertirse en
la una actividad periódica que permita la identificación y mejoramiento de cada proceso y
Valores éticos.
Junta directiva.
Filosofia de la gerencia.
Estructura organizacio-
nal.
Roles y responsabili-
dades
Politica de recursos humano.
25
Diseño de un manual de control interno para el área contable
procedimiento de la compañía en aras de cumplir los objetivos del control interno, es
decir la evaluación del riesgo abarca la identificación y análisis de los riesgo de error de
la información financiera y de las fallas de las actividades de control. La evaluación del
riesgo está compuesto por cinco factores:
Grafico 3. Factores de evaluación del riesgo.
Fuente: Elaboración propia.
Diseño de objetivos globales.
•Misión. visión y valores.
•DOFA, debilidades, oportunidad, fortaleza y amenazas.
Diseño de objetivos por actividad.
•Deben ser claros, medibles.
•Comprendible para los empleados.
Identificación y analisis del riesgo.
•Permite identificar el riesgo.
•Analizar posibles riesgos.
Gestión del cambio.
•Mecanismos que permiten prever, identificar y reaccionar.
•Actividades que influyen en los logros de objetivos globales y especificos.
Riesgo de fraude.
•Evalua la probabilidad existente de un error material de fraude.
26
Diseño de un manual de control interno para el área contable
1.2.5.3 Actividades de control. “Son las políticas y los procesos que ayudan a asegurar
que las directivas administrativas se lleven a cabo. Ayudan a que se tomen las acciones
necesarias para orientar los riesgos hacia la consecución de los objetivos de la entidad.
Las actividades de control se dan a todo lo largo de la organización, en todos los niveles y
en todas las funciones” (Mantilla, 2013, pág. 71). Este componente lo integran los
siguientes factores.
Grafico 4. Factores de actividades de control.
Fuente: Elaboración propia.
1.2.5.4 Información y comunicación. “El componente de información y comunicación,
está conformado por los métodos y procedimientos diseñados por la organización para
registrar, procesar, resumir e informar sobre las operaciones financieras que
generalmente, se muestra una estructura formalizadas denominada estados financieros. La
Revisión por la gerencia.
Actividades de control.
Proceso de la información y controles fisicos.
27
Diseño de un manual de control interno para el área contable
calidad de la información financiera que brinda el sistema de información de la
organización, es una condición que podría afectar la capacidad de la gerencia para
adoptar decisiones adecuadas y controlar con efectividad las operaciones. Del mismo
modo, una efectiva comunicación a las personas un apropiado vehículo para obtener un
adecuado entendimiento sobre el rol y las responsabilidades de las personas involucradas
en el control interno” (Fonseca, 2011, pág. 107). La información financiera debe ser
presentada con un estándar de calidad, para que la gerencia pueda adoptar y tomar
medidas adecuadas para la efectividad en las operaciones. La comunicación proporciona
la información necesaria para que los empleados cumplan con sus responsabilidades.
Grafico 5. Factores de información y comunicaciones.
Fuente: Elaboración propia.
1.2.5.5 Actividades de monitoreo - supervisión. “Es un proceso que evalúa la calidad del
control interno en el tiempo. El monitoreo trabaja en conjunto con el resto de los
componentes del control interno, y proporciona seguridad razonable de que la
organización está logrando sus objetivos de control. Ello conlleva la búsqueda y
corrección de las deficiencias de control identificadas, antes de que afecten el logro de los
Información financiera
Implementación de Software
Comunicación interna y externa
28
Diseño de un manual de control interno para el área contable
objetivos del control de la entidad”. (Fonseca, 2011, pág. 115). Esta actividad se debe
realizar de manera permanente, garantizando la efectividad de los controles, lo que
permite desarrollar medidas de mejora continua.
Por otro lado (Mantilla) indica que el monitoreo es el “Componente que valora la
calidad y efectividad del desempeño del sistema ene le tiempo” y que “se deben
monitorear los sistemas de control relacionados con actividades de derivados para
asegurar la integridad de los reportes generados por el sistema”. (2013, pág. 79). Este
componente cuenta con tres factores, a continuación en la gráfico 6 se mencionan.
Grafico 6. Factores de actividades de monitoreo y supervisión.
Fuente: Elaboración propia.
Supervisión interna
Evaluación interna
Supervisión permanente
29
Diseño de un manual de control interno para el área contable
En la gráfico 7, se encuentra la interrelación entre los cinco componentes del coso
formando un sistema integrado y entremezclado con las actividades de la operación.
Grafico 7. Cubo de control interno.
Fuente: www.pwc.com
1.2.6 Principios del coso III.
El informe coso III en su emisión del 2013, adopto los cinco componentes (entorno de
control, evaluación del riesgo, actividades de control, información y comunicación y para
finalizar supervisión) establecidos en la primera edición, esto fueron complementado con 17
principios los cuales se sugieren implementar en las organizaciones con el propósito que el
sistema de control interno sea más eficiente.
30
Diseño de un manual de control interno para el área contable
A continuación en la gráfico 8 se realiza la clasificación de los componentes y de los
principios que lo integran. (Auditool, 2014).
Grafico 8. Componentes y principios de control interno.
Fuente: www.auditool.co
•Principio 1: Demuestra compromiso con la integridad y los valores éticos
•Principio 2: Ejerce responsabilidad de supervisión
•Principio 3: Establece estructura, autoridad, y responsabilidad
•Principio 4: Demuestra compromiso para la competencia
•Principio 5: Hace cumplir con la responsabilidad
Entorno de Control
•Principio 6: Especifica objetivos relevantes
•Principio 7: Identifica y analiza los riesgos
•Principio 8: Evalúa el riesgo de fraude
•Principio 9: Identifica y analiza cambios importantes
Evaluación del Riesgo
•Principio 10: Selecciona y desarrolla actividades de control
•Principio 11: Selecciona y desarrolla controles generales sobre tecnología
•Principio 12: Se implementa a través de políticas y procedimientos
•Principio 13: Usa información relevante
Actividades de Control
•Principio 14: Comunica internamente
•Principio 15: Comunica externamente
Información y Comunicación
•Principio 16: Conduce evaluaciones continuas y/o independientes
•Principio 17: Evalúa y comunica deficienciasActividades de
Monitoreo
31
Diseño de un manual de control interno para el área contable
1.2.7 Clasificación del control interno.
El control interno se clasifica en dos grandes grupos, el control interno financiero que
lleva inmerso el control contable cuyo objetivo es la protección de los activos, por otro lado el
control operativo que está compuesto por el control administrativo, el cual promueve la
eficiencia en las operaciones de la entidad. A continuación en la grafico 9 se muestra la
clasificación del control.
Grafico 9. Clasificación del control interno.
Fuente: Manual de control interno: Sector público - privado y solidario.
1.2.7.1 Control interno administrativo. Según Escobar (2009) “el control interno
administrativo, tiene que ver con la eficiencia operacional y la adherencia a políticas
prescritas en todos los departamentos de la organización e incluye: el plan organizativo,
CONTROL INTERNO
Auditoria Financiera
Información correcta y oportuna
Control Contable
Protección de activos
Auditoria Operativo
Promover eficiencia en las operaciones
Control Administrativo
Adhesiones de politicas
32
Diseño de un manual de control interno para el área contable
los procedimientos y registros que se relacionan con los procesos de decisión conducentes
a la autorización gerencial de transacciones”. El control interno administrativa evalúa la
gestión de la administración en la ejecución de los planes, políticas y procedimientos
determinando el grado de efectividad de la gerencia en el desarrollo de las operaciones.
1.2.7.2 Control interno contable. “Comprende el plan de organización, procedimientos y
registros relacionados con la salvaguarda de los activos y la confiabilidad de los registros
financieros y en consecuencia, está diseñado para proveer un razonable grado de
seguridad de manera que: las transacciones sean ejecutadas por medios de autorización
específicos o generales, sean registradas como es requerido, se tenga acceso a los activos
mediante autorización gerencial, se haga comparación de activos dentro de intervalos
razonables”. (Escobar, 2009, pág. 218).
El control contable se concentra en la confiablidad de los registros contable y de la
información financiero, verificando que la dicha información sea procesada de acuerdo a
las normas y procedimientos establecidos por la organización, de tal manera que esta sea
veraz para la toma de decisión por parte de la gerencia.
1.2.8 Evaluación del riesgo y control interno.
Para comprender la evaluación de riesgo es necesario conocer el concepto de riesgo, de
acuerdo al autor (Rodriguez, 2015) el “Riesgo es la vulnerabilidad ante un potencial perjuicio o
daño para las unidades, personas, organizaciones o entidades. Cuanto mayor es la vulnerabilidad
mayor es el riesgo, pero cuanto más factible es el perjuicio o daño, mayor es el peligro. Por tanto,
33
Diseño de un manual de control interno para el área contable
el riesgo se refiere sólo a la teórica "posibilidad de daño" bajo determinadas circunstancias,
mientras que el peligro se refiere sólo a la teórica "probabilidad de daño" bajo esas
circunstancias”.
Por otra parte la Norma Internacional de Auditoría Nía 6 sección 400 indica que la
evaluación del riesgo y control interno “establecer normas y proporcionar lineamientos para
obtener una comprensión de los sistemas de contabilidad y de control interno y sobre el riesgo de
auditoría y sus componentes: riesgo inherente, riesgo de control y riesgo de detección”. (IFAC,
2002, pág. 6). En la empresa Florida Inversiones Ltda., se debe obtener informacion del sistema
de contabilidad para sus respectivo analisis y comprension, con el fin de evaluar los riesgos y
diseñar un adecuado procedimientos que permita asegure que estos se conviertan en un riesgo
bajos.
1.2.8.1 Riesgo inherente: Este riesgo está asociado a cada proceso, el cual no puede ser
eliminado, es por eso que la ejecución de las actividades, los empleados encuentran un
riesgo en su desarrollo.
Por otro lado según las Nía 6 sección 400, el riesgo inherente “es la
susceptibilidad del saldo de una cuenta o clase de transacciones a una representación
errónea que pudiera ser de importancia relativa, individualmente o cuando se agrega con
representaciones erróneas en otras cuentas o clases, asumiendo que no hubo controles
internos relacionados.” (IFAC, 2002, pág. 6), se deberá evaluar los estados financieros,
con el fin de mantener un adecuado control del riesgo inherente.
34
Diseño de un manual de control interno para el área contable
1.2.8.2 Riesgo de control: Es necesario aclarar que aunque la empresa desarrolle
procedimientos para cada proceso e implemente controles estos pueden ser ineficientes e
insuficientes para la detección de irregularidades, por ello se hace necesario que la
administración realice constantes revisiones y ajustes a los controles certificando su
eficiencia.
Ahora bien para la Nía 6 sección 400 el riesgo de control “es el riesgo de que una
representación errónea que pudiera ocurrir en el saldo de cuenta o clase de transacciones
y que pudiera ser de importancia relativa individualmente o cuando se agrega con
representaciones erróneas en otros saldos o clases, no sea prevenido o detectado y
corregido con oportunidad por los sistemas de contabilidad y de control interno”. (IFAC,
2002, pág. 6).
1.2.8.3 Riesgo de detención: Este riesgo tiene relación directa con los procedimientos del
auditor así este evalué el 100% de los procedimientos existe la posibilidad que aplique los
métodos y procedimientos inadecuados para detectar los errores.
En cuanto al riesgo de detección la Nía 6 en la sección 400 “es el riesgo de que los
procedimientos sustantivos de un auditor no detecten una representación errónea que
existe en un saldo de una cuenta o clase de transacciones que podría ser de importancia
relativa, individualmente o cuando se agrega con representaciones erróneas en otros
saldos o clases” (IFAC, 2002, pág. 6). Cabe destacar que la persona encarga de la
35
Diseño de un manual de control interno para el área contable
revisión de los controles debe tener un conocimiento y experiencias adecuado para evitar
los falencias en la selección de los métodos de evaluación de los estados financieros y
contar con una independencia en la toma de decisiones con el fin de garantizar la
eficiencia en el desarrollo de sus funciones en la organización, en aras que los controles
cumpla con los objetivos establecidos.
1.3 Marco legal
1.3.1 Decreto 2649 de 1993.
“Por el cual se reglamenta la contabilidad en general y se expiden los principios o normas
de contabilidad generalmente aceptados en Colombia”. El decreto 2649 está conformado por los
principios y normas generalmente aceptadas de contabilidad, el cual contempla los conceptos
básicos y las reglas para el registro y presentación de la información financiera. Es un
instrumento de la contabilidad para medir, clasificar, registrar, analizar y evaluar las operaciones
del ente económico de forma fidedigna y clara.
1.3.2 Decreto 2650 de 1993.
“Plan único de cientas para comerciantes”. Este decreto establece la importancia del plan
único de cuentas, el cual busca unificar los registros contables y financieros realizadas por un
ente, con el objetivo de presentar la informacion de manera transparente, confiable y clara. Este
decreto se realiza la estructura del plan único de cuentas y realiza una descripcion de cada cuenta
y explica su dinamica, para la claridad en el momento del registro de las operaciones economicas
de la entidad.
36
Diseño de un manual de control interno para el área contable
1.3.3 Ley 87 de 1993.
“Por la cual se establecen normas para el ejercicio del control interno en las entidades y
organismos del estado y se dictan otras disposiciones”. En esta Ley se reglamenta el control
interno, y se convierte en un conjunto de planes, metodos, procesos, procedimientos, principios,
objetivos y mecanismo de evaluacion y seguimiento, adoptados por una compañía para gestionar
que todas las actividades y operaciones se efectuen en el marco de ley y de las normas
constitucionales.
1.3.4 Ley 1314 de 2009.
“Ley de convergencia contable colombiana a normas internacionales de información
financiera y de aseguramiento de la información”. Con la aparicion las del normas
internacionales de informacion financiera NIIF, surge la necesidad de adoptar nuevos modelo de
gestión y control, con lo cual las operaciones se efectuen de manera efectiva, debido a la
globalización surge nuevas practicas y aplicaciones de estandares internacionales con el
proposito de crear nuevos escenarios donde los mercados sean mas competitivos y homogenios.
1.4 Marco contextual
En el año 1994 la empresa Florida Inversiones Ltda., inicio su actividad económica a
nivel nacional la cual tiene como sedes principal la ciudad de Bogotá y sucursal la ciudad de
Medellín. Desde entonces la empresa fue construida a través de objetivos y logros claros con
contantes avances en la prestación de servicios de alojamiento y adquisición de bienes inmuebles
para arrendamiento.
37
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Es una empresa 100% colombiana que compite a nivel económico con grandes empresas
de servicios de alojamiento muy reconocidas por la calidad del servicio, tiene como propósito
seguir satisfaciendo las necesidades de nuestros clientes.
1.4.1 Sede administrativa: Florida Inversiones Ltda., cuyo tipo de persona es jurídica y
está identificada con NIT: 900.201.052-0, desarrolló sus labores en la sede principal ubicada en
la Calle 17 No 93ª- 02 Barrio Chico de la ciudad de Bogotá D.C.
1.4.2 Objeto social: La empresa Florida Inversiones Ltda., tiene como objeto social la
explotación de bienes e inmuebles, adquisición de venta de toda clase de vehículos:
administración por cuenta propia o ajena de bienes raíces, bienes inmuebles; la celebración de
contratos de comisión para comprar o vender inmuebles; las presentación del transporte, formar
parte como socio o accionista de toda clase de sociedades; la adquisición de bienes inmuebles
para usufructuarlos, administrarlos arrendarlos y enajenarlos a cualquier título; administrar,
asesorar, organizar, auditoría contable y operativo, de hoteles, restaurantes, clubes, cafetería,
casinos, bares y tomarlos en arriendo, organizar y promocionar planes vacacionales y cualquier
otra actividad relacionada con las prestaciones del servicio de alojamiento, comestibles y
bebidas.
Para el cumplimiento de estas finalidades sociales la sociedad podrá también celebrar
cualquier otro acto licito relacionado directamente con el objeto anterior menciona. En desarrollo
de su objeto social, podrá adquirir, gravar o limitar el dominio inmuebles muebles o inmuebles y
38
Diseño de un manual de control interno para el área contable
enajenarlos cuando por razones de necesidad o conveniencia sea necesario la disposición. Tomar
dinero en mutuo, celebrar toda clase de operaciones financieras que permita obtener fondos u
otros activos necesarios para el desarrollo de la actividad o tomar interés como socio o accionista
de otras actividades que tengan fines similares o complementarios hacer aportes en dinero en
especie o en servicio a dichas empresas, funcionarse con ellas o absorberlas; y en general
celebrar o ejecutar sea en su propio nombre o por cuenta de tercero en participación con estos,
todos los actos o contratos y todas las operaciones sobre bienes muebles o inmuebles, que sean
necesarios o convenientes para la realización que ella persigue o que pueda favorecer o
desarrollar sus actividades o que de manera directa guarde relación de medio a fin con el objeto
social.
La sociedad no podrá ser fiadora de terceros incluyendo a los socios, en ambos casos
excepto cuando sea aprobado por el cien por ciento (100%) de las cuotas o parte de interés social
en que se encuentre constituido el capital de la sociedad.
1.4.3 Estructura legal:
El gerente: López Zapata Gladys del Socorro.
El gerente suplente: Montoya López Michel.
Representante legal: Montoya López Michel.
La junta directiva está conformada por:
Las sociedades López Zapata Gladys del Socorro e Inversiones M.K.J.
La empresa Florida Inversiones tiene revisor fiscal, el señor Johnny Bhaos.
39
Diseño de un manual de control interno para el área contable
1.4.4 Estatuto de la organización:
1.4.4.1 El capital social y aportes: El capital social se encuentra conformado por
30.000.000 millones divididos en 1.000 cuotas con valor nominal de 30.000.000 millones
cada una, distribuida en Socio Capitalista con 15.000.000 millones cada uno en aportes
para la sociedad.
1.4.4.2 Revisoría fiscal: la junta de socios el 1 de octubre del 2007 nombro a la
firma Bhaos y López Ltda., para llevar la revisoría fiscal de la empresa Florida
Inversiones Ltda., encargada del señor Bhaos Ruiz Jhonny Alberto quien tendrá un
suplente que lo reemplazara en sus faltas absolutas a la señora López Castro Ángela Ruiz.
1.4.4.3 Balance general: El periodo fiscal de la sociedad será anual la cual termina
el 31 de diciembre de cada año donde se presentara el cierre anual de cuentas elaborando
los estados financieros donde se reflejara el balance general, estado de resultados,
inventarios, flujo de caja el cual se presentara en la asamblea general de accionistas.
40
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Capitulo II
Diseño metodología
La investigación científica se concibe como un conjunto de procesos sistemáticos y
empíricos que se aplican al estudio de un fenómeno; es dinámica, cambiante y evolutiva.
(Sampieri, Collado, & Lucio, 2006). A continuación se describirá el proceso metodológico para
el desarrollo de la presente investigación.
2.1 Delimitación del problema
2.1.1 Espacio.
El área de estudio comprende la empresa Florida Inversiones Ltda., cuyo objeto social es
la prestación de servicios hoteleros en las ciudades de Medellín y Bogotá.
2.1.2 Universo.
Para el desarrollo de la investigación del presente trabajo de grado se cuenta con la
colaboración del personal administrativo del departamento contable de la compañía Florida
Inversiones Ltda., objeto de estudio.
41
Diseño de un manual de control interno para el área contable
2.2 Tipo de investigación
La linea de investigación del presentes trabajo se encuentra en marcada en el Control y
Revisoría Fiscal, la metodología esta basado en el tipo de investigación descriptiva toda vez que
permite realizar el análisis e interpretación de un fenómeno en un periodo especifico, esta
conlleva a construir una hipótesis de relación causa-efecto entre variables, puesto que se pretende
identificar las debilidades y fortalezas tanto internas como externas de la organización objeto de
estudio. Mediante los instrumentos de recoleccion se obtendrá la información necesaria la cual se
ordenara, clasificara y resumira los problema de la compañía, con relación a la carencia de un
control interno adecuado para la obtención de la información financiera de manera confiable y
oportuna.
Se identifica y reconoce la realidad de los controles financieros que lleva la entidad, los
cuales se detallara en el informe final de la presente investigación, en el cual se especifica y
explica las causas de las debilidades presentes dentro de la organización en relación al control
interno.
Por otra parte el proceso metodológico se desarrolla en tres etapas así: En la primera
etapa se recopilara la información suficiente para efectuar los diagnosticos y evaluaciones
pertinentes, en la segunda etapa se ordenará y analizará la información obtenida durante la
investigación y para finalizar en la tercera etapa se redactará y presentará el informe final.
42
Diseño de un manual de control interno para el área contable
2.3 Métodos de investigación
El enfoque utilizado para esta investigación será mixto (cualitativo- cuantitativo) debido a
que se toman como instrumentos de recolección de información, la observación directa
representada en la matriz DOFA, la entrevistas y el cuestionario aplicado en la compañía Florida
Inversiones Ltda.
2.3.1 Enfoque mixto.
La investigación se desenvolverá bajo el método de investigación mixto, de tal manera que
la información recopilada sea significativa y logre mostrar una perspectiva más amplia y profunda
de la problemática que se presenta en la empresa Florida Inversiones Ltda., por la falta de control
en los proceso del área contable.
2.3.1.1 Enfoque cualitativo: La investigación tendrá un enfoque cualitativo la que
consiste “en utilizar la recolección de datos sin medición numérica para descubrir o afinar
preguntas de investigación en el proceso de interpretación”. (Sampieri, Collado, & Lucio,
pág. 8).
2.3.1.2 Enfoque cuantitativo: Según (Sampieri, Collado, & Lucio, 2006), el
enfoque cuantitativo consiste “en utilizar la recolección y el análisis de datos para
contestar preguntas de investigación y probar hipótesis establecidas previamente, y confía
en la medición numérica, el conteo y frecuentemente en el uso de la estadística para
establecer con exactitud patrones de comportamiento en una población”. Se utilizara el
enfoque cuantitativo porque se pretender recolectar datos para conocer la problemática
43
Diseño de un manual de control interno para el área contable
estudiada y encontrar posibles soluciones para el mismo, con base en la medición
numérica y el análisis estadístico, para establecer pautas de comportamiento.
2.4 Fuentes y técnicas de recolección de información.
2.4.1 Fuentes primarias.
Para alcanzar los objetivos propuestos es necesario la recolección de datos, los que hace
inevitable utilizar técnicas e instrumentos acordes que permitan alcanzar la información
suficiente y exacta, que se acerque a la realidad de entidad.
En el desarrollo de esta investigación se utilizaran tres instrumentos donde el primero
será para obtener datos provenientes de la observación directa por partes de los investigadores en
la cual se efectuara una matriz DOFA, con el fin de diagnosticar las debilidades, fortalezas,
oportunidades y amenazas tanto internas como externas del proceso contables de la compañía
Florida Inversiones.
Por otra parte el segundo instrumento sera el cuestionario el cual permite estandarizar la
recolección de la información. Cabe destacar que este instrumento debe ser bien diseñado para
evitar obtener datos incompletos e imprecisos, generando una información poco confiable, por
este motivo el cuestionario será aplicado a los empleados administrativos del departamento
contable de la compañía Florida Invesiones.
44
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Para finalizar, el tercer instrumento utilizado es la entrevista, esto es la comunicación
entre la compañía sujeto de estudio y los investigadores a fin de obtener informacion completa
de los interrograntes planteados frente al tema y problema propuesto. Dentro de este orden de
ideas este método es más eficiente que el cuestionario, ya que permite obtener datos completos e
indigar en la solucion de la problemática, y con este los investigadores pueden justificar y
manifestar el propósito del estudio, este metodo se aplicara a la contadora de la compañía.
2.4.2 Fuentes secundarias.
Entre de las fuentes secundarias que se manejarán están: Libros y textos relativos al control
interno y al modelo coso, publicaciones del gobierno como leyes, decretos, resoluciones, etc., que
tienen relacionen con el tema de investigación, trabajos y tesis de grado afines, documentos de
Internet, entre otros.
2.4.3 Técnicas de recolección de información.
Según (Sampieri, Collado, & Lucio, 2006) define la técnica de recolección de
información como "el método de recolección de datos de información pertinente sobre las
variables involucradas en la investigación”. Es decir las técnicas es la manera por la cual se va a
obtener los datos, para la presente investigación se utilizará la entrevista, el cuestionario y la
observación directa.
45
Diseño de un manual de control interno para el área contable
2.5 Procesamiento de los datos.
2.5.1 Captura de datos.
Los datos serán recopilados por el equipo investigador, dicha información será procesada
de la siguiente manera:
Creación de los instrumentos tomando en cuenta las variables.
Visita y recorrido por la empresa, donde se observara los procesos contables
analizando las debilidades y fortalezas.
Se aplicara el cuestionario a los empleados de empresa con el fin de obtener la
información sobre el problema estudiado.
Se aplicara la entrevista a la contadora de la compañía.
Brindar el instrumento final para la compañía Florida Inversiones Ltda.
2.5.2 Procesamiento datos.
En el procesamiento de la información, se recopilar y organizara los datos obtenidos de la
aplicación de los instrumentos, la cual se tabulara y presentará gráficamente lo cual permite
manejar porcentajes.
2.5.3 Presentación de los datos.
La presentación de la información se recopilada en graficas por cada ítem del
cuestionario aplicado.
46
Diseño de un manual de control interno para el área contable
2.6 Sistema de hipótesis y variables.
El presente trabajo de grado no manejara un sistema de hipótesis y variables, dado que el
tipo de investigacion tiene un enfoque cualitativo con la que se pretende dar una solución a un
problema, mediante el análisis y presentación de un Diseño de control interno para el área
contable para la empresa Florida Inversiones Ltda.
2.7 Población y muestra.
Se toma como muestra el personal administrativo del departamento contable de la
compañía Florida Inversiones, la cual constituyen la población objeto de estudio de esta
investigación.
2.8 Recursos disponibles.
2.8.1 Recursos humanos.
Para el desarrollo de la presente investigación los recursos humanos con los que se cuenta
son: los investigadores, asesores y profesores del programa de Contaduría Pública de la Fundación
Universitaria Panamericana.
2.8.2 Recursos materiales.
Durante la investigación se contó con los siguientes recursos materiales: computador,
internet, libros, tesis, útiles (esferos, lápices, borradores, papel, carpetas, usb, otros).
47
Diseño de un manual de control interno para el área contable
2.8.3 Recursos Institucionales.
Los recursos institucionales hacen referencia a cada una de las dependencias de la
Fundación Universitaria Panamericana en especial a la Faculta de Ciencias Empresariales y su
Programa de Contaduría Pública y la Biblioteca con sede en la Av. 68, y por otra parte a la
compañía Florida Inversiones Ltda., y sus departamentos.
2.8.4 Recursos financieros.
Los recursos financieros se discriminan a continuación:
Tabla 1. Recursos financieros.
MATERIALES VALOR
Fotocopias e impresiones 230.000
Internet 190.000
Anillado y empastado 270.000
Transporte 250.000
Gastos varios e imprevistos 180.000
TOTAL 1.120.000
Fuente: Elaboración Propia.
48
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Capítulo III
Generalidades de la empresa
3.1 Gerencia.
La empresa Florida Inversiones Ltda., está dirigida por la señora Gladys López López,
gerente general encargada de gestionar todo lo relacionado con la actividad económica
(Alojamiento en hoteles, hostales y aparta hoteles). El señor Michel Montoya López es el gerente
del área financiera, administrativa y comercial de la empresa, dentro de las funciones que
desempeña se encuentra las siguientes:
Marketing de los servicios.
Supervisión de la prestación de servicios bajo estándares de calidad.
Programación de pagos.
Manejo de efectivo.
Presentación de informas financieros mensuales y anuales.
3.2 Departamento contable.
Cuenta con un grupo de auxiliares para cumplir con las funciones relacionadas con la
actividad de la empresa, el cual está encabezado por el director financiero, el señor José Ariel
Plazas y la contadora Marcela Gutiérrez esta última encargada de llevar sistemáticamente las
49
Diseño de un manual de control interno para el área contable
operaciones de la empresa para dar mejores resultados en la validación de costos, gastos y
utilidades de la empresa.
3.2 Departamento administrativo.
La empresa Florida Inversiones Ltda., cuenta con un grupo administrativo los cuales se
encargan de hacer todas las reservas para los hoteles, prestando una atención vía telefónica y
personalizada al cliente ofreciendo un servicio cómodo y satisfactorio a los usuarios. También
cuenta con una secretaria la cual cumple con la función de realizar el manejo de documentación
como facturas, recibos de caja, atención a clientes y proveedores.
Resultados
El análisis de los datos se efectuó de acuerdo a los resultados derivados de los
instrumentos aplicación en el desarrollo de la investigación, comenzando con la observación
directa, la cual se presenta por medio de la matriz DOFA, en el según instrumentos el
cuestionario el cual se recopilo mediante una tabla y se representó mediante gráficas y para
finalizar la entrevista aplica a la contadora de la compañía.
50
Diseño de un manual de control interno para el área contable
4.1 Análisis matriz DOFA.
Tabla 2. Matriz DOFA.
Fortalezas ( F ) Debilidades ( D )
F1: Experiencia del personal.
F2: Trabajo en equipo.
F3: Análisis de la información.
F4: Orden en la documentación.
D1: No cuenta con un reglamento interno.
D2: Falta de manuales que orienten las
herramientas correspondientes a la
presentación de la información contable.
D3: La compañía no cuenta con un sistema
de control interno.
D4: Duplicidad en las funciones del personal
Oportunidades ( O) Amenazas ( A )
O1: Solvencia económica.
O2: Información contable confiable.
O3: Constituir una política que beneficie al
área contable.
O4: Levantamiento de acciones preventivas,
correctivas y de mejora.
A1: El personal no es netamente contable y
no analizan la información de la misma
manera.
A2: La parametrización en el sistema las
cuenta de los ingresos, los conceptos están
mal parametrizados esto lleva a presentar
información poco confiable.
A3: Facturas de proveedores no cumplen con
los requisitos establecidos.
A4: Falta de controles.
Fuente: Dependencia contable de la empresa Florida Inversiones.
4.2 Análisis cuestionario.
El análisis se realizó de acuerdo a las respuestas obtenidas en la aplicación del cuestionario a
cada uno de los empleados del área contable de la compañía Florida Inversiones Ltda.
51
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Tabla 3. Cuestionario - Pregunta 1.
Pregunta 1
¿Existe un manual de control implementado
para los procesos del Área Financiera y
contable de la organización?
No. Personas SI NO
6 0 6
100% 0% 100%
Fuente: Cuestionario dirigido al área de contabilidad.
La tabla No. 3 muestra que la empresa Florida Inversiones Ltda., no cuenta en la
actualidad con un manual de control interno, ni controles implementado para los procesos del
área financiera de organización, lo que genera la necesidad de su respectiva implementación y
aplicación.
Tabla 4. Cuestionario - Pregunta 2.
Pregunta 2 ¿Existen políticas contables que permitan el
buen desarrollo de las actividades?
No. Personas SI NO
6 0 6
100% 0% 100%
Fuente: Cuestionario dirigido al área de contabilidad.
La tabla No. 4 muestra que la compañía Florida Inversiones Ltda., no cuenta con políticas
contables que le permitan el buen desarrollo de las actividades, conllevando esto a perdida de la
información, manejo inadecuado de los recursos económicos y atrasos en la contabilidad
produciendo que los reportes financieros no se ajusten a la realidad de la empresa.
0
6
0
5
10
Si No
Pregunta 1
0
6
0 5 10
Si
No
Pregunta 2
52
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Tabla 5. Cuestionario - Pregunta 3.
Pregunta 3
¿Considera importante y necesario el contar
con un manual de control interno para la
institución?
No. Personas SI NO
6 6 0
100% 100% 0%
Fuente: Cuestionario dirigido al área de contabilidad.
La tabla No. 5 muestra que Florida Inversiones, tienen en su totalidad el interés por la
implementación de un manual de control interno que le permita establecer de forma idónea las
funciones y responsabilidades, con el fin de realizar una mejor gestión en el área contable y
financiera.
Tabla 6. Cuestionario - Pregunta 4.
Pregunta 4 ¿La compañía posee un organigrama o
estructura organizacional definida?
No. Personas SI NO
6 1 5
100% 17% 83%
Fuente: Cuestionario dirigido al área de contabilidad.
La tabla No. 6 muestra que la organización Florida Inversiones Ltda., no existe una
estructura organizacional establecida y que la jerarquía de la empresa es la única que se
encuentra definida, lo que genera la necesidad de diseñar una estructura para la implementación
de los controles respectivos.
Si No
Si
No
53
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Tabla 7. Cuestionario - Pregunta 5.
Pregunta 5
¿Considera que la implementación de
controles le permitirá a la organización un
adecuado manejo de la información
financiera y contable que permita un
funcionamiento idóneo?
No. Personas SI NO
6 6 0
100% 100% 0%
Fuente: Cuestionario dirigido al área de contabilidad.
La tabla No. 7 muestra que la empresa Florida Inversiones tiene una percepción positiva
frente a los establecimientos de controles en los procesos del departamento contable, y esto se
convierte en un elemento importante para la implementación de un manual de control que
fortalezca la empresa.
Tabla 8. Cuestionario - Pregunta 6.
Pregunta 6
¿Estaría dispuesto a implementar un manual
de control interno en el área de contabilidad,
que cuente con procedimientos, para
optimizar el tiempo y mejorar la calidad del
trabajo?
No. Personas SI NO
6 5 1
100% 83% 17%
Fuente: Cuestionario dirigido al área de contabilidad.
La tabla No. 8 muestra que la empresa Florida Inversiones estaría dispuesto a la
implementación de un manual de control interno que le permita la optimización de tiempo y
mejoramiento de la calidad de las labores, sin embargo se tiene que haber un compromiso por la
alta gerencia.
6
0
0
2
4
6
8
Si NoPregunta 5
5 1
0
2
4
6
Si No
Pregunta 6
54
Diseño de un manual de control interno para el área contable
4.3 Análisis entrevista.
El análisis se realizara de acorde a las respuestas obtenidas en la entrevista aplicada a la
señora Marcela Gutiérrez contadora pública de la compañía Florida Inversiones Ltda.
Tabla 9. Entrevista aplicada a un directivo.
Entrevista realizada a un directivo de la empresa Florida Inversiones Ltda.
1. ¿Se encuentran documentadas las funciones para cada uno de los colaboradores del área
de contabilidad?
Respuesta: No hay manual de funciones que delegue las funciones del personal.
2. ¿Se realiza algún tipo de planeación, en este caso para el área de contabilidad?
Respuesta: No existe planeación en las actividades a desarrollar durante los periodos
3. ¿Proporciona algún tipo de incentivos a sus colaboradores?
Respuesta: La empresa no tiene un departamento de recursos humanos por lo tanto al
personal no se le brinda la mayor importancia en beneficios personales y laborales.
4. ¿La empresa dispone en este momento de personal suficiente para el desarrollo de cada
actividad, según corresponda en el área contable?
Respuesta: Actualmente el área contable cuenta con colaboradores el cual alcanza a
cumplir con las funciones, pero en los cierres tienen exceso de trabajo.
5. ¿Cree usted que es necesario establecer controles con el fin de mitigar los riesgos
existentes en el área de contabilidad?
Respuesta: Es una parte esencial para controlar los riesgos y tener control sobre las
actividades.
6. ¿Realizan comités de empleados, donde ellos puedan dar a conocer sus inquietudes,
puntos de vista y mejoramiento de procesos acerca del área de contabilidad?
Respuesta: No está implementada esa política que fortalezcan el personal.
7. ¿Qué porcentaje de probabilidad existe de que se implemente un manual de control
interno para el área de contabilidad?
Respuesta: Un 60% ya que para lograr una implementación de control interno se
requiere concientizar a la gerencia de la necesidad de un control en el área contable y
los gastos que incurre financieramente.
Fuente: Entrevista aplicada a un directivo.
55
Diseño de un manual de control interno para el área contable
La tabla No. 9 muestra los resultados de la entrevista aplicada a la señora Marcela
Gutiérrez contadora pública de la empresa Florida Inversiones, donde se ratifica que la compañía
no cuenta con un manual de proceso para el área contable y aplican control de forma empírica,
sin ratificar que estos mitiguen los riesgos inherentes a cada actividad desarrollada, aclara que la
responsabilidad de la implementación de un adecuado sistema de control interno está a cargo de
los directivos de la compañía.
4.4 Análisis de resultados.
De acuerdo al analisis de datos recopilados podemos inferir que:
En el área contable de la compañía Florida Inversiones no cuenta con un manual
de control interno, sin embargo se tiene la conciencia e interes por su
implementación e importancia que tiene para el proceso del departamento.
En el área contable de la compañía Florida Inversiones se desarrollan los procesos
de forma empírica, debido a que no cuentan con procedimientos trazados
previamente para el desempeño de las funciones de cada cargo.
El analisis de los procesos actuales llevados a cabo al aéra contable nos permite
determinar las debilidades y las estrategias adecuados para la creación de controles que mitigen
los posibles riesgos que se generan en el desarrollo de las actividads cotidianas.
Durante la aplicación del cuestionario, la entrevista y la observación directa a los
empleados del área contable de la compañía Florida Inversiones Ltda., nos permitio establecer
las siguientes debilidades y falencias de los control aplicados:
56
Diseño de un manual de control interno para el área contable
No existe una adecuada segregación de funciones.
No se efectúa un arqueo sorpresivo de la caja.
No existe un monto máximo de asignación para la caja.
No se efectúan los recibos de caja en el momento que los clientes realizan los pagos.
Se evidencia diferencia entre el programa de nómina y el modulo contable.
La información contable y su respectivo soporte no son revisados por otra persona.
Los soportes de los gastos no son acordes a la actividad de la empresa.
No hay documentos soportes de la totalidad de las transacciones efectuadas por la
entidad.
4.5 Descripción de los procesos del área contable e identificación de puntos críticos
para mitigar los riesgos.
Es importante presentar una descripción de los procesos que presentan falencias, con el
fin de identificar los puntos críticos para mitigar los posibles riesgos inversos en cada
procedimiento.
4.5.1 Arqueo de caja.
Consiste en el análisis de las transacciones del efectivo, durante un lapso determinado,
con el objeto de comprobar si se ha contabilizado todo el efectivo recibido y por tanto el saldo
que arroja esta cuenta, corresponde con lo que se encuentra físicamente en caja en dinero
efectivo, cheques o comprobante. Sirve también para saber si los controles internos se están
llevando adecuadamente. (Gerencie, 2016).
57
Diseño de un manual de control interno para el área contable
4.5.1.1 Situación crítico del arqueo de caja:
No existe una responsabilidad del funcionario debido a que no hay una función
específica que el funcionario debe ser el responsable de los recursos entregados.
No hay una política para el proceso de arqueo y manejo de las cajas.
No se efectúa los respectivos soportes de la salida de dinero.
4.5.2 Egresos.
Es un conjunto de erogaciones destinadas al funcionamiento de la empresa, dentro de
estas se encuentran mantenimiento, pago de servicios, insumos y otros. (Gerencie, 2016).
4.5.1.1 Situación crítico de los egresos:
Los documentos que soportan (facturas) los gastos de las cajas no son coherentes
con la actividad de la empresa.
No se efectúa los respectivos soportes de la salida de dinero.
La mayoría de los gastos no son presupuestaos, lo que se ve reflejado en los
estados financieros.
4.5.3 Recibos de caja.
El recibo de caja general, comprobante de ingreso o comprobante de pago como en
algunos casos se le denomina es un documento contable que nos sirve para soportar el detalle de
una determinada transacción económica por lo que en este video tutorial explicaremos como
funciona y cuando debemos utilizarlo. (Contabilizalo, 2013).
58
Diseño de un manual de control interno para el área contable
4.5.3.1 Situación crítico recibos de caja:
Los recibos no son revisados por otra persona que validar posibles errores.
No se entregan la respectiva copia a los clientes.
No se realizan los soportes en el momento del ingreso del efectivo.
4.5.4 Conciliación bancaria.
La conciliación bancaria es un proceso que permite confrontar y conciliar los valores que
la empresa tiene registrados, de una cuenta de ahorros o corriente, con los valores que el banco
suministra por medio del extracto bancario. (Gerencie, 2016).
4.5.4.1 Situación crítico conciliación bancaria:
Se presenta inconsistencia en los pagos que dificulta la realización de las
conciliaciones bancarias, por otro lado no existe claridad en las consignaciones
realizadas por los clientes como anticipo.
4.6 Diseño de manual de control interno para el área contable.
Con los resultados obtenidos en la investigación, nos permitimos proponer el diseño de
un manual de control interno para el área contable, que les permita un adecuado funcionamiento,
minimizando los riesgos existentes y contribuyendo al mejoramiento continuo del proceso
contable y su información financiera.
59
Diseño de un manual de control interno para el área contable
A continuación presentamos el respectivo diseño de un manual de control interno para el
área contable de la compañía Florida Inversiones Ltda.
Manual de Control Interno
COSO III
(Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway)
Florida Inversiones Ltda.
Departamento Contable
Luisa Fernanda Laverde Saldaña
Yaneth Hernández Vera
Franci Paola Sánchez Galindez
Fundación Universitaria Panamericana
Facultad de Ciencias Empresariales
Contaduría Pública
Bogotá, Colombia
2016-I
60
Diseño de un manual de control interno para el área contable
1. Presentación
“El control interno es un proceso efectuado por el consejo de administración, la dirección
y el resto del personal de una entidad, diseñado con el objetivo de proporcionar un grado de
seguridad razonable en cuanto a la consecución de los objetivos dentro de las siguientes
categorías: a) eficiencia y eficacia de las operaciones, b) fiabilidad de la información financiera,
c) cumplimiento de las normas y leyes aplicables”. (Coopers & Lybrand, 1997, pág. 16).
Según la Ley 87 de 1993, “se entiende por control interno el sistema integrado por el
esquema de organización y el conjunto de los planes, métodos, principios, normas,
procedimientos y mecanismos de verificación y evaluación adoptados por una entidad, con el fin
de procurar que todas las actividades, operaciones y actuaciones, así como la administración de
la información y los recursos, se realicen de acuerdo con las normas constitucionales y legales
vigentes dentro de las políticas trazadas por la dirección y en atención a las metas u objetivos
previstos”. (Congreso de Colombia, 1993).
El Control Interno debe atender a los principios de igualdad, moralidad, eficiencia,
economía, celeridad, imparcialidad, publicidad y valoración de costos ambientales.
Finalmente se entenderá que el control interno es un proceso ejecutado por la
administración y el personal de la entidad, cuya misión es salvaguardar los activos y la fidelidad
de los registros contables y financieros, dicha actividad de control es, por lo tanto la más
importante y clave, toda vez que se convierte en una herramienta estratégica que permite
61
Diseño de un manual de control interno para el área contable
eliminar la subjetividad de aplicar los controles a conveniencia, dejando de lado la objetividad y
sus interrelaciones.
2. Objetivos del control interno.
El control interno tiene como objetivo establecer las políticas, los métodos, los
procedimientos y mecanismos de control, estos permiten evaluar, prevenir y efectuar el
mejoramiento continuo en la compañía garantizado la eficiencia y el cumplimiento de los
principios constitucionales, las normas y leyes que la regulan.
En el artículo 2 de la Ley 87 (1993) se establecidos los siguientes objetivos
fundamentales:
Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante
posibles riesgos que los afecten.
Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo
y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el
logro de la misión institucional.
Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidas al
cumplimiento de los objetivos de la entidad.
Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional.
Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros.
Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las
desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus
objetivos.
62
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de
verificación y evaluación.
Velar porque la organización disponga de procesos de planeación y mecanismos
adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y
características.
3. Características del control interno
El sistema de control interno se convierte en la herramienta esencial la cual constituye
parte integral de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información y
operacionales que conforman una organización, ya que esta manera permite salvaguardar los
activos y confiar en sus registros. No obstante, la máxima autoridad de la entidad, tiene la
responsabilidad de establecer y mantener el sistema de control interno, el cual debe establecer
una estructura adecuada para minimizar errores y omisiones.
Sin embargo, el control interno debe ser ejecutado tanto por los funcionarios como por
los servidores que ejerzan su labor en la organización, constituyéndose estos, como el elemento
más importante para su funcionamiento, ya pueden conocer e identificar todos los riesgos
actuales a los que estan expuestos en el desarrollo de sus funciones y desarrollar inmediatamente
controles para combatirlos, es por esto, que es necesario crear conciencia del control interno con
enfasis en el autocontrol, el cual contribuye a la consolidación de una cultura organizacional
basada planeación, evaluando y propendiendo porque el control interno sea una herramienta
fundamental sobre la cual la administración puede cumplir con efectividad sus metas y objetivos
institucionales.
63
Diseño de un manual de control interno para el área contable
4. Elementos del control interno
5. Control Interno con base al Informe COSO
En la actualidad existen diversas guías cuyo objetivo ha sido estandarizar los conceptos,
siendo la más importante el informe Coso (Committee of Sponsoring Organizations of the
Treadway) es considerado el punto de referencia del control interno, tanto en la práctica de las
empresas, en los gobierno, y finalmente en las universidades y centros de investigación.
64
Diseño de un manual de control interno para el área contable
5.1 Componentes del COSO III
De acuerdo al informe Coso, el control interno está compuesto de cinco componentes
relacionados entre ellos, los cuales están integrados en los procesos directivos y son iguales para
todas las compañías. A continuación se describen los componentes a partir del marco integrado
de control interno del informe Coso 2013.
5.1.1 Entorno de control: De acuerdo a la organización Coopers & Lybrand (1997) el
entorno de control “Marcas las pautas de comportamiento en una organización, tiene una
influencia directa en el nivel de conciencia del personal respecto al control. Constituye la base de
todos los demás elementos del control, aportando disciplina y estructura” (pág. 27). Es por tal
motivo que este componente es uno de los más importantes debido ejerce influencia en el
desarrollo de las funciones y genera una cultura de autocontrol, la cual permite la evaluación
diaria de los riesgos inherentes en el desarrollo de cada labor. En la gráfico 2 se relaciona cada
uno de los elementos que hacen parte del entorno de control.
6. Oficina de control interno
Según la Guía para la administración del riesgo La Oficina de Control Interno dentro de su
función asesora comunicará y presentará luego del seguimiento y evaluación sus resultados y
propuestas de mejoramiento y tratamiento a las situaciones detectadas. (Departamento
Administrativo de la función pública, 2011)
65
Diseño de un manual de control interno para el área contable
7. Campo de aplicación
Con respecto al campo de aplicación se hace la salvedad de que el manual de Control
Interno para la empresa Florida Inversiones Limitada, está diseñado única y exclusivamente para
ser aplicado al área contable.
8. Control Interno Contable
El control interno de las empresas privadas se ha convertido últimamente en uno de los
pilares en las organizaciones empresariales, pues nos permite observar con claridad la eficiencia y
la eficacia de las operaciones, y la confiabilidad de los registros y el cumplimiento de las leyes,
normas y regulaciones aplicables. El control interno se sustenta en la independencia entre las
unidades operativas, en el reconocimiento efectivo de la necesidad de contar con un control interno
y la fijación de responsabilidades. Sólo así podrá tener éxito.
En consecuencia podríamos decir que el control interno es de vital importancia, ya que
promueve la eficiencia y asegura la efectividad y, sobre todo, previene que se violen las normas y
los principios contables. (Ruffner, 2016)
9. Objetivos del Control Interno Contable
Son objetivos del Control Interno Contable los siguientes:
Generar información contable con las características de confiabilidad,
comprensibilidad y relevancia, en procura de lograr la gestión eficiente, transparencia,
66
Diseño de un manual de control interno para el área contable
control de los recursos públicos y rendición de cuentas, como propósitos del Sistema
de Nacional de Contabilidad Pública.
Establecer compromisos que orientan el accionar administrativo de la compañía en
términos de información contable confiable, relevante y comprensible.
Promover la cultura del autocontrol por parte de los ejecutores directos de las
actividades relacionadas con el proceso contable.
Garantizar que la información financiera, económica, social y ambiental de la
compañía pública se reconozca y revele con sujeción al Régimen de Contabilidad
Pública.
Identificar el proceso Contable, dentro del flujo de procesos de la entidad, definiendo
sus objetivos bajo los principios de economía, eficiencia, eficacia, celeridad y
publicidad.
Administrar los riesgos de índole contable de la compañía a fin de preservar la
confiabilidad, relevancia y comprensibilidad de la información como producto del
proceso contable.
Definir e implementar los controles que sean necesarios para que se lleven a cabo las
diferentes actividades del proceso contable público en forma adecuada, con el fin de
administrar los riesgos de índole contable identificados.
Garantizar la existencia y efectividad de controles eficientes, eficaces y económicos,
en los términos del artículo 9º de la Ley 87 de 1993 y en las demás normas que la
modifiquen o la sustituyan.
Verificar las políticas de operación para el desarrollo de la función contable; el diseño
del proceso contable, sus controles y acciones de prevención en relación con los
67
Diseño de un manual de control interno para el área contable
riesgos de índole contable; y la existencia de indicadores que permitan evaluar
permanentemente la gestión y los resultados de la entidad.
Garantizar la generación y difusión de información contable necesaria para el
cumplimiento de los objetivos de gestión pública, control público, divulgación y
cultura.
Establecer los medios necesarios que permitan una efectiva comunicación interna y
externa, de la información contable.
Adelantar evaluaciones permanentes a la ejecución del proceso contable y a sus
resultados, por parte de los diferentes niveles de autoridad y responsabilidad
relacionados con el proceso contable, para que se lleven a cabo las acciones de
mejoramiento pertinentes.
Garantizar la realización de evaluaciones independientes al Control Interno Contable
en forma oportuna y eficaz por la Unidad u Oficina de Control Interno o quien haga
sus veces.
Establecer los elementos básicos de evaluación y seguimiento permanente que deben
realizar los jefes de control interno, respecto de la existencia y efectividad de los
controles al proceso contable necesarios para mantener la calidad de la información
financiera, económica, social y ambiental del ente público.
Garantizar la operación del proceso contable con base en las diferentes disposiciones
de orden constitucional, legal y reglamentaria que le son propias.
Asegurar la producción de información contable uniforme con destino a los diferentes
usuarios, de acuerdo con sus objetivos de gestión pública, control público, y
divulgación y cultura.
68
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Procurar por el cumplimiento de las normas relacionadas con el mejoramiento de la
calidad de la información contable.
10. Evaluación del Control Interno Contable
Es la medición o valoración que se hace al Control Interno en el proceso contable de una
entidad, con el propósito de determinar su calidad, el nivel de confianza que se le puede otorgar y
si sus actividades de control son eficaces, eficientes y económicas en la prevención y
neutralización del riesgo inherente a la gestión contable.
En ejercicio de la autoevaluación como fundamento del control interno, los contadores bajo
cuya responsabilidad se produce información contable, y los demás colaboradores de las áreas que
generan hechos, tales como transacciones y operaciones susceptibles de reconocer contablemente,
son responsables, en lo que corresponda, por la operatividad eficiente del proceso contable,
actividades y tareas a su cargo; por la supervisión continua a la eficacia de los controles integrados;
y por desarrollar la autoevaluación permanente a los resultados de su labor, como parte del
cumplimiento de las metas previstas por la dependencia a la cual pertenecen.
En términos de la evaluación independiente, la Evaluación del Control Interno Contable en
la Compañía corresponde al Jefe de la Oficina de Control Interno o quien haga sus veces, de
conformidad con lo establecido en el Manual de Implementación del Modelo Estándar de Control
Interno, adoptado mediante la Resolución 142 de 2005, expedido por el Departamento
Administrativo de la Función Pública.
69
Diseño de un manual de control interno para el área contable
11. Riesgos Contables
Representa la posibilidad de ocurrencia de eventos, tanto internos como externos, que
tienen la probabilidad de afectar o impedir el logro de información contable con las características
de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad.
El riesgo de índole contable se materializa cuando los hechos económicos, financieros,
sociales y ambientales no se incluyan en el proceso contable o, habiendo sido incluidos, no
cumplan con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad Pública.
12. Elaboración de Estados, Informes y Reportes Contables.
Sobre el contador público o quien haga sus veces, recae la responsabilidad del sistema
contable de la empresa. Debe preparar los estados, informes y reportes contables que sean
necesarios, así como comunicar al tomador de decisiones sobre la situación financiera, y
económica y de los resultados logrados en un determinado periodo.
La información contable producida debe revelar en forma confiable, relevante y
comprensible la realidad financiera y económica, de la empresa, y ello será objeto de certificación
mediante las firmas del representante legal y del respectivo contador de la entidad, en los términos
definidos en el Régimen de Contabilidad Pública. (Oficina de Control Interno Alcaldía de Pacho,
2016)
70
Diseño de un manual de control interno para el área contable
13. Técnicas de Auditoría en Control Interno
13.1 Técnicas de Verificación Ocular
Consisten en verificar en la compañía auditada, en forma directa y paralela, como se
desarrollan y documentan los procesos, procedimientos, controles, las instalaciones físicas, los
movimientos diarios, la relación con el entorno, accionar de sus directivos y trabajadores,
permitiendo tener una visión de la organización desde el ángulo que el auditor necesita. Entre ellas
está la Observación, Comparación y Revisión Selectiva.
13.1.1 Observación: Es el examen ocular, constituye el método clásico de obtención de
información, permite conocer la realidad objetivamente, la percepción directa del objeto, tales
como, operaciones que involucren al personal, procedimientos, procesos, entre otros.
13.1.2 Comparación o Confrontación: Acto de observar la similitud o diferencia
existente entre dos o más elementos, pudiéndose citar, la comparación de resultados, contra
criterios aceptables, lineamientos normativos, técnicos y prácticos establecidos, esto permite al
auditor determinar la veracidad de las operaciones registradas.
13.1.3 Revisión selectiva: Consiste en el examen ocular rápido de los datos o partidas que
conforman un universo homogéneo en ciertas áreas, actividades o documentos elaborados, con
fines de separar mentalmente asuntos que no son normales.
71
Diseño de un manual de control interno para el área contable
13.2 Técnicas de verificación oral o verbal: Permite obtener información oral dentro o
fuera de la unidad auditada. Esta puede ser por entrevistas, indagación, encuestas y cuestionarios.
13.2.1 Indagación: Consiste en obtener información verbal sobre un asunto mediante
averiguaciones directas o conversaciones con funcionarios u otro personal, de la compañía o con
terceros, sobre posibles puntos débiles en la aplicación de los procedimientos, prácticas
de control interno u otras situaciones que el auditor considere relevantes para su trabajo.
13.2.2 Encuestas y cuestionarios: Se les llama método interrogativo o de opinión, se
efectúa con un propósito específico. La información que se obtenga por estas vías es poco
confiable, menos que la recolectada por los auditores en base a entrevistas. Por lo tanto debe ser
utilizada con mucho cuidado, a no ser que cuente con evidencia que la corrobore.
13.2.3 Entrevistas: Esta técnica consiste en realizar entrevistas y discusiones con
funcionarios de la compañía y con otras personas. La información recopilada por medio de esta
técnica, puede utilizarse para completar, explicar, interpretar o contradecir otra obtenida por otras
fuentes.
13.3 Técnicas de verificación documental: Consisten en obtener de la compañía
documentación escrita para soportar las afirmaciones, análisis o estudios realizados por los
auditores. Entre ellas se encuentran:
72
Diseño de un manual de control interno para el área contable
13.3.1 Comprobación: Técnica que se aplica en el curso de un examen, con el fin de
corroborar la existencia, legalidad, integridad, autenticidad y legitimidad de las operaciones
efectuadas por una entidad, mediante la verificación de los documentos que la justifican o
sustenta una operación o transacción.
13.3.2 Computación: Se utiliza para verificar la exactitud y corrección aritmética de un
resultado. Se prueba solamente la exactitud de un cálculo, por lo tanto, se requiere de otras
pruebas adicionales para establecer la validez de las cifras incluidas en una operación.
13.3.3 Rastreo: Es utilizada para dar seguimiento y controlar una operación de manera
progresiva, de un punto a otro de un proceso interno o de un proceso a otro por una unidad
operativa dada, para asegurarse de su regularidad y corrección.
13.3.4 Revisión analítica: Análisis de índices, indicadores, tendencias y la investigación
de fluctuaciones, variaciones y relaciones que resulten inconsistentes o se deriven de las
operaciones, planes, entre otros, pronosticados.
13.3.5 Estudio General (Exploración): Consiste en la evaluación general de la
información de la entidad, sobre su naturaleza jurídica, objeto social, estados contables,
información presupuestal, sistemas de información, sistemas de control, plan indicativo de
gestión, contratación, etc.
73
Diseño de un manual de control interno para el área contable
13.4 Técnicas de verificación físicas
Es el reconocimiento real, sobre hechos o situaciones dadas en tiempo y espacio
determinados y se emplea como técnica la inspección, que no es más que el examen minucioso de
los recursos físicos y documentos para determinar su existencia y autenticidad de un activo o de
una operación registrada en la contabilidad o presentada en los estados financieros de la entidad.
13.5 Técnicas de verificación escrita
Se fundamentan en reflejar información importante, para el trabajo del auditor, se obtiene
de las formas siguientes:
13.5.1 Análisis: Consiste en recopilar y manipular información lógica. Permite identificar
y clasificar para su posterior análisis, todos los aspectos de mayor significación y que en un
momento dado pueden afectar la operatividad de la compañía auditada.
13.5.2 Conciliación: Implica que concuerden dos conjuntos de datos relacionados,
separados o independientes, confrontar información producida por diferentes unidades
administrativas o instituciones, en relación con una misma operación o actividad, a efectos de
hacerla coincidir, lo que permite determinar la validez, veracidad e idoneidad de los registros,
informes y resultados que están siendo evaluados.
13.5.3Confirmación: Permite comprobar la autenticidad de los registros, saldos y
documentos analizados a través de información directa y por escrito, otorgada por funcionarios
74
Diseño de un manual de control interno para el área contable
internos o externos que participan, realizan o se vinculan con las operaciones sujetas a
comprobación.
13.5.4 Certificación: Su objetivo fundamental es la obtención de un documento en el que
se asegure la verdad de un hecho, legalizado por lo general mediante la firma de una autoridad.
13.5.5 Acta de Declaración: Es un medio muy eficaz para el trabajo del auditor, dada las
peculiaridades actuales de nuestro trabajo, su objetivo es dejar constancia escrita, mediante acta
de las declaraciones que por cualquier motivo realicen ante los auditores los trabajadores,
funcionarios y dirigentes de la compañía auditada u otro personal que tenga relación con los
hallazgos de la auditoria.
13.5.6 Tabulación: Es la técnica de auditoria, mediante la cual se agrupan los resultados
logrados, en las áreas, segmentos, o elementos examinados, de manera que se facilite la
elaboración de las conclusiones. (EcuRed conocimiento con todos y para todos, 2016 )
Evaluación del control interno contable
EVALUCION DEL CONTROL INTERNO COSO III EN LA EMPRESA FLORIDA
INVERSIONES LTDA
CALIFICACION OBSERVACION
1 CONTROL INTERNO CONTABLE
1,1 ETAPAS DE RECONOCIMIENO
1,1,1 IDENTIFICACION
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Diseño de un manual de control interno para el área contable
1 ¿Se tienen debidamente identificados los productos del
proceso contable que deben suministrarse a las demás
áreas de la compañía y a los usuarios externos?
2 ¿Se tienen debidamente identificados los productos de los
demás procesos que se constituyen en el proceso
contable?
3 ¿Se tienen identificados en la compañía los procesos que
generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo
tanto se constituyen en proveedores de información del
proceso contable?
4 ¿Existen políticas mediante las cuales las transacciones,
hechos y operaciones realizadas en cualquier dependencia
sean informados al área contable mediante documentos
fuente o soporte?
5 ¿Los hechos financieros y económicos realizados por la
compañía son confiables?
6 ¿Las cifras existentes en los estados financieros y reportes
contables se encuentran soportadas con el documento
idóneo correspondiente?
7 ¿Son adecuadas y completas las descripciones que se
hacen de las transacciones hechos u operaciones?
8 ¿Las personas que ejecutan las actividades relacionadas
con el proceso contable conocen suficientemente las
normas de contabilidad generalmente aceptadas?
9 ¿Los hechos financieros y económicos que han sido objeto
de identificación están soportados en documentos idóneos
y de conformidad con la naturaleza de los mismos?
10 ¿Los documentos fuentes que respaldan los hechos
financieros contienen la información necesaria para
realizar su adecuada identificación?
1,1,2 CLASIFICACION
11 ¿Los hechos financieros mediante proveedores han sido
incluidos en el proceso contable?
12 ¿Los procesos contables están regidos bajo el plan único
de cuentas que tiene la empresa?
13 ¿Las cuentas contables que clasifican la naturaleza de las
transacciones u operaciones realizadas por la compañía
son confiables?
14 ¿La interpretación de los hechos y transacciones son de
pleno conocimiento?
15 ¿Las operaciones realizadas en la empresa van acorde a
las nuevas normas establecidas?
76
Diseño de un manual de control interno para el área contable
16 ¿Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones
bancarias para establecer los valores objeto de
clasificación, registro y control de efectivos?
17 ¿Se ajustan periódicamente conciliaciones de saldos con
las demás sucursales?
1,1,3 REGISTRO Y AJUSTES
18 ¿Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de
saldos entre áreas de presupuesto, contabilidad, tesorería y
demás procesos de la entidad?
19 ¿Se realizan periódicamente toma física y se confrontan
con los registros contables para hacer los ajustes
pertinentes?
20 ¿Se hace verificación periódica para comprobar que los
registros contables se han efectuada en la forma adecuada
y por los valores correctos?
21 ¿Se realizan los registros contables de forma cronológica
teniendo en cuenta la numeración del consecutivo?
22 ¿Se generan listado de consecutivos de los documentos
para hacer verificación de completitud de registros?
23 ¿Son adecuadamente calculados los valores
correspondientes a los procesos de depreciación,
provisión, amortización y valorización?
24 ¿Los registros contables tienen los respectivos
documentos soportes?
25 ¿Los libros de contabilidad se encuentran debidamente
soportados en comprobantes de contabilidad?
1,2 ETAPAS DE REVELACION
1,2,1 ELABORACION DE ESTADOS CONTABLES Y DEMAS INFORMES
26 ¿Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de
conformidad con las normas establecidas?
27 ¿Las cifras de los estados financieros son comparables con
la información que está en libros?
28 ¿Se efectúa la actualización y parametrización necesaria
para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado
para el procesamiento de la información?
29 ¿Se presenta oportunamente la información solicitada por
la DIAN?
30 ¿Las notas explicativas a los estados financieros cumplen
con las normalidades establecidas?
31 ¿El contenido de las notas en los estados financieros
revela en forma suficiente la información de tipo
cualitativo y cuantitativo?
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Diseño de un manual de control interno para el área contable
1,2,2 ANALISIS INTERPRETACIÓN Y COMUNICACIÓN DE LA INFORMACION
32 ¿Se publica mensualmente a la junta directiva el balance
general y estado de actividad financiera?
33 ¿Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e
interpretar la realidad financiera?
34 ¿La información contable se utiliza para cumplir
propósitos de gestión?
1,3 OTROS ELEMENTOS DE CONTROL
1,3,1 ACCIONES IMPLEMENTADAS
34 ¿Se identifican, y analizan los registros contables?
35 ¿Se cuenta con revisoría fiscal que identifiquen y ayuden
a controlar los posibles riesgos?
36 ¿Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar
la efectividad de los controles implementados en cada una
de las actividades del área contable?
37 ¿Se han establecido claramente niveles de autoridad y
responsabilidad para la ejecución de los procesos?
38 ¿Las políticas contables, procedimientos y demás
prácticas que se aplican internamente se encuentran
debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación
para la realización de los procesos?
39 ¿Los manuales de políticas, procedimientos y demás
prácticas contables se encuentran debidamente
actualizados?
40 ¿Se evidencia por medio de flujo grama, u otra técnica la
forma como circula la información en la empresa?
41 ¿Se ha implementado una política de depuración contable
permanente y sostenibilidad de calidad de la información?
42 ¿Los bienes de la empresa se encuentran debidamente
individualizado en la contabilidad bien sea contablemente
o administrativo?
43 ¿Los costos históricos registrados en contabilidad son
actualizados permanentemente dependiendo a lo que este
establecido en las normas de contabilidad?
43 ¿Se cuenta con un área de contabilidad debidamente
organizada y estructurada debido con la complejidad del
desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la
entidad?
44 Los funcionarios que hacen parte en el proceso contable,
cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la
compañía de acuerdo con la responsabilidad que demanda
el ejercicio de la profesión del contador público?
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Diseño de un manual de control interno para el área contable
Con los resultados obtenidos en la anterior evaluación, se procede a realizar la respectiva
medición, con la cual se logrará identificar dentro de que rango y que criterio se encuentra cada
etapa evaluada.
Resultados de la evaluación del Control Interno Contable
No EVALUACION DEL CONTROL INTERNO
CONTABLE COSO III
PUNTAJE
OBTENIDO INTERPRETACION
1 Control interno contable
1.1 Etapa de reconocimiento
1.1.1 Identificación
1.1.2 Clasificación
1.1.3 Registro y ajustes
1.2 Etapa de revelación
1.2.1 Elaboración de estados contables y demás informes
1.2.2 Análisis, interpretación y comunicación de la
información
1.3 Otros elementos de control
1.3.1 Acciones implementadas
RANGO DE INTERPRETACION DE LAS CALIFICACIONES O
RESULTADOS OBTENIDOS
RANGO CRITERIO
1,0 - 2,0 INADECUADO
2,1 - 3,0 DEFICIENTE
3,1 - 4,0 SATISFACTORIO
4,1 - 5,0 ADECUADO
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Diseño de un manual de control interno para el área contable
Supervisión del sistema de control – Monitoreo
Los Sistema de Control Interno requieren evaluación periódicamente por la Dirección con
el fin de revisar su eficacia y vigencia es decir un proceso que compruebe que se mantiene el
adecuado funcionamiento del sistema durante el tiempo por ello existen herramientas definidas de
autoevaluación que permiten evaluar el Sistema de Control Interno y se dispone de la información
adecuada sobre si se están logrando los objetivos operacionales de la organización o cumplen con
las leyes y normatividad relevantes.
Todo el proceso se consigue mediante actividades de evaluación y monitoreo con el fin de
incorporar el concepto de mejoramiento continuo; así mismo, el Sistema de Control Interno debe
ser flexible para reaccionar ágilmente y adaptarse a las circunstancias. Las actividades de
monitoreo y supervisión deben evaluar si los componentes y principios están presentes y
funcionando en la entidad. Es importante determinar, supervisar y medir la calidad del desempeño
de la estructura de control interno, teniendo en cuenta:
Las actividades de monitoreo durante el curso ordinario de las operaciones de la entidad.
Evaluaciones separadas.
Condiciones reportables.
Papel asumido por cada miembro de la organización en los niveles de control.
Es importante establecer procedimientos que aseguren que cualquier deficiencia detectada
que pueda afectar al Sistema de Control Interno sea informada oportunamente para tomar las
decisiones pertinentes. Los sistemas de control interno cambian constantemente, debido a que los
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Diseño de un manual de control interno para el área contable
procedimientos que eran eficaces en un momento dado, pueden perder su eficacia por diferentes
motivos, como la incorporación de nuevos empleados, restricciones de recursos, entre otros.
El proceso de control de las actividades de supervisión y monitoreo dependen de los riesgos
a controlar y del grado de confianza de la dirección del control interno mediante la incorporación
de los procesos empresariales y la evaluación del riesgos, las actividades de monitoreo
comprueban la eficiencia de los controles internos que incluyen las actividades periódicas de
control.
Para un buen monitoreo
El personal debe obtener evidencia de que el control interno funcione adecuadamente.
Las comunicaciones externas corroboran la información interna.
Efectuar comparaciones periódicas de las cantidades registradas en el sistema contable
con el físico.
Revisar si han implementado controles.
Si el personal es cuestionado periódicamente para establecer se entiende o cumple el
código de ética.
Al realizar el monitoreo y control envuelve las actividades establecidas por la
administración para la revisión y supervisión de la ejecución de las operaciones de la organización
en relación con el plan estratégico general, incluyendo un nivel aceptable de riesgo. Las actividades
de monitoreo consideran tanto las medidas de rendimiento que demuestran el progreso hacia el
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Diseño de un manual de control interno para el área contable
logro de los objetivos del negocio como las metas estratégicas a largo plazo; así como las métricas
de riesgo para asegurar que el riesgo se mantiene en niveles aceptables.
Valorización del riesgo.
Al realizar el monitoreo y control envuelve las actividades establecidas por la
administración para la revisión y supervisión de la ejecución de las operaciones de la organización
en relación con el plan estratégico general, incluyendo un nivel aceptable de riesgo. Las actividades
de monitoreo consideran tanto las medidas de rendimiento que demuestran el progreso hacia el
logro de los objetivos del negocio como las metas estratégicas a largo plazo; así como las métricas
de riesgo para asegurar que el riesgo se mantiene en niveles aceptables.
Valora e identificar los riesgos de negocio y los resultados influye de los mismos. La
administración identifica los riesgos relevantes para la preparación de estados financieros
razonables, en todos los conceptos importantes de acuerdo con las políticas y procedimientos
utilizados para la contabilidad y presentación de informes, que se derivan de la probabilidad de los
riesgos, Los más relevantes para la presentación de informes financieros incluyen eventos y
circunstancias externos e internos que pueden ocurrir y afectar de manera adversa la habilidad de
una compañía para iniciar, registrar, procesar e informar datos financieros.
Cambios en el entorno de operación.
Personal nuevo.
Sistemas de información nuevos o modernizados.
Crecimiento rápido.
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Diseño de un manual de control interno para el área contable
Nueva tecnología.
Modelo de negocio, productos, o actividades nuevos.
Reestructuración corporativa.
Operaciones extranjeras expandidas.
Nuevos pronunciamientos de contabilidad
Sistema de información y comunicación
El personal debe no solo captar una información sino también intercambiarla para
desarrollar, gestionar y controlar sus operaciones, las áreas operativas, administrativas y
financieras de la organización identifican, capturan e intercambian información. La cual La
información es necesaria para que la compañía lleve a cabo las responsabilidades de control interno
que apoyan el cumplimiento de los objetivos. La gestión de la empresa y el progreso hacia los
objetivos establecidos implican que la información es necesaria en todos los niveles de la empresa.
En este sentido un sistema de información confiable requiere de infraestructura, software,
gente, procedimientos y datos relevantes para la presentación de los estados financieros a través
de los procedimientos en los registros establecidos para iniciar el seguimiento de la rentabilidad
de los productos, la evolución de deudores, las cuotas en el mercado, las tendencias en
reclamaciones. La información está compuesta por los datos que se combinan y sintetizan con
base en la relevancia para los requerimientos de información.
Es importante que la dirección disponga de datos fiables a la hora de efectuar la
planificación, preparar presupuestos para tener la obligación de responder por los activos, pasivos,
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Diseño de un manual de control interno para el área contable
y patrimonio neto relacionado los cuales pueden ser iniciados manual o automáticamente es por
esto que la información debe ser de calidad y tener en cuenta los siguientes aspectos:
Contenido:
¿Presenta toda la información necesaria?
Oportunidad:
¿Se facilita en el tiempo adecuado?
Actualidad:
¿Está disponible la información más reciente?
Exactitud:
¿Los datos son correctos y fiables?
Accesibilidad:
¿La información puede ser obtenida fácilmente por las personas adecuadas?
Esto hace posible que el personal pueda recibir de la Alta Dirección un mensaje claro de
las responsabilidades de control. La comunicación externa tiene dos finalidades: comunicar de
afuera hacia el interior de la organización información externa relevante, y proporcionar
información interna relevante de adentro hacia afuera, en respuesta a las necesidades y
expectativas de grupos de interés externos. Para esto se tiene en cuenta:
Integración de la información con las operaciones y calidad de la información,
analizando si ésta es apropiada, oportuna, fiable y accesible.
Comunicación de la información institucional eficaz y multidireccional.
Disposición de la información útil para la toma de decisiones.
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Diseño de un manual de control interno para el área contable
Procedimiento del control
Las políticas y los procedimientos que ayudan a asegurar que se llevan a cabo las directivas
de la administración, tiene diversos objetivos y se aplican en distintos niveles organizacionales.
Generalmente son relevantes para una auditoria las políticas y procedimientos que se relacionan
son los siguientes:
Revisiones de desempeño: Incluyen revisiones versus presupuestos, pronósticos, y
desempeño del período anterior; relacionan diferentes conjuntos de datos (de
operación o financieros), junto con acciones de investigación y correctivas.
Procesamiento de información: Se desarrolla para verificar la exactitud, integridad,
y autorización de las transacciones. Los dos agrupamientos más amplios de los
procedimientos de control de los sistemas de información son “controles de
aplicación” (procesamiento de aplicaciones individuales, ayudan a asegurar que las
transacciones ocurrieron, están autorizadas, y están completa y exactamente
registradas y procesadas) y “controles generales” (incluyen controles sobre los centros
de datos y las operaciones de las redes; adquisición y mantenimiento del software del
sistema; seguridad de acceso; y adquisición, desarrollo, y mantenimiento del sistema
de aplicación).
Controles físicos: Comprenden la seguridad física de los activos, incluyendo
salvaguardas adecuadas tales como instalaciones aseguradas, acceso seguro a activos
y registros; autorización para el acceso a programas de computación y archivos de
datos; y conteo y comparaciones periódicos con las cantidades que se muestran en los
registros de control.
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Diseño de un manual de control interno para el área contable
Segregación de funciones: La asignación de gente diferente para las
responsabilidades de autorizar transacciones, registrar transacciones y mantener la
custodia de los activos, tiene la intención de reducir las oportunidades de permitirle a
cualquier persona que se encuentre en posición de perpetrar y ocultar errores o fraude
en el curso normal de las obligaciones del auditor.
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Diseño de un manual de control interno para el área contable
Conclusiones.
Por medio del desarrollo de la investigación efectuada en la empresa prestadora de
servicios hoteleros Florida Inversiones Ltda., se ratifica que el control interno es una herramienta
que le permite dar cumplimiento de manera mas efectiva y eficiente a los objetivos propuesto
por la entidad.
Por esta razón concluimos que el control interno es un proceso ejecutado por la
administración y el personal de la entidad, cuya misión es salvaguardar los activos y la fidelidad
de los registros contables y financieros, dicha actividad de control es, por lo tanto la más
importante y clave, toda vez que se convierte en una herramienta estratégica que permite
eliminar la subjetividad de aplicar los controles a conveniencia, dejando de lado la objetividad y
sus interrelaciones.
Cabe destacar que el control interno no es la solución para todos los problemas,
anomalias e inconsistencias que puedan surgir en el desarrollo de las actividades del negocio,
pero ayuda a blindar a la empresa de posibles fraudes, robos y la protege de los riesgos
ihnerentes en el desarrollo de su objeto social.
El control interno toma una posición importante en la empresa objeto de estudio toda vez
que le permitirá mejorar la estructura organizacional y financiera, ademas con la implementación
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Diseño de un manual de control interno para el área contable
de un manual de control interno los procesos se desarrollaran de manera eficiente y eficaz,
generando confiabilidad y veracidad en la presentaciones de la información financiera, asi
mismo mitigará los posibles riesgos de fraude.
No obstante por mas estructurado y detallado que pueda ser un manual de control interno,
este requiere del compromiso de la alta gerencia y los empleados para que cumpla con los
objetivos. Lo que se busca con este trabajo es que la empresa Florida Inversiones Ltda., alcance
su objetivos y se blinde de los riesgos a los que estan expuestos.
Con la anterior investigación se puede concluir que no basta con la dedicación y
elaboración de un manual de control interno, pues esto va más allá. La disposición del personal
para la implementación y desarrollo del manual, es que lo que verdaderamente llevará a la
compañía Florida Inversiones ltda, al éxito y a dar mejores frutos cada día.
88
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Recomendaciones.
Por parte del grupo investigador, se recomienda realizar los correctivos e implementar
según la necesidad del área contable los controles necesarios, con los cuales se logre mitigar el
riesgo cumpliendo con los principios de eficiencia, eficacia y economía. Para con lo anterior se
logre evidenciar una mejora continua cada vez que se le realice seguimiento a los procesos y
controles establecidos según sea el caso.
Se invita a la empresa Florida Inversiones Ltda. a planear, revisar y formular acciones y
estrategias de mejoramiento que permitan la orientación en el desempeño de las obligaciones de
cada colaborador según el cargo designado, con lo cual él mismo contribuya al buen
funcionamiento de la compañía.
Teniendo en cuenta lo anterior, es necesario que la empresa Florida Inversiones Ltda.,
tenga definidos políticas, procesos, controles, indicadores y manuales de procedimientos en el
área contable, pues es allí donde se manejan temas muy importantes, tales como (depreciación,
ajustes por inflación, bajas, transferencias, valorizaciones, inventarios y demás) los cuales
afectan directamente el área financiera en una compañía.
89
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Implementar el manual de control interno propuesto por el grupo de investigadores para
obtener una herramienta fundamental para el buen desempeño de las actividades, y también obtener
la confiabilidad de la información financiera.
Es necesario que la organización defina componentes estratégicos como planes y programas,
modelos de operación por proceso y estructuras organizacionales, con el propósito de designar
responsabilidades y funciones específicas.
Implementar las capacitaciones de los empleados del departamento contable de la
organización, con el fin de que la empresa cumpla con la normativa vigente y se efectúen mejora
continuas en cada proceso.
Realizar evaluaciones periódicas a los procesos con el fin de actualizar los procedimientos
con aras de fortalecer el control interno del área contable.
90
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Bibliografía.
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93
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Glosario.
Auditoría: Herramienta de la administración para verificar que se cumplen con los
objetivos, las normas, las políticas y los procedimientos. Metodología que recoge y analiza la
evidencia y consistencia de la información de una organización.
Autocontrol: Procesos de compromiso y responsabilidad individual, orientado a
resultados organizacionales, fundamentado en la disciplina y los principios morales del
comportamiento humano.
Componente: Conjunto de elementos que hacen parte de un subsistema.
Control: Proceso para determinar lo que se está ejecutando, valorizándolo y aplicando
medidas correctivas de manera que todo se lleve a cabo de acuerdo con lo planeado. Acción
dispuesta en una organización que sirve para mejorar la probabilidad de que los objetivos serán
alcanzados.
Costo: Erogación económica. Desembolsos que tiene que realizar la organización para
que sus actividades se desarrollen normalmente.
94
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Cuestionarios de control interno: Conjunto organizado de preguntas que guardan
concordancia con los mecanismos de control interno y buscan establecer su grado de
cumplimiento.
Cultura: Comportamiento homogéneo, sistemático y perdurable para el logro de los
objetivos.
Eficacia: Lograr metas y objetivos.
Eficiencia: Lograr metas y objetivos con economía de medios.
Elemento: Conjunto de factores que hacen parte de un componente.
Empresa: Esfuerzo común que reúne a varias personas en torno a un objetivo.
Entidad: Organización de cualquier tamaño establecida para un propósito particular.
Gestión: Proceso que articula estratégicamente las acciones de una organización a su
misión y objetivos, de acuerdo a las prioridades, con el propósito de garantizar la mayor
coincidencia entre las decisiones.
Hallazgo: Comparación entre el criterio y la condición. El criterio es el deber ser de la
organización, se constituye en las normas aplicables contra las cuales debe evaluarse las
95
Diseño de un manual de control interno para el área contable
prácticas administrativas y los sistemas de control e información. La condición es la situación
actual, es el ser organizacional, es lo que es encontrado por el auditor con respecto a una
operación, proceso, actividad.
Manual de control interno: Documento que contiene en forma ordenada y sistemática
las instrucciones e informaciones sobre políticas, funciones, sistemas, procedimientos de las
distintas operaciones o actividades de la organización señalando los pasos que las componen.
Objetivos: Resultados a largo plazo que la organización aspira lograr a través de su
Misión.
Oficina de control – OCI: Área de la organización encargada de adelantar el proceso de
control interno y rendir los informes pertinentes.
Procedimiento: Serie de labores concatenadas que constituyen la manera de ejecutar un
trabajo. Es el resultado de la sumatoria de las actividades.
Proceso de control: Secuencia de pasos para ejercer la acción de control.
Proceso: Conjunto de actividades que se realizan en una dependencia, encaminadas a
producir los cambios y los resultados requeridos para la prestación de un servicio.
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Diseño de un manual de control interno para el área contable
Riesgo de control: Es el riesgo que se corre porque los sistemas de control sean
inconsistentes y/o inoportunos para detectar, o evitar errores, o irregularidades significativas.
Riesgo inherente: Es la eventualidad o riesgo que se corre por desarrollar determinada
actividad, o por tener ciertas características de un proceso.
Riesgo: La probabilidad de ocurrencia de un hallazgo.
Seguimiento: Actividad encaminada a verificar la aplicación de acciones apropiadas
sobre las deficiencias reportadas por la auditoría.
Sistema de control: Conjunto articulado de normas que regulan el quehacer de quienes
integran una organización, para mejorar el alcance de sus objetivos y metas.
Fuente: Manual de control interno: Sectores público - Privado y solidario.
97
Diseño de un manual de control interno para el área contable
Siglas y Abreviaturas
APA American Psychological Association.
Normas de la Asociación de Psicólogos Americanos.
COSO Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.
Comité de Organizaciones Patrocinadoras de la Comisión Treadway.
ERM Enterprise risk management.
Administración de Riesgos Empresariales.
NIA Normas Internacionales de Auditoría.
NIIF Norma Internacional de la Información Financiera.
OCI Oficina de Control Interno.
SCI Sistema de Control Interno.
IFAC International Federation of Accountants.
Federación internacional de contadores públicos.
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Diseño de un manual de control interno para el área contable
Anexos.
Anexo 1. Cuestionario dirigido al área de contabilidad.
CUESTIONARIO DIRIGIDO AL ÁREA DE CONTABILIDAD DE LA EMPRESA
FLORIDA INVERSIONES LTDA
Nombre: _____________________________________________________________________
Cargo: _________________________________________ Edad: ________________________
No PREGUNTA SI NO
1 ¿Existe un manual de control implementado para los procesos del
Área Financiera y contable de la organización?
2 ¿Existen políticas contables que permitan el buen desarrollo de las
actividades?
3 ¿Considera importante y necesario el contar con un manual de
control interno para la institución?
4 ¿La compañía posee un organigrama o estructura organizacional
definida?
5
¿Considera que la implementación de controles le permitirá a la
organización un adecuado manejo de la información financiera y
contable que permita un funcionamiento idóneo?
6
¿Estaría dispuesto a implementar un manual de control interno en el
área de contabilidad, que cuente con procedimientos, para optimizar
el tiempo y mejorar la calidad del trabajo?
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Diseño de un manual de control interno para el área contable
Anexo 2. Entrevista a un directivo.
ENTREVISTA REALIZADA A UN DIRECTIVO DE LA EMPRESA FLORIDA
INVERSIONES LTDA.
1. ¿Se encuentran documentadas las funciones para cada uno de los colaboradores del área
de contabilidad?
Respuesta:
2. ¿Se realiza algún tipo de planeación, en este caso para el área de contabilidad?
Respuesta:
3. ¿Proporciona algún tipo de incentivos a sus colaboradores?
Respuesta:
4. ¿La empresa dispone en este momento de personal suficiente para el desarrollo de cada
actividad, según corresponda en el área contable?
Respuesta:
5. ¿Cree usted que es necesario establecer controles con el fin de mitigar los riesgos
existentes en el área de contabilidad?
Respuesta:
100
Diseño de un manual de control interno para el área contable
6. ¿Realizan comités de empleados, donde ellos puedan dar a conocer sus inquietudes,
puntos de vista y mejoramiento de procesos acerca del área de contabilidad?
Respuesta:
7. ¿Qué porcentaje de probabilidad existe de que se implemente un manual de control
interno para el área de contabilidad?
Respuesta:
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