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La tecnologia abilitante il

cambiamento

Stefano Conte - Aresoft

11 Giugno 2015

Agenda

2

Chi siamo

La necessità del cambiamento

Strumenti e tecnologia a disposizione

Una dimostrazione pratica

Coffe break

11 Giugno 2015 3

Ambiti Sistemi Informativi Aziendali

Office Automation

Dematerializzazione

Business Intelligence

System Integration

Mercati Pubblica Amministrazione

Sanità

Industria

Distribuzione

Il Gruppo

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Tecnologie utilizzate

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Soluzioni Applicative

Sistemi Gestionali• ERP Oracle EBS

• Recupero Crediti: GERC

• Logistica: VFS

• CRM

• Gestione Presenze

Office Automation• Arxivar

• Protocol Manager

• Dematerializzazione

• BPM

Sicurezza• Controllo Biometrico: BIOTEC

• Simposio TIME

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Progettuali: delivery end-to-end

Professionali

Assistenza

S.a.a.S.

Servizi e Approccio

Competenza di Processo

Tecnologia

BPI

Metodologia

Delivery

Formazione

Sviluppo Soluzioni Applicative

Servizi Approccio

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“Non è la specie più forte a

sopravvivere e nemmeno quella

più intelligente, è la specie che

risponde meglio al cambiamento”

Charles Darwin

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Tempo di reazione al cambiamento

Globalizzazione

Adeguamenti normativi e mercato

Tempo di reazione

Fattore di competitività

Gestire il cambiamento

Situazione sotto controllo

Individuazione dei cambiamenti

Implementazione dei cambiamenti

Verifica dei risultati

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Un esempio: la fatturazione elettronica

Cambiamenti

Sistema gestionale

Lavorazione della fattura

• Per le PA• Per le imprese di tutte le dimensioni• Di che tipo?

• Minimo

• Modalità di invio documento elettronico firmato

• Gestione dell’esito da parte della PA

• Eventuale ritrasmissione• Archiviazione e Conservazione

elettronica di documenti ed esiti

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In sintesi

Impatto dell’adeguamento normativo

sulla procedura di lavoro piuttosto

che sul sistema informatico di

contabilità

sulla logica di processo piuttosto

che sulla logica applicativa

Non occorre cambiare il sistema

gestionale

Occorre rendere più efficiente il

sistema aziendale, cross rispetto alle

funzioni e alle applicazioni di

supporto (es. ERP, CRM ecc.)

Reazione al cambiamento

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Le necessità aziendali

Disporre delle informazioni corrette nel tempo giusto

Classificare le informazioni/documenti circolanti

Assegnare gli owner e definire la procedura di archiviazione e distribuzione

Disegnare i processi operativi aziendali

Definire chi fa che cosa e quando

Tenere sotto controllo l’esecuzione in ottica di miglioramento continuo

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L’aiuto della tecnologia

Dematerializzazione

• Motori OCR semantici• Firma digitale e grafometrica• Servizi di comunicazione

• Archiviazione organizzata di documenti ed informazioni

• Livelli di sicurezza: stati, versioning, utenza• Conservazione elettronica a norma

Gestione documentale

Workflow

• Rappresentazione grafica e automazione della logica di processo

• Monitoraggio delle attività e segnalazione

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Protocollo

OCRERP

Fileimmagine

Validazione

Scan/fax

E-mail/PEC

DMS

Dematerializzazione: Automazione ciclo passivo

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Protocollo

OCRERP

Fattura

Elettronica

File strutturati

Fileimmagine

Validazione

Scan/fax

E-mail/PEC

DMSFornitori SDI

Dematerializzazione: Fatture elettroniche

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ARXivar è una piattaforma per la gestione dei documenti, delle informazioni e dei processi che le governano

Piattaforma Documentale eWorkflow ARXivar

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ARXivarERP/Gestionali

• SAP

• AS/400

• Zucchetti

• Teamsystem

FILE

• MS Office, Openoffice

• PDF

• Immagini, video

MAIL

PEC

FAX

CARTA

• Scanner

• Multifunzione

• Barcode

SOCIAL

• Facebook

• Twitter

• Linkedin

EVENTI

Archiviazione

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Ogni informazione archiviata in ARXivardiventa immediatamente disponibile da qualunque piattaforma o da programmi

esterni

Archiviazione

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Accesso alle Informazioni

UFFICIO

WEB MOBILE

CUSTOMws/wcf

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WEB

MOBILE

WINDOWS

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Gestione Documentale

MAIL - FAX• Invio e ricezione• Allegati

PEC• Invio e ricezione• Gestione e archiviazione

MODULISTICA• Template aziendali• Moduli Office, PDF, web

GESTIONE DOCUMENTI• Fascicoli• Pratiche

REVISIONI

FIRMA DIGITALE -GRAFOMETRICA - TIMBRI • Validazione legale

WORKGROUP• Condivisione• Distribuzione

CONTROLLO• Log• Sicurezza - criptazione

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Conservazione Sostitutiva

Archiviazione

Conservazione

• Fatture di vendita• Fatture di acquisto• DDT

• Registri iva• Libri giornale• LUL

• Firma digitale• Marcatura temporale

• Responsabile CS• Manuale CS

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Processo di Conservazione

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Con la conservazione sostitutiva di ARXivarpotrete eliminare la carta mantenendo i

vostri documenti in forma elettronica

Conservazione

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Firma Grafometrica

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Gestione Processi

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Ogni informazione inviata o ricevuta dovrebbe avere associato un processo per poterla gestire

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Firma Grafometrica

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Modellatore Processi

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Semplice

Intuitivo

Gestibile dal cliente

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Task• chi, cosa, come• Tempo

Link• decisioni• Input, output, azioni

Condizioni• Instradamento e collegamento

Elementi Base

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Controllo qualità merci

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11 Giugno 2015

Gestione ordini cliente

30

11 Giugno 2015

Approvazione fatture passive

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11 Giugno 2015

ARXivar permette la gestione di qualunque processo aziendale in modo semplice e

gestibile dal cliente

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Gestione

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Demo

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Cosa si vede

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Funzionalità di archiviazione e gestione documentale

Esempio di workflow: emissione offerte di vendita: Rappresentazione grafica

Funzionamento

Manutenzione