hartimi i shkresave zyrtare dhe komunikimi shkresor në ... i shkresave zyrtare dhe... · -ligji...

Hartimi i shkresave zyrtare dhe

Komunikimi shkresor në

Administratën Publike

• Veprimtaria e organeve shtetërore dhe enteve private mbështetet tek komunikimi shkresor

• Çdo institucion shtetëror, gjatë përmbushjes së misionit të tij, krijon dokumente të llojeve, strukturave, formave dhe tipologjive të ndryshme.

2

DOKUMENT

• Dokument është çdo shkresë zyrtare që shërben për të dëshmuar ose vërtetuar diçka, është një akt i shkruar apo i ndonjë forme tjetër, që përmban të gjitha ato që janë thënë e vendosur, shënime të mbajtur sipas rregullave të caktuara shtetërore apo administrative, i shkruar apo i vizatuar , që ka vlerë si dëshmi jo vetëm historike por edhe juridike, ekonomike, sociale, kulturore etj.

3

LLOJET E DOKUMENTEVE

• Sipas përmbajtjes

• Sipas përdorimit

• Sipas mënyrës të krijimit

• Sipas shkallës së klasifikimit të informacionit që përmbajnë

• Sipas rëndësisë

• Sipas afatit të ruajtjes

4

BAZA LIGJORE

-Kodi i Procedurave Administrative

-Ligji “Për të drejtën e informimit për dokumentat zyrtare ”

-Ligji “Për Nënshkrimin Elektronik”

- Rregullore të brendshme te institucioneve ….

5

KOMUNIKIMI ME SHKRIM

• Etapat e komunikimit me shkrim

• Si të realizojmë një komunikim shkresor të suksesshëm

• Elementët e komunikimit shkresor

6

ETAPAT E KOMUNIKIMIT ME SHKRIM

• Ideimi

• Planifikimi

• Përshkrimi

7

CIKLI I KOMUNIKIMIT SHKRESOR

8

Përgatit nje shkresë

sipas nje modeli

Krijo një ide ne lidhje me tematikën, koncepto

shkresën, dhe EVIDENTO të interesuarit

Fokusohu tek përmbajtja

Merr mendime nga te

interesuarit

Puno mbi draftin, korigjo,

shkurto pa cënuar

thelbin , shpërnda

draftin

Rishiko versionin e

fundit , korigjo gabimet ,

LLOJET E KORRESPONDENCËS SHKRİMORE

Letra private

Letra zyrtare, (Shkresat zyrtare)

Letra pune.

SHKRESA ZYRTARE

• Modele të ndryshme shkresash

• Elementët e një shkrese

• Struktura e një shkrese

10

MEMO

Memot ndihmojnë për transmetimin e informacionit në mënyrë

më efektive

• Strukturimi i Memo-s

Formati i shkrimit të Memo-s

( Redaktoni Memo-n tuaj përpara se ta dërgoni)

Formatet e Memo-s

11

Sİ TË SHKRUASH NJË MEMO

• Karakteristika të strukturës së Memos

• Përcaktimi i audiencës

• Hapat e shkrimit të memove

12

KOMUNİKİMİ ZYRTAR ELEKTRONİK

-Memo e-mail

-Posta elektronike (e-mail)

13

Kujdes!

Ka shumë çështje sensitive që nuk mund të trajtohen me e-mail

për shkak të keqkuptimeve dhe pasojave që mund të sjellin.

Çështje të tilla mund të jenë:

Masa displinore.

Vlerësime pune.

Ankesa.

14

RAPORTI

Raporti ështe dokument zyrtar i hartuar sipas një formati dhe

strukture ku përfshihen kategoritë/sesionet e mëposhtëme:

1. Faqja Kryesore

2. Lista e përmbajtjes

3. Përmbledhja egzekutive / Relacion

4. Prezantim / Përmbajtja

5. Metodat

6. Rezultatet

7. Vëzhgime / studime

8. Konkluzionet dhe rekomandimet

9. Anekset

15

Faqja kryesore

• Lëre faqen kryesore për në fund

• Faqja kryesore është e nevojshme të flasë, impresioni i parë mbi

raportin vjen pikërisht këtu

• Mendo si do ta bësh formatimin e faqes kryesore :

Madhësia dhe lloji i shkrimit

Ngjyra e shkrimit (ndryshon sipas kapitullit , por vetëm për

titujt përkatës)

Përdor image, figura dhe logo

Përdor Format/Model raporti nga Microsoft word™/ose

referoju formatit zyrtar sipas institucionit

16

Format Raporti

Kur je duke krijuar një faqe kryesore të një raporti

ndihmën mund ta gjesh duke përdorur template të

gatëshme nëpërmjet aksesit në internet -Microsoft word™

Kliko NEW

Shko tek General Templates window

Kliko ‘Reports’ tab

Zgjidh llojin e templatit që dëshiron dhe ju

mendoni se i shkon mirë dokumentit tuaj duke e

bërë atë të duket :

- Profesional, Elegant dhe Bashkëkohor

17

Lista e Përmbajtjes

Kjo është faqja nga e cila ju do shkëputeni pasi ju të keni

përfunduar pjesën më të madhe ose komplet raportin.

Lista e përmbajtjes është e nevojshme vetëm në rast se ju

keni hartuar një raport të gjatë.

Jepini cdo sesioni të raportit tuaj një titull dhe referuar këtij

një numër faqeje

Numrat e faqeve do të cfaqen automatikisht në sesionin e

caktuar të Microsoft word™ Header or Footer

18

RELACIONI

• Executive Summary/ Relacioni : është i nevojshëm kur

raporti juaj është i gjatë

• përmban elementët kryesorë të raportit tuaj

• i jep lexuesit një pamje të shpejtë të përmbajtjes së raportit

• siguron që të gjitha çështjet kryesore të jenë prekur në

raport

• jep një imazh profesional të materialit tuaj

• është lehtësisht i mundur të krijohet pasi ju keni

përfunduar komplet raportin 19

METODA

Ky sesion i raportit duhet të shpjegojë :

Si është mbledhur informacioni;

Cilat janë burimet e informacionit?

Cfarë formati kërkimi keni përdorur?

Ka patur ndonjë dokument të vecantë qe ju keni përdorur për

mbledhjen e informacionit? Referencat

20

REZULTATET

-Ky sesion duhet të japë në detaje rezultatet ushtrimore dhe

faktet

-Rezultatet mund të prezantohen ne forme teksti, ose si tabelë,

në varësi te përmbajtjes.

-Nëse rezultatet janë shprehur shkurtimisht ato mund ti

bashkëlidhen raportit

-Duhet të mbani parasysh që tabelat, grafikët ,diagramat mund

te kalojnë nga Excel ne Power Point dhe ti bashkëlidhen

raportit kryesor

Gjithsesi rezultatet pamvarësisht nga madhësia e informacionit

që përcjellin mund të vendosen edhe si Anex ose Shtojca

21

VEZHGIME:

Shpesh prezantimi/ paraqitja e rezultateve dhe e fakteve nuk

mjaftojnë;

•Influenca të tjera mund të meren parasysh- Referencat

•Ju mund të bëni komentet tuaja në lidhje me subjektin e raportit

•Gjetjet shpesh nuk janë fakte mbi të cilat mund të mbështetesh

•Vëzhgimet e ndryshme janë nga këndvështrimi yt

22

REKOMANDIMET

Ky sesion ju lejon ju të bëni rekomandime te bazuara në gjetjet në

raportin tuaj

Rekomandimet bëhen për :

• Ndryshim

• Përmirësim

• Ide të reja

Rekomandimet duhet të bazohen në gjetjet /rezultatet e detajuara ne

raport

23

KONKLUZIONET

Në këtë sesion të raportit qartësisht duhet të evidentohen

argumentat se zbatimi i ideve tuaja dhe rekomandimet mund të

përmirësojnë:

Shërbimin

Produktivitetin

Performancën

•Vlerësimi juaj në lidhje me outcomes

•Vlerësimi juaj për përfitimet

•Eshtë shansi juaj që realisht të “shisni” idetë tuaja dhe rekomandimet

tek lexuesi 24

ANEKSET

• Ju ndihmojnë ju të perfshini informacion shtesë në raport

• Ju mund të bashkëlidhni tabela exel, formate , pyetsor, artikuj,

grafikë - pra cdo dokument që ju duket i nevojshëm të plotësojë

informacionin tuaj në raport për çështje te caktuara.

• Duke bashkëlidhur një Aneks ju mund të punoni mbi raportin

tuaj, pa pengesa

• Anekset janë zakonisht me numër duke përdorur numra romakë

në anën e djathtë të tij, psh Aneks I, Aneks II (ose mund të

përdoret termi Shtojca I) etc.

25

Mjetet

• Përdor të gjitha mjetet që Microsoft Word™ ju

ofron , si:

a. Spell check

b. Grammar check

c. Thesaurus

d. Report Templates

• Kontrollo shkrimin

• Zgjidh madhësinë * font size, llojin e shkrimit,

ngjyren, etj

26

Impakti

• Një raport është i ndërthurur me elemente të ndryshëm.

• Gjithmonë duhet të kesh parasysh impaktin e raportit tuaj tek

lexuesi

• Impakti mbi raportin tuaj mund të diktohet edhe nga “pamja” –

kështu mendo seriozisht në lidhje me të

• “Pamja” mund tju ndihmojë ju të krijoni një imazh pozitiv për

shkruesin– JU!

27

Disa këshilla:

• Përdor modele qe janë të thjeshta për tu përdorur

• Përdor grafika të cilat janë relevante me raportin tuaj, kjo është një

ide e mirë

• Nëse nuk keni gjetur nje grafik , kujtohu që mund të përdorësh

logon e institucionit

– mund të vendosësh një grafik/logo në header ose footer , ose si

sfond i lehtë

( shkëlqyeshëm, dhe efekti mund të jetë i dukshëm )

• Përdor bulets / pika për të krijuar një faqe interesante dhe tërheqëse

si edhe nënvizime për çështjet specifike, por jo me tepri 28

Mbani parasysh !

Përmbajtja e cdo dokumeti zyrtar është shumë e rëndësishme,

teknikat e përdorurra dhe ato të prezantuara , ju ndihmojnë ta

beni atë edhe më të pëlqyeshëm për lexuesit dhe të interesuarit !

29