folkevalgtopplæring 5.12.2011 - presentasjon av stabene og stabenes oppgaver

Folkevalgtopplæring 5.12.2011

- Presentasjon av stabene og

stabenes oppgaver

Stab Økonomi

Økonomisjef John-Ivar Udnesseter

Stab Økonomi

Stab Økonomi

Satsningsområder1. Rapportering

Mål:•Relevant styringsinformasjon•Pålitelig•Rettidig

Tiltak:•Innføring av nytt prognoseverktøy 1. halvår 2012•Gradvis innføring av balansert målstyring•Tett og god dialog med brukerne

Stab Økonomi

Satsningsområder forts.2. Innkjøp

Mål:•Anskaffe de varer, tjenester, bygg og anlegg det er behov for, på en måte som bidrar til effektiv drift og best mulig økonomisk resultat over tid•Opptre som ansvarlig samfunnsaktør•Tilrettelegge slik at innkjøp blir så enkle som mulig for brukerne i kommunens virksomheter

Tiltak:•Kompetanseheving og økt ressursbruk fra høsten 2011.

Stab Økonomi

Satsningsområder forts.3. Skatteinnfordring

Mål:Opprettholde status som ”best i klassen” på Romerike ved at:•Skatteregnskapet skal være korrekt og à jour.•Innkrevingen skal holde et godt faglig nivå, være effektiv og sikre betalingsviljen.•Arbeidsgiverkontrollen skal bidra til økt etterlevelse, redusert svart økonomi og korrekte grunnlagsdata.•Legitimitet og intern etterlevelse: Skattebetalere og arbeidsgivere skal bli møtt med respekt, oppleve høy kompetanse og få god veiledning.

Stab Økonomi

Satsningsområder forts.4. Innfordring av kommunale krav

Mål:•Effektiv og brukervennlig innfordring som har som mål til enhver tid å minimere risikoen for tap på fordringer og maksimere forutsetningene for rettidig betaling gjennom en effektiv innfordringsprosess.

Tiltak:•Egen tiltaksliste vil bli utarbeidet i løpet av høsten 2011.

Stab Økonomi

Styringsdokumenter og rapporteringsrutiner

• Økonomiplan

• Årsbudsjett

• Månedsrapportering (administrativ)

• Tertialrapportering

• Årsrapport

• Årsberetning

• Årsregnskap

•

Stab Økonomi

Styringsprinsipper• Rammebudsjettering:

• Mål: Effektivt og helhetlig

• Hver enkelt sektor/stab tildeles en netto ramme ->Detaljbudsjettering skjer administrativt

• Aktiviteten må tilpasses denne rammen

• Innebærer frihet og fleksibilitet, men også skjerpet ansvar for økonomistyring og resultat.

• Forankret i økonomireglementet

• Målstyring

Stab Plan og utvikling– Plan- og utviklingssjef Dag Hovdhaugen

Plan- og utviklingssjef

Stab Plan og utvikling

IT: •IT-leder•5 ansatte•Lærling•Ansvar for IT systemer, infra-struktur. support. telefoni •Egen budsjettenhet

Team LNM :•Jordbruk/skogbruk •Miljø•Næring•Jakt og fiske•Konsesjoner•Fradeling i LNF•Tilskudd•Planer•5 ansatte

Team Plan:•Planer•Regulering/Dispensasjoner•Regelverk•Ekstern representasjon•Prosjekter•Skjenking og servering•Kjøp og salg eiendom•Systemer og internkontroll•5 ansatte

IT - Hovedoppgaver:

– Sikre stabil drift av alle systemer– Utbygging av teknisk infrastruktur– Oppgradering av programvare– Oppgradering av maskinpark– Prøveprosjekt med nettbrett

Team LNM - Hovedoppgaver:

– Drift av Landbrukskontoret– Oppfølging av Energi- og klimaplan– Oppfølging av Plan for næring og miljø– Miljøfyrtårn Rådhuset– Støtteordninger– Næringsutvikling

Team Plan - Hovedoppgaver:

– Planstrategi, kommuneplan og overordnende planer

– Reguleringsplaner– Byggeprosjekter– Regelverk, delegeringer, kontroll, analyser– Kjøp og salg av eiendom– Servering og skjenking– Organisasjonsutvikling

15

Planmyndigheter

Statlig nivå

Regionalt nivå

Kommunalt nivå

Stortingsmeldinger

Nasjonale forvatninger til regional og kommunal planlegging

Regional planstrategi

Regional plan

Regional planbestemmelser

Statlige bestemmelser (SPB)

Statlige plan retningslinjer (SPR)

Statlig reguleringsplan eller arealdel til kommuneplan

Kommunal planstrategi

Kommuneplan/Kommunedelplaner

Område- og detaljreguleringsplan

17

Kommuneplanens arealdel

Gjennomføring av tiltak

Privat eller kommunaltplaninitiativ, må hjemles ik-plan eller reg.-/områdeplan.

Privat ellerkommunalgjennomføring

Bes

tem

mel

ser

for

tilt

ak u

ten

pla

nkr

av

Kommunaltansvar:Revisjonhver valgperiode

Kommunaltansvar:Revisjonved behov

Søknad om tillatelse til tiltak

Område-reguleringsplan

Detaljregulerings-plan

18

Aktører - interesser• utbyggere• naboer• velforeninger • barn/ unge• eldreråd• rådet for

funksjonshemmede • næringsliv• andre …..

Interessenter som kan finnes i hver enkelt kommune eller planområde:

• næringsråd • båtforening• verneforening • sentrumsforening• gårdeierforening

Utvikling av Planområdet

fylkesmannen

fylkeskommunen

nabokommuner

riksantikvaren

Prosess reguleringsplaner:

– Oppstartsmøte– Varsling av oppstart planarbeid– Planprogram/planutkast– 1. gangs behandling Formannskapet– Offentlig høring 6 uker– Justering– 2. gangs behandling Formannskapet– Vedtak Kommunestyret

20

Planens dokumenter

• En komplett plan består av:– plankart– bestemmelser– planbeskrivelse

• Plankartet , bestemmelsene og beskrivelsen er rettslig bindende

• Plankart og bestemmelser fastlegger hovedsakelig arealbruken og andre fysiske rammer .

• Planbeskrivelsen som beskriver planens formål, hovedinnhold og virkning.

Jordloven:

– § 12. Deling – Departementet kan gi samtykke dersom samfunnsinteresser av

stor vekt taler for det, eller deling er forsvarleg ut frå omsynet til den avkasting eigedomen kan gi. Ved avgjerd skal det mellom anna takast omsyn til om deling kan føre til drifts- eller miljømessige ulemper for landbruket i området. Det skal òg takast omsyn til godkjende planer som ligg føre for arealbruken etter plan- og bygningslova og omsynet til kulturlandskapet.

– Samtykke til deling etter Jordlova skal gis før dispensasjon kan behandles politisk.  

Stab Personal– Personalsjef ErikTangstrøm

Personalavdelingen

KjernevirksomhetPersonalavdelingen skal sikre:- rett lønn til rett tid- gjennomføring av Aurskog-Høland kommunes felles personalpolitikk

Nøkkeltall kommunens ansatte

• Ansatte - den viktigste ressursen for kommunen

• 1125 ansatte

• 875 årsverk

• 500 millioner i lønn inkl. sosiale kostnader

Avdelingens hovedoppgaver:

• Rekruttering, tilsetting og integrering• Personal- og arbeidsgiverpolitikk • Personaloppfølging• Kompetanseutvikling • Helse, miljø og sikkerhet • Rådgiving og veiledning til ledere • Drøftinger og forhandlinger

Avdelingens fokus kortsiktig:

– Etablere en god personalportal

– Sikre dobbelkompetanse internt

– Tydeliggjøre avdelingens rolle og ansvar i forhold til resten av organisasjonen

Avdelingens fokus langsiktig:

- Rekrutteringsplan – langsiktige behov- Kompetanseplan – langsiktige behov- Bedre styringsverktøy- Minimalisere risiko for feil i utbetalinger –

gradvis overgang til flere elektroniske løsninger og kontrollsystemer

Arbeidsgiverpolitikken• Kommunestyret har formelt sett

arbeidsgiveransvaret for alle ansatte i kommunen

• Dette er i vår kommune delegert til rådmannen i de fleste saker

• Administrasjonsstyret er primærorganet som blir brukt i forbindelse med politikeres ansvar som arbeidsgivere

Visjonen

• Den romslige kommunen

Verdiene:

• Respekt

• Ansvar

• Utvikling

• Service

Stab Informasjon og service

Fungerende leder Rune A. Holter

Kari Aasberg Bradley i permisjon

Stab Informasjon og service

Stabsleder / informasjonsansvarlig

Servicekontor• 5 ansatte• 4,4 årsverk

Politisk sekretariatPost/arkiv• 5 ansatte• 4 årsverk

Stab Informasjon og service

Servicekontor• Innbyggernes første møte med kommunen

• Forkontor for alle virksomheter

• Avlaster saksbehandlere i stor grad

• Formidler mange typer oppdrag direkte

• Skjemaer / veiledning og utfylling

• Utvikling av hjemmeside / oppdatering

• Tjenestebeskrivelser

Stab Informasjon og service

Post / arkiv Ansvar for

• Mottak og utsending av post

• Journalføring og fordeling av post

• Kommunens saksbehandlingssystem ”ESA”

• Arkiver

Prioriterte områder

• Fullelektronisk saksbehandling

• Fullelektronisk arkiv

Stab Informasjon og service

Politisk sekretariat

Ansvar for

• Forberedelse av politiske saker til politiske møter, kopiering og utsending av saker til politikere

• Sekretærfunksjon i politiske møter

• Valgarbeid

• Lønnslister og attestering av lønn mv. til politikere

• Innkallinger til politiske møter og kontakt med politikere

Stab Informasjon og service

Politisk sekretariat

Noen forhold å merke seg • Forfall til møter skal meldes til politisk

sekretariat som innkaller vara etter vedtatt liste

• Viktig å melde fra i så god tid som mulig

• Spørsmål omkring politiske saker, vedtak, praktiske ting rundt møter mv.

Stab Informasjon og service

Utfordringer, strategi, satsning• Legge til rette for god kommunikasjon og dialog, internt og

eksternt

• Videreutvikle elektronisk informasjonsutveksling og samhandling med innbyggere

• Videreutvikle kommunens hjemmeside med flere selvbetjente løsninger

• Utarbeide strategiplan for intern og ekstern kommunikasjon

• God dokumentbehandling, overgang til fullelektronisk arkiv innen 01.01.2013

• Annen dokumenthåndtering for politikere