eurÓpska norma stn en 15221-2...stn en 15221-2 návod na prípravu dohôd o facility managemente...

H A R M O N I Z Á C I A N O R I E M

ES 7/2007 81

Prioritným cieľom normy je poraden-stvo pri uzatváraní dohôd v oblasti faci-lity managementu. Norma STN EN15221-2 neposkytuje štandardné formu-láre na vypracovanie dohôd a neurčujepráva a povinnosti zmluvných strán.V náväznosti na prvú časť normydopĺňa termíny a definície, ktoré jemožné použiť v dohode o facility mana-gemente.

Norma je určená pre strany, ktorémajú záujem na uzavretí dohodyo poskytovaní služieb facility manage-mentu v rámci spoločného európskehotrhu, ale i v rámci domáceho trhu štátuEurópskej únie. Je orientovaná na doho-dy o poskytovaní služieb facility mana-gementu. Dohoda vo svojej podstatedefinuje vzťah medzi organizáciou,ktorá získava služby facility manage-mentu (klient) a na druhej strane orga-nizáciou, ktorá poskytuje tieto služby(poskytovateľ služieb facility manage-mentu). Normu možno aplikovať aj naprípady, kedy poskytovateľ služieb faci-lity managementu je vnútorná jednotka– oddelenie, pôsobiace v rámci organi-zácie klienta. Dôležitou zložkou dohodyo poskytovaní služieb facility manag-mentu je dohoda o úrovni poskytova-ných služieb – SLA (Services LevelAgreements).

Dohoda o facility managemente bymala byť v súlade s európskymi, národ-nými a miestnymi legislatívnymi pravi-dlami tam, kde nadobudne účinnosť.Medzi hlavné charakteristiky dohodyo poskytovaní služieb facility manage-mentu patria predovšetkým:• trvanie dohody o poskytovaní služieb

facility managementu,• cena za poskytovanie služieb,

• jasné stanovenie zodpovednosti jed-notlivých účastníkov dohody,

• princípy dohody,• úroveň služieb – SLA.

Trvanie dohody o poskytovaníslužieb facility managementu

Dohoda o poskytovaní služieb facilitymanagementu by mala trvať dostatočnedlhý čas, aby bola výhodná pre zmluvnéstrany. Odporúčané trvanie dohody jeminimálne tri roky. Zmluvné strany môžuuvažovať o trvaní dohody bez pevne sta-noveného termínu ukončenia dohody.

Cena za poskytovanie služiebCenu možno stanoviť tromi spôsobmi:

11.. Celková cena: poskytovateľ služiebfacility managementu je plne zodpo-vedný za definovaný výkon a kvalituv dohodnutej konečnej celkovejsume za dohodnuté facility služby.

22.. Jednotková cena: poskytovateľ slu-žieb facility managementu je plnezodpovedný za definovaný výkona kvalitu, v dohodnutej jednotkovejcene za dohodnuté facility službyv dohodnutom rozsahu.

33.. Cena plus: poskytovateľ služieb faci-lity managementu je plne zodpoved-ný za definovaný výkon a kvalituv cenách zodpovedajúcich skutoč-ným nákladom, plus dohodnutýpoplatok za dohodnuté facility služby.Poskytovateľ musí skutočné nákladyza dohodnuté facility služby predložiťklientovi. Tieto môžu byť limitovanégarantovanou maximálnou cenou(guaranteed maximum price – GPM).

Ceny môžu byť fixné za určité časo-vé obdobie alebo upravované na zákla-de dohodnutých kritérií (premenlivácena – variable price).

Európska norma Facility management bola schválená Európskym výborom pre normalizáciuCEN/TC 348 v septembri 2006. Slovenský ústav technickej normalizácie vydal túto normuprekladom pod názvom STN EN 15221 Facility management s platnosťou od 1. septembratohto roku. Norma pozostáva z dvoch častí. O prvej časti normy STN EN 15221-1 Termínya definície sme písali v predchádzajúcom čísle. Jej druhá časť má názov STN EN 152221-2Návod na prípravu dohôd o facility managemente.

E U R Ó P S K A N O R M A S T N E N 1 5 2 2 1 - 2

N Á V O D N A P R Í P R A V U D O H Ô D

O F A C I L I T Y M A N A G E M E N T E

ES_7_new 25.10.2007 11:53 Stránka 81

Zodpovednosť jednotlivých účastníkov

V dohode musí byť jasne definovanázodpovednosť manažmentov zmluvnýchstrán za kvalitné plnenie dohody. Doho-da môže obsahovať rozdelenie činnostímedzi klientom a poskytovateľom služiebfacility managementu, ako i presun pra-covníkov.

Pracovníci poskytovateľa služieb faci-lity managementu, ktorí pôsobiav mene klienta, by mali mať definovanúúroveň autonómnosti a rozsah činností(predpisy, normy, zosúladenie, eskalo-vanie problémov) v nadväznosti na plat-nú legislatívu.

V dohode by mala byť definovanázodpovednosť za informácie o riadení,ich aktualizovanie a odovzdávanie. Navypracovanie správ a vykazovanievýkonnostných ukazovateľov by malibyť vypracované predpísané procedúrypre niektorých alebo všetkých účastní-kov, najmä v prípade platenia pokútalebo iných poplatkov. Zmluvné stranysa môžu dohodnúť na vypracovaní nezá-vislého auditu na správy alebo výkon-nostné ukazovatele.

Princípy dohody• flexibilita• výkonnostné kritériá• audit poskytovaných služieb

FFlleexxiibbiilliittaaStupeň flexibility v dohode by mal

byť definovaný trvaním a rozsahom prí-pustných zmien, a stupňom úhradynákladov na zmeny. Flexibilita, defino-vaná v dohode, vyžaduje potrebu doku-mentácie zmien a metodiky riadenianákladov. Ak zmluvne dohodnutý roz-sah zmien má dopad na všetkých účast-níkov, v dohode sa stanoví možnýdopad na mobilitu pracovníkov a ichnahraditeľnosť. Dohoda by mala defino-vať metodiku a prístup na vysporiada-nie sa s nepredvídateľnými udalosťamia konfliktmi.

VVýýkkoonnnnoossttnnéé kkrriittéérriiaaNa posúdenie kvality odovzdanej

práce slúži odsúhlasená forma meraniaodvedenej služby. V dohode by mali byťdefinované požadované výsledky navýstupe (napr. kľúčové výkonnostnéukazovatele – KPI, úroveň služieb). Súto parametre, ktoré sú odsúhlasené kli-entom a dodávateľom. Musia byť poprocesnej, technickej, ale i po pocitovejstránke exaktne definované.

Exaktne merateľné parametre môžubyť cena, miesto, čas, rozsah, atď., sub-jektívne parametre sa sledujú väčšinouformou vyplnených dotazníkov. Výsled-

ky merania formou KPI by mali byť pra-videlne (mesačne, kvartálne a ročne)vyhodnocované a porovnané so zmluv-nými limitnými parametrami dodáva-ných služieb podľa SLA.

AAuuddiitt ppoosskkyyttoovvaannýýcchh sslluužžiieebbV dohode by mal byť definovaný roz-

sah vykazovania, overovania, testovania,finančného akceptovania a auditovaniaposkytovaných služieb. Poskytovateľslužieb facility managementu by malaudity akceptovať. V dohode facilitymanagementu by mala byť zdôraznenáspojitosť medzi meraním výkonua systémami zaistenia kvality.

Úroveň služieb – SLANa definovanie kvality poskytovaných

služieb v súvislosti s outsourcingom slúžiService Level Agreement (SLA), čov podstate znamená zmluvu o úrovni slu-žieb, definuje kvalitu takejto služby. Jeneoddeliteľnou súčasťou kmeňovýchzmlúv o outsourcingu, ktoré dopĺňa o roz-mer kvality outsourcovaných služieb.

Pripravuje sa a navrhuje už v začiat-koch od tzv. Proposal Development fázy.Je väčšinou časťou ponuky a prechádzaaž po samotný contracting (uzatváraniezmluvy). Ak sa organizácia rozhodnepre kompletný outsourcing, kvalita pod-porných činností je výrazne závislá nakvalite odovzdanej práce dodávateľa. Je preto dôležité, aby SLA mala jasnúa jednoduchú štruktúru.

Pri príprave dohody o poskytovaníslužieb facility managementu by samalo v zmysle návrhu normy postupo-vať v niekoľkých rozličných fázach tak,aby boli v maximálnej miere splnenépožiadavky rôznych účastníkov.

Príprava dohôd o poskytovaníslužieb facility managementu

Hlavné fázy prípravy dohody:aa)) Fáza prípravy u klienta. Klient by mal

definovať všeobecné ciele pre doho-du o poskytovaní služieb facilitymanagementu a podiel týchto cieľovna výkone organizácie, ďalej defino-vať facility služby, ktoré by mali byťposkytované. V dohode by mali byťdefinované výkonnostné ukazovateleúrovne poskytovaných služieb.

bb)) Výberová fáza, v nej po vyhodnoteníponúk poskytovateľov služieb facilitymanagementu sa vyberie potencio-nálny dodávateľ služieb facilitymanagementu.

cc)) Fáza prípravy dohody. Detailná prí-prava zmluvnej dokumentáciea dokončenie všetkých aktivít, týka-júcich sa vyhodnotení na určitomstupni (aktivity due dilligence).

dd))Fáza podpisovania dohody. Ukonče-nie negociačného procesu a podpí-sanie dohody o poskytovaní služiebfacility managementu.

Štruktúra dohody o poskytovaníslužieb facility managementu

Aby bolo možné v dohode dynamickyupravovať jednotlivé facility službypodľa požiadaviek primárnych činnostíklienta, odporúča sa v návrhu normynasledovná štruktúra dohôd:• všeobecné články, o ktorých sa pred-

pokladá, že budú platné a aplikova-teľné počas celého trvania dohodyo poskytovaní služieb facility mana-gementu,

• články, týkajúce sa úrovne služiebpre každú jednotlivú facility službu.

Všeobecné články a články, týkajúcesa úrovne služieb, obsahujú legislatívnea obchodné aspekty dohody o poskyto-vaní služieb facility managementu.

Záver Cieľom normy je povýšiť medzištátne

vzťahy klient/poskytovateľ služieb facili-ty managementu v rámci spoločnéhoeurópskeho trhu, ako i v rámci domáce-ho trhu štátu a definovať jasný vzťah me-dzi klientom a poskytovateľom služiebfacility managementu, zlepšiť kvalitudohôd, aby boli minimalizované rozporymedzi zmluvnými stranami, uzatvárajú-cimi dohodu o poskytovaní služieb faci-lity managementu, identifikovať druhydohôd a navrhovať odporúčania o prá-vach a povinnostiach obidvoch zmluv-ných strán. Dôležitým faktom je, ženorma zjednodušuje porovnávaniedohôd, ktoré sú vypracované v náväz-nosti na STN EN 15221-2, od rôznychposkytovateľov služieb facility manage-mentu pre klienta, a tak skvalitňujevzťah klient/poskytovateľ.

Ing. Viera Somorová, PhD.

SvF STU v Bratislave

Recenzent: Ing. Jaroslav Duda,

ON Semiconductor Slovakia a. s.

Foto: B. Golejová

Príspevok bol spracovaný v rámci gran-

tovej výskumnej úlohy VEGA 1/2573/05

„Optimalizácia nákladov spravovania

stavebných objektov metódou Facility

managementu“

LLiitteerraattúúrraa::

STN EN 15221-2 Návod na prípravu

dohôd o facility managemente

(preklad Ing. Jaroslav Duda)

82 ES 7/2007

H A R M O N I Z Á C I A N O R I E M

ES_7_new 25.10.2007 11:53 Stránka 82