elektronische facturatie binnen heineken
Post on 20-May-2015
1.176 Views
Preview:
TRANSCRIPT
Elektronische facturatie binnen Heineken
22 i 201222 mei 2012
Floris van der HulstProcess Improver Source to Pay HNLProcess Improver Source to Pay HNL
Agenda
♦ Geschiedenis
♦ Aanleiding
♦ Factuurproces Heineken
♦ Scope en opzet project
♦ Oplossing in detail
♦ Supplier adoption
♦ Resultaten♦ Resultaten
♦ Wat levert het ons nu op?
♦ Lessons learned
♦ Vragen
2
Geschiedenis
De Heineken familie koopt de Hooiberg brouwerij te Amsterdam
Heineken® wint 2 Gouden Medailles bij de Grand Prix Paris
1864
1889
Eerste lading Heineken® naar de VS na opheffen alcoholverbod
Heineken neemt de Amstel brouwerij over
1889
1933
Opening brouwerij Zoeterwoude: grootste in Europa
Overname van BBAG, Scottish & Newcastle, FEMSA Cerveza
1968
19821982
2003-2010
3
Heineken internationaal
>140 brouwerijen in 71 landen.
70,000 werknemers
Groep Bier Volume in 2011: 214 miljoen hlmiljoen hl
4
Aanleiding
♦ Heineken besluit in 2009 de volgende stap te maken in het optimaliseren van het
ffactuurproces.
♦ Cijfers 2009
Totaal 453 000 fact ren■ Totaal 453.000 facturen
■ 286.000 EDI/XML
■ 167 000 papier■ 167.000 papier
♦ Medio 2009 RFP traject met 5 partijen gestart.
♦ E-auction met 3 partijen Keuze Certipost♦ E-auction met 3 partijen Keuze Certipost.
5
Factuurproces Heineken
Scan applicatie Scanning & OCR
SAP Posting invoices
Elektronische facturen EDI/XML
Invoice scanning
SAP HNL
SAP Corporate
XML
gInvoice posting
Scan applicatie Basware
SAP Corporate
SAP Export
Invoice
SAP HeiCore
Invoice approval
Matching & workflowSAP Horeca
6
Scope en opzet project
♦ Scope project: ■ Start mei 2010■ 75.000 facturen■ 800 leveranciers
K C i l b k♦ Keuze voor Certipost als message broker.♦ Eén standaard factuurformaat.♦ Directe import in factuursysteem.p y♦ Gratis webportaal voor leveranciers.
Eenmalige mapping factuur-formaat
7
Oplossing in detail
♦ Leverancier heeft 3 mogelijkheden: Webportaal
■ Webportaal: directe invoer door leverancier via een beveiligde webpagina.
■ Geïntegreerd: factuurbericht (XML, EDI) uit Geïntegreerde leverancier■ Geïntegreerd: factuurbericht (XML, EDI) uit systeem leverancier en mapping door Certipost naar Heineken formaat.
Roaming: factuurbericht via ander platform
Geïntegreerde leverancier
■ Roaming: factuurbericht via ander platform.
♦ In alle gevallen voor Heineken één ingang!XML, EDI, flat file, ,
Roaming
8
Supplier adoption
♦ Certipost verantwoordelijk voor supplier adoption.♦ Opzet van een landing page met alle relevante informatie♦ Opzet van een landing page met alle relevante informatie.♦ Correcte masterdata noodzakelijk voor juiste opzet accounts.♦ Gezamenlijk effort in het opzetten van geïntegreerde leveranciers.
♦ Na initiële benadering leveranciers in scope opgeknipt in 4 waves.■ Per wave “wens” veranderen in “must”. ■ Na iedere wave starten met “bouncen” van papieren facturen.■ Na iedere wave sterke groei aantal facturen.
♦ Opzet van escalatieproces met inkoop, administratie en Certipost.
9
Resultaten # leveranciers.
♦ Aantal leveranciers die elektronisch kunnen factureren: 516
Aantal berichten via portal en geïntegreerd
factureren: 516♦ Aantal geïntegreerde
leveranciers: 12♦ Stand april 2012: 60 240
3000
periode 04/11 - 04/12
♦ Stand april 2012: 60.240 facturen jaarlijks!
♦ Gemiddelde stijging van elektronische facturen 2000
2500
anta
l
afgelopen jaar: 8,7 % per maand
♦ Stijging totaal in 1 jaar: 1000
1500
Aa
geïntegreerd
Portal
160 %500
1000
0
2011
04
2011
05
2011
06
2011
07
2011
08
2011
09
2011
10
2011
11
2011
12
2012
01
2012
02
2012
03
2012
04
10
Wat levert het ons nu op?
♦ Kwaliteit van factuurdata zorgt voor hoger matchingpercentage op PO-facturen.
Minder onnodige handelingen/ FTE besparing door efficiëntere afhandeling■ Minder onnodige handelingen/ FTE besparing door efficiëntere afhandeling
♦ Business case inmiddels positief!
♦ Best practices binnen Heineken♦ Best practices binnen Heineken.
♦ Cijfers heden:
■ Totaal 495 000 facturen■ Totaal 495.000 facturen
■ 327.000 EDI
■ 60.240 via Certipost 80,3 % van projectscope■ 60.240 via Certipost 80,3 % van projectscope
■ 107.760 papier
11
Lessons learned
♦ E-invoicing is nieuw voor veel leveranciers.
♦ Sommige leveranciers hebben hierdoor extra aandacht nodig!
♦ Fasering loont in focus voor organisatie en snelheid inrol.
♦ Samenwerking met inkoop is essentieel.
♦ Opzet stuurgroep voor overall commitment.
♦ E-invoicing als vereiste opnemen in contracten en/of g p /
inkoopvoorwaarden.
♦ Correcte masterdata is echt noodzakelijk!
♦ Verander indien mogelijk “wens” in “must”!
12
top related