elektronische facturatie binnen heineken
TRANSCRIPT
![Page 1: Elektronische facturatie binnen heineken](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060110/555c34f3d8b42a2c068b4591/html5/thumbnails/1.jpg)
Elektronische facturatie binnen Heineken
22 i 201222 mei 2012
Floris van der HulstProcess Improver Source to Pay HNLProcess Improver Source to Pay HNL
![Page 2: Elektronische facturatie binnen heineken](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060110/555c34f3d8b42a2c068b4591/html5/thumbnails/2.jpg)
Agenda
♦ Geschiedenis
♦ Aanleiding
♦ Factuurproces Heineken
♦ Scope en opzet project
♦ Oplossing in detail
♦ Supplier adoption
♦ Resultaten♦ Resultaten
♦ Wat levert het ons nu op?
♦ Lessons learned
♦ Vragen
2
![Page 3: Elektronische facturatie binnen heineken](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060110/555c34f3d8b42a2c068b4591/html5/thumbnails/3.jpg)
Geschiedenis
De Heineken familie koopt de Hooiberg brouwerij te Amsterdam
Heineken® wint 2 Gouden Medailles bij de Grand Prix Paris
1864
1889
Eerste lading Heineken® naar de VS na opheffen alcoholverbod
Heineken neemt de Amstel brouwerij over
1889
1933
Opening brouwerij Zoeterwoude: grootste in Europa
Overname van BBAG, Scottish & Newcastle, FEMSA Cerveza
1968
19821982
2003-2010
3
![Page 4: Elektronische facturatie binnen heineken](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060110/555c34f3d8b42a2c068b4591/html5/thumbnails/4.jpg)
Heineken internationaal
>140 brouwerijen in 71 landen.
70,000 werknemers
Groep Bier Volume in 2011: 214 miljoen hlmiljoen hl
4
![Page 5: Elektronische facturatie binnen heineken](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060110/555c34f3d8b42a2c068b4591/html5/thumbnails/5.jpg)
Aanleiding
♦ Heineken besluit in 2009 de volgende stap te maken in het optimaliseren van het
ffactuurproces.
♦ Cijfers 2009
Totaal 453 000 fact ren■ Totaal 453.000 facturen
■ 286.000 EDI/XML
■ 167 000 papier■ 167.000 papier
♦ Medio 2009 RFP traject met 5 partijen gestart.
♦ E-auction met 3 partijen Keuze Certipost♦ E-auction met 3 partijen Keuze Certipost.
5
![Page 6: Elektronische facturatie binnen heineken](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060110/555c34f3d8b42a2c068b4591/html5/thumbnails/6.jpg)
Factuurproces Heineken
Scan applicatie Scanning & OCR
SAP Posting invoices
Elektronische facturen EDI/XML
Invoice scanning
SAP HNL
SAP Corporate
XML
gInvoice posting
Scan applicatie Basware
SAP Corporate
SAP Export
Invoice
SAP HeiCore
Invoice approval
Matching & workflowSAP Horeca
6
![Page 7: Elektronische facturatie binnen heineken](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060110/555c34f3d8b42a2c068b4591/html5/thumbnails/7.jpg)
Scope en opzet project
♦ Scope project: ■ Start mei 2010■ 75.000 facturen■ 800 leveranciers
K C i l b k♦ Keuze voor Certipost als message broker.♦ Eén standaard factuurformaat.♦ Directe import in factuursysteem.p y♦ Gratis webportaal voor leveranciers.
Eenmalige mapping factuur-formaat
7
![Page 8: Elektronische facturatie binnen heineken](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060110/555c34f3d8b42a2c068b4591/html5/thumbnails/8.jpg)
Oplossing in detail
♦ Leverancier heeft 3 mogelijkheden: Webportaal
■ Webportaal: directe invoer door leverancier via een beveiligde webpagina.
■ Geïntegreerd: factuurbericht (XML, EDI) uit Geïntegreerde leverancier■ Geïntegreerd: factuurbericht (XML, EDI) uit systeem leverancier en mapping door Certipost naar Heineken formaat.
Roaming: factuurbericht via ander platform
Geïntegreerde leverancier
■ Roaming: factuurbericht via ander platform.
♦ In alle gevallen voor Heineken één ingang!XML, EDI, flat file, ,
Roaming
8
![Page 9: Elektronische facturatie binnen heineken](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060110/555c34f3d8b42a2c068b4591/html5/thumbnails/9.jpg)
Supplier adoption
♦ Certipost verantwoordelijk voor supplier adoption.♦ Opzet van een landing page met alle relevante informatie♦ Opzet van een landing page met alle relevante informatie.♦ Correcte masterdata noodzakelijk voor juiste opzet accounts.♦ Gezamenlijk effort in het opzetten van geïntegreerde leveranciers.
♦ Na initiële benadering leveranciers in scope opgeknipt in 4 waves.■ Per wave “wens” veranderen in “must”. ■ Na iedere wave starten met “bouncen” van papieren facturen.■ Na iedere wave sterke groei aantal facturen.
♦ Opzet van escalatieproces met inkoop, administratie en Certipost.
9
![Page 10: Elektronische facturatie binnen heineken](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060110/555c34f3d8b42a2c068b4591/html5/thumbnails/10.jpg)
Resultaten # leveranciers.
♦ Aantal leveranciers die elektronisch kunnen factureren: 516
Aantal berichten via portal en geïntegreerd
factureren: 516♦ Aantal geïntegreerde
leveranciers: 12♦ Stand april 2012: 60 240
3000
periode 04/11 - 04/12
♦ Stand april 2012: 60.240 facturen jaarlijks!
♦ Gemiddelde stijging van elektronische facturen 2000
2500
anta
l
afgelopen jaar: 8,7 % per maand
♦ Stijging totaal in 1 jaar: 1000
1500
Aa
geïntegreerd
Portal
160 %500
1000
0
2011
04
2011
05
2011
06
2011
07
2011
08
2011
09
2011
10
2011
11
2011
12
2012
01
2012
02
2012
03
2012
04
10
![Page 11: Elektronische facturatie binnen heineken](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060110/555c34f3d8b42a2c068b4591/html5/thumbnails/11.jpg)
Wat levert het ons nu op?
♦ Kwaliteit van factuurdata zorgt voor hoger matchingpercentage op PO-facturen.
Minder onnodige handelingen/ FTE besparing door efficiëntere afhandeling■ Minder onnodige handelingen/ FTE besparing door efficiëntere afhandeling
♦ Business case inmiddels positief!
♦ Best practices binnen Heineken♦ Best practices binnen Heineken.
♦ Cijfers heden:
■ Totaal 495 000 facturen■ Totaal 495.000 facturen
■ 327.000 EDI
■ 60.240 via Certipost 80,3 % van projectscope■ 60.240 via Certipost 80,3 % van projectscope
■ 107.760 papier
11
![Page 12: Elektronische facturatie binnen heineken](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060110/555c34f3d8b42a2c068b4591/html5/thumbnails/12.jpg)
Lessons learned
♦ E-invoicing is nieuw voor veel leveranciers.
♦ Sommige leveranciers hebben hierdoor extra aandacht nodig!
♦ Fasering loont in focus voor organisatie en snelheid inrol.
♦ Samenwerking met inkoop is essentieel.
♦ Opzet stuurgroep voor overall commitment.
♦ E-invoicing als vereiste opnemen in contracten en/of g p /
inkoopvoorwaarden.
♦ Correcte masterdata is echt noodzakelijk!
♦ Verander indien mogelijk “wens” in “must”!
12
![Page 13: Elektronische facturatie binnen heineken](https://reader033.vdocuments.mx/reader033/viewer/2022060110/555c34f3d8b42a2c068b4591/html5/thumbnails/13.jpg)