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PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL
DIRECTIVA Nº 001 - 2015 – MPH/GPP-SGPyCTI
”Directiva metodológica para la formulación, aplicación, modificación, seguimiento y evaluación
PEI POI”Lic. Yuri Bernie Flores Vilcapoma
ybfv1982@gmail.comFormulación y Evaluación POI MPH – Sub Gerencia de Planes y CTI
2016
Es el documento elaborado por las entidades de la Administración Pública que toma como base la información generada en el Plan Estratégico Institucional y se elabora para un período de un año.
Este documento desagrega las acciones estratégicas identificadas en el PEI en actividades para un periodo determinado. Esta información contribuirá a la gestión de la entidad para el logro de sus objetivos estratégicos. Asimismo, las acciones estratégicas deben vincularse con el Sistema de Presupuesto Público a través de la cadena programática.
Directiva N° 001-2014-CEPLAN (Art.18)
2
¿Qué es el Plan Operativo Institucional?
CORRELACION CAUSAL DE PEI Y POI EN BALANCED SCORECARD
OBJETIVO ESTRATEGI
CO
Acción Estratégica 1.1
PRODUCTO
PRODUCTO
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
PRESUPUESTO (S/.)
PRESUPUESTO (S/.)
1° CALCULO DE CUMPLIMIENTO
METAS (ACTIVIDADES y
PPTO)
2° CALCULO
DE INDICADO
R OPERATIV
O
3° CALCULO DE
INDICADOR ESTRATEGIC
O(*)
(*) Calculo automático, realizado en base a la información proporcionada por usuarios .
ACTIVIDAD
ACTIVIDAD
PRESUPUESTO (S/.)
PRESUPUESTO (S/.)
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FORMATOS PARA FORMULACION DE POI 2015
FORMATO 1.1“FORMATO UNICO DE INFORMACION GENERAL”
PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL 2016CADENA FUNCIONAL
Programa Prod-Pry Act-Obra funcion Divis_Fun Grupo_Fun Meta Finalidad Secuencia Funcional (Sec - Fun) Rubro
Unidad Orgánica VISION (PDPC 2013-2021)
Provincia de ciudadanos emprendedores, con educación, y calidad de vida digna, en el que se ha erradicado los niveles inaceptables de pobreza y pobreza extrema, las desigualdades sociales y la inseguridad; con un gobierno local moderno, promotor, descentralizado, eficiente, participativo, inclusivo y ético, al servicio de la ciudadanía.
Con crecimiento económico diversificado, competitivo, descentralizado, sostenible y con respeto al medio ambiente, basado en la agroindustria, la industria manufacturera, el turismo, su ancestra y rica biodiversidad gastronómica y de recursos naturales .‖
MISION (PEI 2016-2018)
OBJETIVO ESTRATEGICO (PEI 2016-2018)
ACCION ESTRATEGICA (PEI 2016-2018)
PRODUCTO
DIAGNOSTICO SITUACIONALDEBILIDADES (A inicios del período) FORTALEZAS
AMENAZAS OPORTUNIDADES
estratei _________________________________ _________________________________Responsable Unidad Orgánica Elaboración: ______________
VISION Se toma en cuenta el
PDPC 2013-2021
MISIONSe tomara en cuenta el PEI 2016-2018
OBJETIVOS ESTRATEGICOS, ACCIONES ESTRATEGICAS
Se tomara como referente el PEI 2016-2018, que se puede revisar en
la pagina web de la MPH PRODUCTOSSe tomara en cuenta los productos
asignados para cada unidad orgánica, de acuerdo al alineamiento estratégico
subido a la pagina web MPH.
VISION A CONSIDERAR
VISION (PDPC 2013-2021)
Provincia de ciudadanos emprendedores, con educación, y calidad de vida digna, en el que se ha erradicado los niveles inaceptables de pobreza y pobreza extrema, las desigualdades sociales y la inseguridad; con un gobierno local moderno, promotor, descentralizado, eficiente, participativo, inclusivo y ético, al servicio de la ciudadanía. Con crecimiento económico diversificado, competitivo, descentralizado, sostenible y con respeto al medio ambiente, basado en la agroindustria, la industria manufacturera, el turismo, su ancestral y rica biodiversidad gastronómica y de recursos naturales.
6
MISION A CONSIDERAR
MISION PEI 2016-2018: Generar condiciones para el desarrollo armónico e integral de la Provincia de Huancayo a través de la eficiente prestación de servicios públicos a los ciudadanos con un gobierno local moderno, inclusivo, transparente, sostenible y efectivo.
7
SEC. FUN.
FORMATO 1.2CUADRO SUSTENTARIO PARA PRIORIZACION DE ACCIONES ESTRATEGICAS AL 2016
UNIDAD ORGANICA:………………………………………………………………………………………………………………………OBJETIVO
ESTRATEGICO PEI 2016-2018
PRODUCTO (2) INDICADOR(3) EJECUTADO
2015(4) META 2015 (5) Nº ACCIONES ESTRATEGICAS (6) ACTIVIDADES (7) UNIDAD DE
MEDIDA (8)EJECUCION
FISICA 2015 (9)META DE
PRODUCCION FISICA 2016 (10)
RESULTADO ESPECIFICO AL 31 DE DICIEMBRE DEL
2016 (11)
META PRESUPUESTAL
(12)
Indicador de
producción física:
1
1.1.
1.2.
1.3.
Formula: 2
2.1.
2.2.
2.3.
Descripción del
indicador:3
3.1.
3.2.
3.3.
PRESUPUESTO TOTAL(13) S/. 0.00
______________________________________________________________________
_________________________________________________
Responsable de Elaboración:
Responsable Unidad Orgánica
NOMBRE Y AP.: ______________________
DNI.:_________________________
Indicador de producción físicaEs la medida que provee información cuantitativa respecto del logro o resultado en la entrega del producto (bien o servicio). Se expresa en variables cuantificables y ayuda a demostrar el avance acumulativo del producto a cargo de la unidad orgánica. Se utilizara como referencia el indicador de la AE del PEI 2016-2018.
SEC. FUN.
FORMATO 1.2CUADRO SUSTENTARIO PARA PRIORIZACION DE ACCIONES ESTRATEGICAS AL 2016
UNIDAD ORGANICA:………………………………………………………………………………………………………………………OBJETIVO
ESTRATEGICO PEI (1)
PRODUCTO (2) INDICADOR(3) EJECUTADO
2015(4) META 2016 (5) Nº ACCIONES ESTRATEGICAS (6) ACTIVIDADES (7) UNIDAD DE
MEDIDA (8)EJECUCION
FISICA 2015(9)META DE
PRODUCCION FISICA 2015 (10)
RESULTADO ESPECIFICO AL 31 DE DICIEMBRE DEL
2016 (11)
META PRESUPUESTAL
(12)
Indicador de producción física:
1
1.1.
1.2.
1.3.
Formula: 2
2.1.
2.2.
2.3.
Descripción del
indicador:3
3.1.
3.2.
3.3.
PRESUPUESTO TOTAL(13) S/. 0.00
____________________________________________________________________________
____________________________________
Responsable de Elaboración
Responsable Unidad Orgánica
NOMBRE Y AP.: _______________________________________
DNI.:________________________________________
Formula:Se debe expresar las variables a considerar en el cálculo del producto, en algunos casos se tomara en cuenta las actividades que coadyuvan de manera directa a la obtención del producto; y de no ser así se mencionara la fuente del calculo
ESPECIFICACIONES PARA EL CALCULO DEL PRODUCTO : FORMULACASO 1Unidades en que el producto se calcula a partir de la suma de las actividades:
10
Área Producto Indicador Formula Indicaciones
DEMUNADefensa de los
derechos de los niños y del adolescentes
Actas de conciliación entregadas
Actividad 1.1. + Actividad 3.1. +
Actividad 3.6…etc
En este caso se tomara en cuenta todas las
actividades en que se emitan actas de
conciliación
CASO 2:Unidades en que el producto se calcula de forma aparte de las actividades:
Área Producto Indicador Formula Indicaciones
Unidad de Alumbrado
Publico
Centros de recreación pasiva, activa y cívica
administrada por la municipalidad con
adecuado alumbrado ornamental
Puntos de alumbrado con mantenimiento
preventivo y correctivo
“Es resultado de las actividades realizadas”
Las actividades no tienen una unidad de medida
directamente relacionada con el producto pero coadyuvan a
su obtención.
SEC. FUN.
FORMATO 1.2CUADRO SUSTENTARIO PARA PRIORIZACION DE ACCIONES ESTRATEGICAS AL 2016
UNIDAD ORGANICA:………………………………………………………………………………………………………………………OBJETIVO
ESTRATEGICO PEI (1)
PRODUCTO (2) INDICADOR(3) EJECUTADO
2015(4) META 2015 (5) Nº ACCIONES ESTRATEGICAS (6) ACTIVIDADES (7) UNIDAD DE
MEDIDA (8)EJECUCION
FISICA 2015 (9)META DE
PRODUCCION FISICA 2016 (10)
RESULTADO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 (11)
META PRESUPUESTAL
(12)
Indicador de
producción física:
1
1.1.
1.2.
1.3.
Formula: 2
2.1.
2.2.
2.3.
Descripción del
indicador:3
3.1.
3.2.
3.3.
PRESUPUESTO TOTAL(13) S/. 0.00
__________________________________________________
_____________________________________ Responsable de Elaboración:
Responsable Unidad Orgánica
NOMBRE Y AP.: _________________________________________
DNI.:_______________________________________
Descripción del indicador:Expresa de manera literal cual es el dato que resulta del cálculo del indicador, se sugiere que sea breve en su redacción.
SEC. FUN.
FORMATO 1.2CUADRO SUSTENTARIO PARA PRIORIZACION DE ACCIONES ESTRATEGICAS AL 2016
UNIDAD ORGANICA:………………………………………………………………………………………………………………………OBJETIVO
ESTRATEGICO PEI (1)
PRODUCTO (2) INDICADOR(3) EJECUTADO
2015(4) META 2015 (5) Nº ACCIONES ESTRATEGICAS (6) ACTIVIDADES (7) UNIDAD DE
MEDIDA (8)EJECUCION
FISICA 2015 (9)META DE
PRODUCCION FISICA 2016 (10)
RESULTADO AL 31 DE DICIEMBRE DEL 2016 (11)
META PRESUPUESTAL
(12)
Indicador de
producción física:
1
1.1.
1.2.
1.3.
Formula: 2
2.1.
2.2.
2.3.
Descripción del
indicador:3
3.1.
3.2.
3.3.
PRESUPUESTO TOTAL(13) S/. 0.00
__________________________________________________
_____________________________________ Responsable de Elaboración:
Responsable Unidad Orgánica
NOMBRE Y AP.: _________________________________________
DNI.:_______________________________________
Meta del producto:Se usara de referencia la meta de la acción estratégica del PEI 2016-2018.
SEC. FUN.
FORMATO 1.2CUADRO SUSTENTARIO PARA PRIORIZACION DE ACCIONES ESTRATEGICAS AL 2016
UNIDAD ORGANICA:………………………………………………………………………………………………………………………OBJETIVO
ESTRATEGICO PEI 2016-2018
PRODUCTO (2) INDICADOR(3) EJECUTADO
2015(4) META 2016 (5) Nº ACCIONES ESTRATEGICAS (6) ACTIVIDADES (7) UNIDAD DE
MEDIDA (8)EJECUCION
FISICA 2015(9)META DE
PRODUCCION FISICA 2016 (10)
RESULTADO ESPECIFICO AL 31 DE DICIEMBRE DEL
2016 (11)
META PRESUPUESTAL
(12)
Indicador de producción física:
1
1.1.
1.2.
1.3.
Formula: 2
2.1.
2.2.
2.3.
Descripción del
indicador:3
3.1.
3.2.
3.3.
PRESUPUESTO TOTAL(13) S/. 0.00
____________________________________________________________
___________________________________________________ Responsable de Elaboración:
Responsable Unidad Orgánica
NOMBRE Y AP.: _____________________________
DNI.:___________________________________
Acciones Estratégicas Estas planteadas en el PEI 2016-2018 junto con los objetivos estratégicos
SEC. FUN.
FORMATO 1.2CUADRO SUSTENTARIO PARA PRIORIZACION DE ACCIONES ESTRATEGICAS AL 2016
UNIDAD ORGANICA:………………………………………………………………………………………………………………………OBJETIVO
ESPECIFICO PEI 2016-2018 (1)
PRODUCTO (2) INDICADOR(3) EJECUTADO
2015(4) META 2016 (5) Nº ACCIONES ESTRATEGICAS (6) ACTIVIDADES (7) UNIDAD DE
MEDIDA (8)EJECUCION
FISICA 2015(9)META DE
PRODUCCION FISICA 2016 (10)
RESULTADO ESPECIFICO AL 31 DE DICIEMBRE DEL
2016 (11)
META PRESUPUESTAL
(12)
Indicador de producción física:
1
1.1.
1.2.
1.3.
Formula:
2
2.1.
2.2.
2.3.
Descripción del indicador:
3
3.1.
3.2.
3.3.
PRESUPUESTO TOTAL(13) S/. 0.00
_________________________________________________________________
_____________________________________________ Responsable de Elaboración
Responsable Unidad Orgánica
NOMBRE Y AP.: ________________________________________
DNI.:_______________________________________________
Las actividades son planteadas a partir de
las acciones estratégicas
La unidad de medida será expresada de
forma literal
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ACTIVIDAD POI: define las condiciones necesarias para el logro de la Acción Estratégica. Las actividades cuentan con unidad de medida y meta física.
Actividades POI
Paso 3Paso 2Paso 1
Identificación de las Actividades según Acción Estratégica seleccionada
¿Qué Actividades son las mínimas necesarias para el desarrollo de la Acción Estratégica?
Identificación de la Unidad de Medida de
las Actividades
Unidad de medición de la magnitud física del avance en el cumplimiento y desarrollo de la Actividad.
Identificación de la Meta de la Actividad
Se determina según los criterios de alcance y cobertura que la Entidad defina para la Acción Estratégica.
16
Elementos Descripción
Entradas
Insumos necesarios para llevar a cabo la actividad: recursos materiales, información, recursos humanos, etc.
SalidasResultados de la actividad (información, documentación, etc.).
Controles
Objetos que gobiernan o regulan la actividad: normas, guías, políticas, calendarios, presupuestos, etc.
Mecanismos
Infraestructura necesaria y características del ambiente de trabajo para el adecuado desarrollo de la actividad.
Para identificar cada actividad se debe identificar los elementos críticos
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Elementos Descripción
Entradas Raciones de alimentos. Personal encargado de la distribución.
Salidas Raciones de alimentos a los beneficiarios de programas sociales.
Controles Supervisión de las condiciones de entrega. Entrega de raciones a tiempo. Conocimiento de logística de distribución.
Mecanismos Sistema de almacenaje de las raciones. Transporte para la distribución.
Ejemplo: Para la actividad “Distribución de raciones de alimentos”
SEC. FUN.
FORMATO 1.2CUADRO SUSTENTARIO PARA PRIORIZACION DE ACCIONES ESTRATEGICAS AL 2016
UNIDAD ORGANICA:………………………………………………………………………………………………………………………OBJETIVO
ESPECIFICO PEI 2016-2018 (1)
PRODUCTO (2) INDICADOR(3) EJECUTADO
2015(4) META 2016 (5) Nº ACCIONES ESTRATEGICAS (6) ACTIVIDADES (7) UNIDAD DE
MEDIDA (8)EJECUCION
FISICA 2015(9)META DE
PRODUCCION FISICA 2016 (10)
RESULTADO ESPECIFICO AL 31 DE DICIEMBRE DEL
2016 (11)
META PRESUPUESTAL
(12)
Indicador de producción física:
1
1.1.
1.2.
1.3.
Formula:
2
2.1.
2.2.
2.3.
Descripción del indicador:
3
3.1.
3.2.
3.3.
PRESUPUESTO TOTAL(13) S/. 0.00
_________________________________________________________________
_____________________________________________ Responsable de Elaboración
Responsable Unidad Orgánica
NOMBRE Y AP.: ________________________________________
DNI.:_______________________________________________
Los resultados deberán ser proyectados hasta fin de año, tomando en cuenta que estos serán evaluados a lo largo del año
con el aplicativo BSC POI
ALGUNAS ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACION DE LOS RESULTADOS ESPERADOS HASTA FIN DE AÑO:Resultados que pueden considerarse a partir de la entrega de los productos en el caso de los órganos de línea: ¿Existe evidencia que nos ayude a identificar los impactos logrados a partir de los productos
entregados a la población? ¿Como se puede mejorar el proceso de entrega (en tiempo y costos) de la diversa documentación,
servicios, entre otros, a mi cargo a favor de la ciudadanía? ¿Existen instituciones que posean los mismos objetivos con los que mediante el establecimiento
de alianzas, convenios, o trabajo coordinado nos ayuden al logro de los objetivos institucionales; para un mejor servicio al ciudadano?
Ejemplo de resultado en este caso: Se lograra la formalización de 20 nuevos empresarios luego del programa de capacitaciones. Se lograra reducir en “n” días en la entrega de las licencias a fin de agilizar el proceso de
formalización de los futuros empresarios. Se lograra reducir en “n” pasos el número de los procedimientos a fin de agilizar la entrega de los
documentos solicitados por los usuarios. Se lograra establecer convenios con “n” institución para que apoye en la entrega del servicio de
capacitación a emprendedores.
19
ALGUNAS ESPECIFICACIONES PARA LA IDENTIFICACION DE LOS RESULTADOS ESPERADOS HASTA FIN DEL AÑO 2016:Resultados que pueden considerarse en el caso de los órganos de apoyo, asesoramiento y de gobierno: ¿Cómo lograr la implementación de nuevas políticas a favor de la modernización del gobierno municipal? ¿Es posible que los procesos y procedimientos con respecto a servicios otorgados a los clientes internos
se reduzcan para lograr mejoras en la gestión municipal? ¿Existen instituciones que posean objetivos similares con los que mediante el establecimiento de
alianzas, convenios, o trabajo coordinado nos ayuden al logro de los objetivos institucionales; para mejora de la gestión municipal?
¿Cómo reducir los costos con respecto a procedimientos para mantenimiento, entrega de servicios, entre otros; a favor de la ciudadanía?.
¿En que medida se ha logrado involucrar a la ciudadanía en el proceso de toma decisiones, y monitoreo de la gestión municipal?
Ejemplo de resultado en este caso: Se lograra la implementación de la política nacional “x” en para la mejora de los sistemas y gestión de base
de datos. Se lograra la reducción de procedimientos en la unidad “x” en “n pasos” para agilizar el proceso de compras. Se lograra mayores acercamientos con las instituciones “x” y “y” para lograr el financiamiento de proyectos
de inversión. Se lograra el involucramiento con las instituciones “w, x y z”de la sociedad civil para mejorar el monitoreo
ciudadano a la gestión municipal.
20
Construyendo una cadena de resultados desde los resultados que se quiere alcanzar
SECUENCIA FUNCIONAL
FORMATO 1.3MATRÍZ DE PROGRAMACIÓN MENSUAL POR ACTIVIDADES – POI 2016
UNIDAD ORGÁNICA:………………………………………………………………………….
NºPRODUCTO / ACCIONES
ESTRATEGICAS/ ACTIVIDADES
INDICADOR DE PRODUCCION
FISICA (5)
META 2016 (6)
PERIODO DE EJECUCION (7)META
PRESUPUESTAL (8)
PERSONA A CARGO DE LA ACTIVIDAD (9)ENE FEB MAR I TRIM ABR MAY JUN II TRIM JUL AGO SET III
TRIM OCT NOV DIC IV TRIM
PRODUCTO (1)
ACCIONES ESTRATEGICAS
(2)ACTIVIDADES (3) UNIDAD DE
MEDIDA(4)
META ANUAL PRODUCCION
FISICA
1
1.1. …
1.2. …
1.3. …
2
2.1. …
2.2….
2.3. …
3
3.1. …
3.2. …
3.3. …
PRESUPUESTO TOTAL (Incluye personal contratado por toda modalidad) S/. 0.0
_________________________
____________________________________
Responsable Unidad Orgánica
Elaboración: _________________________
Expresado en el formato 1.2
CONSIDERACIONES IMPORTANTES
Optimizar el uso de recursos para la obtención de resultados
Creo que es un falso concepto que el PpR busque reducir el gasto que se realiza, lo que se busca es optimizar el uso de los recursos. Es frecuente que las unidades se quejen de falta de recursos para cumplir sus actividades pero cuando se analiza la programación de su presupuesto y su ejecución se encuentra una serie de vicios que distorsionan el presupuesto. Además si se revisa la capacidad de ejecutar de las UE, se verán que ninguna cumple con gastar todo su presupuesto (o muy pocas), y la calidad del gasto realizado tiene un alto porcentaje que es por lo menos dudoso.Por ultimo, se debe tener en cuenta que ejecución del gasto público no significa calidad, ni eficiencia.
Es necesaria la gestión estratégica de los indicadores
En general, buena parte de los gerentes públicos y funcionarios están convencidos de que es necesario contar con indicadores, pero consideran que la utilización de la información, debe ser delegada a otros funcionarios de menor rango, con menos ocupaciones. Al respecto vale la pena anotar varias cosas:
1º Debe recordarse que el M&E es una herramienta de carácter gerencial, que se concibió con el objetivo de reducir la incertidumbre en el proceso de toma de decisiones.
2º Los gerentes son los encargados de liderar los programas, proyectos y equipos de trabajo en general; este liderazgo supone conocer: hacia donde se quiere ir, en cuánto tiempo y qué mecanismos e incentivos se requieren para alcanzar la meta.
3° Por ultimo es necesario que las evaluaciones sean oportunas, ya que de no ser así se caería en realizar sólo “necropsias” y no evaluaciones en la institución.
GRACIAS POR SU ATENCIÓN…
“Cuando es obvio que las metas no pueden ser alcanzadas, no ajuste los objetivos, ajuste los pasos a seguir.”
Confucio
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