curso administración deltiempo

ADMINISTRACIÓN DEL TIEMPO

Máster Carlos Alberto RossiMáster Carlos Alberto Rossi

¿Para qué trabajamos?¿Para qué trabajamos?

Para cumplir funcionesPara cumplir funciones Para obtener resultadosPara obtener resultados

¿Qué es el tiempo?¿Qué es el tiempo?

¿Qué preocupa más a los seres humanos?¿Qué preocupa más a los seres humanos? 47% - el tiempo47% - el tiempo 27% - el dinero27% - el dinero

El tiempo es sinónimo de vida, siEl tiempo es sinónimo de vida, si

administramos el tiempo, administramosadministramos el tiempo, administramos

nuestra vidanuestra vida

El tiempo es un recursoEl tiempo es un recurso

Recursos de la organizaciónRecursos de la organización::

PersonasPersonas DineroDinero MaterialesMateriales MáquinasMáquinas MétodosMétodos Dirección y administraciónDirección y administración

RECURSOS = PDMMMD + TRECURSOS = PDMMMD + T

Beneficios de administrar Beneficios de administrar el tiempoel tiempoPara usted:Para usted: Disponer de más tiempoDisponer de más tiempo Organizar mejor su trabajoOrganizar mejor su trabajo Trabajar más relajadoTrabajar más relajado Ser más productivoSer más productivo

Para su empresa:Para su empresa: Mejorar el ambiente de trabajoMejorar el ambiente de trabajo Mejorar las comunicacionesMejorar las comunicaciones Planificar mejorPlanificar mejor Ser más productivoSer más productivo

Como trabajamos las Como trabajamos las personaspersonasLas que trabajan solas:Las que trabajan solas: Planificación y controlPlanificación y control Organización del trabajoOrganización del trabajo Estilo de administraciónEstilo de administración

Las que trabajan acompañadas:Las que trabajan acompañadas: DelegaciónDelegación Ladrones de tiempoLadrones de tiempo ReunionesReuniones

Ley de ParkinsonLey de Parkinson

““El trabajo se amplia hasta ocupar todo El trabajo se amplia hasta ocupar todo el tiempo disponible”el tiempo disponible”

Tiempos de las personasTiempos de las personas

Tiempo controladoTiempo controlado Tiempo de respuestaTiempo de respuesta Tiempo regaladoTiempo regalado

Tiempo óptimo Tiempo óptimo Tiempo normalTiempo normal

Tipos de personasTipos de personas

Personas sucesivas (demoran más)Personas sucesivas (demoran más) Personas simultáneas (más veloces en Personas simultáneas (más veloces en

procesos)procesos)

Programación del trabajo Programación del trabajo diariodiario

Tipos de ejecutivosTipo A:Tipo A:

1.1. Orientados a la acciónOrientados a la acción

2.2. Tensos y estresadosTensos y estresados

3.3. Solo manejan cosas importantesSolo manejan cosas importantes

4.4. Se preocupan por la cantidadSe preocupan por la cantidad

5.5. Suelen ser malos comunicadoresSuelen ser malos comunicadores

6.6. Son propensos a enfermedades cardíacasSon propensos a enfermedades cardíacas

7.7. Usan mejor el tiempo. PuntualidadUsan mejor el tiempo. Puntualidad

Tipo B:Tipo B:

1.1. Tranquilos relajadosTranquilos relajados

2.2. Poco motivados a la acciónPoco motivados a la acción

3.3. Poco motivados al logro y al éxitoPoco motivados al logro y al éxito

4.4. Malos planificadoresMalos planificadores

5.5. Se preocupan por la calidadSe preocupan por la calidad

6.6. No les gustan los compromisosNo les gustan los compromisos

7.7. Jefes y directores débilesJefes y directores débiles

8.8. Menos enfermedades cardíacasMenos enfermedades cardíacas

9.9. Usan mal el tiempo. ImpuntualesUsan mal el tiempo. Impuntuales

Áreas de resultados clave Áreas de resultados clave (ARC)(ARC)Importante: Importante: definir objetivos o resultados a obtener en tiempodefinir objetivos o resultados a obtener en tiempo

Algunas ARC:Algunas ARC: Control de costosControl de costos Reuniones de gerenciaReuniones de gerencia Mantenimiento de ordenadoresMantenimiento de ordenadores Control de sucursalesControl de sucursales Satisfacción del clienteSatisfacción del cliente RolesRoles I + DI + D Desarrollo de mercados nuevosDesarrollo de mercados nuevos

Como establecer un Como establecer un objetivoobjetivo

Períodos más utilizadosPeríodos más utilizados

Objetivos operativos o funcionales: Objetivos operativos o funcionales: 3 – 6 3 – 6 mesesmeses

Objetivos estratégicos o corporativos: Objetivos estratégicos o corporativos: 1 – 1 – 5 años5 años

Tipos de objetivosTipos de objetivos

Algunos indicadores por Algunos indicadores por áreasáreas

Matriz de EisenhowerMatriz de Eisenhower

•CrisisCrisis•Proyectos apremiantesProyectos apremiantes•Proyectos cuyas fechas vencenProyectos cuyas fechas vencen•Urgencias repentinasUrgencias repentinas•Algunas visitasAlgunas visitas•Algunas llamadas telefónicasAlgunas llamadas telefónicas•Algunas reunionesAlgunas reuniones•Algunas cartasAlgunas cartas

•Planificar (“evitar incendios”)Planificar (“evitar incendios”)•Proyectos importantes para direcciónProyectos importantes para dirección•Nuevas oportunidadesNuevas oportunidades•Construir relaciones (clientes, compañeros, Construir relaciones (clientes, compañeros, etc.)etc.)•Algunas visitasAlgunas visitas• Algunas llamadas telefónicasAlgunas llamadas telefónicas• Algunas reunionesAlgunas reuniones• Algunas cartasAlgunas cartas

•““Apagar incendios”Apagar incendios”•Cuestiones operativas que no pueden Cuestiones operativas que no pueden esperaresperar•InterrupcionesInterrupciones•Urgencias repentinasUrgencias repentinas•Algunas visitasAlgunas visitas•Algunas llamadas telefónicasAlgunas llamadas telefónicas• Algunas reunionesAlgunas reuniones• Algunas cartasAlgunas cartas

•Actividades que no nos gustanActividades que no nos gustan• Actividades cortas o fácilesActividades cortas o fáciles• Papeleo inútilPapeleo inútil• Pérdida de tiempoPérdida de tiempo•Exceso de burocraciaExceso de burocracia•Algunas visitasAlgunas visitas•Algunas llamadas telefónicasAlgunas llamadas telefónicas• Algunas reunionesAlgunas reuniones• Algunas cartasAlgunas cartas

URGENTEURGENTEURGENTEURGENTE NO URGENTENO URGENTENO URGENTENO URGENTE

IIII IIIIIIII

IIIIIIIIIIII IVIVIVIV

Matriz de Eisenhower

URGENTEURGENTEURGENTEURGENTE NO URGENTENO URGENTENO URGENTENO URGENTE

Características de la Características de la delegación eficazdelegación eficazA.A. Decidir qué actividad es la que se va a delegarDecidir qué actividad es la que se va a delegar

B.B. Decidir a que persona se va a delegarDecidir a que persona se va a delegar

C.C. Definir, previamente, el tipo y grado de delegaciónDefinir, previamente, el tipo y grado de delegación

D.D. De ser posible, delegar en función de objetivos, no de tareasDe ser posible, delegar en función de objetivos, no de tareas

E.E. Adiestrar oportunamente al subordinadoAdiestrar oportunamente al subordinado

F.F. Definir los puntos de controlDefinir los puntos de control

G.G. Comprobar que el subordinado comprende:Comprobar que el subordinado comprende:

- Resultados que debe producir- Resultados que debe producir

- Normas- Normas

- Limitaciones- Limitaciones

- Responsabilidades- Responsabilidades

H.H. Conceder la autoridad correspondiente a la responsabilidad delegadaConceder la autoridad correspondiente a la responsabilidad delegada

I.I. Delegar motivandoDelegar motivando

J.J. No aceptar la devolución de la responsabilidad delegada (¡que no “le pasen el mono”!)No aceptar la devolución de la responsabilidad delegada (¡que no “le pasen el mono”!)

K.K. Tener asumido que toda delegación incluye siempre el riesgoTener asumido que toda delegación incluye siempre el riesgo

Errores comunes en Errores comunes en delegacióndelegación

ANTES DE UNA REUNIÓNUsted debe preguntarse:Usted debe preguntarse:

• ¿Se planteó bien la convocatoria?¿Se planteó bien la convocatoria?• ¿Viene la gente que usted convocó?¿Viene la gente que usted convocó?• ¿Los asistentes tienen poder de decisión?¿Los asistentes tienen poder de decisión?• ¿Puede distinguir entre reuniones formales e ¿Puede distinguir entre reuniones formales e

informales?informales?• ¿Sabe como separar a las personas del rol?¿Sabe como separar a las personas del rol?• ¿Sabe como es la cultura empresarial de su ¿Sabe como es la cultura empresarial de su

empresa?, si ¿La sabe?empresa?, si ¿La sabe?

Como organizar una Como organizar una reuniónreunión

Los siguientes son los pasos básicos para laLos siguientes son los pasos básicos para laorganización de reuniones:organización de reuniones:

• Convocatoria a la reuniónConvocatoria a la reunión• Envío de la convocatoriaEnvío de la convocatoria• Conducción de la reuniónConducción de la reunión• Redacción del actaRedacción del acta• Aplicación de los resultadosAplicación de los resultados

En estas se le encomiendan tareas y fines a los participantes. Reuniones resolutivas

Solo sirve para tomar ideas de los participantes. Esta reunión no es decisiva porque las decisiones las toma alguien que esta fuera de la reunión

Ejecutivas

No ejecutivas

Aquí cada uno de los asistentes debe participar aportando ideas y creatividad

Participativas

Se le entrega a los asistentes la orden del día, que puede contener algunas sugerencias o preguntas

Informativas

DescripciónDescripciónSubtipoSubtipoDescripción Descripción TipoTipo

Tipos de reunionesTipos de reuniones

Participan asistentes de distintas compañías De comunicación externa

Participan asistentes de la propia compañía De comunicación Interna

Forman parte de lo cotidiano y se las improvisa por situaciones del trabajo

Informales

Son formales porque se realizan por escrito, por convocatoria o nivel y por el contenido importancia de la misma

Formales

DescripciónDescripciónTipo Tipo

Tipos de reunionesTipos de reuniones

Los elementos que deben existir para que se pueda llevar a cabo una Los elementos que deben existir para que se pueda llevar a cabo una reunión son:reunión son:

Los objetivos:Los objetivos: en función de las responsabilidades compartidas en función de las responsabilidades compartidas

El tiempo:El tiempo: ¿cuánto tiempo tenemos para tomar decisiones y llevar a ¿cuánto tiempo tenemos para tomar decisiones y llevar a cabo el proyecto?, ¿Cuándo se celebrará?, ¿Cuánto tiempo se cabo el proyecto?, ¿Cuándo se celebrará?, ¿Cuánto tiempo se permanecerá reunido?permanecerá reunido?

Contenidos o temas a tratar:Contenidos o temas a tratar: es decir el orden del día es decir el orden del díaHomogeneidad de los asistentes: ¿Cómo son psicológicamente?, sus Homogeneidad de los asistentes: ¿Cómo son psicológicamente?, sus intereses, sus roles, etc.intereses, sus roles, etc.

Elementos de una reunión

Estará centrado en:Estará centrado en:

•Salutación de los convocadosSalutación de los convocados•Mención de las inasistenciasMención de las inasistencias•Responsabilidad o rol de cada uno de los asistentes convocadosResponsabilidad o rol de cada uno de los asistentes convocados•Planeamiento de objetivosPlaneamiento de objetivos•Orden del día, invitando a mantener los ejes centrales de la misma, Orden del día, invitando a mantener los ejes centrales de la misma, para no diversificarsepara no diversificarse•Atender a la participación de todos si hay debateAtender a la participación de todos si hay debate•Realizar conclusiones después de cada participación Realizar conclusiones después de cada participación •Realizar una conclusión final que resuma las anterioresRealizar una conclusión final que resuma las anteriores•Plantear la redacción del acta formalPlantear la redacción del acta formal

Protocolo y reuniónProtocolo y reunión

De la convocatoria dependerá el éxito o fracaso de la reunión. Una De la convocatoria dependerá el éxito o fracaso de la reunión. Una convocatoria para ser exitosa debe contener:convocatoria para ser exitosa debe contener:

•Saludo introductor, con justificación de la misma, en razón de su Saludo introductor, con justificación de la misma, en razón de su necesidad y de sus objetivos.necesidad y de sus objetivos.•Segunda justificación, de porque necesitamos que asista la persona Segunda justificación, de porque necesitamos que asista la persona a la cual se le envía la convocatoriaa la cual se le envía la convocatoria•Luego se colocará el orden del díaLuego se colocará el orden del día•La despedidaLa despedida•Fecha, hora y lugarFecha, hora y lugar

Convocatoria vs. reuniónConvocatoria vs. reunión

Un comunicado que será utilizado solo para informar,Un comunicado que será utilizado solo para informar,deberá contener:deberá contener:

• Narración del hechoNarración del hecho• DondeDonde• ComoComo• CuandoCuando• Causas conocidasCausas conocidas• Consecuencias conocidasConsecuencias conocidas

Reunión informativaReunión informativa

Las características que la destacan son:Las características que la destacan son:

• ConcisaConcisa• ClaraClara• DirectaDirecta

Reunión expresivaReunión expresiva

La estructura del discurso será como la siguiente:La estructura del discurso será como la siguiente:

• Determinar el objetivo de la reunión o exposición de motivosDeterminar el objetivo de la reunión o exposición de motivos• Dar a conocer la información que se tiene del tema hasta el Dar a conocer la información que se tiene del tema hasta el

momentomomento• Explicar nuestra postura y justificar la mismaExplicar nuestra postura y justificar la misma• Hacer la propuesta de solucionesHacer la propuesta de soluciones• Ronda de intervencionesRonda de intervenciones

Elaboración del discursoElaboración del discurso

CHECK LIST DE REUNIÓNCHECK LIST DE REUNIÓN

Pasos para presentar ideas

Título del ProyectoTítulo del Proyecto Caracterización GeneralCaracterización General IdeaIdea Identificación del problema que daIdentificación del problema que da origen a la ideaorigen a la idea DescripciónDescripción ObjetivosObjetivos Claves de superaciónClaves de superación DestinatariosDestinatarios Beneficios Económicos y SocialesBeneficios Económicos y Sociales DETERMINACIÓN DEL AREA TEMATICADETERMINACIÓN DEL AREA TEMATICA RECURSOS A APLICAR AL PROYECTORECURSOS A APLICAR AL PROYECTO ServiciosServicios CONCLUSIONESCONCLUSIONES

ADMINISTRANDO ADMINISTRANDO EL TIEMPO PARA EL TIEMPO PARA CAPACITACIÓNCAPACITACIÓN

Lic. Carlos Alberto Rossi 35

Métodos de Formación

NIVELES

OBJETO DE LA FORMACION

Perfeccionar actitudes Impartir conocimientos o capacidades

Mejorar las actitudes

Ejecutables Preformación Método EMT

Aprendizaje clásico Enseñanza programada

asistida por computador

Trabajo en grupo

Mandos medios Experiencias de

gestión Simulaciones

Sesiones de trabajo Enseñanza programada

asistida por computador

Trabajo en grupo

Mandos gerenciales Experiencias de

gestión Simulaciones

Sesión de trabajo Trabajo en grupo

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