compliance. bent u in control? kennisbijeenkomst nnk, 19 november 2013 jan willem de jager,
Post on 31-Dec-2015
25 Views
Preview:
DESCRIPTION
TRANSCRIPT
www.kwa.nl 19 april 2023 - 1
Compliance.Bent u in control?
Kennisbijeenkomst NNK,19 November 2013
Jan Willem de Jager, KWA Bedrijfsadviseurs
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Nieuwsberichten
19 November 2013
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Nieuwsberichten
19 November 2013
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Nieuwsberichten
19 November 2013
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Nieuwsberichten
19 November 2013
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Nieuwsberichten
19 November 2013
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Wat is Compliance?
Wat verstaan we onder Compliance?
Wanneer bent u in Compliance?
Wie vindt/denkt dat zijn/haar organisatie 100% in Compliance is?
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Definitie van Compliance
Compliance =
Aantoonbaar voldoen aan/naleven van verplichtingen.
Compliancemanagement =Intern(e) beheersing(systeem) dat een organisatie onder eigen verantwoordelijkheid opzet ter voorkoming van onrechtmatig handelen binnen die organisatieOftewelHet zorgen dat de organisatie gestructureerd alles aantoonbaar onder controle heeft?
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Compliance en de kwaliteitsdeskundige
Resultaat online Compliance scan over 50 organisaties.
Commitment tot naleving
Identificeren verplichtingen (o.a. wet- en regelgeving)
Vertalen van eisen uit wet- en regelgev-ing'
Borgen van de uitvoering
Eigen beoordeling van naleving
Interne audits
Beoordeling resultaat door directie
Relatie overige delen managementsys-teem
Cultuur en gedrag (praktijk)
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90 100
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
KennismakingCarrière en Compliance
19 November 2013
Architecten-bureau JSa
Jan Willem de Jager06 10 92 24 72
jwj@kwa.nl
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
KennismakingCarrière en Compliance
19 November 2013
Strukton Civiel
Jan Willem de Jager06 10 92 24 72
jwj@kwa.nl
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
KennismakingCarrière en Compliance
19 November 2013
Coentunnel
Jan Willem de Jager06 10 92 24 72
jwj@kwa.nl
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
KennismakingCarrière en Compliance
19 November 2013
KWA Bedrijfs-adviseurs
Jan Willem de Jager06 10 92 24 72
jwj@kwa.nl
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
KennismakingCarrière en Compliance
19 November 2013
Jan Willem de Jager06 10 92 24 72
jwj@kwa.nl
SYSTEEM GERICHT
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
KennismakingJeugd en Compliance
19 November 2013
Jan Willem de Jager06 10 92 24 72
jwj@kwa.nl
Karakter
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
KennismakingJeugd en Compliance
19 November 2013
Jan Willem de Jager06 10 92 24 72
jwj@kwa.nl
Opvoeding
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
KennismakingJeugd en Compliance
19 November 2013
Jan Willem de Jager06 10 92 24 72
jwj@kwa.nl
Omgeving
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
KennismakingCarrière en Compliance
19 November 2013
Jan Willem de Jager06 10 92 24 72
jwj@kwa.nl
BEPAALD HET GEDRAG
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Waarom Compliance?Compliancerisico’s
Formele risico’s (hard) Integriteitsrisico’s (zacht)
OrganisatieniveauNaleving van
Discontinuïteit bedrijfReputatieverliesFinancieel verliesMaterieel verlies
Onjuiste normen en waardenOnwenselijke communicatieOnjuist voorbeeldgedrag
Individueel niveauInteger handelen
Discontinuïteit arbeidsrelatieArbeidsrechtelijke sanctiesVerlies van gezondheid
Onwerkbare cultuurOngewenst gedragGeen acceptatie in de groep
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Waarom Compliance?Compliance-kansen
Positief imago
Transparantie
Verbeterde relatie met stakeholders
(Concurrentie voorsprong)
Duurzame bedrijfsvoering
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen
Voorbeelden van verplichtingen: Wet- en Regelgeving (NEN)normen Keurmerken Convenanten Interne regels Productkwaliteit Klantvereisten Afspraken met (externe) stakeholders Beloften Etc.
In verplichtingen worden vereisten op een ‘gestructureerde’ wijze opgesomd.
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Eisen: Processen Product Activiteit Grondstoffen Leveranciers Gebouwen/infrastructuur Installaties
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen
Eis = behoefte of verwachting die kenbaar gemaakt, vanzelfsprekend of dwingend voorgeschreven is.
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Aantonen = verificatie (zie ISO 9000)Bevestiging dat aan gespecificeerde eisen is voldaan door het verschaffen van gegevens die het bestaan of de waarheid van iets onderbouwen. Soorten, bijvoorbeeld:
‒ Keuring
‒ Observatie
‒ Meting
‒ Monitoring
‒ Inspectie
‒ Beproeving
‒ Beoordeling
‒ Auditen
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen
Kijken welke verificatiemethode passend is bij het aantonen van de soort vereiste.
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Fase:
‒ Ontwerp
‒ Bouw
‒ Ingebruikname
‒ Gebruik
‒ Onderhoud
‒ Sloop
Frequentie, op basis van:
‒ Statische technieken
‒ Klasse
‒ Risico’s voor bedrijf/omgeving
‒ Analyse/evaluatie resultaten
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Beheer van: Documenten Registraties Configuratie
Is de informatie: Betrouwbaar Traceerbaar Identificeerbaar Houdbaar Toegankelijk
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Omgaan met afwijkingen (voldoet niet aan de eis): Correctie → actie om de afwijking weg te nemen:
‒ Herbewerking → voldoet alsnog aan eis.
‒ Herclassificatie → voldoet aan een lagere eis.
‒ Reparatie → voldoet opnieuw aan de eis.
‒ Concessie → eis aanpassen, waardoor het wel voldoet.
‒ Tot afval bestempelen → voldoet niet aan de eis.
Wijzigingen (de eis of scope verandert) Verbetering (de werkwijze verandert) Maatregelen (actie die genomen moet worden om te voldoen)
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Maa
treg
elen
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Validatie = nagaan of het gerealiseerde product voldoet aan de behoeften van de klant. Soorten:
‒ Demonstratie
‒ Test
‒ Simulatie
‒ Prototype
‒ Eindoplevering met klant
‒ Certificatie Kwaliteit Klanttevredenheid
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen
Verwacht
tevreden
GeleverdbetrouwbaarAfspraak
duid
elijk
Kwali-teit is
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Aantoonbaar naleving van/voldoen aan relevante verplichtingen
Risico’s Formeel (systeemkant) Integriteit (gedragskant)
OrganisatieniveauNaleving van
Discontinuïteit bedrijfReputatieverliesFinancieel verliesMaterieel verlies
Onjuiste normen en waardenOnwenselijke communicatieOnjuist voorbeeldgedrag
Individueel niveauInteger handelen
Discontinuïteit arbeidsrelatieArbeidsrechtelijke sanctiesVerlies van gezondheid
Onwerkbare cultuurOngewenst gedragGeen acceptatie in de groep
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
19 November 2013
ComplianceTheorie over naleving
Nal
evin
g ve
rplic
htig
nen
-
+
Macht uitoefeningdoor autoriteit Vertrouwen
laten groeien in autoriteit
Geen naleving
- -
Gedwongennaleving
Vrijwilligenaleving
Bron: Kirchler’s model: Determinanten van
compliance afhankelijk van ‘macht van autoriteit’ en ‘vertrouwen in autoriteit’
Principieel verantwoor
-delijken
Calcu-leerders
Context gevoeligen
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
19 November 2013
Bron: Muel Kaptein, KPMG Risk Consulting
ComplianceTheorie over regelgeving
Aan
tal i
ncid
ente
n
+-
-
+
Aantal regels
Het nut van gedragsregels
1. Helderheid2. Consistentie3. Efficiency4. Handhaving5. Drukken belang uit6. Geven ruimte
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
19 November 2013
ComplianceTheorie over beïnvloeding organisatie
Aan
tal i
ncid
ente
n
1ste generatie kwaliteitszorg
-
+
Systeembenadering
Cultuurbedrijf
Resultaat =
Techniek +
Systeem +
Gedrag
- -
Technieken standaarden
2de generatie kwaliteitszorg
3de generatie kwaliteitszorg
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
19 November 2013
ComplianceBeïnvloeding organisatie
Aan
tal i
ncid
ente
n
Patho-logisch
-
+
Systeembenadering
Gedrags-beïnvloeding
Reac-tief
Calcu-latief
Pro- actief
Gene-ratief
Resultaat = Techniek + Systeem + Gedrag
- - - - -
+
Naleving verplichtingen
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Complianceen de kwaliteitsdeskundige?
Relevantie: Steeds vaker geïntegreerde functie (QESH-breed) Steeds meer geïntegreerde management systemen (QESH) Maatschappelijke ontwikkeling - MVO/regelmaatschappij
Rol kwaliteitsdeskundige: Stakeholder manager/relatiebeheerder (goeroe) Interne controleur voor alle verplichtingen (politieagent) Lesgeven/instrueren/continu verbeteraar (vader) Waardevolle ondersteuner/interne adviseur (vakman)
COMPLEX?! GEEN TIJD!?HOE ORGANISEREN WE DIT
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Complianceen de rol van de kwaliteitsdeskundige?
Formele risico’s (hard) Integriteitsrisico’s (zacht)
Systeem-OrganisatieniveauNaleving
Discontinuïteit bedrijfReputatieverliesFinancieel verliesMaterieel verlies
Onjuiste normen en waardenOnwenselijke communicatieOnjuist voorbeeldgedrag
Individueel-team niveauInteger handelen
Discontinuïteit arbeidsrelatieArbeidsrechtelijke sanctiesVerlies van gezondheid
Onwerkbare cultuurOngewenst gedragGeen acceptatie in de groep
vakman
politieagent vader
goeroe
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Rol kwaliteitsmanagerAls goeroe
Waarom Compliance?
Verplichting (wettelijk, interne organisatie)
Continuïteit/imago/ winstverwachting
Continue verbetering ‘Morele plicht’ Innerlijke drang
Gevolg…
Demotiverend
Eigenbelang
Calculerend
Motiverend
Passie
dood
leven
Motivatie van binnen uit
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Rol kwaliteitsdeskundigeAls politieagent
19 November 2013
Gerechtvaardigd vertrouwen
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
19 November 2013
19 april 2023 - 38
Randvoorwaarden scheppen Compliance van verplichtingen Organiseren borging Procedures en werkinstructies Adequate hulpmiddelen Afspraken met derden Inzicht in QESH aspecten Analyses, studies , trendanalyse en
meldingen Management of Change (MOC) Statistische procescontrol Sig Sigma / 5S / etc. Controle naleving
Rol kwaliteitsmanagerAls vakman
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
19 November 2013
Team Bewustzijn team Communicatie,
collegiale betrokkenheid
Waarden systeem Collegiaal
aanspreken op Empowerment Training Organiseren
feedback
Individu Communicatie met
direct leidinggevende
Mindfull practices Vertrouwen,
leidinggevende, collega
Werkdruk Job-tevredenheid Nakomen van
regels Participatie Empowerment
Rol kwaliteitsmanagerAls ‘vader’
Organisatie Veiligheidsklimaat Management
commitment Management prioriteit Organisatie
communicatie Organisatie
participatie Organisatie support Managementklimaat Golden rules Definiëren KPI’s op
alle niveaus
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
ComplianceOpdracht
19 November 2013
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
CompliancemanagementHoe organiseer je het?
19 November 2013
Hulpmiddelen: Richtlijn Compliance (ISO 18386) -
in ontwikkeling Richtlijn Risicomanagement (ISO
31000) Verbeteren gedrag (NTA 8544) Model systeemgericht toezicht
(uitgave LAT) ISO 15288:2008 Systems and
software engineering - System life cycle processes
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
CompliancemanagementWerkwijze KWA
Voorwaarden: Eenduidige visie en wijze van structureren. Eerst organiseren, dan automatiseren. Stapsgewijs verbeteren: ‘geen revolutie, maar evolutie’. Voldoen aan de scope. Passend bij de organisatie. Pilot. Actueel. Communicatie (intern en extern). Effectief ingericht. Resultaat: aantoonbaarheid.
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
CompliancemanagementVisie KWA
19 November 2013
1.Vision
2.Plan
3.Do
4.Check
5.Analyse
6.Act
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
CompliancemanagementVoorbeelden van borging
19 November 2013
BeleidManagementplanRisicoanalyseDoelstelling
PlanningTemplateWerkinstructieOverleg
Jaarplan/-ningProcedureFunctieprofielInformatie
MeldingRegistratieRapportVerslag
MetingRondgangVragenlijstInterview
DossierPortfolioAnalyseRapportage1.
Vision
2.Plan
3.Do
4.Check
5.Analyse
6.Act
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Compliance in 6 stappenVisie KWA - Detail
19 November 2013
1.Vision
2.Plan
3.Do
4.Check
5.Analys
e
6.Act
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Compliance in 6 stappenVisie KWA - Globaal
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Praktijkvoorbeelden
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Praktijkvoorbeelden
Aspectenregister
Register verplichtingen
Risico Analyse
Plan van AanpakFiltering
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Praktijkvoorbeelden
Processen
- Autorisator- Actienemer- Archiveren
- Controleur- Producent
- Autorisator- Actienemer- Archiveren
- Controleur- Producent
Informatiedrager
Bevoegdheden:
Minimale inhoud:
Vereisten:Prestatie indicatoren:
Informatiedrager
Bevoegdheden:
Minimale inhoud:
Vereisten:Prestatie indicatoren:
Specificatieinformatie
TemplatesProcedures
Borgingsmatrix
Beheerstaken per functie/persoon, en/of
Keuring, inspectie, meting/monitoren, en/of
Technische voorzieningen, en/of
(Preventief) onderhoud (OMS), en/of
Controlelijsten, en/of
Procedures / instructies, en/of
Observatierondes, en/of
Competenties, en/of
Uitbesteding (contractormanagement), en/of
Rapportage (controle achteraf)
Overig
Borgingsmatrix
Werkinstructies Functieprofiel
Takenlijst per persoon / functie
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Praktijkvoorbeelden
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Praktijkvoorbeelden
Interview / controle /inspecties / rapportages
> 1mnd < 15 dagen< 3 dagen
nr datumaudit-team geaud.
norm/ proc. bevinding maatregel door voor
akkoord d.d. C N
CVP co
rrec
corm
apr
ev
06-18 3-11 studs IHAKAM/ AO-IC
Reparaties aan de wagen worden niet allemaal geregistreerd. Wat wel wordt geregistreerd, komt op 1 formulier voor alle wagens. Servicerapporten van de wagens worden ook niet altijd afgegeven.
Formulier is weer in gebruik. Registratieprogramma wordt uitgezocht
MV 1-04-07
07-15 9-12MO/ MS
GvdG IHAEr zijn afspraken over de werkwijze bij pech of aanrijdingen met voertuigen in de route. Dit ontbreekt in de procedure
Zit nu in automap in geplastificeerde versie en deels in arbeidsreglement. Naast elkaar leggen ter vergelijking en opnemen in GRIP
MV 1-07-07 1-1
soort maat-regel4 juni 2012
soort bevin-ding
Audits Self-assessments
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Praktijkvoorbeelden
Analyses / PI’sKwartaal/jaarverslag,
rapportagesReview
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Eindresultaat
Concreet, praktisch, efficiënt, effectiefen taakgericht managementsysteem,
met de verplichtingen en nalevingstaken neergelegd ‘in de lijn’.
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
ComplianceKWA diensten en producten
19 November 2013
MakeClear abonnement
Maatregelmatrix
Interpreteren en labelen vereisten
Automatisering met MakeOnline
Aspectenanalyse
MakeProof Bedrijfsscan op normen en W&R
Verplichtingen
www.kwa.nl
Goede adviezen voor betere bedrijfsprocessen
Vragen?
19 November 2013
Link naar zelfevaluatie Compliancemanagement (online scan):https://docs.google.com/spreadsheet/viewform?formkey=dFItdEZlUjJWLUVsTHVZbWhzcW5fY2c6MA
Jan Willem de Jagersenior adviseur
KWA bedrijfsadviseurs06 – 109 22 472jwj@kwa.nl
top related