administración costos alimentos y bebidas

IMPORTANTACIA DEL

DEPARTAMENTO DE

COSTOS

Organización y estructura

del departamento

de CAB

Presentación. Analizar el objetivo del curso definiendo objetivos personales. Especificaciones de Evaluación.

Actividades del analista de

CABEmpezar portafolio de evidencias para la materia

DIAGRAMA DE FLUJO PARA EL ANÁLISIS DE COSTOS EN LA TOMA

DE DECISIONES

Flujorama del ciclo de control

Concepto, símbolos. Elaboración por equipos de flujos aplicados a costos en establecimientos de AyB de diferente dimensión

Gerencia de AyB, Gerencia de Banquetes, Chef Ejecutivo

Funciones, toma de decisiones

DIAGRADIAGRAMA DE MA DE FLUJO FLUJO PARA PARA

EL EL ANÁLIANÁLISIS DE SIS DE COSTOCOSTO

S EN S EN LA LA

TOMA TOMA DE DE

DECISIDECISIONESONES

Departamento de compras y analista de costos

Características, funciones. Políticas (especificaciones estándar de compras, órdenes de compra).

Proveedores

Investigación previa de proveedores en el mercado para comparar calidades y precios. Tarea, visitas a proveedores (fotos, limpieza, políticas, contratos y formas de pago...)

Almacenes Importancia. Funciones

Departamento contable

Funciones, modificaciones en facturas o remisiones (notas de crédito)

FUNDAMEFUNDAMENTOS DE NTOS DE ADMINISTADMINISTRACIÓN RACIÓN

DEL DEL DEPARTADEPARTAMENTO MENTO

DE DE COSTOSCOSTOS

Planeación y organización

Presupuesto de ventas, costo promedio.

Dirección y control

Jerarquías, toma de decisiones para mejoras, seguimiento de políticas y estándares, llenado de formatos y reportes. Control de materiales y procesos

FUNDAMENTOS DE FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACIÓN DEL ADMINISTRACIÓN DEL

DEPARTAMENTO DE COSTOSDEPARTAMENTO DE COSTOS

El éxito y la rentabilidad de los HORECAS son resultado no sólo del cuidado de sus propietarios, sino del conocimiento que ellos tengan del negocio.

Precio

Calidad

Seguridad

Ubicación

Tiempo disponibleAmbienteServicioEstacionamiento

¿Cómo lograr un precio competitivo y rentable?

¿Absorber los costos, gastos, ¿Absorber los costos, gastos, impuestos y generar utilidades, sin impuestos y generar utilidades, sin

sacrificar calidad, cantidad y sacrificar calidad, cantidad y presentación?presentación?

CONTROL DE COSTOS Y GASTOSCONTROL DE COSTOS Y GASTOS

ADMINISTRAR COSTOS AYBADMINISTRAR COSTOS AYB

• Es fácil administrar un restaurante, lo difícil es administrarlo bien.

• Los conceptos de administración general se aplican a los costos de AyB

PLANEACIÓNPLANEACIÓN

• ¿Cuánto habrá que invertir?

• ¿Cuánto se puede vender?

• ¿Cuánto será el costo promedio?¿Cuánto será el costo promedio?

• ¿A cuánto ascenderán los gastos?

• ¿A cuánto ascenderán los gastos financieros?

• ¿Cuánto se debe pagar de impuestos?¿Cuánto se debe pagar de impuestos?

• Planear es decidir hoy lo que voy a hacer mañana.

• Es aceptar ahora que se tiene más capacidad, visión y conocimiento del negocio que mañana

• Saber dónde se encuentra (origen) y hacia dónde se pretende llegar (objetivo)

PLANEACIÓN

ORIGEN

DESTINO

R E N T A B I L R E N T A B I L I D A DI D A D

ORIGEN

• De cuánto capital dispongo

• Con cuánto tiempo dispongo para este posible negocio

• Cuánto conozco del negocio

• En qué situación emocional, económica, familiar me encuentro

• Cuánto estoy dispuesto a perder o dejar de ganar si las cosas no salen bien

DESTINO

• ¿Dónde pretendo abrir?• ¿Cuánto espacio necesito?• ¿Cuánto equipo necesito y de qué tipo?• Local propio o arrendado• Servicios: estacionamiento, valet parking,

vigilancia, a.a., servicio a domicilio• Potencial de consumo de la zona• Ingreso promedio de los posibles comensales…

DESTINO: ANALIZAR PARA DESTINO: ANALIZAR PARA PRESUPUESTARPRESUPUESTAR

¿Cuánto se habrá de invertir?¿Cuánto se habrá de invertir?

• Compra de Terreno• Depósitos en garantía por renta• Gastos de licencias y permisos• Compra de equipo• Sueldos y salarios preoperativos• Gastos publicidad y operación; RH,

papelería.• Costos de prueba de menú• Gastos preoperativos: luz, agua, tel. gas

¿Cuánto se puede vender?Considerar el consumo promedio posible

por cliente de alimentos y bebidas, multiplicado por el número de comensales posibles

¿Cuánto será el costo promedio?

Elaborar y costear recetario como base para calcular costo y margen de utilidad bruta. Multiplicar el núm. de comensales por los platillos en promedio que consumirán por costo unitario por receta

¿A cuánto ascenderán los gastos?

Sueldos, salarios, prestaciones (IMSS, fondo retiro, sistema de vivienda, vacaciones, aguinaldo, alimentación, uniformes…)

Gastos de mantenimiento, servicios (gas, luz, agua, teléfonos, recolección de basura)

Impuestos locales (predial, licencia de funcionamiento)

Gastos de publicidad y promoción

Suscripcionse, asesoría Vigilancia

¿A cuánto ascenderán los ¿A cuánto ascenderán los gastos financieros?gastos financieros?

• Total de comisiones por uso de tarjetas de crédito (posibles ventas cuyo pago ser realice con tarjeta de crédito). 10% a 60% multiplicado por % de comisión del banco (incluye IVA y propinas)

• Intereses sobre préstamos controlados (monto adquirido multiplicado por la tasa de interés contratada)

¿Cuánto se debe pagar de impuestos?

Considerar la legislación vigente en materia de impuestos federales sobre utilidades:

ISR

Participación de las Utilidades a los trabajadores

ORGANIZACIÓN

• ESQUEMA ORGANIZACIONAL (jerarquía, horarios, funciones generales y particulares, responsabilidades)

GERENTE AYBGERENTE AYBAcepta, modifica

o cancela

JEFE DE COMPRASJEFE DE COMPRASRevisa especificaciones,

Firmas del almacenista y Autorización de Gte. AyB

PROVEEDORPROVEEDORProcesa orden, elabora

Factura o remisión, envía Mercancía y cobra

ALMACENISTAALMACENISTAProcedimientos recepción ,Firma y sella facturas-rem.

CONTRALOR AYBCONTRALOR AYBVerifica mercancía recibida

Compara órdenes de compra.

CONTABILIDADCONTABILIDADCuentas por pagar, Cuentas por pagar,

Compara copia-original Compara copia-original Facturas, procede al pagoFacturas, procede al pago

ALMACÉN BEBIDASALMACÉN BEBIDASRequiere productos Según requisiciones

ALMACÉN ALIMENTOSALMACÉN ALIMENTOSRequiere mercancías Según requisiciones

COMPRADORCOMPRADORSelecciona prov.Orden compra

TransportistaTransportistaRecibe y entrega

Facturas y remisión

AUDITORÍA INTERNAAUDITORÍA INTERNARevisa toda la documentación,

Operaciones y Firmas aut.

CONTRALOR G.CONTRALOR G.Verifica firmas y Autoriza pagos

11

22

44

55

77

33

66

ORGANIZACIÓN

DIRECCIÓNDIRECCIÓNElegir el camino perfecto para

llegar al objetivo planeado.Todos los empleados

participan al proceso de dirección.

Hacer que funcione adecuadamente, día a día de perfeccionar la operación, con el objetivo de que sea eficiente y rentable.

Decidir Decidir DIRECCIÓN DIRECCIÓN perfeccionarperfeccionar

• A quién comprar materias primas y demás insumos y servicios

• En qué condiciones

• En qué presentación, calidad y frecuencia

• En qué horarios y bajo qué políticas recibir proveedores

• Establecer máximos y mínimos de almacén

DIRECCIÓNDIRECCIÓN

ESTABLECER Y DAR ESTABLECER Y DAR SEGUIMIENTO A POLÍTICAS SEGUIMIENTO A POLÍTICAS DE:DE:

• Acomodo y control de almacén• Transferencia de mercancía entre almacén y

otros departamento• Contratación, selección y capacitación del

personal• Horarios, uniformes y funciones del personal

DIRECCIÓNDIRECCIÓN

• Crear políticas de procesamiento y almacenamiento de productos en cocina y barra y verificar que se lleven a cabo.

• Diseñar la carta y fijar preciosDiseñar la carta y fijar precios• Verificar y corregir aspectos de

funcionalidad, mantenimiento y limpieza del local

• Establecer políticas de servicio y atención Establecer políticas de servicio y atención a clientes y vigilar que se cumplan.a clientes y vigilar que se cumplan.

CONTROLCONTROL

• Evitar fugas, principal función del contador (finanzas)

• La clave del éxito de las grandes corporaciones transnacionales y de cadenas de restaurantes es el CONTROL, sin éste, la empresa resulta negocio para los proveedores, trabajadores y gobierno.

CONTROL DE MATERIALES Y CONTROL DE MATERIALES Y PROCESOSPROCESOS

Existen 3 recursos para llevar a cabo la producción:

1. MATERIALES (materia prima)

2. TECNOLÓGICOS (maquinaria)

3. HUMANOS (personal)

PERSOPERSONASNAS

MAQMAQUINAUINA--RIARIA

MATEMATERIARIA

PRIMPRIMAA

CONTROL DECONTROL DE

CANTIDADCANTIDAD

(porciones)(porciones)

CONTROL DECONTROL DE

CALIDADCALIDAD

CONTROL CONTROL DEL DEL

PROCESOPROCESO

(servicio)(servicio)

CONTROL DE CALIDADCONTROL DE CALIDAD

• Permite que los productos terminados cumplan con las especificaciones de la empresa.

• Dado por la relación entre RH y RM, cuando existe alguna falla de éstos, habrá pérdidas en la empresa.

CONTROL DE CANTIDADCONTROL DE CANTIDAD

• Relación entre RT y RM

• Mayor o menor dosis de algún elemento terminado, el costo por platillo o bebida será mayor o defectuoso. Representaría pérdidas para la empresa.

CONTROL DEL PROCESOCONTROL DEL PROCESO

• Entre RH y RT, debe haber coordinación entre uno y otro. Si algún elemento falla, no se trabajará a la velocidad ideal, se traducirá en pérdidas.

MEZCLA DE COMERCIO E INDUSTRIA= CONTROL

INTEGRAL

VENTAS(Cobranza)

INVETNARIOS(Existencias)

COMPRAS

CONTROL

• Aparte del control de compras, procesos y ventas está el utilizado por contabilidad

• Sistema de registro y control de operaciones en la empresa

• ¿Cuánto se vendió, costó, pagó, pidió, cobró, hay, se debe, se aportó? = ESTADO Y REGISTRO DE OPERACIONES

CONTROL FINANCIEROCONTROL FINANCIERO

ESTADOS FINANCIEROS

Reportes contables que muestran la situación económica. Se dividen en:

• BÁSICOS BÁSICOS

• COMPLEMENTARIOSCOMPLEMENTARIOS (Información más detallada)

BALANCE GENERALBALANCE GENERAL

Estado de Situación, financiero básico o estático que presenta información en un momento de la vida de la empresa a una fecha determinada.

Muestra los bienes con los que cuenta la empresa (ACTIVOS) y dónde los obtuvo, que a su vez pueden ser por medio de préstamos (PASIVO) o por aportación de socios (CAPITAL)

ESTADO DE RESULTADOSESTADO DE RESULTADOS

Estado financiero básico, dinámico (cada momento sufre movimientos) a un periodo determinado, en el cual se muestran todos los ingresos y egresos que tuvo la empresa durante un lapso de tiempo.

Ingresos – Egresos = Utilidad (rentabilidad)

ESTADO DE FLUJO DE CAJAESTADO DE FLUJO DE CAJA

Estado financiero complementario. Registra entradas y salidas de dinero durante un periodo en particular

Aunque una empresa tenga utilidades, ésta puede quebrar debido a problemas de liquidez, es decir, a manejar mal el dinero de la caja y banco.

ESTADO DE ORIGEN Y ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE RECURSOSAPLICACIÓN DE RECURSOS

Estado financiero complementario al estado de situación en el cual se muestran los movimientos de cada cuenta con respecto a un estado de situación anterior.

Ej. La utilidad deposita en cuenta de socios es mínima por estar invertida en otras cuentas

ESTADO DE CONCILIACIÓN ESTADO DE CONCILIACIÓN DE COSTOSDE COSTOS

Edo. Financiero complementario al estado de Edo. Financiero complementario al estado de resultados, que se utiliza para calcular el resultados, que se utiliza para calcular el costo en los restaurantes.costo en los restaurantes.

Cuando se pierde dinero en un restaurante, su Cuando se pierde dinero en un restaurante, su propietario empieza a pensar si le están propietario empieza a pensar si le están robando, sin ni si quiera analizar cuánto es robando, sin ni si quiera analizar cuánto es su costo en comparación con lo que su costo en comparación con lo que realmente debería de ser.realmente debería de ser.

REGISTRO DE OPERACIONES

Anotar todos los cambios y operaciones que se dan en una empresa. En la contabilidad existe la ley de la partida doble, que normalmente es muy confusa para los no contadores. Una definición financiera del registro de operaciones es:

PARTIDA DOBLE.- ante el PARTIDA DOBLE.- ante el registro de la aplicación de un registro de la aplicación de un recurso, también debe ser recurso, también debe ser registrada su obtención.registrada su obtención.