actas y minutas

MINUTAS Y

ACTASCAPÍTULO 8

Yamireliz HernándezRosa E. Morillo

Jannette Treviño Ramos

Profesora Brunilda NievesAplicaciones Integradas

2

INTRODUCCIÓN

El motivo de esta presentación es capacitar al estudiante en la toma y

redacción de minutas y actas, ya que serán parte de sus tareas en el mundo

laboral. Es necesario tener conocimiento pleno del proceso que conlleva

crear dichos documentos. Los mismos son de carácter legal, por tanto,

como secretario(a) de actas serán responsables de conocer las reglas

parlamentarias y guardar la seguridad y confidencialidad de los mismos.

3

OBJETIVOS

Mostrar las herramientas necesarias previo a una reunión.

Capacitar al estudiante para la toma de minutas de forma minuciosa.

Instruir al estudiante en los procesos parlamentarios de la toma de minutas y la redacción de actas de forma correcta, profesional, y confidencial.

Mostrar las partes de una minuta y de una acta con el fin de lograr una redacción apropiada y profesional.

4

MINUTA – Es el récord de todas las acciones de una organización, se considera como “el acta del día”. Robert’s rules, libro de Procedimientos Parlamentarios

MINUTA – Es “el registro taquigráfico”, la toma verbatim de las acciones y la discusión que ocurre durante una reunión. Dr. Reece R. Bothwell

ACTA – Es un resumen de las acciones tomadas e incluye los acuerdos establecidos en la reunión por los miembros del organismo. Dr. Reece R. Bothwell

DEFINICIÓN

5

COMPARACIÓN

A menos que el acta valla a publicarse, ésta debe contener un registro de lo que se hizo en la reunión y NO de lo que dijeron los miembros. Robert’s rules, libro de Procedimientos Parlamentarios

Minutas Actas

Sirve de base para extraer la información que aparecerá

en el acta

Es un resumen de los sucesos ocurridos en la

reunión.

6

ANTES DE LA REUNIÓN

¿Quién toma la minuta?El(la) asistente administrativo o el secretario(a) de actas es el encargado para tomarla.

Preparativos previosSi el asistente que va a tomar la minuta no participó en la reunión anterior, debe leer no sólo el acta anterior sino también el material distribuido para la reunión y así estar preparado para ella.

7

• La agenda• La hoja de asistencia• La hoja para mociones• El acta anterior• El libro de actas

• Libros de consulta sobre procedimientos parlamentarios

• Informes que van a distribuirse • Copia de la constitución• Reglamento de la organización

El secretario(a) de actas debe tener disponible lo siguiente durante la reunión:

8RECOMENDACIONES GENERALES

1. Leer toda la información relacionada con el tema antes de comenzar la reunión.

2. Preparar una hoja de asistencia.3. Prepara un diagrama que señale el

lugar donde se sentará cada participante.

4. Separar una libreta para tomar minutas solamente.

5. Preparar una hoja guía para la minuta que incluya los puntos de discusión de la agenda.

6. Numerar las notas que se tomen en la reunión.

7. Tomar notas minuciosas que le permitan preparar un acta que incluya todos los detalles necesarios.

9

8. Utilizar una laptop en lugar de una libreta para tomar la minuta.

9. Grabar la reunión.10. Anotar las mociones si se presentan,

quién las presenta y quién las secunda.

11. Anotar los nombres de las personas que se nominan para un cargo, método de votación y resultados.

12. Resumir los informes que se presentan, quién los presenta y acción tomada.

13. Anotar en palabras exactas las resoluciones, quién presenta, quién secunda y decisión tomada.

14. Marcar con un símbolo visible aquellos asuntos que requieren acción una vez terminada la reunión.

15. Conocer las reglas parlamentarias.

RECOMENDACIONES GENERALES

10

Son las reglas formales de conducta que gobiernan la celebración de reuniones y el trámite de asuntos. Parlamento Británico

Un sistema de reglas para la conducción ordenada de los negocios. NAP

Ley parlamentaria según se sigue en cualquier asamblea u organización, junto con cualquier regla de orden que el cuerpo pueda haber adoptado. Robert’s rules, libro de Procedimientos Parlamentarios

NAP - National Association of Parliamentarians

PROCESOS PARLAMENTARIOS

11

Términos básicos que ayudan al asistente administrativo a entender el proceso

parlamentario, tomar mejor las notas y entender el desarrollo de la reunión

12•Agenda•Asamblea•Comisión o Comités•Delegado•Enmienda•Ex officio•Juntas•Mallete•Mayoría•Mesa o Presidencia•Moción•Parlamentarista•Quórum•Reglamento

•Reunión - Ordinarias - Extraordinarias•Sesión•Votación•Votación secreta - Electrónica - Por correo - Por papeleta - Por poder•Votación abierta - Levantando la mano - De pie - Consentimiento general

13

DOCUMENTOS NECESARIOS

14

MODELO DE UNA HOJA DE ASISTENCIA

• Facilita el pase de lista• Se archiva junto al acta como

evidencia• Es preferible para reuniones de pocos

miembros• En asambleas de muchos miembros

se coloca, en un área visible, una hoja para que todos la firmen

15

DIAGRAMA QUE SEÑALA DONDE ESTÁ SENTADO CADA PARTICIPANTE

16

MODELO DE UNA PÁGINA PARA TOMAR MINUTAS

Computadora En Papel

17

Modelo guía para una hoja de minuta y para

preparar el acta a partir de ella.

El modelo depende del formato que se use en

cada organización.

Microsoft Word

18

MODELO DE HOJA PARA MOCIONES

La moción la presenta un miembro del cuerpo en una reunión y es una propuesta formal oral o escrita para que la asamblea tome acción sobre algún proyecto idea o resolución.

19

ACTASEl acta de reuniones formales es compleja y puede ser considerada un documento legal. Como tal, deben ser protegidas contra alteraciones indebidas.

El acta se somete para aprobación en la siguiente reunión. Una vez aprobada, se incorpora en el libro de actas.

El custodio del libro de actas es el secretario(a) y debe guardarlo bajo llave.

Para casos muy confidenciales, sólo se permite la lectura de una copia del acta, no se pueden duplicar ni repartir copias de la agenda de la misma.

20

1. Transcribir el acta2. Usar un tono impersonal3. Preparar un borrador del acta4. Seguir el formato que la empresa

acostumbra utilizar5. Sangrar las mociones y

resoluciones

6. Usar espacio sencillo al escribir el acta y doble espacio entre párrafo

7. Escribir con letra inicial mayúscula los nombres comunes

8. Identificar el título de algún documento que se mencione en la moción

Recomendaciones para preparar el acta

21

9. Verificar la ortografía de nombres propios en el acta

10. Escribir las cantidades de dinero en el acta

11. Duplicar la copia final del acta12. Enviar los documentos

distribuidos en la reunión13. Redactar la narración o

descripción de lo discutido en la

reunión en tiempo pasado14. Escribir la anotación “Aprobada”15. Anotar en el calendario del

ejecutivo cualquier asunto pendiente

16. Redactar cualquier documento relacionado como: acuerdos, certificaciones, resoluciones o peticiones a otro organismo

Recomendaciones para preparar el acta

22

Las correcciones en el acta se hacen a

mano, en el original que va a

archivarse y preferiblemente con tinta

roja; no se borra la información que

aparece en ella ni se rehace el acta. 

Cómo hacer correcciones en el acta

23

Procedimiento  Tachar con una raya la información que se va a corregir. Insertar las correcciones en el acta. Escribir en el margen derecho las correcciones, las iniciales del secretario

y la fecha en que se llevo a cabo la reunión.

Cómo hacer correcciones en el acta

24

Procedimiento  Cuando los cambios son extensos, se deben tachar todas las líneas que se

corrijan y mecanografiar las correcciones en otra hoja. El secretario de actas y el presidente deben firmar las hojas de

correcciones. El acta de la reunión en la cual se corrige un acta anterior indicará

solamente que el acta de la reunión anterior fue corregida.

Cómo hacer correcciones en el acta

25

Al preparar el libro de acta debe considerar lo siguiente: • Puede utilizarse un libro con páginas numeradas• Puede utilizarse papel numerado para actas• Se recomienda que las actas se numeren si es papel en blanco• Las actas deben archivarse por año natural o fiscal• Se recomienda hacer un libro de actas por año

EL LIBRO DE ACTAS

26

• Se utiliza el memorando para comunicar información relacionada con reuniones de comités u otros cuerpos.

• Se usa para informar acuerdos tomados, asuntos pendientes y otros temas.

• Su propósito es mantener el ritmo de trabajo en lo que el secretario prepara el acta.

• En ningún momento este memorando sustituye el acta.

MEMORANDO CON RESUMEN DE LAS MINUTAS

27

PREPARACIÓN TIPOGRÁFICA DEL ACTA

28

MÁRGENESDependerán del tipo de encuadernación

1

encuadernado izquierda

1.50 1

1

1

sin1 encuadernar 1

1

1.50

1 1

encuadernadosuperior

1

29

PARTES DEL ACTA

• Nombre del organismo• Fecha• Hora• Lugar• Clase de reunión

- Ordinaria- Extraordinaria

• Nombre de los asistentes y el cargo

Encabezamiento

30

1” Comité Organizador de la Semana del Asistente Administrativo 2 ACTA NÚM. 3 DE LA REUNIÓN ORDINARIA 2-4

La reunión del Comité Organizador de la Semana del Asistente Administrativo del Bufete de Abogados Samuel y Samuel se reunió el martes 30 de julio de 2015, a las 7:00 p.m., en el Salón de Conferencias. Dirigió la reunión el presidente, Jaime Samuel Vázquez. Todos los miembros del Comité estuvieron presentes.

Encabezamiento del acta con la información en un párrafo introductorio

31

1”Comité Organizador de la Semana del Asistente Administrativo

2ACTA NÚMERO 3 DE LA REUNIÓN ORDINARIA

2Fecha : 30 de julio de 2015

2Hora : 7:00 p.m.

2Lugar : Salón de Conferencias

2Presidente : Jaime Samuel Vázquez

2Secretario : Enrique Álvarez

2Presentes : Todos los miembros 

Encabezamiento de un acta con información introductoria separada por temas

32

PARTES DEL ACTATexto

• Contiene el resumen de los acuerdos tomados.

• Puede escribirse a espacio sencillo o a doble espacios con párrafo

sangrado.

• Debe tener un párrafo diferente para cada asunto.

• Un párrafo para la acción tomada sobre el acta anterior, si se leyó, si se

aprobó, si se corrigió y las correcciones hechas.

• Un párrafo incluye las mociones presentadas y los acuerdos.

33

• El párrafo de cierre incluye la hora de finalizada la reunión y los

detalles de la siguiente reunión.

• Estos párrafos se pueden destacar con un título al margen izquierdo o

derecho según los títulos que aparecen en la agenda.

• Este título puede escribirse todo con mayúscula o con letra inicial

mayúscula y subrayado.

• Antes y después de cada título se dan dos espacios.

TextoPARTES DEL ACTA

34

Modelo de acta que destaca los asuntos al margen izquierdo

1”COMITÉ ORGANIZADOR

SEMANA DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVOBUFETE DE ABOGADOS SAMUEL Y SAMUEL

4

ACTA NÚM. 3 DE LA REUNIÓN ORDINARIA2

ASISTENCIA

La reunión del Comité Organizador de la Semana del Asistente Administrativo del Bufete de Abogados Samuel y Samuel se reunió el martes 30 de julio de 2015, a las 7:00 p.m., en el Salón de Conferencias. Dirigió la reunión el presidente, Jaime Samuel Vázquez. Todos los miembros del Comité estuvieron presentes.

35

Modelo de acta que destaca los asuntos al margen derecho

1”COMITÉ ORGANIZADOR

SEMANA DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVOBUFETE DE ABOGADOS SAMUEL Y SAMUEL

4

ACTA NÚM. 3 DE LA REUNIÓN ORDINARIA2

La reunión del Comité Organizador de la Semana del ASISTENCIAAsistente Administrativo del Bufete de Abogados Samuel ySamuel se reunió el martes 30 de julio de 2015, a las7:00 p.m., en el Salón de Conferencias. Dirigió la reuniónel presidente, Jaime Samuel Vázquez. Todos los miembrosdel Comité estuvieron presentes.

36

PARTES DEL ACTASegunda página

1Acta número 3Reunión ordinaria del Comité de PremiosPágina 228 de marzo de 2015 2-4

Acta número 3 2 28 de marzo de 2015Reunión ordinaria del Comité de Premios 2-4

37

PARTES DEL ACTALíneas de cierre con sus firmas

• La firma del secretario se escribe a 4 espacios y desde el centro.

• Se escribe el título después del nombre, separado por una coma o debajo del nombre a espacio sencillo.

Sometido por

4

Aníbal Pérez Secretario de Actas

38

PARTES DEL ACTALíneas de cierre con sus firmas

• Algunas entidades incluyen la firma del presidente por formalidad.

• Se escribe la firma del presidente al margen izquierdo y la del secretario en la misma línea pero desde el centro.

Sometido por

4

Angelina Nieves Aníbal PérezPresidenta Secretario de Actas

39

PARTES DEL ACTAIniciales de referencia y

codificación de archivo electrónico Se escriben a dos espacios debajo de la última línea del documento.

INICIALES

FA/asdFa/asdFA-ASDFa:ASDAM:FA:asdfirma, redácta, mecanografía

CODIFICACIÓN

c:empresas\corresp\ordenmat.docc: unidad disco duroempresas: nombre del directoriocorresp: nombre de carpetaordenmat: nombre del documentodoc: clasificación del documento

40

Anexo

PARTES DEL ACTA

Fecha• La fecha en que se preparó el documento.• A dos espacios de las iniciales de referencia y la codificación de

archivo o después de la anotación de Anexo.

• La agenda, los informes y documentos distribuidos en la reunión, forman parte de los anexos.

• Se escribe a dos espacios debajo de la línea de referencia,

41

Ejemplos

42

Ejemplos

RECOMENDACIONES

• Prepárese antes de la reunión, lea el acta y los documentos de la reunión anterior.

• Tenga todo lo necesario: hoja de asistencia, la agenda, hoja de minuta, hojas de mociones, hoja de actas, libro de actas, bolígrafo rojo y negro o azul, grabadora, laptop, etc.

• Revise la sala de reuniones, verifique que todo esté en su lugar.• Conozca el puesto que ocupará cada miembro, su nombre y cargo.• Uso correcto de la etiqueta y protocolo de la empresa.

RECOMENDACIONES

• Tome notas de lo que se hiso y no de lo que dijeron.• Use un tono impersonal: no puede añadir adjetivos, opiniones, comentarios ni interpretaciones personales a los asuntos discutidos.• Tome nota de toda la información revísela, corrija y luego escriba en

el libro de actas.• Redactar cualquier documento relacionado: certificados, resoluciones.• Sea responsable del libro de actas, se guarda bajo llave.

CONCLUSIÓN Una vez concluida esta presentación se espera que el estudiante ejerza con

destreza y confianza la toma de minutas y pueda redactar las actas de forma profesional y competitiva.

El estudiante podrá prepararse previo a la reunión y tendrá los conocimientos sobre la redacción tipográfica de dichos documentos.

Ahora conoce las reglas parlamentarias y podrá ejercer como secretario(a) de actas, mostrando la responsabilidad que conlleva el cargo y guardando la

confidencialidad de los documentos de su empresa.

46

REFERENCIA

Maldonado Ruiz, Amelia y Conchita Delgado. Manual de Referencia Para

la Oficina Moderna. México: McGraw-Hill Interamericana,

Editores, S.A. de C.V., 2004. Cáp.8, págs. 85-98

47

¿PREGUNTAS?