actas y minutas
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MINUTAS Y
ACTASCAPÍTULO 8
Yamireliz HernándezRosa E. Morillo
Jannette Treviño Ramos
Profesora Brunilda NievesAplicaciones Integradas
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INTRODUCCIÓN
El motivo de esta presentación es capacitar al estudiante en la toma y
redacción de minutas y actas, ya que serán parte de sus tareas en el mundo
laboral. Es necesario tener conocimiento pleno del proceso que conlleva
crear dichos documentos. Los mismos son de carácter legal, por tanto,
como secretario(a) de actas serán responsables de conocer las reglas
parlamentarias y guardar la seguridad y confidencialidad de los mismos.
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OBJETIVOS
Mostrar las herramientas necesarias previo a una reunión.
Capacitar al estudiante para la toma de minutas de forma minuciosa.
Instruir al estudiante en los procesos parlamentarios de la toma de minutas y la redacción de actas de forma correcta, profesional, y confidencial.
Mostrar las partes de una minuta y de una acta con el fin de lograr una redacción apropiada y profesional.
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MINUTA – Es el récord de todas las acciones de una organización, se considera como “el acta del día”. Robert’s rules, libro de Procedimientos Parlamentarios
MINUTA – Es “el registro taquigráfico”, la toma verbatim de las acciones y la discusión que ocurre durante una reunión. Dr. Reece R. Bothwell
ACTA – Es un resumen de las acciones tomadas e incluye los acuerdos establecidos en la reunión por los miembros del organismo. Dr. Reece R. Bothwell
DEFINICIÓN
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COMPARACIÓN
A menos que el acta valla a publicarse, ésta debe contener un registro de lo que se hizo en la reunión y NO de lo que dijeron los miembros. Robert’s rules, libro de Procedimientos Parlamentarios
Minutas Actas
Sirve de base para extraer la información que aparecerá
en el acta
Es un resumen de los sucesos ocurridos en la
reunión.
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ANTES DE LA REUNIÓN
¿Quién toma la minuta?El(la) asistente administrativo o el secretario(a) de actas es el encargado para tomarla.
Preparativos previosSi el asistente que va a tomar la minuta no participó en la reunión anterior, debe leer no sólo el acta anterior sino también el material distribuido para la reunión y así estar preparado para ella.
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• La agenda• La hoja de asistencia• La hoja para mociones• El acta anterior• El libro de actas
• Libros de consulta sobre procedimientos parlamentarios
• Informes que van a distribuirse • Copia de la constitución• Reglamento de la organización
El secretario(a) de actas debe tener disponible lo siguiente durante la reunión:
8RECOMENDACIONES GENERALES
1. Leer toda la información relacionada con el tema antes de comenzar la reunión.
2. Preparar una hoja de asistencia.3. Prepara un diagrama que señale el
lugar donde se sentará cada participante.
4. Separar una libreta para tomar minutas solamente.
5. Preparar una hoja guía para la minuta que incluya los puntos de discusión de la agenda.
6. Numerar las notas que se tomen en la reunión.
7. Tomar notas minuciosas que le permitan preparar un acta que incluya todos los detalles necesarios.
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8. Utilizar una laptop en lugar de una libreta para tomar la minuta.
9. Grabar la reunión.10. Anotar las mociones si se presentan,
quién las presenta y quién las secunda.
11. Anotar los nombres de las personas que se nominan para un cargo, método de votación y resultados.
12. Resumir los informes que se presentan, quién los presenta y acción tomada.
13. Anotar en palabras exactas las resoluciones, quién presenta, quién secunda y decisión tomada.
14. Marcar con un símbolo visible aquellos asuntos que requieren acción una vez terminada la reunión.
15. Conocer las reglas parlamentarias.
RECOMENDACIONES GENERALES
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Son las reglas formales de conducta que gobiernan la celebración de reuniones y el trámite de asuntos. Parlamento Británico
Un sistema de reglas para la conducción ordenada de los negocios. NAP
Ley parlamentaria según se sigue en cualquier asamblea u organización, junto con cualquier regla de orden que el cuerpo pueda haber adoptado. Robert’s rules, libro de Procedimientos Parlamentarios
NAP - National Association of Parliamentarians
PROCESOS PARLAMENTARIOS
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Términos básicos que ayudan al asistente administrativo a entender el proceso
parlamentario, tomar mejor las notas y entender el desarrollo de la reunión
12•Agenda•Asamblea•Comisión o Comités•Delegado•Enmienda•Ex officio•Juntas•Mallete•Mayoría•Mesa o Presidencia•Moción•Parlamentarista•Quórum•Reglamento
•Reunión - Ordinarias - Extraordinarias•Sesión•Votación•Votación secreta - Electrónica - Por correo - Por papeleta - Por poder•Votación abierta - Levantando la mano - De pie - Consentimiento general
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DOCUMENTOS NECESARIOS
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MODELO DE UNA HOJA DE ASISTENCIA
• Facilita el pase de lista• Se archiva junto al acta como
evidencia• Es preferible para reuniones de pocos
miembros• En asambleas de muchos miembros
se coloca, en un área visible, una hoja para que todos la firmen
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DIAGRAMA QUE SEÑALA DONDE ESTÁ SENTADO CADA PARTICIPANTE
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MODELO DE UNA PÁGINA PARA TOMAR MINUTAS
Computadora En Papel
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Modelo guía para una hoja de minuta y para
preparar el acta a partir de ella.
El modelo depende del formato que se use en
cada organización.
Microsoft Word
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MODELO DE HOJA PARA MOCIONES
La moción la presenta un miembro del cuerpo en una reunión y es una propuesta formal oral o escrita para que la asamblea tome acción sobre algún proyecto idea o resolución.
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ACTASEl acta de reuniones formales es compleja y puede ser considerada un documento legal. Como tal, deben ser protegidas contra alteraciones indebidas.
El acta se somete para aprobación en la siguiente reunión. Una vez aprobada, se incorpora en el libro de actas.
El custodio del libro de actas es el secretario(a) y debe guardarlo bajo llave.
Para casos muy confidenciales, sólo se permite la lectura de una copia del acta, no se pueden duplicar ni repartir copias de la agenda de la misma.
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1. Transcribir el acta2. Usar un tono impersonal3. Preparar un borrador del acta4. Seguir el formato que la empresa
acostumbra utilizar5. Sangrar las mociones y
resoluciones
6. Usar espacio sencillo al escribir el acta y doble espacio entre párrafo
7. Escribir con letra inicial mayúscula los nombres comunes
8. Identificar el título de algún documento que se mencione en la moción
Recomendaciones para preparar el acta
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9. Verificar la ortografía de nombres propios en el acta
10. Escribir las cantidades de dinero en el acta
11. Duplicar la copia final del acta12. Enviar los documentos
distribuidos en la reunión13. Redactar la narración o
descripción de lo discutido en la
reunión en tiempo pasado14. Escribir la anotación “Aprobada”15. Anotar en el calendario del
ejecutivo cualquier asunto pendiente
16. Redactar cualquier documento relacionado como: acuerdos, certificaciones, resoluciones o peticiones a otro organismo
Recomendaciones para preparar el acta
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Las correcciones en el acta se hacen a
mano, en el original que va a
archivarse y preferiblemente con tinta
roja; no se borra la información que
aparece en ella ni se rehace el acta.
Cómo hacer correcciones en el acta
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Procedimiento Tachar con una raya la información que se va a corregir. Insertar las correcciones en el acta. Escribir en el margen derecho las correcciones, las iniciales del secretario
y la fecha en que se llevo a cabo la reunión.
Cómo hacer correcciones en el acta
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Procedimiento Cuando los cambios son extensos, se deben tachar todas las líneas que se
corrijan y mecanografiar las correcciones en otra hoja. El secretario de actas y el presidente deben firmar las hojas de
correcciones. El acta de la reunión en la cual se corrige un acta anterior indicará
solamente que el acta de la reunión anterior fue corregida.
Cómo hacer correcciones en el acta
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Al preparar el libro de acta debe considerar lo siguiente: • Puede utilizarse un libro con páginas numeradas• Puede utilizarse papel numerado para actas• Se recomienda que las actas se numeren si es papel en blanco• Las actas deben archivarse por año natural o fiscal• Se recomienda hacer un libro de actas por año
EL LIBRO DE ACTAS
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• Se utiliza el memorando para comunicar información relacionada con reuniones de comités u otros cuerpos.
• Se usa para informar acuerdos tomados, asuntos pendientes y otros temas.
• Su propósito es mantener el ritmo de trabajo en lo que el secretario prepara el acta.
• En ningún momento este memorando sustituye el acta.
MEMORANDO CON RESUMEN DE LAS MINUTAS
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PREPARACIÓN TIPOGRÁFICA DEL ACTA
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MÁRGENESDependerán del tipo de encuadernación
1
encuadernado izquierda
1.50 1
1
1
sin1 encuadernar 1
1
1.50
1 1
encuadernadosuperior
1
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PARTES DEL ACTA
• Nombre del organismo• Fecha• Hora• Lugar• Clase de reunión
- Ordinaria- Extraordinaria
• Nombre de los asistentes y el cargo
Encabezamiento
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1” Comité Organizador de la Semana del Asistente Administrativo 2 ACTA NÚM. 3 DE LA REUNIÓN ORDINARIA 2-4
La reunión del Comité Organizador de la Semana del Asistente Administrativo del Bufete de Abogados Samuel y Samuel se reunió el martes 30 de julio de 2015, a las 7:00 p.m., en el Salón de Conferencias. Dirigió la reunión el presidente, Jaime Samuel Vázquez. Todos los miembros del Comité estuvieron presentes.
Encabezamiento del acta con la información en un párrafo introductorio
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1”Comité Organizador de la Semana del Asistente Administrativo
2ACTA NÚMERO 3 DE LA REUNIÓN ORDINARIA
2Fecha : 30 de julio de 2015
2Hora : 7:00 p.m.
2Lugar : Salón de Conferencias
2Presidente : Jaime Samuel Vázquez
2Secretario : Enrique Álvarez
2Presentes : Todos los miembros
Encabezamiento de un acta con información introductoria separada por temas
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PARTES DEL ACTATexto
• Contiene el resumen de los acuerdos tomados.
• Puede escribirse a espacio sencillo o a doble espacios con párrafo
sangrado.
• Debe tener un párrafo diferente para cada asunto.
• Un párrafo para la acción tomada sobre el acta anterior, si se leyó, si se
aprobó, si se corrigió y las correcciones hechas.
• Un párrafo incluye las mociones presentadas y los acuerdos.
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• El párrafo de cierre incluye la hora de finalizada la reunión y los
detalles de la siguiente reunión.
• Estos párrafos se pueden destacar con un título al margen izquierdo o
derecho según los títulos que aparecen en la agenda.
• Este título puede escribirse todo con mayúscula o con letra inicial
mayúscula y subrayado.
• Antes y después de cada título se dan dos espacios.
TextoPARTES DEL ACTA
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Modelo de acta que destaca los asuntos al margen izquierdo
1”COMITÉ ORGANIZADOR
SEMANA DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVOBUFETE DE ABOGADOS SAMUEL Y SAMUEL
4
ACTA NÚM. 3 DE LA REUNIÓN ORDINARIA2
ASISTENCIA
La reunión del Comité Organizador de la Semana del Asistente Administrativo del Bufete de Abogados Samuel y Samuel se reunió el martes 30 de julio de 2015, a las 7:00 p.m., en el Salón de Conferencias. Dirigió la reunión el presidente, Jaime Samuel Vázquez. Todos los miembros del Comité estuvieron presentes.
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Modelo de acta que destaca los asuntos al margen derecho
1”COMITÉ ORGANIZADOR
SEMANA DEL ASISTENTE ADMINISTRATIVOBUFETE DE ABOGADOS SAMUEL Y SAMUEL
4
ACTA NÚM. 3 DE LA REUNIÓN ORDINARIA2
La reunión del Comité Organizador de la Semana del ASISTENCIAAsistente Administrativo del Bufete de Abogados Samuel ySamuel se reunió el martes 30 de julio de 2015, a las7:00 p.m., en el Salón de Conferencias. Dirigió la reuniónel presidente, Jaime Samuel Vázquez. Todos los miembrosdel Comité estuvieron presentes.
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PARTES DEL ACTASegunda página
1Acta número 3Reunión ordinaria del Comité de PremiosPágina 228 de marzo de 2015 2-4
Acta número 3 2 28 de marzo de 2015Reunión ordinaria del Comité de Premios 2-4
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PARTES DEL ACTALíneas de cierre con sus firmas
• La firma del secretario se escribe a 4 espacios y desde el centro.
• Se escribe el título después del nombre, separado por una coma o debajo del nombre a espacio sencillo.
Sometido por
4
Aníbal Pérez Secretario de Actas
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PARTES DEL ACTALíneas de cierre con sus firmas
• Algunas entidades incluyen la firma del presidente por formalidad.
• Se escribe la firma del presidente al margen izquierdo y la del secretario en la misma línea pero desde el centro.
Sometido por
4
Angelina Nieves Aníbal PérezPresidenta Secretario de Actas
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PARTES DEL ACTAIniciales de referencia y
codificación de archivo electrónico Se escriben a dos espacios debajo de la última línea del documento.
INICIALES
FA/asdFa/asdFA-ASDFa:ASDAM:FA:asdfirma, redácta, mecanografía
CODIFICACIÓN
c:empresas\corresp\ordenmat.docc: unidad disco duroempresas: nombre del directoriocorresp: nombre de carpetaordenmat: nombre del documentodoc: clasificación del documento
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Anexo
PARTES DEL ACTA
Fecha• La fecha en que se preparó el documento.• A dos espacios de las iniciales de referencia y la codificación de
archivo o después de la anotación de Anexo.
• La agenda, los informes y documentos distribuidos en la reunión, forman parte de los anexos.
• Se escribe a dos espacios debajo de la línea de referencia,
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Ejemplos
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Ejemplos
RECOMENDACIONES
• Prepárese antes de la reunión, lea el acta y los documentos de la reunión anterior.
• Tenga todo lo necesario: hoja de asistencia, la agenda, hoja de minuta, hojas de mociones, hoja de actas, libro de actas, bolígrafo rojo y negro o azul, grabadora, laptop, etc.
• Revise la sala de reuniones, verifique que todo esté en su lugar.• Conozca el puesto que ocupará cada miembro, su nombre y cargo.• Uso correcto de la etiqueta y protocolo de la empresa.
RECOMENDACIONES
• Tome notas de lo que se hiso y no de lo que dijeron.• Use un tono impersonal: no puede añadir adjetivos, opiniones, comentarios ni interpretaciones personales a los asuntos discutidos.• Tome nota de toda la información revísela, corrija y luego escriba en
el libro de actas.• Redactar cualquier documento relacionado: certificados, resoluciones.• Sea responsable del libro de actas, se guarda bajo llave.
CONCLUSIÓN Una vez concluida esta presentación se espera que el estudiante ejerza con
destreza y confianza la toma de minutas y pueda redactar las actas de forma profesional y competitiva.
El estudiante podrá prepararse previo a la reunión y tendrá los conocimientos sobre la redacción tipográfica de dichos documentos.
Ahora conoce las reglas parlamentarias y podrá ejercer como secretario(a) de actas, mostrando la responsabilidad que conlleva el cargo y guardando la
confidencialidad de los documentos de su empresa.
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REFERENCIA
Maldonado Ruiz, Amelia y Conchita Delgado. Manual de Referencia Para
la Oficina Moderna. México: McGraw-Hill Interamericana,
Editores, S.A. de C.V., 2004. Cáp.8, págs. 85-98
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¿PREGUNTAS?