2sirisuda/290111/doc/52-0… · web view2. คล กท ป ม เพ อต ดข...

โปรแกรมจดการเอกสารโปรแกรมจดการเอกสาร ไมโครซอฟต เวรด เปนหนงในโปรแกรม

สำานกงานชดโปรแกรมไมโครซอฟตออฟฟศของบรษทไมโครซอฟท โปรแกรมไมโครซอฟต เวรด เปนทนยมอยางกวางขวางเนองจากมความสามารถในการสรางและจดการงานเอกสารไดเปนอยางด ไมวาจะเปนเอกสารทงายๆ เชน รายงาน จดหมาย หรอแมแตเอกสารทซบซอนขนเชน หนงสอ เปนตน ดวยเหตนเองทำาใหเครองคอมพวเตอรสวนใหญนยมตดตงโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด พรอมดวยโปรแกรมสำานกงานอนในชด ไมโครซอฟตออฟฟศพรอมใชงานใหผใชสามารถเรยกใชไดทนท

1. การเขาสโปรแกรม เมอเปดเครองเขาสระบบปฏบตการวนโดวสแลวใหคลกไปทปม ของวนโดวส จากนนใหเลอกเมน Programs > Microsoft Office > Microsoft Word

ภาพท 34 การเขาสโปรแกรมจดการเอกสาร

บทท 3 - หนา 22 จากจำานวน 77 หนา

หลงจากเปดโปรแกรมแลวจะพบสวนประกอบตางๆ ของ ไมโครซอฟต เวรด ดงรป

ภาพท 35 สวนประกอบตางๆ ของโปรแกรมจดการเอกสาร

สญลกษณแสดงตำาแหนงแทรกขอความ (Insertion point) หรอ ตวแทรกขอความ คอ สญลกษณแสดงตำาแหนงขอความทจะพมพ

แถบหวเรอง (Title bar) คอ แถบแสดงชอโปรแกรม และชอไฟลทเปดอยในขณะนน

แถบเมน (Menu bar) คอ แถบทใชเกบคำาสงทงหมดในโปรแกรม

แถบเครองมอ (Toolbar) คอ แถบทเกบปมคำาสง ซงปมจะแทนคำาสงทมการเรยกใชงานบอยๆ เพออำานวยความสะดวกในการใชงานนนเอง

บทท 3 - หนา 23 จากจำานวน 77 หนา

แถบหวเรองแถบเมน

แถบเครองมอ

กลองคำาถาม

บานหนาตางงาน

ตวแทรกขอความ

แถบเลอน

แถบสถานะ

ปมควบคมขนาด

ปมแสดงมมมอง

กลองคำาถาม (Ask a question) คอ กลองทใหผใชสามารถกรอกขอความทตองการทราบเกยวกบการใชงานโปรแกรม

แถบเลอน (Scrollbar) คอ แถบสำาหรบเลอนดในแตละสวนของหนาเอกสารในกรณทหนาจอคอมพวเตอรไมสามารถแสดงไดทงหมดในคราวเดยวกน

บานหนาตางงาน (Task pane) คอ หนาตางทบรรจคำาสงตางๆ ทจำาเปนสำาหรบงานทกำาลงทำาอย ตวอยางเชน หลงจากทเปดโปรแกรมขนมา จะพบวาภายในบานหนาตางงานนจะเกบคำาสงสำาหรบการสรางเอกสารรปแบบตางๆ

แถบแสดงสถานะ (Status bar) คอ แถบทแสดงสถานะของการทำางานในขณะนน

ปมควบคมขนาด (Control buttons) คอ ปมคำาสงสำาหรบปรบขนาดตวโปรแกรม ประกอบดวยปมยอยๆ ดงน

ปมขยาย (Maximize button) คอ ปมขยายหนาตางโปรแกรมใหเตมจอภาพ

ปมยอ (Minimize button) คอ ปมยอหนาตางโปรแกรมใหเลกทสด

ปมปด (Close button) คอ ปมปดหนาตางเอกสาร หรอปดโปรแกรม

ปมแสดงมมมอง (View button) คอ ปมปรบเปลยนมมมอง หรอรปแบบการแสดงผลของหนาตางเอกสาร ซงประกอบดวยปมมมมองตางๆ คอ มมมองปกต มมมองเคาโครงเวบ มมมองเคาโครงเหมอนพมพ และมมมองเคาราง

เมอเรมเขาสโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด โดยทวไปแลวจะปรากฏเฉพาะแถบเครองมอทจำาเปนตองใชในขณะนน แตกสามารถกำาหนดใหแสดงหรอซอนแถบเครองมอใดๆ บนหนาจอไดตามทตองการ การ

บทท 3 - หนา 24 จากจำานวน 77 หนา

แสดงเครองมออนๆ นอกเหนอจากแถบเครองมอทมอยทำาไดโดยคลกเลอกไปทเมน มมมอง > แถบเครองมอ จากนนใหคลกทชอแถบเครองมอทตองการแสดง ซงจะเหนวามเครองหมายถกหนาเครองมอทตองการแสดง และถาหากตองการซอนแถบเครองมอกทำาไดในลกษณะทคลายกน คอคลกทชอแถบเครองมอทตองการซงเปนแถบเครองมอทมเครองหมายถกอยดานหนา หลงจากคลกทแถบเครองมอนนแลวเครองหมายถกไดกจะหายไปแลว นนแสดงวาเครองมอนนไดถกซอนไวเรยบรอยแลวนนเอง

ภาพท 36 การแสดง/ซอนแถบเครองมอ

การออกจากโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด สามารถทำาไดหลายวธดงน

วธท 1 คลกเลอกเมนคำาสง แฟม > จบการทำางานวธท 2 คลกปมปดโปรแกรม ซงอยมมขวาบนสดของโปรแกรมวธท 3 ดบเบลคลกทโปรแกรมไอคอน ซงอยซายบนสดของโปรแกรม

บทท 3 - หนา 25 จากจำานวน 77 หนา

ในกรณทไมไดทำาการบนทกเอกสารไวในแฟม โปรแกรมจะแสดงกรอบโตตอบถามวา ตองการบนทกเอกสารหรอไม เราเลอกทจะบนทกหรอไมบนทกโดยการคลกปม ใช หรอ ไมใช ตามลำาดบ หรอหากตองการยกเลกการออกจากโปรแกรม แลวกลบไปทำาเอกสารตอไปกใหคลกเลอกปม ยกเลก

2. การสรางเอกสารใหม โปรแกรมไมโครซอฟต เวรด จะสรางเอกสารใหมใหอตโนมตเมอเขาสโปรแกรม โดยเอกสารใหมทถกสรางขนมาจะเปนเอกสารเปลา ดงรป นอกจากนยงสามารถสรางเอกสารเปลาไดจากปม ซงอยบนแถบเครองมอ หรอเลอกอกวธหนง คอคลกเลอกสรางเอกสารเปลา ทแถบหนาตางงาน

ภาพท 37 หนาจอแสดงเอกสารเปลาทไดจาการสรางเอกสารใหม

ในกรณทเราตองการทำางานกบเอกสารเกาทไดมการบนทกไวแลว สามารถทำาไดโดยคลกเลอกเมน แฟม > เปด... หรอคลกทปม จากนนกเลอกเอกสารทตองการเปดแลวกดปม เปด

บทท 3 - หนา 26 จากจำานวน 77 หนา

3. การพมพขอความในเอกสาร การสรางเอกสารใหม หรอเปดแฟมเอกสารเกาขนมาทำางาน จะเหนเสนตรงสดำากระพรบ ซงเปนสญลกษณแสดงตำาแหนงแทรกขอความอยภายในเอกสาร ดงนนการพมพขอความลงในเอกสารจะตองสงเกตจากตวแทรกขอความนวากระพรบอยทตำาแหนงใดในเอกสาร ตรงกบตำาแหนงทตองการพมพหรอไม จากนนจงคอยพมพขอความทตองการในเอกสาร

กรณทเราตองการพมพขอความลงในตำาแหนงใดๆ ของเอกสาร จะตองเลอนตวแทรกขอความไปยงตำาแหนงทตองการเสยกอนแลวจงคอยพมพขอความลงไป วธการเลอนตวแทรกขอความนนทำาได 2 วธคอ เลอนโดยการใชเมาทคลกไปยงตำาแหนงทตองการพมพขอความ และอกวธหนงเลอนตวแทรกขอความโดยใชปมลกศรจากคยบอรด ซงตำาแหนงตวแทรกขอความจะเลอนไปตามทศทางของปมลกศรทกด

ในการพมพขอความในเอกสารควรยดหลกดงตอไปน1. การพมพขอความ หรอเนอหาใหพมพไปเรอยๆ จนสดบรรทด

โปรแกรมไมโครซอฟต เวรด จะขนบรรทดใหมใหอตโนมต2. กดแปนคย Backspace เพอลบตวอกษรทพมพลาสดใน

กรณทพมพผดแลวตองการลบ3. กดแปนคย Del เพอลบตวอกษรซงอยดานขวาของตวแทรก

ขอความ4. กดแปนคย Enter เมอตองการขนบรรทด หรอยอหนาใหม5. กดแปนคย Spacebar เพอเวนวรรคโดยทตวแทรกขอความ

จะเลอนไปทางขวาหนงตวอกษรเมอมการกดแปนคย Spacebar หนงครง

6. กดแปนคย Tab เพอเลอนตวแทรกขอความไปทางขวา หรอเปนการจดยอหนาการพมพขอความ ระยะของ Tab สามารถปรบ

บทท 3 - หนา 27 จากจำานวน 77 หนา

เปลยนได แตปกตแลวการกดแปนคย Tab หนงครงจะเลอนตวแทรกขอความไปทางดานขวา 1.27 เซนตเมตร

7. กดแปนคย ~ เพอสลบแปนพมพภาษาไทยและภาษาองกฤษ หรอภาษาอนๆ โดยแปนคยนเรยกวา Grave accent ซงอยทางดานซายบนของคยบอรด

การพมพเอกสารใน ไมโครซอฟต เวรด มอย 2 โหมด คอ โหมดการพมพแทรก และโหมดการพมพทบ โดยเราสามารถตรวจสอบวากำาลงใชงานอยในโหมดใดไดโดยดทสญลกษณ ซงอยบนแถบสถานะ หากสญลกษณ เปนสเขมกแสดงวากำาลงใชงานอยในโหมดการพมพทบ แตถาสญลกษณ มลกษณะจาง จะหมายถงกำาลงใชงานอยในโหมดการพมพแทรก

วธการสลบการใชงานระหวางการพมพแทรกและการพมพทบ ทำาไดโดยกดแปนคย Insert โดยปกตแลวโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด จะกำาหนดใหอยในโหมดการพมพแทรกตงแตเรมตนโปรแกรม ดงนนหากมการกดแปนคย Insert กจะเปลยนโหมดมาเปนการพมพทบทนท

ทกครงทเราพมพขอความตางๆ ในเอกสาร เราควรทจะจดขอความตางๆ ใหเปนระเบยบไมวาจะเปนการจดขอความใหชดซาย ชดขวา หรอกงกลางระหวางระยะกนหนาและกนหลง ซงวธการกำาหนดตำาแหนงขอความนนทำาไดโดย คลกเลอกขอความทตองการกำาหนดตำาแหนงจนเกดเปนแถบสดำาเสยกอน จากนนใหคลกเลอกทปมตางๆ ดงน

เพอจดขอความชดซาย เพอจดขอความชดขวา เพอจดขอความใหอยกงกลางระหวางกนหนาและกนหลง เพอจดขอความดานซายตดกบกนหนา และดานขวาตดกบกน

หลง

บทท 3 - หนา 28 จากจำานวน 77 หนา

เพอจดขอความใหกระจายเตมบรรทด

4. การบนทกเอกสาร เมอเราพมพเอกสารเรยบรอยแลว ควรทจะมการบนทกเอกสารไวในแฟม โดยเฉพาะถาเอกสารนนเปนเอกสารทจะตองใชงานตอไป สำาหรบขนตอนการบนทกเอกสารทำาได โดยใหคลกเมาททเมน แฟม > บนทก แลวเลอกตำาแหนงทตองการจดเกบเอกสารพรอมกบตงชอเอกสารในชอง ชอแฟม: จากนนจงใหกดปม บนทก โดยแฟมขอมลทบนทกนจะมนามสกลเปน .doc

ภาพท 38 การบนทกเอกสาร

ในการบนทกไฟลเอกสารนในครงตอๆ ไป เมอเลอกเมน แฟม > บนทก โปรแกรมจะบนทกไฟลนใหอตโนมตโดยจะไมถามชอไฟลอก แตหากตองการบนทกไฟลเอกสารปจจบนใหเปนชออน ทำาไดโดยเลอกเมน แฟม > บนทกเปน... นอกจากขนตอนดงทกลาวมาแลวนน ยงสามารถบนทกเอกสารไดอก 2 วธ คอ วธแรกคลกปม และวธทสองคอใหกดแปนคย Ctrl + S (คอการกดแปน Ctrl คางไว จากนนจงกดแปนคย S แลวปลอยแปนคยทงสองพรอมกน)

5. การกำาหนดพนททำางานของขอความ การทำางานโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด ทเกยวของกบการจดการเอกสาร เชน การเปลยนตวอกษรเปนตวหนา เปลยนสขอความ หรอเปลยนขนาดของตว

บทท 3 - หนา 29 จากจำานวน 77 หนา

อกษร จำาเปนตองมการกำาหนดพนททำางานวาตองการจะทำางานกบขอความสวนใด โดยขอความทถกเลอกจะปรากฏเปนแถบสดำาทบดงรป

ภาพท 39 การกำาหนดพนททำางานของขอความ

การกำาหนดพนททำางานของขอความนนทำาไดหลายวธ ไดแก การกำาหนดพนทขอความตองการลากเมาท หรอดวยการกดแปนพมพ ทงนอาจจะเปนการกำาหนดพนททงบรรทด ทงยอหนา ทงเอกสาร หรอเฉพาะบางสวนของบรรทด สำาหรบการยกเลกการกำาหนดพนททำางานของขอความทำาไดโดยการเลอนตวชไปวางไวนอกพนทซงเปนแถบสดำา แลวคลกเมาท แถบดำานนกจะหายไป

การกำาหนดพนทขอความดวยการลากเมาท มขนตอนดงน1. คลกทจดเรมตนของขอความทตองการกำาหนดพนททำางาน2. ลากเมาทผานขอความทตองการ ซงจะเกดเปนแถบสดำาทบขอความนน3. ปลอยเมาทเมอเกดเปนแถบสดำาทบขอความทตองการทงหมดแลว

บทท 3 - หนา 30 จากจำานวน 77 หนา

ในกรณทตองการกำาหนดพนทเฉพาะคำาใดคำาหนง กสามารถทำาไดโดยเลอนเมาท I ไปวางไวเหนอคำาทตองการแลวดบเบลคลกทคำานน จะเกดเปนแถบสดำาเฉพาะคำาทตองการ สำาหรบกรณตองการกำาหนดพนทขอความทงบรรทด ทำาไดโดยเลอนเมาทไปยงพนทวางๆ ดานซายมอของเอกสาร ซงสงเกตวาเมาทจะเปลยนเปนลกศรแลวจงคลกเลอกบรรทดทตองการ แตถาดบเบลคลกเมาททหนายอหนาใดๆ จะเกดเปนแถบดำาทบขอความทงยอหนานนทงหมด และอกกรณหนงถาหากคลกเมาท 3 ครงตดตอกน กจะเปนการกำาหนดพนทขอความทงหมดในเอกสาร ทงนในการกำาหนดพนทขอความทงหมดในเอกสารยงสามารถทำาไดอก 2 วธ คอ ใชการกดแปนคย Ctrl + A และอกวธหนงคอเลอกเมน แกไข > เลอกทงหมด ผลจะไดเชนเดยวกน

นอกจากวธการกำาหนดพนทขอความดวยการลากเมาทดงกลาวแลว ยงสามารถใชคยบอรดกำาหนดพนทเฉพาะขอความทตองการไดโดยการกดแปนคย Ctrl + Shift คางไว แลวปมลกศรไปตามทศทางของขอความทตองการกำาหนดพนท จากนนจะปรากฏเปนแถบสดำาทบขอความตามทศทางของการกดปมลกศร เมอไดสวนของขอความตามทตองการแลวจงปลอยปมและลกศรทงหมด หลงจากนนกทำางานตามทตองการตอไป ซงผลการทำางานนจะมผลเฉพาะขอความทเปนแถบสดำาเทานน

6. การคดลอก และยายขอความในเอกสาร การคดลอกขอความ คอการทำาสำาเนาขอความทเลอกไปยงหนวยความจำาทเรยกวา คลบบอรด (Clipboard) และถาตองการนำาสำาเนาดงกลาวมาแทรกในเอกสาร สามารถทำาไดโดยใชคำาสงวาง สวนใหญแลวจะมการใชคำาสงคดลอกและวางในบางเอกสารทมการใชขอความเดมซำากนบอยๆ เราสามารถประหยดเวลาในการพมพขอความดวยการคดลอกขอความนน

บทท 3 - หนา 31 จากจำานวน 77 หนา

ไปเกบยงคลบบอรดกอน แลวคอยนำามาแทรกลงในเอกสาร ณ ตำาแหนงทตองการไดทนท การคดลอกขอความไปเกบยงหนวยความจำาทเรยกวา คลบบอรดและนำาไปแทรกลงในเอกสาร สามารถอธบายเปนขนตอนไดดงน

1. กำาหนดพนทหรอเลอกขอความทตองการคดลอก โดยจะสงเกตเหนปรากฏเปนแถบสดำาทบขอความทตองการคดลอก

2. เลอกเมน แกไข > คดลอก หรอคลกปม หรอกดแปนคย Ctrl + C อยางใดอยางหนง เพอเปนการคดลอกขอความไปยงคลบบอรด

3. คลกตำาแหนงทตองการนำาขอความนนไปแทรก4. เลอกเมน แกไข > วาง หรอคลกปม หรอ กดแปนคย Ctrl

+ V เพอนำาขอความทอยใน คลบบอรดไปแทรกไปเอกสาร ณ ตำาแหนงทสญลกษณตวแทรกขอความกระพรบอย

5. ผลลพธทไดคอ ขอความทคดลอกจะถกนำามาแทรกในตำาแหนงทตองการ

ในบางครงขอความในเอกสารอาจไมถกตอง อาจมการพมพขอความผดตำาแหนงหรอผดบรรทดไป เราไมจำาเปนตองลบขอความนนทงแลวพมพใหม เนองจากเราสามารถยายขอความนนไปยงตำาแหนงทถกตองได การยายขอความในเอกสารสามารถอธบายเปนขนตอนไดดงน

1. กำาหนดพนทหรอเลอกขอความทตองการยายใหเกดเปนแถบสดำา2. คลกทปม เพอตดขอความไปเกบไวท Clipboard ขอความดงกลาวกจะหายไปจากเอกสาร3. คลกตำาแหนงทตองการนำาขอความทตองการยายไปวาง

บทท 3 - หนา 32 จากจำานวน 77 หนา

4. คลกทปม โปรแกรมไมโครซอฟต เวรด จะนำาขอความทเกบไวท Clipboard มาใสในตำาแหนงทคลกไวในขนตอนท 3

การตดขอความดวยปม เรายงสามารถใชการกดแปนคย Ctrl + X หรอเลอกเมน แกไข > ตด เชนเดยวกนกบขนตอนการนำาขอความไปวางดวยการกดปม กทำาโดยการกดแปนคย Ctrl + V หรอ เลอกเมน แกไข > วาง

7. การยกเลกคำาสง และการสงคำาสงทยกเลก สำาหรบกรณทเกดขอผดพลาดขนขณะทเรากำาลงทำางานกบเอกสาร เชน ลบขอความอยางไมไดตงใจ เราสามารถยกเลกการลบขอความไดดวยคำาสง Undo การใชคำาสงนสามารถทำาไดโดยคลกทปม หรอเลอกเมน แกไข > เลกทำา

หากผใชทำางานผดพลาดไวหลายขนตอน และตองการยอนกลบไป เชน ลบขอความไปหลายครง ใหคลกทปม ไปเรอยๆ จนกวาจะไดขอความทตองการทงหมดกลบมา แตการกดปมนไปเรอยๆ จะทำาใหเสยเวลา ควรใชการคลกทลกศรซงอยขางๆ ปมนนแทน ซงหลงจากทคลกเลอกลกศรแลวจะมรายการคำาสงทตองการยกเลกใหเลอก เรากเลอกคำาสงทตองการยกเลก จากนนโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด จะดำาเนนการใหทนท

เมอผใชยกเลกดวยคำาสง Undo และตองการกลบมาใชคำาสงทเพงถกยกเลกไปแลวนน สามารถทำาไดโดยการใชคำาสง Redo ซงการใชคำาสงนทำาไดโดยการคลกทปม หรอใหคลกเมาททเมน แกไข > ทำาซำา แตจะมขอยกเวนคอ เราจะไมสามารถใชคำาสง Redo ไดถาหากวายงไมเคยมการเรยกใชคำาสง Undo มากอน

8. การจดหนากระดาษ งานพมพเอกสารมอยหลายรปแบบ ซงแตละแบบจะมลกษณะการวางเนอขอความทแตกตางกนออกไป ม

บทท 3 - หนา 33 จากจำานวน 77 หนา

การกำาหนดขนาดกระดาษ ระยะกนหนาและกนหลง ดงนนทกครงกอนทเราจะพมพเอกสารใดๆ กตาม ควรมการจดกำาหนดคาตางๆ เกยวกบการจดหนากระดาษเสยกอน ซงทำาไดโดยเลอกเมน แฟม > ตงคาหนากระดาษ... หรอดบเบลคลกบรเวณพนทสเทาของแถบไมบรรทด (Ruler Line) จากนนจะเหนกลองโตตอบเพอกำาหนดคาตางๆ ดงรป

ภาพท 40 การตงคาหนากระดาษ

จากรปดานบน จะมแถบเมนในการกำาหนดคาตางๆ ดงน1. ระยะขอบ (Margins) เปนคาระยะจากขอบกระดาษถง

ขอความ ในการพมพขอความจะตองอยภายในขอบเขตคาตางๆ เหลานเสมอ

2. ขนาดกระดาษ (Paper Size) เปนคาทเกยวกบลกษณะและขนาดกระดาษ

3. แหลงกระดาษ (Paper Source) เปนคาทเกยวกบการปอนกระดาษในการทจะพมพออกทางเครองพมพ

บทท 3 - หนา 34 จากจำานวน 77 หนา

4. เคาโครง (Layout) เปนคาทกำาหนดเพมเตมเกยวกบรปแบบของกระดาษ

สำาหรบเอกสารทมหลายแผน จะตองตงคาขอบกระดาษเผอพนทสำาหรบเขาเอกสารดวย ซงเราสามารถทำาไดโดยกำาหนดคาของขอบกระดาษ (Gutter) โดยคานจะทำาใหระยะขอบทอยตดดานทจะเยบกระดาษมระยะเพมมากขน

ขอควรระวงอยางหนงสำาหรบเครองพมพ สวนใหญแลวจะไมสามารถพมพขอความทตดกบขอบกระดาษได เนองจากจะตองมทวางใหกบตวยดกระดาษเลอนกระดาษเขาออกในขณะทพมพ ถามการกำาหนดระยะขอบกระดาษถงขอความนอยเกนไปกอาจจะทำาใหขอความทพมพออกมาขาดหายไปได

9. การกำาหนดระยะหางระหวางยอหนา ในการพมพเอกสารบางอยางจำาเปนตองมการเวนชองวางระหวางยอหนาใหกวางกวาปกตเพอใหเหนขอความในแตละยอหนาชดเจนยงขน ในโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด สามารถกำาหนดระยะหางระหวางยอหนาได 2 วธ คอ วธแรก เปนการปรบระยะหางระหวางยอหนาทแลวกบยอหนาปจจบน โดยกำาหนดทชอง กอนหนา (Before) ซงวธนจะปรบระยะหางระหวางยอหนากอนจากนนจงนำาขอความใสในยอหนาถดไป สวนอกวธหนง เปนการปรบระยะหางระหวางยอหนาปจจบนกบยอหนาถดไป โดยจะปรบระยะหางหลงจากใสขอความในยอหนานเรยบรอยแลว โดยกำาหนดทชอง หลงจาก (After)

ขนตอนการกำาหนดระยะหางระหวางยอหนามดงน1. คลกเมาทตรงตำาแหนงใดๆ ในยอหนาทตองการกำาหนดระยะ

หางระหวางยอหนา2. เลอกเมน รปแบบ > ยอหนา...3. เลอกทแถบเมน การเยองและระยะหาง

บทท 3 - หนา 35 จากจำานวน 77 หนา

4. เปลยนระยะหางระหวางบรรทด โดยทชอง กอนหนา เปนการระบระยะหางระหวางยอหนาทแลวกบยอหนาปจจบน สวนชอง หลงจาก เปนการระบระยะหางระหวางยอหนาปจจบนกบยอหนาถดไป

5. หลงจากนนใหคลกปม ตกลง จะสงเกตเหนระยะระหวางยอหนาถกปรบใหหางกวาปกต

ในโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด นอกจากจะสามารถกำาหนดระยะหางระหวางยอหนาไดแลว ยงสามารถกำาหนดระยะหางระหวางบรรทดของขอความในเอกสารไดเชนกน ซงวธการกทำาไดเชนเดยวกนกบการกำาหนดระยะหางระหวางยอหนา คอ เมอคลกไปยงตำาแหนงยอหนาทตองการแลว เลอกเมน รปแบบ > ยอหนา... แลวเลอกทชอง ระยะหาง หรออกวธหนงคอคลกทปม เพอเลอกระยะหางระหวางบรรทดทตองการ

10. การเลอกแบบและขนาดตวอกษร ในการแสดงตวอกษรบนจอภาพและบนกระดาษมอยหลายรปแบบ แตละรปแบบของตวอกษรและมลกษณะทแตกตางกนออกไป โดยแตละรปแบบของตวอกษรจะมชอกำากบ เชน Times New Roman, Angsana UPC, Codia UPC เปนตน

รปแบบตวอกษรหรอเรยกวา ฟอนต (Font) สวนใหญจะถกออกแบบมาใหใชกบภาษาองกฤษ แตอาจจะมบางฟอนตทถกออกแบบใหกบภาษาใดภาษาหนงโดยเฉพาะ เชน ฟอนตทใชกบภาษาไทย จะมชอกำากบทขนตนดวย DB และฟอนตทตามหลงดวย UPC และถาหากวาเราตองการใชฟอนตอนๆ นอกเหนอจากทโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด มใหแลว จะตองตดตงฟอนตในวนโดวสกอนจงจะสามารถใชงานโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด ได

บทท 3 - หนา 36 จากจำานวน 77 หนา

ขนตอนการเปลยนรปแบบและขนาดตวอกษรของขอความในเอกสาร มดงน

1. เลอกขอความทตองการดำาเนนการใหเกดเปนแถบสดำา2. คลกทลกศร แลวเลอกรปแบบตวอกษรทตองการ3. คลกทลกศร แลวเลอกขนาดตวอกษรทตองการ หลง

จากทคลกเลอกแลวจะสงเกตวาขนาดตวอกษรทใหญทสดในรายการทใหเลอกคอ 72 แตถาหากตองการขนาดตวอกษรขนาดอนๆ นอกเหนอจากทมอยในรายการ กสามารถทำาไดโดยกรอกตวเลขลงในชองไดโดยตรงตามทตองการแลวกดปม Enter

นอกจากวธขางตนแลวยงสามารถกำาหนดรปแบบและขนาดตวอกษรไดโดย เลอกขอความทตองการดำาเนนการใหเกดเปนแถบสดำา จากนนเลอกเมน รปแบบ > แบบอกษร... จะปรากฏกรอบโตตอบ ภายในกรอบนนจะมแถบงานใหเลอก โดยใหเลอกทรปแบบตวอกษร จากนนใหเลอกรปแบบและขนาดตวอกษรทตองการ ขณะทเราคลกเลอกรปแบบตวอกษรจะมตวอยางแสดงใหเราเหนกอน เมอไดรปแบบและขนาดของตวอกษรตามทตองการแลวกใหกดปม ตกลง

สำาหรบรปแบบและขนาดตวอกษรทมการใชงานบอยๆ เชน Angsana UPC ขนาด 16 point เราสามารถกำาหนดใหเปนฟอนตเรมตนใหกบทกๆ ครงทมการเปกเอกสารใหมไดโดยคลกเมาทไปทเมน รปแบบ > แบบอกษร... แลวตงคาฟอนตทตองการจากนนคลกปม คาเรมตน... จะปรากฏกลองขอความเพอใหเรายนยนการตงคาฟอนตนนเปนคามาตรฐานเรมตน กใหกดปม ใช

11. การกำาหนดชองวางระหวางตวอกษร เอกสารทเราพมพขนจะมความเปนระเบยบมากขนถาหากมการกำาหนดชองวางระหวางตว

บทท 3 - หนา 37 จากจำานวน 77 หนา

อกษร หรอชองไฟ ซงโดยปกตแลวโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด จะกำาหนดระยะชองไฟใหอตโนมต แตทงนเรากสามารถกำาหนดระยะชองไฟไดเองไดโดย เลอกเมน รปแบบ > แบบอกษร... เลอกแถบงาน ระยะหางตวอกขระ เลอกวาจะลดหรอขยายชองไฟจากระยะปกต โดยระบขนาดชองไฟดงน

- ปกต (Normal) กำาหนดระยะชองไฟขนาดปกต- ขยาย (Expand) กำาหนดระยะชองไฟขนาดกวางกวาปกต- บบ (Condensed) กำาหนดระยะชองไฟใหแคบกวาปกตนอกจากโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด สามารถปรบระยะชองไฟ

ระหวางตวอกษรไดแลวยงสามารถกำาหนดคาการยกหรอลดระดบของตวอกษรได โดยใหเลอกท ตำาแหนง ซงอยถดลงมาจาก ระยะหาง คาของ ตำาแหนง ม 2 คาใหเลอก

- ปกต (Normal) กำาหนดระยะระดบปกต- ยกขน (Raised) กำาหนดยกระดบตวอกษร คลายกบ ตวยก (Superscript)- ตำาลง (Lowered) กำาหนดลดระดบตวอกษร คลายกบ ตวหอย (Subscript)

12. การเปลยนสอกษร การทำาตวหนา ตวเอยง และขดเสนใตใหกบตวอกษร การเนนขอความบางสวนนอกเหนอจากการกำาหนดใหเปนตวหนา ตวเอยง หรอขดเสนใตแลว ยงสามารถเนนขอความไดดวยการกำาหนดสใหกบตวอกษรในขอความ ซงทำาไดโดยเรมตนเลอกขอความทตองการกำาหนดสเสยกอน จากนนคลกลกศรขางๆ ปม เพอเลอกสทตองการ หรออกวธหนงคอเลอกเมน รปแบบ > แบบอกษร... แลวเลอกทแถบงาน แบบอกษร คลกทลกศรใต สแบบอกษร จะปรากฏสตางๆ มาใหเลอก วธหลงนเราจะมองเหนสตวอกษรตวอยาง

บทท 3 - หนา 38 จากจำานวน 77 หนา

ในกลองแสดงตวอยางซงอยดานลาง เมอไดสตามทตองการแลวกใหคลกปม ตกลง

การทำาใหขอความในเอกสารทเราพมพขนมานนมความเดนชดสามารถทำาไดหลายวธ เชน การทำาตวหนา ตวเอยง หรอขดเสนใต โดยเรมตนเลอกขอความทตองการดำาเนนการใหเกดเปนแถบสดำาเสยกอน จากนนคลกปม หรอ หรอ เมอตองการใหตวอกษรนนเปนตวหนา ตวเอยง หรอขดเสนใตตามลำาดบ นอกจากวธดงกลาวแลวการปรบแตงตวอกษรทงตวหนา ตวเอยง และขดเสนใต สามารถทำาไดโดยการกดแปนคยบอรด โดยเรมตนยงเปนแบบเดยวกนกบวธแรก คอ เลอกขอความทตองการปรบแตงกอน จากนนจงกดแปนคยแทนการคลกปม โดยกด Ctrl + B, Ctrl + I หรอ Ctrl + U เมอตองการใหตวอกษรเปนตวหนา ตวเอยง หรอขดเสนใตตามลำาดบ

13. การกำาหนดตวอกษรยกและตวอกษรหอย การพมพขอความทเกยวของกบสมการทางคณตศาสตรและวทยาศาสตร มกจะมตวยก หรอตวหอยปรากฏอยดวยเสมอ เชน x2 + 2x + 1 = 0 หรอ CO2 เปนตน ตวอยางการกำาหนดตวอกษรตวยกหรอตวหอย การกำาหนดตวอกษรยก หรอตวอกษรหอยมขนตอนดงตอไปน

1. เลอกขอความหรอตวอกษรทตองการกำาหนดใหเปนตวอกษรยก หรอตวอกษรหอย

2. เลอกเมน รปแบบ > แบบอกษร...3. คลกใหเกดเครองหมายถกหนา ตวยก (Superscript) หรอ

ตวหอย (Subscript) เมอตองการใหเปนตวยกและตวหอยตามลำาดบนอกจากวธดงกลาวขางตนแลว ในการกำาหนดตวอกษรใหเปนตว

อกษรยกหรอตวอกษรหอยยงสามารถทำาไดดวยการใชคยบอรด คอ หลงจากทเลอกขอความทตองการทำาเปนตวยก หรอตวหอยแลว ใหกดแปนคย Ctrl + Shift คางไวแลวตามดวยแปนคย = สำาหรบการ

บทท 3 - หนา 39 จากจำานวน 77 หนา

กำาหนดใหเปนตวยก แตสำาหรบการกำาหนดใหเปนตวหอย ใหกดแปนคย Ctrl คางไวแลตามดวยแปนคย = กจะไดตวอกษรเปนตวยกหรอตวหอยตามทตองการ

14. การพมพสญลกษณพเศษ และสมการทางคณตศาสตรในเอกสาร สญลกษณทางดานคณตศาสตรและวทยาศาสตร หรอเคร องหมายตางๆ ซงไมสามารถพมพไดโดยตรงทางคยบอรด โปรแกรมไมโครซอฟต เวรด ไดเตรยมแบบอกษรไวใหแทรกในเอกสาร ซงทำาไดโดยเร มตนใหคลกตำาแหนงทต องการแทรกสญลกษณพเศษนน จากน นเล อกเมน แทรก > สญลกษณ... จะปรากฏกลองสญลกษณตางๆ ดงรป

ภาพท 41 กลองสญลกษณพเศษ

หลงจากนนเลอกรปแบบของสญลกษณทตองการ แลวกดปม แทรก หรอดบเบลคลกทสญลกษณทตองการ กจะไดสญลกษณนนบนเอกสาร สำาหรบเครองหมายหรอตวอกษรพเศษบางตวใหเลอกไปทแถบ อกขระพเศษ กอนแลวคอยดบเบลคลกตวทตองการ

บทท 3 - หนา 40 จากจำานวน 77 หนา

ในการสรางสมการทางคณตศาสตรแบบงายๆ ปกตแลวในโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด สามารถทำาไดโดยพมพดวยอกษรปกต ตวยก หรอตวหอย แตสมการคณตศาสตรบางอยางอาจจะทำาไดไมงายนก จงนยมสรางสมการตางๆ จาก ไมโครซอฟต อเควเตอร (Microsoft Equation) ซงสามารถสรางสมการคณตศาสตรในรปแบบตางๆ ไดงายกวา การสรางสมการทำาไดโดยเลอกเมน แทรก > วตถ... จากนนเลอก Microsoft Equation 3.0 จะปรากฏหนาตางการสรางสมการใหเราดำาเนนการตอไป

ภาพท 42 กลองวตถ

15. การใสเครองหมายลำาดบหนาขอความ โปรแกรมไมโครซอฟต เวรด สามารถใสเครองหมายลำาดบหนาขอความใหอตโนมต ไมวาจะเปนลำาดบตวเลข หรอใสสญลกษณหนาขอความ การใสเครองหมายลำาดบหนาขอความไดโดย พมพขอความทตองการใสลำาดบเรยบรอยแลวใหกดปม ลำาดบตวเลข หรอ สญลกษณ โปรแกรมไมโครซอฟต เวรด จะใสเครองหมายลำาดบในเอกสารใหอตโนมต และถาหากเรากดแปนคย Enter โปรแกรมจะใสลำาดบตอไปในเอกสารใหทนท แตถาเปนสญลกษณกจะปรากฏสญลกษณหนาขอความทจะพมพขอความในลำาดบตอไป และหากตองการยกเลกการใส

บทท 3 - หนา 41 จากจำานวน 77 หนา

เครองหมายลำาดบกใหคลกปม ลำาดบตวเลข หรอ สญลกษณ อกครงหนงเครองหมายลำาดบกจะหายไป

นอกจากนแลวเรายงสามารถใสเครองหมายลำาดบภายหลงทพมพขอความเสรจแลวไดเชนกน โดยเลอกขอความทงหมดทตองการใสเครองหมายลำาดบใหเกดเปนแถบสดำา จากนนคลก ลำาดบตวเลข หรอ สญลกษณ ตอไปเปนตวอยางการใสลำาดบตวเลขยอยในรปแบบตางๆ มขนตอนดงน

1. คลกทขอความทตองการปรบตวเลขยอย โดยขอความนจะตองเปนขอความทมการกำาหนดลำาดบไวแลว

2. เลอกเมน สญลกษณแสดงหวขอยอยและลำาดบเลข... เพอทำาการปรบ

3. คลกเลอกแทบ เคารางลำาดบเลข แลวเลอกรปแบบของลำาดบยอยทตองการ กดปม ตกลง

4. คลกหนาขอความ กดแปนคย Tab เพอกำาหนดลำาดบยอย หากกดอกครงจะเปนลำาดบยอยเขาไปอก

5. หากตองการยอนกลบไปเปนลำาดบยอยกอนหนากใหกดแปนคย Shift + Tab หรอ Backspace

สำาหรบสญลกษณหนาขอความทใสไปแลวนน เราเกดอยากเปลยนสญลกษณใหมกสามารถทำาไดโดย เลอกขอความทตองการเปลยนสญลกษณ คลกเมน สญลกษณแสดงหวขอยอยและลำาดบเลข...ใหเลอกแถบ สญลกษณแสดงหวขอยอย จะมรปแบบสญลกษณใหเลอก หรออยากจะเพมสญลกษณใหมกทำาไดโดยคลกปม กำาหนดเอง เพอเพมสญลกษณใหม

16. การตงแทบ กนหนาและกนหลง งานเอกสารบางประเภท เชน ตาราง รายการของขอมล จะสงเกตวาขอความทพมพลงไปนนมกจะอยในแนวเดยวกน ซงทำาไดโดยการกดแปน Tab เพอเลอนตวแทรก

บทท 3 - หนา 42 จากจำานวน 77 หนา

ขอความไปยงตำาแหนงทตงระยะไว เราจะเรยกคาดงกลาววา ตำาแหนงระยะกระโดด หรอ Tab นนเอง ซงโดยปกตแลวโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด จะมระยะ Tab อตโนมตทกๆ ครงนว นอกจากตำาแหนง Tab ทกๆ ระยะครงนวแลว เรายงสามารถกำาหนดระยะ Tab ไดเองดงขนตอนตอไปน

1. คลกเมาทเพอเลอกรปแบบของ Tab รปแบบตางๆ คอ แทบชดซาย แทบชดขวา แทบกงกลาง และแทบทศนยม

2. คลกเมาทไปยงตำาแหนงทตองการตงระยะ Tab ใน Ruler Line กจะปรากฏสญลกษณ Tab ณ ตำาแหนงนน

ในกรณทตองการยกเลกระยะ Tab ทไดตงไว ทำาไดโดยแดรกเมาททสญลกษณ Tab ทตองการลบในแถบไมบรรทดออกจากตำาแหนงของแถยไมบรรทด สญลกษณ Tab กจะหายไป

จากทไดกลาวไปแลววาระยะขอบกระดาษถงขอความหรอทเรยกวา มารจน (Margin) เปนขอบเขตทบอกวาขอความทพมพในเอกสารนนจะไมเกนขอบเขตทกำาหนดไว ในโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด ยงมการกำาหนดขอบเขตของการพมพขอความในเอกสารอกอยางหนงคอ กนหนาและกนหลง โดยกนหนาคอ สวนทกำาหนดใหขอความในยอหนาไมเกนขอบดานซาย สวนกนหลงคอ ขอความทพมพในยอหนานนจะไมเกนขอบดานขวาทกำาหนดไว

วธการตงกนหนาและกนหลงทำาไดดงน คลกขอความในยอหนาทตองการตงกนหนาและกนหลง จากนนคลกปม เพอเปลยนกนหนาไปทางขวา หรอคลกปม เพอเลอนกนหนาไปทางซาย สงเกตปม ซงเปนสญลกษณตวกนหนาจะเลอนตามการเลอนกนหนา ซงสามารถปรบระยะกนหนาไดโดยการแดรกเมาททปม ซงเราจะเหนเปนเสนประแสดงแนวของเสนกนหนา โดยปกตแลวหากเราแดรกเมาททปม เพอปรบกนหนา บรรทดแรกทมการกำาหนดเยองไวกจะเลอนตามไปดวย วธ

บทท 3 - หนา 43 จากจำานวน 77 หนา

ทจะไมใหบรรทดแรกเยองตามมาใหแดรกเมาททปม (เฉพาะ ไมใหโดน ) สำาหรบการตงกนหนาและกนหลงทำาไดโดย แดรกเมาททสญลกษณกนหลง จะสงเกตเสนประแสดงแนวของกนหลง การตงกนหนาและกนหลงจะมผลเฉพาะยอหนาทเลอกไวเทานน ถาหากไมมการตงกนหนาและกนหลงไว กจะถอคาของมารจนเปนระยะกนหนาและกนหลงแทน

ขณะทพมพขอความจนสดบรรทด โปรแกรมไมโครซอฟต เวรด จะขนบรรทดใหมใหอตโนมต และถอวาเปนขอความในยอยหนาเดยวกน แตถาหากมการกดแปน Enter กถอวาเปนการขนยอหนาใหมทนท การขนยอหนาใหมดวยการกดแปนคย Enter คากนหนา กนหลง และระยะบรรทดแรกของยอหนาทแลวจะถกนำามาใชกบยอหนาใหมดวย การกำาหนดระยะเยองของบรรทดแรกในแตละยอหนาทำาโดยกดแปน Tab หนาขอความในบรรทดแรก หรอแดรกเมาททสญลกษณระยะเยองบรรทดแรก เพอปรบระยะเยองบรรทดแรกของยอหนานนๆ

17. การจดเอกสารแบบคอลมน การจดเอกสารเปนหลายคอลมน วธทงายทสด คอ ควรกำาหนดคอลมนกอนทจะพมพขอมลลงในเอกสาร ขนตอนการกำาหนดคอลมนในเอกสารทำาไดโดย คลกเลอกเมน รปแบบ > คอลมน แลวเลอกจำานวนคอลมนทตองการ หรอคลกทปมคอลมน ทแถบเครองมอ แลวแดรกเมาทเลอกจำานวนคอลมนทตองการ ซงดวยวธนจะเลอกไดมากสด 4 คอลมนเทานน หากตองการมากกวานกตองใชขนตอนในวธแรก สำาหรบคาการแบงเอกสารเปนหลายคอลมนนจะมผลทงเอกสาร แตถาหากตองการแบงเอกสารเปนบางสวนกสามารถทำาไดโดยกำาหนดคาของการนำาไปใช

บทท 3 - หนา 44 จากจำานวน 77 หนา

ภาพท 43 การจดเอกสารแบบคอลมน

18. การสรางตารางในเอกสาร วธการสรางตารางในโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด อยางงายๆ ทมรปแบบธรรมดาไมซบซอน ทำาไดดงน คลกปม จะปรากฏชองตารางเพอเลอกจำานวนแถวและคอลมนของตาราง ในการเลอกจำานวนแถวและคอลมนของตารางทำาไดโดยแดรกเมาทใหเกดเปนแถบดำา จากนนใหปลอยเมาทกจะไดตารางตามทไดกำาหนดไว

การสรางตารางจากวธขางตนจะสามารถสรางตารางไดขนาดใหญทสด 4 x5 เทานน ถาตองการสรางตารางขนาดใหญกวานทำาไดโดย เลอกเมน ตาราง > แทรก > ตาราง... จากนนจะปรากฏกลองใหระบจำานวนแถวและคอลมนทตองการ

หลงจากไดตารางตามทตองการในเอกสารเรยบรอยแลว การพมพขอความลงในตารางทำาไดโดย เลอนเมาทไปยงชองตารางทตองการพมพขอความแลวคลกเมาท เราจะเหนสญลกษณตวแทรกขอความปรากฏขนกจะสามารถทำาการพมพขอความไดทนท สำาหรบการพมพขอความลงในชองตารางทอยตดกนใหเรากดแปน Tab เพอเลอนตวแทรกขอความไปยงชองถดไป แตหากตองการเลอนไปยงชองกอน

บทท 3 - หนา 45 จากจำานวน 77 หนา

หนากใหกดปม Shift + Tab ในกรณทพมพขอความลงในตารางแลวมการผดพลาดเกดขน และตองการลบขอความนนทงสามารถทำาไดโดย คลกเลอกแถวหรอชองตารางทตองการลบขอความใหเปนแถบสดำาทงแถวหรอทงชอง จากนนเลอกเมน แกไข > ตด หรอกดปม หรอกดปม Delete ขอความในชองตารางทเราเลอกไวกจะถกลบไปทนท

ในการปรบเปลยนหรอแกไขตาราง ตองกำาหนดกอนวาจะทำาการแกไขกบสวนใดของตาราง เชน ชองใดชองหนงในตาราง ทงแถว ทงคอลมน หรอทงหมดของตาราง หลงจากทกำาหนดสวนตางๆ ของตารางทตองการแกไขแลว ตอไปจงเปนขนตอนการปรบเปลยนแกไข เชน เปลยนสตาราง หรอกำาหนดเสนขอบตาราง วธการระบสวนตารางทตองการทำาไดโดยแดรกเมาทไปยงชองตารางทตองการ จนเกดเปนแถบดำาตามชองนนๆ แตถาตองการชองตารางทอยตดกนใหคลกเมาททชองแรกแลวกดปม Shift คางไวพรอมคลกชองตารางสดทายทตองการ จะทำาใหชองตารางทอยระหวางชองตารางทง 2 ชองเปนแถบสดำา เปนอนวาชองตารางเหลานนไดถกเลอกเรยบรอยแลว

การเลอกทงแถว ทำาไดโดยเลอนเมาทไปดานซายสดของตาราง ใหตรงกบแถวทตองการซงจะเหนเมาทเปนรปลกศร คลกเมาทเพอเลอกแถว แถวทถกเลอกจะเปนแถบสดำาทนท และถาหากตองการเลอกหลายแถวของตารางกใหแดรกเมาทไปยงแถวทอยถดๆ ไป

การเลอกทงคอลมนของตารางทำาไดคลายกบวธการเลอกทงแถวของตาราง คอเลอนเมาทขนไปดานบนของตารางใหตรงกบคอลมนทตองการ หวลกศรจะเปลยนไป ใหคลกเมาทเพอเลอกคอลมนจนเหนเปนแถบดำาทคอลมนนน หากแดรกเมาทไปยงคอลมนถดๆ ไป กเปนการเลอกหลายคอลมนนนเอง

บทท 3 - หนา 46 จากจำานวน 77 หนา

สำาหรบการเลอกทงตารางใหเรมตนคลกทตำาแหนงใดกไดในตาราง จะเหนสญลกษณ ทมมซายสดดานบนของตาราง คลกสญลกษณนกจะเปนแถบสดำาทงหมดทกชองของตาราง

เมอสรางตารางเรยบรอยแลว หากตองการแกไขตารางกสามารถทำาไดโดยคลกปม จะพบแถบเครองมอดงรป

ภาพท 44 แถบเครองมอตารางและเสนขอบ

หลงจากทราบแลววาเราจะจดการกบตารางทสรางไวไดจากแถบเครองมท ไมโครซอฟต เวรด มไวให ตอไปจะอธบายการเพมแถวและคอลมนโดยใชแถบเครองมอดงกลาว รวมทงการลบแถวหรอคอลมนในตารางดวย

การเพมแถวในตารางทำาไดโดยคลกเลอกแถวทตองการ ซงจะเปนแถบสดำาทงแถวทเลอก คลกทแถบเครองมอ เลอกทลกศรขางๆ ปมคำาสงเมนการปรบคาตาราง หลงจากนนจะมวธการแทรกแถวใหเลอก 2 วธ คอ แทรกแถวดานบนของสวนทเลอก หรอแทรกแถวดานลางตอจากแถวทเลอก

การเพมคอลมนในตาราง ทำาไดคลายกบวธการเพมแถวในตาราง คอ เรมตนตองเลอกคอลมนทตองการกอน หลงจากนนคลกปมแถบเครองมอ เลอกปมคำาสงเมนคำาสงทใชปรบแตงตารางโดยคลกทลกศรขาง ๆ ปม เลอกวธการแทรกคอลมน คอ แทรกคอลมนดานซายของคอลมนทเลอก หรอแทรกคอลมนดานขวาของคอลมนทเลอกไว

สำาหรบการลบแถวหรอคอลมนในตารางนนทำาไดโดยเลอกแถวหรอคอลมนทตองการลบกอน จากนนใหคลกเมาทขวาในบรเวณทเปน

บทท 3 - หนา 47 จากจำานวน 77 หนา

แถบสดำา แลวเลอกเมน ตาราง > ลบ > แถว (คอลมน) เมอตองการลบแถว (คอลมน) ในตาราง

การสรางตารางทซบซอน เชน ชองตารางมขนาดทแตกตางกน หรอจำานวนชองในตารางไมเทากน เปนตน การสรางตารางทซบซอนสามารถทำาไดดงขนตอนตอไปน

1. คลกปมแถบเครองมอ เพอแสดงแถบเครองมอทใชปรบแตงตารางและเสนขอบ2. คลกเลอกปมคำาสงการวาดเสนตาราง 3. คลกเลอกปมคำาสงกำาหนดรปแบบ และหรอการกำาหนดความหนาของเสนตาราง4. แดรกเมาทกำาหนดขอบเขตดานนอกของตาราง5. แดรกเมาทวาดเสนแนวตงและแนวนอนจนไดตารางตามทตองการ6. เมอไดตารางตามทตองการแลวใหกดแปนคย Esc ตวชรป

ปากกาจะกลายเปน สญลกษณตวแทรกขอความตามปกตในระหวางทสรางตารางนอาจจะมการวาดเสนผดไป เราสามารถ

ลบเสนนนออกไดโดยคลกทปมยางลบบนแถบเครองมอตารางและเสนขอบ ตวชจะเปลยนเปนรปยางลบ หลงจากนนคลกทเสนทตองการลบ หากตองการกลบไปสสภาวะปกตกกดแปนคย Esc ไดเชนเดยวกนกบขนตอนการวาดเสนตาราง

ในการสรางตารางบางครง ตารางทสรางนนมขนาดชองตารางทกวางหรอแคบเกนไป วธการปรบขนาดชองตารางทำาไดดงน ใหเลอนเมาทไปวางเหนอเสนตารางในแนวตง จากนนแดรกเมาทไปดานซายหรอดานขวาเพอปรบความกวางของชองตาราง นอกจากนยงสามารถปรบความสงของชองตารางไดโดย เลอนเมาทวางเหนอเสนตารางในแนวนอน แลวจงแดรกเมาทขนหรอลงเพอปรบความสงของชองตาราง

บทท 3 - หนา 48 จากจำานวน 77 หนา

นอกจากการปรบขนาดของชองตารางดวยวธแดรกเมาทแลว เรายงสามารถทำาไดอกวธหนงคอ เรมตนเลอกชองตารางทตองการปรบใหเกดเปนแถบสดำาขน เลอกทเมน ตาราง > คณสมบตตาราง... แลวเลอกแทบ แถว หรอ คอลมน เพอระบขนาดของแถวหรอคอลมนของตารางตามลำาดบ และถาหากตองการกำาหนดใหชองตารางทเลอกมขนาดเทากนใหเลอกทปมคำาสง กำาหนดความกวางใหเทากนทกชอง หรอคลกปมคำาสง กำาหนดความสงใหเทากนทกชอง จากแถบเครองมอตารางและเสนขอบ

ในโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด มรปแบบตารางสำาเรจรปไวใหกบผใชไดเลอกใช หากในกรณทผใชตองการความรวดเรวในการสรางตารางในเอกสาร สามารถกำาหนดรปแบบของตารางเปนแบบอตโนมตไดดงน คลกภายในพนทของตาราง คลกปมคำาสง จดรปแบบตารางอตโนมต ซงอยบนแถบเครองมอตารางและเสนขอบ จะปรากฏเปนรายการรปแบบตารางใหผใชไดเลอก โดยผใชสามารถดตวอยางรปแบบทเลอกไดจากดานลางของกลองนน เมอไดรปแบบตามทตองการแลวคลกปม นำาไปใช กจะไดตารางเปนรปแบบทเลอกไว

19. การใชภาพกราฟกในงานเอกสาร การใชภาพกราฟกในเอกสารสามารถทำาไดหลายวธ เชน การแทรกภาพสำาเรจรป หรอ คลบอารท (Clip Art) ลงในเอกสาร การแทรกภาพจากแฟม หรอการแทรกภาพวาดรปตางๆ โดยผใชเอง รวมทงการปรบแตงภาพตางๆ ทแทรกลงในเอกสารอกดวย

การแทรกภาพคลบอารท ทำาไดโดยคลกตำาแหนงในเอกสารทตองการแทรกภาพ จากนนคลกเลอกเมน แทรก > รปภาพ > ภาพตดปะ... ปอนขอความทเกยวของกบภาพ เชน ดนสอ เพอหารปภาพทเกยวของกบดนสอแลวคลกปม คนหา จะปรากฏภาพทเกยวกบ ดนสอ จากนนใหเลอกภาพทตองการโดยการคลกเมาทไปบนภาพนนๆ

บทท 3 - หนา 49 จากจำานวน 77 หนา

ภาพท 45 การแทรกภาพคลบอารท

นอกจากการใชภาพกราฟกในงานเอกสาร ดวยการแทรกภาพคลบอารท แลวยงสามารถแทรกภาพจากแฟมไดอกดวย ขนตอนการแทรกภาพจากแฟมทำาไดโดย เรมตนคลกไปยงตำาแหนงทตองการในเอกสาร จากนนเลอกทเมน แทรก > รปภาพ > จากแฟม... เลอกภาพทตองการ โดยเราจะสงเกตภาพตวอยางไดบรเวณแสดงภาพตวอยางซงอยดานขวาของกลอง

ภาพท 46 การแทรกภาพจากแฟม

บทท 3 - หนา 50 จากจำานวน 77 หนา

ในการวาดรปรางอตโนมตลงในเอกสาร จะมเครองมอรปวาดทเราควรรจกดงแสดงในแถบเครองรปวาด ดงน

ภาพท 47 แถบเครองมอรปวาด

การพมพขอความลงในกลองขอความ ทำาไดโดยคลกเลอกท กลองขอความ แลวคลกทพนทในเอกสารทตองการสรางกลองขอความ จากนนพมพขอความลงในกลองขอความ และจากแถบเครองมอรปวาด หากตองการแทรกขอความศลปลงในเอกสาร ใหคลกปม แลวเลอกรปแบบของขอความศลป จากนนพมพขอความทตองการ

ภาพท 48 การแทรกขอความศลป

นอกจากการแทรกกลองขอความ ขอความศลป แลวยงมรปรางอตโนมตอกหลายรปแบบใหผใชไดเลอกใชในเอกสารดงทกลาวมาแลว เชน ภาพสเหลยม วงร เปนตน ทงนในแถบเครองมอรปวาดจะมปมคำาสงในการปรบแตงภาพวาดไดอกดวยเชนกน

บทท 3 - หนา 51 จากจำานวน 77 หนา

20. การตรวจสอบและแกไขเอกสาร หากเรามเอกสารในปรมาณทมาก การทจะตรวจสอบความถกตองของเอกสารอาจทำาไดไมงายนก ดงนนในโปรแกรมไมโครซอฟต เวรด ไดมเครองมอสำาหรบการตรวจสอบเอกสารไวใหกบผใชตรวจสอบและแกไขเอกสารไดสะดวกและรวดเรวยงขน สำาหรบเนอหาในสวนของการตรวจสอบและแกไขเอกสารจะกลาวถงวธการคนหา และการแทนทขอความในเอกสารดงน

การคนหาคำาในเอกสาร กรณทผใชกำาลงคนหาขอความหนงๆ ซงอยในเอกสารปรมาณ 500 หนา คงไมสะดวกนกทจะคนหาทละหนา วธการคนหาทสะดวกและรวดเรว รวมทงมความถกตองทำาไดดงน

1. เลอกเมน แกไข > คนหา...2. ปอนขอความทตองการคนหาในชอง สงทคนหา:3. คลกปม คนหาถดไป4. สงเกตทเอกสาร จะเกดเปนแถบคำาสงทตรงกบคำาทคนหา

ภาพท 49 การคนหาขอความในเอกสาร

ในกรณผใชไดพมพเอกสารจนครบถวนแลว พบวาคำาทเราพมพไปนนไมถกตอง ตองการเปลยนไปใชคำาอนทถกตองแทน ทำาไดดงน

1. เลอกเมน แกไข > แทนท...2. ปอนขอความทตองการจะแกไขในชอง สงทคนหา:3. ปอนคำาทจะแทนทคำาเดมในชอง แทนทดวย:4. คลกทปม แทนททงหมด เพอแทนทคำาทงหมดทเจอในเอกสาร

บทท 3 - หนา 52 จากจำานวน 77 หนา

ภาพท 50 การแทนทขอความในเอกสาร21. การจดรปแบบและพมพเอกสาร กอนทจะพมพเอกสารนน

ควรตรวจสอบ และจดรปแบบใหเรยบรอยเสยกอนทจะพมพลงในกระดาษ เชน การกำาหนดหวกระดาษ ทายกระดาษ หรอหมายเลขหนาใหกบเอกสาร ในการกำาหนดหวกระดาษและทายกระดาษในเอกสารนนอาจจะเปนลำาดบเลขหนา วนท ชอเอกสาร โดยสามารถเลอกไดวาจะกำาหนดใหกบทกๆ หนาของเอกสาร หรอเฉพาะหนาคหรอหนาคเปนตน

วธการแทรกหวกระดาษและทายกระดาษทำาไดดงน1. เลอกเมน มมมอง > หวกระดาษและทายกระดาษ2. จะเหนกรอบแสดงสวนทเปนพนท หวกระดาษ และทายกระดาษ3. กรอกขอความทตองการระบในสวนหวกระดาษ และทายกระดาษ4. คลกปม เพอสลบแกไขระหวางสวนหวกระดาษและทายกระดาษ5. คลกปม ปด เพอกลบสหนาปกต เอกสารจะมขอความซงเปนส

จางในดานบนและดานลางของกระดาษตามทไดกรอกไวสำาหรบการดำาเนนการแกไขหวกระดาษ และทายกระดาษ ทำาไดโดย

อาศยปมเครองมอในแถบเครองมอ

ภาพท 51 แถบเครองมอหวกระดาษและทายกระดาษ

บทท 3 - หนา 53 จากจำานวน 77 หนา

นอกจากนแลวในกรณทผใชตองการกำาหนดใหมการแทรกลำาดบเลขหนาโดยอตโนมตลงในเอกสารทำาไดดงน

1. เลอกเมน แทรก > หมายเลขหนา...2. เลอกตำาแหนงทตองการแทรกเลขหนา เชน หวกระดาษ ทายกระดาษ เปนตน3. กำาหนดรปแบบของเลขหนาทตองการ จากนนคลกปม ตกลง

ภาพท 52 การกำาหนดหมายเลขหนา22. การสงพมพเอกสารออกทางเครองพมพ หลงจากกไดจด

รปแบบเอกสารเรยบรอยแลว กอนทจะพมพลงกระดาษทกครง ควรตรวจสอบดเอกสารใหเรยบรอยเสยกอน การดตวอยางเอกสารกอนพมพ โดยเลอกเมน แฟม > ตวอยางกอนพมพ หรอคลกทปม บนแถบเครองมอ โดยทเอกสารทจะถกพมพลงกระดาษจะมลกษณะเหมอนกนกบทแสดงบนหนาจอ และเมอผใชตรวจสอบเรยบรอยแลวกสามารถสงพมพลงกระดาษไดทนทโดยกดทปม หรอจะออกจากการแสดงเอกสารกอนพมพเพอเขาสหนาเอกสารปกตกใหกดปม ปด ทแถบเครองมอ

บทท 3 - หนา 54 จากจำานวน 77 หนา

ภาพท 53 ตวอยางเอกสารกอนพมพ

หลงจากทเราตรวจสอบเอกสารเรยบรอยแลว เราสามารถสงพมพเอกสารทงหมดทกหนาไดโดยคลกทปม หรอถาหากตองการพมพเพยงบางหนาของเอกสารใหเลอกทเมน แฟม > พมพ...

ภาพท 54 กลองกำาหนดคาการพมพเอกสารจากนนใหระบหนาทตองการสงพมพดงน

- ทงหมด (All) สงพมพทกหนาของเอกสาร- หนาปจจบน (Current Page) สงพมพหนาปจจบน- สวนทเลอก (Selection) สงพมพเฉพาะขอความทเลอกไว- หนา (Pages) สงพมพตามเงอนไขทกำาหนด เชน

บทท 3 - หนา 55 จากจำานวน 77 หนา

1-3 คอ สงพมพตงแตหนา 1 ถง 3 2, 4, 7 คอ สงพมพเฉพาะหนา 2, 4 และ 7 เปนตน

ในกรณทตองการพมพเอกสารหลายๆ ชดพรอมกนใหระบจำานวนชดในชอง จำานวนสำาเนา: และคลกใหเกดแถบเครองหมายถกหนา ทละชด (Collate) หากตองการพมพเอกสารใหครบชดกอนทจะพมพชดตอไป

บทท 3 - หนา 56 จากจำานวน 77 หนา