ระเบยบสหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด วาดวย งานสารบรรณ พ.ศ. 2544

…………………………………………. อาศยอ านาจตามความในขอบงคบสหกรณขอ 70(7) และ 94(8) และมตทประชมคณะกรรมการด าเนนการชดท 18 ครงท 6 / 2543 วนท 11 มถนายน 2543 ไดก าหนดระเบยบ วาดวย งานสารบรรณ พ.ศ. 2544 ดงน ขอ 1 ระเบยบนเรยกวา “ระเบยบสหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด วาดวย งานสารบรรณ พ.ศ. 2544” ขอ 2 ระเบยบนใชบงคบตงแตวนท 1 มถนายน 2544 เปนตนไป ขอ 3 ใหยกเลก บรรดาระเบยบ มตของคณะกรรมการด าเนนการ และค าสงอนใด ในสวนทก าหนดไวแลว ซงขดหรอแยงกบระเบยบน ใหใชระเบยบนแทน ขอ 4 ในระเบยบน งานสารบรรณ หมายความวา งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสาร เรมตงแตการจดท า การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการท าลาย หนงสอ หมายความวา หนงสอสหกรณ สหกรณ หมายความวา สหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด คณะกรรมการ หมายความวา คณะกรรมการด าเนนการสหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด ประธานกรรมการ หมายความวา ประธานกรรมการสหกรณออมทรพยสาธารณสข-นครสวรรค จ ากด เจาหนาท หมายความวา ผจดการสหกรณฯ หรอผชวยผจดการหรอผรกษาการแทนหรอเจาหนาทสหกรณฯ ผมหนาท ขอ 5 ค าอธบายซงก าหนดไวทายระเบยบน ใหถอวา เปนสวนประกอบทใชในงานสารบรรณ และใหใชเปนแนวทางในการปฏบต ขอ 6 ใหประธานกรรมการรกษาการตามระเบยบน ใหมอ านาจตความและวนจฉย ปญหาเกยวกบการปฏบตตามระเบยบ

หมวดท 1 ชนดของหนงสอ

ขอ 7 หนงสอสหกรณ คอ เอกสารทใชเปนหลกฐานในสหกรณ ม 4 ชนด คอ 7.1 หนงสอภายนอก

7.2 หนงสอภายใน 7.3 หนงสอประชาสมพนธ 7.4 หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในสหกรณ

ขอ 8 หนงสอภายนอก คอ หนงสอตดตอของสหกรณทเปนแบบพธ เปนหนงสอตดตอระหวาง สหกรณหรอหนวยงานอนใดซงมใชสหกรณ หรอ ทมถงบคคลภายนอก ใหจดท าตามแบบท 1 แนบทายระเบยบ

ขอ 9 หนงสอภายใน คอ หนงสอตดตอของสหกรณ ทเปนแบบพธนอยกวาหนงสอภายนอก เปนหนงสอตดตอภายในสหกรณเดยวกน ใหจดท าตามแบบท 2 ทายระเบยบ

ขอ 10 หนงสอประชาสมพนธ ม 2 ชนด 10.1 ประกาศ คอ บรรดาขอความททางสหกรณประกาศหรอชแจงใหทราบ หรอ แนะ

แนวทางปฏบต ใหจดท าตามแบบท 3 ทายระเบยบ 10.2 แถลงการณ คอ บรรดาขอความททางสหกรณแถลงเพอท าความเขาใจในกจการของ

ทางสหกรณหรอเหตการณหรอกรณใด ๆ ใหทราบชดเจนโดยทวกน ใหจดท าตามแบบท 4 ทายระเบยบ ขอ 11 หนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในสหกรณ คอหนงสอทสหกรณท าขน

หรอหนงสอทหนวยงานอนใดซงมใชสหกรณหรอบคคลภายนอกมมาถงสหกรณและสหกรณรบไวเปนหลกฐานของสหกรณ ม 5 ชนด

11.1 ค าสง คอ บรรดาขอความทผบงคบบญชาสงการใหปฏบตโดยชอบ โดยขอบงคบและระเบยบของสหกรณ ใหจดท าตามแบบท 5 ทายระเบยบ

11.2 หนงสอรบรอง คอ หนงสอทสหกรณออกใหหรอรบรองแกสมาชก นตบคคล หรอหนวยงานอนเพอวตถประสงคอยางหนงอยางใดใหปรากฎแกบคคลทวไปไมจ าเพาะเจาะจง ใหจดท าตามแบบท 6 ทายระเบยบ

11.3 รายงานการประชม คอ การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน ใหจดท าตามแบบท 7 ทายระเบยบ

11.4 บนทก คอ ขอความซงผใตบงคบบญชาเสนอตอผบงคบบญชาหรอผบงคบบญชา สงการแกผใตบงคบบญชา หรอ ขอความทเจาหนาทตดตอกนในการปฏบตงาน

11.5 หนงสออน คอ หนงสอหรอเอกสารอนใดทเกดขนเนองจากการปฏบตงานของ เจาหนาท เพอเปนหลกฐานของสหกรณ ซงรวมถง ภาพถาย ฟลม แถบบนทกเสยง แถบบนทกภาพดวย หรอหนงสอของบคคลภายนอกทยนแก เจาหนาทและ เจาหนาทไดรบเขาทะเบยนรบหนงสอของสหกรณแลว มรปแบบตามทสหกรณจะก าหนดขนใชตามความเหมาะสม เวนแตมแบบตามกฎหมาย.เฉพาะเรองใหท าตามแบบ เชน โฉนด แผนท แบบ แผนผง สญญา เปนตน

ขอ 12 เรองสหกรณทจะด าเนนการหรอสงการดวยหนงสอไดไมทน ใหสงขอความทางเครองมอสอสาร การสงขอความทางเครองมอสอสารซงไมมหลกฐานปรากฏชดแจง เชน ทางโทรศพท วทยสอสาร ใหผสงและผรบบนทกขอความไวเปนหลกฐาน

ขอ 13 หนงสอทจดท าขนโดยปกต ใหมส าเนาเกบไวทตนเรอง 1 ฉบบ ส าเนาคฉบบใหผลงชอลงลายมอชอ หรอ ลายมอชอยอ และใหผราง ผพมพ และผตรวจลงลายมอชอหรอลายมอชอยอ ไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอ

ขอ 14 หนงสอเวยน คอ หนงสอทมถงผรบเปนจ านวนมาก มขอความอยางเดยวกน ใหเพมรหสตวพยญชนะ ว. หนาเลขทะเบยนหนงสอสง ซงก าหนดเปนเลขทหนงสอเวยนโดยเฉพาะ หรอใชเลขทของหนงสอทวไปตามแบบหนงสอภายนอก อยางหนงอยางใด

ขอ 15 ค าขนตน สรรพนาม ค าลงทาย รบและสงสหกรณแตละชนด และค าทใชในการ จาหนาซองใหเปนไปตามแบบท 8 ทายระเบยบน

หมวดท 2 การรบและสงหนงสอ

ขอ 16 การรบหนงสอ คอ หนงสอทไดรบเขามาจากภายนอก ใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณปฏบตตามทก าหนดไวโดยการจดล าดบความส าคญ และความเรงดวนของหนงสอ เพอด าเนนการกอนหลง และใหผเปดซองตรวจเอกสาร หากไมถกตอง ใหตดตอเจาของเรองหรอหนวยงานทออกหนงสอ ขอ 17 ประทบตรารบ ตามแบบท 9 ทายระเบยบ ทมมบนดานขวาของหนงสอ และลงทะเบยนรบหนงสอในทะเบยนหนงสอรบตามแบบท 10 ทายระเบยบ ขอ 18 จดแยกหนงสอทลงทะเบยนรบใหฝายตาง ๆ ทเกยวของด าเนนการ จะเสนอผานผบงคบบญชาผใดหรอไมใหเปนไปตามทประธานกรรมการ ก าหนด การรบหนงสอภายในสหกรณเดยวกน เมอผรบไดรบหนงสอจากหนวยงานสารบรรณ ใหปฏบตตามวธการขางตนโดยอนโลม ขอ 19 หนงสอสง คอ หนงสอทสงออกไปภายนอก ใหเจาของเรองตรวจความเรยบรอยของหนงสอ รวมทงสงทสงไปดวยแลวสงใหเจาหนาทของหนวยงานสารบรรณ เพอสง เมอเจาหนาทสารบรรณไดรบเรอง ใหลงทะเบยนสงหนงสอตามแบบท 11 ทายระเบยบ กอนบรรจซองใหตรวจความเรยบรอยของหนงสออกครง แลวปดผนก ขอ 20 การจาหนาซอง ใหปฏบตตามแบบท 12 ทายระเบยบ ขอ 21 การสงหนงสอทางไปรษณย ใหถอปฏบตตามระเบยบและวธการทการสอสารแหงประเทศไทยก าหนด

หมวดท 3 การเกบรกษา ยม และท าลายหนงสอ

ขอ 22 อายการเกบหนงสอ โดยปกตใหเกบไดไมนอยกวา 10 ป เวนแต

22.1 หนงสอทตองสงวนเปนความลบ 22.2 หนงสอทเปนหลกฐานทางอรรถคด ส านวนของศาลหรอของพนกงานสอบสวน 22.3 หนงสอทเปนเรองธรรมดาซงไมมความส าคญ และเปนเรองทเกดขนเปนประจ า เมอ

ด าเนนการแลวเสรจ ใหเกบไวไมนอยกวา 1 ป ขอ 23 การรกษาหนงสอ ใหเจาหนาทระมดระวงรกษาหนงสอใหอยในสภาพใชงานไดทกโอกาส

หากสญหายตองหาส าเนามาแทน ถาหนงสอทสญหายเปนเอกสารสทธตามกฎหมายหรอหนงสอส าคญทเปนการแสดงเอกสทธ กใหด าเนนการแจงความตอพนกงานสอบสวน

ขอ 24 การยมหนงสอทสงเกบแลว จะใหบคคลภายนอกยมหนงสอจะกระท ามได เวนแตจะใหดหรอคดลอกหนงสอ ทงน จะตองไดรบอนญาตจากประธานกรรมการหรอผทไดรบมอบหมายกอน

ขอ 25 การท าลาย ภายใน 60 วนหลงจากวนสนปปฏทน ใหเจาหนาทผรบผดชอบ ในการเกบหนงสอส ารวจหนงสอทครบก าหนดอายการเกบในปนน แลวจดท าบญชหนงสอขอท าลายเสนอประธานกรรมการเพอพจารณาแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอ บญชหนงสอขอท าลายใหจดท าตามแบบท 13 ทายระเบยบ

ขอ 26 ใหประธานกรรมการแตงตงคณะกรรมการท าลายหนงสอประกอบดวยประธานกรรมการและกรรมการอกอยางนอย 2 คน มหนาท

26.1 พจารณาหนงสอทจะท าลายตามบญชหนงสอขอท าลาย 26.2 กรณมความเหนวาหนงสอฉบบใดไมควรท าลาย และควรจะขยายเวลาการเกบไว ให

ลงความเหนไววาควรขยายเวลาเกบไวถงเมอใด ในชวงพจารณา แลวใหประธานกรรมการท าลายหนงสอลงลายมอชอก ากบการแกไข

26.3 กรณทมความเหนวาหนงสอเรองใดควรใหท าลาย ใหกรอกเครองหมายกากบาทลงในชองการพจารณา ของบญชหนงสอขอท าลาย

26.4 ควบคมการท าลายหนงสอ ซงประธานกรรมการอนมตใหท าลายได โดยการเผาหรอวธอนใดทจะไมใหหนงสอนนอานเปนเรองได เมอท าลายเรยบรอยแลวใหท าบนทกลงนามรวมกนเสนอประธานกรรมการ

ประกาศ ณ วนท 28 พฤษภาคม พ.ศ. 2544 (นายแพทยเทพนฤมตร เมธาวน) ประธานกรรมการ สหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด

แบบหนงสอภายนอก ชนความลบ(ถาม) แบบท 1 (ตามระเบยบขอ 8)

สหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด 782/18 ถนนพหลโยธน อ าเภอเมอง จงหวดนครสวรรค 60000

ท………………………

(วน เดอน ป )

เรอง…………………………………….

(ค าขนตน)

อางถง (ถาม)

สงทสงมาดวย (ถาม)

(ขอความ)………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (ค าลงทาย) (ลงชอ) (พมพชอเตม) (ต าแหนง) งาน(เจาของเรอง)……………….. โทร. …………………………….. โทรสาร …………………………. ส าเนาสง (ถาม) ชนความลบ (ถาม)

แบบท 2 ชนความลบ (ถาม) แบบหนงสอภายใน (ตามระเบยบขอ 9)

สหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด 782/18 ถนนพหลโยธน อ า เภอเ มอง จงหวดนครสวรรค 60000

ท……………………………………………………..วนท………………………………………………….. เรอง…………………………………………………………………………………………………………… (ค าขนตน) (ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… (ลงชอ) (พมพชอเตม) (ต าแหนง) ชนความลบ (ถาม)

แบบประกาศ แบบท 3 (ตามระเบยบขอ 10.1)

ประกาศสหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด เรอง………………………………………..

__________________________ (ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ประกาศ ณ วนท……………………………พ.ศ. ……………. (ลงชอ) (พมพชอเตม) (ต าแหนง)

แบบแถลงการณ แบบท 4 (ตามระเบยบขอ 10.2)

แถลงการณสหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด เรอง……………………………………………

ฉบบท………………(ถาม) ______________________________

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… สหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด (วน เดอน ป)

แบบค าสง แบบท 5 (ตามระเบยบขอ 11.1)

ค าสงสหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด ท …………../ (เลขปพทธศกราชทออกค าสง)

เรอง ………………………………………. __________________________________

(ขอความ)…………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ทงน ตงแต …………………………………………………………………………………………. สง ณ วนท ………………………………..พ.ศ. …………….. (ลงชอ) (พมพชอเตม) (ต าแหนง)

แบบหนงสอรบรอง แบบท 6 (ตามระเบยบขอ 11.2) เลขท ……/ (เลขปพทธศกราชทออกหนงสอรบรอง สหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด (ขอความ) หนงสอฉบบนใหไวเพอรบรองวา (ระบชอบคคล นตบคคลหรอหนวยงานทจะใหการรบรองพรอมทงลงต าแหนงและสงกด หรอทตง แลวตอดวยขอความทรบรอง)……………………………. …………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………… ใหไว ณ วนท ………………………………พ.ศ. ………….. (สวนนใชส าหรบเรองส าคญ) (ลงชอ) (พมพชอเตม) (ต าแหนง) (ประทบตามชอสหกรณ) (ลงชอผไดรบการรบรอง) (พมพชอเตม)

รปถาย (ถาม)

แบบรายงานการประชม แบบท 7 (ตามระเบยบขอ 11.3)

รายงานการประชม……………………………… ครงท……………….

เมอ……………………………. ณ …………………………….

_____________________________

ผมาประชม ผไมมาประชม (ถาม) ผเขารวมประชม (ถาม)

เรมประชมเวลา (ขอความ)……………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

เลกประชม …………………………………………….. ผจดรายงานการประชม

แบบท 8 ค าขนตน สรรพนาม ค าลงทาย ในหนงสอราชการและค าทใชในการจาหนาซอง

ผรบหนงสอ ค าขนตน สรรพนาม ค าลงทาย ค าทใชในการจาหนาซอง พระภกษ

1. สมเดจพระสงฆราชเจา

2. สมเดจ

พระสงฆราช

3. สมเดจพระ ราชาคณะ

รองสมเดจ พระราชาคณะ

4. พระราชาคณะ 5. พระภกษสงฆ

บคคลธรรมดา

1. ประธานองคมนตร นายกรฐมนตร ประธานรฐสภา ประธานสภา ผแทนราษฎร ประธานวฒสภา ประธานศาลฎกา รฐบรษ

2. บคคลธรรมดานอกจาก 1.

ขอประทานกราบทล

(ออกพระนาม)

กราบทล………….

นมสการ…………

นมสการ………….

นมสการ…………. กราบเรยน เรยน

ใตฝาพระบาท ขาพระพทธเจา ฝาพระบาท (ชาย) เกลากระหมอม (หญง)เกลากระหมอมฉน

พระคณเจา กระผม – ดฉน

พระคณทาน กระผม – ดฉน ทาน ผม - ดฉน ขาพเจา – กระผม ผม – ดฉน ทาน ขาพเจา กระผม – ผม ดฉน - ทาน

ควรมควรแลวแตจะ โปรดเกลาโปรดกระหมอม ควรมควรแลวแตจะโปรด

ขอนมสการดวยความเคารพอยางยง

ขอนมสการดวยความเคารพอยางสง ขอนมสการดวยความเคารพ ขอแสดงความนบถออยางยง ขอแสดงความนบถอ

ขอประทานกราบทล…………..…

(ระบพระนาม) กราบทล (ระบหระนาม)

นมสการ…………………….….

นมสการ………………………. นมสการ………………………. กราบเรยน เรยน

แบบท 9 แบบตรารบหนงสอ

(ตามระเบยบขอ 17)

สหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด เลขรบ …………………………………………..

วนท……………………………………………..

เวลา…………………………………………….

แบบท 10 แบบทะเบยนหนงสอรบ

(ตามระเบยบขอ 17) ทะเบยนหนงสอรบ วนท ………..เดอน ……………………..พ.ศ. ………….

เลข ทะเบยนรบ

ท ลงวนท จาก ถง เรอง การปฏบต หมายเหต

แบบท 11

แบบทะเบยนหนงสอสง (ตามระเบยบขอ 19) ทะเบยนหนงสอสง วนท ………..เดอน ……………………..พ.ศ. ………….

เลข ทะเบยนรบ

ท ลงวนท จาก ถง เรอง การปฏบต หมายเหต

แบบการจาหนาซอง แบบท 12 (ตามระเบยบขอ 20) สหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด

782/18 ถนนพหลโยธน อ าเภอเมอง จงหวดนครสวรรค 60000 ท ……………………..

ค าขนตน ชอผรบ สถานท ทตง รหสไปรษณย

แบบบญชหนงสอขอท าลาย แบบท 13 (ตามระเบยบขอ 25)

บญชหนงสอขอท าลาย ประจ าป ……………………. สหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด วนท ………………………………………… แผนท……………………… ล าดบท รหสแฟม ท ลงวนท เลขทะเบยนรบ เรอง การพจารณา หมายเหต

ค าอธบาย ๑ ความหมายของงานสารบรรณ

ตามระเบยบขอ 4 ไดใหความหมายของค าวา “งานสารบรรณ” ไววา หมายถง “งานทเกยวกบการบรหารงานเอกสารเรมตงแตการจดท า การรบ การสง การเกบรกษา การยม จนถงการท าลาย” ซงเปนการก าหนดขนตอนและขอบขายของงานสารบรรณ วาเกยวของกบเรองอะไรบาง แตในทางปฏบตการบรหารงานเอกสารทงปวง จะเรมตงแตการคด อาน ราง เขยน แตง พมพ จด จ า ท าส าเนา สงหรอสอขอความ รบ บนทก จดรายงานการประชม สรป ยอเรอง เสนอ สงการ ตอบ ท ารหส เกบเขาท คนหา ตดตามและท าลาย ทงน ตองเปนระบบทใหความสะดวก รวดเรว ถกตอง และมประสทธภาพเพอประหยดเวลา แรงงาน และคาใชจาย ผทจะท างานสารบรรณไดดจ าเปนตองรงานธรการดวย เชน การตดตอ โตตอบ และประสานงาน รจกความควรหรอไมควร มความคลองแคลววองไว นอกจากนนตองมความรทางดานภาษาเปนอยางด โดยเฉพาะอยางยงภาษาไทย หากมสวนเกยวของงานทางเทคนคควรตดตอประสานกบผทมความรทางเทคนคนน ๆ โดยตรงดวย ผทท างานสารบรรณทเกยวกบการประชมจะตองมความสามารถในการจด

รายงานการประชมและสามารถถอดความคดเหนของทประชมออกมาไดถกตองและเขาใจไดด เนองจากงานสารบรรณเปนงานทมอยทกหนวยงาน เพราะการด าเนนงานทงปวงไมวาจะเปนงานเลกนอยหรองานใหญ ตองด าเนนงานดวยระบบเอกสาร ดงนน จงตองมผควบคมรบผดชอบงานสารบรรณโดยมหนาทสอดสองดแลใหผใตบงคบบญชาปฏบตงานไปดวยความเรยบรอย ต าแหนงทควบคมรบผดชอบงานสารบรรณ อาจก าหนดไวแตกตางกนตามความส าคญและลกษณะของหนวยงานนน ๆ โดยอาจมต าแหนงสงจนถงต าแหนงต า เชน อธบด เจากรมเสมยนตรา เลขานการกรม ผอ านวยการกองกลาง หวหนาแผนกหรอหวหนางานสารบรรณ นายทหารฝายสารบรรณ และจาจงหวด เปนตน สวนฐานะของ

หนวยงานอาจเปนกรม กอง แผนก หรอหนวยงานทเลกกวาแผนกกได

ค าอธบาย ๒ วธการบนทก ระเบยบขอ 11.4 ก าหนดใหบนทกเปนหนงสอสหกรณ ประเภทหนง เนองจากเปนหนงสอทเจาหนาทท าขนหรอรบไวเปนหลกฐานในสหกรณ ซงจะตองถอปฏบตตามระเบยบวาดวยงานสารบรรณ โดยปกตการจดท าบนทกเปนเรองภายในของสหกรณ เพออ านวยความสะดวกในการตดตอและสงงาน

ภายในของสหกรณนน ๆ ดงนน ระเบยบจงก าหนดใหมหวขอเฉพาะชอหรอต าแหนงทบนทกถง สาระส าคญของเรองกบชอและต าแหนงของผบนทก อยางไรกด ผบนทกอาจก าหนดหวขอหรอเพมขนจาก

ทระเบยบก าหนดกได เชน ใหมชอสวนงานเจาของเรอง เลขทหนงสอออก เปนตน หลกการบนทก ควรแยกเปนเรอง ๆ และควรมหวขอแตละเรองวา อะไร เมอไร ทไหน ใคร ท าไม

อยางไร เพอสะดวกในการพจารณาสงการ การบนทก โดยปกตใหบนทกหนาเดยว และเวนหนากระดาษดานซายมอ เพอสะดวกในการเกบเขาแฟม

ลกษณะของวธการบนทกจ าแนกไดเปน ๕ ประเภท คอ บนทกยอเรอง บนทกรายงาน บนทกความเหน บนทกสงการ และบนทกตดตอ

บนทกฉบบหนงอาจใชวธการบนทกหลายลกษณะรวมกนกได บนทกยอเรอง คอ การเขยนหรอพมพ โดยเกบขอความยอจากตนเรองเฉพาะประเดนส าคญ แต

ใหเขาใจเรองเพยงพอทจะสงงานไดโดยไมผดพลาด กอนบนทกยอ ผบนทกจะตองตงหวขอเรองวาอะไร เมอไร ทไหน ใคร ท าไม อยางไร เปนขอ ๆ ไวกอนแลวจงอานเรองใหตลอด เพอจบประเดนส าคญของเรอง เขยนเปนขอความสน ๆ การเรยบเรยงใหเรยบเรยงเปนขอ ๆ ขนแรกพยายามยอเรองตามล าดบขอความของหนงสอทอกฝายหนงตดตอมากอน และ

ขนตอไป ปรบปรงแกไขล าดบใหมเพอใหเขาใจงายขน การเสนอเรองทบนทกยอจะตองจดเรองใหเรยบรอย ตอนทเปนประเดนส าคญในตนเรองใหขดเสนใตหรอตดกระดาษคนหนาตามหวขอทเรยบเรยง เขยนขอความหรอเลยหมายทกระดาษคนใหสะดวกแกการพลกอาน หนงสอฉบบใดทมขอความส าคญไมอาจจะยอลงใหสนไดอก ใหเสนอไปทงเรอง โดยท าเปนบนทกตอเนอง ความส าคญตอนใดในหนงสอทตองการใหเปนทสงเกตในการพจารณาสงการของผบงคบบญชาใหยกขอความส าคญในตอนนนบนทกเสนอไปดวย บนทกรายงาน คอ การรายงานเสนอผบงคบบญชาในเรองทปฏบตหรอประสบพบเหน หรอส ารวจสบสวนซงเกยวกบราชการ ถาเปนการรายงานเรอในหนาท ใหเขยนรายงานขอเทจจรงใหละเอยด

ถาเปนรายงานเรองทไดรบมอบหมายเฉพาะ ใหรายงานทกเรองทผบงคบบญชาตองการทราบหรอสนใจ ถาเปนเรองนอกเหนอหนาทซงอาจเปนประโยชนแกราชการดวยความหวงด ใหเขยนรายงานใหสนเอาแตขอความทจ าเปน แตแยกเปนหวขอไวตางหาก ถาเปนรายงานทจะตองใหผบงคบบญชาตดสนใจ ใหผรายงานเสนอความเหนเพอประกอบการพจารณาของผบงคบบญชาดวย บนทกความเหน คอ ขอความทเขยนหรอพมพแสดงความรสกนกคดของตนเกยวกบเรองทบนทกวาอะไร เมอไร ทไหน ใคร ท าไม อยางไร เรองใดเรองหนง เพอชวยประกอบการพจารณาสงการ บนทกนจะท าเปนบนทกตอเนองเรองใดเรองหนง หรอตอทายบนทกยอเรอง หรอบนทกรายงานกได โดยสรปประเดนทเปนเหตแลวจงเขยนความเหนทเปนผล ในกรณทเปนบนทกเสนอผบงคบบญชา ถาเปนเรองทจะสงการไดหลายทาง ใหบนทกความเหนถงผลดผลเสยในการเลอกสงการทางใดทางหนง ถาความเหนนนเกยวกบกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ ค าสงใด กใหแนบตวบทหรอขอความของกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ ค าสงทเกยวกบเรองนนเสนอไปดวย บนทกสงการ คอ ขอความทผบงคบบญชาเขยนหรอพมพสงการไปยงผใตบงคบบญชาในเรองใดเรองหนง บนทกตดตอ คอ การเขยนหรอพมพขอความตดตอภายในระหวางหนวยงานหรอระหวางเจาหนาทในสงกดเดยวกน ในกรณทมการอางถงหนงสอทเคยตดตอกนหรอมสงทสงมาดวยใหระบไวในขอความทบนทกดวย

ค าอธบาย ๓ การรางหนงสอ การรางหนงสอ คอ การเรยบเรยงขอความขนตนตามเรองทจะแจงความประสงคไปยงผรบหรอผทตองทราบหนงสอนน กอนทจะใชจดท าเปนตนฉบบ เหตทตองรางหนงสอ เพอใหมการตรวจแกใหเหมาะสมถกตองตามระเบยบแบบแผนเสยกอน เวนแตหนงสอทเปนงานประจ าปกตอาจไมตองเสนอรางตรวจแกกได

หลกการรางหนงสอ ผรางจะตองรและเขาใจใหแจมแจง แยกประเดนทเปนเหตผลและความ มงหมายทจะท าหนงสอนน โดยตงหวขอเกยวกบเรองทจะรางวาอะไร เมอไร ทไหน ใคร ท าไม อยางไร เปนขอ ๆ ไวการรางใหขนตนเรมใจความทเปนเหตกอน ตอไปจงเปนขอความทเปนความประสงคและ ขอตกลง ถามหลายขอ ใหแยกเปนขอ ๆ เพอใหชดเจนและเขาใจงาย ความใดอางถงบทกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ ค าสงหรอเรองตวอยาง ตองพยายามระบใหชดเจน พอทฝายผรบจะคนหามา

ตรวจสอบไดสะดวก การรางควรใชถอยค าสนแตเขาใจงาย พยายามใชค าธรรมดาทไมมความหมายไดหลายทาง ส านวนทไมเหมาะสมส าหรบใชเปนส านวนหนงสอไมควรใช ควรระวงอกขรวธ ตวสะกด การนต และวรรคตอนใหถกตอง ขอส าคญตองระลกถงผทจะรบหนงสอวา เขาใจถกตองตามความ

ประสงคทมหนงสอไป การรางหนงสอโตตอบ จะตองรางโดยมหวขอตามแบบทก าหนดไว ผรางจะตองพจารณาดวยวาหนงสอทรางนนควรจะมถงใครบาง หรอควรจะท าส าเนาใหใครทราบบาง เปนการประสานงาน แลวบนทกไวในรางดวย การอางเทาความตองพจารณาวา เรองทจะรางน ผรบหนงสอทราบมากอนหรอไม ถาเคยทราบมากอนแลว ความตอนใดทเปนเหตกยอลงได หรอถาเปนการตอบหนงสอทผรบมมา ขอความทเปนเหตเพยงแตอางชอเรองกพอ การรางหนงสอไมวาจะรางถงผใดกตาม ใหใชถอยค าสภาพ และสมกบฐานะของผรบ ถาเปนการปฏเสธค าขอ ควรแจงเหตผลในการทตองปฏเสธใหผขอเขาใจ การรางหนงสอทมลกษณะเปนการสงการ ไมวาจะเปนหนงสอสงการตามระเบยบ หรอรางเปนหนงสอราชการประเภทอน ตองมขอความอนเปนเหตและผลเชนเดยวกน การใชค าตองใหรดกมอยาเปดชองใหตความไดหลายนย ซงอาจท าใหเกดการเขาใจผด และควรใชถอยค าทผรบค าสงสามารถปฏบตไดเพอใหค าสง นนไดผลสมความมงหมาย ขอความทเปนเหตในค าสงจะมประโยชนในการชวยแสดง เจตนารมณของการสงใหชด เพอสะดวกในการตความเมอจ าเปนและท าใหผปฏบตรความหมายชด ชวยใหปฏบตไดถกตอง และอาจพจารณาแกไขปญหาไดเมอมอปสรรค กอนรางควรพจารณาคนควาวามบทกฎหมายใหอ านาจสงการไวแลวประการใดค าสงตองไมขดกบบทกฎหมาย ระเบยบ ขอบงคบ ถาขดกบค าสงเกาตองยกเลกค าสงเกาเสยกอน

การรางหนงสอประชาสมพนธ เชน ประกาศ แถลงการณ และขาว จะตองรางตามแบบทก าหนดไว สวนขอความตองสมเหตสมผล เพอใหผอานนกคดคลอยตามเจตนาทตองการ อยาใหมขอขดแยงกนในฉบบนน หรอขดแยงกบฉบบกอน เวนแตเปนการแถลงแก ทงนควรใชถอยค าสภาพ เพอความสะดวกในการเขยนราง ผบงคบบญชาอาจก าหนดตวอยางใหถอเปนแนวปฏบตกได แตเพอการประหยดกระดาษรางจะใชกระดาษทมอย แมแตกระดาษทพมพแลวหนาหนงและไมใช อาจใชอกหนาหนงเปนกระดาษรางหนงสอกได ไมจ าเปนตองใชแบบกระดาษรางโดยเฉพาะ ผรางควรเขยนใหชดเจน อานงาย เพอความสะดวกในการตรวจแกรางกอนพมพ ถาจ าเปนจะเขยนบรรทดหนงเวนบรรทดหนงกได การเขยนใหเวนเนอทของดานหนาบรรทดประมาณ ๒.๕ เซนตเมตร ดานหลงบรรทดประมาณ ๒ เซนตเมตร เพอใชเปนทส าหรบเขยนค าแนะน าในการพมพ เมอรางเสรจใหเสนอตวรางและเรองประกอบทสมบรณขนไปใหผบงคบบญชาตรวจรางและพจารณาสงพมพ เมอไดพมพหนงสอฉบบนนและตรวจถกตองแลว ไมจ าเปนตองเกบรกษากระดาษรางไว เวนแตเรองส าคญควรเกบไวประกอบเรอง

ค าอธบาย ๔ การเขยนและการพมพ การเขยนและการพมพ หมายถง การท าใหเกดลายลกษณอกษรเปนขอความบนกระดาษ การเขยน สวนใหญจะใชในการรางหนงสอ บนทก จดรายงานการประชม และใชในกรณทสวน

ราชการไมมเครองพมพดด ลกษณะการเขยนทวไปจะตองเขยนใหอานและเขาใจงาย เอกสารบางลกษณะทตองเขยนเปนแบบพ เศษ เชน งานอาลกษณ ตองใชลายมอและตวเขยนโดยเฉพาะ การพมพ หมายถง การพมพโดยใชเครองพมพ ปกตแลวงานใดทเปนเอกสารทว ๆ ไป สามารถใชเครองพมพดดไดกควรใชพมพดด เพอใหอานงายและสามารถท าส าเนาไดงาย ผพมพควรมความระมดระวงในการพมพ กลาวคอ พมพไมตก มความรในตวสะกด การนต ตวยอ และควรมความรรอบตวนอกเหนอจากการพมพหนงสออก เชน เขาใจขอความในหนงสอนน จดวรรคตอนไดถกตองเมอจ าเปน รหลกภาษา รแบบหนงสอสหกรณ ชอสวนงาน ชอและต าแหนงหนวยงานหลก รจกและอานลายมอผรางทเกยวของไดด พจารณาการใชกระดาษ วางรปหนงสอ สามารถจดล าดบและแบงงานใหเหมาะสมและรจกรกษาเครองพมพดดใหสะอาดอยในสภาพทใชการไดอยเสมอ การพมพหนงสอสหกรณภาษาไทย มหลกเกณฑการพมพดงน ๑. การพมพหนงสอสหกรณทตองใชกระดาษของสหกรณ ถามขอความมากกวา ๑ หนา หนาตอไปใหใชกระดาษไมตองมตราสหกรณ แตใหมคณภาพเชนเดยวหรอใกลเคยงกบแผนแรก ๒. การพมพหวขอตาง ๆ ใหเปนไปตามแบบหนงสอทก าหนดไวในระเบยบ ๓. การพมพ ๑ หนากระดาษขนาด เอ ๔ โดยปกตใหพมพ ๒๕ บรรทด บรรทดแรกของกระดาษควรอยหางจากขอบกระดาษดานบนประมาณ ๕ เซนตเมตร ๔. การกนระยะในการพมพ ๔.๑ ในบรรทดหนงใหตงจงหวะเคาะของพมพดดไว ๗๐ จงหวะเคาะ ๔.๒ ใหกนระยะหางจากขอบกระดาษดานซายมอประมาณ ๓ เซนตเมตร เพอความสะดวกในการเกบเขาแฟม ๔.๓ ตวอกษรสดทายควรหางจากขอบกระดาษดานขวาไมนอยกวา ๒ เซนตเมตร ๕. ถาค าสดทายของบรรทดมหลายพยางคไมสามารถพมพจบค าในบรรทดเดยวกนไดใหใชเครองหมายยตภงค (-) ระหวางพยางค ๖. การยอหนาซงใชในกรณทจบประเดนแลว จะมการขนขอความใหม ใหเวนหางจากระยะกนหนา ๑๐ จงหวะเคาะ ๗. การเวนบรรทดโดยทวไปจะตองเวนบรรทดใหสวนสงสดของตวพมพและสวนต าสดของตวพมพไมทบกน

๘. การเวนวรรค ๘.๑ การเวนวรรคโดยทวไปเวน ๒ จงหวะเคาะ ๘.๒ การเวนวรรคระหวางหวขอเรองกบเรอง ใหเวน ๒ จงหวะเคาะ ๘.๓ การเวนวรรคในเนอหา เรองทพมพมเนอหาเดยวกน ใหเวน ๑ จงหวะเคาะ ถาเนอหาตางกนใหเวน ๒ จงหวะเคาะ ๙. การพมพหนงสอทมหลายหนา ตองพมพเลขหนา โดยใหพมพตวเลขหนากระดาษไวระหวางเครองหมายยตภงค (-) ทกงกลางดานบนของกระดาษหางจากขอบกระดาษดานบนลงมาประมาณ ๓ เซนตเมตร ๑๐. การพมพหนงสอทมความส าคญ และมจ านวนหลายหนา ใหพมพค าตอเนองของขอความทจะยกไปพมพหนาใหมไวดานลางทางมมขวาของหนานน ๆ แลวตามดวย … (จด ๓ จด ) โดยปกตใหเวนระยะหางจากบรรทดสดทาย ๓ ระยะบรรทดพมพ และควรจะตองมขอความของหนงสอเหลอไปพมพในหนาสดทายอยางนอย ๒ บรรทด กอนพมพค าลงทาย

สหก รณ อ อมท ร พย ส า ธ า รณ ส ข นค รส ว ร ร ค จ า ก ด 7 8 2 / 1 8 ถ น น พห ล โ ย ธ น อ า เ ภ อ เ ม อ ง จ ง ห ว ด น ค ร ส ว ร ร ค 6 0 0 0 0

ท สอ.สธ…………/…………. (ปด ๑ บดขน ๑)

๑ สงหาคม ๒๕๓๙ (ปด ๑ บดขน ๑)

เรอง%%กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ปด ๑ บดขน ๑)

เรยน%%กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ปด ๑ บดขน ๑ )

อางถง %%กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ถาม) (ปด ๑ บดขน ๑)

สงทสงมาดวย%%กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ถาม) (ปด ๑ บดขน ๑)

%%%%%%%%%%ภาคเหต กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ปด ๑)

กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ปด ๑)

กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ปด ๑ บดขน ๑)

%%%%%%%%%%ภาคความประสงค กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ปด ๑)

กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ปด ๑)

กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ปด ๑ บดขน ๑)

%%%%%%%%%%ภาคสรป กกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกกก (ปด ๒) ขอแสดงความนบถอ (ปด ๒ บดขน ๑) ( ) (ปด ๑) ประธานกรรมการ

สหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด งาน……………………… (ปด ๑) โทร…………………… (ปด ๑) โทรศาร………………

หมายเหต ๑. “%” เทากบระยะเวน ๑ เคาะ ๒. ระยะพมพตามตวอยางเปนการพมพปกตโดยเครองพมพดด หากสวนราชการใดมเหตสมควรอาจปรบระยะ พมพใหแตกตางจากนไดตามความเหมาะสม

ค าอธบาย ๕ การก าหนดตวเลขส าหรบใชเปนหวขอ เพอความสะดวกในการอางถงและการคนหาขอความทอาง การจ าแนกหวขอโดยปกตใหใชตวเลขลวน ๆ โดยถอหลกดงตอไปน ๑. ในกรณทใจความสามารถแบงเปนขอใหญ ๆ โดยแบงเปนเลม ภาค ตอน หรอบท ใหใชเลขเรยงล าดบตงแต ๑ เปนล าดบไปจนกวาจะจบเรอง หากมค าน าหรออารมภบทกอนขนตนเรอง จะใชเลข ๐ เปนเลขก าหนดหวขอกได ๒. การจ าแนกหวขอยอย ๆ ลงไปนน จะแบงออกเปนชวง ๆ แตละชวงจะแบงออกเปน ๔ ชน ไดแก การจ าแนกหวขอชนตน ชนลก ชนหลาน และชนเหลน โดยใชเลขเรยงล าดบกนไป และใสจดระหวางชนนน ๆ ๒.๑ การจ าแนกหวขอชวงท ๑ ใหจ าแนกดงน การจ าแนกชนตน ใหใชตวเลขเรยงจาก ๑ เปนล าดบไปจนกวาจะจบเรอง การจ าแนกชนลก ใชในกรณทมขอความทตองจ าแนกตอไปจากขนตน เปนชนท ๒ ใหใสจดและตวเลขเรยงจาก ๑ เปนล าดบไป เชน ๑.๑ ๑.๒ ๑..๓ ๑.๔ การจ าแนกชนหลาน ใชในกรณทมหวขอยอยทจะตองจ าแนกตอไปจากชนลกเปนชนท ๓ ใหใสจดและตวเลขเรยงจาก ๑ เปนล าดบไปตอจากชนลก เชน ๑.๑.๑ ๑.๑.๒ ๑.๑.๓ ๑.๑.๔ การจ าแนกชนเหลน ใชในกรณทมหวขอยอยทจะตองจ าแนกตอไปจากชนหลานเปนชนท ๔ ใหใสจดและตวเลขเรยงจาก ๑ เปนล าดบไปตอจากชนหลาน เชน ๑.๑.๑.๑ ๑.๑.๑.๒ ๑.๑.๑.๓ ๑.๑.๑.๔ ๒.๒ การจ าแนกหวขอชวงท ๒ ใชในกรณมหวขอยอยทจะตองแบงตอไปจากชวงท ๑ อก ใหใสตวเลขเรยงจาก ๑ เปนล าดบไปไวในเครองหมายวงเลบ ( ) ตอจากการจ าแนกหวขอชวงท ๑ เชน ๑.๑.๑.๑(๑) ๑.๑.๑.๑(๒) ๑.๑.๑.๑(๓) ถามขอความทจะแยกเปนชนยอย ๆ ตอไปอก ใหจ าแนกเปน ชนลก ชนหลาน และชนเหลน โดยถอปฏบตเชนเดยวกบการจ าแนกหวขอยอยชวงท ๑ ตามขอ ๒.๑ แตใหอยในเครองหมายวงเลบ ( ) ตวอยางเชน การจ าแนกชวงท ๒ ชนลก ๑.๑.๑.๑ (๑.๑) ๑.๑.๑.๑ (๑.๒) ๑.๑.๑.๑ (๑.๓) การจ าแนกชวงท ๒ ชนหลาน ๑.๑.๑.๑( ๑.๑.๑) ๑.๑.๑.๑(๑.๑.๒) ๑.๑.๑.๑(๑.๑.๓) การจ าแนกชวงท ๒ ชนเหลน ๑.๑.๑.๑(๑.๑.๑.๑) ๑.๑.๑.๑(๑.๑.๑.๒) ๑.๑.๑.๑(๑.๑.๑.๓) ๒.๓ การจ าแนกหวขอชวงท ๓ ชวงท ๔ …….. ใชในกรณทยงมหวขอยอยและจะตองแบงตอไปจากชวงท ๒ ชวงท ๓ ……… แลวแตกรณ ใหถอปฏบตเชนเดยวกบขอ ๒.๒ โดยใชเครองหมาย วงเลบ ( ) ในการแบงชวง ตวอยางเชน การจ าแนกชวงท ๓ ชนลก

๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑.๑) (๑.๑) การจ าแนกชวงท ๔ ชนหลาน ๑.๑.๑.๑(๑.๑.๑.๑)(๑.๑.๑.๑)(๑.๑.๑) การจ าแนกชวงท ๕ ชนเหลน ๑.๑.๑.๑(๑.๑.๑.๑)(๑.๑.๑.๑)(๑.๑.๑.๑)(๑.๑.๑.๑) ๓. เพอความสะดวกในการเรยก การจ าแนกขอยอยในตอนใดตอนหนงตามขอ ๒ อาจเรยกชอชวงและชนประกอบดวยเลขทของขอกได เชน การจ าแนกชวงท ๒ ชนหลาน ขอ ๘ ไดแก ๑.๕.๓.๔ (๒.๔.๘) การจ าแนกชวงท ๓ ชนตน ขอ ๓ ไดแก ๑.๑.๑.๑ (๑.๑.๑) (๓) ๔ การจ าแนกหวขอซงไมมการจ าแนกหวขอยอยลงไปอก จะก าหนดหวขอ โดยใชตวอกษรแทนตวเลขกได เชน ขอ ก. หรอ (ก) ๕ ในกรณทมหลกเกณฑก าหนดวธปฏบตเกยวกบการใชตวเลขเปนหวขอไวเปนอยางอน กใหน ามาใชไดโดยอนโลม เชน การก าหนดหวขอในเอกสารทางวชาการ เปนตน

ค าอธบาย ๖ การท าส าเนา ส าเนา คอ เอกสารทจดท าขนเหมอนกบตนฉบบ ไมวาจะท าจากตนฉบบ ส าเนาคฉบบ หรอจากส าเนาอกชนหนง

ในกรณมความจ าเปนตองใชเอกสารนน ๆ เพมขน และเอกสารเหลานนไมไดจดท าไวหลายฉบบ จ าเปนตองจดท าส าเนาขนเพอใชเปนหลกฐานสในการประกอบการพจารณาของทางสหกรณ การท าส าเนา

อาจท าไดหลายวธ ดงน ๑. วธคดหรอลอกออกจากตนฉบบ ค าตอค า ใหถกตองกบตนฉบบเดม ๒. วธถอดหรอจดท าพรอมตนฉบบ เชน พมพตนฉบบพรอมส าเนาดวยการใชกระดาษคารบอน ๓. วธถายจากตนฉบบ เชน การถายดวยเครองถายเอกสาร ๔. วธอดส าเนา ดวยการท าใหหมกทกระดาษไขตนฉบบตดทกระดาษส าเนา ส าเนาแบงออกเปน ๒ ประเภท คอ

๑. “ส าเนาคฉบบ” เปนส าเนาทจดท าพรอมกบตนฉบบ และเหมอนตนฉบบ ผลงลายมอชอในตนฉบบจะลงลายมอชอหรอลายมอชอยอไว และใหผราง ผพมพ และผตรวจลงลายมอชอหรอลายมอชอ

ยอไวทขางทายขอบลางดานขวาของหนงสอ ๒. “ส าเนา” เปนส าเนาทสวนงานหรอเจาหนาทจดท าขน ส าเนานอาจท าขนดวยการถาย คด อด-

ส าเนา หรอดวยวธอนใด ส าเนาชนดนโดยปกตตองมการรบรอง การรบรองส าเนา ใหมค ารบรองวา “ส าเนาถกตอง” และใหเจาหนาทซงเปนเจาของเรองทท า

ส าเนานนขน ลงลายมอชอรบรอง พรอมทงลงชอตวบรรจง ต าแหนง และวน เดอน ป ทรบรอง และโดยปกตใหมค าวา “ส าเนา” ไวทกงกลางหนาเหนอบรรทดแรกของส าเนาหนงสอดวย

ในกรณทมการลงชอในกระดาษไข ใหเจาหนาทเจาของเรองลงลายมอชอก ากบในส าเนาคฉบบไวเปนหลกฐาน

ค าอธบาย ๗ การเสนอหนงสอ

การเสนอหนงสอ คอ การน าหนงสอทด าเนนการชนเจาหนาทเสรจแลว เสนอตอผบงคบบญชาเพอพจารณา บนทก สงการ ทราบ และลงชอ

การเสนอหนงสอ ใหเสนอไปตามสายการปฏบตงาน ตามล าดบชนผบงคบบญชา ยกเวนกรณ ดงตอไปน

๑. เรองทมการก าหนดชนความเรวหรอเฉพาะเจาะจงถงบคคล ใหเสนอโดยตรงได แตตองรายงานใหผบงคบบญชาทราบดวย

๒. เรองทมกฎหมาย กฎ ขอบงคบ ระเบยบ ก าหนดไวโดยเฉพาะ เชน เรองรองเรยน การกลาวหา หรออทธรณค าสงตอผบงคบบญชาชนเหนอขนไป

วธเสนอหนงสอ เจาหนาทผรวบรวมเรองเสนอ ควรแยกหนงสอทเสนอออกเปนประเภท ๆ เสยกอน

ใหพจารณาและจดเรยงล าดบวาเปนเรองทตองสงการ พจารณา หรอเพอทราบ โดยปกตการเสนอหนงสอตองใสแฟมหรอซองเรยงตามล าดบ โดยแยกตามลกษณะความส าคญของเรอง แตใหจดล าดบเรองทตองพจารณากอนไวขางหนา เรองทไดรบมากอนตองเสนอเพอใหไดรบการ

ปฏบตใหเสรจกอน เรองทเกยวกบสมาชกตามหลกการทดนน ควรตอบใหทราบโดยเรว ตามก าหนดระยะเวลาทก าหนดไวส าหรบการปฏบตงานของสหกรณนน ๆ ส าหรบหนงสอสหกรณทตดตอระหวางสหกรณดวย

กนเองใหปฏบตเชนเดยวกน การจดหนงสอเสนอ ใหจดใหสะดวกในการพจารณา โดยมเอกสารประกอบการพจารณาใหพรอม และตองจดใหเปนระเบยบเพอใหพลกดไดทนท ผรวบรวมเรองเสนอควรมบนทกยอไววาหนงสอในแฟมมเรองอะไรบาง เมอรบแฟมคนจะไดตรวจสอบวาเรองใดไดรบการพจารณา สงการ หรอลงชอ เรองใดถกน าออกจากแฟมไปเพอเอาไวพจารณา ในกรณทผบงคบบญชาน าเรองออกจากแฟมไปพจารณา จะตอง

เขยนบนทกสอดไวในแฟมแทนทเรองทน าออกไปดวย การเสนอหนงสอเรองส าคญซงมรายละเอยดจะตองพจารณามาก ผท าเรองอาจขอน าเรองเสนอ

ดวยตนเองกได ทงนเพอเปดโอกาสใหผบงคบบญชาสอบถามเหตผลบางประการประกอบการพจารณา เมอไดรบอนมตแลวกน าเรองไปเสนอดวยตนเอง

ลกษณะการจดเรยงหนงสอเสนอ ใหเรยงล าดบขนมา โดยเมอมการบนทกขนมาใหม ใหเรยงซอนไวขางหนาเปนล าดบ เมอเรองไปถงผบงคบบญชา ผบงคบบญชาจะเหนบนทกของผบนทกหลงสดมากอน สวนผบนทกแรกจะอยหลงสด และเพอความสะดวกแกผบงคบบญชาในการพจารณาความเหนทผานขนมาตามล าดบ จะใหหมายเลข ๑ ๒ ๓ โดยเขยนตวเลขอยภายในวงกลม ก ากบเรองทเสนอขนมาตามล าดบก

ได ถาเรองทเสนอมหลายแผน เพอใหเกดความเรยบรอยและปองกนการสญหาย ใหเยบหรอยดตดกนใหเรยบรอยทมมบนดานซายมอ ถาเยบใหเยบทางดานซายขนานกบสนหนงสอ

ในกรณทผบงคบบญชาสงการในเรองทเสนอแลว เรองตองยอนกลบผานลงมาตามล าดบสายงานเชนเดยวกน ผผานเรองตองลงชอยอและวนท เดอน พ.ศ. ก ากบ ยกเวนเรองทเรงดวน จะตองด าเนนการ

ปฏบตในทนท ใหสงเรองนนตรงไปยงผปฏบต และใหเปนหนาทของหนวยปฏบตทจะตองเสนอให ผบงคบบญชาตามล าดบชนไดทราบการสงการนน ๆ ดวย

ค าอธบาย ๘ การจาหนาซอง วธปฏบตในการจาหนาซองหนงสอสหกรณ ๑. ใหจาหนาซองตามระเบยบสหกรณวาดวยงานสารบรรณ พ.ศ. ๒๕๔๔ ขอ ๑๙ ซงมตวอยาง

ตามแบบท ๑๐ ทายระเบยบ ๒. การจดสงหนงสอโดยทางไปรษณย ใหปฏบตดงน ๒.๑ ใหสหกรณระบชอ และสถานทตงไวบรเวณมมบนซายดานจาหนา และเหนอเลขทหนงสอ ๒.๒ ระบชอหรอต าแหนงของผรบพรอมทอยหรอสงกด และรหสไปรษณยทบรเวณกลางของดานจาหนา ๒.๓ ในกรณทเปนการจดสงโดยมขอตกลงกบการสอสารแหงประเทศไทยขอช าระคาฝากสงเปนรายเดอน ใหมรายละเอยดบนดานจาหนาเพมขน ดงน ๒.๓.๑ ระบขอความ “ช าระคาฝากสงเปนรายเดอน ใบอนญาตท……../……… ชอทท าการทฝากสง” ในกรอบสเหลยมผนผาแนวนอน ขนาด ๒ x ๔ เซนตเมตร ทมมบนขวาของดานจาหนา ๒.๓.๒ ใหเจาหนาทผรบผดชอบในการฝากสงลงลายมอชอ หรอประทบตราลายมอชอก ากบไวทมมลางซายดานจาหนา โดยใหพมพชอเตมและต าแหนงไวดวย

ตวอยางการจาหนาซองหนงสอสหกรณทฝากสงทางไปรษณยถงผรบในประเทศ

สหกรณออมทรพยสาธารณสขนครสวรรค จ ากด 782/18 ถนนพหลโยธน อ าเภอเมอง จงหวดนครสวรรค 60000

ท สอ.สธ…………/……….

เรยน นายแพทยสาธารณสขจงหวดนครสวรรค ส านกงานสาธารณสขจงหวด

782 ถนนพหลโยธน

อ.เมอง จ.นครสวรรค 60000

……………………………….

(นางนตย กาญทนะศกด) เจาหนาทธรการ

ช าระคาฝากสงเปนรายเดอน

ใบอนญาตท………………….

ไปรษณย…………………….

ค าอธบาย ๙ การควบคมและเรงรดงานสารบรรณ

การควบคมและเรงรดงานสารบรรณ คอการควบคมใหงานสารบรรณด าเนนไปโดยเรยบรอยถกตองตามระเบยบ รวดเรว และมหลกฐานครบถวน เพอใหการปฏบตงานในเรองนน ๆ ไดเสรจสนโดย

รวดเรว การควบคมและเรงรดงานสารบรรณจะบงเกดผลมากนอยเพยงใดขนอยกบการเอาใจใสควบคมของ

ผบงคบบญชาตามล าดบชน และเพอใหงานสารบรรณด าเนนไปดวยความรวดเรวและเรยบรอย ผบงคบบญชาตองปฏบตงานสารบรรณใหเปนตวอยางอนดแกผใตบงคบบญชา

๑ การเรงรดงานทางดานสารบรรณทวไป ใหด าเนนการดงน ๑.๑ เพอใหงานสหกรณด าเนนไปดวยความรวดเรว หนงสอสหกรณทงปวงทไมมปญหา ควรจะตองรบด าเนนการใหเสรจเรยบรอยไปโดยเรว และหากจะตองตอบใหทราบกใหตอบใหผถามทราบโดยเรวตามก าหนดระยะเวลาทก าหนดไว ๑.๒ หนงสอสหกรณทงปวงทไมมปญหา เมอถงบคคลใดบคคลนนตองพจารณาเสนอความเหนทนทใหเสรจในวนนน หรออยางชาในวนรงขน ๑.๓ งานทประทบตราค าวา ดวนทสด ดวนมาก ดวน ใหรบด าเนนการใหเสรจโดยทนท ส าหรบงานทมก าหนดเวลา ใหเรงด าเนนการใหแลวเสรจภายในก าหนดเวลา ๑.๔ ส าหรบงานทงปวง ถาเปนงานทมปญหาใหแจงใหเจาของเรองทถามทราบถงปญหาชนหนงกอน ๒. การตรวจสอบเพอเรงรดงาน ใหมการตรวจสอบงานสารบรรณเพอด าเนนการเรงรดเปนงวด ๆ โดยแบงออกเปน ๓ งวด คอ ประจ าสปดาห ประจ าเดอน และประจ าป ๒.๑ การเรงรดประจ าสปดาห จะตองพจารณาวางานทผานเขามาในสปดาหหนง งานเสรจเรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาแฟมเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางมมากนอยเพยงใด ตดคางอยทใดแลวเรงรดใหมการปฏบตโดยรวดเรวดวยวาจาหรอหนงสอ ๒.๒ การเรงรดประจ าเดอน ใหพจารณาวางานทรบเขามาแตละเดอนด าเนนการเสรจเรยบรอยเพยงใด จดเกบเขาระบบเรยบรอยตามระเบยบหรอไม งานทคงคางตดอยทใด และไดด าเนนการไปแลวเพยงไรแลวเรงรดใหมการปฏบตโดยเรว การเตอนเมอเหนลาชา ใหเตอนเปนหนงสอ ๒.๓ การเรงรดประจ าป ใหปฏบตเชนเดยวกบการเรงรดประจ าเดอน แตใหพจารณาวา หนงสอทเกบไวนนจะตองไดรบการท าลายตามระเบยบทก าหนดไวหรอไมอกดวย ๒.๔ งานทเปนเรองเรงดวนเปนกรณพเศษ ใหมการเตอนเรงรดเปนพเศษ ไมตองค านงถงเวลาทก าหนดไว

ค าอธบาย ๑๐ รายงานการประชม

๑. ตามระเบยบ ขอ ๑๑.๓ ไดใหความหมายของค าวา “รายงานการประชม” ไววา การบนทกความคดเหนของผมาประชม ผเขารวมประชม และมตของทประชมไวเปนหลกฐาน ดงนน เมอมการประชม จงเปนหนาทของฝายเลขานการทจะตองรบผดชอบจดท ารายงานการประชมตามแบบท ๗ ทาย

ระเบยบ โดยมรายละเอยดตามทก าหนดไว ดงน ๑.๑ รายงานการประชม ใหลงชอคณะทประชม หรอการประชมของคณะนน เชน รายงานการประชมคณะกรรมการ………………… ๑.- ครงท ใหลงครงททประชมเปนรายป โดยเรมครงแรกจากเลข ๑ เรยงเปนล าดบไปจนสนปปฏทน ทบเลขปพทธศกราชทประชม เมอขนปปฏทนใหมใหเรมครงท ๑ ใหม เรยงไปตามล าดบ เชน ครงท ๑ / ๒๕๓๓ หรอจะลงจ านวนครงทประชมทงหมดของคณะทประชม หรอการประชมนน ประกอบกบครงทประชมเปนรายปกได เชน ครงท ๒๐๕ - ๑ / ๒๕๓๓ เปนตน ๑.๓ เมอ ใหลงวน เดอน ป ทประชม โดยลงวนทพรอมตวเลขของวนท ชอเตมของเดอน และตวเลขของปพทธศกราช เชน เมอวนท ๑๐ มกราคม ๒๕๓๓ ๑.๔ ณ ใหลงชอสถานททใชเปนทประชม ๑.๕ ผมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผไดรบแตงตงเปนคณะทประชมซงมาประชมในกรณทเปนผไดรบการแตงตงเปนผแทนหนวยงานใหระบวาเปนผแทนจากหนวยงานใด พรอมต าแหนงในคณะทประชม หรอการประชมนน ในกรณทเปนผมาประชมแทนใหลงชอผมาประชมแทน และลงดวยวามาประชมแทนผใดหรอต าแหนงใด หรอแทนผแทนหนวยงานใด ๑.๖ ผไมมาประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทไดรบการแตงตงเปนคณะทประชม ซงมไดมาประชม โดยระบใหทราบวาเปนผแทนจากหนวยงานใด พรอมทงเหตผลทไมสามารถมาประชม ถาหากทราบดวยกได ๑.๗ ผเขารวมประชม ใหลงชอและหรอต าแหนงของผทมไดรบการแตงตงเปนคณะทประชมซงไดเขารวมประชม และหนวยงานทสงกด ถาม ๑.๘ เรมประชมเวลา ใหลงเวลาทเรมประชม ๑.๙ ขอความ ใหบนทกขอความทประชม โดยปกตใหเรมดวยประธานกลาวเปดประชมและเรองทประชมกบมตหรอขอสรปของทประชมในแตละเรองประกอบดวยหวขอ ดงน ๑.๙.๑ เรองทประธานแจงใหทประชมทราบ ๑.๙.๒ เรองการรบรองรายงานการประชม ๑.๙.๓ เรองทเสนอใหทประชมทราบ

๑.๙.๔ เรองทเสนอใหทประชมพจารณา ๑.๙.๕ เรองอน ๆ (ถาม) ๑.๑๐ เลกประชมเวลา ใหลงเวลาทเลกประชม ๑.๑๑ ผจดรายงานการประชม ใหเลขานการหรอผซงไดรบมอบหมายใหจดรายงานการประชมลงลายมอชอ พรอมทงเพมพชอเตมและนามสกลไวใตลายมอชอในรายงานการประชมครงนนดวย ๒. การจดรายงานการประชม อาจท าได ๓ วธ ๒.๑ จดละเอยดทกค าพดของกรรมการ หรอผเขารวมประชมทกคน พรอมดวยมต ๒.๒ จดยอค าพดทเปนประเดนส าคญของกรรมการหรอผเขารวมประชม อนเปนเหตผลน าไปสมตของทประชม พรอมดวยมต ๒.๓ จดแตเหตผลกบมตของทประชม การจดรายงานการประชมโดยวธใดนน ใหทประชมนนเองเปนผก าหนด หรอใหประธานและเลขานการของทประชมปรกษาหารอกนและก าหนด ๓. การรบรองรายงานการประชมอาจท าได ๓ วธ ๓.๑ รบรองในการประชมครงนน ใชส าหรบกรณเรองเรงดวน ใหประธานหรอเลขานการของทประชม อานสรปมตใหทประชมพจารณารบรอง ๓.๒ รบรองในการประชมครงตอไป ประธานหรอเลขานการ เสนอรายงานการประชมครงทแลวมาใหทประชมพจารณารบรอง ๓.๓ รบรองโดยการแจงเวยน ใชในกรณทไมมการประชมครงตอไป หรอมแตยงก าหนดเวลาประชมครงตอไปไมได หรอมระยะเวลาหางจากการประชมครงนนมาก ใหเลขานการสงรายงานการะประชมไปใหบคคลในคณะกรรมการพจารณารบรอง ภายในระยะเวลาทก าหนด