ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE No 1

3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización)

La empresa que se toma es una oficina de recursos humanos, con lo que corresponde en el manejo del personal que labora en ella, al manejo de todo tipo de documentos por lo tanto se tiene que tener un archivo con todos los datos y documentos de dicha área.

Funciones:

Las funciones documentales buscan que el proceso administrativo sea coordinado, de tal manera que el documento apoye la comunicación empresarial y permita la fluidez de la información de principio a fin, hasta llegar al archivo. Las funciones que se destacan Son:

Control: Realizar el control de la producción documental en lo relacionado a: La Elaboración de nuevos formatos de usos dentro de la empresa y del área. La selección de los tipos de papeles a usar según la conservación documental, La definición de la Información contenida en los formatos y su uso. La disposición final del documento. La definición de uso, manejo y cantidad de copias generadas por documento. El establecimiento de vigencias administrativas y valores documentales.

Mantenimiento: Cuando en la administración documental se habla de mantenimiento, puede ser entendido como el cuidado, la actualización del documento en físico o del medio electrónico en el cual ha sido guardada la información y el lugar en el cual se conserva la información documental. Es decir, que no sólo se refiere a la asistencia que se realiza del documento como tal, sino también las condiciones que hace que éste se preserve. Según la clase de documentos pueden tener cierto tiempo según las reglas de cada empresa como en este caso el consultorio maneja libros, copias, hojas de vida, vacaciones, primas. Personal de nomina, personal de contrato y la información en medios magnético.

Almacenamiento de documentos: Esta función consiste en recopilar los documentos, debidamente clasificados y organizados por contenidos o temas específicos, y ubicarlos en un lugar adecuado según unas condiciones técnicas, con el fin de que sus características no se pierdan o se deterioren; además de facilitar su consulta en la gestión administrativa, e incluso llegar a apoyar investigaciones de tipo social, jurídico, político, histórico y cultural dependiendo el tipo de empresa que se maneje. En la empresa se maneja información muy valiosa donde clientes

SI NO

internos presenta su hoja de vida con toda su información que esto debe es reservado y se tiene una ética como profesional con respeto y algo confidencial.

Descarte de documentos (comité) En algún momento dado, todo archivo desiste de ciertos documentos que pierden su valor y utilidad con el paso de los años, ya que empiezan a perder sus condiciones físicas y su importancia textual. Los documentos que se identifican como obsoletos o inservibles frente a un proceso, deben ser desalojados del lugar en el cual se habían archivado y conservado, pero no se puede proceder por sólo insinuación de la persona encargada sino que debe sujetarse a la normatividad, según el tiempo que lleven en el lugar y la revisión de sus tablas de retención. Según el acuerdo 006 de 1996, el comité archivístico asignado por el Archivo General de la Nación, interviene y toma la decisión de descarte de documentos, soportándola con actas que justifiquen la actuación. Sin embargo, hay que tener en cuenta el tiempo estipulado, que regularmente son cinco años, pero dependiendo su funcionalidad pueden durar en un archivo hasta diez años.

Recuperación de la Información: Es un proceso que se lleva a cabo a partir de la exploración de bases

de datos, palabras claves, actas, registros, guías, catálogos, índices o indicios de lo que se desea hallar. Pero para que sea efectiva la recuperación de la información se acude a la búsqueda detallada de información en los medios físicos o electrónicos que pueden ser claves en la indagación. No obstante, se pueden encontrar dos resultados:

El Ruido Documental: Se produce cuando nos encontramos con un gran

número de datos genéricos que no son relevantes frente a lo que deseamos encontrar.

Silencio Documental: Se puede definir como la falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se esperaba encontrar porque posiblemente no tuvieron un proceso adecuado en el momento de guardarlos o se desconoce la palabra clave con la que pueden ser encontrados.

SI NO

CLASIFICACIÓN DE LOS ARCHIVOS

Los archivos se clasifican de acuerdo al tiempo establecido en cada una de las etapas que presentan la tabla de retención documental, es decir, archivo de gestión, central y la disposición final.

Según la Organización

De acuerdo a la jerarquización y composición de la entidad.

Archivo centralizado: Es cuando una sola dependencia controla toda la documentación de la organización.

Archivo descentralizado: Es aquel que lleva cada una de las dependencias de la organización. Es decir, es independiente de todo proceso archivístico.

Archivo descentralizado con control descentralizado: Este depósito de información lo lleva cada dependencia y la responsabilidad es del jefe de cada oficina.

Archivo descentralizado con control centralizado: Este depósito de archivo se maneja de acuerdo con las necesidades de las dependencias que maneja un archivo descentralizado, el cual se maneja y depende del archivo central.

Según su Uso El archivo se clasifica de acuerdo con el tiempo que se determina en cada una de las etapas documentales, según a los requerimientos de la organización:

Archivo activo: Este archivo está compuesto por documentos del año actual o años anteriores que se encuentren en proceso de tramitación como: historias laborales, resoluciones, contratos y demás documentos que se encuentren en el proceso de consulta. Por tanto, es el que satisface las necesidades de conservación y consulta permanente.

Archivo semi activo: Son los documentos que varían en su periodo de conservación y su consulta es menor.

Archivo inactivo: Son los documentos con una durabilidad perpetua en el periodo de conservación, de acuerdo con sus disposiciones legales, fiscales, comerciales o históricas. Según su uso en el área de urgencias se maneja los archivos activos ya que los demás documentos los maneja en archivo central.

Según su Ciclo Vital

El archivo se clasifica de acuerdo al tiempo que se le asigne a cada una de sus etapas, las cuales se explicarán a continuación:

SI NO

Archivo de gestión: Es toda la documentación que se encuentra depositada y está sujeta a consulta administrativa por toda la organización.

Archivo central: Es la agrupación de documentos que han sido transferidos por diferentes archivos de gestión de cada dependencia respectiva; su consulta no es tan frecuente, pero siguen en vigencia.

Archivo histórico: Son aquellos documentos que se transfieren desde el archivo central al archivo de conservación permanente.

Según su Naturaleza: Se clasifica de acuerdo al tipo de entidad que se le realice el proceso de archivo.

Archivo público: Es todo documento que pertenece a las entidades públicas. Archivo privado de interés público: Son aquellos documentos que por su valor

histórico, investigativo, científico o cultural son de interés público. Archivo privado: Son los documentos que pertenecen a personas naturales o

jurídicas.

SI NO

3.5. Actividades de evaluación

NOMBRE DE LA ENTIDAD: CLUB MILITAR DE OFICIALES (BOGOTA)UBICACIÓN: CARRERA 50 No. 15-80CONTACTO DE LA ENTIDAD: EDGAR MARTINEZNOMBRE APRENDIZ: JACKELINE AVILA FONSECA

FLUJO GRAMA DE CORRESPONDENCIA

SI

SI

SI NO

INICIO

RECIBO Y DESPACHO DE DOCUMENTOS

SE RECIBE TODA LA DOCUMENTACION

CLASIFICACION

COMUNICACIÓN EXTERNA E INTERNA

APERTURA

SE ABRE EL SOBRE PARA EXTRAER DOCUEMNTOS

Y ANEXOS

REVISION

SE VERFICA TODA LA CORRESPONDENCIA QUE LLEGA- DATOS

SE CLASIFICAN EN INTERNAS Y EXTERNAS

NO

SI NO

REDICACION

ASIGNAR NUMERO CONSECUTIVO A LAS COMUNICACIONES INTERNAS Y EXTERNAS DE ACUERDO AL SISTEMA DE GESTION DE RECEPCION DE

DOCUMENTACION DE LA ENTIDAD

SE RADICAN TODAS LAS COMUNICACIONES INTERNAS

Y EXTERNAS

REPARTO Y DISTRIBUCION A LAS OFICINAS, CON PLANILLA DE ENTREGA

SE REGRITRAN EN LA BASE DE DATOS Y SE IMPRIME ESTIKER DE CONTROL DE DOCUMENTACION CON SU RESPECTIVO CONSECUTIVO

REGISTRO

FIN

FOLLETOS, REVISTAS, INVITACIONES ETC.

PRODUCCION DOCUMENTAL

NO

SI

NO

SI

ATT.

JACKELINE AVILA FONSECA

SI NO

INICIO

ELABORA EL DOCUMENTO

CONOCE LA NORMATIVIDAD QUE

APLICA ESTE PROCESO?

. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL APROBADA POR EL COMITÉ DE ARCHIVO DEL CLUB.

. LEY 594 DE 2000

. www.archivogeneral.gov.co

LA ASISTENTE DE GERENCIA PROCEDE A LABORAR LOS DOCUEMNTOS Y A CONSERVARLOS

DEPENDE A LA T.R.D CON TODOS SUS SOPORTES

. TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL APROBADA POR EL COMITÉ DE ARCHIVO DEL CLUB.

. LEY 594 DE 2000

. www.archivogeneral.gov.co

LOS EXPEDIENTES SE SEÑALIZAN Y/O SE ELABORA UN ROTULO, SEGÚN EL SOPORTE

ES OBJETO DE SUPERVISION?

. VER T.R.D. Y PROCEDER A LA ELIMINACION DE DOCUMENTOS MEDIANTE ACTAS DE ELIMINACION.

VER T.R.D. Y CALENDARIO DE TRASFERENCIA DOCUMENTAL DEL CLUB MILITAR

FIN