Administración de Proyectos de TI

Lic. Gustavo Sobota

Oficina de Proyectos

Departamento de Informática en Salud

Hospital Italiano de Buenos Aires - Argentina

Gustavo.sobota@hospitalitaliano.org.ar

VI Jornadas Universitarias de

Sistemas de Información en

Salud

Argentina - Octubre 2011

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AGENDA

Contexto del Proyecto

� Stakeholders

� Estructura de la Organización

� Ambiente Multiproyecto

Stakeholders

�25

Stakeholders

�Líder

del

proyecto

�Sponsor

del

proyecto

�Clientes, usuarios, proveedores,

opositores, PMO, Jefes Funcionales,

de Operaciones, etc.

�Equipo de Gestión del

Proyecto

�Equipo de Proyecto

Stakeholders de un proyecto

Pueden ser individuos u organizaciones

Pueden participar activamente o ser afectadas por

el proyecto o alguno de sus entregables (x Ej:

Pacientes!)

Pueden ser afectados positiva o negativamente

Pueden ejercer influencia sobre el éxito del

proyecto!

Son dinámicos (cambian durante el proyecto)

El propósito del equipo de proyecto es maximizar el

apoyo y minimizar la oposición.

Sponsor

Aporta los recursos

Defiende el proyecto en los niveles directivos

Guía el proyecto hasta su aprobación

Sirve como vía de escalamiento en asuntos que

exceden al Líder de Proyecto

Participa de:

� Evaluaciones Sigue /no sigue

� Cambios grandes al alcance

� Tratamiento de Riesgos altos

� Tratamientos de problemas de alto impacto

Líder de proyecto

Abordar las diversas

necesidades,

inquietudes y

expectativas de los

distintos interesados.

Equilibrar las demandas

concurrentes de

calidad, alcance,

tiempo, costos, recursos

y riesgos.

Equipo de Proyecto

Son creados a partir de la tarea (el proyecto), la afinidad

personal rara vez es un factor importante.

Se integran una vez establecido el objetivo. Con o cual rara vez

participan en la definición del mismo (no tiene ese sentido de

propiedad)

No necesariamente comparten valores ni modelos mentales

(reaccionan diferente ante los mismos estímulos)

Tienen una existencia efímera

(No ayuda al sentido de pertenencia)

Están subordinados al objetivo

(el logro se impone ante la afinidad o simpatía)

Otros Stakeholders

Usuarios

Clientes

Lideres de otros proyectos

Lideres de programa

Jefes funcionales de los recursos

Proveedores

Personal de operaciones

ORGANIZACIONES

Cultura y estilo de la

Organización

La cultura y Estilo influye en la forma en la que el

proyecto es ejecutado

Visión, Valores, etc.

Políticas, normas, etc.

Relaciones de Autoridad

Horario de trabajo, etc.

Estructura de las

organizaciones

Las organizaciones basan su actividad en

operaciones y en proyectos

Basadas en operaciones (Funcionales). Definen

actividades repetitivas en el tiempo. No disponen

de sistemas de gestión de proyectos. Se basan en

funcionales organizacionales

Basadas en proyectos. Son aquellas cuyas

operaciones se definen como proyectos.

� Ejecutan proyectos para terceros. (Empresas de

arquitectura, ingeniería, consultores, contratistas de

construcción)

� Adoptan la dirección por proyectos. (empresas

financieras)

�40

Organización funcional

Matricial Débil

Matricial Equilibrada

Matricial Fuerte

Basada en Proyectos

Combinada (Funcional y

Proyectos)

Estructural organizacional y

proyectos

Activos de los procesos de la

Organización

Elementos que ayuda al éxito del proyecto

� Pueden ser formales o informales

Procesos y procedimientos

� Procesos estandarizados (Normas y procedimientos)

� Ciclos de vida estándares (proyecto y/o producto)

� Políticas y procedimientos de calidad

� Plantillas de documentos y presentaciones

� Normativas de comunicación, control presupuestario y

financiero, administración de riesgos y problemas

� Herramientas colaborativas y de Planificación (MS Project)

� Otros

Bases de datos organizacionales

� Indicadores y Tableros de comando

� Archivos de proyectos anteriores

� Base de lecciones aprendidas

� Base de problemas

� Base de datos financiera�50

AMBIENTES MULTIPROYECTO

�80

Mas desafios!

Mas iniciativas para proyectos que recursos para

ejecutarlas

Coordinar personas que participan en múltiples

equipos

Interdependencia entre proyectos

�Es una colección de proyectos y/o programas que son

agrupados para facilitar la administración efectiva del

trabajo necesario para alcanzar los objetivos estratégicos

del negocio

�Es un grupo de proyectos relacionados gerenciados de

forma coordinada para obtener beneficios y controles no

disponibles cuando son gerenciados de forma individual.

Pueden incorporar actividades continuas.

�Es un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio

de resultado único.�Proyecto

�Portfolio

�Programa

�Es una subdivisión dentro de un proyecto amplio y complejo.

Frecuentemente se utiliza de este concepto cuando se

tercerizan las partes de un proyecto a otra empresa y a

otra unidad dentro de la organización.

�Es una subdivisión dentro de un proyecto amplio y complejo.

Frecuentemente se utiliza de este concepto cuando se

tercerizan las partes de un proyecto a otra empresa y a

otra unidad dentro de la organización.

�Sub-proyecto

Portfolio, programa, proyecto, sub-proyecto

�Consiste en la gerencia integrada de los diversos

garantía de las inversiones.

�Consiste en la gerencia integrada de los diversos

programas y proyectos en marcha en una

organización. Establece una dirección única para

el alcance de los objetivos estratégicos y la

garantía de las inversiones.

�Es la gerencia centralizada y coordinada de un

programa para alcanzar sus beneficios y objetivos

estratégicos.

Gerenciamiento

de Portafolio

Gerenciamiento

de Programas

�Mientras la gerencia de proyectos y programas tradicionalmente se

preocupa en �hacer el trabajo correctamente�, la gerencia de

portafolio se preocupa en �hacer el trabajo correcto

Portfolios y Programas

Factores Ambientales

Hay diversos elementos que están fuera del control del

líder del proyecto (y hasta de la organización) y que

influyen en el éxito del mismo (tanto a favor como en

contra)

Ejemplos

� Normas de la industria o gubernamentales

� Infraestructura existente

� Personal existente

� Pautas de manejo de personal (premios, etc)

� Condiciones del mercado

� Tolerancia a riesgo de los interesados

� Clima político

� Bases de datos comerciales (para estimar costo)

� Sistemas de información disponibles (MS Project)

Muchas

Gracias !!!

Lic. Gustavo SobotaOficina de Proyectos.

Departamento de Informática en Salud

Hospital Italiano de Buenos Aires - Argentina

gustavo.sobota@hospitalitaliano.org.ar

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Sistemas de Información en Salud