ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

JACKELINE AVILA FONSECA

SENASISTEMA INTEGRADO DE GESTION

GUIA DE APRENDIZAJE PARA EL PROGRAMA DE FORMACION COMPLEMENTARIA VIRTUAL

PROCEDIMIENTO CREACION Y ADECUACION DE PROGRAMAS DE FORMACION VIRTUAL Y A DISTANCIA

BOGOTA, D.C.2015

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo permitirá la introducción al tema referente a la formación de los archivos, según el ciclo vital de los documentos. En el cual se realiza procedimentalmente etapas de formación de los archivos, con este conocimiento recolectado en la investigación de campo se detalla y describe la formación de archivos desde su ciclo vital del documento, reconociendo las fases activas, semi-activo e inactivas de los documentos.

Archivo de Gestión Archivo Central Archivo Histórico

GESTION DOCUMENTAL

Producción: comprende los campos origen, creación y diseño de formatos y documentos

Recepción: operaciones que se verifican y controlan para poder administrar los documentos 

Distribución: flujo de los documentos al interior y exterior de la empresa 

Tramite: es el curso del documento desde su producción hasta su administración 

Organización: acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos 

Consulta: acceso a un documento al fin de obtener la información solicitada 

Conservación: conjunto de medidas para la conservación de documentos 

Disposición final: serie o sub serie se le aplica el proceso de valoración para definir su conservación permanente  

Organización: acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos 

Consulta: acceso a un documento al fin de obtener la información solicitada 

Conservación: medidas preventivas o correctivas, creadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos del archivo  

Disposición final de los documentos: conservación temporal conforme a las tablas de retención documental  

CLASIFICACION DE LA DOCUMENTACION

Organización: acciones orientadas a la clasificación, ordenación y descripción de los documentos de la entidad

Consulta: Acceso a un documento o carpeta con el fin de obtener la información 

Conservación: medidas preventivas o correctivas, creadas para garantizar la integridad física y funcional de los documentos del archivo

 

Disposición final de los documentos: implica que a cada serie o sub serie se le aplica el proceso de valoración para definir su conservación  

FASES O CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS

Fase activa: La generación de los documentos en cada una de las dependencias

Fase semi-activa: Al momento en que los documentos llegan a archivo central para su debido proceso y distribución.

ARCHIVO TOTAL: Hace referencia al proceso de los documentos en su ciclo vital, en CORPOICA es recepcionada y distribuida a las dependencias por la unidad de correspondencia según el ciclo establecido por la tabla de retención documental establecida en ella.

CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS: Etapas sucesivas por las que atraviesan los documentos desde su recepción o producción, conservación temporal, custodia o eliminación en el archivo general.

PRINCIPIO DE PROCEDENCIA O DE ORIGEN: Principio fundamental de la teoría archivística que establece que los documentos producidos por una institución u organismo no deben mezclarse con los de otros. Conservando su organización de acuerdo a su origen o dependencia productora.

PRINCIPIO DE ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental manteniendo la estructura que tuvo durante el servicio activo. FOLIO: Número que indica el orden consecutivo de las páginas de un expediente o carpeta. Se observó que los documentos se encuentran numerados en lápiz en la parte superior derecha hasta el número 200.

LEGAJO: Conjunto de documentos unidos entre sí y que tratan de un mismo asunto. Se observó que hay carpetas debidamente marcadas según su asunto y en cajas de archivo inactivo

FONDO: Conjunto total de los documentos producidos y recibidos en el ejercicio de su actividad.

SUBFONDO: Conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución que lo origina.

SERIE DOCUMENTAL Conjunto de tipos documentales de estructura y contenido homogéneos, emanados de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. SUBSERIE: Conjunto de unidades documentales que hacen parte de una serie identificadas de forma separada por su contenido y características específicas.

TABLA DE VALORACIÓN: Producto de análisis y organización de un fondo acumulado que muestra el listado de series documentales con anotación de fechas extremas, valoración y procedimientos para la disposición final.

T.R.D - TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL: Listado de series con sus correspondientes tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos.

TIPO DOCUMENTAL: Es el formado por un solo tipo de documentos que se sustentan entre sí y su contenido mantiene una sola unidad de información.

VALORACIÓN PRIMARIA: Son aquellas que se efectúan en los archivos de gestión aplicando los tiempos y procedimientos de las Tablas de Retención de documentos o el proceso de valoración y depuración.

VALORACIÓN SECUNDARIA: Son aquellas que se efectúan en el archivo histórico o permanente.

CONCLUSIONES

Con la visita realizada a las entidades pública y privada, hemos podido identificar factores importantes que nos ayudaran a la construcción de nuestro aprendizaje en el área de la Gestión Documental, el manejo que se le debe dar a los documentos, y que nos permite complementar y adquirir conocimientos, de cómo detectar problemas, plantear soluciones y formar una buena Administración Documental, como también conocer las diferentes clases de fondos y la función que cumplen.

El realizar el presente trabajo nos ha permitió conocer más de cerca el Proceso de Gestión Documental, y de esta manera se afianzar, los conocimientos que se están adquiriendo en este módulo, es importante citar que el trabajo de campo nos hace vivenciar estos aspectos.

Se vivencio porque en las entidades públicas se les regula más el manejo del archivo y se hace tanto énfasis en este proceso y su regulación y fiscalización por el AGN.