Actividad 3

Reflexión:

Me pareció muy completa la información del video del acuerdo 060 por que nos da un claro ejemplo paso a paso de la gestión de un documento con sus diferentes estaciones como son la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. De esta manera me he familiarizado un poco más la gestión documental en su ejecución.

Archivo general de la nación- acuerdo 060 / 2001

Que para la adecuada prestación  de los servicios ofrecidos por las unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la administración pública.

Que  la ley 80 de 1989, señala las funciones del archivo general de la nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios  y en su acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el reglamento general de archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico. 

Que la ley 594 de 2000  tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado, por intermedio del archivo general de la nación. 

Que la ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y  uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. 

Que el gobierno nacional ha diseñado la agenda de conectividad, como una política de estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la directiva presidencial no. 02 del 2000.  Que el decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la administración pública.  

Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

El acuerdo 060 / 2001 señala las funciones del archivo general de la nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios como norma reguladora del quehacer archivístico.

También este acuerdo nos enseña los diferentes conceptos de la actividad archivística

Procedimiento para la gestión de la correspondencia:

El documento del procedimiento para la gestión de la correspondencia en muy completo y muy importante ya que nos muestra claramente pasó a paso todos los procedimientos como lo son:

·         El orden documental.

·         Foliación documental

·         Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestión.

·         Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestión.

·         Serie documental: código, tipo de archivo, nombre.

·         Almacenamiento y ubicación de la documentación

·         Ubicación de cajas en estantería fija

·         La señalización de la estantería.

·         Pasos para la organización de archivos

·         Archivador de estantería fija.

·         Archivadores verticales de gavetas

·         Entrega de documentos a los archivos de gestión

·         Entrega y recibo de documentos por novedades de personal

·         Actualización de las tablas de retención documental

·         Transferencias documentales

·         Disposición final de documentos

·         Conservación total

·         Servicios en archivos de gestión

·         Servicio de préstamo de documentos

·         Servicio de consulta de documentos

·         Servicio de consulta en base de datos

·         Servicio de reprografía

·         Organización de fondos documentales acumulados 

 3.3. Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).

Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:

- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

Recepción: La información antes de convertirse en documento se recepciones vía telefónica, en donde nos suministran una serie de datos como lo son: número de autorización, nombre del asegurado, dirección del inmueble, situación en el inmueble, fecha y hora del compromiso. El documento se entrega a un técnico especializado en el problema que afecta al asegurado, el asegurado asiste al inmueble y realiza el arreglo del problema, retorna el documento con la información del problema solucionado. Se reporta a la central del seguro que ya quedo solucionado el caso, el informe también se envía vía correo electrónico.

- Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

En mi empresa la información es de forma externa por que la información la genera un tercero.

- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

El tipo de comunicación en mi empresa es comunicaciones internas.

Son todas aquellas comunicaciones de carácter oficial de las entidades públicas o privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos.Para que llegue a su destino tiene que pasar por el siguiente proceso:

Una vez conformado el documento se asigna al técnico para que realice el procedimiento, luego de que el técnico allá realizado el procedimiento nos devuelve el documento. Al finalizar todo el procedimiento se envía la copia de informe completo a la central de seguro y se archiva para la disposición en la empresa.

Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la información obtenida en esta  actividad.

Recepción de la información

Clasificación del documento y verificación de la informaion

Revisión de documentos para su respectiva radicación

Apertura del contenido o información.

Registro de la información con los datos mar relevantes

Reparto de la información, dar a conocer la comunicación

MAPA CONCEPTUAL

Tiene una

La información puede ser interna o externa

 

EL DOCUMENTO

3.4. Actividades de transferencia del conocimiento Descripción:

En el foro temático correspondiente al cuarto contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas

¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las comunicaciones internas y externas?

R. la importancia de la comunicación interna y externa es muy relevante pues, la comunicación interna permite definir y realizar controles y procedimientos establecidos dentro de una empresa y la comunicación externa tiene importancia porque esta comunicación permite realizar un cruce de comunicación entre entidades.

¿En relación con la normatividad e información expuesta en las lecturas sugeridas en la actividad de contextualización, mencione dos aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que seleccionó en la actividad de apropiación?.

R/. En la empresa que seleccione, no existe un manual de correspondencia por lo tanto tiende a que la información de la misma se desorganice.

A pesar de que se tiene carpetas organizadas por el tipo de documento, nombre de empresa, con el volumen de documentos que manejan no se sigue el correcto registro de la radicación ni la fecha para poder organizar la documentación de forma apropiada y tampoco se la clasifica por el tipo de empresa de cual viene aun cuando la experiencia teórica demuestra lo contrario, es decir cuando se realizó la investigación el conocimiento teórico funciona muy distinto al funcionamiento real del día a día referente al manejo de la documentación.

3.5. Actividades de evaluación

ACTIVIDAD 3

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

JACKELINE AVILA FONSECA

TUTOR

TATIANA ALEXANDRA AVILA BARBOSA

ADMINISTRACION DE GESTION DOCUMENTAL

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE

SENA

Tabla de contenido

1. Escribir la reflexión realizada acerca del video ACUERDO 060.

2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la Actividad de contextualización.

3. Información recopilada de la empresa que podía ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.

4. Los aportes realizados en el foro temático.

1. Escribir la reflexión realizada acerca del video ACUERDO 060.

Reflexión:

Me pareció muy completa la información del video del acuerdo 060 por que nos da un claro ejemplo paso a paso de la gestión de un documento con sus diferentes estaciones como son la recepción, radicación, distribución, seguimiento, conservación, eliminación de las solicitudes enviadas y recibidas, para su posterior consulta. De esta manera me he familiarizado un poco más la gestión documental en su ejecución.

Archivo general de la nación- acuerdo 060 / 2001

Que para la adecuada prestación  de los servicios ofrecidos por las unidades de correspondencia de las entidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas, es necesario establecer pautas que hagan efectivo su cumplimiento bajo los principios que rigen la administración pública.

Que  la ley 80 de 1989, señala las funciones del archivo general de la nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios  y en su acuerdo 07 de 29 de junio de 1994, adopta el reglamento general de archivos, como norma reguladora del quehacer archivístico. 

Que la ley 594 de 2000  tiene por objeto, establecer las reglas y principios generales que regulan la función archivística del estado, por intermedio del archivo general de la nación. 

Que la ley 527 de 1999, define y reglamenta el acceso y  uso de los mensajes de datos, del comercio electrónico y de las firmas digitales y establece las entidades de certificación. 

Que el gobierno nacional ha diseñado la agenda de conectividad, como una política de estado, que busca masificar el uso de las tecnologías de la información en Colombia y con ello aumentar la competitividad del sector productivo, modernizar las instituciones públicas y socializar el acceso a la información, dándole carácter legal mediante la directiva presidencial no. 02 del 2000.  Que el decreto 2150 de 1995, suprime y reforma regulaciones, procedimientos o trámites innecesarios existentes en la administración pública.  

Que la planeación, programación, organización, dirección y avance de las entidades, se logran entre otros, mediante el uso oportuno y adecuado de la información y en consecuencia se hace necesario normalizar los procedimientos de correspondencia como parte integral de la gestión documental.

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje

El acuerdo 060 / 2001 señala las funciones del archivo general de la nación, entre ellas la de fijar políticas y establecer los reglamentos necesarios como norma reguladora del quehacer archivístico.

También este acuerdo nos enseña los diferentes conceptos de la actividad archivística

Procedimiento para la gestión de la correspondencia:

El documento del procedimiento para la gestión de la correspondencia en muy completo y muy importante ya que nos muestra claramente pasó a paso todos los procedimientos como lo son:

·         El orden documental.

·         Foliación documental

·         Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestión.

·         Entrega de papeles de trabajo al archivo de gestión.

·         Serie documental: código, tipo de archivo, nombre.

·         Almacenamiento y ubicación de la documentación

·         Ubicación de cajas en estantería fija

·         La señalización de la estantería.

·         Pasos para la organización de archivos

·         Archivador de estantería fija.

·         Archivadores verticales de gavetas

·         Entrega de documentos a los archivos de gestión

·         Entrega y recibo de documentos por novedades de personal

·         Actualización de las tablas de retención documental

·         Transferencias documentales

·         Disposición final de documentos

·         Conservación total

·         Servicios en archivos de gestión

·         Servicio de préstamo de documentos

·         Servicio de consulta de documentos

·         Servicio de consulta en base de datos

·         Servicio de reprografía

·         Organización de fondos documentales acumulados 

2. Mencione 5 ideas claves por cada una de las lecturas realizadas en la

Actividad de contextualización.

1. Es muy importante clasificar la documentación ya sean: correspondencia, documentos contables, publicaciones y comunicaciones institucionales.

2. Es importante mantener las copias de la documentación.

3. El manejo de la radicación es muy importante dentro del manejo de la

correspondencia.

4. Es importante garantizar que la documentación al destinatario.

5. Es importante seguir el manual de correspondencia.

3. Información recopilada de la empresa que podía ser su propio lugar de trabajo o una entidad cercana que tuviera acceso o conociera.

Basado en la terminología empleada de las comunicaciones oficiales en el material de estudio, es momento que usted consulte en la oficina o unidad que seleccionó, los siguientes aspectos:

- ¿Cómo se realiza el proceso desde la recepción hasta la distribución de un documento?

Recepción: La información antes de convertirse en documento se recepciones vía telefónica, en donde nos suministran una serie de datos como lo son: número de autorización, nombre del asegurado, dirección del inmueble, situación en el inmueble, fecha y hora del compromiso. El documento se entrega a un técnico especializado en el problema que afecta al asegurado, el asegurado asiste al inmueble y realiza el arreglo del problema, retorna el documento con la información del problema solucionado. Se reporta a la central del seguro que ya quedo solucionado el caso, el informe también se envía vía correo electrónico.

- Determine si la comunicación se genera de forma interna o externa.

En mi empresa la información es de forma externa por que la información la genera un tercero.

Recepción de la información

Clasificación del documento y verificación de la informaion

Revisión de documentos para su respectiva radicación

Apertura del contenido o información.

Registro de la información con los datos mar relevantes

Reparto de la información, dar a conocer la comunicación

- Teniendo en cuenta la forma de comunicación que se genere en la empresa determinada mencione ¿cuáles son los pasos a seguir para llegar a su destino?

El tipo de comunicación en mi empresa es comunicaciones internas.

Son todas aquellas comunicaciones de carácter oficial de las entidades públicas o privadas, donde se manejan controles y procedimientos establecidos.Para que llegue a su destino tiene que pasar por el siguiente proceso:

Una vez conformado el documento se asigna al técnico para que realice el procedimiento, luego de que el técnico allá realizado el procedimiento nos devuelve el documento. Al finalizar todo el procedimiento se envía la copia de informe completo a la central de seguro y se archiva para la disposición en la empresa.

Finalmente elabore un mapa conceptual donde organice la información obtenida en esta  actividad.

MAPA CONCEPTUAL

Tiene una

La información puede ser interna o externa

EL DOCUMENTO

4. Los aportes realizados en el foro temático.

En el foro temático correspondiente al cuarto contenido de estudio, responda de forma clara y argumentada las siguientes preguntas

¿Cuál es la importancia del proceso de clasificación de las comunicaciones internas y externas?

R. la importancia de la comunicación interna y externa es muy relevante pues, la comunicación interna permite definir y realizar controles y procedimientos establecidos dentro de una empresa y la comunicación externa tiene importancia porque esta comunicación permite realizar un cruce de comunicación entre entidades.

¿En relación con la normatividad e información expuesta en las lecturas sugeridas en la actividad de contextualización, mencione dos aspectos que claramente no se cumplan en la empresa que seleccionó en la actividad de apropiación?.

R/. En la empresa que seleccione, no existe un manual de correspondencia por lo tanto tiende a que la información de la misma se desorganice.

A pesar de que se tiene carpetas organizadas por el tipo de documento, nombre de empresa, con el volumen de documentos que manejan no se sigue el correcto registro de la radicación ni la fecha para poder organizar la documentación de forma apropiada y tampoco se la clasifica por el tipo de empresa de cual viene aun cuando la experiencia teórica demuestra lo contrario, es decir cuando se realizó la investigación el conocimiento teórico funciona muy distinto al funcionamiento real del día a día referente al manejo de la documentación.