acosys versi 4 user guideacosys.co.id/download/acosys_v4_id.pdf · perusahaan, dari yang paling...

Acosys Versi 4

User Guide

Acosys Team

1

Step beyond anACCOUNTING SOFTWARE

Sanksi Pelanggaran Pasal 44:Undang-Undang Nomor 12 Tahun 1997 tentangPerubahan Atas Undang-Undang Nomor 6 Tahun 1982 TentangHak Cipta Sebagaimana Telah Diubah dengan Undang-Undang Nomor 7 Tahun 1987

1. Barang siapa dengan sengaja dan tanpa hak mengumumkan atau memperbanyak suatu ciptaan atau memberi izin untuk itu, dipidana dengan pidana penjara paling lama 7 (tujuh) tahun dan/atau denda paling banyak Rp 100.000.000,- (seratus juta rupiah).

2. Barang siapa dengan sengaja menyiarkan, memamerkan, mengedarkan, atau menjual kepada umum suatu ciptaan atau barang hasil pelanggaran Hak Cipta sebagaimana dimaksud dalam ayat (1), dipidana dengan pidana penjara paling lama 5 (lima) tahun dan/atau denda paling banyak Rp 50.000.000,- (lima puluh juta rupiah).

www.acosys.co.id2 Acosys V4 User Guide

Kata Pengantar

Perjalanan panjang kami dari tahun 1997 sampai saat ini dalam membantu pengelolaan bisnis perusahaan memang menyenangkan sekaligus melelahkan. Ribuan perusahaan telah menggunakan produk kami, dari produk lama kami yang merupakan embrio Acosys, Acosys Versi 1, Acosys Versi 2, dan Acosys Versi 3.

Namun kompleknya model bisnis, inovasi para pebisnis untuk memenangkan persaingan yang ketat, memunculkan banyak sekali request kepada kami untuk tetap dapat mendukung bisnis mereka. Dari tahun 2007 kami berusaha mengadopsi permintaan dari para pebisnis ini untuk dapat disediakan dalam produk unggulan kami, yaitu Acosys. Akhirnya tahun 2011 kami baru bisa meluncurkan Acosys Versi 4 dalam bentuk alpha. Setahun sudah kami menguji produk ini, walaupun ternyata dalam proses pengujian ini, banyak klien kami yang sudah menggunakan Acosys V4 sebelum dirilis final. Dan alhamdulillah, akhirnya akhir tahun 2011 ini kami dapat meluncurkan final release Acosys V4.

Sebagai software akuntansi yang dapat digunakan berbagai jenis perusahaan, dari yang paling sederhana sampai yang komplek transaksinya, dari perusahaan dengan transaksi yang sedikit sampai perusahaan dengan transaksi yang sangat rapat dengan database server realtime online, sehingga Acosys V4 mempunyai fitur-fitur canggih yang dapat disesuaikan dengan kondisi perusahaan yang menggunakan. Anda dapat merubah tampilan (tema), istilah-istilah yang digunakan, rumus-rumus perhitungan harga jual, diskon, hadiah, poin pelanggan serta perhitungan komisi salesman dan pelaksana jasa.

Fitur-fitur canggih itu kami coba ringkas dalam buku kecil ini. Namun kreatifitas anda dalam menggunakan Acosys dapat memunculkan fitur-fitur canggih lain yang tidak anda duga sebelumnya. Buku panduan ini bukanlah merupakan buku tutorial, tetapi lebih mendekati dokumentasi Acosys V4. Sehingga anda hanya perlu membaca yang anda gunakan saja. Harapan kami di masa mendatang akan bermunculan buku-buku tutorial Acosys V4 yang lebih ringkas dan spesifik untuk perusahaan tertentu saja.

Kata Pengantar 3

Pemakaian software bajakan terutama sistem operasi Windows yang sangat banyak membuat kami prihatin. Mengapa bisnis mereka yang bagus menggunakan alat yang bajakan alias ilegal? Mungkin investasi untuk menggunakan OS legal berikut paket aplikasi office yang mahal membuat mereka lebih memilih membajak. Tetapi kami sangat bahagia, karena Acosys V4 ini tidak hanya dirilis untuk versi Windows saja, kami juga sudah membuat Acosys Versi Linux yang memiliki tampilan yang sama dengan versi Windows-nya. Dan inilah komitmen kami untuk mendorong klien-klien kami membeli OS yang legal atau menggunakan OS open source seperti Linux yang sudah terbukti handal.

Akhirnya, kami mengucapkan selamat kepada anda, dan bersiaplah untuk mempelajari fitur-fitur canggih Acosys V4. Dan jangan lupa untuk selalu melihat update terbaru Acosys V4 di www.acosys.co.id.

Tim Penulis

4 Acosys V4 User Guide

http://www.acosys.co.id/

Daftar IsiKata Pengantar...............................................................................3Mengenal Acosys V4......................................................................1

Multi Advance di Acosys V4...............................................................1Fleksibel Untuk Bisnis Anda...............................................................3Yang Perlu Anda Ketahui...................................................................5Instalasi Acosys V4............................................................................6Istilah-istilah Yang Digunakan............................................................7Tombol-Tombol Yang Digunakan......................................................11

Umum............................................................................................15Login dan Pembuatan Database......................................................15Pembuatan database baru...............................................................16Mengaktivasi Acosys V4...................................................................19Mengatur layout................................................................................20Merubah Shortcut Default................................................................21Daftar Jenis Pembayaran.................................................................22Daftar Pajak......................................................................................23Daftar User.......................................................................................24Daftar Pengiriman.............................................................................35Daftar Grup Kode.............................................................................36Informasi Perusahaan......................................................................37Mengubah Password........................................................................38Opsi-Opsi..........................................................................................39Membuat/Memodifikasi Tema (Theme)............................................43Ubah Bahasa....................................................................................48Daftar Divisi......................................................................................49Daftar Persetujuan ...........................................................................52Impor/Ekspor File CSV.....................................................................53Maintenance.....................................................................................56Log Transaction ...............................................................................58

Produk...........................................................................................60Daftar Satuan...................................................................................60Daftar Merk Produk..........................................................................61Daftar Pabrik.....................................................................................61Daftar Pengarang.............................................................................62Daftar Produk...................................................................................62Pembuatan Harga Masal..................................................................69Pemakaian Barang...........................................................................71Pembuatan Produk Rakitan.............................................................74Pemecahan Produk Rakitan.............................................................76

Kata Pengantar 5

Paket Penjualan ..............................................................................79Pemindahan Persediaan..................................................................80Pencarian Produk.............................................................................82Input Saldo Awal Persediaan Produk...............................................84Penyesuaian Persediaan.................................................................87

Pembuatan Aturan-Aturan...........................................................92Menggunakan Expression Creator...................................................92Aturan diskon Penjualan..................................................................94Aturan Pemberian Poin....................................................................99Aturan Pemberian Hadiah .............................................................101Aturan Diskon Pembayaran...........................................................103 Daftar Hari Diskon.........................................................................105Aturan Komisi Salesman................................................................106Aturan Komisi Pelaksana Jasa......................................................108

Pembelian....................................................................................110Daftar Pemasok..............................................................................110Biaya-Biaya Pembelian..................................................................113Rekuisisi Pembelian.......................................................................114Penerimaan Barang........................................................................116Order pembelian.............................................................................119Pembelian.......................................................................................126Retur Pembelian.............................................................................133Pembayaran Hutang......................................................................138Penyesuaian Hutang......................................................................140Input Saldo Hutang.........................................................................143Laporan-laporan Pembelian...........................................................146Laporan Analisa Pembelian...........................................................146Laporan Giro Dari/Ke Pemasok.....................................................148

Pembelian Konsinyasi................................................................152Pembelian (Konsinyasi)..................................................................152Retur Pembelian (Konsinyasi)........................................................155Pembayaran Hutang (Konsinyasi).................................................159

Penjualan.....................................................................................162Daftar Pelanggan............................................................................162Daftar Salesman.............................................................................167Daftar Pelaksana Jasa...................................................................170Daftar Alias Pelanggan...................................................................174Biaya-Biaya Penjualan ..................................................................175Jenis Catatan Pelanggan...............................................................175Rekuisisi Penjualan........................................................................176Pengiriman Barang.........................................................................183


Order Penjualan.............................................................................185Penjualan........................................................................................192Acosys POS (Point Of Sales).........................................................201Posting POS...................................................................................211Retur Penjualan..............................................................................212Penerimaan Piutang.......................................................................217Penyesuaian Piutang.....................................................................220Catatan Tentang Pelanggan...........................................................222Input Saldo Piutang........................................................................224Laporan Giro Dari/Ke Pelanggan...................................................227Penarikan Poin Pelanggan ............................................................230

Penjualan Konsinyasi.................................................................234Penjualan (Konsinyasi)...................................................................234Retur Penjualan (Konsinyasi).........................................................237Input Konsinyasi Terjual.................................................................238

Penyewaan..................................................................................240Persiapan Awal...............................................................................240Status Penyewaan Produk.............................................................241Daftar Produk Sewaan...................................................................242Transaksi Penyewaan....................................................................245Memulai Transaksi Penyewaan.....................................................247Pindah antar produk layanan.........................................................250Reservasi........................................................................................251Pembayaran Sewa.........................................................................252

Penggajian...................................................................................254Daftar Level Karyawan...................................................................254Jenis Transaksi Gaji.......................................................................254Daftar Karyawan.............................................................................256Daftar Hari Libur.............................................................................259Perhitungan Komisi Salesman.......................................................260Perhitungan Komisi Pelaksana Jasa.............................................264Perhitungan Gaji.............................................................................267Pembayaran Gaji............................................................................269Pembayaran Gaji Masal.................................................................271

Akuntansi....................................................................................274Daftar Akun.....................................................................................274Input Jurnal.....................................................................................276Laporan Jurnal Umum....................................................................278Buku Besar.....................................................................................279Neraca............................................................................................281Laporan Laba/Rugi.........................................................................282

Kata Pengantar 7

Laporan Arus Kas (Cash Flow)......................................................283Laporan Perubahan Ekuitas...........................................................284Tutup Buku Akhir Tahun.................................................................285Acosys Analysis Center..................................................................287

Semi Online.................................................................................296Ekspor Data Ke Server Lain...........................................................297Impor Data Dari Server Lain..........................................................299Transfer Produk Ke Server Lain.....................................................300Terima Produk Dari Server Lain.....................................................300

Report Acosys V4.......................................................................301Laporan-laporan Produk................................................................301Laporan-laporan Pembelian...........................................................302Laporan-laporan Penjualan............................................................304


Kata Pengantar 9

Mengenal Acosys V4

Acosys V4 adalah software bisnis yang merupakan pengembangan dari versi-versi sebelumnya. Acosys V4 telah mengalami penyempurnaan dari permintaan ribuan pengguna, sehingga versi terbaru berhasil menyediakan banyak sekali fitur luar biasa yang dapat Anda pilih dan gunakan.

Sebelum Anda mempelajari lebih lanjut tentang cara pemakaian software ini, sebaiknya Anda mengetahui beberapa hal dasar tentang Acosys V4.

Multi Advance di Acosys V4

Multi Platform

Acosys V4 berjalan di sistem operasi Microsoft Windows dan Linux dengan tampilan yang sama. Tidak ada perbedaan cara penggunaan jika anda berganti-ganti menggunakan dari Acosys versi Windows ke Acosys versi Linux dan sebaliknya. Untuk versi Windows, anda bisa menggunakan Windows XP, Windows Vista dan Windows 7. Untuk versi Linux anda bisa menggunakan berbagai distro Linux yang menggunakan X11 seperti Ubuntu, Open Suse, Fedora, PC Linux OS, Mandriva, Garuda, Red Hat, Debian, dan distro-distro lain.

Multi Database

Acosys V4 membebaskan anda untuk memilih jenis server database yang akan anda gunakan untuk penyimpanan transaksi. Kami menyediakan koneksi untuk 2 (dua) database client-server yang handal dan banyak digunakan oleh berbagai perusahaan dunia, yaitu MySQL dan MariaDB, semua database itu bersifat gratis dan open source.

Multi Currency

Acosys V4 dapat menangani transaksi yang menggunakan beberapa mata uang, misalnya pada saat pembelian kita membayar dalam mata uang Dollar, kemudian pada saat pembayaran hutang, kita bisa membayar hutang Dollar itu dalam mata uang Rupiah, dan sebagainya.

Mengenal Acosys V4 1

Multi Business

Acosys V4 mampu melayani berbagai macam bisnis dengan pengaturan yang fleksibel dan spesifik sesuai dengan bisnis yang Anda kelola. Jenis bisnis tersebut diantaranya: toko, grosir, minimarket, supermarket, supplier, optik, apotek, toko selular, hotel, rumah makan, manufaktur/pabrikasi, dealer kendaraan, laundry, klinik kesehatan, klinik kecantikan, SPA, billiard, eksportir dan importir dan masih banyak bisnis lain yang tidak bisa disebutkan satu persatu.

Multi Division

Acosys V4 menyediakan fitur manajemen untuk perusahaan dengan banyak divisi/ cabang. Setiap divisi dapat memiliki banyak departemen. Setiap divisi dapat membuat akun yang berbeda-beda sehingga bisa menghasilkan laporan-laporan keuangan yang terpisah. Setiap divisi juga dapat membuat penomoran dan format faktur yang berbeda-beda. Item Produk, harga produk dan aturan diskon bisa dibuat berbeda-beda untuk setiap divisi, namun laporan tetap dapat diintegrasikan untuk semua divisi.

Multi Departemen

Acosys V4 menyediakan pemisahan barang dalam departemen yang berbeda-beda untuk setiap divisi. Dalam satu faktur transaksi pembelian, penjualan, dan transaksi-transaksi lainnya, dapat mengambil/memasukan barang dari beberapa departemen.

Multi Unit

Acosys V4 menyediakan jumlah satuan produk yang tidak terbatas, tergantung dari kebutuhan masing-masing perusahaan.

Multi User

Acosys V4 menyediakan jumlah user yang tidak terbatas, dengan otorisasi untuk masing-masing user yang sangat fleksibel sesuai kebutuhan.

Multi Language

Acosys V4 menyediakan beberapa jenis bahasa untuk interface (antar muka) aplikasi ini, yaitu Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris. Bahkan untuk setiap bahasa kami juga menyediakan fleksibilitas untuk mengubah istilah-istilah standar agar dapat Anda ubah sesuai dengan kebutuhan bisnis anda. Seperti istilah pelanggan dapat diubah menjadi member, anggota, pasien, dan lain-lain. Dengan demikian untuk bisnis yang spesifik dapat menggunakan istilah yang spesifik juga.


Dengan fitur ini, pengguna dapat mengubah bahasa standar ke bahasa-bahasa lain di dunia, bahkan ke bahasa daerah.

Multi Character

Acosys V4 dapat mendukung banyak font yang digunakan di banyak negara dan tidak terbatas pada huruf latin. Anda bisa menyimpan dalam tulisan yang didukung oleh UTF8 seperti Rusia, China, Arab, Kanji, India dan lain-lain.

Multi Theme

Acosys V4 menyediakan beberapa tema/skin yang diharapkan akan mengurangi kejenuhan anda dalam bekerja menggunakan Acosys V4, dengan mengubah jenis tampilan aplikasi. Bahkan user dapat membuat tema sendiri sesuai selera. Membuat tema dalam Acosys sangat mudah semudah anda menggambar dalam kanvas. Kami menyediakan latar belakang gradient, latar belakang warna, latar belakang gambar, latar belakang gambar yang tersusun (tiled) dan juga frame (bingkai) yang dapat dibuat dari rangkaian gambar atau garis.

Fleksibel Untuk Bisnis Anda

Flexible Budget

Berbagai fitur canggih yang tersedia di Acosys V4, dapat dibeli secara terpisah, sehingga Anda cukup membeli fitur yang anda butuhkan saja. Dengan pola ini Anda akan menghemat budget yang cukup banyak.

Flexible Authorization

Pemberian otoritas untuk setiap user dapat anda batasi sesuai yang anda inginkan. Untuk user dengan otoritas terbatas, tetapi ingin melakukan transaksi diluar otoritas yang telah anda tetapkan (kondisi mendesak), dengan mudah dapat meminta persetujuan dari user lain yang memiliki otoritas yang dibutuhkannya. Permintaan (request) dan persetujuan (approvement) dapat dilakukan dengan mudah tanpa harus keluar dari aplikasi dan login kembali, tetapi kami mengadopsi sistem perbankan dengan pola request dan approvement dapat dilakukan di tempatnya masing-masing.

Flexible Sales Price

Perkembangan pola pemasaran yang semakin canggih dan cenderung berubah-rubah, membuat kami ingin memudahkan perusahaan anda dalam menetapkan harga jual yang berbeda-beda sesuai dengan syarat yang anda tentukan. Penetapan harga jual ini menggunakan


rumus yang dapat dengan mudah anda rubah sesuai kebijakan harga jual ke pelanggan yang ditetapkan di perusahaan anda.

Flexible Sales DiscountPemberian diskon (potongan) penjualan yang sangat dinamis untuk merebut hati pelanggan anda, juga telah menginspirasi kami untuk memberikan keluwesan anda menetapkan diskon penjualan sesuai dengan syarat yang anda berikan. Hal ini hampir sama dengan rumus yang digunakan untuk penetapan harga jual.

Flexible Sales RewardPemberian reward (hadiah) kepada pelanggan anda untuk menggaet kesetiaan mereka kepada produk-produk yang anda jual juga telah memberikan ide kepada kami untuk memberikan keluwesan penetapan produk-produk yang akan diberikan hadiah khusus untuk pelanggan anda, dengan sangat fleksibel sesuai dengan syarat-syarat yang dapat anda tentukan sendiri.

Flexible Sales PointKeinginan anda untuk mengikat pelanggan anda agar selalu setia membeli produk-produk yang anda jual dalam waktu yang lama, akan sangat membutuhkan pencatatan point untuk setiap pembelian mereka. Point-point yang mereka kumpulkan dapat anda gunakan untuk memberikan reward tertentu,baik dengan cara undian atau pemberian langsung.

Flexible PaymentPerkembangan teknologi yang memungkinkan pembayaran tidak hanya dalam bentuk kas (tunai) telah menciptakan ragam pembayaran instan yang memudahkan transaksi penjualan anda. Dan Acosys V4 telah mengatasinya dengan keluwesan untuk memasukkan pembayaran dalam beberapa jenis pembayaran dalam satu transaksi.

Flexible Report Layout

Laporan-laporan yang telah disediakan software perdagangan seringkali kurang sesuai dengan yang anda butuhkan, sehingga kami menyediakan keluwesan untuk mendesain kembali laporan-laporan sesuai yang anda butuhkan.

Flexibel Shortcut KeyWalaupun perkembangan perangkat input komputer telah semakin canggih, namun penggunaan keyboard untuk mempercepat pengoperasian software masih belum tergantikan, seperti penggunaan tombol-tombol fungsi F1, F2, F3, Esc, CTRL+P, dan sebagainya. Dan 4 Acosys V4 User Guide

terkadang anda kurang suka beradaptasi jika software yang anda pakai sekarang menyediakan shortcut key yang berbeda dengan software yang biasa anda gunakan sebelumnya. Itu telah menginpirasi kami untuk memberikan kebebasan kepada anda menetapkan sendiri shortcut key yang anda senangi untuk menjalankan berbagai fitur dari Acosys V4.

Yang Perlu Anda Ketahui

Beberapa hal yang perlu anda ketahui sebelum menggunakan Acosys V4, diantaranya:1. Acosys V4 dapat berjalan menggunakan database MariaDB dan

MySQL, tetapi kami merekomendasikan anda untuk menggunakan database server MariaDB (www.mariadb.org), karena berdasarkan pengujian kami database MariaDB lebih cepat dan stabil.

2. Jika anda ingin menggunakan database MySQL, maka versi MySQL server yang dapat digunakan adalah versi 5.1. Kami menyarankan anda untuk tidak menggunakan MySQL Server versi 5.5, karena dalam versi 5.5 ada bug tentang penggunaan transaction dalam lingkungan multi user.

3. Tidak menyimpan konfigurasi ke registry, tetapi semua konfigurasi lokal disimpan di folder "config". Anda bisa me-reset konfigurasi ke konfigurasi standar dengan menghapus file-file berekstensi sta (*.sta) dalam folder itu. File-file dalam folder "config" akan terbuat sendiri jika anda menjalankan Acosys.

4. Banyak menggunakan layout yang fleksibel, sehingga untuk pemakaian pertama kali, anda harus mengatur layout sesuai yang anda inginkan, seperti lebar layar, kolom-kolom tabel yang ditampilkan, dan sebagainya. Setelah anda keluar dari form yang anda atur layoutnya, maka otomatis konfigurasi tersimpan dalam folder "config" dalam file berekstensi sta. Dan konfigurasi ini akan digunakan kembali secara otomatis ketika membuka kembali form tersebut.

5. Integritas record antar tabel sangat dijaga di versi 4, sehingga kemungkinan data yang tidak match dengan tabel lain sangat minimal. Hal ini sangat berguna untuk menjaga agar data-data yang telah disimpan selalu dalam keadaan valid. Kekurangannya adalah anda tidak bisa memasukkan data-data yang tidak lengkap atau tidak valid.

6. Untuk format pengkodean sebaiknya jangan menggunakan tanda baca seperti ; (titik koma), + (tambah), - (kurang), dan lain-lain, karena tanda-tanda baca itu juga digunakan dalam syntax SQL.


http://www.mariadb.org/

Instalasi Acosys V4

Untuk dapat menggunakan Acosys V4 dalam komputer anda, ada beberapa syarat minimum yang harus terpenuhi, yaitu:

• Karena Acosys V4 dapat berjalan dalam multi platform, sehingga kebutuhan hardware minimum tergantung dengan sistem operasi yang anda gunakan. Adapun sistem operasi yang dapat menjalankan Acosys V4 adalah:• Windows XP• Windows 2000/2003• Windows Vista• Windows 7• Linux berbagai distro, seperti OpenSuse, Ubuntu, Mandriva, dan

lain-lain.• Untuk komputer yang akan digunakan sebagai server database,

anda harus menginstall MariaDB versi 5.1 keatas (kami sarankan versi 5.2) atau MySQL Server versi 5.1. Untuk komputer yang hanya digunakan sebagai client Acosys, tidak perlu dipasang Database Server. MariaDB dan MySQL Server adalah software database server gratis dan dapat anda unduh di www.mariadb.org atau www.mysql.com

• Jika menggunakan Windows, maka pada saat instalasi Acosys V4, library-library yang dibutuhkan akan otomatis terpasang seperti MySQL Client Library (libmysql.dll), SQLite Client Libary (libsqlite.dll). Sehingga anda tidak perlu menginstall secara mandiri.

• Jika menggunakan Linux, anda harus menginstall paket-paket MySQL Client Library atau MariaDB Client Library (libmysql.so), SQLite Client Library 3.2 (libsqlite.so) dan libcairo-2 secara terpisah sesuai dengan distro Linux yang anda gunakan.

• Untuk install Acosys V4 sendiri sangat mudah, anda hanya harus menjalankan file acosys-setup.exe untuk Windows atau acosys-setup untuk Linux. Lalu anda diminta untuk menentukan letak folder dimana Acosys V4 akan dipasang. Default letak program untuk Windows adalah di /Program Files sedangkan di Linux adalah folder home user anda.

• Setelah proses install selesai, jalankan Acosys V4 dari shortcut Acosys V4 di desktop atau dari start menu→ Acosys V4.0 (untuk Windows).

• Jika anda menginstall Acosys V4 dari DVD Acosys V4.0 dari kami, maka dalam DVD itu terdapat folder tutorial yang berisi file-file


http://mysql.com/

http://www.mariadb.org/

tutorial Acosys V4 dalam format flash. Silakan kopi semua file-file dalam folder tutorial ke dalam folder tutorial dimana anda menginstall Acosys V4.0, misalnya di C:\Program Files\Acosys V4\tutorial. Setelah anda mengkopi file-file tutorial tersebut, maka anda dapat menjalankan tutorial dalam Acosys V4 dari menu Help → Tutorial.

• Untuk mendapatkan update terbaru Acosys V4 secara otomatis, klik Pertolongan → check update.

• Untuk melihat versi MySQL/MariaDB server dan versi MySQL client, database yang sedang digunakan, letakkan pointer di status bar Acosys bagian bawah dan lihat tool tip yang muncul.

Istilah-istilah Yang Digunakan

Beberapa istilah yang digunakan dalam dokumentasi Acosys Versi 4:

Nama Keterangan Gambar

Form Adalah layar yang berisi obyek-obyek didalamnya

Button (tombol)

Sebuah tombol yang dapat dijalankan dengan klik mouse, shortcut caption, atau dengan shortcut key. Jika sebuah tombol dalam keadaan fokus maka tombol dapat dijalankan dengan menekan spasi atau enter dari keyboard.

Shortcut caption

Cara menjalankan obyek seperti tombol, menu, dan lain-lain dengan menekan tombol ALTdari keyboard dikombinasi-kan dengan huruf yang


bergaris bawah. Pada contoh gambar di samping, shortcut caption untuk tombol itu adalah ALT+O.

Shortcut key

Cara menjalankan obyek seperti tombol, menu, dan lain-lain dengan menekan tombol dari keyboard sesuai dengan shortcut key yang telah disedia-kan. Pada contoh gambar disamping, shortcut key untuk tombol itu adalah ENTER.

dropdown Sebuah tombol kecil yang dapat digunakan untuk menampilkan daftar dari pilihan-pilihan yang disediakan. Tombol ini dapat diklik dengan mouse kiri atau dapat juga mengguna-kan keyboard dengan menekan ALT+PANAH BAWAH

dialog button

Sebuah tombol kecil yang dapat digunakan untuk menampilkan form dialog. Form dialog ini biasanya ber-guna untuk membantu pengisian dari isi (teks) obyeknya. Tombol ini dapat diklik dengan mouse kiri, mengguna-kan keyboard dengan menekan ALT+PANAH


BAWAH, atau jika teksnya kosong dapat menggunakan tombol ENTER saja.

Check-box

Adalah sebuah obyek yang dapat digunakan untuk memilih pilihan yang banyak (multiple choice). Pilihan-pilihan yang disediakan dapat dipilih beberapa pilihan saja, dipilih semua, atau tidak dipilih semua. Tanda silang menunjuk-kan dipilih dan kosong menunjukkan tidak dipilih. Untuk memilih atau tidak memilih dapat menggunakan klik mouse kiri atau menekan spasi jika checkbox sedang fokus/aktif.

Option button

Adalah sebuah obyek yang dapat digunakan untuk memilih salah satu dari beberapa pilihan yang disediakan. Anda harus memilih salah satu dari pilihan yang diberikan (tidak boleh kosong). Tanda bulat hitam menunjuk-kan dipilih dan kosong menunjukkan tidak dipilih. Untuk memilih atau tidak memilih dapat menggunakan klik mouse kiri atau menekan spasi jika option button sedang


fokus/aktif.

Grid Adalah obyek yang berupa tabel untuk memudahkan input data. Cara pengoperasian grid diantaranya:• Gunakan panah

kiri/kanan/ atas/bawah untuk berpindah antar sel.

• Gunakan PageUp/ Page-Down untuk menggulung be-berapa baris keatas atau kebawah.

• Jika anda sedang melakukan input baru atau merubah data yang sudah ada, maka dengan ber-pindah ke baris lain (bisa menggunakan panah atas dan bawah) maka berarti data sudah tersimpan dalam grid.

• Jika shortcut key masih default (belum dirubah), untuk menambah baris baru dengan CTRL+ INSERT, untuk me-nyisipkan baris baru dalam posisi kursor yang aktif mengguna-kan CTRL+ SHIFT+INSERT untuk menghapus 1 baris dengan CTRL+DELETE


Tombol-Tombol Yang Digunakan

Acosys V4 memiliki konsistensi yang sangat tinggi dalam hal pengunaan tombol yang seragam disetiap form. Semua shortcut yang tertera pada tombol-tombol berikut adalah shortcut default, mungkin akan berbeda dengan software Acosys V4 yang sudah dirubah shorcut melalui menu [Umum →Rubah Shortcut]. Berikut adalah tombol-tombol tersebut beserta fungsinya.

• berguna untuk membuat record baru di form-form master dan Membuat faktur baru di form-form transaksi.

• berguna untuk merubah isi baris yang sudah pernah tersimpan pada form master dan merubah isi faktur yang sudah pernah tersimpan pada form transaksi.

• berguna untuk menyimpan record yang baru dibuat atau dirubah pada form master dan menyimpan transaksi pada form transaksi.

• berguna untuk membatalkan perubahan record pada form master dan mengembalikan isi record pada posisi sebelum perubahan, dan membatalkan perubahan isi faktur yang sedang dirubah pada form transaksi dan mengembalikan ke form baru.

• berguna untuk menghapus satu baris yang sedang aktif pada form master, dan untuk menghapus satu faktur pada transaksi.

• berguna untuk mencetak faktur transaksi atau mencetak semua isi data pada form master

• berguna untuk pencarian kata atau angka tertentu pada database yang menyangkut form tersebut, bisa berupa nomor faktur, kode produk, nama produk, kode divisi dan lain-lain. Setelah tombol ini diklik, maka akan tampil dialog pencarian seperti dibawah ini:


• Checkbox [Sensitif huruf besar/kecil] jika aktif maka pencarian akan membedakan antara huruf besar atau huruf kecil.

• Checkbox [Data yang menyerupai] jika aktif maka tidak perlu mengetikkan kata kunci yang sama persis dengan data yang akan dicari, tapi cukup mengetikkan kata kunci mengandung kata tersebut.

• Option Button [Dari depan saja] jika pencarian dilakukan hanya dari depan, artinya jika kata kunci tersebut terdapat ditengah atau diakhir sebuah field tidak akan muncul.

• Option Button [Semua] jika menampilkan hasil pencaraian yang kata kunci tersebut berada di depan, tengah atau akhir field.

• Checkbox [Cari setelah Enter] jika aktif maka pencarian akan dimulai setelah menekan enter, sedangkan jika tidak aktif, maka setiap mengetikkan satu digit, langsung mencari. Untuk data yang sangat besar sebaiknya menggunakan opsi setelah enter agar tidak membebani server terlalu banyak yang berakibat proses menjadi lebih lambat.

• Combo Box [Field yang dicari] adalah pilihan field mana yang akan dicari. Nama-nama field ini telah disediakan sesuai dengan form yang sedang dibuka, sehingga memungkinkan isinya berbeda setiap form.

• Combo Box [Nilai yang dicari] untuk mengetikkan kata kunci atau nilai yang akan dicari.

• filter digunakan untuk menyaring data mengikuti syarat tertentu yang diinginkan user. Setelah tombol ini diklik, maka


akan tampil dialog filter seperti dibawah ini:

• Combo box [Field yang difilter] berisi pilihan field apa yang akan difilter. Pada setiap form isi pilihan ini bisa berbeda mengikuti field yang tampil pada form tersebut.

• Combo box [Operan] berisi [=] untuk menyaring data yang sama persis dengan kata kunci yang dicari, [<>] untuk menyaring data yang tidak sama dengan kata kunci, [Like] untuk menyaring data yang didalamnya terdapat kata kunci yang dicari. Sedangkan [Between] untuk menyaring data diantara nilai tertentu.

• Combo box [Nilai Field] berisi kata kunci yang akan dicari.• Untuk menyaring dengan operan [like] digunakan tanda [*] pada

bagian yang tidak disyaratkan. Misalnya kita mencari [Wafer*] maka bisa muncul [Wafer coklat], [Wafer Vanila] dll. Kalau kita cari [*coklat*], bisa muncul [Stick Coklat Manis], [Biskuit Coklat], [Coklat Block] dll.

• Untuk mengeksekusi filter ini klik tombol [Pakai Filter] atau tekan tombol [Enter] dari keyboard.

• Jika anda tidak memerlukan filter tersebut lagi, klik tombol [Hapus Filter] atau tekan tombol [F5] dari keyboard, agar data tampil semua seperti semula.

• Digunakan untuk mengupdate tampilan sesuai dengan data yang tersimpan di database. Tombol ini bisa digunakan jika anda ragu apakah data yang anda masukkan sudah tersimpan dengan benar atau belum. Dapat juga digunakan untuk memanggil data-data baru atau yang dirubah oleh user lain.


Umum

Login dan Pembuatan Database

Jalankan AcosysForm login digunakan untuk menginput persyaratan akses Acosys V4, hanya user yang diberi wewenang akses yang bisa melakukan akses database Acosys V4 .

[Nama komputer/IP Address] adalah nama komputer atau alamat IP server yang akan digunakan untuk menjalankan Acosys V4. Hal ini dbutuhkan untuk aplikasi Acosys pada beberapa komputer dalam satu jaringan.

IP Address juga dapat digunakan untuk akses komputer jarak jauh secara realtime online. Dalam hal realtime online jarak jauh, dibutuhkan koneksi internet atau intranet. Sedangkan untuk penggunaan stand alone (satu komputer), selain menggunakan nama komputer atau alamat IP, anda juga dapat mengisinya dengan [localhost].

[Port] diisi dengan port number pada saat instalasi MariaDB/MySQL. Bisa menggunakan 3306, 3307, 3308 atau 3309 sesuai pilihan port

Umum 15

number pada saat anda meng-install MariaDB/MySQL. Secara default akan terisi 3306, namun anda bisa mengubahnya langsung di form login ini.

[Nama User] diisi dengan nama user masing-masing user yang telah didaftarkan di [Daftar User]. Untuk penggunaan pertama kali Anda dapat menggunakan user dan password yang anda buat saat pembuatan database baru. User dan password menggunakan tipe case sensitive (membedakan huruf kecil atau kapital]

[Password] diisi kode rahasia yang dimiliki masing-masing user sebagai syarat untuk dapat masuk ke Acosys v4.

[Database] berisi pilihan database yang sudah tersedia. Acosys V4 dapat membuat lebih dari satu database dalam satu server. Jika anda belum membuat database sama sekali, anda dapat membuatnya dengan langkah-langkah seperti pada petunjuk [Pembuatan database baru].

[Pilih Tema] berisi pilihan tema/skin yang bisa anda gunakan sehingga tampilan Acosys V4 bisa berubah-ubah sesuai dengan tema yang dipilih. Kami menyediakan kumpulan tema yang bisa anda download di website kami. Tema yang Anda download dapat di tempatkan di folder themes pada installasi Acosys V4, misal C:\Program Files\Acosys V4\themes. Anda juga bisa membuat tema sendiri sesuai selera di Umum → Opsi-opsi → Daftar Tema → Kelola Tema.

[Pilih Bahasa] berisi pilihan bahasa yang bisa anda gunakan. Bahasa dapat ditambah atau dirubah sendiri sesuai dengan kebutuhan perusahaan anda. File-file bahasa ada di folder lang pada installasi Acosys V4, misal C:\Program Files\Acosys V4\lang.

Pembuatan database baru

Form login → klik tombol [Database Baru]

Isi [Server/IP Address], [Port], [User] dan [Password] dengan benar, untuk membuat database baru hanya bisa menggunakan user “root”.

Klik tombol [Database Baru (F1)], setelah itu akan masuk form ke dua. Isikan nama database yang terdiri dari angka, huruf, simbol atau gabungan dari ketiganya tanpa spasi. Untuk menyambung dua kata bisa menggunakan tanda underscore [ _ ].

Kemudian klik tombol [Konek Database], Jika checklist [Server Database Terhubung] menjadi aktif, berarti nama tersebut diterima dan


memenuhi syarat untuk dibuat database baru. kemudian klik tombol [Sesudah].

Pilih template database sesuai dengan jenis bisnis anda. Untuk memilih database yang benar-benar kosong silakan pilih [empty-data.sql]. Acosys V4 menyediakan beberapa template untuk memudahkan pengguna, namun jika belum ada template yang sesuai dengan bisnis anda, anda dapat memilih [simple data] dan meng-customize sendiri sesuai kebutuhan bisnis anda. Klik tombol [Sesudah] untuk melanjutkan.

Umum 17

Buat user dan password baru yang akan anda gunakan untuk membuka database ini, karena user root tidak akan bisa digunakan untuk login. User ini harus berbeda dengan user yang sudah ada. Klik tombol [Jalankan], maka Acosys V4 akan segera melakukan proses pembuatan database baru. Tunggu beberapa saat hingga indikator proses menunjukkan proses 100%. Klik tombol [OK].

Klik tombol [OK (Enter)] untuk masuk ke Acosys V4 dengan database tersebut.


Mengaktivasi Acosys V4

Pertolongan → Aktivasi Produk

Acosys V4 didesain dengan banyak fitur yang dapat dipilih sesuai dengan kebutuhan perusahaan. Kode Aktivasi dapat diperoleh jika telah menyelesaikan semua syarat administrasi kepada Aztechsoft Int atau dealer yang mendistribusikan produk Acosys V4.

• [Edisi] untuk memasukkan edisi yang akan terisi otomatis dari features yang dipilih. Ada 3 kolom fitur yang diaktifkan:◦ [ID] kode yang akan tertulis di Edisi◦ [Features] nama fitur-fitur yang disediakan Acosys V4.◦ [Active] berfungsi untuk memilih fitur yang akan digunakan dengan

mengaktifkan/non aktif fitur-fitur. Untuk mengaktifkan/non aktif semua fitur klik kanan pada kolom Active.

• [Hardisk]. Berfungsi untuk memilih hardisk yang akan di aktivasi. Karena Acosys V4 aktivasi tertanam berdasarkan hardisk yang ada di komputer/laptop sehingga Jika ingin ganti komputer/laptop cukup hardisk yang teraktivasi dipindahkan ke komputer/laptop baru. Dan jika harddisk rusak, kami akan menggantikan aktivasi baru secara gratis dengan syarat harddisk yang rusak tersebut dikirimkan kepada kami.

• [Kode Aktivasi 1] dan [Kode Aktivasi 2] untuk memasukkan kode aktivasi yang diberikan oleh kami.

Umum 19

• Checkbox [Education edition] berfungsi untuk aktivasi yang menggunakan edisi edukasi (edisi gratis untuk lembaga pendidikan).

• [Ok (Enter)] berfungsi untuk menyimpan.

Mengatur layout

Acosys V4 didesain untuk dapat digunakan oleh perusahaan yang sederhana sampai perusahaan besar dengan berbagai fitur unggul yang mengedepankan fleksibilitas. Hal ini mengakibatkan banyaknya tampilan obyek-obyek ketika sebuah form dibuka. Namun layout obyek-obyek ini dapat diatur, bahkan disembunyikan karena anda tidak/ jarang menggunakan fitur itu.

Acosys tidak mensyaratkan layar ukuran tertentu, karena hampir semua layout obyek-obyek bersifat dinamis, yaitu akan berubah posisi secara proporsional ketika ukuran tempatnya dirubah. Setelah layout dirubah sesuai kemauan anda, semua setting ini tersimpan dalam file berekstensi sta yang ada dalam folder config. Sehingga ketika form itu dibuka kembali, maka layoutnya akan tersusun seperti terakhir anda menutup form. Jika anda ingin mengembalikan ke layout standar, anda hanya perlu menghapus file berekstensi sta dari folder config tadi.

Gambar diatas adalah contoh pengaturan layout form-form dan obyek-obyek lain di Acosys dan form yang sedang aktif adalah form penjualan.20 Acosys V4 User Guide

Show/hide column

• Obyek yang berada dibawah gambar panah kanan-kiri horizontal (↔) adalah obyek yang dapat dirubah lebarnya.

• Obyek yang berada dibawah gambar panah atas-bawah vertikal (↕) adalah obyek yang dapat dirubah tingginya.

• Untuk obyek yang berupa tabel seperti tabel pengisian produk di form penjualan diatas, semua kolom dapat dirubah ukurannya. Bahkan kolom-kolom itu juga dapat disembunyikan karena tidak anda butuhkan. Caranya dengan cara klik checkbox pada tabel di sebelah kanannya. Pada contoh diatas, kolom [departemen], [serial number] dan [tanggal kadaluarsa] disembunyikan.

• Selain kolom, tinggi baris juga dapat dirubah.• Lebar dan tinggi gambar serta logo perusahaan juga dapat dirubah.• Form-form yang sedang dibuka, judulnya akan tampil pada bagian

bawah form. Jika form yang tampil sangat banyak seperti pada contoh diatas, maka tombol-tombol navigasi untuk berpindah antar form juga akan tampil (icon kecil bergambar panah-panah).

• Selain tampil pada tab dibawah form, judul form-form yang sedang dibuka juga tampil di menu [Jendela], anda bisa mengaktifkan form tertentu dari menu ini, atau menutup salah satu/semua form yang sedang terbuka.

Merubah Shortcut Default

Selain warna dan gambar (tema), layout (tata letak), istilah-istilah (konstanta bahasa), anda juga dapat merubah shortcut key atau tombol pintasan yang mempermudah transaksi sesuai dengan keinginan anda.

Untuk merubah default shortcut dari menu Umum → Rubah Shortcut. Kemudian akan tampil form seperti dibawah ini. Pilih shortcut mana yang akan dirubah, lalu tekan shortcut baru dari keyboard pada textbox [Shortcut].

Umum 21

Daftar Jenis Pembayaran

Umum → Daftar Jenis PembayaranForm ini digunakan untuk membuat master jenis-jenis pembayaran yang akan dipakai setiap melakukan transaksi. Setiap jenis pem-bayaran dapat diarahkan ke akun tertentu yang berbeda-beda, sehingga ketika melakukan transaksi yang menggunakan jenis pembayaran tersebut, maka secara otomatis akan menjurnal sesuai akun yang ditunjuk.

Ada 7 kolom yang disediakan di daftar jenis pembayaran:

• [Kode], kode pembayaran.• [Nama], nama pembayaran.• [Deskripsi], keterangan jenis pembayaran, kolom ini hanya informasi

saja dan anda dapat mengisinya jika diperlukan.• [Jenis], jenis pembayaran yang terdiri dari tunai, bank, cek, giro dan

lain-lain.


• [Pembayaran], akun yang digunakan untuk menyimpan nilai pembayaran.

• [Diskon pembayaran], akun yang digunakan untuk menyimpan diskon pembayaran. Diskon pembayaran ini berbeda dengan diskon pem-belian maupun diskon penjualan. Penggunaannya seperti jika pe-langgan membayar dengan jenis pembayaran tertentu, maka pelanggan akan mendapatkan potongan pembayaran.

• [Biaya pembayaran], akun yang digunakan untuk menyimpan biaya pembayaran misalnya jika pelanggan menggunakan jenis pembayaran tertentu akan dikenakan biaya. Biasanya biaya ini akan diberikan kepada pihak penyedia layanan pembayaran.

• [Default biaya (%)], adalah prosentase besarnya biaya pembayaran yang akan menambah kedalam jumlah pembayaran oleh pelanggan.

Keterangan: Diskon pembayaran, biaya pembayaran dan default biaya hanya digunakan pada transaksi penjualan.

Daftar Pajak

Umum → Daftar PajakForm ini digunakan untuk membuat master macam-macam pajak yang akan digunakan dalam transaksi. Acosys V4 memungkinkan menerapkan beberapa jenis pajak sekaligus dalam satu transaksi.

Umum 23

Ada 5 kolom yang disediakan di Daftar Pajak:

• [Kode], kode pajak.• [Nama], nama pajak.• [Deskripsi], keterangan jenis pajak, kolom ini hanya informasi, dapat

diisi jika diperlukan.• [Persen] adalah kolom berisi besarnya persentase pajak yang akan

dikenakan. • [Inklusif] berfungsi untuk membedakan antara pajak inklusif dengan

pajak eksklusif. Jika checkbox (x) aktif maka pajak tersebut termasuk pajak inklusif.

Daftar User

Umum → Daftar UserDaftar user ini berguna untuk memasukkan daftar pengguna yang dapat mengakses database yang digunakan. Pengaturan ini sangat fleksibel dengan tingkat keamanan yang tinggi, sehingga database sangat aman dari kemungkinan penyalahgunaan pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab.

Semua user yang dibuat di masing-masing database juga merupakan user resmi yang terdaftar di database server (MariaDB/MySQL), sehingga database server akan mengelola antrian perintah untuk masing-masing user dengan baik. Pada beberapa software akuntansi sejenis, user hanyalah user bayangan pada software itu saja, sementara user yang sebenarnya mengakses database server hanyalah satu user saja, sehingga fitur multi-user dari database server


yang mereka gunakan tidak berguna dengan maksimal. Walaupun semua user yang dibuat dari Acosys V4 juga merupakan user resmi database servernya, tetapi user-user itu tidak dapat digunakan untuk melakukan koneksi secara langsung ke database server selain menggunakan Acosys V4, karena kami membedakan password yang tersimpan dalam user Acosys V4 dengan password untuk user database servernya. Hanya user 'root' yang dapat mengakses secara langsung database tanpa melalui Acosys V4, seperti dari MySQL Administrator, MySQL Query Browser, maupun software-software yang lain lain.

Tidak boleh ada user yang sama dalam 1 server walaupun dalam database yang berbeda. Karena kalau ada user yang sama misalnya 'user1' ada di database 'db1' dan 'db2', saat user merubah password dari 'db1', maka user 'user1' di 'db2' tidak akan bisa digunakan.

Daftar User

• [User], user dapat diisi dengan kombinasi huruf, angka dan garis bawah. User tidak boleh ada yang sama dan sensitif dengan huruf besar/kecil.

• [Password], berguna untuk keamanan login. Password dapat dibuat dengan kombinasi huruf, angka, dan tanda baca. Setelah password user dibuat, masing-masing user dapat merubah sendiri passwordnya dari menu Umum → Ubah Password.

• [Nama User], berguna untuk memasukkan nama lengkap user.• [Deskripsi], sebagai keterangan/informasi tambahan user.• [Aktif], berguna untuk mengaktifkan atau menonaktifkan user yang

telah dibuat. Jika checkbox tidak aktif maka pengguna tersebut tidak dapat login ke Acosys V4. Jangan menghapus user yang sudah pernah melakukan transaksi, tetapi cukup dibuat tidak aktif saja, karena jika dihapus histori transaksinya akan hilang.

Konfigurasi UserKonfigurasi user ini berguna untuk mengatur rincian otoritas setiap pengguna dalam mengakses Acosys V4. Setiap pengguna dapat di konfigurasi berbeda-beda sesuai dengan bidang tugas masing-masing.

Umum 25

Berikut hal-hal umum yang akan terjadi pengulangan pada Konfigurasi user ini.

• [Sistem], berguna untuk mengatur wewenang yang berkenaan dengan sistem, terdiri dari:◦ [Kunci tanggal sistem]. true berarti user tidak bisa mengubah

tanggal transaksi, dan sebaliknya.◦ [Default form yang akan ditampilkan]. Misalnya untuk kasir, setiap

membuka Acosys V4 otomatis membuka form POS, maka isi default form dengan [Penjualan POS]. Kosongkan jika tidak ingin menampilkan form apapun.

◦ [Tanggal sistem sama dengan tanggal server]. true berarti tanggal transaksi mengikuti tanggal komputer server.

◦ [Mengubah informasi perusahaan]. true berarti user memiliki wewenang membuka form Informasi perusahaan dan mengedit informasi perusahaan.

◦ [Mengubah konfigurasi lokal sistem]. true berarti dapat membuka form [Opsi-Opsi] dan mengubah konfigurasi didalamnya.

◦ [Maintenance].true berarti user tersebut dapat membuka dan menggunakan form [Maintenance].

◦ [Mengubah tanggal hari libur]. true berarti user dapat mengubah, menambahkan dan menghapus daftar hari libur.

• [User], berguna untuk mengatur fitur daftar user.• [Divisi], berguna untuk mengatur yang berkenaan dengan divisi-divisi,

jika diklik dialog button akan tampil dialog dibawah ini:

◦ [Divisi yang ditampilkan] berguna untuk membatasi user tersebut hanya boleh mengakses divisi-divisi tertentu (bisa lebih dari satu). Untuk memberi akses ke semua divisi, kosongkan saja.


◦ Kolom [S] berguna untuk memilih divisi yang boleh diakses. Kolom Kode dan nama sesuai dengan daftar divisi.

◦ [Default Divisi] adalah standar divisi yang akan muncul pertama kali pada saat form transaksi dibuka. Default divisi tidak terupdate secara otomatis saat daftar divisi diubah atau dihapus.

◦ [Kunci Divisi] untuk membatasi agar user hanya bisa menggunakan divisi menurut default divisi.

• Departemen. ◦ [Departemen yang ditampilkan (kosongkan untuk menampilkan)]

berguna untuk membatasi user tersebut hanya boleh mengakses departemen tertentu (bisa lebih dari satu). Untuk memberi akses ke semua departemen, kosongkan saja.

◦ Kolom [S] berguna untuk memilih departemen yang boleh diakses. Kolom Kode dan nama sesuai dengan daftar departemen.

◦ [Default Departemen], standar departemen yang akan muncul pertama kali pada saat form transaksi dibuka. Default Departemen tidak terupdate secara otomatis saat Daftar Departemen diubah atau dihapus.

◦ [Kunci Departemen] untuk membatasi agar user hanya bisa menggunakan departemen menurut Default Departemen.

• [Mata Uang], berguna untuk mengatur mata uang yang dapat digunakan user tersebut. Konfigurasi mata uang terdapat pada form Informasi Perusahaan.◦ [Default Mata Uang] adalah mata uang standar yang akan muncul

pertama kali saat form transaksi dibuka. Mata uang yang tampil adalah mata uang yang telah disetting di form Informasi Perusahaan.

◦ [Kunci Mata Uang] agar user tersebut hanya bisa menggunakan satu mata uang sesuai dengan default mata uang.

• [Pajak]. Konfigurasi ini berkenaan dengan form [Daftar Pajak].• [Daftar Akun]. Konfigurasi ini berkenaan dengan form [Daftar Akun].• [Produk]. Pengaturan ini terkait dengan form [Daftar Produk].

◦ [Grup Produk yang ditampilkan, (kosong untuk menampilkan semua)]. Untuk menampilkan satu atau beberapa Grup Produk.

◦ [Melihat Master Produk]. Untuk mengizinkan user melihat daftar produk.

◦ [Mengubah master produk]. Untuk mengizinkan user mengubah Daftar Produk.

Umum 27

◦ [Melihat data produk per divisi dan departemen] untuk mengizinkan user dapat melihat data produk perdivisi dan per departemen pada form Manajemen Produk.

◦ [Mengubah data produk per divisi dan departemen] untuk mengizinkan user dapat mengubah data produk perdivisi dan per departemen pada form Manajemen Produk.

◦ [Melihat form pencarian produk] untuk mengizinkan user melihat form pencarian produk.

• [Jenis Pembayaran]. Konfigurasi ini berkenaan dengan form [Daftar Jenis Pembayaran].◦ [Jenis Pembayaran yang ditampilkan (kosongkan untuk

menampilkan)]. Untuk mengizinkan user menggunakan satu atau lebih jenis pembayaran tertentu. Setiap user bisa diberi wewenang berbeda dalam menggunakan jenis pembayaran, misalnya ada user yang khusus menangani pembayaran giro, sehingga jenis pembayaran lain tidak akan tampil.

◦ [Default Jenis Pembayaran] adalah standar jenis pembayaran yang akan muncul pertama kali pada setiap form transaksi dibuka. Jenis pembayaran yang tampil disini berasal dari [Daftar Jenis Pembayaran].

◦ [Kunci jenis pembayaran] untuk mengunci jenis pembayaran, jika menghendaki hanya satu jenis pembayaran saja yang tampil untuk user tersebut. Jenis pembayaran yang akan tampil sesuai dengan [Default Jenis Pembayaran].

• [Jenis Pengiriman]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Daftar Pengiriman]◦ [Default jenis pengiriman] adalah standar jenis pengiriman yang

akan tampil pertama kali saat form transaksi dibuka.• [Aturan diskon penjualan]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Aturan

Diskon Penjualan].• [Aturan Komisi Sales]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Aturan

Komisi Sales].• [Aturan Komisi Pelaksana Jasa]. Konfigurasi ini terkait dengan form

[Aturan Komisi Pelaksana Jasa].• [Aturan Pemberian Hadiah]. Konfigurasi ini terkait dengan form

[Aturan Pemberian Hadiah].• [Aturan Pemberian Poin]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Aturan

Pemberian Poin].• [Aturan Diskon Pembayaran]. Konfigurasi ini terkait dengan form

[Aturan Diskon Pembayaran].


• [Pabrik]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Daftar Pabrik].• [Satuan Produk]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Daftar Satuan].• [Pengarang]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Daftar Pengarang].• [Merk Produk]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Daftar Merk

Produk].• [Persediaan]. Konfigurasi ini berkenaan dengan form-form di produk

◦ [Tampilkan HPP saat transaksi inventory] untuk menampilkan hpp pada setiap transaksi inventory, jika tidak ingin menampilkan pilih false.

◦ [Memasukkan Saldo Awal Persediaan]. Diizinkan membuka form [Saldo Awal Persediaan].

◦ [Melihat Data Pemindahan Persediaan]. Diizinkan membuka form [Pemindahan Persediaan], tanpa bisa mengubah.

◦ [Mengubah Data Pemindahan Persediaan]. Diizinkan mengubah form [Pemindahan Persediaan].

◦ [Penomoran Otomatis]. Membuat nomor faktur otomatis saat klik baru pada form [Saldo Awal Persediaan], [Pemindahan Persediaan], [Pembuatan Produk Rakitan], [Pemecahan Produk Rakitan] dan [Penyesuaian Persediaan]. Nomor faktur akan berurutan secara otomatis dan tidak dapat diubah. Untuk membuat penomoran manual, pilih false.

◦ [Melihat Data Penyesuaian Persediaan]. Diizinkan membuka form [Penyesuaian Persediaan] tanpa bisa mengubah atau menghapus.

◦ [Mengubah Data Penyesuaian Persediaan]. Diizinkan membuka form [Penyesuaian Persediaan], menambahkan, menghapus dan mengubah data.

• [Laporan], konfigurasi semua laporan.• [Pemasok], konfigurasi ini terkait dengan form [Daftar Pemasok] dan

[Input Saldo Hutang].◦ [Grup pemasok yang ditampilkan (kosongkan untuk

menampilkan)]. Untuk mengizinkan user tersebut menampilkan satu atau beberapa pemasok dalam transaksi.

◦ [Default Pemasok] adalah standar pemasok yang tampil pertama kali setiap membuat transaksi baru. Daftar yang tampil disini berasal dari form [Daftar Pemasok].

◦ [Kunci Pemasok] untuk mengunci hanya satu pemasok yang diizinkan untuk user tersebut, yakni pemasok pada [Default Pemasok]. Untuk mengizinkan semua pemasok yang ada di [Grup pemasok yang ditampilkan], pilih false.

◦ [Memasukkan Saldo Awal Hutang]. Untuk mengizinkan user tersebut membuka dan menggunakan form [Saldo Awal Hutang]

Umum 29

• [Pelanggan], konfigurasi ini terkait dengan form [Daftar Pelanggan] dan [Input Saldo Piutang].◦ [Grup Pelanggan yang ditampilkan (kosongkan untuk

menampilkan)]. Untuk mengizinkan user tersebut menampilkan satu atau beberapa pelanggan dalam transaksi.

◦ [Default Pelanggan] adalah standar pelanggan yang tampil pertama kali setiap membuat transaksi baru. Daftar yang tampil disini berasal dari form [Daftar Pelanggan ]

◦ [Kunci Pelanggan] untuk mengunci hanya satu pelanggan yang diizinkan untuk user tersebut, yakni pelanggan pada [Default Pelanggan]. Untuk mengizinkan semua pelanggan yang ada di [Grup pelanggan yang ditampilkan], pilih false.

◦ [Memasukkan saldo awal piutang]. Untuk mengizinkan user tersebut membuka dan menggunakan form [Saldo Awal Piutang]

• [Karyawan]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Daftar Karyawan].◦ [Grup karyawan yang ditampilkan (kosongkan untuk menampil-

kan)]. Untuk mengizinkan user tersebut menampilkan satu atau beberapa Karyawan dalam transaksi.

◦ [Default Karyawan] adalah standar karyawan yang tampil pertama kali setiap membuat transaksi baru. Daftar yang tampil disini berasal dari form [Daftar Karyawan]

◦ [Kunci Karyawan] untuk mengunci hanya satu karyawan yang mengizinkan untuk user tersebut, yakni karyawan pada [Default Karyawan]. Untuk mengizinkan semua karyawan yang ada di [Grup karyawan yang ditampilkan], pilih false.

◦ [Memasukkan saldo awal piutang]. Untuk mengizinkan user tersebut membuka dan menggunakan form [Saldo Awal Piutang] atas nama karyawan yang ada pada [Grup karyawan yang ditampilkan].

◦ [Mengubah Hari Libur]. untuk mengizinkan user tersebut membuka, menambahkan, menghapus dan mengubah data pada form [Daftar Hari Libur].

• [Pelaksana Jasa]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Daftar Pelaksana Jasa].◦ [Grup pelaksana jasa yang ditampilkan (kosongkan untuk

menampilkan)]. Untuk mengizinkan user tersebut menampilkan satu atau beberapa Pelaksana Jasa dalam transaksi.

◦ [Default Pelaksana Jasa] adalah standar pelaksana yang tampil pertama kali setiap membuat transaksi baru. Daftar yang tampil disini berasal dari form [Daftar Pelaksana Jasa]

◦ [Kunci Pelaksana Jasa] untuk mengunci hanya satu pelaksana jasa yang diizinkan untuk user tersebut, yakni pelaksana pada


[Default Pelaksana Jasa]. Untuk mengizinkan semua pelaksana jasa yang ada di [Grup pelaksana jasa yang ditampilkan], pilih false.

• [Salesman]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Daftar Salesman].◦ [Grup salesman yang ditampilkan (kosongkan untuk

menampilkan)]. Untuk mengizinkan user tersebut menampilkan satu atau beberapa Salesman dalam transaksi.

◦ [Default Salesman] adalah standar salesman yang tampil pertama kali setiap membuat transaksi baru. Daftar yang tampil disini berasal dari form [Daftar Salesman]

◦ [Kunci salesman] untuk mengunci hanya satu salesman yang diizinkan untuk user tersebut, yakni salesman pada [Default Salesman]. Untuk mengizinkan semua salesman yang ada di [Grup salesman yang ditampilkan], pilih false.

• [Biaya-biaya pembelian]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Biaya-biaya Pembelian].◦ [Biaya-biaya pembelian yang ditampilkan (kosongkan untuk

menampilkan)]. Untuk mengizinkan user tersebut menampilkan satu atau beberapa biaya-biaya pembelian dalam transaksi.

◦ [Default biaya pembelian] adalah standar biaya pembelian yang tampil pertama kali setiap membuat transaksi baru. Daftar yang tampil disini berasal dari form [Daftar Biaya Pembelian]

◦ [Kunci biaya] untuk mengunci hanya satu biaya pembelian yang mengizinkan untuk user tersebut, yakni biaya pada [Default Biaya Pembelian]. Untuk mengizinkan semua biaya yang ada di [Biaya-biaya pembelian yang ditampilkan (kosongkan untuk menampil-kan)], pilih false.

• [Biaya-biaya penjualan]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Biaya-Biaya Penjualan].◦ [Biaya-biaya penjualan yang ditampilkan (kosongkan untuk

menampilkan)]. Untuk mengizinkan user tersebut menampilkan satu atau beberapa biaya-biaya penjualan dalam transaksi.

◦ [Default biaya penjualan] adalah standar biaya penjualan yang tampil pertama kali setiap membuat transaksi baru. Daftar yang tampil disini berasal dari form [Daftar Biaya Penjualan ]

◦ [Kunci biaya] untuk mengunci hanya satu biaya penjualan yang diizinkan untuk user tersebut, yakni biaya pada [Default Biaya Penjualan]. Untuk mengizinkan semua biaya yang ada di [Biaya-biaya pembelian yang ditampilkan], pilih false.

Umum 31

• [Rekuisisi pembelian]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Rekuisisi Pembelian].◦ [Tampilkan transaksi rekuisisi pembelian yang sudah diorder].

Transaksi Rekuisisi Pembelian tetap dapat dilihat setelah transaksi tersebut ditarik pada form [Order Pembelian]. Untuk tidak menampilkan pilih false.

• [Order Pembelian]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Order Pembelian].◦ [Tampilkan transaksi order pembelian yang sudah dibeli].

Transaksi Order Pembelian tetap dapat dilihat setelah transaksi tersebut ditarik pada form [Pembelian]. Untuk tidak menampilkan pilih false.

• [Penerimaan Barang]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Penerimaan Barang].◦ [Tampilkan transaksi order pembelian yang sudah dibeli].

Transaksi Order Pembelian tetap dapat dilihat setelah transaksi tersebut ditarik pada form [Penerimaan Barang]. Untuk tidak menampilkan pilih false.

• [Pembelian]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Pembelian].• [Retur Pembelian]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Retur

Pembelian].• [Pembayaran Hutang]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Pem-

bayaran Hutang].• [Penyesuaian Hutang]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Pe-

nyesuaian Hutang].• [Penawaran Penjualan]. Konfigurasi ini terkait dengan form

[Penawaran Penjualan].◦ [Harga jual tidak bisa diubah]. true jika user tidak bisa mengubah

harga jual pada form [Penawaran Penjualan], untuk memberi wewenang mengubah harga pilih false.

◦ [Diskon penjualan tidak dapat diubah]. true jika user tidak bisa mengubah diskon penjualan pada form [Penawaran Penjualan], untuk memberi wewenang mengubah diskon pilih false.

◦ [Dapat menampilkan histori harga beli saat transaksi]. true jika histori harga beli pada form [Penawaran Penjualan] dapat tampil/dibuka oleh user tersebut. Jika tidak diperbolehkan, pilih false.

◦ [Dapat menampilkan histori harga jual saat transaksi]. true jika histori harga jual pada form [Penawaran Penjualan] dapat tampil/dibuka oleh user tersebut. Jika tidak diperbolehkan, pilih false.


◦ [Tampilkan transaksi penawaran penjualan yang sudah dipesan]. true jika user dapat menampilkan kembali transaksi Penawaran Penjualan uang sudah di tarik dari form [Order Penjualan]. Jika tidak, pilih false.

• [Order Penjualan]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Order Penjualan].◦ [Harga jual tidak bisa diubah]. true jika user tidak bisa mengubah

harga jual pada form [Order Penjualan], untuk memberi wewenang mengubah harga pilih false.

◦ [Diskon penjualan tidak dapat dirubah]. true jika user tidak bisa mengubah diskon penjualan pada form [Order Penjualan], untuk memberi wewenang mengubah diskon pilih false.

◦ [Dapat menampilkan histori harga beli saat transaksi]. true jika histori harga beli pada form [Order Penjualan] dapat tampil/dibuka oleh user tersebut. Jika tidak diperbolehkan, pilih false.

◦ [Dapat menampilkan histori harga jual saat transaksi]. true jika histori harga jual pada form [Order Penjualan] dapat tampil/dibuka oleh user tersebut. Jika tidak diperbolehkan, pilih false.

◦ [Tampilkan transaksi order penjualan yang sudah dijual]. true jika user dapat menampilkan kembali transaksi Order Penjualan uang sudah di tarik dari form [Penjualan]. Jika tidak, pilih false.

• [Pengiriman Barang]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Pengiriman Barang].◦ [Dapat menampilkan harga jual]. true jika dapat menampilkan

harga jual di form [Pengiriman Barang].

• [Penjualan]. Konfigurasi ini terkait dengan form penjualan.

◦ [Harga jual tidak bisa dirubah]. true jika user tidak bisa mengubah harga jual pada form [Penjualan], untuk memberi wewenang mengubah harga pilih false.

◦ [Diskon penjualan tidak dapat dirubah]. true jika user tidak bisa mengubah diskon penjualan pada form [Penjualan], untuk memberi wewenang mengubah diskon pilih false.

◦ [Dapat menampilkan histori harga beli saat transaksi]. true jika histori harga beli pada form [Penjualan] dapat tampil/dibuka oleh user tersebut. Jika tidak diperbolehkan, pilih false.

◦ [Dapat menampilkan histori harga jual saat transaksi]. true jika histori harga jual pada form [Penjualan] dapat tampil/dibuka oleh user tersebut. Jika tidak diperbolehkan, pilih false.

◦ Setting di POS (Point Of Sale). true jika user diberi wewenang

Umum 33

untuk melakukan setting opsi-opsi pada form POS (Point Of Sale).• [Retur Penjualan]. Konfigurasi ini terkait dengan form [Retur

Penjualan].• [Pembayaran Piutang]. Konfigurasi ini terkait dengan form

[Pembayaran Piutang].• [Penyesuaian Piutang]. Konfigurasi ini terkait dengan form

[Penyesuaian Piutang].• [Penyewaan Produk]. Konfigurasi ini berkenaan dengan form-form

[Penyewaan Produk].◦ [Melihat data status]. Untuk mengizinkan user membuka form

[Status Penyewaan Produk].

◦ [Mengubah data status]. Untuk mengizinkan user menambahkan, menghapus dan mengubah data pada form [Status Penyewaan Produk].

◦ [Melihat data setting penyewaan produk]. Untuk mengizinkan user membuka form [Daftar Produk Sewaan].

◦ [Mengubah setting penyewaan produk]. Untuk mengizinkan user menambahkan, menghapus dan mengubah data pada form [Daftar Produk Sewaan]

◦ [Buat Transaksi]. Untuk mengizinkan user melakukan transaksi pada form [Penyewaan].

◦ [Membatalkan transaksi]. Untuk mengizinkan user membatalkan transaksi pada form [Penyewaan].

◦ [Pelanggan bisa menyewa lebih dari 1 produk]. mengizinkan melakukan lebih dari satu produk sewaan dalam waktu yang bersamaan oleh satu pelanggan.

◦ [Hanya boleh menyewakan dengan waktu yang dibatasi]. true jika hanya boleh menyewakan dengan waktu yang dibatasi/booking. Jika diizinkan untuk melakukan transaksi sewa dengan waktu yang tidak dibatasi, pilih false.

• [Alias Pelanggan]. Konfigurasi ini terkait dengan Form [Daftar Alias Pelanggan].

• [Keuangan]. Konfigurasi ini terkait dengan form-form pada menu [Akuntansi].◦ [Jurnal Umum]. Dapat membuka form [Jurnal Umum].◦ [Neraca]. Dapat membuka form [Neraca]◦ [Perhitungan laba rugi]. Dapat membuka form [Laporan Laba/Rugi]◦ [Giro dari/ke pemasok]. Dapat membuka form [Giro dari/ke


pemasok] dan melakukan pencairan atau pembatalan pencairan giro.

◦ [Giro dari/ke pelanggan]. Dapat membuka form [Giro dari/ke pelanggan] dan melakukan pencairan atau pembatalan pencairan giro.

◦ [Sub buku besar]. Dapat membuka form [Buku Besar].◦ [Laporan arus kas]. Dapat membuka form [Laporan Arus Kas].

• [Laporan]. Seluruh laporan menggunakan pola yang sama, true berarti bisa menampilkan dan false tidak menampilkan.

Daftar Pengiriman

Umum → Daftar PengirimanForm ini berguna untuk master pelaksana pengiriman barang yang digunakan dalam transaksi, baik transaksi pembelian maupun penjualan. Daftar pengiriman bisa diisi dengan daftar perusahaan pengiriman atau daftar pengiriman internal perusahaan seperti nomor plat kendaraan atau sopir.

Ada 3 kolom yang disediakan pada daftar pengiriman:

• [Kode], adalah kode jenis pengiriman berisi maksimal 10 digit angka, tidak diizinkan menggunakan huruf atau tanda baca.

• [Nama], adalah nama perusahaan pengiriman atau jika pengiriman internal bisa diisi nomor plat kendaraan atau nama sopir.

• [Deskripsi], adalah keterangan jenis pengiriman.

Umum 35

Daftar Grup Kode

Umum → Daftar Grup KodeForm ini berguna untuk menghubungkan ID Pelanggan, Pemasok, Salesman, Pelaksana Jasa dan Karyawan. Penggabungan ini berguna untuk menyatukan bonus penjualan, intensif, bonus layanan dan lainnya ke pengajian jika terdapat satu orang yang merangkap jabatan.

Grup ID juga untuk menyatukan hutang dan piutang jika terdapat pelanggan yang juga menjadi pemasok.

Cara pengisian form grup kode ini sebagai berikut:

• [Kode], berfungsi untuk memasukkan kode grup kode yang akan dibuat.

• [Nama], berfungsi untuk memasukkan nama grup kode yang akan dibuat.

• [Kode Pelanggan], [Kode Pemasok], [Kode Salesman], [Kode Pelaksana jasa] dan [Kode Karyawan] berfungsi untuk memasukkan kode yang berhubungan, kosongkan jika tidak memiliki hubungan dengan kode lain.


• [Nama Pelanggan], [Nama Pemasok], [Nama Salesman], [Nama Pelaksana jasa] dan [Nama Karyawan] akan otomatis muncul setelah kode terisi.

Informasi Perusahaan

Umum → Informasi PerusahaanInformasi perusahaan berguna untuk input identitas perusahaan dan beberapa setting. Diantaranya setting daftar negara, daftar mata uang beserta default mata uang, daftar agama dan lain-lain. Setting tersimpan di database sehingga berlaku disemua komputer yang menggunakan database tersebut.

Terdapat lima tab untuk dikonfigurasi:• [Umum], berisi data-data identitas perusahaan seperti nama, alamat,

nomor telepon, logo, nomor NPWP dan identitas lain. Identitas ini yang akan ikut tercetak di semua form dan laporan.

• [Daftar Negara], berisi daftar negara seluruh dunia dan anda bisa memilih satu negara atau lebih dengan mengaktifkan checkbox. Negara-negara yang diaktifkan tersebut akan muncul pada pilihan dropdown di daftar pelanggan, daftar pemasok, daftar salesman, daftar pelaksana jasa dan daftar karyawan.

• [Daftar Mata Uang], berisi daftar mata uang seluruh dunia beserta simbol mata uangnya. Anda dapat mengaktifkan satu mata uang atau lebih dengan mengaktifkan checkbox. Hanya mata uang yang diaktifkan yang dapat dipilih pada setiap transaksi.

• [Daftar Agama], berisi daftar agama yang akan digunakan dalam beberapa master data, seperti daftar pelanggan, daftar pemasok, daftar salesman dan daftar karyawan. Daftar agama secara default kosong, namun anda bisa menambahkannya sendiri dengan mengisikan nama agama kemudian berpindah baris untuk menyimpan.

• Lainnya. Didalam form ini terdapat beberapa setting yaitu: ◦ [Default mata uang] adalah mata uang standar yang dijadikan

acuan konversi kurs oleh mata uang lain (jika menggunakan beberapa mata uang). Setting default mata uang ini hanya bisa dilakukan sebelum transaksi berjalan. Setelah transaksi berjalan, default mata uang tidak boleh diganti-ganti, hal ini akan mengakibatkan kerancuan perhitungan konversi mata uang dan akan berpengaruh ke semua perhitungan data yang sudah

Umum 37

tersimpan sebelumnya.◦ [Persediaan produk yang sudah diorder tidak dapat dijual lagi], jika

checkbox diaktifkan, maka order penjualan akan langsung memotong persediaan barang, artinya barang yang telah diorder tersebut tidak dapat dijual kepada customer lain. Sedangkan jika checkbox tersebut non aktif, maka order barang tidak akan mempengaruhi persediaan barang.

◦ [Menggunakan serial number produk], jika checkbox diaktifkan, maka anda dapat menggunakan fasilitas serial number, sedangkan jika tidak diaktifkan maka serial number tidak dapat digunakan untuk transaksi.

◦ [Wajib periksa hadiah sebelum menyimpan penjualan], jika checkbox diaktifkan, maka setiap melakukan penyimpanan transaksi penjualan, akan muncul peringatan untuk melakukan pemeriksaan hadiah.

◦ [Tampilkan gambar dari data pada form-form transaksi], jika checkbox diaktifkan maka pada setiap form transaksi akan memunculkan gambar seperti gambar produk, pelanggan, salesman, pemasok dan gambar pelaksana jasa secara bergantian sesuai letak kursor yang sedang aktif. Gambar akan tampil jika anda sudah memasukkan gambar pada data-data master tersebut.

◦ [Ukuran yang disesuaikan panjang dan lebarnya], jika checkbox aktif maka ukuran gambar akan disesuaikan dengan kotak gambar yang tersedia.

◦ [Gambar dikonversi menjadi hitam putih], jika checkbox aktif maka gambar akan ditampilkan dalam format hitam putih, proses penambilan gambar dengan format ini akan lebih cepat.

Mengubah Password

Umum → Ubah PasswordForm ini berguna untuk mengubah password user yang sedang login.

Langkah untuk mengubah password, sebagai berikut:


• [Password lama], berguna untuk memasukkan password lama yang akan diganti, jika password lama yang anda masukkan salah maka field [password baru] menjadi tidak aktif.

• [Password baru], berguna untuk memasukkan password baru. • [Tulis ulang password baru], berguna untuk menguji penulisan

password baru anda. Password harus sama persis dengan field password baru.

• Tombol Ok (Enter) berguna untuk menyimpan sekaligus menutup form.

• Tombol Tutup (Esc) berguna untuk keluar dari form dan membatalkan proses pengubahan password.

Opsi-Opsi

Umum → Opsi-OpsiOpsi opsi ini berguna sebagai pengaturan setting di masing-masing komputer (lokal). Sehingga jika dalam satu perusahaan menggunakan lebih dari satu komputer, komputer lainnya tidak berpengaruh. Perubahan opsi-opsi ini tersimpan di folder “config” dalam file berekstensi sta. Jika anda ingin mengembalikan setting ke default setting, hapus semua file berekstensi sta di folder “config”.

Ada empat tab yang tersedia, yaitu:

Umum 39

Umum

• [Daftar Tema], digunakan untuk memilih tema (themes) Acosys V4 sesuai dengan selera anda. Setting tema dapat diganti kapan saja, namun untuk beberapa tema akan tampil baik setelah anda menutup dan membuka ulang Acosys V4. Pekerjaan akan lebih menyenang-kan dengan banyak variasi tema yang disediakan oleh Acosys V4. Tema ini memiliki tampilan yang sama, baik di operating system Windows maupun Linux. Untuk merubahnya klik dropdown dan akan tampil daftar tema yang disediakan Acosys V4 dan klik tombol [Aktifkan Tema]. Tombol [Kelola Tema] berguna untuk merubah tema yang sedang aktif sehinggga user dapat membuat tema sesuai dengan keinginan. Bahasan tentang merubah atau membuat tema ini dapat dilihat pada bab Membuat/Memodifikasi Tema.

• [Daftar Bahasa], berguna untuk memilih bahasa yang digunakan. File-file bahasa tersimpan dalam folder “lang”. Bahasa untuk antar-muka (interface) di Acosys V4 dibuat sangat fleksibel dan dapat dirubah sesuai dengan kebutuhan. Untuk merubah bahasa sesuai dengan kebutuhan spesifik perusahaan anda, kopi salah satu file berekstensi lang, misal indonesia-standard.lang menjadi indonesia-rumah-makan.lang, setelah login pilihlah bahasanya menjadi indonesia-rumah-makan, kemudian rubah kalimat-kalimatnya melalui form [Rubah Bahasa].

• [Konfirmasi sebelum merubah record], aktifkan checkbox ini agar setiap akan merubah record (baris data) akan muncul dialog konfirmasi. Hal ini untuk menghindari perubahan data secara tidak sengaja. Namun jika konfirmasi tersebut dirasa mengganggu, bisa dimatikan dengan menonaktifkan checkbox ini.

• [Konfirmasi saat hapus record], aktifkan checkbox ini agar setiap penghapusan record (baris data) akan muncul dialog konfirmasi. Hal ini agar lebih aman dari kemungkinan anda menghapus data secara tidak sengaja. Namun jika konfirmasi tersebut dirasa mengganggu, bisa dimatikan dengan menonaktifkan checkbox ini.


http://acosys.co.id/id/node/5758

http://acosys.co.id/id/node/6151

• [Konfirmasi saat simpan record], berguna untuk menampilkan atau tidak konfirmasi saat simpan record. Konfirmasi ini berlaku di semua form.

• [Konfirmasi saat membatalkan penyimpanan record], berguna untuk menampilkan atau tidak konfirmasi saat membatalkan penyimpanan record. Konfirmasi ini berlaku di semua form.

• [Tampilkan status kursor dari database server], jika aktif berarti apabila server database memproses data, maka status kursor akan menampilkan status sedang bekerja (busy).

• [Rotation column], jika aktif maka pada tabel (grid), kursor akan kembali ke kolom pertama jika sampai pada akhir kolom dan sebaliknya.

• [Tindakan saat membuat record baru], berguna di form-form yang menggunakan grid seperti, daftar produk, daftar karyawan, daftar pemasok, daftar pelanggan dan lain-lain. Ada dua pilihan tindakan:◦ [Menambah record pada posisi akhir], jika opsi ini yang dipilih pada

saat klik tombol baru maka kursor record baru akan berada di akhir baris.

◦ [Menambah record pada posisi kursor], jika opsi ini yang dipilih pada saat klik tombol baru maka kursor record baru akan berada di bawah baris yang sedang aktif.

Format

• Digunakan untuk setting tampilan format angka yang berlaku disemua form. Tersedia beberapa format yang umum digunakan, namun jika anda ingin merubahnya, bisa dibuat sendiri dengan langsung mengetikkan format yang anda inginkan. [Format Tampilan] adalah format yang akan tampil sebelum dan sesudah pengeditan teks/angka, sedangkan [Format Edit] adalah format pada saat kursor aktif pada obyek tersebut. Jika format ini dirubah tidak berpengaruh di database dan desain pencetakan. Ada tiga format tampilan dan format edit yang bisa dirubah, yaitu:◦ Angka pecahan, berlaku untuk semua obyek untuk memasukkan

atau menampilkan angka-angka.◦ Tanggal, berlaku untuk semua obyek untuk memasukkan atau

menampilkan tanggal. Walaupun [format edit] dipilih termasuk tanda baca misalnya dd-mm-yyyy, anda dapat mmasukkan tanggal tanpa tanda - (minus). Misalnya untuk memasukkan tanggal 21 Oktober 2011 cukup dengan mengetik 21102011 atau 211011.

Umum 41

◦ Waktu, berlaku untuk semua obyek untuk memasukkan atau menampilkan waktu/jam. Walaupun [format edit] dipilih termasuk tanda baca misalnya hh:nn-ss, anda dapat mmasukkan waktu tanpa tanda: (titik dua). Misalnya untuk memasukkan jam 21:23:23 cukup dengan mengetik 212323.

Eksternal

Berguna untuk mengatur aplikasi-aplikasi diluar Acosys V4 yang digunakan sebagai alat bantu dalam pengoperasian Acosys V4.• [Aplikasi Email], aplikasi email ini digunakan untuk memilih file

aplikasi email client untuk mengirimkan email dari data-data master yang terdapat alamat email, seperti pada daftar customer, daftar supplier, daftar sales dan daftar pelayan jasa. Untuk memilihnya klik dialog button di sebelah kanan, lalu pilih file aplikasi pengiriman email yang akan digunakan.

• [Aplikasi browser], aplikasi browser ini digunakan untuk memilih browser yang digunakan untuk aplikasi bantu Acosys V4, seperti untuk membuka tutorial Acosys V4 yang bertipe flash juga untuk membuka dokumentasi Acosys V4 dalam format PDF. Tombol pencarian otomatis berguna untuk mencari file default browser tetapi hanya berjalan untuk Acosys V4 versi Windows, untuk versi Linux anda harus memilih sendiri file utama browser yang terinstall di komputer anda. Misalnya jika anda menggunakan Internet Explorer di Windows, maka isi dari aplikasi browser adalah C:\Program Files\Internet Explorer\iexplore.exe, atau jika menggunakan Google Chrome maka isi nama filenya dengan C:\Users\[user anda]\AppData\ Local\Google\Chrome\Application\chrome.exe. Jika menggunakan Linux dan Mozilla FireFox sebagai browser, maka filenya adalah /usr/bin/firefox atau jika menggunakan Chromium maka filenya adalah /usr/bin/chromium.

• [Tools], berguna untuk menambahkan shortcut aplikasi-aplikasi yang terinstall di komputer/laptop yang sering digunakan agar anda tidak perlu keluar dari Acosys V4 untuk membuka aplikasi tersebut. Tools ini akan tampil di menu Tools pada menu utama Acosys V4. Contohnya anda dapat menambahkan shortcut WinAmp, Calculator, MS Excel, dan sebagainya.◦ Kolom [Menu] berguna untuk memasukkan judul menunya.◦ Kolom [Filename], berguna untuk memasukkan path aplikasi yang

akan digunakan. Untuk mengisi file ini dapat diketik secara langsung atau dengan klik tombol dialog untuk memilih filenya. Contohnya untuk WinAmp dapat diisi dengan C:\Program Files\Winamp\winamp.exe.


◦ Kolom [Parameters], berguna untuk menambahkan parameter tambahan jika dibutuhkan.

Animasi

Berguna untuk memilih tampilan animasi teks yang akan tampil di header form utama Acosys V4. Ada tiga pilihan animasi yang dapat dipilh:• [Motto Perusahaan], jika ini dipilih maka animasi yang akan tampil

kalimat yang tertulis di motto perusahaan yang terdapat pada form [Informasi Perusahaan].

• [Nama Perusahaan], jika ini dipilih maka animasi yang akan tampil kalimat yang tertulis di nama perusahaan pada form [Informasi Perusahaan].

• [Buat teks sendiri], jika ini yang dipilih maka teks yang akan tampil dapat anda tulis sendiri.

• [Tipe animasi], berguna untuk memilih pergerakan animasi.• [Frame per second (FPS)] berguna untuk memasukkan berapa frame

yang tampil dalam satu detik, semakin banyak jumlah frame yang diinput maka animasi akan semakin cepat.

Membuat/Memodifikasi Tema (Theme)

Umum → Opsi-Opsi → Kelola Temaberguna untuk membuat tema baru atau merubah tema yang sudah ada. Tema-tema tersimpan dalam file berekstensi thm dan tersimpan di folder themes. Tema-tema yang sudah dibuat pengguna Acosys yang lain dapat diunduh dari www.acosys.co.id/themelist, setelah anda mengunduh filenya, silakan kopi file tersebut ke folder themes.

• Widget Configuration

Umum 43

http://www.acosys.co.id/themelist

Berisi daftar obyek yang dapat dirubah tampilannya, yang terdiri dari:

1. Container adalah obyek yang menampung obyek-obyek lain, contohnya seperti form.

2. Edit adalah obyek yang berupa textbox (kotak teks) yang berguna untuk memasukkan huruf maupun angka, juga termasuk input yang berupa pilihan yang sudah disediakan.

3. Boolean edit adalah obyek yang berupa checkbox dan options button.

4. Button adalah obyek yang berbentuk tombol.5. Frame Button adalah obyek yang berupa tombol kecil di sebelah

textbox seperti dropdown (bergambar icon panah bawah kecil) dan dialog button (bergambar 3 buah titik)

6. Step Button adalah tombol-tombol panah kiri, panah kanan, panah atas dan panah bawah yang muncul jika sebuah obyek menampung obyek lain yang sangat banyak sehingga membutuhkan tombol-tombol ini untuk melihat obyek lainnya yang tidak tertampung.

7. Toolbar (horizontal) adalah obyek latar belakang dari toolbar yang horizontal.

8. Toolbar (horizontal) - item buttons adalah tombol-tombol toolbar yang horizontal.

9. Toolbar (vertical) adalah obyek latar belakang dari toolbar yang vertikal.

10. Toolbar (vertical) - item buttons adalah tombol-tombol toolbar yang vertikal.

11. Group box adalah obyek yang menampung obyek-obyek lain, biasanya GroupBox ini mempunyai caption (judul) diatasnya.

12. Main Menu adalah obyek latar belakang dari menu utama13. Main Menu-item adalah obyek setiap menu dari main menu.


14. Main Menu - pop-up adalah obyek latar belakang pada sub dari menu utama. Obyek ini akan muncul ketika menu utama yang mempunyai menu dibawahnya dibuka dengan klik mouse atau menggunakan keyboard.

15. Main Menu - pop-up - item adalah obyek setiap menu dari main menu - pop-up.

16. Main Menu - pop-up - active item adalah obyek ketika main menu - pop-up - item sedang dalam posisi aktif baik saat mengerakan mouse diatas menu ini atau dari keyboard.

17. Pop-up menu adalah obyek latar belakang menu yang akan tampil saat anda melakukan klik mouse kanan pada obyek tertentu.

18. Pop-up menu - item adalah obyek menu dari pop-up menu.19. Pop-up menu - active item adalah obyek menu dari pop-up menu

pada saat menu itu aktif jika mouse digerakkan diatasnya atau aktif dari keyboard.

20. Scrollbar (horizontal) - start button adalah obyek yang berupa tombol di kiri scrollbar yang berguna untuk menggulung layar ke kiri.

21. Scrollbar (horizontal) - middle button adalah obyek yang berupa tombol di tengah scrollbar yang berguna untuk menggulung layar ke kanan maupun ke kiri.

22. Scrollbar (horizontal) - end button adalah obyek yang berupa tombol di kanan scrollbar yang berguna untuk menggulung layar ke kanan.

23. Scrollbar (vertical) - start button adalah obyek yang berupa tombol di atas scrollbar yang berguna untuk menggulung layar ke atas.

24. Scrollbar (vertical) - middle button adalah obyek yang berupa tombol di tengah scrollbar yang berguna untuk menggulung layar ke atas maupun ke bawah.

25. Scrollbar (vertical) - end button adalah obyek yang berupa tombol di bawah scrollbar yang berguna untuk menggulung layar ke bawah.

26. Tab page adalah obyek latar belakang yang berupa container yang berguna untuk menampung obyek-obyek lain dalam sebuah halaman.

27. Tab bar (horizontal-top) adalah latar belakang untuk menampilkan judul-judul tab page (untuk tab bar horizontal dengan posisi diatas).

28. Tab bar (horizontal-top) - item adalah tombol untuk menampilkan sebuah judul tab page (untuk tab bar horizontal dengan posisi diatas).

Umum 45

29. Tab bar (horizontal-top) - active item adalah tab bar (horizontal-top) - item ketika sedang aktif dalam tab page tertentu (untuk tab bar horizontal dengan posisi diatas).

30. Tab bar (horizontal-bottom) adalah latar belakang untuk menampilkan judul-judul tab page (untuk tab bar horizontal dengan posisi dibawah).

31. Tab bar (horizontal-bottom) - item adalah tombol untuk menampilkan sebuah judul tab page (untuk tab bar horizontal dengan posisi dibawah).

32. Tab bar (horizontal-bottom) - active item adalah tab bar (horizontal-bottom) - item ketika sedang aktif dalam tab page tertentu (untuk tab bar horizontal dengan posisi dibawah).

33. Tab bar (vertical-left) adalah latar belakang untuk menampilkan judul-judul tab page (untuk tab bar vertikal dengan posisi disebelah kiri).

34. Tab bar (vertical-left) - item adalah tombol untuk menampilkan sebuah judul tab page (untuk tab bar vertikal dengan posisi disebelah kiri).

35. Tab bar (vertical-left) - active item adalah tab bar (vertical-left) - item ketika sedang aktif dalam tab page tertentu (untuk tab bar vertikal dengan posisi disebelah kiri).

36. Tab bar (vertical-right) adalah latar belakang untuk menampilkan judul-judul tab page (untuk tab bar vertikal dengan posisi disebelah kanan).

37. Tab bar (vertical-right) - item adalah tombol untuk menampilkan sebuah judul tab page (untuk tab bar vertikal dengan posisi disebelah kanan).

38. Tab bar (vertical-right) - active item adalah tab bar (vertical-right) - item ketika sedang aktif dalam tab page tertentu (untuk tab bar vertikal dengan posisi disebelah kanan).

39. Grid adalah obyek yang berupa tabel.40. Grid - data adalah sel-sel dalam tabel yang menampung data.41. Grid - row caption adalah obyek yang berupa header atau footer

dari tabel (biasanya bertuliskan judul kolom)42. Grid - column caption adalah obyek yang berupa judul baris dari

tabel (biasanya bertuliskan angka posisi baris)43. Display Widget adalah obyek yang berupa tampilan teks yang

tidak bisa dirubah (diisi).

Jika tombol dialog di tabel [Widget Configuration] diklik, maka akan muncul dialog untuk merubah tampilan masing-masing widget (obyek). Cara merubah tampilan pun sangat mudah karena semuanya dilakukan secara visual tanpa satu pun baris kode program. Hasilnya dapat langsung dilihat, dan untuk beberapa pengaturan anda perlu 46 Acosys V4 User Guide

menyimpan dulu dengan tombol [Save], lalu keluar dari form [Theme Configuration], dan setelah berada pada form [Opsi], klik tombol [Aktifkan Tema], untuk melihat hasilnya.

Beberapa hal yang bisa dirubah dengan form [Theme Configuration] ini adalah:• Frame, yaitu bingkai dari setiap obyek. Anda dapat merubah

ketebalan garis, ketebalan efek 3 dimensi dari obyek, juga warna-warna yang digunakan dalam bingkai. Anda juga dapat membedakan warna bingkai ketika sebuah obyek sedang aktif.

• Frame Image, yaitu jika anda ingin menggunakan gambar sebagai bingkai, dengan fasilitas ini anda dapat membuat efek bulat (rounded) pada sebuah obyek atau efek lain sesuai dengan gambar-gambar yang anda gunakan. Anda juga dapat membedakan gambar bingkai ketika sebuah obyek sedang aktif. Untuk melihat contoh penggunaan frame image, anda dapat mencoba tema Windows-XP.

• Face, yaitu tampilan permukaan sebuah obyek. Ada beberapa jenis face yang bisa digunakan:◦ Gradient, yaitu campuran beberapa warna dalam posisi dan arah

tertentu, efek ini sangat elegan dan indah.◦ Image, yaitu face diambil dari gambar dengan beberapa

pengaturan yang mudah.◦ Pattern, yaitu face diambil dari susunan gambar yang berulang

yang dibentuk dari 1 gambar, dengan fasilitas ini akan lebih mempercepat proses penampilan gambar.

◦ Mixed, yaitu campuran dari image dan gradient, sehingga gambar akan berpadu dengan gradasi warna. Fasilitas dapat diaktifkan dengan mengaktifkan checkbox [alpha fade image].

• Multi Face, yaitu membuat face sebuah obyek yang berbeda-beda untuk kondisi-kondisi tertentu, seperti:◦ Normal, yaitu obyek dalam keadaan normal◦ Mouse over, yaitu face pada saat mouse berada di atas obyek

tersebut.◦ Disable, yaitu face pada saat sebuah obyek dalam kondisi mati

(disabled).◦ Active, yaitu face pada kondisi obyek sedang aktif akibat

penekanan keyboard seperti TAB dan panah.◦ Clicked, yaitu face pada saat sebuah obyek sedang diklik dengan

mouse.• Font, yaitu merubah jenis, ukuran, warna, efek bayangan dan efek-

efek lain dari teks.

Umum 47

• System Color, berguna untuk merubah warna-warna dasar yang digunakan. Dengan merubah warna-warna sistem ini, maka semua obyek yang menggunakan warna-warna tersebut akan berubah secara otomatis.

Ubah Bahasa

Umum → Ubah BahasaForm ini berguna untuk mengubah/menambah bahasa yang telah disediakan. Jika menggunakan Acosys lebih dari satu unit maka setting bahasa ini hanya berlaku di komputer yang diubah, tidak berlaku untuk komputer lain. Setiap bahasa akan tersimpan tersendiri dengan nama-nama file yang tersimpan di folder lang.

Mengubah bahasa ini sangat mudah, kita tinggal mengetiknya di kolom nama/string value, dan untuk menyimpannya gunakan panah bawah/atas pada keyboard. Ada 5 tab tipe yang bisa dirubah, yaitu:

• [Judul], untuk mengubah judul form Acosys yang sedang dibuka yang berada pada bagian paling atas form dan juga pada tab bagian paling bawah form.

• [Label], untuk mengubah bahasa yang berada pada daftar menu, nama form-form, dialog button, dropdown, option button, checkbox dan lainnya. Terdapat karakter '&' yang berguna untuk membentuk huruf bergarisbawah dibelakang tanda, huruf yang bergarisbawah adalah shortcut yang bisa dipanggil dengan menekan tombol Alt+huruf shortcut. Seperti Aku&ntansi maka huruf 'n' akan


digarisbawahi dan dapat dipanggil dengan Alt+n. Dalam satu form shortcut keyboard tidak boleh sama karena akan terjadi tabrakan perintah sehingga tidak akan diproses.

• [Teks], untuk mengubah teks-teks peringatan/petunjuk yang ada di form-form Acosys V4.

• [Petunjuk], untuk mengubah tooltip. Tooltip adalah teks berisi petunjuk singkat yang tampil saat mouse berada diatas tombol atau obyek lain.

• [Umum], yang terdiri dari 2 pilihan:◦ [Daftar Bahasa], untuk mengganti jenis bahasa antar muka

(interface) yang digunakan.◦ [Bahasa Built-In], untuk mengganti jenis bahasa dalam sistem,

seperti pesan kesalahan, dialog buka dan simpan file, dan sebagainya. Pilihan bahasa built-in juga akan mempengaruhi pergantian bahasa di Repaz (desain cetak transaksi dan laporan).

Daftar Divisi

Umum → Daftar Divisi

Form daftar divisi adalah fitur manajemen untuk perusahaan dengan banyak lokasi/cabang/divisi. Setiap lokasi dapat memiliki banyak gudang/departemen. Setiap lokasi juga dapat membuat akun yang berbeda-beda sehingga bisa menghasilkan laporan-laporan keuangan yang terpisah. Setiap lokasi dapat memuat harga jual berbeda serta dapat membuat penomoran dan format faktur yang berbeda-beda.

Pembuatan daftar divisi yang disediakan mendukung pengelompokan divisi secara hirarki. Jumlah level hirarki yang disediakan tidak terbatas sesuai dengan kebutuhan. Ada dua tabel yang tersedia, yaitu:

Daftar Grup Divisi

Berguna untuk mengelompokkan divisi berdasarkan kriteria yang diinginkan. Berikut ini adalah penjelasan tentang kolom-kolom yang ada pada daftar grup divisi:

• Grup kolom [Umum] terdiri dari 4 kolom:◦ [Kode], adalah kode grup divisi yang dapat diisi angka, huruf atau

gabungan antara keduanya.◦ [Nama], adalah nama grup divisi yang dapat diisi angka, huruf atau

gabungan antara keduanya.

Umum 49

◦ [Sub Dari], adalah induk dari grup ini. JIka tidak diisi maka grup ini adalah grup yang tertingggi (root)

◦ [Grup], jika aktif menunjukkan bahwa grup tersebut masih memiliki sub grup. Sedangkan jika grup tidak aktif berarti grup tersebut tidak memiliki sub grup lagi dan bisa memiliki departemen.

Kode Deskripsi Sub Dari Grup Keterangan

1 Divisi 1 X

Sub Dari kosong, karena induk tertinggi dan tidak menginduk ke Divisi manapun. Tanda [x] diaktifkan menandakan sebagai grup divisi dan masih bisa punya sub dibawahnya.

11 Divisi 11 1

Menginduk ke 1/ Divisi 1. Tanda [x] non aktif, karena tidak memiliki sub dibawahnya. Tipe ini yang bisa diisi Daftar Departemen.

12 Divisi 12 1

Menginduk ke 1/ Divisi 1. Tanda [x] non aktif, karena tidak memiliki sub dibawahnya. 12 satu level dengan 11. Tipe ini yang bisa diisi Daftar Departemen.

• Grup kolom berikut ini memiliki cara penggunaan yang sama yang berguna untuk format faktur dan juga manajemen urutan nomor faktur. Grup kolom yang dimaksud yaitu Rekuisisi pembelian, Order Pembelian, Penerimaan Barang, Pembelian, Retur Pembelian, Pembayaran Hutang, Penyesuaian Hutang, Order Penjualan, Pengiriman Barang, Penjualan, Pajak, Retur Penjualan, Penerimaan Piutang, Penyesuaian Piutang, Persediaan, Jurnal dan Manufaktur. Ada 2 kolom yang disediakan:◦ [Format], berguna untuk membuat format faktur yang diinginkan,

format faktur ini dapat dibedakan setiap divisi. Untuk merubah format faktur dengan klik dialog button, maka akan tampil dialog untuk merubah format faktur:▪ [Awalan] berguna untuk menentukan karakter awalan di faktur.▪ [Jumlah digit] berguna untuk menentukan digit faktur setelah

awalan.▪ [Format] sebagai informasi hasil penggabungan awalan

dengan jumlah digit.


▪ [Panjang maksimum] berguna sebagai peringatan bahwa penggabungan awalan dengan jumlah digit tidak boleh lebih dari 15 digit.

▪ Group Box [Contoh] berguna untuk mencoba dari format faktur yang dibuat.

◦ [Urut Terakhir], kolom ini berguna untuk menentukan faktur tersebut akan dimulai dari urutan ke berapa, dan juga berguna sebagai informasi urut faktur yang telah dipakai.

• Grup kolom [Lain-lain], terdiri dari kolom-kolom Sebagai berikut:◦ Checkbox [akumulasi diskon penjualan] berguna untuk mengatur

penggunaan multi diskon pada penjualan. Hal ini berkaitan dengan aturan diskon penjualan. Jika 1 produk menggunakan lebih dari 1 aturan diskon penjualan, maka jika checkbox ini diaktifkan, berarti total diskon produk itu adalah penjumlahan dari beberapa aturan diskon yang diterapkan, tetapi jika checkbox ini tidak aktif berarti perubahan di aturan diskon sebelumnya langsung mempengaruhi variabel perhitungan diskon berikutnya, tetapi yang diambil adalah nilai diskon dari aturan yang terakhir.

◦ Checkbox [update salesman terakhir], berguna untuk mengatur apakah jika dalam transaksi penjualan seorang pelanggan membeli melalui salesman tertentu akan menjadi default salesman untuk transaksi berikutnya. Salesman terakhir ini akan tersimpan di daftar pelanggan.

◦ [Akun L/R Sekarang] berguna untuk menentukan akun laba/rugi tahun berjalan yang akan tampil di neraca untuk setiap divisi.

◦ [Akun L/R Selisih Kurs] berguna untuk menentukan akun laba/rugi selisih kurs yang akan tampil di neraca untuk setiap divisi.

Daftar Departemen

• [Kode], adalah kode departemen yang dapat diisi angka, huruf atau gabungan antara keduanya.

• [Nama], adalah nama departemen yang dapat diisi angka, huruf atau gabungan antara keduanya.

• [Deskripsi], untuk memasukkan keterangan yang dibutuhkan tentang departemen tersebut.

• [Divisi], berguna sebagai informasi bahwa departemen tersebut berada di grup divisi tertentu. Kolom ini juga dapat digunakan untuk mengganti divisi departemen tertentu.

• [Aktif], berguna untuk mengaktifkan atau tidak departemen tersebut.

Umum 51

Untuk membuat daftar departemen, minimal harus ada satu grup divisi sebagai induk.

Daftar departemen yang sudah digunakan untuk transaksi tidak bisa dihapus kecuali setelah semua transaksi dihapus terlebih dahulu. Jika ingin tidak menampilkan departemen tertentu pada laporan atau pada saat transaksi, cukup matikan tanda [x] pada kolom Aktif.

Daftar Persetujuan

Umum → Daftar PersetujuanForm ini mengadopsi dari manajemen perbankan, dimana bagi user yang tidak diperbolehkan menghapus atau merubah transaksi yang telah tersimpan dapat menghapus atau merubah dengan cara memohon persetujuan dari user yang diperbolehkan untuk merubah atau menghapus tansaksi. Dari beberapa permohonan persetujuan akan tampil di form [Daftar Persetujuan].

• [Disetujui] berguna untuk memperbolehkan atau tidak kepada user pemohon untuk merubah atau menghapus transaksi tersebut. Jika [disetujui] checkbox harus aktif.

• [Dikerjakan] akan terisi jika permohonan yang diperbolehkan telah dikerjakan oleh user pemohon.

• [User] terisi kode user pemohon.• [Nama User] terisi nama user pemohon.• [Tgl. Permintaan] terisi tanggal user pada saat memohon.• [Bagian] terisi dengan jenis transaksi yang akan dirubah atau

dihapus.• [Deskripsi] akan terisi secara otomatis dari system Acosys V4 yang

merupakan informasi permohonan yang akan dilakukan user pemohon.

• [Referensi] terisi no faktur yang akan dihapus atau dirubah.• [Memo] terisi dari catatan pemohon, biasanya diisi alasan kenapa

akan merubah atau menghapus faktur tersebut.• [Tgl. Disetujui] terisi tanggal saat disetujui.


Impor/Ekspor File CSV

Fasilitas ini terdapat pada form master dan beberapa transaksi. ekspor/Impor digunakan untuk melakukan eksport data dari form yang sedang dibuka atau impor data dari luar untuk diinput secara masal kedalam database Acosys V4. File hasil ekspor dan yang bisa diimpor adalah file text dengan tipe CSV (Comma Separated Values) yang bisa dibuat dari Open Office Calc atau Microsoft Excel.

Fitur import dan ekspor file ini sangat memudahkan untuk menghemat waktu input serta menghindari kesalahan input dengan ketik manual. Contohnya:• Untuk penggunaan Acosys pertama kali, dan perusahaan sudah

mempunyai data-data dalam file Excel atau dari database software lain, maka data-data itu dapat dikonversi menjadi file CSV dan diimpor kedalam database Acosys dengan cepat dan mudah.

• Jika perusahaan mempunyai beberapa toko tetapi database tidak terpusat (masing-masing), dan toko pusat memberlakukan cabang membeli produk-produk dari toko pusat, maka ketika membuat faktur penjualan di toko pusat, daftar produk-produk yang dijual dapat diekspor ke file dan dapat dipilih hanya kolom-kolom tertentu yang diekspor. Hasil ekspor file ini dapat dipanggil dari form pembelian di toko cabang agar tidak usah menginput ulang.

• Data-data dari Acosys dapat diekspor ke file untuk keperluan analisa khusus.

Ekspor File CSV

Umum 53

• [Nama File] adalah lokasi dan nama file yang bisa ditentukan sendiri oleh user dengan klik tombol [...].

• [Pemisah Kolom] adalah pemisah antar kolom dalam tabel yang akan diekspor. Disediakan tab, koma[,]. titik koma [;] dan dash [-].

• [Field Database] adalah kolom-kolom yang terdapat pada tabel yang akan diekspor.

• [Ekspor?] aktifkan checbox field database yang akan diekspor.• Klik [Buka Data] agar data siap diekspor dan tombol-tombol ekspor

menjadi aktif.• [Ekspor Baris Aktif] untuk melakukan ekspor pada baris yang sedang

aktif pada tabel yang akan diekspor (di belakang form ini). Tombol ini untuk memastikan ekspor berjalan dengan baik.

• [Ekspor Dari Baris Aktif] untuk ekspor satu baris setelah baris aktif hingga baris terakhir. Tombol ini digunakan untuk melanjutkan proses [Ekspor Baris Aktif].

• [Ekspor Semua Baris] untuk melakukan ekspor seluruh baris sekaligus tanpa melakukan pengujian terlebih dahulu.

• Buka file hasil ekspor pada lokasi yang telah ditentukan.


Impor File CSV

• [Nama File CSV] adalah lokasi dan nama file CSV yang telah disiapkan untuk diimpor.

• [Pemisah Kolom] adalah pemisah antar kolom dalam tabel sesuai dengan pemisah yang telah dibuat pada file CSV. Disediakan tab, koma[,]. titik koma [;] dan dash [-].

• [Buka] untuk membuka data file CSV ke tabel [Data dari CSV], jika kolom yang tampil tidak terpisah dengan benar, mungkin salah memilih [Pemisah Kolom], coba tipe lain, lalu buka lagi.

• [Data dari CSV] adalah data dari file CSV yang siap diimpor. • [Penyamaan Kolom] adalah fasilitas untuk mencocokkan kolom-

kolom yang ada di file CSV dengan kolom-kolom yang disediakan database.

• [Field Database] adalah kolom yang disediakan oleh database.• [Kolom CSV] adalah kolom CSV yang akan dicocokkan. Klik bagian

ini, lalu buka dropdown untuk memilih kolom dari file CSV yang akan dicocokkan.

• [Kosongkan sebelum impor] aktifkan checkbox ini jika ingin menghapus isi tabel dalam database Acosys V4 sebelum melakukan impor. Kosongkan jika hanya menambahkan data tanpa menghapus data yang sudah ada.

• [Impor Baris Aktif] . Klik salah satu baris pada tabel [Data dari CSV] untuk diimpor, sebaiknya baris yang paling atas agar bisa dilanjutkan.

Umum 55

Tombol ini untuk memastikan impor berjalan dengan baik. Jika ada kolom yang seharusnya terisi, namun tidak tersedia di file CSV, maka data tidak akan bisa diimpor, perbaiki dulu file CSV, lalu ulangi proses dari awal.

• [Impor dari Baris Aktif]. Tombol ini digunakan untuk melanjutkan proses [Impor Baris Aktif] jika data berhasil diimpor.

• [Impor Semua Baris] untuk melakukan impor semua baris tanpa melakukan pengujian terlebih dahulu.

Kode-kode yang terkait dengan tabel lain harus sudah tersedia didalam database sebelum melakukan impor data. Misalnya untuk impor [Daftar Produk], harus disiapkan sebelumnya [Daftar Satuan], [Daftar Pabrik], [Daftar Merk Produk] dan [Daftar Pemasok] sesuai dengan kode-kode yang ada di file CSV. Jika data terkait belum tersedia di database Acosys V4, maka impor akan ditolak oleh program dan harus mengulangi proses dari awal untuk data-data yang tertolak.

Maintenance

Umum → MaintenanceForm ini berguna untuk backup data, restore data yang telah di backup, merubah data langsung ke database dan menyimpan ulang transaksi penjualan secara masal.

Ada lima tab yang disediakan di form maintenance.• [Backup Database] berfungsi untuk membackup database yang

digunakan. Backup database ini sebaiknya dilakukan rutin setiap hari dengan nama yang berbeda, untuk menjaga hal-hal yang tidak diinginkan seperti komputer rusak, pencurian dan lainnya atau sebelum melakukan sesuatu yang berpotensi berbahaya, seperti perbaikan database, install ulang operating system dan lainnya. File hasil backup database sebaiknya disimpan ditempat aman atau dibackup ke beberapa komputer lain.◦ [Nama file backup] berfungsi untuk memasukkan nama dan alamat

penyimpanan file backup.◦ Tombol [Mulai proses] berfungsi untuk memproses backup

database. Tunggu hingga proses selesai 100%• [Restore database] restore database berfungsi untuk mengembalikan

file backup ke database.


◦ [Nama file backup] berfungsi untuk memasukkan alamat dan nama file backup database tersimpan.

◦ [Nama database] berfungsi untuk memasukkan nama database. Nama database sebaiknya tidak sama dengan nama database yang telah digunakan. Jika nama database sama dengan database yang telah ada, maka restore tersebut akan menimpa database yang telah ada. Format nama tidak diperkenankan menggunakan tanda baca (' , ; : ” / \ dan lainnya).

◦ Tombol [Mulai proses] berfungsi untuk memproses restore database.

• [Edit Database] digunakan untuk menampilkan data mentah langsung dari database. Fitur ini hanya boleh digunakan oleh user atau teknisi yang menguasai bahasa SQL (Structure Query Language) dan mengerti struktur database Acosys V4.◦ [Daftar table database] Untuk memilih tabel yang akan ditampilkan.◦ Tombol [Tampilkan data dari tabel] berfungsi untuk menampilkan data

dari daftar table database yang dipilih.◦ [Sintaks SQL] untuk menjalankan perintah SQL untuk menampilkan

data mentah dengan filter tertentu, misalnya untuk melihat tabel penjualan dengan nomor faktur "I/SL-000001" dapat diketikkan SELECT * FROM SALES WHERE SALESID=’I/SL-000001’ .

◦ Tombol [Jalankan SQL(F9)] berfungsi untuk menjalankan sintaks yang diketik di [Sintaks SQL]

• [Run SQL Script] adalah fasilitas untuk melakukan perubahan data langsung dari database menggunakan perintah SQL. Perintah SQL dapat diketik atau dipanggil dari file yang berisi SQL Script. Sebuah script SQL dapat berisi satu atau lebih pernyataan SQL. Anda dapat menggunakan Script SQL untuk membuat, mengedit, melihat dan menghapus. ◦ SQL Script, kolom untuk mengetikkan perintah SQL◦ Tombol [Load From File (Ctrl+O)] berfungsi untuk memanggil file yang

berisi perintah SQL. SQL tersebut akan terbuka di [SQL Script].◦ Tombol [Save To File (Ctrl+S)] berfungsi untuk menyimpan perintah

SQL yang telah diketik atau tampil ke file SQL.◦ Tombol [Execute (F9)] berfungsi untuk menjalankan sintaks SQL

yang ada di [SQL Script].• [Technical Tools] berfungsi untuk menyimpan ulang transaksi

penjualan dengan periode yang ditentukan. Proses ini seperti melakukan buka faktur dan simpan ulang secara masal.

Umum 57

Log Transaction

Umum → Log TransactionForm ini berguna untuk mencatat secara otomatis semua kegiatan yang berkaitan dengan membuat, merubah dan menghapus transaksi-transaksi di Acosys V4. Form ini memudahkan bagi perusahaan untuk menganalisa jika ada faktur yang berubah/ hilang.

Cara menggunakan form ini:• [Dari Tanggal], berguna untuk menentukan awal tanggal log

transaction yang akan dibuka. Dari tanggal ini defaultnya mengikuti tanggal komputer server. Dari tanggal ini dapat di pilih mundur tiga hari yang lalu, seminggu yang lalu, sebulan yang lalu, setahun yang lalu dan lain-lain. Untuk memilih dari tanggal yang akan di tampilkan klik tombol dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard.

• [Sampai Tanggal], berguna untuk menentukan akhir tanggal log transaction yang akan dibuka. Dari tanggal ini defaultnya mengikuti tanggal komputer server. Dari tanggal ini dapat dipilih tiga hari kemudian, seminggu kemudian, sebulan kemudian, setahun kemudian dan lain-lain. Untuk memilih sampai tanggal yang akan di tampilkan klik tombol dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard.

• [Pembuat], berguna untuk menampilkan user tertentu atau beberapa user. Pembuat ini jika kosong yang ditampilkan semua user. Untuk memilih salah satu atau beberapa pembuat/user yang akan di tampilkan diklik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form daftar pilihan, sehingga kita bisa memilihnya dengan memberi check box di kolom [S].

• [Dari Transaksi], berguna untuk menampilkan transaksi tertentu, jika kosong yang tampil semua transaksi. Untuk menampilkan salah satu transaksi klik tombol dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard.

• Tombol [Jalankan (F7)], berguna untuk menampilkan log transaction. Ada beberapa kolom yang tampil yaitu:◦ [Waktu], yang tercatat di kolom ini adalah tanggal dan jam

transaksi.◦ [User ID], yang tercatat di kolom ini pengguna yang melakukan

transaksi.◦ [Dari Transaksi], yang tercatat di kolom ini jenis-jenis transaksi

yang ada di Acosys V4.


◦ [Kolom Deskripsi], yang tercatat aktivitas yang dilakukan oleh user tersebut.

• Tombol [Cetak (F6)] berguna untuk mencetak, mendesain report dan menyimpan ke file (PDF, CSV, HTML, PostScript, dan Excel) laporan log transaksi yang tampil, agar dapat dianalisa lebih mendetail.

• Tombol [Cari (F7)] berguna untuk mencari laporan log transaksi yang tampil.

• Tombol [Filter (F8)] berguna untuk memfilter beberapa laporan log transaksi yang tampil.

• Tombol [Refresh (F9)] berguna untuk menyegarkan kembali laporan log transaksi yang tampil.

• Tombol [Tutup (Esc)] berguna untuk keluar dari form log transaction.

Umum 59

Produk

Daftar Satuan

Produk → Daftar Satuan

Form daftar satuan berguna memasukan master satuan produk yang akan digunakan dalam setiap transaksi yang melibatkan produk.

Satuan produk yang bisa dibuat tidak terbatas. Satu produk bisa memiliki banyak satuan dalam kelompok yang sama. Terdiri dari beberapa kolom:

• [Kode], adalah kode satuan.• [Jumlah], adalah isi dari satuan terkecil. Misal PCS jumlah 1, dan LSN

jumlah 12 PCS.• [Dari Satuan], adalah satuan terkecil yang digunakan sebagai

standard untuk menentukan jumlah satuan yang sedang dibuat. Pilihan yang tampil dari kolom ini adalah kode satuan dengan jumlah 1 saja.

• [Tampilan Nama], adalah nama satuan yang tampil pada cetakan. Jika ada beberapa satuan yang mempunyai nama sama tetapi dengan jumlah berbeda, seperti BOX dengan isi 20 PCS dan BOX dengan isi 40 PCS, maka anda bisa membuat kodenya dengan BOX20 dan BOX40 tetapi dengan tampilan nama yang sama, yaitu BOX.


Daftar Merk Produk

Produk → Daftar Merk ProdukForm ini berguna untuk memasukkan semua merk produk yang dibutuhkan. jika merk produk ini telah terisi dapat memudahkan untuk menganalisa semua laporan, tetapi dengan syarat jika pada kolom (merk) di daftar produk juga dipilih/diatur.

Ada 2 kolom yang disediakan di daftar merk produk:

• [Kode], adalah kode dari merk produk.• [Nama], adalah nama dari merk produk.

Daftar Pabrik

Produk → Daftar PabrikForm daftar pabrik ini berguna memasukan nama-nama produsen produk-produk. Daftar pabrik ini bisa berguna sebagai dasar penerbitan diskon, poin, hadiah dan komisi menggunakan rumus yang disediakan pada form [Aturan Diskon Penjualan], [Aturan Pemberian Poin], [Aturan Pemberian Hadiah], [Aturan Komisi Salesman] dan [Aturan Komisi Pelaksana Jasa].

Ada beberapa kolom yang disediakan dan dapat diisi yaitu:

• [Kode], adalah kode pabrik yang terdiri dari rangkaian huruf, angka atau gabungan antara keduanya.

• [Nama], adalah nama pabrik.• [Alamat], adalah alamat pabrik.

Produk 61

Daftar Pengarang

Daftar Produk → Daftar PengarangForm ini berguna untuk memasukkan nama-nama pengarang, fasilitas ini umumnya dipakai pada perusahaan toko buku, toko CD/DVD dan lainnya. Tujuan daftar pengarang ini adalah untuk mempermudah dalam menganalisa laporan-laporan.

Ada tiga kolom yang disediakan di daftar pengarang:

• [Kode], adalah kode pengarang.• [Nama], adalah nama pengarang.• [Alamat], adalah alamat pengarang.Untuk membuat kode dan nama bisa dengan huruf, angka atau gabungan dari keduanya.

Daftar Produk

Produk → Daftar ProdukForm [Daftar Produk] berguna untuk pengelompokan produk, input kode dan nama produk, setting diskon, setting hadiah, setting poin, setting komisi, setting akun persediaan, pendapatan, biaya dan akun lain yang berkaitan dengan produk tersebut.

Pembuatan daftar produk yang disediakan mendukung pengelompokan produk secara hirarki. Jumlah level hirarki yang disediakan tidak terbatas sesuai dengan kebutuhan.

Di daftar grup produk dan daftar produk terdapat beberapa kolom yang sama, yaitu pada grup kolom [Akun Posting] dan [Aturan-aturan]. Tetapi [Akun Posting] dan [Aturan-aturan] yang digunakan dalam transaksi adalah nilai-nilai yang di daftar produk. Sementara yang di daftar grup produk hanyalah acuan/template agar saat membuat rincian produk di daftar produk, nilai-nilai pada kolom di aturan-aturan dan akun posting akan terisi yang sama dengan grup produknya. Kolom-kolom yang sama tersebut adalah:62 Acosys V4 User Guide

Grup [Akun Posting]

Karena setting akun dapat dibedakan setiap produk, maka laporan keuangan juga dapat mengelompokkan untuk setiap produk atau setiap grup produk. Akun-akun itu akan digunakan untuk jurnal otomatis setiap transaksi dilakukan.

• [Persediaan] menampung nilai persediaan produk.• [Harga Pokok Penjualan] menampung harga pokok penjualan produk.• [Pajak] menampung pajak produk.• [Penjualan] menampung pendapatan kotor dari penjualan produk.• [Diskon Penjualan] menampung diskon penjualan produk.• [Retur Penjualan] menampung pendapatan penjualan kotor yang

diretur setiap produk.• [Pendapatan Konsinyasi] menampung pendapatan yang diperoleh

dari penjualan produk konsinyasi.• [Biaya Konsinyasi] menampung biaya atau laba yang diberikan

kepada pelanggan karena menjual produk yang kita konsinyasikan kepada pelanggan tersebut.

Grup [Aturan-aturan]

Aturan-aturan adalah rumus-rumus yang digunakan untuk menentukan harga jual, diskon, hadiah, poin, komisi salesman dan komisi pelaksana jasa. Aturan-aturan yang disetting setiap produk akan diproses jika bagian yang terkait dengan aturan itu juga disetting ke aturan yang sama. Misalnya produk tertentu kita berikan aturan diskon penjualan A, jika pelanggan yang membeli produk itu juga disetting dengan aturan yang sama (A), maka rumus diskon penjualan pada aturan diskon penjualan A akan diproses, dan sebaliknya.• [Diskon Penjualan] adalah kode-kode dari form [Aturan Diskon

Penjualan] yang berlaku untuk setiap produk. Dengan kode aturan ini, diskon produk dan harga jual produk dapat berubah secara dinamis sesuai rumus yang dibuat. Kode diskon penjualan juga terkait dengan [Daftar Pelanggan] dan [Aturan Diskon Pembayaran].

• [Komisi Sales] adalah kode-kode dari form [Aturan Komisi Salesman] yang berlaku untuk setiap produk. Kode komisi juga terkait dengan [Daftar Salesman] dan [Aturan Komisi Salesman].

• [Komisi Pelaksana Jasa] adalah kode-kode dari form [Aturan Komisi Pelaksana Jasa] yang berlaku untuk setiap produk. Kode komisi juga terkait dengan [Daftar Pelaksana Jasa] dan [Aturan Komisi Pelaksana].

• [Hadiah] adalah kode-kode dari form [Aturan Pemberian Hadiah] yang berlaku untuk setiap produk. Dengan kode aturan ini, pemberian

Produk 63

hadiah ke pelanggan dapat berubah secara dinamis sesuai rumus yang dibuat. Kode hadiah juga terkait dengan [Daftar Pelanggan] dan [Aturan Pemberian Hadiah].

• [Poin] adalah kode-kode dari form [Aturan Pemberian Poin] yang berlaku untuk setiap produk. Dengan aturan ini maka poin yang akan diberikan ke pelanggan dapat berubah secara dinamis sesuai rumus yang dibuat. Kode poin juga terkait dengan [Daftar Pelanggan] dan [Aturan Pemberian Poin].

Ada tiga tabel yang tersedia pada form daftar produk, yaitu:

1. Daftar Grup Produk

Berguna untuk mengelompokkan produk berdasarkan kriteria yang diinginkan. Berikut ini adalah penjelasan tentang kolom-kolom yang ada pada [Daftar Grup Produk]:

• [Kode] adalah kode grup produk yang dapat diisi angka, huruf atau gabungan antara keduanya tanpa spasi atau tanda baca.

• [Nama] adalah nama grup produk yang dapat diisi angka, huruf atau gabungan antara keduanya boleh menggunakan spasi.

• [Sub Dari] menentukan induk dari grup tersebut, untuk grup yang tidak memiliki induk, kosongkan saja.

• [Grup] menunjukkan bahwa kelompok tersebut masih memiliki sub. Sedangkan jika [Grup] tidak aktif, berarti kelompok tersebut memiliki level paling bawah yang bisa diisi [Daftar Produk].

2. Daftar Produk

[Daftar Produk] merupakan rincian data produk beserta setting otomatisasi yang dibutuhkan. Setting yang ada di daftar produk ini akan 64 Acosys V4 User Guide

menjadi dasar perhitungan didalam program, sehingga akan berpengaruh pada laporan-laporan.

Berikut penjelasan kolom-kolom yang tersedia di daftar produk:• [Umum] terdiri dari:

◦ [Kode] adalah kode produk yang terdiri dari rangkaian huruf, angka atau gabungan antara keduanya tanpa spasi atau tanda baca. Harus unik atau tidak boleh sama item satu dengan lainya.

◦ [Kode Alias] adalah kode lain untuk mempermudah pencarian produk. Kode alias ini bisa diterapkan untuk kode barang yang berbeda antara kode pada kemasan produk dengan kode pada kemasan karton. Harus unik atau tidak boleh sama item satu dengan lainya.

◦ [Nama] adalah nama produk.◦ [Kategori] adalah jenis produk. Tersedia tiga kategori yaitu:

Barang adalah produk yang memiliki persediaan Jasa adalah produk yang tidak memiliki persediaan sehingga

tidak ada batasan persediaan yang bisa dijual. Paket adalah jenis produk yang digunakan dalam form [Paket

Penjualan]. Produk paket tidak memiliki persediaan, jika produk paket terjual, maka yang berkurang adalah persediaan produk-produk pembentuk paket.

◦ [Satuan] adalah satuan produk. Pembuatan satuan pada menu Produk → Daftar Satuan.

◦ [Default Satuan] adalah satuan acuan untuk harga hpp, beli dan harga jual, selain itu Default Satuan adalah satuan yang akan pertama kali muncul dalam setiap transaksi. Default satuan tidak dapat diubah-ubah setelah transaksi berjalan, karena akan mengacaukan perhitungan harga pokok persediaan dan laporan-laporan terkait produk tersebut. Default ini sebaiknya mempertimbangkan satuan yang paling sering digunakan dalam transaksi. Misalnya untuk perusahaan retail cenderung menggunakan satuan pcs dalam transaksi, sedangkan perusahaan distributor cenderung menggunakan satuan karton.

◦ [Aktif] untuk menunjukkan bahwa produk tersebut masih aktif dan dapat dipakai dalam transaksi serta muncul pada laporan-laporan. Jika tanda [x] mati, berarti produk tersebut tidak aktif. Semua data transaksi produk tersebut pada waktu lampau masih tersimpan, namun tidak ditampilkan.

◦ [Minimum] adalah angka minimum persediaan barang tersebut yang diizinkan. Jika persediaan barang menyentuh angka tersebut, maka tidak dapat dijual.

Produk 65

◦ [Maksimum] adalah angka batas maksimum persediaan barang yang diizinkan. Jika persediaan barang telah menyentuh angka tersebut, maka barang tersebut tidak memungkinkan penambahan persediaan.

◦ [Minimum Order] adalah angka batas muncul dalam pengingat untuk order produk kembali.

◦ [Default Reorder] adalah jumlah standar untuk melakukan pembelian kembali.

◦ [Pemasok] adalah setting default pemasok untuk produk tersebut. Setting ini untuk pemesanan produk kembali dan diperlukan jika akan menggunakan aturan diskon, hadiah, poin atau komisi berdasarkan pemasok. Daftar Pemasok dibuat di menu Pembelian → Daftar Pemasok.

◦ [Pabrik] adalah setting pabrik untuk produk tersebut. Setting ini diperlukan jika akan menggunakan aturan diskon, hadiah, poin atau komisi berdasarkan pabrik. Daftar Pabrik dibuat di menu Produk → Daftar Pabrik.

◦ [Merk] adalah setting merk untuk produk tersebut. Setting ini diperlukan jika akan menggunakan aturan diskon, hadiah, poin atau komisi berdasarkan merk produk. Daftar Merk dibuat di menu Produk → Daftar Merk Produk .

◦ [Pengarang] adalah setting pengarang untuk produk seperti buku atau produk penerbitan. Setting ini diperlukan jika akan menggunakan aturan diskon, hadiah, poin atau komisi berdasarkan pengarang. Daftar Pengarang dibuat di menu Produk → Daftar Pengarang.

◦ [Jenis Pajak] adalah setting jenis pajak yang digunakan untuk produk tersebut. Jenis pajak dibuat di menu Umum → Daftar Pajak.

◦ [Grup] digunakan untuk menentukan grup produk atau untuk berpindah ke grup lain.

• [Harga Jual] terdiri dari:◦ [Harga Perolehan] adalah harga beli produk per satuan yang

disetting pada kolom [Default Satuan].◦ [Diskon] akan terisi secara otomatis jika telah terjadi pembelian

produk tersebut dengan diskon per produk.◦ [Pajak] akan terisi secara otomatis jika telah terjadi pembelian

produk yang dikenakan pajak.◦ [Pembelian Bersih] akan terisi otomatis dari perhitungan (harga

beli-diskon)+pajak. Sebagai acuan untuk menentukan harga jual terhadap produk tersebut.

◦ [Harga Jual] adalah harga jual produk per satuan yang disetting 66 Acosys V4 User Guide

pada kolom [Default Satuan]. Harga jual dapat berdasarkan level pelanggan, ada 7 level harga jual yang disediakan oleh Acosys V4.

◦ [Diskon (%)] adalah diskon dalam bentuk persen yang otomatis akan masuk ke form rekuisisi penjualan, order penjualan dan form penjualan jika produk tersebut dipanggil.

◦ [Harga jual berdasarkan jumlah produk] berfungsi untuk menentukan harga jual berdasarkan jumlah produk yang terjual. Misalnya harga jual per karton lebih murah dari harga jual per PCS.

◦ [Min. Quantity 1] berfungsi untuk memasukkan jumlah produk sebagai syarat harga jual yang ditetapkan di [Harga Jual 1]

◦ [Harga Jual 1] berfungsi untuk memasukkan harga jual berdasarkan syarat dari [Min. Quantity 1].





Misalnya Produk A harga normal Rp. 1.000, [Min. Quantity 1] 12 pcs maka [Harga Jual 1] menjadi Rp. 950, [Min. Quantity 2] 144 pcs maka [Harga Jual 2] menjadi Rp. 900.

• [Lainnya] terdiri dari:◦ [Deskripsi] adalah catatan tambahan yang tidak terdapat pada

salah satu kolom pada daftar produk.◦ [Lebar] adalah dimensi lebar dari produk.◦ [Tinggi] adalah dimensi tinggi dari produk.◦ [Panjang] adalah dimensi panjang dari produk.◦ [Berat] adalah berat produk.◦ [Gambar] adalah gambar atau foto produk. Gambar ini bisa

ditampilkan pada setiap transaksi yang melibatkan produk tersebut. Untuk menambahkan gambar klik kanan di kolom gambar selanjutnya pilih [Ambil gambar].

• [Persediaan] terdiri dari:

Produk 67

◦ [Tampilkan Saldo Persediaan] untuk menampilkan persediaan dalam beberapa departemen dan divisi sekaligus untuk satu item barang.

◦ Persediaan yang tampil adalah persediaan pada tanggal terakhir dalam database, bukan persediaan tanggal form tersebut dibuka.

Pembentukan Harga Jual

Gambar di atas menunjukan alur pembentukan harga jual di Acosys V4. Acosys V4 pertama kali akan mengambil harga yang di Produk → Manajemen Produk, jika terdapat setting produk di menu Manajemen Produk. Jika tidak ada setting, maka akan membaca setting harga di Daftar Produk.

Baik di Manajemen Produk maupun di Daftar Produk, harga yang akan pertama diambil adalah Harga Jual per Level Pelanggan jika harga level 2 ke atas terdapat setting harga. Jika hanya level 1 yang disetting, 68 Acosys V4 User Guide

Acosys V4 akan melakukan pemeriksaan apakah ada setting Harga Jual Berdasarkan Jumlah Produk. Oleh karenanya setting Harga Jual Berdasarkan Jumlah Produk hanya berlaku untuk pelanggan level 1 saja, sedangkan pelanggan level 2–7 akan mengikuti harga berdasarkan harga level pelanggan.

Setelah Acosys V4 menemukan harga yang akan dipakai untuk transaksi tersebut melalui mekanisme diatas, selanjutnya Acosys akan memeriksa apakah produk tersebut ada setting diskon berdasarkan Aturan Diskon Penjualan. Jika terdapat setting Aturan Diskon Penjualan yang dikaitkan dengan produk tersebut dan customer yang sedang bertransaksi, maka Acosys V4 akan menjalankan rumus yang dibuat di Aturan Diskon Penjualan.

Jika semua proses tersebut sudah lalui, terakhir Acosys V4 akan memeriksa apakah ada setting diskon bertingkat, jika ada, maka harga yang dihasilkan dari mekanisme diatas akan menjadi dasar penghitungan diskon bertingkat, misalnya 5+%+$1000.

Proses diatas seluruhnya dilakukan oleh Acosys V4 secara otomatis.

Tips & TrikUntuk membuat Daftar Produk, minimal harus ada satu grup produk sebagai induk yang telah disetting dengan benar, sehingga Daftar Produk akan mengikuti setting pada grupnya.

Default satuan tidak dapat dirubah (produk yang telah digunakan), karena akan membuat rancu persediaan dan transaksi-transaki.

Pembuatan Harga Masal

Produk → Pembuatan Harga MasalForm pembuatan harga masal berguna untuk merubah harga jual secara serentak berdasarkan grup produk. Dapat merubah harga jual di manajemen produk atau di daftar produk.

Produk 69

Untuk melakukan perubahanan harga produk masal sebagai berikut:

• [Data yang akan dirubah] berfungsi untuk memilih data produk yang akan dirubah harga jualnya, antara [Manajemen produk] atau [Daftar produk]

• [Divisi] bisa berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi terisi secara otomatis berdasarkan setting dari daftar user, jika ingin mengubah cukup membuka daftar dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Divisi tidak dapat diubah (read only) jika konfigurasi user pada menu daftar user disetting false. Apabila tidak akan mengubah tekan [Enter] atau [Tab] saja untuk melanjutkan.

• [Departemen] adalah gudang yang terdapat pada divisi yang dipilih. Departemen terisi secara otomatis berdasarkan setting default dari [Daftar User], untuk mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Departemen tidak dapat diubah (read only) jika konfigurasi user pada form [Daftar User] disetting false. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Grup Produk] berfungsi untuk memilih grup produk yang akan dirubah. Jika kosong yang akan ditampilkan semua grup produk.

• Tombol [Buka] berfungsi untuk menampilkan produk berdasarkan grup yang telah dipilih.

• [Variable yang akan dirubah] berfungsi untuk memilih variable yang akan dirubah, variabel ini terdiri dari:


◦Harga Jual 1-7 (harga berdasarkan level pelanggan)◦Min. Quantity 1◦Harga Jual 1 (berdasarkan Min. Quantity 1).◦Min. Quantity 2.◦Harga Jual 2 (berdasarkan Min. Quantity 2).◦Min. Quantity 3.◦Harga Jual 3 (berdasarkan Min. Quantity 3).◦Diskon (%).

• [Rumus] berfungsi sebagai tempat untuk mengetikkan rumus sebagai aturan perubahan harga jual.

• Tombol [Dialog Rumus] untuk memasukkan rumus menggunakan expression creator.

• Tombol [Uji Rumus] untuk melakukan uji rumus dengan data yang tampil paling atas sehingga kita bisa melihat contoh hasilnya.

• Tombol [Terapkan Rumus] berfungsi untuk menjalankan rumus terhadap produk-produk yang tampil. Proses ini sifatnya temporer dan belum menyimpan di manajemen produk/daftar produk agar dapat dicek ulang sesuai yang diharapkan atau tidak, jika tidak sesuai dapat merubah rumus yang telah dimasukkan.

• Tombol [Terapkan Perubahan] berfungsi untuk menyimpan perubahan. Hasil perubahan ini dapat dilihat di form manajemen produk/daftar produk.

• Tombol [Batalkan Perubahan] berfungsi untuk membatalkan perubahan yang telah dilakukan sebelum form pembuatan produk masal ini ditutup.

Pemakaian Barang

Produk → Pemakaian BarangForm pemakaian barang berguna untuk input barang-barang yang digunakan sendiri oleh perusahaan. Pemakaian barang ini tidak berpengaruh terhadap omzet penjualan, hanya berpengaruh persediaan dan laporan-laporan keuangan. Barang yang dipakai sendiri dapat dibebankan ke biaya atau akun lain secara fleksibel.

Produk 71

Untuk melakukan transaksi tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian berikut:

• [Divisi] bisa berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi terisi secara otomatis berdasarkan setting dari daftar user, jika ingin mengubah cukup membuka daftar dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Divisi tidak dapat diubah (read only) jika konfigurasi user pada menu daftar user disetting false. Apabila tidak akan mengubah tekan [Enter] atau [Tab] saja untuk melanjutkan.

• [Departemen] adalah gudang yang terdapat pada divisi yang dipilih. Departemen terisi secara otomatis berdasarkan setting default dari [Daftar User], untuk mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Departemen tidak dapat diubah (read only) jika konfigurasi user pada form [Daftar User] disetting false. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur], adalah nomor transaksi [Pemakaian Barang] dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.

• [Tanggal & Jam] menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan Jam dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal dan Jam juga bisa dikunci dari [Daftar User → Sistem → Kunci tanggal sistem] sehingga tidak dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan, namun transaksi mundur sangat tidak disarankan, karena bisa mengakibatkan perhitungan hpp tidak akurat.

• [Catatan] berguna untuk memberi catatan bila dibutuhkan.


• [Akun Lawan] adalah lawan akun persediaan untuk laporan keuangan. Akun lawan ini bisa diposting sebagai biaya operasional, prive pemodal atau akun lain sesuai kebutuhan.

• Pengisian daftar produk◦ [Kode] adalah kode produk atau kode barang yang akan diinput

dalam transaksi, bisa dipilih langsung dari daftar melalui dropdown atau dengan menekan tombol [Alt+Panah Bawah] dari keyboard, bisa juga menggunakan alat bantu barcode scanner.

◦ [Nama] adalah nama produk akan terisi otomatis jika kode produk sudah diisi (read only). Jika ingin mengubah nama produk melalui form [Daftar Produk].

◦ [Serial Number] umumnya digunakan untuk transaksi handphone, selain itu bisa juga digunakan untuk nomor mesin/nomor rangka kendaraan dll. Serial Number bisa dipilih melalui drop down apabila saat pembelian diinput Serial Number.

◦ [Tgl. Kadaluarsa] umumnya terdapat pada makanan, minuman, kosmetik dan obat-obatan. Tgl. Kadaluarsa akan tampil apa bila masih ada persediaan dan saat input pembelian dicantumkan Tgl. Kadaluarsa.

◦ [Jumlah] adalah kuantitas produk yang akan dibeli. Gunakan tombol numeric pada keyboard untuk mengisi [Jumlah]. Format angka desimal mengikuti setting pada [Umum → Opsi-Opsi → Format], tekan [Enter] untuk melanjutkan.

◦ [Satuan] atau kemasan produk seperti pcs, pak, dus, dll. Default satuan akan muncul secara otomatis, jika ingin mengubah satuan produk, bisa melalui dropdown atau tekan tombol [Alt + Panah Bawah] lalu tekan [Enter].

◦ [Memo] atau catatan bila dibutuhkan.• Untuk menyimpannya klik tombol Simpan (F3).

Produk 73

Pembuatan Produk Rakitan

Produk → Pembuatan Produk RakitanForm perakitan/pemaketan produk ini bertujuan untuk menggabungkan beberapa produk menjadi satu produk seperti parsel di toko retail, komputer rakitan di toko komputer, dan lain-lain. Saldo produk bahan-bahan yang dirakit akan langsung berkurang dan saldo produk rakitannya bertambah. Perakitan produk ini adalah perakitan secara fisik dari beberapa produk menjadi satu.

Sedangkan untuk paket produk yang ketika dijual, otomatis mengurangi saldo bahan-bahan penyusunya harus menggunakan form [Paket Penjualan].

Untuk melakukan transaksi perakitan produk tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian berikut:

• [Divisi] bisa berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi terisi secara otomatis berdasarkan setting dari [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Divisi tidak dapat diubah (read only) jika konfigurasi user pada form [Daftar User] disetting false. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Departemen], akan terisi secara otomatis berdasarkan setting dari daftar user, jika ingin mengubahnya cukup membuka dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Departemen tidak dapat diubah (read only) jika disetting false pada [Daftar User]. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.


• [Faktur], adalah nomor transaksi [Pemakaian Barang] dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.

• [Tanggal & Jam], menunjukkan waktu kapan transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan Jam sudah disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server dan tidak dapat diubah apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah tanggal system. Apabila ada transaksi mundur user harus mengubah terlebih dahulu dari daftar user.

• [Catatan], berguna untuk memberi keterangan dan catatan mengenai perakitan yang dilakukan.

• [Produk yang akan dirakit], digunakan untuk pengisiaan produk hasil rakitan dari beberapa produk. Produk rakitan ini terlebih dahulu dibuat di form daftar produk dengan kategori persediaan.

• [Kode], adalah kode produk rakitan yang bisa dipilih langsung dari daftar melalui dropdown atau dengan menekan tombol [Alt+Panah Bawah] dari keyboard, bisa juga menggunakan alat bantu scan barcode. Tekan tombol [Enter] atau [Panah Kanan] untuk kekolom berikutnya.

• [Nama], akan terisi otomatis jika kode produk sudah diisi (read only).• [Serial Number], isi jika anda menggunakan serial number.• [Tanggal Kadaluarsa], isi tanggal jika anda memberikan batas akhir

tanggal kadaluarsa untuk produk rakitan ini.• [Jumlah], berguna untuk memasukkan jumlah produk rakitan yang

akan dibuat. Untuk melanjutkan tekan [Enter].• [Satuan], adalah satuan produk rakitan. Default satuan akan muncul

secara otomatis berdasarkan aturan-aturan yang sebelumnya sudah ditentukan dari daftar produk, jika ingin mengubah default satuan produk, bisa melalui dropdown atau tekan tombol [Alt + Panah Bawah] dari keyboard.

• [Harga pokok penjualan], adalah informasi total hpp dari produk-produk yang dirakitkan.

• Produk-produk yang digunakan sebagai penyusun produk rakitan, terdiri dari:◦ [Kode], adalah kode produk bahan rakitan, bisa dipilih langsung

dari daftar melalui dropdown atau dengan menekan tombol [Alt+Panah Bawah] dari keyboard, bisa juga menggunakan alat bantu scan barcode. Tekan tombol [Enter] atau [Panah Kanan] untuk kekolom berikutnya.

Produk 75

◦ [Nama], akan terisi otomatis jika kode produk sudah diisi (read only).

◦ [Serial Number], dapat dipilih dari daftar melalui dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] atau dapat menggunakan scan barcode.

◦ [Tgl. Kadaluarsa], akan terisi otomatis jika tersedia setelah anda memilih serial number.

◦ [Jumlah], untuk memasukkan jumlah dari bahan rakitan yang akan dibuat. Untuk melanjutkan Tekan [Enter].

◦ [Satuan], adalah satuan produk. Default satuan akan muncul secara otomatis, jika ingin merubah default satuan produk, bisa melalui dropdown, untuk memilih satuan tekan tombol [Alt + Panah Bawah].

◦ [Harga pokok penjualan], adalah informasi hpp dari produk, nilai ini diambil dari hpp terakhir di daftar produk.

◦ [Sub Total] adalah hasil perkalian hpp dikalikan dengan jumlah.◦ [Memo], berguna untuk memberi keterangan atau catatan tentang

produk tersebut.◦ Jika ingin menambahkan dengan produk yang lain maka tekan

tombol [panah bawah] pada keyboard.• Jika telah selesai memasukkan produk-produk yang akan di rakit

untuk menyimpannya tekan tombol [Simpan] atau tekan tombol F3 pada keyboard.

Pemecahan Produk Rakitan

Produk → Pemecahan Produk RakitanForm pemecahan produk ini bertujuan untuk memecah satu produk menjadi beberapa produk. Didalam pemecahan produk ini, stock masing-masing produk akan otomatis bertambah. Dalam pemecahan ini HPP total produk-produk hasil pecahan harus sama dengan HPP produk yang dipecahkan.

Untuk melakukan transaksi pemecahan produk tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian berikut:


• [Divisi] bisa berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi terisi secara otomatis berdasarkan setting dari daftar user, jika ingin merubahnya cukup membuka daftar dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Jika pada konfigurasi user di menu daftar user disetting false maka Divisi tidak dapat diubah (read only). Apabila tidak akan mengubah tekan [Enter] atau [Tab] saja untuk melanjutkan.

• [Departemen], akan terisi secara otomatis berdasarkan setting dari daftar user, jika ingin mengubahnya cukup membuka dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Jika disetting false pada konfigurasi user maka departemen tidak dapat diubah. Apabila tidak akan mengubah tekan [Enter] atau [Tab] saja untuk melanjutkan.

• [Faktur], adalah nomor transaksi [Pemecahan Produk Rakitan] dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.

• [Tanggal & Jam], menunjukkan waktu kapan transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan Jam sudah disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server dan tidak dapat diubah apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah tanggal system. Apabila ada transaksi mundur user harus mengubah terlebih dahulu dari daftar user.

• [Catatan], berguna untuk memberi keterangan dan catatan mengenai perakitan yang dilakukan.

• [Produk yang akan dipecah], digunakan untuk pengisiaan produk yang akan dipecah menjadi beberapa produk.

• [Kode], adalah kode produk pemecahan yang bisa dipilih langsung dari daftar melalui dropdown atau dengan menekan tombol

Produk 77

[Alt+Panah Bawah] dari keyboard, bisa juga menggunakan alat bantu scan barcode.

• [Nama], akan terisi otomatis jika kode produk sudah diisi (read only).• [Serial Number], isi jika anda menggunakan serial number.• [Tanggal Kadaluarsa], isi tanggal jika anda memberikan batas akhir

tanggal kadaluarsa untuk produk rakitan ini.• [Jumlah], berguna untuk memasukkan jumlah produk rakitan yang

akan dipecahkan.• [Satuan], adalah satuan produk pemecahan. Default satuan akan

muncul secara otomatis berdasarkan aturan-aturan yang sebelumnya sudah ditentukan dari daftar produk.

• [Harga pokok penjualan], adalah informasi total hpp dari produk-produk yang dirakitkan.

• Isi produk-produk sebagai pecahan, total HPP harus sama dengan produk yang akan dipecah. Jika tidak sama, maka produk ini tidak dapat disimpan.◦ [Kode], adalah kode produk hasil pemecahan, bisa dipilih langsung

dari daftar melalui dropdown atau dengan menekan tombol [Alt+Panah Bawah] dari keyboard, bisa juga menggunakan alat bantu scan barcode. Tekan tombol [Enter] atau [Panah Kanan] untuk kekolom berikutnya.

◦ [Nama], akan terisi otomatis jika kode produk sudah diisi (read only).

◦ [Serial Number], isi jika anda menggunakan serial number.◦ [Tgl. Kadaluarsa], isi jika anda menentukan tanggal kadaluarsa.◦ [Jumlah], untuk memasukkan jumlah dari hasil pemecahan yang

akan dibuat.◦ [Satuan], adalah satuan produk. Default satuan akan muncul

secara otomatis berdasarkan aturan-aturan yang sebelumnya sudah ditentukan dari daftar produk, jika ingin merubah default satuan produk, bisa melalui dropdown, untuk memilih satuan tekan tombol [Alt + Panah Bawah].

◦ [Harga pokok penjualan], untuk mengisi HPP hasil pecahan.◦ [Sub Total] adalah hasil perkalian hpp dikalikan dengan jumlah.◦ [Memo], berguna untuk memberi keterangan atau catatan tentang

produk tersebut.◦ Jika ingin menambahkan dengan produk yang lain maka tekan

tombol [panah bawah] pada keyboard.• Jika telah selesai memasukkan produk-produk yang di pecah, untuk

menyimpannya tekan tombol [Simpan (F3)] atau tekan tombol [F3] pada keyboard.


Paket Penjualan

Produk → Paket Penjualan Form paket penjualan ini bertujuan untuk menggabungkan dari beberapa produk menjadi satu produk saat penjualan. Jika produk paket penjualan terjual, maka persediaan masing-masing produk yang ada dalam daftar paket tersebut akan otomatis berkurang. Produk paket penjualan tidak dapat dijual apabila dari salah satu rincian produk pendukung tidak memiliki persediaan. Form ini sangat berguna untuk jenis usaha rumah makan, restoran, kafe dan lainnya.

Untuk membuat paket penjualan ini terlebih dahulu kita membuat daftar produk di form [Daftar Produk] dengan kategori [paket] bukan jasa atau persediaan.

• [Daftar Paket Penjualan] adalah daftar produk yang dibuat di form [Daftar Produk] dengan kategori [paket] bukan [persediaan] atau [jasa].

• [Rincian Paket Penjualan] adalah produk-produk penyusun paket penjualan. Persediaan produk pada [Rincian Paket Penjualan] ini akan otomatis berkurang saat produk pada [Daftar Paket Penjualan] dijual.◦ [Kode] adalah kode produk yang berasal dari form [Daftar Produk],

dapat dipanggil melalui dropdown, tombol [ALT+Panah Bawah] atau menggunakan alat bantu barcode scanner.

Produk 79

◦ [Nama] adalah nama produk akan terisi otomatis jika kode produk sudah dipilih, dapat diubah melalui form [Daftar Produk].

◦ [Satuan] adalah satuan atau kemasan produk seperti pcs, pak, dus, dll. Default satuan akan muncul secara otomatis berdasarkan aturan-aturan yang telah ditentukan dari [Daftar Produk], jika ingin merubah default satuan produk, bisa melalui dropdown, untuk memilih satuan tekan tombol [Alt + Panah Bawah] lalu tekan [Enter].

◦ [Harga Pokok Penjualan] berguna sebagai informasi HPP dari produk yang dipaket.

◦ [Jumlah] adalah kuantitas produk tersebut didalam satu paket penjualan.

◦ [Sub Total] adalah kolom [Harga Pokok Penjualan] dikalikan dengan kolom [Jumlah](read only).

◦ Panah bawah untuk menanbah item produk.• Klik [Simpan] untuk menyimpan paket penjualan yang telah dibuat.

Pemindahan Persediaan

Produk → Pemindahan PersediaanForm pemindahan persediaan berguna untuk memindahkan produk dari satu departemen ke departemen lain baik dalam satu divisi maupun antar divisi.

Untuk melakukan pemindahan produk tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian berikut:


• [Dari divisi] berguna untuk memasukkan asal divisi persediaan yang akan dipindahkan.

• [Dari Departeman] adalah departemen tujuan pemindahan produk (penerima).

• [Faktur] adalah nomor transaksi [Pemindahan Persediaan] dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.

• [Tanggal & Jam]. menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan Jam dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal dan Jam juga bisa dikunci dari [Daftar User → Sistem → Kunci tanggal sistem] sehingga tidak dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan, namun transaksi mundur sangat tidak disarankan, karena bisa mengakibatkan perhitungan hpp tidak akurat.

• [Ke Divisi] adalah divisi tujuan pemindahan persediaan.• [Ke Departemen] adalah departemen tujuan pemindahan persediaan.• [Catatan] untuk memberi catatan bila diperlukan.

Pengisian Daftar Produk• [Kode] adalah kode produk atau kode barang yang akan diinput

dalam transaksi, bisa dipilih langsung dari daftar melalui dropdown atau dengan menekan tombol [Alt+Panah Bawah] dari keyboard, bisa juga menggunakan alat bantu barcode scanner.

• [Nama] adalah nama produk akan terisi otomatis jika kode produk sudah diisi (read only). Jika ingin mengubah nama produk melalui form [Daftar Produk].

• [Serial Number] umumnya digunakan untuk transaksi handphone, selain itu bisa juga digunakan untuk nomor mesin/nomor rangka kendaraan dll. Serial Number bisa dipilih melalui drop down apabila saat pembelian diinput Serial Number.

• [Tgl. Kadaluarsa]. Tanggal kadaluarsa umumnya terdapat pada makanan, minuman, kosmetik dan obat-obatan. Tanggal kadaluarsa akan tampil apa bila masih ada persediaan dan saat input pembelian dicantumkan tanggal kadaluarsa .

Produk 81

• [Jumlah] atau kuantitas produk yang akan dipindahkan. Gunakan tombol numeric pada keyboard untuk mengisi [Jumlah]. Format angka desimal mengikuti setting pada [Umum → Opsi-Opsi → Format].

• [Satuan] atau kemasan produk seperti pcs, pak, dus, dll. Default satuan akan muncul secara otomatis berdasarkan aturan-aturan yang sebelumnya sudah ditentukan dari [Daftar Produk], jika ingin mengubah satuan produk, bisa melalui dropdown atau tekan tombol [Alt + Panah Bawah] lalu tekan [Enter].

• [Memo] atau catatan bila dibutuhkan.• Untuk menyimpannya klik tombol Simpan (F3).

Pencarian Produk

Produk → Pencarian Produk

Form pencarian produk ini berguna untuk memudahkan pencarian informasi tentang produk. Informasi yang didapat dari pencarian produk ini adalah lokasi penyimpanan, saldo persediaan setiap divisi dan departemen, gambar produk, dan informasi lainnya sesuai produk yang ditampilkan. Form pencariaan ini dapat digunakan di toko buku, minimarket, supermarket dan lain-lain yang diperuntukkan kepada pelanggan yang berkunjung sebagai pusat informasi produk.

Cara penggunaan form ini sebagai berikut:

• Pilih [Kolom yang dicari], adalah pilihan kolom mana yang akan dicari. Nama-nama kolom ini telah disediakan terdiri dari kode, nama, pengarang, pemasok dan pabrik.


• Checkbox [Sensitif huruf besar/kecil], jika aktif maka pencarian akan membedakan antara huruf besar atau huruf kecil.

• Checkbox [Data yang menyerupai] jika aktif maka tidak perlu mengetikkan kata kunci yang sama persis dengan data yang akan dicari, tapi cukup mengetikkan kata kunci mengandung kata tersebut.

• Option [Dari depan saja], jika pencarian dilakukan hanya dari depan, artinya jika kata kunci tersebut terdapat ditengah atau diakhir sebuah field tidak akan muncul.

• Option [Dari semua huruf], jika menampilkan hasil pencarian yang kata kunci tersebut berada di depan, tengah atau akhir data. Sepeti contoh mencari judul buku "Aku Ingin Terbang", bisa dengan mengetik "Aku" atau "Ingin" atau "Terbang".

• Checkbox [Cari setelah Enter], jika aktif maka pencarian akan dimulai setelah tekan enter, sedangkan jika tidak aktif maka setiap mengetikkan satu huruf langsung memproses pencarian. Untuk data yang sangat besar sebaiknya menggunakan opsi setelah enter agar tidak membebani kerja server yang berakibat proses menjadi lebih lambat.

• [Data yang dicari] berguna untuk mengetikkan data yang dicari. Setelah diketik kata kunci maka akan tampil data-data produknya di tabel.

• Tabel informasi produk terdiri dari beberapa kolom. Kolom-kolom tertentu dapat disembunyikan dengan membuka form {Setting] dengan klik tombol [Setting]. Kolom-kolom yang ada dalam tabel:◦ [Kode], adalah kode produk.◦ [Nama], adalah nama produk.◦ [Satuan], adalah satuan produk. ◦ [Harga Jual 1-7] adalah harga jual produk level 1-7.◦ [Diskon (%)] adalah diskon produk dalam persen.◦ [Kategori], adalah kategori produk.◦ [Deskripsi], adalah catatan tambahan dari daftar produk.◦ [Grup] adalah grup produk.◦ [Pemasok] adalah pemasok produk.◦ [Pabrik] adalah pabrik produk.◦ [Pengarang] adalah pengarang produk.

• Tabel berikutnya menampilkan saldo persediaan pada masing-masing divisi dan departemen.

• Gambar produk akan tampil dalam kotak disamping tabel informasi saldo produk. Jika tidak ada produk yang bergambar, maka kotak

Produk 83

gambar produk ini dapat disembunyikan melalui drag dengan mouse pada splitter di sebelah kiri kotak gambar produk.

• Tombol [setting] berguna untuk pengaturan form pencarian produk. form setting ini akan tampil jika anda benar memasukkan password user yang sudah login. password ini bertujuan untuk menghindari perubahan yang dilakukan oleh pelanggan.

• Tombol [tutup] berguna untuk keluar dari form pencarian produk. form ini akan tertutup jika memasukkan password user dengan benar.

Input Saldo Awal Persediaan Produk

Produk → Input Saldo AwalForm ini berguna untuk input saldo persediaan. Hal ini dilakukan jika sebelum menggunakan Acosys v4 telah ada persediaan produk. Pengisian saldo awal persediaan dapat dilakukan secara bertahap maupun secara masal dalam satu faktur Input saldo awal.

Tombol-tombol pada bagian atas adalah tombol utama yang berefek pada faktur tersebut, sedangkan tombol-tombol bagian bawah hanya berefek pada daftar rincian produk yang ada dalam faktur tersebut.

• Tombol [Baru] diatas untuk memulai input saldo awal persediaan. • [Tanggal & Jam] menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan.

Tanggal dan Jam dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal dan Jam juga bisa dikunci


dari [Daftar User → Sistem → Kunci tanggal sistem] sehingga tidak dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan, namun transaksi mundur sangat tidak disarankan, karena bisa mengakibatkan perhitungan hpp tidak akurat.

• [Divisi] bisa berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi terisi secara otomatis berdasarkan setting dari [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Divisi tidak dapat diubah (read only) jika konfigurasi user pada form [Daftar User] disetting false. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.

• [Grup produk] diisi jika input saldo awal akan dilakukan per grup produk, daftar produk dalam grup tersebut otomatis tampil di tabel rincian produk.

• [Akun Modal] adalah akun penyeimbang persediaan. Akun modal ini harus diisi dengan klik tombol button, setelah tampil form pencarian akun pilih salah satu akun, misalnya akun modal atau akun lain yang menampung persediaan.

• Tombol Simpan di atas. Untuk menyimpan faktur setelah selesai input.

• Tombol Buka Faktur di atas. Tombol ini berguna untuk mengedit faktur Input Saldo Persediaan yang telah tersimpan. Klik tombol ini, lalu masukkan nomor faktur yang akan dibuka.

• Tombol Hapus di atas. berguna untuk menghapus faktur Input saldo persediaan yang telah tersimpan.

• Tombol Tutup di atas. berguna untuk keluar dari form Input saldo persediaan.

Pengisian saldo persediaan ini ada tiga metode yang dapat digunakan, yaitu:1. Pengisian satu per satu

Dengan metode ini anda harus memasukkan kode produk satu per satu. Kelebihan dari metode ini adalah dapat memasukkan saldo persediaan per kode produk sesuai produk fisik yang sedang dihitung. Metode ini juga memudahkan input produk dengan serial number/expired date. Untuk mengisi faktur persediaan secara manual sebagai saldo awal adalah sebagai berikut:Produk 85

• [Produk] adalah kode produk. Buka dropdown dengan klik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form pencarian produk, pilih/cari produk yang akan diinput. Jika kode produk belum ada, bisa ditambahkan melalui form [Daftar Produk].

• [Nama] adalah nama produk dan otomatis muncul apabila kode produk sudah dipilih.

• [Pemasok] berguna untuk mengisi pemasok produk tersebut. Jika tidak tahu pemasok produk tersebut, isi dengan salah satu pemasok yang menjadi standar, karena [Pemasok] harus terisi.

• [Serial Number] umumnya digunakan untuk transaksi handphone, nomor mesin/nomor rangka kendaraan dll. Isi serial number jika diperlukan.

• [Tanggal Kadaluarsa] adalah tanggal batas akhir masa berlaku produk, umumnya terdapat pada makanan, minuman, kosmetik dan obat-obatan. Isi tanggal kadaluarsa jika diperlukan.

• [Harga Perolehan] adalah harga pokok produk tersebut.• [Jumlah] adalah kuantitas produk yang akan diinput sesuai dengan

kuantitas fisik produk. Gunakan tombol numeric pada keyboard untuk mengisi [Jumlah]. Format angka desimal mengikuti setting pada [Umum → Opsi-Opsi → Format], tekan [Enter] untuk melanjutkan.

• [Satuan] adalah satuan produk tersebut. Default satuan akan muncul secara otomatis berdasarkan aturan-aturan yang sebelumnya sudah ditentukan dari [Daftar Produk], jika ingin mengubah satuan produk, bisa melalui dropdown atau tekan tombol [Alt + Panah Bawah] lalu tekan [Enter].

• [Memo] atau catatan jika dibutuhkan.• [Nilai] adalah [Harga Perolehan] dikalikan dengan [Jumlah], nilai akan

muncul secara otomatis setelah anda mengisi [Jumlah] produk. Untuk melanjutkan tekan [Enter].

• Untuk melanjutkan pengisian saldo persediaan yang lainnya cukup dengan pindah baris ke bawahnya atau klik Tombol Baru(F1) bawah. Penambahan ini bisa produk berbeda maupun produk yang sama. untuk membatalkan input salah satu produk, klik produk yang akan dibatalkan, klik tombol [Hapus(F5)] bawah atau tekan Ctrl+Delete pada keyboard.

2. Input per grup produk

Dengan metode ini daftar produk akan terisi otomatis sesuai dengan grup produk yang dipanggil dan default jumlah produknya otomatis terisi 1. Jika ada produk yang tidak mempunyai saldo persediaan dapat


dihapus dengan mengklik tombol [Hapus} pada bagian bawah atau dengan menekan CTRL+Delete dari keyboard.

• Pilih [Grup Produk] dengan klik dropdown atau [Alt+panah bawah] pada keyboard. Jika field [Grup Produk] dikosongkan, maka semua produk yang telah terdaftar akan tampil.

• Klik tombol [Import dari produk] untuk memulai.

3. Impor dari file

Metode ini menggunakan data yang tersimpan dari file yang berekstensikan CSV (Comma Separated Values). CSV ini dapat dibuat melalui Open Office Calc atau Microsoft Excel. Kolom-kolom yang dibutuhkan dalam file CSV minimal ada kode produk (harus sama dengan yang ada di daftar produk) dan kolom jumlah produknya. Cara melakukan import lihat bab Expor/Impor File pada manual book ini.

Penyesuaian Persediaan

Produk → Penyesuaian PersediaanForm ini berguna untuk menyesuaikan saldo persediaan, ketika persediaan fisik produk tidak sesuai dengan persediaan yang tercatat di Acosys V4. Ketidaksesuaian ini biasanya terjadi karena ada barang hilang atau salah melakukan transaksi. Penyesuaian persediaan dapat dilakukan secara bertahap maupun secara massal dalam satu faktur, dan dapat dilanjutkan jika pengisian ke Acosys V4 tidak selesai dalam satu hari.

Tombol-tombol yang dibawah (Baru, Ubah, Simpan, Batal, Hapus, Cari, dan Refresh) berguna untuk menambah/ mengubah/menyimpan/ membatalkan/menghapus/mencari produk-produk yang telah dimasukkan.

Tombol-Tombol di samping kiri layar adalah tombol-tombol yang berkenaan dengan faktur penyesuaian persediaan.

Menginput produk yang sama lebih dari 1 kali akan berefek persediaan yang terekam adalah akumulasi selisih dari [jumlah terekam] dengan [jumlah fisik], bukan jumlah fisik yang terinput terakhir.

Produk 87

• [Baru] untuk memulai input penyesuaian persediaan.• [Divisi] bisa berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari

sebuah perusahaan. Default divisi terisi secara otomatis berdasarkan setting dari [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Divisi tidak dapat diubah (read only) jika konfigurasi user pada form [Daftar User] disetting false. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi Penyesuaian Persediaan, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.

• [Tanggal & Jam] menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan Jam dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal dan Jam juga bisa dikunci dari [Daftar User → Sistem → Kunci tanggal sistem] sehingga tidak dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan, namun transaksi mundur sangat tidak disarankan, karena bisa mengakibatkan perhitungan hpp tidak akurat.

• [Akun Penyeimbang] adalah akun penyeimbang bagi akun persediaan. Biasanya akun penyeimbang ditujukan ke akun modal atau biaya.

• [Posting Penyesuaian (selesai)]. Tombol ini berguna untuk menyimpan penyesuaian yang benar-benar telah selesai dan tidak


akan dilanjutkan kembali. Tombol ini akan memproses hasil dari penyesuaian yang telah di masukkan kedalam data persediaan dan terposting ke laporan keuangan. Jika belum selesai input dan akan dilanjutkan dikemudian hari, gunakan tombol [Simpan (F3)] karena tombol ini berguna untuk menyimpan sementara dan tidak mengubah persediaan maupun laporan keuangan.

• [Catatan] berguna untuk menambahkan catatan jika diperlukan.• [Catatan Perubahan] untuk memberikan catatan ketika melakukan

pengeditan faktur yang telah tersimpan.• [Departeman] ini berguna memilih departemen yang akan

disesuaikan persediaannya. Jika lebih dari satu departemen, pilih departemen yang akan disesuaikan persediaannya.

• [Grup Produk] dan tombol [Isi Dari Kelompok Produk untuk Departemen ini] untuk memanggil produk-produk pada grup tertentu yang akan disesuaikan.

• [Print Formulir] berguna untuk mencetak daftar produk yang telah tampil dan akan mempermudahkan bagian administrasi untuk memasukkan hasil perhitungan secara fisik. Hasil cetakan diberikan kepada petugas yang menghitung persediaan fisik untuk mengisi sesuai dengan hasil penghitungannya.

• [Print Hasil] berguna untuk mencetak hasil penyesuaian persediaan.• Pengisian penyesuaian persediaan produk. Pengisian saldo

persediaan ini ada tiga (3) metode, yaitu:1. Mengisi secara manual

Kelebihan dari metode ini dapat memasukkan penyesuaian persediaan per kode produk, sesuai dengan kode produk yang akan disesuaikan dan memudahkan untuk produk yang ada serial number/tanggal kadaluarsa. Langkahnya sebagai berikut:

• [Kode]. Masukkan kode produk dari dropdown di klik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form pencarian produk, sehingga kita bisa memilihnya. Jika belum ada, tambahkan dari Menu Produk→Daftar produk.

• [Nama]. nama produk dan otomatis muncul apabila kode produk sudah dipilih.

• [Serial Number] umumnya digunakan untuk transaksi handphone, nomor mesin/nomor rangka kendaraan dll. isi Serial number sesuai dengan Serial Number fisik melalui dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] atau bisa menggunakan barcode scanner. (opsional).

Produk 89

• [Tanggal Kadaluarsa] adalah tanggal batas akhir masa berlaku produk, umumnya terdapat pada makanan, minuman, kosmetik dan obat-obatan. Isi Tanggal Kadaluarsa sesuai yang tertera dengan kemasan produk. (opsional).

• [Jum. Terekam] adalah informasi jumlah atau kuantitas produk yang tercatatan pada database Acosys V4.


• [Jum. Fisik] untuk memasukkan hasil penghitungan persediaan produk secara fisik. Gunakan tombol numeric pada keyboard untuk mengisi [Jumlah]. Format angka desimal mengikuti setting pada [Umum → Opsi-Opsi → Format], tekan [Enter] untuk melanjutkan.

• [Harga Pokok Penjualan] Default yang tampil adalah HPP pembelian terakhir. Hpp dapat diubah jika tidak sesuai dengan HPP sebenarnya.

• [Memo] untuk menambahkan catatan yang dibutuhkan.• [Penambahan] [Jumlah] akan terisi jika perhitungan secara

fisik lebih besar dari persediaan yang ada di Acosys V4. Sehingga terjadi penambahan persediaan.

• [Penambahan] [Nilai] akan terisi hasil dari kolom [Penambahan Jumlah] dikalikan dengan kolom [Harga Pokok Penjualan].

• [Pengurangan] [Jumlah] akan terisi jika perhitungan secara fisik lebih kecil dari persediaan yang ada di Acosys V4. Sehingga terjadi penguarangan persediaan.

• [Pengurangan] [Jumlah] akan terisi hasil dari kolom Penguarangan Jumlah dikalikan dengan kolom Harga Pokok Penjualan.

• Untuk melanjutkan pengisian penyesuaian persediaan produk lainnya cukup dengan pindah baris ke bawahnya atau klik Tombol Baru(F1) yang dibawah. Memungkinkan pengulangan produk yang sama dengan serial number berbeda.

2. Isi dari kelompok produk per departemenMetode ini adalah memasukkan produk berdasarkan grup produk. Saldo persediaan dihitung secara global bukan per serial number atau expired date. Kelebihan dari metode ini dapat


menampilkan semua produk, sedangkan untuk produk yang memiliki lebih dari satu serial number/tanggal kadaluarsa dalam satu produk harus menambahkan secara manual. Langkahnya sebagai berikut:

• Pilih [Grup produk] dengan klik dropdown atau [Alt+panah bawah] pada keyboard. Jika Grup produk dikosongkan maka semua produk yang telah terdaftar akan tampil.

• Klik tombol [Isi Dari Kelompok Produk Untuk Departemen Ini], maka produk dalam kelompok tersebut tampil semua. Jika ingin menambahkan kelompok lain, ulangi proses tersebut.

• Default [Jum. Fisik] adalah nol, ubah saldo berdasarkan total persediaan yang telah dihitung secara fisik. untuk menghapus salah satu produk, klik produk yang akan dihapus, klik tombol [Hapus(F5)] atau tekan [Ctrl+Del] pada Keyboard.

3. Isi dari file text atau dari PDT (Portable Data Terminal)Dengan metode ini proses penyesuaian persediaan bisa menjadi sangat cepat, karena data-data penyesuaian sudah tersimpan dalam file text (CSV). File ini bisa dibuat dari aplikasi spreadsheet seperti Microsoft Excel atau Open Office Calc.

Selain dari aplikasi spreadsheet data juga dapat dihasilkan dari alat tertentu seperti PDT (Portable Data Terminal), yaitu alat POS khusus yang dapat digunakan untuk memasukkan kode produk dengan barcode scanner dan mengisi jumlah produk. Setelah selesai input dari PDT, data dari PDT ini dapat diekspor ke file text (CSV). Dan hasil eksport ini dapat diimpor ke form penyesuaian persediaan.

Untuk impor dari file text ini klik tombol [Imp/Exp (F10)] lalu pilih file CSV kemudian tekan tombol [Import semua data]. Petunjuk tentang cara impor dari file dapat dibaca pada bab Umum pada bagian Impor/Ekspor File CSV.

Produk 91

Pembuatan Aturan-Aturan

Acosys V4 dirancang tidak hanya untuk perusahaan yang menjalankan transaksi-transaki standar atau yang sudah umum digunakan oleh banyak perusahaan. Acosys V4 menyediakan kustomisasi (customize) yang dapat anda lakukan sendiri dan menyesuaikan dengan kebutuhan yang spesifik pada perusahaan anda.

Misalnya untuk pemberian diskon, poin dan hadiah pada transaksi penjualan, anda bisa membuat aturan sendiri untuk penetapan syarat agar diskon penjualan dapat diberikan pada pelanggan anda. Syarat-syarat itu ditetapkan dengan membuat rumus (formula). Rumus-rumus yang digunakan mirip dengan rumus yang dipakai di Microsoft Excel atau Open Office Calc, sehingga anda tidak akan mengalami kesulitan dalam membuat rumus-rumus itu.

Menggunakan Expression Creator

Klik tombol […] di kolom [Rumus]Pemberian diskon, penentuan harga jual otomatis, pemberian poin dan hadiah, perhitungan komisi salesman dan pelaksana jasa dapat dibuat sendiri metodenya oleh pengguna Acosys. Pembuatan rumus-rumus itu dipermudah dengan form [Expression Creator]. Form ini juga digunakan dalam desain report di Repaz.


Terdapat beberapa bagian sebagai berikut:

• [Expression] adalah field sebagai tempat untuk mengetikkan rumus. Kolom ini bisa diperluas dengan menarik bagian kanan dan bawah. Jika rumus terlalu panjang, bisa dipotong dengan tekan [Enter] satu kali untuk menurunkan baris.

• Tombol [Bersihkan] untuk menghapus semua rumus yang ada di field [Expression].

• Tombol [Tambahkan] untuk menambahkan Field Database, Fungsi-fungsi, variabel, Konstanta dan Operator kedalam field Expression Creator. Sebenarnya fungsi tombol ini tidak diperlukan jika kita hafal dan langsung ketikan rumus di field Expression Creator atau dengan double click formula pada kolom [Operasi].

• Tombol [Cek Sintaks] untuk menguji penyusunan rumus yang telah dibuat benar atau tidak. Cek ini sebatas cek format rumus, dan tidak menampilkan hasil sebuah rumus.

• Tombol [Tampilkan Hasil] untuk melakukan uji rumus dengan data-data sehingga kita bisa melihat contoh hasilnya. Untuk melakukan uji ini harus mengisi data-data pada [Contoh Data]. Hasil yang akan ditampilkan adalah hasil perhitungan rumus dengan kondisi dan persyaratan yang dibuat di [Contoh Data].

• [Kategori] adalah grup dari beberapa alat bantu yang kita butuhkan untuk membuat rumus pada. Misalnya Grup Variabel, akan berisi

Pembuatan Aturan-Aturan 93

variabel yang disediakan dari dalam program untuk membuat rumus. Dari sini kita bisa mengetahui bahwa jumlah produk yang dijual dalam program disebut sebagai v.ProductQuantity.

• [Field Database] berisi rangkaian rumus penjumlahan yang telah disediakan oleh program untuk dimanfaatkan dalam pembuatan rumus lain diluar program.

• [Fungsi-fungsi] berisi fungsi seperti yang terdapat pada Open Office Calc atau Microsoft Excel.

• [Variable] adalah variabel di luar database yang bisa diambil untuk pembuatan rumus.

• [Operator] adalah operator matematika untuk penjumlahan, perkalian, pembagian dan lain-lain.

• [Operasi] adalah isi dari kolom kategori. Untuk menggunakan sintaks yang ada dalam kolom ini bisa melakukan double click atau klik tombol [Tambahkan]. Untuk melihat fungsi dari sintaks tersebut, klik sintaks, lalu lihat keterangan dibawahnya.

Aturan diskon Penjualan

Umum → Aturan Diskon PenjualanAturan Diskon Penjualan adalah fasilitas unggul untuk membentuk harga jual diluar harga standar pada daftar produk, memberi diskon dalam bentuk persen maupun diskon dalam bentuk nominal. Tidak hanya diskon, dengan fitur ini juga bisa membuat mark up (membuat harga diatas standar) sepanjang waktu atau hanya untuk waktu-waktu tertentu. Untuk menghasilkan pengaturan diskon atau harga jual yang benar harus sinkron antara Aturan Diskon Penjualan, Daftar Produk, Daftar Hari Diskon dan Daftar Pelanggan.


Terdapat beberapa kolom di aturan diskon penjualan diantaranya:• [Kode] adalah kode diskon yang akan tampil di daftar produk dan

daftar pelanggan.• [Nama] adalah nama diskon atau pengaturan harga untuk

mempermudah mengenali.• [Tampilan nama] adalah nama lain jika membutuhkan nama singkat.• [Kategori] Terdiri dari 2 pilihan pada kolom kategori yakni produk dan

transaksi.◦ Pilihan [Produk] untuk menghitung diskon per produk. Bisa

berdasarkan qty, harga, merk, pabrik, supplier, pengarang, grup, tipe pelanggan, agama pelanggan, tanggal lahir pelanggan, jenis kelamin pelanggan, negara pelanggan, tanggal pendaftaran pelanggan, plafon kredit pelanggan, tanggal transaksi dan jam transaksi.

◦ Pilihan [Transaksi] untuk menghitung diskon per faktur. Untuk pilihan [Transaksi] tidak perlu melakukan setting di daftar produk, cukup melakukan di aturan diskon penjualan dan daftar pelanggan.

• [Jenis] adalah jenis hasil yang diharapkan. Terdapat 3 pilihan yakni harga jual, persen diskon dan nilai diskon.

• [Harga Jual] hasil yang diinginkan adalah perubahan harga jual, baik menurunkan atau menaikan harga dari harga jual standar.

• [Persen Diskon] hasil yang diharapkan adalah diskon dalam bentuk persen.

• [Nilai Diskon] hasil yang diarapkan adalah nominal diskon.• [Rumus] adalah fasilitas untuk membuat rumus, untuk menentukan

syarat dan ketentuan mendapatkan harga tertentu atau diskon


tertentu. Rumus dibuat simpel seperti layaknya rumus-rumus pada aplikasi spreadsheet seperti Open Office Calc atau Microsoft Excel.

• [Contoh data] berisi kolom-kolom yang bisa diisi produk, data-data pelanggan, tanggal transaksi, data pemasok, pabrik dan merk untuk menguji sebuah rumus tersebut benar atau tidak.

Contoh-contoh rumus:

• Kasus: Produk A harga jual normal 10.000, jika membeli lebih dari atau sama dengan 12 pcs, maka harganya dikurangi 500, yaitu menjadi 9.500. Langkah:

Nama Diskon

Nama Tampilan Kategori Jenis Rumus

Diskon Qty 1 DiscQ1 Produk Harga Jual

IIF(v.ProductQuantity>=12, v.ProductSalesPrice-500, v.ProductSalesPrice)

◦ Isi kolom kategori dengan pilihan [produk], karena rumus ini berlaku per produk, bukan per transaksi.

◦ Isi kolom jenis dengan pilihan [harga jual], karena yang akan dicari adalah harga jual, bukan diskon.

◦ Buat rumusnya di kolom [rumus]. Buka form pembuatan rumus dengan klik bagian kanan kolom [rumus].

◦ Kerangka rumus sebagai berikut: IIF(syarat, benar, salah), cara ini sama dengan cara yang digunakan pada aplikasi spreadsheet seperti Open Office Calc/Libre Office Calc/Microsoft Excel.

◦ Sehingga untuk kasus tersebut diatas seperti ini: IIF(v.ProductQuantity>=12, v.ProductSalesPrice-500, v.ProductSalesPrice)

◦ Rumus tersebut bisa dibaca: Jika kuantitas produk yang dijual lebih dari atau sama dengan 12, maka harganya dikurangi 500, jika tidak maka harganya adalah harga jual standar dari daftar produk.

◦ v.ProductQuantity dan v.ProductSalesPrice adalah variabel yang telah disediakan oleh program pada form Expression Creator pada kolom Variable. Untuk mengetahui fungsi masing-masing variabel, klik nama variabel, lalu lihat keterangan [hints].


• Kasus: Jika penjualan Produk A lebih dari 12 maka Diskon 20%

Nama Diskon Nama Tampilan Kategori Jenis Rumus

Diskon Qty 2 DiscQ2 Produk Persen Diskon

IIF(v.ProductQuantity>12, 20, 0)

◦ Rumus diatas bisa dibaca: Jika kuantitas penjualan Produk A lebih dari 12 dalam satu transaksi, maka diskon 20%, jika tidak, maka diskon 0% (sama dengan daftar produk).

◦ Perhatikan pada kolom jenis, menggunakan [Persen Diskon], artinya nilai hasil yang diharapkan adalah diskon dalam bentuk persen.

• Kasus: Jika penjualan Produk A lebih dari 12, maka diskon 500 rupiah.


Diskon Qty 2 DiscQ3 Produk Nilai Diskon

IIF(v.ProductQuantity>12, 500, 0)

◦ Rumus diatas bisa dibaca: Jika penjualan Produk A lebih dari 12 dalam satu transaksi, maka diskon 500 rupiah, jika tidak, maka diskon 0 rupiah (sama dengan daftar produk).

◦ Perhatikan pada kolom jenis, menggunakan [Nilai Diskon], artinya nilai hasil yang diharapkan adalah diskon dalam bentuk nominal.

• Kasus: Produk A harga jual normal 10.000, jika membeli lebih dari atau sama dengan 12 pcs, maka harganya dikurangi 500, jika penjualan lebih dari atau sama dengan 144, maka harga jual dikurangi 1.000.

Nama Diskon

Nama Tampilan Kategori Jenis Rumus

Diskon Qty 4 DiscQ4 Produk Harga Jual

IIF(v.ProductQuantity>=144,v.ProductSalesPrice-1000,IIF(v.ProductQuantity>=12, v.ProductSalesPrice-500, v.ProductSalesPrice))


◦ Rumus tersebut dibaca: Jika kuantitas penjualan lebih dari atau sama dengan 144 dalam satu kali transaksi, maka harga dikurangi 1000 menjadi 9.000, jika jumlah penjualan lebih dari atau sama dengan 12, maka harga jual dikurangi 500 menjadi 9.500, dan selain dari nilai tersebut, harga jual menjadi normal/sesuai dengan daftar produk.

◦ Perhatikan pada kolom [Jenis] terisi [Harga Jual], karena nilai hasil yang diharapkan adalah harga jual.

• Kasus: Jika produk yang diproduksi oleh PABRIK A (misal kode F01), maka Diskon 20%.


Diskon Pabrik A DiscF01 Produk Persen Diskon

IIF(v.ProductFactory='F01',20, 0)

• Kasus: Jika produk yang disuplai oleh pemasok A (misal kode PA), diskon 5%.


Diskon Supplier A DiscPA Produk Persen

DiskonIIF(v.ProductSupplier='PA',5, 0)

• Kasus: Jika tanggal-tanggal tertentu otomatis diskon 20%


Special Day SD Produk Persen Diskon

IIF(IsDiscountDay(v.TransactionDate,true),20,0)

◦ Sebelum program diskon ini dijalankan, masukan tanggal-tanggal tertentu yang termasuk sebagai hari diskon pada menu Umum Daftar Hari Diskon.

◦ Rumus tersebut dibaca: Jika tanggal transaksi sama dengan hari diskon (dari daftar hari diskon), maka diskon 20%, jika tidak maka diskon 0% (sesuai harga pada daftar produk).


Tips dan Trik: Agar rumus yang dibuat bisa berguna, isikan produk mana saja yang memberlakukan rumus ini pada [Daftar Produk] dan pelanggan mana saja yang menjadi target rumus ini di [Daftar Pelanggan]. Dalam satu produk bisa diisi lebih dari satu rumus, begitupun palanggan, namun rumus yang akan diperhitungkan adalah rumus yang linier antara Aturan Diskon Penjualan, Daftar Produk dan Daftar Pelanggan.

Aturan Pemberian Poin

Umum → Aturan Pemberian PoinAturan Pemberian Poin adalah fasilitas unggul untuk memberikan poin belanja. Fasilitas ini dapat berguna untuk mengikat pelanggan agar selalu setia membeli produk-produk yang dijual dalam kurun waktu yang lama, sehingga membutuhkan rangsangan berupa poin belanja. Poin-poin yang pelanggan kumpulkan dapat ditukar dengan reward tertentu, baik berupa undian atau pemberian hadiah langsung.

Pola pemberian poin ini sangat fleksibel, karena menggunakan rumus-rumus yang bisa dibuat sendiri. Untuk menghasilkan pengaturan pemberian poin yang benar, harus sinkron antara Aturan Pemberian Poin, Daftar Produk dan Daftar Pelanggan.


Terdapat beberapa kolom di aturan pemberian poin diantaranya:

• [Kode] adalah kode poin yang akan tampil di Daftar Produk dan Daftar Pelanggan.

• [Nama] adalah nama poin atau pengaturan harga untuk mempermudah mengenali.

• [Tampilan Nama] adalah nama lain jika membutuhkan nama singkat.• [Kategori] Terdiri dari 2 pilihan pada kolom kategori yakni Produk dan

Transaksi.• Pilihan [Produk] untuk menghitung poin per produk. Bisa dalam


• Pilihan [Transaksi] untuk menghitung poin dengan dasar perhitungan nilai faktur. Untuk pilihan [Transaksi] tidak perlu melakukan setting di Daftar Produk, cukup melakukan di Aturan Pemberian Poin dan Daftar Pelanggan.

• [Rumus] adalah fasilitas untuk membuat rumus untuk menentukan syarat dan ketentuan pemberian poin. Rumus ini dibuat simpel seperti layaknya rumus-rumus pada aplikasi spreadsheet seperti Open Office Calc atau Microsoft Excel.


Contoh-contoh rumus:• Kasus: Jika membeli Produk A lebih dari atau sama dengan 14 pcs,

maka akan mendapatkan 1 poin.

Nama Tampilan Nama Kategori Rumus

Poin 1 Poin1 Produk IIF(v.ProductQuantity>=24,1,0)

◦ Rumus tersebut bisa dibaca: Jika kuantitas produk yang dijual lebih dari atau sama dengan 24, maka akan mendapatkan 1 poin, jika tidak, maka tidak akan mendapatkan poin.

◦ v.ProductQuantity dan v.ProductSalesPrice adalah variabel yang telah disediakan oleh program pada form [Expression Creator] kolom [Variable]. Untuk mengetahui fungsi masing-masing variabel, klik nama variabel, lalu lihat keterangan [hints].


• Kasus: Jika total dari penjualan 10.000 maka akan mendapatkan 1 poin. untuk pengisian di formnya sebagai berikut.


Poin 2 Poin2 Transaksi IIF(v.SalesNetto>10000,1,0)

◦ Rumus diatas bisa dibaca: Jika total netto penjualan lebih dari 10.000 dalam satu transaksi mendapatkan 1 poin, jika tidak maka tidak mendapatkan poin.

Aturan Pemberian Hadiah

Umum → Aturan Pemberian HadiahAturan pemberian hadiah adalah fasilitas untuk memberikan hadiah berupa barang tertentu kepada pelanggan. Pemberian hadiah kepada pelanggan dapat menggait kesetiaan pelanggan kepada perusahaan. Pemberian hadiah dapat di atur dengan sangat fleksibel sesuai syarat-syarat yang dapat ditentukan sendiri. Untuk menghasilkan pengaturan hadiah yang benar harus sinkron antara Aturan Pemberian Hadiah, Daftar Produk dan Daftar Pelanggan.

Terdapat beberapa kolom di aturan pemberian hadiah diantaranya:

• [Kode] adalah kode hadiah yang akan tampil di pengaturan hadiah pada Daftar Produk dan Daftar Pelanggan.


• [Nama] adalah nama Hadiah untuk mempermudah mengenali.• [Tampilan Nama] adalah nama lain jika membutuhkan nama singkat

dan nama yang akan tercetak pada stuk.• [Kategori] Terdiri dari 2 pilihan pada kolom kategori yakni Produk dan

Transaksi. ◦ Pilihan [Produk] artinya menghitung hadiah per produk. Bisa dalam


◦ Pilihan [Transaksi] menghitung hadiah berdasarkan jumlah penjualan per faktur. Untuk pilihan [Transaksi] tidak perlu melakukan setting di Daftar Produk, cukup melakukan di Aturan Pemberian Hadiah dan Daftar Pelanggan.

• [Hadiah] berguna untuk memasukkan produk yang akan diberikan ke pelanggan sebagai hadiah.

• [Jumlah (Rumus)] adalah fasilitas untuk membuat rumus untuk menentukan jumlah hadiah berdasarkan syarat dan ketentuan. Rumus ini dibuat simpel seperti layaknya rumus-rumus di aplikasi spreadsheet seperti Open Office Calc atau Microsoft Excel.

• [Satuan] berguna untuk memasukkan satuan hadiah yang diberikan.• [Departemen] adalah departemen khusus untuk produk-produk

sebagai hadiah. Dengan pemisahan departemen, akan memudahkan mengetahui sisa persediaan hadiah. Departemen bisa menjadi satu dengan departemen produk biasa, namun rawan terjadi kesalahan ketika hadiah habis, maka persediaan bukan hadiah tetap keluar sebagai hadiah, karena petugas tidak tahu pasti persediaan hadiah yang tersisa.


Contoh-contoh rumus: • Kasus: Jika pelanggan membeli Produk A lebih dari atau sama

dengan 12 pcs, maka mendapatkan hadiah Produk B sebanyak 1 pcs.


Nama Tampilan Nama Kategori Hadiah Jumlah

(rumus)Satuan

Departe-men

Hadiah 1 HD01 Produk B IIF(v.ProductQu

antity>=12,1,0) pcs Dep.Hadiah

Rumus tersebut bisa dibaca: jika jumlah produk yang dibeli lebih dari atau sama dengan 12 pcs, maka mendapatkan hadiah produk B sejumlah 1 pcs yang diambil dari departemen Hadiah.

• Kasus: Jika jumlah belanja lebih dari atau sama dengan 10.000, maka mendapatkan hadiah Produk B sejumlah 1 pcs.

Nama Tampilan Nama Kategori Hadiah Jumlah

(rumus)Satuan

Departe-men

Hadiah 2 HD02 Transaksi B IIF(v.SalesNett

o> 10000,1,0) pcs Dep.Hadiah

Rumus tersebut bisa dibaca: jika nilai belanja bersih lebih dari atau sama dengan 10.000, maka mendapatkan hadiah produk B sejumlah 1 pcs yang diambil dari Dep. Hadiah.

Aturan Diskon Pembayaran

Umum → Aturan Diskon PembayaranAturan Diskon Pembayaran adalah fasilitas untuk memberikan diskon kepada pelanggan pada saat pembayaran penjualan. Diskon bisa diberikan berdasarkan Jenis Pembayaran tertentu, Pelanggan tertentu atau variabel lain yang tersedia. Diskon Pembayaran akan terkalkulasi jika sinkron antara Aturan Diskon Pembayaran dan Daftar Pelanggan kolom [Diskon Pembayaran]


Terdapat beberapa kolom di aturan diskon penjualan diantaranya:

• [Kode] adalah kode aturan diskon pembayaran yang digunakan untuk pengaturan pada Daftar Pelanggan.

• [Nama] adalah nama diskon pembayaran untuk mempermudah mengenali.

• [Tampilan nama] adalah nama lain jika membutuhkan nama singkat dan akan tercetak.

• [Jenis] adalah jenis hasil yang diharapkan. Terdapat 2 pilihan yakni persen diskon dan nilai diskon.◦ [Persen Diskon] hasil yang diharapkan adalah diskon dalam

bentuk persen.◦ [Nilai Diskon] hasil yang diarapkan adalah nominal diskon.

• [Rumus] adalah fasilitas pembuatan rumus untuk menentukan syarat dan ketentuan mendapatkan diskon pembayaran. Rumus ini dibuat simpel seperti layaknya rumus-rumus di aplikasi spreadsheet seperti Open Office Calc atau Microsoft Excel.

• [Contoh data] berisi kolom-kolom yang bisa diisi data-data pelanggan, nilai penjualan dan jenis pembayaran untuk menguji sebuah rumus tersebut benar atau tidak.



Kasus: jika pembayaran menggunakan Credit Card Bank B, mendapatkan diskon pembayaran sebesar 10%.

Nama Tampilan Nama Jenis Rumus

Diskon Bayar DISCBYR Persen Diskon

IIF(v.SalesPaymentID=5,10,0)

Rumus tersebut bisa dibaca: jika menggunakan jenis pembayaran dengan kode 5, maka mendapatkan diskon pembayaran sejumlah 5%.

Catatan: Jika formula yang anda buat tidak berjalan saat transaksi dilakukan, cek ulang formula dan setting pada form [Daftar Pelanggan] kolom [Diskon Pembayaran]

Daftar Hari Diskon

Umum → Daftar Hari DiskonDaftar hari diskon berfungsi untuk memasukkan tanggal dimana tanggal tersebut dijadikan program pemberian diskon kepada pelanggan. Tanggal yang ada di Daftar Hari Diskon akan berlaku jika dijadikan dasar formula di Aturan Diskon Penjualan dengan variabel DiscountDay.


• [Tanggal] adalah untuk memasukkan tanggal diskon. Format tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada menu Opsi → Format.

• [Deskripsi], adalah keterangan dari tanggal tersebut.

Aturan Komisi Salesman

Umum → Aturan Komisi SalesmanAturan komisi salesman adalah fasilitas untuk mengatur atau memasukkan rumus komisi yang akan diberikan kepada salesman.

Aturan komisi ini dapat dibuat berdasarkan penjualan per produk, per faktur, per merk dagang, per pabrik, penjualan yang terbayar, penerimaan piutang yang belum jatuh tempo dan lainya.

Agar aturan komisi salesman ini berfungsi harus di setting di form daftar produk dan daftar salesman untuk kategori komisi per produk. Sedangkan untuk komisi per faktur hanya perlu mlakukan setting di Aturan Komisi Salesman dan Daftar Salesman.

Terdapat beberapa kolom di aturan komisi salesman diantaranya:

• [Kode] adalah kode aturan komisi yang digunakan untuk pengaturan pada form daftar produk dan daftar salesman.


• [Nama] adalah nama komisi salesman untuk mempermudah mengenali.


• [Kategori] adalah jenis hasil yang diharapkan. Terdapat 2 pilihan yakni produk dan transaksi.◦ [Produk] hasil yang diharapkan adalah komisi berdasarkan

penjualan per produk.◦ [Transaksi] hasil yang diarapkan adalah penjualan berdasarkan

transaksi.

• [Rumus] adalah fasilitas pembuatan rumus untuk menentukan syarat dan ketentuan komisi salesman. Rumus ini dibuat simpel seperti layaknya rumus-rumus di aplikasi spreadsheet seperti Open Office Calc atau Microsoft Excel. Klik tanda […] dibagian kanan rumus untuk membuka expression creator sebagai alat bantu pembuatan rumus.

• [Contoh data], [Produk], [Rangkuman Per Pemasok], [Rangkuman Per Pabrik] dan [Rangkuman Per Merk] berisi kolom-kolom yang bisa diisi data-data produk, salesman, pemasok, pabrik dan merk untuk menguji sebuah rumus tersebut benar atau tidak.

• [Custom Variable] adalah fasilitas untuk menambahkan variable-variable yang tidak tersedia sebagai salah satu acuan dalam perhitungan komisi yang akan diberikan kepada salesman. Seperti contoh dalam gambar di atas.


• Kasus: jika komisi penjualan yang dihitung berdasarkan omset sebenarnya.


Komisi 1 K1 Produk v.SalesReal*200

Rumus tersebut bisa dibaca: setiap transaksi per produk akan mendapatkan komisi sebesar 200.

Catatan: Jika formula yang anda buat tidak berjalan saat membuka laporan komisi salesman, cek ulang formula dan setting pada form [Daftar Produk] kolom [Daftar Salesman].


Aturan Komisi Pelaksana Jasa

Umum → Aturan Komisi Pelaksana JasaAturan komisi pelaksana jasa adalah fasilitas untuk mengatur atau memasukkan rumus komisi yang akan diberikan kepada pelaksana jasa. Aturan komisi ini dapat dibuat berdasarkan penjualan per produk dan per transaksi

Agar aturan komisi pelaksana jasa ini berfungsi harus di setting di form daftar produk dan daftar pelaksana jasa. Pembuatan Aturan Komisi Pelaksana Jasa hapir sama dengan pembuatan Aturan Komisi Salesman.

Terdapat beberapa kolom di aturan komisi salesman diantaranya:

• [Kode] adalah kode aturan komisi yang digunakan untuk pengaturan pada form daftar produk dan daftar pelaksana jasa.

• [Nama] adalah nama komisi pelaksana jasa untuk mempermudah mengenali.


• [Kategori] adalah jenis hasil yang diharapkan. Terdapat 2 pilihan yakni produk dan transaksi.


◦ [Produk] hasil yang diharapkan adalah komisi berdasarkan penjualan per produk.

◦ [Transaksi] hasil yang diarapkan adalah penjualan berdasarkan transaksi.

• [Rumus] adalah fasilitas pembuatan rumus untuk menentukan syarat dan ketentuan komisi salesman. Rumus ini dibuat simpel seperti layaknya rumus-rumus di aplikasi spreadsheet seperti Open Office Calc atau Microsoft Excel. Klik tanda […] dibagian kanan rumus untuk membuka expression creator sebagai alat bantu pembuatan rumus

• [Contoh data], [Produk], [Rangkuman Per Pemasok], [Rangkuman Per Pabrik] dan [Rangkuman Per Merk] berisi kolom-kolom yang bisa diisi data-data produk, pelaksana jasa, pemasok, pabrik dan merk untuk menguji sebuah rumus tersebut benar atau tidak.

• [Custom Variable] adalah fasilitas untuk menambahkan variable-variable yang tidak tersedia sebagai salah satu acuan dalam perhitungan komisi yang akan diberikan kepada pelaksana jasa. Seperti contoh dalam gambar di atas.


• Kasus: jika komisi penjualan yang dihitung berdasarkan omset sebenarnya.


Komisi 1 K1 Produk v.SalesReal*300

Rumus tersebut bisa dibaca: setiap transaksi per produk akan mendapatkan komisi sebesar 300.

Catatan: Jika formula yang anda buat tidak berjalan saat membuka laporan komisi pelaksana jasa, cek ulang formula dan setting pada form [Daftar Produk] kolom [Daftar Pelaksana Jasa]


Pembelian

Daftar Pemasok

Pembelian → Daftar PemasokForm daftar pemasok berguna untuk input data pemasok, pengelompokan pemasok, setting akun-akun yang berkaitan dengan pemasok tersebut seperti akun hutang, hadiah, uang muka dan diskon pembelian.

Pembuatan daftar pemasok yang disediakan mendukung pengelompokan pemasok secara hirarki. Jumlah level hirarki yang disediakan tidak terbatas sesuai dengan kebutuhan.

Di daftar grup pemasok dan daftar pemasok terdapat beberapa kolom yang sama, yaitu pada grup kolom [Akun Posting]. Tetapi yang digunakan dalam transaksi adalah nilai-nilai yang di daftar pemasok. Sementara yang di daftar grup pemasok hanyalah acuan/template agar saat membuat rincian pemasok di daftar pemasok, nilai-nilai pada kolom di akun posting akan terisi yang sama dengan grup pemasoknya.

Karena setting akun dapat dibedakan setiap pemasok, maka laporan keuangan juga dapat mengelompokkan untuk setiap pemasok atau setiap grup pemasok. Akun-akun itu akan digunakan untuk jurnal otomatis setiap transaksi dilakukan. Kolom-kolom yang sama tersebut adalah:• [Hutang], adalah akun yang digunakan untuk menampung hutang

pemasok.• [Uang Muka], adalah akun yang digunakan untuk menampung setiap

uang muka pembelian kepada pemasok tersebut.• [Hadiah], adalah akun yang digunakan untuk menampung setiap

hadiah yang diberikan oleh pemasok tersebut.• [Diskon Pembelian], adalah akun yang digunakan untuk menampung

setiap diskon pembelian yang diberikan oleh pemasok tersebut.

Ada dua tabel yang tersedia, yaitu:


1. Daftar Grup Pemasok

Tabel daftar grup pemasok berguna untuk mengelompokkan pemasok berdasarkan kriteria yang diinginkan. Bisa berdasarkan asal, jenis produk yang disuplai atau kriteria lain. Berikut ini adalah penjelasan tentang kolom-kolom yang ada pada daftar grup pemasok:• [Kode], adalah kode grup pemasok yang bisa berisi rangkaian huruf,

angka atau gabungan dari keduanya yang berbeda antara satu kode dengan kode lainya.

• [Deskripsi] berisi nama grup atau keterangan untuk mempermudah menandai sebuah grup. Bisa berisi huruf, angka atau gabungan keduanya.

• [Sub Dari], untuk menandai sebuah grup menginduk ke grup lain. • [Grup], menunjukkan bahwa kelompok tersebut masih memiliki sub

grup. Sedangkan jika grup tidak aktif, berarti kelompok tersebut memiliki level paling bawah yang bisa diisi rincian daftar pemasok.

2. Daftar Pemasok

Daftar Pemasok merupakan rincian data pemasok setiap grup. Setting yang ada di daftar pemasok inilah yang akan digunakan saat transaksi. Berikut penjelasan kolom-kolom yang tersedia di daftar pemasok:• [Kode], adalah kode pemasok yang bisa berisi rangkaian huruf, angka

atau gabungan dari keduanya. Kode ini harus unik yaitu berbeda antara satu kode dengan kode lainya.

• [Nama], berisi nama pemasok atau nama perusahaan pemasok. Bisa berisi huruf, angka atau gabungan keduanya.

• [Alamat], berisi alamat pemasok.

Pembelian 111

• [Tipe], berisi tipe pemasok bisa dipilih salah satu antara perseorangan dan perusahaan.

• [Personal Kontak], adalah nama orang yang sering dihubungi dari perusahaan tersebut.

• [Telepon], adalah nomor telepon pemasok.• [Faksimili], adalah nomor faksimili pemasok.• [Telepon Selular], adalah nomor telepon selular pemasok.• [Email], adalah alamat email pemasok.• [Website], adalah alamat website pemasok. Website pemasok bisa

langsung dibuka dengan mengklik tombol [...] di sebelah kanan.• [Negara], adalah negara asal atau negara domisili pemasok.• [NPWP], adalah nomor NPWP pemasok.• [Limit Kredit], adalah jumlah maksimal kredit (hutang) yang diizinkan

oleh pemasok.• [Aktif], untuk menunjukkan bahwa pemasok tersebut masih bisa

melakukan transaksi dan muncul pada laporan-laporan. Jika tanda [x] mati, berarti pemasok tersebut tidak bisa melakukan transaksi dan tidak muncul di laporan-laporan. Semua data transaksi pemasok tersebut pada waktu lampau masih tersimpan, namun tidak ditampilkan.

• [Tanggal Lahir], adalah tanggal lahir atau tanggal berdirinya perusahaan pemasok. Format tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada form Opsi → Format.

• [Jenis Kelamin], adalah jenis kelamin pemasok khusus untuk pemasok bertipe perseorangan.

• [Agama], adalah agama pemasok. Nama-nama agama dapat dibuat pada menu Informasi Perusahaan → Daftar Agama. Ini juga untuk pemasok bertipe perseorangan.

• [Grup], adalah grup pemasok, kolom ini digunakan untuk menentukan grup pemasok atau untuk berpindah ke grup lain.

• [Tanggal Daftar], adalah tanggal pendaftaran pemasok. Format tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada form Opsi → Format.

• [Aktif Sampai]. adalah tanggal berakhirnya masa kontrak kerjasama dengan pemasok tersebut. Format tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada form Opsi → Format.

• [Gambar], adalah gambar atau foto pemasok jika ada.


Tips & Trik

• Untuk membuat daftar pemasok, minimal harus ada satu grup pemasok sebagai induk.

• Daftar Pemasok yang sudah digunakan untuk transaksi tidak bisa dihapus kecuali setelah semua transaksi dihapus terlebih dahulu. Jika ingin tidak menampilkan pemasok tertentu pada laporan atau pada saat transaksi, cukup matikan tanda [x] pada kolom [Aktif].

Biaya-Biaya Pembelian

Pembelian → Biaya biaya pembelianForm ini berguna untuk memasukan semua biaya-biaya yang terjadi pada saat transaksi pembelian, Sehingga biaya-biaya pembelian tidak harus dijurnal sendiri. Biaya-biaya pembelian ini akan tampil pada form [Pembelian] pada tab [Biaya] dan form [Penyesuaian Hutang] pada field [Jenis Penyesuaian].

Ada 4 kolom yang disediakan di daftar biaya-biaya pembelian:

• [Kode], adalah kode dari jenis biaya-biaya pembelian, hanya angka yang bisa digunakan.

• [Nama], adalah nama dari biaya-biaya pembelian.• [Deskripsi], adalah keterangan dari biaya-biaya pembelian, kolom ini

bisa dikosongkan karena tidak akan berpengaruh di form transaksi manapun.

• [Akun], adalah akun yang akan menampung jurnal biaya pembelian.

Pembelian 113

Rekuisisi Pembelian

Pembelian → Rekuisisi pembelianForm rekuisisi pembelian ini bertujuan untuk membuat daftar permintaan produk-produk yang akan dibeli. Permintaan ini bisa dibuat oleh bagian gudang untuk diajukan ke bagian pembelian. Bagian pembelian dapat memanggil satu atau beberapa faktur rekuisisi pembelian untuk dijadikan order pembelian. Penawaran pembelian ini hanya transaksi administratif sehingga tidak mempengaruhi data keuangan dan data persediaan.

Untuk melakukan transaksi tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian berikut: • [Divisi] adalah daftar divisi yang dibuat dari form [Daftar Divisi], bisa

berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas untuk mengubah divisi dapat diatur dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur rekuisisi pembelian. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi rekuisisi pembelian, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.

• [Tanggal & Jam] menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan jam dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal dan jam juga bisa dikunci dari [Daftar User → Sistem → Kunci tanggal sistem] sehingga tidak dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat


diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan, namun transaksi mundur sangat tidak disarankan, karena bisa mengakibatkan beberapa perhitungan tidak akurat.

• [Mata uang] adalah jenis mata uang yang digunakan dalam transaksi seperti rupiah, dollar, dll. Default mata uang dapat disetting dari [Daftar User] dan daftar mata uang aktif dibuat di [Informasi Perusahaan]. Untuk memilih mata uang gunakan dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard dan tentukan mata uang yang akan digunakan untuk transaksi.

• [Pemasok]◦ [Kode] adalah kode/ID pemasok. Default kode terisi otomatis

berasal dari setting di [Daftar User], untuk memilih atau mengganti dengan kode pemasok lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Jika akan menambah pemasok baru, bisa melalui menu daftar pemasok. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

◦ [Nama] adalah nama pemasok dan otomatis muncul apabila kode pemasok sudah terisi. Jika ingin mengubah nama pemasok bisa melalui form [Daftar Pemasok].

◦ [Alamat] adalah alamat/lokasi pemasok, akan muncul secara otomatis setelah kode pemasok dipilih berasal dari [Daftar Pemasok] (read only).

◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pemasok. • Pengisian daftar produk.

◦ [Departemen] adalah departemen yang terdapat pada divisi yang dipilih. Departemen terisi secara otomatis berdasarkan setting default dari [Daftar User], untuk mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Departemen tidak dapat diubah (read only) jika konfigurasi user pada form [Daftar User] disetting false. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

◦ [Kode] adalah kode produk yang bisa dipilih langsung dari daftar melalui dropdown atau dengan menekan tombol [Alt+Panah Bawah] dari keyboard anda, bisa juga menggunakan alat bantu scan barcode. Setelah produk di scan, secara otomatis kode barcode akan muncul. Setelah pilih kode produk tekan tombol [Enter] atau [Panah Kanan] untuk kekolom berikutnya. Untuk menambah produk lain dalam transaksi tersebut tekan tombol [Panah Bawah], lalu mengisikan kode produk dan seterusnya. Untuk mengubah kode barang atau menambah produk baru, melalui form [Daftar Produk].

Pembelian 115

◦ [Nama] adalah nama produk yang akan terisi otomatis jika kode produk sudah diisi (read only). untuk mengubah nama produk melalui form [Daftar Produk].

◦ [Serial Number] digunakan untuk transaksi produk yang menggunakan serial number. Anda bisa mengetik atau menggunakan barcode scanner, untuk lebih mudah dalam memasukkannya klik kanan pada serial number → aktifkan checkbox [Input Batch Serial Number].

◦ [Tgl. Kadaluarsa], isi tanggal kadaluarsa untuk produk yang menggunakan tanggal kadaluarsa seperti makanan, minuman, kosmetik, obat-obatan, dan lain-lain.

◦ [Jumlah] adalah kuantitas produk yang akan dibeli. Gunakan tombol numeric pada keyboard untuk mengisi [Jumlah]. Format angka desimal mengikuti setting pada [Umum → Opsi-Opsi → Format], tekan [Enter] untuk melanjutkan. Untuk melihat saldo persediaan klik kanan pada kolom jumlah lalu pilih [Saldo].

◦ [Satuan] adalah kemasan produk seperti pcs, pak, dus, dll. Default satuan akan muncul secara otomatis berdasarkan aturan-aturan yang sebelumnya sudah ditentukan dari [Daftar Produk], jika ingin mengubah satuan produk, bisa melalui dropdown atau tekan tombol [Alt + Panah Bawah] lalu tekan [Enter].

◦ [Memo] atau catatan jika dibutuhkan.◦ [Hadiah] Kolom ini berisi checkbox aktif dan tidak, untuk penanda

produk tersebut sebagai hadiah atau bukan. Jika aktif maka produk tersebut sebagai hadiah.

Penerimaan Barang

Pembelian → Penerimaan BarangForm penerimaan barang ini berguna untuk membuat faktur penerimaan barang. Transaksi ini cocok untuk perusahaan yang menerapkan penerimaan barang terlebih dahulu sebelum faktur pembelian diterima. Untuk kondisi pembelian lebih dahulu baru barang dikirim, dapat dilakukan dengan [order pembelian] kemudian dipanggil dari [penerimaan barang] atau langsung dari [pembelian]. Data-data di form penerimaan barang ini dapat diisi langsung atau dengan memanggil dari faktur order pembelian. Faktur penerimaan barang ini dapat di dipanggil dari form pembelian.

Transaksi penerimaan produk dapat dilihat pada Laporan Persediaan Barang dengan mengaktifkan filter Penerimaan Barang. Persediaan di


Laporan Persediaan menggunakan HPP pembelian terakhir produk tersebut, namun belum terjurnal ke Akuntansi. Setelah faktur Penerimaan Barang dipanggil pada transaksi pembelian dan disimpan, maka otomatis mengupdate HPP produk yang telah terjual.

Untuk melakukan transaksi tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian berikut: • [Divisi] adalah daftar divisi yang dibuat dari form [Daftar Divisi], bisa

berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas untuk mengubah divisi dapat diatur dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur penerimaan barang. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi penerimaan barang, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.


Pembelian 117



• [Pemasok] ◦ [Kode] adalah kode/ID pemasok. Default kode terisi otomatis


◦ [Nama] adalah nama pemasok dan otomatis muncul apabila kode pemasok sudah terisi. Jika ingin mengubah nama pemasok bisa melalui form [Daftar Pemasok].

◦ [Alamat] adalah alamat/lokasi pemasok, akan muncul secara otomatis setelah kode pemasok dipilih berasal dari [Daftar Pemasok] (read only).

◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pemasok.◦ Catatan. berguna untuk memberi catatan-catatan yang akan

disampaikan ke pemasok.◦ Cat. Perubahan. Cat. Perubahan ini akan aktif jika ada perubahan

faktur yang telah tersimpan/buka faktur (edit).

• Pengisian daftar produk ◦ [Departemen] adalah departemen yang terdapat pada divisi yang

dipilih. Departemen terisi secara otomatis berdasarkan setting default dari [Daftar User], untuk mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Departemen tidak dapat diubah (read only) jika konfigurasi user pada form [Daftar User] disetting false. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

◦ [Kode] adalah kode produk yang bisa dipilih langsung dari daftar melalui dropdown atau dengan menekan tombol [Alt+Panah Bawah] dari keyboard anda, bisa juga menggunakan alat bantu scan barcode. Setelah produk di scan, secara otomatis kode barcode akan muncul. Setelah pilih kode produk tekan tombol


[Enter] atau [Panah Kanan] untuk kekolom berikutnya. Untuk menambah produk lain dalam transaksi tersebut tekan tombol [Panah Bawah], lalu mengisikan kode produk dan seterusnya. Untuk mengubah kode barang atau menambah produk baru, melalui form [Daftar Produk].

◦ [Nama] adalah nama produk yang akan terisi otomatis jika kode produk sudah diisi (read only). untuk mengubah nama produk melalui form [Daftar Produk].




◦ [Satuan] atau kemasan produk seperti pcs, pak, dus, dll. Default satuan akan muncul secara otomatis berdasarkan aturan-aturan yang sebelumnya sudah ditentukan dari [Daftar Produk], jika ingin mengubah satuan produk, bisa melalui dropdown atau tekan tombol [Alt + Panah Bawah] lalu tekan [Enter].

◦ [Memo] atau catatan jika dibutuhkan.◦ Hadiah. Kolom ini berisi checkbox aktif dan tidak, untuk penanda

produk tersebut sebagai hadiah atau bukan. Jika kolom hadiah ini checkbox-nya aktif maka produk tersebut sebagai hadiah.

Order pembelian

Pembelian → Order PembelianForm ini berguna untuk transaksi pemesanan barang kepada pemasok, transaksi ini tidak mempengaruhi persediaan barang. Faktur order pembelian ini dapat dipanggil dari form pembelian atau dari form penerimaan barang sehingga tidak perlu memasukkan ulang data-data ketika barang yang dipesan sudah sampai.

Pembelian 119

Untuk melakukan transaksi tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian berikut:• [Divisi] adalah daftar divisi yang dibuat dari form [Daftar Divisi], bisa

berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi tampil otomatis sesuai dengan yang disetting di form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur order pembelian. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi order pembelian, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.

• [Tanggal & Jam] menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan jam dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal dan jam juga bisa dikunci dari [Daftar User → Sistem → Kunci tanggal sistem] sehingga tidak dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan, namun transaksi mundur sangat tidak disarankan, karena bisa mengakibatkan beberapa perhitungan tidak akurat.

• [Mata uang] adalah jenis mata uang yang digunakan dalam transaksi seperti rupiah, dollar, dan lain-lain. Default mata uang dapat disetting dari [Daftar User] dan daftar mata uang aktif dibuat di [Informasi Perusahaan]. Untuk memilih mata uang gunakan dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard dan tentukan mata uang yang akan digunakan untuk transaksi.



berasal dari setting di [Daftar User], untuk memilih atau mengganti dengan kode pemasok lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Jika akan menambah pemasok baru, bisa melalui form [Daftar Pemasok]. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

◦ [Nama] adalah nama pemasok yang muncul apabila kode pemasok sudah terisi.

◦ [Alamat] adalah alamat/lokasi pemasok, akan muncul secara otomatis setelah kode pemasok dipilih (read only).

◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pemasok.◦ [Batas Kredit] adalah batas maksimal nominal hutang ke pemasok

tersebut (plafon hutang]. Jika hutang mencapai batas kredit maka tidak bisa melakukan transaksi kredit kepada pemasok tersebut sebelum salah satu faktur terbayar atau menaikan batas kredit dari form [Daftar Pemasok].

◦ [Saldo] adalah saldo hutang ke pemasok saat ini, akan bertambah secara otomatis jika melakukan transaksi kredit pada pemasok tersebut.

• [Pembeli] adalah petugas pembelian yang berasal dari [Daftar Karyawan]◦ [Kode]. Default kode pembeli ini akan terisi otomatis jika telah

disetting [Default Pembeli] di [Daftar User], untuk mengganti dengan kode pembeli lain cukup membuka daftar melalui tombol dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard. Untuk menambah pembeli baru, melalui form [Daftar Karyawan]. Tekan tombol [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan transaksi.

◦ [Nama]. Nama pembeli akan secara otomatis setelah memilih kode pembeli (read only).

◦ [Alamat]. Alamat pembeli muncul secara otomatis setelah memilih kode pembeli (read only).

• Pengisian daftar produk◦ [Departemen] adalah departemen yang terdapat pada divisi yang


Pembelian 121

◦ [Kode] adalah kode produk yang bisa dipilih langsung dari daftar melalui dropdown atau dengan menekan tombol [Alt+Panah Bawah] dari keyboard, bisa juga menggunakan alat bantu scan barcode. Setelah produk di scan, secara otomatis kode barcode akan muncul. Setelah pilih kode produk tekan tombol [Enter] atau [Panah Kanan] untuk kekolom berikutnya. Untuk menambah produk lain dalam transaksi tersebut tekan tombol [Panah Bawah], lalu mengisikan kode produk dan seterusnya. Untuk mengubah kode barang atau menambah produk baru, melalui form [Daftar Produk].

◦ [Nama] adalah nama produk yang akan terisi otomatis jika kode produk sudah dipilih(read only). untuk mengubah nama produk melalui form [Daftar Produk].




◦ [Satuan] adalah kemasan produk seperti pcs, pak, dus, dll. Default satuan akan muncul secara otomatis berdasarkan aturan-aturan yang sebelumnya sudah ditentukan dari [Daftar Produk], jika ingin mengubah satuan produk, bisa melalui dropdown atau tekan tombol [Alt + Panah Bawah] lalu tekan [Enter].

◦ [Harga] adalah harga beli produk sesuai dengan [Daftar Produk]. Jika terjadi kenaikan atau penurunan harga beli, bisa langsung mengubah di kolom ini dengan harga sesuai faktur order pembelian dari pemasok. Untuk melihat history harga beli pemasok, anda bisa menekan tombol [CTRL+F10] pada keyboard atau klik kanan pada kolom harga lalu pilih [History Harga Beli]. Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Kotor] adalah harga beli dikalikan jumlah sebelum dikurangi diskon pembelian dan sebelum ditambah PPn. Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Diskon % (Persen)] adalah diskon pembelian yang diberikan oleh


pemasok dalam bentuk persen (bukan nominal), setelah mengisi kolom diskon persen maka kolom diskon nominal akan terisi secara otomatis. Kolom diskon ini dapat diisi dengan diskon bertingkat seperti contoh: 50+20, 5+2+3, 10+4+2+1 hingga level yang tak terbatas. Diskon 50 + 20 berarti harga produk didiskon 50%, kemudian harga setelah diskon tersebut didiskon lagi 20%. Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Diskon (Nominal)] adalah diskon pembelian yang diberikan oleh pemasok menggunakan nominal (bukan persen). Diskon nominal juga bisa disetting langsung dari daftar produk, sehingga bisa muncul secara otomatis jika produk tersebut dipanggil dalam transaksi. Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Pajak (%)]. Pengaturan pajak ini bisa disetting secara otomatis melalui [Daftar Produk], sehingga waktu produk diinput secara otomatis kolom PPn akan terisi, Untuk membuat pengaturan pajak baru atau mengubah yang telah ada, melalui form [Daftar Pajak].

◦ [Pajak (Nominal)]. Nominal pajak ini akan terisi secara otomatis jika pada kolom pajak (%) telah terisi (read only). Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Bersih] adalah sub total setelah dikurangi diskon pembelian dan setelah ditambah PPn, harga bersih akan muncul secara otomatis setelah mengisi quantity produk dan akan berubah jika dalam transaksi ada diskon pembelian atau PPn (read only). Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Memo] atau catatan jika dibutuhkan.• [Ringkasan] adalah kumpulan informasi total pembelian, diskon,

hadiah, pajak dan pengiriman.◦ [Produk] berisikan ringkasan total item produk, nominal, diskon

per produk dan pajak per produk. Kolom-kolom ini terisi secara otomatisdan read only (hanya bisa dibaca).▪ [Jum. Item] Total item produk yang ada dalam transaksi.▪ [Kotor] adalah total transaksi produk sebelum diskon dan

pajak. ▪ [Diskon] adalah total diskon per produk (tidak termasuk diskon

faktur).▪ [Pajak] adalah total pajak per produk.▪ [Pajak Lain-lain] adalah jumlah total pajak lain-lain yang ada

dalam transaksi, berasal dari tab [Pajak lain-lain]▪ [Bersih] adalah jumlah bersih setelah dikurangi diskon dan

ditambah pajak.◦ [Hadiah] adalah total nilai hadiah yang diberikan pemasok beserta

nilai pajak hadiah.

Pembelian 123

◦ [Faktur], Terdiri dari:▪ [Diskon %] adalah persen diskon faktur atau diskon dari total

transaksi. Diskon faktur dihitung setelah memperhitungkan diskon perbarang dan pajak per barang.

▪ [Diskon] adalah diskon faktur dalam bentuk nominal pengisian diskon bisa pada kolom [Diskon %] maupun kolom [Diskon].

▪ [Lainnya] berisikan dari ringkasan total biaya-biaya yang mempengaruhi faktur tersebut

▪ [Grand total] adalah otal nominal transaksi yang harus dibayar.▪ [Pembayaran] nominal pembayaran pada tab [Pembayaran]▪ [Pengiriman] adalah nama perusahaan jasa pengiriman atau

identitas pengirim internal perusahaan, untuk membuat daftar pengirim di form [Daftar Pengiriman].

▪ [Saldo Sekarang] adalah total hutang kepada supplier tersebut setelah ditambah faktur yang sedang dikerjakan.

▪ [Tanggal diterima] adalah waktu penerimaan produk.▪ [Catatan] untuk membuat catatan jika dibutuhkan.

• [Hadiah] dan [Poin] adalah rincian hadiah dan poin yang diberikan oleh pemasok.◦ [Saldo Poin] adalah perolehan poin sebelum faktur yang sedang

dikerjakan.◦ [Poin] adalah poin yang didapatkan dalam faktur yang sedang

dikerjakan.◦ [Total Poin] adalah total poin [Saldo Poin] ditambah [Poin].◦ Rincian Produk Hadiah beserta lokasi persediaannya.

• [Biaya] berguna untuk menambahkan biaya-biaya yang terkait dengan faktur pembelian tersebut, biaya ini dibebankan oleh pemasok kepada perusahaan Anda. Daftar biaya dan setting akun biaya tersebut pada [Biaya-biaya Pembelian]◦ [Biaya] adalah nama biaya tambahan seperti biaya biaya angkut,

ekspedisi, dan lain-lain yang telah disetting di form [Biaya-biaya pembelian].

◦ [Jumlah] adalah nominal biaya tambahan yang dibebankan.◦ [Memo] adalah catatan tambahan untuk biaya yang bersangkutan

bila dibutuhkan.• [Pajak Lain-lain] adalah pajak tambahan diluar pajak standar,

misalnya pajak barang mewah. Daftar pajak lain-lain bisa dibuat di form [Daftar Pajak].◦ [Kode] adalah kode produk yang akan dikenakan pajak tambahan,

hanya produk yang telah ada dalam daftar transaksi faktur tersebut yang akan muncul.


◦ [Nama] adalah nama produk yang akan dikenakan pajak lain-lain dan bersifat read only.

◦ [Jumlah] adalah jumlah produk.◦ [Satuan] adalah satuan atau kemasan produk.◦ [Dasar pengenaan pajak] dihitung dari pembelian bersih dikalikan

dengan persentase yang telah disetting di [Daftar Pajak].◦ [Pajak (%)] informasi persentase pajak lain-lain.◦ [Pajak] informasi pajak lain-lain dalam bentuk nominal.

• [Jangka Pembayaran] berguna untuk mengisi data-data yang berkaitan dengan metode pembayaran terutama untuk pembelian kredit.◦ [Termin Bayar] yang disediakan 3 pilihan yaitu: [Tunai], [Tunai Saat

Sampai] dan [Kredit]. Rincian dibawah ini hanya bisa diisi saat pilihan [Kredit].

◦ [Batas hari diskon]. Masa berlaku diskon yang diberikan oleh pemasok, jika kita membayar sebelum jatuh masa berlakunya diskon maka akan mendapatkan diskon pembayaran secara otomatis.

◦ [Diskon (%)] adalah besarnya diskon yang dalam [Batas Hari Diskon].

◦ [Tempo Bayar] tidak terkait dengan [Batas Hari Diskon], ini merupakan batas waktu pembayaran kepada pemasok, tempo ini sebagai pengingat bagi pemasok dan bagi admin.

• [Uang Muka], berguna untuk memasukkan uang muka/down payment yang diberikan ke pemasok .◦ [Pembayaran], default jenis atau cara pembayaran transaksi akan

muncul secara otomatis, default tersebut sudah disetting dari daftar user, jika akan merubah bisa membuka daftar melalui dropdown atau tekan [Alt+Panah Bawah] pada keyboard. Untuk menambah jenis pembayaran bisa melalui form [daftar jenis pembayaran].

◦ [Jumlah], adalah besarnya uang muka yang diberikan ke pemasok.• Lain-lain

◦ Checkbox [Sudah dicetak], jika aktif berarti faktur ini sudah dicetak.

◦ Checkbox [Sudah dibeli], jika aktif berarti faktur tersebut sudah dilakukan pembelian.

Pembelian 125

Pembelian

Pembelian → PembelianForm pembelian berguna untuk memasukkan transaksi pembelian barang. Pembelian bisa mengambil dari faktur order pembelian, faktur penerimaan barang atau input langsung di form pembelian.

Untuk melakukan transaksi tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian-isian berikut: • [Divisi] adalah daftar divisi yang dibuat dari form [Daftar Divisi], bisa

berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas untuk mengubah divisi dapat diatur dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur pembelian. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi pembelian, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.

• [Tanggal & Jam] menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan jam dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal dan jam juga bisa dikunci dari [Daftar User → Sistem → Kunci tanggal sistem] sehingga tidak


dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan, namun transaksi mundur sangat tidak disarankan, karena bisa mengakibatkan beberapa perhitungan tidak akurat.


• [Pemasok]◦ [Kode] adalah kode pemasok. Default kode terisi otomatis berasal

dari setting di [Daftar User], untuk memilih atau mengganti dengan kode pemasok lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Jika akan menambah pemasok baru, bisa melalui menu daftar pemasok. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

◦ [Nama] adalah nama pemasok yang otomatis muncul apabila kode pemasok sudah diisi (read only).

◦ [Alamat] adalah alamat pemasok dan akan muncul secara otomatis setelah kode pemasok dipilih.

◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pemasok (read only).◦ [Batas Kredit] adalah batas maksimal nominal hutang ke pemasok

tersebut (plafon hutang]. Jika hutang mencapai batas kredit maka tidak bisa melakukan transaksi kredit kepada pemasok tersebut sebelum salah satu faktur terbayar atau menaikan batas kredit dari form [Daftar Pemasok].

◦ [Saldo] adalah saldo hutang ke pemasok saat ini, akan bertambah secara otomatis jika melakukan transaksi kredit pada pemasok tersebut.

• [Pembeli] adalah petugas pembelian yang berasal dari [Daftar Karyawan]◦ [Kode] Default kode pembeli ini akan terisi otomatis jika telah

mengatur [Default Pembeli] di [Daftar User], untuk mengganti dengan kode pembeli lain cukup membuka daftar melalui tombol dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard. Untuk menambah pembeli baru, melalui form [Daftar Karyawan]. Tekan tombol [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan transaksi.

◦ [Nama] Nama pembeli akan secara otomatis setelah memilih kode pembeli (read only).

Pembelian 127

◦ [Alamat] Alamat pembeli muncul secara otomatis setelah memilih kode pembeli (read only).

• Checkbox [Sudah dicetak]. Jika aktif memberi keterangan bahwa faktur ini sudah dicetak.

• Checkbox [Lunas]. Jika aktif memberi informasi bahwa faktur tersebut sudah lunas.

• Pengisian daftar produk◦ [Departemen] adalah departemen yang terdapat pada divisi yang



◦ [Nama] adalah nama produk yang akan terisi otomatis jika kode produk sudah dipilih (read only). untuk mengubah nama produk melalui form [Daftar Produk].




◦ [Satuan] atau kemasan produk seperti pcs, pak, dus, dll. Default satuan akan muncul secara otomatis berdasarkan aturan-aturan


yang sebelumnya sudah ditentukan dari [Daftar Produk], jika ingin mengubah satuan produk, bisa melalui dropdown atau tekan tombol [Alt + Panah Bawah] lalu tekan [Enter].

◦ [Harga] adalah harga beli produk sesuai dengan [Daftar Produk]. Jika terjadi kenaikan atau penurunan harga beli, bisa langsung mengubah di kolom ini dengan harga sesuai faktur pembelian dari pemasok. Untuk melihat history harga beli pemasok, anda bisa menekan tombol [CTRL+F10] pada keyboard atau klik kanan pada kolom harga lalu pilih [History Harga Beli]. Untuk melanjutkan tekan [Enter].


◦ [Diskon % (Persen)] adalah diskon pembelian yang diberikan oleh pemasok dalam bentuk persen (bukan nominal), setelah mengisi kolom diskon persen maka kolom diskon nominal akan terisi secara otomatis. Kolom diskon ini dapat diisi dengan diskon bertingkat seperti contoh: 50+20, 5+2+3, 10+4+2+1 hingga level yang tak terbatas. Diskon 50 + 20 berarti harga produk didiskon 50%, kemudian harga setelah diskon tersebut didiskon lagi 20%. Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Diskon (Nominal)] adalah diskon pembelian yang diberikan oleh pemasok menggunakan nominal (bukan persen). Untuk melanjutkan tekan [Enter].



◦ [Bersih] adalah sub total setelah dikurangi diskon pembelian dan setelah ditambah PPn, harga bersih akan muncul secara otomatis setelah mengisi jumlah produk dan akan berubah jika dalam transaksi ada diskon pembelian atau PPn (read only). Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Memo] atau catatan jika dibutuhkan.• [Ringkasan] adalah kumpulan informasi total pembelian, diskon,

hadiah, pajak dan pengiriman.◦ [Produk] berisikan ringkasan total item produk, nominal, diskon

per produk dan pajak per produk. Kolom-kolom ini terisi secara otomatis (read only).

Pembelian 129

▪ [Jum. Item] Total item produk yang ada dalam transaksi.▪ [Kotor] adalah total transaksi produk sebelum diskon dan


faktur).▪ [Pajak] adalah total pajak per produk.▪ [Pajak Lain-lain] adalah jumlah total pajak lain-lain yang ada

dalam transaksi, berasal dari tab [Pajak lain-lain].▪ [Bersih] adalah jumlah bersih setelah dikurangi diskon dan

ditambah pajak.◦ [Hadiah] adalah total nilai hadiah yang diberikan pemasok beserta

nilai pajak hadiah.◦ [Faktur], Terdiri dari:

▪ [Diskon %] adalah persen diskon faktur atau diskon dari total transaksi. Diskon faktur dihitung setelah memperhitungkan diskon perbarang dan pajak per barang.


▪ [Lainnya] berisikan dari ringkasan total biaya-biaya yang mempengaruhi faktur tersebut

▪ [Grand total] adalah total nominal transaksi yang harus dibayar.▪ [Pembayaran] nominal pembayaran pada tab [Pembayaran]▪ [Pengiriman] adalah nama perusahaan jasa pengiriman atau


▪ [Saldo Sekarang] adalah total hutang kepada supplier tersebut setelah ditambah hutang faktur ini.

▪ [Tanggal diterima] adalah waktu penerimaan produk.▪ [Catatan] untuk membuat catatan jika dibutuhkan.

• [Hadiah] dan [Poin] adalah rincian hadiah dan poin yang diberikan oleh pemasok.◦ [Saldo Poin] adalah perolehan poin sebelum faktur yang sedang



• [Biaya] berguna untuk menambahkan biaya-biaya yang terkait dengan faktur pembelian tersebut, biaya ini dibebankan oleh pemasok kepada perusahaan Anda. Daftar biaya dan setting akun biaya tersebut pada [Biaya-biaya Pembelian].


◦ [Biaya] adalah nama biaya tambahan seperti biaya kuli, ekspedisi, dan lain-lain yang telah disetting di form [Biaya-biaya pembelian].

◦ [Jumlah] adalah nominal biaya tambahan yang dibebankan.◦ [Memo] adalah catatan tambahan untuk biaya yang bersangkutan




◦ [Nama] adalah nama produk yang akan dikenakan pajak lain-lain (read only).

◦ [Jumlah] adalah jumlah produk.◦ [Satuan] adalah satuan atau kemasan produk.◦ [Dasar pengenaan pajak] dihitung dari pembelian bersih dikalikan

dengan persentase yang telah disetting di [Daftar Pajak].◦ [Pajak (%)] informasi persentase pajak lain-lain.◦ [Pajak] informasi pajak lain-lain dalam bentuk nominal.

• [Jangka Pembayaran] berguna untuk mengisi data-data yang berkaitan dengan metode pembayaran terutama untuk pembelian kredit.◦ [Termin Bayar] yang disediakan 3 pilihan yaitu: [Tunai], [Tunai Saat

Sampai] dan [Kredit]. Rincian dibawah ini hanya bisa diisi saat pilihan [Kredit].

◦ [Batas hari diskon]. Masa berlaku diskon yang diberikan oleh pemasok, jika kita membayar sebelum jatuh masa berlakunya diskon maka akan mendapatkan diskon pembayaran secara otomatis.


◦ [Tempo Bayar] tidak terkait dengan [Batas Hari Diskon], ini merupakan batas waktu pembayaran kepada pemasok, tempo ini sebagai pengingat bagi pemasok dan bagi admin.

• [Pembayaran] fasilitas untuk melakukan pembayaran baik dengan satu jenis pembayaran maupun beberapa jenis pembayaran sekaligus. Default pembayaran adalah tunai, kredit , cek, giro dan bank, untuk menambah jenis pembayaran melalui form [Daftar Jenis Pembayaran].◦ [Pembayaran] nama jenis pembayaran. Tunai adalah default

pembayaran, default dapat diubah dari form [Daftar User].

Pembelian 131

◦ [Jumlah] adalah nominal pembayaran, tekan [Enter] untuk melanjutkan.

◦ [Diskon (%)] adalah diskon pembayaran dalam bentuk presentase yang diberikan secara langsung untuk mengurangi nilai total pembayaran yang seharusnya.

◦ [Diskon] adalah diskon pembayaran dalam bentuk nominal.◦ [Real Pembayaran] adalah nilai sebenarnya yang harus dibayar.◦ Untuk jenis pembayaran selain tunai seperti cek, giro dan Bank,

anda harus mengisi [Referensi] yang diambil dari nomor bukti giro, cek, transfer dan sebagainya. Anda juga harus mengisi [Tanggal Jatuh Tempo] jika pembayaran tidak langsung cair saat itu.

◦ [Sudah diterima], jika checbox aktif berarti pembayaran non tunai itu sudah diterima saat itu juga. Jika checbox tidak aktif maka akan masuk ke [Laporan Giro dari/ke Pemasok].

• Pembelian dengan menarik dari order pembelian.◦ Klik dialog button [Order Pembelian] pilih faktur-faktur order

pembelian.◦ Untuk memilih faktur tertentu dari beberapa faktur yang tampil.

letakkan kursor pada faktur yang akan dipilih, klik tombol [Tambah ke pilihan] atau double click menggunakan mouse.

◦ Jumlah baris/hal (0=unlimited) berguna untuk menampilkan jumlah faktur dalam satu halaman. Defaultnya 100, berarti setiap halaman akan tampil 100 faktur Order Pembelian.

◦ Setelah klik tombol [OK], maka data dari faktur order pembelian otomatis masuk ke form [Pembelian].

• Pembelian dengan menarik dari penerimaan barang.◦ Klik dialog button [Penerimaan Barang], pilih faktur-faktur

penerimaan barang.◦ Untuk memilih faktur tertentu dari beberapa faktur yang tampil.

letakkan kursor pada faktur yang akan dipilih lalu klik tombol [Tambah ke pilihan] atau double click menggunakan mouse.

◦ Jumlah baris/hal (0=unlimited) berguna untuk menampilkan jumlah faktur dalam satu halaman. Defaultnya 100, berarti setiap halaman akan tampil 100 faktur Penerimaan Barang.

◦ Setelah klik tombol [OK], maka data dari faktur Penerimaan Barang otomatis masuk ke form [Pembelian].

• Untuk mencetak label produk-produk yang ada dalam faktur pembelian, lakukan klik kanan mouse pada tabel pengisian produk, kemudian pilih [Cetak Label Produk], maka akan tampil form pencetakan label produk tersebut.


Retur Pembelian

Pembelian → Retur pembelianRetur pembelian ini berguna untuk memasukkan produk-produk yang sudah dibeli dan akan dikembalikan ke pemasok. Cara penggunaan pada form ini hampir sama dengan form pembelian, dengan beberapa tambahan seperti memasukkan faktur pembelian yang akan diretur/dikembalikan ke pemasok.

Untuk melakukan transaksi tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian berikut:• [Divisi]. Divisi bisa berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari

sebuah perusahaan. Default divisi terisi secara otomatis berdasarkan setting dari daftar user, jika ingin merubahnya cukup membuka daftar dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Divisi tidak dapat dirubah (read only) saja jika disetting false pada konfigurasi user pada menu daftar user. Apabila tidak akan merubah tekan [Enter] atau [Tab] saja untuk melanjutkan.

• [Faktur]. Nomor transaksi order pembelian ini terisi otomatis karena sudah disetting terlebih dahulu dari daftar divisi, sehingga nomor faktur ini akan berurutan secara otomatis setiap melakukan transaksi baru dan setiap divisi dapat mempunyai nomor faktur yang berbeda dengan divisi yang lain. Dan apabila user tidak mempunyai otoritas untuk merubah nomor faktur tersebut, maka nomor faktur akan terkunci.

• [Tanggal & Jam]. menunjukkan waktu transaksi dilakukan. Tanggal dan jam terisi otomatis mengikuti tanggal sistem dan tidak dapat dirubah apabila user tidak mempunyai otoritas untuk merubah tanggal

Pembelian 133

system. Apabila ada transaksi mundur user harus merubah terlebih dahulu dari daftar user.

• [Mata uang]. Adalah mata uang yang digunakan dalam transaksi seperti rupiah, dollar, dll. Default mata uang ini dapat di setting otomatis dari daftar user, jika akan merubahnya cukup membuka daftar melalui dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard dan tentukan mata uang yang akan digunakan untuk transaksi, karena sudah disediakan mata uang dari berbagai negara dan untuk menambah mata uang melalui form [informasi perusahaan]. Apabila tidak akan merubah tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• Pemasok terdiri dari:◦ [Kode] adalah kode pemasok. Default kode terisi otomatis berasal

dari setting di [Daftar User], untuk memilih atau mengganti dengan kode pemasok lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Jika akan menambah pemasok baru, bisa melalui form [Daftar Pemasok]. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

◦ [Nama] adalah nama pemasok dan otomatis muncul apabila kode pemasok sudah diisi (read only).

◦ [Alamat] adalah alamat pemasok dan akan muncul secara otomatis setelah kode pemasok diisi (read only).

◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pemasok (read only).◦ [Batas Kredit] adalah batas maksimal nominal hutang ke pemasok

tersebut (plafon hutang]. Pada form retur pembelian plafon hutang ini hanya informasi saja.

◦ [Saldo] adalah saldo hutang ke pemasok saat ini• [Faktur Yang Diretur], berguna untuk memasukkan faktur pembelian

yang akan diretur. Klik dialog button untuk menampilkan form pencarian faktur pembelian, maka faktur-faktur pembelian untuk pemasok yang telah dipilih akan tampil semua, sehingga memudahkan untuk memilih faktur pembelian yang akan diretur. Pada form pencarian faktur pembelian terdapat checkbox [Otomatis mengisi seluruh data dari pembelian], jika checkbox aktif maka maka produk-produk yang ada di faktur pembelian akan tampil semua. Untuk produk-produk yang tidak diretur dapat di hapus dengan menekan tombol Ctrl+Delete, anda juga dapat mengubah jumlah produk yang diretur.Jika faktur yang diretur sudah dipilih, maka data-data pembeli akan muncul dalam groupbox [Pembeli].


• Pengisian daftar produk:◦ [Departemen] adalah departemen yang terdapat pada divisi yang



◦ [Nama] adalah nama produk yang akan terisi otomatis jika kode produk sudah dipilih (read only). untuk mengubah nama produk melalui form [Daftar Produk].

◦ [Serial Number] digunakan untuk transaksi produk yang menggunakan serial number. Anda bisa mengetik langsung, menggunakan barcode scanner, atau memilih dari daftar.

◦ [Tgl. Kadaluarsa], isi tanggal kadaluarsa untuk produk yang menggunakan tanggal kadaluarsa seperti makanan, minuman, kosmetik, obat-obatan, dan lain-lain. Akan terisi otomatis setelah mengisi serial number.

◦ [Jumlah] adalah kuantitas produk yang akan diretur. Gunakan tombol numeric pada keyboard untuk mengisi [Jumlah]. Format angka desimal mengikuti setting pada [Umum → Opsi-Opsi → Format], tekan [Enter] untuk melanjutkan.


◦ [Harga] adalah harga beli produk sesuai dengan harga pada saat pembelian faktur yang diretur. Harga beli dapat dirubah jika pemasok menentukan harga beli yang berbeda saat diretur. Untuk melanjutkan tekan [Enter].

Pembelian 135


◦ [Diskon % (Persen)] adalah diskon pembelian yang diberikan oleh pemasok dalam bentuk persen (bukan nominal), setelah mengisi kolom diskon persen maka kolom diskon nominal akan terisi secara otomatis. Kolom diskon ini dapat diisi dengan diskon bertingkat seperti contoh: 50+20, 5+2+3, 10+4+2+1 hingga level yang tak terbatas. Diskon 50 + 20 berarti harga produk didiskon 50%, kemudian harga setelah diskon tersebut didiskon lagi 20%. Rubah jika diperlukan. Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Diskon (Nominal)] adalah diskon pembelian yang diberikan oleh pemasok menggunakan nominal (bukan persen). Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Pajak (%)]. Jenis pajak akan muncul sama seperti pada faktur pembelian.

◦ [Pajak (Nominal)]. Nominal pajak ini akan terisi secara otomatis jika pada kolom pajak (%) telah terisi. Kolom pajak nominal (read only). Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Bersih] adalah sub total setelah dikurangi diskon pembelian dan setelah ditambah PPn, harga bersih akan muncul secara otomatis setelah mengisi jumlah produk dan akan berubah jika dalam transaksi ada diskon pembelian atau PPn. [Harga Bersih] (read only). Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Memo] atau catatan jika dibutuhkan.• [Ringkasan] adalah kumpulan informasi total retur pembelian, diskon,

hadiah dan pajak.◦ [Produk] berisikan ringkasan total item produk, nominal, diskon

per produk dan pajak per produk. Kolom-kolom ini terisi secara otomatis dan read only (hanya bisa dibaca).

◦ [Jum. Item] Total item produk yang ada dalam transaksi.◦ [Kotor] adalah total transaksi produk sebelum diskon dan pajak. ◦ [Diskon] adalah total diskon per produk (tidak termasuk diskon

faktur).◦ [Pajak] adalah total pajak per produk.◦ [Pajak Lain-lain] adalah jumlah total pajak lain-lain yang ada dalam

transaksi, berasal dari tab [Pajak lain-lain]◦ [Bersih] adalah jumlah bersih setelah dikurangi diskon dan

ditambah pajak.

• [Hadiah] adalah total nilai hadiah yang dikembalikan pemasok beserta nilai pajak hadiah.


• [Faktur], Terdiri dari:◦ [Diskon %] adalah persen diskon faktur atau diskon dari total


◦ [Diskon] adalah diskon faktur dalam bentuk nominal pengisian diskon bisa pada kolom [Diskon %] maupun kolom [Diskon].

◦ [Lainnya] berisikan dari ringkasan total biaya-biaya yang dikembalikan.

◦ [Grand total] adalah total nominal transaksi yang harus dibayar.◦ [Pembayaran] nominal pembayaran pada tab [Pembayaran] yang

menunjukkan pengembalian pembayaran oleh pemasok dari nilai retur pembelian jika hutang pada faktur yang diretur kurang dari nilai returnya

◦ [Pengiriman] adalah jenis pengiriman.◦ [Saldo Sekarang] adalah total hutang kepada supplier tersebut

setelah dikurangi faktur yang diretur.◦ [Tanggal diterima] adalah tanggal produk yang diretur sampai ke

pemasok.◦ [Catatan] untuk membuat catatan jika dibutuhkan.

• [Hadiah] dan [Poin] adalah rincian hadiah dan poin yang dikembalikan kepada pemasok.◦ [Saldo Poin] adalah perolehan poin sebelum faktur yang sedang



• [Biaya] berguna untuk mengembalikan biaya-biaya yang sudah dikenakan pada faktur pembelian yang diretur.◦ [Biaya] adalah nama biaya tambahan seperti biaya kuli, ekspedisi,

dan lain-lain yang telah disetting di form [Biaya-biaya pembelian].◦ [Jumlah] adalah nominal biaya tambahan yang dikembalikan.◦ [Memo] adalah catatan tambahan untuk biaya yang bersangkutan


misalnya pajak barang mewah yang dikembalikan kepada pemasok. Isi jika diperlukan.

• [Pembayaran] adalah nilai pengembalian pembayaran dari pemasok jika nilai faktur yang diretur melebihi hutang dari faktur itu. Cara pengisian pembayaran sama seperti pada pengisian pembayaran pada form lain.

Pembelian 137

Pembayaran Hutang

Pembelian → Pembayaran HutangForm pembayaran hutang ini berguna untuk melakukan pembayaran hutang untuk faktur-faktur pembelian yang belum lunas. Setiap transaksi pembayaran hutang ini dapat membayar beberapa faktur pembelian.


berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas untuk mengubah divisi dapat diatur dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur pembayaran hutang. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi pembayaran hutang, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.



• [Mata uang] adalah jenis mata uang yang digunakan dalam transaksi seperti rupiah, dollar, dan lain-lain. Default mata uang dapat disetting dari [Daftar User] dan daftar mata uang aktif dibuat di [Informasi Perusahaan]. Untuk memilih mata uang gunakan dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard dan tentukan mata uang yang akan digunakan untuk transaksi.


berasal dari setting pada [Daftar User], untuk memilih atau mengganti dengan kode pemasok lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Jika akan menambah pemasok baru, bisa melalui form daftar pemasok. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

◦ [Nama] adalah nama pemasok dan otomatis muncul apabila kode pemasok sudah terisi.


◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pemasok.◦ [Saldo] adalah saldo total hutang kepada pemasok.

• Pembayaran dapat menggunakan dua cara, yaitu menggunakan tombol [alokasi otomatis] dan membayar setiap faktur yang dikehendaki.◦ [Pembayaran] adalah jenis pembayaran yang digunakan. Untuk

memilih cara pembayaran lain cukup dengan membuka daftar melalui dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].


◦ [Ref. Pembayaran] ini untuk mengisi informasi seperti nomor giro, cheque dan lain-lain jika pemasok dalam pembayarannya menggunakan selain tunai. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

◦ [Sudah diterima], jika checkbox aktif berarti pembayaran dianggap cair saat itu juga, jika checkbox tidak aktif maka anda harus mengisi tanggal jatuh tempo pencairannya, dan pembayaran ini akan masuk ke [Laporan Giro dari/ke Pemasok].

◦ [Tanggal Jatuh Tempo] adalah tanggal pencairan pembayaran yang belum diterima oleh pemasok langsung.

• [Catatan], berguna untuk memberi catatan untuk pembayaran hutang ini jika anda memerlukan, jika tidak abaikan saja.

Pembelian 139

• Jika anda menginginkan Acosys akan memilihkan faktur-faktur yang akan dibayar secara otomatis, maka klik tombol [alokasi otomatis], maka faktur-faktur yang belum lunas akan tampil di daftar faktur yang akan dibayar. Faktur yang paling lama akan berada di baris paling atas, sedangkan yang terbaru akan berada di baris paling bawah. Faktur yang tampil sesuai dengan nilai nominal yang dibayarkan. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

• Jika faktur-faktur yang akan dibayar sudah ditentukan, maka anda harus memilih faktur-faktur yang akan dibayar dari tabel.◦ [Faktur], faktur yang akan dibayar dapat dipilih melalui dropdown

atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard. Setelah dipilih maka akan tampil informasi yang berkaitan dengan faktur itu pada grup kolom [Pembelian] dan [Jangka Pembayaran].

◦ [Pembayaran] berguna untuk mengisi jumlah pembayaran.◦ Kolom [Diskon (%)] dan [Diskon] berguna untuk mengisi diskon

pembayaran jika pemasok memberikan diskon pembayaran hutang, misalnya karena pelunasannya sebelum jatuh tempo faktur, dan sebagainya.

◦ [Saldo sekarang] berisikan secara otomatis dari nilai faktur dikurangi dengan pembayaran.

◦ [Real pembayaran] berisi dari total pembayaran dikurangi diskon-diskon.

• Untuk menyimpan faktur ini menggunakan tombol F3 dari keyboard atau klik tombol Simpan (F3).

Tips dan TrikJika ingin menghapus salah satu faktur yang terlanjur masuk daftar faktur yang akan dibayar, cukup menekan Ctrl+Delete pada keyboard pada posisi kursor yang aktif.

Penyesuaian Hutang

Pembelian → Penyesuaian HutangPenyesuaian hutang berguna untuk penambahan atau pengurangan nilai hutang per faktur yang belum lunas. Penambahan atau pengurangan hutang ini menggunakan variabel yang ada dalam form biaya-biaya pembelian.


• [Divisi] adalah daftar divisi yang dibuat dari form [Daftar Divisi], bisa berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas untuk mengubah divisi dapat diatur dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur penyesuaian hutang. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi penyesuaian hutang, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.



Pembelian 141





◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pemasok.◦ [Saldo] adalah saldo hutang pemasok ini akan membantu user

untuk mengetahui saldo hutang pemasok tersebut sebelum melanjutkan transaksi.

• [Faktur yang disesuaikan] berguna untuk memilih faktur hutang yang akan disesuaikan. Untuk memilihnya cukup membuka daftar dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka yang tampil adalah faktur-faktur yang belum lunas. Jika telah dipilih salah satu faktur, maka tanggal transaksi, saldo faktur, tempo bayar, batas hari diskon dan diskon(%) akan otomatis muncul sesuai transaksi faktur yang dipilih (read only).

• [Jenis penyesuaian] adalah jenis penyesuaian yang dilakukan. Untuk merubahnya cukup membuka daftar dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard.

• [Hutang (+)] berguna untuk manambahkan nilai hutang faktur yang disesuaikan dengan nilai tertentu.

• [Hutang (-)] berguna untuk mengurangi nilai hutang faktur yang disesuaikan dengan nilai tertentu.

• [Saldo sekarang] akan otomatis muncul sesuai dengan nilai faktur yang disesuaikan ditambah dari hutang (+) atau dikurangi dari hutang (-).

• [Catatan] berguna untuk memberi keterangan.


Input Saldo Hutang

Pembelian → Input Saldo HutangForm ini berguna untuk memasukkan saldo hutang kepada pemasok. Fasilitas ini hanya boleh digunakan saat pertama kali menggunakan Acosys dan sebelum menggunakan Acosys perusahaan sudah mempunyai hutang-hutang kepada pemasok. Setelah pengisian saldo awal hutang selesai, maka perhitungan hutang berikutnya sudah otomatis terakumulasi ketika pembelian secara kredit dilakukan dan berkurang melalui pembayaran hutang. Pengisian saldo awal hutang ini dapat dilakukan secara bertahap maupun secara masal dalam satu faktur input saldo awal hutang.

• Tombol [Baru], berguna untuk memulai penginputan saldo awal hutang. Masukkan nomor faktur dengan angka atau huruf.

• [Tanggal], adalah tanggal transaksi dilakukan. Tanggal sudah terisi otomatis mengikuti tanggal sistem dan tidak dapat dirubah apabila user tidak mempunyai otoritas untuk merubah tanggal sistem.

• [Mata uang], adalah mata uang yang digunakan dalam transaksi. Default mata uang ini dapat di setting otomatis dari daftar user, jika akan merubahnya cukup membuka daftar melalui dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard dan tentukan mata uang yang akan digunakan untuk transaksi, karena sudah disediakan mata uang dari berbagai negara dan untuk menambah mata uang melalui form informasi perusahaan. Apabila tidak akan merubah tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Divisi], dapat berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi terisi secara otomatis berdasarkan setting dari daftar user, jika ingin merubahnya cukup membuka daftar dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Divisi tidak dapat dirubah (read only) saja jika disetting false pada konfigurasi user pada menu daftar user. Apabila tidak akan merubah tekan [Enter] atau [Tab] saja untuk melanjutkan.

• [Grup Pemasok], berguna untuk memasukkan kelompok pemasok yang akan dimasukkan saldo hutang awal.

Pembelian 143

• [Akun modal], berguna untuk memasukkan lawan akun dari akun hutang. Akun modal ini harus diisi dengan klik dropdown untuk menampilkan form pencarian akun.

• Pengisian faktur-faktur hutang dapat menggunakan 3 (tiga) metode, yaitu:1. Mengisi dengan manual. Kelebihan dari metode ini dapat

memasukkan saldo hutang secara per faktur sesuai dengan faktur pada saat transaksi pembelian.◦ [Pemasok]. Masukkan kode pemasok dari klik dialog button

atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form pencarian pemasok, sehingga kita bisa memilihnya. Jika belum ada, untuk menambah pemasok baru dari menu [pembelian] → [Daftar pemasok].

◦ [Nama]. nama pemasok dan otomatis muncul apabila kode pemasok sudah terisi. Jika ingin merubah nama pemasok bisa melalui form [Daftar pemasok].

◦ [Faktur], berguna untuk mengisi nomor faktur pembelian lama yang belum terbayar. Untuk mengisinya dapat menggunakan angka dan huruf.

◦ [Pembeli], masukkan kode pembeli atau klik dropdown atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form pencarian karyawan. Jika belum ada daftar pembeli, anda dapat menambahkan pembeli dari menu Penggajian → Daftar Karyawan.

◦ [Nama], adalah nama pembeli, akan otomatis muncul apabila kode pembeli sudah diisi.

◦ [Tanggal] adalah tanggal transaksi faktur pembelian. Untuk memasukkannya dapat diketik secara langsung atau menggunakan dropdown yang ada di samping kanan kolom ini.

◦ [Tanggal Jatuh Tempo], adalah jatuh tempo faktur. Untuk memasukkannya dapat diketik secara langsung atau menggunakan dropdown yang ada di samping kanan kolom ini.

◦ [Saldo], adalah saldo hutang faktur.◦ [Batas Hari Diskon], adalah batas hari dari tanggal faktur yang

akan mendapatkan diskon pembayaran hutang.◦ [Diskon (%)], adalah nilai persentase diskon pembayaran

hutang jika dibayar kurang dari kolom [Batas Hari Diskon].◦ [Memo], berguna untuk menambahkan catatan.◦ Untuk melanjutkan pengisian saldo hutang yang lainnya cukup

dengan pindah baris ke bawahnya atau klik tombol [Baru(F1)] yang berada dibawah tabel. Penambahan ini bisa dengan pemasok lain atau satu pemasok dengan nomor faktur lain.


◦ Jika ada pemasok yang tampil sedangkan pemasok itu tidak ada hutang atau sudah lunas maka bisa dihapus dengan klik tombol [Hapus (F5)] atau tekan Ctrl+Delete pada keyboard atau tombol F5 pada keyboard dengan syarat kursor berada pada baris pemasok yang akan dihapus.

2. Metode impor dari pemasok. Jika menggunakan metode ini dapat dipilih berdasarkan grup pemasok dengan penomoran faktur otomatis dan saldo hutang pun dihitung secara global per pemasok dan bukan per faktur. Jadi faktur yang mempunyai hutang bisa jadi bukanlah faktur pembelian sebenarnya. Langkahnya sebagai berikut:◦ Pilih [Grup pemasok] dengan klik dropdown atau [Alt+panah

bawah] pada keyboard. Jika grup pemasok dikosongkan berarti semua pemasok yang telah terdaftar akan tampil semua.

◦ Klik tombol [Import dari pemasok], maka akan tampil dialog untuk menuliskan awalan faktur. Misalnya awalan “ABC” maka faktur otomatis akan berisi ABC1, ABC2, ABC3 dan seterusnya.

◦ Kolom [Saldo] akan terisi 1 dan anda dapat merubahnya sesuai dengan saldo hutang masing-masing pemasok. Jika ada pemasok yang tampil sedangkan pemasok itu tidak ada hutang atau sudah lunas maka dapat dihapus dengan klik tombol [Hapus (F5)] atau tekan Ctrl+Delete pada keyboard atau tombol F5 pada keyboard dengan syarat kursor berada pada baris pemasok yang akan dihapus.

3. Import dari file CSV. Metode ini yang paling mudah karena menggunakan data yang tersimpan dari file CSV. File CSV dapat dibuat melalui Microsoft Excel atau Open Office Calc. Kolom-kolom yang dibutuhkan dalam file CSV adalah faktur, kode pemasok, tanggal transaksi, tanggal jatuh tempo, kode salesman, saldo hutang, batas hari diskon (jika diperlukan), diskon (%) dan memo jika diperlukan.◦ Tombol [Simpan], berguna untuk menyimpan.◦ Tombol [Buka faktur]. Tombol ini berguna untuk mengedit faktur

input saldo hutang yang telah tersimpan yang dikarenakan ada kesalahan input. Jika ingin buka faktur yang telah tersimpan klik tombol ini maka akan tampil form untuk mengisi faktur yang akan dibuka kembali.

◦ Tombol [Hapus], berguna untuk menghapus faktur input saldo hutang yang telah tersimpan.

• Tombol [Tutup], berguna untuk keluar dari form input saldo hutang.

Pembelian 145

Laporan-laporan Pembelian

Pembelian → Laporan-laporanForm laporan-laporan pembelian berisi laporan-laporan yang berkaitan dengan pem-belian. Penggunaannya sangat mudah, anda hanya tinggal memilih filter-filter yang disediakan, lalu klik tombol [Jalankan (F7)], dan laporan-laporannya akan terbentuk. Setelah laporan terbuka anda dapat mencetak, mengekspor ke file dalam format HTML, PDF, Open Office Calc, Microsoft Excel, PostScript dan juga file text (CSV). Semua laporan juga dapat didesain ulang jika anda membutuhkan penyesuaian dengan kondisi perusahaan anda.

Laporan Analisa Pembelian

Pembelian → Laporan-laporan → Laporan Analisa PembelianForm laporan analisa pembelian berguna untuk memberikan arahan berapa jumlah optimum produk dari pemasok tertentu yang harus dibeli. Form ini memudahkan bagian pembelian agar tidak salah dalam pembelian, karena dengan analisa ini dapat menghitung kebutuhan jumlah produk untuk berapa hari ke depan saat pemasok tersebut datang kembali, sehingga tidak akan terjadi penumpukan jumlah persediaan di beberapa produk atau kekurangan persediaan produk untuk produk-produk yang laris.

Cara penggunaan form ini adalah sebagai berikut:• [Dari tanggal] dan [sampai tanggal] adalah periode penjualan yang

dijadikan dasar analisa.


• [Divisi] adalah divisi yang akan dianalisa, jika kosong berarti semua divisi.

• [Pemasok] adalah pemasok barang yang akan ditampilkan (bisa lebih dari 1 pemasok).

• [Estimasi pertumbuhan penjualan dalam persen (+/-)] adalah perkiraan pertumbuhan (+) atau penurunan (-) penjualan yang akan terjadi dalam hari yang ditentukan.

• [Pembelian ini untuk cadangan penjualan (hari)] adalah berapa hari produk yang akan dibeli ini digunakan sebagai cadangan, misalnya pemasok akan datang lagi setelah 20 hari lagi, maka pembelian saat ini akan digunakan untuk cadangan 20 hari.

• [Tidak termasuk produk yang kebutuhannya 0] adalah tidak menampilkan produk yang dianalisa yang menurut perhitungan tidak perlu dibeli.

• Kolom-kolom laporan yang tersedia:◦ [Kode] adalah kode produk.◦ [Nama] adalah nama produk dari kode produk tersebut.◦ [Satuan] adalah satuan dari produk tersebut.◦ [Penjualan] jumlah penjualan dalam periode yang dianalisa.◦ [Penjualan rata-rata] adalah rata-rata per hari penjualan dari

periode yang dianalisa.◦ [Saldo] saldo persediaan saat ini.◦ [Kebutuhan] adalah kebutuhan ketersediaan produk berdasar

analisa penjualan yang sudah ada dan ditambah dengan estimasi pertumbuhannya.

◦ [Saran pembelian] adalah nilai kebutuhan dikurangi dengan saldo yang ada, sebagai acuan untuk kebutuhan persediaan produk yang akan dibeli.

◦ [Pembulatan] hanya pembulatan dari saran pembelian yang ada.

Pembelian 147

Laporan Giro Dari/Ke Pemasok

Akuntansi → Laporan giro dari/ke pemasokForm ini berguna untuk manajemen giro yang beredar ke pemasok, sehingga untuk memudahkan bagi admin dalam mengatur giro yang beredar. Di laporan giro ini dapat menampilkan giro yang sudah cair dan yang belum cair atau menampilkan salah satunya dari rentang tanggal yang ditentukan. Giro yang belum cair, di dalam neraca belum diakui sebagai pembayaran dalam laporan keuangan. Form ini juga berguna untuk mencairkan atau membatalkan giro yang telah jatuh tempo.

• [Dari Tanggal] dan [Sampai Tanggal], berguna untuk menentukan awal dan akhir tanggal laporan yang akan dibuka. Default tanggal mengikuti tanggal sistem. Untuk mengganti tanggal klik tombol dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard.

• [Divisi]. Default divisi kosong, berarti dapat menampilkan giro di semua divisi. Jika ingin menampilkan salah satu divisi atau beberapa divisi, maka masukkan divisi dari dropdown, klik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form daftar pilihan, sehingga kita bisa memilihnya dengan memberi checkbox di kolom [S].

• [Pemasok]. Default pemasok kosong, berarti dapat menampilkan semua pemasok. Jika ingin menampilkan salah satu atau beberapa pemasok, masukkan pemasok dari dropdown, klik atau tekan Enter


atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form pemilihan pemasok, sehingga kita bisa memilihnya dengan double click nama pemasok atau klik tombol [tambahkan pilihan].

• [Jenis pembayaran]. Default jenis pembayaran kosong, berarti semua jenis pembayaran dapat tampil. Untuk memilih salah satu jenis pembayaran yang akan di tampilkan klik tombol dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard.

• [Pembuat]. Pembuat ini berguna untuk menampilkan user yang bertransaksi. Default pembuat kosong, berarti semua pembuat/user dapat tampil. Untuk memilih salah satu atau beberapa pembuat/user yang akan di tampilkan, klik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form daftar pilihan, sehingga kita bisa memilihnya dengan memberi checkbox di kolom [S].

• [Pengubah]. Pengubah ini berguna untuk menampilkan user yang merubah transaksi yang telah tersimpan. Default pengubah kosong, berarti semua pengubah dapat tampil. Untuk memilih salah satu atau beberapa pengubah yang akan di tampilkan, klik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form daftar pilihan, sehingga kita bisa memilihnya dengan memberi checkbox di kolom [S].

• [Giro keluar]. Giro keluar ini berguna untuk menyaring nilai giro yang keluar ke pemasok. Default giro keluar kosong, berarti semua nilai giro dapat tampil. Untuk memilih salah satu giro keluar yang akan di tampilkan klik tombol dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Maka akan tampil pilihan-pilihan yaitu: semua, sama dengan, lebih dari, kurang dari, kurang dari atau sama, lebih dari atau sama dan tidak sama dengan. Jika kita memilih selain pilihan [semua] maka akan tampil secara otomatis textbox yang harus diisi dengan nilai.

• [Giro Masuk]. Giro masuk ini berguna untuk menyaring nilai giro yang masuk dari pemasok. Default giro masuk kosong, berarti semua nilai giro dapat tampil. Untuk memilih salah satu giro masuk yang akan di tampilkan klik tombol dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Maka akan tampil pilihan-pilihan yaitu: semua, sama dengan, lebih dari, kurang dari, kurang dari atau sama, lebih dari atau sama dan tidak sama dengan. Jika kita memilih selain pilihan [semua] maka akan tampil secara otomatis textbox yang harus diisi dengan nilai.

• Checkbox [giro yang sudah dieksekusi]. Jika aktif berguna untuk menampilkan giro-giro yang telah cair/dieksekusi.

• Checkbox [giro yang belum dieksekusi]. Jika aktif berguna untuk

Pembelian 149

menampilkan giro-giro yang belum cair/dieksekusi. Jika ingin menampilkan semua giro yang sudah dan belum cair maka checkbox giro yang sudah dieksekusi dan giro yang belum dieksekusi harus aktif.

• Tombol [Jalankan (F7)], berguna untuk menampilkan daftar giro-giro.• Untuk mencairkan atau membatalkan giro, pilih nilai pada kolom

[Sudah Dieksekusi?]. Nilai [sudah] berarti giro dicairkan dan nilai [belum] berarti giro batal dicairkan.

• Tombol [Simpan (F3)] untuk menyimpan eksekusi yang dilakukan.• Tombol [Batal (F4)] untuk membatalkan perubahan.• Tombol [Cetak (F6)] berguna untuk mencetak daftar giro yang sedang

tampil.• Tombol [Cari (F7)] berguna untuk pencarian data.• Tombol [Refresh (F9)] digunakan untuk membuka ulang data dari

database.• Tombol [Tutup (F7)], berguna untuk keluar dari form.


Pembelian 151

Pembelian Konsinyasi

Pembelian konsinyasi ini berguna untuk memasukkan barang-barang konsinyasi dari pemasok, retur produk-produk yang cacat/ tidak terjual serta pembayaran barang-barang telah terjual. Pembelian konsinyasi digunakan jika pemasok menitipkan produk-produknya kepada kita untuk dijual dengan harga dan diskon yang ditentukan oleh pemasok. Berbeda dengan pembelian biasa, pembelian konsinyasi belum mencatat sebagai hutang selama produk yang dititipkan belum terjual ke pelanggan.

Pembelian (Konsinyasi)

Pembelian → Pembelian Konsinyasi → Pembelian Form pembelian ini berguna untuk memasukkan barang-barang titipan dari pemasok.


berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas untuk mengubah divisi dapat diatur dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur pembelian konsinyasi. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.


• [Faktur] adalah nomor transaksi pembelian konsinyasi, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.






◦ [Alamat] adalah alamat/lokasi pemasok dan akan muncul secara otomatis setelah kode pemasok dipilih (read only).

◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pemasok.• [Catatan] berguna untuk memberikan catatan faktur pembelian

konsinyasi tersebut.• [Cat. Perubahan] berguna untuk memberi catatan jika ada perubahan

faktur.

Pembelian Konsinyasi 153

Pengisian daftar produk

• Grup kolom [Konsinyasi]◦ [Departemen] adalah departemen yang terdapat pada divisi yang



◦ [Nama] adalah nama produk yang akan terisi otomatis jika kode produk sudah dipilih (read only).

◦ [Serial Number] umumnya digunakan untuk transaksi handphone, nomor mesin/nomor rangka kendaraan dan lain-lain. Jika anda menggunakan serial number, anda bisa mengetik atau menggunakan barcode scanner.

◦ [Tgl. Kadaluarsa] adalah tanggal kadaluarsa produk, umumnya terdapat pada makanan, minuman, kosmetik dan obat-obatan.

◦ [Jumlah] adalah kuantitas produk yang akan dibeli. Gunakan tombol numeric pada keyboard untuk mengisi [Jumlah]. Format angka desimal mengikuti setting pada [Umum → Opsi-Opsi → Format], tekan [Enter] untuk melanjutkan.


◦ [Harga] adalah harga beli produk sesuai dengan [Daftar Produk]. Jika terjadi kenaikan atau penurunan harga beli, bisa langsung mengubah di kolom ini dengan harga sesuai faktur pembelian konsinyasi dari pemasok. Untuk melanjutkan tekan [Enter].





◦ [Bersih] adalah sub total setelah dikurangi diskon pembelian dan setelah ditambah PPn, harga bersih akan muncul secara otomatis setelah mengisi quantity produk dan akan berubah jika dalam transaksi ada diskon pembelian atau PPn. [Harga Bersih] (read only). Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Memo] atau catatan jika dibutuhkan.

• Grup Kolom [Penjualan]

◦ [Harga Jual] berguna untuk memasukkan harga jual barang konsinyasi tersebut. biasanya harga jual ini telah ditentukan oleh pemasok.

◦ [Diskon (%)] berguna untuk memasukkan diskon penjualan dalam bentuk persen.

◦ [Diskon] berguna untuk memasukkan diskon penjualan dalam bentuk nominal.

◦ Checkbox [Sudah dicetak]. Jika aktif memberi keterangan bahwa faktur ini sudah di-cetak.

◦ Checkbox [Lunas]. Jika aktif memberi informasi bahwa faktur tersebut sudah lunas.

Retur Pembelian (Konsinyasi)

Pembelian → Pembelian Konsinyasi → Retur Pembelian Retur pembelian ini berguna untuk mengembalikan produk-produk konsinyasi yang rusak/tidak terjual.



berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas untuk mengubah divisi dapat diatur dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur retur pembelian konsinyasi. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi retur pembelian konsinyasi, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.








◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pemasok.• [Detail Yang Diretur]. berguna untuk memasukkan faktur pembelian

konsinyasi yang akan diretur. Klik dialog button untuk menampilkan form pencarian faktur pembelian konsinyasi, sehingga memudahkan untuk memilih faktur pembelian konsinyasi yang akan diretur.

• [Saldo Faktur], berguna sebagai informasi saldo faktur pembelian konsinyasi yang akan di retur.

• [Catatan] berguna untuk memberikan catatan.• [Cat. Perubahan] berguna untuk memberi catatan jika ada perubahan

faktur.• Checkbox [Sudah dicetak]. Jika aktif memberi keterangan bahwa

faktur ini sudah dicetak.• Checkbox [Lunas]. Jika aktif memberi informasi bahwa faktur

tersebut sudah lunas.

Pengisian daftar produk.

• [Departemen] adalah departemen yang terdapat pada divisi yang dipilih. Departemen terisi secara otomatis berdasarkan setting default dari [Daftar User], untuk mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Departemen tidak dapat diubah (read only) jika konfigurasi user pada form [Daftar User] disetting false. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Kode] adalah kode produk yang bisa dipilih langsung dari daftar melalui dropdown atau dengan menekan tombol [Alt+Panah Bawah] dari keyboard anda, bisa juga menggunakan alat bantu scan barcode. Setelah produk di scan, secara otomatis kode barcode akan muncul. Setelah pilih kode produk tekan tombol [Enter] atau [Panah Kanan] untuk ke kolom berikutnya. Untuk menambah produk lain dalam


transaksi tersebut tekan tombol [Panah Bawah], lalu mengisikan kode produk dan seterusnya. Untuk mengubah kode barang atau menambah produk baru, melalui form [Daftar Produk].

• [Nama] adalah nama produk yang akan terisi otomatis jika kode produk sudah dipilih (read only).

• [Serial Number] adalah serial number dari produk yang diretur. Serial number dapat diketik atau menggunakan barcode scanner, atau memilih dari dropdown.

• [Tgl. Kadaluarsa] adalah tanggal kadaluarsa produk, umumnya terdapat pada makanan, minuman, kosmetik dan obat-obatan. Akan terisi otomatis saat memilih serial number.

• [Jumlah] adalah kuantitas produk yang akan dibeli. Gunakan tombol numeric pada keyboard untuk mengisi [Jumlah]. Format angka desimal mengikuti setting pada [Umum → Opsi-Opsi → Format], tekan [Enter] untuk melanjutkan.


• [Harga] adalah harga saat beli produk. Harga dapat dirubah jika terjadi kesepakatan untuk memberi harga berbeda saat retur. Untuk melanjutkan tekan [Enter].

• [Kotor] adalah harga dikalikan jumlah sebelum ditambah PPn. Untuk melanjutkan tekan [Enter].

• [Pajak (%)]. Pengaturan pajak ini bisa disetting secara otomatis melalui [Daftar Produk], sehingga waktu produk diinput secara otomatis kolom PPn akan terisi, Untuk membuat pengaturan pajak baru atau mengubah yang telah ada, melalui form [Daftar Pajak].

• [Pajak (Nominal)]. Nominal pajak ini akan terisi secara otomatis jika pada kolom pajak (%) telah terisi (read only). Untuk melanjutkan tekan [Enter].

• [Bersih] adalah sub total setelah dikurangi diskon pembelian dan setelah ditambah PPn, harga bersih akan muncul secara otomatis setelah mengisi quantity produk dan akan berubah jika dalam transaksi ada diskon pembelian atau PPn (read only). Untuk melanjutkan tekan [Enter].

• [Memo] atau catatan jika dibutuhkan.


Pembayaran Hutang (Konsinyasi)

Pembelian → Pembelian Konsinyasi → Pembayaran Hutang Form pembayaran hutang berguna untuk membayar faktur pembelian konsinyasi setelah dipotong retur. Sisa produk yang tidak diretur dianggap sudah terjual ke pelanggan, dan masuk dalam daftar hutang kita kepada konsinyor/pemasok.


berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas untuk mengubah divisi dapat diatur dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur pembayaran hutang konsinyasi. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi pembayaran hutang konsinyasi, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.





berasal dari setting di [Daftar User], untuk memilih atau mengganti dengan kode pemasok lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].



◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pemasok.• [Faktur yang dibayar] berguna untuk memasukkan faktur pembelian

konsinyasi yang akan dibayar. Klik dialog button untuk menampilkan form pencarian faktur pembelian konsinyasi, sehingga memudahkan untuk memilih faktur pembelian konsinyasi yang akan dibayar.

• [Saldo Faktur] adalah informasi saldo faktur pembelian konsinyasi yang akan di bayar.

• [Pembayaran], pilih cara pembayaran dengan membuka daftar dari dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

• [Jumlah]. Untuk mengisi nilai nominal pembayaran hutang ke pemasok.

• [Ref. Pembayaran] untuk mengisi informasi seperti nomor giro, cheque dan lain-lain. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

• [Sudah diterima] Default checkbox ini aktif dengan asumsi pembayaran secara tunai atau telah kita berikan ke pemasok. Jika pembayaran akan dicairkan pada tanggal tertentu, maka checkbox ini dibuat tidak aktif sehingga akan masuk di laporan giro dari/ke pemasok.

• [Tgl. Jatuh tempo] adalah tanggal pembayaran akan dicairkan. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

• [Catatan], adalah catatan tentang transaksi jika diperlukan.


Penjualan

Daftar Pelanggan

Penjualan → Daftar Pelanggan

Form ini berguna untuk pengelompokan pelanggan dan input data-data pelanggan.

Pembuatan daftar pelanggan yang disediakan mendukung pengelompokan pelanggan secara hirarki. Jumlah level hirarki yang disediakan tidak terbatas sesuai dengan ke-butuhan anda.

Di daftar grup pelanggan dan daftar pelanggan terdapat beberapa kolom yang sama, yaitu pada grup kolom [Akun Posting] dan [Aturan-aturan]. Tetapi yang digunakan dalam transaksi adalah nilai-nilai yang di daftar pelanggan. Sementara yang di daftar grup pelanggan hanyalah acuan/template agar saat membuat rincian pelanggan di daftar pelanggan, nilai-nilai pada kolom di aturan-aturan dan akun posting akan terisi yang sama dengan grup pelanggannya. Kolom-kolom yang sama tersebut adalah:

1. Grup [Akun Posting]

Karena setting akun dapat dibedakan setiap produk, maka laporan keuangan juga dapat mengelompokkan untuk setiap pelanggan atau setiap pelanggan produk. Akun-akun itu akan digunakan untuk jurnal otomatis setiap transaksi dilakukan.• [Piutang] adalah akun untuk menampung piutang setiap pelanggan.• [Beban Hadiah] adalah akun untuk menampung nilai hadiah yang

diberikan pada pelanggan.• [Uang Muka] adalah akun untuk menampung nilai uang muka

penjualan dari pelanggan. • [Diskon Penjualan] adalah akun untuk menampung diskon penjualan

per faktur yang diberikan kepada pelanggan. Sementara untuk diskon per produk ditampung dalam akun diskon penjualan di daftar produk.


2. Grup [Aturan-aturan]

Aturan-aturan adalah rumus-rumus yang digunakan untuk menentukan harga jual, diskon, hadiah, poin, dan diskon pembayaran. Aturan-aturan yang disetting setiap pelanggan akan diproses jika bagian yang terkait dengan aturan itu juga disetting ke aturan yang sama. Misalnya pelanggan tertentu kita berikan aturan diskon penjualan A, jika produk yang dibeli pelanggan itu juga disetting dengan aturan yang sama (A), maka rumus diskon penjualan pada aturan diskon penjualan A akan diproses, dan sebaliknya.• [Diskon Penjualan] adalah kode-kode dari form [Aturan Diskon

Penjualan] yang ber-laku untuk pelanggan tersebut. Kode aturan ini juga terkait dengan daftar produk dan aturan diskon penjualan. Diskon akan diproses apabila kode diskon cocok antara daftar produk dan daftar pelanggan.

• [Hadiah] adalah kode-kode dari form [Aturan Pemberian Hadiah] yang berlaku untuk pelanggan tersebut. Kode hadiah juga terkait dengan daftar produk dan aturan pemberian hadiah. Hadiah akan diproses apabila kode hadiah cocok antara daftar produk dan daftar pelanggan.

• [Poin] adalah kode-kode dari form [Aturan Pemberian Poin] yang berlaku untuk pelanggan tersebut. Kode poin juga terkait dengan daftar produk dan aturan pemberian poin. Poin akan diproses apabila kode poin cocok antara daftar produk dan daftar pelanggan.

• [Diskon Pembayaran] adalah kode-kode dari form [Aturan Diskon Pembayaran]. Aturan ini berlaku untuk memberikan diskon sesuai dengan rumus pada pembayaran di form penjualan.


1. Daftar Grup Pelanggan

Tabel ini berguna untuk mengelompokkan pelanggan berdasarkan kriteria yang diinginkan. Bisa berdasarkan area, jenis usaha atau skala usaha. Berikut ini adalah penjelasan tentang kolom-kolom yang ada pada tabel ini:

Penjualan 163

• [Kode] adalah kode grup pelanggan yang bisa berisi rangkaian huruf, angka atau gabungan dari keduanya yang berbeda antara satu kode dengan kode lainnya.

• [Deskripsi] berisi nama grup atau keterangan untuk mempermudah menandai sebuah grup. Bisa berisi huruf, angka atau gabungan keduanya.

• [Sub Dari] berguna untuk menandai sebuah grup menginduk ke grup lain.

• [Grup] menunjukkan bahwa kelompok tersebut masih memiliki sub. Sedangkan jika grup tidak aktif, berarti kelompok tersebut merupakan grup dengan level terbawah yang bisa mempunyai daftar pelanggan.


C1 PELANGGAN GROSIR X

Kolom [Sub Dari] dikosongkan, karena induk tertinggi dan tidak menginduk ke kelompok mana-pun. Tanda [x] diaktifkan menandakan sebagai grup dan masih bisa punya sub dibawah-nya.

C11 Grosir Area 1 C1

Menginduk ke C1/ Pelanggan Grosir. Tanda [x] non aktif, karena tidak memiliki sub dibawahnya. Tipe ini yang bisa diisi daftar pelanggan.

C12 Grosir Area 2 C1

Menginduk ke C1/ Pelanggan Grosir. Tanda [x] non aktif, karena tidak memiliki sub dibawahnya. C12 satu level dengan C11. Tipe ini yang bisa diisi daftar pelanggan.


2. Daftar Pelanggan

• Daftar pelanggan merupakan rincian data pelanggan. Setting yang ada di daftar pelanggan ini akan menjadi dasar perhitungan di dalam program, sehingga akan berpengaruh pada laporan-laporan. Berikut penjelasan kolom-kolom yang tersedia di daftar pelanggan: ◦ [Kode] adalah kode pelanggan yang bisa berisi rangkaian huruf,

angka atau gabungan dari keduanya. Kode harus unik atau tidak boleh ada yang sama.

◦ [Nama] adalah nama pelanggan atau nama perusahaan pelanggan. Bisa berisi huruf, angka atau gabungan keduanya.

◦ [Alamat] berisi alamat pelanggan. ◦ [Level Harga] adalah level harga jual produk yang diterapkan untuk

pelanggan ini. Jika dipilih level harga jual 1, maka setiap transaksi penjualan harga jual produk diambil dari kolom [Harga Jual 1] dari daftar produk, dan seterusnya.

◦ [Dikirim ke] adalah default alamat pengiriman yang akan muncul saat transaksi penjualan untuk pelanggan tersebut.

◦ [Tipe] berisi tipe pelanggan bisa dipilih perseorangan atau perusahaan.

◦ [Personal Kontak] adalah nama orang yang berhubungan dengan perusahaan.

◦ [Telepon] adalah nomor telepon pelanggan. ◦ [Faksimili] adalah nomor faksimili pelanggan. ◦ [Telepon Selular] adalah nomor telepon selular pelanggan. ◦ [Email] adalah alamat email pelanggan. Alamat ini bisa digunakan

untuk pengiriman email masal dari perusahaan untuk pelanggan tertentu yang sudah dipilih.

◦ [Website] adalah alamat website pelanggan yang bisa langsung dibuka dari Acosys V4 melalui tombol […] di kolom ini. Web browser yang digunakan adalah yang disetting di form opsi-opsi→eksternal.

◦ [Negara] adalah negara domisili pelanggan. ◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak milik pelanggan. ◦ [Tanggal Pengukuhan PKP] adalah tanggal pengukuhan

pelanggan sebagai Pengusaha Kena Pajak.

Penjualan 165

◦ [Kena Pajak] digunakan untuk mengatur apakah saat transaksi penjualan langsung mencetak faktur pajak atau tidak.

◦ [TOP String] adalah default TOP (term of payment) untuk pelanggan pada saat transaksi penjualan. Isi dari TOP string ini adalah hari diskon pembayaran, besarnya diskon pembayaran (%) serta tempo pembayaran (hari). Anda dapat merubah TOP string dengan membuka dialog melalui klik tombol […].

◦ [Limit Kredit] adalah jumlah maksimal kredit yang diizinkan untuk pelanggan.

◦ [Default Salesman] adalah kode salesman yang akan muncul saat memanggil pelanggan ini dari transaksi. Salesman ini bisa diganti dengan salesman lain pada saat transaksi.

◦ [Aktif] Aktif untuk menunjukkan bahwa pelanggan tersebut masih bisa melakukan transaksi. Jika tanda [x] mati, berarti pelanggan tersebut tidak bisa melakukan transaksi. Semua data transaksi pelanggan tersebut pada waktu lampau masih tersimpan, namun tidak ditampilkan.

◦ [Tanggal Lahir] adalah tanggal lahir pelanggan atau bisa diisi tanggal berdirinya perusahaan. Format tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada menu Opsi → Format. Tanggal ini akan berguna untuk memberikan ucapan selamat ulang tahun, atau memberikan diskon tertentu saat pelanggan membeli pada hari ulang tahunnya (dapat diatur dari aturan diskon penjualan).

◦ [Jenis Kelamin] adalah jenis kelamin pelanggan (khusus untuk pelanggan perseorangan).

◦ [Agama] adalah agama pelanggan (khusus untuk pelanggan perseorangan). Nama-nama agama dapat dibuat pada menu Informasi Perusahaan → Daftar Agama. Berguna untuk memberi ucapan selamat pada hari-hari raya tertentu sesuai dengan agama pelanggannya.

◦ [Grup] adalah grup pelanggan, kolom ini digunakan untuk menentukan grup pelanggan atau untuk berpindah ke grup lain.

◦ [Tanggal Daftar] adalah tanggal pendaftaran pelanggan. Format tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada menu Opsi → Format.

◦ [Aktif Sampai] adalah tanggal berakhirnya masa berlakunya keaktifan pelanggan tersebut. Format tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada menu Opsi → Format.

◦ [Gambar] Gambar adalah gambar atau foto pelanggan. Untuk menambahkan gambar klik kanan di kolom gambar selanjutnya pilih [Ambil gambar].


Tips & Trik

• Untuk membuat daftar pelanggan, minimal harus ada satu grup pelanggan sebagai induk.

• Daftar pelanggan yang sudah digunakan untuk transaksi tidak bisa dihapus kecuali setelah semua transaksi dihapus terlebih dahulu. Jika ingin tidak menampilkan pelanggan tertentu pada laporan atau pada saat transaksi, cukup matikan tanda [x] pada kolom [Aktif].

Daftar Salesman

Penjualan → Daftar SalesmanForm daftar salesman berguna untuk pengelompokan salesman, input data-data salesman, limit kredit, setting komisi, setting akun piutang dan setting biaya yang berkaitan dengan salesman.

Pembuatan daftar salesman yang disediakan mendukung pengelompokan salesman secara hirarki. Jumlah level hirarki yang disediakan tidak terbatas sesuai dengan kebutuhan anda.

Di daftar grup salesman dan daftar salesman terdapat beberapa kolom yang sama, yaitu pada grup kolom [Akun Posting] dan [Aturan-aturan]. Tetapi yang digunakan dalam transaksi adalah nilai-nilai yang di daftar pelanggan. Sementara yang di daftar grup salesman hanyalah acuan/template agar saat membuat rincian salesman di daftar salesman, nilai-nilai pada kolom di aturan-aturan dan akun posting akan terisi yang sama dengan grup salesmannya. Kolom-kolom yang sama tersebut adalah:• [Komisi] adalah kode-kode dari form [Aturan Komisi Salesman] yang

berlaku untuk salesman. Kode komisi juga terkait dengan daftar produk dan aturan komisi salesman. Komisi akan diproses apabila kode komisi cocok antara daftar produk dan daftar salesman. Komisi salesman bisa dibuat fleksibel sesuai dengan rumus yang bisa dibuat di Aturan Komisi Salesman.

• [Piutang] adalah akun untuk menampung jurnal otomatis piutang dari salesman tersebut.

• [Biaya] adalah akun untuk menampung jurnal otomatis biaya yang digunakan salesman. Dalam hal ini akan digunakan untuk menampung besarnya komisi yang kita berikan kepada salesman tersebut.

Penjualan 167


1. Daftar Grup Salesman

• Tabel ini berguna untuk mengelompokkan salesman berdasarkan kriteria yang diinginkan. Bisa berdasarkan area, jenis produk yang dijual dan sebagainya. Berikut ini adalah penjelasan tentang kolom-kolom yang ada pada tabel ini: ◦ [Kode] adalah kode grup salesman yang bisa berisi rangkaian

huruf, angka atau gabungan dari keduanya yang berbeda antara satu kode dengan kode lainnya.

◦ [Deskripsi] berisi nama grup atau keterangan untuk mempermudah menandai sebuah grup. Bisa berisi huruf, angka atau gabungan keduanya.

◦ [Sub Dari] berguna untuk menandai sebuah grup menginduk ke grup lain.

◦ [Grup] menunjukkan bahwa kelompok tersebut masih memiliki sub. Sedangkan jika grup tidak aktif, berarti kelompok tersebut adalah level terendah yang bisa diisi daftar salesman.


S1 SALESMAN I X

[Sub Dari] dikosongkan, karena induk tertinggi dan tidak menginduk ke kelompok manapun. Tanda [x] diaktif-kan menandakan sebagai grup dan masih bisa punya sub dibawahnya.

S11 Internal S1Menginduk ke S1/ SALESMAN I. Tanda [x] non aktif, karena tidak memiliki sub dibawahnya. Tipe ini yang bisa diisi daftar salesman.

S12 Eksternal S1

Menginduk ke S1/ SALESMAN I (Setara dengan S11). Tanda [x] non aktif, karena tidak memiliki sub dibawahnya. Tipe ini yang bisa diisi daftar salesman.


2. Daftar Salesman

Daftar salesman merupakan rincian data salesman beserta setting otomatisasi yang dibutuhkan. Berikut penjelasan kolom-kolom yang tersedia: • [Kode] adalah kode salesman yang bisa berisi rangkaian huruf, angka

atau gabungan dari keduanya yang berbeda antara satu kode dengan kode lainya.

• [Nama] adalah nama salesman bisa berisi huruf, angka atau gabungan keduanya.

• [Alamat] adalah alamat salesman.• [Tipe] adalah tipe salesman, dapat dipilih perseorangan atau

perusahaan.• [Personal Kontak] adalah orang yang dapat dihubungi jika tipe

salesman adalah perusahaan.• [Telepon] adalah nomor telepon salesman.• [Faksimili] adalah nomor faksimili salesman.• [Telepon Selular] adalah nomor telepon selular salesman.• [Email] adalah alamat email salesman.• [Website] adalah alamat website atau blog salesman.• [Negara] adalah negara domisili atau kewarganegaraan salesman.• [Limit Kredit] adalah batas piutang maksimal yang bisa diberikan

perusahaan kepada salesman tersebut.• [Aktif] adalah status salesman untuk menentukan aktif atau tidak. Jika

status tidak aktif, maka kode salesman tersebut tidak dapat digunakan dalam transaksi.

• [Tanggal Lahir] adalah tanggal lahir salesman (khusus tipe perusahaan). Format tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada menu Opsi → Format.

• [Jenis Kelamin] adalah jenis kelamain salesman (khusus tipe perusahaan).

• [Agama] adalah agama salesman (khusus tipe perusahaan). Nama-nama agama dapat dibuat pada menu Informasi Perusahaan Daftar Agama.

Penjualan 169

• [Grup] adalah grup salesman, kolom ini digunakan untuk menentukan grup salesman atau untuk berpindah ke grup lain.

• [Tanggal Daftar] adalah tanggal pendaftaran salesman. Format tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada menu Opsi → Format.

• [Aktif Sampai] adalah tanggal berakhirnya masa kerja salesman (jika ada). Format tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada menu Opsi → Format.

• [Gambar] adalah gambar atau foto salesman. Untuk menambahkan gambar klik kanan di kolom gambar selanjutnya pilih [Ambil gambar].

Tips & Trik• Untuk membuat daftar salesman, minimal harus ada satu grup

salesman sebagai induk.• Salesman yang sudah digunakan untuk transaksi tidak bisa dihapus

kecuali setelah semua transaksi dihapus terlebih dahulu. Jika ingin tidak menampilkan salesman tertentu pada laporan atau pada saat transaksi, cukup matikan tanda [x] pada kolom Aktif.

Daftar Pelaksana Jasa

Penjualan → Daftar Pelaksana JasaPelaksana jasa adalah petugas yang melaksanakan pekerjaan pelayanan terhadap pelanggan, seperti mekanik, teknisi, dokter, perawat, terapis dan pelaksana jasa lain. Form ini berguna untuk pengelompokan pelaksana jasa, input data-data pelaksana jasa, setting komisi, setting akun piutang dan setting biaya yang berkaitan dengan pelaksana jasa.

Pembuatan daftar pelaksana jasa mendukung pengelompokan pelaksana jasa secara hirarki. Jumlah level hirarki yang disediakan tidak terbatas sesuai dengan kebutuhan anda.

Di daftar grup pelaksana jasa dan daftar pelaksana jasa terdapat beberapa kolom yang sama, yaitu pada grup kolom [Akun Posting] dan [Aturan-aturan]. Tetapi yang digunakan dalam transaksi adalah nilai-nilai yang di daftar pelaksana jasa. Sementara yang di daftar grup pelaksana jasa hanyalah acuan/template agar saat membuat rincian


pelaksana jasa di daftar pelaksana jasa , nilai-nilai pada kolom di aturan-aturan dan akun posting akan terisi yang sama dengan grup pelaksana jasanya. Kolom-kolom yang sama tersebut adalah:• [Komisi] adalah kode-kode dari form [Aturan Komisi Pelaksana Jasa]

yang berlaku untuk pelaksana jasa. Kode komisi juga terkait dengan daftar produk dan aturan komisi pelaksana jasa. Komisi akan diproses apabila kode komisi cocok antara daftar produk dan daftar pelaksana jasa. Komisi pelaksana jasa bisa dibuat fleksibel sesuai dengan rumus yang bisa dibuat di Aturan Komisi Pelaksana Jasa .

• [Piutang] adalah akun untuk menampung jurnal otomatis piutang dari pelaksana jasa tersebut.

• [Biaya] adalah akun untuk menampung jurnal otomatis biaya yang digunakan pelaksana jasa. Dalam hal ini akan digunakan untuk menampung besarnya komisi yang kita berikan kepada pelaksana jasa tersebut.

Ada dua tabel yang tersedia, yaitu:1. Daftar Grup Pelaksana Jasa

• Tabel ini berguna untuk mengelompokkan pelaksana jasa berdasarkan kriteria yang diinginkan. Bisa berdasarkan jenis pekerjaan, divisi, team atau kriteria lain. Berikut ini adalah penjelasan tentang kolom-kolom yang ada pada tabel ini: ◦ [Kode] adalah kode grup pelaksana jasa yang bisa berisi

rangkaian huruf, angka atau gabungan dari keduanya yang berbeda antara satu kode dengan kode lainya.



◦ [Grup] menunjukkan bahwa kelompok tersebut masih memiliki sub. Sedangkan jika grup tidak aktif, berarti kelompok tersebut memiliki level paling bawah yang bisa diisi daftar pelaksana jasa.

Penjualan 171


T1 TEKNISI KANTOR X

[Sub Dari] dikosongkan karena induk tertinggi dan tidak menginduk ke kelompok manapun. Tanda [x] diaktif-kan menandakan sebagai grup dan masih bisa punya sub dibawahnya.

T11 DIVISI I T1

Menginduk ke T1/ TEKNISI KANTOR. Tanda [x] non aktif, karena tidak memiliki sub dibawahnya. Tipe ini yang bisa diisi daftar pelaksana jasa.

T12 DIVISI II T1

Menginduk ke T1/ TEKNISI KANTOR (Setara dengan T11). Tanda [x] non aktif, karena tidak memiliki sub dibawahnya. Tipe ini yang bisa diisi daftar pelaksana jasa.

2. Daftar Pelaksana Jasa

• Daftar pelaksana jasa merupakan rincian data pelaksana jasa beserta setting otomatisasi yang dibutuhkan. Berikut penjelasan kolom-kolom yang tersedia di tabel ini: ◦ [Kode] adalah kode pelaksana jasa yang bisa berisi rangkaian

huruf, angka atau gabungan dari keduanya yang berbeda antara satu kode dengan kode lainya.

◦ [Nama] adalah nama pelaksana jasa. Bisa berisi huruf, angka atau gabungan keduanya.

◦ [Alamat] adalah alamat pelaksana jasa. ◦ [Tipe] adalah tipe pelaksana jasa, dapat dipilih perseorangan dan

perusahaan. ◦ [Personal Kontak] adalah orang yang bisa dihubungi jika

pelaksana jasa berupa team atau perusahaan.


◦ [Telepon] adalah nomor telepon pelaksana jasa. ◦ [Faksimili] adalah nomor faksimili pelaksana jasa. ◦ [Telepon Selular] adalah nomor telepon selular pelaksana jasa. ◦ [Email] adalah alamat email pelaksana jasa. ◦ [Website] adalah alamat website atau blog pelaksana jasa. ◦ [Negara] adalah negara domisili atau kewarganegaraan pelaksana

jasa. ◦ [Aktif] berguna untuk menentukan status pelaksana jasa aktif atau

tidak. Jika tanda [x] tidak aktif, pelaksana jasa tersebut tidak dapat digunakan dalam transaksi.

◦ [Tanggal Lahir] adalah tanggal lahir pelaksana jasa (khusus untuk tipe perusahaan). Format tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada menu Opsi → Format.

◦ [Jenis Kelamin] adalah jenis kelamin pelaksana jasa (khusus untuk tipe perusahaan).

◦ [Agama] adalah agama pelaksana jasa (khusus untuk tipe perusahaan). Nama-nama agama dapat dibuat pada menu Informasi Perusahaan → Daftar Agama.

◦ [Grup] adalah grup pelaksana jasa, kolom ini digunakan untuk menentukan grup pelaksana jasa atau untuk berpindah ke grup lain.

◦ [Tanggal Daftar] adalah tanggal pendaftaran pelaksana jasa. Format tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada menu Opsi → Format.

◦ [Aktif Sampai] adalah tanggal berakhirnya kontrak kerja pelaksana jasa. Format tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada menu Opsi → Format.

◦ [Gambar] adalah gambar atau foto pelaksana jasa. Untuk menambahkan gambar klik kanan di kolom gambar selanjutnya pilih [Ambil gambar].

Tips & Trik

• Untuk membuat daftar pelaksana jasa, minimal harus ada satu grup pelaksana jasa sebagai induk.

• Pelaksana jasa yang sudah digunakan untuk transaksi tidak bisa dihapus kecuali setelah semua transaksi dihapus terlebih dahulu. Jika ingin tidak menampilkan pelaksana jasa tertentu pada laporan atau pada saat transaksi, cukup matikan tanda [x] pada kolom Aktif.

Penjualan 173

Daftar Alias Pelanggan

Penjualan → Daftar Alias PelangganForm ini berguna untuk memanggil pelanggan pada saat transaksi dengan memanggil kode alias pelanggannya. Fitur ini dapat digunakan untuk penjualan produk dengan layanan eksklusif yang menggunakan model penyewaan untuk waktu yang relatif lama seperti di hotel, SPA, billiard, rumah sakit, restoran dan sebagainya. Alias pelanggan bisa berupa nomor kamar, nomor meja, dan sebagainya. Pada saat pelanggan menambah produk yang dibelinya, maka kasir hanya meminta untuk menyebutkan alias pelanggannya bukan menyebutkan nama pelanggan atau kode pelanggannya.

Ada 6 kolom yang disediakan:• [Kode] adalah kode alias pelanggan. • [Nama] adalah nama alias pelanggan. • [Deskripsi] adalah keterangan alias pelanggan. • [Kode Pelanggan] adalah kode pelanggan sebenarnya.• [Nama Pelanggan] adalah nama pelanggan sesuai kode pelanggan

yang dimasukkan.• [Gambar] adalah gambar/foto jika diperlukan. Untuk menambah

gambar, klik kanan lalu pilih [Ambil Gambar].

Tips & TrikKode pelanggan untuk setiap alias pelanggan dapat diisi berganti-ganti dan tidak akan mempengaruhi data-data transaksi yang sudah tersimpan. Karena yang digunakan transaksi adalah kode pelanggannya saja, sementara kode alias pelanggan hanya digunakan untuk memanggil kode pelanggan agar lebih mudah dan sederhana.


Biaya-Biaya Penjualan

Penjualan → Biaya biaya penjualanForm ini berguna untuk memasukan semua kriteria biaya-biaya yang terjadi pada transaksi penjualan, Sehingga biaya-biaya penjualan tidak harus dijurnal manual. Setelah nama biaya-biaya penjualan dibuat dan dipilih akun yang ditunjuk maka setiap transaksi penjualan yang ada biaya-biaya penjualannya akan terjurnal secara otomatis ke laporan keuangan.

Ada 4 kolom yang disediakan di biaya-biaya penjualan:

• [Kode] adalah kode dari jenis biaya-biaya penjualan. • [Nama] adalah nama dari jenis biaya-biaya penjualan. • [Deskripsi] adalah keterangan dari tiap jenis biaya-biaya penjualan. • [Akun] adalah akun yang menampung jurnal otomatis setiap transaksi

biaya.

Jenis Catatan Pelanggan

Penjualan → Jenis Catatan PelangganForm ini berguna untuk memasukkan jenis catatan tentang pelanggan yang akan digunakan. Daftar jenis catatan pelanggan berguna untuk mengelompokkan catatan tentang pelanggan agar dapat dilihat rangkumannya pada laporan catatan pelanggan. Dalam bisnis perdagangan bisa digunakan untuk catatan tentang performa pelanggan, sedang dalam rumah sakit bisa digunakan untuk catatan rekam medis.

Ada 2 kolom yang disediakan :

Penjualan 175

• [Kode], adalah kode dari tipe catatan pelanggan.• [Nama], adalah nama dari catatan pelanggan.

Rekuisisi Penjualan

Penjualan → Rekuisisi PenjualanForm ini berguna untuk menawarkan produk kepada pelanggan. Transaksi ini tidak mempengaruhi saldo persediaan.



berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas untuk mengubah divisi dapat diatur dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur rekuisisi penjualan. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi rekuisisi penjualan, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.



• Pelanggan ◦ [Kode] adalah kode/ID pelanggan. Default kode terisi otomatis

berasal dari setting di [Daftar User], untuk memilih atau mengganti dengan kode pelanggan lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Jika akan menambah pelanggan baru, bisa melalui form [Daftar Pelanggan]. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

◦ [Nama] adalah nama pelanggan dan otomatis muncul apabila kode pelanggan sudah diisi (read only).

◦ [Alamat] adalah alamat/lokasi pelanggan dan akan muncul secara otomatis setelah kode pelanggan diisi (read only).

Penjualan 177

◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pelanggan.◦ [Batas Kredit] adalah batas maksimal nominal piutang pelanggan

tersebut [plafon piutang]. Jika piutang mencapai batas kredit maka tidak bisa melakukan transaksi kredit , sebelum salah satu faktur terbayar atau menaikan batas kredit dari form [Daftar Pelanggan].

◦ [Saldo] adalah saldo piutang pelanggan saat ini, akan bertambah secara otomatis jika melakukan transaksi kredit.

• Salesman. ◦ [Kode] adalah kode salesman dan akan terisi otomatis jika telah

mengatur [Default Salesman] di [Daftar User], untuk mengganti dengan kode salesman lain cukup membuka daftar melalui tombol dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard. Untuk menambah salesman baru, melalui form [Daftar Salesman]. Tekan tombol [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan transaksi.

◦ [Nama] adalah nama salesman dan akan secara otomatis setelah memilih kode salesman(read only).

◦ [Alamat] adalah alamat salesman dan muncul secara otomatis setelah memilih kode salesman (read only).

• Pengisian daftar produk. ◦ [Departemen] adalah departemen yang terdapat pada divisi yang




◦ [Serial Number] umumnya digunakan untuk transaksi handphone, nomor mesin/nomor rangka kendaraan dan lain-lain. Jika anda menggunakan serial number, anda bisa mengetik atau


menggunakan barcode scanner atau memilih dari daftar dengan klik dropdown. Untuk lebih mudah dalam memasukkannya klik kanan pada serial number → aktifkan checkbox [Input Batch Serial Number].

◦ [Tgl. Kadaluarsa] adalah tanggal kadaluarsa, umumnya terdapat pada makanan, minuman, kosmetik dan obat-obatan. Tanggal ini akan terisi otomatis setelah serial number dipilih.

◦ [Jumlah] adalah kuantitas produk yang akan dijual. Gunakan tombol numeric pada keyboard untuk mengisi [Jumlah]. Format angka desimal mengikuti setting pada [Umum → Opsi-Opsi → Format], tekan [Enter] untuk melanjutkan. Untuk melihat saldo persediaan klik kanan pada kolom jumlah lalu pilih [Saldo].


◦ [Harga] adalah harga jual produk sesuai dengan [Daftar Produk]. Untuk melihat history harga jual pelanggan, anda bisa menekan tombol [CTRL+F10] pada keyboard atau klik kanan pada kolom harga lalu pilih [History Harga Jual]. Harga ini bisa bersifat read only [hanya bisa dibaca] atau bisa diubah secara manual apabila mempunyai otoritas untuk mengubah sesuai setting di [Daftar User]. Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Kotor] adalah harga jual dikalikan jumlah sebelum dikurangi diskon penjualan dan sebelum ditambah PPn. Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Diskon % (Persen)] adalah diskon rekuisisi penjualan yang diberikan ke pelanggan dalam bentuk persen (bukan nominal), setelah mengisi kolom diskon persen maka kolom diskon nominal akan terisi secara otomatis. Kolom diskon ini dapat diisi dengan diskon bertingkat seperti contoh: 50+20, 5+2+3, 10+4+2+1 hingga level yang tak terbatas. Diskon 50 + 20 berarti harga produk didiskon 50%, kemudian harga setelah diskon tersebut didiskon lagi 20%. Diskon (%) ini bisa bersifat read only [hanya bisa dibaca] atau bisa diubah secara manual apabila mempunyai otoritas untuk mengubah sesuai setting di [Daftar User]. Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Diskon (Nominal)] adalah diskon rekuisisi penjualan yang diberikan ke pelanggan menggunakan nominal (bukan persen). Diskon nominal juga bisa disetting langsung dari daftar produk, sehingga bisa muncul secara otomatis jika produk tersebut dipanggil dalam transaksi. Diskon ini bisa bersifat read only [hanya

Penjualan 179

bisa dibaca] atau bisa diubah secara manual apabila mempunyai otoritas untuk mengubah sesuai setting di [Daftar User]. Untuk melanjutkan tekan [Enter].



◦ [Bersih] adalah sub total setelah dikurangi diskon penjualan dan setelah ditambah PPn, harga bersih akan muncul secara otomatis setelah mengisi jumlah produk dan akan berubah jika dalam transaksi ada diskon penjualan atau PPn. [Harga Bersih] (read only). Untuk melanjutkan tekan [Enter].

◦ [Pelaksana Jasa], default kode pelaksana jasa ini terisi otomatis karena sebelumnya sudah disetting terlebih dahulu didaftar user, apabila akan merubahnya tekan tombol dialog button […] atau [Alt+Panah Bawah] untuk memilih bisa tombol [Panah Bawah] pada keyboard setelah itu tekan [Enter]. Apabila akan menambah pelaksana jasa baru, bisa melalui form [daftar pelaksana jasa].

◦ [Nama Pelaksana Jasa] akan terisi otomatis jika kode pelaksana jasa sudah dipilih, (read only).

◦ [Memo] atau catatan jika dibutuhkan. • [Telah diorder], adalah keterangan tentang faktur penawaran sudah

digunakan/belum di order penjualan.• [Telah dicetak] adalah keterangan bahwa faktur ini sudah

dicetak/belum.• Ringkasan adalah kumpulan informasi total penjualan, diskon,

hadiah, pajak, jumlah pembayaran, dan pengiriman. ◦ [Produk] berisikan ringkasan total item produk, nominal, diskon per

produk dan pajak per produk. Kolom-kolom ini terisi secara otomatis dan read only (hanya bisa dibaca).▪ [Jum. Item], adalah total item produk yang ada dalam

transaksi. ▪ [Kotor] adalah total transaksi produk sebelum diskon dan


faktur). ▪ [Pajak] adalah total pajak per produk.


▪ [Pajak Lain-lain] adalah jumlah total pajak lain-lain yang ada dalam transaksi, berasal dari tab [Pajak lain-lain].

▪ [Bersih] adalah jumlah bersih setelah dikurangi diskon dan ditambah pajak.

◦ [Hadiah], adalah total nilai hadiah yang diberikan kepada pelanggan beserta nilai pajak hadiah. ▪ [Jum. Item] adalah jumlah item hadiah yang berasal dari tab

[hadiah dan poin]. ▪ [Kotor] adalah total nominal hadiah sebelum pajak. ▪ [Pajak] adalah nominal pajak hadiah. ▪ [Bersih] adalah total nominal hadiah setelah pajak.

◦ [Faktur] Terdiri dari: ▪ [Diskon %] adalah persen diskon faktur atau diskon dari total



▪ [Lainnya] berisikan dari ringkasan total biaya-biaya yang mempengaruhi faktur tersebut.

▪ [Grand total] adalah total nominal transaksi yang harus dibayar. ▪ [Pembayaran] nominal pembayaran pada tab [Pembayaran]. ▪ [Pengiriman] adalah nama perusahaan jasa pengiriman atau


▪ [Tanggal pengiriman] Waktu penerimaan produk. ▪ [Catatan], berguna seperti memo yang bersifat catatan untuk

faktur yang sedang dibuat dan ditujukan untuk pelanggan. ▪ [Catatatan tambahan], akan tampil pada saat edit faktur dan

berguna untuk menambahkan catatan tentang perubahan faktur itu.

• [Hadiah] dan [Poin] adalah rincian hadiah dan poin yang diberikan ke pelanggan. ◦ [Saldo Poin] adalah perolehan poin sebelum faktur yang sedang

dikerjakan. ◦ [Poin] adalah poin yang didapatkan dalam faktur yang sedang

dikerjakan. ◦ [Total Poin] adalah total poin [Saldo Poin] ditambah [Poin]. ◦ Rincian Produk Hadiah beserta lokasi persediaannya.

• [Biaya] berguna untuk menambahkan biaya-biaya yang terkait dengan faktur penjualan tersebut, biaya ini dibebankan ke pelanggan.

Penjualan 181

Daftar biaya dan setting akun biaya tersebut pada [Biaya-biaya penjualan].◦ [Biaya] adalah nama biaya tambahan seperti biaya kuli, ekspedisi,

dan lain-lain yang telah disetting di form [Biaya-biaya penjualan]. ◦ [Jumlah] adalah nominal biaya tambahan yang dibebankan. ◦ [Memo] adalah catatan tambahan untuk biaya yang bersangkutan

bila dibutuhkan. • [Pajak Lain-lain] adalah pajak tambahan diluar pajak standar,



◦ [Nama] adalah nama produk yang akan dikenakan pajak lain-lain (read only).

◦ [Jumlah] adalah jumlah produk. ◦ [Satuan] adalah satuan atau kemasan produk. ◦ [Dasar pengenaan pajak] dihitung dari pembelian bersih dikalikan

dengan persentase yang telah disetting di [Daftar Pajak]. ◦ [Pajak (%)] informasi persentase pajak lain-lain. ◦ [Pajak] informasi pajak lain-lain dalam bentuk nominal.

• [Jangka Pembayaran] berguna untuk mengisi data-data yang berkaitan dengan metode pembayaran terutama untuk penjualan kredit.◦ [Termin Bayar] yang disediakan 3 pilihan yaitu: [Tunai], [Tunai Saat

Sampai] dan [Kredit]. Rincian dibawah ini hanya bisa diisi saat pilihan [Kredit] dan akan terisi otomatis sesuai dengan yang disetting di kolom [TOP String] pada form [Daftar Pelanggan].

◦ [Batas hari diskon]. Masa berlaku diskon yang diberikan ke pelanggan, jika dibayar sebelum jatuh masa berlaku diskon maka akan mendapatkan diskon pembayaran secara otomatis.


◦ [Tempo Bayar] adalah batas waktu pembayaran yang diberikan ke pelanggan.


Pengiriman Barang

Penjualan → Pengiriman BarangForm ini berguna untuk membuat faktur pengiriman barang (delivery order). Pengiriman barang ini dapat mengambil dari faktur order penjualan. Faktur pengiriman barang ini dapat dipanggil dari form penjualan. Transaksi ini sesuai untuk perusahaan yang menerapkan pengiriman barang terlebih dahulu sedangkan faktur penjualannya menyusul.


berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas untuk mengubah divisi dapat diatur dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur pengiriman penjualan. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi pengiriman penjualan, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.


Penjualan 183



• Pelanggan◦ [Kode] adalah kode/ID pelanggan. Default kode terisi otomatis

berasal dari setting di [Daftar User], untuk memilih atau mengganti dengan kode pelanggan lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Jika akan menambah pelanggan baru, bisa melalui menu daftar pelanggan. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].


◦ [Alamat] adalah alamat/lokasi pelanggan dan akan muncul secara otomatis setelah kode pelanggan dipilih (read only).

◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pelanggan (read only).◦ [Batas Kredit] adalah batas maksimal nominal piutang pelanggan



• [Catatan] berguna untuk memberi catatan-catatan tentang faktur ini. • [Cat. Perubahan] adalah catatan ketika faktur ini diedit. • Pengisian daftar produk


◦ [Kode] adalah kode produk yang bisa dipilih langsung dari daftar melalui dropdown atau dengan menekan tombol [Alt+Panah Bawah] dari keyboard anda, bisa juga menggunakan alat bantu


scan barcode. Setelah produk di scan, secara otomatis kode barcode akan muncul. Setelah pilih kode produk tekan tombol [Enter] atau [Panah Kanan] untuk kekolom berikutnya. Untuk menambah produk lain dalam transaksi tersebut tekan tombol [Panah Bawah], lalu mengisikan kode produk dan seterusnya. Untuk mengubah kode barang atau menambah produk baru, melalui form [Daftar Produk].


◦ [Serial Number] umumnya digunakan untuk transaksi handphone, nomor mesin/nomor rangka kendaraan dan lain-lain. Serial number dapat diketik langsung, menggunakan barcode scanner atau dipilih dari daftar.

◦ [Tgl. Kadaluarsa] adalah tanggal kadaluarsa produk, umumnya terdapat pada makanan, minuman, kosmetik dan obat-obatan dan akan terisi otomatis setelah serial number dipilih.

◦ [Jumlah] adalah kuantitas produk yang akan dijual. Gunakan tombol numeric pada keyboard untuk mengisi [Jumlah]. Format angka desimal mengikuti setting pada [Umum → Opsi-Opsi → Format], tekan [Enter] untuk melanjutkan.


◦ [Memo] atau catatan produk jika dibutuhkan. ◦ [Hadiah] adala keterangan bahwa produk tersebut sebagai hadiah

atau bukan. Jika aktif berarti produk tersebut sebagai hadiah.

Order Penjualan

Penjualan → Order PenjualanForm ini berguna untuk pemesanan barang sebelum transaksi penjualan dilakukan. Untuk menghindari barang yang sudah dipesan dapat terjual lagi ke pelanggan lain, dapat mengaktifkan checkbox [persediaan produk yang sudah diorder dapat dijual lagi] pada form [Informasi Perusahaan]. Faktur order penjualan ini dapat dipanggil dari form penjualan dan form pengiriman barang, sehingga data-data di form tersebut akan terisi otomatis seperti data-data di order penjualan ini.

Penjualan 185


berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas untuk mengubah divisi dapat diatur dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur order penjualan. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi order penjualan, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.


• [Mata uang] adalah jenis mata uang yang digunakan dalam transaksi seperti rupiah, dollar, dll. Default mata uang dapat disetting dari


[Daftar User] dan daftar mata uang aktif dibuat di [Informasi Perusahaan]. Untuk memilih mata uang gunakan dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard dan tentukan mata uang yang akan digunakan untuk transaksi.









mengatur [Default Salesman] di [Daftar User], untuk mengganti dengan kode salesman lain cukup membuka daftar melalui tombol dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard. Untuk menambah salesman baru, melalui menu [Daftar Salesman]. Tekan tombol [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan transaksi.

◦ [Nama] adalah nama salesman dan akan secara otomatis setelah memilih kode salesman (read only).



dipilih. Departemen terisi secara otomatis berdasarkan setting default dari [Daftar User], untuk mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Departemen tidak dapat diubah (read only) jika konfigurasi user

Penjualan 187

pada form [Daftar User] disetting false. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.



◦ [Serial Number] umumnya digunakan untuk transaksi handphone, nomor mesin/nomor rangka kendaraan dan lain-lain. Jika anda menggunakan serial number, anda bisa mengetik atau menggunakan barcode scanner atau memilih dari daftar dengan klik dropdown. Untuk lebih mudah dalam memasukkannya klik kanan pada serial number → aktifkan checkbox [Input Batch Serial Number].








◦ [Diskon (Nominal)] adalah diskon rekuisisi penjualan yang diberikan ke pelanggan menggunakan nominal (bukan persen). Diskon nominal juga bisa disetting langsung dari daftar produk, sehingga bisa muncul secara otomatis jika produk tersebut dipanggil dalam transaksi. Diskon ini bisa bersifat read only [hanya bisa dibaca] atau bisa diubah secara manual apabila mempunyai otoritas untuk mengubah sesuai setting di [Daftar User]. Untuk melanjutkan tekan [Enter].




◦ [Pelaksana Jasa], default kode pelaksana jasa ini terisi otomatis karena sebelumnya sudah disetting terlebih dahulu didaftar user, apabila akan merubahnya tekan tombol dialog button […] atau [Alt+Panah Bawah] untuk memilih bisa tombol [Panah Bawah] pada keyboard setelah itu tekan [Enter]. Apabila akan menambah pelaksana jasa baru, bisa melalui form daftar pelaksana jasa.

◦ [Nama Pelaksana Jasa] akan terisi otomatis jika kode pelaksana jasa sudah dipilih (read only.

Penjualan 189



dicetak/belum.• Ringkasan adalah kumpulan informasi total penjualan, diskon,

hadiah, pajak, jumlah pembayaran, dan pengiriman. ◦ [Produk] berisikan ringkasan total item produk, nominal, diskon per

produk dan pajak per produk. Kolom-kolom ini terisi secara otomatis dan read only (hanya bisa dibaca).▪ [Jum. Item], adalah total item produk yang ada dalam

transaksi. ▪ [Kotor] adalah total transaksi produk sebelum diskon dan


faktur). ▪ [Pajak] adalah total pajak per produk. ▪ [Pajak Lain-lain] adalah jumlah total pajak lain-lain yang ada

dalam transaksi, berasal dari tab [Pajak lain-lain]. ▪ [Bersih] adalah jumlah bersih setelah dikurangi diskon dan

ditambah pajak. ◦ [Hadiah], adalah total nilai hadiah yang diberikan kepada

pelanggan beserta nilai pajak hadiah. ▪ [Jum. Item] adalah jumlah item hadiah yang berasal dari tab


◦ [Faktur] , terdiri dari: ▪ [Diskon %] adalah persen diskon faktur atau diskon dari total







▪ [Tanggal pengiriman] adalah waktu penerimaan produk. ▪ [Catatan], berguna seperti memo yang bersifat catatan untuk

faktur yang sedang dibuat dan ditujukan untuk pelanggan. ▪ [Catatan tambahan], akan tampil pada saat edit faktur dan





• [Biaya] berguna untuk menambahkan biaya-biaya yang terkait dengan faktur penjualan tersebut, biaya ini dibebankan ke pelanggan. Daftar biaya dan setting akun biaya tersebut pada [Biaya-biaya penjualan].◦ [Biaya] adalah nama biaya tambahan seperti biaya kuli, ekspedisi,









Penjualan 191





• [Uang Muka], berguna untuk memasukkan uang muka/ down payment yang diberikan oleh pelanggan .◦ [Pembayaran], default jenis pembayaran akan muncul secara

otomatis yang berasal dari setting di daftar user, jika akan merubah bisa membuka daftar melalui dropdown atau tekan [Alt+Panah Bawah] pada keyboard. Untuk menambah jenis pembayaran bisa melalui form [daftar jenis pembayaran].

◦ [Jumlah], adalah besarnya uang muka yang diberikan oleh pelanggan.

◦ [Biaya Pembayaran (%)] dan [Biaya Pembayaran] adalah biaya yang dikenakan kepada pelanggan jika ada, misalnya jika pembayaran uang muka menggunakan kartu kredit maka dikenakan biaya 5% dari total pembayaran.

Penjualan

Penjualan → PenjualanForm penjualan berguna untuk melakukan transaksi penjualan produk. Transaksi penjualan dapat dilakukan secara tunai dan kredit. Dalam transaksi penjualan dapat juga menyertakan biaya-biaya penjualan yang bersangkutan dengan faktur, seperti: biaya angkut, ongkos kuli dan lain-lain. Pada penjualan ini kita dapat memberikan poin dan hadiah kepada pelanggan yang telah kita setting berdasarkan per produk ataupun per faktur, selain itu kita juga dapat memberi diskon bertingkat (5+2, 50+20, dan lain-lain) atau memberikan diskon berdasarkan syarat-syarat tertentu.


Untuk melakukan transaksi tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian berikut:• [Divisi] adalah daftar divisi yang dibuat dari form [Daftar Divisi], divisi

dapat berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas dapat diubah dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur penjualan. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi penjualan, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting pada [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.

• [Tanggal & Jam] menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan jam dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal dan jam juga dapat dikunci dari [Daftar User → Sistem → Kunci tanggal sistem] sehingga tidak dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan, namun transaksi mundur sangat tidak disarankan, karena dapat mengakibatkan beberapa perhitungan yang tidak akurat.

• [Mata uang] adalah jenis mata uang yang digunakan dalam transaksi seperti rupiah, dollar, dll. Default mata uang dapat disetting dari

Penjualan 193

[Daftar User] dan daftar mata uang aktif dibuat pada [Informasi Perusahaan]. Untuk memilih mata uang gunakan dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard dan tentukan mata uang yang akan digunakan untuk transaksi.



◦ [Nama] adalah nama pelanggan (read only) artinya otomatis muncul apabila kode pelanggan sudah terdaftar. Jika ingin mengubah nama pelanggan bisa melalui form [Daftar Pelanggan].






mengatur [Default Salesman] di [Daftar User], untuk mengganti dengan kode salesman lain cukup membuka daftar melalui tombol dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard. Untuk menambah salesman baru, melalui menu [Daftar Salesman]. Tekan tombol [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan transaksi.

◦ [Nama] adalah nama salesman dan akan secara otomatis setelah memilih kode salesman (read only).



dipilih. Departemen terisi secara otomatis berdasarkan setting default dari [Daftar User], untuk mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard.


Departemen tidak dapat diubah (read only) jika konfigurasi user pada form [Daftar User] disetting false. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.








Penjualan 195



◦ [Diskon (Nominal)] adalah diskon rekuisisi penjualan yang diberikan ke pelanggan menggunakan nominal (bukan persen). Diskon nominal juga bisa disetting langsung dari daftar produk, sehingga bisa muncul secara otomatis jika produk tersebut dipanggil dalam transaksi. Diskon ini bisa bersifat read only [hanya bisa dibaca] atau bisa diubah secara manual apabila mempunyai otoritas untuk mengubah sesuai setting di [Daftar User]. Untuk melanjutkan tekan [Enter].




◦ [Pelaksana Jasa], default kode pelaksana jasa ini terisi otomatis karena sebelumnya sudah disetting terlebih dahulu didaftar user, apabila akan merubahnya tekan tombol dialog button […] atau [Alt+Panah Bawah] untuk memilih bisa tombol [Panah Bawah] pada keyboard setelah itu tekan [Enter]. Apabila akan menambah pelaksana jasa baru, bisa melalui form daftar pelaksana jasa.

◦ [Nama Pelaksana Jasa] akan terisi otomatis jika kode pelaksana jasa sudah dipilih (read only).




dicetak/belum.• [Pajak sudah dicetak] adalah keterangan bahwa faktur pajak telah

dicetak/belum.• [Produk dikirim] adalah keterangan tentang produk sudah

dikirim/belum kepada pelanggan. Jika produk tidak langsung dikirim ke pelanggan, checkbox [Produk Terkirim] dikosongkan, dan setelah barang sampai ke pelanggan anda dapat mengisi [Tanggal diterima] dengan tanggal sampainya barang ke pelanggan. Ini hanya catatan administratif yang bisa diabaikan.

• Ringkasan adalah kumpulan informasi total penjualan, diskon, hadiah, pajak, jumlah pembayaran, dan pengiriman. ◦ [Produk] berisikan ringkasan total item produk, nominal, diskon per

produk dan pajak per produk. Kolom-kolom ini terisi secara otomatis dan read only (hanya bisa dibaca).▪ [Jum. Item], adalah total item produk yang ada dalam transaksi. ▪ [Kotor] adalah total transaksi produk sebelum diskon dan




ditambah pajak. ◦ [Hadiah], adalah total nilai hadiah yang diberikan kepada

pelanggan beserta nilai pajak hadiah. ▪ [Jum. Item] adalah jumlah item hadiah yang berasal dari tab




Penjualan 197











• [Biaya] berguna untuk menambahkan biaya-biaya yang terkait dengan faktur penjualan tersebut, biaya ini dibebankan ke pelanggan. Daftar biaya dan setting akun biaya tersebut pada [Biaya-biaya penjualan].◦ [Biaya] adalah nama biaya tambahan seperti biaya kuli, ekspedisi,














◦ [Ditagih ke] berfungsi untuk penjualan kredit yang dibebankan ke pihak ketiga sebagai penanggungjawab dari pelanggan tersebut, seperti ditagihkan ke asuransi, pembiayaan (motor, mobil, elektronik dan lainnya), bank (pembayaran dengan kartu kredit/ debet) dan lainnya.▪ [Kode] adalah kode/ID pelanggan penanggung kredit yang

dibuat di Form Daftar Pelanggan.▪ [Nama] adalah nama pelanggan penanggung kredit dan akan

muncul secara otomatis setelah kode pelanggan dipilih (read only).

▪ [Alamat] adalah alamat/lokasi pelanggan penanggung kredit dan akan muncul secara otomatis setelah kode pelanggan dipilih (read only).

• [Pembayaran] fasilitas untuk melakukan pembayaran baik dengan satu jenis pembayaran maupun beberapa jenis pembayaran sekaligus baik tunai maupun non tunai, juga dapat melayani pembayaran yang langsung diterima maupun pembayaran mundur seperti giro.◦ Untuk pembayaran secara tunai.

▪ [Pembayaran] nama jenis pembayaran, pilih jenis pembayaran yang berjenis tunai.

Penjualan 199

▪ [Jumlah] adalah nilai pembayaran. Untuk membayar lunas tekan F11 dari keyboard, maka akan terisi sejumlah nilai fakturnya. Tekan [Enter] untuk melanjutkan.

▪ [Diskon (%)] adalah diskon pembayaran dalam bentuk persentase yang diberikan secara langsung untuk mengurangi nilai total pembayaran yang seharusnya.

▪ [Diskon] adalah diskon pembayaran dalam bentuk nominal. Diskon pembayaran untuk jenis pembayaran tunai dapat digunakan untuk pembulatan pembayaran.

◦ Untuk pembayaran kredit, anda tidak perlu mengisi pembayaran jika penjualan dalam bentuk kredit.

◦ Untuk pembayaran yang tidak lunas, anda hanya perlu mengisi jumlah pembayarannya, kekurangan pembayaran akan dimasukkan dalam piutang pelanggan.

◦ Untuk pembayaran menggunakan cek, giro, bank dan pembayaran non tunai lainnya, ikuti langkah berikut:▪ Pilih jenis pembayaran yang berjenis non tunai, maka akan

muncul dialog pengisian data-data pembayaran.▪ [Referensi] dapat diisi dengan nomor giro/cek atau bukti

transfer bank, dan sebagainya.▪ [Tanggal Jatuh Tempo] adalah tanggal pencairan Giro/Cek. ▪ [Sudah diterima], jika checklist aktif berarti Giro/Cek dianggap

cair saat itu juga, jika checklist tidak aktif maka akan masuk ke [Laporan Giro dari/ke Pemasok] termasuk pencairanya.

▪ [Nilai Pembayaran] adalah nilai pembayarannya. ▪ [Diskon Pembayaran] adalah persentase diskon pembayaran

yang akan langsung mengurangi nilai yang harus dibayar. Biasanya merupakan promosi untuk pembayaran yang menggunakan pihak ketiga, misalnya diskon 10% jika pembayaran menggunakan kartu debet bank tertentu, dan sebagainya.

▪ [Nilai Diskon] adalah nominal diskon yang merupakan hasil perhitungan dari persen diskon pembayaran.

▪ [Biaya Pembayaran (%)] dan [Biaya Pembayaran] adalah biaya yang dikenakan kepada pelanggan jika ada, misalnya jika pembayaran menggunakan kartu kredit maka dikenakan biaya 5% dari total pembayaran.

• [Real Pembayaran] adalah nilai sebenarnya yang harus dibayar.


Penjualan dari order penjualan.• Klik dialog button [Order Penjualan] pilih faktur-faktur Order

Penjualan. • Untuk memilih faktur tertentu dari beberapa faktur yang tampil,

letakkan kursor pada faktur yang akan dipilih, klik tombol [Tambah ke pilihan] atau double click menggunakan mouse.

• Jumlah baris/hal (0=unlimited) berguna untuk menampilkan jumlah faktur dalam satu halaman. Defaultnya 100, berarti setiap halaman akan tampil 100 faktur order penjualan.

• Setelah klik tombol [OK], maka data dari faktur order pembelian otomatis masuk ke form penjualan.

Penjualan dari pengiriman barang.

• Klik dialog button [Pengiriman Barang], pilih faktur-faktur pengiriman barang.

• Untuk memilih faktur tertentu dari beberapa faktur yang tampil, maka letakkan kursor pada faktur yang akan dipilih lalu klik tombol [Tambah ke pilihan] atau double click menggunakan mouse.

• Jumlah baris/hal (0=unlimited) berguna untuk menampilkan jumlah faktur dalam satu halaman. Defaultnya 100, berarti setiap halaman akan tampil 100 faktur Pengiriman Barang.

• Setelah klik tombol [OK], maka data dari faktur Pengiriman Barang otomatis masuk pada form [Penjualan].

Acosys POS (Point Of Sales)

Penjualan → Acosys POS (Point Of Sale)

Acosys POS (Point Of Sales) adalah versi praktis penjualan. Biasanya digunakan untuk kasir di perusahaan yang bergerak dibidang retail. Form ini sangat fleksibel dalam penggunaannya karena ada banyak cara dalam cara transaksi. Pengguna dapat memilih sesuai proses yang dianggap paling mudah. Di Acosys POS ini dapat melakukan transaksi yang menggunakan timbangan digital (menggunakan barcode decoder), pole display, scan barcode dan POS printer.Penjualan POS ini dibagi menjadi dua metode yang diatur di tab Opsi-opsi, yaitu:1. [Transaksi memeriksa persediaan dan menyimpan ke persediaan

dan jurnal umum]. Jika opsi ini yang dipilih maka transaksi di penjualan POS akan sedikit lambat karena transaksi langsung memeriksa persediaan yang tersedia, mengurangi persediaan dan langsung terjurnal.

Penjualan 201

2. [Transaksi tidak memeriksa persediaan dan tidak menyimpan ke persediaan dan Jurnal Umum]. Jika opsi ini yang dipilih maka transaksi di Penjualan POS akan cepat. Untuk memposting persediaan dan Jurnal dari penjualan POS disediakan form di Penjualan → Posting POS.

• Klik tombol [Baru (F1)] atau tekan F1 dari keyboard untuk memulai.• Setiap kali membuat faktur baru, isian untuk divisi, tanggal, jam,

pelanggan, mata uang dan departemen akan terisi otomatis sesuai dengan default yang disetting di form opsi (klik tombol [Opsi (F12)]). Tetapi nilai-nilai tersebut dapat dirubah dari form [Data Umum] yaitu dengan klik tombol [Data Umum (F9)].

• [Kode Produk/Barcode] berguna untuk memasukkan kode/barcode produk. Kode dapat diketik langsung atau menggunakan barcode scanner. Untuk penggunaan teknik cepat di penjualan POS, textbox ini dapat digunakan untuk banyak tujuan, petunjuk penggunaannya dapat dilihat di tooltip textbox ini, yaitu dengan cara mengarahkan pointer mouse ke texbox ini. ◦ Tekan “.” (titik) lalu tekan ENTER, atau ALT+Panah Bawah atau

klik tombol […] menggunakan mouse berguna untuk membuka form pencarian produk atau pelanggan. Fasilitas ini dapat digunakan jika kode produk/pelanggan tidak diketahui. Secara default fasilitas ini digunakan untuk pencarian produk, dan untuk menggunakan sebagai pencarian pelanggan, tekan “/” lalu tekan ENTER, lalu tekan “.”.

◦ Tekan "+" (plus) → tekan ENTER → ketik kode produk, digunakan untuk menambah produk jika anda sudah terlanjur menuju textbox [Pembayaran] atau mengubah faktur yang sudah ada. Untuk


penggunaan standard anda tidak perlu menekan “+” untuk menambah produk.

◦ Tekan "-" (minus) → tekan ENTER → ketik kode produk, digunakan untuk meng-hapus produk yang sudah terlanjur masuk.

◦ Tekan "*" → tekan ENTER → ketik kode produk, digunakan untuk mencari kode produk dalam daftar produk-produk yang sudah diinput, misalnya akan merubah jumlah produk yang sudah terlanjur masuk dalam daftar.

◦ Tekan "*1" → tekan ENTER → ketik serial number, digunakan untuk mencari serial number dalam daftar produk-produk yang sudah diinput, misalnya akan merubah jumlah produk yang sudah terlanjur masuk dalam daftar.

◦ Tekan "/" → tekan ENTER, digunakan untuk merubah mode produk menjadi mode pelanggan. Setelah proses ini maka menekan “.”, atau ALT+Panah Bawah atau klik tombol […] akan menampilkan form pencarian pelanggan, demikian juga mengetikkan di textbox ini akan mengganti kode pelanggan yang sudah ada.

• [Quantity] berguna untuk memasukkan jumlah produk yang dijual. Jika checkbox [Otomatis jumlah produk bernilai 1] pada form [Pengisian Produk] aktif, maka jumlah produk ini selalu bernilai 1. Setelah menekan ENTER dan produk ini mempunyai serial number maka kursor akan menuju ke [Serial Number].

• [Satuan] untuk memilih satuan. • [Serial Number] untuk memasukkan/memilih serial number. Jika

produk mempunyai lebih dari 1 serial number, maka setelah menekan ENTER, anda akan ditanya untuk memilih serial number yang lainnya atau tidak.

• [Tgl. Kadaluarsa] untuk adalah tanggal kadaluarsa produk setelah serial number dipilih, dan ini akan terisi otomatis.

Penggunaan penjualan POS dalam kondisi normal dapat mengikuti langkah-langkah diatas. Tetapi mengisi produk dalam beberapa kasus, akan lebih mudah jika anda menggunakan form [Pengisian Produk], yaitu dengan klik tombol [Input Produk (F8)] atau tekan tombol F8 dari keyboard. Kasus yang dimaksud misalnya, jumlah produk yang dijual lebih dari 1, memberi diskon, merubah harga jual (jika diberi otoritas), menggunakan barcode decoder, dan sebagainya.

Penjualan 203

• Anda dapat mengisi data-data kode produk, jumlah produk, persen diskon, diskon, harga jual dan lainnya yang diperlukan.

• Ceckbox [Barcode decoder] jika aktif berguna untuk memasukkan kode barcode yang mengandung jumlah produk/harga produk seperti barcode yang dicetak dari timbangan digital. Untuk merubah format barcode yang digunakan dari klik tombol [Opsi-opsi (F12)].

• Checkbox [Otomatis jumlah produk bernilai 1] berguna untuk mempermudah pengisian jumlah produk dengan 1. Fasilitas ini biasanya digunakan di toko-toko retail.

• Checkbox [Otomatis menyimpan dan menambah data] berguna untuk mempermudah pengisian produk yaitu setelah kode produk diisi, maka secara otomatis sudah tersimpan dan anda bisa memasukkan kode produk lainnnya. Fasilitas ini harus digunakan bersamaan dengan mengaktifkan [Otomatis jumlah produk bernilai 1] agar jumlah produk tidak 0.

• Tombol [Simpan (F3)] berguna untuk menyimpan produk ke daftar, bukan menyimpan faktur. Setelah klik simpan maka kursor akan menuju kode produk untuk memasukkan produk selanjutnya. Tombol simpan manual ini dapat digunakan jika Checkbox [Otomatis menyimpan dan menambah data] tidak aktif.

• Tombol [Batal (F4)] berguna untuk membatalkan produk yang baru diisi. Tombol batal manual ini dapat digunakan jika Checkbox [Otomatis menyimpan dan menambah data] tidak aktif.

• Setelah selesai pengisian produk, tekan tombol ESC dari keyboard untuk keluar dan melanjutkan transaksi, misalnya melakukan pembayaran.

• Jika terdapat rumus-rumus pada aturan pemberian poin dan hadiah yang sesuai dengan syarat transaksi yang sedang dilakukan, maka poin dan juga hadiah akan otomatis tampil. Daftar hadiah akan tampil pada tabel kedua di sebelah kanan tabel pengisisan produk.


• Untuk melakukan pembayaran sangat mudah, dari textbox [kode produk/barcode], tekan ENTER tetapi dengan syarat textbox itu kosong. Untuk cara ini tipe pembayaran adalah tipe pembayaran default. Sedangkan untuk pembayaran menggunakan kartu debit, kartu kredit dan pembayaran lain, anda harus menekan tombol F11 pada keyboard atau klik tombol [Pembayaran (F11)]. Cara pembayaran ini sama dengan cara pembayaran pada form penjualan. Silakan lihat sub bab Penjualan.

Jika pelanggan atau salesman yang digunakan adalah pelanggan dan salesman yang berbeda dengan default, maka anda dapat merubah data-data lainya dengan menekan tombol [Data Umum (F9)].

• Anda dapat merubah kode divisi, kode pelanggan, kode salesman dan kode pengiriman.

• Anda juga dapat mengisi faktur dari faktur order penjualan atau faktur pengiriman barang yang telah dibuat.

• Anda juga dapat membuat catatan tentang faktur ini. • Anda juga dapat mencetak faktur pajak dengan mengaktifkan

checkbox [cetak pajak].• Tekan ESC untuk menutup form.

Pengaturan Acosys-POS

Penjualan 205

Pengaturan dapat dilakukan dengan klik tombol [Opsi-opsi (F12)]. Wewenang untuk dapat melakukan pengaturan di form ini dapat diatur di daftar user. Opsi-opsi ini berguna untuk pengaturan sebelum melakukan transaksi penjualan POS, ada yang sifatnya hanya sementara sampai form ditutup seperti perubahan divisi, salesman, dan pelanggan. Sedangkan pengaturan format barcode decoder, pole display, rubah shortcut, buka cash drawer bersifat permanen untuk setiap komputer.

Pengaturan di tab [Umum]

• [Divisi] dapat dirubah agar transaksi setelah perubahan akan mengambil kode divisi yang kita rubah.

• [Pengiriman] adalah default kode pengiriman. • [Dikirim Ke] adalah alamat pengiriman.• Ceckbox [Langsung menyimpan setelah mengisi pembayaran]

berguna untuk mengatur pada saat pembayaran telah dilakukan langsung proses menyimpan faktur. Jika tidak aktif maka anda harus menekan tombol [Simpan (F3)].

• Checkbox [Langsung mencetak setelah proses penyimpanan] berguna untuk mengatur pada saat penyimpanan faktur telah selesai langsung memproses cetak faktur. Jika tidak diaktifkan untuk mencetak faktur harus menekan tombol [Cetak (F6)].

• [Transaksi memeriksa persediaan dan menyimpan kepersediaan dan jurnal umum]. Jika aktif maka transaksi di penjualan POS akan sedikit lambat karena transaksi langsung memeriksa persediaan yang tersedia, mengurangi persediaan dan menjurnal langsung di


jurnal umum. Jika tidak aktif maka transaksi di Penjualan POS akan cepat. Untuk memposting dari penjualan POS disediakan form di Penjualan → Posting POS.

Pengaturan Tab [Pelanggan]

• [Kode] adalah kode/ID pelanggan. Untuk memilih atau mengganti dengan kode pelanggan lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Setelah kode diisi maka nama, alamat, NPWP dan batas kredit akan terisi otomatis.

• Checkbox [Cetak pajak] berguna untuk mencetak faktur pajak jika diperlukan.

Pengaturan di tab [Salesman]

• [Kode] adalah kode salesman. Untuk mengganti dengan kode salesman lain cukup membuka daftar melalui tombol dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard. Setelah kode terisi maka nama dan alamat salesman akan terisi.

Pengaturan di tab [Barcode Decoder]

Penjualan 207

• Pengaturan ini berguna untuk mengatur format barcode decoder.

Default yang disediakan oleh acosys ada 15 pilihan dengan menggunakan jenis barcode EAN-13. Tetapi format ini dapat ditambahkan dengan mengetik manual sesuai dengan karakter dari timbangan digital.

Pengaturan di tab [pole display]

Pengaturan ini bertujuan untuk mengatur tampilan pada pole display yang terdiri dari:


• Format #1, berguna untuk mengatur tampilan pole display pada saat tidak ada transaksi. variabel yang tersedia dan dapat ditampilkan adalah nama, alamat, slogan, website perusahaan. Klik tombol [Setting Format 1] maka akan tampil form pole display setting sebagai ini:

• [Name] berguna untuk memasukkan variable yang akan digunakan

sesuai yang tampil pada [variabel tersedia]. • [Text] berguna untuk memasukkan karakter yang akan tampil di pole

display. • [Width] berguna untuk memasukkan berapa jumlah huruf yang dapat

tampil di pole display. Karakter yang tampil tergantung dari jenis pole display.

• [Row] berguna untuk menentukan urutan baris. • [Column] berguna untuk mengatur karakter yang tampil menjadi

beberapa kolom. • [Animated] berguna untuk mengatur teks yang tampil di pole display

akan menggunakan animasi atau tidak. • [Alignment] berguna untuk mengatur perataan teks yang tampil, dapat

mengunakan rata kiri atau rata kanan. • Tombol [Test] berguna untuk menguji karakter yang telah disetting ke

pole display. • Tombol [Ok] berguna untuk menyimpan dan menutup perubahan

yang dilakukan.

Penjualan 209

• Tombol [Cancel] berguna untuk membatalkan dan menutup form.• [Format #2] berguna untuk mengatur karakter yang akan tampil pada

saat item produk dimasukkan. • [Format #3] berguna untuk mengatur karakter yang akan tampil pada

saat memasukkan jumlah produk. • [Format #4] berguna untuk mengatur karakter yang akan tampil pada

saat memasukkan jumlah pembayaran. • [Format #5] berguna untuk mengatur karakter yang tampil setelah

memasukkan pembayaran, dapat berupa jumlah kembalian yang akan diterima pelanggan.

• Tombol [Rubah Shortcut] berguna untuk merubah shortcut di form penjualan POS yang sudah ada.

• Tombol [Buka cash drawer] berguna untuk membuka cash drawer tanpa harus ada transaksi.

• Tombol [Opsi] berguna untuk membuka form opsi global. Ini digunakan untuk Acosys V4 dengan edisi B (Point Of Sales) saja.

Managemen Antrian Pelanggan• Acosys V4 menyediakan manajemen antrian pelanggan, misalnya

seorang pembeli sedang dibuatkan faktur, kemudian ternyata ada beberapa barang yang tertinggal atau hendak menukarkan dengan barang lain, sementara input produk sudah terlanjur banyak. Jika kasir harus menunggu pembeli ini mengambil barangnya, maka pembeli lain yang sudah mengantri harus menunggu lebih lama lagi. Untuk mengatasi kasus seperti ini gunakan fasilitas “Pending Transaction” yaitu dengan menyimpan faktur yang belum selesai ini dengan klik pada menu [Pending Transaction] → [Save Pending 1] atau hanya menekan tombol shortcut CTRL+F1 dari keyboard. Slot yang disediakan sampai 4 antrian pelanggan.

• Sementara pelanggan pertama menyelesaikan yang tertinggal, kasir dapat melanjutkan ke pelanggan berikutnya.

• Setelah pelanggan tersebut kembali lagi ke meja kasir, maka kasir hanya tinggal membuat faktur baru lalu klik menu [Pending Transaction] → [Load Pending 1] atau hanya menekan tombol shortcut SHIFT+F1 dari keyboard.


Posting POS

Penjualan → Posting POSForm ini berguna untuk memposting persediaan dan jurnal penjualan dari transaksi penjualan POS yang menggunakan metode transaksi tidak memeriksa persediaan dan menyimpan kepersediaan dan jurnal umum.

Dalam satu periode tanggal (harian/mingguan/bulanan), Posting POS ini dapat dilakukan berkali-kali. Posting untuk beberapa periode harus dengan periode tanggal yang berurutan. Posting ke dua dan seterusnya hanya akan memposting transaksi yang belum terposting sebelumnya.

Tidak diperbolehkan memposting dengan periode tanggal yang tidak berurut seperti contoh: tanggal 05/12/2012 sudah dilakukan Posting POS dan akan dilakukan Posting POS lagi Tanggal 02/12/2012 (mundur).

Posting juga tidak bisa dilakukan untuk periode tanggal tertentu yang salah satu tanggal didalamnya telah terposting, misal tanggal 03/05/2012 telah diposting, kemudian melakukan posting dengan periode 01/05/2012-05/05/2012.

Untuk melakukan posting POS sebagai berikut:

• [Dari Tanggal] dan [Sampai Tanggal], berguna untuk menentukan awal dan akhir periode tanggal yang akan diposting. Default tanggal mengikuti tanggal sistem. Untuk mengganti tanggal klik tombol dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard.

• [Divisi]. Berguna untuk memilih divisi yang akan diposting, klik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard.

• [Jalankan] berguna untuk memproses posting semua transaksi yang menggunakan penjualan POS. Jika dalam proses ini ada produk yang tidak memiliki persediaan cukup, maka sistem Acosys akan otomatis membuka Form Penyesuaian Persediaan. Pada saat form Penyesuaian Persediaan terbuka, proses posting dihentikan sementara dan dapat diulangi setelah proses penyesuaian produk selesai.

Produk-produk yang tampil adalah produk yang persediaan barangnya kurang dari jumlah terjual. Agar persediaan menjadi benar, maka sebaiknya kolom [Jum. Fisik] diisi dengan angka yang tertera di

Penjualan 211

kolom tersebut ditambah jumlah barang fisik yang ada. Setelah penyesuaian persediaan di [posting penyesuaian (selesai)] untuk selanjutnya ulangi proses posting dengan klik tombol [Jalankan].

Retur Penjualan

Penjualan → Retur PenjualanRetur penjualan ini berguna untuk memasukkan produk-produk yang sudah dijual dan dikembalikan oleh pelanggan. Cara penggunaan pada form ini mirip dengan form penjualan, dengan beberapa tambahan seperti untuk memasukkan faktur penjualan yang akan diretur/dikembalikan oleh pelanggan.


dapat berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas dapat diubah dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur retur penjualan. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• Faktur] adalah nomor transaksi retur penjualan, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting pada [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas


untuk mengubah nomor faktur. • [Tanggal & Jam] menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan.

Tanggal dan jam dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal dan jam juga dapat dikunci dari [Daftar User → Sistem → Kunci tanggal sistem] sehingga tidak dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan, namun transaksi mundur sangat tidak disarankan, karena dapat mengakibatkan beberapa perhitungan yang tidak akurat.

• [Mata uang] adalah jenis mata uang yang digunakan dalam transaksi seperti rupiah, dollar, dll. Default mata uang dapat disetting dari [Daftar User] dan daftar mata uang aktif dibuat pada [Informasi Perusahaan]. Untuk memilih mata uang pada form [Pembelian] gunakan dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard dan tentukan mata uang yang akan digunakan untuk transaksi.


yang berasal dari setting pada [Daftar User], untuk memilih atau mengganti dengan kode pelanggan lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Jika akan menambah pelanggan baru, bisa melalui menu daftar pelanggan. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

◦ Nama] adalah nama pelanggan dan otomatis muncul apabila kode pelanggan sudah diisi (read only).

◦ [Alamat] adalah alamat/lokasi pelanggan dan alamat akan muncul secara otomatis setelah kode pelanggan dipilih (read only).

◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pelanggan (read only).◦ [Batas Kredit] adalah batas maksimal piutang pelanggan [plafon

piutang].◦ [Saldo] adalah saldo piutang pelanggan saat ini, akan bertambah

secara otomatis jika melakukan transaksi kredit. • [Faktur Yang Diretur], berguna untuk memasukkan faktur penjualan

yang akan diretur. Klik dialog button untuk menampilkan form pencarian faktur penjualan, maka faktur-faktur penjualan ke pelanggan yang telah dipilih akan tampil semua, sehingga memudahkan untuk memilih faktur penjualan yang akan diretur. Pada form pencarian faktur penjualan terdapat checkbox [Otomatis mengisi

Penjualan 213

seluruh data dari penjualan], jika checkbox aktif maka maka produk-produk yang ada di faktur penjualan akan tampil semua. Untuk produk-produk yang tidak diretur dapat di hapus dengan menekan tombol Ctrl+Delete, anda juga dapat mengubah jumlah produk yang diretur.Jika faktur yang diretur sudah dipilih, maka data-data salesman akan muncul dalam groupbox [Salesman].

Pengisian daftar produk • [Departemen] adalah departemen yang terdapat pada divisi yang


• [Kode] adalah kode produk yang bisa dipilih langsung dari daftar melalui dropdown atau dengan menekan tombol [Alt+Panah Bawah] dari keyboard anda, bisa juga menggunakan alat bantu barcode scanner. Setelah produk di scan, secara otomatis kode barcode akan muncul. Setelah pilih kode produk tekan tombol [Enter] atau [Panah Kanan] untuk menuju kolom berikutnya. Untuk menambah produk lain dalam transaksi maka tekan tombol [Panah Bawah], lalu isikan kode produk dan seterusnya. Untuk mengubah kode barang atau menambah produk baru, melalui form [Daftar Produk].

• [Nama] adalah nama produk yang akan terisi otomatis jika kode produk sudah dipilih (read only).

• [Serial Number] dapat diketik manual atau menggunakan barcode scanner, atau memilih dar idaftar dengan menekan dropdown.

• [Tgl. Kadaluarsa] adalah tanggal kadaluarsa, akan terisi otomatis setelah memilih serial number.

• [Jumlah] adalah kuantitas produk yang akan diretur. Gunakan tombol numeric pada keyboard untuk mengisinya. Format angka desimal mengikuti setting pada [Umum → Opsi-Opsi → Format], tekan [Enter] untuk melanjutkan.

• [Satuan] atau kemasan produk seperti pcs, pak, dus, dll. Default satuan akan muncul secara otomatis seperti satuan pada faktur penjualan. Jika ingin mengubah satuan produk, bisa melalui dropdown atau tekan tombol [Alt + Panah Bawah] lalu tekan [Enter].

• [Harga] adalah harga retur produk sesuai dengan faktur penjualan


yang diretur. • [Kotor] adalah harga retur dikalikan jumlah sebelum dikurangi diskon

penjualan dan sebelum ditambah PPn. Untuk melanjutkan tekan [Enter].

• [Diskon % (Persen)] adalah diskon retur penjualan dalam bentuk persen.

• [Diskon] adalah diskon retur penjualan yang menggunakan nominal (bukan persen).

• [Pajak (%)] adalah kode pajak yang sama dengan faktur penjualan sebelumnya.

• [Pajak (Nominal)]. Nominal pajak ini akan terisi secara otomatis jika pada kolom pajak (%) telah terisi. Kolom pajak nominal (read only). Untuk melanjutkan tekan [Enter].

• [Bersih] adalah sub total setelah dikurangi diskon retur penjualan dan setelah ditambah PPn, harga bersih akan muncul secara otomatis setelah mengisi quantity produk dan akan berubah jika dalam transaksi ada diskon penjualan atau PPn. [Harga Bersih] (read only). Untuk melanjutkan tekan [Enter].

• [Pelaksana Jasa] adalah kode pelaksana jasa yang sama dengan faktur penjualan sebelumnya.

• [Nama Pelaksana Jasa] Nama pelaksana jasa akan terisi otomatis jika kode pelaksana jasa sudah anda pilih, nama pelaksana jasa ini sifatnya read only [hanya bisa dibaca]. Jika akan merubah nama pelaksana jasa dapat melalui menu daftar pelaksana jasa.

• Ringkasan adalah kumpulan informasi total retur penjualan, diskon, hadiah, pajak, jumlah pengembalian pembayaran, dan pengiriman. ◦ [Produk] berisikan ringkasan total item produk, nominal, diskon per

produk dan pajak per produk. Kolom-kolom ini terisi secara otomatis dan read only (hanya bisa dibaca).▪ [Jum. Item], adalah total item produk yang ada dalam transaksi. ▪ [Kotor] adalah total transaksi produk sebelum diskon dan




ditambah pajak.

Penjualan 215

◦ [Hadiah], adalah total nilai hadiah yang dikembalikan pelanggan beserta nilai pajak hadiah. ▪ [Jum. Item] adalah jumlah item hadiah yang berasal dari tab



transaksi. Diskon faktur dihitung setelah memperhitungkan diskon per barang dan pajak per barang.


▪ [Lainnya] berisikan dari ringkasan total biaya-biaya yang dikembalikan dari faktur yang diretur.

▪ [Grand total] adalah total bersih yang diretur.

▪ [Pembayaran] nominal pengembalian pembayaran pada tab [Pembayaran].

▪ [Pengiriman] adalah nama perusahaan jasa pengiriman atau identitas pengirim internal perusahaan.




• [Hadiah] dan [Poin] adalah rincian hadiah dan poin yang dikembalikan oleh pelanggan. ◦ [Saldo Poin] adalah perolehan poin sebelum faktur yang sedang

dikerjakan. ◦ [Poin] adalah poin yang diretur. ◦ [Total Poin] adalah total poin [Saldo Poin] ditambah [Poin]. ◦ Rincian Produk Hadiah beserta lokasi persediaannya.

• [Biaya] berguna untuk meretur biaya-biaya dari faktur penjualan yang diretur.◦ [Biaya] adalah nama biaya tambahan seperti biaya kuli, ekspedisi,


bila dibutuhkan.


• [Pajak Lain-lain] adalah pajak tambahan diluar pajak standar, misalnya pajak barang mewah. Daftar pajak lain-lain bisa dibuat di form [Daftar Pajak].◦ [Kode] adalah kode produk yang akan dikenakan pajak tambahan,





• [Pembayaran] digunakan untuk mengembalikan pembayaran kepada pelanggan jika pelanggan tersebut tidak mempunyai piutang. Cara penggunaannya sama dengan pembayaran pada form penjualan.

Penerimaan Piutang

Penjualan → Penerimaan PiutangForm penerimaan piutang ini berguna untuk pembayaran piutang dari pelanggan. Penerimaan piutang ini dapat dilakukan per faktur maupun beberapa faktur dalam satu transaksi.

Untuk melakukan transaksi tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian berikut: • [Divisi] adalah daftar divisi yang dibuat dari form [Daftar Divisi], divisi

dapat berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah

Penjualan 217

perusahaan. Default divisi dan otoritas dapat diubah dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur penerimaan piutang. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi penerimaan piutang, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting pada [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.



• Pelanggan terdiri dari: ◦ [Kode] adalah kode/ID pelanggan. Default kode terisi otomatis

yang berasal dari setting pada [Daftar User], untuk memilih atau mengganti dengan kode pelanggan lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Jika akan menambah pelanggan baru, bisa melalui menu daftar pelanggan. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].



◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pelanggan (read only). ◦ [Batas Kredit] adalah batas maksimal nominal piutang pelanggan

[plafon piutang]. Jika piutang mencapai batas kredit maka


pelanggan tidak dapat melakukan transaksi kredit, sebelum salah satu faktur terbayar atau dapat juga menaikkan plafon batas kredit yaitu dari form [Daftar Pelanggan].


• Pembayaran dapat menggunakan dua cara, yaitu menggunakan tombol [alokasi otomatis] dan membayar setiap faktur yang dikehendaki.◦ [Pembayaran] adalah jenis pembayaran yang digunakan. Untuk

memilih cara pembayaran lain cukup dengan membuka daftar melalui dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].


◦ [Ref. Pembayaran] ini untuk mengisi informasi seperti nomor giro, cheque dan lain-lain jika pelanggan dalam pembayarannya menggunakan selain tunai. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

◦ [Sudah diterima], jika checkbox aktif berarti pembayaran dianggap cair saat itu juga, jika checkbox tidak aktif maka anda harus mengisi tanggal jatuh tempo pencairannya, dan pembayaran ini akan masuk ke [Laporan Giro dari/ke Pelanggan].

◦ [Tanggal Jatuh Tempo] adalah tanggal pencairan pembayaran yang belum diberikan oleh pelanggan langsung.

• [Catatan], berguna untuk memberi catatan untuk pembayaran piutang ini jika anda memerlukan, jika tidak abaikan saja.

• Jika anda menginginkan Acosys akan memilihkan faktur-faktur yang akan dibayar secara otomatis, maka klik tombol [alokasi otomatis], maka faktur-faktur yang belum lunas akan tampil di daftar faktur yang akan dibayar. Faktur yang paling lama akan berada di baris paling atas, sedangkan yang terbaru akan berada di baris paling bawah. Faktur yang tampil sesuai dengan nilai nominal yang dibayarkan. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

• Jika faktur-faktur yang akan dibayar sudah ditentukan, maka anda dapat memilih faktur-faktur yang akan dibayar dari tabel.◦ [Faktur], faktur yang akan dibayar dapat dipilih melalui dropdown

atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard. Setelah dipilih maka akan tampil informasi yang berkaitan dengan faktur itu pada grup kolom [Penjualan] dan [Jangka Pembayaran].

◦ [Pembayaran] berguna untuk mengisi jumlah pembayaran.◦ Kolom [Diskon (%)] dan [Diskon] berguna untuk mengisi diskon

Penjualan 219

pembayaran jika pelanggan mendapat diskon pembayaran piutang, misalnya karena pelunasannya sebelum jatuh tempo faktur, dan sebagainya.

◦ [Saldo sekarang] berisikan secara otomatis dari nilai faktur dikurangi dengan pembayaran.

◦ [Real pembayaran] berisi dari total pembayaran dikurangi diskon-diskon.


Tips dan TrikJika ingin menghapus salah satu faktur yang terlanjur masuk daftar faktur yang akan dibayar, cukup menekan Ctrl+Delete pada keyboard pada posisi kursor yang aktif.

Penyesuaian Piutang

Penjualan → Penyesuaian piutangPenyesuaian piutang berguna untuk penambahan atau pengurangan nilai piutang perfaktur yang belum terbayar. Penambahan atau pengurangan ini bisa bersifat penambahan biaya atau pengurangan biaya. Jenis penyesuaian ini dapat di setting di form biaya-biaya penjualan.

• [Divisi] adalah daftar divisi yang dibuat dari form [Daftar Divisi], divisi dapat berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah


perusahaan. Default divisi dan otoritas dapat diubah dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur penyesuaian piutang. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi penyesuaian penjualan, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting pada [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.



• Pelanggan, terdiri dari: ◦ [Kode] adalah kode/ID pelanggan. Default kode terisi otomatis

yang berasal dari setting pada [Daftar User], untuk memilih atau mengganti dengan kode pelanggan lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Jika akan menambah pelanggan baru, bisa melalui form [Daftar Pelanggan]. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].




(plafon piutang). Jika piutang mencapai batas kredit maka

Penjualan 221

pelanggan tidak dapat melakukan transaksi kredit, sebelum salah satu faktur terbayar atau dapat juga menaikkan plafon batas kredit yaitu dari form [Daftar Pelanggan].


◦ [Faktur yang disesuaikan] berguna untuk memilih faktur piutang yang akan disesuaikan. Untuk memilihnya cukup membuka daftar dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka yang tampil adalah faktur-faktur penjualan kredit yang belum lunas. Jika telah dipilh salah satu faktur, maka tanggal transaksi, saldo faktur, tempo bayar, batas hari diskon dan diskon(%) otomatis muncul sesuai data faktur tersebut (read only).

◦ [Jenis Penyesuaian] adalah jenis penyesuaian yang dilakukan. Untuk merubahnya cukup membuka daftar dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Jika ingin menambahkan jenis penyesuaian buka form [biaya-biaya penjualan].

◦ [Piutang (+)] berguna untuk manambahkan nilai piutang faktur yang disesuaikan dengan nilai nominal.

◦ [Piutang (-)] berguna untuk mengurangi nilai piutang faktur yang disesuaikan dengan nilai nominal.

◦ [Saldo sekarang] adalah jumlah piutang faktur yang disesuaikan ditambah dari piutang (+) atau dikurangi dari piutang (-).

◦ [Catatan] berguna untuk memberi keterangan faktur tersebut.

Catatan Tentang Pelanggan

Penjualan → Catatan Tentang PelangganForm ini berguna untuk memasukkan catatan tentang keadaan pelanggan, bisa berupa catatan tentang yang baik tentang pelanggan atau catatan yang buruk tentang pelanggan. Catatan ini berguna sebagai rekaman sejarah dari pelanggan itu. Dalam dunia medis dapat digunakan untuk catatan tentang penyakit pasien atau rekam medis. Rangkuman catatan tentang pelanggan ini dapat dilihat pada laporan catatan pelanggan.


Untuk melakukan transaksi tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian berikut :

• [Divisi] adalah daftar divisi yang dibuat dari form [Daftar Divisi], divisi dapat berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas dapat diubah dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Tanggal & Jam] menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan jam dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal dan jam juga dapat dikunci dari [Daftar User → Sistem → Kunci tanggal sistem] sehingga tidak dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan.

• Pelanggan terdiri dari: ◦ [Kode] adalah kode/ID pelanggan. Default kode terisi otomatis

yang berasal dari setting pada [Daftar User], untuk memilih atau

Penjualan 223

mengganti dengan kode pelanggan lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Jika akan menambah pelanggan baru, bisa melalui menu daftar pelanggan. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].



◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pelanggan (read only). ◦ [Catatan Terakhir] adalah daftar catatan pelanggan itu

sebelumnya.◦ [Jumlah baris/hal (0 = unlimited] adalah input untuk menampilkan

semua catatan (jika diisi 0) atau hanya menampilkan beberapa catatan terakhir pelanggan itu.

◦ [Jenis Catatan] adalah jenis catatan yang berasal dari form [Jenis Catatan Pelanggan]. Pemilihan jenis catatan ini berguna untuk pengelompokan catatan pada [laporan catatan pelanggan].

◦ [Catatan tentang pelanggan ini] adalah isian untuk memasukkan catatan anda tentang pelanggan tersebut. Untuk berganti baris gunakan SHIFT+ENTER dari keyboard.

Input Saldo Piutang

Penjualan → Input Saldo PiutangForm ini berguna untuk memasukkan saldo piutang pelanggan. Fasilitas ini hanya boleh digunakan saat pertama kali menggunakan Acosys dan sebelum menggunakan Acosys pelanggan sudah mempunyai piutang-piutang kepada perusahaan. Setelah pengisian saldo awal piutang selesai, maka perhitungan piutang berikutnya sudah otomatis terakumulasi ketika penjualan secara kredit dilakukan dan berkurang melalui pembayaran piutang. Pengisian saldo awal piutang ini dapat dilakukan secara bertahap maupun secara masal dalam satu faktur input saldo awal piutang.


• Tombol [Baru], berguna untuk memulai penginputan saldo awal piutang. Masukkan nomor faktur dengan angka atau huruf.

• [Tanggal], adalah tanggal transaksi dilakukan. Tanggal sudah terisi otomatis mengikuti tanggal sistem dan tidak dapat dirubah apabila user tidak mempunyai otoritas untuk merubah tanggal sistem.

• [Mata uang], adalah mata uang yang digunakan dalam transaksi. Default mata uang ini dapat di setting otomatis dari daftar user, jika akan merubahnya cukup membuka daftar melalui dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard dan tentukan mata uang yang akan digunakan untuk transaksi, karena sudah disediakan mata uang dari berbagai negara dan untuk menambah mata uang melalui form informasi perusahaan. Apabila tidak akan merubah tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Divisi], dapat berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi terisi secara otomatis berdasarkan setting dari daftar user, jika ingin merubahnya cukup membuka daftar dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Divisi tidak dapat dirubah (read only) saja jika disetting false pada konfigurasi user pada menu daftar user. Apabila tidak akan merubah tekan [Enter] atau [Tab] saja untuk melanjutkan.

• [Grup pelanggan], berguna untuk memasukkan kelompok pelanggan yang akan dimasukkan saldo awal piutangnya.

• [Akun modal], berguna untuk memasukkan lawan akun dari akun piutang. Akun modal ini harus diisi dengan klik dropdown untuk menampilkan form pencarian akun.

• Pengisian faktur-faktur piutang dapat menggunakan 3 (tiga) metode, yaitu:1. Mengisi dengan manual. Kelebihan dari metode ini dapat

memasukkan saldo piutang secara per faktur sesuai dengan faktur pada saat transaksi penjualan.◦ [Pelanggan]. Masukkan kode pelanggan dari klik dialog button

atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka

Penjualan 225

akan tampil form pencarian pelanggan, sehingga kita bisa memilihnya. Jika belum ada, untuk menambah pelanggan baru dari menu [penjualan] → [Daftar pelanggan].

◦ [Nama]. nama pelanggan dan otomatis muncul apabila kode pelanggan sudah terisi. Jika ingin merubah nama pelanggan bisa melalui form [Daftar pelanggan].

◦ [Faktur], erguna untuk mengisi nomor faktur penjualan lama yang belum terbayar. Untuk mengisinya dapat menggunakan angka dan huruf.

◦ [Salesman], masukkan kode salesman atau klik dropdown atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form pencarian salesman. Jika belum ada daftar salesman, anda dapat menambahkan salesman dari menu Penjualan → Daftar Salesman.

◦ [Nama], adalah nama salesman, akan otomatis muncul apabila kode salesman sudah diisi.

◦ [Tanggal] adalah tanggal transaksi faktur penjualan. Untuk memasukkannya dapat diketik secara langsung atau menggunakan dropdown yang ada di samping kanan kolom ini.

◦ [Tanggal Jatuh Tempo], adalah jatuh tempo faktur. Untuk memasukkannya dapat diketik secara langsung atau menggunakan dropdown yang ada di samping kanan kolom ini.

◦ [Saldo], adalah saldo piutang faktur.◦ [Batas Hari Diskon], adalah batas hari dari tanggal faktur yang

akan mendapatkan diskon pembayaran piutang.◦ [Diskon (%)], adalah nilai persentase diskon pembayaran

piutang jika dibayar kurang dari kolom [Batas Hari Diskon].◦ [Memo], berguna untuk menambahkan catatan.◦ Untuk melanjutkan pengisian saldo piutang yang lainnya cukup

dengan pindah baris ke bawahnya atau klik tombol [Baru(F1)] yang berada dibawah tabel. Penambahan ini bisa dengan pelanggan lain atau satu pelanggan dengan nomor faktur lain.

◦ Jika ada pelanggan yang tampil sedangkan pelanggan itu tidak ada piutang atau sudah lunas maka bisa dihapus dengan klik tombol [Hapus (F5)] atau tekan Ctrl+Delete pada keyboard atau tombol F5 pada keyboard dengan syarat kursor berada pada baris pelanggan yang akan dihapus.

2. Metode impor dari pelanggan. Jika menggunakan metode ini dapat dipilih berdasarkan grup pelanggan dengan penomoran faktur otomatis dan saldo piutang pun dihitung secara global per pelanggan dan bukan per faktur. Jadi faktur yang mempunyai piutang bisa jadi bukanlah faktur penjualan sebenarnya.


Langkahnya sebagai berikut:◦ Pilih [Grup Pelanggan] dengan klik dropdown atau [Alt+panah

bawah] pada keyboard. Jika grup pelanggan dikosongkan berarti semua pelanggan yang telah terdaftar akan tampil semua.

◦ Klik tombol [Import dari pelanggan], maka akan tampil dialog untuk menuliskan awalan faktur. Misalnya awalan “ABC” maka faktur otomatis akan berisi ABC1, ABC2, ABC3 dan seterusnya.

◦ Kolom [Saldo] akan terisi 1 dan anda dapat merubahnya sesuai dengan saldo piutang masing-masing pelanggan. Jika ada pelanggan yang tampil sedangkan pelanggan itu tidak ada piutang atau sudah lunas maka dapat dihapus dengan klik tombol [Hapus (F5)] atau tekan Ctrl+Delete pada keyboard atau tombol F5 pada keyboard dengan syarat kursor berada pada baris pelanggan yang akan dihapus.

3. Import dari file CSV. Metode ini yang paling mudah karena menggunakan data yang tersimpan dari file CSV. File CSV dapat dibuat melalui Microsoft Excel atau Open Office Calc. Kolom-kolom yang dibutuhkan dalam file CSV adalah faktur, kode pelanggan, tanggal transaksi, tanggal jatuh tempo, kode pembeli, saldo piutang, batas hari diskon (jika diperlukan), diskon (%) dan memo jika diperlukan.

• Tombol [Simpan], berguna untuk menyimpan.• Tombol [Buka faktur]. Tombol ini berguna untuk mengedit faktur input

saldo piutang yang telah tersimpan yang dikarenakan ada kesalahan input. Jika ingin buka faktur yang telah tersimpan klik tombol ini maka akan tampil form untuk mengisi faktur yang akan dibuka kembali.

• Tombol [Hapus], berguna untuk menghapus faktur input saldo piutang yang telah tersimpan.

• Tombol [Tutup], berguna untuk keluar dari form input saldo piutang.

Laporan Giro Dari/Ke Pelanggan

Akuntansi → Laporan giro dari/ke pelangganForm ini berguna untuk manajemen giro yang berasal dari pembayaran pelanggan, sehingga untuk memudahkan bagi admin dalam mengatur giro yang masuk. Di laporan giro ini dapat menampilkan giro yang

Penjualan 227

sudah cair dan yang belum cair atau menampilkan salah satunya dari rentang tanggal yang ditentukan. Giro yang belum cair, di dalam neraca belum diakui sebagai pembayaran dalam laporan keuangan. Form ini juga berguna untuk mencairkan atau membatalkan giro yang telah jatuh tempo.

• [Dari Tanggal] dan [Sampai Tanggal], berguna untuk menentukan awal dan akhir tanggal laporan yang akan dibuka. Default tanggal mengikuti tanggal sistem. Untuk mengganti tanggal klik tombol dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard.

• [Divisi]. Default divisi kosong, berarti dapat menampilkan giro di semua divisi. Jika ingin menampilkan salah satu divisi atau beberapa divisi, maka masukkan divisi dari dropdown, klik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form daftar pilihan, sehingga kita bisa memilihnya dengan memberi checkbox di kolom [S].

• [Pelanggan]. Default pelanggan kosong, berarti dapat menampilkan semua pelanggan. Jika ingin menampilkan salah satu atau beberapa pelanggan, masukkan pelanggan dari dropdown, klik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form pemilihan pelanggan, sehingga kita bisa memilihnya dengan double click nama pelanggan atau klik tombol [tambahkan pilihan].

• [Jenis pembayaran]. Default jenis pembayaran kosong, berarti semua jenis pembayaran dapat tampil. Untuk memilih salah satu jenis pembayaran yang akan di tampilkan klik tombol dropdown atau tekan


[Alt+panah bawah] pada keyboard.• [Pembuat]. Pembuat ini berguna untuk menampilkan user yang

bertransaksi. Default pembuat kosong, berarti semua pembuat/user dapat tampil. Untuk memilih salah satu atau beberapa pembuat/user yang akan di tampilkan, klik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form daftar pilihan, sehingga kita bisa memilihnya dengan memberi checkbox di kolom [S].

• [Pengubah]. Pengubah ini berguna untuk menampilkan user yang merubah transaksi yang telah tersimpan. Default pengubah kosong, berarti semua pengubah dapat tampil. Untuk memilih salah satu atau beberapa pengubah yang akan di tampilkan, klik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form daftar pilihan, sehingga kita bisa memilihnya dengan memberi checkbox di kolom [S].

• [Giro Keluar]. Giro keluar ini berguna untuk menyaring nilai giro yang keluar ke pelanggan. Default giro keluar kosong, berarti semua nilai giro dapat tampil. Untuk memilih salah satu giro keluar yang akan di tampilkan klik tombol dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Maka akan tampil pilihan-pilihan yaitu: semua, sama dengan, lebih dari, kurang dari, kurang dari atau sama, lebih dari atau sama dan tidak sama dengan. Jika kita memilih selain pilihan [semua] maka akan tampil secara otomatis textbox yang harus diisi dengan nilai.

• [Giro Masuk]. Giro masuk ini berguna untuk menyaring nilai giro yang masuk dari pelanggan. Default giro masuk kosong, berarti semua nilai giro dapat tampil. Untuk memilih salah satu giro masuk yang akan di tampilkan klik tombol dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Maka akan tampil pilihan-pilihan yaitu: semua, sama dengan, lebih dari, kurang dari, kurang dari atau sama, lebih dari atau sama dan tidak sama dengan. Jika kita memilih selain pilihan [semua] maka akan tampil secara otomatis textbox yang harus diisi dengan nilai.

• Checkbox [giro yang sudah dieksekusi]. Jika aktif berguna untuk menampilkan giro-giro yang telah cair/dieksekusi.

• Checkbox [giro yang belum dieksekusi]. Jika aktif berguna untuk menampilkan giro-giro yang belum cair/dieksekusi. Jika ingin menampilkan semua giro yang sudah dan belum cair maka checkbox giro yang sudah dieksekusi dan giro yang belum dieksekusi harus aktif

• Tombol [Jalankan (F7)], berguna untuk menampilkan daftar giro-giro.• Untuk mencairkan atau membatalkan giro, pilih nilai pada kolom Penjualan 229

[Sudah Dieksekusi?]. Nilai [sudah] berarti giro dicairkan dan nilai [belum] berarti giro batal dicairkan.

• Tombol [Simpan (F3)] untuk menyimpan eksekusi yang dilakukan.• Tombol [Batal (F4)] untuk membatalkan perubahan.• Tombol [Cetak (F6)] berguna untuk mencetak daftar giro yang sedang

tampil.• Tombol [Cari (F7)] berguna untuk pencarian data.• Tombol [Refresh (F9)] digunakan untuk membuka ulang data dari

database.• Tombol [Tutup (F7)], berguna untuk keluar dari form.

Penarikan Poin Pelanggan

Penjualan → Penarikan Poin PelangganForm ini berguna untuk pengambilan/penukaran point pelanggan. Point dapat ditukarkan berupa barang/uang/keduanya.


dapat berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas dapat diubah dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur penjualan. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi pengambilan point pelanggan, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting pada [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.

• [Tanggal & Jam] menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan jam dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal dan jam juga dapat dikunci dari [Daftar User → Sistem → Kunci tanggal sistem] sehingga tidak


dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan, namun transaksi mundur sangat tidak disarankan, karena dapat mengakibatkan beberapa perhitungan yang tidak akurat.

• [Mata uang] adalah jenis mata uang yang digunakan dalam transaksi. Default mata uang dapat disetting dari [Daftar User] dan daftar mata uang aktif dibuat pada [Informasi Perusahaan]. Untuk memilih mata uang gunakan dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard dan tentukan mata uang yang akan digunakan untuk transaksi.

• [Pelanggan] berfungsi untuk memasukkan pelanggan yang akan mengambil/menukarkan point, terdiri dari:◦ [Kode] adalah kode/ID pelanggan. Default kode terisi otomatis


◦ [Nama] adalah nama pelanggan (read only) artinya otomatis muncul apabila kode pelanggan sudah terdaftar. Jika ingin mengubah nama pelanggan bisa melalui form [Daftar Pelanggan].


◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pelanggan (read only).

• [Poin pelanggan] berfungsi sebagai informasi point pelanggan, yeng terdiri dari:◦ [Saldo Poin] adalah total point pelanggan tersebut . Saldo point ini

dapat juga dilihat di Form Laporan Saldo Point Pelanggan.◦ [Point yang diambil] adalah untuk input point yang akan

ambil/ditukarkan.◦ [Saldo Sekarang] terisi otomatis dari pengurangan Saldo point

dengan point yang diambil.• Penukaran poin dapat ditukarkan dengan:

• Penukaran point dengan uang◦ [Pembayaran] adalah jenis pembayaran yang digunakan.

Untuk memilih cara pembayaran lain cukup dengan membuka daftar melalui dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

Penjualan 231


◦ [Ref. Pembayaran] ini untuk mengisi informasi seperti nomor giro, cheque dan lain-lain jika dalam pembayarannya menggunakan selain tunai. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

• Penukaran point dengan produk ◦ [Departemen] adalah departemen yang terdapat pada divisi

yang dipilih. Departemen terisi secara otomatis berdasarkan setting default dari [Daftar User], untuk mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Departemen tidak dapat diubah (read only) jika konfigurasi user pada form [Daftar User] disetting false. Sebaiknya untuk produk-produk yang berupa hadiah dibuatkan departemen tersendiri sehingga persediaah hadiah dapat terkontrol. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

◦ [Kode] adalah kode produk yang bisa dipilih langsung dari daftar melalui dropdown atau dengan menekan tombol [Alt+Panah Bawah] dari keyboard anda, bisa juga menggunakan alat bantu scan barcode. Setelah produk di scan, secara otomatis kode barcode akan muncul.




◦ [Jumlah] adalah kuantitas produk yang akan diberikan kepelanggan. Gunakan tombol numeric pada keyboard untuk mengisi [Jumlah]. Format angka desimal mengikuti setting pada [Umum → Opsi-Opsi → Format], tekan [Enter] untuk melanjutkan.

◦ [Satuan] atau kemasan produk seperti pcs, pak, dus, dll. Default satuan akan muncul secara otomatis berdasarkan aturan-aturan yang sebelumnya sudah ditentukan dari [Daftar Produk], jika ingin mengubah satuan produk, bisa melalui


dropdown atau tekan tombol [Alt + Panah Bawah] lalu tekan [Enter].

• [Catatan], berguna seperti memo yang bersifat catatan untuk faktur yang sedang dibuat dan ditujukan untuk pelanggan.

Penjualan 233

Penjualan Konsinyasi

Penjualan konsinyasi adalah pengiriman atau penitipan produk dari perusahaan kepada pihak lain yang bertindak sebagai agen penjualan. Pada laporan keuangan, produk masih diakui sebagai milik perusahan sampai barang tersebut terjual, demikian juga dengan piutang, piutang baru diakui setelah produk tersebut terjual. Sistem penjualan konsinyasi ini dapat dipakai untuk penjualan semua jenis produk.

Penjualan (Konsinyasi)

Penjualan → Penjualan Konsinyasi → Penjualan Form ini berguna untuk memasukkan barang-barang titipan ke pelanggan.


berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas untuk mengubah divisi dapat diatur dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur penjualan konsinyasi. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi penjualan konsinyasi, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting pada [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.


• [Tanggal & Jam] menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan jam dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal dan jam juga bisa dikunci dari [Daftar User → Sistem → Kunci tanggal sistem] sehingga tidak dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan, namun transaksi mundur sangat tidak disarankan, karena dapat mengakibatkan beberapa perhitungan yang tidak akurat.



berasal dari setting pada [Daftar User], untuk memilih atau mengganti dengan kode pelanggan lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Jika akan menambah pelanggan baru, bisa melalui menu daftar pelanggan. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].


◦ [Alamat] adalah alamat/lokasi pelanggan dan akan muncul secara otomatis setelah kode pelanggan diisi (read only).

◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak pelanggan (read only). • [Catatan] berguna untuk memberikan catatan faktur penjualan

konsinyasi tersebut. • [Cat. Perubahan] berguna untuk memberi catatan jika ada perubahan

faktur. • Pengisian daftar produk


Penjualan Konsinyasi 235

◦ [Kode] adalah kode produk yang bisa dipilih langsung dari daftar melalui dropdown atau dengan menekan tombol [Alt+Panah Bawah] dari keyboard anda, bisa juga menggunakan alat bantu barcode scanner. Setelah produk di scan, secara otomatis kode barcode akan muncul. Setelah pilih kode produk tekan tombol [Enter] atau [Panah Kanan] untuk menuju kolom berikutnya. Untuk menambah produk lain dalam transaksi maka tekan tombol [Panah Bawah], lalu isikan kode produk dan seterusnya. Untuk mengubah kode barang atau menambah produk baru, melalui form [Daftar Produk].

◦ [Nama] adalah nama produk yang akan terisi otomatis jika kode produk sudah diisi (read only).

◦ [Serial Number] pada umumnya digunakan untuk transaksi handphone, nomor mesin/nomor rangka kendaraan dan lain-lain. Jika anda menggunakan serial number, anda bisa mengetik atau memilih dari dropdown atau menggunakan barcode scanner.

◦ [Tgl. Kadaluarsa] adalah tanggal kadaluarsa, pada umumnya terdapat pada makanan, minuman, kosmetik dan obat-obatan. Akan terisi setelah serial number dipilih.

◦ [Jumlah] adalah kuantitas produk yang akan dijual. Gunakan tombol numeric pada keyboard untuk mengisi [Jumlah]. Format angka desimal mengikuti setting pada [Umum → Opsi-Opsi → Format], tekan [Enter] untuk melanjutkan.


◦ [Harga] adalah harga jual produk sesuai dengan [Daftar Produk]. Harga ini bisa bersifat read only [hanya bisa dibaca] atau bisa diubah secara manual apabila mempunyai otoritas untuk mengubah sesuai setting pada [Daftar User]. Untuk melanjutkan tekan [Enter].


◦ [Memo] atau catatan jika dibutuhkan. • Lain-lain

◦ Checkbox [Sudah dicetak]. Jika aktif memberi keterangan bahwa faktur ini sudah dicetak.

◦ Checkbox [Lunas]. Jika aktif memberi informasi bahwa faktur tersebut sudah lunas


Retur Penjualan (Konsinyasi)

Penjualan → Penjualan Konsinyasi → Retur Penjualan Retur penjualan kosinyasi ini berguna untuk mengembalikan produk-produk konsinyasi yang rusak/tidak terjual dari pelanggan. Untuk mengetahui berapa yang harus dibayarkan pelanggan dari produk-produk yang kita titipkan, maka langkahnya adalah memasukkan dahulu produk-produk yang tidak laku/rusak pada form ini, kemudian dilanjutkan dengan memasukkan produk yang terjual sekaligus melakukan pembayaran dari form [Input Konsinyasi Terjual].

Untuk melakukan transaksi tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian-isian yang tersedia.

Cara penggunaan form retur penjualan konsinyasi ini pada prinsipnya hampir sama dengan form retur penjualan biasa atau form penjualan konsinyasi. Pembedanya anda harus memanggil faktur penjualan konsinyasi dari dropdown [Faktur yang diretur], kemudian isikan jumlah produk-produk yang diretur.

Pengisian produk juga dapat dilakukan otomatis, jika pada form pencarian faktur konsinyasi, checkbox [Otomatis mengisi seluruh data dari penjulan] diaktifkan, maka produk-produk yang terjual akan masuk dalam tabel pengisian produk. Jumlah produk yang tampil otomatis sudah dikurangi dengan produk yang sudah diretur sebelumnya.

Setelah selesai klik tombol [Simpan (F3)].


Input Konsinyasi Terjual

Penjualan → Penjualan Konsinyasi → Input Konsinyasi TerjualForm ini berguna untuk melakukan transaksi penjualan yang sebenarnya dari produk-produk yang dititipkan ke pelanggan. Setelah transaksi ini disimpan, maka persediaan produk akan dikeluarkan dari laporan-laporan persediaan dan jika konsinyasi tidak langsung dibayar, maka piutang pelanggan juga akan resmi dimasukkan.

Untuk melakukan transaksi tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian-isian yang tersedia.

Cara penggunaan form input konsinyasi terjual ini pada prinsipnya sangat mirip dengan form penjualan biasa. Yang berbeda hanya anda harus memanggil faktur penjualan konsinyasi dari dropdown [Faktur konsinyasi]. Setelah tampil form pencarian faktur konsinyasi, jika checkbox [Otomatis mengisi seluruh data dari penjulan] diaktifkan, maka produk-produk yang terjual akan masuk dalam tabel pengisian produk. Jumlah produk yang tampil otomatis sudah dikurangi dengan produk yang sudah diretur.

Setelah selesai klik tombol [Simpan (F3)].


Penyewaan

Persiapan Awal

Selain untuk perusahaan dagang, Acosys juga dapat digunakan untuk perusahaan yang bergerak dibidang jasa, termasuk jasa penyewaan, seperti hotel, rumah sakit, klinik, rental kendaraan, billiard, dan sebagainya. Acosys dapat digunakan untuk perhitungan lamanya produk yang disewa, mulai dari sewa per menit, jam, hari, bulan, bahkan untuk penyewaan tahunan.

Transaksi penyewaan ini sebenarnya hanyalah mengelola perhitungan waktu sewa untuk produk yang sedang digunakan pelanggan. Pada saat produk sedang disewa, sebenarnya Acosys membuat faktur order penjualan, tetapi jumlah produk akan diupdate secara berkala dari form penyewaan. Sehingga anda dapat menambahkan produk-produk lain untuk pelanggan yang sedang menyewa ini dengan memasukkan dari form order penjualan. Untuk memudahkan pencarian kode pelanggan dari form order penjualan, anda dapat menggunakan kode alias pelanggan (lihat di bab Daftar Alias Pelanggan).

Kemudian setelah penyewaan berhenti atau dihentikan dan disimpan atau melakukan pembayaran, maka Acosys membuat faktur penjualan dari faktur-faktur order penjualan yang ada pada pelanggan tersebut.

Istilah-istilah atau penamaan yang digunakan dalam buku ini adalah istilah-istilah standar, tetapi saat implementasi anda dapat memilih bahasa yang digunakan dari form [Rubah Bahasa] agar istilah-istilah yang digunakan sesuai dengan perusahaan anda. Misalnya pelanggan → pasien untuk rumah sakit, pelanggan → tamu untuk hotel, dan sebagainya. Kami sudah menyediakan beberapa template bahasa untuk rumah sakit, hotel dan billiard yang dapat digunakan. Tetapi Acosys juga membebaskan anda untuk merubah istilah-istilah yang digunakan sesuai dengan kebutuhan anda.

Laporan-laporan tentang transaksi penyewaan ini dapat dilihat dari menu Penyewaan → Laporan-laporan atau dalam laporan-laporan penjualan.


Langkah-langkah untuk transaksi penyewaan, sebagai berikut:1. Membuat satuan produk untuk waktu dari form daftar satuan,

misalnya hari, jam, menit, bulan, atau tahun sebagai satuan untuk produk jasa sewaan.

2. Membuat produk dari form daftar produk, dengan kriteria sebagai berikut:• Nama produk sebaiknya sama dengan produk penyewaan,

karena yang akan masuk dalam laporan-laporan adalah produk ini.

• Pilih kategorinya jasa, karena produk penyewaan tidak memperhitungkan saldo persediaan.

• Pilih satuan dan default satuan yang sudah dibuat pada langkah nomor 1.

3. Membuat pelanggan-pelanggan default untuk setiap produk penyewaan agar untuk transaksi umum atau transaksi penyewaan tunai yang tidak perlu mengetahui identitas asli pelanggan yang menyewa dapat menggunakan default pelanggan ini dan berbeda-beda setiap produk penyewaan. Pelanggan dapat dibuat dari form [Daftar Pelanggan]. Sebaiknya nama pelanggan sesuai dengan di daftar produk penyewaan misalnya nama produk penyewaannya “Kamar 1”, maka nama default pelanggannya juga “Pelanggan Kamar 1”, dan sebagainya.

4. Membuat daftar status penyewaan produk dan daftar produk sewaan seperti yang akan dijelaskan pada bab-bab dibawah ini.

Status Penyewaan Produk

Penyewaan → Status Penyewaan ProdukForm ini berguna untuk mengatur status produk penyewaan. Status ini digunakan untuk menandai sebuah produk penyewaan apakah tersedia (tidak digunakan), sedang digunakan atau sedang berhenti perhitungan waktunya tetapi belum dibayar.

Penyewaan 241

Ada 4 kolom yang disediakan:◦ [Kode] adalah kode dari status penyewaan. Standar kode ini adalah

0, 1, 2. Kode 0 untuk status dapat digunakan (tersedia), kode 1 untuk status sedang digunakan (sedang disewa), dan kode 2 untuk status berhenti (perhitungan waktu berhenti atau sudah habis masa sewanya tetapi belum dibayar).

◦ [Nama] adalah nama status penyewaan.◦ [Deskripsi] adalah keterangan status penyewaan.◦ [Gambar] adalah gambar status penyewaan, untuk mengganti

gambar, klik kanan lalu pilih [Ambil Gambar].

Daftar Produk Sewaan

Penyewaan → Daftar Produk SewaanForm ini berguna untuk pembuatan dan pengelompokan produk penyewaan.

Daftar Grup ProdukBerguna untuk mengelompokkan produk-produk penyewaan dan juga mengatur aturan yang berlaku pada grup itu. Kolom-kolom dalam grup produk terdiri dari:


• [Kode] adalah kode grup produk yang dapat diisi angka, huruf atau gabungan antara keduanya.

• [Nama] adalah nama grup produk yang dapat diisi angka, huruf atau gabungan antara keduanya.

• [Deskripsi] adalah keterangan tambahan tentang grup itu.• [Satuan Utama] adalah satuan waktu utama yang berguna untuk

perhitungan lamanya penyewaan. Disediakan pilihan menit, jam, hari, bulan dan tahun. Harga produk akan dikalikan dengan lamanya waktu utama ini.

• [Satuan Sisa] berguna untuk mengatur waktu tambahan. Satuan tambahan ini harus lebih kecil dari satuan utama, misalnya satuan utama menggunakan hari, maka satuan sisa dapat dipilih jam. Satuan sisa ini nantinya dalam transaksi akan menjadi bilangan desimal, misalnya lama waktu sewa 1 haru 6 jam, maka hasilnya dalam faktur penjualan adalah 1,5 hari.

• [Metode pembulatan], berguna untuk membulatkan waktu yang tersisa. Pembulatan ini ada 3 pilihan:◦ Tidak dibulatkan. Jika dipilih tidak dibulatkan maka waktu sisa

akan dihitung sesuai dengan waktu sisa dikalikan dengan tarif yang dikenakan pada waktu sisa.

◦ Dibulatkan ke atas. Jika dipilih ini maka waktu sisa lebih dari atau sama dengan 0,5 akan dibulatkan keatas menjadi 1.

◦ dibulatkan ke bawah. Jika dipilih ini maka waktu sisa kurang dari atau sama dengan 0,5 akan dibulatkan menjadi 0.

• [Abaikan waktu sisa]. Checkbox ini jika aktif waktu sisa akan diabaikan, jika tidak aktif waktu sisa akan dihitung.

• [Batas waktu mulai]. Berguna untuk memberi ketentuan waktu mulai perhitungan sewa dimulai. Ini hanya berlaku untuk penyewaan yang menggunakan satuan utama hari. Untuk perhitungan normal menggunakan waktu 00:00:00. Untuk hotel dan rumah sakit, ini biasanya disebut batas waktu check-in.

• [Batas waktu selesai]. Berguna memberi ketentuan batas waktu terakhir perhitungan 1 hari. Untuk perhitungan normal menggunakan 23:59:59. Untuk hotel atau rumah sakit biasa disebut batas check-out, misalnya untuk hotel umumnya jam 12.00 sebagai batas waktu check-out, pada rumah sakit biasanya jam 17.00.

• [Pengali] berguna untuk mengatur jenis penyewaan yang tidak menggunakan perhitungan waktu normal. Misalnya 45 menit sewa akan dihitung sebagai 1 jam, maka pengali harus diisi dengan 1,333, angka ini di diperoleh dari 60 menit dibagi 45 menit. Sedangkan jika

Penyewaan 243

40 menit dianggap sebagai 1 jam maka diisi 1,20, angka ini diperoleh dari 60 menit dibagi 40 menit.

• [Minimum waktu sewa] berguna untuk memberi batas minimum untuk menyewa. Defaultnya 0 berarti tidak ada batas minimum. Jika diatur lebih dari 0 misalnya 0,5 maka pelanggan yang menyewa dibawah 0,5 jam sudah dianggap 1 jam jika mereka berhenti.

Daftar Produk

Daftar produk adalah data-data produk yang disewakan. Produk-produk yang telah dibuat di form ini akan tampil di form penyewaan.

Penjelasan kolom-kolom dalam daftar produk sebagai berikut:• [Kode], adalah kode produk yang dapat diisi angka, huruf atau

gabungan antara keduanya• [Nama], adalah nama produk yang dapat diisi angka, huruf atau

gabungan antara keduanya.• [Deskripsi], adalah keterangan tambah tentang produk.• [Grup], digunakan untuk menentukan grup produk atau untuk

berpindah ke grup lain.• [Default pelanggan], berguna untuk menentukan default pelanggan

untuk produk tersebut. Default pelanggan di setiap produk harus berbeda karena berpengaruh terhadap tagihan pembayaran setiap produk.

• [Gambar], berguna untuk memasukkan gambar sehingga di form penyewaan akan terlihat indah. Ukuran gambar tidak dibatasi tetapi gambar yang lebih kecil akan mempercepat proses penampilan di form penyewaan. Untuk memasukkan gambar ini mengunakan klik kanan mouse selanjutnya pilih [Ambil Gambar].


• [Status], digunakan untuk menentukan status produk atau untuk mengganti status secara manual. Daftar status ini diambil dari form [Status penyewaan produk].

• [Kode Produk], berguna untuk menentukan produk (sebenarnya) yang akan digunakan untuk transaksi dari produk penyewaan. Harap diingat, produk penyewaan hanya produk yang merupakan alat bantu untuk perhitungan waktu, sementara yang digunakan dalam transaksi adalah produk dari form [Daftar Produk].

• [Satuan utama], berguna untuk memasukkan satuan yang digunakan. Satuan yang digunakan ini sesuai dengan produk yang dipilih dari form daftar produk. Satuan ini tidak mempengaruhi perhitungan waktu, tidak seperti satuan utama dalam grup produk.

• [Satuan sisa], berguna untuk memasukkan satuan untuk sisa waktu sewa. Satuan ini tidak mempengaruhi perhitungan waktu, tidak seperti satuan sisa dalam grup produk.

• [Jalankan program eksternal], berguna untuk menjalankan aplikasi eksternal (diluar Acosys) yang akan melakukan aksi tertentu jika status produk sewa ini berubah. Macro yang dapat digunakan adalah %status% yang akan terisi dengan kode status dari produk saat ini. Fitur ini sangat berguna untuk menghubungkan Acosys dengan aplikasi lain seperti untuk menghidupkan lampu, membuka dan mengunci pintu kamar, membunyikan suara tertentu dan sebagainya. Untuk penerapan dalam penyewaan meja billiar misalnya, pada saat meja sedang kosong maka lampu berwarna hijau, ketika sedang digunakan akan menyalakan lampu yang terang, dan ketika habis waktu sewa maka lampu meja akan dimatikan. Pada contoh diatas kami mengembangkan aplikasi PPI8255 yang berguna untuk mematikan dan menghidup-kan lampu melalui card PPI8255. Contoh penulisannya PPI8255.EXE EC00 1 %status%.

Transaksi Penyewaan

Penyewaan → Penyewaan Form penyewaan ini berisi semua layanan untuk transaksi penyewaan seperti memulai penyewaan, membayar penyewaan, dan pemesanan (reservasi).

Penyewaan 245

• [Divisi], default divisi terisi secara otomatis berdasarkan setting dari daftar user, jika ingin merubahnya cukup membuka daftar dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Divisi harus ditentukan karena data-data di faktur order penjualan dan juga pembayaran akan terisi dengan kode divisi ini.

• [Departemen], default depertamen akan muncul otomatis berdasar setting dari daftar user, jika akan merubah dengan departemen yang lain cukup membuka daftar melalui dropdown atau dengan menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Departemen harus ditentukan karena data-data di faktur order penjualan akan terisi dengan kode departemen ini.

• [Grup], adalah grup produk penyewaan. Default grup terisi secara otomatis berdasarkan setting dari daftar user. Jika ingin merubah grup yang tampil cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Grup dapat dirubah atau tidak tergantung dari otorisasi di daftar user.

• Tombol [Baru (F1)] berguna untuk memulai transaksi penyewaan.• Tombol [Rubah(F2)] berguna untuk merubah data-data penyewaan

yang masih aktif. Fasilitas rubah ini dapat dimatikan dari form [Daftar User].

• Tombol [Batal (F4)] berguna untuk membatalkan penyewaan yang sudah dimulai. Fasilitas pembatalan ini dapat dimatikan dari form [Daftar User].


• Tombol [Pindah (F5)] berguna melakukan perpindahan ke produk penyewaan lain pada pelanggan yang sama. Fasilitas pindah antar produk penyewaan ini dapat dimatikan dari form [Daftar User].

• Tombol [Cetak (F6)] berguna untuk cetak faktur transaksi penyewaan yang masih aktif.

• Tombol [Pembayaran (F7)] berguna untuk melakukan pembayaran transaksi penyewaan baik yang sudah berhenti atau yang sedang berlangsung.

• Tombol [Refresh (F9)] berguna untuk menyegarkan kembali data-data dari database jika ada perubahan data dari komputer lain.

• [Hitung setiap x menit] berguna untuk mengatur penghitungan otomatis waktu penyewaan. Jika terisi angka 0 maka perhitungan waktunya hanya bisa dilakukan secara manual yaitu dengan klik tombol [hitung manual]. Jika 5 maka berarti setiap 5 menit Acosys akan mengupdate perhitungan waktu secara otomatis setiap 5 menit sekali.

• Tombol [Hitung Manual] berguna untuk menghitung waktu penyewaan secara manual.

• Tombol [Rubah Shortcut] berguna untuk merubah shortcut default.

Memulai Transaksi Penyewaan

Penyewaan 247

Untuk memulai transaksi penyewaan, posisikan kursor pada produk yang akan disewa. Lalu klik tombol [Baru (F1)], maka akan tampil form [Mulai penyewaan]. Penjelasan form ini sebagai berikut:• [Faktur], faktur ini sama dengan faktur order penjualan.• [Customer Guide] berguna untuk memasukkan kode alias pelanggan

jika digunakan, kode alias pelanggan dapat dikosongkan.• [Mata uang] adalah mata uang yang digunakan.• Pada groupbox [Umum] terdiri dari:

◦ [Kode], [nama], [harga jual] dan [harga jual standar] adalah data-data yang berasal dari produk penyewaan, daftar produk, serta rumus-rumus aturan diskon penjualan yang telah diatur sebelumnya.

◦ [Waktu Mulai] berguna untuk pencatatan waktu memulainya transaksi. Akan terisi secara otomatis sesuai dengan tanggal sistem.

◦ [Lama] berguna untuk memasukkan berapa lama pelanggan tersebut akan menyewa. Walaupun menggunakannya penyewaan yang tidak dibatasi waktu, lama ini harus diisi, minimal dengan 1.

◦ [Satuan] akan muncul secara otomatis berdasarkan aturan-aturan yang sebelumnya dari daftar produk penyewaan.

◦ [Waktu selesai] Menunjukkan informasi berakhirnya waktu penyewaan yang menggunakan waktu dibatasi sesuai dengan lama yang sudah diisikan.

◦ [Waktu tambahan] berguna untuk memasukkan waktu tambahan.◦ Checkbox [Tidak dibatasi]. Jika aktif berarti waktu penyewaan tidak

terbatas. jika tidak maka waktu penyewaan terbatas sesuai dengan lama penyewaan.

◦ [Diskon % (Persen)] Kolom diskon ini bertujuan untuk mengisi diskon penyewaan yang diberikan kepada pelanggan menggunakan persen (bukan nominal), karena jika mengisi kolom diskon persen ini maka kolom diskon nominal akan terisi secara otomatis. Besarnya diskon dapat disetting langsung dari daftar produk, sehingga setiap produk yang diinput dalam transaksi maka kolom diskon akan terisi secara otomatis. Diskon ini bisa bersifat read only [hanya bisa dibaca] juga bisa dirubah secara manual apabila mempunyai otoritas untuk merubahnya. Dikolom diskon ini dapat diisi dengan diskon yang bertingkat seperti contoh: 50+20, 5+3, 5+2+3, 10+4+2+1 dan lain-lain.

◦ [Diskon (Nominal)] berguna untuk mengisi diskon penyewaan yang diberikan kepada pelanggan menggunakan nominal (bukan persen). Diskon ini bisa bersifat read only [hanya bisa dibaca] juga


bisa dirubah secara manual apabila mempunyai otoritas untuk merubahnya.

◦ [Sub Total] adalah harga jual sesudah dikurangi diskon penyewaan (read only).

• Groupbox [Uang Muka] berguna untuk memasukkan uang muka jika pelanggan yang memberikan sebagian pembayaran/down payment.◦ [Jenis Pembayaran], default jenis atau cara pembayaran transaksi

akan muncul secara otomatis, default tersebut sudah disetting dari daftar user, jika akan merubah bisa membuka daftar melalui dropdown atau tekan [Alt+Panah Bawah] pada keyboard.

◦ [Uang Muka] berguna untuk memasukkan jumlah uang mua yang dibayarkan oleh pelanggan.

◦ [Ref. Pembayaran] berguna untuk memasukkan informasi tambahan jika pelanggan menggunakan pembayaran non tunai seperti kartu debet, kartu kredit, check atau giro.

◦ [Tanggal Jatuh Tempo], untuk masukkan tanggal jatuh tempo yang menggunakan pembayaran non tunai. Jika tanggal jatuh tempo diisi tanggal selain tanggal transaksi maka checkbox [Sudah terima] akan otomatis tidak aktif.

• Groupbox [Pelanggan] berguna untuk memasukkan pelanggan. Default pelanggan yang tampil pertama sekali adalah pelanggan yang disetting di daftar produk sewaan.◦ [Kode] Kode/ID pelanggan. Untuk memilih atau mengganti dengan

kode pelanggan lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Jika akan menambah pelanggan baru, bisa melalui form daftar pelanggan. Untuk melanjutkan tekan tombol [Tab].

◦ Setelah kode pelanggan diisi, maka informasi lain akan muncul otomatis seperti nama, alamat, NPWP, dan batas kredit.

• Groupbox [Salesman] berguna untuk memasukkan salesman.◦ [Kode], default kode salesman ini akan terisi otomatis jika

sebelumnya sudah disetting terlebih dahulu dari form daftar user, jika akan mengganti dengan kode salesman lain cukup membuka daftar melalui tombol dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard. Jika akan menambah salesman baru, bisa melalui form daftar salesman.

◦ Setelah kode salesman diisi, maka informasi lain akan muncul secara otomatis seperti nama dan alamat salesman.

• Tombol [Simpan (F3)] berguna untuk menyimpan transaksi.• Tombol [Tutup (Esc)] berguna untuk membatalkan transaksi.

Penyewaan 249

Tips & Trik• Penambahan layanan lain dapat dilakukan dari form order penjualan.

Misalnya untuk rumah sakit (penambahan obat penanganan dokter dan lain-lain), hotel (makanan, spa dan lain-lain), bilyard (makanan dan minuman).

• Untuk transaksi normal yaitu default isian sudah diatur dari daftar user, mana untuk memulai penyewaan ini, anda hanya dibutuhkan mengisi lama waktu sewa.

Pindah antar produk layanan

Pindah antar produk layanan ini berguna untuk berganti dari satu produk layanan ke produk lainnya dengan syarat tarif layanan tersebut sama. Jika tarif berbeda perpindahan tidak dapat dilakukan. Untuk memulai perpindahan produk ini terlebih dahulu klik produk yang akan dipindah, selanjutnya klik tombol Pindah (F5). Maka akan tampil form [pindah antar produk] seperti diatas.• Data-data lain akan muncul seperti data pada waktu memulai

penyewaan.• Anda hanya harus memilih produk baru pada groupbox [Pindah ke

produk baru].


◦ [Kode Produk] berguna untuk memanggil produk baru yang akan dituju.

◦ Setelah kode produk yang baru diisi, maka informasi lain akan muncul otomatis seperti nama produk, harga jual produk, dan diskon.

◦ [Customer guide] berguna untuk mengganti kode alias pelanggan yang baru.

• [Tombol Simpan (F3)] berguna untuk menyimpan transaksi.• [Tombol Tutup (Esc)] berguna untuk membatalkan transaksi.

Reservasi

Reservasi adalah pemesanan produk penyewaan agar pada waktu yang sudah dipesan itu tidak digunakan oleh pelanggan lain. Cara penggunaan reservasi ini sangat mudah.

• [Produk] untuk memilih produk yang dipesan.• [Pelanggan] untuk memilih pelanggan yang memesan. Jika

pelanggan yang memesan ini sudah terdaftar maka anda hanya tinggal memilih saja. Tetapi jika belum terdaftar sebaiknya anda memilih kode pelanggan default untuk masing-masing produk karena kode pelanggan dapat diganti ketika reservasi akan penyewaan produk akan dimulai. Sementara nama pemesan dapat anda tulis dalam kolom [memo].

• [Dari] dan [sampai] diisi dengan waktu mulai dan perkiraan akan selesainya penyewaan.

Penyewaan 251

• Jika pemesan memberikan uang muka, maka dapat diisikan di kolom [uang muka].

• Setelah pemesan datang dan akan memulai penyewaan, maka anda hanya menekan tombol [Mulai Sewa (F10)] untuk memindah data-data dari reservasi ini ke form penyewaan. Tetapi dengan syarat bahwa produk yang dipesan ini sedang dalam status tersedia atau tidak digunakan pelanggan lain.

• Tabel [reservasi yang selesai] adalah reservasi sebelumnya yang sudah dilakukan, data reservasi yang ditampilkan adalah data 100 reservasi terakhir.

Pembayaran Sewa

Transaksi pembayaran ini berguna untuk melakukan pembayaran produk penyewaan yang dipakai dan juga akan membayar produk-produk yang transaksinya dilakukan melalui form order penjualan.• Dari form penyewaan pilih produk penyewaan yang akan dibayar.• Klik tombol [Pembayaran (F7)] maka tab [pembayaran] akan aktif,

dan semua produk penyewaan serta layanan lain akan muncul dalam tab pembayaran ini.

• Penggunaan form pembayaran ini sangat mirip dengan form penjualan. Anda hanya diminta untuk memilih cara bayar dan jumlah pembayaran. Jika sebelumnya pelanggan memberi uang muka maka akan tampil di pembayaran sebesar uang muka tersebut.

• Pembayaran ini diproteksi tidak bisa membuka form lain atau menutup sebelum klik tombol [Simpan (F3)]. Untuk detail produk yang tampil diproteksi tidak dapat dirubah, ditambah dan dihapus, jika ada perubahan sebaiknya dilakukan sebelum melakukan pembayaran.


Penyewaan 253

Penggajian

Daftar Level Karyawan

Penggajian → Daftar Level KaryawanForm daftar level karyawan berguna untuk memasukkan daftar jabatan pada perusahaan tersebut.

Ada dua kolom yang harus diisi, yaitu:

• [Kode], adalah kode jenis transaksi gaji berisi maksimal 10 digit angka, tidak diizinkan menggunakan huruf atau tanda baca.

• [Nama], adalah nama level karyawan

Jenis Transaksi Gaji

Penggajian → Jenis Transaksi GajiForm jenis transaksi gaji berfungsi untuk memasukkan jenis transaksi gaji yang akan diberikan ke karyawan.


Ada lima kolom yang harus diisi, yaitu:

• [Kode], adalah kode jenis transaksi gaji karyawan berisi maksimal 10 digit angka, tidak diizinkan menggunakan huruf atau tanda baca.

• [Nama] adalah nama jenis transaksi gaji karyawan bisa berisi huruf, angka atau gabungan keduanya.

• [Deskripsi], adalah keterangan dari tiap jenis transaksi gaji.• [Akun] adalah akun yang menampung jurnal otomatis setiap transaksi

pengajian.• [Tipe], adalah pengelompokan kategori gaji yang digunakan. Tersedia

8 kategori akun sebagai berikut:◦ Pengambilan gaji◦ Gaji pokok◦ Komisi salesman◦ Komisi pelaksana jasa◦ Tunjangan-tunjangan◦ Gaji berdasakan kehadiran◦ Tambahan gaji◦ Pengurangan gaji

Penggajian 255

Daftar Karyawan

Penjualan → Daftar KaryawanForm daftar karyawan berguna untuk pengelompokan karyawan, input data-data karyawan, limit kredit, setting komisi, setting akun piutang dan setting biaya yang berkaitan dengan karyawan. Pada form pembelian, Daftar Karyawan ini berfungsi sebagai Pembeli.

Pembuatan daftar karyawan yang disediakan mendukung pengelompokan karyawan secara hirarki. Jumlah level hirarki yang disediakan tidak terbatas sesuai dengan kebutuhan anda.

Ada tiga tabel yang tersedia, yaitu:

1. Daftar Grup Karyawan

• Tabel ini berguna untuk mengelompokkan karyawan berdasarkan kriteria yang diinginkan. Bisa berdasarkan area, divisi, jenis level karyawan dan sebagainya. Berikut ini adalah penjelasan tentang


kolom-kolom yang ada pada tabel ini: ◦ [Kode] adalah kode grup karyawan yang bisa berisi rangkaian

huruf, angka atau gabungan dari keduanya yang berbeda antara satu kode dengan kode lainnya.



◦ [Grup] menunjukkan bahwa kelompok tersebut masih memiliki sub. Sedangkan jika grup tidak aktif, berarti kelompok tersebut adalah level terendah yang bisa diisi daftar karyawan.


K1 Karyawan I X

[Sub Dari] dikosongkan, karena induk tertinggi dan tidak menginduk ke kelompok manapun. Tanda [x] diaktif-kan menandakan sebagai grup dan masih bisa punya sub dibawahnya.

K11 Internal K1Menginduk ke K1/ Karyawan I. Tanda [x] non aktif, karena tidak memiliki sub dibawahnya. Tipe ini yang bisa diisi daftar karyawan.

K12 Eksternal K1

Menginduk ke S1/ Karyawan I (Setara dengan S11). Tanda [x] non aktif, karena tidak memiliki sub dibawahnya. Tipe ini yang bisa diisi daftar karyawan.

2. Daftar karyawan

Daftar karyawan merupakan rincian data karyawan beserta setting otomatisasi yang dibutuhkan. Berikut penjelasan kolom-kolom yang tersedia: • [Kode] adalah kode karyawan yang bisa berisi rangkaian huruf, angka

atau gabungan dari keduanya yang berbeda antara satu kode dengan kode lainya.

• [Nama] adalah nama karyawan bisa berisi huruf, angka atau gabungan keduanya.

Penggajian 257

• [Alamat] adalah alamat karyawan.• [Level Karyawan] adalah level karyawan, dapat dipilih berdasarkan

data yang diinput di Form Level Karyawan.• [Jabatan] adalah jabatan karyawan.• [NPWP] adalah NPWP karyawan• [Pajak] adalah setting jenis pajak yang dikenakan untuk karyawan

tersebut. Jenis pajak dibuat di menu Umum → Daftar Pajak.• [Telepon] adalah nomor telepon karyawan.• [Faksimili] adalah nomor faksimili karyawan.• [Telepon Selular] adalah nomor telepon selular karyawan.• [Email] adalah alamat email karyawan.• [Website] adalah alamat website atau blog karyawan.• [Negara] adalah negara domisili atau kewarganegaraan karyawan.

Daftar Negara yang tampil berasal dari Umum → Informasi Perusahaan → Daftar Negara yang dichecklist [Aktif].

• [Limit Kredit] adalah batas piutang maksimal yang bisa diberikan perusahaan kepada karyawan tersebut.

• [Aktif] adalah status karyawan untuk menentukan aktif atau tidak. Jika status tidak aktif, maka kode karyawan tersebut tidak dapat digunakan dalam transaksi.

• [No. Akun] adalah nomor rekening bank milik karyawan, sebagai acuan transfer gaji ke rekening bank tersebut.

• [Nama Bank] adalah nama bank dari nomor rekening bank karyawan.• [Tanggal Lahir] adalah tanggal lahir karyawan. Format tanggal sesuai

dengan format yang dibuat pada menu Opsi → Format.• [Jenis Kelamin] adalah jenis kelamain karyawan.• [Agama] adalah agama karyawan. Nama-nama agama dapat dibuat

pada menu Informasi Perusahaan → Daftar Agama.• [Grup] adalah grup karyawan, kolom ini digunakan untuk

menentukan grup karyawan atau untuk berpindah ke grup lain.• [Tanggal Daftar] adalah tanggal terdaftar sebagai karyawan. Format

tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada menu Opsi → Format.

• [Aktif Sampai] adalah tanggal berakhirnya masa kerja karyawan (jika ada). Format tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada menu Opsi → Format.


• [Gambar] adalah gambar atau foto karyawan. Untuk menambahkan gambar klik kanan di kolom gambar selanjutnya pilih [Ambil gambar].

3. Rincian Gaji

Rincian gaji berfungsi untuk menentukan atau menetapkan kepada karyawan rincian gaji yang diperoleh. Rincian gaji ini biasanya berupa gaji atau tunjangan yang tetap setiap bulan diluar komisi. Rincian gaji bisa berbeda-beda untuk setiap karyawan dan dapat diisi lebih dari satu rincian. • [Rincian Gaji] berfungsi untuk memilih jenis gaji yang dimasukan di

form Jenis transaksi gaji.• [Nilai] berfungsi untuk mengisi nominal yang di dapat oleh karyawan.

Tips & Trik• Untuk membuat daftar karyawan, minimal harus ada satu grup

karyawan sebagai induk.• Karyawan yang sudah digunakan untuk transaksi tidak bisa dihapus

kecuali setelah semua transaksi dihapus terlebih dahulu atau dibuka faktur, lalu ganti ke kode karyawan lain lalu simpan ulang. Jika ingin tidak menampilkan karyawan tertentu pada laporan atau pada saat transaksi, cukup matikan tanda [x] pada kolom Aktif.

Daftar Hari Libur

Pengajian → Daftar Hari LiburForm daftar hari libur berguna untuk memasukkan tanggal merah yang telah ditetapkan oleh negara, seperti Hari minggu, Hari Raya Idhul Fitri, Natal, Waisak dan lainnya. Daftar hari libur ini dapat dijadikan salah satu variabel perhitungan jam lembur.

Penggajian 259

• [Tanggal] adalah untuk memasukkan tanggal libur. Format tanggal sesuai dengan format yang dibuat pada menu Opsi → Format.

• [Deskripsi], adalah keterangan dari tanggal tersebut.

Perhitungan Komisi Salesman

Penjualan → Perhitungan Komisi Salesman

Form Komisi Salesman berisi perhitungan komisi yang berkaitan dengan penjualan berdasarkan salesman. Form ini sangat membantu untuk menghitung komisi pada perusahaaan yang mempunyai banyak salesman.


• Tombol [Baru (F1)] berfungsi untuk memulai penghitungan komisi salesman.

• [Periode], Urutan perhitungan komisi salesman yang telah dibuat.• [Dari tanggal], [Dari jam] dan [sampai tanggal], [sampai jam] berguna

untuk memiilih periode yang akan ditampilkan. Default tanggal pertama tampil adalah tanggal yang mengikuti tanggal server.

• [Divisi] berguna untuk memilih divisi yang akan ditampilkan. Default divisi ini adalah default yang dibuat di Form Daftar User. Jika ingin merubah dari dropdown di klik atau [Alt+panah bawah] pada keyboard.


• Checkbox-checkbox ini berfungsi sebagai salah satu dasar variable perhitungan yang digunakan untuk menentukan komisi.◦ Sudah diposting.◦ Dikurangi diskon per produk.◦ Dikurangi retur penjualan.

Penggajian 261

◦ Dikurangi diskon per faktur.◦ Hanya penjualan yang sudah terbayar saja.◦ Komisi produk hanya dihitung berdasarkan prosentase

pembayaran.◦ Hanya pembayaran yang sudah diterima saja jika menggunakan

cek atau giro.◦ Termasuk dari pembayaran piutang periode sebelumnya.◦ Hitung secara akumulasi jika ada lebih dari 1 aturan komisi.◦ Hanya pembayaran piutang yang belum terlambat.

• [Custom Variable] berfungsi untuk menampilkan variable-variable tambahan yang telah dibuat dari Form Aturan Komisi Salesman, terdiri dari:◦ [Nama Variable] adalah nama variable-variable yang dan otomatis

muncul (read only).◦ [Nilai Varianle] adalah untuk memasukkan nilai nominal variable

tersebut sebagai dasar perhitungan.◦ [Deskripsi] adalah keterangan dari variable tersebut

• Tombol [Jalankan (F7)], berguna untuk menampilkan perhitungan komisi salesman sesuai dengan rentang tanggal dan divisi yang dipilih.

• Tombol [Rubah (F9)] berfungsi untuk merubah perhitungan komisi yang telah tersimpan.

• Tombol [Simpan (F3)] berfungsi untuk menyimpan perhitungan yang telah tampil.

• Rincian komisi salesman Ada dua bagian yaitu:◦ [Perhitungan Komisi], berfungsi untuk menampilkan semua

salesman beserta informasi setelah klik tombol [Baru (F1)]: [Kode Salesman] adalah kode salesman yang akan tampil

secara otomatis [Nama Salesman] adalah nama salesman yang akan tampil

secara otomatis. [Alamat] adalah alamat salesman. [Target Penjualan], adalah informasi target penjualan pada

salesman tersebut. [Realisasi Penjualan], adalah realisasi pencapaian penjualan

salesman tersebut dalam bentuk nominal. [Pencapaian (%)] adalah realisasi pencapaian penjualan

salesman tersebut dalam bentuk persentase. [Yang Terbayar] adalah informasi total transaksi penjualan yang

dibayar langsung.


[Pembayaran Yang Diterima] adalah informasi total pembayaran piutang yang diterima.

[Piutang Dagang] adalah total piutang dagang yang belum terbayarkan.

[Komisi Dari Produk] nilai komisi yang akan diterima salesman dari komisi per produk.

[Komisi Dari Transaksi] adalah komisi yang akan diterima oleh salesman dari transaksi penjualan per faktur.

[Komisi Dari Piutang] nilai komisi yang akan diterima salesman dari komisi pembayaran piutang.

[Total Komisi] adalah total komisi yang akan diterima oleh salesman.

[Komisi Yang Dibayarkan]◦ Tab [Transfer komisi ke penggajian] berfunngsi untuk mentransfer

komisi salesman ke gaji, komisi yang akan ditransfer kegaji adalah komisi dari salesman yang terhubung ke daftar karyawan (Umum → Daftar Grup Kode) [Rumus], untuk memasukkan formula jika komisi salesman akan

diolah lagi kedalam bentuk lain. Misalnya memberikan bonus 10% dari komisi yang didapat untuk seluruh karyawan, dsb]. Rumus ini dibuat simpel seperti layaknya rumus-rumus di aplikasi spreadsheet seperti Open Office Calc atau Microsoft Excel.

[Faktur] adalah nomor transaksi transfer komisi ke pengajian, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.

[Tanggal & Jam] menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan jam dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal dan jam juga bisa dikunci dari [Daftar User → Sistem → Kunci tanggal sistem] sehingga tidak dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan, namun transaksi mundur sangat tidak disarankan, karena bisa mengakibatkan beberapa perhitungan tidak akurat.

[Jenis Transaksi Gaji] adalah jenis transaksi yang telah dibuat di Form Jenis Transaksi Gaji dengan tipe 'Komisi Salesman'.

Tombol [Proses Gaji] berfungsi untuk memproses transfer komisi salesman ke gaji yang sifatnya sementara dan dapat dibatalkan

Penggajian 263

dengan mengeklik tombol [Batalkan Gaji]. Langkah ini, untuk bagian penggajian harus memeriksa terlebih dahulu salesman yang tampil di grid tabel yang meliputi Kode karyawan, nama karyawan dan komisi yang akan diterima.

Tombol [Simpan Gaji] berfungsi untuk menyimpan komisi salesman ke gaji yang telah diproses. Setelah penyimpanan ini transfer komisi ke penggajian tidak dapat dibatalkan.

• Tombol [Tutup (Esc)], berguna untuk menutup atau keluar dari form ini.

Perhitungan Komisi Pelaksana Jasa

Penjualan → Perhitungan Komisi Pelaksana JasaForm Komisi pelaksana jasa berisi perhitungan komisi yang berkaitan dengan penanganan pekerjaan. Form ini sangat membantu untuk menghitung komisi pada perusahaaan yang mempunyai banyak pelaksana jasa.

• Tombol [Baru (F1)] berfungsi untuk memulai penghitungan komisi pelaksana jasa.


• [Periode], Urutan perhitungan komisi pelakana jasa yang telah dibuat.• [Dari tanggal], [Dari jam] dan [sampai tanggal], [sampai jam] berguna




• Checkbox-checkbox ini berfungsi sebagai salah satu dasar perhitungan yang digunakan untuk menentukan komisi.◦ Sudah diposting.◦ Dikurangi diskon per produk.◦ Dikurangi retur penjualan.◦ Hitung secara akumulasi jika ada lebih dari 1 aturan komisi.

• [Custom Variable] berfungsi untuk menampilkan variable-variable tambahan yang telah dibuat dari Form Aturan Komisi Pelaksana Jasa, terdiri dari:◦ [Nama Variable] adalah nama variable-variable yang dan otomatis

muncul (read only).◦ [Nilai Variable] adalah untuk memasukkan nilai nominal variable

tersebut sebagai dasar perhitungan.◦ [Deskripsi] adalah keterangan dari variable tersebut

• Tombol [Jalankan (F7)], berguna untuk menampilkan perhitungan komisi pelaksana jasa sesuai dengan rentang tanggal dan divisi yang dipilih.

• Tombol [Rubah (F9)] berfungsi untuk merubah perhitungan komisi yang telah tersimpan.


• Rincian komisi pelaksana jasa ada dua bagian yaitu:◦ [Perhitungan Komisi], berfungsi untuk menampilkan semua

pelaksana jasa beserta informasi setelah klik tombol [Baru (F1)]: [Kode pelaksana jasa] adalah kode pelaksana jasa yang akan

tampil secara otomatis [Nama pelaksana jasa] adalah nama pelaksana jasa yang akan

tampil secara otomatis.Penggajian 265

[Alamat] adalah alamat pelaksana jasa. [Target Penjualan], adalah informasi target penjualan pada

pelaksana jasa tersebut. [Realisasi Penjualan], adalah realisasi pencapaian penjualan

pelaksana jasa tersebut dalam bentuk nominal. [Pencapaian (%)] adalah realisasi pencapaian penjualan

pelaksana jasa tersebut dalam bentuk persentase. [Komisi Dari Produk] nilai komisi yang akan diterima pelaksana

jasa dari komisi per produk. [Komisi Dari Transaksi] adalah komisi yang akan diterima oleh

pelaksana jasa dari transaksi penjualan per faktur. [Total Komisi] adalah total komisi yang akan diterima oleh

pelaksana jasa.◦ Tab [Transfer komisi ke penggajian] berfunngsi untuk mentransfer

komisi pelaksana jasa ke gaji, komisi yang akan ditransfer ke gaji adalah komisi dari pelaksana jasa yang terhubung kedaftar karyawan (Umum → Daftar Grup Kode) [Rumus] untuk memasukkan formula jika komisi salesman

akan diolah lagi kedalam bentuk lain. Misalnya memberikan bonus 10% dari komisi yang didapat untuk seluruh karyawan, dsb] adalah fasilitas pembuatan rumus untuk menentukan syarat dan ketentuan komisi pelaksana jasa. Rumus ini dibuat simpel seperti layaknya rumus-rumus di aplikasi spreadsheet seperti Open Office Calc atau Microsoft Excel.

[Faktur] adalah nomor transaksi transfer komisi ke pengajian, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.

[Tanggal & Jam] menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan jam dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal dan jam juga bisa dikunci dari [Daftar User → Sistem → [Kunci tanggal sistem] sehingga tidak dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan, namun transaksi mundur sangat tidak disarankan, karena bisa mengakibatkan beberapa perhitungan tidak akurat.

[Jenis Transaksi Gaji] adalah jenis transaksi yang telah dibuat di Form Jenis Transaksi Gaji dengan tipe 'Komisi Pelaksana'.

Tombol [Proses Gaji] berfungsi untuk memproses transfer komisi


pelaksana jasa ke gaji yang sifatnya sementara dan dapat dibatalkan dengan mengeklik tombol [Batalkan Gaji]. Langkah ini, untuk bagian penggajian harus memeriksa terlebih dahulu pelaksana jasa yang tampil di grid tabel yang meliputi Kode karyawan, nama karyawan dan komisi yang akan diterima.

Tombol [Simpan Gaji] berfungsi untuk menyimpan komisi pelaksana jasa ke gaji yang telah diproses. Setelah penyimpanan ini transfer komisi ke penggajian tidak dapat dibatalkan.


Perhitungan Gaji

Penjualan → Perhitungan GajiForm Perhitungan Gaji berisi perhitungan gaji karyawan. Form ini sangat membantu untuk menghitung gaji pada perusahaaan yang mempunyai banyak karyawan.

Penggajian 267

• Tombol [Baru (F1)] berfungsi untuk memulai perhitungan gaji.• [Periode], urutan pembuatan penggajian.• [Dari tanggal], [Dari jam] dan [sampai tanggal], [sampai jam] berguna



• [Grup Karayawan] adalah grup karyawan yang akan dihitung gajinya. Default karyawan ini adalah default yang dibuat di Form Daftar User. Jika ingin merubah dari dropdown di klik atau [Alt+panah bawah] pada keyboard.


• Checkbox [Sudah diposting] jika aktif berarti gaji periode tersebut telah diposting.

• Tombol [Jalankan (F7)], berguna untuk menampilkan perhitungan komisi pelaksana jasa sesuai dengan rentang tanggal dan divisi yang dipilih.


• [Rumus] adalah fasilitas pembuatan rumus jika komisi salesman dan pelaksana jasa akan diolah menjadi bentuk lain. Rumus ini dibuat simpel seperti layaknya rumus-rumus di aplikasi spreadsheet seperti Open Office Calc atau Microsoft Excel.

• [Faktur] adalah nomor transaksi perhitungan gaji, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting di [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.

• [Tanggal & Jam] menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan jam dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal dan jam juga bisa dikunci dari [Daftar User → Sistem → Kunci tanggal sistem] sehingga tidak dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan, namun transaksi


mundur sangat tidak disarankan, karena bisa mengakibatkan beberapa perhitungan tidak akurat.

• [Jenis Transaksi Gaji] adalah jenis transaksi yang telah dibuat di Form Jenis Transaksi Gaji.

• Tombol [Proses Gaji] berfungsi untuk memproses gaji yang sifatnya sementara dan dapat dibatalkan dengan mengeklik tombol [Batalkan Gaji]. Langkah ini agar bagian penggajian dapat memeriksa terlebih dahulu gaji masing-masing karyawan sebelum disimpan.

• Tombol [Simpan Gaji] berfungsi untuk menyimpan perhitungan gaji yang telah diproses. Setelah penyimpanan ini perhitungan gaji tidak dapat dibatalkan.


Pembayaran Gaji

Penjualan → Pembayaran GajiForm Pembayaran Gaji berfungsi untuk pembayaran gaji kepada karyawan dan mencetak slip gaji.

Penggajian 269

Untuk melakukan transaksi tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian berikut: • [Divisi] adalah daftar divisi yang dibuat dari form [Daftar Divisi], divisi

dapat berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas dapat diubah dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Perubahan divisi akan mempengaruhi penomoran faktur pembayaran gaji. Tekan [Enter] atau [Tab] untuk melanjutkan.

• [Faktur] adalah nomor transaksi pembayaran gaji, dapat terisi otomatis atau diisi manual sesuai setting pada [Daftar Divisi] dan [Daftar User]. Nomor faktur akan terkunci apabila user tidak mempunyai otoritas untuk mengubah nomor faktur.


• Karyawan terdiri dari: ◦ [Kode] adalah kode/ID karyawan. Default kode terisi otomatis yang

berasal dari setting pada [Daftar User], untuk memilih atau mengganti dengan kode karyawan lain cukup membuka daftar melalui dialog button atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

◦ [Nama] adalah nama karyawan dan otomatis muncul apabila kode karyawan sudah diisi (read only).

◦ [Alamat] adalah alamat/lokasi karyawan dan akan muncul secara otomatis setelah kode karyawan dipilih (read only).

◦ [NPWP] adalah Nomor Pokok Wajib Pajak karyawan (read only). • [Rincian Gaji] adalah informasi rincian gaji yang akan diterima oleh

karyawan. Rincian gaji ini diambil dari hasil pengolahan gaji pada form Perhitungan Gaji.

• Pembayaran dapat dilakukan menggunakan berbagai jenis pembayaran.◦ [Jenis Pembayaran] adalah jenis pembayaran yang digunakan.

Untuk memilih cara pembayaran lain cukup dengan membuka 270 Acosys V4 User Guide

daftar melalui dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].


◦ [Ref. Pembayaran] ini untuk mengisi informasi seperti nomor giro, cheque dan lain-lain. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

◦ [Jenis Transaksi Gaji] adalah jenis transaksi yang telah dibuat di Form Jenis Transaksi Gaji.

◦ [Saldo Sekarang] adalah informasi saldo gaji yang belum dibayarkan kepada karyawan tersebut. Gaji dapat ditarik secara bertahap.


• [Cetak] untuk mencetak slip gaji. Desain slip gaji dapat disesuaikan dengan kebutuhan.

Pembayaran Gaji Masal

Penjualan → Pembayaran Gaji Masal

Form Penarikan Gaji masal berfungsi untuk pembayaran gaji kepada semua karyawan yang mendapatkannya dalam satu kali transaksi pembayaran gaji. Form ini sangat membantu untuk perusahaan yang mempunyai karyawan dalam jumlah besar.

Penggajian 271

Untuk melakukan transaksi tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian berikut: • [Per Tanggal] menunjukkan waktu transaksi tersebut dilakukan.

Tanggal dapat disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server atau mengikuti tanggal komputer masing-masing bergantung setting pada form [Daftar User → Sistem → Tanggal sistem mengikuti tanggal server]. Tanggal juga dapat dikunci dari [Daftar User → Sistem → Kunci tanggal sistem] sehingga tidak dapat diubah (read only). Jika tidak dikunci, maka tanggal dapat diubah maju atau mundur sesuai kebutuhan, namun transaksi mundur sangat tidak disarankan, karena dapat mengakibatkan beberapa perhitungan yang tidak akurat.

• [Divisi] adalah daftar divisi yang dibuat dari form [Daftar Divisi], divisi dapat berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi dan otoritas dapat diubah dari form [Daftar User], jika ingin mengubah cukup membuka dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard.

• [Grup Karyawan] Default grup karyawan kosong, berarti untuk menampilkan semua karyawan. Jika ingin menampilkan salah satu grup atau beberapa grup, maka masukkan grup dari dropdown, klik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form daftar pilihan, sehingga kita bisa memilihnya dengan


memberi checkbox di kolom [S].• Tombol [Refresh (F9)] berfungsi untuk menampilkan karyawan sesuai

dengan grup yang dipilih.• Rincian Karyawan terdiri dari:

◦ [Pilih] Kolom ini berisi checkbox aktif dan tidak, untuk penanda karyawan tersebut akan mendapat pembayaran gaji atai tidak. Jika kolom pilih ini aktif maka karyawan tersebut akan mendapat pembayaran gaji. Jika ingin memilih semua karyawan gunakan tombol [Pilih semua]. Dan untuk membersihkan semua checkbox gunakan tombol [Tidak Pilih Semua]

◦ [Kode Karyawan] adalah kode/ID karyawan. ◦ [Nama Karyawan] adalah nama karyawan◦ [Alamat] adalah alamat/lokasi karyawan◦ [Gaji] adalah total gaji yang akan diterima oleh karyawan tersebut.

• [Pembayaran] terdiri dari:◦ [Jenis Pembayaran] adalah jenis pembayaran yang digunakan.

Untuk memilih cara pembayaran lain cukup dengan membuka daftar melalui dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

◦ [Jumlah] adalah total nominal pembayaran dan akan terisi otomatis dari penjumlahan gaji karyawan-karyawan checkbox-nya yang aktif.

◦ [Jenis Transaksi Gaji] adalah jenis transaksi yang telah dibuat di Form Jenis Transaksi Gaji.

◦ [Ref. Pembayaran] ini untuk mengisi informasi seperti nomor giro, cheque dan lain-lain. Untuk melanjutkan tekan tombol [Enter] atau [Tab].

• Untuk menyimpan pembayaran gaji secara masal ini menggunakan tombol F7 dari keyboard atau klik tombol [Jalankan (F7)].

Penggajian 273

Akuntansi

Daftar Akun

Akuntansi → Daftar AkunForm daftar akun berguna untuk manajemen akun-akun seperti menyusun, menambah, merubah atau menghapus akun-akun yang akan digunakan dalam laporan-laporan keuangan.

Model akun yang disediakan mendukung penomoran akun secara hirarki. Jumlah level hirarki yang disediakan tidak terbatas sesuai dengan kebutuhan anda. Ada dua tabel yang tersedia, yaitu:

Daftar Grup Akun

Tabel ini bertujuan untuk pengelompokan akun-akun yang digunakan dan pembuatan struktur hirarkinya. Akun-akun yang berada di daftar grup akun tidak digunakan untuk transaksi tetapi akan tampil pada laporan-laporan keuangan. Ada 5 kolom yang terdapat dalam grup akun, yaitu:


• [Akun], adalah kode dari akun. Aturan pengodean dapat anda tentukan sendiri sesuai dengan aturan perusahaan anda. Kode akun dapat terdiri dari huruf, angka atau campuran keduanya. Tampilan dalam neraca, laporan laba/rugi, dan lain-lain sangat dipengaruhi oleh kode akun ini, seperti struktur penulisan akun. Maka seharusnya pengodean akun juga harus terstruktur dengan baik.

• [Nama Akun], adalah nama dari akun yang akan digunakan dalam laporan keuangan. Nama bisa diisi dengan huruf, angka atau gabungan keduanya.

• [Sub Dari] adalah induk dari akun yang menjadi acuan pembentukan struktur akun.

• [Kategori Akun]. Ada 5 (lima) tipe akun yang disediakan yaitu aktiva, kewajiban, modal, pendapatan dan biaya.

• [Tipe Akun], adalah pengelompokan kategori akun yang digunakan dalam perhitungan laporan analisa keuangan. Tersedia 30 kategori akun sebagai berikut:◦ Akun Header (kategori yang digunakan untuk menunjukkan bahwa

grup akun tersebut bertipe grup atau masih memiliki sub lagi, sehingga akun ini tidak bisa diisi dengan Daftar Akun.)

◦ Kas & Bank◦ Piutang Dagang◦ Piutang Non Dagang◦ Persediaan◦ Investasi Portofolio◦ Pajak Dibayar Dimuka◦ Beban Dibayar Dimuka◦ Aktiva Tetap◦ Akumulasi Penyusutan◦ Hutang Dagang◦ Pendapatan Diterima Dimuka◦ Beban YMH Dibayar◦ Hutang Pajak◦ Hutang Bank Jangka Pendek◦ Hutang Bukan Bank Jangka Pendek◦ Hutang Non Dagang◦ Ekuitas◦ Pendapatan Penjualan◦ Pendapatan Diluar Usaha◦ Harga Pokok Penjualan

Akuntansi 275

◦ Beban Administrasi dan Umum◦ Beban Penjualan◦ Beban Pemasaran◦ Beban Operasional◦ Beban Diluar Usaha◦ Bunga Pinjaman◦ Hutang Bank Jangka Panjang◦ Hutang Bukan Bank Jangka Panjang◦ Deviden

Daftar Akun

Daftar akun berisi akun-akun yang merupakan rincian dari grup akun diatasnya dan akun inilah yang dapat digunakan untuk transaksi. Jika anda membuat akun baru pada posisi grup akun "BANK", maka akun yang anda buat secara otomatis akan masuk dalam sub grup akun "BANK". Pengisian kolom-kolom pada daftar akun hampir sama dengan pengisian daftar grup akun.

Tips & Trik Jika Anda ingin menghapus salah satu akun, perhatikan hal-hal berikut:• Akun yang digunakan tidak dapat dihapus.• Hapus mulai dari akun yang memiliki level paling bawah, misalnya

daftar akun, kemudian menghapus grup akun level paling bawah, kemudian menghapus grup akun level diatasnya.

• Perubahan kode akun akan langsung meng-update secara otomatis data-data lain yang menggunakan akun tersebut, sehingga jika data sudah banyak, perubahan kode akun ini akan memakan waktu yang agak lama.

Input Jurnal

Akuntansi → Input JurnalJurnal transaksi di Acosys V4 ini berguna untuk mencatat transaksi-transaksi keuangan lain yang tidak disediakan form transaksi untuk menjurnal secara otomatis, seperti jurnal untuk pencatatan gaji karyawan, biaya makan, biaya listrik, inventaris kantor, hutang lain-lain, piutang lain-lain, pendapatan lain-lain dan lainnya. Untuk transaksi yang sudah ada form transaksinya maka jurnal akan dimasukkan otomatis saat menyimpan transaksi itu, seperti form pembelian, retur


pembelian, penjualan, retur penjualan, pemindahan barang, dan form-form transaksi lain yang sudah disediakan di Acosys.Pada transaksi input jurnal ini dilakukan secara manual, yaitu pemilihan akun yang akan digunakan, menentukan posisinya di debet atau kredit serta syarat jumlah di debet dan kredit yang harus seimbang. Tetapi harus diingat, bahwa walaupun jumlah debet dan kredit sudah seimbang belum tentu menjamin kebenaran transaksi jika akun-akun yang digunakan tidak tepat, sehingga untuk input jurnal transaksi ini dibutuhkan sedikit pengetahuan anda tentang konsep-konsep dasar akuntansi.

Untuk melakukan transaksi input jurnal tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian berikut:

• [Divisi], bisa berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari sebuah perusahaan. Default divisi terisi secara otomatis berdasarkan setting dari daftar user, jika ingin merubahnya cukup membuka daftar dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Divisi tidak dapat dirubah (read only) saja jika disetting false pada konfigurasi user pada menu daftar user. Apabila tidak akan merubah tekan [Enter] atau [Tab] saja untuk melanjutkan.

• [Faktur], adalah nomor transaksi input jurnal ini terisi otomatis karena sudah disetting terlebih dahulu dari daftar divisi, sehingga nomor

Akuntansi 277

faktur ini akan berurutan secara otomatis setiap melakukan transaksi baru dan setiap divisi dapat mempunyai nomor faktur yang berbeda dengan divisi yang lain. Dan apabila user tidak mempunyai otoritas untuk merubah nomor faktur tersebut, maka nomor faktur akan terkunci.

• [Tanggal & Jam], menunjukkan waktu kapan transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan Jam sudah disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server dan tidak dapat dirubah apabila user tidak mempunyai otoritas untuk merubah tanggal sistem. Apabila ada transaksi mundur user harus merubah terlebih dahulu dari daftar user. Jika user diperbolehkan merubah tanggal transaksi maka jika ingin merubahnya cukup membuka daftar dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard.

• [Catatan], berguna untuk memberi keterangan dan catatan mengenai penjurnalan yang dilakukan.

• [Catatan Perubahan], akan tampil jika ada pengeditan faktur input jurnal yang telah tersimpan, berguna untuk keterangan jika faktur tersebut pernah dirubah.

• Memasukkan penjurnalan:◦ [Kode], berguna untuk memasukkan kode akun yang akan di

jurnal.◦ [Nama], adalah nama akun yang otomatis muncul apabila kode

akun sudah terisi (read only).◦ [Debet] dan [Kredit], berguna untuk memasukkan nilai

transaksinya baik pada posisi debet atau kredit.◦ [Memo], biila diperlukan berguna untuk memberi catatan

tambahan. Kolom ini jika tidak diisi akan terisi otomatis sama dengan yang diisi di field [catatan].

• Untuk menyimpan klik tombol [Simpan (F3)].

Laporan Jurnal Umum

Akuntansi → Laporan Jurnal UmumLaporan jurnal umum adalah laporan yang menampung jurnal-jurnal transaksi yang telah dilakukan pada periode tertentu, termasuk jurnal yang dilakukan secara otomatis dari Acosys pada saat transaksi. Jurnal umum di Acosys V4 dapat dilihat berdasarkan rentang tanggal dan divisi.


Cara penggunaannya sebagai berikut:• Combo box [dari tanggal] dan [sampai tanggal] berguna untuk

memilih periode yang akan ditampilkan. Default tanggal pertama tampil adalah tanggal yang mengikuti tanggal server.

• Combo box [divisi] berguna untuk memilih divisi yang akan ditampilkan jika kosong maka yang ditampilkan adalah semua divisi. Default divisi ini adalah kosong berarti divisi yang ditampil semua. Jika ingin menampilkan salah satu divisi atau beberapa divisi, maka masukkan divisi dari dropdown di klik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form daftar pilihan, sehingga kita bisa memilihnya dengan memberi checkbox di kolom [S].

• Tombol [Jalankan (F7)], berguna untuk menampilkan laporan jurnal umum sesuai dengan rentang tanggal dan divisi yang dipilih.

• Tombol [Tutup (Esc)], berguna untuk menutup atau keluar dari form laporan jurnal umum.

Buku Besar

Akuntansi → Buku BesarBuku besar adalah buku utama pencatatan transaksi keuangan yang meng-konsolidasikan masukan dari semua jurnal akuntansi. Buku besar merupakan dasar pembuatan laporan neraca dan laporan laba/rugi pada akuntansi manual. Buku besar dapat memberikan informasi saldo ataupun nilai transaksi untuk setiap kode akun dalam suatu periode akuntansi tertentu. Acosys V4 dapat menampilkan buku

Akuntansi 279

besar berdasarkan divisi, rentang tanggal tertentu, kategori akun, tipe akun dan grup akun.

Cara penggunaannya sebagai berikut:

• [Dari tanggal] dan [sampai tanggal] berguna untuk memiilih periode yang akan ditampilkan. Default tanggal pertama tampil adalah tanggal yang mengikuti tanggal server.

• [Divisi] berguna untuk memilih divisi yang akan ditampilkan jika kosong maka yang ditampilkan adalah semua divisi. Default divisi ini adalah kosong berarti divisi yang ditampil semua. Jika ingin menampilkan salah satu divisi atau beberapa divisi, maka masukkan divisi dari dropdown di klik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form daftar pilihan, sehingga kita bisa memilihnya dengan memberi checkbox di kolom [S].

• [Kategori Akun], berguna untuk menyaring hanya kategori akun tertentu yang akan ditampilkan, pilih [semua] untuk menampilkan semua data.

• [Tipe Akun], berguna untuk menyaring hanya tipe akun tertentu yang akan ditampilkan, pilih [semua] untuk menampilkan semua data.

• [Grup Akun], berguna untuk menyaring hanya grup akun tertentu yang akan ditampilkan, pilih [semua] untuk menampilkan semua data.

• [Akun] berguna untuk menampilkan akun tertentu, untuk memilih atau mengganti dengan kode akun cukup membuka daftar melalui dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda.

• [Nama Akun] bersifat read only [hanya bisa dibaca] artinya otomatis


muncul apabila kode akun sudah terisi.• Tombol Jalankan (F7), berguna untuk menampilkan buku besar .• Tombol Tutup (Esc), berguna untuk menutup atau keluar dari form

buku besar.

Neraca

Akuntansi → NeracaNeraca atau laporan posisi keuangan adalah bagian dari laporan keuangan suatu perusahaan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menunjukkan posisi keuangan perusahaan tersebut pada akhir periode tersebut.


• Pilih periode [per tanggal] yang akan ditampilkan.• Combo box [divisi] berguna untuk memilih divisi yang akan

ditampilkan jika kosong maka yang ditampilkan adalah semua divisi. Default divisi ini adalah kosong berarti divisi yang ditampil semua. Jika ingin menampilkan salah satu divisi atau beberapa divisi, maka masukkan divisi dari dropdown di klik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form daftar pilihan, sehingga kita bisa memilihnya dengan memberi checkbox di kolom [S].

• Pilih jenis tampilan neraca,tersedia 3 pilihan:◦ [Header dan detail (termasuk saldo 0)] maka yang tampil akun-

akun header dan detail yang pernah digunakan untuk bertransaksi Akuntansi 281

walaupun akun-akun tersebut bernilai 0. pilihan ini yang menjadi default setiap membuka form neraca.

◦ [Header dan detail (tidak termasuk saldo 0)] maka yang tampil akun-akun header dan detail yang ada nilainya.

◦ [Header saja] maka yang tampil hanya grup-grup akun saja beserta jumlah setidak grup.

• Tombol [Jalankan (F7)], berguna untuk menampilkan jurnal umum sesuai dengan rentang tanggal dan divisi yang dipilih.

• Tombol [Tutup (Esc)], berguna untuk menutup atau keluar dari form buku besar.

Laporan Laba/Rugi

Akuntansi → Laporan Laba/Rugi Laporan laba/rugi adalah bagian dari laporan keuangan suatu perusahaan yang dihasilkan pada suatu periode akuntansi yang menjabarkan unsur-unsur pendapatan dan beban perusahaan sehingga menghasilkan suatu laba (atau rugi) bersih. Laporan laba/rugi di Acosys V4 dapat dilihat berdasarkan rentang tanggal dan divisi.


• Combo box [dari tanggal] dan [sampai tanggal] berguna untuk memiilih periode yang akan ditampilkan. Default tanggal pertama tampil adalah tanggal yang mengikuti tanggal server.



• Tombol [Jalankan (F7)], berguna untuk menampilkan laporan laba/rugi sesuai dengan rentang tanggal dan divisi yang dipilih.

• Tombol [Tutup (Esc)], berguna untuk menutup atau keluar dari laporan laba/rugi .

Laporan Arus Kas (Cash Flow)

Akuntansi → Laporan Arus Kas (Cash Flow)Laporan arus kas adalah dasar untuk menilai kemampuan perusahaan dalam menghasilkan kas dan setara kas serta menunjukkan darimana kas berasal dan untuk apa saja kas itu digunakan. Laporan arus kas di Acosys V4 dapat dilihat berdasarkan rentang tanggal dan divisi.


• Combo box [dari tanggal] dan [sampai tanggal] berguna untuk memiilih periode yang akan ditampilkan. Default tanggal pertama tampil adalah tanggal yang mengikuti tanggal server.

Akuntansi 283


• Tombol [Jalankan (F7)], berguna untuk menampilkan laporan laba/rugi sesuai dengan rentang tanggal dan divisi yang dipilih.

• Tombol [Tutup (Esc)], berguna untuk menutup atau keluar dari laporan laba/rugi .

Laporan Perubahan Ekuitas

Akuntansi → Laporan Perubahan EkuitasLaporan perubahan ekuitas untuk mengetahui perkembangan modal selama satu periode akuntansi.

Cara penggunaan:

• Combo box [dari tanggal] dan [sampai tanggal] berguna untuk memilih periode yang akan ditampilkan. Default tanggal pertama


tampil adalah tanggal yang mengikuti tanggal server.• Combo box [divisi] berguna untuk memilih divisi yang akan

ditampilkan jika kosong maka akan menampilkan semua divisi. Jika ingin menampilkan salah satu divisi atau beberapa divisi, maka masukkan divisi dari dropdown diklik atau tekan Enter atau [Alt+panah bawah] pada keyboard, maka akan tampil form daftar pilihan, sehingga kita bisa memilihnya dengan memberi checkbox di kolom [S].

• Tombol [Jalankan (F7)], berguna untuk menampilkan laporan perubahan ekuitas sesuai dengan rentang tanggal dan divisi yang dipilih.

• Tombol [Tutup (Esc)], berguna untuk menutup atau keluar dari laporan perubahan ekuitas.

Tutup Buku Akhir Tahun

Akuntansi → Tutup Buku Akhir TahunForm ini berfungsi untuk menutup periode akuntansi, tutup periode akhir tahun ini dilakukan per 31 Desember dan per divisi. Tutup buku akhir tahun ini akan melakukan pemindahbukuan akun-akun pendapatan dan beban ke akun laba ditahan. Setelah transaksi ini disimpan dan akan melihat laporan laba rugi pada tanggal tutup periode akhir tahun akan bernilai 0.

Akuntansi 285

Untuk melakukan transaksi tutup periode akhir tahun tekan tombol [Baru (F1)], lanjutkan dengan mengisi atau menyesuaikan isian berikut: • [Divisi], bisa berupa kantor cabang, sub dealer atau bagian dari

sebuah perusahaan. Default divisi terisi secara otomatis berdasarkan setting dari daftar user, jika ingin merubahnya cukup membuka daftar dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard. Divisi tidak dapat dirubah (read only) saja jika disetting false pada konfigurasi user pada menu daftar user. Apabila tidak akan merubah tekan [Enter] atau [Tab] saja untuk melanjutkan.

• [Faktur], adalah nomor transaksi tutup buku akhir tahun yang terisi otomatis.

• [Tanggal & Jam], menunjukkan waktu kapan transaksi tersebut dilakukan. Tanggal dan Jam sudah disetting secara otomatis mengikuti tanggal komputer server dan tidak dapat dirubah apabila user tidak mempunyai otoritas untuk merubah tanggal sistem. Apabila ada transaksi mundur user harus merubah terlebih dahulu dari daftar user. Jika user diperbolehkan merubah tanggal transaksi maka jika ingin merubahnya cukup membuka daftar dari dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard.

• [Catatan], berguna untuk memberi keterangan dan catatan mengenai penjurnalan tutup buku akhir tahun yang dilakukan.


• [Catatan Perubahan], akan tampil jika ada pengeditan faktur tutup buku akhir tahun yang telah tersimpan, berguna untuk keterangan jika faktur tersebut pernah dirubah.

• [Akun laba ditahan] berfungsi untuk memilih akun untuk menampung laba/rugi tahun berjalan misalnya Modal atau Laba/Rugi Ditahan.

• [Isi Otomatis] untuk pemindahan laba rugi tahun periode yang ditutup ke tahun berikutnya.

• Untuk menyimpan klik tombol [Simpan (F3)].

Tips & Trik • Untuk tetap dapat melihat laporan laba rugi tahun lalu dengan utuh

(tidak 0), maka akhiri pembukuan pada tanggal 30 Desember.• Lalu lakukan tutup buku pada tanggal 31 Desember. Sehingga pada

tahun depan, jika anda akan melihat laporan laba rugi secara utuh, maka bisa dilihat pada tanggal 30 Desember, bukan tanggal 31 Desember. Karena pada tanggal 31 Desember, laba rugi sudah 0.

Acosys Analysis Center

Akuntansi → Acosys Analysis Center

Form ini adalah kumpulan dari analisa-analisa tentang performa bisnis perusahaan anda. Dari analisa-analisa yang diberikan anda dapat membuat keputusan-keputusan yang tepat untuk pengembangan perusahaan anda. Analisa-analisa ini dapat ditampilkan berdasarkan perdivisi, departemen dan mata uang.

Merupakan alat analisis keuangan perusahaan untuk menilai kinerja suatu perusahaan berdasarkan perbandingan data keuangan yang terdapat pada laporan keuangan. Rasio menggambarkan suatu hubungan atau perimbangan antara suatu jumlah tertentu dengan jumlah yang lain. Analisa rasio dapat digunakan untuk membimbing anda untuk membuat keputusan atau pertimbangan tentang pencapaian perusahaan dan prospek di masa datang. Analisis rasio keuangan menggunakan data laporan keuangan yang telah ada sebagai dasar penilaiannya. Meskipun didasarkan pada data dan kondisi masa lalu, analisis rasio keuangan dimaksudkan untuk menilai risiko dan peluang di masa yang akan datang. Pengukuran dan Akuntansi 287

hubungan satu pos dengan pos lain dalam laporan keuangan yang tampak dalam rasio-rasio keuangan dapat memberikan kesimpulan yang berarti dalam penentuan tingkat kesehatan keuangan suatu perusahaan. Analisa rasio yang disediakan oleh Acosys V4 adalah sebagai berikut:

• Rasio Likuiditas◦ [Rasio Lancar], rasio yang tinggi mengindikasikan perusahaan

akan mudah melunasi kewajiban-kewajibannya dengan aktiva lancarnya.

◦ [Rasio kas] untuk mengukur jumlah kas dan bank tersedia dibanding dengan hutang lancar. Semakin tinggi rasio ini, maka semakin mudah perusahaan melunasi kewajiban-kewajibannya menggunakan kas maupun bank.

◦ Rasio Cepat (Quick Ratio) adalah sebuah rasio yang digunakan untuk mengukur kemampuan suatu perusahaan dalam menggunakan aktiva lancar untuk menutupi hutang lancarnya. Yang termasuk ke dalam rasio lancar adalah aktiva lancar yang dapat dengan cepat diubah dalam bentuk kas, termasuk di dalamnya akun kas, surat-surat berharga, piutang dagang, beban dibayar di muka, dan pendapatan yang masih harus diterima. Idealnya, Rasio Lancar berada pada angka 1 atau minimal 0.8, kurang dari itu, perusahaan dianggap memiliki masalah keuangan.

• Rasio Leverage◦ [Rasio Total Hutang terhadap Modal], rasio ini membandingkan

total hutang dengan modal sendiri perusahaan itu. Semakin rendah nilai rasio ini semakin bagus kondisi perusahaan tersebut. Para


analis menilai, tingkat rasio yang aman adalah kurang dari 0,5.◦ [Rasio Total Hutang terhadap Total Asset], semakin rendah rasio

hutang, semakin bagus kondisi perusahaan. Sebab, hanya sebagian kecil aset perusahaan yang dibiayai dengan hutang.

◦ [Rasio Hutang Jangka Panjang Terhadap Modal], rasio ini membandingkan antara kewajiban jangka panjang terhadap modal. Semakin kecil rasio ini semakin aman bagi kreditur untuk memberikan pinjaman karena akan terjamin oleh modal perusahaan.

◦ [Rasio Kemampulabaan Bunga], rasio ini membandingkan antara laba sebelum bunga dan pajak dengan bunga pinjaman. Rasio yang tinggi menunjukkan kemampuan hasil laba untuk membayar bunga pinjaman.

• [Refresh] berfungsi untuk menampilkan kembali jika ada perubahan dari perubahan divisi/departemen/mata uang/transaksi-transaksi yang baru dimasukkan.

Analisa Saldo Hutang

Analisa ini berfungsi untuk menganalisa dan sebagai pengingat hutang anda terhadap pemasok. Sehingga anda dapat menentukan/mengatur dana yang akan dikeluarkan sesuai dengan jatuh tempo faktur hutang. Hasil analisa ini disajikan dalam bentuk tabel yang berisi rincian dari hutang-hutang ke pemasok per faktur. Sedangkan dalam grafik, hutang-hutang itu dikelompokkan dalam periode yang kita tentukan.

• [Hutang Jatuh Tempo]. Pengaturan faktur-faktur yang akan ditampil-kan di tabel hutang jatuh tempo, terdiri dari:

Akuntansi 289

◦ [Berapa hari lagi akan jatuh tempo] untuk menyaring hanya hutang jatuh tempo beberapa hari kemudian yang akan dianalisa. Misalnya diisi 30, maka hanya hutang yang jatuh tempo sampai 30 hari mendatang yang akan dianalisa.

◦ [Jumlah faktur yang ditampilkan (0 untuk semua)] berfungsi untuk menampilkan jumlah faktur yang akan ditampilkan. Jika jumlah faktur belum lunas sangat banyak, mungkin hanya beberapa saja yang perlu kita lihat.

• [Grafik] berfungsi untuk pengaturan grafik yang akan ditampilkan, terdiri dari:◦ [Periode perhitungan] untuk memasukkan periode yang perhitung-

an. Periode ini dapat diisi dengan 1 (harian), 7 (mingguan), 30 (bulanan), 365 (tahunan) dan sebagainya.

◦ [Belum jatuh tempo] untuk memasukkan jumlah periode belum jatuh tempo yang dianalisa dan ditampilkan dalam grafik.

◦ [Sudah jatuh tempo] untuk memasukkan jumlah periode sudah jatuh tempo yang dianalisa dan ditampilkan dalam grafik.

◦ [Skala nilai] berfungsi untuk menentukan skala nilai grafik yang akan ditampilkan. Agar nilai 150.000.000 ditampilkan lebih sederhana misalnya menjadi 150, maka isi dengan 1.000.000.

◦ [Tipe grafik] berfungsi untuk memilih tipe grafik yang akan ditampilkan.

◦ [Tampilkan nilai] berfungsi untuk menampilkan atau tidak nilai dan prosentase pada grafik.

◦ [Tampilkan nilai sebenarnya] berfungsi untuk menampilkan atau tidak nilai sebenarnya pada grafik.

◦ [Tampilkan prosentasi] berfungsi untuk menampilkan atau tidak nilai prosentase pada grafik.

• [Refresh] berfungsi untuk menampilkan kembali jika ada perubahan dari perubahan divisi/departemen/mata uang/transaksi-transaksi yang baru dimasukkan/pengaturan ulang di piutang jatuh tempo dan grafik.

Analisa Saldo Piutang

Berfungsi untuk menganalisa dan sebagai pengingat piutang pelanggan terhadap perusahaan. Sehingga perusahaan dapat menentukan dan mengatur penagihan terhadap pelanggan sesuai dengan jatuh tempo faktur piutang.

Hasil analisa ini disajikan dalam bentuk tabel yang berisi rincian dari piutang-piutang pelanggan per faktur. Sedangkan dalam grafik, piutang-piutang itu dikelompokkan dalam periode yang kita tentukan.


Untuk pengaturan dalam menampilkannya hampir sama dengan pengaturan di [Analisa Saldo Hutang].

Analisa Giro Keluar

Berfungsi sebagai pengingat giro/cek yang telah dikeluarkan. Analisa ini sangat penting bagi pengusaha yang kesulitan dalam pencatatan giro/cek yang dikeluarkan.

Hasil analisa ini disajikan dalam bentuk tabel yang berisi rincian dari giro-giro yang keluar per jenis giro. Sedangkan dalam grafik, giro-giro itu dikelompokkan dalam periode yang kita tentukan.

Untuk pengaturan dalam menampilkannya polanya hampir sama dengan pengaturan di [Analisa Saldo Hutang].

Akuntansi 291

Analisa Giro Masuk

Berfungsi sebagai pengingat giro/cek yang telah diterima. Analisa ini sangat penting bagi pengusaha yang kesulitan dalam pencatatan giro/cek yang diterima.

Hasil analisa ini disajikan dalam bentuk tabel yang berisi rincian dari giro-giro yang masuk per jenis giro. Sedangkan dalam grafik, giro-giro itu dikelompokkan dalam periode yang kita tentukan.

Untuk pengaturan dalam menampilkannya, polanya hampir sama dengan pengaturan di [Analisa Saldo Hutang].


Analisa Produk Terlaris

Berfungsi untuk membuat perankingan produk-produk yang terjual. Rangking dapat ditentukan misalnya 50 besar, 10 besar, dan sebagainya. Perangkingan juga bisa dipilih jumlah produknya, omset kotornya, labanya saja dan sebagainya.

• Combo box [dari tanggal] dan [sampai tanggal] berguna untuk memilih periode yang akan ditampilkan. Default tanggal pertama tampil adalah tanggal yang mengikuti tanggal server.

• [Produk] berguna untuk menampilkan produk-produk tertentu saja, untuk memilih atau mengganti dengan kode produk cukup membuka daftar melalui dropdown atau menekan tombol [Alt+Panah Bawah] pada keyboard anda.

• [Elemen Y] berfungsi untuk memilih salah satu dari jumlah, kotor, diskon, bersih, laba, pajak dan total yang akan menjadi elemen Y sebagai dasar perhitungan yang akan tampil di grafik.

• [Diurut berdasar] untuk memilih elemen mana yang akan dirangking, walaupun elemen Y yang ditampilkan lebih dari satu.

• [Mode Urutan] untuk memilih metode pengurutan yang akan ditampilkan di grafik dan tabel.

• [Batas data yang tampil (0 untuk semua)] berfungsi untuk menentukan jumlah produk yang akan ditampilkan. Jika diisi 10 maka produk yang tampil adalah 10 produk dengan penjualan tertinggi pada rentang tanggal tersebut.

Akuntansi 293

Rangkuman Penjualan

Berisikan rangkuman penjualan yang dapat dikelompokkan berdasar-kan divisi, departemen, salesman, pelaksana jasa, pelanggan dan user. Dengan analisa ini anda dapat melihat rangkuman penjualan secara global.

Untuk pengaturan dalam menampilkannya, polanya hampir sama dengan pengaturan di [Analisa Produk Terlaris], pembedanya hanya anda harus memilih dasar pengelompokkan pada [Digrup oleh].


Akuntansi 295

Semi Online

Semi online adalah fasilitas untuk sinkronisasi data antara cabang dan pusat tanpa harus terkoneksi dengan internet terus menerus. Fitur ini dapat digunakan untuk perusahaan yang mempunyai banyak cabang dan ingin melakukan sinkronisasi data secara periodik. Misalnya karena koneksi internet yang tidak stabil atau untuk penghematan biaya koneksi antar cabang.

Prinsip yang digunakan untuk sinkronisasi semi online ini adalah :• Menggunakan fitur "general log" dari MySQL/MariaDB dan

menggunakan penyimpanan log ke dalam tabel di database "mysql". Untuk mengaktifkan fitur tersebut tambahkan 2 baris berikut di konfigurasi MySQL, yaitu di file my.ini atau my.cnf, yaitu log-output = TABLE dan general-log (contoh konfigurasi dapat didownload di http://www.acosys.co.id/demo/my.ini) atau dapat dilihat pada gambar sebagai berikut:

• Yang akan diekspor ke server lain adalah log perintah update, delete dan insert dari semua transaksi yang dilakukan di server lokal, sehingga untuk memulainya, database di semua cabang harus sama struktur dan isinya terlebih dahulu, lalu perubahan akibat transaksi yang dilakukan di masing-masing cabang yang akan dieksport.


http://www.acosys.co.id/demo/my.ini

• Export dan import data menggunakan 1 file sehingga dapat dikirim ke cabang lain dengan mudah.

• Export dan import dapat dilakukan dalam periode tertentu (dalam rentang hari dan jam), tetapi direkomendasikan setiap hari setelah tutup buku.

• Data-data yag dieksport dapat dipilih hanya data-data master saja (contohnya seperti daftar produk, daftar akun, daftar pelanggan, dan sebagainya), atau termasuk data-data transaksi (seperti pembelian, penjualan, jurnal-jurnal, dan sebagainya). Contoh implementasinya, untuk data dari pusat ke cabang hanya master-masternya saja, sementara dari cabang ke pusat bisa dieksport semuanya.

• Baik pusat dan cabang harus menggunakan divisi yang berbeda-beda termasuk format penomoran faktur juga harus dibedakan agar tidak ada data yang tabrakan setelah dikonsolidasi.

• Agar pusat bisa melihat perubahan master barang pada masing-masing cabang, sebaiknya menggunakan form Manajemen Produk.

• Disediakan form khusus untuk perpindahan barang antar divisi yaitu form pengiriman barang ke server lain, dan divisi yang menerima dapat memasukkan melalui form penerimaan barang dari server lain (dari menu Umum → Sinkronisasi Data (Semi Online).

Ekspor Data Ke Server Lain

Umum → Sinkronisasi Data (semi Online) → Ekspor Data Ke Server LainForm ini berfungsi untuk mengekspor semua transaksi atau data master agar dapat dikirim ke server lain dalam bentuk file.

Semi Online 297

Untuk menggunakan Form ini sebagai berikut:• [Dari Tanggal], [Dari Jam], [Sampai Tanggal] dan [Sampai Jam]

berguna untuk menentukan awal dan akhir tanggal dan data-data yang akan diekspor. Default tanggal mengikuti tanggal sistem. Untuk mengganti tanggal klik tombol dropdown atau tekan [Alt+panah bawah] pada keyboard.

• Data-data yang diekspor dapat dipilih salah satu atau keduanya, pilihan tersebut adalah:• [Ekspor data-data master] berfungsi untuk eksport data-data

master saja (contohnya seperti daftar produk, daftar akun, daftar pelanggan, dan sebagainya)

• [Ekspor data-data transaksi] berfungsi untuk mengekspor semua transaksi yang dilakukan (seperti pembelian, penjualan, jurnal-jurnal, dan sebagainya). Jika hanya diisi opsi ini, data master yang mengalami perubahan tetap akan ikut ter-ekspor.

• [Nama file ekspor] berfungsi untuk memberi nama dan lokasi penyimpanan file yang akan dikirim keserver lain.

• Tombol [Exspor Data] befungsi untuk memproses pembuatan file yang akan dikirim ke server lain.

• Tombol [Kosongkan Log] berfungsi untuk mengosongkan general-log yang berisikan aktivitas yang dilakukan di server tersebut. Tombol ini dibutuhkan jika file general-log telah besar.

• Tombol [Tutup] berfungsi untuk keluar dari form ini


Impor Data Dari Server Lain

Umum → Sinkronisasi Data (semi Online) → Impor Data Dari Server LainForm ini berfungsi untuk memasukkan data hasil ekspor dari server lain. Sehingga semua perubahan data yang ada di server yang diekspor akan tersinkronisasi.

Untuk menggunakan Form ini sebagai berikut:• [Nama file impor] berfungsi untuk membuka alamat penyimpanan file

dari server lain.• Tombol [Buka Data] berfungsi untuk membuka file yang telah

dimasukkan di [Nama file impor] dan setelah klik tombol ini akan tampil di tabel data-data yang akan diimpor.

• Tombol [Impor Data] berfungsi untuk menjalan proses impor data. Proses ini sifatnya penyimpanan sementara agar bagian admin dapat memeriksa terlebih dahulu data-data dari server lain dengan cara melihat laporan-laporan yang dibutuhkan. Jika ada perbedaan dapat dibatalkan dengan mengeklik tombol [Batalkan Perubahan] atau menutup form ini.

Semi Online 299

• Tombol [Terapkan Perubahan] berfungsi untuk menyimpan secara permanen data-data dari server lain. Setelah proses ini impor data tidak dapat dibatalkan.

Transfer Produk Ke Server Lain

Umum → Sinkronisasi Data (semi Online) → Transfer Produk ke Server LainForm ini berfungsi untuk pemindahan persediaan produk dari server lokal ke server lain (cabang lain/pusat). Penggunaan form ini hampir sama dengan Produk → Form Pemindahan Persediaan. Pembedanya pada saat kita klik tombol [Simpan] diharuskan untuk membuat nama dan alamat file penyimpanan. Dimana file tersebut dikirimkan ke server lain.

Terima Produk Dari Server Lain

Umum → Sinkronisasi Data (semi Online) → Penerimaan Barang

Form ini berfungsi untuk menerima persediaan produk dari server lain. Penggunaan dan prinsip form ini hampir sama dengan Form Import dari server lain. Untuk bagian admin/gudang hanya mengecek di Form Laporan pemindahan barang per faktur dan Laporan persediaan.


Report Acosys V4

Form laporan-laporan produk, pembelian, penjualan, akuntansi, penyewaan dan penggajian penggunaannya sangat mudah, anda tinggal memilih filter-filter yang disediakan, lalu klik tombol [Jalankan (F7)], dan laporan-laporan pun akan terbentuk. Setelah laporan terbuka anda dapat mencetak, mengekspor ke file dalam format HTML, PDF, Open Office Calc, Microsoft Excel, PostScript dan juga file text (CSV). Semua laporan juga dapat didesain ulang jika anda membutuhkan penyesuaian dengan kebutuhan perusahaan anda. Berikut laporan-laporan yang tersedia di Acosys V4 dan penjelasannya:

Laporan-laporan Produk

Form laporan-laporan produk berisi laporan-laporan yang berkaitan dengan produk. Laporan-laporan ini terdiri dari:1. [Laporan persediaan produk]. Laporan ini berfungsi untuk melihat

persediaan produk berdasarkan divisi, departemen, pemasok, produk, saldo, serial number, umur barang dan dapat difilter berdasarkan transaksi tertentu seperti: pembelian, retur pembelian, penjualan dan lainnya.

2. [Laporan persediaan produk (tanpa SN)]. Laporan ini berfungsi untuk melihat persediaan produk yang ditampilkan tanpa serial number.

3. [Laporan persediaan produk (tanpa HPP)]. Laporan ini berfungsi untuk melihat persediaan produk yang ditampilkan tanpa harga pokok persediaan. Laporan ini sangat cocok untuk diberikan bagian gudangatau bagian lain yang tidak diperkenankan untuk melihat HPP.

4. [Laporan Arus Produk Masuk dan Keluar]. Laporan ini berfungsi untuk melihat mutasi produk pada periode tanggal tertentu. Mutasi produk ini akan terekam di kolom jumlah masuk (meliputi: pembelian, penyesuaian persediaan dan retur penjualan) dan jumlah keluar (meliputi: Penjualan, retur pembelian dan penyesuaian persediaan).

5. [Laporan History Produk]. Laporan ini berfungsi untuk melihat

Report Acosys V4 301

sejarah produk tertentu, laporan ini merekam semua transaksi yang terhadap produk tersebut.

6. [Laporan Rangkuman Pemindahan Barang]. Laporan ini berfungsi untuk melihat pemindahan per produk yang telah dilakukan dari transaksi form Pemindahan Persediaan.

7. [Laporan Pemindahan Barang Per Faktur]. Laporan ini berfungsi untuk melihat pemindahan per faktur yang telah dilakukan dari transaksi form Pemindahan Persediaan.

8. [Laporan Pemakaian Barang]. Laporan ini berfungsi untuk melihat produk yang telah terpakai yang dilakukan dari transaksi Pemakaian Barang.

9. [Laporan Penyesuaian Barang]. Laporan ini berfungsi untuk melihat hasil penyesuaian persediaan barang

Laporan-laporan PembelianForm laporan-laporan pembelian berisi laporan-laporan yang berkaitan dengan pembelian. Laporan tersebut terdiri dari:1. [Laporan Rangkuman Pembelian]. Laporan ini berfungsi sebagai

ringkasan transaksi pembelian dengan informasi penunjang (diskon, pajak, hadiah dan biaya-biaya) dari faktur tersebut.

2. [Laporan Pembelian Per Divisi, Faktur dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan pembelian per divisi dengan rincian produk yang dibeli berdasarkan faktur transaksi.

3. [Laporan Pembelian Per Divisi, Departemen dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan pembelian per divisi dengan rincian produk yang dibeli berdasarkan departemen.

4. [Laporan Pembelian Per Divisi, Pemasok dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan pembelian per divisi dengan rincian produk yang dibeli, berdasarkan pemasok.

5. [Laporan Pembelian Per Divisi, Pembeli dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan pembelian per divisi dengan rincian produk yang dibeli berdasarkan petugas pembelian.

6. [Laporan Rangkuman Retur Pembelian]. Laporan ini berfungsi sebagai ringkasan faktur retur pembelian dengan informasi penunjang (diskon, pajak, hadiah dan biaya-biaya) dari faktur tersebut.

7. [Laporan Retur Pembelian Per Divisi, Faktur dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan pembelian per divisi dengan rincian produk yang 10. diretur, berdasarkan per faktur transaksi.


8. [Laporan Retur Pembelian Per Divisi, Departemen dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan retur pembelian per divisi dengan rincian produk yang 10. diretur berdasarkan departemen.

9. [Laporan Retur Pembelian Per Divisi, Pemasok dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan retur pembelian per divisi dengan rincian produk yang 10. diretur berdasarkan pemasok.

10. [Laporan Retur Pembelian Per Divisi, Pembeli dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan retur pembelian per divisi dengan rincian produk yang diretur, berdasarkan per pembeli.

11. [Laporan Rekuisisi Pembelian] berfungsi untuk melihat laporan dari transaksi form rekuisisi pembelian.

12. [Laporan Order Pembelian] berfungsi untuk melihat laporan dari transaksi form order pembelian.

13. [Laporan Penerimaan Barang] berfungsi untuk melihat laporan dari transaksi form penerimaan barang.

14. [Laporan Analisa Pembelian Per Produk] berfungsi untuk melihat mutasi barang dari faktur pembelian tertentu. Dari laporan ini dapat diambil informasi harga beli, harga jual, jumlah yang dibeli, produk yang diretur dan produk terjual dari faktur pembelian tersebut. Analisa ini sangat membantu untuk admin dalam menganalisa faktur pembelian untuk menentukan kebijakan.

15. [Laporan Hutang Dagang] berfungsi untuk melihat laporan dari transaksi form pembelian yang tidak tunai. Dari laporan ini dapat diketahui total hutang yang belum terbayar ke pemasok.

16. [Laporan Pembayaran Hutang] berfungsi untuk melihat laporan dari transaksi form pembayaran hutang. Dari laporan ini dapat diketahui total hutang yang sudah terbayar ke pemasok.

17. [Laporan Penyesuaian Hutang] berfungsi untuk melihat laporan dari transaksi form Penyesuaian Hutang. Dari laporan ini dapat diketahui total penyesuaian hutang yang telah dilakukan.

18. [Laporan Rangkuman Konsinyasi] berfungsi untuk melihat mutasi barang yang berasal dari pembelian konsinyasi. Nilai yang tampil berasal dari transaksi form pembelian konsinyasi, retur pembelian konsinyasi dan pembayaran pembelian konsinyasi dengan menganalisa faktur yang sudah/belum lunas atau keduanya. Dari laporan ini dapat diambil informasi produk dengan jumlah yang dibeli, produk yang diretur, produk terjual, sisa produk, harga beli, PPn pembelian, PPn Retur pembelian, harga jual, margin


keuntungan dalam persentase dan dalam nominal.

Laporan-laporan Penjualan

Form laporan-laporan penjualan berisi laporan-laporan yang berkaitan dengan penjualan. Laporan tersebut terdiri dari:

1. [Laporan Rangkuman Penjualan]. Laporan ini berfungsi sebagai ringkasan faktur penjualan dengan informasi penunjang (diskon, pajak, hadiah dan biaya-biaya) dari faktur tersebut.

2. [Laporan Penjualan Per Divisi, Faktur dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan penjualan per divisi dengan rincian produk yang terjual berdasarkan faktur penjualan.

3. [Laporan Penjualan Per Divisi, Departemen dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan penjualan per divisi dengan rincian produk yang terjual berdasarkan departemen.

4. [Laporan Penjualan Per Divisi, Pelanggan dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan penjualan per divisi dengan rincian produk yang terjual berdasarkan pelanggan.

5. [Laporan Penjualan Per Divisi, Salesman dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan penjualan per divisi dengan rincian produk yang terjual berdasarkan salesman.

6. [Laporan Penjualan Per Divisi, Pelaksana Jasa dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan penjualan per divisi dengan rincian produk yang terjual berdasarkan pelaksana jasa.

7. [Laporan Penjualan Per Divisi, Pengiriman dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan penjualan per divisi dengan rincian produk yang terjual berdasarkan pengirim.

8. [Laporan Penjualan Per Divisi, Pengiriman dan Faktur]. Laporan ini berisikan laporan penjualan per divisi dengan rincian faktur penjualan berdasarkan pengirim.

9. [Laporan Rangkuman Retur Penjualan]. Laporan ini berfungsi sebagai ringkasan faktur retur penjualan dengan informasi penunjang (diskon, pajak, hadiah dan biaya-biaya) dari faktur tersebut.

10. [Laporan Retur Penjualan Per Divisi, Faktur dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan penjualan per divisi dengan rincian produk


yang terjual berdasarkan faktur retur.

11. [Laporan Retur Penjualan Per Divisi, Departemen dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan retur penjualan per divisi dengan rincian produk yang terjual berdasarkan departemen.

12. [Laporan Retur Penjualan Per Divisi, Pelanggan dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan retur penjualan per divisi dengan rincian produk yang terjual berdasarkan pelanggan.

13. [Laporan Retur Penjualan Per Divisi, Salesman dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan retur penjualan per divisi dengan rincian produk yang terjual berdasarkan salesman.

14. [Laporan Retur Penjualan Per Divisi, Pelaksana Jasa dan Produk]. Laporan ini berisikan laporan retur penjualan per divisi dengan rincian produk yang terjual, berdasarkan pelaksana jasa.

15. [Laporan Rekuisisi Penjualan] berfungsi untuk melihat laporan dari transaksi form rekuisisi penjualan.

16. [Laporan Order Penjualan] berfungsi untuk melihat laporan dari transaksi form order Penjualan. Untuk menampilkan laporan ini dapat di filter berdasarkan yang sudah/belum di order atau keduanya.

17. [Laporan Pengiriman Barang] berfungsi untuk melihat laporan dari transaksi form pengiriman barang.

18. [Laporan Pembayaran Pelanggan] berfungsi untuk melihat laporan per jenis pembayaran yang dilakukan dari transaksi penjualan. Dapat difilter berdasarkan user, pelanggan, salesman dan divisi.

19. [Laporan Saldo Point Pelanggan] berfungsi untuk melihat saldo point per pelanggan.

20. [Laporan Piutang Dagang] berfungsi untuk melihat laporan dari transaksi form penjualan yang tidak tunai. Dari laporan ini dapat diketahui total piutang yang belum terbayar oleh pelanggan.

21. [Laporan Penerimaan Piutang] berfungsi untuk melihat laporan dari transaksi form penerimaan piutang. Dari laporan ini dapat diketahui total piutang yang sudah diterima dari pelanggan.

22. [Laporan Tagihan Pihak Ketiga] berfungsi untuk melihat laporan piutang yang dibebankan ke pihak ketiga.


23. [Laporan Penyesuaian Piutang] berfungsi untuk melihat laporan dari transaksi form Penyesuaian Piutang. Dari laporan ini dapat diketahui total penyesuaian piutang yang telah dilakukan.

24. [Laporan Catatan Pelanggan] berfungsi untuk melihat laporan dari transaksi form Tentang Catatan Pelanggan.


acosys versi 4 user guideacosys.co.id/download/acosys_v4_id.pdf · perusahaan, dari yang paling...

Documents