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Manuel de Management v.16
Laboratoire de Touraine
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Politique Qualité
La déclaration de Politique Générale de Management précise les objectifs permanents du Laboratoire de Touraine.
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• Reconnaissance
Objet du Manuel
Présenter et décrire le système de management appliqué au sein du
Laboratoire de Touraine (LDT) pour construire, gérer et assurer la satisfaction
de ses clients et des autres parties intéressées.
Cette organisation a pour objectif de répondre aux exigences d’assurance
qualité définies par :
La norme NF EN ISO CEI 17025 : 2005 : « Exigences générales concernant
la compétence des Laboratoires d’étalonnages et d’essais ».
La norme NF EN ISO 14001 : 2004 : Système de Management
environnemental «Exigences et lignes directrices pour son utilisation ».
• Objectif du Manuel Management
• Domaine d’Application
Le présent document s’applique à l’ensemble des activités, produits ou services
du LDT. Certaines spécificités sont explicitées dans les procédures d’organisation
générales .
L’ensemble des termes et définitions sont disponibles sur
un fichier informatisé présent sur le réseau du LDT.
• Destinataires
• Terminologie
Le présent document est destiné à l’ensemble du personnel et aux clients du
LDT.
Le LDT est accrédité par le Cofrac depuis 1996 - Sa Portée Mixte d’accréditation
N°1-0677 est disponible sur le site internet du Cofrac
https://www.cofrac.fr/annexes/sect1/1-0677.pdf et est gérée selon la procédure
GES/PPOR/983 Gestion de la portée.
Une histoire de Confiance
Un site internet: http://www.laboratoiredetouraine.fr permet de presenter nos
activités à nos clients.
• Site Internet
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Présentation
Le LDT est une des directions du Conseil
Départemental d’Indre et Loire (CD37). La position
hiérarchique du LDT au sein de cette collectivité
territoriale est définie par l’Arrêté du Président du
Conseil Départemental en date du 24/04/2017 et
présentée dans son organigramme.
• Statut du Laboratoire de Touraine
•Un statut qui garantit indépendance et impartialité
Le LDT n’est lié avec aucune entreprise
commerciale et effectue des essais en toute
indépendance et impartialité.
• Confidentialité
L’ensemble du personnel (y compris les stagiaires) est
soumis à un devoir de réserve et de confidentialité
formalisé.
L’organigramme est régulièrement actualisé et disponible sur le site interne du CD37
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Domaines Activités
L’amplitude des activités analytiques est large, celles-ci sont orientées vers 3
grands domaines d’activité.
• Domaines d’Activités
Les activités du LDT sont multiples et
principalement orientées autour d’une activité
analytique. Toutefois, il intervient dans d’autres
domaines. en participant d’une part, à des
programmes de recherche, d’autre part, en menant
une action de conseil, enfin centre de formation
agréé, il prête son concours ou organise des
sessions de formation.
• L’Activité Analytique
• Filière Environnement
• Filière Santé Animale
•Filière Agro-Alimentaire
Les analyses effectuées dans le cadre de l’agriculture et de l’environnement
portent sur :
l’eau : le Laboratoire assure le suivi analytique du réseau départemental
de surveillance de la qualité des cours d’eau, des eaux d’adduction, des
eaux de loisirs et résiduaires.
le vin : le secteur œnologie agit depuis la floraison de la vigne jusqu’à la
mise sur le marché des vins
Les analyses effectuées dans le domaine de la santé animale sont de deux
natures :
analyses réglementaires (prophylaxie et police sanitaire)
analyses en vue d’un diagnostic en collaboration avec les vétérinaires, les
éleveurs et les Fédérations des chasseurs
Ces analyses contribuent au maintien et à l’amélioration de la qualité
sanitaire du cheptel et de la faune sauvage.
Les analyses effectuées dans le cadre de l’agro-alimentaire portent sur la
recherche de la contamination bactérienne, d’agents transmissibles non
conventionnels (ex : ESB) ou chimique, soit pour des contrôles officiels, soit
pour des auto - contrôles. Ces analyses sont effectuées sur tous les types
d’aliments.
• Filière Environnement
• Filière Santé Animale
• Filière Agro-Alimentaire
• Zone d’Intervention
La zone d’intervention du LDT, est située principalement en Indre
et Loire et dans les départements limitrophes. Des préleveurs sont
basés dans ces départements (Cher, Indre). Cette proximité
établies sur des partenariats de sous-traitance permettent de
mutualiser les moyens et de satisfaire plus rapidement nos clients.
En relation avec des organismes extérieurs (DDCSPP,
Chambre des métiers, Syndicats Interprofessionnels,
Organismes responsables des Appellations d’Origine), le
Laboratoire prête son concours pour l’organisation de
formations dispensées aux professionnels des métiers de
bouche ou des producteurs régionaux (fromage de chèvre par
exemple) pour l’amélioration de l’hygiène dans le cadre de leur
production.
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Système de Management du Laboratoire
Cette stratégie place les clients et parties interessées au centre de nos
préoccupations et permet d’identifier et de mener des actions pour satisfaire
leurs besoins et leurs attentes.
• Approche Processus
• Nos 12 Processus
Chaque processus identifié possède une fiche d’identité regroupant
toutes les informations importantes le concernant
Ses objectifs
Ses acteurs
Ses ressources
Ses indicateurs
Pour répondre aux exigences de ces référentiels, le LDT a choisi de mettre
en place un management par les processus inspiré du fascicule de
documentation FD X50-176 Management de la Qualité - Management des
Processus.
Cette approche permet la mise en œuvre de la
notion d’amélioration continue connue sous le
sigle PDCA (Plan, Do, Check, Act)
Processus Management (1)
Processus Management Qualité (2)
Processus Gestion des Compétences (3)
Processus Ressources Logistiques (4)
Processus Administratif & Budgétaire (5)
Processus Informatique (6)
Processus Achats (7)
Processus Prestations analytiques (8)
Processus Hygiène, Sécurité (9)
Processus Métrologie (10)
Processus Protection environnement (11)
Processus Relation Client (12)
Management
Support
Réalisation
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Processus N°1 Management du Laboratoire
La Revue de Direction a lieu chaque année sous la responsabilité du
Directeur du Laboratoire (GES/DIR/433).
Les politiques qualité, sécurité et environnement (POL/GES/890), les objectifs
d’amélioration, accompagnés de plans d’actions sont les données de sortie
de cette Revue de Direction.
Chaque entité hiérarchique de l’organigramme est codifiée (PRE/ORG/001).
Chaque élément du système de management est rattaché à une entité par
son code et dématérialisé.
• Une Organisation Fonctionnelle
• Une gouvernance
La maîtrise des documents et des données utilisées vise à garantir l’obtention
de la qualité. Le Laboratoire de Touraine utilise une documentation qui est
classée en trois catégories :
Les documents référentiels externes
Les documents référentiels internes :
Des documents de portée générale applicables à l’ensemble du
Laboratoire
Des documents de portée spécifique applicables à une activité
particulière du Laboratoire
Les documents bibliographiques
• Une Maîtrise des Documents
• Objectif du Processus Management
Définir les objectifs permanents du Laboratoire de Touraine à travers la
Déclaration Politique de Management Générale POL/GES/889. Définir les
règles de Management du laboratoire grâce à la documentation interne et
externe et impliquer l’ensemble du personnel dans leur mise en oeuvre.
Communiquer avec nos clients et autres parties intéressées (cf procédure de
communication ENV/GES/877) afin d’orienter stratégiquement le laboratoire en
définissant annuellement des Politiques et des Objectifs pour obtenir leur
satisfaction.
Les Rapports de Revues de direction
sont accessibles à tous (RED/DIR/904).
Des réunions (technique, qualité, sécurité, clients, etc…permettent de
s’assurer de l’avancée régulière des plans d’actions, toutes font l’objet d’un
compte rendu.
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Processus N°1 Management du Laboratoire
Ce sont les documents rédigés par le Laboratoire de Touraine qui préétablissent
les mesures pour la mise en application du Système de Management.
La gestion des documents référentiels internes est assurée par la procédure
DOC/GES/002 (codification, rédaction, vérification, approbation, diffusion,
revision, annulation). Les états successifs et les différentes versions d’un
document référentiel, sont dématérialisés et gérés sur une base de données
informatisée.
• Une gestion documentaire dématérialisée
• Une documentation simple
• Une Veille Réglementaire & Normative
Pour construire son système de management et s’adapter aux évolutions le
laboratoire s’appuie sur une veille normative et réglementaire DOC/REF/435
(codification, enregistrement, analyse impact, actions d’adaptation...).
L’état successif et les différentes versions d’un document référentiel externe,
sont dématérialisés et gérés sur une base de données informatisée (icône
Référentiels externes).
• Politiques
• Manuel Management
Inte
rne
Exte
rne
Diffu
sio
n
• Fiche Processus
• Procédures
• Modèles Doct Enregistrement
Ce sont les documents référentiels internes
applicables à tout le Laboratoire de Touraine,
Manuel Management, Procédures Générales,
Documents d’Enregistrements communs
(ex :fiche de vie).
Ces documents généraux sont sous la
responsabilité du responsable qualité et de la
direction du Laboratoire. L’architecture
documentaire est présentée ci-contre.
Les documents d’enregistrement sont annexés
aux versions des référentiels auxquels ils se
rapportent.
• Des données maitrisées
La gestion des archives est définie dans la procédure
de gestion des archives DOC/GES/867 et sont gérées
sur une base de données informatisée.
•Un savoir faire technique assuré
Applicables que dans une entité du laboratoire, les
les Procédures Techniques, les Documents
d’Enregistrements spécifiques sont sous la
responsabilité des chefs de service technique.
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Processus N°2 Management Qualité
Décliner de manière opérationnelle les politiques et les objectifs du
Laboratoire de Touraine. Gérer les sources d’éléments qui génèrent des
opportunités ou limitent les risques concourant à l’amélioration continue de
ses processus et de son Système de Management (SM).
• Des dysfonctionnements comme source d’amélioration
Les anomalies, dysfonctionnements, incidents, accidents sont
enregistrés et utilisés pour l’amélioration de notre SM
ANO/TRT/374.
• Un fonctionnement degradé
Le LDT prévoit DER/TRT/491 un fonctionnement dégradé (derogation) si cela
est sans conséquence pour le client.
• Des contrôles des activités réguliers
Le système qualité est vérifié au cours d’audits internes planifiés
régulièrement AUD/INT/427. Ceci permet d’assurer qu’il répond aux différentes
exigences et aux engagements pris dans nos politiques.
• Se comparer à la profession
Dès qu’elles existent, le LDT participe à des campagnes d’intercomparaison
entre laboratoires, ces dispositions ESS/EIL/087 permettent de nous évaluer,
la centralisation des résultats sur 4D permet d’établir un indicateur general de
performance (99% 2016).
• Objectif du Processus
Une Base de données «Management Qualité» (4D) permet une gestion
simple de l’ensemble du SMQ tout en garantissant une traçabilité maximale.
. INF/NOT/533 notice utilisation.
• Un management simple, entièrement dématérialisé
Elles sont identifiées et repérées grâce à l’ensemble des outils de management
(reunions, objectifs, aménagement, travaux non conformes, anomalies, aspects
environnementaux significatifs, non-conformités, audits internes et externes,
réclamations clients ou plaintes parties intéressées, contrôles internes,
identification de risque…), puis enregistrées sous forme d’action d’amelioration
sur “4D” (GES/ORG/708) où sont conservés sa source et ses caractéristiques.
L’action c’est “l’unite” d’amélioration continue, elle est placée au centre
du SM du LDT.
• Des opportunités d’amélioration
A chaque action d’amélioration, quelle que soit son origine, sont associés un
type d’action, un responsable de réalisation et un délai.
Des indicateurs sont réunis dans des tableaux de bord pour permettent
de suivre l’évolution des processus. Actions Préventives Actions Curatives Actions Correctives
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• Une organisation adaptée
Un organigramme actualisé
(PER/LIS/090).
Processus N°3 Gestion des Compétences
• Objectif du Processus
Maintenir et Développer les
compétences nécessaires pour assurer
les activités, produits et services.
Définir pour chaque processus, les
autorités et les responsabilités.
Le Laboratoire de Touraine est
composé principalement d’agents de
la fonction publique territorial.
La liste actualisée du personnel et de
ses compétences est gérée sur la
base de données management
qualité “4D”. Personnel encadrement
Personnel technique (Ingénieurs,
biologistes, chimistes)
Personnel administratif
(Secrétariat, Relation client)
Agents de service, d’entretien,
d’intendance et de laverie
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Processus N°3 Gestion des Compétences
José DELAVAL
Vétérinaire
Directeur Laboratoire
Directeur de production
Pilote Processus 1
Erick PRENGRE
Directeur Services Support
Responsable QSE
Pilote Processus 2, 9, 11
Nicolas GAILLARD
Directeur Adjoint Biologie
Formation
Virginie AGEORGES
Chef de Service
Relation Client
Pilote Processus 12
Hélène LEDROIT
Chef de Service Ressources
Pilote Processus 3, 5
Yannick DUREUIL
Chef de Service
Bactériologie des
Aliments et de l’Eau.
Etienne CARRE
Oenologue
Bureau Expertise
Oenologie.
Corinne GOURMELEN
Chef de Service
Sérologie, ESB, PCR
Marlène HEURTAULT
Chef de Service Chimie
Alain FADEAU
Chef de Service
Diagnostic Vétérinaire
et Environnement
Clarisse Le BOUFFANT
Chef du Pôle Formation
Audit Conseil.
Dominique Nivelle
Chef du Pôle
Prélèvements
Erwan LOAEC
Chef du Pôle Oenologie
Aurélien LESAGE
Chef du Pôle Moyens
Généraux
Pilote Processus 4, 7
Jean Sébastien
PHILIPPE
Chef du Pôle
Informatique
Pilote Processus 6
• Des cadres engagés
Nadia ARCHAMBAULT
Responsable Métrologie
Pilote Processus 10
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Processus N°3 Gestion des Compétences
• Des responsabilité définies
La Direction est chargée d’animer et d’assurer la direction scientifique et
administrative du Laboratoire de Touraine. Elle oriente et définit le programme
de mise en place du système de management. Elle fournit les moyens
organisationnels, techniques et humains pour la mise en place de cette
politique. La Direction du Laboratoire précise les fonctions de l’encadrement et
des pilotes de processus.
Le responsable qualité directement rattaché à la direction du Laboratoire est
chargé de gérer le programme de mise en place du système de management
et coordonne les actions qui en découlent. Il est le garant de sa cohérence.
• La Direction
• Le Responsable Qualité
Directeur de production, Chef de service, Chef de Pôle. Ils ont
pour mission d’organiser les entités dont ils ont la charge en
s’assurant que les prestations réalisées sont en conformité aux
exigences des référentiels externes et internes. Ils ont le souci
du respect des modalités contractuelles entendues avec leurs
clients et autres parties intéressées.
• Les Responsables de Production garant des résultats
• Des compétences assurées
Les dispositions concernant la gestion des compétences sont
définies en 5 points essentiels, elles permettent d’affirmer que les
personnels oeuvrent conformément au SM du LDT.
Le recrutement correspond à un besoin parfaitement défini et arbitré par la
Direction du LDT en collaboration avec la DRH du CD37 (cadres d’emplois
de la fonction publique territoriale).
• Recrutements
L’accueil des nouveaux arrivants se fait selon la procédure PER/GES/883 à
cette occasion le personnel recruté reçoit une formation qualité, sécurité.
• Accueil - Intégration
Les dispositions d’habilitation QSE (PER/FOR/086) assurent la preuve de la
compétence d’un agent à réaliser une activité. Des critères d’acceptabilité sont
définis dans un modèle de plan de formation spécifique à chaque entité
technique.
• Primo Habilitations
• Maintien des compétences
Une revue des compétences est réalisée annuellement, soit lors
d’entretien annuel d'évaluation, soit lors des revues de processus.
La conclusion de cette revue est formalisée dans la fiche de poste.
• Gestion des Formations
Un plan de formation continue est élaboré annuellement PER/FOR/003, il
est complété en cours d’année lorsque de nouveaux besoins non
prévus apparaissent. Les formations réalisés en interne ou en externe
sont gérées en collaboration avec la DRH du CD37) PER/FOR/619.
La gestion des compétences, en grande partié dématérialisée, s’appuie sur le support de gestion “4D” et un «dossier personnel» permet de centraliser tous les éléments de
traçabilité relatifs à un agent PER/GES/601.
• Affectations
Pour chaque affectation (Poste de travail) une fiche de poste décrit les
responsabilités attendues. Pour assurer facilement les suppléances, les
habilitations du personnel d’une même entité sont regroupées dans une
matrice de compétences
.
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Processus N°4 Ressources Logistiques
• Objectif du Processus
Dans le cadre d’une gestion durable, maintenir par une maîtrise
opérationnelle et par une gestion rigoureuse des maintenances, des
entretiens, des contrôles réglementaires et environnementaux, des
dysfonctionnements et réparations l’ensemble des bâtiments et du matériel
dans un état de fonctionnement optimal.
• Des locaux adaptés aux activités
Les dispositions de gestion des locaux LOC/GES/738. permettent d’assurer
des conditions adaptées aux bonnes pratiques de laboratoire.
L’ensemble des locaux et leur plan de situation sont disponibles sur un fichier
informatisé.
La construction des bâtiments a été étudiée afin d’améliorer les conditions de
travail du personnel technique et encadrant, de respecter les exigences
techniques et réglementaires et de faciliter l’évolution des locaux.
Regroupement de l’encadrement sur un étage.
Sectorisation des activités pour limiter les risques liés aux analyses et faciliter
l’adaptabilité des locaux.
Des conditions de maintenance évitant de perturber les essais.
Laboratoire de plain-pied avec choix de matériaux résistants et faciles
d’entretien.
• Des locaux entrenus, contrôlés
• Confidentialité préservée – Sécurité assurée
La confidentialité du Laboratoire de Touraine est également assurée
par l’existence de zones accessibles au public et d’autres réservées
au personnel. Les accès aux locaux sont protégés LOC/ACC/097 , les
restrictions ou les conditions d’accès sont affichées à l’entrée des salles.
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Processus N°4 Ressources Logistiques
Elles permettent de rétablir le bon état d’un materiel lorsqu’un
dysfonctionnement apparaît sur celui-ci. Les contrats de maintenance
et d’entretien prévoient des délais d’intervention externe rapides.
Les dispositions générales de gestion APP/GES/006 prévoient que chaque
matériel analytique ou logiciels porte une identification interne ce qui
assure son aptitude à l’emploi et sa traçabilité.
• Gestion du Matériel
• Acquisition du Matériel
Cf Processus Achat N°7.
• Maintenance préventive
Les opérations preventives de maintenance et d’entretien ont pour but
de maintenir les ressources matérielles en bon état
de limiter les consommations énergétiques,
de réduire les pollutions résultant de leur fonctionnement.
de garantir nos délais et limitant les pannes et immobilisations
Elles sont réalisées par des personnels du LDT ou par des prestataires
référencés.
Pour les opérations périodiques, un planning d’opérations est dressé, et géré
principalement sur un fichier informatisé “4D”.
Compte tenu de la diversité des appareils dans le laboratoire, ces
dispositions générales sont complétées par des procedures et instructions
spécifiques (utilisation, étalonnage, vérification, maintenance, entretien…).
• Des équipements et matériels performants
Pour réaliser les centaines de prestations proposées, le LDT dispose d’un
important parc materiel :
le matériel analytique qui entre directement ou indirectement dans
le résultat d’un essai
Les appareils de protection et de sécurité du personnel et des
locaux
Le matériel logistique (compresseur, groupes froid…) et les
véhicules (ex: LOG/GES/964 Guide Utilisation Véhicules)).
Le Laboratoire possède également du petit matériel n’ayant pas
d’incidence sur les résultats d’essais. Il est malgré tout référencé mais
n’est pas soumis aux dispositions d’assurance qualité.
• Maintenance curative
Des indicateurs de suivis permettent de
suivre les opérations.
La gestion des matériels est dématérialisée
sur la base de données management
qualité “4D” (inventaire, fiche de vie,
operations…) .•Sous-traitance substitutive
En cas d’immobilisation de longue durée d’un matériel analytique et afin qu’il n’y
ait aucun préjudice de service pour nos clients, le LDT a prévu des contrats de
sous-traitances substitutives avec des laboratoires homologues.
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Processus N°5 Administratif & Budgétaire
• Objectif du Processus
Assurer la gestion financière du budget du
laboratoire de Touraine en veillant aux équilibres et
aux principes financiers tels que définis par les
textes réglementaires de la comptabilité publique.
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Le budget du laboratoire est divisé en deux sections
principales :
une section de fonctionnement comportant les
dépenses à caractères générales (personnel et
autres charges),
une section d’investissement relative aux biens
immobilisés (amortissements).
Le budget est ensuite divisé en chapitres et articles.
• Gestion du Budget
• Comptabilité
Le laboratoire tient une comptabilité d’engagement
qui permet de s’assurer de la disponibilité des
crédits.
Les dépenses et les recettes du laboratoire sont
gérées dans le logiciel Grand Angle et sous la
tutelle du service des finances du CD37.
• Régie de Recettes
La quasi-totalité des recettes réalisées par les services de
production est encaissée dans le cadre de la régie de
recettes FAC/ANA/737. Elle est sous la responsabilité du
régisseur du laboratoire qui doit tenir à jour « le grand
livre ».
• Comptabilité Analytique
le laboratoire établit une comptabilité analytique sur l’ensemble de
ses activités, en dépenses comme en recettes permettant de
justifier que la contribution annuelle versée par le département ne
concerne que les missions de service public et d’intérêt général tel
que l’énonce le contrat d’objectifs voté lors du budget primitif
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Processus N°6 Informatique
• Objectif du Processus
Les données font l’objet d’une sauvegarde et de
tests de restauration régulière INF/GES/888. Le
Responsable de ce processus est le Chef du Pôle
informatique.
• Une organisation réseau
Le système informatique du LDT est inclu dans un
vaste ensemble de serveurs reliés en réseau et
permettant les communications entre les différents
services du Conseil Départemental quelque soit leur
situation géographique. C’est la «Direction des
Services de l’information» qui s’occupe de
l’administration de ce réseau, du matériel et des
logiciels de bureautique mis à la disposition du
Laboratoire (tableurs, traitement de texte, gestion de
base de données, communication Intranet et
Internet…). Le responsable de ce niveau est
l’administrateur réseau du Conseil Départemental
d’Indre et Loire.
• Une maitrise des données
Gérer et maintenir des ressources informatiques adaptées aux besoins des
activités (ou processus). Développer, adapter et valider le paramétrage des
logiciels généraux. Assurer la protection, la transmission, la sauvegarde et
l’archivage des données relatives à nos clients.
C’est sur ce réseau que sont utilisés les différents logiciels de gestion des
essais et en particulier le progiciel de gestion « Limseo ». Cf. notice d’utilisation
Enregistrement des dossiers et des tiers LOG/NOT/522.
Cet outil informatique est utilisé de l’enregistrement des demandes d’essais,
jusqu’à l’édition de rapport d’essais et la facturation. C’est le support principal de
traçabilité des methodes employées.
• Un LIMS ouvert, paramétrable
• Des paramétrages simples, validés
Les déterminations unitaires gérées informatiquement font systématiquement
l’objet avant leur mise en service d’une série de vérifications INF/VAL/542.
• Systèmes Informatiques dédiés
Des systèmes informatiques spécifiques peuvent être détenus dans une entité
du LDT pour des besoins particuliers. Chaque entité s’assure de la validité des
logiciels en collaboration avec le chef du pôle informatique.
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Processus N°7 Achats
• Objectif du Processus
Gérer les approvisionnements nécessaires à la production des essais et au
fonctionnement général du laboratoire en respectant à la fois les exigences
administratives de la commande publique, les exigences normatives de
gestion des achats de services et de fournitures, et les exigences de
développement durable et de protection de la santé et de la sécurité au
travail.
• Des fournisseurs évalués
L’approvisionnement en materiel, consommable, prestation ayant un
rapport avec les essais s’effectue auprès de fournisseurs évalués et
suivis quotidiennement GES/FOU/398. L’ensemble est dématérialisé (base
de données management qualité “4D”).
De par son statut le LDT réalise ses achats selon le code des marches
publics, les dispositions d’achat sont définies APP/ACQ/005.
• Des achats maitrisés
L’approvisionnement des consommables et des prestations se fait par bon
de commande GES/CON/429. Les commandes sont dématérialisées.
• Des commandes selon le code des marches publics
• Une gestion des stocks
La gestion des stocks évite les ruptures d’activité, l’utilisation de
consommables critiques périmés et des coûts de stockage importants
GES/CON/754. La gestion des consommables est dématérialisée.
Chaque consommables fait l’objet d’une
Codification et peut posséder tout ou partie des
fiches de gestion suivantes :
Fiche de stock (Règle FIFO)
Fiche de sécurité - environnement
Fiche préparation
Fiche fabrication
Fiche élimination - dechet
Les modalités de règlement des
factures fournisseurs sont pré-établies
FAC/GES/1014.
L’influence des achats sur la qualité des résultats rendus au client est
maitrisée par l’ensemble des éléments décrits dans ce processus.
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Processus N°9 Hygiène, Sécurité
Les accès au LDT sont contrôlés par un
système de badges spécifiques permettant
de gérer les autorisations LOC/ACC/097 .
Pendant les heures d’ouverture au public la
contamination biologique liée à l’arrivée des
échantillons est maîtrisée par un accueil
adapté au niveau de risque présumé
ECH/REC/430.
La gestion des situations d’urgence
ENV/GES/887 prévoit les dispositions a suivre
lors d’incident ou d’accident.
Le port des EPI est obligatoire lors des
operations à risque. (Règlement Intérieur),
• Objectif du Processus
Protéger la santé et assurer la sécurité du
personnel et des clients du laboratoire de
Touraine.
• Des risques maitrisés
• La protection du Personnel
Le CD37 a mis en place une politique
d’hygiène et sécurité. Les agents reçoivent
obligatoirement des formations sur les risques
biologiques et les risques chimiques encourus
au niveau des différents postes de travail.
Le CD37 possède un Comité Hygiène et
Sécurité ( médecin du travail, représentants
du personnel et de la direction, ingénieur en
hygiène et sécurité du CG37) chargé de
mettre en place et faire évoluer le document
unique cf procédure PER/GES/977.
Des visites médicales périodiques permettent de vérifier les aptitudes du
personnel (milieu confiné, travail en hauteur, autres…) ou de les
accompagner lors d’évènement particulier, faits de violence PER/GES/1094
ou conduite addictive PER/GES/1097.
Un ensemble de procédures lié au matériel de sécurité complète le
processus.
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Processus N°11 Protection de L'environnement
L’inventaire des activités et services du laboratoire, les aspects et
impacts environnementaux sont gérés dans la zone « SME » de la Base
de données Management Qualité.
• Objectif du Processus
Maîtriser d’une part les flux
d’énergie entrants afin d'économiser
les ressources naturelles et d’autre
part les flux sortants afin de Protéger
l'environnement naturel et humain
du laboratoire de Touraine.
• Nos impacts sur l’environnement identifiés
• Une responsabilité d’elimination des déchets assurée
Nos déchets sont identifiés (DIS, DASRI, DIB, DEEE…),
collectés dans les entités techniques ou en laverie centrale
GES/DEC/366, stockés dans des zones et/ou dans des
conditionnements adaptés, puis éliminés par des prestataires
agréés vers une filière de retraitement ou d’élimination
GES/DEC/771. La gestion et la traçabilité sont dématérialisées
sur la Base Management Qualité “4D”.
Conformément à la Politique du CD37 matérialisée dans le slogan ci-
dessus, la Direction du LDT s’est engagée dans le développement
d’une démarche environnementale, en s’inspirant de la norme NF EN
ISO 14001. La politique POL/GES/890 et les objectifs orientent nos
efforts humains et matériels vers :
l’amélioration de sa politique de stockage gestion des produits
chimiques et biologiques afin de diminuer son potentiel impact sur
l’environnement
la maîtrise de ses consommations énergétiques
la satisfaction des exigences réglementaires
la sensibilisation de tout son personnel à la maîtrise
environnementale
le recyclage plutôt que la mise en Centre d’Enfouissement
Technique.
la gestion des risques par l’information, la communication et la
signalisation.
le leadership afin de devenir un modèle environnemental pour ses
clients, ses partenaires, sa tutelle et autres parties intéressées.
• Des réactions prévues face aux situations d’urgence
L’identification des aspects et impacts
environnementaux permet une
hiérarchisation des impacts
significatifs ENV/GES/857.
Une identification des situations d’urgence
ENV/GES/887 permet d’établir des plans de
prévention et des plans de réaction face aux
incidents ou aux accidents potentiels.
• Une politique environnementale
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Le raccordement des étalons de travail par rapport aux étalons de référence
s’effectuent selon des dispositions établies et planifiées :
Gestion des masses de travail APP/ETA/085.
Etalonnage des thermomètres de travail par comparaison APP/ETA/012.
Etalonnage des sondes thermométriques de travail APP/ETA/328.
.
Processus N°10 Métrologie
• Objectif du Processus
Gérer les étalons de mesure du laboratoire de Touraine afin d’assurer la
traçabilité des étalonnages et des mesurages des instruments de travail, par
rapport au Système International d’unités (S.I.).
La métrologie concerne les grandeurs de référence du système S.I, son
pilotage est placé sous l’autorité d’un responsable métrologie chargé de la
conservation des étalons de référence du système S.I et de leur étalonnage
auprès des sociétés accréditées COFRAC étalonnage.
Ils s’assurent du bon fonctionnement des appareils donnant une valeur dans
le système S.I (balance, thermomètre,...) et de leurs contrôles.
Les valeurs maximales tolérées sont soit définies lors de l’étalonnage, soit
définies par des règles préétablies de manière normalisée (exemple les
balances)
• Une organisation au service de la production
• Des étalons de référence régulièrement raccordés
Le LDT possède des étalons dits “de reference” raccordés aux chaînes
d’étalonnage internationales (thermomètres, masses..).
Les modalités de réétalonnage sont définies et leur fréquence pré-établie.
APP/ETA/094.
Les étalons de référence raccordés, ne sont pas, dans la mesure du possible,
utilisés pour la vérification en routine des appareils, ils sont protégés et
conservés sous clef. Des étalons de travail sont utilisés pour cette fonction.
• Une utilisation d’étalons de travail
• Autres Matériels
Dans le cas où un étalonnage serait réalisé sur un appareil de mesure par
une société extérieure, celle-ci devra être accréditée Cofrac Section
Etalonnage.
• Des vérifications régulières planifiées
Les vérifications consistent à s’assurer que les écarts entre les valeurs
indiquées par l’appareil et les valeurs connues correspondantes sont
inférieures à la valeur maximale tolérée.
Les instruments volumétriques à piston sont contrôlés selon la procédure
APP/MAI/248 Procédure générale de vérification gravimétrique des volumes
délivrés par les systèmes de distribution monocanals et multicanaux.
La performance du materiel est évaluée régulièrement par des verifications
métrologiques, périodiques, planifiées et formalisées. Pour assurer et
simplifier leur traçabilité, les dispositions générales de gestion du matériel
APP/ETA/006 s’appliquent aux étalons (de référence ou de travail)
appartenants au LDT (fiche de vie, identification…).
La politique du LDT POL/GES/890 est d’avoir un service de métrologie interne
compétent et indépendant. Ceci nous procure souplesse et réactivité et nous
permet d’intervenir rapidement en cas de besoin de confirmations
métrologiques.
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Processus N°12 Relations Clients
Géré sur nos supports informatiques, le catalogue sert de base à
l'établissement d’une offre adaptée aux types de client :
Bon de commande sur formulaire type GES/CON/118 (particuliers…)
Devis personnalisé à façon GES/CON/412 (industriels, donneur d’ordre…)
Mémoire technique, appels d’offres GES/ACQ/1016 (collectivités
publiques…)
• Objectif du Processus
Offrir des prestations à l’ensemble de nos clients, quel qu’ ils soient,
en accord avec leurs besoins explicites ou implicites et en tenant
compte des contraintes matérielles, technologiques, réglementaires
et financières du Laboratoire de Touraine. Contractualiser les
accords avec nos clients et évaluer régulièrement leur satisfaction.
Le service Relation Clients met à la disposition de nos clients les
compétences de ses équipes techniques et commerciale pour les aider à
définir et à satisfaire leurs besoins (homologation, réglementation…).
Le savoir-faire du LDT est regroupé dans un catalogue GES/TAR/632 qui
précise pour chaque paramètre analysé (D.U.) la méthode, le référentiel,
l'accréditation, le tarif et les délais de réalisation.
• Assister nos clients à définir leurs besoins
• Elaborer une offre adaptée
• Gérer les contrats et leur bonne exécution
Toutes les étapes de la revue de contrats sont gérées sur nos
supports intormatiques (“4D” & LIMSEO”) GES/CON/545 (
demande, envoi de l’offre, acceptation, suivi, échanges, courriers,
retours, avenants, reconduction, résiliation…) ce qui permet une
traçablité totale et un partage de l’information au quotidien.
Dans le but d’améliorer continuellement la qualité des prestations offertes par le
laboratoire et de satisfaire en permanence leurs besoins le laboratoire privilégie
l’écoute régulière de ses clients. ENV/GES/877.
Qu’elle soit justifiée ou non, toute insatisfaction exprimée (clients
et parties intéressée) fait l’objet d’une reclamation, avec
instruction à charge et à décharge, une réponse rapide est
systématiquement apportée au client RCL/TRT/428.
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• Une écoute permanente de nos Clients
Les D.U.s sont regroupées en protocoles correspondants aux besoins les
plus courants de nos clients.
Lorsque le besoin de nos clients dépasse notre savoir faire, le
LDT leur propose une prise en charge auprès de laboratoires
sous-traitants compétents, évalués et référencés RCL/TRT/428.
Dans ce cas, les prestations sous-traitées sont clairement
indiquées dans le contrat et les résultats identifiés sur les rapports
d’analyses.
• Une Sous traitance maitrisée
• Une facture juste, rapide et conforme au contrat
Le LDT a parfaitement compris que la satisfaction du client passe aussi par
l’établissement rapide d’une facture juste et conforme au contrat, c’est pourquoi
nous avons pris toutes les dispositions pour atteindre cet objectif FAC/ANA/737
et FAC/GES/626, .
• Une dématérialisation pour des délais raccourcis
L’ensemble des éléments de gestion de ce processus sont dématérialisés, ainsi
qu’une grande partie des données de sortie (devis, contrats, rapports
d’analyses, factures…), pour les clients qui le souhaitent une convention de
preuve est établie.
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Processus N°8 Prestations Analytiques
• Objectif du Processus
Réaliser les prestations analytiques contractualisées avec nos clients en
accord avec les demandes des parties intéressées, les contraintes
matérielles, technologiques, réglementaires, environnementales et
financières du Laboratoire de Touraine.
• Un Système de management au service de la production
En fonction de leurs spécificités, les entités de production de prestations
analytiques, peuvent soit appliquer les procédures générales, soit prendre
des dispositions techniques propres à leur activité formalisée dans une
procédure organisationnelle.
Tout ou partie des éléments suivants peuvent soit être décrits de manière
spécifique soit en application des procédures générales :
Validation des méthodes
Caractérisation des méthodes
Confirmation d’utilisation des méthodes
• Une optimisation des prélèvements
• Une autorisation d’emploi des méthodes
• Mise en oeuvre des méthodes
• Des résultats validés avant transmission
Réalisations des essais
Contrôle des essais ((carte de contrôle MRI, témoins,
blancs…)
Validation technique des essais
Gestion des rejets et déchets.
Planification des Interventions
Planification des tournées
Réalisation des échantillonnages
Collectes et ramassages
Réception technique (Contröles des critères acceptabilité)
Enregistrement (dossier / échantillons)
Affectation D.U.s
Sous-traitances (éventuelles)
Internes
Externes
Conservation échantillons (avant / après analyse)
Traitement échantillons
Destruction, élimination ou restitution
• La marche en avant des échantillons
Validation scientifique (signataires habilités) Avis, interprétations (le laboratoire de Touraine à la demande de ses
clients délivre des d’avis et interprétations limités aux déclarations de
conformité (par rapport à des exigences spécifiées dans des textes
réglementaires).
Commentaires, conseils
• Une diffusion adaptée aux besoins
Rapports essais
Support diffusion (dématérialisation, EDI, papier,…)
Plan de diffusion
Archivage
• Un Système de management adaptable à chaque domaine
Gestion Prélèvements GES/ECH/681
Activités Indices Milieux Aquatiques GES/ORG/686
Activités Immuo-Sérologie GES/ORG/697
Activités Santé Animale GES/ORG/707
Activités Microbio-Alimentaire GES/ORG/731
Activités ESB GES/ORG/750
Activités Microbio-Eaux GES/ORG/751
Activités Spectrométrie GES/ORG/759
Activités Œnologie GES/ORG/761
Activités Hydrologie GES/ORG/762
Activités Biologie Moléculaire GES/ORG/852
Activités de Formation GES/ORG/1134
Les procédures générales organisationnelles sont de véritables sous-
processus qui permettent à chaque métier de s’adapter en souplesse
au SMQ
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Tours (37 Indre-et-Loire)
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LABORATOIRE DE TOURAINE
Z.I. N°1 du Papillon
3 Rue de l'Aviation
37210 Parçay-Meslay
Adresse postale :
LABORATOIRE DE TOURAINE
B.P. 67357
37073 Tours Cedex 02
Tél. 02.47.29.44.47
Tél. 02.47.29.44.44
Fax. 02.47.29.44.00
Mel : [email protected]
Le laboratoire est ouvert du lundi au vendredi de :
8H à 12H30 et 13H30 à 17H30
http://www.laboratoiredetouraine.fr/
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