Knowledge Management – Performance

Norita Rachman 101144024Lis Setiyorini 101144029

APA ITU KNOWLEDGE?Thomas Davenport dan Laurence Prusak(2000):

Knowledge adalah penggabungan antara pengalaman, nilai, informasi kontekstual, pandangan dan intuisipara pakar yang membangun lingkungan dan kerangka evaluasi dan juga gabungan pengalaman dan informasi baru. Knowledge timbul dan diaplikasikan dalam pemahaman pemikiran mereka.

Dalam institusi knowledge bukan hanya kumpulan atau gudang dokumen, tetapi juga terkait dengan rutinitas, praktek, proses dan nilai Institusi/Organisasi.

The Knowledge Modeling Process:http://www.enterprise-dashboard.com/gis-dashboards-for-an-operations-monitoring-center/

Why Manage Knowledge?Perlu dikelola, karena menurut Kirk Klasson:

Pengelolaan Knowledge adalah kemampuan untuk menciptakan dan mempertahankan nilai yang lebih besar dari kompetensi institusi intinya (core institutional competencies).

Pengelolaan Knowledge menunjukkan issue khusus untuk institusi tertentu – apakah penciptaan atau penyebarluasan inovasi produk atau jasa; pengelolaan dan peningkatan hubungan dengan masyarakat/pengguna yang ada saat ini dan yang baru, mitra; atau pengorganisasian administrasi dan peningkatan praktek dan proses kerja

Knowledge adalah aset institusi, yang menentukan jenis tenaga kerja, informasi, keterampilan, dan struktur organisasi yang diperlukan.

Pengetahuan dan pengalaman perusahaan merupakan sumber daya yang berkelanjutan (sustainable resources) dari keuntungan daya saing kompetitif (competitive advantages) dibandingkan dengan produk andalan dan teknologi tercanggih yang dimiliki.

Pengetahuan dan pengalaman mampu menciptakan, mengkomunikasikan, dan mengaplikasikan pengetahuan mengenai semua hal terkait untuk mencapai tujuan bisnis

Data – informasi - pengetahuan

Data adalah kumpulan angka atau fakta objektif mengenai sebuah kejadian (bahan mentah informasi).

Informasi adalah data yang diorganisasikan/diolah sehingga mempunyai arti. Informasi dapat berbentuk dokumen, laporan ataupun multimedia.

Pengetahuan (knowledge) adalah kebiasaan, keahlian/kepakaran, keterampilan, pemahaman, atau pengertian yang diperoleh dari pengalaman, latihan atau melalui proses belajar. Istilah ini sering kali rancu dengan Ilmu Pengetahuan (science). Ilmu Pengetahuan adalah ilmu yang teratur (sistematik) yang dapat diuji atau dibuktikan kebenarannya; sedangkan pengetahuan belum tentu dapat diterapkan, karena pengetahuan sebuah organisasi sangat terkait dengan nilai, budaya, dan kondisi dari organisasi tersebut.

Types of Knowledge

Tacit knowledge context-specific personal hard to formalize and communicate

Explicit knowledge easily collected, organized and transferred can be codified objective Theoretical

The SECI Model…??

Merupakan suatu model dari suatu pengetahuan untuk menciptakan proses untuk memahami dinamika alam dari penciptaan pengetahuan, dan untuk mengelola suatu proses yang efektif.

Penciptaan pengetahuan interaksi antra tacit dan explicit.

THE SECI MODEL KNOWLEDGE – CREATION SPIRAL

(Nonaka& HirotakaTakeuchi)

Sosialisasi : membagi pengetahuan tacit secara langsung berhadap-hadapan dalam komunikasi ketika membagi suatu pengalaman. Ex : suatu kegiatan magang.

Eksternalisasi : Mengembangkan konsep, yang mana telah melekat dalam kombinasi pengetahuan tacit.Dan yang dapat digunakan untuk komunikasi.

Kombinasi : suatu kombinasi dari berbagai elemen dari pengetahuan explicit, salah satu contoh adalah membangun suatu prarupa (prototype).

Internalisasi : lebih dekat bila dihubungkan dengan istilah learning by doing, pengetahuan eksplisit menjadi bagaian dari dasar pengetahuan secara individu (seperti mental model) dan menjadi suatu aset dalam organisai.

Definitions of KM

"Knowledge Management is the discipline of enabling individuals, teams and entire organisations to collectively and systematically create, share and apply knowledge, to better achieve their objectives" Ron Young, CEO/CKO Knowledge Associates International

Definitions

Knowledge management is the management of the organization towards the continuous renewal of the organizational knowledge base - this means e.g. creation of supportive organizational structures, facilitation of organizational members, putting IT-instruments with emphasis on teamwork and diffusion of knowledge (as e.g. groupware) into place. (Thomas Bertels)

Definitions

"Most activities or tasks are not one-time events. Whether its drilling a well or conducting a transaction at a service station, we do the same things repeatedly. Our philosophy is fairly simple: every time we do something again, we should do it better than the last time". Sir John Steely Browne, BP, Harvard Business Review, 1997.

DefinitionsCahyono (2009) juga menyatakan bahwa Newman mendefinisikan KM adalah suatu disiplin ilmu yang digunakan untuk meningkatkan performa seseorang atau organisasi, dengan cara mengatur dan menyediakan sumber ilmu yang ada saat ini dan yang akan datang. Jadi jelas bahwa KM bukanlah suatu fenomena baru, tetapi merupakan suatu cara yang menerapkan integrasi antara teknologi dengan sumber pengetahuan yang kompeten

Proses Inti Knowledge Managementhttp://agies.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2011/01/GAMBAR-21.png

Knowledge IdentificationBerupa proses identifikasi dan analisis lingkungan pengetahuan perusahaan. Sistem knowledge management yang efektif seharusnya  dapat memudahkan karyawan untuk mendapatkan knowledge yang mereka butuhkan. Namun saat ini cukup banyak perusahaan yang mengalami kesulitan untuk mengelola data, informasi dan pengetahuan baik dari dalam dan luar perusahaan.

Knowledge Acquisition

Stapleton (2003) menyatakan bahwa tujuan dari knowledge management adalah untuk mengembangkan knowledge yang berdaya terap dan berguna bagi pembuatan keputusan bisnis.Beberapa sumber knowledge, diantaranya:

Situs – situs web berlangganan di web Situs – situs internet gratis Perusahaan – perusahaan riset besar Perusahaan  – perusahaan penyedia data dan informasi Kantor konsultan

Knowledge Sharing & Distribution

Menyebarkan dan mendistribusikan knowledge merupakan hal yang penting dalam perusahaan. Beberapa hal yang perlu diperhatikan:

Siapakah yang memerlukannya dan pada level apa?

Bagaimana memfasilitasi penyebaran dan pendistribusian knowledge?

Knowledge Utilization

Perusahaan perlu memastikan bahwa knowledge diaplikasikan untuk mencapai keuntungan perusahaan. Suksesnya pendistribusian tidak dapat menjamin keberhasilan dari pelaksanaanya. Hal ini deisebabkan karena banyaknya rintangan–rintangan dari knowledge yang ada di luar perusahaan.

Knowledge Retention

Perusahaan harus memiliki kemampuan untuk menyeleksi, menyimpan, dan up date knowledge yang potensial. Apabila hal ini tidak dilakukan, maka pengetahuan yang berharga akan hilang. Knowledge retention sangat bergantung pada media penyimpanan perusahaan.

Knowledge Development

Fokus terhadap pengembangan keahlian baru, produk baru, ide yang lebih baik dan proses yang lebih efisien. Pada umunya melibatkan bagian market development dan R & D perusahaan.

http://agies.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2011/01/23/pelaksanaan-knowledge-management-pada-pt-x-untuk-menjaga-kontinuitas-dan-memenangkan-persaingan-pasar/

Integration framework for Business Process Management and Knowledge Management http://www.kbos.net/

KM strategi ada di dalam corporate strategy (Strategic Human Resources Management)

Program dalam KM biasanya berkaitan dengan tujuan organisasi (goals) yang spesifik, salah satunya adalah dapat meningkatkan kinerja (performance)

Tahapan perkembangan manajemen pengetahuandalam organisasi

Knowledge-chaotic (tak sadar konsep, tak ada proses informasi, dan tak ada sharing informasi)

Knowledge-aware (sadar akan kebutuhan manajemen pengetahuan, adabeberapa proses manajemen pengetahuan, ada teknologi, ada isu tentang sharing informasi)

Knowledge-enabled (memanfaatkan manajemen pengetahuan, mengadopsi standar, isu-isu berkaitan dengan budaya dan teknologi)

Knowledge-managed (kerangka kerja yang terintegrasi, merealisasikan manfaat, isu-isu pada tahap sebelumnya teratasi)

Knowledge-centric (manajemen pengetahuan merupakan bagian dari misi, nilai pengetahuan diakui dalam kapitalisasi pasar, manajemen pengetahuan terintegrasi dalam budaya)

Performance (Kinerja)…???

Pengertian Kinerja Pengertian Penilaian Kinerja (Performance

Appraisal) Tujuan Performance Appraisal Process of Performance Appraisal Metode penilaian kinerja Pejabat Penilai Kinerja Kesalahan Dalam Penilaian Kinerja Hubungan antara KM dan Performance

1. PERFORMANCE…??

Sedarmayanti (2007) menyatakan bahwa kinerja merupakan sistem yang digunakan untuk menilai dan mengetahui apakah seorang karyawan telah melaksanakan pekerjaannya secara keseluruhan, atau merupakan perpaduan dari hasil kerja (apa yang harus dicapai seseorang) dan kompetensi (bagaimana seseorang mencapainya)

Mangkunegara (2006) menyatakan bahwa kinerja Sumber Daya Manusia merupakan istilah dari kata Job Performance atau Actual Performance (Prestasi Kerja) adalah hasil kerja secara kualitas dan kuantitas yang dicapai oleh seseorang karyawan/pegawai dalam melaksanakan tugasnya sesuai dengan tanggung jawab yang diberikan kepadanya.

PERFORMANCE

Menurut Furtwengler (2002) kinerja dilihat dari hal kecepatan, kualitas, layanan dan nilai maksudnya kecepatan dalam proses kerja yang memiliki kualitas yang terandalkan dan layanan yang baik dan memiliki nilai merupakan hal yang dilihat dari tercapainya kinerja atau tidak.

Penilaian Kinerja (Performance Appraisal)

Menurut Mathis dan Jackson (2006:382) Performance Appraisal is the process of evaluating how well employees perform their jobs when compared to a set standarts and then communicating that information to those employees.

Penilaian Kerja adalah proses mengevaluasi seberapa baik karyawan melakukan pekerjaan mereka jika dibandingkan dengan seperangkat standar, dan kemudian mengomunikasikan informasi tersebut kepada karyawan. Penilaian kinerja juga disebut pemeringkatan karyawan, evaluasi karyawan, tujuan kerja, evaluasi kinerja, dan penilaian hasil.

Penilaian Kinerja (Performance Appraisal)

Performance Appraisal is a formal management system that provides for the evaluation of the quality of an individual’s performance in a organization (Grote Dick, 2002).

Performance Appraisal Purpose :

1. Providing purpose feedback to employees about their performance2. Determining who gets promoted3. Facilitating lay-off or downsizing decisions4. Encouraging performance improvement5. Motivating superior performance6. Setting and measuring goals7. Counseling poor performers8. Determining compensation changes9. Encouraging coaching and mentoring10.Supporting manpower planning or succession planning11.Determining individual training and development needs12.Comforming that good hiring decisions are being made13.Providing legal defensibility for personnel decisions14.Improving overall organizational performance

Process of Performance Appraisal http://appraisals.naukrihub.com/process.html

1. ESTABLISHING PERFORMANCE STANDARDS

The first step in the process of performance appraisal is the setting up of the standards which will be used to as the base to compare the actual performance of the employees.

This step requires setting the criteria to judge the performance of the employees

The standards set should be clear, easily understandable and in measurable terms.

2. COMMUNICATING THE STANDARDS

Once set, it is the responsibility of the management to communicate the standards to all the employees of the organization.

The employees should be informed and the standards should be clearly explained to the.

The standards should also be communicated to the appraisers or the evaluators and if required, the standards can also be modified at this stage itself according to the relevant feedback from the employees or the evaluators.

3. MEASURING THE ACTUAL PERFORMANCE

The process is measuring the actual performance of the employees that is the work done by the employees during the specified period of time.

It is a continuous process which involves monitoring the performance throughout the year.

This stage requires the careful selection of the appropriate techniques of measurement, taking care that personal bias does not affect the outcome of the process and providing assistance rather than interfering in an employees work.

4. COMPARING THE ACTUAL WITH THE DESIRED PERFORMANCE

The actual performance is compared with the desired or the standard performance.

The result can show the actual performance being more than the desired performance or, the actual performance being less than the desired performance depicting a negative deviation in the organizational performance.

5. DISCUSSING RESULTS

• The result of the appraisal is communicated and discussed with the employees on one-to-one basis.

• The results, the problems and the possible solutions are discussed with the aim of problem solving and reaching consensus.

• The feedback should be given with a positive attitude as this can have an effect on the employees’ future performance.

• The purpose of the meeting should be to solve the problems faced and motivate the employees to perform better.

6.DECISION MAKING

The last step of the process is to take decisions which can be taken either to improve the performance of the employees, take the required corrective actions, or the related HR decisions like rewards, promotions, demotions, transfers etc.

strategy-based-performance-management

Langkah Penilaian Kinerja

Fase I : Performance Planning Diskusi antara manajemen, karyawan (appraise), penilai

(appraiser) Membuat kesepakatan tentang job responsibility individu

karyawan Memberikan pemahaman tentang visi, misi, goals dan

objectives organisasi Indentifikasi kompetensi yang dibutuhkan (core competencies)

untuk melaksanakan job description Menyusun rencana pengembangan individu

Yang harus dilakukan manajer & karyawan

Langkah Penilaian Kinerja………

Fase II : Performance Execution Pelaksanaan rencana untuk mencapai tujuan. Tanggung jawab penilai : Creating the conditions that motivate people (the employees) Confronting and correcting any performance problems

Tanggung jawab karyawan & manajer

Fase III : Performance Assessment Pengukuran hasil kerja karyawan sesuai jobnya untuk periode waktu

tertentu. Performance Appraisal adalah suatu proses bukan hanya penilaian. Tanggung jawab manajer : Review competencies, goals, objectives and key postion responsibility Menyiapkan dan melakukan penilaian awal Review pencapaian hasil kerja dan hasil nilai self assessment Kompilasi menjadi hasil PA Tentukan hal yang perlu diperbaiki atau direvisi Siapkan pertemuan untuk penyampaian hasil PA

Langkah Penilaian Kinerja………

Fase IV : Performance Review Performance Appraisal yang efektif dimulai dan diakhiri dengan

pertemuan. Pertemuan pertama (awal) Performance karyawan (pada tahun lalu) direview, kesuksesan

rencana pengembangan dinilai disampaikan pada karyawan. Akhir pertemuan penilai dan yang dinilai bersama-sama

menyusun rencana untuk tujuan tahun berikutnya

Tujuan review :1. Identifikasi pencapaian (menginformasikan pencapaian hasil

kerja)2. Menentukan cara atau menentukan hal-hal yang perlu

ditingkatkan 3. Mencegah terjadinya distorsi yang lebih jauh / lebih besar4. Membuat “kesepakatan-kesepakatan” baru5. Penyusunan rencana selanjutnya (pengembangan)

Metode Penilaian Kinerja

1. Penilaian yang berorientasi pada masa lalu.- Rating scale.- Checklist.- Critical incident technique.- Skala penilaian berjangkarkan perilaku.- Observasi dan tes unjuk kerja.- Metode perbandingan kelompok.

2. Penilaian yang berorientasi pada masa depan.- Penilaian diri sendiri.- Management by objective.- Penilaian secara psikologis.- Assessment centre.

1. Rating Scale

Rating Scale adalah penilaian yang didasarkan pada suatu skala. Penilaian dilakukan oleh seorang penilai biasanya atasan langsung, yang dilakukan secara subjektif.

Misalkan skala 5. Amat Baik.4. Baik.3. Sedang.2. Cukup.1. Kurang

Gambar 2. Contoh Penilaian dengan Metode Rating Scale

2. Checklist

Checklist adalah penilaian yang didasarkan pada suatu strandar unjuk kerja yang sudah dideskripsikan terlebih dahulu, kemudian penilai memeriksa apakah pegawai sudah memenuhi atau melakukannya.

Standar-standar unjuk kerja misalnya pegawai hadir dan pulang tepat waktu, pegawai bersedia untuk lembur, pegawai patuh pada atasan, dan lain-lain. Penilaian pada umumnya dilakukan secara subjektif.

Gambar 3. Contoh Penilaian dengan Metode Checklist

3. Critical Incident Technique

Critical incident technique adalah penilaian yang didasarkan pada perilaku khusus yang dilakukan di tempat kerja, baik perilaku yang baik atau tidak baik. Penilaian dilakukan melalui observasi langsung ke tempat kerja, kemudian mencatat perilaku-perilaku kritis dan mencatat tanggal dan waktu terjadinya perilaku tersebut.

Gambar 4. Contoh Penilaian dengan Metode Critical Incident Technique

4. Skala Penilaian Berjangkar Perilaku

Skala penilaian berjangkar perilaku (behaviorally anchored scale-BARS) adalah penilaian yang dilakukan dengan menspesifikasi unjuk kerja dalam dimensi-dimensi tertentu.

Selanjutnya, masing-masing dimensi diidentifikasi berdasarkan perilaku tertentu, baik perilaku yang sangat diharapkan atau tidak diharapkan.

5. Observasi dan Tes Kinerja

Observasi dan tes unjuk kerja adalah penialaian yang dilakukan melalui tes di lapangan.

Misalkan, seorang pilot setiap enam bulan sekali menjalani tes yang meliputi pengujian pengetahuan mengenai prosedur pelaksanaan pekerjaan dalam menerbangkan pesawat, yang dilakukan secara langsung dengan menerbangkan pesawat atau dalam simulator dan tes kesehatan.

6. Metode Perbandingan Kelompok

Metode ini dilakukan dengan membandingkan seorang pegawai dengan rekan sekerjanya, yang dilakukan oleh atasan dengan beberpa teknik seperti :

1. Pemeringkatan (ranking method). 2. Pengelompokan pada klasifikasi yang sudah

ditentukan (force distribution).3. Pemberian poin atau angka (point allocation

method).4. Metode perbandingan dengan pegawai lain

(paired comparison).

2. Penilaian yang berorientasi pada masa depan.

1. Penilaian Diri SendiriPenilaian diri sendiri adalah penilaian pegawai untuk diri sendiri dengan harapan pegawai tersebut dapat mengidentifikasi aspek-aspek perilaku kerja yang perlu diperbaiki pada masa yang akan datang.

Pelaksanaannya, organisasi atau atasan penilai mengemukakan harapan-harapan yang diinginkan dari pegawai pada pegawai, tujuan organisasi, dan tantangan-tantangan organisasi. Berdasarkan informasi tersebut pegawai dapat mengidentifikasi aspek-aspek perilaku yang perlu diperbaiki.

2. Management By Objective (MBO)

Management by objective adalah sebuah program manajemen yang melibatkan pegawai dalam pengambilan keputusan untuk menentukan sasaran-sasaran yang dicapainya.

Prosedurnya, atasan menginformasikan tujuan yang akan dicapai unit kerjanya yang merupakan tujuan yang lebih atas, dengan kemungkinan tantangan yang akan dihadapi. Kemudian setiap individu menentukan tujuan masing-masing yang dirundingkan dengan atasan, tantangan dan cara mengatasinya untuk periode waktu tertentu.

Pada akhir periode yang ditentukan, atasan dan bawahan melakukan evaluasi tentang pencapaian tujuan tersebut.

3. Penilaian Secara Psikologis

Penilaian secara psikologis adalah proses penilaian yang dilakukan oleh para ahli prsikologi untuk mengetahui potensi seseorang yang berkaitan dengan pelaksanaan pekerjaan seperti kemampuan intelektual, motivasi.

Penilaian ini dilakukan melalui tes psikologi seperti tes kecerdasan, tes kecerdasan emosional dan tes kepribadian.

4. Assessment Centre

Assessment Centre atau pusat penilaian adalah penilaian yang dilakukan melalui serangkaian teknik penilaian dan dilakukan oleh sejumlah penilai untuk mengetahui potensi seseorang dalam melakukan tanggung jawab yang lebih besar.

Proses pelaksanaannya dilakukan dengan interview mendalam, tes psikologi, pemeriksaan latar belakang, penilaian rekan kerja, diskusi terbuka dan mensimulasikan pekerjaan dalam bentuk pengambilan keputusan dari suatu masalah untuk mengetahui kekuatan, kelemahan dan potensi seseorang.

Pejabat Penilai Kinerja

1. Para Supervisor yang Menilai Karyawan Mereka 2. Para Karyawan yang Menilai Atasan Mereka 3. Anggota Tim yang Menilai Sesamanya 4. Sumber-Sumber Dari Luar 5. Karyawan Menilai Diri Sendiri 6. Karyawan dan Multisumber (umpan balik 360

derajat)

Kesalahan Dalam Penilaian Kinerja Beberapa faktor yang mempengaruhi kesalahan penilaian:1. Hallo effect, yaitu penyimpangan bersifat pendapat

pribadi/subjektif.

2. The error of central tendency, yaitu penilai tidak senang memberikan penilaian jelek atau baik kepada pegawai.

3. The leniency and strictness biases, yaitu penilai terlalu lunak atau terlalu keras.

4. Personal prejudice, yaitu penilaian dipengaruhi oleh prasangka yang tidak baik terhadap suatu kelompok masyarakat.

5. The recency effect, yaitu penilai mendasarkan penilaiannya pada perilaku kerja yang paling akhir terjadi.

The knowledge/performance loop

If you learn from performance, you increase knowledge, if you increase knowledge, you improve performance

Knowledge Management and Performance Management will also be strongly linked. The more you know, the better you perform.

If you learn from performance, you increase knowledge, if you increase knowledge, you improve performance.

KM will be therefore be one of the engines that drives continuous performance improvement, and the Knowledge Management cycle should be embedded within the performance management cycle, whether this cycle is applied to a project, or to an operation.

TERIMA KASIH

Daftar Pustakahttp://www.knowledge-management-online.com/Definition-of-Knowledge-Management.html (diakses 23/10/2011 21:24)

Cahyono,Ari. 2009. “Knowledge Management”. http://www.estuaji.com/   index.php?option=comcontent&view=article&id=13:km&catid=1:it&Itemid=3 .(diakses 23/10/2011).

Yuliazmi. 2005. “Penerapan Knowledge Management Pada Perusahaan Reasuransi”. Tesis Universitas Budi Luhur.http://agies.blogstudent.mb.ipb.ac.id/files/2011/01/GAMBAR-21.png (diakses 23/10/2011)

Amstrong, Michael.2006.”Strategic Human Resource Management 3rd edition.Kogan Page.

Agies, 2011. ”Pelaksanaan Knowledge Management Pada PT X Untuk Menjaga Kontinuitas dan Mememnangkan Persaingan Pasar” http://agies.blogstudent.mb.ipb.ac.id/2011/01/23/pelaksanaan-knowledge-management-pada-pt-x-untuk-menjaga-kontinuitas-dan-memenangkan-persaingan-pasar/ (diakses 22/10/2011)

Knowledge and Performance in an environment of continuous operational improvement , Copyright ©Knoco Ltd®. All rights reserved

Rivai, Veitzhal dan Basri. 2004. Performance Appraisal; Sistem yang tepat untuk menilai kinerja katyawan dan daya saing perusahaan. Prenada Media.

2007.Process of Performance Appraissal.http://appraisals.naukrihub.com/process.html (diakses 23/10/2011)

Robert L.Mathis&John H.Jackson, 2002. Manajemen Sumber Daya Manusia edisi 9 Jilid 2.

Samian, Penilaian Kinerja. samianstats.files.wordpress.com/2008/08/penilaian-kinerja.pdf (diakses 09/10/2011)

Nurcholis, 2010. Pengaruh Pelaksanaan Penilaian Kinerja Terhadap Produktivitas Kerja Karyawan di Call Center PT. Telkomsel Medan repository.usu.ac.id/bitstream/123456789/17093/5/Chapter%20I.pdf. (diakses 09/10/2011)

Urip Sedyowidodo, 2011. Srategy Based Performance Management. http://www.uripsedyowidodo.com/strategy-based-performance-management/. (diakses 23/10/2011)