3 amministrazione digitale
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PNSD –Asse I – Istruzione – Fondo Sociale Europeo (FSE)- Obiettivo specifico 10.8 “Diffusione della società della conoscenza nel mondo della scuola e della formazione e adozione di
approcci didattici innovativi” – Azione 10.8.4 “Formazione del personale della scuola e della formazione su tecnologie e approcci metodologici innovativi” –10.8.4.A1-FSEPO-SI-2016-2
Snodo formativo Liceo Classico Internazionale Statale «Meli» - PalermoModulo Personale amministrativo “Amministrazione digitale”
Formatore: prof. Alessandro Greco
l’Amministrazione digitale
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Amministrazione digitaleSe i suoi processi prevedono l’impiego delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT) per:
Accrescere l’efficienza
Ridurre i costi
migliorare la qualità dei servizi resi all’utenza
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e-governementAttuare i principi dell’art. 97 della Costituzione di imparzialità e buon andamento della PA
Migliorare il livello democratico del paese stimolando la partecipazione all’attività amministrativa
Attuare i presupposti dell’art. 1 della L 241/90 di economicità, efficacia, pubblicità e trasparenza
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L’e-government italiano ed europeo
DESI 2016DESI (Digital Economy and Society Index) è l’indice elaborato dalla Commissione Europea per valutare lo stato di avanzamento degli Stati membri dell'UE verso un'economia e una società digitali
18°
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La Normativa vigenteLegge n. 241/1990 uso della telematica quale principio al quale
improntare l’attività amministrativa.D. Lgs. 82/2005 CAD (Codice Amministrazione Digitale)D. Lgs. 150/2009 Legge BrunettaD. Lgs. 235/2010 Nuovo CADD.L. 83/2012 >L. 134/2012
Decreto Semplificazioni (istituisce l’AgID)
D.L. 95/2012 >L. 135/2012
Decreto Sviluppo
D.L. 179/2012 >L. 221/2012
Spending Rewiew
L. 228/2012 Legge di stabilità
compendio normativo in materia di Amministrazione Digitale (aggiornato al Dicembre 2014) http://formiur.formez.it/sites/default/files/attachments/compendio_normativo_amministrazione_digitale_agg._12.2014.pdf
art. 1L’attività amministrativa è retta da criteri: di economicità, efficacia, di pubblicità e trasparenza
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La Normativa vigenteD. Lgs. 33/2013 Obblighi pubblicità, trasparenza e
diffusione di informazioni nelle PADPCM 3/12/2013 Protocollo informatico (IndicePA)
Conservazione a lungo termineD. L. 90/2014 > L. 114/2014
Semplificazione e trasparenza amministrativa
DPCM 24/10/2014 Gestione SPIDDPCM 13/11/2014 Regole tecniche sul Documento informaticoL. 124/2015 Legge Madia (Riforma PA)D. Lgs. 97/2016 FOIA (Decreto sulla trasparenza)D. Lgs. 179/2016 Modifica nuovo CAD (3.0)
compendio normativo in materia di Amministrazione Digitale (aggiornato al Dicembre 2014) http://formiur.formez.it/sites/default/files/attachments/compendio_normativo_amministrazione_digitale_agg._12.2014.pdf
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Il CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale)
Stabilisce le regole per la digitalizzazione delle
PAPromuove soluzioni tecnologiche ed innovative per la modernizzazione
delle PAPrevede che le Amministrazioni siano tenute
a gestire tutti i procedimenti attraverso le tecnologie dell’informazione e della
comunicazione
Promuove la semplificazione e la trasparenza degli atti amministrativi
delle PA
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La P.A. digitaleLe Amministrazioni cooperano tra loro e costituiscono una RETE INTEGRATA
Con princìpi e finalità:
Riorganizzazione gestionale e dei servizi
(art. 12)Gestione informatica dei
procedimenti(art. 41)
Trasmissione informatica dei documenti(art. 45 ss.)
Disponibilità dei dati(artt. 50-58)
Basi di dati di interesse nazionale(art. 60)
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Nuovi dirittiDiritto all’uso delle tecnologie
(art. 3)Diritto all’accesso e all’invio di documenti digitali
(art. 4)
Diritto ad effettuare qualsiasi pagamento in forma digitale(art. 5)
Diritto a ricevere qualsiasi comunicazione pubblica per e-mail(art. 7)
Diritto all’alfabetizzazione informatica(art. 8)
Diritto alla partecipazione (e-democraty)(art. 9)Diritto a trovare on-line tutti i moduli e i formulari validi
(art. 57)
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Strumenti innovativiGarantiscono i nuovi diritti
Documenti informatici
Siti internet delle P.A.Posta elettronica ordinaria
e certificata (PEO e PEC)
Archiviazione ottica e conservazione
sostitutivaFirme elettroniche
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Digitalizzare perché…
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Amministrazione digitale
Back-office Front-office
la firma digitale; il protocollo informatico; la posta elettronica certificata (PEC); l’archiviazione digitale.
http://slideplayer.it/slide/930082/
introduzione di nuovi dirittimodalità di accesso ai datiTrasparenza, siti pubblici e modulisticaComunicazioni da e per la PA
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Dematerializzazione
Evitare la produzione di nuova carta Eliminare il cartaceo
esistente non di interesse «storico» o «culturale»
Attivare risparmi indiretti (tempo, efficienza, ecc.)
Ottenere risparmi diretti (carta, spazi, ecc.)
Ottenere benefici tangibili ed immediati per il cittadino
progressivo incremento della gestione documentale informatizzata e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico.
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Vantaggi della dematerializzazioneRisparmio di carta, di energia e di spazio.
Riduzione degli errori legati ad una gestione manuale dei processi.
Centralizzazione e automazione dei processi amministrativi e contabili.
Semplificazione della gestione e tracciabilità in tempo reale dei
documenti.Facilitazione dell’archiviazione digitale e della conservazione elettronica dei documenti.
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Maggiore sensibilità verso tematiche green di sostenibilità ambientale e rispetto delle politiche
ecologiche.
Vantaggi della dematerializzazioneDrastica riduzione dei canoni e dei materiali di consumo legati al ciclo della stampa.
Velocizzazione e semplificazione dell’accesso ai
documenti.Accesso ai documenti svincolato dal luogo fisico (unico vincolo la connessione ad Internet).
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Il Documento informatico al centro del CAD
Documento
informatico
Gestione
Conservazione
TrasmissioneFormazion
eFirma
digitale
Protocollo informatico
Archiviazione
digitale
PEC
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Amministrazione digitaleimpiego delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione (ICT) per:
Dematerializzazione dei processi amministrativi
Interoperabilità dei sistemi
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Firma elettronica Formazione
CAD
EIDAS
4 tipologie
3 tipologie
1. Firma elettronica;2. Firma elettronica avanzata;3. Firma elettronica qualificata;4. Firma digitale;
1. Firma elettronica;2. Firma elettronica avanzata;3. Firma elettronica qualificata;
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Firma elettronica Formazione
Art. 1, c. 1, lett. q, CAD“l’insieme dei dati in forma elettronica, allegati oppure connessi tramite associazione logica ad altri dati elettronici ed utilizzati come metodo di identificazione informatica”
art. 21, lett. s, CAD «il documento informatico, cui è apposta una firma elettronica, sul piano probatorio è liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche oggettive di qualità, sicurezza, integrità e immodificabilità»
Non è predefinita alcuna caratteristica tecnica, né specifici livelli di sicurezza. Una firma autografa apposta su un documento poi scansionato ne è già un esempio.
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Firma elettronica avanzataFormazioneArt. 1, c. 1, lett. q-bis, CAD“l’insieme di dati in forma elettronica allegati oppure connessi a un documento informatico che:
deve rispettare determinati requisiti di sicurezza.
• consentono l'identificazione del firmatario del documento• garantiscono la connessione univoca al firmatario• sono creati con mezzi sui quali il firmatario può
conservare un controllo esclusivo• sono collegati ai dati ai quali detta firma si riferisce in
modo da consentire di rilevare se i dati stessi siano stati successivamente modificati”
art. 21, lett. s, CADIl documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile
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Firma elettronica qualificataFormazione
Art. 1, c. 1, lett. r, CAD“un particolare tipo di firma elettronica avanzata che sia basata su un certificato qualificato e realizzata mediante un dispositivo sicuro per la creazione della firma”
art. 21, lett. s, CADIl documento informatico sottoscritto con firma elettronica avanzata formato nel rispetto delle regole tecniche di cui all'articolo 20, comma 3, che garantiscano l'identificabilità dell'autore, l'integrità e l'immodificabilità del documento, ha l'efficacia prevista dall'articolo 2702 del codice civile
in genere con una smart card o un token usb.
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Firma digitale (non presente nell’Eidas) Formazione
Art. 1, c. 1, lett. s, CAD“particolare tipo di firma elettronica avanzata “basata su un certificato qualificato e su un sistema di chiavi crittografiche, una pubblica e una privata, correlate tra loro, che consente al titolare tramite la chiave privata e al destinatario tramite la chiave pubblica, rispettivamente, di rendere manifesta e di verificare la provenienza e l’integrità di un documento informatico o di un insieme di documenti informatici””
Valore della Firma digitale:- autenticità: certezza dell’autore non è una “firma falsa”- integrità: non modificabilità del documento originale (dopo che è stato firmato)- non ripudiabilità: l’autore non può negare di aver firmato il documentoLe soluzioni di firma digitale più diffuse sono tre: Smart Card, Business Key
e Firma Remota.
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Firma digitale
Può essere utilizzata per
Indicare che è stata eseguita la revisione di un documento
Accettare i termini di un documentoCertificare di essere
l’autore di un documento
Approvare un documento
Formazione
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Firma digitaleCosa cambia con il CAD 3.0 (D. Lgs 26 agosto 2016 n. 179)
per il resto vige il principio della non discriminazione: non può essere
negato valore giuridico ad un documento informatico per il solo fatto che è in forma elettronica.
Pertanto il documento informatico, con o senza firma elettronica, è
liberamente valutabile in giudizio, tenuto conto delle sue caratteristiche
oggettive di qualità, sicurezza, integrità ed immodificabilità.
solo la firma qualificata è
equivalente alla sottoscrizione
autografa;
Formazione
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Posta Elettronica CertificataTrasmissioneLa posta elettronica certificata (PEC) è uno strumento che permette di dare ad un messaggio di posta elettronica lo stesso valore legale di una raccomandata con avviso di ricevimento tradizionale.
la Posta Elettronica Certificata ha la finalità di garantire i momenti dell’invio e della ricezione dei messaggi di posta elettronica, rendendo in tal modo, la trasmissione della comunicazione opponibile a terzi.
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• Può essere inviato ogni formato digitale;• I messaggi possono essere consultati da ogni computer
connesso a internet;• Certificazione degli allegati al messaggio;• L'avvenuta consegna della mail viene garantita;• Le ricevute di consegna hanno validità legale;• Tracciabilità della casella mittente;• Vi è certezza sulla destinazione dei messaggi;• L'invio dei messaggi può avere costi inferiori a quello delle
raccomandate;• Obbligo da parte del gestore di archiviazione per un periodo di
trenta mesi;• Obbligo da parte del gestore di applicare le procedure per il
rispetto della privacy.
Vantaggi
P E C
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• La tecnologia PEC, a differenza di altre tecniche di firma digitale e di tracciamento della consegna non è riconosciuta come standard internazionale.
• La data di notifica del file depositato coincide con la data del deposito, e si andrà a scaricare dopo molto tempo un atto.
• Il file depositato sulla casella pec potrebbe essere cancellato o inavvertitamente dallo stesso destinatario o da hacker che, entrando abusivamente nella casella, potrebbero cancellare illegalmente mail certificate non a loro indirizzate comportando gravi danni al destinatario.
Svantaggi
P E C
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L’archivistica della P.A. digitale
Efficacia
Efficienza
Trasparenza
Registrazione
Classificazione e selezione
Fascicolo e diritto di accesso
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Protocollo informatico Gestione
costituisce l’infrastruttura di base tecnico - funzionale su cui avviare il processo di ammodernamento e di trasparenza dell’Amministrazione
gestione del flusso informativo e documentale interno della Scuola anche ai fini dello snellimento delle procedure e della trasparenza dell’attività amministrativa.
I documenti della PA vanno “registrati” DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 53, comma 5
Documenti uguali per forma ma diversi per contenuto
REGISTRAZIONE Protocollo
Repertorio
Arrivo, partenza e interni (scambiati tra uffici della stessa AOO)
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Evoluzione non solo lessicaleDPR 20 ottobre 1998, n. 428
“Protocollo informatico”
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 “Sistema di gestione dei flussi
documentali e degli archivi”
Workflow documentale
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Work Flow documentale
Smistamento
Non protocollabili
Da protocollare
Da digitalizzare
già digitali
Protocollo deldocumento
individuazione
responsabileimplementazionedocumento
Fascicolie cartelle
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Registrazione dei documenti
le gazzette ufficiali, i bollettini ufficiali e i notiziari della pubblica amministrazione, le note di ricezione delle circolari e altre disposizioni, i materiali statistici, gli atti preparatori interni, i giornali, le riviste, i libri, i materiali pubblicitari, gli inviti a manifestazioni e tutti i documenti già soggetti a registrazione particolare dell’amministrazione (repertoriati).
registrazione
obbligatoria
documenti ricevuti e spediti dall’amministrazione e tutti i documenti informatici.
Esclusi da registrazion
e
DPR 28 dicembre 2000, n. 445 art. 53, comma 5
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Workflow documentale Gestione
per associare i documenti ai fascicoli che dovranno contenerli e ai relativi procedimenti;
registrazione di protocollo
l’attribuzione di un codice identificativo di almeno sette cifre numeriche;
segnatura di protocollo
viene apposta all’originale e, oltre a richiamare il progressivo e la data di protocollo, identifica l’amministrazione o l’area organizzativa che ha prodotto il documento;
Classificazione dei documenti
Sistema complesso di gestione dei procedimenti amministrativi
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Figure e strumenti del workflow documentale
RSPResponsabile del Servizio per la
tenuta del Protocollo informatico, la gestione dei flussi documentali e
degli archivi;
RPAResponsabile del Procedimento
Amministrativo il dipendente che ha la
responsabilità dell’esecuzione degli adempimenti amministrativi relativi
ad un affare;
Manualedei flussi documentali e del
protocollo informatico
Fascicolo informaticoformato in modo da garantire la corretta collocazione, la facile reperibilità e la collegabilità, in relazione al contenuto ed alle finalità, dei singoli documenti;
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Effettuata su ogni documento ricevuto o spedito dall'Area Organizzativa Omogenea con il sistema di gestione del protocollo informatico.
Registrazione di protocollo
consiste nella memorizzazione dei dati obbligatori.
Tale registrazione è eseguita in un'unica operazione, senza possibilità per l'operatore di inserire le informazioni in più fasi successive.
Workflow documentale Gestione
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requisiti necessari per registrazione di protocollo
a) numero di protocollo, generato automaticamente dal sistema e registrato in forma non modificabile; b) data di registrazione di protocollo, assegnata automaticamente dal sistema e registrata in forma non modificabile; c) mittente o destinatario dei documenti ricevuti o spediti; d) oggetto del documento; e) data e numero di protocollo dei documenti ricevuti, se disponibili; f) impronta del documento informatico, se trasmesso per via telematica, registrato in forma non modificabile; g) identificativo di chi ha protocollato il documento; h) classificazione; i) assegnazione; j) data di arrivo, registrata in forma non modificabile; k) allegati; l) mezzo di ricezione/spedizione;
inoltre possono essere aggiunti:m) estremi provvedimento differimento termini di registrazione; n) tipo documento; o) elementi identificativi del procedimento amministrativo, se necessario; p) eventuali altre informazioni connesse al documento.
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Per attivare il registro di protocollo di emergenza si devono verificare tre condizioni, non necessariamente dipendenti una dall’altra:
Protocollo di emergenza (art.63 del DPR 445/2000)
Quando si verifica la condizione numero 1 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto informatico. Quando si verificano le condizioni numeri 2 e 3 si deve attivare un protocollo di emergenza su supporto cartaceo.
1. guasto al software di protocollazione informatica;
2. guasto al sistema informatico di gestione;
3. mancanza di energia elettrica.
Compito del Responsabile della Gestione
Al termine dell’emergenza si deve: a) revocare l’autorizzazione al protocollo di emergenza b) inserire le registrazioni di emergenza nel protocollo informatico attivando l’apposita
funzione, come previsto dal manuale di gestione;
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Archiviazione digitale ConservazioneLa definizione di un sistema di conservazione digitale deve prevedere:• La nomina di un responsabile interno o esterno
all’ente della conservazione (art 44 CAD),• La definizione di un manuale della conservazione,• L’individuazione di un conservatore accreditato (art
44-bis CAD)
• L’autenticità del documento• L’integrità• La leggibilità e l’agevole reperibilità dei documenti• Il rispetto delle misure di sicurezza della privacy
Il sistema di conservazione digitale deve garantire (art 44 CAD):
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Conservazione sostitutivaLa Conservazione Sostitutiva è una procedura informatica che ha come scopo quello di garantire nel tempo la validità legale di un documento ed il suo valore probatorio.
sul file di chiusura (o Indice del Pacchetto di Archiviazione) che riporta i metadati e le impronte, costituite dalla sequenza di simboli binari in grado di identificarne univocamente il contenuto, associate ai documenti selezionati attribuisce ai documenti informatici valore legale e probatorio.
Apposizione della firma digitale marca temporale
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Sistema della conservazione
Archivio corrente
Archivio di deposito
Archivio storico
I documenti e i fascicoli vengono trasferiti giornalmente attraverso la generazione di un pacchetto di versamento
il riversamento nell’archivio di deposito dei documenti, fascicoli e/o aggregazioni documentali avviene almeno una volta all’anno
i documenti selezionati per la conservazione permanente vengono trasferiti nell’archivio storico ossia negli Archivi di Stato competenti