200 modul erp i (repaired)-backup
DESCRIPTION
modul ERPTRANSCRIPT
-
0Modul
Enterprise ResourcePlanning (ERP) I
Oleh:Galih Kurniawan Sidik
Sekolah Tinggi Ekonomi Islam (STEI) TAZKIA
-
Modul ERP I STEI Tazkia
1
Daftar IsiDaftar Isi ................................................................................................................................1
Daftar Table ...........................................................................................................................6
Daftar Gambar .......................................................................................................................7
Kata Pengantar.....................................................................................................................10
Bab I.....................................................................................................................................11
Definisi dan Sejarah ERP ....................................................................................................11
1.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................11
1.2 Pendahuluan ...............................................................................................................11
1.3 Definisi ERP...............................................................................................................12
1.3.1 Karakteristik ERP................................................................................................14
1.4 Sejarah ERP ...............................................................................................................14
1.5 Kesimpulan ................................................................................................................23
1.6 Pertanyaan Review.....................................................................................................24
1.7 Tugas ..........................................................................................................................24
Bab II ...................................................................................................................................25
Sistem Informasi dan ERP...................................................................................................25
2.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................25
2.2 Pendahuluan ...............................................................................................................25
2.3 System........................................................................................................................26
2.3.1 Definisi System ...................................................................................................26
2.3.2 Karakteristik System ...........................................................................................27
2.4 Informasi ....................................................................................................................28
2.5 Sistem Informasi dan Pengembangan ERP................................................................29
2.5.1 Supply Chain Management (SCM) .....................................................................29
2.5.2 Sistem Informasi Akuntansi ................................................................................30
2.5.3 Sistem Informasi Management............................................................................32
2.5.4 Consumer Relationship Management (CRM) .....................................................35
2.6 Konsep Dasar ERP.....................................................................................................37
2.7 Kelebihan dan Kekurangan ERP................................................................................40
2.8 Vendor dan Aplikasi ERP ..........................................................................................41
2.9 Kesimpulan ................................................................................................................43
-
Modul ERP I STEI Tazkia
2
2.10 Pertanyaan Review...................................................................................................45
BAB III ................................................................................................................................46
System Administrator ..........................................................................................................46
3.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................46
3.2 Definisi dan Kewenangan System Administrator.......................................................46
3.3 System Administrator vs. Database Administrator ....................................................47
3.4 Security pada Aplikasi Oracle....................................................................................47
3.5 Mendefinisikan User account Aplikasi Oracle ..........................................................48
3.6 Mendefinisikan Kewenangan Aplikasi ......................................................................48
3.7 Mendefinisikan Responsibility ...................................................................................49
3.8 Mendefinisikan Custom Responsibility (Praktikum).................................................50
3.9 Mendefinisikan atau Men-create User Account (Praktikum) ....................................51
3.10 Latihan (Praktikum) .................................................................................................53
Bab IV..................................................................................................................................55
Overview Oracle General Ledger ........................................................................................55
4.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................55
4.2 Proses General Ledger pada Aplikasi Oracle.............................................................55
4.3 Kemampuan Integrasi Aplikasi Oracle General Ledger ............................................56
4.4 Overview Accounting Setup Manager........................................................................57
4.5 Konsep Mata Uang Asing ..........................................................................................57
4.6 Standard Reports dan Listing .....................................................................................58
4.7 Financial Statement GeneraTor Reports (FSG) .........................................................58
BAB V .................................................................................................................................60
Accounting Setup Manager ..................................................................................................60
5.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................60
5.2 Accounting Setup Manager........................................................................................60
5.3 Mendefinisikan Accounting Setup Manager (Praktikum) ..........................................61
5.4 Latihan: ......................................................................................................................71
Bab VI..................................................................................................................................73
Ledger ..................................................................................................................................73
6.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................73
6.2 Gambaran Umum Ledger pada Oracle General Ledger ............................................73
-
Modul ERP I STEI Tazkia
3
6.3 Accounting Setup Step................................................................................................75
6.4 Element-Element Ledger yang di-Share pada Aplikasi Oracle .................................75
6.5 Mendefinisikan Struktur Akun (Account Structure) pada Aplikasi Oracle ...............76
6.6 Keunggulan Struktur Akun yang Umum ...................................................................77
6.7 Dampak Struktur Akun terhadap Laporan Keuangan................................................77
6.8 Mendefinisikan Cahart of Account (Praktikum)........................................................79
6.9 Mendefinisikan Value Set ..........................................................................................81
6.10 Memilih Flexfield Qualifiers....................................................................................83
6.11 Freeze The Flexfield Definition (Membekukan Definisi Flexfield) ........................85
6.12 Latihan (Praktikum) .................................................................................................86
Bab VII ................................................................................................................................91
Segment Values ...................................................................................................................91
7.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................91
7.2 Mendefinisikan Nilai (Values) Segment (Praktikum) ................................................91
7.3 Latihan (Praktikum) ...................................................................................................93
Bab VIII ...............................................................................................................................96
Hirarki Akun, Shorthand Aliases, dan Account Combinations ...........................................96
8.1 Tujuan Pembelajaran..................................................................................................96
8.2 Mendefinisikan Hirarki Akun (Parent Account dan Child Account).........................96
8.3 Latihan (Praktikum) ...................................................................................................99
8.4 Mendefinisikan Shorthand Aliases ..........................................................................100
8.5 Mendefinisikan Account Combinations (Kombinasi Akun)....................................101
8.6 Latihan (Praktikum) .................................................................................................101
Bab IX................................................................................................................................103
Kalender Akuntansi (Accounting Calendar)......................................................................103
9.1 Tujuan Pembelajaran................................................................................................103
9.2 Mendefinisikan Kalender Akuntansi (Accounting Calendar)..................................103
9.3 Mendefinisikan Period Types (Jenis Periode)..........................................................105
9.4 Mendefinisikan Transaction Calendars (Kalender Transaksi)................................107
9.5 Membuka dan Menutup Periode Akuntansi (Opening and Closing AccountingPeriod)............................................................................................................................108
9.6 Latihan (Praktikum) .................................................................................................109
-
Modul ERP I STEI Tazkia
4
Bab X .................................................................................................................................111
Currency dan Set of Books ................................................................................................111
10.1 Tujuan Pembelajaran..............................................................................................111
10.2 Mendefinisikan Currency.......................................................................................111
10.3 Mendefinisikan Conversion Rates Type.................................................................113
10.4 Mendefinisikan Daily Rates ...................................................................................113
10.5 Mendefinisikan Set of Books..................................................................................115
Bab XI................................................................................................................................117
Basic Jurnal Entry..............................................................................................................117
11.1 Tujuan Pembelajaran..............................................................................................117
11.2 Jurnal Entry dan Siklus Akuntansi.........................................................................117
11.3 Komponen Jurnal ...................................................................................................119
11.4 Pengelompokkan Jurnal Entry Pada Batch ...........................................................120
11.5 Membuat Batch Jurnal ...........................................................................................120
11.6 Manual Journal Entry.............................................................................................121
11.7 Memposting Batch Jurnal ......................................................................................122
11.8 Latihan (Praktikum) ...............................................................................................124
Bab XII ..............................................................................................................................127
Reverse Journal Entry........................................................................................................127
12.1 Tujuan Pembelajaran..............................................................................................127
12.2 Mendefinisikan Jurnal Reversal (Reverse Journal Entry)......................................127
12.3 Mendefinisikan Reversing Journal Secara Otomatis .............................................129
12.4 Latihan (Praktikum) ...............................................................................................130
Bab XIII .............................................................................................................................133
Recurring Journal...............................................................................................................133
13.1 Tujuan Pembelajaran..............................................................................................133
13.2 Definisi dan Jenis Recurring Jurnal .......................................................................133
13.4 Latihan (Praktikum) ...............................................................................................135
Bab XIV.............................................................................................................................138
MassAllocation ..................................................................................................................138
14.1 Tujuan Pembelajaran..............................................................................................138
14.2 Definisi dan Tujuan MassAllocation .....................................................................138
-
Modul ERP I STEI Tazkia
5
14.3 Mendefinisikan Batch MassAllocation ..................................................................139
14.4 Ketentuan Formula Alokasi ...................................................................................144
14.5 Contoh MassAllocation..........................................................................................144
14.6 Latihan (Praktikum) ...............................................................................................146
Daftar Pustaka....................................................................................................................149
-
Modul ERP I STEI Tazkia
6
Daftar Table
Table 1.4.1 Perbedaan EOQ dan MRP
Table 1.4.2 Perbedaan antar Tahapan Evolusi ERP
Table 2.7.1 Kelebihan system ERP
Table 2.7.2 Kekurangan System ERP
Table 2.8.1 Jenis vendor ERP dan sample vendor
-
Modul ERP I STEI Tazkia
7
Daftar Gambar
Gambar 1.4.1 Bagan Alur MRP
Gambar 1.4.2 Bagan Alur MRP II
Gambar 1.4.3 Bagan Tahapan Evolusi ERP
Gambar 2.3.1 Bagan system model Scott
Gambar 2.3.2 Bagan system model Mc. Leod
Gambar 2.5.1 Bagan SCM-EDI
Gambar 2.5.2 Struktur komponen SIM
Gambar 2.6.1 Konsep Dasar ERP
Gambar 2.8.1 Hasil Survey Vendor ERP tahun 2009
Gambar 3.5.1 Tampilan awal window login
Gambar 3.8.1 Window Define Responsibility
Gambar 3.9.1 Window Define User
Gambar 4.2.1 Proses Oracle General Ledger
Gambar 5.3.1 Window Modul General Ledger-Accounting Setup
Gambar 5.3.2 Window Tampilan Awal Accounting Setup
Gambar 5.3.3 Tampilan Awal Legal Entities
Gambar 5.3.4 Tampilan Mendefinisikan Legal Entities
Gambar 5.3.5 Tampilan Mendefinisikan Accounting Setup-1
Gambar 5.3.6 Tampilan Mendefinisikan Accounting Setup-2
Gambar 5.3.7 Tampilan Mendefinisikan Accounting Setup-3
-
Modul ERP I STEI Tazkia
8
Gambar 5.3.8 Tampilan Mendefinisikan Accounting Setup-4
Gambar 5.3.9 Mendefinisikan Accounting Options-1
Gambar 5.3.10 Mendefinisikan Accounting Options-2
Gambar 5.3.11 Mendefinisikan Accounting Options-3
Gambar 5.3.12 Mendefinisikan Accounting Options-4
Gambar 5.3.13 Mendefinisikan Reporting Currency-1
Gambar 5.3.14 Mendefinisikan Reporting Currency-2
Gambar 5.3.15 Konfirmasi Accounting Setup-1
Gambar 5.3.16 Konfirmasi Accounting Setup-2
Gambar 6.2.1 Hubungan Primary Ledger dan Secondary Ledger
Gambar 6.3.1 Accounting Setup Step
Gambar 6.8.1 Tampilan Awal masuk ke Segment
Gambar 6.8.2 Tampilan Awal Accounting Flexfield
Gambar 6.8.3 Tampilan Mendefinisikan Segment
Gambar 6.9.1 Tampilan Mendefinisikan Value Set
Gambar 6.10.1 Tampilan Flexfield Qualifiers
Gambar 6.11.1 Tampilan Freeze Flexfield Definition
Gambar 7.2.1 Tampilan Mendefinisikan Segment Values
Gambar 8.2.1 Hubungan diantara Parent Values dan Child Values
Gambar 8.2.2 Tampilan Value Set
Gambar 8.2.3 Tampilan Child Ranges
Gambar 9.2.1 Tampilan Accounting Calendar
Gambar 9.3.1 Tampilan Period Types
Gambar 10.2.1 Tampilan Mendefinisikan Currency
Gambar 11.2.1 Siklus Akuntansi pada Aplikasi Oracle
-
Modul ERP I STEI Tazkia
9
Gambar 13.3.1 Bagan tahapan Recurring Journal
Gambar 14.2.1 Gambar Ilustrasi MassAllocation
Gambar 14.3.1 Tampilan mendefinisikan MassAllocation
Gambar 14.3.2 Tampilan formula MassAllocation
-
Modul ERP I STEI Tazkia
10
Kata Pengantar
Alhamdulillah, puji dan syukur senantiasa penulis panajatkan ke Khadirat Illahi,
atas rahmat, hidayah dan inayah-Nya penulis dapat menyelesaikan modul ini. Shalawat dan
salam semoga terlimpah ke Rosul Muhammad SAW, kepada para sahabatnya, dan para
pengikutnya hingga akhir zaman. Amma badu.
Modul ERP I ini penulis susun dengan menggunakan pendekatan praktis sehingga
diharapkan para pembaca bisa lebih mudah dalam memahami konten modul ini. Modul ini
terdiri dari dua yaitu teori ERP dan aplikasi Oracle (salah satu aplikasi ERP). Penulis
secara sengaja menjadikan porsi pembahasan materi aplikasi Oracle jauh lebih banyak dari
pada pembahasan teori ERP (sekitar 70:30) karena penulis berpendapat bahwa untuk teori,
sumber rujukannya sudah sangat banyak dari buku yang beredar atau juga bisa surfing di
internet mencari jurnal online baik yang berbayar maupun yang free. Sedangkan sumber
rujukan untuk aplikasi Oracle masih sangat jarang, dan kalaupun ada perlu pendalaman
lebih lanjut untuk mendapatkan pemahaman yang mendalam dan hampir semua dalam
bahasa inggris.
Penulis berharap semoga modul ini dapat berguna bagi semua pembacanya. Penulis
sadar bahwa modul ini masih jauh dari kesempurnaan, oleh karena itu penulis
mengharapkan saran dan kritik yang membangun. Terakhir penulis menyampaikan terima
kasih kepada semua pihak yang telah membantu baik berupa moriil maupun spiritual
sehingga modul ini dapat diselesaikan.
Bogor, Agustus 2010
Penulis
-
Modul ERP I STEI Tazkia
11
Bab I
Definisi dan Sejarah ERP
1.1 Tujuan Pembelajaran:
1. Memahami definisi ERP
2. Memahami karakteristik ERP
3. Memahami tahapan evolusi ERP
4. Memahami definisi dan teori dasar setiap tahapan evolusi ERP
5. Memahami perbedaan diantara tahapan evolusi ERP
1.2 Pendahuluan
Semakin berkembangnya dunia bisnis mendorong manusia untuk memikirkan cara-
cara agar bisnis yang dijalaninya mencapai tingkat efisiensi yang maksimal. Tingkat
efisiensi yang maksimal akan didapat jika management yang digunakan dalam pengelolaan
bisnis tersebut dilakukan secara professional dan proporsional.
Dalam bahasa management dikenal fungsi dan definisi management yang
terangkum dalam empat suku kata yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.
Tanpa menyepelekan arti yang lainnya, dari keempat suku kata tersebut ada dua yang
sangat menentukan tingkat keberhasilan sebuah management yaitu Planning dan
Controlling. Planning adalah sebuah upaya menyusun strategi atau rencana sehingga
tujuan perusahaan dapat tercapai. Tahapan ini harus diproses dan dipikirkan secara matang
karena ini akan menjadi sumber pijakan bagi semua tahapan yang lainnya. Sedangkan
Controlling dapat didefinisikan sebagai sebuah upaya untuk memoniToring proses bisnis
sehingga semua proses yang terjadi sesuai dengan rencana dan aturan yang berlaku
sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Pada tahun 1950-an bisnis yang berkembang pesat pada saat itu adalah
manufacturing. Pada saat itu terdapat teori yang terkenal untuk meningkatkan efisiensi
perusahaan yaitu Economic Order Quantity (EOQ). Teori ini dipakai untuk mencari
-
Modul ERP I STEI Tazkia
12
jumlah pemesanan persediaan dibandingkan dengan biaya yang harus dikeluarkan
sehingga dicapai tingkat keseimbangan yang ekonomis.
Semakin berkembangnya dunia bisnis, ternyata teori EOQ tersebut dianggap
kurang memadai sehingga sekitar tahun 1965 muncul teori baru yaitu Materials
Requirement Planning (MRP). Formula MRP ini didesain untuk memenuhi keperluan
material yang tergantung terhadap keperluan material lain yang diperlukan untuk keperluan
bahan mentah dan pendukung untuk proses manufaktur produk.
Sekitar tahun 1975, formula MRP lebih disempurnakan sehingga muncul MRP II.
MRP II ini sudah mengintegrasikan perencanaan kebutuhan material dengan kebutuhan
perusahaan yang lain seperti perencanaan bisnis dan perencanaan produksi.
Sejalan dengan perkembangan teknologi informasi, sekitar tahun 1990-an, formula
MRP II lebih disempurnakan dengan teknologi informasi yang ada sehingga muncul yang
namanya Enterprise Resources Planning (ERP). Dengan digunakannya teknologi
informasi yang mutakhir, ERP lebih mengintegrasikan semua komponen bisnis termasuk
didalamnya system akuntansi dan keuangan sehingga tahap perencanaan akan lebih
matang. Dengan ERP ini, focus bisnis tidak hanya ditujukan untuk manufacturing tetapi
untuk hampir semua jenis bisnis yang ada.
1.3 Definisi ERP
Sesuai dengan akronimnya, ERP berasal dari tiga suku kata yaitu Enterprise,
Resources, dan Planning. Dalam bahasa Indonesia, Enterprise berarti organisasi atau
perusahaan, Resources berarti sumber daya, dan Planning berarti perencanaan.
Secara konseptual, Enterprise dapat didefinisikan sebagai sekelompok orang yang
mempunyai tujuan tertentu dan mempunyai sumber daya untuk mencapai tujuan tersebut.
Kata Resource, secara singkat bisa diterjemahkan sebagai sumber daya. Dalam kaitannya
dengan Enterprise, Resource ini dapat berupa asset perusahaan yang meliputi asset
keuangan, sumber daya manusia, konsumen, supplier, order, teknologi, dan strategi. Jadi
sebenarnya kata Resource ini adalah semua hal yang bisa dikelola dan dimanfaatkan oleh
Enterprise untuk mencapai tujuannya (keuntungan). Sedangkan kata Planning dapat
-
Modul ERP I STEI Tazkia
13
didefinisikan sebagai suatu konsep perencanaan atau strategi yang dipakai untuk
mengoptimalkan Resource yang ada sehingga tujuan Enterprise bisa tercapai.
Jika dilihat dari ketiga suku kata tersebut, memang terlihat agak rancu dan kurang
menggambarkan makna sesungguhnya. Kata yang lebih menggambarkan tujuan dari ERP
adalah Enterprise yaitu bagaimana caranya mengintegrasikan semua department dan
fungsi-fungsi yang ada kedalam satu system yang terkomputerisasi dan dalam satu
database sehingga akan lebih mudah menshare informasi dan mengkomunikasikannya dari
satu department ke department yang lainnya sesuai dengan kebutuhan.
Ada beberapa definisi ERP dari beberapa ahli yaitu:
- Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai software
information system berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan
memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas
perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.
(OLeary, 2000)
- ERP dapat didefinisikan sebagai pengintegrasian seluruh resources di dalam
organisasi (enterprise) dari sudut pandang informasi. (Jacobs dan Whybark, 2000)
- Enterprise Resource Planning(ERP) melingkupi teknik dan konsep yang diterapkan
untuk mengintegrasikan manajamen proses bisnis sebagai sebuah kesatuan. Dilihat
dari sudut pandang keberhasilan manajemen penggunaan sumber daya, ERP
bertujuan untuk meningkatkan ketepatgunaan dari sebuah perusahaan. (Leon, 2005)
- ERP dapat dideskripsikan sebagai sebuah konsep untuk merencanakan dan
mengelola sumber daya organisasi agar dapat dimanfaatkan secara optimal untuk
menghasilkan nilai tambah bagi seluruh pihak yang berkepentingan (stake holder)
atas organisasi tersebut. (DhewanTo dkk, 2007)
- Sistem ERP adalah sebuah terminologi yang diberikan kepada sistem informasi
yang mendukung transaksi atau operasi sehari-hari dalam pengelolaan sumber daya
perusahaan. Sumber daya tersebut meliputi dana, manusia, mesin, suku cadang,
waktu, material dan kapasitas. (Linawati, 2006)
- Sistem ERP merupakan sistem informasi berorientasi akuntansi (Accounting-
oriented information system) untuk mengidentifikasi dan merencanakan sumber-
sumber daya lingkup perusahaan yang dibutuhkan guna memenuhi pesanan-
-
Modul ERP I STEI Tazkia
14
pesanan pelanggan (customer orders). Sistem ERP merupakan sistem manajemen
manufaktur berorientasi pelanggan (customer oriented manufacturing management
system) (APICS, 1998; Dykstra and Cornelison, 1998).
- ERP merupakan sistem informasi yang mendefinisikan dan merencanakan sisi
sumber daya yang dibutuhkan perusahaan untuk mengintegrasikan semua fungsi
bisnis yang ada agar dapat lebih responsif terhadap berbagai kebutuhan. (Roby dkk,
2009)
1.3.1 Karakteristik ERP
Menurut OLeary (2000), ERP mempunyai beberapa karakteristik yaitu:
1. Sistem ERP adalah suatu paket perangkat lunak yang didesain untuk lingkungan
pelanggan pengguna server, apakah itu secara tradisional atau berbasis jaringan.
2. Sistem ERP memadukan sebagian besar dari proses bisnis.
3. Sistem ERP menggunakan database perusahaan yang secara tipikal menyimpan
setiap data sekali saja.
4. Sistem ERP memungkinkan mengakses data secara waktu nyata (real time).
5. Dalam beberapa hal sistem ERP memungkinkan perpaduan proses transaksi dan
kegiatan perencanaan.
6. Sistem ERP menunjang sistem multi mata uang dan bahasa, yang sangat diperlukan
oleh perusahaan multinasional.
7. Sistem ERP memungkinkan penyesuaian untuk kebutuhan khusus perusahaan tanpa
melakukan pemrograman kembali.
1.4 Sejarah ERP
Semakin berkembangnya dunia bisnis mendorong manusia untuk memikirkan cara-
cara agar bisnis yang dijalaninya mencapai tingkat efisiensi yang maksimal. Tingkat
efisiensi yang maksimal akan didapat jika management yang digunakan dalam pengelolaan
bisnis tersebut dilakukan secara professional dan proporsional.
Dalam bahasa management dikenal fungsi dan definisi management yang
terangkum dalam empat suku kata yaitu Planning, Organizing, Actuating, dan Controlling.
Tanpa menyepelekan arti yang lainnya, dari keempat suku kata tersebut ada dua yang
-
Modul ERP I STEI Tazkia
15
sangat menentukan tingkat keberhasilan sebuah management yaitu Planning dan
Controlling. Planning adalah sebuah upaya menyusun strategi atau rencana sehingga
tujuan perusahaan dapat tercapai. Tahapan ini harus diproses dan dipikirkan secara matang
karena ini akan menjadi sumber pijakan bagi semua tahapan yang lainnya. Sedangkan
Controlling dapat didefinisikan sebagai sebuah upaya untuk memoniToring proses bisnis
sehingga semua proses yang terjadi sesuai dengan rencana dan aturan yang berlaku
sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.
Sedangkan dari kedua kata terpenting itu, kata Planning merupakan kata yang
paling penting karena merupakan tahapan yang menjadi sumber/paTokan bagi tahapan
yang lainnya. Dalam pengembangan management, fungsi Planning ini mengalami
perubahan yang sangat signifikan. Menurut Indradjit dan DjokopranoTo, perubahan
tersebut dapat dilihat dari dua sudut pandang yaitu sudut pandang pertama adalah fungsi
perencanaan dalam kepentingan suatu entitas atau perusahaan, dan yang kedua integrasi
fungsi perencanaan dalam berbagai bagian di perusahaan.
1. Perkembangan Kepentingan Perencanaan dalam Perusahaan.
Perencanaan adalah subyek yang sukar dipahami. Perencanaan adalah akvititas
kompleks yang tidak dapat secara mudah diatur dengan suatu prosedur kuantitatif tertentu.
Esensi perencanaan ialah pengorganisasian, dengan disiplin tertentu, tugas-tugas utama
yang harus dilakukan oleh perusahaan untuk memelihara efisiensi dalam lingkungan bisnis
yang sedang berjalan dan memandu perusahaan untuk masa datang yang baru dan lebih
baik. Sistem perencanaan harus berhadapan dengan dua dimensi yang berhubungan, yaitu
menanggapi perubahan lingkungan eksternal dan secara kreatif memanfaatkan sumber
daya internal untuk memperbaiki posisi kompetitif dari perusahaan. Cara untuk mengenal
tantangan dan pengembangan perencanaan ialah dengan mengenal perkembangan evolusif
selama tiga dekade terakhir dalam hubungan dengan kepentingan perusahaan, yaitu dari
perencanaan biasa ke perencanaan strategis perusahaan. Ada lima tahapan dalam evolusi
pemikiran perencanaan dilihat dari sudut pandang ini, yaitu :
Penganggaran dan pengawasan keuangan.
Perencanaan jangka panjang.
Perencanaan strategi bisnis.
Perencanaan strategi korporat.
-
Modul ERP I STEI Tazkia
16
Manajemen strategi.
Tahap 1 : Penganggaran dan Pengawasan Keuangan.
Ini adalah bentuk pertama dari manifestasi sistem manajemen yang berkembang
sekitar sebelum tahun 1950-an. Keduanya adalah alat manajemen yang dipandang ampuh
waktu itu untuk perencanaan dan pengendalian perusahaan. Kinerja keuangan adalah
jantung dari setiap perusahaan. Meskipun keuntungan bukan satu-satunya fakTor penentu
keberhasilan perusahaan, tetapi merupakan suatu hal yang sangat penting dan tidak dapat
diabaikan. Pendapatan keuangan dalam jangka pendek sering kali merupakan jebakan
perusahaan. Oleh karena itu kedua hal tersebut mempunyai kemampuan terbatas dalam
perencanaan yang diperlukan oleh perusahaan untuk pertahanan hidup dan pengembangan
untuk waktu yang akan datang.
Tahap 2 : Perencanaan Jangka Panjang.
Suatu perkembangan cukup besar terjadi pada waktu diperkenalkannya
perencanaan jangka panjang pada tahun 1950-an. Sistem ini membutuhkan usaha lebih luas
dalam perusahaan, yang meliputi penentuan obyektif, tujuan, program, dan anggaran untuk
jangka waktu beberapa tahun. Waktu itu, sistem ini dikembangkan untuk antisipasi
booming industri setelah selesainya Perang Dunia II, di mana perusahaan menganggap
tidak cukup memadai kalau hanya mempunyai perencaaan jangka pendek saja. Meskipun
sistem ini lebih baik daripada sistem pada tahap I, namun hanya cocok untuk pasar yang
berkembang cepat, yang mudah diramalkan, dan secara relatif kurang kompetitif.
Tahap 3 : Perencanaan Strategi Bisnis.
Selama tahun 1960-an, beberapa perubahan penting terjadi dalam lingkungan bisnis
di Amerika Serikat. Perkembangan cepat yang terjadi sebelumnya mulai melambat dan
menyebabkan persaingan yang makin ketat antar perusahaan. Sebagai akibatnya ialah
bahwa fokus perhatian perusahaan berpindah dari produksi ke marketing. Tadinya, semua
yang diproduksi hanyalah yang proses produksinya mudah dan cepat laku terjual. Tetapi
keadaan berubah, yaitu bahwa hanya dengan marketing yang jitu, penjualan dapat
dilakukan dapat menguntungkan. Dengan demikian, perencanaan menjadi lebih sulit,
sehingga timbullah konsep perencanaan strategi bisnis yang memperhitungkan hal-hal
-
Modul ERP I STEI Tazkia
17
seperti misi perusahaan, kinerja perusahaan, keadaan lingkungan luar. Atas dasar itu
dikembangkan perencanaan perusahaan dengan program yang lebih konkrit, alokasi
sumber daya perusahaan yang lebih tepat, dan anggaran yang diperlukan.
Tahap 4 : Perencanaan Strategi Korporat.
Tahun 1960-an juga ditandai dengan perubahan dalam lingkungan sosio-politik di
Amerika Serikat dan di dunia. Tahun 1970-an, perubahan ini berlanjut terus secara lebih
mendalam. Yang paling signifikan adalah dalam hal kesulitan energi dan pencemaran
lingkungan. Perubahan besar juga terjadi di bidang teknologi khususnya teknologi
elektronika. Jepang muncul sebagai pesaing utama industri Amerika Serikat dan pasaran
dunia sudah merupakan suatu permulaan kecenderungan tersendiri. Perkembangan ini
membawa perkembangan pula di bidang perencanaan strategis, dengan munculnya
perencanaan strategi korporat, yang merupakan proses disiplin dan usaha organisasi yang
disusun dengan baik, dan ditujukan untuk suatu perencanaan strategis yang lengkap dari
perusahaan. Andrews (1980) memberikan definisi sebagai berikut.
Corporate strategy is the pattern of decisions in a company that determines
and reveals its objectives, purposes, or goals, procedures the principle policies and
plans for achieving those goals, and define the range of business the company is To
pursue, the kind of economic and human organization it is or intends To be, and the
nature of the economic and noneconomic contribution it intends To make To its
shareholders, employees, customers, and communities.
Tahap 5 : Manajemen Strategi.
Manajemen strategi sebagai perkembangan terakhir dari perencanaan strategis,
muncul sebagai tanggapan atas kritik, bahwa perencanaaan saja betapapun strategisnya,
akan kurang mencukupi bagi perusahaan untuk mempertahankan hidupnya, menjalankan
misinya, dan mencapai visinya, dalam lingkungan persaingan yang terus berubah. Untuk
itu, perencanaan harus diintegrasikan dengan sistem administrasi penting seperti
pengawasan manajemen, komunikasi dan informasi, motivasi, pengganjaran dan
sebagainya. Oleh karena itu, dalam manajemen strategi, pengembangan nilai perusahaan,
kemampuan manajemen, tanggungjawab organisasi, sistem administrasi dihubungkan
-
Modul ERP I STEI Tazkia
18
dengan strategi dan proses pengambilan keputusan, pada semua tingkat atau hirarki , dan di
semua fungsi bisnis dalam perusahaan.
2. Perkembangan Integrasi Perencanaan dalam Perusahaan.
Perkembangan pemikiran perencanaan dapat juga dilihat dari sudut lain, yaitu
integritasnya dalam keseluruhan perencanaan perusahaan. Dari sudut pandang ini, terjadi
juga 5 tahap evolusi. Tahapan pertama dan kedua hanya terjadi dalam perencanaan
kebutuhan barang untuk perusahaan. Tahap-tahap selanjutnya sudah menyangkut
kebutuhan produksi, manufaktur, keuangan, marketing, dan sebagainya.
Tahap 1 : EOQ (Economic Order Quantity) dan perangkatnya.
Perangkat yang dimaksud ialah Persediaan Pengaman, BOM (Bill of Materials),
Perintah Kerja dan sebagainya. Sebetulnya masih ada lagi beberapa formula perencanaan
material yang hampir sama seperti formula Persediaan Minimum dan Maksimum,
persediaan atas dasar perhitungan berkala. Tahap ini mulai berkembang sekitar tahun
1950-an. Perencanaan pengadaan barang secara tepat waktu atau just-in-time invenTory
control juga merupakan pengembangan perencanaan kebutuhan material, namun baru
dikembangkan tahun 1980-an, sebagai pendukung MRP dan MRP II.
Konsep EOQ ini berawal dari sebuah pemikiran yang sangat sederhana dan logis
yaitu Makin sering pengisian kembali persediaan itu dilakukan, persediaan rata-rata akan
semakin kecil dan ini berakibat bahwa nilai biaya penyediaan barang akan makin kecil.
Tetapi di lain pihak, makin sering pengisian kembali persediaan itu dilakukan, maka biaya
pemesanan akan semakin besar pula. EOQ adalah formula untuk mencari titik
keseimbangan yang paling ekonomis atau paling optimal dari dua hal yang saling
bertentangan tersebut.
Sedikitnya terdapat tiga teori untuk menentukan formula EOQ yaitu:
- Teori Persediaan Rata-Rata, dan
- Teori Biaya Minimum.
Namun walaupun pada saat itu teori ini terkenal dan secara luas digunakan oleh
dunia bisnis terutama manufaktur, ternyata menurut Indradjit dan DjokopranoTo ada
beberapa kelemahan jika EOQ ini digunakan yaitu:
-
Modul ERP I STEI Tazkia
19
- Asumsi yang dipakai untuk data dianggap tetap, sehingga hasilnya menjadi kurang
tepat.
- Persediaan pengaman tidak diperhitungkan. Persediaan pengaman adalah
persediaan tambahan yang harus disediakan sebagai antisipasi habisnya persediaan
karena sebab-sebab tertentu.
- Semua barang harus dihitung EOQ nya satu per satu.
- Sistem tersebut hanya menggunakan data yang lampau.
- Perubahan harga tidak diperhitungkan.
Tahap 2 : MRP (Materials Requirement Planning)
Tahap kedua ini berkembang untuk memenuhi keperluan material yang tergantung
dari keperluan material lain. Formula EOQ dan sebagainya kurang mendukung keperluan
ini, yang terutama diperlukan untuk perencanaan keperluan bahan mentah dan pendukung
untuk manufaktur produk. MRP mulai dikembangkan sekitar tahun 1965.
MRP adalah teknik perencanaan dan teknik penjadwalan yang digunakan oleh
perusahaan manufaktur sebagai sarana bagaimana setiap pekerja yang terkait melakukan
komunikasi perihal aliran material atau barang ke dan melalui proses pembuatan barang
jadi.
Pada tahapan ini, computer baru ditemukan sehingga MRP ini sudah mulai
menggunakan perangkat computer (dikomputerisasi). MRP digunakan untuk mengelola
persediaan material, mengurangi kekurangan material, mengurangi biaya pembelian, dan
memperbaiki ketepatan waktu penyerahan barang pada pelanggan. Pada waktu itu MRP
dilihat hanya sebagai meToda perencanaan berbasis komputer. Pada waktu itu penggunaan
MRP terbatas pada perencanaan dan penjadwalan, sistem informasi, keuangan, dan
produksi. Manajemen belum menggunakannya untuk kegiatan atau bagian lain seperti
bagian penjualan, teknik, dan perekayasaan. MRP hanya terutama dilihat sebagai meToda
perencanaan berbasis komputer untuk membantu bagian material dan produksi untuk
melaksanakan tugasnya.
Sistem yang dirancang adalah sejumlah langkah atau proses yang diatur sedemikian
rupa sehingga menghasilkan pelaksanaan suatu fungsi tertentu yang dalam hal ini
menghasilkan keluaran yang dikehendaki. Selanjutnya, jumlah, jenis, mutu, frekuensi
keluaran haruslah diatur sedemikian rupa sehingga sesuai dengan kebutuhan atau
-
Modul ERP I STEI Tazkia
20
kemampuan perusahaan untuk menjual atau menyalurkan. Demikian pula, jumlah, jenis,
mutu tersedianya masukan juga harus diatur sedemikian rupa sehingga menjamin
pelaksanaan proses yang menghasilkan keluaran tersebut, sesuai pula dengan tersedianya
sumber daya yang ada maupun penggunaan sumber daya tersebut secara efisien. Ini semua
diatur dan dikerjakan oleh manusia dengan suatu kemampuan dan keterampilan tertentu
maka diperlukan penanganan manajemen. Lebih jelasnya dapat dilihat pada gambar 1.4.1
dibawah ini:
Gambar 1.4.1
Berikut ini adalah perbedaan antara system MRP dan system sebelumnya (EOQ &
perangkatnya):
Table 1.4.1
System EOQ & Perangkatnya System MRP
Dihitung berdasarkan independent
demand
Dihitung berdasarkan derived demand
Reorder dilakukan untuk mengganti
barang yang terpakai
Reorder dilakukan berdasarkan pemakaian yang
lalu dan keperluan yang akan dating
Perencanaan berdasarkan pemakaian
sebelumnya
Perencanaan berdasarkan keperluan yang akan
dating
Pemesanan dilakukan untuk
pengisian kembali persediaan
Pemesanan dilakukan berdasarkan keperluan nyata
Meramalkan semua barang Meramalkan barang dalam Master Production
Schedule
Atas dasar reorder point Atas dasar berkala
-
Modul ERP I STEI Tazkia
21
Just-in-Case Just-in-Time
Berorientasi pada bagian atau suku
cadang
Berorientasi pada produksi atau pemeliharaan
Tahap 3 : MRP II (Manufacturing Resource Planning)
Tahap ini diberi singkatan MRP II untuk membedakan dengan MRP, karena nama
tersebut apabila disingkat, akan sama. Tahap ini adalah tahap pengintegrasian perencanaan
kebutuhan material dengan kebutuhan perusahaan yang lain, seperti perencanaan bisnis,
perencanaan produksi dan sebagainya. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 1975.
MRP II adalah suatu pendekatan yang terstruktur, suatu jalan pemikiran proses,
suatu cara formal untuk mengelola suatu perusahaan manufaktur. MRP II mulai dengan
perencanaan tingkat manajemen puncak, dilanjutkan dengan perencanaan tingkat
manajemen operasi dan selanjutnya dilengkapi dengan suatu pelaksanaan manajemen
operasi. MRP II ini sudah mengintegrasikan perencanaan material dengan perencanaan
bisnis, perencanaan penjualan, produksi, dan perencanaan keuangan.
Gambar 1.4.2
Sumber: M.G.Tincher & D.H.Sheldon Jr
-
Modul ERP I STEI Tazkia
22
Tahap 4 : ERP (Enterprise Resource Planning)
Ini adalah penyempurnaan lagi dari MRP II, di mana digunakan pengembangan
teknologi terakhir, termasuk teknologi informasi dan cakupan perencanaan lebih luas lagi.
Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 1990.
Perbedaan antara MRP II dan ERP adalah pada core bisnisnya. MRP II cenderung
hanya ditujukan untuk bisnis manufacturing. Sedangkan ERP tidak hanya manufacturing
tapi hampir bisa mengakomodir semua core bisnis yang ada sehingga fungsi bisnis yang
ada pun lebih banyak. Menurut Indradjit dan DjokopranoTo fungsi bisnis yang ada pada
sebuah system ERP berjumlah 75 atau lebih, dan semuanya terintegrasi dalam satu system
ERP yang sama.
Integrasi dari sekian banyak fungsi bisnis hanya dapat dilakukan dengan baik
apabila menggunakan teknologi informasi yang termutakhir. Oleh karena itu, seperti
disebutkan di depan, ERP sangat sarat dalam penggunakan teknologi, khususnya teknologi
informasi. Kemampuan sistem untuk mengintegrasikan beberapa sampai banyak fungsi
bisnis dimungkinkan oleh penggunaan dan pengembangan teknologi computer.
Tahap 5 : ERM (Enterprise Resource Management)
Ini adalah pengembangan lebih lanjut dari ERP. Dalam ERP, cakupannya adalah
hanya perencanaan, sedangkan dalam ERM, cakupannya menyangkut fungsi- fungsi
manajemen yang lain. Tahap ini mulai dikembangkan sekitar tahun 2000. Ada perbedaan
pendapat diantara para ahli, ada yang berpendapat bahwa ERM ini sama atau masih disebut
ERP, namun ada juga yang berpendapat bahwa ERM itu berbeda dengan ERP karena ERM
itu cakupannya lebih luas.
Menurut pandangan yang menyebutkan bahwa ERM itu berbeda dengan ERP
adalah dilihat dari akronimnya bahwa ERP akronim dari Enterprise Resource Planning,
dan ERM akronim dari Enterprise Resource Management. Dilihat dari kata ketiganya, ERP
adalah Planning sedangkan ERM adalah Management. Planning merupakan bagian dari
fungsi management sehingga fungsi Management lebih luas dari sekedar fungsi Planning.
Oleh karena itu, systemnya pun secara logis akan berbeda. System ERM itu akan lebih luas
dari ERP karena fungsi yang ada pun bukan hanya terdiri dari fungsi Planning saja
melainkan mempunyai fungsi-fungsi management yang lainnya.
-
Modul ERP I STEI Tazkia
23
Selanjutnya, tahapan evolusi ERP bisa dilihat pada bagan dibawah ini:
Gambar 1.4.3
Sedangkan perbedaan antara tahapan evolusi bisa dilihat pada table dibawah ini:
Table 1.4.2
Sumber : Indradjit dan DjokopranoTo
1.5 Kesimpulan
1. ERP merupakan akronim dari Enterprise, Resources, dan Planning.
2. Enterprise Resource Planning (ERP) dapat didefinisikan sebagai software
information system berbasis komputer yang dirancang untuk mengolah dan
-
Modul ERP I STEI Tazkia
24
memanipulasi suatu transaksi di dalam organisasi dan menyediakan fasilitas
perencanaan, produksi dan pelayanan konsumen yang real-time dan terintegrasi.
(OLeary, 2000)
3. ERP mempunyai beberapa karakteristik yaitu:
- Server based
- System yang terintegrasi
- Database tunggal
- Real time
- Perpaduan proses transaksi dan kegiatan perencanaan.
- Multi Currency, Multi Language dan Multi Baranch
- Customizable tanpa merubah hardcode
4. Sejarah ERP merupakan evolusi dari beberapa tahapan berikut ini:
- EOQ dan perangkat lainnya (tahun 1950-an)
- MRP (tahun 1965)
- MRP II (tahun 1975)
- ERP (tahun 1990)
- ERM (tahun 2000)
1.6 Pertanyaan Review
1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan ERP?
2. Jelaskan karakteristik ERP?
3. Jelaskan tahapan evolusi ERP?
1.7 Tugas
Buatlah makalah secara berkelompok dengan memilih pokok pembahasan
mengenai masing-masing tentang tahapan evolusi ERP yaitu:
1. EOQ
2. MRP
3. MRP II
4. ERP dan ERM
-
Modul ERP I STEI Tazkia
25
Bab II
Sistem Informasi dan ERP
2.1 Tujuan Pembelajaran
1. Memahami pengertian system informasi
2. Memahami pentingnya system informasi pada sebuah perusahaan
3. Memahami struktur system informasi pada sebuah perusahaan
4. Memahami teori SCM, SIA, SIM, dan CRM
5. Memahami konsep dasar ERP
6. Memahami kelebihan dan kekurangan system ERP
7. Mengetahui Vendor dan Aplikasi ERP
2.2 PendahuluanSystem Informasi merupakan sekumpulan komponen atau sub system yang
bergabung menjadi satu kesatuan dengan alur pertama adalah input berupa informasi untuk
kemudian diproses sehingga menghasilkan output yang diinginkan.
System informasi dalam sebuah perusahaan merupakan sesuatu yang sangat
penting. Setidaknya system informasi dalam sebuah perusahaan akan terdiri dari Supplier,
internal perusahaan dan Customer. Semua elemen ini harus dimanage sehingga tingkat
efisiensi sebuah perusahaan dapat dicapai.
Hubungan dengan supplier dapat dilakukan dengan teori SCM (Supply Chain
Management), hubungan diantara internal perusahaan dengan SIA (Sistem Informasi
Akuntansi) dan SIM (Sistem Informasi Manajemen), sedangkan hubungan dengan
customer dilakukan dengan teori CRM (Customer Relationship Management).
ERP sebagai sebuah system aplikasi berusaha mengintegrasikan semua elemen dan
teori tersebut sehingga diharapkan system informasi pada sebuah perusahaan dapat
berjalan dengan lancar sehingga tingkat efisiensi menjadi maksimal. Di lain pihak, proses
-
Modul ERP I STEI Tazkia
26
integrasi tersebut merupakan sesuatu yang sangat kompleks. Proses integrasi ini akan
berhasil jika menggunakan teknologi informasi yang sangat mutakhir.
2.3 System
2.3.1 Definisi System
System dapat didefinisikan berdasarkan dua sudut pandang yaitu:
1. Berdasarkan fisik
Murdick dan Ross (1993) mendefinisikan system sebagai seperangkat
elemen yang digabungkan satu dengan yang lainnya untuk tujuan bersama.
Scott (1996) mendefinisikan system sebagai sesuatu yang terdiri dari
beberapa unsur yaitu input, processing, dan output yang kesemuanya saling
berhubungan dan mempunyai satu fungsi atau tujuan utama. Berikut adalah system
model Scott:
Gambar 2.3.1
2. Berdasarkan fungsi
Jerry FitzGerald, Ardra F. FitzGerald dan Warren D. Stallings, Jr.
mendefinisikan system sebagai jaringan kerja dari prosedur-prosedur yang saling
berhubungan dan berkumpul bersama dalam melakukan aktivitas untuk mencapai
tujuan tertentu.
Mc. Leod (1995) mendefinisikan system sebagai sekelompok elemen yang
terintegrasi dengan maksud yang sama untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
Input Process Output
Umpan Balik
-
Modul ERP I STEI Tazkia
27
Sumber daya mengalir dari elemen input sampai ke elemen output dan untuk
menjamin prosesnya berjalan lancer dengan baik maka dihubungkan mekanisme
control. Berikut adalah system model Mc. Leod:
Gambar 2.3.2
2.3.2 Karakteristik System
Dari beberapa definisi system yang telah dipaparkan diatas, maka kita bisa
mengambil beberapa point penting yang bisa dijadikan sebagai karakteristik sebuah system
yaitu:
a. Komponen atau subsystem. Setiap system baik besar ataupun kecil akan terdiri dari
beberapa komponen atau subsystem yang bergabung menjadi sebuah kesatuan.
b. Boundary (batas). Boundary adalah daerah yang menjadi pembatas antara satu
system dengan system yang lainnya sehingga boundary bisa juga disebut sebagai
scope (ruang lingkup system).
c. Environment (lingkungan luar). Yang dimaksud environment ini adalah segala
sesuatu yang berada diluar system.
d. Interface (penghubung). Interface adalah penghubung diantara subsystem yang
menjadi penyusun sebuah system sehingga semua subsystem tersebut bisa menjadi
sebuah kesatuan.
e. Input. Input adalah semua yang masuk ke system yang nantinya akan diproses
untuk menghasilkan output.
Tujuan
Mekanisme Kontrol
Proses TransformasiInput Input
-
Modul ERP I STEI Tazkia
28
f. Output. Output adalah produk yang dihasilkan oleh sebuah system .
g. Process. Process adalah bagian yang mengolah input untuk menghasilkan output
yang diinginkan.
h. Goal. Goal adalah tujuan atau sasaran yang dimiliki sebuah system.
2.4 Informasi
Informasi dapat didefinisikan sebagai data yang telah diproses menjadi bentuk yang
memiliki arti dan berguna bagi user baik berupa fakta atau sesuatu nilai yang bermanfaat.
Jadi informasi itu berasal dari sebuah data yang telah melalui sebuah proses tertentu.
Data merupakan raw material untuk suatu informasi. Perbedaan informasi dan data
sangat relative tergantung pada nilai gunanya bagi user yang memerlukan. Sebagai contoh,
sebuah informasi bagi level management tertentu bisa menjadi data bagi management pada
level diatasnya ataupun sebaliknya. Hal ini dikarenakan sebuah informasi dapat menjadi
sesuatu yang bermanfaat secara signifikan bagi suatu level tertentu, tapi bisa jadi tidak
bermanfaat secara signifikan bagi level yang lainnya.
Sebuah informasi dapat dikatakan berkualitas jika;
1. Akurat, maksudnya adalah sebuah informasi harus bebas dari error dan tidak bias
sehingga maksudnya menjadi jelas.
2. Timelines (tepat waktu), maksudnya adalah sebuah informasi akan dikatakan
berkualitas jika terdapat pada waktu yang tepat.
3. Relevan, maksudnya adalah sebuah informasi harus bermanfaat secara signifikan
terhadap pemakainya (user).
Sedangkan nilai sebuah informasi dapat dilihat dari dua hal yaitu manfaat dan
biayanya. Sebuah informasi dikatakan bernilai jika manfaat yang dihasilkannya lebih
efektif dibandingkan dengan biaya perolehannya. Biasanya pengukuran nilai informasi ini
dihubungkan dengan analisis cost benefit.
-
Modul ERP I STEI Tazkia
29
2.5 Sistem Informasi dan Pengembangan ERP
Menurut Robert A. Leitch, system informasi adalah suatu system di dalam suatu
organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan menyediakan
laporan-laporan yang diperlukan bagi pihak luar tertentu.
Secara umum, system informasi dalam sebuah perusahaan setidaknya akan terdiri
dari tiga komponen pembentuk yaitu:
1. Supplier
2. Internal Perusahaan, dan
3. Customer
Seperti yang telah dijelaskan sebelumnya, bahwa system ERP adalah sebuah
system yang mengintegrasikan semua lini dalam perusahaan sehingga bisa meningkatkan
tingkat efisiensi. Untuk memanage hubungan kepada Supplier diperlukan Supply Chain
Management (SCM), untuk memanage internal perusahaan diperlukan Sistem Informasi
Akuntansi (SIA) dan Sistem Informasi Management (SIM), sedangkan untuk memanage
customer diperlukan Customer Relationship Management (CRM). Sebuah system ERP
yang baik haruslah mempunyai ketiganya.
2.5.1 Supply Chain Management (SCM)
Menurut Mentzer (2000) SCM adalah
Systematic, strategic coordination of the traditional business functions within a
particular company and across businesses within supply chain, for the purposes of
improving the long-term performance of the individual companies and the supply chain as
whole.
Sedangkan menurut Habibi (2007), supply chain management adalah suatu sistem
yang ditujukan untuk mengendalikan supplier dengan tujuan utama untuk memastikan
ketersediaan bahan baku atau bahan mentah agar tidak menghambat kinerja perusahaan
secara keseluruhan.
-
Modul ERP I STEI Tazkia
30
Sistem ini mempunyai modul-modul antara lain:
- Manajemen Stok bahan baku
- Manajemen Utang dan Aging Utang
- Manajemen Reorder Point
- Penilaian Persediaan (dengan metode real time average)
Pengembangan dari sistem ini adalah dengan teknologi Electronic Data
Interchange (EDI) yang akan memungkinkan supplier dapat memantau stok kita secara
realtime sehingga resiko kekurangan stok akan dapat diminimalisasikan. Secara global,
ruang lingkup sistem pada bagian ini dapat digambarkan sebagai berikut :
Gambar 2.5.1 Bagan SCM-EDI
Sumber: Habibi (2007)
2.5.2 Sistem Informasi AkuntansiSistem informasi akuntansi (SIA) merupakan suatu rerangka pengkordinasian sumber daya
(data, meterials, equipment, suppliers, personal, and funds) untuk mengkonversi input
berupa data ekonomik menjadi keluaran berupa informasi keuangan yang digunakan untuk
-
Modul ERP I STEI Tazkia
31
melaksanakan kegiatan suatu entitas dan menyediakan informasi akuntansi bagi pihak-
pihak yang berkepentingan (Wilkinson, 1991).
Setiap sistem informasi akuntansi melaksanakan lima fungsi utama, yaitu
pengumpulan data, pemrosesan data, manajemen data, pengendalian data (termasuk
Security), dan penghasil informasi.
1. Pengumpulan Data
Fungsi pengumpulan data terdiri atas memasukkan data transaski melalui
formulir, mensyahkan serta memeriksa data untuk memastikan ketepatan dan
kelengkapannya. Jika data bersifat kuantitatif, data dihitung dahulu sebelum
dicatat. Jika data jauh dari lokasi pemrosesan, maka data harus ditransmisikan
lebih dahulu.
2. Pemrosesan Data
Pemrosesan data terdiri atas proses pengubahan input menjadi output. Fungsi
pemrosesan data terdiri atas langkah-langkah sebagai berikut:
a. Pengklasifikasian atau menetapkan data berdasar kategori yang telah
ditetapkan.
b. Menyalin data ke dokumen atau media lain.
c. Mengurutkan, atau menysusun data menurut karaktersitiknya.
d. Mengelompokkan atau mengumpulkan transaski sejenis.
e. Menggabungkan atau mengkombinasikan dua atau lebih data atau arsip.
f. Melakukan penghitungan.
g. Peringkasan, atau penjumlahan data kuantitatif.
h. Membandingkan data untuk mendapatkan persamaan atau perbedaan yang
ada.
3. Manajemen Data
Fungsi manajemen data terdiri atas tiga tahap, yaitu: penyimpanan,
pemutakhiran dan pemunculan kembali (retrieving). Tahap penyimpanan
merupakan penempatan data dalam penyimpanan atau basis data yang disebut
arsip. Pada tahap pemutakhiran, data yang tersimpan diperbaharui dan
-
Modul ERP I STEI Tazkia
32
disesuaikan dengan peristiwa terbaru. Kemudian pada tahap retrieving, data
yang tersimpan diakses dan diringkas kembali untuk diproses lebih lanjut atau
untuk keperluan pembuatan laporan. Manajemen data dan pemrosesan data
mempunyai hubungan yang sangat erat. Tahap pengelompokkan data dan
pengurutan data dari fungsi pemrosesan data, misalnya sering dilakukan sebagai
pendahuluan sebelum dilakukan tahap pemutakhiran dalam fungsi manajemen
data. Manajemen data dapat dipandang sebagai bagian dari pemrosesan data.
Manajemen data akan menunjang pencapaian efisiensi aktivitas dalam proses
menghasilkan informasi dan mendorong dipatuhinya kebijakan manajemen
terutama mengenai informasi aktivitas dan informasi kebijakan manajemen.
4. Pengendalian Data
Fungsi pengendalian data mempunyai dua tujuan dasar: (1) untuk menjaga dan
menjamin keamanan aset perusahaan, termasuk data, dan (2) untuk menjamin
bahwa data yang diperoleh akurat dan lengkap serta diproses dengan benar.
Berbagai teknik dan prosedur dapat dipakai untuk menyelenggarakan
pengendalian dan keamanan yang memadai.
5. Penghasil Informasi
Fungsi penghasil informasi ini terdiri atas tahapan pemrosesan informasi seperti
penginterprestasian, pelaporan dan pengkomunikasian informasi.
2.5.3 Sistem Informasi Management Beberapa ahli telah memberikan rumusan tentang sistem informasi management,
antara lain :
1. SIM adalah pengembagan dan penggunaan sistem-sistem informasi yang efektif
dalam organisasi-organisasi (Kroenke, David, 1989)
2. SIM didefinisikan sebagai suatu sistem berbasis komputer yang menyediakan
informasi bagi beberapa pemakai yang mempunyai kebutuhan yang serupa.
Informasi menjelaskan perusahaan atau salah satu sistem utamanya mengenai apa
yang telah terjadi di masa lalu, apa yang sedang terjadi sekarang dan apa yang
mungkin terjadi di masa depan. Informasi tersebut tersedia dalam bentuk laporan
Periodik, laporan khusus dan output dari simulasi matematika. Informasi
-
Modul ERP I STEI Tazkia
33
digunakan oleh pengelola maupun staf lainnya pada saat mereka membuat
keputusan untuk memecahkan masalah (Mc. Leod, 1995)
3. SIM merupakan metode formal yang menyediakan informasi yag akurat dan tepat
waktu kepada manajemen untuk mempermudah proses pengambilan keputusan dan
membuat organisasi dapat melakukan fungsi perencanaan, operasi secara efektif
dan pengendalian (SToner, 1996)
Dari beberapa definisi diatas, dapat disimpulkan bahwa sistem informasi
manajemen adalah semua hal yang bertujuan untuk melakukan pengukuran kinerja atas
perusahaan. Sistem ini mencakup manajemen seluruh aspek perusahaan dalam pekerjaan
sehari-hari. Menurut Habibi (2007), sebuah system informasi manajemen setidaknya harus
memiliki komponen-komponen pembentuk dibawah ini yaitu:
Gambar 2.5.2
Sumber: Habibi (2007)
a. Asset Management
Asset Management mempunyai fungsi utama untuk mencatat, mengendalikan, dan
mengamankan seluruh aset perusahaan. Informasi ini dapat dihubungkan kedalam
laporan keuangan kedalam pos aktiva. Termasuk dalam komponen ini adalah
- Manajemen kas dan setara kas.
- Manajemen piutang dari penjualan, pencadangan piutang yang tak
tertagih, serta aging pencairan piutang.
-
Modul ERP I STEI Tazkia
34
- Manajemen persediaan dari pembelian yang berhubungan dengan
pembelian, costing persediaan dengan metode rata-rata realtime
atau FIFO.
- Manajemen biaya dibayar dimuka (prepaids) termasuk
amortisasinya.
- Manajemen aktiva tetap termasuk penyusutan, perpindah-tanganan
aktiva tetap, impairment nilai aktiva tetap, serta revaluasi aktiva
tetap
- Pengukuran kinerja penggunaan setiap aset pada performance
perusahaan secara keseluruhan.
b. Liabilities Management
Liabilities Management mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan, dan
sedapat mungkin memenuhi semua kewajiban perusahaan pada kerangka waktu
yang telah disepakati oleh pihak-pihak yang berkepentingan. Termasuk dalam
komponen ini adalah
- Manajemen kewajiban lancar.
- Manajemen kewajiban jangka panjang, termasuk kedalamnya
adalah membuat schedule perencanaan pembayaran kewajiban
jangka panjang perusahaan.
c. Equity Management
Equity management mempunyai fungsi utama mencatat, mengendalikan dan
memberikan penilaian atas harga saham perusahaan, baik nilai riil atau nilai delutif,
serta menghitung rasio Earning Per Share (EPS).
d. Production and Related System
Production Management system merupakan sub sistem manajemen yang sangat
kompleks. Sistem ini secara garis besar dapat dipecah lagi kedalam tiga sub
kelompok:
1. Sub Kelompok factory monitoring system. Sub sistem ini bertujuan untuk
mengendalikan operasional pabrik. Sistem ini digunakan untuk :
-
Modul ERP I STEI Tazkia
35
- Melakukan monitoring pelaksanaan batch produksi agar tepat
waktu, tepat guna, tepat kwalitas, dan tepat biaya.
- Melakukan analisis kambing hitam apabila terjadi produk cacat.
Kesalahan produksi dapat ditentukan kepada kesalahan mesin,
kesalahan operator, kesalahan bahan baku, atau kesalahan pada
faktor lain.
- Melakukan analisis tingkat okupansi mesin, orang, ataupun
fasilitas pabrik lain.
- Dan analisis-analisis lain yang berhubungan dengan produksi.
2. Sub kelompok akuntansi biaya. Sub sistem ini bertujuan untuk menentukan
harga pokok produksi suatu barang dengan menggunakan metode pembiayaan
(costing) yang sesuai dengan kebutuhan manajemen.
3. Sub kelompok akuntansi keuangan.
Sub sistem ini bertujuan untuk memberikan informasi yang relevan kepada
sistem informasi akuntansi perusahaan.
e. Costing and Expense System
Sub sistem ini pada dasarnya adalah untuk mengendalikan biaya yang dikeluarkan
oleh perusahaan.
2.5.4 Consumer Relationship Management (CRM)Ada beberapa ahli yang memberikan definisi mengenai CRM yaitu:
1. Definisi menurut Kalakota dan Robinson (2001), CRM didefinisikan sebagai
integrasi dari strategi penjualan, pemasaran, dan pelayanan yang terkoordinasi.
Ada tiga tahapan CRM (Kalakota dan Robinson 2001), yaitu :
a. Mendapatkan pelanggan baru (acquire). Pelanggan baru didapatkan dengan
memberikan kemudahan pengaksesan informasi, inovasi baru, dan
pelayanan yang menarik.
-
Modul ERP I STEI Tazkia
36
b. Meningkatkan hubungan dengan pelanggan yang telah ada (enhance).
Perusahaan berusaha menjalin hubungan dengan pelanggan melalui
pemberian pelayanan yang baik terhadap pelanggannya (customer service).
Penerapan cross selling atau up selling pada tahap kedua dapat
meningkatkan pendapatan perusahaan dan mengurangi biaya untuk
memperoleh pelanggan (reduce cost).
c. Mempertahankan pelanggan (retain). Tahap ini merupakan usaha
mendapatkan loyalitas pelanggan dengan mendengarkan pelanggan dan
berusaha memenuhi keinginan pelanggan.
2. Definisi menurut Laudon dan Traver (2002), CRM menyimpan informasi
pelanggan dan merekam seluruh kontak yang terjadi antara pelanggan dan
perusahaan, serta membuat profil pelanggan untuk staf perusahaan yang
memerlukan informasi tentang pelanggan tersebut.
3. Definisi menurut Kotler (2003), CRM mendukung suatu perusahaan untuk
menyediakan pelayanan kepada pelanggan secara real time dan menjalin
hubungan dengan tiap pelanggan melalui penggunaan informasi tentang
pelanggan.
Aplikasi yang menerapkan CRM diklasifikasikan menjadi dua (Dyche 2002), yaitu:
1. CRM Operasional
CRM Operasional dikenal sebagai front office perusahaan. Aplikasi CRM
ini berperan dalam interaksi dengan pelanggan. CRM Operasional
mencakup proses otomatisasi yang terintegrasi dari keseluruhan proses
bisnis, seperti otomatisasi pemasaran, penjualan, dan pelayanan. Salah satu
penerapan CRM yang termasuk dalam kategori operasional CRM adalah
dalam bentuk aplikasi web. Melalui web, suatu perusahaan dapat
memberikan pelayanan kepada pelanggan.
Beberapa contoh pelayanan yang diberikan melalui web, diantaranya
(Greenberg, 2002):
1. Menyediakan pencarian produk. Pelanggan sering kali mengalami
kesulitan dalam mencari produk yang mereka inginkan, karena itu
diperlukan fasilitas search
-
Modul ERP I STEI Tazkia
37
2. Menyediakan produk atau pelayanan gratis, sesuatu yang dapat menarik
pelanggan untuk mengunjungi web adalah tersedianya produk atau
pelayanan gratis
3. Menyediakan pelayanan atau informasi tentang penggunaan produk
4. Menyediakan pemesanan on line
5. Menyediakan fasilitas informasi status pemesanan
2. CRM Analitik
CRM Analitik dikenal sebagai back office perusahaan. Aplikasi CRM ini
berperan dalam memahami kebutuhan pelanggan. CRM Analitik berperan
dalam melaksanakan analisis pelanggan dan pasar, seperti analisis trend
pasar dan analisis perilaku pelanggan. Data yang digunakan pada CRM
Analitik adalah data yang berasal dari CRM Operasional.
Menurut Kurniawan (2009), munculnya CRM sebagai alternatif solusi dalam
mengelola Hubungan Pelanggan umumnya dipicu oleh beberapa konsekuensi dari
perkembangan lingkungan strategis perusahaan yaitu :
Pergeseran paradigma baru dari transactional marketing ke relationship marketing
Adanya transisi perkembangan struktur organisasi perusahaan dari yang semula berorientasi pada fungsi menjadi berorientasi pada proses
Adanya pemahaman bahwasanya pendekatan secara proaktif lebih baik relatif dibandingkan secara reaktif.
Pemanfaatan Kapabilitas informasi teknologi dalam memaksimalkan nilai Pelanggan
Diyakininya pendapat bahwa Pelanggan bukan hanya merupakan mitra perusahaan namun merupakan asset bisnis perusahaan.
2.6 Konsep Dasar ERPSeperti yang telah dijelaskan terlebih dahulu bahwa system informasi dalam sebuah
perusahaan setidaknya akan terdiri dari tiga komponen pembentuk yaitu:
1. Supplier
-
Modul ERP I STEI Tazkia
38
2. Internal Perusahaan, dan
3. Customer
Sebuah system ERP didesign untuk memaksimalkan tingkat efisiensi sebuah
perusahaan dengan cara memadukan ketiga komponen pembentuk system informasi
tersebut. Berikut adalah gambaran sederhana tentang konsep dasar ERP:
Gambar 2.6.1
Sumber: Linawati (2006)
Dari Gambar tersebut di atas secara jelas dapat dilihat bahwa sistem ERP berusaha
mengintegrasikan semua fungsi dan bagian di dalam perusahaan dalam suatu sistem
komputer berdasarkan satu database pusat. Jadi tidak ada lagi database yang
dikembangkan oleh masing-masing bagian atau fungsi. Juga tidak ada lagi berbagai sistem
atau perangkat lunak yang dikembangkan oleh masing-masing bagian dan fungsi. Sistem
tersebut dikembangkan sehingga tidak hanya dapat menghubungkan dan mengkaitkan
semua bagian, tetapi juga memuaskan semua bagian tersebut. Jadi hanya ada satu sistem
yang terintegrasi, hanya ada satu database, dan hanya ada satu perangkat lunak.
Dalam sistem lama, misalnya dalam menanggapi pesanan pelanggan, cara tipikal
ialah bahwa setelah pelanggan melakukan pesanan, yang umumnya masih menggunakan
formulir kertas, berjalan dari satu meja ke meja lain. Selanjutnya pesanan dimasukkan
-
Modul ERP I STEI Tazkia
39
dalam komputer bagian satu, dimasukkan lagi ke komputer bagian lain dan seterusnya.
Proses ini sering menimbulkan kelambatan bahkan kehilangan pelacakan. Kehilangan
pelacakan dapat diperparah dengan kekacauan data, karena ada berbagai database yang
dikembangkan, yang masing-masing mungkin tidak sama. Sementara itu tidak ada
seorangpun dalam perusahaan bersangkutan betul-betul mengetahui status terakhir dari
pesanan tersebut, karena sangat sulit bagi orang di bagian keuangan misalnya mengakses
data dari bagian pergudangan dan sebaliknya.
Sistem ERP menghilangkan kelambatan dan ketidak-tahuan semua ini. Sistem
komputer yang berdiri sendiri di masing-masing bagian seperti keuangan, produksi, dan
pergudangan diganti dengan sistem komputer satu dengan perangkat lunak yang terpadu
dan berdasarkan database yang satu. Perangkat lunak ini mungkin dibagi menjadi beberapa
modul, namun tetap terpadu satu sama lain. Integrasi alasan penggunaan ERP, khususnya
integrasi perencanaan dalam ERP meliputi informasi keuangan, informasi pesanan
pelanggan, standarisasi dan percepatan proses manufaktur, mengurangi persediaan, dan
standarisasi informasi karyawan.
1. Integrasi Informasi Keuangan.
Sebelum penggunaan ERP masing-masing bagian memberikan laporan mengenai
informasi keuangan berdasarkan database, dan versinya sendiri-sendiri yang menggunakan
sistem komputer sendiri-sendiri misalnya angka penjualan, angka pendapatan, dan
sebagainya. ERP menawarkan satu kebenaran dalam satu versi karena masing-masing
menggunakan database dan sistem yang sama.
2. Integrasi Informasi Pesanan Pelanggan.
Dengan ERP, status dan perkembangan pesanan pelanggan dapat dilacak secara akurat
oleh siapa saja sejak dari penerimaan oleh bagian penjualan sampai barang yang dipesan
siap dikirimkan. Dengan ini perusahaan dapat dengan mudah melacak pesanan, melakukan
koordinasi antar bagian manufaktur, pergudangan, dan pengiriman.
3. Standarisasi dan Percepatan Proses Manufaktur.
ERP mengganti proses manufaktur yang tadinya tidak standar menjadi proses manufaktur
yang standar, termasuk proses otomatisasi. Standarisasi proses dengan menggunakan
-
Modul ERP I STEI Tazkia
40
sistem komputer yang terintegrasi dapat menghemat waktu, meningkatkan produktivitas,
dan mengurangi jumlah tenaga kerja.
4. Mengurangi Persediaan.
Dengan ERP, perencanaan kebutuhan barang untuk manufaktur yaitu bahan mentah dan
bahan penolong akan lebih akurat dan tepat waktu sehingga ini akan mengurangi
tertumpuknya barang di gudang penyimpanan. Pengurangan persediaan ini juga berlaku
untuk barang setengah jadi dan produk jadi, karena arus produk jadi ke pelanggan dapat
direncanakan dengan lebih baik.
5. Standarisasi Informasi Karyawan.
Ini khususnya berlaku untuk perusahaan yang mempunyai berbagai unit bisnis, yang
mungkin tidak mempunyai data mengenai karyawan yang standar dan seragam sehingga
pemanfaatan karyawan dalam seluruh grup perusahaan tidak dapat dilakukan secara
optimal. Dengan adanya standarisasi informasi, kelebihan jam karyawan di suatu unit
bisnis mungkin dapat dimanfaatkan di unit bisnis lain yang mengalami kekurangan tenaga.
2.7 Kelebihan dan Kekurangan ERPSystem ERP adalah sebuah system yang didesign menggunakan teknologi
informasi yang paling mutakhir sehingga aplikasi yang terbentuk bisa mengintegrasikan
semua fungsi yang ada pada sebuah perusahaan. Hal ini menjadi kelebihan sekaligus
kekurangan system ERP. Berikut adalah kelebihan dan kekurangan system ERP (Linawati,
2006), yaitu:
Table 2.7.1 Kelebihan System ERP
Kelebihan Bagaimana
Akses Informasi yang
dapat dipercaya
DBMS, konsistensi dan akurasi dari data yang diinput, report
yang ditingkatkan.
Menghindari redundansi
dari pemasukan data dan
operasi
Modul-modul yang mengakses data yang sama dari database
yang terpusat sehingga menghindari pemasukan data yang
berulang
-
Modul ERP I STEI Tazkia
41
Mengurangi jeda waktu
penampilan informasi dan
laporan
Meminimasi proses penarikan dan penampilan data. Dengan
sekalo klik laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari
sumber data dan memanipulasinya lagi
Pengurangan biaya Penghematan waktu, peningkatan control dan decision
support system dengan analisis skala enterprise
Akses oleh dunia luar Modul CRM dan EDI
Peningkatan Skalabilitas Desain yang terstruktur dan Modular
E-Commerce & E-
Business
Web based, internet connection
Table 2.7.2 Kekurangan System ERP
Kekurangan Bagaimana
High Cost (Mahal) Biaya bervariasi dari ribuan dollar hingga
jutaan dollar. Biaya Business Process
Reengineering akan sangat tinggi.
Ketergantungan terhadap satu vendor
tertentu
Memerlukan jangka panjang support dari
vendor tertentu yang mengimplementasikan
ERP pada sebuah perusahaan
Kompleksitas System ERP biasanya mempunyai fitur yang
sangat banyak dan sangat komleks untuk
digunakan oleh end user.
2.8 Vendor dan Aplikasi ERPSystem ERP adalah system yang sangat kompleks dan tentunya kekompleks-an ini
menjadikan system ERP ini menjadi system yang high cost. Hal ini menjadikan perusahaan
vendor yang mengembangkan system ERP berlomba-lomba membuat system yang
aplikable dengan teknologi yang mutakhir sehingga otomatis bisa mengambil pangsa pasar
ERP dan meraup laba.
-
Modul ERP I STEI Tazkia
42
Menurut Panorama Consulting (sebuah perusahaan konsultan dalam implementasi
software ERP di USA), vendor ERP itu dibagi menjadi tiga grup yaitu Tier I, Tier II, dan
Tier III. Berikut adalah daftar contoh vendor pada masing-masing group.
Table 2.8.1
Sample Vendors
Tier I Tier II Tier IIII
SAP
Oracle
Oracle eBusiness
Suite
Oracle JD Edwards
Oracle Peoplesoft
Misrosoft Dynamics
Epicor
Sage
Infor
IFS
QAD
Lawson
CDC
Software
ABAS
Activant Solutions
Inc.
Bowen and Groves
Compiere
Exact
NetSuite
Visibility
CGS
Hansa World
Consona
Syspro
Software Tier III biasanya digunakan untuk perusahaan yang skoping bisnisnya
kecil dan biasanya usernya berjumlah kurang dari 30 user. Software Tier II digunakan
untuk perusahaan menengah yang sedang berkembang dan biasanya usernya kurang dari
100 user. Sedangkan software Tier III digunakan oleh perusahaan yang berskala besar.
-
Modul ERP I STEI Tazkia
43
Berikut adalah hasil survey tentang market share vendor ERP:
Gambar 2.8.1
Sumber: Panorama Consulting (2009)
Hasil dari penelitian yang dilakukan oleh Panorama Consulting pada tahun 2009,
menunjukkan bahwa market share vendor ERP dipegang oleh vendor dari Tier I. berikut
adalah hasil surveynya.
2.9 Kesimpulana. System Informasi merupakan suatu system di dalam suatu organisasi yang
mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung
operasi, bersifat manajerial dan kegiatan strategi dari suatu organisasi dan
menyediakan laporan-laporan yang diperlukan bagi pihak luar tertentu.
b. Komponen pembentuk system informasi pada sebuah perusahaan yaitu
Supplier (dimanage dengan teori SCM), Internal perusahaan (dimanage
dengan SIA dan SIM), dan Customer (dimanage dengan CRM).
c. System ERP berusaha mengintegrasikan semua fungsi dan bagian di dalam
perusahaan dalam suatu sistem komputer berdasarkan satu aplikasi dan satu
database pusat.
d. Kelebihan system ERP adalah sebagai berikut:
-
Modul ERP I STEI Tazkia
44
Kelebihan Bagaimana
Akses Informasi yang
dapat dipercaya
DBMS, konsistensi dan akurasi dari data yang diinput, report
yang ditingkatkan.
Menghindari redundansi
dari pemasukan data dan
operasi
Modul-modul yang mengakses data yang sama dari database
yang terpusat sehingga menghindari pemasukan data yang
berulang
Mengurangi jeda waktu
penampilan informasi dan
laporan
Meminimasi proses penarikan dan penampilan data. Dengan
sekalo klik laporan dapat ditampilkan tanpa harus mencari
sumber data dan memanipulasinya lagi
Pengurangan biaya Penghematan waktu, peningkatan control dan decision
support system dengan analisis skala enterprise
Akses oleh dunia luar Modul CRM dan EDI
Peningkatan Skalabilitas Desain yang terstruktur dan Modular
E-Commerce & E-
Business
Web based, internet connection
e. Kekurangan system ERP adalah sebagai berikut:
Kekurangan Bagaimana
High Cost (Mahal) Biaya bervariasi dari ribuan dollar hingga
jutaan dollar. Biaya Business Process
Reengineering akan sangat tinggi.
Ketergantungan terhadap satu vendor
tertentu
Memerlukan jangka panjang support dari
vendor tertentu yang mengimplementasikan
ERP pada sebuah perusahaan
Kompleksitas System ERP biasanya mempunyai fitur yang
sangat banyak dan sangat komleks untuk
digunakan oleh end user.
f. Vendor ERP dibagi menjadi 3 golongan yaitu Tier I (untuk Perusahaan
skala besar), Tier II (untuk Perusahaan skala menengah), dan Tier III (untuk
perusahaan skala kecil).
-
Modul ERP I STEI Tazkia
45
2.10 Pertanyaan Review1. Jelaskan pengetian dari beberapa kata dibawah ini:
a. System
b. Informasi
c. Data
d. System Informasi
e. System Informasi Akuntansi
f. System Informasi Manajemen
g. SCM
h. CRM
2. Jelaskan system informasi pada sebuah perusahaan. Bagaimana ERP bisa
mengintegrasikan system informasi dalam sebuah perusahaan?
3. Jelaskan konsep dasar ERP (Design Arsitektur)?
4. Jelaskan kelebihan dan kekurangan ERP?
-
Modul ERP I STEI Tazkia
46
BAB III
System Administrator
3.1 Tujuan Pembelajaran:1. Memahami definisi dan tanggung jawab system administrator
2. Memahami perbedaan antara system administrator dan database administrator
3. Mengetahui gambaran umum mengenai tingkat Security yang ada pada
aplikasi Oracle
4. Bisa mendefinisikan user account
5. Bisa mendefinisikan responsibility
3.2 Definisi dan Kewenangan System AdministratorMenurut user guide oracle, definisi System Administrator adalah seseorang yang
bertanggung jawab untuk mengontrol akses terhadap aplikasi Oracle dan memastikan
pengoperasian aplikasinya sehingga bisa berjalan dengan lancar. Berikut ini merupakan
tugas dari system administrator:
- Managing and Controlling Security. System administrator harus menentukan
siapa user yang mempunyai kewenangan terhadap sebuah aplikasi, bagian aplikasi
tertentu, form-form tertentu, fungsi-fungsi tertentu, dan laporan-laporan tertentu.
- Setting up New Users. System administrator bisa me-Register user account
aplikasi Oracle dan memberikan kewenangan (Responsibility) yang bisa diakses
oleh user tersebut.
- Auditing User Activity. System administrator bisa memonitor apa dan kapan
aktivitas yang dilakukan oleh seorang user, juga bisa memilih siapa saja yang bisa
melakukan audit dan tipe data yang bisa diauditnya.
- Setting User Profiles. Sebuah user profile adalah sebuah setingan option yang
dapat diubah yang bisa mempengaruhi cara kerja dan tampilan aplikasi Oracle.
System administrator menseting nilai dari user profile yaitu pada site, application,
responsibility, dan level user.
-
Modul ERP I STEI Tazkia
47
- Managing Concurrent Processing. Concurrent processing adalah sebuah fasilitas
yang disediakan oleh aplikasi Oracle yang memungkinkan tugas long-running of
data-intensive berjalan secara simultan dan dilakukan secara online. Hal ini sangat
berguna pada saat proses multitasking sehingga bisa dikerjakan secara parallel.
Seorang system administrator dapat memonitor dan mengontrol concurrent
processing hanya dengan menggunakan beberapa form sederhana.
3.3 System Administrator vs. Database AdministratorAnda bisa melihat bahwa aplikasi Oracle itu mempunyai dua sisi berbeda yaitu:
1. Front end, sisi ini merupakan sisi dimana user dapat melihat tampilan aplikasi yang
sudah jadi;
2. Back end, sisi ini merupakan sisi yang terdiri dari coding sehingga bisa melakukan
manipulasi data.
Biasanya, antara user applications dan struktur database itu dipisahkan menjadi dua
fungsi pekerjaan yang berbeda yaitu: system administrator dan database administrator.
Seorang system administrator mengadministrasikan sisi aplikasi dan user interface
dari sebuah aplikasi Oracle. Sedangkan seorang database administrator (DBA)
mengadministrasikan data yang dimasukan, diupdate, dan didelete oleh user ketika
menjalankan aplikasi Oracle.
3.4 Security pada Aplikasi OracleElement kunci dalam Security aplikasi oracle adalah pendefinisian atas sebuah
responsibility. Sebuah responsibility harus mendefinisikan:
- Application database privileges (Kewenangan aplikasi database)
- Fungsi aplikasi yang dapat diakses
- Concurrent programs dan reports yang tersedia
Sebagai seorang system administrator, kita bisa mendefinisikan user account
aplikasi Oracle, dan sekaligus memberikan satu atau lebih responsibility bagi setiap user.
-
Modul ERP I STEI Tazkia
48
3.5 Mendefinisikan User account Aplikasi OracleSeperti yang telah dijelaskan sebelumnya, seorang system administrator dapat
menambahkan user baru dengan cara mendefinisikan application user. Sebuah application
user mempunyai user Name dan password.
Pada saat awal mendefinisikan user account, maka password yang dimasukkan
hanyalah initial password atau password sementara karena pada saat login pertama, user
harus memasukkan password baru (rahasia dan harus beda dengan password sementara).
Setelah login ke aplikasi oracle, maka user hanya akan melihat responsibility sesuai
dengan yang telah ditambahkan pada saat mendefinisikan user. Bisa dilihat pada tampilan
window saat pertama kali login seperti gambar 3.5.1 berikut:
Gambar 3.5.1
Pada saat muncul window seperti diatas, kita diminta untuk mengisi pada field
Current Password dengan initial password yang telah dibuat sebelumnya. Kemudian
isikan pada field New Password dengan password baru yang diinginkan, dan password
baru ini harus berbeda dengan initial password. Setelah itu, pada field Re-enter New
Password isikan kembali password baru yang telah diisikan pada field New Password dan
pastikan isinya harus sama.
3.6 Mendefinisikan Kewenangan Aplikasi Responsibility merupakan tingkat kewenangan yang ada dalam aplikasi Oracle
sehingga memungkinkan user untuk hanya mengakses fungsi aplikasi dan data tertentu
-
Modul ERP I STEI Tazkia
49
sesuai dengan fungsi jabatannya pada sebuah perusahaan. Setiap responsibility
memungkinkan user untuk mengakses:
- Aplikasi khusus seperti Oracle General Ledger atau Oracle Receivable.
- Sebuah Set of Books seperti operations, sales, atau berupa cabang perusahaan.
- Sebuah list responsibility yang tampil pada windows. User dibatasi hanya bisa
mengakses terhadap list tersebut.
- Sebuah list fungsi yang bisa diakses user. Sebagai contoh, dua responsibility
mungkin mempunyai hak akses yang sama, tapi mungkin juga ada satu
responsibility yang mempunyai tambahan Tombol fungsi yang tidak dimiliki oleh
responsibility yang lain.
- Reports yang bisa diakses pada aplikasi tertentu.
Setiap user minimal harus mempunyai satu atau lebih responsibility dan beberapa
user bisa saling berbagi menggunakan responsibility yang sama. Seorang system
administrator dapat mengalokasikan responsibility standar yang disediakan aplikasi Oracle
atau bisa juga meng-create custom responsibility sesuai dengan keinginan.
3.7 Mendefinisikan ResponsibilityPada saat mendefinisikan sebuah responsibility ada beberapa field yang harus diisi
seperti yang dijelaskan dibawah ini:
- Data Group (Required; Mandatory field). Sebuah data group mendefinisikan
pemetaan antara produk aplikasi oracle dan oracle ID. Data group tersebut akan
menentukan akun database oracle yang digunakan sebagai koneksi bagi form
responsibility, concurrent program, dan reports.
- Request Security Group (Optional). Sebuah request Security group akan
mendefinisikan concurrent program.
- Menu (Required; Mandatory field).
- Function and Menu Exclusion (Optional). Sebuah responsibility mungkin
mempunyai fungsi dan menu tambahan.
-
Modul ERP I STEI Tazkia
50
3.8 Mendefinisikan Custom Responsibility (Praktikum)Untuk memulai mendefinisikan custom responsibility, maka kita sebag