PENGAWASAN DALAM MANAJEMEN

Pengertian Pengawasan

Pengawasan adalah proses dalam menetapkan ukuran kinerja dan pengambilan tindakan yang dapat mendukung pencapaian hasil yang diharapkan sesuai dengan kinerja yang telah ditetapkan tersebut.Controlling is the process of measuring performance and taking action to ensure desired results. (Schermerhorn,2002)

Pengawasan adalah proses untuk memastikan bahwa segala aktifitas yang terlaksana sesuai dengan apa yang telah direncanakan . the process of ensuring that actual activities conform the planned activities. (Stoner,Freeman,&Gilbert,1995)

Pengawasan adalah proses mengarahkan seperangkat variable / unsure (manusia, peralatan, mesin, organisasi) kearah tercapainya suatu tujuan atau sasaran manajemen.

Pengawasan diperlukan untuk mengetahui apakah pelaksanaan suatu kegiatan dalam organisasi sesuai dengan rencana dan tujuan yang telah digariskan atau ditetapkan.

Beberapa Istilah Asing mengenai Pengawasan

Controlling (Pengendalian)Evaluating (Evaluasi)Appraising (Menilai)Correcting (Mengoreksi)

Beberapa Gejala yang memerlukan Pengawasan

Terjadi penurunan pendapatan atau profit, namun tidak begitu jelas faktor penyebabnya

Penurunan kualitas pelayanan (teridentifikasi dari adanya keluhan pelanggan)

Ketidakpuasan pegawai (teridentifikasi dari adanya keluhan pegawai, produktifitas kerja yang menurun, dan lain sebagainya)

Berkurangnya kas perusahaan Banyaknya pegawai atau pekerja yang

menganggurTidak terorganisasinya setiap pekerjaan

dengan baikBiaya yang melebihi anggaranAdanya penghamburan dan inefisiensi

Tahapan dalam Proses Pengawasan

Proses pengawasan memiliki lima tahapan, yaitu:1.penetapan standar pelaksanaan2.penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan;3.pengukuran pelaksanaan kegiatan nyata;4.pembandingan pelaksanaan kegiatan dengan standar dan penganalisaan penyimpangan-penyimpangan5.pengambilan tindakan koreksi, bila diperlukan

Prinsip Pengawasan

1. Pengawasan yang dilakukan oleh pimpinan harus dimengerti oleh staf dan hasilnya mudah diukur. Misalnya tentang waktu dan tugas-tugas pokok yang harus diselesaikan oleh staf.

2. Fungsi pengawasan harus difahami pimpinan sebagai suatu kegiatan yang sangat penting dalam upaya mencapai tujuan organisasi.

3. Standar unjuk kerja harus dijelaskan kepada seluruh staf karena kinerja staf akan terus dinilai oleh pimpinan sebagai pertimbangan untuk memberikan reward kepada mereka yang dianggap mampu bekerja.

Manfaat Pengawasan 1.Dapat mengetahui sejauh mana program sudah dilaukan oleh staf, pakah sesuai dengan standar atau rencana kerja, apakah sumberdaya telah digunakan sesuai dengan yang telah ditetapkan. Fungsi wasdal akan meningkatkan efisiensi kegiatan program.2.Dapat mengetahui adanya penyimpangan pada pemahaman staf dalam melaksanakan tugas-tugasnya.3.Dapat mengetahui apakah waktu dan sumber daya lainnya mencukupi kebutuhan dan telah dimanfaatkan secara efisien.4.Dapat mengetahui sebab-sebab terjadinya penyimpangan.5.Dapat mengetahui staf yang perlu diberikan penghargaan, dipromosikan atau diberikan pelatihan lanjutan.

Obyek Pengawasan

Dalam melaksanakan fungsi pengawasan manajerial, ada lima jenis obyek yang perlu dijadikan sasaran pengawasan.1.Obyek yang menyangkut kuantitas dan kualitas barang atau jasa. Pengawasan ini bersifat fisik.2.Keuangan3.Pelaksanaan program dilapangan4.Obyek yang bersifat strategis5.Pelaksanaan kerja sama dengan sektor lain yang terkait.

Cara-cara Pengawasan

Supaya pengawasan yang dilakukan dapat efektif, maka haruslah terkumpul data-data dan fakta-fakta yang bersangkutan. Beberapa cara mengumpulkan fakta tersebut diantaranya;:1.Peninjauan Pribadi. Dalam hal ini pemimpin mengadakan peninjauan (melihat sendiri) kegiatan yang dilakukan oleh bawahannya. 2.Interview atau Laporan lisan. Ketika bawahan melaporkan hasil kerjanya, pemimpin langsung menanyakan sendiri apa yang ingin diketahuinya. 3.Laporan tertulis. Disini pemimpin bisa melihat laporan pertanggungjawaban hasil kerja bawahannya. 4.Control by Exception, Laporan dan pengawasan kepada hal-hal yang bersifat istimewa, misalnya ketika terjadi kekeliruan atau ketidakwajaran dsb.

Proses Pengawasan

Tidak

Ya

Penilaian Kinerja

Pengambilan Tindakan Koreksi dan Melakukan

evaluasi ulang atas Standar yang telah

ditetapkan

Apakah Kinerja yang

dicapai sesuai dengan

Standar ?

Penentuan Standard dan

Metode Penilaian Kinerja

Tujuan Tercapai

Umpan Balik

Pengawasan berdasarkan Proses Kegiatan

Feedforward ControlsMemastikan bahwa

petunjuk yang jelas dan faktor input yang

ditetapkan telah tersedia

Concurrent ControlsMemastikan bahwa segala

proses dan perangkat penunjang berjalan

sebagaimana mestinya

Postaction ControlsMemastikan bahwa

output yang dihasilkan sesuai dengan standar yang telah ditetapkan

Awal Proses Akhir

Beberapa faktor yang terkait dengan Pengawasan dalam Bidang

SDM

Penerapan Employee Discipline System (Sistem disiplin pegawai)

Adanya Career Path (jalur karir)Pemahaman Manajer atas Motivasi,

Kepuasan, serta Gaya Kepemimpinan yang diterapkan

Pengawasan di Bagian Informasi

Penggunaan Teknologi Komputer dan Teknologi Informasi

Penerapan Sistem Informasi Manajemen

Pengawasan di Bagian Keuangan

Analisis Laporan Keuangan (Financial Statement Analysis)

Manajemen Kas (Cash Management)Pengelolaan Biaya (Cost Control)

Pengawasan di Bagian Pemasaran

Evaluasi atas Pasar Sasaran dan Pasar Potensial

Survey atas Perilaku Konsumen dan berbagai Faktor yang terkait dengan Konsumen

Evaluasi atas Strategi Pemasaran dan Bauran Pemasaran yang dilakukan

Pengawasan di Bagian Produksi/Operasi

Evaluasi atas Plant LocationEvaluasi atas Plant Lay-outEvaluasi atas Production Process and

ScheduleEvaluasi atas Product Distribution

S O P(Standard Operating Procedures)

SOP merupakan gambaran langkah-langkah kerja (sistem, mekanisme dan tata kerja internal) yang diperlukan dalam pelaksanaan suatu tugas untuk mencapai tujuan.

SOP sebagai suatu dokumen/instrumen memuat tentang proses dan prosedur suatu kegiatan yang bersifat efektif dan efisisen berdasarkan suatu standar yang sudah baku. Hal ini dimaksudkan untuk memastikan bahwa proses pelayanan di seluruh unit kerja dapat terkendali dan dapat berjalan sesuai dengan ketentuan yang berlaku.