MANAGEMENT TRAINING & DEVELOPMENT

PREPARED BY SHANI CHANDRAMBETH

Meaning

HRD  is  a  positive  concept  in  HRM.It  is  based  on  the belief that an investment in human beings is necessary and will  invariably bring  in  substantial benefits  to  the organisation in the long run.

● In  short  HRD  aims  at  helping  people  to  acquire competencies  required  to  perform  all  their  functions effectively and make their organisation do well.

DEFINITION

HRD  is  a process by which  the employees of  an organisation are helped in a continuous and planned way to:

● Acquire and sharpen capabilities required to perform various functions associated with their present or future roles;

● Develop their general capabilities as individuals & discover & exploit  their  own  inner  potential  for  their  own  &  /or  O.D purposes;

● Develop an O.C in which superior – subordinate relationship, team  work  &  collaboration  among  sub  units  are  strong  & contribute  to the professional well being, motivation & pride of employees.  

FEATURES OF HRD➔ HRD is a system.➔ HRD is a planned process.➔ HRD involves Dvpt. Of competencies.➔ HRD is an inter disciplinary subject.➔ HRD improves quality of life. 

ELEMENTS OF HRD

Training  is  short  term,  task  oriented  and  targeted  on achieving a change of attitude, skills and knowledge in a specific area. It is usually job related.

Education is a lifetime investment. It tends to be initiated by a person  in the area of his/her interest.

 Development  is  a  long  term  investment  in  human 

resources.

HRD­ SIGNIFICANCE IN ORGN.

Growth of organisation

Development of work culture

Developing potentialities

 Growth of employees

HRD­ SIGNIFICANCE IN ORGN.Growth  of  organisation:  Growth  of  organisation  is  associated  with  the development of  its workforce.  In  changing  situation HRD must  be  viewed as the  total  system  interrelated  and  interacting  with  other  systems  at  work; production, finance, and marketing. 

Development  of  work  culture:  The  need  of  HRD  is  felt  as  it  improves  the efficiency  of  employees,  checks  monotony  at  work,  better  communication, development of mutual  cooperation  and  creativity  of  all  the members  comes into limelight.

Developing  potentialities:  The  focus  of  HRD  manager  essentially  is  on enabling people to self­actualise through a systematic approach by which their existing talents are further developed.

 Growth of employees: HRD is associated with growth of employees. It helps employees  to  know  their  strengths  and  weaknesses  and  enable  them  to improve  their  performance.  The  management  should  provide  adequate opportunity  for  the  development  of  human  resource  management  for  the development  of  their  talents  so  that  their  development  will  benefits  the organisational growth.

OBJECTIVES OF HRDIt aims at developing ,:

Capabilities of each employee as an individual.

Capabilities of each employee in relation to his/her present role.

Capabilities  of  each  employee  in  relation  to  his/her  expected  future role(s).

The dyadic relationship between each employee & his/her employer.

 The team spirit & functioning in every orgn.al unit.

Collaboration among different units of the organisation.

The organisation's overall health & self renewing capabilities, which in turn, increase the enabling capabilities of individual dyads, team & the entire orgn.

Human Resource Development Program @ TATA

The  Human  Resource  Development  Program  (HRDP)  was  initiated  in 2006  in  recognition  of  the  corporate  leadership  and  specialist  roles that HR managers are required to fulfil.

Each  year  HRDP  recruits  the  best  talent  from  premier  Indian  business schools and Tata companies, based on their performance, interest and capabilities,  and  trains  them  for  a  year  with  rotations  through  sub­functions such as recruitment and sourcing, performance management system,  training  and  development,  employee  relations,  community development,  etc.  The  programme  ensures  accelerated  long­term growth  through  customised  as  well  as  certified  training  and development during this period.

HRDP process

HRDP process:

    All HRDP managers are selected by senior HR and business executives  in  Tata  companies  after  undergoing  a  rigorous three­stage process of  filtering, post which  they are placed on  a  project­basis  at  Tata  companies  for  three­month periods.

        Managers  undergo  three  rotational  stints  in  core  HR functions.  They  also  undergo  a  community  development stint, where they work with the Tata trusts on assignments in the domain of corporate sustainability for eight weeks.

       Managers are then placed with a Tata company on a full­time basis after completion of the four rotational stints.

IMPORTANCE OF T&D

Training and career development are very vital in any company or organization  that  aims  at  progressing.  Training  simply  refers  to the process of acquiring the essential skills required for a certain job. It targets specific goals, for instance understanding a process and operating a certain machine or system. 

Career development, on  the other  side, puts emphasis on broader skills,  which  are  applicable  in  a  wide  range  of  situations.  This includes  decision  making,  thinking  creatively  and  managing people.

IMPORTANCE OF T&D

Helps in addressing employee weaknesses

Improvement in workers performance

Consistency in duty performance

Ensuring worker satisfaction

Increased productivity

Improved quality of services and products

Reduced cost

Reduction in supervision

Helps in addressing employee weaknesses:

Most  workers  have  certain  weaknesses  in  their  workplace,  which  hinder  them from giving the best services. Training assists in eliminating these weaknesses, by strengthening  workers  skills.  A  well  organized  development  program  helps employees gain similar skills and knowledge, thus bringing them all to a higher uniform  level.  This  simply  means  that  the  whole  workforce  is  reliable,  so  the company or organization doesn’t have to rely only on specific employees.

 Improvement in workers performance

A  properly  trained  employee  becomes  more  informed  about  procedures  for various  tasks.  The  worker  confidence  is  also  boosted  by  training  and development.  This  confidence  comes  from  the  fact  that  the  employee  is  fully aware  of  his/her  roles  and  responsibilities.  It  helps  the  worker  carry  out  the duties  in  better  way  and  even  find  new  ideas  to  incorporate  in  the  daily execution of duty.

Consistency in duty performance:

A  well  organized  training  and  development  program  gives  the  workers constant  knowledge  and  experience.  Consistency  is  very  vital  when  it comes  to  an  organization’s  or  company’s  procedures  and  policies.  This mostly includes administrative procedures and ethics during execution of duty.

Ensuring worker satisfaction:

Training and development makes the employee also feel satisfied with the role they play in the company or organization. This is driven by the great ability  they  gain  to  execute  their  duties.  They  feel  they  belong  to  the company  or  the  organization  that  they  work  for  and  the  only  way  to reward it is giving the best services they can.

Increased productivity:

Through  training  and  development  the  employee  acquires  all  the knowledge  and  skills  needed  in  their  day  to  day  tasks.  Workers  can perform  at  a  faster  rate  and  with  efficiency  thus  increasing  overall productivity  of  the  company.  They  also  gain  new  tactics  of  overcoming challenges when they face them.

Improved quality of services and products

Employees gain standard methods to use in their tasks. They are also able to maintain uniformity in the output they give. This results with a company that gives satisfying services or goods.

 Reduced cost

Training and development results with optimal utilization of resources in a company or organization. There is no wastage of resources, which may cause extra expenses. Accidents are also reduced during working. All  the  machines  and  resources  are  used  economically,  reducing expenditure.

 Reduction in supervision

The moment they gain the necessary skills and knowledge, employees will become more confident . They will become self reliant and require only  little  guidance  as  they  perform  their  tasks.  The  supervisor  can depend on the employee’s decision to give quality output. This relieves supervisors the burden of constantly having to give directives on what should be done.

Training objectives

To increase the efficiency of employees .

To make the employee more competent to meet the future 

needs of the company.

To  familiarise  the  employee  with  the  equipments  & 

methods.

To increase the morale of the employees.

To meet the specific requirements of the company.

To  meet  the  technological  &  strategical  needs  of  the 

organisation.

Manpower Planning/Human Resource Planning(MPP/HRP)

Manpower  planning  may  be  defined  as  strategy  for  the procurement, development, allocation and utilisation of an enterprise's  human  resources.  One  of  the  functions  of personnel management is the procurement of employees in sufficient number. The success of  the organisation depends upon  the  right  type of  persons placed on  the  job.  It  is  the responsibility  of  personnel  management  to  see  whether qualified personnel have been placed on the job in sufficient number. This requires planning.

Human  resource  planning  includes  the  estimation  of  how  many qualified  people  are  necessary  to  carry  out  the  assigned  activities, how  many    people  will  be  available,  and  what  if  anything  must  be done to ensure that personnel supply equals personnel demand at the appropriate point in the future” – Leap and Crion.

Manpower Planning is “the process by which a management determines how an organization should move from its current manpower position to  its desired manpower position. Through planning, a management strives to have the right number and the right kinds of people at the right places, at the right time, to do things which  result  in both the organization  and  the  individual  receiving  the  maximum  long­range benefit.” ­ Velter Eric W.

DEFINITION

 Manpower planning is the planning for manpower resources. Manpower planning  ensures  adequate  supplies,  proper  quantity  and  quality,  as well as effective utilisation of human resources. 

Thomas  H.Patten  defines  manpower  planning  as  "the  process  by  which an organisation ensures that it has the right number of people and the right kind of people at the right place at the right time, doing things for which they are economically most useful".

  In  the words of  Filppo,  "An executive manpower planning programme can be defined as an appraisal of an organisation's ability to perpetuate itself with  respect  to  its management as a determination of measures necessary to provide the essential executive talent." 

HRP  is  of  primary  in  nature  and,  therefore  ,it  precedes  all  other HRM functions.

HRP contributes in the following ways:

Defining future personnel need.

Coping with changes.

Providing base for developing talent.

Increasing investment in human resources.

Forcing the management to involve in HRM.

Macro­level HRP    HRP takes place at both the macro and micro levels. At the macro 

level,  HRP  focuses  on  aligning  human  resources  administration with  the organization's mission and overall  strategic plan. Often called  HR  strategic  planning  or  organizational  design  and development.

  macro  HRP  examines  employee  management  policies  and procedures  and  their  effect  on  human  resources  management. Objectives  may  affect  employee  recruitment,  performance evaluation,  compensation  and  benefits,  employment  law compliance, labor relations and workplace safety.

Micro­level HRP

      Macro­level  HRP  drives  micro­level  HRP,  which develops and implements the tactics needed to help the organization achieve its strategic objectives. Micro HRP tactics  ensure  that  the  business  has  the  appropriate number  of  employees  with  the  appropriate  mix  of knowledge,  skills  and  abilities  in  the  proper  areas  or departments.

If we follow the GAP concept, training is simply a means to use  activities  to  fill  the  gaps  of  performance  between  the actual results and the expected results.

This GAP can be separated into 3 main themes

Attitude

Skills

Knowledge

Five Principles of Learning

Participation : involve trainees, learn by doingRepetition     :     repeat ideas & concepts to help     people learnRelevance    :learn  better  when  material  is   meaningful and relatedTransference  : to real world using simulationsFeedback       : ask for it and adjust training          methods to audience.

Key Concepts in Preparing a Training PlanBefore you train and develop people identify what:They must know ­ before they can perform job

They should know ­ to improve performance

Would be nice for them to know – but not necessary to perform duties.

 Importance of Manpower Planning1.Key to managerial functions­

  The  four  managerial  functions,  i.e.,  planning,  organizing,  directing  and controlling  are  based  upon  the  manpower.  Human  resources  help  in  the implementation of all these managerial activities. Therefore, staffing becomes a key to all managerial functions.

2. Efficient utilization­

Efficient  management  of  personnels  becomes  an  important  function  in  the industrialization  world  of  today.  Seting  of  large  scale  enterprises  require management  of  large  scale  manpower.  It  can  be  effectively  done  through staffing function.

3. Motivation

Staffing  function not  only  includes putting  right men on  right  job, but  it  also comprises of motivational programmes, i.e., incentive plans to be framed for further participation and employment of employees in a concern. Therefore, all types of incentive plans becomes an integral part of staffing function.

4.Better human relations

 A concern can stabilize itself if human relations develop and are strong. Human  relations  become  strong  trough  effective  control,  clear communication,  effective  supervision  and  leadership  in  a  concern. Staffing function also looks after training and development of the work force which leads to co­operation and better human relations.

5.Higher productivity­

 Productivity  level  increases when resources are utilized in best possible manner.  higher  productivity  is  a  result  of  minimum  wastage  of  time, money,  efforts  and  energies.  This  is  possible  through  the  staffing  and it's  related  activities  (  Performance  appraisal,  training  and development, remuneration)

Manpower Planning

Manpower  Planning  is  a  two­phased  process  because  manpower planning  not  only  analyses  the  current  human  resources  but  also makes  manpower  forecasts  and  thereby  draw  employment programmes. Manpower Planning is advantageous to firm in following manner:

1.Shortages and surpluses can be identified so that quick action can be taken wherever required.

2.All the recruitment and selection programmes are based on manpower planning.

3.It also helps to reduce the labour cost as excess staff can be identified and thereby overstaffing can be avoided.

MPP-Advantages

3.It  also  helps  to  reduce  the  labour  cost  as  excess  staff  can  be identified and thereby overstaffing can be avoided.

4.It  also  helps  to  identify  the  available  talents  in  a  concern  and accordingly  training  programmes  can  be  chalked  out  to  develop those talents.

5.It  helps  in  growth  and  diversification  of  business.  Through manpower  planning,  human  resources  can  be  readily  available  and they can be utilized in best manner.

6.It  helps  the  organization  to  realize  the  importance  of  manpower management which ultimately helps in the stability of a concern.

MPI

Inventory  personnel  is  a  comprehensive  assesment  of  current human resources for future forecasting.

The  human  resources  of  the  organization  are  divided  into  managerial and  non­managerial  categories,  the  skills  inventory  is  related  with non­managerial employees and the management  inventory  is  related with the management personnel. 

Process of HRI

The process of preparing a human resource inventory involves:

The determination of personnel category 

Cataloging the factual information of each employee

 systematic and detailed appraisal of employees 

Identifying  resources who have potential for growth. 

MPI

Skill inventory:

A consolidate information about non­ managers in the organisation. It consists of:

➔ Personal data­Age, sex, Marital status.➔ Skills­Education, Job experience, Training.➔ Special  qualifications­Membership  in  professional  bodies,  Special 

achievements.➔ Salary & job history­Present & past salary, dates of pay raises, Various jobs 

held.➔ Company data­Benefit plan data, retirement information, Seniority.➔ Capacity  of  individual­Scores  on  psychological  &  other  tests,  health 

information.➔ Special preference of individual­Geographic location, Type of job.  

MANAGEMENT INVENTORY

Management inventory consists of:

Work History

Strengths

Weaknesses

Promotion potential

Career goals

Personal data

No & Types of employees supervised

Total budget managed

Previous Management duties

Educational background

Current job performance 

Personnel /Human Resource audit

The  personnel  audit  is  an  analysis  of  human  resources  in  a  company. The audit helps to identify capacity of your employees to perform the given work, to identify their capacity, weak and strong spots.

  The  audit  enables  to  analyze  the  recent  statement  of  personnel resources and to evaluate the demand or surfeit of the employees. 

  HR audits summarise each employee's skills & abilities.The audits of  non  managers  are  known  as  skill  inventories  &  those  of management are called management inventories.

Purpose

The  purpose  of  a  Human  Resources  audit  is  to  assess the  effectiveness  of  the  Human  Resources  function  to ensure regulatory compliance. 

To look for potentially serious problems (time bombs) To find areas needing improvement To  document  processes  for  use  in  merger, 

reorganization or inspectionTo address compliance issues 

How

Interview key staff Review relevant documentation Help  you  complete  a  comprehensive 

questionnaire Compile data a prepare and customized written 

report Make specific  recommendations  to  improve  the 

efficiency and performance of your HR function

Data

What do the written policies and procedures say? 

What do the HR managers say? What do the line managers say?

Examples of data

Hiring statistics (acceptance rate, hiring rate, hiring projections) 

Turnover Compensation and benefits philosophy and practice Exit interview summaries Employee complaints (discrimination, harassment, 

safety, other) Promotion and advancement practices and trends Human Resources budget and expenditures

HRIS

HRIS  is  an  integrated  system  designed  to  improve  the efficiency with which HR data is compiled. It makes HR records more useful to the management  by serving as a source of information.

A  systematic  procedure  for  collecting,  storing, maintaining, retreiving & validating data needfed by an organisation about its human resources

Components of HRIS

INPUT

DATA MAINTENANCE

OUTPUT

HRIS A ProcessData collection

Testing of system

Starting up

Running

Maintenence

evaluation

Ignoring HRP in an Organisation

● The penalties for not being correctly staffed are costly.

● Understaffing  loses  the  business  economies  of  scale  and specialization.

● Overstaffing is wasteful and expensive.

● Planning  staff  levels  requires  that an assessment of present and  future  needs  of  the  organisation  be  compared  with present resources and future predicted resources. 

Requisites for successful HRP➔ Backing of top management for HRP is absolutely essential.➔ HRP  responsibilities  should  be  centralised  inorder  to  co­r­

ordinate consultation between different management levels.➔ Personnel  records  must  be  complete,  up  to  date  &  readily 

available.➔ The time horizon of the plan must be long enough to permit any 

remedial action.➔ HRP  must  be  recognised  as  an  integral  part  of  corporate 

planning.  The  planner  of  human  resources  must  therefore  ,  be aware of the corporate objectives.

➔ The  techniques  of  planning  should  be  those  best  suited  to  the data available & the degree of accuracy required.

Cont..

➔ Plans  should  be  prepared  by  skill  levels  rather  than  by aggregates.

➔ Data collection, analysis, techniques of planning & the plans themselves need to be constantly revised & improved in the light of experience.

➔ The  impact  of  external  forces  like  technological  changes, changes in labour markets compositions & the like needs to be considered while developing the HR plan.

➔ HRIS should be used as a DSS & should alert managers  to problems & opportunities.    

QS ?● CASE STUDY

UNIT­2

TRAINING­MEANING & NATURE

Training is the act of increasing the knowledge & skills of an employee for doing a particular job. (Flippo)

The purpose of training is to bring about improvement in the  performance  of  work.  It  includes  learning  of  such techniques as are required for the better performance of definite tasks.

Training­ObjectivesTo increase the knowledge of workers in doing specific jobs.

To  impart  new  skills  among  the  workers  systematically  so  that  they learn quickly.

To  bring  about  change  in  the  attitude  of  workers  towards  fellow workers, supervisors  the orgn.

To improve the overall performance of the organisation.

To  make  the  workers  handle  the  materials,  machines  &  equipments efficiently & thus to check wastage time & resources.

To  reduce  the  number  of  accidents  by  providing  safety  training  to workers.

To  prepare  workers  for  higher  jobs  by  developing  advanced  skills  in them. 

Training­Design

Identification of training needs

Setting training objectives.

Organisation of training.

Evaluation of training outcomes or results.

Training­identification of training need

The  technological  changes  taking  place  is  the main cause of identification of training needs in an orgn.

Conventional method for TNAOrganisational analysisTask analysisHR analysis

ORGANISATIONAL ANALYSIS

It  is the systematic study of the organisation in terms of its objectives,  resources,  resource  allocation&  utilisation, growth potential & its envt.It consists of:

Analysis of objectives

Resource utilisation analysis

Climate analysis

TASK ANALYSIS

It  is  the  systematic  study  of  jobs  to  identify  job  contents, knowledge, skills & aptitude required to perform the job. It should  see  the  factors  like  the  task  to  be    performed,  the methods  to  be  used,  the  way  the  employee  learn  these methods  &  the  performance  standard  required  of employees. 

HR ANALYSIS

The  quality  of  manpower  required  by  the  orgn  has  to  ba carefully  analyseed.It  has  to  be  done  based  on  envtal analysis. Following areas must be covered under HR analysis:

Specific areas where individuals need training.

The  capability  of  present  workforce  to  learn  new  skills  & behaviours.

The time frame within which training must be imparted, &

Job  designing  &  redesigning,  introduction  of  new  work methods & technology.

TRAINING­NEEDTraining  is  important not only  from  the point of  view of  the orgn, but 

also for the employees.Training is valuabe to the employees because it will give them greater job security & an opportunity for advancement.

Factors/situations lead towards training are:

Changing technology

Quality conscious customers

Greater productivity

Stable workforce

Increased safety

Better management

TRAINING NEED ANALYSIS(TNA)

A  training  need  analysis  is  the  method  of  determining  if  a training need exists and if it does, what training is required to fill the gap.

A  need  assessment  is  a  systematic  process  for  determining  and addressing  needs,  or  "gaps"  between  current  conditions  and desired  conditions  or  "wants".  The  discrepancy  between  the current  condition  and  wanted  condition  must  be  measured  to appropriately  identify  the  need.  The  need  can  be  a  desire  to improve current performance or to correct a deficiency.

Definition

“All  effective  training begins with needs  assessment. The  training needs  survey  measures  what  skills  employees  have,  what  they need, and how to deliver the right training at the right time.”

(American Society of Training and Development)

“A Needs Assessment is a systematic exploration of the way things are  and    the  way  they  should  be.  These  “things”  are  usually associated with organizational and/or individual performance.”

(D. Stout, Performance Analysis for Training, 1995)

Cont..A TNA is the method of determining if a training need exists 

and if it does, what training is required to fill the gap.

Much  of  the  TNA  process  is  about  asking  questions  and getting answers.

Performing a TNA requires  seven steps, which build on each other.

Costing  the  performance  problem  and  comparing  training costs is an important part of the TNA report.

ASSESSMENT OF TRAINING NEED

PurposeThe purpose of a training need assessment is:

To  identify  the  performance  requirements  i.e,  the  knowledge, skills,  and  abilities  needed  by  an  agency's  workforce  to  achieve the requirements. 

To direct the resources to areas of greatest demand.

To address the resources needed to fulfill organizational mission, improve productivity, and provide quality products and services. 

To  identify  the "gap" between performance required and current performance.

Purpose

It  helps  to  explore  the  causes  and  reasons  for  the  gap and methods for closing or eliminating the gap. 

A  complete  need  assessment  also  considers  the consequences for ignoring the gaps.

Training Need Assessment

“All  effective  training begins with needs  assessment. The  training needs  survey  measures  what  skills  employees  have,  what  they need, and how to deliver the right training at the right time.”

(American Society of Training and Development)

“A Needs Assessment is a systematic exploration of the way things are  and    the  way  they  should  be.  These  “things”  are  usually associated with organizational and/or individual performance.”

(D. Stout, Performance Analysis for Training, 1995)

GAP conceptGAP conceptIf  we  follow  the  GAP  concept,  training  is  simply  a 

means  to  use  activities  to  fill  the  gaps  of performance  between  the  actual  results  and  the expected results.

This GAP can be separated into 3 main themes

Attitude

Skills

Knowledge

Basic concepts of needsBasic concepts of needsNeedNeed is a gap between ‘what is’ and ‘what should be’;  is a gap between ‘what is’ and ‘what should be’; 

a  gap  between  real  and  ideal;  a  gap  between  the a  gap  between  real  and  ideal;  a  gap  between  the desired  condition  and  current  actual  situation  to desired  condition  and  current  actual  situation  to achieve a certain outcome.achieve a certain outcome.

Want Want  is  something  that  you  don’t  really  need  but is  something  that  you  don’t  really  need  but would be nice to have; an unfulfilled desire that you would be nice to have; an unfulfilled desire that you can live with. can live with. 

Why should you conduct a TNA?Why should you conduct a TNA?

Avoid training for ‘training sake’.Supports cost effective training.Targets areas of greatest need.Gives information on the organization's climate.Gives commitment from managers and trainersSeparates the ‘symptoms’ from the causes.

How can a need to be  How can a need to be  identified?identified?

Complaints from staff, customers/clientsPoor quality workFrequent errorsLarge staff turnoverDeadlines not being metConflict amongst staffNew equipment systems

TNA process

“A  Needs  Assessment  is  a  systematic  exploration  of  the  way things are and  the way they should be. These “things” are usually  associated  with  organizational  and/or  individual performance.”

How to do a TNA ­ process

1. Document the problem1. Document the problem

2. investigate the problem2. investigate the problem

3. Plan the needs analysis3. Plan the needs analysis

4. Select the technique4. Select the technique

5. Conduct the analysis5. Conduct the analysis

6. Analyse the data6. Analyse the data

7. Report the findings7. Report the findings

77stepssteps

77stepssteps

Techniques to carry out TNA

InterviewObservationSurvey questionnairesJob descriptions and person specificationsCritical incidentsLog books and other company recordsIndustry seminarsSupervisor’s reports

Interview

Merits:

It is good at uncovering details of training needs.

The trainer can explore questions that arise.

Demerits:

It is time consuming & difficult to analyse.

To succeed need a skilled interviewer.

Observation

Merits:

Generates data relevant to work envt. & minimizes work interruptions.

Demerits:

Requires a skilled observer, Employee's behaviour may be affected by being observed, & is time consuming too.

Survey questionnaires

Merits:

Inexpensive & can collect data from a number of people.

Demerits:

Provides limited information,There are also anonymity content.

Focus groups:

facilitated small group discussions with a representative sample of people.

Merits:

It is more participatory than questionnaire method & less time consuming than individual interview method

Log books and other company records:

Various workplace process & inspection reports can be examined to determine problems faced in the workplace, which has bearing on training, & needs. P.A forms of employees can be analysed for identifying the areas of improvement for employees.

Report the findings

Title page

Executive summary

Table of contents

Introduction

Recommendation

Training Plan

Data collection and analysis methods

Cost analysis, proposed costs of recommended solutions

TNA approaches

TNA approaches

PROFESSIONALAPPROACH

ON­LINELEARNING

SECRETSHOPPER

APPROACH

DIRECT APPROACH

TNA approachesDirect approach:

It is used to assess training needs by directly asking the employees about training need.

Professional approach:

A process whereby performance consultants analyse your jobs, identify the competencies required to do each, & perform a gap analysis to determine each employee's area for improvement. It is time consuming & expensive.

Secret shopper approach:

It is done by conducting an industry related survey among the employees , asking questions related to training by a third party who is a stranger to the members of an organisation.

On-line learning:

This is a process by which nature of the employees are considered. For e.g if the employees require technical instruction & are computer savvy, on-line learning is the best.

When to assess needsWhen  work  requirements  change,  your  benchmark  should  also 

change, in general, you should assess learning needs among your staff  each  year.  But  the  gap  between  required  &  the  existing capabilities will change whenever there is a change in :

Work itself:

It  refers  to  when  the  work  assignment  changes,  such  as  when individual  is  promoted  or  new  work  is  expected  of  your  office, there is change in the work methods or procedures & if there are changes in the tools & technique used.

The people who do the work:

The  need  for  the  training  arises  when  there  are  changes  in  the capability  of  the  employee  in  situation  when  a  new  employee comes  on  board  &  a  staff  member  completes  a  training programme or the physical mobility becomes limited. 

The work envt/ resource changes:

It  refers  to  the  change  in  orgn's  mission/  goals,  O.S,  budget changes  in  the  worksite­  the  building/location­or  in  access to  the  site  or  changes  in  laws,  regulations,  licensing  or certification requirements.

Environment

TNA ­cycle of events

Training needs identification detects & specifies the t& d within the orgn & of the orgn as a whole.

TNA  follows  on  from  needs  identification  &  determines  the  most effective & appropriate ways in which the needs might be met. It can, of course, lead to decisions that there should be no training provision  in  view  of  the  limited  scale  of  the  needs,  the  cost  of provision,future dvpt envisaged, & so on.

TNA ­cycle of events

The cycle of events in TNA are given below:

A change within the market place or orgn, which leads to a:

Business needs, which leads to a:

Training need which leads to a:

Training delivery, which leads to a:

Training evaluation,this could lead to:

Going through the whole cycle again

ORGNAL/MARKET PLACE

CHANGES 

BUSINESS NEEDTRAINING

NEEDTNA

TRAINING DELIVERY

TRAININGEVALUATION

ADVANTAGES OF TNA

Pinpoints the problem

Size of the problems

Scale of the need

Indicates the type of solution

Provides training objectives

ADVANTAGES OF TNAThe benefits of TNA includes the following:

Pinpoints the problem:

In many cases of line operation, there is suspicion that something wrong in a particular area of work, but the specific problem is not known or understood. The process will clarify this suspicion & if carried out effectively, will detail not only the exact nature of the problem, but also suggest the best ways to solve it. In this sense, it can be called as a problem solving technique can be applied to general work situations that are not operating effectively.

Size of the problems:

a no of problems when investigated are so significant or have such little effect on work that they are seen to be hardly problems at all, or their solution requires minimum action.

Scale of the need:

In many companies problems are frequently not isolated to one part of the orgn. The TNA process will identify whether the problem is an isolated one, or is more universal need requiring a much larger solutioneffort, whether this is training or non- training.

Indicates the type of solution:

Once the extend, size & nature of the problem have been identified & analysed, guidelines are suggested to the most appropriate solution.

Provides training objectives:

It gives a specific statement & outline of the content of the training programme.It includes, the needs of the task or job, the gap between these requirements & the level of skills, knowledge & attitudes among the group, the group of people in question.

DISADVATAGES OF TNA

The lists of diadvantages is considerably smaller than the benefits of advantages.

Cost making function

A time consuming process

OVERCOMING PSYCHOLOGICAL BARRIERS IN TNA

There are ways of dealing with the psychological & cultural barriers to TNA, they are:

Building orgnal trust & confidence.

Emphasis on self assessment.

Assistance of external consultants.

Influence of the senior managers as a role model.

Effective monitoring.