05 décembre 2013automatisation chbs1 c. le grognec, a. levron pharmaciens
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05 décembre 2013 automatisation CHBS 1
C. Le Grognec, A. LevronPharmaciens
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Plan
Le projet du Centre Hospitalier Bretagne Sud (CHBS) et l’acquisition de l’automate
L’implantation de l’automate
Bilan initial et conclusion
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Présentation du CHBS1062 lits d'hospitalisation complète et 103 places
Informatisation de la prescription : Génois
MCO : + de 80%SSR, USLD, EHPAD : 100%
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Historique de la dispensation nominative
USLD : 85 lits en Dispensation HebdomadaireSurconditionnement manuel unitaire
EHPAD : 48 lits de la maison de retraite dispensation mensuelle
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Evaluation satisfaisante à plusieurs niveaux : Gain de temps pour les IDE des USLD estimé à 2h/j/service,Satisfaction quant à la qualité du service proposé, Réduction vraisemblable des erreurs
Extension de la DN demandée par le chef de pôle et les équipes soignantes
Organisation contraignante et chronophage
Problématique du déploiement de la DN (matériel, organisationnel et humains)
Historique de la dispensation nominative
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Solution Manuelle Solution Automatisée -Coût d’investissement (Postes de cueillettes,
armoires mobiles)
-Diminution des erreurs de distribution -Sécurisation du CM et traçabilité -Diminution des taches fastidieuses et répétitives et des postes de travail à faible valeur ajoutée -Réduction des surcoûts en personnel
-Coût d’exploitation (personnels et consommables) -Contraintes architecturales pour les postes de cueillettes (surface suffisante) -Risques d’erreurs -Risque de prendre une option irréversible (difficulté de redéploiement des préparateurs par la suite)
-Coût d’investissement initial -Nouvelles compétences -Coût de maintenance -Coût d’exploitation (consommables) -Bruit? -Contrainte architecturale (espace pour l’automate)
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Conception du projet et validation institutionnelle
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Conception du projet et validation institutionnelleConsommation des médicaments en MCO
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Conception du projet et validation institutionnelle
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Conception du projet et validation institutionnelle
Chronologie du projetFév 2010: présentation à la direction du projet:
avis favorableNov 2010: présentation en COMEDIMS: impact
financier à retravaillerJanv 2011: présentation en directoire: validation
Fév 2011: lancement de l’AO ouvert
Juin 2011: AO infructueux
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Conception du projet et validation institutionnelle
Chronologie du projetJuillet 2011: lancement procédure d’achat par
marché négocié
Déc 2011: comité de choix: présentation des différentes offres: négociations financières à reprendre et compléments d’information à obtenir
Fin Janv 2012: comité de choix; validation achat Eco-dex
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L’appel d’offre ouvert- Infructueux car les offres ont été jugées inacceptables du point de vue
financier- Hypothèse : consommations initialement surestimées
Marché négocié a été relancé dans la fouléeMarché à tranches : une tranche ferme et une tranche conditionnelle
Tranche ferme : fourniture et installation d’un automate de dispensation nominative pour 460 lits (SSR, USLD, EHPAD) ;
Tranche conditionnelle : fourniture et installation d’un automate de dispensation nominative pour les 600 lits de MCO et les 150 places de l’UCSA
Quatre industriels ont répondu à la procédure : Sinteco, Swisslog, France Hôpital, Eco-Dex
L’acquisition de l’automate
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L’acquisition de l’automate Elaboration des critères de choix
4 critères généraux : - Fonctionnel- Technique- Assistance- Coût
- Permettre une comparaison des offres- Choix le plus objectif possible- Eviter un recours administratif
divisés en différents paramètres, chacun avec un système de cotation, pour permettre de comparer les réponses des industriels au cahier des charges. Poids différents selon l’importance que l’on veut donner au critère
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Evaluation des offres : Permettent tous le découpage de tous les types de blisters
MAIS : automatisation de l’ensemble des tâches du processus (découpage, suremballage, stockage et dispensation) plus aboutie pour Eco-Dex : meilleure note pour l’automatisation de l’ensemble des tâches
Sinteco, Swisslog et France Hôpital : étapes intermédiaires avec nécessité d’intervention humaine.
Exemple : après la découpe des blisters en unités galéniques individualisés, ils sont stockés dans des boites (qui contiennent donc un « vrac » de blisters découpés).
Ces boites serviront ensuite à alimenter le module de suremballage des médicaments mais ce transfert n’est pas automatisé.
L’acquisition de l’automate
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ConclusionChoix de l’automate d’Eco-Dex :
facilité de compréhension du fonctionnement et la convivialité du système à son avantage.
automate monobloc de conception moderne dont la compréhension est plus facile.
automate innovant avec une réelle valeur ajoutée autour de la recherche et développement : la partie découpe des blisters est optimisée par rapport aux systèmes existants sur le marché.
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Installation de l’automateOù ? Dans les locaux de la PUI du nouvel hôpital du Scorff
Quand ? Installation fin mars 2013
Comment ?Différentes étapes successives : montage, câblage,
paramétrage, tests
Qui ?Automaticien, roboticien, informaticienPPH, Pharmaciens, service informatique du CHBS14 novembre 2013
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L’ACCED : Automate de Coupe, Cueillette Et de Dispensation
Module d’introduction des blisters
Stockeur rotatif pour les produits à faible rotation.(Non fonctionnel pour l’instant)
Module d’introduction et de sortie des plateaux-piluliers
Accès à l’ECI (Ensacheuse de Conditionnement Unitaire) pour le conditionnement unitaire des formes galéniques variées non présentées en blisters rigides (sachets, vracs)
Zone d’accès au module de stockage
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Montée en chargeServices pilotes : services de soins « chroniques »Bénéficiant déjà de la DN : pas de formation
supplémentaire dans les services Initialement 460 lits étalés sur 12 semaines…. ….Anticiper les ponts de mai
1ere dispensation partielle le 19/4/13 pour 45 litsPrévoir un complément manuel pour les médicaments qui
ne sont pas encore stockés dans l’automate
A l’heure actuelle : 200 lits en DN automatisée partielle (uniquement formes orales sèches)
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BilanChangement de marchés :
Changer le produit dans les logiciels de gestion et de prescription
Paramétrage de la découpe du blisterChanger le visuel du produit 1 code produit -> 2 codes CIP
Lors des choix: Mettre en balance les coûts du changement par rapport au gain théorique escompté
Déconditionnement des médicaments vracs : 1 mois de péremption
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BilanVolumes de retours générés: jusqu’à 95% de
retours sur certaines spécialitésSeresta, Lopéramide, Dompéridone
Travailler avec les prescripteurs sur les protocoles IDE et les prescriptions « si besoin »:ConstipationDiarrhéesEpilepsieDouleurs etc…
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BilanNécessaire coopération:
avec l’industriel : résoudre problèmes techniques rencontrés (interfaçage, mécanique) et travailler sur les évolutions proposées
avec les services de soins : visite à la pharmacie, validation commune de la présentation en plateau
Savoir être réactif, prévoir un fonctionnement en mode dégradé
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ConclusionDu positif :
Dialogue avec le fabricantUne équipe très impliquée à la pharmacieProgression du déploiement
MaisBlocages aléatoires et encore trop fréquentsDifficile de faire comprendre nos contraintes
aux servicesRelative « impuissance » face aux blocages
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ConclusionApport du projet :
Négociation avec les instances (COMEDIMS, directoire)
management d’une équipe,gestion au long termeTravail en amont avant l’installation de
l’automate
Manque de recul actuel sur la performance de cet automate
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ConclusionAutomatisation = moyen pour sécuriser le
circuit du médicament
Attention aux erreurs par défaut de contrôle dues à une confiance excessive dans le système
Intérêt de la démarche de gestion des risques
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automatisation CHBS 2705 décembre 2013