1

010761000 Projektityöskentely

Luento 3

Hanna-Kaisa Lammihanna-kaisa.lammi@lut.fi

2

Aiheita

• Kokouskäytäntöjen tehostaminen

• Ihmisten ja itsensä johtaminen

• Projektin suunnittelu

• Projektisuunnitelmassa esiintyvät asiat

3

Palaverit tehokkaammiksi (1/3)

• Mieti, onko kokous välttämätön vai voidaanko asia hoitaa muuten

• Optimoi osallistujien määrä• Mieti palaverin tavoite, tarkoitus ja käsiteltävät

asiat etukäteen• Valitse sopiva aika ja paikka• Varmista että kokoukseen on valmistauduttu• Tiedota ajoissa, aloita ajoissa, lopeta ajoissa• Laita tärkeät asiat esityslistan alkuun• Varmista, että joku tekee muistion

4

Palaverit tehokkaammiksi (2/3)

• Varmista, että päätöksentekovalta on kunnossa • Valitse asioiden käsittelytapa tavoitteen mukaan

(ideointipalaveri vs. päätöksenteko)• Tee yhteenvetoja: aluksi, lopuksi, tarvittaessa

välilläkin• Pysy asiassa, keskeytä pitkät kaksinpuhelut• Huolehdi tavoitteen saavuttamisesta• Varmista osallistujien sitoutuminen päätöksiin,

esitä tarvittaessa provosoivia kysymyksiä.

5

Palaverit tehokkaammiksi (3/3)

• Varmista päätösten toteutumisen seuranta• Kertaa lopuksi johtopäätökset ja toimeksiannot

sekä kirjaa ne ylös• Pidä kokous tilassa, jossa ei ole tuoleja ("stand-up

meeting")• Jokainen kännykkään saapunut puhelu aiheuttaa 1

euron maksun kahvikassaan• Pullia yksi vähemman kuin osallistujia?

6

Ihmisten johtaminen (1/2)

• Yksilön ja ryhmän tavoitteiden tulee olla samansuuntaisia

• Ihmiset tarvitsevat onnistumisen kokemuksia• Johtaminen on helppoa niin kauan kun asiat

menevät hyvin• Asiat, joita seurataan, tehdään hyvin• Asiat, joista palkitaan, tehdään hyvin• Vakiinnuta pelisäännöt ja tee ne kaikille selviksi• Ole avoin uusille asioille – etsi positiiviset puolet

ensin

7

Ihmisten johtaminen (2/2)

• Kuuntele muita, ole aidosti kiinnostunut• Muista, että ihmiset eivät kerro mielellään huonoja

uutisia• Sitoudu yhteisiin päätöksiin (vaikka olisitkin eri

mieltä)• Salli erilaisuus• Karta turhaa muodollisuutta ja byrokratiaa• Leadership vs. Management: molempien oltava

kunnossa• Muista positiivinen palaute (se ei maksa mitään)• Pohdi (epä)onnistumisen syitä.

8

Omat työtapasi

• Seuraa ajankäyttöä ainakin ajoittain tarkasti, tulevaisuuden suunnittelu helpottuu

• Varaa kalenteriin aikaa pikku hommille ja yllättäville tehtäville

• Realismi: kaikkia tehtäviä ei ehdi tekemään

• Priorisoi tehtävät; valitse tehtävät prioriteettijärjesteyksessä, älä mielihyväohjautuvasti – yritä tehdä ikävät työt ensin

• Minimoi keskeytykset, lyhyimpääkin hukkautuu 15 min

• Estä keskeytykset, sulje ovi, pane lappu luukulle

• Tee mahdollisimman pitkään samaa asiaa, älä hypi tehtävästä toiseen

• Aloita aikaisemmin

• Delegoi

• Pysähdy välillä miettimään, mitä voit oppia lähihistoriasta

• Mieti omat keinosi tunnistaa stressitilanteet ja hallita niitä

9

Jotta projektisi onnistuisi

• sovi yhteistyömenetelmät• sovi ohjauskäytännöt• laadi projektisuunnitelma• kerro tavoitteet projektiryhmälle sekä se, miten

ryhmä palkitaan, mikäli tavoitteisiin päästään• huolehdi tarvittavista resursseista• pyri luomaan yhteishenkeä• tiedota kaikesta tarpeellisesta• valmistele loppuraportti ja käy se läpi yhdessä

projektiryhmän kanssa• hoida sovitut palkitsemiset

10

Projektin suunnittelu, miksi?

• ”Hyvin suunniteltu on puoliksi tehty”• Jokainen tietää omat vastuunsa projektissa• Jokainen tuntee projektin tavoitteet• Tiedetään, kuinka projektia seurataan ja

etenemisestä raportoidaan• Pystytään vertaamaan edistymistä

suunnitelmiin ja sitä kautta arvioimaan projektin lopetusajankohta ja lopullinen hinta

11

Huonosti suunnitellussa projektissa…

• tehtävät ovat jatkuvasti myöhässä• on jatkuva kiire ja ylityötarve• joudutaan toimittamaan asioita asiakkaalle

keskeneräisinä• tarvittavia resursseja ei ole käytössä oikeaan

aikaan• aikatauluja joudutaan muuttamaan tiheästi• törmätään ongelmiin, jotka olisi voinut

ennakoida ja ehkäistä

12

Proj. no:

Tekstiä:

Projekti:

PROJEKTIKORTTI

ISOT PROJEKTITKESKISUURET

PROJEKTIT PIENET

PROJEKTIT

PROJEKTISUUNNITELMA

LIITTEINEENPROJEKTISUUNNITELMA

PROJEKTIKORTTI

Projektisuunnitelman koko

13

Projektisuunnitelman sisältö

1. Määrittelyt (johdanto ja tausta, projektin tulostavoitteet, rajaus ja liittymät)

2. Organisaatio (projektiryhmä, johtoryhmä, yhteyshenkilöt)

3. Toteutussuunnitelma (ositus ja toteutusvaiheet, aikataulu, tehtäväluettelo, resurssisuunnitelma, riskien kartoitus)

4. Budjetti (projektibudjetti, kustannusseuranta)5. Ohjaussuunnitelma (kokoussuunnitelma,

tiedottaminen, valvonta ja raportointi, koulutussuunnitelma, laaduinvarmistus)

Ruuska s. 98

14

Projektisuunnittelun vaiheet

Projektintavoitteidenasettaminen

Aika-suunnittelu

Projektinosittaminen

Projektinorganisointi

Resurssi-suunnittelu

Ohjaus-järjestelmänsuunnittelu

Kustannus-suunnittelu

Projektisuunnitelma

15

1. Projektin määrittelyt

• Johdanto ja tausta– miksi projekti perustettiin?– mitä tutkimuksia ja selvityksiä on olemassa?– mikä on kohteen nykytilanne?

• Projektin tulostavoitteet– määritellään projektin tavoitteet ja tehtävä– määrätään aika-, kustannus- ja tuotantotavoitteet sekä

laatu

• Rajaus ja liittymät– rajataan projektin pelikenttä ja kuvataan liittymät

muihin projekteihin tai tehtäviin

16

2. Organisaatio

• Henkilöluettelo tai organisaatiokaavio– henkilön nimi ja yritys/yksikkö– vastuualueet pääpiirteissään– aikavaraus ja kuormitus projektille– sähköpostiosoite– puhelinnumero

• Lisäksi voidaan tehdä erillinen lista, johon merkitään henkilöiden lomat ja muut ennalta suunnitellut poissaolot

17

3. Toteutussuunnitelma

• Tehtäväluettelot, työmääräarviot, aikataulut, välitarkastuspisteet, resurssisuunnitelmat. Tähän laitetaan yleensä vain yhteenvedot, tarkemmat suunnitelmat tehdään usein projektinhallintaohjelmistolla

• Riskien ja ongelmien kartoituksen tulokset

• Projektin toimituslista: mitä toimitetaan missäkin projektin vaiheessa

18

4. Budjetti

• Budjettiarvio ja perusteet arviosta

• Miten kustannusseuranta suoritetaan

• Maksuaikataulu, mikäli sitä ei ole jo puitesopimuksessa määritelty

• Mahdolliset ulkopuoliset rahoituslähteet ja rahoituksen maksuperusteet (esim. Tekes)

• Kustannusraportointijärjestelmän esittely, mikäli tarpeen

19

5. Ohjaussuunnitelma

• Miten tiedotetaan projektista eri sidosryhmille (projektiryhmä, ohjausryhmä, alihankkijat)

• Projektin raportointitavat ja ajankohdat

20

Projektisuunnitelman katselmointi ja hyväksyntä

• Projektisuunnitelma voidaan ensin katselmoida projektin sisäisesti: projektin henkilöstö sitoutuu suunnitelmiin

• Lopullisessa katselmoinnissa on mukana asiakkaan edustajan lisäksi esim. kokenut projektipäällikkö

• Katselmoinnissa voidaan käyttää apuna tarkistuslistaa

• Projektin johtoryhmä hyväksyy projektisuunnitelman

21

Projektisuunnitelman hyväksynnän jälkeiset tehtävät

• Suunnitelman toteutumisen seuranta

• Suunnitelman päivittäminen sopivin väliajoin, esim. jokaisessa suuremmassa tarkistuspisteessä tai parin kuukauden välein

• Projektin raameihin liittyvät muutokset on raportoitava projektin johtoryhmälle ja hyväksytettävä ne.

22

Projektidokumentointi

• Minimissään:– projektisuunnitelma– määrittelydokumentti– suunnitteludokumentti– testausraportti– loppuraportti

• Usein kirjataan myös muita tärkeitä asioita projektista ja sen tuloksista