010 rfq template€¦ · web viewНомер rfq: dge-sev009-1. Дата оголошення: 14...

Оголошення про тендер (RFQ)

Номер RFQ: DGE-SEV009-1

Дата оголошення: 14 травня 2019

Кінцевий термін подання: 21 травня 2019

Опис: : Закупівля Програмного Рішення для автоматизації послуги з надання соціальних субсидій на житлово-комунальні послуги шляхом встановлення платформи обміну електронними документами в м. Сватове

Замовник: Програма USAID «Демократичне врядування у Східній Україні» (DG-East)

Фінансування: Агентство США з міжнародного розвитку (USAID),Контракт USAID №72012118С00006

Реалізація: Кімонікс Інтернешнл Інк.

Контактна особа: [email protected]

***** КОДЕКС ЕТИКИ ТА ДІЛОВОЇПОВЕДІНКИ *****

КІмонікс прагне провести чесні закупівлі та обирає постачальників ґрунтуючись лише на об’єктивних критеріях ведення бізнесу, а саме ціні та технічних перевагах. Кімонікс очікує від постачальників дотримання Стандартів ділової поведінки, з якими можна ознайомитися за посиланням https://www.chemonics.com/our-approach/standards-business-conduct/.

Кімонікс не дозволяє шахрайства, змови учасників тендеру, фальсифікації пропозицій/ ставок, хабарництва або компенсаційних виплат («відкатів»). Порушення будь-якою юридичною або фізичною особою цих стандартів призведе до дискваліфікації щодо участі у закупівлях, відсторонення від закупівель у майбутньому, а інформація про порушника може бути передана до USAID та Управління Генерального інспектора.

Співробітникам та агентам Кімонікс суворо забороняється вимагати або приймати будь-які гроші, гонорари, комісії, кредити, подарунки, грошові винагороди, цінності або компенсації від поточних або потенційних постачальників в

Request for Quotations (RFQ)

RFQ Number: DGE-SEV009-1

Issuance Date: May 14, 2019

Deadline for Offers: May 21, 2019

Description: Procurement of Software Solution for automation of the service on issuing social subsidies for housing services through installation of an e-document sharing platform in Svatove

For: USAID Democratic Opportunities East Activity Program (DG-East) in Ukraine

Funded By: United States Agency for International Development (USAID), Contract No. 72012118С00006

Implemented By: Chemonics International Inc.

Contact: [email protected]

***** ETHICAL AND BUSINESS CONDUCT REQUIREMENTS *****

Chemonics is committed to integrity in procurement, and only selects suppliers based on objective business criteria such as price and technical merit. Chemonics expects suppliers to comply with our Standards of Business Conduct, available at https://www.chemonics.com/our-approach/standards-business-conduct/.

Chemonics does not tolerate fraud, collusion among offerors, falsified proposals/ bids, bribery, or kickbacks. Any firm or individual violating these standards will be disqualified from this procurement, barred from future procurement opportunities, and may be reported to both USAID and the Office of the Inspector General.

Employees and agents of Chemonics are strictly prohibited from asking for or accepting any money, fee, commission,

RFQ No. DGE-SEV009-1 of 28

GlobalQMS ID: 879.4, 18 April 2018

https://www.chemonics.com/our-approach/standards-business-conduct/


mailto:[email protected]



обмін на або в якості винагороди за співпрацю. Співробітники та агенти, які демонструють таку поведінку підлягають звільненню, а інформація про них повинна бути доведена до відома USAID та Управління Генерального інспектора. Крім того, Кімонікс зобов’язується повідомити USAID та Управління Генерального інспектора про будь-які пропозиції, з боку постачальників, грошей, гонорарів, комісії, кредиту, подарунків, грошової винагороди, цінностей або компенсації для отримання можливості співпраці.

Учасники тендеру повинні включити наступну інформацію у свої пропозиції: Інформацію про будь-які близькі, сімейні або фінансові

відносини з Кімонікс або співробітниками Проекту. Наприклад, якщо двоюрідний брат або сестра учасника тендеру працює у Проекті.

Інформацію про будь-які сімейні або фінансові відносини з іншими учасниками тендеру, які подали пропозиції. Наприклад, якщо батько учасника тендеру є власником компанії, яка подала іншу заявку.

Засвідчення, що ціни у пропозиції були визначені самостійно, без консультацій, перемовин або угоди з будь-яким іншим учасником тендеру або конкурентом з метою обмеження конкуренції.

Засвідчення, що уся інформація у пропозиції та супровідних документах є вірною і точною.

Засвідчення розуміння та згоди із забороною Кімонікс щодо шахрайства, хабарництва та компенсаційних виплат («відкатів»).

Будь ласка, звертайтеся до Майкла Стівейтера ([email protected]) з будь-якими запитаннями щодо вищенаведеної інформації або для повідомлення про можливі порушення. Про потенційні порушення також можна повідомити безпосередньо офіс Кімонікс у Вашингтоні, контактні деталі якого можна знайти, перейшовши за вищезазначеним посиланням.

Розділ 1: Інструкції для учасників тендеру

1. Вступ: Програма USAID «Демократичне врядування у Східній Україні» (DG-East) - це програма Агентства США з міжнародного розвитку. Метою Програми є підтримка України під час перехідного періоду. У рамках проектної діяльності, DG-East необхідно здійснити закупівлю Програмного Рішення для автоматизації послуги з надання соціальних субсидій на житлово-комунальні послуги шляхом встановлення платформи обміну електронними документами в м. Сватове

Метою цього Оголошення про тендер є отримання цінових пропозицій на ці послуги(Розділ 3).

credit, gift, gratuity, object of value or compensation from current or potential vendors or suppliers in exchange for or as a reward for business. Employees and agents engaging in this conduct are subject to termination and will be reported to USAID and the Office of the Inspector General. In addition, Chemonics will inform USAID and the Office of the Inspector General of any supplier offers of money, fee, commission, credit, gift, gratuity, object of value, or compensation to obtain business.

Offerors responding to this RFQ must include the following as part of the proposal submission: Disclose any close, familial, or financial relationships

with Chemonics or project staff. For example, if an offeror’s cousin is employed by the project, the offeror must state this.

Disclose any family or financial relationship with other offerors submitting proposals. For example, if the offeror’s father owns a company that is submitting another proposal, the offeror must state this.

Certify that the prices in the offer have been arrived at independently, without any consultation, communication, or agreement with any other offeror or competitor for the purpose of restricting competition.

Certify that all information in the proposal and all supporting documentation are authentic and accurate.

Certify understanding and agreement to Chemonics’ prohibitions against fraud, bribery and kickbacks.

Please contact Michael Stievater ([email protected]) with any questions or concerns regarding the above information or to report any potential violations. Potential violations may also be reported directly to Chemonics’ Washington office through the contact information listed on the website found at the hyperlink above.

Section 1: Instructions to Offerors

1. Introduction: The USAID Democratic Governance East Activity program (DG-East) in Ukraine is a USAID program. The goal of the Program is to support the transition in Ukraine. As part of project activities, DG-East requires the purchase of Software Solution for automation of the service on issuing social subsidies for housing services through installation of an e-document sharing platform in Svatove.

The purpose of this RFQ is to solicit quotations for these items (Section 3).



Учасники тендеру несуть відповідальність за забезпечення того, щоб їхні пропозиції, подані до Кімонікс, відповідали інструкціям, термінам та умовам, зазначеним у цьому Оголошенні про тендер. Недотримання інструкцій, викладених у цьому Оголошенні про тендер може призвести до дискваліфікації учасника.

2. Термін та порядок подання пропозицій : Пропозиції повинні бути отримані не пізніше, ніж о 18:00 за київським часом 21 травня 2019 за допомогою листа електронної пошти. Будь-які пропозиції слід надсилати електронною поштою на електрону адресу [email protected].

Будь ласка, вказуйте номер Оголошення про тендер в усіх поданих документах. Пропозиції, отримані після зазначеного кінцевого терміну, можуть вважатися як такі, що були подані запізно та будуть розглянуті Кімонікс на власний розсуд.

3. Питання: Питання стосовно технічних або адміністративних вимог цього Оголошення про тендер можна надсилати до 12:00 за Київським часом 20 травня 2019 року електронною поштою на адресу [email protected]. Питання повинні бути представлені у письмовій формі, телефонні дзвінки прийматися не будуть. Питання та запити про надання роз’яснень, а також відповіді на них, які, на думку Кімонікс, можуть становити інтерес для інших учасників тендеру, можуть бути надіслані усім потенційним учасникам тендеру, які виявили зацікавленість у цьому тендері.

Лише письмові відповіді від Кімонікс вважаються офіційними та беруться до уваги при розгляді пропозицій. Будь-яка усна інформація, отримана від співробітників Кімонікс або інших осіб, не вважається офіційною відповіддю на питання, що стосуються цього Оголошення про тендер.

4. Обсяг Робіт: У Розділі 3 наведено технічні характеристики потрібних товарів та послуг. Усі товари, які пропонуватимуться у відповідь на це Оголошення про тендер повинні бути новими та невживаними. Крім того, усі електричні товари

Offerors are responsible for ensuring that their offers are received by Chemonics in accordance with the instructions, terms, and conditions described in this RFQ. Failure to adhere with instructions described in this RFQ may lead to disqualification of an offer from consideration

2. Offer Deadline and Protocol: Offers must be received no later than 18:00 local Kyiv time on May 21, 2019 by email. Any emailed offers must be emailed to [email protected].

Please reference the RFQ number in any response to this RFQ. Offers received after the specified time and date will be considered late and will be considered only at the discretion of Chemonics.

3. Questions: Questions regarding the technical or administrative requirements of this RFQ may be submitted no later than 12:00 local Kyiv time on May 20, 2019 by email to [email protected]. Questions must be submitted in writing; phone calls will not be accepted. Questions and requests for clarification—and the responses thereto—that Chemonics believes may be of interest to other offerors will be circulated to all RFQ recipients who have indicated an interest in bidding.

Only the written answers issued by Chemonics will be considered official and carry weight in the RFQ process and subsequent evaluation. Any verbal information received from employees of Chemonics or any other entity should not be considered as an official response to any questions regarding this RFQ.

4. Specifications: Section 3 contains the technical specifications of the required items. All commodities offered in response to this RFQ must be new and unused. In addition, all



повинні відповідати вольтажу 240 В і частоті 50 Гц.

Будь ласка, майте на увазі, що якщо не зазначено інше, фірмові марки або моделі наводяться виключно в ілюстративних цілях. Дозволяється пропонувати аналогічний замінник, який відповідає технічним характеристикам.

5. Пропозиції: Пропозиції у відповідь на це Оголошення про тендер повинні містити повну фіксовану ціну, з урахуванням вартості доставки та усіх інших витрат. Ціни повинні бути представлені в гривнях. Пропозиції повинні залишатися чинними протягом не менше 30 (тридцяти) календарних днів після граничного строку пропозиції.

Учасники повинні надавати розцінки на офіційному бланку або в офіційному форматі; у випадку, коли це неможливо, учасники тендеру можуть заповнити таблицю в Розділі 3.

Крім того, учасникам тендеру, які відповідають на це Оголошення про тендер, пропонується подати:

1. Організаціям, які відповідають на це Оголошення про тендер - копію реєстраційних документів або бізнес-ліцензію.

2. Фізичним особам, які відповідають на це Оголошення про тендер - копію посвідчення особи.

6. Доставка: Сватове

У тексті своєї пропозиції, кожен Учасник повинен надати орієнтовні терміни (у календарних днях) доставки (після отримання замовлення). Орієнтовні терміни доставки, зазначені у пропозиції, стануть частиною контракту з переможцем тендеру.

7. Джерело надходження/ національність/ виробництво: Усі послуги (товари) у рамках цього тендеру повинні мати походження з країн, які мають географічні коди USAID 937 та 110 відповідно до Кодексу федеральних положень (Code of Federal Regulations - CFR) 22 CFR §228. Країна-партнер для цього ЗНП – Україна.

electrical commodities must operate on 240V, 50Hz.

Please note that, unless otherwise indicated, stated brand names or models are for illustrative description only. An equivalent substitute, as determined by the specifications, is acceptable.

5. Quotations: Quotations in response to this RFQ must be priced on a fixed-price, all-inclusive basis, including delivery and all other costs. Pricing must be presented in UAH. Offers must remain valid for not less than thirty (30) calendar days after the offer deadline.

Offerors are requested to provide quotations on their official quotation format or letterhead; in the event this is not possible, offerors may complete the table in Section 3.

In addition, offerors responding to this RFQ are requested to submit the following:

1. Organizations responding to this RFQ are requested to submit a copy of their official registration or business license.

2. Individuals responding to this RFQ are requested to submit a copy of their identification card.

6. Delivery: Svatove

As part of its response to this RFQ, each offeror is expected to provide an estimate (in calendar days) of the delivery timeframe (after receipt of order). The delivery estimate presented in an offer in response to this RFQ must be upheld in the performance of any resulting contract.

7. Source/Nationality/Manufacture: All services (goods) offered in response to this RFQ or supplied under any resulting award must meet USAID Geographic Codes 937 and 110 in accordance with the United States Code of Federal Regulations (CFR), 22 CFR §228. The



Учасники тендеру не можуть пропонувати або постачати товари чи послуги, які були виготовлені, зібрані, доставлені з, перевезені через територію або іншим чином мають стосунок до наступних країн: Куба, Іран, Північна Корея, Сирія.

8. Гарантійний термін: Гарантійне обслуговування та ремонт у межах країни-партнера є обов’язковими для усіх товарів у рамках цього Оголошення про тендер. Усі товари, запропоновані в рамках цього тендеру, повинні мати гарантію мінімум дванадцять (12) місяців від дати доставки та приймання товарів, якщо інше не зазначено у технічних специфікаціях. У момент передачі будь-якого товару Уряду України або іншому суб’єкту в країні-партнері, усі права на гарантійну підтримку та обслуговування передаються разом із товаром кінцевому споживачу цього суб’єкта.

9. Податки та ПДВ: Угода, згідно з якою фінансується ця закупівля, не дозволяє фінансувати будь-які податки, ПДВ, тарифи, мита чи інші збори, встановлені будь-якими чинними законами в країні-партнера. Жодні такі податки, ПДВ, тарифи, мита або збори країни-партнера не сплачуються згідно з договорами, що є результатом цього Оголошення про тендер. Відтак, DG-East оплачуватиме вартість товарів/ послуг без ПДВ.

Компанія Кімонікс Інтернешнл Інк. є виконавцем програм та проектів міжнародної технічної допомоги в Україні відповідно до Угоди між Урядом України та Урядом США про гуманітарне та техніко-економічне співробітництво від 07 травня 1992 року (далі – «Угода») та закуповує товари, роботи і послуги для виконання згаданого проекту міжнародної технічної допомоги, відповідно до зазначеної вище Угоди та Порядку залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 15 лютого 2002 року N153 (153-2002-п) «Про створення єдиної системи залучення, використання та моніторингу міжнародної технічної допомоги»;

cooperating country for this RFQ is Ukraine.

Offerors may not offer or supply any commodities or services that are manufactured or assembled in, shipped from, transported through, or otherwise involving any of the following countries: Cuba, Iran, North Korea, Syria.

8. Warranty: Warranty service and repair within the cooperating country is required for all commodities under this RFQ. The warranty coverage must be valid on all commodities for a minimum of twelve (12) months after delivery and acceptance of the commodities, unless otherwise specified in the technical specifications. At the time that any commodity is transferred to the Government of Ukraine or another entity within the cooperating country, all rights to warranty support and service shall be transferred with the commodity to that entity’s end-user.

9. Taxes and VAT: The agreement under which this procurement is financed does not permit the financing of any taxes, VAT, tariffs, duties, or other levies imposed by any laws in effect in the Cooperating Country. No such Cooperating Country taxes, VAT, charges, tariffs, duties or levies will be paid under an order resulting from this RFQ. Therefore, DG-East shall pay for the cost of commodities/ services exclusive of VAT.

Chemonics International Inc. is implementing international technical assistance programs and projects in Ukraine in accordance with the Agreement between the Government of the United States of America and the Government of Ukraine about Humanitarian and Technical Economic Cooperation of May 07, 1992 (hereinafter referred to as “Agreement”). Chemonics has to purchase goods, works and services in order to carry out the above mentioned international technical assistance project. In accordance with the abovementioned Agreement and Procedure of engaging, using and monitoring international technical assistance



вартість таких товарів (робіт, послуг) звільняється від податку на додану вартість (ПДВ).

Закупівля товарів, робіт та послуг здійснюється за рахунок проекту міжнародної технічної допомоги та відповідає категорії (типу) товарів, робіт та послуг, зазначених у плані закупівель.

Проект надає переможцю тендеру копію реєстраційної картки Проекту, в рамках якої здійснюється закупівля товарів, робіт і послуг, виданої Міністерством економічного розвитку і торгівлі України (МЕРТУ) та засвідчену печаткою Проекту, а також копію плану закупівлі або витяг з плану закупівлі, завірені печаткою Проекту.

Учасник тендеру складає в установленому нижче порядку податкову накладну щодо надання товарів (робіт, послуг) з поміткою «Без ПДВ». У податковій накладній зазначається підстава для звільнення від ПДВ (назва Проекту, номер і дата відповідного контракту). Субпідрядник подає до державного податкового органу за своїм місцезнаходженням декларацію з урахуванням зазначених вище операцій та вказує код пільги по податку на додану вартість № 14060049 відповідно до Довідника податкових пільг.

БУДЬ ЛАСКА, ЗВЕРНІТЬ УВАГУ: Учасники тендеру повинні ствердно заявити в своєї пропозиції, що вони розуміють, що Кімонікс звільнений від сплати ПДВ і що це звільнення буде застосоване до всіх рахунків-фактур. Відсутність заяви учасників тендеру про намір визнати звільнення від ПДВ може бути підставою для виключення з розгляду відповідно до цього Оголошення про тендер.

10. Номер DUNS: компанії чи організації, будь то для отримання прибутку чи для некомерційної діяльності, потрібно надати номер Універсальної Системи Нумерації Даних (DUNS), якщо ії вибрано для заключення договору у відповідь на це RFQ,

approved by the Cabinet of Ministers of Ukraine Resolution No.153 (153-2002-п) as of February 15, 2002, “On creating a unified system for engaging, using and monitoring international technical assistance”, the cost of such goods (works, services) is exempt from Value Added Tax (VAT).

Procurement of goods, works and services shall be made at the cost of the international technical assistance project and is relevant to the category (type) of goods, works and services mentioned in the procurement plan.

The Project shall provide the successful offeror with a copy of the registration card of the Project for purchasing the goods, works and services, issued by the Ministry of Economic Development and Trade of Ukraine (MEDTU) and certified by the Project stamp, and a copy of the Procurement plan or an extract from the Procurement plan certified by the Project stamp.

The offeror shall submit a fiscal bill for goods (works, services) completed in accordance with the procedure set forth below and marked “Without VAT”. A fiscal bill shall include the grounds for VAT exemption (Project name, number and date of the relevant contract). The subcontractor shall submit the declaration to the state tax authority at its location taking into account the abovementioned operations and mentioning VAT exemption code #14060049 according to the Tax Exemptions Directory.

PLEASE NOTE: Offerors must affirmatively state in the offer that they understand Chemonics is VAT exempt and that this exception will be recognized for all invoicing. Failure to affirmatively state offerors intention to recognize the Ukrainian VAT exemption may be grounds for exclusion for consideration and award of a contract under this RFQ.

10. DUNS Number: Companies or organizations, whether for-profit or non-profit, shall be requested to provide a Data Universal Numbering System (DUNS) number if selected to



вартість якого перевищує або дорівнює 30 000 доларів США (або еквівалент в іншій валюті). Якщо учасник тендеру не має номера DUNS і не може отримати його до закінчення терміну подання заявки, він повинен включити заяву, в якій зазначається його намір зареєструватися для номера DUNS, якщо його виберуть як успішного постачальника або пояснить, чому реєстрація для номера DUNS неможлива. Зв'яжіться з Dun & Bradstreet за допомогою цієї веб-формою, щоб отримати номер: https :// fedgov . dnb . com / webform . Подальші вказівки щодо отримання номера DUNS будуть надані компанією Кімонікс за запитом.

11. Право брати участь в тендері: Подаючи пропозицію на участь у тендері учасник підтверджує, що він та його основні співробітники не є такими, яким тимчасово заборонено, тимчасово призупинено або взагалі заборонено отримання фінансування або допомоги Уряду США. Кімонікс не укладає угод з фірмами, яким тимчасово заборонено, тимчасово призупинено або взагалі заборонено отримання фінансування або допомоги Уряду США.

12. Оцінка пропозицій та визначення переможця: Переможцем буде визначено учасника тендеру, який подав пропозицію згідно з інструкцією, що міститься у цьому Оголошенні про тендер, відповідає критеріям прийнятності, і пропозицію якого буде визначено оптимальною шляхом компромісного аналізу на основі таких критеріїв оцінки. Відносна значущість кожного окремого критерію відображається у кількості балів нижче:

Технічні характеристики - 40 балів: Відповідність технічним специфікаціям і вимогам.

Доставка - 10 балів: Швидкість доставки та установки.

Післяпродажне обслуговування – 20 балів: Здатність Учасника тендеру здійснювати післяпродажне обслуговування, у тому числі гарантійне та регламентне обслуговування, зокрема в регіонах за межами столиці. Сервісні центри оцінюватимуться за критеріями наявності інструментів, технічного

receive an award in response to this RFQ valued greater than or equal to USD$30,000 (or equivalent in other currency). If the Offeror does not have a DUNS number and is unable to obtain one before proposal submission deadline, Offeror shall include a statement noting their intention to register for a DUNS number should it be selected as the successful offeror or explaining why registration for a DUNS number is not possible. Contact Dun & Bradstreet through this webform to obtain a number: https://fedgov.dnb.com/webform. Further guidance on obtaining a DUNS number is available from Chemonics upon request.

11. Eligibility: By submitting an offer in response to this RFQ, the offeror certifies that it and its principal officers are not debarred, suspended, or otherwise considered ineligible for an award by the U.S. Government. Chemonics will not award a contract to any firm that is debarred, suspended, or considered to be ineligible by the U.S. Government.

12. Evaluation and Award: The award will be made to a responsible offeror whose offer follows the RFQ instructions, meets the eligibility requirements, and is determined via a trade-off analysis to be the best value based on application of the following evaluation criteria. The relative importance of each individual criterion is indicated by the number of points below:

Technical – 40 points: Responsiveness to the technical specifications and requirements.

Delivery – 10 points: The speed of delivery and installation.

After-Sales Service – 20 points: The ability for the offeror to provide after-sales services, including warranty and routine maintenance, particularly in the areas outside of the capital city. Service center(s) will be evaluated on ability to be equipped with tools, staffed with



https://fedgov.dnb.com/webform

https://fedgov.dnb.com/webform

персоналу та запасних частин для післяпродажного обслуговування.

Ціна - 30 балів: Загальна вартість, що встановлюється в пропозиції.

Зверніть увагу, якщо будуть виявлені суттєві недоліки щодо відповідності вимогам Оголошення про тендер, пропозиція може бути визнана невідповідною та виключена з розгляду. Кімонікс залишає за собою право не зважати на несуттєві недоліки на свій розсуд.

Ми заохочуємо надсилати Ваші найкращі пропозиції. Очікується, що у тендері переможе найоригінальніша пропозиція. Проте, Кімонікс залишає за собою право здійснити будь-яку з наступних дій:

• Кімонікс може вести переговори з та/або задавати уточнюючі питання будь-якому учаснику тендеру.

• Перевага надаватиметься учасникам, які можуть виконати повний технічний обсяг робіт, згідно з Оголошенням про тендер. Проте, Кімонікс може надати перевагу учаснику лише частково, або розділити перемогу між різними постачальниками, якщо це відповідатиме найкращим інтересам проекту UCBI.

• У будь-який момент Кімонікс може скасувати це Оголошення про тендер .

Будь ласка, зверніть увагу на те, що подаючи пропозиції, учасник тендеру розуміє, що Агентство США з міжнародного розвитку не є замовником цього тендеру, й тому всі можливі претензії в письмовому вигляді необхідно подавати до Проекту UCBI, а Агентство США з міжнародного розвитку не прийматиме та не розглядатиме претензії щодо закупівель своїх контракторів. Кімонікс на свій власний розсуд приймає остаточне рішення щодо претензій, пов’язаних із цим тендером.

technical personnel, and stocked with spare parts for after-sales service.

Price – 30 points: The overall cost presented in the offer.

Please note that if there are significant deficiencies regarding responsiveness to the requirements of this RFQ, an offer may be deemed “non-responsive” and thereby disqualified from consideration. Chemonics reserves the right to waive immaterial deficiencies at its discretion.

Best-offer quotations are requested. It is anticipated that award will be made solely on the basis of these original quotations. However, Chemonics reserves the right to conduct any of the following:

Chemonics may conduct negotiations with and/or request clarifications from any offeror prior to award.

While preference will be given to offerors who can address the full technical requirements of this RFQ, Chemonics may issue a partial award or split the award among various suppliers, if in the best interest of the UCBI Project.

Chemonics may cancel this RFQ at any time.

Please note that in submitting a response to this RFQ, the offeror understands that USAID is not a party to this solicitation and the offeror agrees that any protest hereunder must be presented—in writing with full explanations—to the UCBI Project for consideration, as USAID will not consider protests regarding procurements carried out by implementing partners. Chemonics, at its sole discretion, will make a final decision on the protest for this procurement.



12. Терміни та умови: Це лише запит на подання пропозицій. Оголошення цього тендеру ні в якому разі не зобов’язує компанію Кімонікс, проект UCBI або Агентство США з міжнародного розвитку укладати договори або оплачувати витрати, що були понесені потенційними учасниками тендеру при підготовці та поданні пропозицій.

На цей запит поширюються стандартні правила та умови компанії Кімонікс. Ці правила та умови поширюються на будь-який присуджений контракт; копія повного переліку правил та умов надається за запитом. Будь ласка, зверніть увагу на наступні правила та умови:

(a) Згідно з правилами компанії Кімонікс, оплата здійснюється протягом 30 днів після доставки та приймання будь-яких товарів або результатів робіт. Оплата здійснюється лише компанії-переможцю цього тендеру; оплата не здійснюється третій стороні.

(b) Будь-який контракт, присуджений за результатами цього Оголошення про тендер, базується на фіксованій ціні (контракт може укладатися у формі замовлення).

(c) Забороняється поставка товарів або послуг, які були виготовлені, зібрані, доставлені, перевезені через територію або іншим чином мають стосунок до наступних країн: Бірма (М’янма), Куба, Іран, Північна Корея, Судан і Сирія.

(d) Будь-які міжнародні перевезення літаком або морські перевезення, що здійснюються в рамках цього договору, повинні бути здійснені американськими перевізниками.

(e) Законодавство США забороняє проведення транзакцій, постачання ресурсів і надання підтримки юридичним і фізичним особам, що пов’язані з тероризмом. Постачальник за будь-яким контрактом, присудженим за результатами цього Оголошення про тендер, повинен забезпечити дотримання цього законодавства.

(f) Право власності на товари, що постачаються за будь-яким контрактом, присудженим за результатами цього

13. Terms and Conditions: This is a Request for Quotations only. Issuance of this RFQ does not in any way obligate Chemonics, the DG-East Project, or USAID to make an award or pay for costs incurred by potential offerors in the preparation and submission of an offer.

This solicitation is subject to Chemonics’ standard terms and conditions. Any resultant award will be governed by these terms and conditions; a copy of the full terms and conditions is available upon request. Please note the following terms and conditions will apply:

(a) Chemonics’ standard payment terms are net 30 days after receipt and acceptance of any commodities or deliverables. Payment will only be issued to the entity submitting the offer in response to this RFQ and identified in the resulting award; payment will not be issued to a third party.

(b) Any award resulting from this RFQ will be firm fixed price, in the form of a Purchase Order.

(c) No commodities or services may be supplied that are manufactured or assembled in, shipped from, transported through, or otherwise involving any of the following countries: Cuba, Iran, North Korea, Syria.

(d) Any international air or ocean transportation or shipping carried out under any award resulting from this RFQ must take place on U.S.-flag carriers/vessels.

(e) United States law prohibits transactions with, and the provision of resources and support to, individuals and organizations associated with terrorism. The supplier under any award resulting from this RFQ must ensure compliance with these laws.

(f) The title to any goods supplied under



Оголошення про тендер, переходить до Кімонікс після доставки товарів та їх приймання Кімонікс. Учасник тендеру несе усі ризики втрати, пошкодження та знищення товарів до моменту переходу права власності до Кімонікс.

Розділ 2: Необхідні документи

Для надання допомоги учасникам тендеру у підготовці пропозицій, нижче наведений перелік документів, які необхідно включити у пропозицію:

□ Супровідний лист, підписаний уповноваженим представником учасника тендеру (див. Розділ 4)

□ Офіційну пропозицію, яка включає специфікації запропонованого обладнання (див. Розділ 3)

□ Копію реєстраційного свідоцтва учасника тендеру та ліцензій на здійснення відповідної діяльності (див. Розділ 1.5)

Розділ 3: Технічні характеристики та технічні вимоги

Будь ласка, таблицю дивись нижче

Розділ 4: Супровідний лист

Супровідний лист повинен бути надрукований на фірмовому бланку та оформлений/ підписаний/ завірений печаткою уповноваженим представником учасника тендеру:

Кому: Програма USAID «Демократичне врядування у Східній Україні» (DG-East) в Україні

Тема: RFQ № DGE-SEV009-1

За місцем вимоги:

Ми, що нижче підписалися, подаємо пропозицію виконати усі роботи, необхідні для завершення

any award resulting from this RFQ shall pass to Chemonics following delivery and acceptance of the goods by Chemonics. Risk of loss, injury, or destruction of the goods shall be borne by the offeror until title passes to Chemonics.

Section 2: Offer Checklist

To assist offerors in preparation of proposals, the following checklist summarizes the documentation to include an offer in response to this RFQ:

□ Cover letter, signed by an authorized representative of the offeror (see Section 4 for template)

□ Official quotation, including specifications of offered equipment (see Section 3 for example format)

□ Copy of offeror’s registration or business license (see Section 1.5 for more details)

Section 3: Specifications and Technical Requirements

Please see the table below.

Section 4: Offer Cover Letter

The following cover letter must be placed on letterhead and completed/ signed/ stamped by a representative authorized to sign on behalf of the offeror:

To: USAID Democratic Governance East Activity Program (DG-East) in Ukraine

Reference: RFQ No. DGE-SEV009-1

To Whom It May Concern:

We, the undersigned, hereby provide the



діяльності та вимоги, вказані у вищезазначеному Оголошенні про тендер. Пропозиція додається.

Ми визнаємо та погоджуємося з усіма правилами, умовами, спеціальними положеннями та інструкціями, включеними у вищезазначене Оголошення про тендер. Ми також засвідчуємо, що нижчезазначена фірма, а також головні співробітники фірми та усі товари та послуги, зазначені у пропозиції, мають право брати участь та відповідають критеріям прийнятності для даної закупівлі відповідно до умов тендеру та правил USAID.

Крім того, ми підтверджуємо, що за наявною у нас інформацією:

Ми не маємо близьких, сімейних або фінансових відносин з будь-якими співробітниками Кімонікс або Проекту DG-East;

Ми не маємо близьких, сімейних або фінансових відносин з будь-якими іншими учасниками тендеру, що представили свої пропозиції; та

Ціни у нашій пропозиції були визначені самостійно, без консультацій, перемовин або угоди з будь-яким іншим учасником тендеру або конкурентом з метою обмеження конкуренції.

Уся інформація, яка міститься у нашій пропозиції, та усі супровідні документи є вірними та точними.

Ми розуміємо та погоджуємося із забороною Кімонікс щодо шахрайства, хабарництва та компенсаційних виплат («відкатів»).

Цим підтверджуємо, що додані засвідчення та інші заяви є точними, актуальними та повними.

Підпис уповноваженої особи:

ПІБ та посада:

Дата:

Назва компанії:

attached offer to perform all work required to complete the activities and requirements as described in the above-referenced RFQ. Please find our offer attached.

We hereby acknowledge and agree to all terms, conditions, special provisions, and instructions included in the above-referenced RFQ. We further certify that the below-named firm—as well as the firm’s principal officers and all commodities and services offered in response to this RFQ—are eligible to participate in this procurement under the terms of this solicitation and under USAID regulations.

Furthermore, we hereby certify that, to the best of our knowledge and belief:

We have no close, familial, or financial relationships with any Chemonics or DG-East project staff members;

We have no close, familial, or financial relationships with any other offerors submitting proposals in response to the above-referenced RFQ; and

The prices in our offer have been arrived at independently, without any consultation, communication, or agreement with any other offeror or competitor for the purpose of restricting competition.

All information in our proposal and all supporting documentation is authentic and accurate.

We understand and agree to Chemonics’ prohibitions against fraud, bribery, and kickbacks.

We hereby certify that the enclosed representations, certifications, and other statements are accurate, current, and complete.

Authorized Signature:

Name and Title of Signatory:

Date:



Адреса компанії:

Телефон та вебсайт компанії:

Реєстраційний номер або номер Свідоцтва платника податків:

Компанії DUNS #:

Чи є у компанії дійсний банківський рахунок (Так/Ні)?

Офіційна назва, пов’язана з банківським рахунком (для оплати):

Company Name:

Company Address:

Company Telephone and Website:

Company Registration or Taxpayer ID Number:

Company DUNS #:

Does the company have an active bank account (Yes/No)?

Official name associated with bank account (for payment):



Всі ціни в грн. без ПДВ/ All prices in UAH without VAT

Розділ 3: Технічні характеристики та технічні вимоги/ Section 3: Specifications and Technical Requirements

У таблиці нижче наведені технічні вимоги до товарів/ послуг. Учасники тендеру повинні подати пропозиції, що містять відповідну інформацію на фірмовому бланку або відповідно до офіційного формату пропозиції. Якщо це неможливо, учасники тендеру можуть заповнити Розділ 3 та подати його з підписом/печаткою до Кімонікс./The table below contains the technical requirements of the commodities/ services. Offerors are requested to provide quotations containing the information below on official letterhead or official quotation format. In the event this is not possible, offerors may complete this Section 3 and submit a signed/ stamped version to Chemonics.

Line Item / Пункт

Description and Specification / Опис і технічні характеристики Qty / Кількість

Items and Specifications

Offered / Пропоновані елементи та

технічні характеристики

Unit Price UAH /

Ціна за од. грн

Total PriceUAH /

Всього грн

Solution to automation of the service on issuing of social subsidies for housing services through installation of an e-document sharing

platform./ Рішення для автоматизації послуги з надання соціальних субсидій на житлово-комунальні послуги шляхом встановлення платформи обміну електронними документами

1

General Requirements: / Загальні вимоги

1. Bidder Company further mentioned as company must provide a unified platform for electronic document sharing among the process participants. Introducing e-docu-ment to digitalize supportive document for process of housing subsidies and re-duce need to access paper based originals for the Department of Social Protection of Population of Svatove State Rayon Adminsitration / Компанія, що бере участь у тендері, яка далі згадується, повинна забезпечити єдину платформу для обміну електронними документами серед учасників процесу. Представлення електронного документу для оцифрування допоміжного документа для процесу надання житлових субсидій та зменшення потреби у доступі до паперових оригіналів для Департаменту соціального захисту населення Сватівської районної державної адміністрації (ДСЗН).

2. Solution of the introduced platform must have capacity for further development and full automation of the business process of the service on assigning housing subsi-dies. / Рішення введеної платформи повинно надавати мати можливості для подальшої розробки та повної автоматизації бізнес-процесу послуги з надання житлових субсидій.

3. Company must have validated experience working in the Ukrainian ICT market. / Компанія повинна мати достатній досвід роботи на ринку ІКТ України.

4. Company must have a validated succeed experience of implementation of automa-



tion solution to the services on full automation of the business process of the ser-vice on assigning housing subsidies. Reference letter from exiting the customer is mandatory. / Компанія повинна мати підтверджений успішний досвід впровадження рішення автоматизації для послуг з повної автоматизації бізнес-процесу послуги з надання житлових субсидій. Рекомендаційний лист, що виходить із замовника, є обов'язковим.

5. Solution must include client access licenses necessary for work for all employees (up to 35employees) of Department of Social Protection of Population of Svatove State Rayon Administration participating in the process of services issuing social subsidies for housing. / Рішення повинно включати ліцензії на клієнтський доступ, необхідні для роботи для всіх працівників (до 3 5 працівників ) Міністерства праці та соціального захисту населення Сватівської райдержадміністрації, які беруть участь у процесі надання послуг, надаючи соціальні субсидії на житло.

6. Company must install solution on the organization’s server if necessary re/install server software (such as Windows Server, SQL Server). Note: All licensing for server software (e.g. Windows Server, SQL Server) will be provided by the Depart-ment of Labor and Social Protection of Population of Svatove Rayon Administra-tion. / Компанія повинна встановити рішення на сервер організації, якщо це необхідно, повторно встановити серверне програмне забезпечення (наприклад, Windows Server, SQL Server). Примітка. Всі ліцензії для серверного програмного забезпечення (наприклад, Windows Server, SQL Server) будуть надані Департаментом соціального захисту населення Сватівської райдержадміністрації.

7. Company must ensure successful implementation of the new automated solution. Company must provide solution testing for the DSP staff and conduct series of on-the-job and formal trainings. Company must also provide detailed manuals for sys-tems users and system administrators. / Компанія повинна забезпечити успішне впровадження нового автоматизованого рішення. Компанія повинна абезпечити тестування рішення для співробітників ДСЗН та провести серію навчань на офіційному та професійному рівні. Компанія також повинна надати детальні інструкції для користувачів системи та системних адміністраторів.

8. Solution must have a compliance with requirements legislation of Ukraine. / Рішення повинно відповідати вимогам законодавства України.

9. Company must have all necessary security certifications to install their solution on governmental sector. / Компанія повинна мати всі необхідні сертифікати безпеки, щоб мати змогу встановлювати рішення у державному секторі.

10. Company must provide technical support for the solution at least 1 year. / Компанія повинна надавати технічну підтримку для рішення протягом не менше 1 року.

a. Company must provide all software update during 1 year within the framework of service agreement. / Компанія повинна надавати всі оновлення програмного забезпечення протягом 1 року в рамках договору про надання послуг.

b. Company must provide all security update for the solution at least 2 years for free. / Компанія повинна безкоштовно надавати щонайменше 2 роки оновлення безпеки для рішення.

c. If bugs identified in the solution, company must fix the bug max in 2 working days. / Якщо в рішенні будуть виявлені помилки, компанія повинна виправити помилку не пізніше ніж протягом 2 робочих днів.

d. Company must provide updates to be alight with legislation require-



ments. Time for a change for the legislation compliance will not exceed 2 weeks. / Компанія повинна забезпечити оновлення відповідно до вимог законодавства. Час для внесення змін для відповідності до законодавства не повинен перевищувати 2 тижнів.

11. If the change is required, some kind of the security certifications company must ob-tain all necessary certification timely manner. / Якщо потрібно внести зміну, будь-яку сертифікацію з безпеки компанія повинна отримати своєчасно.

Additional Requirements: / Додаткові вимоги:

12. The system should be ERP-class and be able to operate the following modules to build a comprehensive management solution for unified information database. / Система повинна бути ERP-класу і мати можливість керувати наступними модулями для створення комплексного рішення для управління єдиною інформаційною базою даних.

a. Electronic document management. / Система електронного документообігу.b. Personnel management: personnel records, staffing, payroll, recruiting (re-

cruitment and hiring of staff), management personnel training, certification of personnel. / Управління персоналом: кадрові документи, штатний розклад, розрахунок заробітної плати, наймання на роботу (вербування та наймання персоналу), підготовка управлінських кадрів, сертифікація персоналу.

c. Accounting and tax: accounting of fixed assets, inventories and costs, pay-ments to contractors, accounts payable and receivable, tax accounting, man-agement control of key performance indicators / Бухгалтерський облік та оподаткування: облік основних засобів, запасів і витрат, платежів підрядникам, кредиторської та дебіторської заборгованості, податковий облік, управлінський контроль за основними показниками ефективності

d. Contract management: Management of a unified register of the company con-tracts, management agreement and contract changes, access control, itera-tive, serial-to-parallel agreement and approval of the contract documents, for-mation and storage of electronic visas and resolutions, the formation of the original text of the treaty, control of business processes contract performance. / Ведення контракту: ведення уніфікованого реєстру контрактів компанії, угода про здійснення керування та зміни до контрактів, контроль доступу, ітеративний, послідовно-паралельний договір та затвердження контрактних документів, формування та зберігання електронних віз та дозволів, формування оригінального тексту договору, контроль виконання контрактів з бізнес-процесами.

e. Procurement management and integration with the system of electronic pro-curement registration and stages of processing movement of documents in accordance with the approved processes, automated reflection of posted doc-uments, automated placement of a business process on a particular site con-ditions of the system of the procurement procedure and receive a certain area of the results is complete procurement procedure. / Керування закупівлями та інтеграція із системою реєстрації електронних закупівель та етапів обробки документів відповідно до затверджених процесів, автоматизоване відображення опублікованих документів, автоматизоване розміщення бізнес-процесу на певних умовах системи процедури закупівлі та отримання певних результатів як повна процедура закупівлі.

f. Unified system access control system users (role model) to all functions and data. / Єдиний доступ до системи контролю для користувачів (рольова модель) до всіх функцій та даних.

g. Unified system database administration. / Адміністрування єдиної бази



даних системи.h. Electronic document management module should be automatically integrated

with all other modules of the system: / Модуль управління електронними документами повинен бути автоматично інтегрований з усіма іншими модулями системи:

I. When you work with documents (access, control, ...) should take into account all staff and personnel changes / Під час роботи з документами (доступ, контроль, ...) повинен враховувати всі кадрові зміни

II. Documents for all processes (shared workflow, personnel manage-ment, accounting, fixed assets accounting, procurement manage-ment, ...) must be performed in a single user interface / Документи для всіх процесів (спільного робочого процесу, управління персоналом, обліку, обліку основних засобів, керування закупівлями, ...) повинні виконуватися в єдиному інтерфейсі користувача

III. Documents on all processes (shared workflow, personnel manage-ment, accounting, fixed assets accounting, procurement manage-ment, ...) must be based on uniform methods and treatment ar-rangements (negotiation, signature, write-offs in the archive). / Документи на всіх процесах (спільне використання робочого процесу, управління персоналом, облік, облік основних засобів, керування закупівлями, тощо) повинні ґрунтуватися на уніфікованих методах та процедурах обробки (переговори, підпис, списання в архіві).

13. The system should include means for self-development and support of internal specialists, the system: / Система повинна включати засоби для саморозвитку та підтримки внутрішніх фахівців, системи:

a. The ability to describe business processes schemes and schemes of movement documents in graphical form in the abstract BPML 2.0 without programming with reference to the specific system objects: document, resolution, any other set of data. In the description of the scheme the op-portunity to ask the state and behavior of the process. / Можливість описувати схеми бізнес-процесів та схеми руху документів у графічному вигляді в абстрактному BPML 2.0 без програмування з посиланням на конкретні системні об'єкти: документ, роздільну здатність, будь-який інший набір даних. У описі схеми є можливість запитати стан і поведінку процесу.

b. Ability to change any system screen forms without programming, the ability to add / remove / change the on-screen elements. / Можливість змінювати будь-які екранні формати системи без програмування, можливість додавати / видаляти / змінювати елементи на екрані.

c. Ability to change any display system interfaces without programming, the ability to change the composition of the list and sets the information dis-played. / Можливість змінювати будь-які інтерфейси системи без програмування, можливість змінювати склад списку та набір відображуваної на екрані інформації.

d. Ability to change all kinds of reflections in a set of data without program-ming, the application of different types of reflections of the same set of information, the ability to customize various display modes for different users. / Можливість змінювати всі види відображень у наборі даних без програмування, застосування різних типів відображень одного і того ж набору інформації, можливість налаштовувати різні режими відображення для різних користувачів.

e. Automatic all user actions, the ability to configure what actions in logs. /



Автоматично виконувати всі дії користувача, можливість налаштовувати дії в журналах.

f. Automatic log of all changes on all possible data, the ability to customize the data on exactly how to carry out the magazine: tables, fields, tables, additional conditions. / Автоматичний журнал всіх змін за всіма можливими даними, можливість налаштовувати дані про те, як ведеться журнал: таблиці, поля, додаткові умови.

g. Ability to set different conditions for selection of data sets without pro-gramming. / Можливість встановлення різних умов для відбору наборів даних без програмування.

h. The ability to describe and change the structure of the database without programming and without any changes directly to the database server, the ability to describe the system in an arbitrary set of additional features in all data sets. / Можливість описувати і змінювати структуру бази даних без програмування і без будь-яких змін безпосередньо на сервері баз даних, можливість описати систему в довільному наборі додаткових функцій у всіх наборах даних.

i. Automatic recognition of all user and administrative settings during sys-tem development packages updates for the impossibility of losing set-tings when you change the behavior of the kernel. / Автоматичне розпізнавання всіх користувацьких та адміністраторських налаштувань при оновленні пакетів розробки системи для запобігання втраті налаштувань при зміні поведінки процесу.

j. Ability to configure universal access to system objects, override access, issuing access only for a specified period / Можливість налаштування універсального доступу до системних об'єктів, розблокування доступу, надання доступу лише протягом певного періоду

k. The ability to embed arbitrary custom methods at any point of operation of the business process. / Можливість вставляти довільні власні методи в будь-який момент роботи бізнес-процесу.

l. System should have capacity to perform following tasks: / Система повинна мати здатність виконувати наступні завдання:

i. Working interactively with dashboards and analytical tools on which the analysis results are displayed in the form of scales, charts, indicators, as well as in tabular form; / Робота в інтерактивному режимі з інформаційними панелями та аналітичними інструментами, на яких відображені результати аналізу у вигляді шкал, діаграм, індикаторів, а також в табличній формі;

ii. Working in the construction of new ideas; / Робота в розробці нових ідей;

iii. Consolidating data on the various activities of the organization; / Консолідація даних про різні види діяльності організації;

14. Company should adopt\customize system to reflect needs of Department of Social Protection of Population of Svatove State Rayon Administration, such as, but not limited to: Standard-reference information, work with documents, monitor the imple-mentation of the document, search documents and archiving documents, access rights to the documents, delegate access to documents, the signing of documents using electronic signature, Collaborate with the document, construction of business processes, work on mobile devices, synchronization with the site, Work with the calendar, Management non standardized processes, priorities of tasks, KPI re-quirements, Workload management, System Administration Integrated develop-ment tools. / Компанія повинна прийняти \ налаштувати систему для задоволення потреб Департаменту соціального захисту населення Сватівської райдержадміністрації., зокрема (але не обмежуючись наступним): стандартна довідкова інформація, робота з документами, контроль виконання



документа, документи пошуку та архівні документи, права доступу до документів, делегування доступ до документів, підписання документів за допомогою електронного підпису, співпраця у роботі над документом, побудова бізнес-процесів, робота на мобільних пристроях, синхронізація з сайтом, робота з календарем, управління нестандартизованими процесами, пріоритети завдань, вимоги KPI, керування навантаженням, Інтегровані засоби розробки адміністрування системи.

Functional Requirements: / Функціональні вимоги:

1. System must ensure generation of all printing forms prescribed by the acting nor-mative acts defining procedures of delivering services on housing subsidies. / Система повинна забезпечувати формування всіх друкованих форм, передбачених чинними нормативними актами, що визначають процедури надання послуг з житлових субсидій.

2. Each user should have a personal document space (storage) for creating, receiving and sending documents. Document is an entity further called “Folder” (дело) which have attributes, attached files. / Кожен користувач повинен мати власний простір (зберігання) для створення, отримання та відправлення документів. Документ є суб'єктом, що називається "Папка" (справа), що має атрибути, прикріплені файли.

a. Attributes should be at least (but not limited to) the following: / Атрибути повинні бути принаймні (але не обмежено) такі: “Folder” Creating Date / Дата створення "папки" “Folder” Number / Номер "папки" Reference Number to External Database (Just a String) / Номер

посилання на зовнішню базу даних (лише рядок) Subject of “Folder” / Предмет "Папки" Type of “Folder” / Тип "папки" Indicators (e.g. whether “Folder” (дело) refers to application submit-

ted for the first time or not, needs submission to inspectors, needs submission to commission, etc.) / Показники (наприклад, чи "Папка" (справа) стосується заявки, поданої вперше чи ні, потребує подання до інспекторів, потребує подання на розгляд комісії, тощо)

“Folder” (дело) finalization date / Дата завершення "папки" (справи)

“Folder” finalization deadline date / Кінцевий термін дати закінчення "папки"

b. Attach Files to “Folder” should also have attributes at least (but not lim-ited to) the following: / Файли, долучені до "Папки", також повинні мати принаймні (але не обмежуючись) наступні атрибути: Documents status / Статус документів Comments / Коментарі Descriptions / Описи Document Type / Тип документа

c. System should have an ability to add custom attributes on “Folder” and Attached Files with indication what role on system could edit attribute. (Configurable feature by system administrator) / Система повинна мати можливість додавати обрані атрибути до "Папки" та прикріплені файли з вказівкою, яка роль в системі може редагувати атрибут. (Функція, що налаштовується системним адміністратором)

d. “Folders” should have calculated attribute indication whether all manda-



tory documents types are attached to folder (Configurable feature by sys-tem administrator, what document types are mandatory to specify is “Folder” is done or not). / "Папки" повинні мати розрахунковий показник атрибуту, чи всі обов'язкові типи документів долучені до папки (конфігурується системним адміністратором, які типи документів є обов'язковими, чи зазначено це щодо "папки").

3. System must have functionality for scanning documents directly from the system and attach a scanned file to an electronic document system. / Система повинна мати функціональність для сканування документів безпосередньо з системи та приєднання сканованого файлу до електронної системи документів.

4. System must have functionality for printing documents (generated forms by the system, documents attached to the folders) directly from the system. / Система повинна мати функціональність для друку документів (згенерованих системою, документів, доданих до папок) безпосередньо з системи.

5. Users should have ability to transfer “folder” to another user (Document sharing). / Користувачі повинні мати можливість передавати "папку" іншому користувачеві (спільне використання документів).

6. System should generate document sharing report by each user (which will contain what “Folder” (documents) that was received and sent with a user’s info, date-time, and list of the files in “Folder”) / Система повинна генерувати кожному користувачеві звіт про обмін документами (яка буде містити інформацію про "папку" (документи), яку було отримано та надіслано з інформацією про користувача, дату та час, а також список файлів у "папці")

7. Document sharing report should be printable, and have a signature space for em-ployees / Звіт про спільне використання документів має бути придатним для друку та мати місце для підпису працівників

8. System administrator should have ability to define roles and access rights for sys-tem users. (Access level on folder, access level on files, access level on attributes) / Системний адміністратор повинен мати можливість визначати ролі та права доступу для користувачів системи. (Рівень доступу до папки, рівень доступу до файлів, рівень доступу до атрибутів)

9. Task assignment ability when document is sent to employee (user), system must be capable to see employee’s (user’s) workload before transferring “Folder” to em-ployee. / Призначення завдань, коли документ надсилається працівнику (користувачеві), система повинна бути здатною бачити навантаження працівника (користувача), перш ніж пересилати "Папку" співробітнику.

10. System should have a common document repository for typical documents such as document forms and templates / Система повинна мати загальне сховище документів для типових документів, таких як форми і шаблони документів

11. System must have capacity to perform data exchange between “Housing Subsi-dies” DB and housing subsidies automated system by means of DBF files. / Система повинна мати можливість здійснювати обмін даними між БД "Житлові субсидії" та автоматизованою системою житлових субсидій за допомогою файлів DBF.

12. System must have capacity to perform data exchange on debts information be-tween utility service providing organizations and housing subsidies automated sys-tem by means of DBF files. / Система повинна мати можливість здійснювати



обмін даними про борги між організаціями, які надають послуги у сфері комунальних послуг, та автоматизованою системою житлових субсидій за допомогою файлів DBF.

13. System must include function for delivering monetization service, including follow-ing capabilities: task generation on monetization, new user groups, new task fold-ers, generating “Notification on the right on monetization”, etc. in compliance with the recent legislative changes / Система повинна включати функцію для надання послуги з монетизації, включаючи наступні можливості: генерація завдань на монетизацію, нові групи користувачів, нові папки завдань, створення "Повідомлення про право на монетизацію", тощо, відповідно до нещодавніх законодавчих змін

14. System must have functional capacity of uploading changing of incomes or status (Scholarships, reaching out 14 years of age). / Система повинна мати функціональну спроможність завантажувати зміну доходів або статусу (стипендії, досягнення 14-річного віку).

15. The system must have a function of managing hard copy archive through generat-ing, printing and scanning the barcodes. System should generate unique barcode for each document “Folder” (дело). System must have an ability of referring to the electronic version of the “Folder” (дело) upon scanning the relevant barcode. / Система повинна мати функцію керування архівними файлами за допомогою генерації, друку та сканування штрих-кодів. Система повинна генерувати унікальний штрих-код для кожного документа «Папка» (справа). Система повинна мати можливість посилання на електронну версію "папки" (справи) при скануванні відповідного штрих-коду.

Note: System should be linked to the printing and scanning hardware equipment. Therefore, Barcode printing and scanning hardware equipment will be procured in close consultation with the contracted company to consider necessary specifications and features of the system. / Примітка. Система повинна бути приєднана до обладнання для друку та сканування. Тому обладнання для друку та сканування штрих-коду буде закуплено в консультаціях із контрактною компанією, щоб розглянути необхідні технічні характеристики та характеристики системи.

Additional Functional Requirements: / Додаткові функціональні вимоги:

Working on Documents. / Робота над документами.

1. Maintain a single directory Staff: Referencing details HR employee when specifying the document (name, position, etc.) / Підтримка єдиного каталогу штату: Відомості про інформацію щодо співробітника при зазначенні документа (ім'я, прізвище, посада, тощо)

2. Maintain a single directory contractors: Referencing details on counterparty when specifying the counterparty in the document (name, address, contact person, etc.) / Ведення єдиного каталогу підрядників: уточнення деталей контрагента при зазначенні контрагента в документі (назва, адреса, контактна особа тощо).

3. Work with the types of documents: Create custom document types (incoming, out-going, order, application, business trips, etc.). Defining the rules of operation for the type of document: the planned execution time, usually numbering, etc. / Робота з типом документів: Створення власних типів документів (вхідні, вихідні, замовлення, додатки, відрядження, тощо). Визначення правил роботи для типу документа: запланований час виконання, нумерація, тощо.



4. Automatic document numbering on arbitrary rules: By unique sequentially, In terms of types of, In terms of periods (year, month), In terms of units, The custom algo-rithm. / Автоматична нумерація документів за довільними правилами: унікально послідовно, за типами, за періодами (рік, місяць), за одиницями, користувацький алгоритм.

5. Organization of the e- nomenclature - organizing documents in folders: / Організація електронної номенклатури - організація документів у папках:

a. In terms of the types of documents / За типом документівb. In terms of documents log / За журналом документівc. Depending on the state of the document processing (pending for execu-

tion on the control) / Залежно від стану обробки документа (очікується, на виконанні, на контролі)

6. Registration and classification of an any number of electronic images of a docu-ment - attachments of any format (Word, Excel, PDF) / Реєстрація та класифікація будь-якої кількості електронних зображень документа - вкладень будь-якого формату (Word, Excel, PDF)

7. Integration with email - incoming emails directly in the system / Інтеграція з електронною поштою - вхідні електронні листи безпосередньо в системі

8. Digital signature: Providing System Tools, Work with external certified centers. / Цифровий підпис: надання системних інструментів, робота з зовнішніми сертифікованими центрами.

9. The history of the passage of the document - all actions with the document in the system (date-time user): Create, Change, Removal, Move, Add the document Res-olutions, ect. / Історія проходження документа - всі дії з документом в системі (дата-час користувач): створення, зміна, видалення, переміщення, додавання документа, рішення, тощо.

10. Create custom links between documents "in response to", "execute", "prop: the counterparty, the subject", etc. / Створення посилань між документами "у відповідь", "виконати", "контрагент, предмет" тощо.

11. Creation of complex structured documents (paragraphs, subparagraphs), mapping and printing / Створення складних структурованих документів (параграфи, пункти), відображення та друк

12. The use of hyperlinks to documents in the document body / Використання гіперпосилань до документів у тексті документа

13. Create draft documents to their places of origin / Створення проектів документів відповідно до місця їх походження

14. Control versions of documents / Контроль версій документів

15. Approved the processing regulations for each type of document / Затверджено правила обробки кожного типу документів

16. Fully automated routing of documents in accordance with approved regulations / Повністю автоматизована маршрутизація документів відповідно до затверджених правил

17. Dynamically determine the participants of the document processing at every man-



agement level / Динамічне визначення учасників обробки документів на кожному рівні управління

18. Identify and correct processing errors in the document management level avail-able / Визначити та правильно обробляти помилки на рівні керування документами

19. Automatic closing documents in accordance with the approved regulations, de-pending on the type of document / Автоматичне закриття документів відповідно до затверджених норм, залежно від типу документа

21. Transparency workflow - all participants in document processing available information on the process of moving and processing of documents for decision-making: / Робочий процес прозорості - всі учасники обробки документів мають доступ до інформації про процес переміщення та обробки документів для прийняття рішень:

a. Display the document's location / Відображення місцезнаходження документа

b. Display the status of the processing of each resolution the document / Відображення статусу обробки кожного рішення по документу

c. Display information on the documents that are bound to the current (con-nection type "in response to", "counterparty", "On the question of the type") / Відображення інформації про документи, які пов'язані з поточним (тип з'єднання "у відповідь", "контрагент", "Про питання типу")

d. Ability to quickly view and analyze related documents / Можливість швидко переглядати та аналізувати супутні документи

22. Construction of analytical reporting on document circulation in the various sections: / Побудова аналітичної звітності щодо документообігу в різних розділах:

a. Status of implementation of documents in the context of company and divi-sions / Стан виконання документів у контексті підприємства та підрозділів

b. The load level on units / Рівень завантаження по підрозділахc. criteria for assessing the level of performance discipline / критерії оцінки

ступеня дотримання ефективностіd. Etc. / Тощо.

Control execution of document / Контроль виконання документа

1. Add any number of resolutions and instructions in the document. / Додавання будь-якої кількості рішень та інструкцій у документі.

2. Create a hierarchy of resolutions - the ability to add resolution to a resolution. im-plementation of resolutions of the tree control. / Створення ієрархії рішень - можливість додавати рішення на рішення. Реалізація рішень управління деревом.

3. Control for the planned and actual period of implementation of the resolution / order / document as a whole. / Контроль за плановим і фактичним періодом виконання рішення / розпорядження / документа в цілому.

4. The presence of the intermediate control points on the implementation of resolution / order / Наявність проміжних контрольних точок на виконання рішення / замовлення

5. Accounting for implementing reports and summaries, control on the resolution / be-half / Облік виконання звітів та резюме, контроль за рішенням / від імені



6. Control of execution of each item of the document in the complex structured instru-ments / Контроль за виконанням кожного пункту документа в складних структурованих інструментах

7. Formulation documents for control: / Формулювання документів для контролю: Ability to multi-level control, level unit and the company as a whole /

Можливість багаторівневого контролю, рівня підрозділу та підприємства в цілому

Automatic control over the timing and responsibility for each stage of process-ing document / Автоматичний контроль за часом та відповідальністю для кожного етапу обробки документа

8. Notification system for executors: / Система сповіщення для виконавців: Interactive pop-up / Інтерактивне спливаюче вікно Sheets by e-mail / Листи по електронній пошті Color indication of "their" documents. / Кольоровий вказівник "своїх"

документів.

9. The system of reminders for executors and managers: / Система нагадувань для виконавців та керівників: On the timing of the document / Про терміни складання документа On with the implementation of the document / На етапі реалізації документа The level of document control / Рівень контролю документів

10. Monitoring of outstanding documents for all management levels: / Контроль необроблених документів для всіх рівнів управління: Personal control / Особистий контроль Control unit level / Контроль на рівні підрозділу Control at the direction of the (production, finance, HR, etc.) / Контроль за

напрямом (виробництво, фінанси, HR та ін.) Control at company level / Контроль на рівні підприємства

Searching System / Пошукова система

1. Search for the documents in the repository by a combination of document details. / Пошук документів в сховищі шляхом поєднання деталей документа.

2. Contextual search for file attachments of any document format (Word, Excel, PDF). / Контекстний пошук вкладених файлів у будь-якому форматі документа (Word, Excel, PDF).

3. Ability to save searching and use it as a template for similar queries. / Можливість зберігати пошук та використовувати його як шаблон для подібних запитів.

Archiving of Documents / Архівація документів

1. Write-off documents in the archive and storage in accordance with the nomencla-ture of doing business. The method of archiving documents: To removable media, Move to a separate database, Storage in the current database with special access policy / Списання документів в архів та зберігання відповідно до номенклатури видів діяльності. Метод архівування документів: на зйомні носії, переміщення в окрему базу даних, зберігання в поточній базі даних із спеціальним доступом

2. Working with documents in the archive: Ability to search, view, ability to extract from the archive for further processing. / Робота з документами в архіві: Можливість пошуку, перегляду, можливості вилучення з архіву для подальшої



обробки.

3. Protection of documents from changes in the archive. / Захист документів від змін в архіві.

Management of hardcopy archive / Управління паперовим архівом

The system must have internal capacity of generating, printing and scanning the barcodes. Generated barcode must be unique for the entire system and should be linked to the document “Folder” (дело). System must have an ability of referring to the electronic version of the “Folder” (дело) upon scanning the relevant barcode. / Система повинна мати внутрішню здатність генерувати, друкувати та сканувати штрих-коди. Створений штрих-код повинен бути унікальним для всієї системи, і повинен бути пов'язаний з документом "Папка" (справа). Система повинна мати можливість посилання на електронну версію "папки" (справи) при скануванні відповідного штрих-коду.

The system should be integrated with the QR-code or barcode generation, printing and scanning modules, including QR-code or barcode printing and scanning hardware equipment. / Система повинна бути інтегрована з генерацією QR-кодів або штрих-кодів, модулями друку та сканування, включаючи друк QR-кодів або штрих-кодів та обладнання для сканування.

Barcode printing and scanning hardware equipment will be procured in close consultation with the company (implementing organization) based on necessary specifications and features of the system. / Обладнання для друку та сканування QR-кодів або штрих-кодів буде здійснюватися в тісній консультації з компанією (організацією-виконавцем) на основі необхідних технічних характеристик та характеристик системи.

Access Management on Documents / Управління доступом до документів

1. Definition of the rules restricting access to documents: / Визначення правил обмеження доступу до документів: In terms of the types of documents / За типом документів In terms of access policy to documents. / За політикою доступу до

документів. In terms of units / За підрозділів depending on the processing status of the document (pending for execution

on the control) / за статусом обробки документа (очікується, на виконанні, на контролі)

By type of action: read, edit, delete, etc. / За типом дій: читати, редагувати, видаляти тощо.

2. Ranking of access in accordance organization structure: / Рейтинг доступу відповідно до організаційної структури: Head unit scans and monitors all the documents over which employees work

units / Головний підрозділ сканує та контролює всі документи, над якими працюють співробітники підрозділів

An employee works only with their documents and did not see the documents on which other work / Працівник працює лише зі своїми документами і не бачить документів, з якими працюють інші

3. The ability to hide from all the document, except for members of its processing / Можливість ховати документ від усіх, крім учасників його обробки

4. Divert all documents and resolutions in the absence of the head in the workplace, the employee who replaces him / Переадресування всіх документів та рішень за відсутності голови на робочому місці, - до працівника, який його заступає



5. Delegate for approval of documents / Делегування для затвердження документів

6. Return the authority to document processing owner at the end of the term of dele-gation / Повернення повноважень власника обробки документів в кінці строку делегування

Designing business processes / Проектування бізнес-процесів

1. Visual description of business processes of the documents in the service and parts businesses, business rules transition from stage to stage, the timing of processing at each stage. / Візуальний опис бізнес-процесів документів у службі та частинах підприємств, бізнес-правила переходу від етапу до етапу, терміни обробки на кожному етапі.

2. Separation and authorize user access to documents and details of the stages of processing for each business process. / Розділення та авторизація доступу користувачів до документів та деталей етапів обробки для кожного бізнес-процесу.

3. Expandable business rules using the methods of user self-writing techniques. / Розширювані бізнес-правила за допомогою методів самостійного написання користувачем.

4. Working with custom document processing scenarios. / Робота з користувацькими сценаріями обробки документів.

5. Flexible composition of the process. / Гнучкий склад процесу.

6. Parallel processing document multiple stakeholders. / Паралельна обробка документа декількома зацікавленими сторонами.

7. Graphical display of business processes. / Графічне відображення бізнес-процесів.

8. Working with tasks through the calendar (analysis, adding, performance). / Робота з завданнями за допомогою календаря (аналіз, додавання, продуктивність).

9. The ability to automatically and manually assign priority task based on pre-scribed conditions. / Можливість автоматично та вручну призначати пріоритетне завдання на основі встановлених умов.

10. Defining and Monitoring KPI for each process. / Визначення та моніторинг KPI для кожного процесу.

11. The ability to add to the already deployed KPI processes. / Можливість додавання до вже розгорнутих процесів KPI.

12. The ability for managers to balance the load based on the number of pro-cesses (documents) to reallocate staff and other employees. / Можливість для керівників врівноважувати навантаження на основі кількості процесів (документів) для перерозподілу персоналу та інших працівників.

13. Automatic redistribution processes (documents), depending on the load. / Автоматичний перерозподіл процесів (документів), залежно від



навантаження.

Administration systems and tools development / Розробка систем та інструментів адміністрування

1. Administration and protection: / Адміністрування та захист:a. Authentication of users in the system / Аутентифікація користувачів у

системіb. Authentication Mechanism / Механізм аутентифікаціїc. Protocol data transmission between system components (database

server - application server - client) / Протокол передачі даних між компонентами системи (сервер баз даних - сервер додатків - клієнт)

d. Protection log data channel (SSL, TLS, other) / Канал даних протоколу захисту (SSL, TLS, інше)

2. Ability to connect external users / Можливість підключення зовнішніх користувачів

3. Log users and data protection from unauthorized access: / Журнал користувачів та захист даних від несанкціонованого доступу:

a. Formation of individual menu for each user by the system administrator / Формування індивідуального меню для кожного користувача системним адміністратором

b. Description of roles user groups to access information and system func-tions / Опис ролей груп користувачів для доступу до інформації та системних функцій

4. Administrative information database system / Адміністративна інформаційна система бази даних

5. Description of the structures of the information base: / Опис структур інформаційної бази:

a. Description of the purpose of each table / Опис мети кожної таблиціb. A description of the purpose of each field of the table / Опис мети

кожного поля таблиціc. A description of all primary and secondary keys / Опис всіх основних та

додаткових ключівd. Data protection from unauthorized access: / Захист даних від

несанкціонованого доступу:e. Description of the role of groups of users access to information and func-

tions of the system / Опис ролі груп користувачів доступу до інформації та функцій системи

f. Formation of individual menu for each user administrator forces / Формування індивідуального меню для кожного користувача адміністратора

g. Accounting and control of the user experience: / Облік та контроль досвіду роботи користувача:

h. Monitoring of the user experience / Контроль досвіду роботи користувача

i. User experience with the system log / Досвід користувачів у роботі з системним журналом

j. Adjustments to the users of any given log information in the system over a given period of time / Коригування користувачам будь-якої даної інформації, розміщеної у системному журналі протягом певного періоду часу

k. Ability to encrypt key information / Можливість шифрування ключової інформації



l. System performance when a large number of documents and the num-ber of simultaneous users: / Продуктивність системи при великій кількості документів і кількості одночасних користувачів:

m. Adding a document / Додавання документаn. Document search / Пошук документівo. View the list of documents / Перегляд переліку документівp. Sort documents / Сортування документівq. The ability to recover after a power failure or communication channel: /

Можливість відновлення після відключення живлення або каналу зв'язку:

r. Violation of the integrity of the database / Порушення цілісності бази даних

s. Loss / damage of the current document, etc. / Втрата / пошкодження поточного документа тощо.

Built-in Development / Вбудовані розробки

1. The ability to embed custom methods in any part of the program / Можливість вставляти користувацькі методи в будь-яку частину програми

2. The possibility of correcting any reports available in the system and users create their own reports / Можливість виправлення будь-яких звітів, доступних у системі, і створення користувачами своїх власних звітів

3. The possibility of amending the database tables and add your own tables / Можливість зміни таблиць бази даних та додавання власних таблиць

4. Ability to write and embed their own applications by employees in / Можливість писати та вставляти свої власні програми співробітниками

5. Availability of procedures describe systems that can be used by employees in writ-ing their own / Наявність процедур, що описують системи, які працівники можуть використовувати для написання власних програм-

6. applications (API - library) / додатків (API - бібліотека)

7. The mechanism of updates and transition to new versions based active use by em-ployees of the above means / Механізм оновлення та перехід на нові версії заснований на активному використанні працівниками зазначених вище засобів

System Technical requirements: / Технічні вимоги до системи:

1) Solution Application Server should work on Windows Server 2016 DataCenter. / Сервер додатків для рішення повинен працювати на Windows Server 2016 Dat-aCenter.

2) Client of the Solution should work on Windows 10 Pro/Enterprise. / Клієнт рішення повинен працювати на Windows 10 Pro/Enterprise

3) Additional Solution should have a web client application. Organization employees must have access on the system with web interface via browser and https protocol (using SSL). / Додаткове рішення повинно мати веб-клієнтську програму. Співробітники організації повинні мати доступ до системи з веб-інтерфейсом через браузер і протокол https (використовуючи протокол SSL).

4) Database for the solution should be MS SQL Server 2016. / База даних для рішення повинна бути MS SQL Server 2016.



Subtotal / Разом:Delivery and installation Costs / Вартість доставки та встановлення:

Other Costs (Describe:______________________) / Інші витрати (вкажіть:______________________):

GRAND TOTAL UAH /ВСЬОГО грн:

Delivery amd installation time (after receipt of order): calendar days /Тривалість доставки та встановлення (після отримання замовлення): календарних днів

