· web viewassembleia legislativa do espirito santo diretoria controle interna assembleia...

ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESTADO DO ESPÍRITO SANTODiretoria de Controle Interno

MANUAL DE AUDITORIA INTERNA

DIRETORIA DE CONTROLE INTERNO

1ª Edição

Vitória-ES, 2016


MANUAL DE AUDITORIA INTERNA

DIRETORIA DE CONTROLE INTERNO

1ª Edição

Este manual disciplina o planejamento e

a execução, pela Diretoria de Controle

Interno, de auditorias internas no âmbito

da Assembleia Legislativa do Estado do

Espírito Santo.

Vitória-ES, 2016


SISTEMA DE CONTROLE INTERNO

MANUAL DE AUDITORIA INTERNA – SCI 02/2016

SumárioAPRESENTAÇÃO................................................................................................................4

I. Finalidade:.........................................................................................................................5

II. Abrangência:....................................................................................................................5

III. Base Legal e Regulamentar:...........................................................................................5

IV. Siglas:.............................................................................................................................5

V. Conceitos:........................................................................................................................6

VI. Classificação...................................................................................................................8

VII. Competência e Responsabilidades.............................................................................10

VIII. Procedimentos............................................................................................................10

1. PLANEJAMENTO DA AUDITORIA............................................................................10

2. EXECUÇÃO DA AUDITORIA.....................................................................................12

3. RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA...................................................................13

4. FOLLOW UP...............................................................................................................14

5. PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO DO MONITORAMENTO DE AUDITORIA............14

IX. Considerações Finais:..................................................................................................16

X. Monitoramento da Auditoria...........................................................................................16

Anexos:Anexo I – Modelo de Plano de Auditoria

Anexo II – Modelo de Programa de Auditoria

Anexo III – Modelo de Comunicado de Auditoria

Anexo IV – Modelo de Matriz de Achados

Anexo V – Modelo de Follow Up

Anexo V-A – Modelo de Plano de Ação

Anexo VI – Modelo de Matriz de Monitoramento

Anexo VII – Modelo de Extrato de Entrevista

ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESPÍRITO SANTODIRETORIA DE CONTROLE INTERNO

APRESENTAÇÃO

Assembleia Legislativa do Espírito Santo, em meados do ano de 2015, deu um

importante passo rumo ao aprimoramento de seus procedimentos internos, tendo

em mira à observância da legalidade, da eficiência e da economicidade na gestão

dos recursos públicos, ao instituir, por meio da Lei nº 10.383, de 30 de junho de

2015, o seu Sistema de Controle Interno, hoje, sob a coordenação da Diretoria de

Controle Interno.

Nesse contexto, o presente Manual de Auditoria Interna se coloca como uma

ferramenta para que a Administração atinja plenamente tais objetivos, na medida

em que, com simplicidade e precisão, apresenta conceitos e sistematiza práticas

a serem observadas pela Diretoria de Controle Interno e demais setores da Casa,

notadamente no planejamento e na execução de auditorias.

Longe de pretender esgotar o tema, mas com o propósito de servir como

referencial teórico e prático para a realização de auditorias internas, orientando

especialmente a atuação do corpo técnico da Diretoria de Controle Interno, este

documento deverá estar sempre alinhado à realidade organizacional, razão por

que sujeita a alterações e aperfeiçoamentos em seu conteúdo, sempre que

necessário.

Não obstante, por ora o Manual de Auditoria Interna atende à necessidade inicial

de padronização das atividades de auditoria desenvolvidas no âmbito da Diretoria

de Controle Interno.

4


Versão:Aprovado em:Publicado no DO:Unidade responsável: Diretoria de Controle Interno

I. Finalidade:Estabelecer os padrões, bem como definir procedimentos e metodologia, a serem

observados pela Diretoria Controle Interno, Supervisão de Planejamento e

Supervisão de Auditoria, para a realização de auditorias internas no âmbito da

Assembleia Legislativa do Estado do Espirito Santo.

II. Abrangência:Todas as unidades da estrutura organizacional da Assembleia Legislativa do

Estado do Espírito Santo.

III. Base Legal e Regulamentar:Constituição Federal, de 05 de outubro de 1988, artigos 70 e 74.

Lei Federal nº 4.320/1964, artigos 76, 77, 78, 79 e 80.

Lei Federal Complementar nº 101/2000, artigos 54 e 59.

Normas Internacionais para a Prática Profissional de Auditoria Interna.

Resolução CFC nº 986/03, alterada pela Resolução CFC nº 1.329/2011, que

aprova a Norma Brasileira de Contabilidade - NBC TI 01.

Resolução TC/ES n° 227, de 25 de Agosto de 2011.

Lei Estadual 9.938/2012.

Lei Estadual 10.383/2015.

IV. Siglas:ALES – Assembleia Legislativa do Estado do Espírito Santo.

DCI – Diretoria de Controle Interno.

PA – Programa de Auditoria.

PAAAI – Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna.

UCCI – Unidade Central de Controle Interno.

5


V. Conceitos:1. Auditoria - É um processo sistemático, documentado e independente de

se avaliar objetivamente uma situação ou condição para determinar a extensão na

qual critérios são atendidos, obter evidências quanto a esse atendimento e relatar

os resultados dessa avaliação a um destinatário predeterminado.

2. Auditoria Interna - A auditoria Interna é uma atividade de avaliação

independente e de assessoramento da Administração, voltada para o exame e

avaliação da adequação, eficiência e eficácia dos sistemas de controle, bem

como da qualidade do desempenho das áreas, em relação às atribuições e aos

planos, às metas, aos objetivos e as políticas definidas para as mesmas.

3. Follow up – Sistema de acompanhamento do procedimento de auditoria

realizado.

4. Evidências - informações obtidas durante a auditoria no intuito de

documentar os achados e de respaldar as opiniões e conclusões da equipe,

podendo ser classificadas como físicas, orais, documentais e analíticas.

5. Achado de Auditoria – compreende qualquer fato significativo, digno de

relato pelo auditor, constituído de quatro atributos: situação encontrada, critério,

causa e efeito. Decorre da comparação da situação encontrada com o critério e

deve ser devidamente comprovado por evidências juntadas ao relatório. O achado

pode ser negativo (quando revela impropriedade ou irregularidade) ou positivo

(quando aponta boas práticas de gestão).

6. Controle Interno - processo integrado efetuado pela direção e corpo de

servidores, estruturado para enfrentar os riscos e fornecer segurança aos

procedimentos realizados pela Administração.

7. Controles internos administrativos - ações, métodos ou procedimentos

adotados pela Assembleia ou por um de seus órgãos, compreendendo a

administração com seus diversos níveis gerenciais, relacionados com a eficiência

6


operacional e obediência às diretrizes estratégicas, para possibilitar a realização

de objetivos e metas estabelecidas.

8. Sistema de controles internos - conjunto integrado de componentes de

controle de atividades utilizados pela Assembleia Legislativa, reduzindo os riscos

e possibilitando um acompanhamento permanente dessas ações.

9. Procedimentos e Técnicas de Auditoria - consistem na aplicação de um

conjunto de métodos e técnicas por parte do auditor, que lhe permitam obter

evidências ou provas suficientes e adequadas para fundamentar sua opinião e

conclusão.

10. Amostragem - é o procedimento pelo qual se obtém informação sobre um

todo (população), examinando-se apenas uma parte do mesmo (amostra). A

amostra deve ser representativa. Para tanto, cada item da população deve ter a

mesma chance de ser selecionado, ou seja, de ser incluído na amostra.

11. Planejamento do Trabalho de Auditoria Interna - compreende os

exames preliminares das áreas, atividades, produtos e processos, para definir a

amplitude e a época do trabalho a ser realizado, de acordo com as diretrizes

estabelecidas pela Administração, devendo abranger todo o exercício a ser

auditado.

12. Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna - PAAAI– documento

contendo a programação dos trabalhos de auditoria ordinária nas atividades da

Administração, para o período de um ano.

13. Programa de Auditoria - PA - é um programa de trabalho detalhado que

se destina a orientar adequadamente a atuação da equipe de auditoria, devendo

conter, no mínimo, as seguintes informações: indicação da área auditada,

definição do escopo e objetivos, cronograma de execução, previsão dos recursos

humanos (horas/homem) e materiais a serem empregados e roteiro de execução

7


dos trabalhos. Configura-se a base dos procedimentos para a identificação,

análise, avaliação e registro da informação durante a execução da auditoria.

14. Papéis de Trabalho - é o conjunto de documentos e apontamentos com

informações e provas reunidas pelo auditor, preparados de forma manual,

eletronicamente ou por outros meios, que constituem a evidência do trabalho

executado e o fundamento de sua opinião.

15. Relatório de Auditoria - é o produto final do trabalho da auditoria, onde se

apresentam os comentários sobre achados, conclusões e recomendações.

16. Aviso de Auditoria - documento expedido para autorizar a realização dos

serviços de auditoria.

17. Monitoramento - verificação posterior do cumprimento dos pontos das

recomendações das auditorias apresentadas.

18. Plano de Ação - documento emitido e apresentado pelo órgão ou entidade

auditada, após o recebimento do relatório de auditoria, do qual constará a ação a

ser implantada e/ou implementada com relação às recomendações pontuadas no

relatório, assim como o prazo e o servidor responsável por sua execução.

19. Análise Preliminar do Objeto de Auditoria - compreende o levantamento

de todas as fontes de informações e a obtenção de dados dos quais serão

extraídos os elementos necessários à compreensão do setor e do objeto a ser

auditado.

VI. Classificação1. Auditoria Ordinária: realizada de forma rotineira, objetiva classificar os

processos e setores da casa, conforme critérios de: criticidade, abrangência e

materialidade, que serão contemplados no PAAI anual, a fim de relatar fatos e

acontecimentos que possam ser aprimorados, criados ou excluídos dos

procedimentos de controle interno. Este modelo de auditoria pode abranger todo e

8


qualquer setor da Assembleia, que seja avaliado nos critérios acima por esta

diretoria ou deflagrada de ofício pela Mesa Diretora da Ales.

2. Auditoria Especial: Tem por finalidade o exame de fatos ou situações

consideradas relevantes, de natureza incomum ou extraordinária; sendo

realizadas para atender determinação expressa de autoridade competente.

Classificam-se nesse tipo os demais trabalhos de auditoria não inseridos em

outras classes de atividades.

3. Auditoria Contábil: compreende o exame dos registros e documentos, bem

assim a coleta de informações e confirmações, mediante procedimentos

específicos, pertinentes ao controle do patrimônio de uma unidade, entidade ou

projeto. Objetivam obter elementos comprobatórios suficientes que permitam

opinar se os registros contábeis foram efetuados de acordo com os princípios

fundamentais de contabilidade e se as demonstrações deles originadas refletem,

adequadamente, em seus aspectos mais relevantes, a situação econômico-

financeira do patrimônio, os resultados do período administrativo examinado e as

demais situações nelas demonstradas. Tem por objeto, também, verificar a

efetividade e a aplicação de recursos externos, oriundos de agentes financeiros e

organismos internacionais, por unidades ou entidades públicas executoras de

projetos celebrados com aqueles organismos, com vistas a emitir opinião sobre a

adequação e fidedignidade das demonstrações financeiras.

4. Auditoria Operacional: consiste em avaliar as ações gerenciais e os

procedimentos relacionados ao processo operacional, ou parte dele, das unidades

ou entidades da administração, projetos, atividades, ou segmentos destes, com a

finalidade de emitir uma opinião sobre a gestão quanto aos aspectos da

eficiência, eficácia e economicidade, procurando auxiliar a Administração na

gerência e nos resultados, por meio de recomendações, que visem aprimorar os

procedimentos, melhorar os controles e aumentar a responsabilidade gerencial.

Constitui-se numa atividade de assessoramento ao gestor público, com vistas a

aprimorar as práticas dos atos e fatos administrativos, sendo desenvolvida de

9


forma tempestiva no contexto do setor público, atuando sobre a gestão e sistemas

informatizados.

VII. Competência e Responsabilidades1. Da Diretoria de Controle Interno:1.1 cumprir as determinações da Instrução Normativa, quanto às condições e

procedimentos a serem observados no planejamento e na realização das

auditorias internas;

1.2 prestar apoio técnico e avaliar a eficiência dos procedimentos de controle

inerentes a presente Norma de Procedimento de auditoria/ Manual.

1.3 revisar e divulgar a Norma de procedimento de auditoria/Manual junto a todas

as unidades da estrutura organizacional, que ficam sujeitas às auditorias internas;

1.4 manter a Instrução Normativa devidamente atualizada.

2. Das Unidades Sujeitas às Auditorias Internas:2.1 consultar à UCCI, por escrito, sobre os procedimentos a serem adotados,

sempre que surgirem situações, relacionadas à atividade de auditoria interna, que

não estejam contempladas ou adequadamente esclarecidas na Instrução

Normativa;

2.2 manter a Instrução Normativa à disposição dos servidores da unidade,

velando pelo seu fiel cumprimento, quanto às obrigações das unidades sujeitas às

auditorias internas.

VIII. Procedimentos

1. PLANEJAMENTO DA AUDITORIA

1.1. – Diretoria de Controle Interno – Supervisão de Auditoria1.1.1 - Realiza os exames preliminares das áreas, atividades, produtos e

processos, para definir a amplitude e a época do trabalho a ser realizado, de

acordo com as diretrizes estabelecidas pela Administração, utilizando-se de

variáveis como: a materialidade, a relevância e a criticidade.

10


1.1.2 - Elabora a proposta do Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna

(PAAAI) para o ano seguinte, em conjunto com o Diretor do Controle Interno e o

Supervisor de Planejamento.

1.1.3 - Revisa e envia a proposta do Plano Anual de Atividades de Auditoria

Interna (PAAAI) à Presidência da ALES para aprovação.

1.2. - Gabinete da Presidência e Mesa Diretora1.2.1 - Analisa e aprova o Plano Anual de Atividades de Auditoria Interna (PAAAI)

1.2.1.1 – Se avaliar necessário, sugere alterações no Plano Anual de Atividades

de Auditoria Interna (PAAAI) devolvendo-o à DCI.

1.2.1.2 – Diretoria de Controle Interno.

1.2.1.3 - Recebe o Plano Anual de Auditoria aprovado ou com as sugestões

propostas e o encaminha à Supervisão de Auditoria.

1.3. – Supervisão de Auditoria.1.3.1 – Recebe, avalia e providencia as alterações propostas pela Presidência e

Mesa Diretora.

1.3.2 - Encaminha o PAAAI à DCI para aprovação.

1.4. – Diretoria de Controle Interno.1.4.1 - Acompanha a execução e desenvolvimento do PAAAI.

1.4.2 - Revisa, quando necessário, o PAAAI.

1.4.3 - Encaminha o PAAAI à Supervisão de Auditoria.

1.5. – Supervisor de Auditoria.1.5.1- Encaminha o Aviso de Auditoria, com base no Plano Anual de Auditoria

interna, para a DCI.

1.6. – Supervisor de Auditoria.

11


1.6.1 - Recebe o Aviso de Auditoria e elabora o Plano de Auditoria, detalhando

todos os itens necessários à compreensão dos procedimentos que serão

aplicados, em termos de natureza, oportunidade, extensão, equipe técnica, entre

outros, contendo:

· O cronograma de atividades.

· A matriz de planejamento.

· Os recursos materiais.

· Os recursos humanos.

1.6.2 - Encaminha o Plano de Auditoria à DCI.

1.7. – Diretoria de Controle Interno.1.7.1 - Recebe, confere e, se necessário, devolve o Plano de Auditoria à

Supervisão de Auditoria para que sejam providenciadas as devidas alterações ou

correções. Não sendo este o caso, aprova o Plano de Auditoria.

1.7.1.1 – Encaminha o Plano à Supervisão de Auditoria.

1.8. – Supervisor de Auditoria Interna.1.8.1 - Recebe o Plano de Auditoria para providenciar as alterações/correções e o

devolve a DCI para aprovação.

1.9. - Diretoria de Controle Interno.1.9.1 - Recebe, confere as alterações e aprova o Plano de Auditoria.

1.9.2 - Encaminha o Plano de Auditoria a SAI para execução.

1.10. - Supervisão de Auditoria.1.10.1 - Reúne a equipe para início dos trabalhos de auditoria.

2. EXECUÇÃO DA AUDITORIA2.1. – Supervisor de Auditoria. 2.2.1 – Começa a execução do Programa de Auditoria.

2.2.2 - Prepara papéis de trabalho.

12


2.2.3 - Solicita documentação, através da Solicitação de Auditoria (SA).

2.2.3.1 - Caso não receba no prazo, reitera o pedido.

2. 2.4 - Utiliza-se de exames e investigações, incluindo testes de observância e

testes substantivos, entrevistas, que irão permitir que auditor interno obtenha

subsídios suficientes para fundamentar suas conclusões e recomendações à

Administração.

2. 2.5 - Registra os Achados de Auditoria, na Matriz de Achados.

2. 2.6 - Procede à verificação “in loco”, se necessário.

2.2.7 - Elabora o Relatório preliminar de Auditoria.

3. RELATÓRIO DE AUDITORIA INTERNA.3.1. – Supervisor de Auditoria. 3.1.2. - Encaminha o relatório preliminar de auditoria com apresentação dos

resultados, conclusões, propostas e recomendações.

3.1.3 - Diretoria de Controle Interno.3.1.3.1 - Recebe e revisa o relatório preliminar de auditoria e, sendo conveniente,

faz suas próprias observações.

3.1.3.2 - Caso seja necessário correção, encaminha o relatório preliminar a SAI,

para providenciar.

3.1.3.3 – Supervisor de Auditoria. 3.1.3.4 – Recebe o relatório, providencia a correção e encaminha o relatório

preliminar de auditoria à DCI.

3.1.3.5 – Diretoria de Controle Interno.3.1.3.6 - Recebe e revisa o relatório preliminar de auditoria e, entendendo

conveniente, faz suas próprias observações.

3.1.3.7 – Solicita reunião com o responsável pelo órgão que está sendo auditado

e a equipe de auditoria, para oportunizar a sua manifestação.

3.1.3.8 - Encaminha o relatório preliminar de auditoria a SAI para versão final.

3.1.3.9 – Supervisor de Auditoria. 3.1.3.10 - Recebe o relatório preliminar de auditoria procedendo, se necessário,

às correções sugeridas e/ou emite o relatório final de auditoria.

13


3.1.3.11 - Providencia a coleta das assinaturas, no relatório final de auditoria dos

membros da equipe, quais sejam: supervisor, dos servidores e técnicos

envolvidos na auditoria.

3.1.3.12 - Encaminha o Relatório Final de auditoria para a DCI.

3.1.3.13 – Diretoria de Controle Interno.3.1.3.14- Elabora as correspondências para encaminhamento do relatório de

auditoria aos destinatários, sendo:

a) ao chefe do poder legislativo e a Mesa Diretora para

conhecimento.

b) ao auditado para conhecimento e providências;

4. FOLLOW UP4.1 – Supervisão de Auditoria.4.1.1 - Elabora a matriz do Follow Up, contendo as recomendações relativas à

auditoria realizada e determina prazo para resposta.

4.1.2 - Encaminha a matriz ao Presidente e à Mesa para envio ao responsável da

unidade ou órgão auditado.

4.1.3 – Supervisor de Auditoria. 4.1.4 - Recebe a matriz do Follow Up.

4.1.5 - Encaminha a matriz do Follow Up ao responsável da unidade ou órgão

auditado para providências.

4.1.6 – Supervisor de Auditoria. 4.1.7 - Monitora a resposta da matriz do Follow Up pela unidade ou órgão

auditado.

4.1.8 - No caso de não atendimento das recomendações, envia um modelo do

“Plano de Ação”, para preenchimento por parte do responsável pelo órgão.

5. PLANEJAMENTO E EXECUÇÃO DO MONITORAMENTO DE AUDITORIA5.1 – Supervisor de Auditoria Interna.5.1.1 - Elabora a matriz de monitoramento das auditorias realizadas.

14


5.1.2 - Encaminha a matriz à DCI e solicita autorização para execução da

Auditoria de Monitoramento.

5.1.3 – Diretoria de Controle Interno.5.1.4 - Recebe a matriz dos monitoramentos de auditoria a realizar e elabora o

Aviso de Auditoria, encaminhando-o à SAI, devidamente autorizado.

5.1.5 – Supervisor de Auditoria.5.1.6 - Recebe a autorização com o Aviso de Auditoria.

5.1.7 - Procede à análise preliminar, reúne a equipe e elabora um roteiro para o

monitoramento de auditoria.

5.1.8 - Encaminha o roteiro à DCI.

5.1.9 – A DCI recebe e analisa o roteiro.

5.1.10 - Sendo aprovado, solicita o início da auditoria pela SAI.

5.1.11 – Supervisão de Auditoria. 5.1.12 – Inicia a auditoria de monitoramento.

5.1.13 - Prepara papéis de trabalho.

5.1.14 - Registra os achados de monitoramento de auditoria na Matriz de Achados

5.1.15 - Elabora o relatório de monitoramento das auditorias realizadas com

apresentação dos resultados, conclusões, propostas, recomendações e medidas

corretivas.

5.1.16 - Encaminha o relatório de monitoramento de auditoria à DCI.

5.1.17 – Supervisão de Planejamento e Controle Prévio.5.1.18 - Recebe, confere o relatório preliminar de monitoramento de auditoria.

5.1.19 - Caso seja detectada a necessidade de correções, encaminha o relatório

preliminar de monitoramento de auditoria à SAI, para regularização.

5.1.20 - Caso contrário, envia o relatório preliminar de monitoramento de auditoria

à DCI.

5.1.21 – Diretoria de Controle Interno.5.1.22 - Recebe e revisa o relatório preliminar de monitoramento de auditoria e,

sendo conveniente, faz suas próprias observações.

5.1.23 - Encaminha o relatório à SAI, para emissão do relatório final.

5.1.24 – Supervisor de Auditora Interna

15


5.1.25 - Recebe o relatório preliminar de monitoramento de auditoria procedendo,

se necessário, às devidas correções sugeridas e/ou emite o relatório final de

monitoramento de auditoria.

5.1.26 - Providencia a coleta de assinaturas no relatório final de monitoramento de

auditoria do Diretor da DCI, Supervisor AI, auditores e técnicos da Diretoria,

envolvida na auditoria.

5.1.27 - Encaminha o relatório final à DCI.

5.1.28 – Diretoria de Controle Interno.5.1.29 - Recebe o relatório final e elabora as correspondências para apresentação

do relatório de monitoramento de auditoria aos destinatários, sendo:

a) ao chefe do poder legislativo e a Mesa, para conhecimento.

b) ao auditado, para conhecimento e providências;

5.1.30 - Encaminha as correspondências com o relatório aos destinatários.

IX. Considerações Finais: 9.1 - Na fase de análise preliminar do objeto de auditoria, de que trata o item.

9.2 - Todos os documentos, papéis de trabalho e outros, gerados na realização da

auditoria, deverão ser organizados, arquivados e controlados.

X. Monitoramento da Auditoria 10.2 - Compete à equipe que conduziu a auditoria realizar o respectivo

monitoramento.

10.3 - A análise do atendimento das determinações e recomendações deve ser

feita mediante preenchimento da Matriz de Monitoramento.

10.4 - A quantidade e a periodicidade dos monitoramentos variarão de acordo

com as particularidades, a complexidade e os prazos necessários para as

implementações conforme estabelecido nos relatórios de auditoria.

10.5 - É aconselhável que o cumprimento das recomendações seja verificado tão

logo quanto possível, a fim de conferir tempestividade ao monitoramento.

10.6 - Nos casos em que mais de um monitoramento seja necessário, cada

trabalho deverá indicar a data prevista para a realização do próximo.

16


10.7 - Ao formular determinações e recomendações e posteriormente monitorá-

las, deve-se priorizar a correção dos problemas e das deficiências identificadas

em relação ao cumprimento formal de deliberações específicas, quando essas

não forem fundamentais à correção das falhas.

10.8 – O prazo final para entrega do relatório final de auditoria será sempre o mês

de Novembro, não devendo ser agendada auditoria que ultrapasse esta data.

Esta norma entra em vigor na data de sua publicação.

Vitória, 30 de março de 2016.

Daniela Ramos Nogueira FariaDiretora de Controle Interno

Theodorico de Assis FerraçoPresidente da Assembleia

Enivaldo dos Anjos1º Secretário da Mesa Diretora

Cacau Lorenzoni2º Secretário da Mesa Diretora

17


Anexo IMODELO PLANO DE AUDITORIA

PLANO DE AUDITORIAXX/201X

Entidades

DANIELA RAMOS NOGUEIRA FARIA

Diretora de Controle Interno

WERLEN SILVA DE OLIVEIRA

Supervisor de Planejamento e Controle Prévio

CLAUDIA MARÇAL RODRIGUES CRUZ

Supervisora do Setor de Auditoria Interna

Equipe

XXX

18


1. INTRODUÇÃO

Foi solicitada a esta Diretoria de Controle Interno a realização de Auditoria

objetivando a verificação da regularidade na contratação e execução do contrato

com o xxxxxx, em virtude de ter previsão no PAAI/requerido pela Mesa

Diretora/requerido pelo Diretor Geral, cuja finalidade é uma análise conclusiva sobre

esta contratação.

Os trabalhos serão realizados nas dependências da Diretoria de Controle Interno e

xxxxxx e eventualmente onde for necessário para realização das atividades de

auditoria.

As atividades serão desenvolvidas tendo este Plano de Atividades como base para

execução desta auditoria.

2. CRONOGRAMA DE ATIVIDADES

O cronograma de atividades proposto apresenta-se a seguir, em formato de tabela:

Semana 1 Semana 2 Semana 3

XX/XX a

XX/XX/201X

XX/XX a

XX/XX/201X

14/05 a

18/05/201X

Planejamento

Construção da visão geral X

Construção do Plano de Auditoria X

Execução

Análise da documentação recebida X

Aplicação dos procedimentos de Auditoria X X X

Construção dos papeis de trabalho X X

Validação do Supervisor X X

Verificação In loco X

Reunião Final no órgão auditado X

Juntada de todos os papeis de trabalho X

19


Relatório

Elaboração do Relatório X

Revisão do Relatório pelo Supervisor X

Revisão do Relatório pela Equipe X

Validação do Subsecretário X

Emissão do Relatório X

20


3. PLANEJAMENTO3.1.Matriz de Planejamento

OBJETIVO QUESTÕES DE AUDITORIA

INFORMAÇÕES REQUERIDAS

OBJETOS AUDITÁVEIS PROCEDIMENTOS

EX: VERIFICAÇÃO DO PROCESSO DE EXECUÇÃO FINANCEIRA DAS CONTRATAÇÕES DA ENTIDADE

QA1: A execução financeira dos

contratos está de acordo com a

legislação aplicável?

-Instrumento contratual e

respectivas publicações

-Termo do Convênio

-Plano de Trabalho

-Planilha de Custos Contratada

-Processo de Prestação de contas

-Processo de Prestação de Contas

-Processo de pagamento

-Relatório de Cumprimento de Metas

-Relatório dos Resultados

Alcançados

-Folha de Pagamento

-Pesquisas de Preços/Notas

Fiscais/Contratos Tercerizados

P12 – Check list de acordo com a legislação

aplicável

P13 – Entrevistas com gestor e com técnicos da

entidade

P14 – Amostragem

P15 – Visita às instalações dos programas

P16 – Exame da documentação original das

prestações de contas

P17 – Conferência de somas e cálculos

P18 – Exames de livros e registros auxiliares

P19 – Correlação entre as informações obtidas

21


3.2.Legislação Aplicável e Fontes de Informação Constituição Federal;

Lei Federal nº 8.666, de 21/06/1993

Lei Federal nº 4.320, de 17/03/1964

3.3.Metodologia da Análise e Critério de Seleção

A metodologia de análise dos trabalhos consistirá:

Análise de todos os volumes dos processos de contratação e

execução do convênio.

Processos de prestação de contas da referida entidade, seguindo os

critérios de valor, categoria (com inclusão das metas e indicadores) e

relevância derivada de achados de auditoria.

4. PLANEJAMENTO DE REUNIÕES

As reuniões de trabalho previstas são as seguintes:

4.1.Reunião de apresentação da equipe

Reunião de apresentação da equipe junto aos dirigentes do órgão auditado,

na qual serão apresentados os principais critérios de auditoria inicialmente

selecionados durante o planejamento, bem como o escopo e os objetivos

do trabalho; Reunião para esclarecimentos de pontos de auditoria.

4.2.Reunião de Esclarecimento da equipe

Reunião onde os membros da equipe irão dispor os dados e as

incongruências encontradas no levantamento dos dados e definição de

procedimentos e esclarecimentos de quaisquer dúvidas importantes para a

continuidade dos trabalhos ou essenciais para atendimento de determinado

ponto.

4.3.Reunião de Encerramento

22


Reunião de encerramento com os gestores do órgão auditado, para

apresentação verbal das principais constatações de auditoria encontradas.

A tabela a seguir detalha o cronograma das reuniões, os envolvidos e o local

da realização.

Reunião Data Local SupervisorEquipe de Auditoria

Reunião de Apresentação XX/XX/XX2 Xxxx X X

Reunião de

EsclarecimentosXX/XX/XX Xxxx X X

Reunião de Encerramento XX/XX/12 xxxx X X

5. RECURSOS5.1.Recursos HumanosA Equipe de Trabalho será composta por no mínimo 02(dois) Servidores e

01(um) Supervisor, que atuarão em todas as etapas do trabalho: Iniciação,

Planejamento, Execução, Controle e Encerramento.

A Equipe designada para a auditoria é composta pelos Servidores:

Nome xxxxxx, matrícula xxxxxx; Supervisor.

Nome xxxxxx, matrícula xxxxxx.

Nome xxxxxx, matrícula.

5.2.Recursos Materiais

Serão utilizados equipamentos de informática fixos, que já estão disponíveis

nas estações de trabalho dos servidores, além de notebooks que serão

levados aos locais da auditoria. Os trabalhos da auditoria serão realizados

no espaço físico da DCI, no setor auditado, ou onde mais se fizer

necessário.

23


6. CONSIDERAÇÕES FINAIS

Este documento teve o objetivo de apresentar o cronograma sugerido, a matriz

de planejamento e os recursos a ser utilizado na auditoria nº XX/201X.

Vitória-ES, XX de xxxxxx de 201X.

Elaboração:

Supervisão de Auditoria

Técnicos envolvidos

Aprovado,

Diretor de Controle Interno da Ales

24


Anexo II

MODELO PROGRAMA DE AUDITORIA

ATIVIDADE: auditoria interna a ser realizada nos convênios com as entidades

deste município.

Nº Processo:

Objetivo:

Verificar se a entidade xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx, observam os princípios

básicos e procedimentos para elaboração de convênios regidos de acordo com

o dispositivo no Art. 116 da Lei 8.666/93, Decreto Municipal nº 2709/2010 e

Portaria Interministerial nº 507/2011, lei nº 4320/64 e demais normativos

pertinentes a matéria.

ÁREA DE ATUAÇÃO

A abrangência será os exames dos processos, verificação da execução efetiva

do objeto, de acordo com o plano de trabalho aprovado no convênio, o

cumprimento das metas, o alcance dos objetivos, a execução financeira,

conforme, descrita no papel de trabalho em referência.

SERVIDORES ENVOLVIDOS

Os servidores envolvidos são os pertencentes aos quadros internos da

Assembleia Legislativa de Vitória ES, a equipe que realizará a Auditoria é

composta pelos seguintes servidores:

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx – matrícula xxxxxx – Supervisor

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx – matrícula xxxxxx;

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx – matrícula xxxxxx;

25


PROGRAMA DE AUDITORIA

- Para exame do programa será utilizado o ROTEIRO PARA ANÁLISE;

- As técnicas de auditoria utilizadas estão entre as previstas no manual

de auditoria;

- Serão usados modelos padronizados de papéis de trabalho;

- Arquivo permanente será consultado para fins de obtenção de dados

referente a:

a) diligências formuladas pelo controle interno e externo;

b) recomendações feitas em auditorias anteriores e constantes de

relatórios enviados à unidade auditada.

26


Anexo IIIMODELO COMUNICADO DE AUDITORIA

CI/DCI/AL Nº xx/xx/201xComunicado de Auditoria nº xxxx/201x

Em xx de xxxxx de 201x.

ÀSecretaria xxxxxxxxxx (nome da secretaria)Assunto: Auditoria nos serviços terceirizados

A DCI da Ales, conforme previsto do Plano Anual de Auditoria realizará Auditoria nos contratos terceirizados desta Secretaria.1 - A referida Auditoria será realizada no período de xxxx e xxxx do presente exercício e terá como objetivo verificar a regularidades dos contratos com base na lei nº 8666/93.2 - Em atendimento ao disposto no art.3 - Informa-se, a seguir, os contratos, objeto dessa auditoria:

a. Contrato nº xxx/201x; Objeto xxxxxxxx;b. Contrato nº xxx/201x; Objeto xxxxxxxx.

4 - A equipe que realizará a Auditoria é composta pelos seguintes servidores:

Xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx – matrícula xxxxxx – SupervisorXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx – matrícula xxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx – matrícula xxxxxxXxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx – matrícula xxxxxx

5 - Solicitamos que, oportunamente, seja(m) designado(s) servidor(es) qualificado(s) para os contatos que se fizerem necessários junto a equipe de auditoria.

Atenciosamente,


27


Anexo IV

MODELO MATRIZ DE ACHADOS

Auditoria número:Unidade: Declarar o(s) nome(s) da(s) principais unidade(s) auditada(s)

Objetivo: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

Descrição doAchado

SituaçãoEncontrada

Objetos Critério EvidênciaEncontrada

Causa Efeito Encaminhamento

Proposto

Deve ser preenchido

o enunciado do

achado, basicamente

o título da

irregularidade/

impropriedade.

Situação existente,

identificada, inclusive

com o período de

ocorrência, e

documentada durante a

fase de exeução da

auditoria.

Indicar o

documento, o

projeto, o

programa, o

processo, ou o

sistema no qual

o achado foi

constatado.

Legislação,

norma,

jurisprudência,

entendimento

doutrinário ou

padrão adotado.

Informações

obtidas durante a

auditoria no intuito

de documentar os

achados e

respaldar as

opiniões e

conclusões da

equipe.

O que

motivou a

ocorrência

do achado.

Consequências ou

possíveis

consequências do

achado. Deve ser

atribuída a letra “P”

ou a letra “R”,

conforme o efeito

seja potencial ou

real.

Proposta da

equipe de

auditoria. Deve

conter a

identificação do

(os) responsável

(eis).

A1

A2

An

Equipe de Auditoria:Nome e matrícula

Supervisor: Nome e matrícula

Instruções de preenchimento:A Matriz de Achados deve ser preenchida durante a fase de execução da

auditoria, à medida que os achados vão sendo constatados. Os

esclarecimentos

dos responsáveis acerca das causas dos achados, bem como da adequação

dos critérios, devem ser colhidos ainda em campo, evitando-se mal entendidos

que redundam em desperdício de esforços com a realização de audiências

equivocadas.

28


O preenchimento da coluna “critério” permite a revisão da fundamentação legal,

da jurisprudência e da doutrina, diminuindo a possibilidade de eventuais

omissões ou equívocos. A verificação da suficiência e qualidade das evidências

evita diligências posteriores que retardam o encaminhamento do processo às

instâncias superiores. A coluna “causa” está intimamente relacionada à

imputação de responsabilidades em relação aos fatos encontrados na

auditoria. A investigação acerca das causas deve ser feita quando relevante e necessária para dar consistência às propostas de encaminhamento, seja de aplicação de penalidades ou, em caso contrário, para afastar a ocorrência de irregularidades. A análise e o

registro do “efeito” de cada ocorrência na coluna respectiva servem para

dimensionar a relevância do próprio achado além de fornecer elementos para a

formulação das propostas de encaminhamento. É possível que um mesmo

benefício esteja associado a mais de um achado.

Com etapa final de elaboração da matriz, a comparação das colunas “situação

encontrada” e “encaminhamento” diminui a possibilidade de eventuais achados

sem respectivas propostas de encaminhamento.

29


Anexo V - MODELO FOLLOW-UP – PROVIDÊNCIAS PARA SANAR AS FRAGILIDADES/IMPROPRIEDADESÓrgão/entidade (1):Exercício em exame (2):

Relatório Constatações/Fragilidade/Impropriedade

Descrição Recomendações(6)

Ação efetivamente realizada para sanar a fragilidade/impropriedade ou justificativa

para a não implementação ou apresentar o Plano de Ação.

(7)

Status (8)

Nº(3)

Nº(4)

Descrição Constatações(5)

I ÑI AF D

Total de Respostas 0 0

Percentual de Respostas - -

30


0

Legenda campo 8 – StatusI – ImplementadaÑI – Não implementadaAF – Ausência de fato similarD – Dependentes de outras entidades

DECLARAÇÃODeclaramos que as informações acima são exatas e representam os procedimentos adotados para sanar as fragilidades/impropriedades expressas nos relatórios emitidos pela Diretoria de Controle Interno da Ales. Declaramos também estarmos cientes que essas informações estão sujeitas à confirmação pela DCI.

Vitória / ES, XX de XXXXXX de 201X.


31


Matrícula

32


Anexo V - A

MODELO DE PLANO DE AÇÃO

Órgão Auditado: ................................................................................Relatório de Auditoria (ordinária ou extraordinária) nº: .................

Nº / Nome do Ponto /Recomendação de

AuditoriaAção Data Prevista Servidor

Responsável

Comentários do Diretor:

a) Quais têm sido os maiores obstáculos/dificuldades para implantar as

recomendações propostas?

b) Outros comentários.

Vitória / ES, XX de XXXXXX de 201X.

Supervisor de Auditoria ......................................................

33


Anexo VI

MODELO MATRIZ DE MONITORAMENTO

Auditoria número:Unidade: Declarar o(s) nome(s) da(s) principais unidade(s) auditada(s)

Objetivo: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

Descrição do Achado

Situação Encontrada Durante a

Execução da Auditoria

EncaminhamentoProposto à Época

Prazo CritérioSituação Atual

(Implementada-I / Parcialmente

Implementada-PI / Não Implementada-NI)

EvidênciaEncontrada

Nova Proposta de

Encaminhamento

(Igual à matriz de

achados).

(Informar o item

correspondente no

relatório de

auditoria).

(Igual à matriz de

achados).

(Informar o item

correspondente no

relatório de

auditoria).

(Igual à matriz de

achados).

(Informar o item

correspondente no

relatório de auditoria).

(Igual à matriz

de achados).

(Informar o item

correspondente

no relatório de

auditoria).

(Igual à matriz

de achados).

(Informar o item

correspondente

no relatório de

auditoria).

A1

A2

34

ASSEMBLEIA LEGISLATIVA DO ESPIRITO SANTO

DIRETORIA CONTROLE INTERNA

Anexo VII

MODELO EXTRATO DE ENTREVISTA

Auditoria de Conformidade n:Unidade: Declarar o(s) nome(s) da(s) principal(is) unidade(s) auditada(s)

Objetivos: Enunciar de forma clara e resumida o objetivo da auditoria.

Objetivo da entrevistaO que a equipe pretende

esclarecer por meio da

entrevista.

Local da entrevista

Data e horário

Entrevistado (s) Indicar nome, cargo e função

Entrevistador (es)

Síntese das informações obtidasResumir nesta coluna as perguntas efetuadas e as respostas

dadas pelo (s) entrevistado (s) que forem consideradas

relevantes para o desenvolvimento dos achados e das

conclusões da auditoria.

EvidênciasFazer referência às

evidências que corroborem

as informações obtidas (se

houver).

Identificação do (s) entrevistado (s)

Nome Assinatura Local / Data

Identificação do (s) entrevistador (s)

Nome Assinatura Local / Data

35

· web viewassembleia legislativa do espirito santo diretoria controle interna assembleia...

Documents